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EN EL TRABAJO S-G SST VERSIÓN. 01

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GUIA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Normatividad vigente de conservación documental

El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y

documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años, a
partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

¿Qué es conservación de la documentación del SGSST

Para el SGSST es el conjunto de medidas adoptadas para asegurar la integridad

física y funcional de los documentos del sistema de gestión.

El papel de la Conservación como disciplina que agrupa, desde el punto de vista

del SGSST, a la Preservación y a la Restauración, ha ido aumentando debido a la
obligatoriedad y académica de la importancia de dotar a las nuevas generaciones
de conocimientos teóricos y prácticos sobre la conservación de los documentos en
la seguridad y salud en el trabajo.

Importancia de la conservación de la documentación del SGSST

Según el Decreto 1072 de 2015 el conservar los documentos es necesario como

medida preventiva adoptada para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo por tal
motivo. Debemos comenzar por definir que es un documento y que es un registro:

Documento: es aquel que se puede modificar.

Registro: aquel que permanece inmodificable.

¿Qué debo tener en cuenta para la conservación de la documentación del

SGSST?

La documentación correspondiente al SG-SST puede ser en físico (papel), disco

magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y debe
estar en custodia del Responsable del SG-SST.

Las empresas deben conservar los registros y documentos que soportan el SG-
SST teniendo en cuenta lo siguiente:

La conservación de los documentos debe ser de manera controlada.

Se debe garantizar que los documentos sean legibles, fácilmente identificables y

accesibles protegidos contra daño, deterioro o pérdida.

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El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros
exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores
cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.

La conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se

garantice la preservación de la información.

Los siguientes documentos y registros del SG – SST deben ser conservados por
un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que
cese la relación laboral del trabajador con la empresa:

Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud y los conceptos de los

exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.

Cuando la empresa cuente con médico especialista los resultados de exámenes

de ingreso, periódicos y de retiro, así como los resultados de los exámenes
complementarios.

Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.

Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.

Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal. Para los

demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir un sistema
de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad
vigente y las políticas de la Empresa.

8 consejos para mejorar la gestión documental en las empresas

Gestión documental

Todo aquel que sea responsable del Sistema de Gestión de la empresa, es

consciente de la gran cantidad de documentación que se genera, del tiempo
empleado en su tratamiento y lo tedioso del análisis de los datos o la información
que contienen. Es decir, la Gestión Documental forma parte del día a día. También
ocurre, que se pierden determinados documentos, o que permanecen los que
están obsoletos, sin saber si han sido revisados y/o actualizados, o quién ha sido
el responsable de hacerlo. Es decir, cuando se afronta la gestión documental, la
incertidumbre de la fiabilidad de la información que se maneja es más que
evidente.

La gestión documental descontrolada, produce caos, y este caos puede traer

consecuencias que, en muchas ocasiones, son graves. Como, por ejemplo, la

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pérdida de dinero por sanciones al no cumplir un plazo o no disponer del
documento requerido.

Las organizaciones en las que se da este tipo de situaciones, optan por soluciones
que permitan una gestión más eficiente, sin necesidad de utilizar papel y que
agilice y automatice sus procesos.

Implementar soluciones que permitan que la gestión documental no suponga

demasiado esfuerzo y tiempo, no es difícil, pues existen una serie de claves que
pueden ayudarte.

Medidas que se adaptaran en la empresa para mejorar la gestión documental

1. Digitalizar documentos en papel

El primer paso hacia la mejora de la gestión documental, pasa por la digitalización
de toda la documentación que tenemos en papel.

Transformar la información en papel a formato electrónico, mejora notablemente la

ineficiencia de los procesos, ya que la información electrónica es fácilmente
recuperable y más rápida de buscar y/o administrar.

2. Centralizar el contenido corporativo

Es preferible establecer un repositorio donde centralizar toda la documentación de
la organización. Ubicarla en un mismo punto, unifica la gestión documental, lo que
evita la duplicidad de documentos, e incrementa la accesibilidad de los mismos. El
acceso rápido a la información, mejora el proceso de toma de decisiones.

3. Clasificar los documentos Categorizar la documentación generada por el

sistema hace que la búsqueda sea aún más eficiente, ya que las organizaciones
producen gran variedad de documentos. Al identificar los procesos clave de la
empresa, comprenderemos su estructura, lo que nos dará una base para realizar
esta clasificación.

4. Hacer buen uso de los Metadatos Los metadatos son un buen recurso para
estructurar la información y optimizar la gestión documental. Los metadatos
describen el contenido de los archivos o la información de los datos lo que, unido a
una buena categorización, agiliza enormemente la localización de documentos.
Obviamente, la definición de los metadatos debe ser hecha en función del
contexto de los documentos.

5. Optimizar el tiempo con Modelos de documento Estandarizar o crear modelos

de documento, simplifica su elaboración. Ello supone un ahorro significativo de
tiempo, acelerando todo el proceso de gestión documental.

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6. Establecer autorizaciones de acceso Llegados a este punto, lo lógico es asignar
un control para que la gestión documental sea realmente eficaz. Es decir, no todos
los documentos deben estar accesibles para todo el personal, ya que hay
documentos que son sólo para consulta, o que sólo pueden ser editados por los
responsables correspondientes. Asignar controles de acceso, asegura en gran
medida la seguridad de la gestión documental, evitando la pérdida de documentos,
o modificaciones no autorizadas.

7. Incentivar la colaboración Mediante herramientas de gestión, usuarios de

diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboración o
modificación de un mismo documento. Aseguramos, pues, que todos los
implicados colaboren en la gestión documental, evitando duplicidades, retrasos o
delegación de responsabilidades.

8. Administrar las versiones de documentos Llevar un control sobre la caducidad

de documentos, recibir alertas de modificaciones o la necesidad de actualizarlos,
es posible realizarlo a través de soluciones informáticas que te notifican sobre
estas cuestiones, manteniendo además, el historial de todas las revisiones o
versiones anteriores. De esta manera, es más sencillo el cumplimiento legal y/o de
los requerimientos del sistema de gestión, evitando la falta de disponibilidad de
documentos o la entrega fuera de plazo.

Control de documentos según ISO 9001:2015. Gestión de calidad

https://hederaconsultores.blogspot.com/2011/06/control-de-documentos-segun-
iso.html

CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la empresa, se

podrán hacer en una combinación de números arábigos y letras mayúsculas,
tomando como referencia los tipos de procesos y los procesos como se da un
ejemplo a continuación:

Se inicia con las dos primeras letras del nombre del tipo de proceso, seguido de
las dos primeras letras del nombre del proceso, luego las dos primeras letras del
tipo de documento y por último el número consecutivo del documento a dos
dígitos. Ejemplo:

Tipo de proceso: Gestión

Nombre del Proceso: Sistema de gestión

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Tipo de documento: Seguridad y Salud en el Trabajo

Consecutivo: 001

MA SST 000

MA SST: Medio Ambiente-Seguridad y Salud en el Trabajo.

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