RICOH CHILE S.A.

Sistema Integrado de Gestión

Código PRO-SIG-005– Tratamiento de NC, AC y AP--Revisión 02

PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE NO

CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS

Elaborado por Aprobado por

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Oscar Liguemil Jose Troncoso
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1. OBJETIVO.
Establecer los métodos para mejorar de forma continua el IMS, mediante la generación de acciones correctivas y
preventivas que permitirá asegurar que las acciones tomadas se ejecuten para eliminar las causas de no
conformidades, prevenir que sucedan o puedan presentarse potenciales no conformidades y situaciones no
deseadas.

2. ALCANCE
Aplica a todas las acciones correctivas y preventivas generadas a través de procesos de auditorías, revisiones,
reclamos de clientes, comunicaciones de partes interesadas y Revisiones por la Gerencia.

3. DEFINICIONES

IMS = Integrated Management System ‐ Sistema Integrado de Gestión

CA = Corrective Action – Acción Correctiva
CAR = Corrective Action Request – Solicitud de Acción Correctiva
PA = Preventive Action – Acción Preventiva
PAR = Preventive Action Request – Solicitud de Acción Preventiva
Potencial No Conformidad: Posibilidad de no cumplir con un requerimientos
OFI: Opportunity For Improvement – Oportunidad de Mejora

4. RESPONSABILIDADES

4.1 Todo El Personal.

Responsable de identificar, notificar y participar activamente en el análisis, implementación y seguimiento de la
eficacia de las acciones tomadas.

4.2 Persona Asignada de una Acción (CAR/PAR).

Debe verificar que todos los pasos para resolver una acción se cumplan, desde la propuesta de correcciones
hasta el seguimiento de la eficacia de las acciones tomadas.

5. REFERENCIAS

Políticas Corporativas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad de la Información

6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

Sistema Interno Dogma Server.com

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7. DESARROLLO / DESCRIPCION

7.1. CAR: Varios métodos se usan para vigilar y revisar el SIG. Es la responsabilidad del área identificar las no
conformidades y determinar el inicio de la Solicitud de Acción Correctiva (RAC) basándose en la
evidencia obtenida de forma objetiva.
7.1.1. PAR: Fuentes para la Solicitud de Acción Preventiva (RAP) incluyen (pero no se limitan) a:
° El análisis de los incidentes de seguridad, las quejas, no conformidades y las predicciones.
° Proceso de revisiones.
° Revisiones por la dirección.
° La auditoría interna / externa, informes de auditoría.
° OFI identificados por los empleados.
7.1.2. Cada unidad de negocios debe usar un mecanismo sistemático para procesar y registrar el
resultado de las acciones correctivas y preventivas que se han recomendado y/o aprobado. Todos los
elementos utilizados para emitir un CAR/PAR deben ser consideradas como Entradas para el Ciclo de
Mejoras. Con el fin de recoger estos elementos la repetición de incidentes de seguridad, quejas, defectos
y otros eventos vigilados deben ser analizados de forma periódica. Un CAR/PAR puede ser solicitado
con el fin de abordar las causas identificadas como resultado de este análisis.
7.2. Cada unidad de negocios es responsable de vigilar y revisar el IMS. Todas las unidades de negocios deben
registrar y procesar los CAR y los PAR en la herramienta que es suministrada y aprobada por la compañía.
Todos los jefes de proceso, administradores de contrato y la Alta Gerencia se harán responsable de hacer el
seguimiento a los CAR y PAR y su respectiva efectividad.
7.3. Decisión para la emisión de una CA: La decisión de emitir una solicitud de CA depende de los efectos de las no
conformidades encontradas y si está relacionada con el curso normal del negocio. Cuando una no conformidad
se ha identificado durante una auditoría interna y externa, un CAR debe ser emitido.
7.4. Cuando una potencial no conformidad es identificada y dependiendo del impacto que pueda tener en el negocio
la decisión se tomará para solicitar una acción preventiva.

7.5. Investigación y registro de resultados

Al recibir una solicitud de CAR/PAR la persona responsable se debe asegurar que las siguientes actividades se
ejecutan:
➢ Identificar correcciones (solo para CAR)
➢ Determinación de la causa (s) de la no conformidad
➢ Evaluación de la necesidad de adoptar medidas para prevenir que vuelva a ocurrir
➢ La implementación de las medidas necesarias y registrar los resultados de estas acciónes.
➢ Garantizar la eficacia de las medidas adoptadas.
➢ Completar la CA / PA sin demora alguna.

7.6. Luego de la devolución del CAR/PAR la persona responsable de la vigilancia, revisión de la acción
correctiva/preventiva verifica que la efectividad de la implementación ha sido dirigida de manera de evitar que
vuelva a ocurrir. Los resultados de la implementación son revisados y su efectividad es probada mediante
evidencia.
7.7. Cierre
Las Acciones Correctivas y Preventivas deben ser cerradas por la persona responsable de su monitoreo si la
evidencia entregada es aceptable, en caso de que la evidencia presentada no es suficiente para demostrar que
los objetivos de las acciones fueron obtenidos esta se regresará para que se presenten nuevas acciones. Toda
documentación de apoyo para cerrar el CAR/PAR debe ser incluida.
Cualquier acción correctiva tomada para eliminar la causa de no conformidades reales deberá ser adecuado a
la magnitud del problema. Si se necesitan realizar cambios en los procedimientos documentados estos cambios
deben ser registrados e implementados como consecuencia de las medidas adoptadas por el área responsable.

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7.8. Registros
5.8.1. Los registros de CAR/PAR son almacenados indefinidamente.
5.8.2. Los requisitos necesarios para determinar la "Responsabilidad", "Causa Raíz", "Acciones ejecutadas",
"Seguimiento" y "Cierre" se incluyen con el CAR / PAR.
5.8.3. Si se requieren cambios en los procedimientos documentados, estos cambios (incluyendo la referencia al
CAR / PAR para su trazabilidad) se registran en el historial del documento.

8. CONTROL DE DOCUMENTOS

Control de Documentos del SIG

Detalle
Identificación Acciones Correctivas / Acciones Preventivas
Distribución Contrato, SIG, Procesos Ricoh
Conservación Carpetas electrónicas
Acceso Sistema Dogma Server
Recuperación Sistema Dogma Server
Uso Interno
Tiempo de Retención Indefinido
Disposición Según tiempo de retención
Responsable Jefes de proceso / Soporte Ricoh / encargado SIG

9. ANEXOS

ISM‐IR‐001Proceso para el Manejo de Incidentes

ISM‐IR‐002 Proceso de cambio de estados
PE‐CM‐001 Proceso para el Manejo de Quejas

10. CONTROL DE CAMBIOS

Tabla de Control de Cambios

Fecha Versión Descripción de la Modificación
05-06-2018 02 Se incorporan nuevos campos al procedimientos

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