Proyecto integrador: Análisis de caso

Nombre del estudiante: Karen Itzel López Sosa

Nombre del profesor: Mtra. Virginia Corona Leal

Nombre de la materia: Administración y dirección del

factor humano en direcciones educativas (1258)

Maestría en Gestión Educativa

Fecha de entrega: 25 de octubre de 2020

 Introducción

Desde que el ser humano tiene conciencia de su existencia, en tiempos lejanos y aun siendo

primitivos, ha pertenecido a distintos tipos de organizaciones para satisfacer sus

necesidades (Herrera, 2016). Se ha puesto de acuerdo con otros para realizar actividades en

conjunto y lograr una meta común. Si bien, estas organizaciones en ocasiones son más

formales o informales, buscan el trabajo de un grupo de personas con distintas

características que llevarán al logro del objetivo.

Cuando esto se ha llevado a cabo de forma consciente y constante en una

organización, comenzamos a hablar entonces de administración, donde se requiere, de

manera más formal, trabajar distintos procesos como la planificación, organización,

dirección y control de trabajo de los miembros que la conforman, utilizando los recursos

disponibles para alcanzar las metas establecidas (Stoner, 1996).

En relación a lo anterior, se presenta un análisis de caso hipotético referido a la

Universidad Pach, la cual está enfrentando diversas dificultades debido a errores

administrativos que afectan los servicios que se ofrecen en dicha institución, causando

estragos en estudiantes y sobre todo en docentes, quienes se han quejado de errores en su

pago de nómina. Situación que va generando malestares continuos en el personal que ahí

labora.

Esta situación nos llevará a reflexionar sobre la importancia de los procesos

administrativos y su correcta aplicación para el logro de metas comunes, que beneficien a

cada uno de los integrantes de la organización y permitan la continuidad y mejora de los

servicios que ofrecen. Lo cual se verá reflejado en la tabla de diagnóstico, donde se evalúa
la situación actual de la Universidad Pach, y se proponen acciones para subsanar las áreas

de oportunidad, como un ideal.

Desarrollo

ANÁLISIS/DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN. CASO DE LA UNIVERSIDAD

PACH.

Se nos presenta el caso de la Universidad Pach, una institución que cuenta con 500

profesores y 100 empleados administrativos, es decir, 600 personas conforman su personal.

Todos, profesores y empleados administrativos, están dados de alta ante el IMSS y reciben

las prestaciones de ley. Del total de los profesores, 200 son de tiempo completo y 300 por

asignatura o contrato temporal por horas de clase a la semana. Éstos últimos, han tenido

quejas recientes sobre la falta de pago a tiempo, otros a quienes les habían suspendido el

pago por transferencia interbancaria y ahora sería por cheque nominativo.

Posteriormente el área fue auditada, y al encontrarse diversos errores en los

procesos de contratación y pago del personal académico. Terminaron corriendo a quienes

no tenían conocimientos suficientes en el área, pero los errores persistieron. Habiendo

menos personas en el área de nóminas, la carga de trabajo era mayor y eso aumentaba su

estrés, lo anterior acumulado a que en el área de docentes había discrepancias entre los

datos que ellos tenían registrados para cada docente por asignatura y lo que el área de

Nóminas les pagaba. Al parecer, la información del número de horas a pagar por cada

docente de asignatura se enviaba por correo electrónico al área de Nóminas sin exigir acuse
de recibido. Se han acumulado las quejas y problemas pues hubo cambio de Rector y de

muchas autoridades.

Lo anterior nos da un panorama de una situación problemática que está sucediendo

debido a fallas en el proceso administrativo, pues la organización del personal y su trabajo

en conjunto no está llevando a la institución al logro de sus objetivos.

Este proceso administrativo, cuyas fases (Espínola, s/f) deberían estar visibles y

claras en su cumplimiento para el manejo de esta institución, están teniendo un corte que no

les permite avanzar adecuadamente. Teniendo como primer punto la planeación, en la cual

se determinarían los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. Considerando que

es una institución grande en cantidad de personal, dicha planeación indica qué se pretende

realizar, además de generar una misión y visión institucionales relacionadas con la meta

que se pretende alcanzar en conjunto de todas las áreas que la conforman.

La siguiente fase del proceso es la organización, que permite distribuir el trabajo

entre los miembros del grupo, de acuerdo a las necesidades, a la meta, y al perfil del

personal, que pueda aportar según sus habilidades y áreas de conocimiento. Esta

organización está establecida desde el momento en que se designaron roles para cada

integrante, quiénes serían docentes, de qué asignatura, quiénes serían de tiempo completo,

quiénes serían del personal administrativo, y quiénes serían autoridades. A pesar de que los

roles están claros, han existido cambios, pues se sabe que recientemente hubo cambio de

autoridades en la institución.

Posteriormente tenemos la fase de ejecución-dirección de las actividades

correspondientes a cada miembro de la organización. Cada integrante realiza las actividades

que le corresponden de acuerdo a su rol, aportando así al logro de las metas. Y, además,

existe alguien que guía dichas actividades para que tomen el rumbo adecuado hacia la meta.

En el caso de la Universidad Pach, parece que la ejecución por parte de los miembros del

área de nómina y docentes no está clara, por lo que ocurren errores, dando a entender, que

quien se encarga de la dirección y supervisión de dichas tareas, tampoco tiene claridad en lo

que se pretende hacer.

Finalmente se encuentra la fase de control de las actividades, para que se

conformen los planes. Es decir, se tiene claridad de qué se pretende hacer, se verifica que se

realiza de forma correcta y se lleva un seguimiento de ella. Para la Universidad Pach, es un

área de oportunidad, pues al no haber un control correcto, las actividades toman un rumbo

distinto y provocan anomalías en los resultados.

Este proceso administrativo se explica en el siguiente diagrama de flujo:

Planeación. Organización.
Distribución de trabajo entre los
Determinar objetivos.
miembros del grupo(?).

Control. Ejecución-dirección
Realizar actividades de acuerdo a
Seguimiento y su rol, y supervisar que estas se
redireccionamiento de las hagan correctamente (?)
actividades (?)
Explicación del diagrama de flujo:

Como se puede apreciar en el diagrama, el error surge en el proceso administrativo, en la

fase de organización, pues se tienen establecidos los objetivos, pero la distribución del

trabajo parece no haber sido la adecuada. Eso se constata en el momento en que se realizó

la auditoría y se verificó que había personal que no tenía los conocimientos suficientes para

el puesto que desempeñaba y por ello fueron despedidos. Por lo tanto, si los miembros,

además de no estar capacitados, no tienen claras sus funciones, eso altera también el

proceso de ejecución.

El proceso de dirección, que debe ser llevado a cabo principalmente por las

autoridades de la institución, y de ahí al encargado de cada área, se ve mermado por el

cambio de personal.

Por último, todo lo anterior se ve reflejado en el proceso de control. Si las primeras

fases del proceso no se llevan adecuadamente en primera instancia, los resultados serán

erróneos, causando inconformidades con los mismos, como es el caso de la Universidad

Pach, donde sus docentes principalmente no están conformes con algunos procesos, y eso

puede afectar su efectividad en el aula.

 Tabla de diagnóstico:

Problemáticas identificadas sobre el proceso de pago de nómina de personal docente de asignatura en la Universidad
Pach
Nombre de la Descripción de la situación actual Descripción de la situación ideal (acciones Referencias
problemática correctivas) consultadas
Falta de Los objetivos y metas están - Designar y/o capacitar al personal en el Argudo C.
organización. establecidos en la institución. Aunque área que atenderá para que desempeñe (2018).
para alcanzarlos, la distribución de correctamente sus funciones. La
roles no fue la adecuada. Eso es visible - Dividir el trabajo, de acuerdo a la organización en
en el momento en que se realizó la especialización de cada quién. Jerarquizar el proceso
auditoría y se verificó que había para apoyar el proceso de dirección. administrativo.
personal que no tenía los conocimientos
suficientes para el puesto que
- Programar actividades según los objetivos.
desempeñaba, indicando que no eran Fijando tiempos específicos, claridad en su
especialistas en el área, por lo tanto sus ejecución y procurando que direccione la
funciones no estaban claras, y por ello meta, reduciendo costos.
fueron despedidos.
Falta de Existe discrepancia entre la - Especificar las relaciones entre el personal. Argudo C.
comunicación. información y trabajo realizado por el Para que su trabajo unifique esfuerzos para (2018).
área de Personal docente, entre los el logro del mismo objetivo/meta. La
datos que ellos tenían registrados para - Precisar y concretar, acciones de organización en
cada docente por asignatura y lo que el comunicación entre el personal de ambas el proceso
área de Nóminas les pagaba. Al parecer, áreas (juntas, equipos de trabajo, administrativo.
la información del número de horas a presentación de resultados).
pagar por cada docente de asignatura se
enviaba por correo electrónico al área
- Crear un esquema de comunicación que
Favaro, D.
de Nóminas sin exigir acuse de profundice en cada caso, el objetivo de la (s.f.).
recibido. interlocución, acciones a realizar, medio de Comunicación
comunicación, periodos y recursos. organizacional:
Planificación
de las
comunicaciones
en grupos y
organizaciones.
Cambio de Posterior a la auditoría, hubo - Generar juntas que permitan a las nuevas Favaro, D.
personal. despidos de personal. Generando autoridades, comunicarse con su personal, (s.f.).
mayor carga de trabajo al área de conocer la organización y planificación Comunicación
nóminas, donde persistían los errores. para poder intervenir y guiar para el organizacional:
Además, la dirección del proceso se cumplimiento de objetivos y metas. Planificación
ve mermada por el cambio de rector y - Contratación de nuevo personal especialista de las
otras autoridades, quienes guían que la en el área para bajar la carga de trabajo y comunicaciones
ejecución de actividades sea coherente estrés en el área de Nóminas. en grupos y
con la planificación y organización. organizaciones.

Dificultades Como consecuencia de los problemas - Comparar las actividades realizadas con las Espínola, O.
en el control. anteriores, no existe un control que planificadas y organizadas. (a.f.). Proceso
verifique cómo se están llevando a - Comparar el resultado esperado con el administrativo.
 cabo las actividades por parte del
personal, generando esfuerzos por
separado, que no se están conjugando
en el mismo objetivo.
obtenido en cada actividad.
- Evaluar los resultados contra los estándares
de desempeño.
- Comunicar cuales son los medios
de medición.
- Sugerir las acciones correctivas cuando sean
necesarias.

En esta tabla se hace un análisis de la situación por la que pasa la Universidad Pach, y se

proponen algunas soluciones de acuerdo con los ideales del proceso administrativo,

indicando cómo desde la planificación y claridad en los objetivos, pasando por la

organización y designación de roles y actividades de acuerdo a la especialización de su

personal, para ejecutar de mejor manera el puesto que desempeña, la comunicación entre

áreas, y el conocimiento de las nuevas autoridades sobre la situación para llevar un mejor

control, podrían apoyar a la institución a mejorar sus procesos y obtener mejores resultados.

Estrategia correctiva

Para subsanar las áreas de oportunidad en la Universidad Pach, de acuerdo a las

problemáticas identificadas sobre el proceso de pago de nómina de personal docente de

asignatura, se proponen algunos instrumentos de evaluación (ver Anexo) que, después de

llevadas a cabo las situaciones correctivas, apoyarán a brindar un nuevo diagnóstico sobre

la situación de la institución, y verificar que éstas acciones hayan procurado la mejora de

los procesos dentro de la misma.

Para ello, la propuesta incluye tres tipos de instrumentos: lista de

cotejo/verificación, entrevista al personal y escala tipo Likert. Los cuales, presentan

aspectos o cuestionamientos sobre las acciones correctivas, si se han llevado a cabo de

manera cabal, y si están brindando los resultados esperados para mejorar la situación

problemática.

Conclusiones

La administración de toda empresa u organización, en este caso de una institución

educativa, es el proceso más importante para el logro de sus objetivos. La planeación,

organización, ejecución-dirección y control de todas las actividades y áreas en que se

encuentre distribuida la institución, son pilares para mantenerla en pie, y brindar el servicio

que ofertan de la mejor manera, generando beneficios para todos los que laboran dentro, y

quienes son receptores de dicho servicio.

Cuando no se cumplen de forma adecuada las fases de dicho proceso, habrá que

hacer una revaloración y proponer soluciones de acuerdo a la situación diagnosticada. Que

llevará incluso a una reestructuración, que lleve a la mejora de la institución.

Anexos

A continuación, se muestran los instrumentos de evaluación, posteriores a la puesta en

práctica de las acciones correctivas.

Organización:

Lista de cotejo que permita verificar si las acciones acordadas para alcanzar los objetivos

están siendo llevadas a cabo. Se eligió el instrumento por su simplicidad para indicar si

ciertas acciones se están realizando o no.

ASPECTO SÍ NO

La institución tiene claro su VMOEPA: visión, misión, objetivos,

 estrategias y planes de acción (Nagy, s/f).

El plan de acción considera: objetivo específico, acciones, responsables,

fechas de realización, recursos necesarios, barreras potenciales.

Existe un curso introductorio para el personal de nuevo ingreso, de

acuerdo con el área en que se desempeña y las acciones que debe realizar

(Rabinowitz, s/f).

Existe un plan de actualización del personal.

El personal tiene una organización jerárquica que les permite conocer

mejor sus funciones.

Comunicación

Entrevista para conocer las formas de comunicación entre el personal. Se eligió el

instrumento para mostrar las perspectivas del personal sobre la comunicación con sus pares,

y cómo esta afecta/apoya su desempeño en las actividades que realiza.

1. ¿Usted participó en la planeación organizacional de la institución?

2. ¿Cómo se llevó a cabo? (en caso de que la persona haya participado).

3. ¿Cómo considera que es la relación con sus compañeros de trabajo?

4. ¿Sus compañeros le apoyaron para conocer las formas de trabajo dentro de la

institución?

5. ¿Existe algún espacio y tiempo destinados a reunirse sobre los objetivos y avances

que se tienen en el trabajo?

6. Esa comunicación, ¿se lleva a cabo por áreas o todos comunican sus avances para

que los demás los conozcan?

 7. ¿Considera que las indicaciones de trabajo solicitadas por sus superiores son claras

y ayudan a lograr los objetivos?

Cambio de personal y dificultades en el control.

Escala tipo Likert para comunicar la participación y adaptación del nuevo personal a la

institución, además, cómo esto le apoya o dificulta el control de la institución. Esta escala

nos dará una perspectiva sobre cómo se ha manejado el personal de nuevo ingreso, que,

siendo una autoridad debe mantener comunicación continua con el personal, además, del

control que debe llevar para que ellos realicen las actividades que les corresponden.

Aspectos Siempre Casi Casi Nunca

siempre nunca

Todo el personal participa en las juntas de

comunicación de acuerdos y resultados.

El personal está abierto a sugerencias y

observaciones del trabajo que realizan.

El personal es participativo a la hora de generar

acuerdos, comunicar resultados y proponer

soluciones.

El personal le apoya cuando surge alguna duda

sobre ciertos procesos dentro de la institución.

Conoce los objetivos y estrategias de cada área.

Las actividades realizadas muestran congruencia

con las planificadas.

Los resultados obtenidos empatan con los

estándares de desempeño.

Existe comunicación entre el personal de

diferentes áreas para mostrar congruencia en sus

actividades.

El personal está dispuesto a atender indicaciones

por parte de sus autoridades de acuerdo con los

objetivos.

Referencias

 Aliat (s/f) El caso de la Universidad Pach. Análisis de caso. Documento.

Recuperado de:

https://aliat.brightspace.com/d2l/common/dialogs/quickLink/quickLink.d2l?

ou=216820&type=coursefile&fileId=AdmyDirecc_S2_Caso+Universidad+Pach_vf

.docx Revisado el 27 de septiembre de 2020.

 Argudo C. (2018). La organización en el proceso administrativo. Emprende pyme

net. Recuperado de https://www.emprendepyme.net/la-organizacion-del-proceso-

administrativo.html Revisado el 11 de octubre de 2020.

 Espínola, O. (a.f.). Proceso

administrativo. Recuperadode https://mestradoadmin.files.wordpress.com/

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 Favaro, D. (s.f.). Comunicación organizacional: Planificación de las

comunicaciones en grupos y organizaciones. Recuperado

de http://www.creas.org/recursos/archivosdoc/pubcreas/comorg.pdf Revisado el

11 de octubre de 2020.

 Herrera, M. (13 de febrero de 2016). Historia y evolución de la administración.

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 Nagy, J. y Fawcett, S. (S/F) Visión general de planificación estratégica (VMOEPA).

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 Rabinowitz, P. (s/f) Desarrollar programas de capacitación para el personal. Caja de

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