CÓDIGO: PRD-ODOO-MU-0002

MANUAL DE USO
VERSIÓN: 001

MÓDULO DE COMPRA FECHA APROBACION: 12.12.2023

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1.1 Información del Documento

ID Documento 2. MANUAL DE USO PTD-ODOO17-MU-0002-HG-MODULO-DE-

COMPRAS.docx
Responsable Juan Jesús Castillo López
Elaboró Axel Flores Montes de Oca
Área que elaboró HG Consulting

1.2 Historial de Revisiones del Documento

Versión Fecha Autor Comentarios / Cambios

1.0 29-02-2024 Axel Flores Montes de Oca

HG Consulting – Manual de Uso Módulo de Compra.

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Contenido

Proceso de compra en el módulo de compras de odoo................................................................................................

Diagrama de procesos...................................................................................................................................................
Acceso a Odoo y al módulo de Compra.........................................................................................................................
Dar de alta nuevos proveedores....................................................................................................................................
Crear una orden de compra...........................................................................................................................................
NOTA:............................................................................................................................................................................

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Proceso de compra en el módulo de compras de odoo

Actores clave:
1. Comprador: Persona encargada de realizar y gestionar las compras.
2. Proveedor: Empresa o individuo que suministra los productos o servicios.
3. Administrador de Odoo: Persona encargada de configurar y mantener el sistema Odoo.

Pasos del Proceso:

1. Configuración Inicial (Responsable: Administrador de Odoo)
• Configurar el módulo de Compras con las opciones necesarias.
• Registrar y configurar proveedores, incluyendo detalles como dirección, términos de pago, y
productos que suministran.

• Establecer parámetros de compra, como condiciones de pago, plazos de entrega, y descuentos

por volumen.

2. Creación de la Solicitud de Compra (Responsable: Comprador)

• Iniciar sesión en el sistema Odoo.
• Acceder al módulo de Compras y seleccionar la opción para crear una nueva solicitud de
compra.
• Ingresar los detalles de los productos o servicios requeridos, incluyendo cantidad, descripción y,
si es necesario, especificaciones técnicas.

3. Selección de Proveedor y Envío de Solicitud (Responsable: Comprador)

• Seleccionar el proveedor adecuado para la solicitud de compra.
• Enviar la solicitud de compra al proveedor seleccionado, ya sea directamente a través de Odoo
o por correo electrónico.

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4. Recepción y Confirmación del Pedido (Responsable: Proveedor)

• El proveedor recibe la solicitud de compra y la revisa.
• El proveedor confirma el pedido, indicando plazos de entrega y condiciones.

5. Aprobación del Pedido (Responsable: Comprador)

• Revisar y aprobar el pedido confirmado por el proveedor.
• En caso de ser necesario, realizar ajustes o negociaciones sobre el pedido.

6. Recepción de Productos o Servicios (Responsable: Comprador)

• Recibir los productos o servicios en la fecha acordada.
• Verificar la calidad y la cantidad de lo recibido, asegurándose de que cumpla con lo acordado.

7. Registro de Recepción y Actualización de Inventario (Responsable: Comprador)

• Registrar la recepción de los productos en el sistema Odoo.
• Actualizar el inventario con los nuevos productos recibidos.

8. Proceso de Pago (Responsable: Comprador)

• Generar la orden de pago en Odoo conforme a los términos acordados.
• Realizar el pago al proveedor.

9. Cierre y Evaluación del Proceso (Responsable: Comprador)

• Cerrar el proceso de compra en el sistema una vez completado.
• Evaluar el desempeño del proveedor y la eficacia del proceso de compra para futuras mejoras.

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Diagrama de procesos
En el presente diagrama se presentan todos los pasos que deben de realizar los diferentes actores clave
para realizar una correcta gestión de los pedidos de compra.

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Acceso a Odoo y al módulo de Compra

1. El comprador debe de abrir su navegador web de preferencia y escribir la dirección web de su

ambiente productivo de Odoo

2. El comprador debe de ingresar sus credenciales de inicio de sesión, incluyendo su nombre de

usuario y contraseña. Si no cuenta con un usuario y contraseña debe solicitar uno a HG.

3. Una vez dentro de Odoo, el comprador verá una pantalla de bienvenida que contiene diferentes
módulos, incluyendo Ventas, Compras, Contabilidad, etc.

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4. El comprador debe de dar clic en el módulo de Compra para acceder a la pantalla de Compra.

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Dar de alta nuevos proveedores

NOTA:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados a
cada usuario*

1. Haz clic en la pestaña Órdenes - Proveedores para acceder a la pantalla de Proveedores.

2. Haga clic en "Nuevo" para agregar un nuevo proveedor.

3. Ingrese la información requerida del proveedor, como el nombre de la empresa, la dirección, el

número de teléfono y la dirección de correo electrónico.

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Crear una orden de compra

NOTA:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados a
cada usuario*

1. El comprador debe de dar clic en la pestaña Órdenes - Órdenes de compra para acceder a la
pantalla de Órdenes de compra.

2. El comprador debe de dar clic en "Nuevo" para agregar un nuevo pedido de compra.

3. El comprador debe de seleccionar algún proveedor de la lista de proveedores que ha creado.

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4. El comprador debe de ingresar el detalle de los productos o servicios que desea comprar al
proveedor y su cantidad.

a)

b)

5. El comprador debe de seleccionar la fecha de entrega y cualquier otra información relevante.

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6. Si la orden de compra ha sido confirmada por el proveedor al momento del registro, presione el
botón “Confirmar pedido” para crear la orden de compra, de lo contrario, la orden se creará como
cotización y podrá ser encontrada en el menú de solicitudes de cotización (Órdenes - Solicitudes de
cotización).

7. Haga clic en " " para guardar la cotización orden de compra.

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8. En caso de que el comprador deba enviar la cotización al proveedor para que la revise y confirme que
pueda surtir el pedido debe de seleccionar la opción de “Enviar por correo electrónico”.

9. El comprador debe de revisar los datos del cuerpo del correo y los adjuntos. Ya que esté seguro de lo
que se va a enviar debe de dar clic en “Enviar”.

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NOTA:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados a
cada usuario*

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