Taller 3

Cielo maturana
Uc-14

Preguntas
1. ¿Por qué es importante tener políticas de compras claras y definidas?
2. ¿Cuál es el papel del departamento de compras en la implementación y seguimiento de las
políticas de compras?
3. Describe el proceso general de compras en tu organización, desde la identificación de la
necesidad hasta la recepción del producto o servicio.
4. ¿Qué medidas se toman para evitar conflictos de interés en el proceso de compras?
5. ¿Cómo se realiza la evaluación continua del desempeño de los proveedores y su
cumplimiento con las políticas de compras?

Respuesta
1. Las políticas de compras son como reglas claras que una organización establece
para saber cómo comprar cosas de manera efectiva. Imagina que trabajas en
una tienda y cada vez que alguien quiere comprar algo, no sabes si debes usar
efectivo, tarjeta o cheque. Sería un caos, ¿verdad? Las políticas de compras
evitan ese caos. Te dicen cómo comprar, cuánto puedes gastar y con quién
puedes hacer negocios. Esto ayuda a la organización a ser más eficiente,
ahorrar dinero y evitar problemas legales. Es como tener un manual de
instrucciones para las compras, y eso es muy importante.
2. El papel que juega un departamento de compras en una empresa se encarga
de poner en práctica y dar seguimiento a las reglas que la empresa tiene para
comprar cosas. Esto implica varias cosas, como elegir buenos proveedores,
asegurarse de que los precios sean justos, hacer contratos con los proveedores
y verificar que cumplan con lo acordado. También tienen que controlar cuánto
dinero se gasta en compras, seguir las leyes y reglas, y decirle a los jefes cómo
va todo a través de informes. En resumen, el departamento de compras es
como el guardián de las compras en la empresa, asegurándose de que todo se
haga de manera eficiente y dentro de las reglas.

3. Paso 1: Identificación de la necesidad

En nuestra organización, el proceso de compras comienza cuando un
departamento o unidad identifica una necesidad. Esto puede ser cualquier
cosa, desde suministros de oficina hasta equipos especializados o servicios
externos.
Paso 2: Solicitud de compra
Una vez que se identifica la necesidad, se genera una solicitud de compra
detallada que incluye información como la descripción del producto o servicio
requerido, la cantidad, las especificaciones técnicas y cualquier requisito
especial.

Paso 3: Aprobación y autorización

La solicitud de compra se envía para su aprobación a través de un sistema
interno. Dependiendo de la magnitud de la compra, esto puede requerir la
aprobación de un supervisor, gerente o incluso el director del departamento.
Paso 4: Selección de proveedor
Una vez aprobada la solicitud de compra, nuestro departamento de compras
se encarga de buscar y evaluar proveedores potenciales. Esto incluye la
 obtención de cotizaciones, la negociación de precios y términos, y la
evaluación de la calidad de los productos o servicios ofrecidos.
Paso 5: Generación de orden de compra
Cuando se selecciona un proveedor, se emite una orden de compra formal
que detalla todos los
términos y condiciones acordados, como precios, plazos de entrega y
condiciones de pago. Paso 6: Seguimiento y recepción
Nuestro equipo de compras realiza un seguimiento constante para garantizar
que la entrega se realice según lo acordado. Se mantienen comunicaciones
regulares con el proveedor y se supervisan los plazos de entrega. Una vez que
se recibe el producto o servicio, se verifica su calidad y se registra la recepción
en nuestro sistema.
Paso 7: Facturación y pago
La unidad financiera de nuestra organización revisa las facturas de los
proveedores y procesa los pagos de acuerdo con los términos acordados en la
orden de compra. Esto se hace de manera oportuna para mantener buenas
relaciones con los proveedores.
Paso 8: Registro y archivo
Todos los documentos relacionados con la compra, como la solicitud de
compra, la orden de compra, las facturas y los recibos, se archivan y registran
en nuestro sistema de gestión documental para fines de registro y auditoría.
Este proceso de compras es esencial para garantizar que nuestra organización
adquiera los productos y servicios necesarios de manera eficiente, dentro del
presupuesto y cumpliendo con los estándares de calidad establecidos. Además,
contribuye a mantener una gestión financiera transparente y eficaz
4. Para evitar problemas de conflicto de interés en el proceso de compras, en la
empresa se toman
algunas medidas importantes.
Primero, todos los empleados que están involucrados en las compras deben decir
si tienen algún interés personal en el proveedor o en lo que se está comprando,
como acciones en la empresa o relaciones personales.

Segundo, las compras importantes pasan por un proceso de aprobación, donde

diferentes personas en la empresa revisan y aprueban la compra. Esto evita que
una sola persona tenga demasiado poder en las decisiones de compra.
También, las personas que se encargan de las compras pueden rotar en sus roles,
lo que significa que no siempre las mismas personas eligen proveedores o toman
decisiones de compra. Esto reduce el riesgo de favoritismo.
Para asegurarse de que se elijan proveedores de manera justa, se busca
cotizaciones de diferentes fuentes y se mantienen registros detallados de por qué
se elige un proveedor en particular.
Además, los empleados que trabajan en compras reciben capacitación sobre las
reglas y valores de la empresa, incluyendo la importancia de evitar situaciones de
conflicto de interés.
En algunos casos, una parte independiente de la empresa puede revisar y auditar
el proceso de compras para estar seguros de que se están siguiendo las reglas.
También, hay reglas sobre recibir regalos o favores de proveedores, para evitar
influencias indebidas en las decisiones de compra.
En resumen, estas medidas ayudan a asegurar que el proceso de compras sea justo
y transparente, y que no haya ningún conflicto de interés que pueda afectar las
decisiones de compra en la empresa.
5. 1. Establecemos criterios: Primero, definimos qué aspectos son importantes
para nosotros al evaluar a los proveedores. Esto puede incluir la calidad de lo
que nos entregan, si cumplen con los plazos, su ética y si siguen nuestras reglas
de compras.
2. Recopilamos información: Reunimos información sobre cómo están
haciendo los proveedores en esos aspectos. Esto lo hacemos a través de
informes internos, registros de entregas y quejas, y cualquier otro dato
relevante.
3. Analizamos los datos: Luego, revisamos la información para evaluar cómo los
proveedores están cumpliendo con nuestros criterios. Usamos indicadores
clave o métricas para hacer esto.
4. Nos reunimos con los proveedores: Si encontramos problemas o áreas de
mejora, organizamos reuniones con los proveedores. Hablamos sobre lo que
encontramos y trabajamos juntos en solucionar cualquier problema.
5. Tomamos medidas para mejorar: Si es necesario, establecemos acciones
para corregir los problemas. Esto puede incluir entrenamiento adicional,
cambios en los procesos o incluso la cancelación del contrato si no se mejoran.
6. Seguimiento constante: Después de tomar medidas, seguimos de cerca
cómo están haciendo los proveedores. Esto es para asegurarnos de que las
mejoras se mantengan en el tiempo.

7. Preguntamos a los departamentos internos también pedimos

retroalimentación a los departamentos internos que trabajan con los
productos o servicios de los proveedores. Queremos saber si están satisfechos
con lo que reciben.
8. Registramos todo: Mantenemos registros de todo lo que hacemos en este
proceso. Esto ayuda a tener un historial claro del desempeño del proveedor y
de cómo cumplen con nuestras políticas de compras.
Este proceso nos ayuda a asegurarnos de que nuestros proveedores estén
haciendo un buen trabajo y siguiendo nuestras reglas. También fomenta una
comunicación abierta y constructiva con ellos, lo que es beneficioso para
ambas partes.