Evitar errores en el sistema de organización:

 Al recopilar cosas siempre debemos procesarlas y decidir qué acción llevar a cabo. No
dejar sin procesar ni decidir.
 Correcta organización de los resultados.
 Evaluación correcta del sistema de organización. Debemos evaluar con coherencia para
que sea funcional.

Tener todos los eslabones del flujo de trabajo sin ser débiles.

Repaso de los cinco pasos del flujo de trabajo.

RECOPILACIÓN

Reglas de la recopilación:

 Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación y fuera de mi cabeza.

 Tener sólo el mínimo de cestos de recopilación.
 Vacíelos periódicamente.

1.- Tener a la mano las herramientas de recopilación, e igualmente debemos sacarnos todo de
nuestra cabeza.

2.- Podemos tener tantas bandejas de recopilación como necesitemos, pero es aconsejable tener
las mínimas necesarias. No sería un problema tener muchas bandejas de recopilación en un
segmento de alta tecnología, pero si en el de baja tecnología, el mundo físico.

3.- Para una recopilación de éxito es el vaciar y procesar los cestos periódicamente. Vaciar el cesto
no significa que haya que terminar. Sino solo sacarlo del contenedor, examinarlo y decidir qué
tendría que hacer con ello, y si aún no está acabado, organizarlos en su sistema.

4.- No meter un frente abierto dos veces el cesto. Eso sería un error.

“Vaciar los cestos es como vaciar cubos de basura, de no hacerlo, es tener cubos de basura que
nadie tira”
PROCESAMIENTO

Consiste en pensar las cosas de una en una para vaciar los cestos de recopilación.

Preguntas fundamentales para el procesamiento de frentes abiertos.

 ¿Qué es?
 ¿Requiere acción?

La respuesta a la segunda pregunta deriva en dos, en sí y en no.

Respuesta no:

1. Es desechable.
2. No es necesario actuar ahora, pero habría que hacer algo más tarde. (incubar)
3. Es un elemento de información útil en potencia. (consulta) Necesaria para más
delante.

Es necesario:

 Eliminar lo superfluo.
 Archivo de seguimiento.
 Sistema de archivo.

Respuesta sí:

Grupo de elementos con los que hay que hacer algo.

Para cada elemento a procesar que requiera acción hay dos preguntas:

1. ¿A qué resultado me he comprometido?

2. ¿Cuál es la acción siguiente que requiere?

La segunda pregunta es importante para proceder a organizarnos. Una respuesta apropiada es

clave para organizarnos. La acción siguiente, es la actividad física que hay que emprender para
hacer avanzar la realidad presente.

Tener recordatorios sobre las acciones siguientes ayuda a sacar el mejor provecho de su sistema.

Después de decidir cuál es la acción siguiente, tiene tres opciones.

 Hacerlo: cuando la acción requiera menos de dos minutos hay que hacerla.
 Delegarlo: si la acción te llevará más de dos minutos y no eres la persona adecuada para
ella.
 Posponerlo: cuando la acción lleva más de dos minutos y soy la persona adecuada para
llevarla a cabo, tendrá que posponerla hasta más tarde y anotarla en una o más listas de
acciones siguientes.
 ORGANIZACIÓN

Elementos no sujetos a acción:

 Desechar
 Archivo de seguimiento
 Material de consulta

Elementos sujetos a acción:

 Lista de proyectos
 Archivo de planes y materiales de proyectos
 Lista de recordatorios
 Lista de acciones
 Agenda

Una lista es un conjunto de recordatorios que se pueda repasar.

Categorías de acciones siguientes:

Tenemos dos tipos de acciones que tendremos que hacer un seguimiento sí o sí.

1. Las acciones que tendrán que suceder un día o una hora específica (anótelo en la agenda)
2. Las que se hayan que hacer lo antes posible (añadir en lista de próximas acciones)
3. Todas las que espere que hagan los demás (a la espera)

Detalles de un calendario o agenda:

 Acciones que hay que realizar a una hora determinada.

 Acciones que hay que realizar un día determinado.
 Información de un día determinado.

Podemos subdividir la lista de siguientes acciones en categorías.

Incubación:

 Listas de algún día/tal vez, y carpetas de seguimiento.

Es probable que tengamos ideas o surjan eventos que no necesitamos preocuparnos por
ellos en ese momento. Por lo cual, los podemos dejar para un futuro.

Esta lista la debemos revisar periódicamente para ellos podemos incluirla en nuestra
revisión semanal.
 Archivo de seguimiento:
Enviarse algo así mismo en un futuro, el día que uno decida. (falta tanto para tal…)
Material de consulta:

Muchos de los elementos que nos topamos no requieren acción, pero tienen un valor intrínseco
en tanto a información. Estos elementos los podemos guardar para recuperarlos cuando los
necesitemos.

La importancia radica en que es información importante que esta archivada y pueda consultarse
en cualquier momento fácilmente.

1. Podemos almacenar por tema y área específica.

2. Archivos de consulta general.

El archivo general es información específica que no pertenece a ninguna categoría

predeterminada.

Tener la falta de un archivo general puede causarnos un problema. Para nosotros archivar tiene
que resultar rápido y sencillo, para no acumular las cosas en lugar de ordenarlas.

EVALUACIÓN

Es la capacidad de revisar toda nuestra vida y mi trabajo a intervalos de tiempo y niveles

apropiados.

Nota: para mantener nuestro sistema no necesitamos más que una lista de proyectos, un
calendario o una agenda, lista de acciones siguientes y una lista de elementos a la espera.

Cada semana se tiene que revisar todos los frentes abiertos que tengamos. Nos ayudara a tener la
mente despejada y que todas las cosas que estén fuera de su lugar han sido recopiladas,
procesadas y organizadas.

Reglas de la revisión semanal:

 Reunir y procesar todas las cosas.

 Revisar el sistema.
 Poner al día las listas.
 Estar limpio, despejado, al día y completo.

Una vez por semana, cerrar, aclarar y volver a negociar todos los acuerdos a los que había llegado
consigo mismo y con los demás.
HACER

La elección de que hacer es una cuestión intuitiva.

Debemos confiar en nuestra intuición para una buena elección entre lo que tenemos que hacer.

Utilización del modelo STEP

Situación:

Hay tareas que se pueden realizar en cualquier lugar, pero habrá otras que requieren una
situación determinada, por ejemplo, estar frente al ordenador, estar en la oficina etc.

Tiempo disponible:

Ser conscientes si tenemos tiempo disponible para realizar la acción.

Energías disponibles:

¿Cómo andamos de energía? Esta pregunta es de utilidad para saber si contamos con la suficiente
energía mental fresca y creativa. O en su caso energía física.

Prioridad:

Dependiendo las anteriores, debemos ver que resultará más provechoso.

Ejemplo: disponemos de una hora, estamos en oficina, junto al teléfono y el ordenador, podemos
llamar a nuestro cliente, trabajar la propuesta, escuchar los recados, o ponerse en contacto con su
cónyuge para ver qué tal le está yendo el día.