Funcionamiento y Operatividad de la Oficina de Servicios Generales, Bienes Pblicos y Mantenimiento

El presente documento, es el resultado del diagnstico realizado a la Oficina de Bienes Pblicos, Servicios
Generales y Mantenimiento, adscrita a la Gerencia de Finanzas y Administracin, de la Fundacin para el Desarrollo
de la Ciencia y Tecnologa del Estado Mrida (Fundacite-Mrida), con el propsito de determinar su actual situacin.

Objetivo
La intencin principal, es evaluar imparcialmente y a modo de informacin, los procedimientos utilizados por esta
oficina para alcanzar sus objetivos, con respecto a las metas sealadas en el plan operativo anual (POA) y, que
adems estn alineados con las polticas de planificacin institucional, al mismo tiempo, que sea coherente con los
objetivos de desempeo individual (ODI).

Alcance
Poder comparar su funcionamiento y operatividad con los resultados en la conservacin de la infraestructura de la
institucin tanto interna y externa, la logstica implementada en la custodia, resguardo y mantenimiento de los
bienes y activos, la iteracin con el equipo de trabajo y la interaccin con el clima laboral generado.

Meta
Presentar propuestas que ayuden a tener una visin ms clara en cuanto a la estructura y gestin de esta oficina.
Paralelamente a esto, dar la informacin recabada en el diagnstico para corregir o solucionar los posibles
problemas encontrados desde mi perspectiva, que a su vez posibilite implementar las recomendaciones del
presente estudio.

Metodologa
Llegado a este punto, se define la metodologa para la elaboracin del diagnstico a utilizar en la Oficina de Bienes
Pblicos, Servicios Generales y Mantenimiento. Por consiguiente, la caracterstica de este diagnstico es
institucional y participativo; en consecuencias es de campo y de observacin libre.
Por esta razn, se aplicaron algunos instrumentos de recoleccin de informacin para conocer la situacin actual
de la referida oficina, a travs de fuentes primarias y fuentes secundarias.
1.- Fuentes Primarias:
Observacin directa, que consiste en involucrarse directamente e identificar los posibles problemas.
Entrevista a algunos trabajadores del rea en estudio. (fue a algunos o a todos)
Encuesta de enfoque cualitativo y de escalamiento de medicin de tipo Likert.
2.- Fuentes Secundarias.
Consulta bibliohemerografa relacionado con el tema.
Revisin de algunos manuales de cargo de la oficina o unidad de Servicios Generales.
Sondeo tipo de modalidad de campo, en algunas instituciones pblicas.

Acorde con lo descrito anteriormente, el procesamiento de los datos consisti en clasificar la informacin obtenida
de acuerdo con la naturaleza del objetivo general, con el propsito de determinar las tendencias relacionadas con
la gestin en cuanto funcionamiento y operatividad de la Oficina de Bienes Pblicos, Servicios Generales y
Mantenimiento

Resultados
Para comenzar dejo claro que el procedimiento mediante el cual se realiz el diagnstico tiene dos vertientes; una
desde la ptica de mi experiencia o mi recorrido por esa oficina, conjuntamente con la observacin y entrevistas

directas libre, y la otra vertiente es la recoleccin de informacin directa por los funcionarios encuestados que
conforma esa oficina, al menos un 90%. (Fuente Primaria)
1. Desde la ptica de mi experiencia. (Solo informacin desde mi perspectiva)
Partiendo de cuatro reas que considero objeto de anlisis, se tiene:
Estructura de la oficina de Bienes Pblicos, Servicios Generales y Mantenimiento.
Procedimientos de actuacin o gestin de los procesos.
Funcionamiento interno.
Recurso Humano.
Atendiendo a estas reas de estudio, en cuanto a la estructura, desde unos ocho aos ms o menos, se ha
modificado en varias ocasiones la estructura esta unidad (oficina), buscando la manera de corregir ciertos
fenmenos negativos que hacen que no se cumpla con cabalidad las metas propuestas, adems de generar
malestar entre los trabajadores de la referida unidad (oficina). Esto es debido, a que no se ha hecho un anlisis
exhaustivo de la naturaleza por la cual que fue creada: cul sera el servicio a prestar?; es decir, servicio de
apoyo, logstico, operativo y/o administrativo. Definiendo estas variables, el servicio a prestar y su naturaleza, por
consiguiente se puede tener claro cuales serias sus funciones, esto supone tener las herramientas para planificar
y gestionar.
Paralelamente a esto, sera menester de la alta gerencia evaluar factores que influye en la estructura de la
organizacin.
Factor interno:
1.- La toma de decisiones centralizada o/y toma de decisiones descentralizadas, equilibrio o/y mayor autoridad.
2.- Espacio de control (el nmero de empleados adscrito a una Unidad o Gerencia).
3.- Diversidad de productos y clase de operacin. (Funciones, tareas, competencia, metas).
Factor Externo:
1.- Dependencia del medio ambiente (restricciones legales, reglamentacin, proveedores, apoyo logstico a otra
instituciones, talleres, congresos, servicio comunitario etc.)
Dado lo anterior, podemos discernir, tener un panorama un poco ms acorde con la realidad, lo que debera ser
la Oficina de Bienes Pblicos, Servicios Generales y Mantenimiento es la de prestar apoyo, adems de ser

operativa, es decir menos administrativa. Es aqu, donde entra mi punto de vista (hago la salvedad, de ninguna
manera y circunstancia pretendo ser experto en la materia), por su condicin de estar subordinadas a las dems
oficinas o gerencias, esta oficina no puede cumplir con su planificacin y los lapsos previamente establecidos,
generando entre otras cosas: retrasos en sus metas, discrepancias en funciones y competencia, y carga extras de
funciones, tareas y responsabilidades a los miembros del equipo. Frente a esta situacin, tiene otras unidades que
no debera estar incluidas en su estructura, como es el caso de las unidades de Bienes Pblicos y Almacn (esta
ltima en proceso de incorporacin), porque su naturaleza es de custodio, resguardo, seguimiento, y control. Por
otra parte, estas unidades se rigen por el Decreto de Ley Orgnica de Bienes Pblicos, en el caso de la unidad de
Bienes Pblicos, y por la normativa legal vigente de la Contralora General de la Repblica, en el caso de la unidad
de Almacn. As mismo, tenemos la Unidad de Vigilancia, cuyas funciones no est de acorde, con la naturaleza
de la misma, que es seguridad, resguardo, vigilancia, no hay procedimientos internos, que dicte lineamientos a
seguir, a los funcionarios en ejercicio, estn poco entrenados en la materia, de la misma manera, poco manejo en
relaciones humanas y trato al pblico, considerando que como institucin pblica, nos debemos al buen trato y
cordialidad al pblico en general.
Procedimientos de actuacin o gestin de los procesos
Por lo anteriormente expuesto, podemos decir, entonces, que la gestin no se puede llevar a cabo en un 100%
hasta que no se defina con exactitud cul ser el horizonte correcto de la referida oficina. Teniendo claro lo ante
descrito, se empezara hablar de gestin y, paralelamente, se planificara el POA con las dems unidades, para
lograr cumplir con sus metas y la evaluacin de desempeo de sus integrantes. Teniendo presente los fenmenos
que puedan perturbar estas planificaciones, los tiempos deben ser flexibles para garantizar la repuesta a las
emergencias que se presenten.
Adems, se deben establecer das puntuales para el movimiento en escala mayor, dentro y fuera de la institucin.
Es primordial dejar fuera de esta estructura la unidad de Bienes Pblicos, dejndola adscrita directamente a la
Gerencia de Administracin y Finanzas, al igualmente que el Almacn, pues el gerente de Administracin y
Finanzas es el responsable patrimonial conjuntamente con el (la) presidente (a).
Esto a su vez, dara libertar de trabajar ms centrado en sus funciones con eficiencia y eficacia, liberara de
responsabilidades en un 50% las cargas de la oficina de Bienes Pblicos, y las responsabilidades seran ms
directas, se evitara un poco la burocracia. Podemos entonces decir, que habra un buen control interno, adems
de evitar las perdidas, extravos, posibles hurtos, entre otras.

Funcionamiento interno
Este depende de la gestin asumida por el jefe de la oficina en relacin a planear, programar y supervisar, an
cuanto no existe un manual de normas y procedimiento que marque la lnea a seguir.
Aqu se genera visiblemente, por la ambigedad de funciones, que externamente la oficina de Oficina de Servicios
Generales, Bienes Pblicos y Mantenimiento, su procedimiento se vea bien, ante las dems gerencias, pero
internamente hay discrepancia y malestar, los controles internos no han sido adecuados ni eficaz, para evaluar sus
unidades por separados, incluso ofrece la tentacin para el robo, la malversacin, mal uso de los activos, bienes
muebles, extravos , informes fuera de tiempo, etc.
Recurso Humano
El recurso humano dentro del contexto de la productividad, es un elemento clave para llevar a cabo las metas
deseadas; por lo tanto, se convierte en un elemento primordial invaluable en la institucin, es por este motivo que
la satisfaccin y motivacin del personal son sumamente importantes para que haya un clima organizacional
beneficioso para ambas partes, lo cual debe ser un punto clave en los procesos administrativo.
Por otra parte se ha observado, que la mayora de las seoras, auxiliares de mantenimiento sufren de algn tipo
de malestar en su salud, la cual genera ms cargas para las dems de sus compaeras, que tienen sus funciones
ya programadas, adems de la carga adicional, cuando estn en reposo o convalecientes, igualmente el personal
de jardinera y los choferes.
Debo decir con responsabilidad y cierta preocupacin, que el personal esta desmotivado, molesto y con recelo a
los cambio de jefe, porque de alguna manera, terminan sobrecargados con funciones y tareas que se les asignan
diariamente, hay conflictos internos, manifestaciones de inters personales, causado por la divisin que algunos
supervisores han manejado al personal. Considerando lo expuesto, se debera aplicar el perfil de cargo, no slo
aos de experiencia, tambin grado de instruccin (profesional) en el rea, pues no es igual por ejemplo a un
ingeniero de obras civiles o a fines que un abogado, para esta clase de cargo en particular, igualmente con la parte
humana que debera tener para manejar conflictos, es decir un buen lder.
Considerando los argumentos expuestos, de los resultados obtenidos desde la perspectiva de la experiencia, de
las cuatro reas analizadas, se recomienda:

 Determinar acciones que permitan evaluar los cambios pertinentes en cuanto a la estructura de la Oficina
de Bienes Pblicos, Servicios Generales y Mantenimiento.
Debe existir la segregacin de funciones para evitar la ambigedad, entre las unidades que con forman
esta oficina.
Mantener las planificaciones semestrales a nivel de gerencias y jefatura de acuerdo a las metas
programadas, en conjunto con comunicacin constante, de acuerdo como se presenten las actividades,
informaciones actualizadas en el instante para dar tiempo a los trabajadores a prepararse.
Contar para las actividades extras, con los dems trabajadores de la institucin, para no sobrecargar al
personal de Servicios Generales.
Las unidades de Bienes Pblicos y Almacn deberan estar adscritas directamente a la Gerencia de
Administracin y Finanzas, pues generara una disminucin considerable de carga a la Oficina de Servicios
Generales y Mantenimiento, en consecuencias podremos tener mejor control interno.
La unidad de Almacn absorbera en su totalidad las materias, artculos de oficina y los artculos
consumibles, es decir el stock de mantenimiento, que se encuentras en varios espacios de la institucin.
Motivar al personal por su buen desempeo, a travs reconocimiento ya sea verbal o por escrito, (No
siempre lo monetario da la satisfaccin al individuo).
Estableces reuniones constantes para constatar el clima organizacional de sus trabajadores, a travs de
dos factores, uno individual con presidencia o direccin ejecutiva, y otra con la gerencia o jefatura e
igualmente con presidencia o direccin ejecutiva.
Implementar jornadas de curso de capacitacin y adiestramiento, relacionado con las funciones que realiza
el trabajador, y de relaciones humanas, trabajo en equipo.
Abrir concursos para optar a este cargo (supervisor o supervisora), teniendo en cuenta: el perfil adecuado
para asumir el cargo, expediente de los dos ltimos puesto de trabajos, experiencia en el rea, motivo de
su culminacin laboral, solicitar el certificado de salud. Esto es por la dinmica de trabajo, sin nimo de
perjuicio del o la aspirante, al contrario velar por la integridad de la persona, y por el clima organizacional.
Mantener una poltica de capacitacin, en relacin a cursos y talleres que motiven al personal.
Solicitar informes mdicos, semestralmente para verificar el estado fsico y mental de los trabajadores de
la referida oficina.
Actualizar los manuales de normas y procedimiento.

 Entregar a los trabajadores sus funciones por escrito, no suponer que debera saberlo y explicar lo que
son funciones, tareas y competencias.
Dictar talleres de cmo est estructurado Fundacite-Mrida, cmo manejan las Gerencias su planificacin
y cmo han sido sus resultados y la conexin con la misin y visin de la institucin, con la nica intencin
de poner al personal en perspectiva en el inters comn a la realidad de la institucin.
2. La segunda vertiente que es la Recoleccin de Informacin
En cuanto a este apartado dejo a la disposicin de la Gerencia de Administracin y Finanzas y de la Direccin
Ejecutiva la encuesta realizada, para que sean verificadas de primera mano, tal cual como la respondieron. Esto
con la intencin primero de respetar sus comentarios y segundo no generar ninguna matriz de opinin desde mi
punto de vista.
Con respecto a la estructura de las encuesta, la formule de acuerdo al alcance de lo que creo que deberamos
saber y tener en cuenta de nuestra institucin, adems de conocer un poco de sus inquietudes. Est estructurada
de la siguiente manera:
A. Propsito.
Finalidad: sondear la capacidad que el personal de tener claro que es Fundacite-Mrida. Preguntas: 03.
B. Estructura.
Finalidad: medir al encuestado con respecto a cmo est organizada la institucin internamente. Preguntas:
03.
C. Relaciones.
Finalidad: conocer el clima existente entre sus funciones con las de su jefe inmediato. Preguntas: 11.
D. Propuesta.
Finalidad: dejar que el encuestado proponga alternativas que considere viable para un buen desempeo.
Preguntas: 03.
E. Otra encuesta fue a nivel de Jefatura de la Oficina de Bienes Pblicos, Servicios Generales y Mantenimiento,
tomando en cuenta, su poco tiempo en la institucin, se le formulo pregunta a nivel ms puntual.

Conclusiones

Es imperativo segn los resultados, tomar polticas institucionales que se enfoquen en dar una forma ms clara y
concisa en lo que corresponde a la Oficina de Bienes Pblicos, Servicios Generales y Mantenimiento, en cuanto a
su estructura y lo referente a su funcionamiento y operatividad, ya que se ha visto sobrecargada de tareas, quitando
el verdadero espacio a las funciones. Esto trae como consecuencia bajo desempeo laboral, desmotivacin,
desgate fsico y mental, malestar general, deterioro visibles en los bienes muebles e inmuebles. Adems, que no
se cumplen con los procedimientos regulares y las metas planificadas, lo cual genera distorsiones en las funciones
de sus trabajadores.