Planificar los recursos para subsanar las brechas de

calidad
Por EEE Artículos Tecnicos, Calidad, Destacado
Tras determinar brechas de cumplimiento en el sistema de gestión, debemos subsanar
las brechas de calidad. Para ello es preciso dimensionar los recursos que demanda el
proyecto y planificar la tarea de acuerdo con ellos.
La asignación de recursos humanos ha de tener en cuenta factores tan importantes
como la disponibilidad, el tiempo o las competencias, factores que no se observan al
asignar otro tipo de recursos. Por ello, nos centramos en la planificación de los mismos.

Pero a pesar de esta complejidad, muchas organizaciones, en su afán por subsanar las
brechas de calidad en el menor tiempo posible, se aventuran a iniciar la tarea de
inmediato tras la elaboración del análisis GAP. Y piensan en ir disponiendo recursos
sobre la marcha, sin asignar responsabilidades ni desarrollar un plan.
Sin embargo, tanto la asignación insuficiente de recursos humanos, como el exceso,
pueden hacer que el plan para cerrar brechas no culmine con el éxito esperado. Para que
esto no suceda, definimos una estrategia de 8 pasos al planificar los recursos
necesarios para subsanar las brechas de calidad.

8 pasos al planificar los recursos humanos necesarios

para subsanar las brechas de calidad
Está claro que un plan para cerrar brechas de calidad requiere de la planificación de
recursos humanos. Pero los profesionales de la calidad  a veces creen que las tareas solo
pueden ser desarrolladas por ellos y su equipo. Sin embargo, en esta estrategia
entendemos que los recursos humanos se pueden encontrar en cualquier área de la
organización.

Paso 1: determinar con precisión el alcance

Si tenemos una dimensión exacta del proyecto y su alcance, tendremos más detalles e
información para asignar los recursos. Un proyecto de altas dimensiones, necesita
tiempo y personas en esa misma proporción.

Paso 2: determinar horas-persona para cada actividad

Esto se puede hacer utilizando diferentes técnicas, entre ellas, una descomposición de
tareas. El objetivo es desglosar el plan para subsanar las brechas de calidad,
determinando qué se debe hacer, y cuándo se debe hacer. Al margen, se establecen
las habilidades y las capacidades que se requerirán y en qué punto.
Paso 3: estimar la duración de las tareas
Este paso requiere la participación y la experiencia de quienes han intervenido en un
proyecto similar en el pasado, o bien la orientación de un consultor externo. Existe un
método llamado de “ruta crítica” que permite asociar tiempos a las tareas e identificar
la estructura del proyecto que permite completar actividades concatenadas del modo
más corto. Así será posible calcular el tiempo total estimado con mayor precisión.

Paso 4: identificar recursos internos cualificados y su disponibilidad

Determinadas las necesidades horarias, lo procedente es identificar los empleados que
cuenten con las habilidades y capacidades necesarias. Si existe un equipo de calidad,
lo ideal es indagar en su interior antes de expandir la búsqueda en todas las áreas de la
organización. Pero también es necesario asegurar la disponibilidad durante el periodo
que se estima para la ejecución del proyecto.

Paso 5: agregar tiempo de gestión del proyecto

Para determinar las horas-persona que demanda el proyecto, no basta con sumar la
estimación de duración de cada tarea. El proyecto en general, demanda tiempo de
gestión. Sumar un 15% del total de horas consideradas da un valor más aproximado.
Durante la implementación de un sistema en #ISO9001, es preciso planificar los
recursos para subsanar las brechas de calidad. Conoce cómo. Clic para tuitear
Paso 6: determinar las necesidades de formación
Pronto se comprende que existen deficiencias que requieren ser subsanadas con
formación y capacitación. Aunque la alternativa puede ser contratar consultores
externos, un programa de capacitación asegura la transferencia de conocimiento
para la organización. Es preciso buscar qué puntos de cada área requieren apoyo y las
habilidades, las capacidades, la experiencia y los requisitos específicos de cada una de
las tareas que aún no están cubiertas.

Paso 7: calcular el esfuerzo total, y ajustar según sea necesario

En este punto, la sumatoria de los tiempos puede parecer alta o baja. Si la estimación
no parece la correcta, es preciso revisar y ajustar en los puntos en que los tiempos no
parezcan razonables.

Paso 8: unir todas las piezas y elaborar un plan de gestión de recursos

Un plan de gestión de recursos ayuda a obtener la participación de los empleados,
aprobar presupuestos, determinar las necesidades de recursos físicos, y el
coste estimado total del proyecto.
La siguiente tabla ayuda a entender mejor qué debe incluir este plan de gestión de
recursos:
Concepto Descripción
Tipo de personas necesarias; una vez identificadas, su nombre,
Identificación de
título, fuente (si está contratado) y el equipo del proyecto
recursos
asignado.
Requisitos de Información relevante sobre los recursos disponibles, incluso
 cuando están disponibles, las condiciones de esa disponibilidad
recursos
y la duración de su disponibilidad.
Funciones específicas que los empleados realizarán para el
Roles y proyecto. Esta información puede contener el grado de 
responsabilidades autoridad de los recursos, incluida la autoridad para la toma de
decisiones y aprobación.
Coste de recursos Coste de recursos directo o estimado (si está contratado).
Cantidad de este tipo de recursos (por ejemplo, la cantidad de
Cantidad de recursos
horas de trabajo).
Estado actual del recurso (planificado, solicitado, aprobado,
Estado de recursos
denegado, asignado, confirmado).
Ubicaciones de Dónde se encuentra el recurso, incluidos los recursos virtuales y
recursos los equipos que comparten el edificio.
Organización de Visualización del equipo del proyecto y su relación con otros
recursos recursos.
Días laborables programados, las horas de turno, las fechas de
Calendario de
inicio y finalización para diferentes hitos del proyecto y días
recursos
festivos programados.
Información sobre los desafíos de planificación de recursos, por
Registro de
ejemplo, en la adquisición de recursos cualificados y los pasos
problemas de
de resolución de problemas que han funcionado para mantener
recursos
en marcha los planes de recursos del proyecto.

Curso Metodologías, Implementación y Certificación

ISO 9001:2015
Una de las  necesidades habituales de capacitación corresponde a las metodologías de
análisis asociadas a las brechas de calidad. El Curso Metodologías,
Implementación y Certificación ISO 9001:2015 es una solución a estas necesidades
que además ayuda a las organizaciones en su transición a la versión 2015 de la
norma.