INFORME DE PRÁCTICA EMPRESARIAL

COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL DE AZÚCARES Y MIELES S.A.

(CIAMSA)

FECHA INICIO PRÁCTICAS: 3/04/2023.

FECHA FINALIZACIÓN PRÁCTICAS: 02/10/2023.

ISLENY ARBOLEDA MORALES

201957030

PROGRAMA COMERCIO EXTERIOR

E-MAIL: isleny.arboleda@correounivalle.edu.co

TEL: 3222794065

UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE PACÍFICO

BUENAVENTURA

2023
 INTRODUCCIÓN

La vida laboral de un universitario comienza por la práctica empresarial. La cual,

realicé en la C.I. DE AZÚCARES Y MIELES S.A. Una empresa modelo a seguir y
un gran ejemplo para pequeños empresarios que deseen que su empresa crezca,
que este acorde con la normatividad vigente, para que sea reconocida tanto
nacional como internacionalmente, lo cual permite maximizar las utilidades de
cualquier compañía, al ser los productos mas valorades en el exterior.
Para mí, desarrollar las prácticas en este lugar ha sido un logro, desde mi llegada a
Buenaventura, CIAMSA fue categorizado como una de las empresas más
importantes, aquí y en el Valle del Cauca. Para un estudiante que sabe la
importancia del comienzo de la vida laboral, aplicar y quedarse en una empresa
como estas es gratificante y debe ser aprovechado desde el primer día.
La C.I. de Azúcares y Mieles S.A. fue constituida en mayo de 1961, por integrantes
de la industria azucarera colombiana, se basa en las necesidades e intereses del
sector, en ese entonces se realizaban operaciones logísticas y de agenciamiento
aduanero y su razón social era Colombiana de Mieles S.A.
Actualmente, cuenta con 5 sedes ubicadas en Cali: donde están ubicadas las
oficinas directivas, Yotoco: está situada la planta de fertilizantes, Palmira: donde se
encuentran los tanques de almacenamiento de melaza Buenaventura: donde se
sitúa todo el proceso logístico de la compañía, el empaquetado de azúcar y
almacenamiento de melaza, Y finalmente, también en Buenaventura: el depósito
habilitado.
Buscando ser un mejor aliado estratégico para sus asociados de negocio CIAMSA
agrupa sus servicios y productos en 4 unidades de negocio que son:

• Comercialización de Azúcar: Somos una compañía especializada en

Colombia para atender negocios de exportación, especialmente de la
industria azucarera colombiana, apasionados por conectar el azúcar de
Colombia con los mercados mundiales. Desde hace 62 años contribuimos
con la operación logística de casi 800.000 mil toneladas anuales, por los
principales puertos marítimos del océano pacífico y la costa atlántica.
• Operación Logística y deposito: Nuestra propuesta de valor encaja en la
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 cadena de abastecimiento de nuestros clientes, reduciendo los costos
logísticos por permanencia en puertos (bodegajes), reducción y eliminación
de costos por demoras de contenedor con devolución oportuna de las
unidades vacías, y la posibilidad de almacenar en más de 1.850 posiciones
de estantería sus mercancías y optimizar el costo de transporte (disminución
del 33% de viajes) con la aplicación de ITR/CROSSDOCKING.
• Importación, Exportación. Agencia de aduanas: Ofrecemos un servicio
integral de asesoría en comercio internacional, de forma que nuestros
clientes puedan importar y exportar dentro del marco legal que establecen
las entidades que regulan el comercio exterior, buscando reducir sus costos
logísticos y utilizar las mejores herramientas que la legislación provea para
facilitar las operaciones a los distintos usuarios.

• Fertilizantes Agrícolas: Tenemos fertilizantes que nutren con fuerza y

calidad tus cultivos, con servicios a la medida de cada finca y su suelo.

Esto le permite a la compañía ofrecer un pool de servicios completos a sus

asociados de negocio, buscando la satisfacción de sus necesidades y mejora
continua en sus procesos.

La empresa cuenta con 327 colaboradores directos, distribuidos en 17 áreas entre

ellos Sistemas Integrados de Gestión, el área donde desarrolle las practicas.
Imagen1: Organigrama Sistemas Integrados de Gestión.

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 EXPECTATIVAS

Empezar la práctica genera dudas, quizás el miedo a no poder desarrollar las

labores que me sean asignadas de la mejor manera, para poder aportarle
crecimiento a la empresa con las bases adquiridas durante la formación académica,
que hubiera cosas que se supone debería saber y que por algún motivo no tuviera
los conocimientos, quería ser una practicante que marcara la diferencia y dejara
huella en la compañía y esto representaba una gran preocupación para mí.
Ser parte de esta compañía era gratificante, pero sentía que debía estar a la altura
de esta. Al aplicar no tenía conocimiento de las tareas que iba a realizar, y esto me
generaba dudas, pero planee esforzarme cada día, para aprender todo lo necesario
y visualice desde el primer día que me iba a quedar en la compañía como
trabajadora.
El área de Sistemas Integrados de Gestión me generó expectativa, ganas de
conocer y aprender sobre esto, pues esta era un área completamente desconocida,
no sabía las funciones, ni la importancia que tiene la calidad e inocuidad los
productos. Conocer, entender y comprender como una empresa que es líder en la
comercialización del azúcar y fertilizantes conserva y garantiza la calidad de los
productos en custodia.

Otra de las expectativas era poder entablar una buena relación interpersonal con
los colaboradores de la compañía, como era el ambiente laboral, y de qué manera
me iba a relacionar con el equipo para poder trabajar en conjunto y así lograr
mejores resultados para la compañía, poder aprender sobre sus funciones y
procesos, debido a que cada uno juega un papel vital e importante en la operación
del día a día en la empresa.

Con el pasar del tiempo mis expectativas fueron satisfechas y logre aprender del
proceso de comercialización y producción de azúcar, conocer la importancia del
área de calidad, riesgos en una empresa de este tipo y demás operaciones
necesarias en la empresa.

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 DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS

Para poder llevar acabó su Operación Logística y brindar al cliente un servicio de

calidad CIAMSA cuenta con 17 áreas. El área en la cual me desempeñe como
practicante fue Sistemas Integrados de Gestión, un área muy poco conocida para
mí, pero en medida que tenía más conocimiento de la importancia que tiene dentro
de la organización, tome más responsabilidad de ella.

Descripción de la actividad desarrollado durante la practica empresarial:

Principalmente en mis labores esta la recepción de PQRS de la compañía

Radicar PQRS en el centro de operaciones correspondiente.
Analizar información suministrada por el centro de operaciones.
Elaborar respuesta formal con base en la información recibida
Codificar y radicar documentación y procesos de la compañía.

Formación recibida (inducciones, cursos, programas o aplicaciones

informáticas, etc.):

Esta tarea me permitió incrementar mis habilidades del manejo de Excel, en la

redacción de documentos, me ayudo a dirigirme a las personas con formalidad,
siempre desde el respeto, conocí VISITRACK una plataforma donde se
encontraban los registros fotográficos de las operaciones realizadas, revisar el
Tracking de contenedores en las diferentes plataformas de las navieras, conocer la
documentación de exportaciones, como BL, lista de empaque, certificado
fitosanitario, certificado de origen, poder revisarlos y entender la información que
cada uno contiene.
También conocí SAP una plataforma manejada por varias organizaciones con
Informacion relevante sobre los procesos. En el caso de CIAMSA permite conocer:
el número de remisiones, los vehículos en los que recibe el producto, contenedor
en que se embalo, fecha de llegada y embalaje del producto, la Motonave en la que
se cargó el producto, fecha de zarpe de esta, cantidad de producto embalada y tipo

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de producto, es una plataforma amplia con muchos beneficios, que se debe manejar
con cuidado.
Cuando llevaba aproximadamente 4 meses en la compañía comenzamos a percibir
que en la carpeta se encontraban documentos desactualizados, versiones
anteriores, algunos documentos eliminados, todo esto creemos por un acceso
incorrecto a la información, por lo cual se llegó a que una solución era mudar todo
el sistema a OneDrive y fui encargada de realizar esta tarea.
Desde ese momento me encargue de reorganizar la información, comunicarme con
algunas áreas para revisar documentos, mudar poco a poco la información que
estuviera al día, ir dando acceso a las áreas a las carpetas para que tuvieran el
acceso a su información actualizada y logre culminar el proceso, aunque, aun se
sigue en revisión con algunas áreas, ya se ha logrado mitigar en gran medida la
problemática.
Finalmente, hace aproximadamente un mes estamos en la tarea de crear una
plataforma para que los clientes puedan radicar los reclamos más fácilmente y
utilizando la tecnología que nos brinda ventajas que no estamos provechando como
se debería. Se busca que la plataforma logre abarcar todo el proceso de reclamos,
desde la llegada del reclamo, el manejo del análisis y trazabilidad de respuesta,
hasta que esta sea enviada al cliente.

Tareas y funciones especificas realizadas, y las unidades o departamentos de

la empresa en que se han realizado:

Cuando llega la información por parte del área de servicio al cliente, se debe revisar
el hilo del correo, analizar toda la información e identificar puntos clave, pues cada
correo puede contener información relevante, una vez identificó la problemática, con
ayuda de un documento de control que maneja el área para las reclamaciones, se
asigna un consecutivo a la PQRS con el fin de mantener la información más
organizada y que cada reclamo sea más fácil de organizar.
El reclamo se debe remitir al centro de operaciones correspondiente, es decir el
lugar en donde se realizó la operación, si se trata de azúcar se identifica el terminal
portuario (TCBUEN, AGUADULCE, CARTAGENA, SOCIEDAD PORTUARIA) y se
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solicita la trazabilidad del caso, una respuesta de su parte rechazando o aceptando
la reclamación y los soportes de la operación.
También se reciben reclamos de CIAMSA ll y SERCODEX, unidades de negocio de
CIAMSA con las cuales se maneja el mismo proceso, aunque es este caso se
solicita la información a cada una de las áreas.
Una vez se recibe la información, se analiza y se determina la responsabilidad, si el
centro acepta la reclamación se redacta una respuesta formal, se expresa disculpas
al asociado de negocio y se envía un plan de acción; En el cual CIAMSA explica las
causas que dieron lugar a la no conformidad del cliente y muestra como planea
realizar mejoras que permitan que no se vuelvan a presentar desviaciones en el
proceso.
En algunas ocasiones el plan de acción era parte de mis tareas, entonces, debía
determinar las causas e identificar de qué manera mitigar las desviaciones, se debe
hacer una socialización al área donde se presentó la oportunidad de mejora. Una
vez realizado todo esto se envía la respuesta, el plan de acción y evidencias de este
al cliente. En ocasiones se necesitaba redactar respuestas en inglés, entonces logre
incrementar mis conocimientos en el idioma.
Es de suma importancia mantener el documento de control organizado y
actualizado, debido a que puede ser solicitado en cualquier momento por alguna de
las áreas y se debe enviar lo más pronto posible, también porque contantemente se
deben hacer informes de reclamaciones, por centro, tipo de no conformidad, entre
otros, y presentarlos ante la organización o ante los centros, tuve la oportunidad de
reunirme con funcionarios de AGUADULCE y de dirigir una reunión con ellos en la
cual se llegaron a acuerdos para mejorar el nivel de atención a nuestros clientes.
Y la codificación y radicación de documentos, para la cual se usaba principalmente
una carpeta compartida del explorador de archivos, esta carpeta era usada por toda
la organización.
CIAMSA maneja un listado maestro de documentos donde se encuentra cada una
de las 17 áreas de la compañía con su respectiva documentación: Programas,
procedimientos, instructivos, formatos, políticas entre otros, los cuales le permiten a
la compañía tener mayor control de los procesos y mantener su operación de
acuerdo con los requerimientos de la normatividad vigente.
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Se debe codificar los documentos, de acuerdo con el listado, el consecutivo que va
de acuerdo con el área, el tipo de documento y un número, la versión del documento,
los logotipos y la fecha de actualización, luego de actualizarlos se deben guardar en
PDF en la carpeta compartida para la organización y el documento original en
WBACKUP, una carpeta de respaldo para la documentación.
Y se enviaba una respuesta al área informando de la actualización y que ya el
documento se encontraba en la carpeta para su acceso.
En algunas ocasiones se nos encomendó la tarea de realizar inventarios en conjunto
con el área de operaciones, con el fin de garantizar que este fuera verídico, debido
a que se trataba del traslado de la planta de empaquetados, la cual hoy en día
funciona en Buenaventura, esto fue muy gratificante para mí, pues el azúcar que se
empaqueta va directamente a centros comerciales en el exterior, esto suma valor
tanto a la compañía como al país, pues se esta enviando producto con valor
agregado lo cual ayuda a maximizar la economía del país.
El proceso de inventario fue gratificante, pude conocer las estanterías Push Back,
su funcionamiento y la facilidad que brindan para el control de inventarios y el
correcto manejo de la compañía. Al terminar el inventario se realiza la verificación
de la información con el área de operaciones, para verificar que los datos estén
correctos y se hace un cuadro con todos los datos con el fin de enviarlos al área
correspondiente para que esta proceda con sus labores.

Nivel de integración dentro del departamento y relaciones con el personal,

compañeros y jefe:

SIG en Buenaventura está integrado por el coordinador de SIG y por el estudiante

en práctica, mi relación con el jefe fue de mi agrado, la manera en que enseña las
cosas permite aprender y formar conocimientos propios, explica las cosas de
manera adecuada para que el estudiante pueda formar su propio criterio, hacemos
parte del área de Control Interno de la compañía, la directora de control interno se
encuentra en Cali, no tuve mucho contacto con ella sin embargo en las pocas
ocasiones se mostró amable y me brindo recomendaciones para continuar con
labores asignadas con la mejor manera.
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Las instalaciones se comparten con Control Calidad, un área operativa, mi relación
con los colaboradores fue buena, forme amistad con muchos de ellos, realizamos
reuniones en el trabajo y por fuera de este, festejamos el cumpleaños de algunos
compañeros, realizamos compartir en las tardes o en el desayuno, el área es de
fácil integración y esta rodeada de personas amables.

Aspectos en los que el estudiante pudo desempeñarse, pero no tuvo

oportunidad porque le falto:

CIAMSA cuenta con certificaciones como OEA, BASC, ISO, entre otras. Las cuales
cada cierto tiempo realizan auditorias en la compañía para verificar que esta cumple
con la normatividad para que pueda seguir estando certificada.
Considero que no tuve el tiempo suficiente para integrarme a este proceso, porque
adaptarse al procedimiento para responder las PQRS es complejo, el control de la
documentación, llevar todo al día, me llevo cierto tiempo tomar agilidad, además
porque cada reclamo es diferente y se maneja de manera diferente.
También las visitas que realizan los ingenios a la compañía y viceversa, no tuve el
espacio para integrarme, no obstante, espero poder ser parte de esto ahora que
hago parte de la compañía.

CONCLUSIONES

CIAMSA es una compañía para aprender, una compañía que brinda el acceso a
diferentes recursos que serán de suma importancia en la vida laboral, estoy
satisfecha por todo lo que aprendí, en documentación, procedimientos, la operación,
el control de la calidad, conocer a personas que me enseñaron grandes cosas.
Sin embargo, me hubiera gustado involucrarme más en las auditorias, la
normatividad que la compañía emplea es de suma importancia en cualquier
compañía y hubiese sido un gran beneficio para mi tener más conocimiento en ello,
para que en el momento en el que tenga que enfrentarme a la vida laboral este fuera
un plus en mi experiencia y me abriera más puertas.
Aun así, aprendí mucho sobre como Ciamsa realiza su Operación logística, el
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esfuerzo de la compañía por realizar la logística con estándares de Calidad,
Seguridad e Inocuidad, para cumplir con estándares internacionales y poder llegar
a relacionarse con grandes multinacionales.
Las bases que forme durante mi carrera universitaria fueron relevantes en algunos
aspectos, como en la documentación, para algunos procesos realizados como
control de inventarios, la formación me permitió expresarme con mayor fluides en
las presentaciones, entender los procesos a los que se refieren las personas al
hablar en términos portuarios.
Desde mi punto de vista la vida universitaria no debería ser tan teórica, en los libros
se puede aprender mucho, pero es la practica quien hace al maestro, tenemos tres
terminales portuarios, depósitos, agencias de aduanas, un sin número de empresas
que podemos conocer y que la universidad no brinda la oportunidad de visitarlas
durante la vida universitaria.
Un aspecto que me parece la compañía debería tener en cuenta para poder seguir
creciendo es: no minimizar la importancia de algunas áreas, se sabe que la
prosperidad de una empresa se ve reflejada en las utilidades, las cuales provienen
de las operaciones, pero si se deja de lado temas como la calidad del producto y el
servicio, la adecuación de las instalaciones y brindar a los empleados tercerizados
mejores garantías laborales, puedes llevar a la compañía a un declive del cual le
será muy difícil salir.
Como lo mencione anteriormente, considero que lo más relevante durante la
practica fue el paso de toda la documentación de la compañía a OneDrive,
permitiendo así un mayor control, restringiendo el acceso a terceros a la
información, así se brinda mas seguridad, en cada ámbito de la compañía.
Además considero que desempeñe mis labores de la mejor manera y cree una
buena imagen en la compañía, y por estas razones la empresa decidió dejarme
trabajando allí durante un año, con posibilidad a prolongarse durante más tiempo,
el contrato es por obra labor por una empresa temporal contratada por CIAMSA,
dado que las contrataciones directas son muy limitadas, considero esta una buena
opción para empezar mi experiencia laboral y aspiro en algún momento pasar a ser
parte formal de la compañía o poder desempeñarme en algún ámbito diferente
donde pueda aplicar todo lo aprendido.
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Anexo 1

Quizás la asesoría que te brinde quien te de la inducción no sea la mejor, pues no

se cuenta con el tiempo suficiente para dar a conocer todo el proceso. Sin embargo,
se comparten los datos más relevantes, de los cuales te recomiendo tomes notas
precisas, cada punto es importante y tiene relevancia en el desarrollo de tu trabajo.
Cuando tengas dudas sobre un proceso, si en algún momento no estás seguro de
algo apóyate en tu jefe, pregunta, puedes preguntar las veces que sean necesarias
para despejar tus dudas y si piensas diferente a él, expone tu punto y defiende tu
teoría, que él sea tu jefe no quiere decir que tenga la razón. Aprende mucho de él,
es una persona con principios y un excelente profesional, demuéstrale que eres
capaz y de ese modo el tendrá mayor confianza en ti para desarrollar tareas
adicionales, para que así puedas aprender mucho más.
Si en algún momento él no se encuentra presente, y tienes dudas está bien que te
apoyes en tu equipo, que busques la manera de resolver los inconvenientes que se
presenten, pide ayuda a las personas que tengan conocimiento sobre ello, ten
criterio tomando decisiones, se precisó en tus decisiones y nunca asumas algo,
siempre pide o brinda los soportes que le den claridad a la información, no dejes
nada ambiguo.
El día que llegue a CIAMSA el área en la cual desempeñe mis labores, festejaba un
cumpleaños así que el mismo día conocí a todo el equipo y compartí con ellos un
momento agradable. Estar en esta área me permitió percibir la importancia que tiene
la calidad de los procesos para el óptimo funcionamiento de toda compañía y lo
importante que son las personas para el proceso, esta área está llena personas
talentosas, de las cuales puedes aprender.
Finalmente, mi recomendación más importante es que disfrutes del proceso, estar
aquí es una oportunidad que muy pocos tienen, estar de frente con la operación
logística del puerto, ver el funcionamiento, es una experiencia única, aprende todo
lo que puedas, llénate de conocimiento, aprovecha para tomar riesgos y conoce
personas, se la persona más sociable; en la parada del bus puedes encontrar a una
persona que puede cambiar tu destino.

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Anexo 2

Las principales funciones eran Recibo de radicado de PQRS, Trazabilidad y análisis

de información, Redacción y envió de respuesta, radicación y codificación de
documentos, acompañamiento a Operaciones para control de inventarios, realizar
reuniones con los diferentes centros de operación con el fin de que estos
implementen mejoras en su operación que permitan mitigar el número de
reclamaciones recibidas.

Y el salario que recibí fue de 1 SMLV del año 2023, lo cual corresponde a 1.160.000.
(Un millón ciento sesenta mil), además de las prestaciones de Salud y ARL.

Anexo 3

El comercio exterior tiene un campo laboral muy amplio, se puede escoger de entre
muchos caminos de los cuales aún considero es muy pronto para elegir, en este
preciso omento quiero experimentar en otros campos para poder plantearme en que
ámbito quiero darle continuación a mi carrera. Los campos que logre conocer en la
compañía son 3, el primero relacionado con la logística del comercio exterior, la
parte operativa, no fue mucho mi contacto con esta área, pero consideró que no es
un ámbito en el que me gustaría desempeñarme.
Sistemas Integrados de Gestion, que maneja toda la parte documental y
procedimientos de la compañía y verifica que los procesos cumplan con la
normatividad a la que la compañía se somete, en el caso de CIAMSA con
certificaciones como OEA, BASC, 9001, entre otras. Esta parte me gusta, pues
siempre me ha gustado que las cosas se hagan de acuerdo con la ley. Aunque no
me gustaría ser parte de una empresa sino más bien ser auditora, por ejemplo; ser
parte de equipo OEA y visitar a empresas para verificar que cumplen con los
requisitos que se exigen.
Y la parte comercial, que va más de la mano con la relación de la empresa con el
cliente, desde que esta cotiza los servicios hasta que el cliente queda satisfecho
con el servicio, es una de las áreas que más ha llamado mi atención de la mano con
el mercadeo, esa búsqueda del cliente, la implementación de estrategias que

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permiten llegar al mercado objetivo para maximizar utilidades.
Me gustaría en este momento conocer más esa área, para determinar si es lo que
en realidad quiero para mi futuro, No obstante, mi recomendación es en primer lugar
el idioma inglés, hoy en día hablar dicho idioma se ha convertido en un requisito
primordial, pues este brinda una ventaja competitiva y eficaz a la hora de aplicar a
un empleo, el manejo de herramientas ofimáticas, principalmente Excel; una
herramienta usada en gran medida por las organizaciones para llevar un mayor
control de los datos.
Finalmente expresar la importancia de hacer cursos, diplomados, en internet se
encuentran múltiples plataformas que ayudan a ampliar tus conocimientos, a
fortalecer alguno que no tengas muy claros y te permiten mantenerte actualizado
con información relevante sobre tu carrera, además de tener una hoja de vida
competitiva en el mercado laboral.

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