MANUAL DE POLÍTICAS DE SEGURIDAD FÍSICA PARA LAS

OFICINAS OPERATIVAS
CONTENIDO:

1. GENERALIDADES
1.1.ÁMBITO DEL MANUAL
1.2.OBJETIVO GENERAL
1.3.OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.4.ALCANCE DEL MANUAL
2. MARCO LEGAL
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
4. POLÍTICAS GENERALES
5. POLÍTICAS ESPECÍFICAS
5.1.APERTURA DE OFICINAS
5.1.1 PRIMERA APERTURA: INGRESO DE COLABORADORES
5.1.2 ANTES DE LA ATENCION AL SOCIO
5.1.3. SEGUNDA APERTURA: ATENCIÓN AL SOCIO
5.2.DURANTE LA ATENCIÓN AL SOCIO
5.3.CIERRE DE OFICINAS
5.3.1 PRIMER CIERRE: ATENCIÓN AL SOCIO
5.3.2 SEGUNDO CIERRE: DEFINITIVO Y TOTAL DE LA OFICINA.
5.8. CONTROL PARA LA ENTRADA Y SALIDA DE COLABORADORES
5.9. CONTROL PARA LA ENTRADA Y SALIDA DE SOCIOS, INVERSIONISTAS, PROVEEDORES, Y OTROS.
5.10. DELEGADO DE SEGURIDAD
5.9. VIGILANCIA ARMADA
6. ACTUACIONES
6.1. EN CASO DE ASALTO
6.2. EN CASO DE INTRUSIÓN
7. DISPOSICIONES GENERALES
1. GENERALIDADES:

1. ÁMBITO DEL MANUAL

El presente Manual norma las políticas de seguridad que deben observar y cumplir los colaboradores que trabajan
en las oficinas operativas de la Cooperativa Policía Nacional.

1. OBJETIVO GENERAL
Establecer las normas de seguridad a aplicar en las oficinas operativas, a través del detalle de las políticas del
antes, durante y después de la atención a los socios que deben ejecutar los colaboradores, para minimizar los
riesgos y generar una cultura de seguridad.

1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) Contemplar y cumplir con las políticas de seguridad estipuladas en normativa legal para instituciones financieras.

b) Establecer las políticas operativas normales de seguridad a ser cumplidas en las oficinas.
 1. ALCANCE DEL MANUAL
El presente manual tiene como alcance:

a) Cumplimiento Obligatorio para: Jefes de Oficina y todo su equipo de trabajo.

b) De aplicación para: Todas las oficinas operativas a nivel nacional.

1. MARCO LEGAL:
El Manual de Políticas de Seguridad Física para las Oficinas Operativas es un documento apegado a las
disposiciones legales contenidas en la Resolución N° SEPS-IGT-IR-IGJ-2018-021 “Norma de Control
Respecto de la Seguridad Física y Electrónica”
TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

a) CPN: Cooperativa Policía Nacional

b) SSO: Seguridad y Salud Ocupacional
c) CIS: Centro Integral de Seguridad
d) SEPS: Superintendencia de Economía Popular y Solidaria
e) Minuto de Seguridad: Tiempo en el cual se retroalimenta a los colaboradores sobre políticas y
procedimientos de seguridad.
f) Responsable de Bóveda: Colaborador que tiene como función el manejo del fondo de valores de la
oficina.
g) Jefe de Oficina: Colaborador que tiene como función la administración de la oficina.
h) Delegado de Seguridad: Colaborador designado en cada oficina, para que ayude en la gestión de
seguridad física, con el fin de implementar y mantener una cultura de seguridad.
i) Intrusión: Acción delictiva que se comete mediante forzamiento de medidas de seguridad físicas y
electrónicas de entidades financieras, durante horarios especiales (no atención a los socios);
mediante el ingreso por oramenes desde instalaciones cercanas o vecinas; se dirigen a cuartos
bóveda, ATMs, cuartos de equipos, archivos de custodia de documentos o tarjetas.
1. POLÍTICAS GENERALES:

a) Ningún colaborador puede delegar al vigilante la realización de tareas como mensajería, registro de ingreso o salida
del personal, colocación de papeletas, transportación de valores, limpieza, y cualquier actividad que no sea
inherente a sus funciones de seguridad y que le cause distracción.

b) Está prohibido:
1. Otorgar permisos para la venta de rifas, exhibición de productos, ingreso o funcionamiento de ventas
ambulantes en el interior y exterior de las oficinas operativas.
2. Realizar actos sociales o ingerir bebidas alcohólicas en las oficinas operativas, acorde al reglamento interno de
trabajo.
3. El ingreso de colaboradores o socios y clientes en estado etílico a las oficinas.
4. Ingresar acompañado de amigos, familiares o personas ajenas a la Cooperativa.

c) La cooperativa no se responsabiliza por la pérdida de artículos personales de clientes internos y externos.

d) Obligatoriamente todo paquete, maletín, mochila, de proveedores serán revisados e inspeccionados por el
vigilante sin excepción, durante su ingreso y salida de las agencias. Para el caso de los socios, clientes o usuarios,
se lo realizará de forma aleatoria, dependiendo del flujo de personas que ingresen a la instalación, en especial de
aquellos con actitud sospechosa, en el caso de empleados se procederá a la revisión en casos especiales con
autorización de TTHH, supervisión y coordinación directa del Jefe de oficina y de acuerdo a los ámbitos de respeto
del ámbito legal y la dignidad de las personas.

e) Ante situaciones de emergencia (sismos, incendios, inundaciones, amenaza de bomba, etc.), se aplicará el plan
de emergencia de la oficina y se coordinará con Seguridad Física.

f) Ante emergencias médicas de colaboradores o socios, Jefe Responsable de Oficina o uno de sus subordinados
solicitará apoyo al 911, e informará al CIS con el fin de precautelar la seguridad de la oficina.
g) Se activará el botón de pánico en caso de amenazas, asaltos a mano armada, asaltos silentes y/o delitos
fragantes en las oficinas. Adicional solicitar al vigilante la aprehensión del intimidador e informar a Seguridad
Física.

h) Ante delitos antisociales como paquetazos, cambiazos, suplantación de empleados, skimming, sacapintas, etc.,
que han atentado contra socios-clientes en el interior o exterior de la oficina, deberán ser informados al Jefe de
Seguridad Física. Y de igual manera informará eventos de robos o asaltos a inmuebles aledaños y cercanos a
la oficina.

i) Para realizar la apertura y cierre dual de las oficinas, se manejará dos delegados que son: Vigilante y
Colaborador. En casos puntuales donde no sea factible esta dualidad, Seguridad Física determinará que
colaboradores serían los duales en base a roles.

j) La primera apertura de las oficinas se realizará 30 minutos antes del horario de inicio de atención a socios. Y
el cierre definitivo y total de las oficinas se realizará hasta 1 hora después de terminada la atención a los socios.
1. POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. APERTURA DE OFICINAS:
a) La apertura de las oficinas se realizan en 2 intervalos, los cuales son:
 Primera apertura: Ingreso de colaboradores.
 Segunda apertura: Atención al público.
a) Los colaboradores que no ingresaron en la primera apertura lo harán al momento de la atención al público. Los
Vigilantes por ningún motivo permitirán ingresos entre los intervalos de la primera y segunda apertura.

5.1.1 PRIMERA APERTURA: INGRESO DE COLABORADORES:

a) La primera apertura se realiza 30 minutos antes de iniciar el horario de atención al público para el ingreso
exclusivo del personal que labora en las oficinas.

b) Para la apertura de las oficinas, fuera de horario establecido o en días que no hay atención a los socios,
Gerente de Negocios o Jefe de Oficina solicitará la respectiva autorización a Subgerencia General y
comunicarán a Seguridad Física para coordinar y permitir las aperturas con 24 horas de anticipación.

c) Ante la presencia de personas o vehículos sospechosos, no se abrirá la instalación y se llamará de inmediato a

la Policía Nacional para que tome procedimiento, y paralelamente informará a Seguridad Física.
d) Si el vigilante no está presente en la primera apertura o este otro vigilante o desconocido y sin previo aviso oficial
del cambio, no se debe abrir la oficina, e informar inmediatamente al Jefe de Seguridad Física y al CIS, quienes le
darán las instrucciones en referencia.

e) El delegado de seguridad y/o de apertura, debe verificar que el vigilante porte el botón de pánico previo a la primera
apertura. En caso de no portarlo, comunique de inmediato a Seguridad Física.

f) La apertura de la puerta principal se realizará de forma dual (colaborador–vigilante); está prohibido intercambiarse
las llaves, al igual que ingresar por otras puertas que no fueron asignadas para el efecto.

g) Luego de la apertura dual e ingreso de los colaboradores y vigilante; ambos con sus llaves a responsabilidad deben
asegurar las cerraduras desde el interior, de manera dual.

h) Todos los colaboradores al ingresar deben revisar sus puestos de trabajo y alrededores del mismo, para verificar
que no exista novedades; si detecta puertas forzadas, vidrios rotos, cables sueltos, cielos falsos en el suelo,
cerraduras manipuladas de cajones y gavetas, cajas fuertes, etc., comunique de inmediato al Delegado de
Seguridad, quien informará a Seguridad Física.

i) En caso de sometimiento o coacción por parte de delincuentes en la apertura, se debe activar la clave de coacción,
siempre y cuando la situación lo permita.
 ANTES DE LA ATENCIÓN A LOS SOCIOS:

a) Luego de la primera apertura está prohibido realizar otras, para el ingreso o salida de personas y cosas, excepto por
emergencias. Para lo cual, Jefe de Oficina dispondrá a los vigilantes y delegados, la apertura; para esto previamente, se
verificará que las puertas del hall de valores y cajas fuertes, se encuentren aseguradas y se comunicará a Seguridad
Física.

b) El Responsable de bóveda, solicitará a los Cajeros, Vigilantes y Limpieza, la entrega de los teléfonos celulares
personales apagados. Los equipos serán guardados en el interior del área de recuento o Loockers destinados para el
efecto por el Supervisor Operativo, con las debidas seguridades y se entregarán a sus propietarios después de culminada
la jornada de atención al público.

c) El Delegado de Seguridad, de lunes a viernes ejecutará el “Minuto de Seguridad” con todo el personal de la oficina;
llevará un registro con: fecha, hora, tema tratado, nombre de los participantes con las respectivas firmas. Esta actividad
se debe realizar en un área, en la que exista una cámara de seguridad (hall fila cajas).
 SEGUNDA APERTURA: ATENCIÓN A LOS SOCIOS

a) Cada oficina abrirá la atención al público de acuerdo a su horario establecido y aprobado por la SEPS, el cual debe
estar visible al público.

b) Previo a la apertura de atención a los socios, se debe asegurar la bóveda activando el sistema de alarma, verificando
que todas las puertas de áreas restringidas y críticas estén cerradas, así como también estén cerradas todas las cajas
fuertes.

c) La apertura para la atención a socios es dual; el Responsable de Bóveda, es el único que puede disponer al vigilante y
colaborador delegado, la apertura de la puerta para la atención a los socios.

d) El instante previo a la apertura de atención a los socios, el delegado de apertura-cierre de la agencia, abrirá las
cerraduras a su responsabilidad de la (s) puerta (s) de acceso principal e ingresará a su sitio de trabajo, luego el
vigilante previo la disposición del Responsable de Bóveda, abrirá las cerraduras a su responsabilidad, para el ingreso de
los socios.

e) Luego de la apertura para la atención al público, uno de los vigilantes, abrirá las puertas metálicas de refuerzo (cortinas
metálicas, rejas, etc. en las agencias que cuenten con esos medios de protección) que cubren a las puertas de acceso
principal y ventanales de vidrio.
 1. DURANTE LA ATENCIÓN A LOS SOCIOS:

a) Durante la atención a los socios, está prohibido la utilización de teléfonos celulares personales por el personal de
Cajeros, Vigilantes y Limpieza.

b) No se debe recibir, ni entregar dinero de los socios o inversionistas en estaciones y oficinas no autorizadas. Para
pagos, depósitos u otras transacciones, deben realizarse exclusivamente en cajas.

c) Los colaboradores deberán guardar toda la documentación, objetos de valor, artículos valorados y de oficina con las
seguridades respectivas, cuando abandonen sus estaciones de trabajo por cuestiones laborales u otros. Si, tiene
puertas asegúrelas con llave hasta su retorno e informe al vigilante que se ausentará.

d) Los colaboradores deberán mantener siempre ordenado su lugar de trabajo y no dejar al alcance de clientes internos
o externos: documentos u objetos de valor, sesión abierta del computador, cajones o archivadores abiertos.

e) Deberán permanecer siempre cerrados y asegurados con llave, las gavetas o archivadores donde se guardan
documentos u objetos valorados.

f) Las llaves no deben permanecer insertadas en las cerraduras de cajones, puertas, escritorios, etc., ni abandonadas
sobre escritorios o anaqueles.
g) Mientras se atiende a los socios, está prohibido la utilización de equipos electrónicos, radios, televisión, etc., que
distraigan su atención.

h) Ante la presencia de sospechosos y personas que no realizan ninguna actividad en la oficina, los colaboradores deben
abordarlos y consultarles, qué trámite desean realizar y si pueden ayudarlos e informar al vigilante.

i) Los colaboradores brindaran soporte al vigilante, cuando se trate de mantener el orden y seguridad con los clientes y
colaboradores.

j) Ante manifestaciones o motines cercanos a la oficina, el Delegado de Seguridad previo análisis de la situación,
dispondrá a los vigilantes el cierre de la puerta de acceso principal; los dependientes deberán ubicarse en lugares
seguros del interior de la agencia y notificará a Seguridad Física.

k) Cuando se presenten cortes de energía eléctrica y el generador no funcione o no exista, el Delegado de Seguridad
previo análisis de la situación, es el responsable de definir si se suspende la atención y se procede con el cierre de las
puertas de acceso principal. Para lo cual informará a los vigilantes y paralelamente notificará a Seguridad Física.

l) Está prohibido a los socios el uso de: celulares en el hall de cajas, gorras, sombreros y gafas. Los colaboradores
deberán ayudar a los vigilantes en el control de esta política.
m) Si, evidencia que los socios con frecuencia retiran y/o depositan altas cantidades de dinero en efectivo, se debe ofrecerles
las alternativas de transferencias o cheques. Si necesariamente requiere el efectivo recomendar que solicite Resguardo
Policial, para lo cual tener en cuenta que:
 La cooperativa no es responsable de solicitar la custodia policial, ni de proporcionar el servicio que brinda la Policía
Nacional, la responsabilidad de la CPN es recomendar al socio que solicite el resguardo policial.
 Si el socio desea solicitar el resguardo policial y se le dificulta realizar la llamada telefónica, se le puede facilitar el teléfono.
 Si el socio solicita custodia policial, no se debe ejecutar la transacción hasta que exista la presencia de la Policía en el hall
de cajas, se debe dar preferencia en la caja prevista para el retiro.

n) Ponga mucha atención en paquetes, alimentos y regalos en general, que se les ofrezcan, en lo posible pida el control
previo del vigilante.

o) Los mensajeros y/o proveedores de comidas rápidas, flores y obsequios en general, no podrán ingresar directamente a las
estaciones de trabajo. Los colaboradores que hayan solicitado el servicio o tengan que recibirlo, deben retirarlos en la
puerta de acceso principal.

p) Ante la detección de personas que intentan cometer delitos dentro de la oficina, tales como: uso de documento falso,
falsificación de firmas, suplantación de identidad, falsificación de moneda y otros documentos, estafa, hurto, robo con
fuerza en las cosas, daños materiales a la propiedad privada de la CPN; solicite discretamente al vigilante la custodia del
presunto delincuente, comunique a su línea de supervisión para validaciones e informar a Seguridad Física.
 1. CIERRE DE OFICINAS:

a) El cierre de las oficinas se realizan en 2 intervalos, los cuales son:

 Primer cierre: Atención al público.
 Segundo cierre: Definitivo y total de la oficina.

5.3.1 PRIMER CIERRE: ATENCIÓN AL SOCIO:

a) Cada oficina cerrará la atención al público de acuerdo al horario establecido y aprobado por la SEPS. El cual estará publicado en la oficina.

b) El Delegado de Seguridad, es el único que puede disponer al vigilante y colaborador delegado, el cierre de la puerta para la atención al
público.

c) El Vigilante cerrará los refuerzos metálicos de los ventanales (cortinas metálicas, rejas, etc. (en las agencias que cuentan con estos medios
de protección), en instantes previos al cierre de atención a los socios.

d) Finalizado el horario de atención a los socios y realizado el primer cierre, es prohibido el ingreso de socios y clientes. Solo Jefe de Oficina,
bajo su responsabilidad puede autorizarles el ingreso, para que sean atendidos por el negocio exclusivamente, esto previa coordinación y
autorización con Seguridad Física.

e) Luego de proceder con el cierre de atención a los socios de la oficina y mientras existan clientes en su interior, los vigilantes deberán realizar
la apertura de la puerta hasta que el último cliente abandone la agencia. Los colaboradores que hayan concluido sus actividades esos lapsos
de tiempo, podrán salir junto con los clientes.
f) Una vez que el último socio abandone las instalaciones se debe realizar el cierre de las puertas en dualidad, entre los
delegados (vigilante y colaborador), de acuerdo a lo definido mediante acta entre Seguridad Física y Jefe de Oficina.

g) Luego del cierre de la atención a los socios, la puerta se abrirá para la salida de los colaboradores, 30 minutos después
del cierre dual (salida del último socio) y posteriormente con intervalos de 15 minutos. Todas las aperturas y cierres
para la salida de los colaboradores se las debe realizar de forma dual entre delegados de apertura y cierre (vigilante-
colaborador), las dos partes con su respectiva llave y sin intercambiarse.

h) Los colaboradores de la oficina que por algún motivo necesiten ingresar posterior al primer cierre de la agencia una vez
finalizada la atención al socio, podrá hacerlo únicamente en los intervalos de apertura respectivos (30 y 15 minutos),
siempre y cuando sea por temas laborales y/o con autorización y responsabilidad del Jefe de Oficina.

i) Para minimizar riesgos, el personal que labora en áreas de ventanillas y valores deben abandonar las instalaciones una
vez terminada sus tareas, asegurando accesos de las áreas de valores y billeteros, efectivo, especies numeradas. y
activando las alarmas.

j) Se podrá abrir la caja fuerte bóveda y ATM ‘s, para las actividades operativas, una vez que salga el ultimo socio de la
oficina operativa. Excepto en las oficinas que tienen horario diferido.

k) Durante los procesos de cuadre de bóveda, recepción de efectivo por parte de cajeros, o adicionamiento de los ATM’s,
las puertas de seguridad internas deben permanecer cerradas.
 SEGUNDO CIERRE: DEFINITIVO Y TOTAL DE LA OFICINA:

a) El cierre total de la oficina se realizará hasta 60 minutos después del cierre de la atención a los socios, de acuerdo al
horario establecido y aprobado por la SEPS.

b) Si existe la necesidad de realizar el cierre fuera de horario establecido, Gerente de Negocios o Jefe de Oficina solicitará
la respectiva autorización a Subgerencia General y comunicaran a Seguridad Física para coordinar y permitir el cierre
fuera de horario.

c) Se verificará que efectivo y/o documentos valorados, no queden expuestos en su lugar de trabajo.

d) Se debe asegurar el lugar de trabajo, dejando con seguro las gavetas, archivadores, puertas, ventanas y sin dejar
documentos u objetos de valor fuera o sobre el escritorio.

e) Exija a los vigilantes que revisen: todos los cuartos y sitios que están fuera de las áreas de valores (bodegas, baños,
gradas, etc.), verificando que no queden: puertas o ventanas abiertas o a su vez, personal oculto en su interior. De
forma similar, deben hacerlo los dependientes del área de valores y críticas.
f) El cierre de la(s) puerta(s) de acceso principal es dual (colaborador - vigilante); bajo ningún concepto podrán
intercambiarse entre estos, las llaves a su custodia y responsabilidad.

g) Todas las particiones de alarma que tenga la oficina (agencia, bóveda, cajas, ATM’s, pasa paquetes, cuarto
de equipos, cuartos de archivo, áreas de custodia y archivo agencias, archivo o bunker de tarjetas, etc.)
deben quedar activadas.

h) Activado el sistema de alarmas y cerrada la instalación, es prohibido el reingreso. Únicamente Seguridad

Física, es quien puede autorizar justificadamente una nueva apertura.

i) En caso de sometimiento por delincuentes, deberá utilizar la clave de coacción, si la situación lo permite.

j) El vigilante apoyará en el cierre complementario de las sobrepuertas metálicas (rejas, cortinas metálicas
enrollables etc. en las agencias que cuenten con estas protecciones), al Delegado del cierre de la instalación,
quien colocará los seguros.
 ÁREA DE VALORES Y CRÍTICAS:

a) Las áreas de valores y críticas en las agencias son: cajas, bóveda, recuento, área entrega recepción valores, hall
de valores, cuarto de cajeros automáticos, cuarto de archivos de agencias y archivo o bunker de tarjetas, cuarto de
sistemas y equipos.

b) El personal autorizado a ingresar en las áreas de valores son: Jefe de Oficina, Supervisor Operativo, Responsable
de Bóveda, Ejecutivos de Ventanilla, Auditoria Interna y Seguridad Física. Otras personas que requieran ingresar a
dichas áreas, solicitarán la autorización a Jefatura o al Especialista de Seguridad Física.

c) El personal de limpieza deberá cumplir su función en el área de bóveda, recuento, ATM’s, y cuarto de equipos,
archivos de documentos o tarjetas bajo supervisión del responsable del área. Y la limpieza del área de cajas
deberá realizarse antes o luego de que se hayan culminado las actividades laborables en el sitio (sin valores).

d) No se podrá hacer trabajos de mantenimiento o estructurales en el área de cajas en horarios de atención normal
y/o cuando se tengan valores en las ventanillas.

e) El ingreso de proveedores a realizar trabajo en áreas críticas, será bajo la supervisión del responsable del área.
f) Mientras estén realizando trabajos los proveedores en bóveda y ATM’s, no se podrá manipular los valores
(sacar o guardar efectivo, cuadrar o adicionar ATM’s) en presencia de los mismos.

g) Todas las puertas de áreas críticas y valores (ingreso hall de valores, cajas, recuento, bóveda, ATM’s, pasa
paquetes, cuarto de equipos, cuartos de archivo e agencias / archivo y custodia de tarjetas, permanecerán
cerradas todo el tiempo.

h) Los cuartos de cajeros automáticos y aquellos de lobby que se encuentran fuera del área de valores, no
pueden ser adicionados en las horas de atención a los socios. La recarga de efectivo y/o atenciones en el
dispensador se los hará antes o después de los horarios de atención definidos para la oficina y sin socios en
el interior de la agencia.

i) La entrega-recepción de valores para reposición del fondo de bóveda, se la hará únicamente en el área
designada y que no sea a vista del público.

j) Si el traslado de valores se lo realiza a través de un proveedor, se deberá cumplir con el proceso de

verificación de los tripulantes de la transportadora de valores (solicitar carnets y validar con la carpeta física
o electrónica de identificación de tripulantes).
 CONTROL PARA LA ENTRADA Y SALIDA DE COLABORADORES:

a) Todo colaborador debe registrar sus ingresos y salidas en los sistemas de registro establecidos por la cooperativa.

b) Los colaboradores no pueden salir de la oficina durante su jornada laboral, salvo aquellos que realizan trabajo de
campo y los que tengan permiso por escrito en el cual se especifique hora de salida y retorno, otorgado por Jefe
Responsable de oficina.

c) En la hora del almuerzo los colaboradores podrán salir y retornar a la oficina, para lo cual deben registrar este evento
en los sistemas de registro establecidos por la cooperativa.

d) Los colaboradores no podrán volver a ingresar por ningún motivo a la agencia una vez registrada y efectuada la salida
por culminación de la jornada laboral, a excepción de existir alguna necesidad institucional con las autorizaciones
pertinentes.

e) Los colaboradores no podrán ingresar a las oficinas de la cooperativa en días y horas no laborables de acuerdo a su
jornada de trabajo, salvo el caso que cuente con la autorización correspondiente.

f) El colaborador que se encuentre en periodo de vacaciones podrá ingresar únicamente a las agencias en horario de
atención al público y en calidad de socio.
g) Todo empleado que salga con objetos mobiliarios y/o equipos debe presentar la respectiva autorización escrita al
vigilante para poder sacar los bienes ahí detallados.

h) Para el ingreso de los colaboradores en días y horas no laborables de acuerdo a su jornada de trabajo, deberá solicitar
la Gerencia de Negocios o Jefes de oficinas, la autorización por escrito a Talento Humano y de ser aprobado comunicar
a Seguridad Física con 24 horas de anticipación, indicando: nombres y cargo del o los colaboradores, trabajos a realizar
y el horario de permanencia. Para permitir el ingreso del o los colaboradores a la oficina.

i) Los colaboradores que estén ejecutando trabajos dentro de la oficina en horarios fuera de su jornada laboral no podrán
retornar si salen de la misma.

j) Los colaboradores que han finalizado su jornada laboral y no tiene tareas pendientes que realizar, no podrán
permanecer en la oficina y deberán registrar y efectuar su salida.

k) Todo colaborador antes de salir deberá revisar que su puesto de trabajo quede asegurado y guardado todo objeto de
valor.

l) Todo colaborador que vaya a realizar visitas o trabajos a otras oficinas que no son de su lugar de trabajo normal,
deberán solicitar la autorización de su línea de supervisión y comunicar a Seguridad Física para permitir el ingreso a las
oficinas a visitar.
 CONTROL PARA LA ENTRADA Y SALIDA DE SOCIOS, INVERSIONISTAS, PROVEEDORES, Y OTROS:

a) Los socios, inversionistas y otros únicamente podrán ingresar a las oficinas de la cooperativa en horarios de atención al
público.

b) Los socios, inversionistas y otros no podrán permanecer dentro de la oficina una vez finalizado el horario de atención al
cliente. Salvo el caso que se encuentren a la espera de ser atendidos y deberán salir una vez hayan sido atendidos.

c) El ingreso de proveedores en las oficinas, se realizará previa la autorización del Delegado de Seguridad, quien debe
validar las credenciales, versus la autorización otorgada por Seguridad Física.

d) Los proveedores podrán ingresar únicamente con autorización, para lo cual los colaboradores solicitantes del servicio o
producto, gestionarán la autorización de ingreso con Seguridad Física y con 24 horas de anticipación, indicando:
nombres completos y números de cedula del personal, trabajos a realizar, hora de ingreso y salida de la oficina.

e) Los proveedores una vez que ingresen a la oficina no podrán salir hasta terminar los trabajos o completado la hora de
permanencia autorizada.

f) Todo proveedor que salga con objetos mobiliarios y/o equipos debe presentar la respectiva autorización escrita al
vigilante para poder sacar los bienes ahí detallados.
g) Los pasantes podrán ingresar previa notificación de Talento Humano a Seguridad Física, en los horarios
estipulados para realizar las pasantías.

h) Los pasantes no podrán salir durante su horario de pasantías salvo el caso de que tengan permiso por escrito
en el cual se especifique la hora de salida y retorno, otorgado por Jefe de Oficina.

i) Los pasantes podrán salir y retornar únicamente en la hora del almuerzo.

j) Todo ingreso y salida de proveedores, pasantes, visitantes deberán ser registrados por el vigilante en la
bitácora.

k) Todos los proveedores y otros, para poder ingresar deberán presentar al vigilante la autorización y un
documento que identifique a la persona donde conste la foto, nombre y número de cedula.

l) Está prohibido el ingreso de vendedores ambulantes e indigentes a las oficinas de la cooperativa.

m) Los socios, inversionistas, proveedores y otros deberán cumplir para poder ingresar con las
siguientes normas de seguridad de la cooperativa relacionadas con la prohibición de:

1. Porte de armas
2. Uso de celulares en hall de cajas
3. Uso de elementos que distorsionen o dificulten la identificación personal tales como: gorras o
sombreros, pasamontañas, gafas de sol o lentes oscuros, y otros elementos que oculten los
ojos o parte de la cara.
4. Uso de cámaras fotográficas y filmadoras.
5. Fumar en los interiores de las instalaciones.
6. Ingreso de mascotas.
7. Ingreso de bebidas alcohólicas.
8. Ingreso en estado etílico.
 DELEGADO DE SEGURIDAD

a) Jefe de Oficina, será quien cumplirá la función de Delegado de Seguridad. Su reemplazo ocasional en caso de
ausencia será su back up designado.

b) El Delegado de Seguridad, es el nexo de comunicación e información entre la oficina y Seguridad Física.

c) Las funciones específicas del Delegado de Seguridad son: supervisar, asesorar y exigir el cumplimiento de los
manuales, políticas, procedimientos e instructivos de seguridad, de todo el personal que labora en su oficina a
cargo. Adicional comunicar las novedades referentes a temas de seguridad suscitadas en la localidad.

d) Debe realizar el Minuto de Seguridad de lunes a viernes, antes de la atención al público con todos los
colaboradores de la oficina.

e) Constatar que los servicios de agua, luz, teléfonos, alarmas, etc., se encuentren en buen funcionamiento; de existir
novedades comunique inmediatamente a las áreas involucradas, a través del canal y procesos definidos para cada
caso.

f) Verificara que todas las puertas, ventanas, cerraduras y muebles, se encuentren en buen estado; en caso de
inconvenientes con los mismos tomar acciones inmediatas hasta la solución del inconveniente.
g) Supervisará que Responsable de Bóveda, antes de iniciar la atención al público, exigirá a los ejecutivos de ventanillas,
personal de vigilantes y limpieza, la entrega de los teléfonos celulares personales apagados. Los equipos serán
guardados en un cajón con las debidas seguridades en un tell key el interior del área de recuento o loocker externo que
igualmente tenga seguridad. Y se entregarán a sus propietarios después de culminada la jornada de atención al público.

h) Autoriza el ingreso de proveedores, previa validación de las credenciales versus el correo autorizado de ingreso por
Seguridad Física.

i) Ante cortes de energía eléctrica y el generador eléctrico no funcione o no exista, notificará a Seguridad Física.

j) Ante emergencias médicas de colaboradores o socios, solicitará apoyo al 911 e informará a Seguridad Física y
Seguridad, Salud Ocupacional.

k) Verificar que los vigilantes porten el botón de pánico en la apertura, operación y cierre de la oficina. De igual manera el
cumplimiento de instructivos por parte de los vigilantes, ante cualquier novedad debe informar a Seguridad Física.

l) Comunicar a Seguridad Física y a Riesgos Operativos, todo incidente, novedad o incumplimiento por parte del servicio
de vigilancia, proveedores y funcionarios, con respecto a las Políticas de Seguridad.

m) Comunicar cualquier evento o intento delictivo que se produzca en la agencia o en sus alrededores de la localidad.
VIGILANCIA ARMADA:

a) Los vigilantes tendrán responsabilidades y funciones específicas de seguridad y no podrán ser utilizados para realizar otras
tareas.

b) Los colaboradores no podrán tener ningún tipo de relación o parentesco con los vigilantes que laboran en las mismas oficinas.

c) Los vigilantes no pueden realizar tareas administrativas: mensajería, colocación de papeletas, reparaciones, transporte de
valores, tramitación de pagos a clientes, limpieza, etc.

d) Los vigilantes no podrán mantener en su custodia:

Copias de las llaves, salvo las previstas para la apertura dual y la llave de la garita de seguridad, si existiera.
Claves de los sistemas de alarmas y accesos.

e) Es prohibido el ingreso de los vigilantes y supervisores de las empresas de vigilancia a las áreas de valores como: bóveda,
recuento, cajeros automáticos, cajas, cuarto de equipos, cuartos de archivos o de custodia de tarjetas.

f) El vigilante no puede abandonar su puesto y tiene prohibido: fumar, ingerir licor, recibir visitas, hablar o enviar mensajes por
celular personal.

g) El único celular autorizado para uso de los vigilantes durante su horario de servicios es el de dotación de la empresa de
seguridad.

h) Los vigilantes no pueden dejar su armamento en el interior del área de valores; debe quedar en la garita de vigilancia o en el hall
de clientes dentro de una caja de seguridad.
i) Los colaboradores deben comunicar inmediatamente al Delegado de Seguridad, cualquier inconveniente, actitud
sospechosa o inusual que presenten los vigilantes, quien a su vez informará de inmediato a Seguridad Física.

j) Los vigilantes deben mantener una carpeta de seguridad con todos los documentos habilitantes de la empresa
actualizados: permisos, Políticas, procedimientos e Instructivos de seguridad teléfonos de emergencia (Personal de
Seguridad Física, Jefe de Oficina, Supervisor Operativo, Supervisión de seguridad del sector, UPC, Bomberos, casa de
salud más cercanos, Secretaría de Riesgos, empresa de agua potable, empresa eléctrica de la localidad, etc.)

k) El tiempo de visitas de supervisión de seguridad es mínimo de 20 minutos y en horarios aleatorios.

l) El tiempo de almuerzo asignado a los vigilantes es de 30 minutos y siempre se debe contar con relevo, en caso de no ser
posible debido a ubicación geográfica, se debe coordinar con el Responsable de agencia y CIS.

m) El uso del arma de dotación se lo hará en casos emergentes de acuerdo a las leyes vigentes e instructivos de la empresa
de seguridad.

n) Las Empresas de Vigilancia tienen prohibido realizar encuestas sobre el servicio que proporcionan a la red de oficinas y
edificios en general.
ACTUACIONES:

EN CASO DE ASALTO:

a) ANTES (Prevención)

Mantener una cultura de seguridad, lo cual implica:

 Cumplir con las políticas, normas y procedimientos de seguridad.

 Percatarse en el ingreso, permanencia, y salida de la oficina; de que no existan personas extrañas

observándonos.

 En caso de detectar personas sospechosas llamar a la Policía Nacional.

 Mantener una actitud de alerta.

 No divulgar información de la operatividad y funcionalidad de la oficina.

b) DURANTE:

 Presionar el botón de pánico, si la situación lo permite, y hágalo cuidadosamente sin exponerse a ser visto por los
delincuentes.

 Permanezca tan calmado como le sea posible.

 Permanecer absolutamente pasivo. No hacer ningún tipo de movimiento brusco o sospechoso.

 No haga ni más ni menos, de lo que el delincuente le exija.

 Obedecer las órdenes del atracador con la mayor calma posible. No hablar salvo para contestar alguna pregunta que haga
el antisocial.

 Si para cumplir alguna orden del atracador es preciso hacer algún movimiento extraño, explicar porque se hace.

 No intentar apresar o desarmar al delincuente, no interrumpir su huida ni emprender su persecución.

 Observar la fisonomía del atracador, si son varios elegir uno para observarlo, fijarse en los rasgos, acento, vestimenta, tipo
de arma, tatuajes, cicatrices, etc.

 Observar el vehículo utilizado para huir (placa, color, marca, tipo) y la dirección tomada.
c) DESPÚES:

 Apenas salgan los delincuentes de la oficina, se debe activar la alarma y comunicar inmediatamente a la Policía Nacional,
Seguridad Física y Auditoria.
 Cerrar la puerta de ingreso de la agencia y esperar el arribo de las autoridades.
 Evitar la salida de los clientes y entrada de curiosos y extraños
 Por ningún motivo los colaboradores deben salir de la oficina una vez ocurrido el asalto, hasta que las autoridades lo
permitan. Se exceptúa los casos por fuerza mayor.
 Si hay algún herido, prestar auxilio y solicitar urgentemente ayuda médica.
 Tratar de calmar a los clientes por si alguno sufre una crisis nerviosa.
 Conservar las pruebas que pudieron dejar los delincuentes, no moviéndolas ni tocándolas.
 Evitar discutir los detalles del atraco con otros compañeros, conservando cada cual sus propias observaciones para
relatarlas a la policía.
 No permitir el ingreso, ni dar ningún tipo de información a la prensa, en especial el monto de dinero sustraído.
 El Delegado de Seguridad es la persona autorizada, para colaborar y brindar apoyo a la Policía hasta la llegada del
personal de Seguridad Física en coordinación con Jefe Seguridad Física.
 En coordinación y con asesoría del Área Legal, se realizara la denuncia respectiva.
 EN CASO DE INTRUSIÓN:

a) El Delegado de Seguridad debe mantener actualizada la cadena de comunicaciones con los datos de los colaboradores
usuarios de los sistemas de seguridad de las oficinas, tales como: números telefónicos, dirección domiciliaria, etc. y remitir
esta información a Seguridad Física en cada actualización.
b) CIS llamará telefónicamente al Jefes de Oficina y al colaborador delegado de la apertura dual de la oficina, a quienes les
explicará el apoyo requerido y necesario para la verificación de la instalación.
c) El colaborador (delegado de apertura), que reciba la llamada debe acudir a la oficina, con la llave de la puerta de acceso
principal entregada a su custodia y responsabilidad.
d) En el exterior de la instalación estarán presentes; el vigilante, fuerza de reacción y Policía.
e) El colaborador entregará su llave al vigilante y permanecerá en el exterior de la oficina mientras dure la verificación
interna.
f) El vigilante, fuerza de reacción y Policía ingresarán y realizarán la verificación del interior de la instalación.
g) La instalación, no se podrá abrir sin la presencia de la Policía.
h) Seguridad Física, si lo considera necesario, a través del CIS solicitará la presencia del colaborador responsable de la
desactivación de los sistemas de alarma y llaves, que permiten el acceso a las áreas sensibles como bóveda, cajeros
automáticos, cuarto de equipos.
i) Concluida la revisión de la instalación, Seguridad Física dispondrá las acciones a seguir.
 Advertencia de confidencialidad

Este documento es confidencial y no puede ser reproducido total o

parcialmente sin autorización de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
Policía Nacional.

ENTREGA RECIBE

Ing. Patricio Suntaxi Ab. Yoshio Vélez

JEFE DE SEGURIDAD FÍSICA GERENTE GENERAL
COOPERATVA POLICÍA NACIONAL GLOBALSECURITY CIA.LTDA

04 de Julio de 2021