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MICROSOFT ACCESS

EJERCICIO DE PRACTICA DE CREACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE PEDIDOS CON MICROSOFT ACCESS PARTE 1 -2
Para la creacin de un sistema de apoyo utilizando cualquier tipo de SGBD (Microsoft Access) primero se debe partir de un ANLISIS, lo cual permitir: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Establecer el ttulo del proyecto El objetivo general Los objetivos especficos Los requerimientos de informacin el sistema Modelo conceptual (Tablas y relaciones) La estructura de las tablas.

Una vez hecho el bosquejo o borrador del sistema, se procede a trasladar al programa para que sea el encargado de: Establecer la integridad de la informacin Tener mejor control en el ingreso y manejo (aadir, borrar, modificar y analizar) de los datos. Dar seguridad a la informacin. Obtener resultados (Consultas e Informes) de la informacin almacenada. Debemos recordar que para elaborar un sistema informtica existe fases o ciclo de vida y que este debe cumplir con el propsito de su creacin.

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MICROSOFT ACCESS PRIMER PASO: CREACIN DE LA BASE DE DATOS En Microsoft Access 2007 y 2010 debemos tomar en cuenta que el tipo de archivo que se crea (.accdb), ya que en las versiones anteriores tena una extensin .mdb

1.- Digitamos el nombre del archivo (extensin .accdb) 2.- Nos fijamos en la ubicacin donde se guarda. 3.- Damos un clic Crear

Al iniciar ACCESS debemos cerrar la ventana de la tabla que se crea por defecto y ubicarnos en la Barra de Navegacin para reconocer los objetos que maneja Access: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Mdulos.

Objetos de Access: Tablas, Consultas, Formularios e Informes

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MICROSOFT ACCESS SEGUNDO PASO: CREACIN DE LAS TABLAS La mejor manera de construir una TABLA es en MODO DE DISEO ya que a travs de esta opcin podemos ir configurando los campos como sus propiedades, para ello debemos ubicarnos en la cinta de opciones ubicado en la parte superior opcin CREAR.

Las tablas que vamos a crear para el presente sistema son las siguientes: Proveedores Productos Pedidos Detalle_Pedidos

No olvidemos que debemos partir de un ANLISIS PREVIO, donde se estableci las ENTIDADES (Tablas), sus caractersticas o atributos (Campos), su clave (Campo principal), el modelo conceptual y sus relaciones (una a uno, una a varios o varios a varios). Tabla Proveedores:

Para crear una tabla en Access se debe tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. El nombre de los campos deben ser cortos con el fin de poder utilizarlos ms adelante. 2. Debe determinarse un tipo de dato de acuerdo a la informacin que se va almacenar. a. Texto.- para informacin corta nombres, direcciones, telfonos. b. Memo.- para informacin mucha ms amplia. c. Numrico.- para poder realizar operaciones matemticas d. Fecha y hora.- Hay que determinar el formato fecha corta e. Moneda.- para datos contables f. Asistente para bsquedas.- cuando existe un conjunto de valores definidos (estado civil, gnero, ciudades, cantones, departamento de una empresa. Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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MICROSOFT ACCESS g. Existe otros tipos pero depender del tipo de informacin que se quiere almacenar. 3. La descripcin de los campo no es obligatoria 4. En las propiedades de los campos debe configurarse adecuadamente, como: a. Tamao.- El espacio que va utilizar en el almacenamiento de la tabla b. Formato.- se aplicaran slo en los campos de tipo: fecha, numrico o moneda. c. Mascara de entrada.- Es muy importante controlar el ingreso de datos para eso se utilizaran los siguientes cdigos: i. 0.- Para dgitos obligatorios: cdigos, ruc, cedula ii. 9.- Dgitos no obligatorios: telfonos iii. C.- Cualquier carcter y espacios en blanco: Direcciones iv. L.- Caracteres en forma obligatoria v. ?.- Cualquier carcter o espacios en blanco. vi. >.- convertir todo a maysculas vii. <.- convertir todo a minsculas 5. Valor Predeterminado.- Cuando se conoce por defecto el inicio de alguna informacin: Fecha actual se aplica la funcin =fecha(), el valor de un cobro 15, etc. 6. Requerido, esta propiedad debe aplicarse tomando en cuenta el CAMPO o atributo de la tabla que se est creando, porque puede ser indispensable o no su ingreso. En los campos claves principales como secundarios se aplicara SI, y todos los dems NO. 7. Permitir longitud cero.- Es lo inverso de la propiedad REQUERIDO. 8. Indexado.- Todo campo principal debe ser indexado sin duplicados, los campos comunes es decir clave secundaria indexado con duplicados y todo campo adicional sin indexacin. Los campos Ciudad y Tipo fueron creados con el asistente de bsqueda, ya que tienen valores definidos: Ciudad: Quito, Riobamba, Guayaquil, Ambato y Cuenca Tipo: Cia. Ltda., S. A., Mixta. NOTA.- Toda tabla debe tener su campo principal el que le permite identificar de manera nica un registro. Para ello nos ubicamos en un extremo del diseo de la tabla para marcar el campo, y en la parte superior ubicamos el icono de CLAVE PRINCIPAL. Cuando se necesite marcar la clave secundaria se marca los campos requeridos y se pulsa CLAVE.

Determinar la clave principal

En muchas ocasiones cuando no se crea la clave el programa lo hace por s slo, teniendo luego que eliminarle, en una opcin de la cinta que dice NDICES. Es muy importante este paso porque de ello depende el xito del ingreso de informacin y posterior a ello si manejo (ingreso, consultas, procesos e informes).

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MICROSOFT ACCESS Tabla Productos

El campo Tipo debe ser creado con el asistente de bsquedas para ingresar los datos conocidos como: Cermicas; Porcelanatos; Pisos flotantes; Adoquines; Cenefas. Al igual que la tabla anterior debe tomarse en consideracin todos los dems aspectos. No se ha incluido el campo total ya que se va a construir a travs de una consulta utilizando el procedimiento de CAMPOS CALCULADOS (Total:Can_Inv*costo). Tabla Pedidos

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MICROSOFT ACCESS En est tabla se debe notar que existe el campo RUC que debe ser el mismo que de la tabla PROVEEDORES, con la excepcin de que la propiedad INDEXADO en este campo de est tabla debe ser INDEXADO CON DUPLICADOS, ya que es una clave secundaria es decir depende de la tabla principal que es PROVEEDOR, por ende la tabla PEDIDOS es una tabla secundaria por su dependencia de informacin. El campo FORMA DE Pago (for_pago), esta creado con el asistente de bsqueda ya que sus valores sern: Contado, Crdito 30 das, Crdito 60 das y Crdito 90 das. Los campos Sub Total, descuento, iva y Total pedido (SubTotal, Des_ped, iva, tot_ped), deben ser tipo moneda y la propiedad REQUERIDO=NO para luego poder hacer una operacin de CALCULO. Tabla Pedidos Producto

Esta tabla debe ser creada con los cdigos principales de las tablas: PEDIDOS y PRODUCTOS, depende de ambas y ms de ello posee sus propios caractersticas (atributos) es decir sus propios campos, como son: cantidad y el valor. Se ha omitido el campo total de igual manera ya que se proceder a realizar su clculo en una consulta con CAMPOS CALCULADOS. NOTA: Para poder volver a modificar las propiedades de las tablas debe darse un clic derecho y seleccionar VISTA DE DISEO, ya que por lo contrario se abrir la tabla directamente para el ingreso de datos. No olviden de revisar minuciosamente las propiedades de cada tabla ya que el xito depender de su revisin. TERCER PASO: ESTABLECER LAS RELACIONES DE LAS TABLAS DE LA BASE DE DATOS Nos ubicamos en la parte superior de la ventana en la opcin de la cinta HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS y seleccionamos RELACIONES. Pgina Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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Debemos marcar todas las tablas de nuestro sistema por una vez ya que sino se duplicarn y debemos eliminarles.

Una vez que las tablas estn presente se deben crear las RELACIONES, para ello debe arrastrar de una tabla hacia otra el mismo campo (CAMPO COMN) para que se establezca un tipo de relacin (UNO A VARIOS) en la mayora de los casos (DE UNA A UNO en el caso de una divisin de una tabla especfica). Pgina Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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Se debe activar los casilleros: Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados, y damos un clic en CREAR. NOTA: En el caso de que el tipo de relacin este. INDETERMINADA o de UNO A UNO, se debe volver a revisar las propiedades de los campos de las TABLAS.

CUARTO PASO: CREACIN DE LOS FORMULARIOS DE INGRESO DE DATOS No existe una regla exacta que diga que por cada TABLA construida se elabore un FORMULARIO, mucho tiene que ver del diseo, del manejo de datos y de la informacin que se requiera a futuro. Para este ejercicio se necesita previamente crear una consulta simple de CAMPOS CALCULADOS para la tabla PEDIDOS PRODUCTOS. Existen varias formas de crear formularios, los ms utilizados son: Diseo de Formulario Formulario en Blanco Asistente para formularios.

Debemos ubicarnos en la parte superior de la ventana en la cinta opciones CREAR y seleccionamos formularios, ASISTENTE PARA FORMULARIOS. Ing. Jorge Fernando Cruz P.

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MICROSOFT ACCESS FORMULARIO PROVEEDORES Utilizando el asistente nos guiara paso a paso para construir el formulario deseado, lo importante es saber de qu quiero crear, si es de una tabla o de una consulta previamente creadas.

Como se puede apreciar en la imagen, una vez seleccionada la tabla aparecen los campos de la misma, los cuales deben ser seleccionados en el orden que se quiera ingresar para ello debemos ir dando un clic en la flecha que se encuentran en el centro de la ventana o en su efecto dar un clic en la doble flecha para que se pasen todos los campos de una vez, y damos un clic en SIGUIENTE.

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MICROSOFT ACCESS Luego de ello nos pide la distribucin:

En la mayora de los formularios se seleccionara EN COLUMNAS O JUSTIFICADO, que es la apropiada para el ingreso, actualizacin y eliminacin de informacin. Se utilizara TABULAR u HOJA DE DATOS, en caso que se construya listado o un SUBFORMULARIO para ser incorporado en otro ya existente, y damos un clic en SIGUIENTE.

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Para terminar con el asistente de formularios el ltimo paso es darle un nombre, se recomienda de igual manera que se mantenga los mismos que el programa lo pone y esta en relacin con el nombre de la tabla o consulta que se utiliz.

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Botones de Control

Selector de Registros

Campos (Cuadros de texto Cuadros combinados)

Etiquetas de los campos

Botones de navegacin

El formulario posee muchos elementos y est formado por varias partes como: ENCABEZADO, DETALLE Y PIE. En el ENCABEZADO debe insertarse objetos u elementos que identifiquen los datos que se visualizan. En el DETALLE se visualizan todos los campos que conforman la tabla o consulta que fue utilizada En el PIE se ubicarn todos los botones para el manejo de la informacin. Se dar un clic derecho al formulario que se visualiza y seleccionamos DISEO DE FORMULARIOS.

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MICROSOFT ACCESS Una vez en el diseo del formulario procedemos a modificar la presentacin del mismo: Podemos colocar una imagen o texto en el encabezado, para ello utilizamos el CUADRO DE CONTROLES que se ubican en la cinta de opciones, si queremos solo texto marcamos ETIQUETAS seleccionamos un rea y escribimos lo que deseamos, de la misma manera hacemos con las imgenes. En el pie de formulario insertamos del CUADRO DE CONTROLES la opcin BOTN, se abrir un asistente para lo cual seleccionamos:

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Operaciones con registro, seleccionamos de la categora OPERACIONES CON REGISTRO primer NUEVO REGISTRO y despus insertamos otro botn para seleccionar ELIMINAR REGISTRO. Luego insertamos otro botn pero para este seleccionamos la categora NAVEGACIN CON REGISTRO y nos ubicamos en BUSCA REGISTRO. El ltimo botn a insertar en el pie del formulario ser de la categora OPERACIONES CON FORMULARIOS la opcin CERRAR FORMULARIO.

Siga los pasos que le da el asistente llene la informacin que le pide y el proceso es muy sencillo y repetitivo para el resto de formularios. Tambin se debe configurar las PROPIEDADES DEL FORMULARIO, activamos de la cinta de opciones el icono HOJA DE PROPIEDADES, debemos tener cuidado ya que cualquier objeto u elemento del formulario tiene su respectiva propiedad, y nosotros necesitamos dar propiedades al formulario, en las siguientes opciones: Estilos de los bordes: DIALOGO O FINO Selector de Registros: NO Barra de desplazamiento: NINGUNA (Dependiendo del formulario) Cuadro de control: NO Botn cerrar: NO.

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Una vez configurado el formulario en su diseo procedemos a ver el resultado:

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En el caso de que la ventana del formulario creada no se vea de esta manera, se debe configurar de igual manera las opciones del programa Access, para ello nos vamos a la Barra de Men en la opcin ARCHIVO y en l aparte inferior OPCIONES.

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En la parte izquierda nos ubicamos en la opcin BASE DE DATOS ACTUAL, y a lado derecho veremos un conjunto de parmetros que se debe modificar de acuerdo al nivel del usuario. Para nuestro ejercicio nos ubicamos en TITULO DE LA APLICACIN e digitamos el nombre del Sistema en este caso Sistema de Pedidos. Luego de ello marcamos la opcin VENTANAS SUPERPUESTAS, aceptamos y el programa nos pedir que cerremos y volvamos a abrir la base. Una vez hecho todos los pasos la prxima vez que ingresemos veremos que el formulario se abrir como una ventana normal. NOTA: Cuando copiamos el archivo de la base de datos de la Flash al rato de abrir se pone en la parte superior una barra en color amarillo que dice HABILITAR CONTENIDOS, debemos dar clic ah para poder trabajar normalmente.

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MICROSOFT ACCESS FORMULARIO PRODUCTOS Al igual que el formulario PROVEEDORES seguimos los mismos pasos ya que en este ejercicio tanto la tabla PROVEEDORES COMO PRODUCTOS son TABLAS PRINCIPALES ya que no dependen de ninguna otra tabla.

FORMULARIO PEDIDOS Para este formulario debemos tener en cuenta un solo aspecto importante, que el RUC del proveedor debemos cambiar en el diseo por un control llamado CUADRO COMBINADO. Al utilizar este control se abrir un asistente, que nos pedir un conjunto de informacin que reemplazara al cuadro de texto normal por uno que nos permita seleccionar de una lista otro valor como el nombre del proveedor o el ruc, que fue ingresado en la tabla proveedores.

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Del asistente que se abre seleccionamos la primera opcin, DESEO QUE EL CUADRO COMBINADO BUSQUE LOS VALORES EN OTRA TABLA O CONSULTA, SIGUIENTE

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Como el FORMULARIO PEDIDOS contiene el campo RUC que est relacionado en forma directa con LOS PROVEEDORES, debemos seleccionar la tabla proveedores, en este caso diremos que es dependiente y se constituye en una tabla secundaria o tambin llamada hija, SIGUIENTE

Se visualiza todos los campos de la tabla proveedores, y para hacer uso adecuado solamente seleccionaremos el campo RazSoc ya que queremos que aparezca un listado de todos los proveedores que anteriormente han sido ingresados y estn almacenados en la tabla que les corresponde, SIGUIENTE.

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A continuacin seleccionamos la opcin para ORDENAR LOS REGISTROS, lo haremos por el campo que seleccionamos, SIGUIENTE.

Podemos visualizar los valores que se encuentran ya almacenados y que van aparecer al momento de ejecutar el formulario, SIGUIENTE.

Est es una ventana MUY IMPORTANTE ya que se debe indicar el CAMPO donde se va almacenar los resultados del CUADRO COMBINADO, debe ser el campo en comn que une tanto PEDIDOS COMO PROVEEDORES es decir su RUC., SIGUIENTE.

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Para terminar se da un NOMBRE (ETIQUETA) que va aparecer dentro del formulario que le estamos modificando. NOTA: Se podra tambin incluir otro cuadro combinado del mismo proveedor para que se visualicen tambin el RUC. Se podra asumir que donde exista una relacin de una a varios, en los campos donde son dependientes, es decir varios, en los formularios se debe reemplazar por CUADROS COMBINADOS.

Para este ejercicio se debe dejar un espacio donde se va insertar UN SUB FORMULARIO que ser luego de crear una CONSULTA CON CAMPOS CALCULADOS PRODUCTOS PEDIDOS, ya que es necesario por el hecho de que necesitamos calcular el total de la cantidad de productos por el valor unitario o costo unitario. Este formulario todava no est completo, hasta poder insertar el detalle del pedido.

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MICROSOFT ACCESS FORMULARIO PEDIDOS PRODUCTOS Para poder construir este formulario, lo primero que debemos hacer es una consulta simple con campos calculados. Nos ubicamos en la parte superior CREAR en la seccin de consultas seleccionamos DISEO DE CONSULTAS.

Luego se visualizara todas las tablas creadas y relacionas, seleccionamos la tabla en este caso PRODUCTOS PEDIDOS, y damos un clic en AGREGAR, cerramos la ventana.

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Tabla seleccionada y sus campos

Cuadricula del diseo de la consulta, se deben pasar los campos de la tabla

Como podemos visualizar en la imagen, al insertar la tabla se coloca en la parte superior, mientras que en la parte inferior encontramos una cuadricula del diseo de la consulta donde insertaremos los campos de la tabla ms los CAMPOS CALCULADOS que fueren necesarios. A continuacin trasladaremos todos los campos de la tabla productos productos e insertaremos el siguiente campo calculado. total: can*valor (El campo calculado tiene una etiqueta y dos puntos al cual multiplicamos el campo can por el campo valor que estn definidos en la tabla que estamos utilizando, debe ser igual porque si no habra errores.)

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Tambin se deber ordenar la consulta de acuerdo al campo principal o clave se en forma ascendente o descendente.

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MICROSOFT ACCESS En la parte superior podemos ver una opcin que dice EJECUTAR, daremos un clic ah para ver si la consulta funciona o no. caso contrario deberemos corregir hasta obtener el resultado. Una vez revisado el proceso procedemos a cerrar y guardar con un nombre es este ejercicio le pondremos INGRESOS. Creada la consulta con campos calculados creamos en la parte superior con la ayuda del asistente de FORMULARIOS el formulario INGRESOS en base ya no a la tabla sino a la consulta que acabas de crear. SIGUIENTE

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MICROSOFT ACCESS Como podemos visualizar en la construccin de este formulario en la ventana donde nos piden la DISTRIBUCIN aqu marcaremos la opcin TABULAR, ya que se presentara en forma de lista los productos con sus cantidades, valores y totales (TIPO DETALLE DE UNA FACTURA). SIGUIENTE

Se le dar un nombre y se finalizar. INSERTAR EL SUBFORMULARIO INGRESOS EN PEDIDOS El Subformulario no es ms que en formulario insertado en otro, para ello debemos siempre tomar en cuenta como est diseado nuestro sistema de apoyo, ya que no siempre se debe utilizar. Es muy importante tomar en cuenta que los subformularios tienen mucha relacin a la estructura del diseo de las tablas. Ya se cre el FORMULARIO PEDIDOS, ahora procedemos abrir pero en vista de diseo:

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MICROSOFT ACCESS De la parte superior del diseo nos ubicamos en CONTROLES, ubicamos la opcin SUBFORMULARIO/SUBINFORME, e insertamos en el rea o sitio donde queremos que se visualice. Se abrir un asistente que nos ira guiando en los pasos que debemos seguir: 1. Lo primero es seleccionar el formulario previamente creado, para nuestro ejemplo se llama INGRESOS. SIGUIENTE

2. Definimos los campos que se vinculan, deben ser los mismos que establecimos en las relaciones de las tablas.

3. Ponemos un nombre al subformulario y FINALIZAR.

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NOTA: El formulario PEDIDOS debe configurarse en sus propiedades al igual debe agregarse los botones correspondientes de NUEVO, ELIMINAR, BUSCAR Y SALIR. El subformulario INGRESOS, no se debe configurar las propiedades, ni insertar los botones como los dems formularios, a este se debe reemplazar el cdigo de productos por un CUADRO COMBINADO donde salga la lista de productos. CALCULO DE LOS CAMPOS DEL FORMULARIO PRINCIPAL (PEDIDOS) EN BASE A LA INFORMACIN DEL SUBFORMULARIO (INGRESOS). Para este ejercicio se hace necesario realizar un proceso que permita almacenar informacin que se genera en el subformulario (INGRESOS) y debe ser traslada a los campos del formulario principal (PEDIDOS). Para ello vamos a seguir los siguientes pasos: 1. Abrimos EN VISTA DE DISEO el formulario o subformulario INGRESOS, en el PIE del formulario abrimos un espacio e insertamos de los controles un CUADRO DE TEXTO.

Como se pude apreciar en la imagen el campo CDIGO DE PRODUCTO (cod_pro), est reemplazado por un cuadro combinado. El cuadro de texto que est en el PIE DEL FORMULARIO, se digito, =suma(total), donde suma es una funcin tanto de Excel como Access, y total es el campo calculado que se necesita totalizar. 2. Damos un clic al cuadro de texto donde est la funcin insertada y abrimos la hoja de propiedades.

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De la hoja de propiedades de la FICHA OTRAS, ponemos un nombre cualquiera para mi ejercicio vamos a poner R1, y en la FICHA FORMATO en la opcin visible ponemos NO. 3. Volvemos al FORMULARIO PEDIDOS en vista de diseo, e insertamos un BOTN del cuadro de controles sin activar el asistente, el nombre del BOTN ser CALCULAR.

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4. Entramos a la HOJA DE PROPIEDADES del botn CALCULAR, y nos ubicamos en la FICHA EVENTOS, en la opcin AL HACER CLIC y damos seleccionamos PROCEDIMIENTO DE EVENTOS, damos un clic en los tres puntos que aparece.

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5. Ingresamos la siguientes lneas de comandos

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Como se puede apreciar en la imagen aparece la VENTANA DE PROGRAMACIN DE VISUAL BASIC, aqu ingresaremos unas pequeas lneas de comandos que nos permitirn trasladar los resultados que necesitamos en el formulario PEDIDOS.

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Lo que se acaba de crear es un procedimiento de Visual Basic que se ejecutara al momento de dar un clic en el botn CALCULAR. Se utiliza la instruccin Me, para hacer referencia a los objetos que estn dentro del formulario, es muy til ya que muchas veces no sabemos el nombre exacto de los campos que estn insertados. Se utiliza Forms!, para indicar el nombre del formulario principal en este caso PEDIDOS Se utiliza la estructura: IF para establecer la condicin de la forma de pago THEN para realizar un proceso por verdadero, ELSE para realizar un proceso por falso, y END IF para terminar la estructura. Las dems instrucciones son las comunes que nosotros hacemos matemticamente, tomando en consideracin que estamos manejando base de datos.

QUINTO PASO: INSERTAR DATOS A LA BASE DE DATOS A TRAVS DE LOS FORMULARIOS Una vez que se ha creado la base de datos es decir: Creacin delas tablas con sus campos y propiedades. Establecer las relaciones entre las tablas Creacin de los formularios con sus propiedades y botones Crear si fuere el caso las consultas para ingresos con campos calculados

Debemos ingresar gran cantidad de informacin a todas las tablas a travs de los formularios para proceder a utilizar el resto de objetos que posee MICROSOFT ACCESS, y determinar las ventajas que se tienen al utilizar sistemas automatizados en el manejo de base de datos.

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PRXIMO TUTORIAL: CONSULTAS INFORMES MENS Y CONFIGURACIN FINAL DEL SISTEMA

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