MICROSOFT ACCESS

EJERCICIO DE PRACTICA DE CREACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE PEDIDOS CON MICROSOFT ACCESS PARTE 1 -2
Para la creación de un sistema de apoyo utilizando cualquier tipo de SGBD (Microsoft Access) primero se debe partir de un ANÁLISIS, lo cual permitirá: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Establecer el título del proyecto El objetivo general Los objetivos específicos Los requerimientos de información el sistema Modelo conceptual (Tablas y relaciones) La estructura de las tablas.

Una vez hecho el bosquejo o borrador del sistema, se procede a trasladar al programa para que sea el encargado de:  Establecer la integridad de la información  Tener mejor control en el ingreso y manejo (añadir, borrar, modificar y analizar) de los datos.  Dar seguridad a la información.  Obtener resultados (Consultas e Informes) de la información almacenada. Debemos recordar que para elaborar un sistema informática existe fases o ciclo de vida y que este debe cumplir con el propósito de su creación.

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MICROSOFT ACCESS PRIMER PASO: CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS En Microsoft Access 2007 y 2010 debemos tomar en cuenta que el tipo de archivo que se crea (.accdb), ya que en las versiones anteriores tenía una extensión .mdb

1.- Digitamos el nombre del archivo (extensión .accdb) 2.- Nos fijamos en la ubicación donde se guarda. 3.- Damos un clic Crear

Al iniciar ACCESS debemos cerrar la ventana de la tabla que se crea por defecto y ubicarnos en la Barra de Navegación para reconocer los objetos que maneja Access: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos.

Objetos de Access: Tablas, Consultas, Formularios e Informes

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MICROSOFT ACCESS SEGUNDO PASO: CREACIÓN DE LAS TABLAS La mejor manera de construir una TABLA es en MODO DE DISEÑO ya que a través de esta opción podemos ir configurando los campos como sus propiedades, para ello debemos ubicarnos en la cinta de opciones ubicado en la parte superior opción CREAR.

Las tablas que vamos a crear para el presente sistema son las siguientes:     Proveedores Productos Pedidos Detalle_Pedidos

No olvidemos que debemos partir de un ANÁLISIS PREVIO, donde se estableció las ENTIDADES (Tablas), sus características o atributos (Campos), su clave (Campo principal), el modelo conceptual y sus relaciones (una a uno, una a varios o varios a varios). Tabla Proveedores:

Para crear una tabla en Access se debe tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. El nombre de los campos deben ser cortos con el fin de poder utilizarlos más adelante. 2. Debe determinarse un tipo de dato de acuerdo a la información que se va almacenar. a. Texto.- para información corta nombres, direcciones, teléfonos. b. Memo.- para información mucha más amplia. c. Numérico.- para poder realizar operaciones matemáticas d. Fecha y hora.- Hay que determinar el formato fecha corta e. Moneda.- para datos contables f. Asistente para búsquedas.- cuando existe un conjunto de valores definidos (estado civil, género, ciudades, cantones, departamento de una empresa. Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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MICROSOFT ACCESS g. Existe otros tipos pero dependerá del tipo de información que se quiere almacenar. 3. La descripción de los campo no es obligatoria 4. En las propiedades de los campos debe configurarse adecuadamente, como: a. Tamaño.- El espacio que va utilizar en el almacenamiento de la tabla b. Formato.- se aplicaran sólo en los campos de tipo: fecha, numérico o moneda. c. Mascara de entrada.- Es muy importante controlar el ingreso de datos para eso se utilizaran los siguientes códigos: i. 0.- Para dígitos obligatorios: códigos, ruc, cedula ii. 9.- Dígitos no obligatorios: teléfonos iii. C.- Cualquier carácter y espacios en blanco: Direcciones iv. L.- Caracteres en forma obligatoria v. ?.- Cualquier carácter o espacios en blanco. vi. >.- convertir todo a mayúsculas vii. <.- convertir todo a minúsculas 5. Valor Predeterminado.- Cuando se conoce por defecto el inicio de alguna información: Fecha actual se aplica la función =fecha(), el valor de un cobro 15, etc. 6. Requerido, esta propiedad debe aplicarse tomando en cuenta el CAMPO o atributo de la tabla que se está creando, porque puede ser indispensable o no su ingreso. En los campos claves principales como secundarios se aplicara SI, y todos los demás NO. 7. Permitir longitud cero.- Es lo inverso de la propiedad REQUERIDO. 8. Indexado.- Todo campo principal debe ser indexado sin duplicados, los campos comunes es decir clave secundaria indexado con duplicados y todo campo adicional sin indexación. Los campos Ciudad y Tipo fueron creados con el asistente de búsqueda, ya que tienen valores definidos: Ciudad: Quito, Riobamba, Guayaquil, Ambato y Cuenca Tipo: Cia. Ltda., S. A., Mixta. NOTA.- Toda tabla debe tener su campo principal el que le permite identificar de manera única un registro. Para ello nos ubicamos en un extremo del diseño de la tabla para marcar el campo, y en la parte superior ubicamos el icono de CLAVE PRINCIPAL. Cuando se necesite marcar la clave secundaria se marca los campos requeridos y se pulsa CLAVE.

Determinar la clave principal

En muchas ocasiones cuando no se crea la clave el programa lo hace por sí sólo, teniendo luego que eliminarle, en una opción de la cinta que dice ÍNDICES. Es muy importante este paso porque de ello depende el éxito del ingreso de información y posterior a ello si manejo (ingreso, consultas, procesos e informes).

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MICROSOFT ACCESS Tabla Productos

El campo Tipo debe ser creado con el asistente de búsquedas para ingresar los datos conocidos como: Cerámicas; Porcelanatos; Pisos flotantes; Adoquines; Cenefas. Al igual que la tabla anterior debe tomarse en consideración todos los demás aspectos. No se ha incluido el campo total ya que se va a construir a través de una consulta utilizando el procedimiento de CAMPOS CALCULADOS (Total:Can_Inv*costo). Tabla Pedidos

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MICROSOFT ACCESS En está tabla se debe notar que existe el campo RUC que debe ser el mismo que de la tabla PROVEEDORES, con la excepción de que la propiedad INDEXADO en este campo de está tabla debe ser INDEXADO CON DUPLICADOS, ya que es una clave secundaria es decir depende de la tabla principal que es PROVEEDOR, por ende la tabla PEDIDOS es una tabla secundaria por su dependencia de información. El campo FORMA DE Pago (for_pago), esta creado con el asistente de búsqueda ya que sus valores serán: Contado, Crédito 30 días, Crédito 60 días y Crédito 90 días. Los campos Sub Total, descuento, iva y Total pedido (SubTotal, Des_ped, iva, tot_ped), deben ser tipo moneda y la propiedad REQUERIDO=NO para luego poder hacer una operación de CALCULO. Tabla Pedidos Producto

Esta tabla debe ser creada con los códigos principales de las tablas: PEDIDOS y PRODUCTOS, depende de ambas y más de ello posee sus propios características (atributos) es decir sus propios campos, como son: cantidad y el valor. Se ha omitido el campo total de igual manera ya que se procederá a realizar su cálculo en una consulta con CAMPOS CALCULADOS. NOTA: Para poder volver a modificar las propiedades de las tablas debe darse un clic derecho y seleccionar VISTA DE DISEÑO, ya que por lo contrario se abrirá la tabla directamente para el ingreso de datos. No olviden de revisar minuciosamente las propiedades de cada tabla ya que el éxito dependerá de su revisión. TERCER PASO: ESTABLECER LAS RELACIONES DE LAS TABLAS DE LA BASE DE DATOS Nos ubicamos en la parte superior de la ventana en la opción de la cinta HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS y seleccionamos RELACIONES. Página Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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Debemos marcar todas las tablas de nuestro sistema por una vez ya que sino se duplicarán y debemos eliminarles.

Una vez que las tablas estén presente se deben crear las RELACIONES, para ello debe arrastrar de una tabla hacia otra el mismo campo (CAMPO COMÚN) para que se establezca un tipo de relación (UNO A VARIOS) en la mayoría de los casos (DE UNA A UNO en el caso de una división de una tabla específica). Página Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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Se debe activar los casilleros: Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados, y damos un clic en CREAR. NOTA: En el caso de que el tipo de relación este. INDETERMINADA o de UNO A UNO, se debe volver a revisar las propiedades de los campos de las TABLAS.

CUARTO PASO: CREACIÓN DE LOS FORMULARIOS DE INGRESO DE DATOS No existe una regla exacta que diga que por cada TABLA construida se elabore un FORMULARIO, mucho tiene que ver del diseño, del manejo de datos y de la información que se requiera a futuro. Para este ejercicio se necesita previamente crear una consulta simple de CAMPOS CALCULADOS para la tabla PEDIDOS PRODUCTOS. Existen varias formas de crear formularios, los más utilizados son:    Diseño de Formulario Formulario en Blanco Asistente para formularios.

Debemos ubicarnos en la parte superior de la ventana en la cinta opciones CREAR y seleccionamos formularios, ASISTENTE PARA FORMULARIOS. Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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MICROSOFT ACCESS FORMULARIO PROVEEDORES Utilizando el asistente nos guiara paso a paso para construir el formulario deseado, lo importante es saber de qué quiero crear, si es de una tabla o de una consulta previamente creadas.

Como se puede apreciar en la imagen, una vez seleccionada la tabla aparecen los campos de la misma, los cuales deben ser seleccionados en el orden que se quiera ingresar para ello debemos ir dando un clic en la flecha que se encuentran en el centro de la ventana o en su efecto dar un clic en la doble flecha para que se pasen todos los campos de una vez, y damos un clic en SIGUIENTE.

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MICROSOFT ACCESS Luego de ello nos pide la distribución:

En la mayoría de los formularios se seleccionara EN COLUMNAS O JUSTIFICADO, que es la apropiada para el ingreso, actualización y eliminación de información. Se utilizara TABULAR u HOJA DE DATOS, en caso que se construya listado o un SUBFORMULARIO para ser incorporado en otro ya existente, y damos un clic en SIGUIENTE.

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Para terminar con el asistente de formularios el último paso es darle un nombre, se recomienda de igual manera que se mantenga los mismos que el programa lo pone y esta en relación con el nombre de la tabla o consulta que se utilizó.

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Botones de Control

Selector de Registros

Campos (Cuadros de texto – Cuadros combinados)

Etiquetas de los campos

Botones de navegación

El formulario posee muchos elementos y está formado por varias partes como: ENCABEZADO, DETALLE Y PIE. En el ENCABEZADO debe insertarse objetos u elementos que identifiquen los datos que se visualizan. En el DETALLE se visualizan todos los campos que conforman la tabla o consulta que fue utilizada En el PIE se ubicarán todos los botones para el manejo de la información. Se dará un clic derecho al formulario que se visualiza y seleccionamos DISEÑO DE FORMULARIOS.

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MICROSOFT ACCESS Una vez en el diseño del formulario procedemos a modificar la presentación del mismo:  Podemos colocar una imagen o texto en el encabezado, para ello utilizamos el CUADRO DE CONTROLES que se ubican en la cinta de opciones, si queremos solo texto marcamos ETIQUETAS seleccionamos un área y escribimos lo que deseamos, de la misma manera hacemos con las imágenes. En el pie de formulario insertamos del CUADRO DE CONTROLES la opción BOTÓN, se abrirá un asistente para lo cual seleccionamos:

o

o o  

Operaciones con registro, seleccionamos de la categoría OPERACIONES CON REGISTRO primer NUEVO REGISTRO y después insertamos otro botón para seleccionar ELIMINAR REGISTRO. Luego insertamos otro botón pero para este seleccionamos la categoría NAVEGACIÓN CON REGISTRO y nos ubicamos en BUSCA REGISTRO. El último botón a insertar en el pie del formulario será de la categoría OPERACIONES CON FORMULARIOS la opción CERRAR FORMULARIO.

Siga los pasos que le da el asistente llene la información que le pide y el proceso es muy sencillo y repetitivo para el resto de formularios. También se debe configurar las PROPIEDADES DEL FORMULARIO, activamos de la cinta de opciones el icono HOJA DE PROPIEDADES, debemos tener cuidado ya que cualquier objeto u elemento del formulario tiene su respectiva propiedad, y nosotros necesitamos dar propiedades al formulario, en las siguientes opciones: Estilos de los bordes: DIALOGO O FINO Selector de Registros: NO Barra de desplazamiento: NINGUNA (Dependiendo del formulario) Cuadro de control: NO Botón cerrar: NO.

o o o o o

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Una vez configurado el formulario en su diseño procedemos a ver el resultado:

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En el caso de que la ventana del formulario creada no se vea de esta manera, se debe configurar de igual manera las opciones del programa Access, para ello nos vamos a la Barra de Menú en la opción ARCHIVO y en l aparte inferior OPCIONES.

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En la parte izquierda nos ubicamos en la opción BASE DE DATOS ACTUAL, y a lado derecho veremos un conjunto de parámetros que se debe modificar de acuerdo al nivel del usuario. Para nuestro ejercicio nos ubicamos en TITULO DE LA APLICACIÓN e digitamos el nombre del Sistema en este caso Sistema de Pedidos. Luego de ello marcamos la opción VENTANAS SUPERPUESTAS, aceptamos y el programa nos pedirá que cerremos y volvamos a abrir la base. Una vez hecho todos los pasos la próxima vez que ingresemos veremos que el formulario se abrirá como una ventana normal. NOTA: Cuando copiamos el archivo de la base de datos de la Flash al rato de abrir se pone en la parte superior una barra en color amarillo que dice HABILITAR CONTENIDOS, debemos dar clic ahí para poder trabajar normalmente.

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MICROSOFT ACCESS FORMULARIO PRODUCTOS Al igual que el formulario PROVEEDORES seguimos los mismos pasos ya que en este ejercicio tanto la tabla PROVEEDORES COMO PRODUCTOS son TABLAS PRINCIPALES ya que no dependen de ninguna otra tabla.

FORMULARIO PEDIDOS Para este formulario debemos tener en cuenta un solo aspecto importante, que el RUC del proveedor debemos cambiar en el diseño por un control llamado CUADRO COMBINADO. Al utilizar este control se abrirá un asistente, que nos pedirá un conjunto de información que reemplazara al cuadro de texto normal por uno que nos permita seleccionar de una lista otro valor como el nombre del proveedor o el ruc, que fue ingresado en la tabla proveedores.

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Del asistente que se abre seleccionamos la primera opción, DESEO QUE EL CUADRO COMBINADO BUSQUE LOS VALORES EN OTRA TABLA O CONSULTA, SIGUIENTE

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Como el FORMULARIO PEDIDOS contiene el campo RUC que está relacionado en forma directa con LOS PROVEEDORES, debemos seleccionar la tabla proveedores, en este caso diremos que es dependiente y se constituye en una tabla secundaria o también llamada hija, SIGUIENTE

Se visualiza todos los campos de la tabla proveedores, y para hacer uso adecuado solamente seleccionaremos el campo RazSoc ya que queremos que aparezca un listado de todos los proveedores que anteriormente han sido ingresados y están almacenados en la tabla que les corresponde, SIGUIENTE.

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A continuación seleccionamos la opción para ORDENAR LOS REGISTROS, lo haremos por el campo que seleccionamos, SIGUIENTE.

Podemos visualizar los valores que se encuentran ya almacenados y que van aparecer al momento de ejecutar el formulario, SIGUIENTE.

Está es una ventana MUY IMPORTANTE ya que se debe indicar el CAMPO donde se va almacenar los resultados del CUADRO COMBINADO, debe ser el campo en común que une tanto PEDIDOS COMO PROVEEDORES es decir su RUC., SIGUIENTE.

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Para terminar se da un NOMBRE (ETIQUETA) que va aparecer dentro del formulario que le estamos modificando. NOTA: Se podría también incluir otro cuadro combinado del mismo proveedor para que se visualicen también el RUC. Se podría asumir que donde exista una relación de una a varios, en los campos donde son dependientes, es decir varios, en los formularios se debe reemplazar por CUADROS COMBINADOS.

Para este ejercicio se debe dejar un espacio donde se va insertar UN SUB FORMULARIO que será luego de crear una CONSULTA CON CAMPOS CALCULADOS – PRODUCTOS PEDIDOS, ya que es necesario por el hecho de que necesitamos calcular el total de la cantidad de productos por el valor unitario o costo unitario. Este formulario todavía no está completo, hasta poder insertar el detalle del pedido.

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MICROSOFT ACCESS FORMULARIO PEDIDOS – PRODUCTOS Para poder construir este formulario, lo primero que debemos hacer es una consulta simple con campos calculados. Nos ubicamos en la parte superior CREAR en la sección de consultas seleccionamos DISEÑO DE CONSULTAS.

Luego se visualizara todas las tablas creadas y relacionas, seleccionamos la tabla en este caso PRODUCTOS –PEDIDOS, y damos un clic en AGREGAR, cerramos la ventana.

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Tabla seleccionada y sus campos

Cuadricula del diseño de la consulta, se deben pasar los campos de la tabla

Como podemos visualizar en la imagen, al insertar la tabla se coloca en la parte superior, mientras que en la parte inferior encontramos una cuadricula del diseño de la consulta donde insertaremos los campos de la tabla más los CAMPOS CALCULADOS que fueren necesarios. A continuación trasladaremos todos los campos de la tabla productos – productos e insertaremos el siguiente campo calculado. total: can*valor (El campo calculado tiene una etiqueta y dos puntos al cual multiplicamos el campo can por el campo valor que están definidos en la tabla que estamos utilizando, debe ser igual porque si no habría errores.)

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También se deberá ordenar la consulta de acuerdo al campo principal o clave se en forma ascendente o descendente.

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MICROSOFT ACCESS En la parte superior podemos ver una opción que dice EJECUTAR, daremos un clic ahí para ver si la consulta funciona o no. caso contrario deberemos corregir hasta obtener el resultado. Una vez revisado el proceso procedemos a cerrar y guardar con un nombre es este ejercicio le pondremos INGRESOS. Creada la consulta con campos calculados creamos en la parte superior con la ayuda del asistente de FORMULARIOS el formulario INGRESOS en base ya no a la tabla sino a la consulta que acabas de crear. SIGUIENTE

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MICROSOFT ACCESS Como podemos visualizar en la construcción de este formulario en la ventana donde nos piden la DISTRIBUCIÓN aquí marcaremos la opción TABULAR, ya que se presentara en forma de lista los productos con sus cantidades, valores y totales (TIPO DETALLE DE UNA FACTURA). SIGUIENTE

Se le dará un nombre y se finalizará. INSERTAR EL SUBFORMULARIO INGRESOS EN PEDIDOS El Subformulario no es más que en formulario insertado en otro, para ello debemos siempre tomar en cuenta como está diseñado nuestro sistema de apoyo, ya que no siempre se debe utilizar. Es muy importante tomar en cuenta que los subformularios tienen mucha relación a la estructura del diseño de las tablas. Ya se creó el FORMULARIO PEDIDOS, ahora procedemos abrir pero en vista de diseño:

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MICROSOFT ACCESS De la parte superior del diseño nos ubicamos en CONTROLES, ubicamos la opción SUBFORMULARIO/SUBINFORME, e insertamos en el área o sitio donde queremos que se visualice. Se abrirá un asistente que nos ira guiando en los pasos que debemos seguir: 1. Lo primero es seleccionar el formulario previamente creado, para nuestro ejemplo se llama INGRESOS. SIGUIENTE

2. Definimos los campos que se vinculan, deben ser los mismos que establecimos en las relaciones de las tablas.

3. Ponemos un nombre al subformulario y FINALIZAR.

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NOTA: El formulario PEDIDOS debe configurarse en sus propiedades al igual debe agregarse los botones correspondientes de NUEVO, ELIMINAR, BUSCAR Y SALIR. El subformulario INGRESOS, no se debe configurar las propiedades, ni insertar los botones como los demás formularios, a este se debe reemplazar el código de productos por un CUADRO COMBINADO donde salga la lista de productos. CALCULO DE LOS CAMPOS DEL FORMULARIO PRINCIPAL (PEDIDOS) EN BASE A LA INFORMACIÓN DEL SUBFORMULARIO (INGRESOS). Para este ejercicio se hace necesario realizar un proceso que permita almacenar información que se genera en el subformulario (INGRESOS) y debe ser traslada a los campos del formulario principal (PEDIDOS). Para ello vamos a seguir los siguientes pasos: 1. Abrimos EN VISTA DE DISEÑO el formulario o subformulario INGRESOS, en el PIE del formulario abrimos un espacio e insertamos de los controles un CUADRO DE TEXTO.

Como se pude apreciar en la imagen el campo CÓDIGO DE PRODUCTO (cod_pro), está reemplazado por un cuadro combinado. El cuadro de texto que está en el PIE DEL FORMULARIO, se digito, =suma(total), donde suma es una función tanto de Excel como Access, y total es el campo calculado que se necesita totalizar. 2. Damos un clic al cuadro de texto donde está la función insertada y abrimos la hoja de propiedades.

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De la hoja de propiedades de la FICHA OTRAS, ponemos un nombre cualquiera para mi ejercicio vamos a poner R1, y en la FICHA FORMATO en la opción visible ponemos NO. 3. Volvemos al FORMULARIO PEDIDOS en vista de diseño, e insertamos un BOTÓN del cuadro de controles sin activar el asistente, el nombre del BOTÓN será CALCULAR.

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4. Entramos a la HOJA DE PROPIEDADES del botón CALCULAR, y nos ubicamos en la FICHA EVENTOS, en la opción AL HACER CLIC y damos seleccionamos PROCEDIMIENTO DE EVENTOS, damos un clic en los tres puntos que aparece.

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5. Ingresamos la siguientes líneas de comandos

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Como se puede apreciar en la imagen aparece la VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE VISUAL BASIC, aquí ingresaremos unas pequeñas líneas de comandos que nos permitirán trasladar los resultados que necesitamos en el formulario PEDIDOS.

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Lo que se acaba de crear es un procedimiento de Visual Basic que se ejecutara al momento de dar un clic en el botón CALCULAR.  Se utiliza la instrucción Me, para hacer referencia a los objetos que están dentro del formulario, es muy útil ya que muchas veces no sabemos el nombre exacto de los campos que están insertados. Se utiliza Forms!, para indicar el nombre del formulario principal en este caso PEDIDOS Se utiliza la estructura: IF para establecer la condición de la forma de pago THEN para realizar un proceso por verdadero, ELSE para realizar un proceso por falso, y END IF para terminar la estructura. Las demás instrucciones son las comunes que nosotros hacemos matemáticamente, tomando en consideración que estamos manejando base de datos.

 

QUINTO PASO: INSERTAR DATOS A LA BASE DE DATOS A TRAVÉS DE LOS FORMULARIOS Una vez que se ha creado la base de datos es decir:     Creación delas tablas con sus campos y propiedades. Establecer las relaciones entre las tablas Creación de los formularios con sus propiedades y botones Crear si fuere el caso las consultas para ingresos con campos calculados

Debemos ingresar gran cantidad de información a todas las tablas a través de los formularios para proceder a utilizar el resto de objetos que posee MICROSOFT ACCESS, y determinar las ventajas que se tienen al utilizar sistemas automatizados en el manejo de base de datos.

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PRÓXIMO TUTORIAL: CONSULTAS – INFORMES – MENÚS Y CONFIGURACIÓN FINAL DEL SISTEMA

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