SGPD 16gcd Insgs 0003

LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA
CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

CODELCO – CHILE
Instructivo
Elaboración de Bases Técnicas para la Gestión Documental
de Estudios y Proyectos
SGPD-16GCD-INSGS-0003
(Rev. 2)
12 de Julio de 2019
La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en el Plataforma SGPD de la
GPDAR. Se prohíbe su reproducción y exhibición, sin el consentimiento de CODELCO Chile.
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GERENCIA DE PROYECTOS DIVISIONALES, AGUAS Y RELAVES
SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DIVISIONALES Código : SGPD-16GCD-INSGS-0003
Revisión : 2
INSTRUCTIVO
ELABORACIÓN DE BASES TÉCNICAS Vigencia : 12/07/2019
PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE Página : 2 de 7

ESTUDIOS Y PROYECTOS
ÍNDICE
1. REVISIONES. ....................................................................................................... 3
2. OBJETIVO. ........................................................................................................... 3
3. ALCANCE Y APLICACIÓN. ................................................................................. 3
4. DEFINICIONES. ................................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES....................................................................................... 4
6. REFERENCIAS. ................................................................................................... 4
7. DIAGRAMAS DE FLUJO. .................................................................................... 4
8. DESCRIPCIÓN. .................................................................................................... 4
9. ARCHIVO DE REGISTROS. ................................................................................ 7
10. ANEXOS. .............................................................................................................. 7
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SGPD de la GPDAR. Se prohíbe su reproducción y exhibición, sin el consentimiento de CODELCO Chile.
Revisión : 2
INSTRUCTIVO

1. REVISIONES.
REVISIÓN TIPO DE CAMBIO FECHA
2 - Se actualiza por Upgrade SGDOC 12/07/2019
- Se actualizan referencias del documento.

1 27/06/2018
- Se modifica portada y encabezado del documento.
0 Documento aprobado 22/11/2017
2. OBJETIVO.
Establecer los criterios mínimos para la elaboración de las bases técnicas de los estudios y
proyectos encomendados a empresas colaboradoras de ingeniería, respecto del
establecimiento de alcances y requerimientos esenciales para la gestión documental en las
etapas de configuración, desarrollo y cierre de los servicios de ingeniería y construcción
requeridos.
3. ALCANCE Y APLICACIÓN.
Aplica a todos los estudios y proyectos gestionados por las Gerencias de Proyectos
Divisionales, y demás áreas que, desarrollen estudios y proyectos, en lo relativo a bases
técnicas de gestión documental de ingeniería.
4. DEFINICIONES.
CONCEPTOS DEFINICIÓN
Sistema de Gestión Documental de Codelco, utilizado para la

Gestión de Contenidos y para administrar los Documentos y la
SGDOC información a través de su ciclo de vida; es decir, desde su creación
o recepción, pasando por su procesamiento, distribución,
mantención y almacenamiento hasta la disposición final.
Se entenderá como Empresa Colaboradora a las empresas de

Empresa
Ingeniería y de Construcción, a quien Codelco encarga en calidad
Colaboradora
de cliente, la ejecución de la ingeniería de diseño y/o la construcción
(EECC)
de obras respectivamente.
Revisión : 2
INSTRUCTIVO

5. RESPONSABILIDADES.
UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD
Asegurar la incorporación del contenido de este documento, o parte

Jefe de Ingeniería de él, en las Bases Técnicas de Licitación de los Estudios o
Proyectos Divisionales.
6. REFERENCIAS.
 SGPD-16GCD-INSGS-0001 “Instructivo codificación de documentos para proyectos

divisionales”.
 SGPD-02ING-INSGS-0001 “Instructivo entregables de ingeniería para estudios y
proyectos”.
 SGPD-16GCD-PROGS-0003 “Procedimiento gestión documental de ingeniería para
EECC de estudios y proyectos”.
 SGPD-02BIM-PROGS-0001 “Procedimiento Building Information Modeling (BIM)”.
 SGPD-16GCD-GUIGS-0002 (SGDOC-EMC2-GD-INS-003) “Guía Configuración de
SGDOC en EECC”.
7. DIAGRAMAS DE FLUJO.
No Aplica.
8. DESCRIPCIÓN.
8.1. REQUISITOS.
8.1.1. Organización de la empresa colaboradora para la gestión y control documental.
La empresa colaboradora deberá entregar, un organigrama para la gestión y control

documental, que sea claro en su estructura y dependencia, así como también la definición de
los roles y responsabilidades de los profesionales que lo componen.
La empresa colaboradora deberá considerar en su organización del proyecto al menos los

siguientes roles:
 Control de Documentos en Proyectos con al menos 5 años de experiencia en el cargo.
Revisión : 2
INSTRUCTIVO

Estos profesionales deberán acreditar competencia técnica y experiencia en el ámbito del

desarrollo de proyectos de Ingeniería.
8.1.2. Hardware y software.
Para cumplir con el ingreso de la documentación al Sistema Documental Codelco SGDOC, la

empresa colaboradora deberá disponer de al menos un PC con conexión a internet.
a) Los requerimientos mínimos de HW a nivel de equipos de usuarios son:
 Procesador I5 o I7 de quinta generación o Procesadores de 6Core.

 8 GB en memoria RAM.
 Tarjetas gráficas de 1 GB.
 Monitores superiores a 15, 6’’.
 HD sobre 300 GB.
 Sistema Operativo de 64 bit.
 Windows 10.
 Internet Explorer versión 11.
 JAVA 8 update 171 (64-bit).
 Office 2007 o superior.
 Permisos de administrador en el equipo de trabajo para realizar configuraciones del
visor de anotaciones.
b) Requerimientos a nivel de conectividad/red en las oficinas:
 Asegurar una Tasa Promedio de Transferencia de 1 MB/s.

 Cada empresa colaboradora de CODELCO, debe agregar dentro de sus motores de
seguridad, como sitios de confianza las URLs seguras de CODELCO
(https://sgdoc.codelco.cl , https://ptgip.codelco.cl , https://portal.codelco.cl , etc.) para
evitar la inspección del protocolo HTTPS.
La Gerencia de Proyectos Divisionales capacitará al personal de Control de Documentos de

la EECC, en el uso de SGDOC.
Al inicio del Proyecto la empresa colaboradora deberá entregar un listado con los
entregables de Ingeniería o listado de documentos de construcción y cronograma de
emisión, incorporando el código Codelco de acuerdo al documento SGPD-16GCD-INSGS-
0001 “Instructivo codificación de documentos para proyectos divisionales”.
La empresa colaboradora deberá contar con la infraestructura adecuada para un correcto

desarrollo de las actividades documentales, como por ejemplo espacio físico adecuado y
seguro, equipos PC, impresoras, plotters, etc.
Revisión : 2
INSTRUCTIVO

8.2. MODALIDAD DE EMISIÓN DE ENTREGABLES.
La Gestión de Diseño 3D se llevará a cabo de acuerdo a lo indicado en documento SGPD-

02BIM-PROGS-0001 “Procedimiento Building Information Modeling (BIM)”.
La empresa colaboradora deberá cargar en tiempo real directamente en SGDOC la

documentación que emita, basándose en el SGPD-16GCD-PROGS-0003 “Procedimiento
gestión documental de ingeniería para EECC de estudios y proyectos”. El ingreso de la
documentación deberá realizarse en archivo nativo (fuente) y en PDF firmado para todas las
revisiones que se emitan. En el caso de documentos desarrollados con software específicos,
deberán ser traspasados a formato PDF desde su archivo fuente, de tal forma que el
documento quede editable.
Para el caso de planos, los archivos nativos deberán ser ingresados al sistema Documental
Codelco SGDOC, consolidados sin referencias externas. Los archivos que se ingresen sin lo
anteriormente descrito, serán rechazados y devueltos para su corrección, por lo que no
entrarán al proceso de revisión.
Para el caso de los planos en Fase Inversional, la carga de archivos electrónicos se deberá
complementar con la entrega de copias duras en formato A1 para revisión 0 o superior con
estatus “SIN OBSERVACIONES”, debidamente firmadas.
El plazo para revisar los entregables, por parte de Codelco, y su reemisión una vez
comentados, deberán ser acordados entre la empresa colaboradora y Codelco. Lo
anterior, también aplicará para los horarios de entrega.
La empresa colaboradora y sus Subcolaboradores deberán codificar toda la documentación

técnica que emitan de acuerdo a lo establecido en el SGPD-16GCD-INSGS-0001 “Instructivo
codificación de documentos para proyectos divisionales”. El nombre de los archivos
electrónicos deberá ser codificado de la misma forma, incluyendo su revisión en el último
digito. El hecho de codificar los entregables del proyecto de acuerdo al estándar Codelco no
imposibilita a que la empresa colaboradora codifique los documentos con su propio estándar
o nomenclatura. Sin embargo, cualquier referencia entre éstos se deberá realizar utilizando
el código Codelco.
La empresa colaboradora deberá emitir el Listado de Entregables actualizado cada vez que
se realicen cambios en dicho documento.
La empresa colaboradora será responsable de administrar y controlar la documentación

Vendor que reciba e ingresarla al Sistema Documental de Codelco una vez que se encuentre
Certificada. Codelco se reserva el derecho de revisar algunos planos Vendor, previo acuerdo
con la empresa colaboradora.
El idioma de los manuales, planos, documentos y demás elaborados que forman parte del
encargo que deberá ejecutar la empresa colaboradora será el español.
La empresa colaboradora deberá emitir el Listado Final de Entregables. Una condición para
iniciar el cierre del Proyecto es que la información (documentos, planos y modelos 3D),
Revisión : 2
INSTRUCTIVO

correctamente clasificada, haya sido transferida en su totalidad al Sistema Documental de

Codelco SGDOC. El responsable de la validación de la completitud de la documentación
será el jefe del área de ingeniería del proyecto o en su defecto el gerente/director/jefe de
proyecto.
9. ARCHIVO DE REGISTROS.
No aplica.
10. ANEXOS.
No aplica.

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REVISIÓN TIPO DE CAMBIO FECHA

2 - Se actualiza por Upgrade SGDOC 12/07/2019

- Se actualizan referencias del documento.

0 Documento aprobado 22/11/2017

Sistema de Gestión Documental de Codelco, utilizado para la

Se entenderá como Empresa Colaboradora a las empresas de

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Asegurar la incorporación del contenido de este documento, o parte

 SGPD-16GCD-INSGS-0001 “Instructivo codificación de documentos para proyectos

8.1.1. Organización de la empresa colaboradora para la gestión y control documental.

La empresa colaboradora deberá entregar, un organigrama para la gestión y control

La empresa colaboradora deberá considerar en su organización del proyecto al menos los

 Control de Documentos en Proyectos con al menos 5 años de experiencia en el cargo.

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Estos profesionales deberán acreditar competencia técnica y experiencia en el ámbito del

8.1.2. Hardware y software.

Para cumplir con el ingreso de la documentación al Sistema Documental Codelco SGDOC, la

a) Los requerimientos mínimos de HW a nivel de equipos de usuarios son:

 Procesador I5 o I7 de quinta generación o Procesadores de 6Core.

b) Requerimientos a nivel de conectividad/red en las oficinas:

 Asegurar una Tasa Promedio de Transferencia de 1 MB/s.

La Gerencia de Proyectos Divisionales capacitará al personal de Control de Documentos de

La empresa colaboradora deberá contar con la infraestructura adecuada para un correcto

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8.2. MODALIDAD DE EMISIÓN DE ENTREGABLES.

La Gestión de Diseño 3D se llevará a cabo de acuerdo a lo indicado en documento SGPD-

La empresa colaboradora deberá cargar en tiempo real directamente en SGDOC la

La empresa colaboradora y sus Subcolaboradores deberán codificar toda la documentación

La empresa colaboradora será responsable de administrar y controlar la documentación

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correctamente clasificada, haya sido transferida en su totalidad al Sistema Documental de

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