UD11 - MICROSOFT ACCESS - Pautas 5

Carlos Mur

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1.-INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para
imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se
puede agrupar más facilmente la información y agrupar totales.

Por ejemplo, se puede utilizar una fila para obtener información de producto y, a
continuación, varias filas extensibles para ventas de ese producto y por último, una fila de
totales de ventas para el producto. A continuación, la secuencia se repite para el siguiente
producto y así sucesivamente hasta el final del informe. O bien, quizás el informe sea un
listado sencillo de los datos en la tabla, en cuyo caso el esbozo puede contener solo una serie
de filas y columnas.

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2.-CREAR UN INFORME A PARTIR DE UNA TABLA
Para crear un informe a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de
navegación, haz clic en la tabla o consulta que contenga los datos del informe y, en la pestaña
Crear, clic en Informe. Comprobaremos que se crea un informe de forma automática.

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3.-CREAR UN INFORME A TRAVÉS DEL ASISTENTE
Podemos crear un informe a través de unas “propuestas” de plantilla que nos indica Access.
Para tal fin, es necesario seleccionar la tabla y darle a la opción “Asistente para Informes”.
Seleccionaremos la tabla o tablas y sus campos en la ventana de la derecha.

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3.-CREAR UN INFORME A TRAVÉS DEL ASISTENTE
Ahora podremos agrupar por un único campo en común, en nuestro ejemplo sueldo.

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3.-CREAR UN INFORME A TRAVÉS DEL ASISTENTE
Ahora indicaremos por qué campo o campos ordenamos.

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3.-CREAR UN INFORME A TRAVÉS DEL ASISTENTE
Si pinchamos, Opciones de resumen, podemos totalizar campos numéricos, calcular la media
aritmética, el número máximo y el mínimo.

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3.-CREAR UN INFORME EN BLANCO
Para crear un informe en blanco, seleccionaremos Crear, y haz clic en Informe en blanco o
también Diseño del Informe. Access abre un informe en blanco en la vista Presentación y
muestra el panel Lista de campos en la derecha de la pantalla. Una vez colocados los campos
se hace indispensable acceder a la opción de Diseño del Informe. Aquí modificaremos los
anchos, altos, colocación de campos, encabezados y pies sobre su diseño.

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ACTIVIDAD1 – INDIVIDUAL

Mediante la BB.DD. denominada Recursos Humanos o RRHH del ejercicio de formularios.

ü La tabla de Trabajadores contendrá, al menos, los siguientes campos:

Código de Empleado (autonumérico), Nombre, Sexo, Cargo, Departamento,
Comunidad Autónoma o CCAA, Fecha de Ingreso (fecha), Sueldo (numérico), Proactivo
(si/no), Evaluación 1-5 (numérico) e Imagen (datos adjuntos)

ü Agrupa por el campo CCAA (Comunidad Autónoma) y crea un resumen por sueldo.

ü Finalmente se creará un informe de la tabla Trabajadores.

ü Ahora crea una consulta de esta tabla en la que exista un campo calculado,
denominado IPC, que incremente el sueldo de los trabajadores en un 1,2%.

ü Agrupa por el campo sueldo y, en opciones de resumen, visualiza el máximo, mínimo,

total y media del nuevo campo calculado denominado IPC

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GLOSARIO DE TÉRMINOS
CAMPO: en el argot informático, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato
en particular. En bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se
puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir
campos en blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de cálculo los
campos son llamados celdas.

REGISTRO: representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla.

En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y
columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y
todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma
repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de
registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a
cada registro un campo clave para su búsqueda.

SGBDR: las siglas significan Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales, es decir, un
sistema en el que se relacionan varias tablas de una base de datos.

CLAVE PRINCIPAL: campo o conjunto de campos único, que identifican exclusivamente cada
registro almacenado. Por ejemplo el NIF de una persona. 10
REFERENCIAS DOCUMENTALES
ü Aula Click – “Crear Informes” - 2016
https://www.youtube.com/watch?v=MB48IM9f9mI

ü Microsoft - “Introducción a los informes” - 2018

https://support.office.com/es-es/article/introducci%C3%B3n-a-los-informes-en-
access-e0869f59-7536-4d19-8e05-7158dcd3681c

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RESULTADOS DE APRENDIZAJE

“Utiliza sistemas de gestión de bases de datos adaptadas a las necesidades que se planteen
en el tratamiento de la información administrativa, aplicando las opciones avanzadas”

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