CAPÍTULO 7 INFORMES

TABLA DE CONTENIDO

1. ¿QUÉ ES UN INFORME? ......................................................................................................................................266

2. CREACIÓN DE INFORMES....................................................................................................................................266

2.1 HERRAMIENTA INFORMES ............................................................................................................................. 267

2.2 CREACIÓN DE ETIQUETAS POSTALES ............................................................................................................. 270

2.3 CREACIÓN INFORMES UTILIZANDO UN ASISTENTE ....................................................................................... 272

2.4 HERRAMIENTAS INFORMES EN BLANCO ....................................................................................................... 275

2.5 CREACIÓN DE INFORMES DE FORMA MANUAL EN DISEÑO DEL INFORME ................................................... 275

3. PROPIEDADES DE LAS SECCIONES DEL INFORME ................................................................................................278

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CAPÍTULO 7 INFORMES

1. ¿QUÉ ES UN INFORME?

Un informe permite presentar de forma elegante los datos que hay en una tabla o consulta, es decir, es un conjunto
de información organizada, al que aplicamos un formato determinado, con la finalidad de poder presentar los datos
como información que se pueda usar y distribuir.

Los informes son un método eficaz para imprimir información que se utiliza con frecuencia. Es decir, cualquier relación
de datos ordenados, agrupados o diseñados de una forma determinada que queramos que salga por impresora en
una Base de Datos es un Informe: una factura, etiquetas postales, boletín de notas,…

Las principales características de un informe son:

 Presentar la información deseada y de la manera como se quiere ver.

 Puede agrupar varios registros en varios niveles, calculando totales y promedios de los valores de múltiples
registros a la vez.
 Es personalizable, pues podemos controlar el tamaño y la apariencia de cada una de sus secciones.

Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, y de información almacenada en el diseño del
informe, encabezado y gráfico. Por ello:

 Si los campos que se desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, basamos el informe en esa tabla.
 Si los campos se encuentran en más de una tabla, basaremos el informe en una consulta, que a su vez estará
basada en las tablas que necesite el informe.

2. CREACIÓN DE INFORMES

Access posee diferentes estilos diferentes de creación de informes, dependiendo de los datos que se quiera mostrar.
Así, se pueden destacar:

 Herramienta Informes, son informes básicos que se crean automáticamente.

 Creación de Etiquetas Postales
 Asistente para informes. Access nos ayuda al diseño del informe, agregando niveles de agrupamiento de los
datos y ordenando los registros por algún campo.
 Herramientas Informes en blanco.
 Creación de informes manualmente en Diseño del Informe.
 Creación de Informes Gráficos, donde los datos son mostrados en formato gráfico.

Para crear informes, nos colocaremos en la Ficha Crear, en el grupo Informes, y seleccionaremos la opción más
conveniente:

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2.1 HERRAMIENTA INFORMES

ACTIVIDAD Nº1. Informe basado en la Tabla TUTORES. Guardar el Informe como TUTORES
1º). Seleccionamos del panel de la derecha la tabla TUTORES.
2º). Desde la ficha Crear, en el grupo Informes, pulsamos el comando Informes, accediendo a la vista presentación
del informe:

Si cambiamos a la vista diseño, observamos que presenta las mismas secciones que los formularios:

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SECCIONES DE UN INFORME:

 Ecabezado y Pie del Informe: Títulos o etiquetas que deseamos que aparezcan en la primera y/o última
página del Informe.
 Encabezado y Pie de Página: Insertaremos todo aquello que queramos que aparezca en todas las páginas del
Informe, como por ejemplo, la fecha, el número de pagina, los datos mercantiles de la empresa,...etc.
 Sección Detalle: Destinada a los controles que nos ayudan a mostrar el resultado del informe.

Modificando el tamaño de los controles desde la vista diseño, el resultado final será:

Si nos fijamos en las cintas de opciones, aparece una nueva ficha llamada herramientas de presentación de informes,
con tres fichas más: Formato, organizar, configura página. Desde ellas se puede cambiar la presentación del Informe.
En concreto, desde la ficha Organizar, podemos cambiar la presentación de los datos en vez de Tabular (con forma de
tabla), en apilado o quitar el diseño.

Para cambiar la presentación, previamente hay que seleccionar la tabla de datos y pulsar el comando
correspondiente. Si lo ponemos apilado el resultado será:

Si cambiamos como anteriormente indicamos el tamaño de los controles, el resultado final será:

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ACTIVIDAD Nº2. En la actividad anterior, modifica el informe de forma que los datos personales de
cada tutor aparezca en páginas distintas. El resultado se verá desde la vista
preliminar del informe.

Para hacer que cada alumno aparezca en páginas distintas:

a) Colocarse al final de la sección detalle.

b) Pulsar sobre el botón de salto de paginas del cuadro de herramientas
c) Pinchar al final de la sección detalle.

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2.2 CREACIÓN DE ETIQUETAS POSTALES

Desde Access se nos permite diseñar Etiquetas Postales de forma muy sencilla. Como ya sabemos, todo lo que
queramos imprimir en una Base de Datos es un Informe, y por tanto, las etiquetas postales serán un Informe de
Access. Los datos de las etiquetas serán generados a partir de una tabla o consulta.

ACTIVIDAD Nº3. Generar las etiquetas con los datos personales de los alumnos, de forma que las
peguemos en los sobres a la hora de enviar las Notas por correo.
1º). Desde LA FICHA Crear, en el grupo Informes, en
el comando Etiquetas. En esta ventana
escogemos el modelo de etiqueta APLI,
referencia 1272.

2º). Desde esta ventana le damos formato al texto

de la etiqueta.

3º). Diseñamos el contenido de la etiqueta con los

campos de la tabla Datos Personales.

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4º). Pulsamos sobre el botón Siguiente para

seleccionar el campo por el que queremos
ordenar las etiquetas y elegimos el campo
Número de Expediente

5º). Pulsamos el botón Siguiente y nos pide el

nombre con el que queremos guardar este
informe. Escribimos, por ejemplo Etiquetas
expedientes:

6º). Hacemos clic sobre el botón Finalizar y se nos presentan de la siguiente manera:

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2.3 CREACIÓN INFORMES UTILIZANDO UN ASISTENTE

Es la opción más utilizada para crear informes de forma rápida, sencilla y potente. Además desde el Asistente nos
permite agrupar los datos de una determinada forma y/o ordenarlos.

ACTIVIDAD Nº4. Diseña un Informe basado en la tabla de DATOS PERSONALES de forma que muestre
todos los alumnos del centro agrupados según tengan o no hermanos en el centro.
1º). Aparecerá la siguiente ventana, en la cual
indicaremos la tabla o tablas en la que queremos
basar el informe, y los campos que intervienen.

2º). Agrupar por el campo Hermanos.

3º). Ordenar por el campo Apellidos

4º). Distribución en “Esquema” y orientación horizontal.

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5º). Estilo Oficina.

6º). Damos nombre al Informe y pulsamos el botón de

finalizar

7º). El resultado será:

Desde la vista diseño deberíamos cambiar el diseño del informe de forma que se vea los apellidos completos.

En el resultado del informe por un lado aparecerán los alumnos que sí tienen hermanos en el centro y después, los
alumnos que no tienen hermanos. Pero si quisiéramos además, que cada agrupamiento apareciese en páginas
distintas, entonces tendríamos que modificar el diseño del informe. Para ello, nos cambiamos a la vista diseño. Se
puede observar que se ha añadido una nueva sección al informe debido al agrupamiento, llamada “Encabezado
Hermanos”. Este encabezado lleva asociado también un “pie de hermanos” pero no se muestra. Para mostrarlo
bastará con pinchar en el el grupo Agrupación, en el comando Ordenar y agrupar:

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Pulsado en Más se nos despliega una serie de opciones en las que escogemos “con una sección pie”

Y en dicha sección insertaríamos el salto de página, obteniendo así cada agrupamiento en páginas distintas.

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2.4 HERRAMIENTAS INFORMES EN BLANCO

Si no estas interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, se puede utilizar la herramienta
Informe en blanco para crear un informe desde el principio, de forma muy rápida, especialmente si se quiere en
incluir sólo unos pocos campos en él.

Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números de
páginas o la fecha y hora del informe.

2.5 CREACIÓN DE INFORMES DE FORMA MANUAL EN DISEÑO DEL INFORME

Para generar un informe desde la opción diseño de Informe lo haremos, desde la ficha crear, en el grupo informes,
escogemos diseño del informe. Nos presenta la cuadrícula y/o la lista de campos de la o las tablas en la cual queremos
basar el informe.

En caso de no ver la lista de campos, pulsaremos el comando Agregar campos

existentes del grupo de Herramientas de la ficha Diseño:

Bastará con arrastrar los campos necesarios a las secciones del informe.

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ACTIVIDAD Nº5. Vamos a crear un Informe lo más parecido posible a un boletín de notas de los
alumnos. Guarda el informe como BOLETÍN NOTAS ALUMNOS

Para ello, el informe deberá estar basado en los campos de las dos tablas Datos
Personales y Notas, con lo cual como anteriormente hemos indicado bastaría con
arrastrar los campos desde la lista de campos hasta la cuadrícula, pero como
además necesito el campo calculado NOTA MEDIA creado en un consulta a
anterior, pulsaremos sobre el comando Hoja de Propiedades del grupo
herramientas de la ficha diseño, mostrándose la ventana de las propiedades del informe:

En la propiedad Origen del control se despliegan las

tablas y consultas existentes en la base de datos.
Seleccionamos, por tanto, la consulta NOTA MEDIA.

Pulsamos el comando Agregar campos de nuevo y

observaremos como el campo NOTA MEDIA aparece
dentro de la tabla Notas.

También podríamos haber creado nosotros un campo calculado llamado NOTA MEDIA desde propio informe sin
necesidad de basar el informe en la consulta anterior. Para ello:

1º). Desde nuestra caja de herramientas pinchamos en el botón Cuadro de texto.

2º). Pinchamos en la sección detalle en el lugar donde queremos insertar el campo calculado.
3º). Nos colocamos sobre el nuevo campo y mostramos Menu contextual/Propiedades
4º). En la propiedad Origen del Control ppulsamos sobre el generador de expresiones para introducir la fórmula,
tal y como lo hicimos con las consultas.

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La ventana ya está preparada para empezar a diseñar el Boletín de Notas. Para ello debemos insertar en cada sección
los siguientes elementos de forma que el aspecto final será el que se muestra en la siguiente página:

 En el encabezado de página insertaremos alineada a la derecha la fecha de hoy, y alineada a la izquierda una
etiqueta que muestre C.F.P ACADEMIA COTS.
 En el pie de página colocaremos los campos y las etiquetas que se muestra en la siguiente figura.
 En la sección Detalle los siguientes campos: Número de Expediente, Alumno, Dirección, Localidad, teléfono,
Matemáticas, Lengua, Filosofía, Latín, Historia e Inglés, que colocaremos tal y como se muestra en la figura.
Además añadiremos una etiqueta para indicar BOLETÍN DE NOTAS y un campo calculado para hallar la NOTA
MEDIA del alumno.

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Los registros que se muestran en un Informe, al igual que en los formularios, son todos los que hay. Si se quiere aplicar
alguna restricción o condición, es decir solo preguntar por los registros que se quiere mostrar, entonces estamos
aplicando un filtro en el propio Formulario o Informe. Ello lo podemos hacer de dos formas:

a. Desde la hoja de propiedades del informe en la propiedad Filtro.

b. Creando un consulta con cuadro de diálogo preguntado por el campo que se desee filtrar

ACTIVIDAD Nº6. En el Informe Boletín de Notas preguntar por el número de expediente del alumno
que se desea consultar el boletín. Guarda el informe como BOLETÍN NOTAS DE UN
ALUMN.

Para ello:

1º). En la consulta Base de Datos alumnos crearemos un cuadro de diálogo en el campo número de expediente.
2º). Basaremos el informe en dicha consulta tal y como indicamos anteriormente.

De esta forma solo nos mostrará el boletín de notas del alumno deseado.

3. PROPIEDADES DE LAS SECCIONES DEL INFORME

En la imagen anterior hemos visto las propiedades generales de un Informe, pero cada sección también tiene sus
propiedades que se mostrarán simplemente haciendo doble clic sobre el encabezado de la sección
correspondiente.

Propiedades del Encabezado del Informe: Propiedades del Encabezado de Página:

Propiedades del Detalle del Informe: Propiedades del Pie de Página del Informe:

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