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1. OBJETIVOS
Establecer acciones que permitan el control de los riesgos en las instalaciones de la organización y además
ayuden a prevenir actos y condiciones subestándar, enfermedades de origen laboral y pérdidas financieras,
humanas y estructurales a la empresa.

2. ALCANCE
Aplica para todos los centros de trabajo, procesos y los colaboradores y partes interesadas de la
organización.

3. GLOSARIO
- Inspección: Examen de un producto, actividad, servicio, o instalación o su diseño y
determinación de su conformidad con requisitos específicos o, sobre la base del juicio
profesional, con requisitos generales. (ISO/IEC 17020-2012 Requisitos para el
funcionamiento de diferentes tipos de organismos que realizan inspección) (ICONTEC,
2012)
- Inspecciones de seguridad: Reconocimiento sistemático y permanente que se realiza a
través de un área de la empresa, sus equipos o actividades, con un enfoque amplio, con el
objeto de detectar, analizar y controlar los riesgos, que pueden afectar el funcionamiento de
las actividades, comprometiendo los resultados. (ILO, 2017)
- Inspección Planeada Recorrido sistemático por un área, esto es con una periodicidad,
instrumentos y responsables determinados previamente a su realización, durante el cual se
pretende identificar condiciones subestándares de seguridad.
- Inspección Preoperacional de Elementos Reconocimiento de un elemento para el servicio,
realizado de forma obligatoria al iniciar la jornada de trabajo o el uso del elemento, para
determinar las condiciones subestándares. Para el caso de vehículos o armamento, la
inspección preoperacional debe realizarse y registrarse, de acuerdo con lo indicado en el
Manual Logístico
- Inspecciones Generales Son aquellas que se dirigen al reconocimiento de las posibles
fallas o factores de riesgo presentes en las instalaciones en general.
- Inspecciones a partes críticas Los elementos o partes críticas se pueden definir como:
Componentes de maquinarias, equipos, materiales, estructuras o áreas que ofrecen mayores
probabilidades de ocasionar un problema o pérdida de magnitud cuando se gastan, se
dañan, se abusa de ellos, se maltratan o se utilizan en forma inadecuada.
- Inspecciones especiales
✓ Procesos de ampliación, cambios o modificaciones en equipos, maquinarias o
sistemas de producción. ✓ Procesos de permisos para tareas de alto riesgo, tales
como: trabajos en caliente, en espacios confinados y en alturas.
✓ Investigación de incidentes o accidentes ocurridos
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4. MARCO LEGAL

La legislación colombiana que reglamenta este tipo de inspecciones es:

✓ Decreto 1072 de 2015 Ministerio de Trabajo : Artículo 2.2.4.6.12 2.2.4.6.31

✓ Resolución 2013 de 1986 Ministerio de Trabajo y Seguridad Social: Artículo 11
✓ Decreto 614 de 14 de Marzo de 1984 Ministerio de Trabajo y Seguridad Social: Artículo 26
✓ Decreto 1295 de Junio 24 de 1994 Ministerio Trabajo y Seguridad Social: Artículo 21 capítulo III
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5. PROCEDIMIENTO PARA LAS INSPECCIONES

Inspecciones planeadas

Paso 1: Planear la Cronograma

inspección.

Paso 2: Realizar visita de inspección

Paso 3: Registrar en los formatos los hallazgos Lista de chequeo

Registro de acciones de mejora o

Paso 4: Analizar los hallazgos Registro plan de acción.

Pao 5: Informe de hallazgos y

Informe-NTC 185
medidas de control

Paso 6: Acciones de Registro de acciones de mejora

mejora

Paso 7: Plan de trabajo

Registro evaluación de
Paso 8: Seguimiento
indicadores de cumplimiento.

9 Fin
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6. Procedimiento para la entrega de informes

Paso 1: identificar la necesidad Cronograma

Paso 2 Tabular información hallazgos y acciones de NTC 185

mejora

Paso 3 Registrar acciones

correctivas en el plan de trabajo

Paso 4 Evaluar
indicadores

Paso 5
Seguimiento

Fin
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7. Procedimiento inspecciones no planeadas

Paso 1 Accidente o incidente de trabajo Registro de reporte de

accidente

- Registro Investigación de
Paso 2 Investigación del
accidente
accidente
- Registro de Análisis de causa

- Registro de acciones de mejora

Paso 3 Acciones de mejora - Registro plan de trabajo
- Matriz de riesgos

Paso 4 Evaluar
indicadores

Paso 5
Seguimiento

Fin
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Ficha de manejo para procedimiento de inspecciones planeadas

No Actividad Responsable Registro
Asociado
Revisar el procedimiento de inspecciones de seguridad corroborando el plan de trabajo Coordinador Procedimiento
Pas identificando o el área a inspeccionar. SST de inspecciones
o1 Auxiliar SST
Cronograma o
plan de trabajo
Se realiza visita al área asignada de acuerdo con cronograma con preaviso a los colaboradores y
Pas adicional llegar de manera amena brindándoles un ambiente de tranquilidad y que los mismos COPASST Cronograma
o2 desarrollen sus actividades productivas normalmente. Coordinador
SST
Auxiliar SST

Pas Se diligencia lista de chequeo o registro de inspecciones anotando los hallazgos detectados de COPASST Lista de
o3 acuerdo con la revisión. Auxiliar SST chequeo
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Ficha de manejo para inspecciones de seguridad

No Actividad Responsable Registro
Asociado
Posterior a la verificación de la lista de chequeo se analizan los hallazgos detectados analizando
Pas los peligros y riesgos identificados de acuerdo con el nivel de riesgos y las probabilidades de Coordinador Acciones de
o4 daños posibles a ocasionar. SST mejora

Lista de
chequeo

Ya identificado el nivel de daño se plasma los hallazgos, las medidas de control y COPASST Informe de
Pas recomendaciones generales a la alta gerencia. Coordinador inspección
o5 SST
Auxiliar SST

Pas Se plasman las acciones de mejora de acuerdo a los hallazgos identificados asignando a los Coordinador Registro de
o6 responsables del cumplimiento. SST acciones de
mejora

Informe de
inspecciones.
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FICHA DE MANEJO PARA INSPECCIONES DE SEGURIDAD

No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
ASOCIADO
Paso 7 Se establece los tiempos, responsable, indicadores, costos y ejecución de las medidas de Gerente
control y actividades a realizar de acuerdo con el procedimiento. COPASST Plan de trabajo
Coordinador SST
Auxiliar SST

Se debe realizar seguimiento a las medidas de control plasmadas en el plan de trabajo de COPASST Plan de trabajo
Paso 8 acuerdo con el informe, lista de chequeo de inspecciones y registro de acciones de mejora. Coordinador SST
Auxiliar SST Lista de
chequeo

Informe

Registro de
acciones de
mejora
Paso 9 Se finaliza la inspeccione en la búsqueda de la mejora continua de Rincón Alto S.A.S. con el Gerente
propósito de fortalecer el SG-SST, SVE, Matriz PPVR COPASST Registro de
Coordinador SST mejora continua
Auxiliar SST
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FICHA DE MANEJO ENTREGA DE INFORMES

No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
ASOCIADO
1 De acuerdo con las necesidades identificadas en el cronograma o plan de trabajo se inicia Coordinador Plan de trabajo
la elaboración del informe posteriormente diligenciada la lista de chequeo. SST o cronograma
2 Se registra la información hallazgos y acciones de mejora identificando por labor o área Coordinador Lista de
y se relacionan evidencias. SST chequeo
3 Se registran las acciones correctivas en el plan de trabajo de acuerdo a la necesidad en Coordinador Plan de trabajo
acciones de mejora. SST
4 Se evalúan indicadores de acuerdo con cada actividad corroborando el porcentaje de Coordinador Plan de trabajo
cumplimiento SST Registro de
indicadores de
cumplimiento.
5 Se realiza seguimiento al cumplimento las acciones en el plan de trabajo y se busca Coordinador Plan de trabajo
llegar al mayor porcentaje de la evaluación de los indicadores. SST
6 Se finaliza el informe entregando una copia del mismo vía email al representante legal Coordinador Informe
de la organización. SST
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FICHA DE MANEJO INSPECCIONES NO PLANEADAS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
ASOCIADO
1 Una vez ocurrido el accidente o incidente de trabajo se activará el procedimiento de Coordinador -Registro de
inspecciones no planeadas o cada vez de que ocurra una emergencia ya sea de índole SST reporte de
natural, estructural o financiera. Jefe de recursos incidente
Se deberá tener en cuenta que se debe reportar el accidente de trabajo hasta 72 horas humanos -Registro de
ocurrido el mismo. Colaboradores reporte de
actos y
condiciones
inseguras
-Registro de
accidente de
trabajo
2 Se deber realizar la investigación de accidente e incidente utilizando como herramienta Comité
el registro y el formato de inspecciones de áreas y uso de epps. investigador de -Registro de
Tener en cuenta que solo se cuenta con 15 días para la fecha de la investigación para no accidentes e investigación
perder las causas principales que llevaron a la ocurrencia del mismo. incidentes (BE- de accidente e
COPASST- incidente
Del mismo modo se deben analizar las razones del accidente o incidente ya sea por el Supervisores) - Registro
árbol de causas…… análisis de
Colaboradores árbol de causas
Se deben socializar las lesiones aprendidas a los colaboradores o partes interesadas
Coordinador
SST

3 Se realizará el registro de las acciones de mejora con el fin que estas se dirijan a la Coordinador -Registro de
mejora continua de la empresa, en la cual se hace participe la matriz de riesgos, el SST acciones de
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sistema de gestión y el plan de trabajo Representante mejora

legal -Matriz de
riesgos
SG-SST
-Plan de
trabajo anual
4 Se deben evaluar los indicadores con el objetivo de medir cual es el nivel de Coordinador -Registro de
cumplimiento y cual será el nivel del alcance de estas acciones de mejora, si estas fueron SST evaluación de
eficaz y pertinentes y el promedio que se planea alcanzar en el trimestre, semestre o año. indicadores
5 Es fundamental que se realice seguimiento a lo programado como acciones de mejora Coordinador -Plan de
con el fin de medir por medio de los indicadores el control de la eficacia y la eficiencia SST trabajo anual
de lo planeado.
6 Finalmente se puede concluir que estas inspecciones realicen cambios en el fin de la Coordinador -Plan de
mejora continua de la empresa Rincón Alto S.A.S. para prevenir accidentes, incidentes y SST trabajo anual
enfermedades de origen laboral que puedan afectar la productividad, a los colaboradores -Procedimiento
y el área financiera de la empresa. de
inspecciones
no planeadas.
- Registro de
acciones de
mejora.
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Referencias bibliográficas

ICONTEC. (2012). EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD REQUISITOS PARA EL

FUNCIONAMIENTO DE DIFERENTES TIPOS DE ORGANISMOS QUE REALIZAN LA
INSPECCIÓN. Recuperado el 10 de 09 de 2022, de
https://previcar.com.co/wp-content/uploads/2021/03/NTC-ISO-IEC17020.pdf
ILO. (2017). INSPECCIÓN DE SEGURIDAD. Recuperado el 10 de 09 de 2022, de
https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/---americas/---ro-lima/---ilo-buenos_aires/
documents/publication/wcms_592318.pdf
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RELACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS

No Versión de cambio Fecha Modificaciones

01 Primera emisión de documento 27 de noviembre 2015 N.A

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboro, en nombre de la dependencia y/o área responsable
Elaboro: Teléfono:
Email:
ELABORO REVISO APROBÓ VIGENCIA A
PARTIR DE:
Coordinador SST Gerente Representante legal 1 de abril de 2023
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ANEXOS

DOCUMENTOS:
1. Formato de inspecciones
2. Acciones de mejora
3. Matriz de riesgos
4. Plan de trabajo
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5. Cronograma de inspecciones áreas operativas y administrativas

Frecuencia Inspecciones
Diaria -Permisos de trabajo seguro en alturas
-Inspecciones de arnés
-inspección de herramientas
-inspecciones de Escaleras
Semanal -inspección preoperacional de maquinaria y
equipos (Tractores, Guadañas, equipos de
fumigación)
-inspección de Pausas activas
Mensual -Inspección uso de EPPS
-inspección de botiquines fijos y portátiles
-Equipos de primeros auxilios
-inspección de extintores
-Orden y aseo
- Puntos ecológicos

Trimestral -Motores de riego

Semestral -Señalizaciones y demarcaciones

Anual -Infraestructura

Cronograma de entrega de informes administrativa y operativa

Inspecciones Frecuencia
-Permisos de trabajo seguro en Mensual
alturas
-Inspecciones de arnés
-inspección de herramientas
-Escaleras
-inspección preoperacional de Mensual
maquinaria y equipos
(Tractores, Guadañas, equipos
de fumigación)
-Pausas activas
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-Inspección uso de EPPS Mensual

-inspección de botiquines fijos
y portátiles
-Equipos de primeros auxilios
-inspección de extintores
-Orden y aseo
- Puntos ecológicos

-Motores de riego Semestral

-Señalizaciones y Anual
demarcaciones

-Infraestructura Anual

Cronograma de Inspecciones no planeadas administrativa y operativa

Inspecciones Frecuencia
inspección de áreas Hasta 15 días posterior al
investigación de accidentes reporte AT
Investigación de incidentes Hasta 15 días posterior al
reporte Incidentes
Maquinaria nueva 10 días posterior al recibido de
la maquina
Cambios en los procesos 10 días
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Plan de trabajo
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No Actividad Área Frecuencia Responsable Recursos Indicadores
1 Inspecciones Operativa Diaria Coordinador Humanos Número de inspecciones
planeadas (-Permisos SST, programadas diarias /Numero
de trabajo seguro en COPASST, de inspecciones ejecutadas
alturas Supervisor y diarias *100
-Inspecciones de BE
arnés
-inspección de 10/10*100=100%
herramientas
-inspecciones de 5/10*100= 50%
Escaleras)

2 Inspecciones Operativa Semanal Coordinador Humanos Número de inspecciones

planeadas (- SST, programadas semanal
inspección COPASST, /Numero de inspecciones
preoperacional de Supervisor y ejecutadas semanales *100
maquinaria y equipos BE
(Tractores, 10/8*100= 80%
Guadañas, equipos de
fumigación)
-inspección de Pausas
activas)
3 Inspecciones Operativa Mensual Coordinador Humanos Número de inspecciones
planeadas SST, programadas mensual
COPASST, /Numero de inspecciones
Supervisor y ejecutadas mensual *100
BE
4 Inspecciones Operativa Bimensual Coordinador Humanos Número de inspecciones
planeadas SST, programadas
COPASST, bimensuales/Numero de
Supervisor y inspecciones ejecutadas
BE bimensuales*100
5 Inspecciones Operativa Trimestral Coordinador Humanos Número de inspecciones
planeadas SST, programadas trimestrales
COPASST, /Numero de inspecciones
Supervisor y ejecutadas trimestrales*100
BE
6 Inspecciones Operativa y Semestral Coordinador Humanos Número de inspecciones
planeadas Administrativ SST, programadas
(Señalizaciones y a COPASST, semestrales/Numero de
demarcaciones) Supervisor y inspecciones ejecutadas
BE semestrales*100
7 Inspecciones Operativa y Anual Coordinador Humanos Número de inspecciones
planeadas administrativa SST, programadas anuales/Numero
(Infraestructura) COPASST, de inspecciones ejecutadas
Supervisor y anuales*100
BE
Evaluación de Operativa y Anual Coordinador Humanos
indicadores administrativa SST
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Evaluación de indicadores de cumplimiento

No Actividad Área Frecuencia Indicadores % Cumplimiento

1 Inspecciones planeadas Operati Diaria Número de inspecciones
va programadas diarias 27/20*100=75%
/Numero de
inspecciones ejecutadas
diarias *100
2 Inspecciones planeadas Operati Semanal Número de inspecciones
va programadas semanal 4/2*100=50%
/Numero de
inspecciones ejecutadas
semanales *100
3 Inspecciones planeadas Operati Mensual Número de inspecciones
va programadas 12/12*100=100%
mensual /Numero de
inspecciones ejecutadas
mensual *100
4 Inspecciones planeadas Operati Bimensual Número de inspecciones
va programadas 6/6*100=100%
bimensuales/Numero de
inspecciones ejecutadas
bimensuales*100
5 Inspecciones planeadas Operati Trimestral Número de inspecciones
va programadas 4/2*100=50%
trimestrales /Numero de
inspecciones ejecutadas
trimestrales*100
6 Inspecciones planeadas Operati Semestral Número de inspecciones
va programadas
semestrales/Numero de 2/1*100=50%
inspecciones ejecutadas
semestrales*100
7 Inspecciones planeadas Operati Anual Número de inspecciones
va programadas
anuales/Numero de 1/0*100=0%
inspecciones ejecutadas
anuales*100

Análisis de causas
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Realizar un análisis de causa raíz (ACR) a partir de una inspección planeada es crucial para
identificar y abordar las causas subyacentes de los problemas o deficiencias identificadas.
Aquí Rincón Alto S.A.S. proporciona una guía detallada para llevar a cabo este proceso:

1. Preparación :
a. Establecer un equipo de análisis compuesto por personas familiarizadas con el proceso,
sistema o área inspeccionada.
b. Designar un líder o facilitador para el equipo.
C. Revisar los resultados de la inspección para tener una comprensión clara del problema o
deficiencia identificada.

2. Definición del Problema :

a. Describe el problema en términos claros y específicos. ¿Qué ocurrió? ¿Dónde y cuándo
ocurrió? ¿Cuál es la magnitud del problema?
b. Documenta

Árbol de problemas

El análisis de árbol de problemas es una herramienta visual que permite identificar y

desglosar las causas raíz de un problema específico. Al implementar los problemas en un
formato de árbol, es más fácil visualizar la relación entre las causas y subcausas de un
problema.

Aquí se explica cómo realizar un análisis de árbol de problemas:

1. Identificación del Problema Principal :

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Comienza por identificar el problema principal que deseas abordar. Este será el tronco del
árbol.

2. Identificación de las Causas Principales :

Pregunta "¿por qué?" al problema principal para identificar las causas directas que
contribuyen al problema.

Estas causas se representan como las raíces principales del árbol, que se ramifican desde el
tronco.

3. Identificación de las Subcausas :

Para cada causa principal, vuelve a preguntar "¿por qué?". Esto te llevará a las subcausas
que contribuyente a cada causa principal.

Estas subcausas se ramifican de las raíces principales.

4. Continuar con las Subcausas :

Continúa este proceso de hacer la pregunta "¿por qué?" para cada subcausa, lo que puede
llevar a más niveles de subcausa. Esto profundiza en las causas raíz del problema.

Agrega estas subcausas a las ramas correspondientes en el árbol.

5. Identificación de Consecuencias :

Ahora, en lugar de mirar hacia abajo hacia las raíces (causas), mira hacia arriba hacia las
ramas (consecuencias).

Pregunta "¿Qué sucede a causa de este problema?" para identificar las consecuencias
directas del problema principal.

Estas consecuencias se representan como las principales ramas que salen del tronco hacia
arriba.

6. Identificación de Subconsecuencias :
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Al igual que con las causas, pregunta "¿y luego qué sucede?" para cada consecuencia
identificada.

Estas subconsecuencias se ramifican de las ramas principales.

7. Revisión y Ajuste :

Una vez que hayas trazado el árbol completo, revísalo en su totalidad. Asegúrese de que
todas las relaciones entre problemas, causas y consecuencias sean lógicas y claras.

Ajusta cualquier relación que no tenga sentido o reorganiza el árbol si es necesario.

8. Usar el Árbol para Soluciones :

Una vez que hayas identificado claramente las causas raíz y las subcausas, puedes
comenzar a idear soluciones específicas para abordar cada una de ellas.

El árbol de problemas puede convertirse en un árbol de soluciones al proponer acciones o

intervenciones específicas para abordar cada causa o subcausa.

El análisis de árbol de problemas es especialmente útil porque proporciona una

visualización clara y estructurada de los problemas y sus causas raíz. Al entender y abordar
estas causas, es más probable que las soluciones propuestas sean efectivas y duraderas.
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Presupuesto
Se desarrolla el presupuesto de manera anual en donde se detalle los recursos ya sea humanos,
técnicos, tecnológicos, administrativos y financieros

No DESCRIPCIÓN RECURSOS VALOR CANTIDAD VALOR

UNITARIO TOTAL
1 Capacitación auditoria Humano $300.000 5 $1.500.000
interna
2 Computador portátil Tecnológico $2.000.000 1 $2.000.000
3 Resma de papel Administrativo $22.500 12 $270.000
4 Lapiceros Administrativo $1.000 12 $12.000
5 Planilleros Administrativo $5.500 2 $11.000
6 Tableta Tecnológico $1.000.000 1 $1.000.000
7 Archivador de metal Administrativo $5.000.000 1 $5.000.000
8 Carpetas legajadoras Administrativo $10.000 2 Paquetes X $20.000
25
9 Carpetas colgantes Administrativo $10.000 2 Paquetes X $20.000
25
10 Ganchos legajadores Administrativo $10.000 2 Paquetes X $20.000
25
11 Impresora Tecnológico $500.000 1 $500.000
12 USB Tecnológico $80.000 1 $80.000
13 Tinta impresora Tecnológico $90.000 3 $270.000