CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PROCESO MERCADEO Y VENTAS
1. OBJETIVO
Desarrollar el plan comercial y de mercadeo para Posicionar a PIVALTEC como un
aliado estratégico en la solución de problemas de ingeniería mediante estrategias de
diferenciación y segmentación de mercado, satisfaciendo las necesidades del cliente.
3. CLIENTES (A quién se NECESIDADES
brinda información)
1. Proceso de Dirección CLIENTES: Cumplimiento de
Estratégica requisitos de producto y
2. Proceso de Asistencia servicio; Productos y
Técnica
3. Operaciones servicios (instalación) de
A
S
(Geosintéticos, calidad; Precios competitivos; 3. Operaciones
P Geobrugg, Geopier, Cumplimiento de tiempos de
E Tensar) entrega; Variedad de
C 4. Proceso de Finanzas. productos y servicios;
T 5. Proceso de Compras
O 6. Proceso de Bodega
Técnica (Capacitación),
S 7. Proceso de Talento Asesoría, Garantías, Servicio
Humano. post-venta, Crédito y
G
E 8. Proceso de Calidad Transporte a tiempo
N 9. Clientes PROVEEDORES: Buen uso
E 10. Proveedores de marcas y productos.
R 11. Estado
A ACCIONISTAS: Crecimiento
L de Ventas
E
S 11. Estado
SUBPROCESO: LICITACIONES
ENTRADAS
DIRECCIÓN ESTRATÉGICA: Negociaciones
especiales aprobadas, Plan comercial y de Marketing
aprobado, Presupuesto aprobado.
ASISTENCIA TÉCNICA: Información del cliente e
instalación para realizar la factura (cuantificación del
material), Información Técnica para tratamiento de
quejas. Directrices a licitaciones.
OPERACIONES - GEOSINTÉTICOS: Libros de obra y
actas de entrega recepción firmadas para elaborar
facturas (módulo de servicios en Vtiger). Necesidades
de MK para impulsar las marcas. Necesidades para
campañas de MK. Solicitud de Apoyo para impulsar la
segmentación y cierre de negociaciones. Necesidades
de Stock, informe de análisis de precios, quejas de
clientes.
OPERACIONES - GEOBRUGG: Necesidades de MK
para impulsar la marca. Necesidades para campañas
de MK. Solicitud de Apoyo para impulsar la
segmentación y cierre de negociaciones. Necesidades
de Stock, informe de análisis de precios, quejas de
clientes.
OPERACIONES - GEOPIER: Necesidades de MK
para impulsar la marca. Necesidades para campañas
de MK. Solicitud de Apoyo para impulsar la
segmentación y cierre de negociaciones. Necesidades
de Stock, informe de análisis de precios, quejas de
clientes.
OPERACIONES - TENSAR: Necesidades de MK para
impulsar la marca. Necesidades para campañas de
MK. Solicitud de Apoyo para impulsar la segmentación
y cierre de negociaciones. Necesidades de Stock,
informe de análisis de precios, quejas de clientes.
FINANZAS: Detalle de inventarios, información
financiera para licitaciones, reportes del sistema
contable para indicadores de gestión comercial.
COMPRAS: Información para llegada de mercadería
(tiempo en días), Certificados de Calidad, Aviso de
llegada de materiales. Procedimiento de compras.
BODEGA: Guías de remisión firmadas por el cliente,
información sobre stocks de mercadería.
TALENTO HUMANO: Personal competente,
infraestructura y ambiente de trabajo adecuado,
Capacitación.
CALIDAD: Retroalimentación de indicadores. Revisión
y seguimiento de RACs y Riesgos, Calificación de
proveedores para clientes (segunda parte)
PARTES INTERESADAS:
CLIENTES: Requisitos de compra, quejas, órdenes de
compra, Pliegos de licitaciones. Guías de remisión
recibidas. Facturas aprobadas, comprobantes de
pago, cartas de compromiso de pagos. Actas de
entrega, contratos o acuerdos comerciales,
documentación para solicitud de crédito, Información
del Transportista que retira el material.
PROVEEDORES:
Transporte: Factura y guía de remisión con recepción
del producto, información del vehículo y el
transportista
Agencia de marketing: Prospectos
Servicios de cobranzas: Informes de resultados de
análisis de crédito
ESTADO: Términos de referencia para licitaciones
Fecha: 24 MARZO 2023 Proceso: Calidad
Elaborado por: Paula Sánchez Aprobado por: Felipe Sánchez
2. RESPONSABLE
Vicepresidente de Negocios - Equipo Comercial / Asesores Tecno
Comerciales.
PROVEEDORES RIESGOS & OPORTUNIDADES
(quién entrega
información)
1. Proceso de
Dirección RIESGO:
Estratégica
2. Proceso de • Falta de liquidez (Se comparte con la Dirección Estratégica)
Asistencia Técnica • Clientes con crédito sin solvencia
• No cumplimiento del objetivo rector de lograr ventas mensuales de
(Geosintéticos, $350.000
Geobrugg, Geopier,
Tensar) OPORTUNIDAD:
4. Proceso de
Finanzas. • Recuperación de clientes antiguos
5. Proceso de
Compras
6. Proceso de Bodega
7. Proceso de Talento
Humano.
8. Proceso de Calidad
9. Clientes
10. Proveedores
Equipo de Licitaciones
ACTIVIDADES SALIDAS
● Realizar prospección y DIRECCIÓN ESTRATÉGICA: Información del Indicador
segmentación, Planificar las de ventas totales, Indicadores del plan de ventas y plan
campañas de Marketing (Vtiger de marketing, consultas sobre cierre de negociaciones
CRM) especiales, Necesidades presupuesto.
● Dar seguimiento al plan de
mercadeo, Elaborar Cotizaciones, ASISTENCIA TÉCNICA: Ventas: Requisitos de clientes
facturas y guías de remisión para Inspección Preliminar, para cotizar instalaciones,
Necesidades de Asistencia Técnica para clientes,
● Realizar el análisis de Crédito de Solicitud de Apoyo para cierre de proyectos, Solicitud de
clientes. Realizar el seguimiento de Apoyo para licitaciones, Instructivo tratamiento de
Cobranzas y cotizaciones quejas.
● Realizar Encuesta de satisfacción Mercadeo: Prospectos para la especificación de
del cliente externo proyectos.
● Visitar a clientes (obra u oficinas)
● Alimentar las cuentas en Vtiger OPERACIONES - GEOSINTÉTICOS: Contactos y
(CRM) requerimientos del cliente, Tratamiento de las quejas del
● Alimentar el módulo de casos para cliente y Solicitud de inspección preliminar.
tratamiento de quejas
OPERACIONES - GEOBRUGG: Plan comercial y
● Realizar análisis del mercado marketing, Directrices comerciales para la UEN,
(precios de la competencia) Instructivo tratamiento de quejas.
SUBPROCESO: OPERACIONES - GEOPIER: Plan comercial y
marketing, Directrices comerciales para la UEN,
Licitaciones: Preparar y dar seguimiento a Instructivo tratamiento de quejas.
las licitaciones.
OPERACIONES - TENSAR: Plan comercial y marketing,
Logística: Coordinar despachos y entregas Directrices comerciales para la UEN, Instructivo
de mercadería, Administrar y controlar el tratamiento de quejas.
inventario diariamente
FINANZAS: Registro en el Sistema Contable de:
Facturas, guías de remisión. Novedades de Inventarios.
COMPRAS: Informe de selección y evaluación de
proveedores externos críticos de mercadeo y ventas,
Necesidades del departamento de ventas de acuerdo a
licitaciones o stock, Necesidad de materiales para
importación.
BODEGA: Necesidades de recursos, personal,
Necesidades de capacitación.
TALENTO HUMANO: Necesidades de recursos,
personal, Necesidades de capacitación.
CALIDAD: Informes de indicadores, Registros de
Acciones Correctivas y Plan de Acción para Riesgos,
Solicitud de calificación de proveedores de clientes
(segunda parte), Información del módulo de casos para
tratamiento de quejas.
PARTES INTERESADAS:
CLIENTES: Producto, Facturas, Cotizaciones, Asesoría
básica (asesores). Formulario de solicitud de crédito
PROVEEDORES: Retroalimentación de evaluación de
desempeño
Transporte: Guías de remisión, datos del cliente para la
entrega.
Agencia de Marketing: Estrategias de Marketing y
necesidades para campañas de Marketing.
Servicios de cobranzas: Información financiera del
cliente.
ESTADO: Campañas de sensibilización, Información
sobre soluciones y materiales.
Página: 1 de 3.
Edición: 3
 Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001.

CARACTERIZACION DE PROCESOS

PROCESO DE MERCADEO Y VENTAS

4. ¿QUE SE CONTROLA? ¿QUIEN LO CONTROLA? FRECUENCIA COMO INDICADORES

1. Ventas mensuales 1.Vicepresidente de Negocios 1.Mensual 1.ISYPLUS 1. Ventas mensuales de $350.000
C 2. Reporte de prospectos 2. Vicepresidente de 2.Mensual 2. Vtiger 2. # de prospectos por origen / # total de
O 3. Avance plan de mercadeo Negocios 3.Mensual 3.Reuniones con prospectos (en el mes)
N 4. Avance del Plan de Ventas 3. Agencia de Marketing 4.Mensual equipo comercial y 3. # de actividades realizadas en el Plan de
T 5. Ventas por Asesor Comercial. 4. Vicepresidente de 5.Trimestral agencia de MK MK /# de actividades programadas en el
R 6. Tasa de conversión de Ventas Negocios 6.Mensual 4. Reuniones con Plan de MK
O 7. Seguimiento de cobranzas 5. Vicepresidente de 7.Mensual equipo comercial 4. # de actividades realizadas en el Plan de
L 8. Atención de Reclamos y quejas Negocios 8.Mensual 5.Isyplus Ventas /# de actividades programadas en el
del cliente 6. Vicepresidente de 9.Bimensaul 6.Isyplus Plan de Ventas
9. Satisfacción del cliente externo. Negocios 10.Trimestral 7.Isyplus 5. $ ventas por asesor comercial / $ meta por
10. SUBPROCESO: Efectividad en 7. Vicepresidente de 8. Vtiger asesor comercial
licitaciones Negocios 9. Encuesta 6. Indicador de # de Prospectos necesarios
8. Vicepresidente de satisfacción cliente por Venta por asesor comercial / # Total de
Ejecutiva externo cotizaciones / # Total de ventas (% de
9. Vicepresidente de 10. Excel (detalle conversión)
Negocios de pujas) 7. 83% de eficacia en recuperación de
10. Equipo de licitaciones cartera
8. % de quejas cerradas
9. % de satisfacción del cliente externo
10. # licitaciones ganadas en el trimestre

5. INFRAESTRUCTURA HUMANO TECNOLÓGICOS FINANCIEROS

Software y hardware Necesidades de Capacitación Software y hardware Solicitudes gastos de viaje
R
E
C
U
R
S
O
S

6. PROCEDIMIENTOS REGISTROS DOCUMENTOS

D Instructivo de Tratamiento de Pedidos Guías de Remisión
O Instructivo de Tratamiento de Quejas Facturas
C Procedimiento de compras Órdenes de compra
S

7. PROCESOS - ÁREAS CON LAS CUALES INTERACTÚA 8. REQUISITOS- LEGISLACIÓN – REGULACIONES APLICABLES
Dirección Estratégica, Asistencia Técnica, Operaciones (Geosintéticos, ISO 9001:2015.
Geobrugg, Gopier, Tensar), Finanzas, Compras, Bodega, Talento Humano,
Calidad.

Fecha: 24 de marzo 2023 Proceso: Calidad Página: 2 de 3.

Elaborado por: Paula Sánchez Aprobado por: Felipe Sánchez Edición: 3
 Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001.

CARACTERIZACION DE PROCESOS

PROCESO DE MERCADEO Y VENTAS

REGISTRO DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN Y CAMBIOS

CARACTERIZACION DE PROCESO DE MERCADEO Y VENTAS

DISTRIBUCION CPMV:
DOCUMENTO NOMBRE
Original electrónico - Computadora SGC. Representante de la Dirección.
Copia No. 1 PDF - PYDIO Servidor (Carpeta del SGC).

REVISIONES CPMV:
No FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE
1 23 de marzo de 2017 Emisión Original. Representante de la Dirección
2 20 de marzo de 2020. Revisión Riesgos y Oportunidades. Representante de la Dirección

3 24 de marzo 2023 Actualización de Actividades con Representante de la Dirección

los procesos, ingresos de las UEN

RESPONSABLE CPMV APROBADO POR

Representante de la Dirección Gerencia General

Fecha: 24 de marzo 2023 Proceso: Calidad Página: 3 de 3.

Elaborado por: Paula Sánchez Aprobado por: Felipe Sánchez Edición: 3