Gestión de los Recursos

Gestión de los Recursos

El objetivo de este módulo es conocer y saber aplicar los conceptos, los procesos y algunas
técnicas para gestionar los recursos, de acuerdo con los lineamientos del PMBOK© como parte
de la gestión profesional de proyectos.

La Gestión de los recursos de un Proyecto incluyen los procesos de identificar, adquirir y

gestionar los recursos necesarios para la conclusión exitosa del proyecto. Estos procesos ayudan
a garantizar que los recursos adecuados estarán disponibles por el director del proyecto y por el
quipo del proyecto en el momento y lugar adecuado. (PMBOK© 6).

Los recursos del proyecto se pueden dividir en dos grandes ámbitos:

Figura 1: Recursos Físicos vs Equipo

Fuente: Generación propia, 2023

6 procesos son los que forman parte de la gestión de los recursos, subdivididos entre los grupos
de Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control.

En la siguiente tabla se visualiza la distribución de estos procesos en cada grupo de procesos de

gestión.

Figura 2: Procesos para la Gestión de los recursos del Proyecto

Fuente: PMBOK© 6

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1. Planificar la gestión de los recursos: cómo estimar, adquirir, gestionar y controlar los
recursos. En relación con los recursos humanos, se definen los roles, responsabilidades y
habilidades de los miembros del equipo, como así también las relaciones de comunicación.
2. Estimar los recursos de las actividades: cantidad de personas, tipo y cantidad de
materiales, equipos necesarios, etc.
3. Adquirir recursos: se obtienen los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades
del proyecto.
4. Desarrollar el equipo: mejorar las competencias, las interacciones entre los miembros
del equipo y el clima laboral.
5. Dirigir el equipo: monitorear el desempeño individual y grupal del equipo, brindar
retroalimentación y resolver conflictos.
6. Controlar los recursos: asegurar que los recursos físicos asignados al proyecto estén
disponibles en tiempo y forma para ejecutar las actividades. Además, monitorear las
variaciones entre los recursos planificados y los utilizados para aplicar acciones correctivas
cuando sea necesario.

Figura 3: Procesos para la Gestión de los Recursos del Proyecto

Fuente: Generación propia, 2023

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Planificar la gestión de los recursos, algunas preguntas:

¿Cómo estimar, adquirir y gestionar los recursos físicos y humanos?

¿Cómo y cuándo se incorporará y desafectará cada recurso?
¿Cómo asegurar que los recursos sean adecuados para las actividades?
¿Cuáles serán los roles y responsabilidades de los miembros del equipo?
¿Cuáles son las necesidades de formación del esquipo?
¿Cómo será el plan de recompensas individual y grupal?
¿Cómo monitorear la disponibilidad de recursos?

Además, en relación con la planificación de los recursos humanos, es necesario conocer en

profundidad lo siguiente:

¿Cómo son las relaciones formales e informales en la organización? ¿Cuáles son las
diferencias culturales o de idioma?
¿Qué niveles de confianza y respeto existe entre las personas? ¿Existen alianzas informales
entre los trabajadores?
¿Cómo es la estructura de la organización?
¿Existen convenios colectivos de trabajo?
¿Cuál es la distancia que separa físicamente a las personas? ¿Qué tipos de poderes existen
en la organización?

I. Planificar los recursos:

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Entradas:
1.Acta de Constitución del Proyecto
2.Plan para la dirección del Proyecto
Plan de gestión de la calidad
Línea base del alcance.
3.Documentos del Proyecto
4. Factores ambientales de la Empresa
5. Activos de los procesos de la organización

Técnicas y herramientas:
1.Juicio de expertos
2.Representación de datos
Diagramas Jerárquicos
Matriz de asignación de responsabilidades
Formatos tipo texto
3.Teoría organizacional
4.Reuniones

Salidas:
1.Plan de Gestión de los recursos
2.Acta de constitución del equipo
3.Actualizaciones a los documentos del proyecto
Registros de Supuestos
Registros de Riesgos

Donde: El Plan de Gestión de los Recursos: Se pueden dividir en plan para la dirección del
equipo y plan de gestión de recursos físicos:
Identificación de recursos
Adquisición de recursos.
Roles y responsabilidades
Organigramas del proyecto
Gestión de los recursos del equipo del proyecto
Capacitación
Desarrollo del equipo
Control de recursos
Plan de reconocimientos

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Acta del equipo: documento con las expectativas de comportamiento de los miembros del
equipo. Suele incluir temas tales como:
Valores y cultura de la organización
Guías para la comunicación entre los miembros del equipo
Proceso para la resolución de conflictos (ej. reunión cara a cara)
Comportamiento durante las reuniones (ej. apagar celular)
Códigos de conducta
Guías para gestionar conflicto de intereses
Reglas de etiqueta (ej. no ir a trabajar en ojotas)
Normas para el envío de emails

Un organigrama del proyecto es: una representación gráfica de los miembros del equipo del
proyecto y sus relaciones.
Puede ser formal o informal
Muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto.

Ejemplos de Organigrama de Proyecto

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Organigramas y descripciones de cargo

Existen diversos formatos para documentar los roles y las responsabilidades de los miembros del
equipo. La mayoría de los formatos corresponde a uno de estos tres tipos:
Jerárquico
Matricial
Orientado al texto

Matriz RAM (Responsibility Assignment Matrix)

Donde:
X: responsable
RAM: es una tabla que muestra los recursos del proyecto asignados a cada paquete de trabajo.

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Matriz RACI

R (responsable: persona responsable de ejecutar la tarea); A (aprueba: persona con

responsabilidad sobre la tarea); C (Consultado: persona a la que se le consulta sobre la tarea); I
(Informado: persona a la que se debe informar sobre la tarea).

RACI es un ejemplo de matriz RAM. Es una herramienta útil cuando el equipo está constituido
por recursos internos y externo, a fin de asegurar una diferenciación clara de roles y
expectativas.

Determinando Roles

El concepto de Rol dentro de un proyecto tiene que ver fundamentalmente con el aporte que
hace cada miembro al trabajo del equipo.

Si bien desde el punto de vista de los proyectos el término “ROL” es puramente funcional y el
individuo contribuye desde su saber técnico específico (que hace), la definición de rol abarca
también características personales que dan una modalidad personal al aporte (como lo hace).

Ejemplo: Las responsabilidades de un analista en una empresa informática se pueden describir

de la siguiente manera:

Rol: Analista
Responsabilidades:

Construir y liberar en tiempo, calidad y forma, entregables específicos dentro de un proyecto.

Ejecutar pruebas unitarias y corrección de problemas respetando los plazos definidos y a
entera satisfacción del cliente.
Interactuar adecuadamente con el usuario en referencia a los entregables bajo su
responsabilidad.
Trabajar en armonía y colaboración con el equipo de proyecto.

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 Documentar en tiempo y calidad los objetos bajo su responsabilidad, conforme a la
metodología definida.
Compartir recomendaciones técnicas que contribuyan a enriquecer la Base de Conocimientos
(solución a errores, parámetros recomendados, entre otros).
Dominar la metodología establecida por el equipo, conocer y apegarse a ella.
Asistir a las reuniones y dar seguimiento a las iniciativas establecidas.

II. Estimar los recursos de las actividades

Entradas:
1.Plan para la dirección del proyecto.
Plan de gestión de los recursos
línea base del alcance
2.Documentos del Proyecto
Atributos de la actividad
Lista de actividades
Registro de supuestos
Estimaciones de costos
Calendarios de recursos
Registros de riesgos
3.Factores Ambientales
4.Activos de los procesos de la organización

Técnicas y herramientas
1.Juicio de expertos
2.Estimaciones ascendentes
3.Estimación análoga
4.Estimación paramétrica
5.Análisis de datos
Análisis de alternativas
1.Sistema de información para la dirección de proyectos
2.Reuniones

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Estimar los recursos de las actividades

Existen diferentes formas de estimar los recursos, como:

Estimación Ascendente: Se descompone el trabajo de la actividad en partes menores; luego

estimar los recursos necesarios de las partes inferiores; y por último sumar todos los recursos
desde abajo hacia arriba.

Estimación Análoga: Estimar los mismos recursos para una actividad que los utilizados para
otra actividad que realizaron en el pasado.

Estimación Paramétrica: Utilizar información histórica para estimar recursos, ejemplo una
telefonista atiende 25 consultas diarias, 250 consultas requieren 10 telefonistas.

Estructura desglose de recursos (RBS: Resource Breakdown Structure)

Diagrama Jerárquico por categoría y tipo de recursos. El último nivel de cada rama de la RBS
serán los recursos que hay que adquirir y monitorear.

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III. Adquirir los recursos

Durante el proceso de adquirir los recursos, se conseguirán todos los recursos, tanto físicos
como humanos, permitiendo asignarlos a las actividades del proyecto.

Durante este proceso, el DP deberá:

Conocer qué personas han sido asignadas en forma previa al proyecto

Negociar para obtener los mejores recursos posibles
Conocer las necesidades y prioridades de la organización
Contratar trabajadores, ya sea de manera interna o externa
Conocer ventajas y desventajas de equipos virtuales

Las salidas de este proceso son:

1. Asignaciones de recursos físicos

2. Asignaciones del equipo del proyecto
3. Calendarios de recursos
4. Solicitudes de cambio
5. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
Plan de gestión de los recursos
Línea base de costos
6. Actualizaciones a los documentos del proyecto
Registro de lecciones aprendidas
Cronograma del proyecto

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IV. Desarrollar el Equipo

El DP debe desarrollar las competencias de los miembros del equipo, promover las
interrelaciones entre ellos y asegurar un clima laboral favorable. Estas acciones aumentarán la
motivación del equipo y el proyecto tendrá un mejor desempeño.

En los proyectos de ciclos predictivos, el equipo de proyectos suele tener diversas

especialidades, posiblemente provienen de una organización matricial, por esto el desarrollo del
equipo incluirá a varios departamentos de la organización. En proyectos que utilizan
metodologías ágiles con ciclos iterativos, se suele trabajar con equipos pequeños
autogestionados, donde no existen cargos jerárquicos o expertos, sino un equipo con roles y
competencias genéricas.

Para desarrollar el equipo necesitaremos:

Plan de gestión de recursos: recompensas, retroalimentación, capacitación, normas de

convivencia, criterios de desempeño, etc.

Documentos: cronograma (cuándo capacitar), recursos humanos asignados (roles y

responsabilidades), calendario de recursos (cuándo participa cada persona), acta del equipo
(guías de convivencia), lecciones aprendidas (cómo mejorar el desarrollo del equipo), etc.

Las herramientas que podemos utilizar son:

Co-ubicación (co-location): Ubicar a los miembros del equipo en un mismo lugar físico para
facilitar las comunicaciones cara a cara y favorecer el trabajo en equipo.

Equipos virtuales: el DP también debe desarrollar los equipos virtuales.

Tecnologías de comunicación: existen varias herramientas TIC (tecnologías de la información y

comunicación) que, si se utilizan correctamente, facilitarán el desarrollo de los miembros del
equipo.

Gestión de conflictos: para desarrollar un equipo de alto rendimiento, el DP debe resolver los
problemas del equipo de manera constructiva en tiempo y forma. Para ello, será

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importante fomentar la colaboración del equipo para la resolución de conflictos, con una
comunicación abierta y efectiva.

Influenciar: el DP puede persuadir a los miembros del equipo para que actúen en favor del
desarrollo personal y grupal. Para ello, será muy importante que sepa escuchar a los demás,
considere los diferentes puntos de vista, recopile información crítica para la resolución de
conflictos, desarrolle la confianza entre los interesados, etc.

Motivación: el DP debe proveer las razones a los miembros del equipo para que ellos por sí
solos mejoren su desarrollo personal y las interrelaciones con el equipo. Ver próxima sección con
diferentes teorías sobre la motivación.

Negociación: buscar consenso entre los miembros del equipo para desarrollar el equipo en favor
de las necesidades del proyecto.

Trabajo en equipo: el DP debe promover un ambiente de colaboración y cooperación entre los

miembros del equipo para que cada uno aporte su trabajo al equipo en pos de un objetivo común
del proyecto.

Desarrollo de equipo según Bruce Tuckman:

Reconocimientos y recompensas: utilizar un sistema de incentivos para premiar

comportamientos positivos.

No solo las recompensas monetarias motivan al equipo, sino que los intangibles también son
importantísimos para lograr un desarrollo del equipo.

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Por ejemplo:
Ofrecer oportunidades de crecimiento personal dentro del proyecto y la organización.
Agradecer permanentemente de tal forma que el equipo comprenda que su trabajo y
esfuerzos son valorados.
Consentir que los integrantes del equipo puedan utilizar sus habilidades a nuevos desafíos,
en lugar de tareas rutinarias.

Capacitación: actividades de formación para mejorar las competencias individuales y del trabajo
en equipo. Puede incluir actividades de mentoring (mentor con foco en las relaciones) o coaching
(no aconseja y pone el foco en la tarea).
Evaluaciones individuales y del equipo: encuestas actitudinales, pruebas de habilidad, grupos
de enfoque, entrevistas focalizadas, etc.

V. Dirigir el Equipo

Durante el proceso de ejecución del proyecto, el DP debe dirigir al equipo realizando actividades
tales como:

Monitorear el desempeño de los integrantes del equipo

Dar retroalimentación y reconocimientos los integrantes del equipo
Resolución de conflictos
Gestionar cambios en los integrantes del equipo

Las entradas que requerimos para dirigir al equipo son el plan de gestión de los recursos,
informes de desempeño, acta del equipo, registro de incidentes, lecciones aprendidas.

Las técnicas y herramientas para utilizar en estos procesos son:

1.Habilidades interpersonales y de equipo

Gestión de conflictos
Toma de decisiones
Inteligencia emocional
Influencia
Liderazgo

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2.Sistema de información para la dirección de proyectos

La gestión de conflictos constituye una de las cualidades más importantes de debe trabajar el
DP, puesto que los conflictos son inevitables y el manejar adecuadamente las diferencias de
opiniones, puede aportar al proyecto, generando creatividad y mejorando la productividad.

Para una adecuada gestión de los conflictos deberíamos realizar al menos las siguientes
acciones:
Tratarlos en forma precoz y en privado
Emplear un camino directo y constructivo
En última instancia, tomar acciones disciplinarias

Técnicas para la resolución de conflictos:

Retirarse/eludir: Retirarse del conflicto o postergarlo.

Suavizar/Adaptarse: Resaltar los puntos de común acuerdo en lugar de las diferencias.
Consensuar/Conciliar: cada parte debe ceder algo.
Forzar/Dirigir: impone una posición sobre las otras.
Colaborar/Resolver el problema: incorporar múltiples opiniones para buscar compromiso y
conceso.
Liderazgo: comunicar una visión compartida del proyecto inspirando a los miembros del equipo
para que hagan bien su trabajo.

Existen diferentes tipos de liderazgos:

Directivo: decir que hay que hacer.

Consultivo (coaching): dar instrucciones.
Participativo (Supporting): brindar asistencia.
Delegativo (Empowerment): el empleado decide por sí solo.
Facilitador: coordina a los demás.
Autocrático: tomar decisiones sin consultar.
Consenso: resolución de problemas grupales.

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VI.Controlar los recursos

El proceso “Controlar los Recursos” está interrelacionado con monitorear los recursos físicos del
proyecto.

Algunas de las actividades que se realizarán durante el control de los recursos serán:

Asegurar la disponibilidad de recursos físicos según lo planificado.

Monitorear la utilización, desfasajes y liberación de recursos.
Comunicar a los interesados los incidentes relacionados con los recursos (ej. materiales que
no llegan a tiempo, recursos defectuosos, etc.).
Tomar acciones correctivas en la utilización de los recursos cuando se requiera y gestionar
los cambios.

Las herramientas que son posibles de utilizar van desde el análisis de alternativas, análisis de
costo y beneficio, revisiones de desempeño, análisis de tendencias, resolución de conflictos,
entre las más relevantes.

La salidas de este proceso tiene relación con la información del desempeño del trabajo, así como
con las solicitudes de cambio

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