MANUAL FABIOLA MONTENEGRO Actualizado 24-05-22

MANUAL Y DESCRIPTOR
MANUAL YDE PUETO DE

DESCRIPTOR DERECEPCIÓN
PUETO DE RECEPCIÓN
MANUAL Y DESCRIPTOR DE PUESTO DE

RECEPCIÓN
24/10/2018 IN-PER-CD-PR003-Informe_Perfieles_de_sto
PueCD
MANUAL Y DESCRIPTOR DE PUETO DE RECEPCIÓN
MANUAL Y DESCRIPTOR DE PUESTO DE RECEPCIÓN

Allied Global
24/05/2022 Manual- y-Descriptor-de-Puesto-de-Recepción

MANUAL Y DESCRIPTOR DE PUETO DE RECEPCIÓN
ÍNDICE
I. Introducción ................................................................................................................................ 1
II.OBJETIVOS .....................................................................................................................................
2
A. GENERAL ..............................................................................................................................................
.............. 2
B. ESPECÍFICOS ........................................................................................................................................
.............. 2
CÓDIGO DEL PUESTO:
MANUA Y DESCRITOR DE PUESTO DE PRO-SI-TE-PE001

RECEPCIÓN
Fecha: 16-05-2022
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I. INTRODUCCIÓN
El presente informe de Análisis y Descriptores de Puestos es un documento que brindará

información importante acerca de los puestos de recepcionista. Este será útil como medio de
planificación, integración y control de todas las tareas, el cual permita registrar y transmitir en
forma sistemática la información de las funciones del puesto de trabajo en la empresa.
Aunque la descripción y el análisis del puesto de trabajo están estrechamente

relacionados en sus finalidades y en el proceso de obtención objetivos, se diferencian entre sí: la
descripción se orienta al contenido del puesto de trabajo que será la creación y descripción de
todos los procesos para desempeñado las funciones de manera adecuada. Este análisis es la base
para evaluar y clasificar el puesto de trabajo.
Por medio de este se conocerá detalladamente cada uno de las funciones y tareas del
puesto de trabajo. Las atribuciones, responsabilidades, autonomías de puestos y esto servirá para
realización del manual de forma objetiva para poder mantener un mejor control del área
funcional de la organización
2022 Manual- y-Descriptor-de-Puesto-de-Recepción
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CÓDIGO DEL PUESTO:

RECEPCIÓN
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II.OBJETIVOS
A. GENERAL
Establecer un documento administrativo que contenga la información necesaria de

procesos del puesto de trabajo, de acuerdo con la estructura organizativa para el desempeño
eficiente y productivo de los colaboradores de la organización.
B. ESPECÍFICOS
• Definir un documento que nos permita establecer todos los procesos del puesto de trabajo.
• Identificar los requerimientos mínimos a considerar en los puestos.
• Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal de la Gerencia de Recursos
Humanos.
• Analizar las funciones de trabajo.
• Orientar la actuación de cada funcionario en el desarrollo de los procesos.
• Aportar elementos para la fundamentación e instrumentación de la toma de decisiones.
• Contratar el personal idóneo para la institución.
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III. DETERMINACION DE LAS FUNCIONS
Es el documento contendrá la información precisa y determina en forma ordenada de los

requisitos, responsabilidades y condiciones en que se desempeña el puesto, las exigencias y
competencias necesarias para desempeñarlo de manera eficaz. El cual queda plasmado por
escrito en un documento que conforma las atribuciones y tareas de este.
Funciones Principales Descripción de las tareas secundarias

• El objetivo de la recepcionista es brindar de manera a mable y eficaz la
bienvenida a nuestros futuros Aliados.
Gestionar todo el proceso • Proporcionar la información de los procesos de contratación, academia,
de Atención y recepción de becas, evaluaciones, así como cualquier consulta que lleguen a realizar
los nuevos Aliados cualquiera de nuestros aliados.
Elaboración de los gafetes • Gestionar todos los gafetes de los candidatos de nuevo ingreso
de los nuevos candidatos • Creación de gafetes Digitales
• Reporte semanal de DTA para el proceso del sistema de Activo
• Ingreso de fotografía a las carpetas compartida y UAD
• Generar las bajas en el sistema de Gafetes de los códigos declinados
Preparación de documento • Impresión y organización de documentos

para enviar por encomienda • Envió de correo a las personas responsables del proceso de envió
• Verificación de documentación física y digital

• Validación de carencia de antecedentes penales, policiacos y verificación
Recepción y verificación de examen medico
de papelería • Brindar documentos y cartas indispensables para iniciar el proceso
contratación
Apoyo con los • Verificación de políticas y documentos de formalización

procesos de
Formalización
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ELABORACIÓN DE GAFETES
1.Proceso para impresión de Gafetes
Paso #1
Se ingresa a la carpeta donde se encuentra la herramienta
Paso #2 Ingreso de usuario

El proceso para ingreso de información y datos de los nuevos colaboradores, se realiza con el usuario de Rosy
Fajardo y el proceso de impresión si es con el usuario de red de personal.
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Paso #3 Ingreso de Dantos de los nuevos aliados

La herramienta te permite ingresar de forma masiva los datos, se tiene que realizar de forma manual y precisa. Se
ingresa al usuario de Rosy Fajardo y luego te desplegar una pestana para ingresar los datos.
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Paso #4 Ingreso de Datos

Código de Primer Segundo Primer Segundo
No foto puesto generación invitar Site/asignado Estado
Empleado apellido apellido nombre nombre solicitud
1
104021 Palma Montenegro Vivian Fabiola ----- Asesor 1 Pacific1 Pacific1
Paso #5 Impresión de Gafetes

Ingresamos a nuestro usuario y luego selecciona solicitud en general para ingresar a la pantalla principal para el
proceso de impresión
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Paso #6 Ingreso de Fotografía y TDA

Las fotografías ya se encuentras cargada en las capetas One Drive de cada candidato, Seleccionas el voto
MODIFICAR DE EQUIPO
Luego se asigna la TDA

TDA 16652
Impresión
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Para finalizar el Proceso
-Se Procesa la Solicitud – Este proceso se realiza con la finalidad de concluir el proceso de impresión y
dejar un registro de que el gafete se entrego al candidato de nuevo ingreso
-Solicita Acceso – Este paso se realiza con

base al Site en el cual estará trabajando el
colaborador, esto con el fin de que se pueda
registrar su horarios de ingreso y salida

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VALIDACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Verificación de antecedentes Penales y Policiacos
Son dos factores que se validan
-Que no tenga antecedentes
- Y la Vigencia que es de 6 meses, desde el momento que los emiten
Link.
- https://policiales.pnc.gob.gt/validacion/pdf
https://cape.oj.gob.gt/#/confirmarValidacion/P20221143138/20220501022395/
EJ0S3G3kQOXFPeAmMTg05A..
PENALES
1. Paso #1 Ingresar el numero de la boleta electrónica
2. Paso #2 / ingresar el dato de la Llave
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RECEPCIÓ
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Para finalizar se Valida Valida todos los datos y como factor critico Si estan Vigentes y si no tiene
Antecedentes.
POLICIACOS
1. Paso #1 Ingresar el número de Serie
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Para finalizar se Valida todos los datos y como factor critico,Si estan Vigentes y si no tiene
Antecedentes
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*Si el candidato de nuevo ingreso tuviera antecedentes, se debe validar con el área de legal si autoriza
su ingreso ya sea que tenga antecedentes penales o policiacos. *
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Verificacion de NIT
Se ingresa al link de la página y se puede validar con el DPI dl candidato de Nuevo ingreso
-https://portal.sat.gob.gt/portal/consulta-cui-nit/
Paso #1
Paso #2
Se ingresa el número de DPI del candidato
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Luego si el candidato tramito su NIT, le despliega la información
Si en dado Momento el candidato no tramito su NIT, es necesario que realice la gestión en línea al
momento de entregar su papelería y enviar unas constancias de su tramite
Verificacion de Afiliacion de IGSS

Se valida si el candidato de nuevo ingreso posee IGSS ya que es un garantía que la empresa
proporciona, si en dado caso no tuviera se tiene que mandar a solicitar.
https://servicios.igssgt.org/login.aspx?ReturnUrl=%2fSistema%2fdefault.aspx
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usuario: p110174
clave: 110174
Paso #1
Se ingresa a la opción de Patronos para la verificación
Paso # 2
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Selecciona donde dice REGISTRO DE AFILIADOS
Paso #3
Selecciona donde dice CONSULTA DE AFILIADOS
Paso #3
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Para finalizar selecciona donde sice POR NOMBRE Y DOCUMENTO DE IDENTIFICACION eso despliega una
ventanita en donde nos permite elegir la forma en que deseamos validar siempre, siempre se realiza
con el número de DPI.
Luego se ingresa solo la primera letra del primer apellido, así como la primera inicial del primer nombre
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Para finalizar damos clic en buscar y ya nos brinda el número de Afiliación con datos del nuevo
colaborado.
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Creación de códigos en ATS

Para llevar a cabo la creación de código de los candidatos de nuevo ingreso debes ingresas al link, de la
página de ATS, en el cual acederas con tu usuario y contraseña
- https://ats.alliedglobalapps.com/
Luego de ingresar seleccionas la opción de TABLERO la cual te desplegar, barias opciones

en la cual se encuentra Formalización que será la opción que nos permita visualizar las cuentas
y generaciones
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Aquí nos da la opción de colocar el GRUPO DE NOMINA, la GENERACION, para así visualizar a los candidatos, que ya realizaron su prueba de
HARVER, esta herramienta alimenta el Sistema de Recurso que es la herramienta fundamental de todos nuestros procesos.
ATS nos permite realizar una verificación de la

información que el candidato ingreso a la prueba de a
Harver. Todo este proceso se realiza siempre y cuando
se tenga el DPI del candidato de nuevo ingreso, con el
objetivo de que toda su información sea correcta.
El icono para este proceso es
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En esta etapa se debe de verificar que todos los datos estén correctos, que se encuentre en mayúscula
y se verifica si el candidato tiene IGSS y el NIT si no tuviera se gestionaría y se agrega.
- El número de teléfono no debe llevar el +502

- El correo electrónico si se coloca en minúscula
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Si empre se selecciona ASISTIO Y LLEGO A ENTRENAMIENTO y para luego finalizar la opción de

ACEPTAR.
Con esta opción se finaliza el proceso, al presionar despliega una ventana emergente
el la cual ya solo se coloca la fecha en la cual se inicia la capacitación. Para Lugo que aparezca el código
del candidato.
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El paso final es verificar que los datos del candidato se Allan registrado en el sistema de Recursos
Documentos que se proporcionan durante la formalización de los candidatos

de nuevo ingreso
Continuación de tallaran los documentos legales que se proporcionan durante el proceso de
formalización de los candidatos de nuevo ingreso
-Contrato Laboral
-Políticas de la Cuenta
-Carta de correo electrónico
-Contrato de confidencialidad
- Compromiso de IGSS
-Autorización de Infornet
- Carta del reglamento Interno de Trabajo
- Carta de Equipo / Carta de Tracfone
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Impresión de contrato
El contrato es el documento legal que establece el inicio de la relación laboral entre el patrono y el
empleador, ya que por tal motivo es uno de los documentos más importantes de proceso.
En este proceso se tiene la herramienta UAD de la empresa, en la cual se pueden imprimir los contratos
automáticamente la herramienta baja la información del candidato del sistema de recursos.
Link
http://intranet.rf.gt/uad/modules/contract_automation/contract_new.php?
m=6da37dd3139aa4d9aa55b8d237ec5d4a&
Aquí debes ingresar con tu usuario y contraseña, adicional esta herramienta tiene una diversidad de
funciones.
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En esta parte del proceso permite establecer la fecha que debe tener el contrato, para luego colocar el
código de empleado y automáticamente el sistema genera el contrato tomando la información del
sistema de recursos humanos.
Con el proceso de los contratos, se debe tener suma cuidado en que todos los datos del candidato sean
correctos, de igual forma la fecha que se le está colocando al contrato.
Verificacion de infornet
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Esta validación nos permite ver el comportamiento crediticio de los nuevos candidatos de Allied global.
Ingresa al Link
- https://right.infor.net/clientes/login.php
La utilización de esta herramienta debe ser con el mayor discreción ya que tiene, un usuario y
contraseña que, solo tu jefe inmediato brinde.
Al ingresar a la página principal seleccionas, la opción PERSONAL, la cual nos desplegaran una pantalla
emergente, la cual nos permitirá buscar de manera mas especifica.
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En esta etapa buscamos, al candidato de nuevo ingreso con su número de DPI
Para finalizar la herramienta ya nos muestra el historial crediticio de nuestros nuevos candidatos.
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Verificacion de Mugshots
La verificación del mugshots, nos permite validar que nuestros candidatos de nuevo ingreso no tengan
antecedentes en Estados Unidos.
Ingresa al Link
- https://mugshots.com/search.html?q=JORGE+ALEJANDRO+ARANGO+DE+LEON
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Para el proceso de verificación, solo se puede realizar con el nombre completo del candidato de nuevo
ingreso.
Y en la parte inferior ya nos muestra si tiene o no antecedentes.
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Documentación indispensable que el candidato firma

Poseso para localizar de políticas en Carpetas compartida.
Paso #1
- Se localiza la carpeta de hr_reclutamiento$(\\gtp4afscI01)(Y)
Paso #2
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Se desplegarán todas las carpetas relacionadas con el proceso de reclutamiento, hay una carpeta
específicamente de políticas que seria la numero # 8.
Al seleccionar la carpeta de desplegaran mas carperas, pero con los nombres de cada cuenta y al
ingresar a cada carpeta se encontrará la política de la cuenta y también la política separada.
Proceso para localizar cartas indispensables para el proceso de formalización.
-DOCUMENTOS
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Fecha: 16-05-2022
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Paso #1
- Se localiza la carpeta de hr_reclutamiento$(\\gtp4afscI01)(Y)
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CÓDIGO DEL PUESTO:

RECEPCIÓN
Fecha: 16-05-2022
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Luego se debe localizar la carpeta Documento generales, en la cual encontraras las cartas consolidas y
de forma separada.
Aquí se encorta los consolidados de las cartas los cuales utilizamos 3.
- Para la cuenta de TRACFONE

- Para la cuenta de BANRUAL
- Y EL CONSOLIDADO GENERAL para todas las demás cuentas
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Fecha: 16-05-2022
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Seguidamente de cada consolidado, encontraras las cartas de forma individual.
DESCRIPCION Y VISUALIZACION DE
CADA CARTA
-Carta de firma electrónica: El

objetivo de esta carta es que el
candidato autorice que se le pueda
enviar a su correo personal todo tipo
de información, notificaciones,
boletas de pago y de igual forma
amonestaciones se dieran en el caso.
-Acuerdo de Confidencialidad.
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XI. ANEXOS
FORMATO DE DESCRIPTOR DE PUESTO – PERFIL PSICOGRAFICO
NOMBRE DEL PUESTO: RECLUTAMIENTO:
Edad: años Sexo: F M
Departamento, unidad o sección:
Nombre del cargo del superior inmediato:
Nombre del ocupante del puesto:
Horario: Nacionalidad:
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¿Cuántos Integrantes en la familia Generación

son? ¿Religión que profesa? Raza étnica
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO DE TRABAJO: (En un máximo de cuatro frases conteste: ¿Por qué existe el puesto?
Exponga el propósito fundamental del mismo. Es un resumen de su razón de ser)
1. FUNCIONES
Describa las PRINCIPALES FUNCIONES del puesto, señalando la periodicidad con la que las efectúa (diaria, semanal,
quincenal, mensual, o si las debe efectuar esporádicamente.
1.
2.
3.
4.
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5.
Describa las NORMAS establecidas para el puesto, señalando la periodicidad con la que las efectúa (diaria, semanal, quincenal,
mensual, o si las debe efectuar esporádicamente.
2. EDUCACION Y ASPECTOS SOCIO-ECONÓMICO
Marque X sobre la línea que indique el nivel educativo. 3ro. Básico
a) __ No se requiere educación formal e) Título Universitario en: _____________________________ b) ___ Años

de educación media o equivalente
c) ___ Diploma de educación media o equivalente
d) ___ Años de educación Superior o universitarios.
Estatus Socio Económico
Alto Medio Bajo

Indique ocupación anteriormente al puesto:
Nivel de Ingreso económico:
PRO-NOM-SI-PR002-PROCEDIMIENTO_DE_CUMPLIMIENTO_DE_NORMAS_DE_SEGURIDAD
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COMENTARIO
3. EXPERIENCIA
¿Cuánta experiencia laboral previa, similar __ o relacionada _____ es necesaria para una persona que empieza en este puesto?
Ninguna Uno a tres años
Menos de tres meses Tres a cinco años
Tres meses a un año Más de cinco años
¿Cuánto tiempo tomara a un empleado con la educación y experiencia requerida (como se muestra arriba) para familiarizarse con los
detalles en general y desempeñar este trabajo razonablemente? 6 MESE
4. NIVEL DE AUTONOMIA PSICOGRAFICO

¿Qué tipo de temperamento?
Alegre, Optimista y buscas siempre la compañía de los demás. Muestra calidez a la hora de tratar con otros Comportamiento
sereno, tranquilo y un modo de acercarse a las metas perseverante y vas en la realidad. Se destaca por su enérgico, proactivo e
independiente. Muestra una tendencia a dedicarse a una actividad, no teme en entrar en confronta miento con los demás porque son
asertivos, si este temperamento es muy extremo puede dar aparición de muchos conflictos.
Soy emocionalmente sensible, creativo, introvertidas, abnegadas y perfeccionista, Persona altamente sensibles
3.1 ¿Qué tipo de personalidad es según CAR JUNG? M

Sentimental Sensación Pensamientos Sentimiento
Extrovertido Introvertido extrovertidos Extrovertido
Pensamiento Intuitivo Intuición
Introvertido Introvertido extrovertida
11/10/2018
11/10/2018 PRO-NOM-SI-PR002-PROCEDIMIENTO_DE_CUMPLIMIENTO_DE_NORMAS_DE_SEGURIDAD
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Son muy
soñadores y
Enfocados a los fantasean
Son poco fenómenos bastante acerca Es un perfil muy
habladoras, pero a subjetivos más que del futuro, al Estas personas no bueno para las
Es enfocadas en la vez pueden ser a los objetivos que punto de dejar suelen cambiar muy relaciones
sus propios simpáticas y ocurren a su casi de lado el fácilmente su forma humanas ya que
pensamientos que empáticas alrededor, como el presente. Puedes de ver las cosas y cuentan con Tienen tendencia a
en lo que ocurre resto de las reconocerlos por además intentarán grandes emprender todo tipo de
en el mundo personalidades su carácter imponer su visión a habilidades proyecto y aventura de
exterior. introvertidas. soñador. los demás. sociales. duración medio larga
¿Cuál de estas palabras describe más su estilo de vida?

Calmada ____ Activo ______ Introvertido _______
5. HABILIDADES O DESTREZAS
Haga una lista de las habilidades requeridas para el desempeño de su trabajo. (por ejemplo, grado de precisión, métodos,
sistemas, velocidad, etc.) Cuénteme un poco sobre ti:
Haga una lista de los requisitos relacionadas con el cargo que tenía cuando ingreso:
6. RESPONSABILIDADES POR
Haga una lista de normas y reglas a catar Continuamente Con Frecuencia En Ocasiones
Uso de casco
Uso de botas de punta de acero
Caminar en el paso peatonal
Chequeo del estado del camión
7. INTERESES Y GUSTOS
¿Cuáles de las actividades siguientes te gustan más? Coloca un X en cada una de las opciones
PRO-NOM-SI-PR002-PROCEDIMIENTO_DE_CUMPLIMIENTO_DE_NORMAS_DE_SEGURIDAD
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RECEPCIÓN
Fecha: 16-05-2022
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Actividad Continuamente Con Frecuencia En Ocasiones Nunca
Cultura
Vínculos
Deportivas
8. CONDICIONES AMBIENTALES
Exigencias Emocionales: Marque exigencias emocionales de su trabajo que le produzcan excesiva tensión o fatiga y si se
presentan pocas veces, en ocasiones o con frecuencia.
Pocas Veces En Ocasiones Con Frecuencia
a.
b.
c.
d.
Señale otras exigencias no contempladas:
9. RIESGOS
Si usted está expuesto a sufrir accidentes de trabajo o enfermedades profesionales, indique el factor de riesgo al que está
expuesto, trate de determinar su probabilidad de ocurrencia y el efecto en su
Tipo de Riesgo Probabilidad
Poca Media Alta
salud:
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Fecha: 16-05-2022
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Especifique en detalle los factores:

COMENTARIOSO. En el evento en que usted tenga alguna observación adicional, por favor
señálela:
Ninguno
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RECEPCIÓN
Fecha: 16-05-2022
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II. DEFINICIONES
A. Simbología:
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RECEPCIÓN
Fecha: 16-05-2022
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Símbolo Descripción
Indica que un documento es distribuido en una actividad

Toma de decisiones en alguna de las etapas del procedimiento
Indica la dirección que lleva el flujo del procedimiento
Indica el inicio y también el final deprocedimiento
un
Indica una actividad específica en un procedimiento
III. DESCRIPCIÓN
IV. DIAGRAMA DE FLUJO
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CÓDIGO DEL PUESTO:

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Fecha: 16-05-2022
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24/05/2022 Manual- y-Descriptor-de-Puesto-de-Recepción

MANUA Y DESCRITOR DE PUESTO DE PRO-SI-TE-PE001

El presente informe de Análisis y Descriptores de Puestos es un documento que brindará

Aunque la descripción y el análisis del puesto de trabajo están estrechamente

2022 Manual- y-Descriptor-de-Puesto-de-Recepción

MANUA Y DESCRITOR DE PUESTO DE PRO-SI-TE-PE001

Establecer un documento administrativo que contenga la información necesaria de

• Identificar los requerimientos mínimos a considerar en los puestos.

• Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal de la Gerencia de Recursos

• Analizar las funciones de trabajo.

• Orientar la actuación de cada funcionario en el desarrollo de los procesos.

• Aportar elementos para la fundamentación e instrumentación de la toma de decisiones.

• Contratar el personal idóneo para la institución.

24/05/2022 Manual- y-Descriptor-de-Puesto-de-Recepción

MANUA Y DESCRITOR DE PUESTO DE PRO-SI-TE-PE001

III. DETERMINACION DE LAS FUNCIONS

Es el documento contendrá la información precisa y determina en forma ordenada de los

Funciones Principales Descripción de las tareas secundarias

Preparación de documento • Impresión y organización de documentos

• Verificación de documentación física y digital

Apoyo con los • Verificación de políticas y documentos de formalización

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MANUA Y DESCRITOR DE PUESTO DE PRO-SI-TE-PE001

Paso #2 Ingreso de usuario

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Paso #3 Ingreso de Dantos de los nuevos aliados

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MANUA Y DESCRITOR DE PUESTO DE PRO-SI-TE-PE001

Paso #4 Ingreso de Datos

Paso #5 Impresión de Gafetes

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MANUA Y DESCRITOR DE PUESTO DE PRO-SI-TE-PE001

Paso #6 Ingreso de Fotografía y TDA

Luego se asigna la TDA

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Para finalizar el Proceso

-Solicita Acceso – Este paso se realiza con

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2. Paso #2 / ingresar el dato de la Llave

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1. Paso #1 Ingresar el número de Serie

MANUA Y DESCRITOR DE PUESTO DE PRO-SI-TE-PE001

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Se ingresa el número de DPI del candidato

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Luego si el candidato tramito su NIT, le despliega la información

Verificacion de Afiliacion de IGSS

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Se ingresa a la opción de Patronos para la verificación

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Selecciona donde dice REGISTRO DE AFILIADOS

Selecciona donde dice CONSULTA DE AFILIADOS

a) No se requiere educación formal e) Título Universitario en: _________________________ b) _ Años