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PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL GUÍA

DE APRENDIZAJE TABLAS DINÁMICAS

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación:

 Código del Programa de Formación:
 Nombre del Proyecto:
 Fase del Proyecto:
 Actividad de Proyecto:
 Competencia:
 Resultados de Aprendizaje:
 Duración de la Guía:

2. PRESENTACIÓN

Para un eficiente, veraz e impactante desempeño al momento de generar informes y resúmenes de la

información que contiene grandes volúmenes de datos, la alternativa adecuada se lleva a cabo con las
Tablas Dinámicas. Herramienta muy poderosa que contiene la hoja de cálculo de Ms Excel en todas sus
versiones.

Es por esto que una de las habilidades y competencias que debe tener el usuario actual de Ms Excel es
poder generar estos resúmenes de datos incluyendo gráficos, mapas y filtros para un mejor análisis de
resultados y de esta manera llegar a tomar las mejores decisiones en su negocio.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de reflexión inicial

En una entidad financiera al momento de hacer un cierre mensual y al tener acceso un archivo con
todos los movimientos financieros de usuarios o clientes en determinada sucursal se desea crear el
informe de cada producto y su variación con respecto a los meses o periodos anteriores generando
saldos y gráficos comparativos, cual sería la mejor forma de llevarlo a cabo, que tipo de variables
entraría a analizar y al final a que conclusiones llegaría a obtener durante el proceso.

Para este planteamiento inicial el grupo debe identificar qué tipo de productos ofrecen las entidades
financieras a los usuarios, beneficios y dificultades. Qué tipo de programas se utilizan para elaborar
estos comparativos Plantear interrogantes tales como por qué debe un cliente escoger una entidad
financiera u otra para obtener mayor rendimiento de sus finanzas o son otros los aspectos que los
inclina hacia su escogencia.

Reflexión: ¿Qué programas cree usted que usan las entidades financieras para elaborar estos
informes? ¿Son creados por ellos o los adquieren en el mercado de software conocido por todos? ¿Qué
tipo de tecnología aplican en sus tareas rutinarias? ¿Ha usado usted algún tipo de servicio financiero y
porqué escogería alguno de ellos?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

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Considere que debe presentar en su puesto de trabajo la elaboración de un informe resumido de todas las
ventas del trimestre que esta almacenada en un archivo de Excel con el orden de cientos de registros para
exponerlos a niveles jerárquicos más altos y así llegar a conclusiones importantes para la toma de
decisiones.

Teniendo esta información disponible y discutiendo con su grupo de trabajo las alternativas posibles, qué
herramientas del Excel (asumiendo que no conoce las tablas dinámicas), ¿podría usar? ¿Qué otros
programas utilizarían para presentar el informe? ¿Qué pasos tendría en cuenta para iniciar ese proceso de
elaboración del informe? ¿Qué otros aspectos serian relevantes al momento de entregar y exponer un
informe de este tipo?

En cada caso escriba, en su cuaderno de apuntes los aportes e ideas al caso planteado y junto a su grupo
de estudio redacten una conclusión breve de sus observaciones.

Al terminar participe en la actividad de socialización.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y teorización)

Crear una Tabla en Excel

Las tablas de datos, también llamadas listas de datos (en las versiones anteriores de Excel), son conjuntos
de filas y columnas con datos conectados y administrados independientemente de los datos de otras filas
y columnas de la hoja de cálculo. Las tablas permiten administrar y analizar los datos con mayor facilidad.

Para crear una tabla y aplicarle formato para agrupar de forma visual los datos y analizarlos, se debe
seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionamos una celda con datos.
2. Seleccionamos Inicio > Dar formato como tabla.
3. Elegimos un estilo para la tabla.
4. En el cuadro de diálogo Dar formato como tabla, establecemos el rango de celdas.
5. Marcamos la opción La tabla tiene encabezados si procede.
6. Seleccionamos Aceptar.

Una tabla puede incluir los elementos siguientes:

Fila de encabezado. De forma predeterminada, una tabla tiene una fila de encabezado. Cada columna de
la tabla tiene activado el filtrado de la fila de encabezado para que pueda filtrar u ordenar los datos de la
tabla rápidamente

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Filas con bandas. El sombreado alternativo o las bandas en las filas ayuda a distinguir mejor los datos.

Columnas calculadas. Al introducir una fórmula en una celda de una columna de tabla, puede crear una
columna calculada en la que esa fórmula se aplica de forma inmediata a todas las otras celdas de esa
columna de tabla.

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Fila total. Una vez que agregue una fila de total a una tabla, Excel le proporciona una lista desplegable
Autosum para seleccionar entre funciones como SUMA, PROMEDIO, y así sucesivamente. Al
seleccionar una de estas opciones, la tabla las convertirá automáticamente en una función SUBTOTAL,
que omitirá las filas que se han ocultado con un filtro de forma predeterminada. Si desea incluir filas
ocultas en los cálculos, puede cambiar los argumentos de la función SUBTOTAL.

Controlador de tamaño. Un controlador de tamaño en la esquina inferior derecha de la tabla le permite

arrastrar la tabla hasta el tamaño que desee.

Trabajar de forma eficiente con los datos de la tabla

Excel tiene algunas características que le permiten trabajar de forma eficiente con los datos de la tabla:

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 Usar referencias estructuradas. En lugar de usar referencias de celda, como A1 y R1C1, puede
usar en una fórmula referencias estructuradas que hacen referencia a los nombres de tabla.

 Garantizar la integridad de los datos. Puede usar la característica de validación de datos

integrada en Excel. Por ejemplo, es posible que elija permitir solo números o fechas en una
columna de una tabla.

Las Tablas Dinámicas: Una tabla dinámica es una herramienta que proporciona el Ms Excel para resumir
información de una gran cantidad de datos con un procedimiento muy sencillo al ubicar los campos en las
filas o columnas que han de configurar el informe hacia determinadas zonas del panel de lista de campos
asociada a dicha tabla.

DATOS ESPACIO PARA

GENERAR INFORME

Para generar un informe de tabla dinámica primero debemos abrir el archivo que contiene los datos, revisar
que no existan registros en blanco y si los hay tenerlos en cuenta en los filtros posteriores. Convertir en
tabla el rango de datos para facilitar las referencias al momento de crearlos y además que el ingreso y
actualización de registros de la fuente de datos sea de forma automática. En esta imagen vemos que a partir
de los datos de la izquierda se genera la ventana emergente en la cual se especifica lo siguiente:

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En este cuadro de diálogo se debe especificar la ubicación de los datos para generar este informe. Si se
está posicionado en alguna celda de la tabla automáticamente el selecciona el rango incluyendo el nombre
de la hoja. También se puede especificar la ubicación del archivo de datos si no se tienen los datos en la
hoja activa y para ello está el botón de selección que dice “Utilice fuente de Datos externa”.

En la misma venta o cuadro de diálogo se elige en donde queremos insertar la tabla dinámica. Se puede
generar una nueva hoja o en una ya existente.

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Y por último podemos activar una casilla de verificación en la que podemos incluir varias tablas para generar
el informe de tabla dinámica.

En el siguiente enlace al video podemos revisar cual es el procedimiento para generar un informe de tabla
dinámica e identificar aquellos elementos principales del panel de lista de campos para llevar a cabo el
procedimiento:

Ver Video Como crear una Tabla Dinámica

Diferentes formas de mostrar los datos en la tabla dinámica

Para cambiar la forma en que se muestran los datos en una tabla dinámica hacemos clic en la configuración
de campo de valor como se muestra en la siguiente imagen y seleccionamos la pestaña resaltada en el
rectángulo de color rojo:

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Una vez seleccionada esta pestaña se despliegan las siguientes opciones al hacer clic en la flecha
ubicada al frente de la palabra Sin Cálculo:

De esta forma si seleccionamos la primera opción de la lista que es “% del total general”, veremos una tabla
dinámica dispuesta de la siguiente manera:

TABLA MOSTRANDO VALORES TABLA MOSTRANDO VALORES

“sin cálculo” “% del total general”

Una vez generadas estas tablas se llega a elaborar las conclusiones y análisis respectivas que sean
necesarias. También podemos insertar como complemento de ello gráficos dinámicos para complementar
los informes.

Se pueden consultar y revisar cada una de las opciones de la lista de como mostrar la información en la
tabla dinámica en el siguiente enlace de la página de soporte de Microsoft. Haga clic aquí.

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Insertar campos calculados en una tabla dinámica.

En los informes de Tabla dinámica se pueden insertar nuevos campos que incluyan fórmulas con los
campos ya creados. Ejemplo hallar porcentajes de incremento o calcular años entre fechas. Los pasos son
como se muestran en la siguiente imagen:

Imagen obtenida de Excel Avanzado -Acosta 2021

Segmentación de datos

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La segmentación de datos es una forma de filtrar información en las tablas dinámicas y así obtener un mejor
diseño e interactividad con el informe final. Hay dos tipos de segmentos, uno para las fechas (escalas de
tiempo) y para el resto de los campos que tienen diferentes tipos de datos.

Cuando insertamos segmentación en escala de tiempo se puede definir si se hace filtrado por años, meses,
trimestres o días.

Los segmentos de datos se pueden conectar o asociar no solo a una tabla dinámica sino a varias de ellas.
Para realizar este proceso solo hay que seleccionar el segmento y escoger la tabla dinámica que desea
asociar al segmento como se muestra en la imágen

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Gráficos Dinámicos

Los gráficos dinámicos son una forma excelente de agregar visualizaciones de datos a los datos.

Video cómo crear gráficos dinámicos

Crear un gráfico dinámico

7. Seleccionamos una celda en la tabla.

8. Seleccionamos Insertar > gráfico dinámico .

9. Seleccionamos dónde quiere que aparezca el gráfico dinámico.
10. Seleccionamos Aceptar.
11. Seleccionamos los campos que se mostrarán en el menú.

Datos de gastos domésticos Gráfico dinámico correspondiente

Crear un gráfico a partir de una tabla dinámica

1. Seleccionamos una celda en la tabla.
2. Seleccionamos Herramientas de tabla dinámica > analizar > gráfico dinámico.
3. Seleccionamos un gráfico.
4. Seleccionamos Aceptar.

Generar un Tablero de Control (Dashboard)

Un Dashboard o tablero de control en Excel es un informe o cuadro interactivo que contiene tablas
dinámicas, gráficos dinámicos, filtros (segmentos de datos) y mapas que permiten exponer de forma visual
indicadores

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(kpi’s) críticos de la organización y así llegar a la toma de decisiones correcta.

Estos son algunas imágenes de ejemplo de un dashboard o tableros de control que muestran el resumen de
información basado en todos los elementos descritos anteriormente.

Para elaborar un Dashboard hay que tener en cuenta una serie de pasos y así lograr un buen diseño para
su posterior análisis:

a) Definir objetivo del dashboard y establecer los KPI (indicadores claves de rendimiento)

En la elaboración de un proyecto o para crear un dashboard en Excel, lo primero que debemos

hacer es definir un objetivo. Existen interrogantes que debemos plantearnos al momento de
establecer este primer punto: ¿Para qué se crea el informe?, ¿qué área de nuestra organización
requiere este reporte? ¿Qué información necesitamos incluir en este dashboard?
Muy ligado al cumplimiento de estos objetivos, están los indicadores que precisamente ayudan a
medir si una acción nos acerca al cumplimiento de los objetivos de un proyecto o estrategia.

Un KPI debe tener características que permitan establecer valores específicos, medibles,
alcanzables, relevantes y con límite de tiempo. También esto depende del tipo de negocio que se
tenga. Por ejemplo, para un informe de ventas podría tenerse como KPI las ventas mensuales,
utilidad de ventas, volumen de devoluciones y pérdidas por mencionar solo algunos.

b) Disponer de la base de datos para generar el resumen debidamente revisada ya sea importada de
otras fuentes o almacenada desde el mismo Excel

De esta base de datos o tabla que puede estar creada en Excel o también importada de una fuente
de datos externa como Access o Sql, se puede conocer información relevante que las tablas
dinámicas pueden resumir muy fácil. Siguiendo el ejemplo de las ventas, podríamos hablar de
quienes son los mejores vendedores, cuáles son los mejores clientes, cuantos artículos se venden
de ciertas categorías, etc..

Una vez que tengamos definida la base de datos que genera el informe hay que verificar que los
datos que la conforman son correctos, que son del mismo tipo que se configuraron para un
determinado campo o si están bien ingresados a la tabla.

c) Determinar la estructura del Dashboard

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Se debe organizar el libro de Excel de tal manera que los nombres de etiquetas de las hojas sean
adecuados, una para la tabla de datos, una para las tablas dinámicas otra para el dashboard. El
color del informe o estilo sea estándar para los elementos que lo conforman como gráficos,
segmentos, mapas e indicadores. La ubicación de estos elementos debe ser diseñada previamente
para resaltar características importantes y establecer un equilibrio visual al momento de presentarlo.

d) Comprobar su funcionamiento

Hay que verificar las conexiones de los segmentos que afectan las tablas y gráficas dinámicas del
informe. Una vez se seleccionan algunos segmentos tanto de datos como de escala de tiempo hay
que comprobar cómo se comporta el dashboard y tendremos un dashboard efectivo que ha tenido
en cuenta todas las variables incluidas desde un principio.

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento

Apreciado aprendiz, el objetivo de esta actividad es que usted realice una serie de tablas y
gráficas dinámicas para que al final del informe se resuma todo en un tablero de control o
Dashboard.

Actividad 1.

Descargue, revise y configure la información contenida en el archivo llamado taller-

tablas.xls que se anexa para realizar la actividad.

Realice los ejercicios propuestos, lea detenidamente cada enunciado y ponga en práctica
los temas vistos en esta guía.

Actividad 2.

Descargue, revise y configure la información contenida en el archivo llamado

BaseDatosGuiaTablasDinamicas.xls que se anexa para realizar la actividad de forma
individual.

La revisión y configuración de la información contenida en el archivo, implica verificar si

hay registros duplicados, ajustar anchos de columna, aplicar formatos numéricos,
convertir en tabla de Excel y definir con un nombre a la base de datos.

Actividad 3.

1. Genere una Tabla Dinámica en una hoja nueva que muestre el total de Ventas por tienda.
2. Genere una segunda Tabla dinámica que muestre el total de ventas por Categoría de productos.
3. Genere una tercera Tabla dinámica que identifique la cantidad de productos por cada categoría.
4. Genere una tabla Dinámica que muestre el volumen de ventas por mes.
5. Incluya una gráfica dinámica para el punto anterior. Establezca el tipo de gráfico que mejor
determine esta información.
6. Incluya indicadores importantes dentro del tablero de control o dashboard
7. Elabore el diseño en papel de la estructura que tendrá el dashboard o tablero de control. Incluya
todos los elementos creados anteriormente, tome una foto de ese esquema e insértela o péguela
en el libro de Excel donde quedarán las tablas dinámicas.

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : El aprendiz reconoce la Observación

manera de generar,
configurar y analizar la
información que se obtiene
en una tabla dinámica.

Evidencias de Desempeño: El aprendiz atiende todas las Observación

indicaciones dadas en la guía

Evidencias de Producto: Las evidencias entregadas Listas de Chequeo

son implementadas de
acuerdo a las indicaciones
dadas.

5.GLOSARIO DE TÉRMINOS

Actualizar: Realiza la actualización de los datos de la tabla si se han introducido modificaciones en

la fuente de datos desde la que se ha creado.

Botones +/-: Permiten mostrar u ocultar la información de las líneas en las que aparecen.

Cambiar origen de datos: Sirve para modificar la serie inicial de datos que formaron la tabla
dinámica.

Campo activo: Se refiere a la celda en la que estas situado en un momento dado y permite realizar
multitud de cambios sobre ella.

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Configuración de campo: Permite respecto a las filas y columnas establecer una serie de acciones
como subtotales, filtros, establecer el formato de los datos numéricos, realizar un diseño y forma
de impresión.

Configuración de campo valor: Se emplea para establecer la operación (Suma, Promedio, Cuenta,
…) que se realizará con los datos de la tabla, asimismo se puede cambiar el formato número y
mostrar los valores como % en relación a la fila, la columna, el total y otros.

Estilos de tabla dinámica: Formatos predefinidos de las tablas dinámicas para personalizarlas.

Filtros de informes: Permite fijar una cabecera en la tabla en la que se podrá realizar filtros de
información que se mostrarán en la tabla.

Gráfico dinámico: A partir de una tabla dinámica confeccionada realiza la representación gráfica
de la misma. Además puedes crear de partida un gráfico dinámico sin necesidad de crear la tabla
antes.

Lista de campos: Es la ventana o panel en el que aparecen los campos que puedes seleccionar para
formar la tabla dinámica. En concreto puedes seleccionar los rótulos columnas, rótulos filas,
Valores y Filtros de informe.

Opciones y Diseño: son las dos pestañas adicionales de la tabla dinámica que se muestran cuando
haces clic encima de la misma.

Rótulo columnas: Son los datos que aparecerán en las columnas de la tabla.

Rótulo de filas: Son los datos que aparecerán en las filas de la tabla.

Valores: Son los datos que aparecerán en la zona central de la tabla sobre los cuales podrás
establecer diferentes operaciones como Suma, Contar, Promedio y Otros.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Construya o cite documentos de apoyo para el desarrollo de la guía, según lo establecido en la guía de
desarrollo curricular.

Soporte Microsoft 365 – Obtenido de:

https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-una-tabla-din%C3%A1mica-para-analizar-datos-
deuna-hoja-de-c%C3%A1lculo-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576

Soporte Microsoft 365 – Obtenido de:

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https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-gr%C3%A1fico-din%C3%A1mico-
c1b1e0576990-4c38-b52b-8255538e7b1c

Claudio Peña (2016) - Excel 2016 – Tablas dinámicas: De usuarios principiantes a expertos - Curso visual y
práctico – 15. Ed. RedUSERS. Obtenido de:

https://books.google.com.co/books?id=SUwsDQAAQBAJ&lpg=PP1&dq=crear%20tablas%20din%C
3%A1micas%20excel&hl=es&pg=PA1&

Videos:

Cómo crear una tabla dinámica en Excel. [video]. Youtube https://youtu.be/P7gGBReb-a0

Cómo crear gráficos dinámicos en Excel. [video].

https://www.microsoft.com/es-es/videoplayer/embed/RWfzCM?pid=ocpVideo0-innerdiv-
oneplayer&maskLevel=20&market=es-es

Definiendo la estructura del tablero de control. [video]. Youtube.https://youtu.be/XBVVuYI9Ef8

Ajustando los datos del dashboard. [video]. Youtube. https://youtu.be/meLKzVo5gs8

Elaborando los gráficos, tablas y tarjetas del tablero de control. [video].

Youtube.https://youtu.be/sn1rmMnWnW4

Aplicando segmentaciones y conexiones de informe. [video]. Youtube https://youtu.be/VvW0xl7uhmw

Revisar y ajustar. video]. Youtube https://youtu.be/jB98KDEvz88

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Luis Fernando García B. Instructor CSF - Banca 07/02/2022

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

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Autor (es) Olga Lucia Aldana Instructor CSF 15-07- Unificación de

Zambrano 2022 temas

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