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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas

Dinmicas


Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces
que pueden utilizarse para analizar, compartir y
administrar los datos con facilidad. Ms Excel a travs de
las tablas dinmicas le brindarn la posibilidad de resumir,
analizar, explorar y presentar datos de resumen. A travs
de los informes de grfico dinmico podr ver los datos de
resumen contenidos en un informe de tabla dinmica para
realizar comparaciones, patrones y tendencias.


Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc.
ISBN EN TRMITE
E-mail: acostanp@gmail.com
Web Site: http://.saccec.com/educacion/
Blog: http://www.aulaexcelavanzado.blogspot.com




MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 2

Contenido
TABLAS DINMICAS................................................................................................................................3
QU ES UN INFORME DE TABLA DINMICA?........................................................................................3
SUGERENCIAS PARA CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA ...........................................................4
CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA ............................................................................................6
CAMBIAR EL DISEO DEL INFORME DINMICO A VISTA CLSICA ........................................................10
HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA .................................................................................................13
RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINMICO .....................................................................................14
OPCIONES DE DISEO DE UN INFORME DINMICO .............................................................................20
ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINMICA .................................................................................24
CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA DINMICA ..................................................29
AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA .................................................................34
FRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA .............................................................................37
CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR ..............................................................................................41
GRFICOS DINMICOS .........................................................................................................................43
CREAR UN GRFICO DINMICO ...........................................................................................................43
OPCIONES DE DISEO DE GRFICO DINMICO ....................................................................................48
AGREGAR LNEAS DE TENDENCIA EN UN GRFICO DINMICO ............................................................49
BIBLIOGRAFA .......................................................................................................................................55

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TABLAS DINMICAS
Microsoft Office Excel 2010 es una herramienta eficaz que permite analizar datos en el rea ejecutiva
y empresarial.
Las tablas dinmicas te brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de
resumen.
A travs de los informes de grfico dinmico podrs ver los datos de resumen contenidos en un
informe de tabla dinmica para realizar comparaciones, patrones y tendencias, a travs de los cuales
podrs optimizar tus tareas repetitivas.
Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes
de datos. Utiliza un informe de tabla dinmica para analizar datos numricos en profundidad y para
responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
QU ES UN INFORME DE TABLA DINMICA?

Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir
rpidamente grandes volmenes de datos.
Los informes de tabla dinmica permiten analizar datos numricos en
profundidad y responder preguntas no anticipadas sobre los datos.

Un informe de tabla dinmica permite organizar la informacin cuando
deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista varios
datos para sumar y deseas realizar comparaciones distintas con los datos
obtenidos.
En el informe de tabla dinmica que se muestra a continuacin, se
puede visualizar fcilmente cmo se comparan las ventas de los equipos
de computacin en el tercer y cuarto trimestre, con las ventas de
cualquier otro equipo, trimestre, o con las ventas totales.

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En los informes de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos
de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume
varias filas de informacin.

En el ejemplo anterior, la columna Equipos se convierte en el campo
Equipos y cada registro de Computador se resume en un solo elemento
Computador.

Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores
que van a resumirse. El informe anterior contiene la suma del valor
Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna
Equipos contiene Computador y la columna Trimestres contiene cada uno
de los trimestres.

SUGERENCIAS PARA CREAR UN INFORME DE TABLA
DINMICA
Requisitos sugeridos para generar una tabla dinmica.
Se sugiere que todas las columnas estn rotuladas. Pues los ttulos
se convertirn en los campos de la tabla dinmica.
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Si no contiene un nombre una columna el momento de generar la tabla
dinmica generar el siguiente mensaje de error:

El nombre de campo de tabla dinmica no es vlido. Para crear un informe
de tabla dinmica debe usar datos organizados en forma de lista con
columnas rotuladas. Si desea cambiar el nombre del campo de la tabla,
debe escribir un nombre nuevo para el campo.


Observa que no tiene rotulada la columna que contiene los nombres.

No deben existir columnas vacas.
Se sugiere que el archivo est en su formato plano ms sencillo.
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Los nombres de las columnas deben estar relacionados con la
informacin que contiene cada columna.
Caractersticas de un informe dinmico
Una de las principales caractersticas de un informe dinmico es que
permite la actualizacin automtica de datos.
Maneja filtros avanzados.
Permite generar diversos tipos de informe para resumir los datos.
CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA
Un informe de tabla dinmica te permite:
Consultar grandes cantidades de datos.
Calcular el subtotal, agregar datos numricos y resumir datos.
Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados de
inters.
Desplazar filas a columnas y columnas a filas para obtener resmenes
diferentes de los datos de origen.
Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato a los subconjuntos de datos para
poder obtener la informacin de inters.

Prctica
En la empresa te han solicitado con urgencia un informe de tabla dinmica por
fechas, departamentos e ingresos. Que permita analizar el total de ingresos por
cada departamento de la empresa.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:
Ubica el cursor del mouse en el rea de datos de tu base de origen.
Selecciona la ficha Insertar.
En el grupo Tablas selecciona Tabla dinmica.
Haz clic en la opcin Tabla dinmica.
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Se visualiza el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.
En tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen. Si
no estn marcados, seleccinalos.
Selecciona la opcin Nueva hoja de clculo.
Luego haz clic en Aceptar.
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En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinmica para la versin
2010.
El informe dinmico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con lo
seleccionado anteriormente.
Observa que los rtulos de las columnas se han transformado en campos
de la tabla dinmica.
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Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se van
ubicando en la tabla dinmica.

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Arrastrar los campos de tabla dinmica
Tambin funciona si arrastras los campos entre las reas de la lista de campo
de tabla dinmica.
Por ejemplo, arrastra el campo fecha a la seccin de Filtro de informe.
El informe lucir as:



CAMBIAR EL DISEO DEL INFORME DINMICO A VISTA
CLSICA
Puedes redisear tu informe, por ejemplo, para cambiar a la vista clsica,
realiza lo siguiente:
Haz clic derecho sobre la tabla dinmica.
Selecciona Opciones de tabla dinmica.
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Se visualiza el cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica.
Activa con un visto la opcin Diseo de tabla dinmica clsica
(permite arrastrar campos en la cuadrcula).
Luego haz clic en Aceptar.

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Visualiza el diseo de la tabla dinmica clsica:

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HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA
Al seleccionar una tabla dinmica se activan las herramientas de tabla
dinmica.
Entre las herramientas estn las fichas de:
1. Opciones.
2. Diseo.
En la ficha de Opciones, estn los grupos:
Mostrar u ocultar, te permite listar los campos, visualizar los
botones y encabezados de los campos de la tabla dinmica.
En el grupo Herramientas se encuentran las herramientas para
generar grficos dinmicos, crear frmulas y administrar
herramientas OLAP.
En el grupo Acciones se encuentran las opciones para borrar,
seleccionar o mover un reporte dinmico.
En el grupo Datos tienes las opciones para cambiar y actualizar el
origen de una tabla dinmica.
En Ordenar encuentras las herramientas para organizar la
informacin en orden ascendente o descendente.
Agrupar te permite agrupar o desagrupar los campos de una tabla
dinmica.
La opcin de Campo activo, te permite expandir, contraer y
configurar un campo de la tabla dinmica.
La opcin Tabla dinmica, te permite manejar el diseo, formatos,
totales, filtros, formas de visualizar la tabla dinmica e impresiones.


En la ficha de Diseo estn los grupos:
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Estilos de tabla dinmica te permite aplicar estilos rpidos a una
tabla dinmica.
El grupo Opciones de estilos de tabla dinmica, permite activar
o desactivar encabezados de filas y columnas de un informe
dinmico.
El grupo Diseo te permite aplicar diseos de informe, totales y
subtotales.


RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINMICO
Al trabajar con informes dinmicos, una de las opciones muy utilizadas es la de
resumir los datos.
Prctica
En un concesionario te han solicitado con urgencia un informe dinmico que
resuma el total de las ventas de autos por modelos e indique la semana en la
que fue vendido, el valor y el nmero de autos vendidos.

Luego te han solicitado un reporte con el promedio de ventas de cada tipo de
vehculo.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:
Ubica el cursor del mouse en el rea de datos de tu base de origen.
Selecciona la ficha Insertar.
En el grupo Tablas selecciona Tabla dinmica.
Haz clic en la opcin Tabla dinmica.
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Se visualiza el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.
En Tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen.
Si no estn marcados, seleccinalos.
Selecciona la opcin Nueva hoja de clculo.
Luego haz clic en Aceptar.
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En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinmica para la versin
2010.
El informe dinmico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con lo
seleccionado anteriormente.
Observa que los rtulos de las columnas se han transformado en campos
de la tabla dinmica.

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Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se van
ubicando en la tabla dinmica.
Arrastra el campo SEMANA y Tipo Vehculo a Rtulos de Fila.
Al campo Valores arrastra los campos VALOR y CHASIS.
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Como puedes observar para conocer el nmero de autos vendidos se coloca el
campo CHASIS, este campo contiene informacin de tipo texto de tal forma que
automticamente se aplica la funcin Cuenta.

Ahora para calcular el promedio de ventas de cada tipo de vehculo realizaremos
lo siguiente:
Haz clic derecho en el campo a resumir, en este caso en VALOR.
Haz clic en Resumir por.
Selecciona Promedio.

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En Valores se visualiza en campo resumido en este caso Promedio de
VALOR.

Ahora intenta resumir las ventas por el valor mnimo.
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OPCIONES DE DISEO DE UN INFORME DINMICO
Las opciones de diseo de la herramienta de tablas dinmicas permiten
mejorar la presentacin de un informe dinmico.
Para esto realiza lo siguiente:
Selecciona el informe dinmico al que deseas aplicar un nuevo
estilo.
Haz clic en la ficha Diseo.
Elige el estilo que deseas.

Visualiza el resultado obtenido.
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Tambin puedes aplicar diseo de informes, para esto realiza lo siguiente:
Selecciona la ficha Diseo.
Haz clic en Diseo de informe.
Elige Mostrar en forma de esquema.
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Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar el Diseo de
informe.


En el diseo de tablas dinmicas puedes visualizar los subtotales de los
campos del informe dinmico, para esto realiza lo siguiente:
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Selecciona la ficha Diseo.
Haz clic en Subtotales.
Elige Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del
grupo.

Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar Subtotales.

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ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINMICA
La caracterstica ms importante de una tabla dinmica es que se puede
actualizar los datos de forma automtica.
Prctica
A la empleada Beln Salvador le han subido el sueldo bsico de 400 a 1000
dlares en el mes de Enero. Necesitamos que el informe dinmico se actualice
automticamente con el nuevo dato registrado en la base.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:
Selecciona el reporte dinmico a actualizar.
Presta atencin al dato a actualizar.
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Ingresa a la base de datos y observa el dato a actualizar para la empleada
Beln Salvador en el mes de Enero. Observa que su sueldo bsico es de
400 dlares.
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En la base de datos digita el nuevo sueldo bsico, en este caso ingresa
1000. Observa que automticamente los ingresos suben a 1132 dlares.
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Si observas el reporte dinmico, te dars cuenta que an no se ha
actualizado el dato. Para realizar la actualizacin automtica realiza lo
siguiente:
Selecciona la tabla dinmica.
Haz un clic derecho.
Selecciona Actualizar.
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Con la accin anterior, puedes observar que el dato de ingresos para Beln
salvador en el mes de Enero ha sido actualizado a 1132.
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CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA
DINMICA
La caracterstica ms importante de una tabla dinmica es que se puede
actualizar los datos de forma automtica. Pero Qu sucede cuando en tu base
de datos se ha ingresado nuevos registros?
A pesar de que actualices tu informe dinmico no se visualizan los nuevos
registros ingresados en la base.
Cmo solucionamos este caso?
Prctica
En la base de roles se han ingresado diez registros. Te solicitan realizar la
actualizacin del informe dinmico.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:
Visualiza en la base los nuevos registros ingresados.
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Ahora trata de actualizar tu informe dinmico.
Para esto selecciona la tabla dinmica, haz clic derecho y selecciona
Actualizar.

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Como puedes observar no se han actualizado los nuevos registros
ingresados.
Ahora lo resolveremos, para esto realiza los siguiente:
Selecciona el reporte dinmico a actualizar.
Haz clic en Opciones.
Selecciona Cambiar origen de datos.
Haz clic en Cambiar origen de datos...

Se visualiza el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla
dinmica.
Como observas, nicamente estn seleccionados los registros anteriores,
ms no los actuales.
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En el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica,
selecciona el nuevo rango, que incluir los nuevos registros.

Para actualizar la tabla dinmica con los nuevos registros realiza lo
siguiente:
Selecciona la tabla dinmica.
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Haz un clic derecho sobre la tabla dinmica.
Selecciona la opcin Actualizar.

Ahora en el filtro de Mes selecciona Todas.

Como puedes observar el informe dinmico se ha actualizado con los nuevos
registros.
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AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA
Es muy posible que requieras contar con informes que resuman la informacin
por aos, trimestres, meses, fechas.

Excel 2010, te lo permite con slo conocer una fecha, puedes agrupar por los
campos indicados anteriormente.
Prctica
En la base de ventas de autos. Te solicitan realizar un informe dinmico que
permita resumir la informacin por trimestres y meses.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:
Selecciona la tabla dinmica.
Selecciona la fecha.
Haz clic derecho.
Selecciona Agrupar.
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Visualiza el cuadro de dilogo Agrupar.
Selecciona los campos por los que deseas agrupar. En este caso selecciona
meses y trimestres.
Haz clic en Aceptar.
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Visualiza el resultado obtenido
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Para desagrupar el campo fecha realiza lo siguiente:
Selecciona el campo trim1, haz clic derecho opcin Desagrupar.
FRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA
Los informes dinmicos te permiten generar frmulas, y reutilizar los campos
calculados.
Prctica
En el informe dinmico de roles te han solicitado que calcules el 10% de los
ingresos. Y el total de los ingresos, que es igual a los ingresos ms el 10% de los
ingresos calculados anteriormente.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:
Selecciona la tabla dinmica.
Haz clic en Opciones.
Selecciona Clculos.
Selecciona Campos, elementos y conjuntos.
Haz clic en Campo calculado...
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Visualiza el cuadro de dilogo Insertar campo calculado.
En Nombre digita un nombre, por ejemplo 10% ingresos.
En Campos selecciona el campo a insertar, por ejemplo Ingresos.
Haz clic en Insertar campo.
En Frmula digita la operacin a realizar con el campo.
Haz clic en Aceptar.

Visualiza el resultado luego de aplicar la frmula.
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Ahora para calcular el total de los ingresos, que es igual a los ingresos ms el
10% de los ingresos calculados anteriormente.
Realiza lo siguiente:
Selecciona la tabla dinmica.
Haz clic en Opciones.
Selecciona Clculos.
Selecciona Campos, elementos y conjuntos.
Haz clic en Campo calculado...
Visualiza el cuadro de dilogo Insertar campo calculado.
En Nombre digita un nombre, por ejemplo Total ingresos.
En Campos selecciona el campo a insertar, en este caso primero insertar
el campo Ingresos.
Digita el operador para este caso el signo +.
Luego inserta el campo calculado anteriormente, para este caso 10%
Ingresos.
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Visualiza la frmula.
Haz clic en Aceptar.

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Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar la frmula.

CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR
Es muy posible que requieras contar con informes que resuman la informacin
con respecto al porcentaje total de una columna.
Prctica
Calcular el porcentaje de total de produccin en cada pas para el ao 2008
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:
Selecciona la tabla dinmica.
Selecciona el campo Suma de 2008.
Haz clic derecho.
Selecciona Configuracin de campo de valor.
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Visualiza el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.
Selecciona Mostrar valores como.
Selecciona % de la columna.
Haz clic en Aceptar.

Visualiza el resultado.
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GRFICOS DINMICOS
Los grficos dinmicos te brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de
forma visual.
Un informe de grfico dinmico representa grficamente los datos de un informe de tabla dinmica,
que en este caso se denomina el informe de tabla dinmica asociado.
CREAR UN GRFICO DINMICO
Un grfico dinmico permite resumir de forma visual los datos de un informe
dinmico.
Prctica
En la empresa te han solicitado con urgencia un informe grfico de los ingresos
mensuales de cada uno de los departamentos.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:
Selecciona la tabla dinmica.
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Haz clic en Opciones.
Selecciona Grfico dinmico.


En el cuadro de dilogo Insertar grfico.
Selecciona el tipo de grfico Columna.
Haz clic en Aceptar.
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Visualiza el grfico obtenido.


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Para ubicar el grfico en otra hoja realiza lo siguiente:
Selecciona el grfico.
Haz clic en Mover grfico.

En el cuadro de dilogo Mover grfico.
Selecciona Hoja nueva.
Haz clic en Aceptar.
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Visualiza el grfico obtenido.

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OPCIONES DE DISEO DE GRFICO DINMICO
Excel incorpora herramientas que permiten mejorar la apariencia de un
grfico dinmico.

Para lograr aplicar un nuevo estilo a tu grfico dinmico realiza lo
siguiente:
Selecciona el grfico.
Haz clic en Diseo.
Selecciona un estilo.


Luego de aplicar un estilo tu grfico lucir as:

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AGREGAR LNEAS DE TENDENCIA EN UN GRFICO DINMICO
Las lneas de tendencia son representaciones grficas de las tendencias
de los datos que puede usar para analizar problemas de prediccin.

Dicho anlisis tambin se denomina anlisis de regresin. Mediante el
anlisis de regresin, puede ampliar el significado de una lnea de
tendencia de un grfico ms all de los datos reales para predecir valores
futuros.

Permite mostrar hacia donde tienden sus datos. Por ejemplo, en este caso
se puede calcular la tendencia de los ingresos.

Una lnea de tendencia es ms fiable cuando su valor R al cuadrado es 1 o
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est cerca de 1.
Cuando ajusta una lnea de tendencia a sus datos, Excel calcula
automticamente su valor R al cuadrado basado en una frmula. Si lo
desea, puede mostrar ese valor en su grfico.

Una lnea de tendencia se puede aplicar en determinados grficos. Cuando
esta opcin est desactiva en el grfico, indica que no es posible aplicar
en ese tipo de grfico.

Prctica

En la empresa te han solicitado con urgencia un informe grfico de los
ingresos mensuales de cada uno de los departamentos. Adems quieren
conocer cul es la tendencia de los ingresos.

Para resolver este problema realiza lo siguiente:
Selecciona la serie de datos a la cual aplicars la lnea de tendencia,
para el ejemplo a la serie de Ingresos.
Da un clic derecho sobre la serie.
Selecciona Agregar lnea de tendencia...

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Se visualiza el cuadro de dilogo Formato de lnea de tendencia.
Selecciona la lnea de tendencia que deseas, para el ejemplo
selecciona Polinmica.
En Ordenacin selecciona 6.
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En Opciones de lnea de tendencia.
Activa la casilla Presentar el valor R cuadrado en el grfico.

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Selecciona Color de lnea.
Activa Lnea slida.
En Color selecciona un color.



Selecciona Estilo de lnea.
En Ancho selecciona el grosor de la lnea.
Selecciona Sombra.
En Color selecciona el color que deseas para la sombra.
Finalmente, haz clic en Cerrar.
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Visualiza el resultado final.



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BIBLIOGRAFA
1. Ayuda de Microsoft Excel 2010
2. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con la
Validacin de datos en Excel.
3. http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx
En este sitio encontrars ejemplos sencillos acerca de la validacin de datos en
Excel.
5. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos
Relacionados con funciones en Excel.
5. http://www.uv.mx/iip/enrique/sistemasII/apuntesexcel.pdf
Es un sitio del Instituto Tecnolgico Autnomo de Mxico en donde encontrars
generalidades de Excel y reglas para el uso de las bibliotecas de funciones.
6. http://www.mat21.etsii.upm.es\ayudainf\aprendainf\Excel2000\Excel2000.pdf
Es un sitio de la Universidad Politcnica de Madrid, que contiene un archivo .pdf que permite
aprender Excel desde lo bsico e introduce a la utilizacin de frmulas y funciones en Excel.
7. http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm
En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras.
8. http://office.microsoft.com/
Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel en el que podrs consultar
informacin ms detallada sobre cualquier tpico de MS Excel.
9. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052047113082.aspx?pid=CH062528393082
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
10. http://support.microsoft.com/kb/213740/es
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
11. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel