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Tu primer Dashboard en piloto automtico listo en 30 minutos

Objetivo
Crear un Dashboard de ventas, paso a paso, utilizando Power BI. Este es un resumen de los
pasos que vas a seguir:

1. Conocer los orgenes de datos que vamos a utilizar


2. Instalar Power BI Desktop (si an no lo tienes instalado)
3. Obtener datos y cargarlos en el Modelo de Datos de Power BI
4. Mejorar el Modelo de Datos y crear algunos clculos DAX
5. Crear informes

Orgenes de datos
Descomprime el archivo DashboardPowerBI30minutos.zip en la carpeta
C:\Elfuturodelosdatos, si no existe debes crearla. Una vez descomprimido aparecern en ella
los ficheros:

- Ventas.mdb: Base de datos Access que contiene 4 tablas: Productos, Tiendas,


VentasCAB (Encabezados de ventas) y VentasDET (Lneas de ventas)
- Fecha.xlsx: Archivo Excel que contiene informacin para el anlisis por Fechas

Power BI Desktop
Para seguir este laboratorio guiado paso a paso, necesitas instalar en tu equipo la aplicacin
Power BI Desktop, que puedes descargar desde el siguiente enlace:

https://www.microsoft.com/es-ES/download/details.aspx?id=45331

Una vez has descargado el archivo de instalacin, haz doble clic sobre l y ve siguiendo las
diversas pantallas y pulsando en Siguiente hasta llegar al final. Es una instalacin muy
sencilla.

Nota: Power BI Desktop actualmente slo est disponible para Windows.

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Obtener datos y cargarlos en el Modelo de Datos de Power BI
Abre Power BI Desktop y cierra la ventana emergente con fondo amarillo que aparece.

Pulsa Arhivo -> Guardar, asigna el nombre DashboardPowerBI30minutos.pbix. Es


importante guardar correctamente desde el inicio y luego ir haciendo guardados adicionales
para evitar prdidas del trabajo realizado.

En el Ribbon (men superior), haz clic sobre la opcin Obtener Datos y en el men
que se despliega, haz clic sobre Mas.. y elege la opcin Access Database. Finalmente haz
clic sobre el botn Connect.

Elege el fichero Access llamado Ventas.mdb y pulsa el botn Abrir.

Selecciona las 4 tablas que hay disponibles, tal y como muestra la imagen:

Finalmente, pulsa el botn Cargar.

De nuevo en el Ribbon (men superior), haz clic sobre la opcin Obtener Datos y en
el men que se despliega, haz clic en Excel.

Elege el fichero Excel llamado Fecha.xlsx y pulsa el botn Abrir.

Selecciona la tabla llamada Fecha solamente, tal y como muestra la imagen:

Finalmente, pulsa el botn Cargar.

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Mejorar el Modelo de Datos
Ya tienes cargados todos los datos que necesitas. Para ver el modelo puedes utilizar las
diversas opciones que aparecen en la parte izquierda:

Navega por ellas y comprueba revisa el Modelo de Datos. Permanece en la ltima opcin
Relaciones.

Puedes comprobar que aparecen una serie de lneas que unen las diferentes tablas. Pero la
tabla Fecha no dispone de ninguna lnea que la relacione con el resto de tablas. Esto es debido
a que procede de un origen de datos diferente y debes establecer dicha relacin de forma
manual.

Haz clic en la columna Fecha de la tabla VentasCAB y sin soltar arrastra el cursor hasta la
columna Fecha de la tabla Fecha. Obtendrs el resultado que se ve en la imagen:

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Para verificar que la relacin se ha establecido por las columnas adecuadas, haz doble-clic
sobre la lnea que acabas de crear, entre las tablas VentasCAB y Fecha, vers el siguiente
formulario:

Vers las dos tablas que intervienen en la relacin, las columnas por las que se establece la
relacin (son las que aparecen con fondo gris, no tienen por qu llamarse igual, ha sido
coincidencia). Los elementos que hay debajo (Cardinalidad, etc.) quedan fueran del mbito de
este Laboratorio guiado paso a paso, pero es importante que ms adelante las estudies y
entiendas muy bien.

Ahora, vas a crear una jerarqua que te permita navegar a travs de Aos, Meses y Das con

una mayor facilidad. Haz clic en la parte izquierda, en la opcin Informe

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En la parte derecha de la pantalla, haz clic sobre la tabla Fecha y te aparecen los diversos
campos que la componen.

Haz clic en el botn que hay a la derecha del campo Ao y


selecciona la opcin Nueva Jerarqua. Arrastra hacia ella los campos: Ao, nbMes3L y Fecha.
Finalmente cambia el nombre de esta nueva jerarqua por Ao-Mes-Dia, para ello haz clic
con el botn derecho sobre ella y elige la opcin Renombrar. Obtendrs el siguiente
resultado:

Si lo consideras oportuno, puedes crear jerarquas adicionales, tanto en la Tabla Fecha


como en cualquier otra, por ejemplo, Ao-Semana-Dia, Ao-Trimestre-Mes-Dia,
SufFamilia-Producto. Este es un ejercicio opcional, si ves conveniente practicar un
poquito ms con las jerarquas.

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Toca seguir mejorando el modelo. Vas a crear una columna calculada y dos medidas utilizando
expresiones DAX (Data Analysis eXpressions). Hacemos clic en la parte izquierda, en la opcin

Datos

Creamos la columna calculada Beneficio utilizando la siguiente frmula: ImporteVenta


ImporteCoste. Para ello, selecciona la tabla VentasDET, haz clic con el botn derecho sobre
la columna ImporteCoste y selecciona la opcin Nueva Columna. En la parte superior
(similar a la introduccin de frmulas en Excel) escribe la siguiente expresin DAX:
Beneficio = [ImporteVenta] [ImporteCoste]

Crea una medida. Pulsa la opcin Nueva Medida en el men superior y escribe la siguiente
expresin DAX:
TotalVentas = SUM([ImporteVenta])

Repite el proceso creando las siguientes medidas adicionales:


TotalCostes = SUM([ImporteCoste])
TotalBeneficio = SUM([Beneficio])

Selecciona la tabla VentasCABy repite el proceso creando la siguiente medida:


Beneficio = [ImporteVenta] [ImporteCoste]

Con esto damos por finalizado el diseo de nuestro Modelo de Datos.

Resumiendo: has creado y revisado las relaciones entre tablas, que es fundamental para
obtener los resultados esperados, has creado tambin jerarquas, columnas calculadas y
medidas.

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Crear informes

Haz clic en la parte izquierda, en la opcin Informe y vers el lienzo en blanco de tu


primer informe, renombra Pagina 1 como Informe Ventas, haciendo clic con el botn
derecho del ratn sobre cada una de ellas y seleccionando la opcin Renombrar Pgina.

Este es el proceso a seguir para la creacin de informes:

- Arrastra campos de las tablas sobre el lienzo en blanco, si lo haces sobre un elemento
visual existente agregar ese campo a l, si lo haces sobre la parte que est en blanco
crear un nuevo elemento visual
- Puedes hacer clic en cualquiera de los elementos visuales (grficos, tablas,
segmentadores, mapas) y el elemento visual sobre el que ests posicionado, cambiar
al nuevo seleccionado

En primer lugar, te muestro el resultado que vas a obtener para que puedas seguir con mayor
facilidad los pasos para crearlo:

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Tabla Subfamilia, TotalVentas, TotalCostes, TotalBeneficio

Arrastra el campo SubFamilia de la tabla Producto al centro del lienzo en blanco. A


continuacin, arrastra los siguientes campos de la tabla VentasDET: TotalVentas,
TotalCostes, TotalBeneficio.

Puedes ajustar el tamao y posicin de la tabla libremente. Al igual que el resto de elementos
visuales que construirs a continuacin, para conseguir un informe similar al de la imagen.

Tipo de grfico:

Campos: Subfamilia, TotalVentas, TotalCostes, TotalBeneficio

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Segmentador Nombre Tienda

Tipo de grfico:

Campos: NombreTienda

Segmentador Ao

Tipo de grfico:

Campos: Ao

Tarjeta TotalVentas

Tipo de grfico:

Campos: NombreTienda, TotalVentas

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Grfico de lneas ImporteVenta y TotalBeneficio por AoMes

Tipo de grfico:

Campos: AoMes, TotalVentas, TotalBeneficio

Grfico de barras ImporteVenta y TotalBeneficio por Subfamilia

Tipo de grfico:

Campos: AoMes, TotalVentas, TotalBeneficio

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Mapa de calor TotalVentas por NombreTienda

Tipo de grfico:

Campos: NombreTienda, TotalVentas

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Conclusiones y pequea sorpresa
Ya has creado tu primer Dashboard y est totalmente operativo para que puedas interactuar
con l y analizar la informacin mostrada.

Espero que te haya resultado til la realizacin de esta prctica y te haya motivado a iniciar tu
aprendizaje sobre esta excelente herramienta llamada Power BI.

Por cierto, si es la primera vez que utilizas Power BI Desktop, es normal que el tiempo que
hayas necesitado sea superior, debido a que has tenido que familiarizarte con la herramienta y
te habr costado un poquito ms seguir las instrucciones. Una vez que tengas soltura con la
herramienta, hacer esta prctica, no te llevar ms de 15 minutos, todo se andar, son tus
primeros pasos.

Por ltimo quiero premiar a todos los que habis terminado esta prctica, os voy a considerar
alumnos destacados y estoy pensando en una serie de beneficios que os ir comentando por
email

Para entrar en el grupo de alumnos destacados y obtener dichos beneficios has de hacer lo
que indico a continuacin. Por favor lee con detalle y realiza lo siguiente:

Por favor entra en este enlace e introduce el importe que aparece en la Tarjeta
TotalVentas cuando filtras el ao 2012 y Tienda LaCorua.

Aqu lo muestro sin los filtros:

Es importante que rellenes todos los datos solicitados, incluido el mismo email con el
que te has suscrito, para que podamos identificarte como alumno destacado.

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