DISTRIBUCIÓN LOGÍSTICA DE PRODUCTOS

CAPITULO III
“SISTEMAS DE COMPRAS Y SUMINISTROS”

Proceso De Compra
EL proceso de compra de una organización consiste en la adquisición de un determinado producto
o servicio, realizado mediante una función estratégica y de acuerdo a la eficiencia y eficacia de esta,
la empresa puede lograr un cierto nivel de ventaja competitiva. Esta función estratégica podría ser
pues; el estudio de los proveedores, precios, calidad de productos, formas de envió, en fin la
capacidad de negociación que tenga un gerente de compras.

El propósito u objetivo de realizar compras es mantener la continuidad de abastecimiento de

suministros, haciéndolo con la mínima inversión, evitando desperdicios y duplicidad, manteniendo
los estándares de calidad en los materiales para su uso al precio más bajo posible, para mantener la
posición competitiva de la empresa con un nivel de bajos costos.

Las Fases De Las Compras son:

Inicio del Proceso: que consiste en la capacidad para conocer al mercado, que se puede lograr
indagando a cada prospecto, estudiar sus necesidades y buscar la forma de poder satisfacer esas
necesidades.

Preparación de la Compra: En esta fase se solicitan a los proveedores las cotizaciones de los
artículos que se van a requerir para poder comparar lo ofertado por cada proveedor y seleccionar
el que mas convenga; de acuerdo a la calidad de los artículos, los precios de los mismos y las
condiciones que especifique cada proveedor.

Ejecución de la Compra: Una vez seleccionada la mejor oferta o mejor proveedor, se debe proceder
con la negociación que consiste en el tiempo de entrega, forma de entrega y también forma de
pago. Luego se procede a hacer la solicitud de acuerdo a lo estipulado en previa cotización, dando
un seguimiento adecuado hasta que el producto este en las oficinas finales para poder entregar el
producto al cliente final.
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DESEMPEÑO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Organización: Todo departamento debe organizarse y buscar la manera en que todas las solicitudes
de compra se lleven a cabo; realizándolas con la mayor eficiencia y el menor número de error.

Por ejemplo, debe asignarse a una persona que realice el pedido y que este pendiente del mismo
como también debe asignarse a una persona que este pendiente de las existencias en los inventarios
de cada empresa y de esta forma no tener problemas de producción, confianza con el cliente,
ventas, exceso de inventario, entre otros.

Operaciones Del Departamento: Aquí es donde se inspeccionan todas las actividades y el personal
del departamento; dando sugerencias y buscando la manera de cómo mejorar el desempeño de
cualquier actividad.

De esta forma evaluar el grado de aceptación del departamento, los gastos que ocasionan sus
operaciones, costo por pedido, precio pagado, datos estadísticos, técnicas de dirección, entre otros.

Este departamento debe cuidar buscar la mejor forma para realizar los pedidos y de esta forma los
costos de los artículos sean considerables y aceptables, debe estar en constante comunicación con
el departamento de ventas

FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS LIGADOS A COMPRAS

Departamento de Trafico: Es donde se regula la documentación y los valores de la mercadería por

tal razón debe conocer las tarifas de transporte, revisar que los embarques se describan y califiquen
en forma adecuada, estudiar la ruta y la forma de embarque que mas convenga para la mercadería
y de esta forma se evitan retrasos y costos.

Departamento de recepción: Es donde llegan y se descargan todos los embarques solicitados;

además se deben establecer métodos específicos para revisión de la misma. Este departamento
también debe organizar todos los embarques que entran; ubicándolos en los recipientes, estantes,
entre otros.

Departamento de Embarque: Es el departamento encargado de despachar las mercaderías que

previamente fueron solicitadas por el departamento de ventas. Su función es cuidar que las
mercaderías no vayan a tener ningún daño al momento de ser entregado al usuario final y esto lo
logran buscando la mejor forma de ser transportado, empacado, entre otros.
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DIFRENCIAS DE COMPRAS EN LAS EMPRESAS PRIVADAS Y PÚBLICAS

Toda empresa; ya sea privada o pública realizan algo indispensable que son las: COMPRAS, existen
muchas diferencias e igualdades en el trámite de ambas partes; como por ejemplo:

1. Los trámites de compra en ambos casos (sector público y privado) son diferentes, pero en
ambas utilizan un presupuesto de compra. Este presupuesto en el sector público es más
estricto porque para poder realizar una compra debe estar incluida dentro de lo
presupuestado, de lo contrario es difícil realizar el tramite de compra y debe esperarse a
una cantidad de tramites; en cambio en el sector privado si se diera el caso de una compra
relámpago los recursos pueden estar disponibles a un tiempo más corto.
2. La mayoría de las empresas privadas tienen un departamento de control de calidad en
donde se esta pendiente de los productos terminados, los productos que entran y los
productos que salen; en cambio en el sector publico carecen de personal calificado para
realizar estas inspecciones.

Compras Internacionales
Cuando no existe producción o fabricación nacional de un producto o servicio que necesita una
empresa de manera que tiene que adquirirlo en otro país, allí existe una compra internacional.
Existen 2 tipos de compras internacionales:

1. Compras de Importación: Son aquellas que se hacen directamente a un proveedor

extranjero o a través de los canales de distribución del exportador extranjero establecido
en el país del importador. Este comprador puede hacer uso de muchos canales de
distribución, cuya selección depende de las capacidades que tiene la empresa.

2. Compras de Exportación: Son adquisiciones de materiales de fabricación nacional o

extranjera que se realizan con el fin de exportar productos terminados a uno o varios países
del exterior.

GESTIÓN DE SUMINISTROS
El sistema de suministros supone un ciclo integral que incluye la planeación y programación de
necesidades, el establecimiento de mecanismos eficientes de adquisición, almacenamiento y
distribución y el monitoreo permanente del abastecimiento.
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SISTEMA DE COMPRAS Y SUMINISTROS

¿QUE ES UN SISTEMA DE COMPRAS?

Son procedimientos que se llevan a cabo para establecer un control de las compras en la empresa
o dentro de un área determinada de la misma.

¿QUE ES UN SISTEMA DE SUMINISTRO?

Es el que cubre todas las actividades de una administración de materiales, incluyendo recepciones,
entregas, movimientos y administración y procesamiento de tomas de stock.

EN QUE CONSISTE LA GESTION DE SUMINISTROS

 Mapeo de los sistemas (Por fuente de los recursos y Por función)

 Herramientas de Planificación y Programación
 Capacitación en Gestión de Insumos
 Sostenibilidad

La Gestión de Compras y Suministros se vuelve un factor clave tanto para la supervivencia de la

organización, como para su desarrollo.
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El nivel tan alto de competencia alcanzado, obliga a nuestras organizaciones a satisfacer al cliente
igual o mejor que cualquier potencial competidor en el mundo, pero también ofrece nuevas
oportunidades de conseguir suministros y proveedores más competitivos.

El avance de la tecnología de las comunicaciones y la continua eliminación de barreras para el

comercio internacional no sólo han vuelto el mundo de los negocios altamente competitivo y
cambiante, sino que también han acentuado su carácter sistémico y global.

La Gestión de Compras y Suministros tiene un papel fundamental en este objetivo porque:

Gestiona más de la mitad de los ingresos de la organización: En la mayor parte de sectores

económicos, las compras de bienes y servicios representan más del 60% de los ingresos totales de
las organizaciones y en algunos sectores superan el 80%.

Gestiona relaciones clave con el entorno: En esta nueva perspectiva es de vital importancia
monitorear el mercado de suministros, identificar y seleccionar proveedores, y establecer relaciones
con diferentes miembros de la cadena de modo que fortalezcan la posición de la propia organización
y agreguen mayor valor al consumidor final.

Tiene un papel estratégico creciente: Para que la gestión mencionada de relaciones con el entorno
sea efectiva, la Gestión de Compras y Suministros actual debe abandonar el tradicional enfoque
funcional y operativo y asumir uno estratégico y corporativo.

La Misión Profesional del Sistema de Compras y Suministros:

Analiza en forma sistemática y permanente el mercado para identificar oportunidades y riesgos, y

hace seguimiento de los principales riesgos y oportunidades.

Identifica y evalúa a los proveedores para establecer con ellos distintos tipos de relaciones y
acuerdos, según la estrategia de aprovisionamiento definida para el producto o servicio.
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Estandariza y optimiza los procedimientos de obtención y selección de ofertas.

COMO FUNCIONA EL SISTEMA DE SUMINISTROS

TIPOS DE COMPRAS:

Existen dos tipos de compras

Compras Personales:

 Compras al detalle.
 El consumidor tiene la libertad de elegir la naturaleza y calidad de los artículos.
 No son planificadas.
 Existe gran cantidad de proveedores.
 El total de las compras que ejecuta el consumidor es una parte muy pequeña de la venta
total del proveedor.
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 Puede existir diferencias de precio o de un proveedor a otro y el consumidor no ejerce

influencia de precio.

Compras de una Organización:

 El volumen de una compra es muy elevado.

 Son planificadas (estructuradas y establecidas).
 La cantidad de fuentes potenciales podrá ser reducida y existir pocos clientes dentro del
mercado. Representan un alto porcentaje de las ventas total del proveedor.
 Incide en el precio de los productos.

COMPARACION ENTRE AMBOS TIPOS DE COMPRAS

Compras Personales Vs. Compras de la Organización:

FACTOR COMPRAS PERSONALES COMPRAS DE LA

ORGANIZACIÓN
Precio Poca variación. Varía de proveedor en Poca variación.
proveedor.
Magnitud de la Operación Al Detalle Volúmenes elevados
Proveedores Gran Cantidad. Reducido.
Tipo de artículo Relativamente Común. Especializados.
Tipo de Consumidor Final Intermedio
Porcentaje en Venta total Muy pequeño Alto porcentaje
del Proveedor
Planificación Poca o ninguna planificación Muy planificadas
Influencia sobre el Precio Individualmente no ejerce Inciden en el precio de
ninguna influencia producto
Normas y Procedimientos No se utilizan Si se utilizan
Tipo de personas Personas Naturales Personas Jurídicas