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LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE


CODELCO – CHILE

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y


PREVENTIVAS
SGPD-09GES-PROGS-0002

(Rev. 2)
12 de Marzo de 2021
LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE
VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS Código : SGPD-09GES-PROGS-0002
SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS MENORES
Revisión :2
PROCEDIMIENTO Vigencia : 12/03/2021
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PREVENTIVAS

ÍNDICE

1. REVISIONES. ................................................................................................................. 3

2. OBJETIVO. ..................................................................................................................... 3

3. ALCANCE Y APLICACIÓN. ........................................................................................... 3

4. DEFINICIONES. ............................................................................................................. 3

5. RESPONSABILIDADES. ................................................................................................ 4

6. REFERENCIAS. ............................................................................................................. 5

7. DIAGRAMA DE FLUJO. ................................................................................................. 6

8. DESCRIPCIÓN. .............................................................................................................. 7

9. ARCHIVO DE REGISTROS............................................................................................ 9

10. ANEXOS....................................................................................................................... 10

La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en la Biblioteca
SGP Menores de la VP. Se prohíbe su reproducción y exhibición, sin el consentimiento de CODELCO Chile.
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1. REVISIONES.

REVISIÓN TIPO DE CAMBIO FECHA


0 Emitido para su aplicación 17/11/2018
1 Se actualiza el documento y se modifica el anexo N°1 22/01/2019
2 Actualización del documento a formato SGP Menores 12/03/2021

2. OBJETIVO.

Detectar las posibles no conformidades y potenciales no conformidades, además de definir las


actividades y responsabilidades para identificar, analizar y eliminar las posibles causas de
estas, mediante acciones eficaces que permitan prevenir su futura ocurrencia.

3. ALCANCE Y APLICACIÓN.

Este procedimiento es aplicable a todas aquellas acciones correctivas o preventivas que se


implementen de forma interna por las Gerencias de Proyectos Divisionales, derivadas de no
conformidades y potenciales no conformidades, detectadas e informadas por la Gerencia de
Proyectos Divisionales u otro organismo de Codelco.

4. DEFINICIONES.

CONCEPTOS DEFINICIÓN

SGP Menores Sistema de Gestión de Proyectos Menores

Hallazgo Evento o suceso detectados durante la ejecución de un proceso.

No conformidad (NC) Incumplimiento de un requisito (ISO 9000, 2015).


Resultado, evento o acción que representa un riesgo de
Potencial NC
incumplimiento de un requisito.
Acción para eliminar una no conformidad detectada (ISO 9000,
Corrección
2015).
Estudio llevado a cabo para determinar la causa básica o raíz de
los efectos positivos o negativos detectados. El análisis de causa
Análisis causal
implica la recopilación y estudio de datos para determinar el
origen de los hallazgos levantados.

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CONCEPTOS DEFINICIÓN
Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que
Acción correctiva
vuelva a ocurrir (ISO 9000, 2015).
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
Acción preventiva
potencial u otra situación potencial no deseable (ISO 9001, 2015).
RNC Reporte de no conformidad o potencial no conformidad.

5. RESPONSABILIDADES.

UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD


 Detectar las posibles no conformidades (NC) y potenciales NC
en los hallazgos recibidos a través de las diferentes fuentes.
 Realizar en conjunto con el responsable del
proceso/área/estudio/proyecto el análisis de las causas,
acciones correctivas o preventivas presentadas a través del
formulario Acción Correctiva / Preventiva por el responsable del
área involucrada en la NC o potencial NC.
Gerencia de
 Redactar la NC o potencial NC en el anexo N°1 - SGPD-09GES-
Proyectos
FRMGS-0002 - “Formulario Acción Correctiva / Preventiva”.
Divisionales u otro
 Validar en conjunto con el responsable del
organismo de
proceso/área/estudio/proyecto el formulario presentado por el
Codelco
área involucrada en la NC o potencial NC.
 Informar a los responsables de las áreas auditadas el cierre de
las NC y las potenciales NC.
 Llevar el control y seguimiento de la gestión de las NC y
potenciales NC a través en la planilla establecida en anexo N°2
- SGPD-09GES-FRMGS-0006 - “Planilla control de NC y
potenciales NC”.
 Realizar análisis causal y presentarlo a través del formulario
Acción Correctiva / Preventiva. (anexo N°1).
Responsable del
 Definir e implementar acciones correctivas o preventivas y
área involucrada en
presentarlas a través del formulario Acción Correctiva /
la NC / potenciales
Preventiva. (anexo N°1).
NC
 Asistir a los procesos de análisis de causa realizado por la PMO
VP cuando sea necesario.

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UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD


 Validar las posibles no conformidades (NC) y potenciales NC
recibidas de la PMO VP.
 Realizar en conjunto con la PMO VP el análisis de las causas,
acciones correctivas o preventivas presentadas a través del
Responsable del
formulario RNC por el responsable del área involucrada en la
proceso / área /
NC o potencial NC.
estudio / proyecto
 Revisar sin observaciones el formulario Acciones Correctivas /
Preventivas.
Verificar la implementación de las acciones correctivas o
preventivas.

6. REFERENCIAS.

 ISO 9001 Norma “Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos” (en su versión vigente).
 ISO 9000 Norma “Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario” (en su
versión vigente).
 SGPD-09GES-PROGS-0003 – “Procedimiento Auditorías Internas de los Sistemas de
Gestión”.
 SGPD-09GES-PROGS-0001 – “Procedimiento Gestión Lecciones Aprendidas de
Proyecto”.

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7. DIAGRAMA DE FLUJO.

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8. DESCRIPCIÓN.

Las siguientes notas detallan las actividades del diagrama de flujo 7.1.

Nota 1. Revisar los hallazgos para detectar NC o potenciales NC.


Los hallazgos que generan una NC y potencial NC pueden corresponder principalmente al
siguiente diagrama.

DETECCIÓN DE NO CONFORMIDAD / POTENCIAL NO CONFORMIDAD

DETECTA NO CONFORMIDAD /
POTENCIAL NO CONFORMIDAD

¿VÍA
DE DETECCIÓN?

Auditorías Internas Auditorías Ejecución de Retroalimentación de Revisión / Análisis de Indicadores GLAP


Otras fuentes
SG PD-09GES-PROG S-0003 Externas Procesos Cliente/Dueño Inspección de Procesos y Objetivos SGPD-09GES-PROGS-0001

GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS


Y/O PREVENTIVAS

Flujo
7.1

 Auditorías internas: aquellas definidas en el programa de auditorías internas.


 Auditorías externas: realizadas por organismos externos a CODELCO en relación a los
procesos o requerimiento específicos del SGP Menores.
 Ejecución de los procesos: son desviaciones detectadas en cualquiera de las etapas de los
procesos del SGP Menores de la VP.
 Retroalimentación del cliente/dueño: reclamos, mediciones de satisfacción, comentarios o
sugerencias de los clientes.
 Revisiones/inspecciones: proceso realizado a una actividad específica de un
proceso/estudio/proyecto.
 Análisis de indicadores de procesos y objetivos: revisión de tendencias de indicadores de
desempeño de los procesos e indicadores de cumplimiento de las metas definidas en el
área/estudio/proyecto.
 Gestión de lecciones aprendidas de proyectos (GLAP): proceso mediante el cual se
gestiona el conocimiento ganado a partir del análisis de una experiencia o proceso (sea
este positivo o negativo), con el propósito de mejorar el desempeño futuro.
 Otras fuentes en donde se pueda detectar alguna situación que afecte o pueda afectar la
eficacia del SGP Menores de la VP.

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Una vez detectadas las NC o potenciales NC, el personal que designe la PMO VP deberá
redactar estas en el formulario del anexo N°1 - SGPD-09GES-FRMGS-0002 - “Formulario
Acción Correctiva / Preventiva”, y enviarlas a los responsables del proceso, área, estudio o
proyecto, quienes recepcionarán los antecedentes, revisarán la información y validarán las no
conformidades o potenciales no conformidades.

Nota 2. Validar Hallazgo.


Todas las NC y potenciales NC generadas deben ser validadas por el responsable del proceso,
área, estudios o proyecto, a excepción de las detectadas en auditorías, las que se consideran
validadas durante la ejecución de estos procesos.

Dicha validación corresponde a la oportunidad del responsable de proceso, área, estudios o


proyecto de responder con registros si corresponde o no el hallazgo detectado. Una vez
validado el hallazgo, informará al personal de la PMO VP para que asigne un correlativo y lo
registre en anexo N°2 - SGPD-09GES-FRMGS-0006 - “Planilla control de NC y potenciales
NC”.

Nota 3. Definir solución Inmediata o Corrección.


Las desviaciones detectadas pueden dar origen a definir una acción inmediata por parte de la
PMO VP o el responsable de proceso, área, estudios o proyecto. En caso de ocurrir esta
acción, deberá ser incluida en el anexo N°1 - SGPD-09GES-FRMGS-0002 - “Formulario
Acción Correctiva / Preventiva”, e implementada por el área involucrada en la NC o potencial
NC.

Nota 4. Realizar el análisis de Causas.


El análisis de causa busca identificar la causa raíz que generó la NC o la potencial NC.

Un correcto proceso de análisis de causa aporta a la eficacia y eficiencia del proceso de


mejora, por esta razón se recomienda utilizar algunas herramientas como:

 Lluvia de ideas.
 5 ¿Por qué?
 Diagramas Causa-Efecto.
 Diagrama de Pareto.
 Entre otros.

Nota 5. Definir las acciones correctivas o preventivas.


Una vez identificada la causa raíz que generó la no conformidad o la potencial no conformidad,
el personal involucrado en la causa debe establecer una acción correctiva o una acción
preventiva a implementar que actúen sobre las causas para mejorar la situación actual y evitar
que la no conformidad o potencial no conformidad vuelva a ocurrir. Se debe establecer los
plazos de ejecución y el responsable de la implementación. Estas actividades deberán ser
plasmadas en el formulario Acción Correctiva / Preventiva recibido y enviarse para revisión del
responsable del proceso, área, estudio o proyecto.

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Nota 6. Revisar la solución propuesta.


El responsable del proceso, área, estudio o proyecto, deberá revisar sin observaciones el
formulario para validar la solución propuesta.

Nota 7. Evaluar la eficacia.


En auditorias posteriores se verificará la eficacia de las acciones implementadas. Se considera
eficaz cuando se elimina la causa de la NC o potencial NC detectada y el problema no ha
vuelto a ocurrir.

Si la medición indica que las acciones consideradas no fueron eficaces, deberá informarse al
área involucrada y solicitar el nuevo análisis de causa o la correcta ejecución de la acción
correctiva o preventiva según corresponda y continúe según lo descrito en la nota 4.

Nota 8. Realizar cierre de NC o Potencial NC.


Si la verificación demuestra la eficacia de la acción tomada, se procede a cerrar la No
Conformidad en el formulario Acción Correctiva / Preventiva y el personal de la PMO VP
deberá informar este cierre a todos los involucrados en la gestión.

Se considerará que una acción correctiva o preventiva es eficaz cuando se elimina la causa
de una no conformidad o potencial no conformidad, logrando que esta no vuelva a ocurrir o
previniendo su ocurrencia según corresponda.

9. ARCHIVO DE REGISTROS

Almacenamiento
Responsable de Tiempo de
Identificación Indexación Acceso Disposición Final
Archivo Mantención
Lugar Medio

Plataforma
Formulario PMO VP / Documentos de la
SGP
Acción Correctiva N° Correlativo Responsable del Electrónico Todos Permanente Gerencia / Estudio /
Menores
/ Preventiva proceso Proyecto
de la VP

Plataforma
Planilla control PMO VP / Documentos de la
SGP
de NC y Cronológico Responsable del Electrónico Todos Permanente Gerencia / Estudio /
Menores
Potenciales NC proceso Proyecto
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10. ANEXOS

Anexo N°1 - SGPD-09GES-FRMGS-0002 - “Formulario Acción Correctiva / Preventiva”.


Anexo N°2 - SGPD-09GES-FRMGS-0006 - “Planilla Control de NC y Potenciales NC”.

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