PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD - PC1
OBJETIVO: Orientar y liderar la implementación, mantenimiento, y mejora de los sistemas de gestión de Calidad, Seguridad y M
RESPONSABLE DEL PROCESO: Coordinador Sistemas de gestión
PROVEEDORES ENTRADAS
* Plan estratégico ZFPSA
* Información de los Sistemas de
calidad, seguridad y medio
ambiente, procesos y servicios
* Solicitud de creación o
actualización de documentos.
* Información de indicadores de
gestión por proceso.
Todos los procesos
* Acciones correctivas y
Usuarios
preventivas de los procesos
Entes gubernamentales.
* Directrices y políticas gerenciales
* Requerimientos ISO, Seguridad,
Medio Ambiente y SST
* Requerimientos legales
ambientales, de seguridad y SST
* Informes de Auditorias Externas
* Listas de chequeo e informes de
auditoría interna
Cliente Interno Cliente Externo
ACTIVIDADES
PLANEAR:
* Elaborar cronograma de trabajo del área
* Elaborar el presupuesto anual del área
* Planificar las auditorías internas a los SG.
HACER
* Mantener actualizada la documentación de los sistemas de
gestión y disponible en los puntos de uso.
* Coordinar y ejecutar el programa de auditorías internas.
* Mantener la normalización de los procesos.
* Adquirir recursos físicos y servicios requeridos por
el proceso.
* Identificar riesgos del proceso y establecer controles
VERIFICAR:
* Verificar la implementación de acciones
preventivas y correctivas.
* Controlar el flujo y manejo de la información.
* Verificar el cumplimiento de los procedimientos internos.
* Verificar la eficacia de los controles implementados.
* Realizar seguimiento a implementación y actividades de
Matrices, programas, indicadores, entre otros.
ACTUAR
* Coordinar los planes y actividades de mejoramiento continuo.
* Implementar acciones correctivas y preventivas
REQUERIMIENTOS
Nomativos
Formato GQ-F145-M01 Fecha de Aprobación: 06/12/2017 V11
Orientar adecuadamente el
Sistema de Gestión de la
Calidad, Seguridad y SST
Infraestructura
Computador, impresora, internet, número de teléfono fijo, correo Físicos: Buena iluminación, temperatura confortable, niveles de ruido
electrónico, puesto de trabajo ergonómico
ACTIVIDAD DEL
SEGUIMIENTO
Auditorías internas del SGI
Comité de Gerencia
Indicadores de los procesos
Revisión por la Dirección
Acciones Correctivas,
Preventivas y Mejoras
Inspecciones COPASST
Asegurar la prestación de un
servicio conforme, con calidad y
seguridad en la cadena de
suministro y SST
RESPONSABLE
Coordinador de sistemas de gestión
Gerente General/Director
Administrativo y de
proyectos/Coordinador de sistemas de
gestión
Gerente General/Coordinador de
sistemas de gestión
Gerente General/Director
Administrativo y de
proyectos/Coordinador de sistemas de
gestión
Coordinador de sistemas de gestión
Coordinador de sistemas de gestión
Iso 9001-2015:
4.4, 5.2.2, 6.2, 6.3, 7.1.5.1, 7.5, 9.1.1, 9.2, 9.1.3, 10.
ISO 28000:2007:
4.3.1, 4.3.3, 4.3.4, 4.3.5, 4.4.2, 4.4.4, 4.4.5, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3,
4.5.4, 4.5.5,
AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DEL PROCESO
Factores físicos, sociales y psicológicos
de acuerdo a la norma
Sociales: Ambiente tranquilo y libre de conflictos
Psicológicos: reducción del estrés
SEGUIMIENTO AL PROCESO
MÉTODO DE CONTROL DE LA ACTIVIDAD DE SEGUIMIENTO
Verificar el cumplimiento de los programas y planes de auditoría
interna
Reuniones de Comité de gerencia
Realizar revisión a los resultados de los indicadores de los procesos
y proponer mejoras
Revisión por la dirección
Seguimiento al cierre de Acciones correctivas, preventivas y mejoras
en los procesos
Realizar seguimiento a la ejecución y resultados de las inspecciones
realizadas por el COPASST
Formato GQ-F145-M01 Fecha de Aprobación: 06/12/2017 V11

Matrices
Seguimiento a planes de
acción de las matrices
Programa de gestión de la
seguridad
Incidentes, Accidentes de
trabajo y enfermedades
laborales
Listados maestros
INDICADOR
Quejas y Reclamos
Seguimiento a evaluación de
proveedores críticos
Nivel de Cumplimiento de
Diseño del SG-SST
Actualización de la matriz de identificación de peligros y evaluación
Coordinador de sistemas de gestión
de riesgos y Matriz ISO 28000
Verificación en cada proceso de la implementación de las acciones
Coordinador de sistemas de gestión
determinadas
Verificación del cumplimiento de las actividades establecidas dentro
Coordinador de sistemas de gestión
del programa de gestión de la seguridad en cada proceso
Cálculo de indicadores de indcidentes, accidentes y enfermedad
Coordinador de sistemas de gestión
laboral
Actualización permanente del listado maestro de documentos y
Coordinador de sistemas de gestión
registros de acuerdo a las actualizaciones de estos
MEDICION AL PROCESO
RESPONSABLE CÁLCULO FÓRMULA PARA CALCULO
(No. De Quejas y Reclamos solucionadas en el periodo / Total
Coordinador de sistemas de gestión
quejas y reclamos recibidas en el periodo)x 100
Sumatoria de las calificaciones obtenidas por los proveedores
Coordinador de sistemas de gestión críticos evaluados en el periodo/total proveedores críticos
evaluados en el periodo
(Requisitos cumplidos al 100% de la resolución 1111/
Coordinador de sistemas de gestión
Totalidad de requisitos establecidos por la norma )*100
Formato GQ-F145-M01 Fecha de Aprobación: 06/12/2017 V11
 ((NUMERO DE INSPECCIONES EJECUTADAS ) / (NUMERO
Inspecciones SST Coordinador de sistemas de gestión
DE INSPECCIONES PROGRAMADAS)*100)

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ALIDAD - PC1

e gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.

as de gestión

SALIDAS CLIENTES

* Informe de Revisión por la

Dirección
* Programa y Plan de Auditoria
Interna.
*Listado maestro de control de
documentos y registros
actualizado
* Apoyo mejoramiento de
CLIENTES:
procesos
* Todos los procesos
* Capacitación al personal
* Usuarios
* Plan operativo
* Entes certificadores
* Informe consolidado de AI y
acciones correctivas y
preventivas
* Informes requeridos por la
gerencia
* Programación Comité de
Gerencia
* Capacitaciones requeridas en
calidad, seguridad y SST

Legales Documentales

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 Ver matriz de requisitos legales Ver:
proceso Administrativo. Listado maestro de
documentos
Listado maestro de
registros

CESO
Personas
Coordinador de los sistemas de gestión
Representante de la dirección

NOMBRE DEL REGISTRO DE FRECUENCIA DE

CONTROL CONTROL

Informe de auditoría interna Anual

Actas de reunión Trimestral

Fichas de indicadores Mensual

Informe de revisión por la

Anual
dirección

Formatos de acciones
Trimestral
correctivas, preventivas y mejoras

Lista de chequeo de
inspección/Acciones correctivas,
Trimestral
preventivas y mejoras derivadas
de estas

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Matriz de identificación de
peligros y evaluación de riesgos Anual
Matriz ISO 28000

Matriz de identificación de
peligros y evaluación de riesgos Permanente
Matriz ISO 28000

Programa de gestión de la
Permanente
seguridad

Indicadores de SST Semestral

Listado maestro de documentos y

listado maestro de registros Permanente
actualizado

FRECUENCIA DE RESPONSABLE
SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO

Gerente General/Director
Mensual Administrativo y de
proyectos

Gerente General/Director
Trimestral Administrativo y de
proyectos
Gerente General/Director
Administrativo y de
Mensual
proyectos/Presidente del
COPASST

Formato GQ-F145-M01 Fecha de Aprobación: 06/12/2017 V11

 Gerente General/Director
Administrativo y de
Trimestral
proyectos/Presidente del
COPASST

Formato GQ-F145-M01 Fecha de Aprobación: 06/12/2017 V11

 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCION DEL CAMBIO REALIZADO POR FECHA
* Se cambia el Logo de la ZFP
* Se ajusta la codificación del documento.
* En el cuadro de Indicadores, se cambia Estadistica encuesta por
Encuesta de Satisfacción del Cliente
* En el cuadro de Documentos, se incluyen para GQ, Mejora de los
procesos, Medicion de la Satisfaccion del Cliente.
* En el cuadro de Registros se inlcuyo Encuesta de Transportadores,
Encuesta de Visitantes, Orden de Compra, Control de PNC, Cuestionario
7 Inscripcion de Proveedores, Cuestario de Selección de Proveedores, Diana Tenorio 10/17/2014
Relacion procesos requisitos ISO, Insumos y Proveedores, Mejora, Informe
de Revision por la Dirección. Se ajusto de acuerdo a los Registros actuales
del proceso.
* Se elimina al SENA del cuadro de Proveedores

Se elimina del cuadro de Registros, el formato de Revisión por la Dirección,

8 German A. Velasquez

Se elimina el informe de encuesta de satisfacción teniendo en cuenta que e

9 Ángela María Soto 6/27/2017

Se actualiza cargo del responsable del proceso a Coordinador de Sistemas de gestión

Se incluyen normas generales en requisitos legales: Resolución 1111 y decreto 1072, se adiciona "Nota: Ver matriz de requisitos legales proceso Administrativo"
10 Ángela María Soto 10/10/2017

Se actualiza formato de caracterización en todos los procesos por ajuste a

la norma ISO 9001 versión 2015, incluyendo:
-Sseguimiento al proceso con actividad, responsable, método de control,
registro y frecuencia.
- Medición al proceso con indicador, responsable, fórmula, frecuencia del
seguimiento y responsable de seguimiento.
11 - Se separan los requerimientos normativos de los legales y se incluyen Ángela María Soto 12/6/2017
requerimientos documentales.
- Ambiente para la operación de los procesos: infraestructura, factores
físicos, humanos y personas