Guia Access

PRACTICA PROFESIONAL Gua ACCESS
UIGV - Sonia Rojas Marn 1

LIBRO DIARIO

Objetivo: Elaborar una Base de datos en MS-Access, que permita gestionar los datos del
Libro Diario y emitir el reporte con el diseo siguiente:



1. Crear la carpeta denominada CONTABLE en la unidad C:\
2. Ingresar a sistema Microsoft Access y crear una base de datos denominada CONTA.
3. Importar los datos contenidos en el archivo de Excel facilitado, el cual contiene el Plan
Contable Empresarial. (Ver pasos para importar en el Anexo 1)
4. Luego crear la Tabla DIARIO con la estructura siguiente:

Nota: La clave principal es el campo Id.
En los campos: DEBE, HABER e ID el tamao es Entero Largo
5. Ingresar en la tabla Diario los registros contables siguientes:

6. Crear la Tabla Cabeceras, la cual grabar los nmeros de voucher, la fecha del
registro y la glosa del asiento contable, con la estructura siguiente:
APERTURA
COMPRAS
DESTINO
VENTAS


Nota: La clave principal es el campo NUMVOU (nmero de voucher).

7. Ingresar en la tabla Cabeceras, los datos siguientes:

8. Para visualizar el contenido de la Tabla Plan debemos hacer doble clic en su nombre:

Nota: Para cerrar cada tabla hacer clic en X

Alternativa: Hacer Clic derecho en la pestaa PLAN y seleccionar Cerrar

RELACIONES ENTRE TABLAS

Para crear una relacin entre dos tablas seguiremos los siguientes pasos:


1. Cerrar las tablas que estn abiertas ya sea en Vista Diseo o Vista Hoja de Datos
2. Seleccionar la ficha Herramientas de base de datos y el botn Relaciones

1
2


3. En el cuadro de dialogo Mostrar Tabla seleccionaremos las tablas que queremos
relacionar, para nuestro ejemplo las tres tablas (PLAN, DIARIO y CABECERAS) podemos
hacerlo una por una o seleccionar todas usando la tecla SHIFT.

4. Una vez seleccionada(s), hacemos clic en el botn Agregar
5. Por ltimo, cerramos el cuadro Mostrar tabla y
visualizaremos la pantalla siguiente:

1
2


6. Cambiar la posicin de las tablas como se muestra a continuacin (arrastrar):

7. Para nuestro ejemplo la tabla PLAN se relacionar con la tabla DIARIO, para ello
debemos determinar cul es el campo comn en ambas tablas (CODIGO y CODCTA),
procedemos a arrastrar el campo CODIGO ubicndolo encima del Campo CODCTA,
cuando sueltes el mouse debemos visualizar la pantalla siguiente:

Nota: Podemos usar el botn de seleccin para cambiar de campo (si no se
muestra como en la pantalla.)


8. En el cuadro de dilogo Modificar relaciones hacemos clic en el botn Crear.

9. En esta pantalla observamos que la relacin se representa a travs de una lnea
entre los campos comunes (informacin del mismo atributo).

Con esto hemos relacionado las dos tablas, si deseamos observar o modificar la relacin, hacemos
doble clic en la lnea que une las tablas y visualizaremos la siguiente pantalla:

CODIGO


Por el momento no hacemos cambios, as que cerramos la pantalla (X)

INTEGRIDAD REFERENCIAL A LAS RELACIONES

Microsoft Access permite dar consistencia a las relaciones, es decir que existe una poltica al
actualizar y eliminar registros y el comportamiento con los registros relacionados, estas polticas
se denominan integridad referencial:
Pasos para asignar integridad referencial a las relaciones:
1. Cerrar las tablas que estuvieron abiertas (Vista Diseo o vista Hoja de Datos)
2. Seleccionar la ficha Herramientas de base de datos y el botn Relaciones
3. Hacer doble clic en la lnea que representa la relacin (en cualquier parte de la lnea).

4. En la ventana Modificar relaciones, hacer clic en la casilla Exigir integridad referencial



Y activar las casillas:
Actualizar en cascada los campos relacionados: si deseamos que se actualice el
valor del campo CODCTA de la tabla DIARIO al actualizar el valor del campo
CODIGO de la tabla PLAN.
Eliminar en cascada los registros relacionados: si deseamos que se eliminen los
registros que contengan el mismo valor en ambas tablas.

*Relacionar la tabla Cabeceras con la tabla Diario por el campo NumVou (nmero de
voucher), como se indica:



Grabar la relacin presionando CTRL + W.
Si la ventana Plan estaba abierta, la cerramos y volvemos abrir. Observa los signos ms (+) y haz
clic sobre ellos (de cualquier cuenta).



De la cuenta 12 estamos viendo los movimientos grabados en la tabla DIARIO, lo que
podra ser un Mayor Contable. Con el signo (-) vuelve a ocultarse los datos de la tabla
relacionada.

Elaborar un Informe que nos permita visualizar el reporte siguiente:

Nota final:
o Si agregamos ms asientos a la tabla Diario, estos se deben visualizar
automticamente en el Informe (reporte).



Anexo 1: Pasos para importar datos de Excel al MS-ACCESS
1. Recuperar el archivo PCGE.xlsx de la Intranet en Sesin 03 y guardarlo en C:\Contable.
2. Abrir el archivo del PCGE en Excel.

3. Grabar el archivo con el mismo nombre, pero con formato (Tipo): Texto delimitado por
tabulaciones



Debemos visualizar la siguiente pantalla donde seleccionaremos el botn Guardar



Cerrar el archivo
Visualizamos la carpeta CONTABLE



Ingresamos al ACCESS y recuperamos el archivo desde el Excel

Para abrir el archivo damos clic en: Datos externos / Archivo de texto

En la siguiente pantalla seleccionamos la ruta donde hemos grabado el archivo TXT. Ejemplo:
C:\CONTABLE\CONTA



Visualizaremos la siguiente pantalla, donde seleccionaremos el archivo PCGE.TXT y damos clic en
el botn Abrir

En la siguiente pantalla, seleccionamos la opcin Importar el origen y damos clic en el botn
Aceptar
1
2


En la siguiente pantalla seleccionamos la opcin Delimitado Caracteres y damos clic en el
botn Siguiente

1
2
1
2


En la siguiente pantalla seleccionaremos las opciones Tabulacin, Primera fila y damos clic
en el botn Siguiente

En la siguiente pantalla, opcin Tipo de dato: dice Entero largo debemos cambiarlo a Texto y
damos clic en botn Siguiente

1
2
3
1
2


Visualizaremos la siguiente pantalla:

En la siguiente pantalla seleccionamos la opcin Elegir la clave y damos clic en el botn
Siguiente

En la siguiente pantalla seleccionamos el botn Finalizar
1
2


En la siguiente pantalla seleccionamos el botn Cerrar

En la siguiente pantalla visualizaremos la tabla PCGE y para ver el contenido damos doble clic
en dicha
tabla.



Para finalizar cambiaremos la estructura de la tabla PCGE:

Campo CODIGO, Tipo de datos= Texto, Tamao del campo =10

Campo NOMBRE, Tipo de datos= Texto, Tamao del campo =100
|
1
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