Avance Plan Mejoramiento CGR 2do Trimestre 2011

FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Informe presentado a la Contraloría General de la República
ENTIDAD: MINISTERIO DE TRANSPORTE NIT,899,999,055-4

REPRESENTANTE LEGAL : GERMAN CARDONA GUTIERREZ
MODALIDAD : AUDITORIA REGULAR
PERIODO FISCAL QUE CUBRE 2007-2008-2009
FECHA DE SEGUIMIENTO : 30 de junio de 2011 30-Jun-11
Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción

Denominación de Unidad de Fecha Fecha Plazo en Avance físico
No Código Avance fisico Logrado por por las metas atribuido
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
Hallazgo hallazgo de ejecución las metas Vencidas metas
medida de la Meta Meta Metas Metas las Meta de las metas
de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
SI NO OBSERVACION
PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2009
Presentar al DNP proyecto de Definir la política para el Revisón del proyecto existente,
Políticas de Transporte Proyecto de
documento conpes de transporte de Desarrollo del Transporte de ajustes al proyecto y 1 23-Aug-10 30-Nov-10 14 1 100% 14 14 14
La subdirección de transporte, se propuso en el Plan Documento
pasajeros por carretera. pasajeros por carretera. presentación al DNP
Indicativo vigencia 2009, como meta la elaboración de dos lo que incidió en el
documentos conpes, los cuales se referían al transporte de incumplimiento a su vez de
falta de control en la
1 1102002 pasajeros y transporte fluvial, el primero se cumplió en 90% y la meta para establecer el Incluir en el Plan Indicativo de 2011, las Identificar los reglamentos a Plan Indicativo de
planeación
el segundo en 30%. Este último tenía como meta final el procedimiento de acciones para el Desarrrollo y expedir relacionados con Identificar las reglamentaciones a 2011, con las
documento aprobado, situación que no se dio por cuanto a 31 adjudicación de rutas. cumplimiento de las políticas y estrategias reglamentaciones para el expedir en desarrollo de las metas de 1 1-Nov-10 31-Dec-10 9 1 100% 9 9 9
de diciembre de 2009, sólo se realizó el documento con adoptadas en el Documento Conpes de desarrollo de las políticas políticas. reglamentaciones
diagnóstico y árbol de problemas, Pasajeros.. definidas. a expedir
por cuanto se determinó

Formulario
que no es coherente lo
reportado por la Dirección lo que impide hacer Estandarizar e implementar en un solo
Reporte de información Contar con información oportuna
de Transporte y Tránsito, a correcciones a tiempo y formulario la información de seguimiento Diseñar formularios Instructivos
La información enviada a la Oficina de Planeación del y confiable, relacionadas con el
2 1103002 esta oficina, con lo asegurar el cumplimiento del Plan Indicativo y el seguimiento a la para aplicación del mismo e 1 23-Aug-10 31-Dec-10 19 1 100% 19 19 19
Ministerio, para la evaluación del cumplimento a las metas proceso de autorizaciones de
efectivamente realizado en de los objetivos gestión de cada grupo de trabajo y Implementación
propuestas de la vigencia 2009, presenta deficiencias, transporte
el Grupo Operativo de propuestos. funcionario.
Transporte Acuático
Implementado
durante la vigencia,
Indicador de Gestión
En el proceso de gestión de calidad “autorizaciones en
transporte”, perteneciente al macroproceso de transporte, se lo que puede inducir a Revisar el indicador definido para
falta de control en la Revisar y actualizar, los indicadores del Mejorar el seguimiento a la Indicadores
3 1904001 observó que para todos los cuarenta proyectos que se fijó para errores en el resultado final el proceso de autorizaciones y 100% 1-Sep-10 31-Dec-10 17 100% 100% 17 17 17
planeación proceso de autorizaciones gestión del Ministerio. actualizados
la Subdirección, para la vigencia 2009, se establece el mismo de seguimiento. actualizarlo.
nombre y formula del indicador sin tener en cuenta que cada
autorización es diferente,
por cuanto en la prueba

realizada para hacer lo anterior impide que se Formulario
seguimiento a las realice un seguimiento
Seguimiento Autorizaciones Estandarizar e implementar en un solo
autorizaciones solicitadas y eficiente y efectivo a los Contar con información oportuna
Dada la importancia de la función que realiza el Grupo formulario la información de seguimiento Diseñar formularios Instructivo
las respuestas generadas requerimientos de los y confiable, relacionadas con el
4 1904001 Operativo de Transporte Terrestre, éste no cuenta con la del Plan Indicativo y el seguimiento a la para aplicación del mismo e 1 23-Aug-10 31-Dec-10 19 1 100% 19 19 19
a las mismas a 31 de usuarios, con el fin de dar proceso de autorizaciones de
información oportuna y ágil que se maneja acorde con las gestión de cada grupo de trabajo y implementación
diciembre de 2009, no se respuestas oportunas a los transporte.
funciones dadas, funcionario.
logró visualizar estas mismos
estadísticas en el sistema Implementado
ORFEO,
Habilitación Servicio de Transporte Público Mixto-Dirección

Territorial de Antioquia- (Disciplinario)
...en La DTA se
aprueba de manera directa la habilitación y se concede
permiso para operar como empresa de Servicio Público de
Transporte Terrestre Automotor Mixto, a las Empresas con NIT
890904082-3 y 890940078-6, mediante la resolución 0235 del
13 de marzo de 2009 y mediante la resolución 0221 del 23 de
febrero de 2009 respectivamente, las cuales adolecen de los
siguientes elementos:
• Las solicitudes de habilitación se realizan de manera
extemporánea, el 18-02-2009 y el 13-11-2008
correspondiendo a 8 y 7 años respectivamente, por fuera de
los términos establecidos en artículo 55 del decreto 175 de lo que conduce a
Emitir actos administrativos acorde a la
2001. incrementar el riesgo de
reglamentación y normatividad vigente, El contenido u objeto del acto
• Entre los argumentos contenidos en el estudio técnico 09 de lo anterior se genera por emitir actos administrativos Actos Administrativos acordes a
teniendo en cuenta la hoja de ruta en la administrativo, debe ser cierto, Actos
5 1201002 2009, se observa que "no es una habilitación sino una deficiencias de control en sin el control jurídico del la ley con los tiempos 1 15-Jun-10 31-Dec-10 28 1 100% 28 28 28
que su puedan monitorear los tiempos y licito, posible y en los tiempos administrativos
aclaración a los actos administrativos que en su momento le el proceso de habilitación, caso y habilitar empresas reglamentarios
así se evite el riesgo de expedir fijados
fijaron la capacidad transportadora”; sin embargo a través de en modos de transporte no
extemporáneamente el trámite
las citadas resoluciones la Dirección Territorial de manera autorizados.
directa, le concede habilitación a dichas empresas para operar
"servicio de transporte Terrestre Automotor Mixto".
• Los estudios técnicos y las resoluciones se realizan y emiten
con fundamento en el criterio de la homologación de buses
abiertos (tipo escalera o chiva) que no se contempla en el
decreto 175 de 2001.
• Los estudios técnicos se fundamentan, además en el
concepto MT-61333 del 30-11-2006, de la Oficina Asesora de
Jurídica, donde se le recomienda a la DTA, “ …que la empresa
que viene sirviendo rutas y horarios al amparo del Decreto 171
de 2001, cambie los vehículos escalera por cerrados del Grupo
C…”. Sin embargo esta alternativa no fue evaluada.
Incremento de capacidad Transportadora Vehículos Servicio

Especial Mixto - Dirección Territorial de Antioquia-
Autorizar el Incremento de capacidad Autorizar los incrementos de
(Disciplinario) ....la DTA, profiere
lo que conduce a transportadora de acuerdo a la capacidad transportadora de
la resolución 0243 del 17 de marzo de 2009, donde se autoriza esta situación se genera
incremento de vehículos normatividad, esto es servicio Especial: acuerdo a los requisitos Autorizaciones de incrementos Autorización de
el incremento de la capacidad transportadora a una empresa por no realizar adecuado,
6 1201002 del servicio especial en Decreto 174 de 2001 y la Resolución establecidos en las normas de capacidad ajustados a la incrementos de 100% 1-Sep-10 1-Sep-11 52 0 0% 0 0 0
de Servicio Especial tipo Mixto, con fundamento en el contrato control y monitoreo a los
una modalidad que no 4000/2005 (Aclaración porque el hallazgo vigentes para el Incremento de normatividad actual. capacidad
de prestación de servicios celebrado con la empresa cuyo NIT trámites ejecutados,
corresponde. hace relación a un vehículo que es de Capacidad Transportadora en la
es 32556642-0, donde se precisa en la cláusula primera de
Especial no de Mixto) modalidad de Especial.
éste contrato, “transporte de Mercancías en la zona urbana y
rural del municipio de Santa Rosa de Osos (Antioquia)”.
SI NO OBSERVACION
Plan Indicativo y Consultas Especializadas - Dirección

Territorial Antioquia-
El Plan Indicativo 2009 le fija la meta al proceso de “consultas
En el caso de las consultas escritas,
especializadas” un 100%. En la DTA los informes de gestión
establecer un monitoreo a través del
muestran una productividad en la vigencia 2009 del 100% Por deficiencias de registro generando mayor riesgo Establecer un sistema de
sistema ORFEO, continuar con el registro
como resultado de computar las consultas realizadas por los y control, lo que conduce a de la calidad en la imagen registro de las consultas
a través del formato Listado de
usuarios de manera verbal con las escritas; no obstante el no tener elementos de institucional y en verbales y telefónicas que Elaboración de Registro para
7 1101002 Asistencia, que se lleva en la Dirección Registro 1 1-Sep-10 1-Sep-11 52 0 0% 0 0 0
proceso presenta las siguientes inconsistencias: evaluación de la calidad detrimento del servicio de permitan cuantificar, evaluar y consultas verbales
Territorial Antioquia. Para el caso de las
del proceso y los usuarios del sector tomar acciones sobre las
consultas verbales y telefónicas,
• Las verbales no tienen seguimiento puesto que no se deja transportador. necesidades de los usuarios.
establecer un sistema de registro para su
registro de su resultado y representan más del 90% del total
cuantificación.
del proceso.
• El proceso adolece de archivo físico del total de respuestas
entregadas a los usuarios.
Desvinculación Administrativa e Incremento de capacidad

transportadora - Dirección Territorial Antioquia-
El Incrementos de la capacidad transportadora y la
Desvinculación Administrativa por solicitud de la empresa para
Fijar por parte de la Dirección de
el servicio de transporte público terrestre automotor de lo que conduce a no lograr Elaborar metas para el Plan
Transporte y Tránsito, para el Plan
pasajeros por carretera y Especial, son trámites que el Debido a inadecuada los indicadores esperados Establecer metas en el Plan Indicativo de 2011 para los
Indicativo del 2011 una meta para la
8 1201002 Ministerio establece deben cumplir en un 100% y la evaluación y seguimiento a en cumplimiento de su Indicativo acordes con los trámites de capacidad Metas 2 1-Sep-10 1-Feb-11 22 2 100% 22 22 22
Desvinculación administrativa e
Resolución 1229 de 2008, establece como objetivo de calidad la gestión trimestral, misión institucional tiempos fijados en las normas. transportadora y desvinculación
Incremento de Capacidad transportadora
la “administración eficiente de los recursos… administrativa
acorde con la normatividad vigente.
administrativos…”; sin embargo en la vigencia 2009, se logra el
60% y el 84% respectivamente de la productividad, sin la
formulación de las acciones de mejoramiento trimestrales
pertinentes.
Evaluación Informes de Gestión - Dirección Territorial

Antioquia-
El decreto 2053 de 2003, artículo 17 numeral 12, le establece a
la Dirección Territorial la función de " Controlar, evaluar y hacer
Presentar los informes Gestión por Realizar evaluación y control de Elaboración de informes
el seguimiento de los planes y proyectos a su cargo", y la lo que conduce a no
lo anterior se presenta por Procesos de acuerdo a los lineamientos los procesos de gestión que se trimestrales de acuerdo al Informes
9 1904001 resolución 6021 de 2003, numeral 13, le establece la función determinar el estado real 4 1-Oct-10 1-Oct-11 52 0% 0% 0 0 0
debilidades de control, establecidos en el Sistema de Gestión de llevan a cabo en la Dirección Sistema de Gestión de la trimestrales
de "implementar y realizar las acciones de mantenimiento al de la gestión en la DTA.
la Calidad Territorial Antioquia. Calidad.
sistema de gestión de calidad”; sin embargo los informes de
gestión trimestral no presentan evaluación y acciones
correctivas a las deficiencias detectadas en la gestión de
algunos trámites,
Lo anteriormente expuesto,
Objetivo del Negocio misional y metas del proceso
genera que no se tenga o
Autorizaciones 2009 - Dirección Territorial Valle-
brinde claridad frente a los
Sobre el mismo proceso de
resultados y
Autorizaciones, único objetivo e indicador, se encuentra que en
comportamiento de la
la entidad, se establecen también para la misma vigencia 2009
gestión en la vigencia
dos metas diferentes a alcanzar, del 100 y el 90%,
examinada. Por los generándose información
respectivamente, una en el Plan Indicativo y la otra, en el
trámites radicados en los parcializada y registros
tablero de indicadores del sistema de gestión de calidad, lo
últimos días antes de la inexactos como las
cual evidencia incoherencias en la planeación conocida y
culminación del período, diferencias en los reportes
manejada dentro de las actividades propias de las diferentes
pero posterior al cierre o de especies venales
dependencias; situación que se agrava al observar igualmente,
corte del trimestre o año, atendidas y las anuladas,
que también difieren los datos de cumplimiento reportados
por lo cual radicación y que limitan el seguimiento
como resultado de la gestión del proceso Autorizaciones en el
atención no quedan dentro y control sobre la gestión.
2009, y ello, tanto en los reportes periódicos como el En la formulación del Plan
del mismo; la otra La Oficina Asesora de Planeación
consolidado final. Así, mientras con los datos del Plan Mejorar la calidad de los Indicativo para la vigencia 2011 Metas e
circunstancia, es por la Esta situación evidenciada unificará para plan indicativo y SGC el
10 1201002 Indicativo se confirma un cumplimiento del 95.74%, para el resultados frente a la medición se formulará la misma meta e indicadores 100% 1-Oct-10 31-Jan-11 17 100% 100% 17 17 17
confirmación de que los en las actividades y indicador tanto en su formulación como
sistema de gestión de calidad es del 98.97%. La entidad de los logros alcanzados. indicador que se tiene en el unificados
recaudos o pagos registros de la Dirección en la meta.
justifica la diferencia por los momentos estratégicos del corte. tablero de indicadores del SGC.
respectivos, hayan sido Territorial Valle, no solo
De otra parte, es de
pagados y cargados procede de las diligencias
anotar frente a las dos metas que se definen para el mismo
eficiente y oportunamente, de esta dependencia del
proceso de Autorizaciones y su objetivo, indicador y vigencia
para poder expedir las Ministerio de Transporte,
2009, que las pruebas evidencian la imposibilidad de la entidad
especies venales, así, con sino que en estas
para cumplir la meta del 100% considerada en el Plan
las caídas del sistema, se repercute también el
Indicativo, entre otros factores.
afecta no solamente el accionar de planta central.
Adicionalmente, se evidenció dificultad para obtener con
cumplimiento de la meta,
oportunidad en la Territorial informes, datos y registros o lo
sino también al usuario
generado por los sistemas manejados, en cuanto a cada una
cuando se le dificulta en un
de las Especies Venales y trámites adelantados durante la
momento determinado
vigencia, con su respectiva denominación y código, al igual que
efectuar el pago para
el número y volumen de los mismos.
acceder rápidamente al
servicio.
Formulación de Indicadores - Dirección Territorial Valle- . Al

verificar el comportamiento de los indicadores de gestión para
Esta situación se genera
el 2009 en los informes y reportes de gestión del Ministerio de limita la evaluación y
por deficiencias en la
Transporte Dirección Territorial Valle, se evidenció que éstos medición de la Revisar los indicadores y establecer los Mejorar los resultados de la Definir indicadores de eficiencia Indicadores
11 1904001 planeación y en los 100% 1-Sep-10 31-Oct-10 9 100% 100% 9 9 9
se encuentran únicamente formulados para la medición optimización en el manejo de eficiencia en los casos que aplique. gestión del Ministerio para medir la gestión. actualizados
mecanismos internos de
tendiente a determinar el cumplimiento de metas sin considerar de recursos.
control al Plan Indicativo
la medición del principio de eficiencia, el cual aplica de
conformidad con la organización institucional.
Actividades con entidades adscritas - Dirección Territorial de

Antioquia- El numeral 2 del artículo 17 del Decreto 2053 de lo que determina que el
2003, establece que en la DTA se debe “Desarrollar en nivel central no conozca En la formulación del Plan
por deficiencias de
coordinación con las entidades adscritas que tengan funciones gerencialmente de las Incluir en el Plan Indicativo actividades Garantizar la realización de Indicativo de la vigencia 2011,
planeación y no estar
12 1904001 de tránsito o delegadas en materia de transporte, las políticas actividades gremiales relacionadas con la función de actividades de coordinación con incluir actividades que reflejen la Plan formulado 1 1-Oct-10 31-Jan-11 17 1 100% 17 17 17
contenidas en el Plan
generales fijadas por el Ministerio en el territorio de su desarrolladas en la coordinación con entidades de tránsito. las autoridades de tránsito. función de coordinación con
Indicativo,
jurisdicción”. Sin embargo los Informes de Gestión trimestrales jurisdicción territorial de autoridades de tránsito.
no hacen referencia a éstas actividades desarrolladas por la Antioquia.
dirección;
SI NO OBSERVACION
toda vez que las medidas

adoptadas para incentivar
la modernización del
parque automotor por
reposición, otorgando el
registro inicial del vehículo
nuevo, siempre y cuando el
Lo que ha generado
solicitante constituya una
incremento de vehículos
caución , que garantice el Se efectuará un estudio,
Política de Modernización por el ingreso de los
cumplimiento de la mediante el cual, se determinará
Se observa que no se está cumpliendo con el objetivo de nuevos, aumentando la identificar el parque automotor
desintegración de los Analizar la oferta frente a la demanda de cuantas cancelaciones de Documento de
obtener un equilibrio entre la oferta instalada frente a la capacidad de carga sin la ingresado e identificar el número
13 1102002 vehículos en el término los últimos cinco años, donde se matrículas de vehículos de carga Analisis de la oferta 1 1-Sep-10 31-Aug-11 52 0 0% 0 0 0
demanda de servicio público de transporte de carga, cuyo fin pretendida disminución de de cancelaciones de matrículas
establecido para ello , determine el parque automotor disponible se han efectuado a partir del vehicular
era disminuir el impacto negativo de la sobreoferta en la la sobreoferta de vehículos para determinar la cantidad real.
situación que no se está inicio de progrma de reposición
prestación de éste servicio, que se encuentran
presentando, dado que a vehicular.
operando por más de 25
diciembre 31 de 2009 se
años.
constituyeron 26.543
pólizas, de las cuales el
95% (25.332 pólizas) se
declararon exigibles por
dicho incumplimiento y solo
el 1% de los solicitantes
desintegraron el vehículo.
Obligaciones de Organismos de Tránsito

Se observa que no se da un cumplimiento efectivo a lo lo que ha generado que no
dispuesto en el artículo 7 y el inciso tercero del artículo 26 de la se dé respuesta oportuna a Implementar la fase certificaciones en el
Generar eficacia, efectividad y
Resolución 3253 de 2008, en cuanto a la obligación que tienen los ciudadanos que RUNT con los Organismos de Tránsito,
seguridad en el trámite de
los Organismos de Tránsito de informar al Ministerio de realizan estos trámites y verificando la cancelación de la licencia Implementación de registros de
no cuentan con un Certificación de cumplimiento de Registro de
14 1102001 Transporte, sobre la cancelación de las licencias de tránsito de además que ingresen los de tránsito, para la expedición del certificaciones con el sistema 1 15-Sep-10 30-Jun-11 41 0 0% 0 0 41
mecanismo eficiente Requisitos y atender de manera certificados
los vehículos que se han desintegrado y el envío en copia dineros al Tesoro Nacional Certificado de Cumplimiento de RUNT
oportuna las solicitudes de los
autenticada de la licencia de tránsito del vehículo nuevo de manera tardía cuando Requisitos.
usuarios.
registrado; por esta razón, la Entidad debe acudir en muchas se hacen exigibles las
oportunidades, al mecanismo de tutela para que éstos garantías bancarias
organismos informen dicha situación
Control de verificación garantías bancarias

La entidad no cuenta con un control adecuado en el proceso
de verificación de las garantías bancarias que se harán
exigibles por incumplimiento de la obligación de desintegración,
toda vez que se observa que:
• Se presentan diversas reclamaciones por parte de las
entidades aseguradoras, por las cuales se ha tenido que Lo anterior ha generado
revocar resoluciones. desgaste administrativo y Implementación de registros
Revisar y verificar oportumanente las Mejorar el ingreso por pago de Registro de pago
15 1103002 • Se realizan dobles cobros de la misma póliza . deficiencias en el control demora en el ingreso por mediante el sistema de garantías 1 1-Sep-10 4-Apr-11 31 1 100% 31 31 31
garantías para su cumplimiento las pólizas al Tesoro Nacional de pólizas
• Las garantías que se están cobrando, no son expedidas por pagos de las pólizas al para su reclamación oportuna.
estas entidades . Tesoro Nacional.
• Se profieren resoluciones para algunas cauciones que se
encuentran en proceso de revisión.
• El nombre del tomador o el valor de la caución no se registran
correctamente .
• En otras ocasiones las cauciones que se están cobrando ya
han sido devueltas al otorgante .
toda vez que encontraron

Demora estudio recursos reposición
pólizas con vencimiento en Dar respuesta oportuna a los
Se presenta demora en el estudio y análisis por parte del Adelantar la revisión mediante el
el año 2007, las cuales a la lo que impide realizar recursos de reposición Respuesta oportuna de los
Ministerio, de algunos de los recursos de reposición consecutivo de pólizas de años anteriores
fecha, se encuentran en oportunamente el interpuestos por las requerimientos tanto de las Pólizas analizadas
16 1103002 interpuestos por las entidades aseguradoras , a las como también las verificaciones 100% 1-Sep-10 1-Mar-11 26 100% 100% 26 26 26
proceso de verificación por respectivo cobro de las aseguradoras y realizar un aseguradoras como de los y tramitadas
resoluciones que declaran la ocurrencia del siniestro de pólizas subsiguientes que permitan evidenciar y
parte del Grupo de mismas proceso de verificación mas peticionarios.
de cumplimento relacionadas con el Registro inicial de gestionar su cumplimiento
certificaciones para la expedito.
vehículos de transporte de carga,
Reposición Vehicular,
lo que ha generado que

luego de proferirse la
resolución que declara la
ocurrencia del siniestro y
hacer exigible la caución,
el Ministerio haya tenido
que excluir temporalmente Elaborar el procedimiento por
debido a que en la mayoría Definir el procedimiento donde el
de dichas resoluciones, los Establecer un procedimiento parte de la Dirección de
Procedimientos para proceso de desintegración de los casos el solicitante organismo de tránsito confirma registro
cobros de algunas pólizas efectivo para conocer de manera Transporte y Tránsito,
La entidad no cuenta con un procedimiento efectivo para del registro inicial del inicial de un vehículo. Durante la vigencia
por cuanto la aseguradora oportuna el proceso de remitiéndolo a la Oficina Asesora
17 1103002 conocer de manera oportuna el proceso de desintegración del nuevo vehículo, no es de la caución se identifica el vehículo Procedimiento 1 1-Jan-11 31-May-11 21 1 100% 21 21 21
aduce en los recursos de desintegración del vehículo para de Planeación para incorporarlo
vehículo para certificar el cumplimiento de la obligación poseedor, ni cuenta en el objeto de desintegración para cruce con
reposición interpuestos, certificar el cumplimiento de la en la documentación del SGC y
caucionada, momento con un vehículo la misma, generando el reporte para el
que los vehículos fueron obligación caucionada, cumplimiento de los organismos
para desintegrar, Ministerio de Transporte.
desintegrados, causando de tránsito.
desgaste administrativo,
tanto para el Grupo de
certificaciones para la
Reposición Vehicular como
para el área de
notificaciones.
Exigibilidad de garantías
Implementar en el sistema de Garantías Contar con un mecanismo de
No se hacen exigibles las garantías bancarias o declaratorias lo que genera
deficiencias en el control y un mecanismo de control, mediante el control que permita identificar de Mecanismo de control de pólizas Mecanismo de
18 1103002 del siniestro de manera oportuna, dado que se observa que en extemporaneidad en el 1 15-Sep-10 15-Apr-11 30 100% 100% 30 30 30
seguimiento cual se identifique oportunamente el manera oportuna el vencimiento de cumplimiento control de pólizas
algunos casos, transcurre más de un año para elaborar la cobro de las mismas.
vencimiento de las pólizas y cobro de las mismas
respectiva resolución de cobro,
SI NO OBSERVACION
Oficiar a las empresas Servicios Postales

Nacionales S.A. y Patrimonio de Facilitar al Grupo de
toda vez que se observó Remanentes - Adpostal Fiduagraria Reposición Integral de
que en varias ocasiones el PAR; reiterándoles la atención oportuna Vehículos, los documentos Enviar oportunamente las
Oficios 2 1-Sep-10 30-Dec-10 17 2 100% 17 17 17
Grupo de certificaciones ha en la remisión de las pruebas de entrega requeridos como prueba de pruebas de entrega solicitadas.
solicitado información al de solicitadas para emitir respuesta a los remisión por parte del precitado
correspondencia referente requerimientos del Grupo de Reposición grupo a los usuarios.
a certificar si se han lo que genera demora en Integral de Vehículos.
Comunicación entre los Grupos
enviado documentos la expedición de
No se presentó una efectiva comunicación entre los grupos de
19 1103002 relacionados con documentos para los
Certificaciones para la Reposición Vehicular y el grupo de
aprobación de cauciones. diferentes usuarios y
Archivo y Correspondencia,
Dichas solicitudes fueron desgaste administrativo.
realizadas en repetidas
Hacer seguimiento a las solicitudes
ocasiones, por parte del Hacer seguimiento a las
presentadas a las empresas Servicios Mantener ambiente de actas de
Grupo de certificaciones, solicitudes presentadas a las
Postales Nacionales S.A. y Patrimonio de Autocontrol en el Manejo y Flujo verificación y 6 1-Oct-10 30-Dec-10 13 6 100% 13 13 13
sin que fuera obtenida empresas prestadoras del
Remanentes - Adpostal Fiduagraria de la Información seguimiento
respuesta, servicio de correo
PAR;
lo que ha generado que el

Ministerio luego de cuatro
(4) años reciba solicitudes
Cesión de derechos En el artículo 28 de la resolución 3253 de
de estas cesiones y deba Elaborar resolución modificatoria a través
2008, no se establece un término para que el usuario el cual
iniciar el proceso de de la cual se implementará el tiempo que Modificar la resolución 3253 de
se expidió la resolución de certificación de cumplimiento de Resolución modificatoria que
deficiencia en la verificación ante el tendrán los titulares del derecho de 2008 indicando el tiempo para
20 1103002 requisitos para el registro inicial del nuevo vehículo, suscriba el fijará el término de vigencia de la Resolución 1 15-Sep-10 1-Jul-11 41 0% 0% 0 0 0
normatividad Organismo de Tránsito reposición para ceder o efectuar la ceder o registrar un vehículo
contrato de cesión de derechos, certificación de cumplimiento
respectivo, para determinar matrícula del vehículo de carga ante el objeto de reposición.
si la anterior certificación Organismo de Tránsito correspondiente.
de cumplimiento de
requisitos, se utilizó para el
registro de otro automotor.
Diseñar e Implementar registro

por cuanto se encontraron electrónico a través del RUNT para
Aprobación de caución lo que ha traído como
documentos adulterados . ingresar las aprobaciones de las
El mecanismo mediante el cual el Ministerio de Transporte consecuencia que algunas Diseño e implementación del
Además se observó que cauciones, información a la cual sólo Evitar la pérdida de las
certifica la aprobación de la caución , para que se adelante el solicitudes aún se registro electrónico en el sistema Registro electrónico
21 1202002 algunos Organismos de tendrán acceso las personas encargadas aprobaciones y la adulteración 1 15-Sep-10 30-Jun-11 41 0% 0% 0 0 41
registro inicial de nuevo vehículo, no garantiza la seguridad en encuentren en trámite RUNT para incluir las implementado
Tránsito, informan que la en el Organismo de Tránsito donde se de las mismas.
la utilización del mismo de manera que impida la manipulación luego de varios años. aprobaciones.
aprobación de la caución realizará la matrícula, evitando con ello la
de terceros,
nunca llegó a sus oficinas, manipulación de los documentos por
parte de terceros.
Registro de información
lo que puede generar
En la certificación de la aprobación de las cauciones, no se
inexactitud de los datos Elaborar certificación de cumplimiento
consigna la totalidad de la información correspondiente a las Expedir la aprobación con las
registrados, además del con las características del vehículo Certificados de registro inicial con
características del vehículo a registrarse, pues únicamente se deficiencias en el control y características del vehículo a Certificados
22 1103002 incumplimiento a lo nuevo objeto de reposición, estén acorde la totalidad de datos con las 100% 15-Sep-10 2-Feb-11 20 100% 100% 20 20 20
describe el número de motor, marca, clase y chasís, y de este seguimiento registrar según Resolución 3253 expedidos
estipulado en la viñeta 5 las exigidas en el artículo 10 de la características del vehículo.
último en algunos casos, no se registra el número completo, de 2008
del artículo 10 de la resolución 3253 de 2008.
resolución 3253 de 2008.
Información de vehículos matriculados lo que ha generado

No obstante de ser el Ministerio de Transporte el ente rector en demoras, en algunos
materia de transporte, se observó que el Grupo de Reposición casos entre tres y más de
Integral de Vehículos, no cuenta con un mecanismo efectivo doce meses, para dar Requerir al concesionario RUNT la
Contar con información oportuna
para que conozca de manera oportuna, los trámites que se deficiencias en el control y respuesta a los usuarios, implementación del módulo de consulta Módulo de consulta diseñado e
23 1202002 que sirva como base para el Módulo de consulta 1 15-Sep-10 30-Jun-11 41 0 0% 0 0 41
realizan tanto de los vehículos de carga matriculados por seguimiento ya que el Ministerio debe para matrículas de vehículos y implementado
trámite de reposición vehicular
reposición como de la cancelación de matrículas de tránsito, no recurrir a los Organismos cancelación de las mismas
obstante de contar la entidad con el Registro Único Nacional de de Tránsito para conocer
Transito –RUNT. Además, carece de un efectivo seguimiento y esta información.
monitoreo a estos vehículos,
Brindar la capacitación y los

Realizar visita al archivo del Grupo de Organizar correctamente el lineamientos para que el Grupo
Reposición Integral de Vehículos y dictar archivo del Grupo de de Reposición Integral de Actas de visita y
Lo anterior debido a que se 2 1-Sep-10 31-Dec-10 17 2 100% 17 17 17
Archivo Grupo de Reposición Integral de Vehículos capacitación al funcionario encargado del Reposición Integral de Vehículos tenga un archivo de capacitación
maneja un gran volumen manejo del archivo de gestión. Vehículos. gestión debidamente organizado
A pesar de la importancia de la información que se maneja en
de documentación, que que facilite su consulta.
el Grupo de Reposición Integral de Vehículos, éste no cuenta por consiguientes en
deriva en exceso de carga
24 1202002 con un archivo debidamente organizado ni con un sistema de demoras en la atención al
laboral a los funcionarios
información acorde con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley usuario.
que conforman el grupo de
general de archivos, con el objeto de facilitar su utilización y
trabajo y
permitir realizar consultas de manera ágil y oportuna.
Tener un archivo físico con las Archivo ajustado a
Organizar el archivo acorde a las normas Organizar el archivo acorde con
carpetas disponibles de acuerdo las normas del
establecidas por el Archivo General de la lo dispuesto en el artículo 26 de 1 15-Sep-10 15-Sep-11 52 0 0% 0 0 0
los temas que se desarrollan en Archivo General de
Nación. la Ley General de Archivos.
el Grupo. la Nación.
lo que generó
Postulación de vehículos de carga
incumplimiento frente a lo
El Ministerio no cuenta con un control efectivo para evitar que Implementar controles en el
estipulado en el numeral Implementar controles en el aplicativo Evitar que un solicitante postule
los propietarios de vehículos de carga, postulen más de dos deficiencias en el control y aplicativo que impidan la Control
25 1103002 1.5 del artículo 1 de la para la postulación de más de dos más de los vehículos 1 15-Sep-10 31-Dec-10 15 1 100% 15 15 15
vehículos para el reconocimiento económico; pues se observó seguimiento postulación de más de dos implementado
resolución No. 4160 de camiones. autorizados
que se encuentran postulaciones de hasta tres vehículos por vehículos por solicitante
2008.
propietario,
Retiro del vehículo de carga (Disciplinario - Fiscal) lo que ha generado pagos

No se da estricto cumplimento a lo estipulado en el artículo 7 adicionales por $42
de la Resolución 5259 del 11 de diciembre de 2008, referente a millones por
que cuando se presenten inconsistencias o falta de algunos almacenamiento. Lo que Implementar la revisión técnica y
documentos de los vehículos postulados, o cuando las se constituye en un documental previa del Camión postulado Aprobar o rechazar vehículos de
Establecer un control técnico y
entidades públicas SENA y SIJIN dan conceptos no favorables, deficiencias en el control y hallazgo con presunta para autorizar su ingreso a acuerdo a la documentación Revisión técnico-
26 1202001 documental de los vehículos 100% 1-Sep-10 31-Dec-10 17 100% 100% 17 17 17
debe entregar el vehículo al propietario para su retiro seguimiento connotación fiscal en la ALMAGRARIO, permitiendo su aportada y los dictamenes de la documental
previo al ingreso a Almagrario
inmediato. Al respecto se observó que este procedimiento no cuantía indicada, además desintegración en un término menor a SIJIN o SENA.
se lleva cabo eficientemente, toda vez que se encuentran de falta disciplinaria por el quince(15) días.
vehículos que luego de estar almacenados en ALMAGRARIO presunto incumplimiento
entre 2 y 7 meses, son devueltos al propietario , del Artículo 34 de la Ley
734 de 2000.
SI NO OBSERVACION
Almacenamiento vehículos de carga (Disciplinario-Fiscal)

Conforme lo estipulado en los artículos 5, 6 y 8 de la
resolución 5259 del 11 de diciembre de 2008 , se observa que
se presenta un tiempo prolongado en la ejecución de los Lo anterior se constituye
Requerir a las instancias
procedimientos para: la verificación de documentos, revisión en un hallazgo con
correspondientes mayor celeridad en el Solicitar por escrito (oficio) a los
por parte de la SIJIN, SENA y la desintegración de los presunta connotación fiscal
proceso de revisión para que los Mejorar los tiempos de acuerdo actores que intervienen en el
vehículos, los cuales en varios casos exceden los 30 días. Sin deficiencias en el control y en la cuantía indicada, Oficio y
27 1202001 conceptos técnicos sean emitidos en el procedimiento de revisión proceso de revisión de vehículos 1 1-Sep-10 31-Dec-10 17 1 100% 17 17 17
embargo, en la oferta económica del contratista y lo estipulado seguimiento además de falta procedimiento
oportunamente. Además se les fija el de vehículos y de documentos. y documentos ajustasrse al
en la cláusula cuarta del contrato 098 de 2008, se establece disciplinaria por el presunto
procedimiento de acuerdo a la Resolución procedimiento
como el máximo tiempo de almacenamiento de los vehículos incumplimiento del Artículo
5259 de 2008.
hasta 30 días. Se verificó que se encontraron vehículos 34 de la Ley 734 de 2000.
almacenados entre 31 y 270 días en ALMAGRARIO, lo que ha
generado que el Ministerio haya tenido que cancelar pagos
adicionales por este concepto por $192,7 millones,
Ingreso de Vehículos ALMAGRARIO -- Dirección Territorial

Antioquia- El numeral 1º, del artículo 26 de la Ley 80 se
establece el principio de la Responsabilidad, para la vigilancia
de la correcta ejecución del objeto contratado. Igualmente a
través de la Resolución 5259 de 2008 del Ministerio de
Transporte, en el artículo 2 se establece que: “Los
responsables o delegados de la entidades públicas…SENA,
lo que conduce a no tener Informar de manera oportuna a la DIJIN,
SIJIN, Mintransporte y el propietario del vehículo, estarán
Esta situación se presenta certeza en su debido SENA, ALMAGRARIO, propietario del
presentes el día y la hora que el Ministerio les señale por No admitir vehículos que no Informar oportunamente la
por deficiencias de control momento,de las vehículo y Ministerio de Transporte la Comunicación de
28 1103002 escrito, para proceder a la recepción del vehículo automotor esten aptos para la programación de recepción de 100% 1-Sep-10 31-Aug-11 52 0 0% 0 0 0
en el proceso de condiciones mecánicas de programación de recibo de vehículos para programaciones
postulado por el Ministerio del Transporte.”.. Sin embargo estos desintegración. vehículos
interventoría, aptitud establecidas en la emitir el dictamen de aprobación o
funcionarios no están presentes durante el ingreso de los
norma. rechazo.
vehículos a los patios de ALMAGRARIO por cuanto el
Ministerio de transporte no viene notificando de manera
oportuna a los delegados y responsables de las entidades
públicas que hacen parte del proceso, en la medida que los
vehículos vienen ingresando a los patios de ALMAGRARIO con
la aprobación de la postulación del nivel nacional y el control de
ingreso de ALMAGRARIO,
Sistema de vigilancia ALMAGRARIO - Dirección Territorial

Antioquia-
En el numeral 5 de la cláusula novena del contrato
Interadministrativo 106 de 2009, celebrado con ALMAGRARIO,
se dispone que el DEPOSITARIO, debe “establecer las
lo que conduce a no
medidas de vigilancia, seguridad física y almacenamiento que
ofrecer seguridad y expone Exigir por escrito a la ALMACENADORA Garantizar por parte de la
se requieran”. Mediante inspección física se determinó que Esta situación se presenta
a un posible que la custodia del bien esté sujeto a las ALMACENADORA que la
ALMAGRARIO cuenta con un lote donde se encontró por deficiencias de control Exigencia por escrito de las
29 1103002 desmantelamiento de los condiciones del contrato, en cuanto a custodia y depósito de vehículos Oficio 1 1-Sep-10 31-Dec-10 17 1 100% 17 17 17
almacenados 23 cabezotes de mulas bajo el cuidado o en el proceso de condiciones del contrato.
vehículos a ser garantizar la integridad del mismo hasta tengan las condiciones
responsabilidad de esta empresa; lote que presenta las interventoría,
desintegrados. que éste se desintegre. necesarias de seguridad.
siguientes condiciones:
• Carece de puerta de ingreso (situación corregida por cuanto
fue colocada la puerta de ingreso durante el proceso auditor).
• Los vehículos a pesar de estar en fila para la desintegración
aún no cuentan con las inspecciones del SENA y de la SIJIN,
sin embargo están en el parqueadero.
Verificaciones Técnicas de SENA Y SIJIN - Dirección

Territorial Antioquia- (Disciplinario)
El numeral 1º del artículo 26 de la ley 80 establece el principio
de la responsabilidad para la vigilancia de la correcta ejecución
del objeto contratado. Adicionalmente, en el numeral 5 de la
resolución 5259 de 2008, se determina que “surtida a lo que conduce a no
satisfacción la entrega del vehículo a desintegrar, asegurar la calidad del Exigir al interventor del contrato realizar Garantizar el cumplimiento y
Lo anterior se presenta por Exigir por escrito al interventor el
inmediatamente se procederá a realizar las verificaciones proceso, y la posible las gestiones necesarias encaminadas a oportunidad del procedimiento
30 1103002 deficiencias de control en cumplimiento estricto de sus memorando 1 1-Sep-10 31-Dec-10 17 1 100% 17 17 17
técnicas y de aptitud por parte de los representantes del SENA desintegración de que el contratista cumpla las condiciones de revisión de vehículos y
la interventoría, funciones
y la SIJIN”; instrucción contemplada en el numeral 9 de la vehículos que no reúnen del contrato y etapas del procedimiento documentos
cláusula novena del contrato 106 de 2009. Sin embargo las los criterios establecidos
inspecciones del SENA y la SIJIN se realizan en algunos casos
con dos o tres días anteriores al registro de ingreso o hasta
con 37 días de permanencia del vehículo en los patios de
ALMAGRARIO.
Comité de seguimiento al Proceso de Desintegración Física -

Dirección Territorial Antioquia-
Un comité es un conjunto de personas que con arreglo a las lo que puede conducir a
Efectuar mínimo una reunión mensual de
leyes o reglas de una organización, institución o entidad tienen , por deficiencias en el interferencia a la de Contar una instancia formalizada Elaborar acto administrativo de
seguimiento y control del proceso en las
31 1103002 establecidas determinadas competencias. En la DTA del control de la interventoría desintegración física del para realizar seguimiento y oficialización y reglamentación acto administrativo 1 1-Sep-10 31-Dec-10 17 1 100% 17 17 17
ciudades en las que se adelanta la
Ministerio del Transporte viene operando un comité de al proceso, parque automotor terrestre control del proceso. del comité
desintegración (Bogotá, Medellín y Cali).
seguimiento al proceso de desintegración física de de carga.
automotores de carga con una periodicidad quincenal y/o
mensual, el cual no tiene constitución y representatividad legal
Permisos de Circulación Restringida. lo que genera riesgo en los Mantener el archivo de los
Revisar la documentación previa a su Archivar correctamente
En las carpetas de Permisos de Circulación Restringida para Falta de control por parte desplazamientos de los permisos de circulación
aprobación y archivar de acuerdo a lo conforme a los parámetros Carpetas
32 1103002 alistamiento, no se observan todos los documentos exigidos de la Subdirección de autorizados frente a restringida controlado y con los 100% 1-Oct-10 1-Oct-11 52 0 0% 0 0 0
estipulado en la tabla de retención establecidos en la tabla de archivadas
por el Acuerdo 051 de 1993, norma que regula la entrega de Transito. terceros al no disponer de documentos exigidos en la
documental. retención documental.
los permisos. los documentos exigidos. norma.
SI NO OBSERVACION
Se evidencia la falta de
Lo anterior genera
unificación de la
incertidumbre para evaluar
información entregada, por
el avance de los resultados
Cumplimiento de metas cuanto la Subdirección de
entregados, por la
Para la vigencia 2009 se presentó únicamente un objetivo de Tránsito entrega avances
dispersión de la
política denominada “Documento CONPES de política pública trimestrales que muestran
información. Se observa Analizar la información reportada por esta
de seguridad vial (Propuesta)”, objetivo que viene formulado ejecución del 60% de esta Reportar en los diferentes
presunto incumplimiento de dependencia referente al Plan Indicativo y
desde 2008. Se observó avance del 60% en el cumplimiento de política (consolidado por la informes la información correcta Informes
33 1101002 los Objetivos y Metas del a los avances trimestrales, de tal forma Reporte trimestrales validos 4 1-Oct-10 1-Oct-11 52 0 0% 0 0 0
esta meta durante la vigencia 2009, según documentos auditoría). La evaluación y congruente del avance del trimestrales
Plan de Desarrollo que se pueda evidenciar el verdadero
entregados por la Subdirección de Tránsito. La calificación en del 4° trimestre del Plan Plan.
Sectorial establecido para avance del Plan.
el informe “Evaluación 4° Trimestre Plan Indicativo año 2009” Indicativo muestra
el cuatrienio, el cual se
del Jefe de la Oficina de Planeación es del 50% de ejecución del 50% y en la
atrasa en una vigencia y su
cumplimiento y en la respuesta se afirma avance del 90%. respuesta se afirma
repercusión en los demás
ejecución del 90% sin un
objetivos y metas del Plan
documento soporte que
Nacional de Desarrollo.
confirme tal cumplimiento.
Gestión de Venta y Recaudo de Especies Venales -Dirección

Territorial de Antioquia
La Dirección Territorial de Antioquia-DTA a través del formato
FOT-03, remite al departamento de cartera del Ministerio del
transporte en el nivel central, el Informe mensual sobre la
lo que conduce a que el
cantidad de especies venales vendidas y disponibles para la
consolidado anual de La Dirección de Transporte y Tránsito
demanda de trámites en materia de transporte. Sin embargo el Analizar el formato FOT-03 y Propuesta de
Esta situación se debe a recaudos se encuentre analizará el formato FOT-03 y presentará Mejorar el sistema de reporte de
34 1103002 diligenciamiento de éste presenta las siguientes proponer los ajustes necesarios ajustes al formato 1 1-Sep-10 31-Dec-10 17 1 100% 17 17 17
deficiencias de control, sobreestimado en los ajustes correspondientes a la información.
irregularidades: para su actualización. FOT-03
$192.millones Subdirección Administrativa y Financiera
• Las cantidades y sus movimientos no se actualizan, lo que
conduce a no conocer las cantidades disponibles de especies
venales en la DTA para atender la demanda de los usuarios.
• Lo reportado en el formato no es consistente con los soportes
de trámites que relaciona cada uno de los funcionarios
responsables.
lo que conduce a
sobreestimar la gestión en
Venta de Tarjetas de Operación -Dirección Territorial de
tarjetas de operación en
Antioquia-
178 unidades que Hacer efectiva la hoja de chequeo o ruta Enumerar hoja de chequeo
En el mes de marzo de 2009, la DTA reportó al Grupo de situación que se presenta Tener soportada toda entrega de
35 1103002 equivalen a $1.7 millones y donde se evidencia los soportes para contra tarjeta de operación Hoja de Chequeo 100% 1-Sep-10 1-Sep-11 52 0 0% 0 0 0
ingresos y cartera por venta de especies venales, en el rubro por deficiencias de control, tarjeta de operación.
genera el riesgo de expedir la tarjeta de operación. entregada .
Tarjetas de Operación 621 registros, sin embargo solo se tiene
incertidumbre en los
soportes por 443 tarjetas,
informes.
Aplicación requisitos de atención de Especies Venales y

Normatividad. - Dirección Territorial Valle- La relación
normativa que regula la atención de algunas solicitudes de
Especies venales es extensa, como en el caso de las Tarjetas
de Operación, reglada entre otras, por los Decretos 171, 174 y
175 de 2001.
No obstante lo anterior y el cumplimiento de la gran mayoría de lo cual genera tanto
las exigencias del proceso en las muestras seleccionadas, no saturación como falta de
se da aplicación ni por parte de la entidad usuaria ni por la aplicación de la
Dirección Territorial Valle del Ministerio de Transporte, a reglamentación de
algunos datos o requisitos exigidos tales como: obligaciones y requisitos
• Devolución de la tarjeta de operación anterior luego de diez necesarios en otros
días de haber obtenido la actualmente requerida. La entidad ha La situación se presenta asuntos y trámites. Se
1. Solicitar a las empresas de transporte
manifestado que la devolución no tiene implicación alguna por la falta de una precisó por parte de la
de pasajeros por carretera y especial, a
dentro del proceso o en la prestación del servicio de transporte, adecuada actualización y entidad que esta figura
través de una circular, que una vez
lo cual es aceptable, y no obstante, dada su inclusión en actos adecuación de las normas jurídica no se ha
terminado el proceso de trámite y recibo
administrativos, se ve procedente que la entidad evalúe la que regulan los procesos, presentado de manera 1. Comunicación
de la nueva tarjeta de operación, Se Exigirá a las empresas la
conveniencia de este paso no solo dentro del proceso o al igual que en los reiterada, por lo que por externa (Oficio y/o
devuelvan la tarjeta de operación vencida Dar cumplimiento a la devolución de las Tarjetas de
requisitos, sino en las normas expedidas. controles establecidos. parte de la auditoria se circular). 2.
y/o sin vigencia en máximo diez días disposición vigente, actualizar la Operación vencidas y se
36 1201001 Aún cuando se evidencia en un número reducido, continúan Este resalta no solo el caso ya Comunicación 2 1-Sep-10 31-Dec-10 17 2 100% 17 17 17
posteriores a la entrega de la misma. normatividad y evidenciar los reducirá el margen de
presentándose casos de atención, en los cuales, respecto a los hecho obedece a citado sino también para interna
2. Memorando retrasos. retraso en la expedición de las
términos estipulados, se observa de un lado agilización , y de deficiencias en la los procesos Tarjetas de (memorando).
interno a los funcionarios encargados de tarjetas de operación
otro, se excede considerablemente el término , sin que se planeación y formulación Servicio y Trámites
los trámites para que evidencien en la
consigne en los formatos de control las razones de ello. de normatividad, aspecto asociados a remolques y
hoja de ruta, el motivo por el cual ha
Reiteradamente se presenta en la entidad la misional de especial semirremolques, lo cual
sufrido retraso el trámite respectivo.
situación jurídica de vacancia iuris, por derogar aspectos relevancia en el sujeto de aun siendo del resorte de
indispensables en algunas normas, que resultan no control. políticas de planta central,
consideradas en las posteriores, debiéndose por tanto recurrir se opta reiteradamente por
nuevamente a la legislación derogada. hacer uso de la figura, sin
que se corrija la omisión o
Para citar un caso de ello, lo representa la atención de la vacío con la emisión
Especie Venal Licencias de Instructor que se regía por el oportuna de una nueva
acuerdo 051 de 1993, y para la cual se expidió posteriormente norma.
la Resolución 4775 de 2009, que no solo derogó la anterior
disposición sino que, no contempló los requisitos necesarios
para su atención, debiéndose volver a la aplicación de lo citado
en el acuerdo derogado.
Modificaciones Plan Indicativo Infraestructura Para futuras modificaciones verificar que Plan Indicativo
1 1-Jan-11 31-Dec-11 52 1 100% 52 0 0
En el Comité Directivo realizado el 20 de marzo de 2009, se cumpla el procedimiento definido. modificado
fueron aprobadas las modificaciones al Plan Indicativo de la
lo anterior demuestra
Dirección de Infraestructura, para dicha vigencia, sin que se
debilidades en los sistemas
hubieran enviado las justificaciones y motivaciones
de control aplicados para la Garantizar que las
correspondientes a la Oficina Asesora de Planeación, lo cual debido a deficienca de Realizar las modificaciones del
modificación y seguimiento modificaciones del Plan
37 1101001 se surtió sólo hasta el 1 de abril de 2009 . Lo anterior, no se comunicación entre las Plan Indicativo de acuerdo con el
al desarrollo del plan Indicativo estén debidamente
ajusta a la dispuesto en el artículo 3° de la resolución 5388 del diferentes dependencias procedimiento establecido.
indicativo de la entidad. soportadas.
19 de diciembre de 2008, por medio del cual se adoptó el plan
indicativo vigencia 2009, que dispone que “…la dependencia
que desee realizar alguna modificación deberá enviar la Socializar procedimiento definido para
memorando circular 1 1-Sep-10 30-Nov-10 13 1 100% 13 13 13
justificación y motivación del cambio a la Oficina Asesora de modificar el Plan Indicativo
Planeación”,
SI NO OBSERVACION
Procedimiento Políticas de Infraestructura

Se evidencian algunas inconsistencias y/o debilidades en la
ejecución del proceso “Políticas de Infraestructura”, tales como:
• No se dejan los registros de algunas de las actividades
realizadas conforme a lo definido en el procedimiento de este
lo que puede afectar la
proceso. Tal es el caso de: identificación de la necesidad,
celeridad del alcance Las propuestas de política se
elaboración del diagnostico del tema a desarrollar,
Lo anterior se presenta por esperado en el desarrollo documentarán con: Actas de
determinación de estudios en caso de necesitarse, actas y/o Dejar los registros de todas las Cumplir con las actividades
debilidades en el de los temas de Reuniones, Memorias, Correos
ayudas de memoria de algunas de las reuniones de las mesas actividades desarrolladas durante la establecidas en el Sistema de Documentación de
seguimiento y control de formulación deb políticas Electrónicos, Informes, Oficios,
38 1102001 de trabajo efectuadas. realización de la Propuesta de Política Gestión de Calidad para el los proyectos de 100% 1-Sep-10 31-Aug-11 52 50% 50% 26 0 0
los procedimientos como reglamentaciones de Memorandos, de acuerdo con lo
• No hay participación regular de todos los funcionarios conforme a lo establecido en el Sistema procedimiento de Políticas en política.
establecidos, las leyes y/o elaboración establecido en el Sistema de
convocados a todas las mesas de trabajo, en especial de los de Gestión de Calidad. Infraestructura.
de otros productos Gestión de Calidad y Plan
funcionarios de otras entidades. De igual manera se observa
definidos en el Plan Indicativo.
que en algunos temas, se dejan de efectuar las mesas de
Indicativo de la Entidad.
trabajo, pero su desarrollo continúa sin la participación de las
demás entidades involucradas, las cuales finalmente son las
operadoras y/o ejecutoras de las políticas; lo cual no permite
que se dé una adecuada retroalimentación y se compartan las
opiniones oportunamente.
Proceso de contratación de la
consultoría a través de concurso Contrato 1 1-Feb-10 14-Dec-10 45 1 100% 45 45 45
de méritos.
Ejecución del contrato. Estudio 1 15-Dec-10 30-May-11 24 0% 0% 0 0 24

1. Contraprestaciones:
Desarrollo de la estructuración de la
etapa precontractual para la contratación Dar cumplimiento a la
de una consultoría a través de un recomendación establecida en el Presentación de la propuesta de
concurso de méritos, para el estudio que documento Conpes no. 3611 de las nuevas metodologías para la
tiene por objeto la “Elaboración y septiembre de 2009, adoptado determinación de las
Propuesta de
presentación de propuestas de por Decreto 4734 de diciembre contraprestaciones por 1 1-Jun-11 31-Jul-11 9 0% 0% 0 0 0
metodologías
metodologías para la determinación de de 2009 y a lo contemplado en concesiones portuarias marítimas
las contraprestaciones por concesiones la Ley 1242 de 2008. y fluviales, para aprobación del
Reglamentación Ley 1242 de 2008 portuarias marítimas y fluviales en Conpes.
Se observan deficiencias en la fijación de las políticas en Colombia, realizando la clasificación de
Infraestructura, por cuanto se evidencian diferencias los puertos según su actividad".
considerables de tiempo entre la promulgación de las Leyes y Acompañamiento a DNP en la
las reglamentaciones que el Ministerio de Transporte debe lo que puede afectar a los Proyecto de
elaboración del Proyecto de 1 1-Aug-11 31-Aug-11 4 0% 0% 0 0 0
realizar a las mismas, tal es el caso de lo estipulado en los particulares que Documento Conpes
Documento Conpes.
parágrafos 1° y 2° del artículo 64 de la Ley 1242 del 5 de administran u operan
agosto de 2008, en los que se establece la obligación de puertos o muelles fluviales
debido a la falta de mayor
reglamentar los términos, plazos y contraprestaciones de las bajo cualquier modalidad
39 12010001 gestión en la Proyecto de Decreto acogiendo Proyecto de
concesiones en los puertos fluviales y los términos en que se diferente a la concesión, 1 1-Sep-11 30-Sep-11 4 0% 0% 0 0 0
reglamentación de la leyes metodología del Conpes. Decreto
otorgaran las concesiones portuarias fluviales; obligación que para que se homologuen o
se debería realizar de manera inmediata; no obstante la soliciten la concesión
expedición de los Decreto 4735 del 2 de diciembre de 2009 y portuaria, en el plazo de 18
433 de febrero 9 de 2010 , a mayo de la presente anualidad, meses previstos en la Ley.
aún no se cuenta con la reglamentación suficiente y necesaria 2. Homologaciones
para que se obtengan las homologaciones señaladas en el 2.1 Mesas de trabajo con los aplicadores
artículo en mención, lo anterior por demoras en las definiciones de la norma, para estudiar, determinar y
y reglamentaciones pertinentes de la ley, concertar las políticas a establecer para
reglamentar el trámite de solicitud de
homologaciones.
Reglamentar el régimen de
2.2. Presentación a consideración y firma
Reglamentación del régimen de homologaciones para el
el proyecto de decreto “Por el cual se
homologaciones previsto en el desarrollo de actividades
reglamenta el régimen de Decreto 1 1-Mar-10 30-Jun-10 17 1 100% 17 17 17
artículo 64 de la Ley 1242 de portuarias fluviales de acuerdo
homologaciones previsto en el artículo 64
2008. con el artículo 64 de la Ley 1242
de la Ley 1242 de 2008 para la
de 2008.
realización de actividades portuarias
fluviales.
2.3 Con la expedición del Decreto 2079
del 9 de junio de 2010, se reglamentan
las homologaciones.
Esta situación ocasiona

mayores retrasos en el
desarrollo de los trámites
situación que obedece a la para la actual vigencia y
falta de eficacia en el posibles reclamaciones por
Dar respuesta a todas las
Expedición de Autorizaciones para ubicación de estaciones de desarrollo del trámite y a parte de los peticionarios,
Establecer un plan de contingencia para Atender todas las solicitudes solicitudes de Autorización de
servicio automotor. las demoras de la entidad al no poder cumplir
revisar todas las solicitudes de represadas sin descuidar las Ubicación de Estaciones de Plan de
El Ministerio de Transporte a diciembre 31 de 2009, tiene un en la promulgación de la oportunamente ante otras
40 1202002 Autorización de Ubicación de Estaciones radicadas permanentemente, Servicio cumpliendo con lo Contingencia 1 1-Apr-10 30-Mar-11 52 1 100% 52 52 52
total de 907 solicitudes de ubicación de estaciones de servicio resolución 5624 del 17 de entidades como el
de Servicio represadas, sin descuidar las cumpliendo con lo establecido establecido en el Plan Indicativo y aplicado.
de combustible, pendientes por resolver, de las cuales 596 noviembre de 2009 , Ministerio de Minas y
radicadas permanentemente. en la normatividad vigente. Plan de Acción de la Dirección de
corresponden a radicados de 2008 y 257 a radicados del 2009, generada a su vez en la Energía, frente a las
Infraestructura.
expedición de la Ley 1228 disposiciones que
del 16 de Julio de 2008 . reglamentan la distribución
de combustibles líquidos
derivados del petróleo para
estaciones de servicio.
SI NO OBSERVACION
Procedimiento Autorizaciones estaciones de servicio Controlar que todos los formatos

En el desarrollo del trámite Autorización de ubicación de de verificación de requisitos
estaciones de servicio automotor en carreteras a cargo de la estén debidamente diligenciados.
Nación, durante la vigencia 2009, se observan las siguientes Los conceptos de viabilidad
inconsistencias: anexados por los peticionarios
deben reposar en los archivos en
• Algunos de los formatos de requisitos no muestran fecha ni original. Cuando sean enviados
responsable del diligenciamiento, además, de que no son por Invías o Inco pueden reposar
firmados y algunos de las espacios a diligenciar no contienen en fotocopia.
la información solicitada. Cuando se presenten
• Algunos de los conceptos técnicos expedidos por INCO o Dar estricto cumplimiento a la resolución inhabilidades como es el caso de
lo que no permite un
INVIAS no se encuentran en original, sino en fotocopia. por la cual se adopta el procedimiento Cumplir con el procedimiento la Estación de Servicio Guasca,
Lo anterior denota falta de adecuado monitoreo al Procedimiento
• En el caso específico de la estación de servicio GUASCA para autorizar la Ubicación de Estaciones definido para expedir solicitar verificación jurídica por
41 1202002 control y seguimiento al proceso que contribuya a documentado e 1 1-Apr-10 31-Jan-11 44 1.00 100% 44 44 44
resolución 3384 del 24/07/2009, no se determina el de Servicio en carreteras a cargo de la autorización para la Ubicación parte de un tercero adscrito a la
procedimiento establecido, la expedición oportuna de implementado.
responsable de la revisión jurídica de la documentación. Nación. de Estaciones de Servicio. entidad. .Todos los
las autorizaciones.
• Los documentos de algunas de las carpetas no están documentos que reposan en
archivados en orden cronológico. carpetas deben estar archivados
• No hay uniformidad para la redacción de los considerandos en orden cronológico.
de las resoluciones, por cuanto en algunas se deja consignado .Contar con formatos
el costo estimado de las obras de reposición de la carretera preestablecidos para cada tipo de
nacional por eventualidades ocurridas como consecuencia de Autorización de Ubicación de
los trabajos y en algunas otras no consigan tal información, a Estaciones de Servicio (Artículos
pesar de no existir reportado un valor en el acta de visita Primero, Segundo, Tercero y
suscrita por INCO o INVIAS. Como caso concreto se pueden Cuarto de la Resolución
citar las estaciones Brisas de Llano, El Diamante, Guasca y 5624/09.)
Distracom Bonanza.
Viabilidad de Proyectos de Infraestructura

De los 297 proyectos de infraestructura de carreteras
radicados en el 2009, se devolvieron a los alcaldes y y puede generar
gobernadores, un total de 168, equivalentes al 57%, sin que se inconformidad de parte de
les hubiera surtido el trámite de revisión , como tampoco, se les los representantes de los
Revisar todos los proyectos
dio traslado al INVIAS, conforme lo establece el inciso 2° del entes territoriales, al no
radicados por los entes
artículo 74 de Ley 1260 de 2008 , incluso se evidenció que un Lo anterior denota falta de lograr el propósito de la Revisar y verificar todos los proyectos Cumplir con lo establecido en la
territoriales para acceder a
proyecto fue requerido por documentación en agosto de 2009 y unidad de criterio y presentación de los que presenten los entes territoriales en normatividad vigente para
recursos del Fondo Nacional de Proyectos
42 1202002 en diciembre de 2009 se devolvió. Si bien es cierto que el debilidades en cuanto a la proyectos, cual es, ser cumplimiento de lo establecido en el Viabilización de proyectos que 100% 1-Sep-10 31-Aug-11 52 95% 95% 49 0 0
Regalías, cumpliendo con lo revisados
acuerdo 029 de marzo 27 de 2009 , consideraba que uno de interpretación de la inscritos en el BPIN para Decreto 416 de 2007 y el Acuerdo 027 de pretendan acceder a recursos
establecido en el Plan Indicativo
los factores a tener en cuenta para el cumplimiento de los normatividad aplicable entrar a competir por los 2004. del Fondo Nacional de Regalías.
de la Dirección de Infraestructura
señalado en el articulo 74 antes mencionado, era la afectación recursos del Fondo
y la reglamentación vigente.
a la infraestructura por la ola invernal; en dicho acuerdo no se Nacional de Regalías,
modifica las funciones o compromisos del Ministerio de durante la vigencia
Transporte frente a la verificación de requisitos para la correspondiente.
viabilidad y elegibilidad de los proyectos, señalados en el
acuerdo 027 de 2004 y Decreto 416 de 2007.
Sistema Gestión de Calidad -Viabilidad Proyectos-.

Se evidencian algunas inconsistencias y/o debilidades en la
ejecución del procedimiento de viabilidad técnica de proyectos
de infraestructura, tales como:
Dar estricto cumplimiento al
• El acto administrativo (formato de requisitos) , para la Que todos los proyectos
y genera ineficacia en el procedimiento para viabilizar proyectos
evaluación y estudio de la información previo a la solicitud de Lo anterior por debilidades viabilizados por el Ministerio
trámite de viabilidad de en infraestructura de acuerdo con lo
aclaración y complementación de la información recibida, en su en la aplicación de los Cumplir con el procedimiento cuenten con formato de Procedimiento
proyectos y aplaza la establecido en el Sistema de Gestión de
43 1202002 gran mayoría no están firmados, algunos indican que el procedimientos definido para la Viabilización de verificación de requisitos documentado e 100% 1-Sep-10 31-Mar-11 30 100% 100% 30 30 30
solución de necesidades Calidad y cumplir con los tiempos
proyecto es viable, aún cuando no están completos los establecidos en el sistema proyectos. debidamente diligenciado y implementado.
de los potenciales establecidos en la normatividad para
requisitos establecidos en el acuerdo 027 de 2004 y en de gestión de calidad firmado por el profesional que
beneficiarios revisión de los mismos (art. 3 Decreto 416
ocasiones no se elabora . revisa.
de 2007)
• Algunos de los trámites evidencian más de 45 días para la
realización de la solicitud de complementación de la
información, la devolución, archivo o viabilidad , lo cual no se
ajusta a lo señalado en el literal c) del artículo 3° del Decreto
416 de 2007.
Convenios con los departamentos en desarrollo del Plan Vial

Departamental
El Ministerio suscribió con el Departamento de Caldas el
convenio interadministrativo marco de cooperación técnica y
financiera No. 118 el 12/11/2009 , mediante el cual se fijaban
los términos y condiciones para que el Ministerio cofinanciara Verificar los requisitos de
los estudios y diseños de las vías , no obstante, ya había perfeccionamiento de los
suscrito el convenio interadministrativo No. 110 con la misma contratos, teniendo en cuenta
que ocasionan desgaste
entidad territorial el 09/11/2009, con el fin transferir $700 Para legalizar los convenios marco y de que para los convenios marco el
administrativo y puede Perfeccionar los convenios Perfeccionamiento
millones de cofinanciación, para la realización de los estudios y Lo anterior se dio por transferencias, se tendrá en cuenta que perfeccionamiento se da con la
generar diferencias marco, con anterioridad al de convenios
44 1402100 diseños de las vías antes mencionadas, ya que como se primero se perfeccionarán los convenios suscripción de los convenios, en 100% 1-Sep-10 31-Aug-11 52 66% 66% 34 0 0
debilidades en el control, interpretativas que afecten perfeccionamiento de los marco y de
advierte, el convenio de transferencia se numeró y suscribió marco y posteriormente los convenios de tanto para los convenios de
el desarrollo de los convenios de transferencias transferencias
con anticipación al de cooperación. transferencias. transferencias, el
respectivos convenios.
Igual situación se presentó con los convenios perfeccionamiento se da con la
interadministrativos Nos.113 y 126 suscritos con el Instituto de publicación en la gaceta
Desarrollo del Meta, el 10 y 13 de noviembre de 2009 departamental.
respectivamente.
Lo que generó atrasos en

la obtención de los
Inventarios Viales Departamentales inventarios viales, en el
Se evidenció en los contratos Nos. 108, 110 y 111 de 2008 y Debido a que el Ministerio cargue de la información
70 de 2009, suscritos para la elaboración y/o actualización de no previó dentro de los en el SIGVIAL y en la
inventarios viales, que a pesar de haberse efectuado plazos contractuales, la entrega de éstos a los
suspensión y prorrogado los plazos de ejecución inicialmente verificación de los respectivos.
previstos de algunos de los contratos, y que los productos productos por parte del Suscribir las actas de terminación dentro
Suscribir las actas incluidas en el
fueron entregados dentro de los términos; los plazos no se Grupo Plan Vial Regional y situación que no se ajusta de los plazos establecidos en los Ejercer el control al desarrollo de
Manual de Interventoría del
cumplieron a cabalidad, toda vez que los entregables objeto de los ajustes a efectuar por a lo establecido en los contratos, de manera que en el evento de los contratos de acuerdo con el Suscripción de
45 1404004 Ministerio de Transporte dentro 100% 1-Sep-10 31-Aug-11 52 60% 60% 31 0 0
los contratos no se ajustaron completamente a las condiciones parte del contratista. numerales 8 y 9 de los existir ajustes a los trabajos, los mismos Manual de Interventoría y Actas.
de los plazos y condiciones
y requisitos acordados, por lo que se debió requerir los ajustes Lineamientos Generales se reflejen en dicha acta y Supervisión del Ministerio.
establecidas en dicho manual.
correspondientes para su recibo definitivo, presentándose Y a la falta de del Manual de Interventoria posteriormente, en el acta de recibo final.
retrasos considerables entre la terminación de los contratos y control por parte de la adoptado mediante
el recibo definitivo y a satisfacción de los productos, como se interventoria y de resolución 1444 de
observa en cuadro adjunto. Además, se suscribieron actas de supervisión de la entidad, 2001.Departamentos,
terminación del contrato con posterioridad a la fecha límite actividades de la fase de
establecida, como se muestra en cuadro adjunto, estructuración del Plan Vial
Regional –PVR-.
SI NO OBSERVACION
Reiterar a través de Memorando Circular

a los supervisores de los contratos y/o
convenios que celebre el Ministerio, que
en el evento de presentarse
incumplimiento por parte de los
contratistas, deberán informar tal
circunstancia a la Oficina Asesora
Jurídica, para lo cual allegarán el informe
respectivo que deberá contener como
mínimo el procedimiento señalado en el
Requerir mediante memorando
numeral 1 del Capítulo Séptimo - Exigir la estricta aplicación de
circular la estricta aplicación a lo Memorando
Regulación del Incumplimiento y Retraso lo estipulado en el Capìtulo VII 1 1-Sep-10 30-Nov-10 13 1 100% 13 13 13
estipulado en el Capítulo VII del Circular
en la Ejecución del Contrato- del Manual del Manual de Contrataciòn.
Cofinanciación de estudios y diseños Manual de Contratación.
lo cual ocasiona dilación en de Contratación, adoptado mediante
No se evidencian las acciones tomadas por la entidad y
debido a la falta de una la realización de los Resolución 002444 del 18 de junio de
específicamente por parte de la Oficina Asesora Jurídica, ante
acción proactiva de dicha estudios y diseños de las 2010. Lo anterior para proceder en forma
el incumplimiento de las obligaciones del contratista del
oficina ante el vías priorizadas por el oportuna por parte de la Oficina Asesora
46 1404100 convenio interadministrativo No. 113 del 10 de noviembre de
incumplimiento reiterado Departamento del Meta en Jurídica a requerir por escrito al
2009 , no obstante los requerimientos efectuados por el
de lo pactado en el el Plan Vial Departamental contratista para que explique las causas
interventor al contratista durante los meses de febrero a mayo
contrato, y por ende en su de su incumplimiento , con el fin de
de 2010 y comunicados al Grupo de Contratos de la Oficina
desarrollo. determinar las acciones a seguir de
Jurídica,
acuerdo con lo establecido en el Manual
de Contratación.
Solicitar al supervisor del Convenio

Interadministrativo 113 de 2009, se
Requerir mediante memorando
proceda a la liquidación del citado
Solicitar la liquidación del al supervisor del Convenio
acuerdo negocial, consignando en forma
Convenio Interadministrativo No. Interadministrativo No. 113 de memorando 1 1-Sep-10 30-Nov-10 13 1 100% 13 13 13
expresa en el acta los valores
113 de 2009. 2009, se proyecte el acta de
( incluyendo los rendimientos financieros),
Liquidación del acuerdo negocial.
que deberá reintegrar el contratista y que
no fueron ejecutados por éste.
, lo que genera informes

inexactos para el Ministro,
Plan Indicativo PVR
como el reportado
Se evidencia inconsistencias en el seguimiento al plan Con el fin de mayor claridad en los Para el reporte adecuado del
mediante memorando
indicativo a 31 de diciembre de 2009, en lo relacionado con la avances del Plan Indicativo del PVR Mejorar la presentación de la seguimiento al Plan Indicativo del
20101230019103 de
Implementación de la metodología del Plan Vial Departamental, debido a falta de control y respecto a la carga de inventarios viales información de tal forma que PVR se reportará la información Validación y cargue
febrero 4 de 2010
47 1101002 por cuanto se reporta el cargue de 10 inventarios viales en la seguimiento en la aplicación, los reportes reflejarán la ésta refleje las metas sobre la carga de los inventarios de los inventarios 5 1-Sep-10 31-Dec-10 17 5 100% 17 17 17
correspondiente a la
aplicación, cuando en realidad a esa fecha, solo se habían información trimestral y acumulada de trimestrales y acumuladas del viales en el aplicativo, con los viales.
evaluación del 4° trimestre
cargado los siete inventarios de los departamentos piloto, y la manera que haya una lectura coherente Plan Indicativo. datos desagregados por trimestre
plan indicativo 2009, donde
meta prevista era de 15, lo que refleja en dicho producto un de la información. y acumulado.
se reporta un cumplimiento
cumplimiento de 46,7% y no del 67% registrado;
del 100% para el Plan Vial
Regional.
1) Oficios a las Secretarías de

1) Solicitar a las Secretarias de Hacienda Aclarar la situación de cobro de
Hacienda 2) Memorando a la Oficios a las
la revisión de los cobros realizados, 2) cada uno de los predios a los
Oficina Asesora Jurídica para Secretarias de 2 1-Sep-10 30-Jul-11 47 0 0% 0 0 0
Presentar las reclamaciones cuando a cuales se les realizo pago de
adelantar acciones judiciales , Hacienda
Lo que se constituye en un ello hubiere lugar intereses.
cuando a ello hubiere lugar.
hallazgo con presunta
connotación fiscal en la
cuantía indicada. Este
Pago intereses de mora impuesto predial (Fiscal) hallazgo guarda relación a
Del análisis realizado a los gastos de la entidad, se evidenció una observación de la Dentro del primer trimestre de cada
debido a menores
que el Ministerio de Transporte no canceló oportunamente el auditoría practicada a la vigencia, solicitar a traves de las Obtener oportunamente los
Memorandos a los Directores Oficio MT20113250028693 a los directores territoriales e
asignaciones
48 1703003 impuesto predial de la vigencia auditada, por lo cual incurrió vigencia 2007, que en la Direcciones Territoriales o de las documentos para pagar el
Territoriales e Inspectores inspectores fluviales solicitando las facturas para el pago de
presupuestales para la
en gastos por valor de $339,6 millones, correspondientes a actualidad hace curso en la Inspecciones Fluviales del Ministerio de impuesto predial de los bienes
Fluviales para solicitar la
Memorando 1 2-Jan-11 30-Mar-11 12 1 100% 12 12 12
impuesto predial de los diferentes predios del Ministerio a nivel
vigencia
intereses de mora por la extemporaneidad en el pago del Contraloria Delegada de Transporte, donde éste tenga bienes inmuebles localizados fuera de
remisión de los documentos que Nacional.
impuesto predial. Investigaciones fiscales, Inmuebles, la remisión de todos los Bogotá
permitan pagar oportunamente MT20113250034201, 211, 221, 4181 y 4191, dirigido a algunas
por lo cual se remitirá esta documentos soporte para tramitar el pago las obligaciones tributarias de las alcaldías donde el Ministerio tiene predios.
información como del Impuesto Predial o Valorización.
complemento a dicho
proceso.
Registro de la información en el
Hacer seguimiento a los bienes Registro en el
Registrar en el inventario de bienes Inventario de Bienes Inmuebles a
pendientes de pago de inventario de 1 1-Nov-10 31-Oct-11 52 0 0% 0 0 0
inmuebles, los pagos efectuados cargo del Ministerio de
impuestos Bienes Inmuebles
Transporte
Deficiencias gestión administración de predios (disciplinario)

La Secretaria General, tiene a su cargo la administración de los
bienes muebles e inmuebles del Ministerio; sin embargo, en el 1)Requerir a la Secreataría de
1) Oficios a la Secretaría de
análisis efectuado, de manera selectiva, al pago del impuesto Hacienda de Cartagena, para el Oficios a las
Hacienda del Distrito de
predial, se evidenciaron deficiencias en el cumplimiento de esta Continuar con las reclamaciones ante la REINTEGRO de los dineros Secretarías de
Cartagena. 2) Memorando a la
función, en el hecho que para los predios: Lote Polígono No.1, Secretaría de Hacienda de Cartagena debidamente actualizados.2) Hacienda de 5 1-Sep-10 31-Aug-11 52 0 0% 0 0 0
Oficina Asesora Jurídica para
lote Polígono No. 4 y Lote Barrio Manga carrera 26 No. 24-42 , para la devolución de los dineros Continuar con las reclamaciones Cartagena y al
adelantar acciones judiciales, si a
ubicados en el Distrito Turístico de Cartagena; la Entidad ha No obstante tener claridad de mayores áreas que figuran IGAC
ello hubiere lugar
venido cancelando un mayor valor por este concepto, por sobre los títulos y demás en el IGAC de Bolivar.
cuanto que: actos administrativos de
• Para el Polígono No.1, según Escritura Pública No. 1217 de la transferencia y de las
Notaría Primera del Circulo Notarial de Cartagena, propiedad gestiones adelantadas por
del Ministerio desde el 17 febrero de 1999 , el área inicial del la entidad desde el año
predio era 197.044 M2, el área restante del terreno a la fecha, 2004, solo hasta la
es de 178.975,42 M2. La Entidad cancela el impuesto desde presente vigencia se En consecuencia se
ese año, con base en 292.694 M2, arrojando una diferencia de obtuvo resultados configura presunto
95.650M2, con respecto al área inicialmente recibida; positivos, como el incumplimiento a lo
49 1703003 inconsistencia que a la fecha no ha sido corregida y que reconocimiento por parte establecido en el artículo
determina un mayor valor pagado aproximadamente de de la Secretaria de 13 numeral 13.8 del
$3.709.9 millones . Hacienda del distrito Decreto 2053 de 2003.
• Para el Lote Polígono No.4, propiedad del Ministerio desde especial de Cartagena de
el 17 febrero de 1999 , el área del predio es de 5.800 M2 y $2.323 millones, lo cual
cancelan el impuesto con base en 14.178 M2, con una evidencia que ha faltado
diferencia de 8.378 M2, que para la vigencia 2009 representa efectividad en las acciones
un mayor valor pagado de $67.3 millones. adelantadas. Confrontar la información de los Bienes Disponer de una información
Inventario de inmuebles
• Para el Lote Barrio Manga, conforme a la Escritura Pública Inmuebles de propiedad del Ministerio, actualizada con el propósito de
confrontada con la información
No. 3902 de la Notaria Primera del Circulo de Cartagena, verificando que las áreas (Terreno y realizar el pago de los Inventario de
registrada en el IGAC y la 100% 1-Dec-10 30-Nov-11 52 0 0% 0 0 0
propiedad del Ministerio desde el 17 febrero de 1999 , el área Construcción) concuerden con las Impuestos, conforme a las áreas Bienes Inmuebles
Oficina de Instrumentos Públicos
del predio es 7.213 M2 y cancelan el impuesto, desde esa registradas en IGAC e Instrumentos registradas en los títulos de
de cada Municipio.
fecha, con base en 7.419 M2, con una diferencia de 206M2, Públicos de cada Municipio. adquisición del predio.
error solo corregido hasta la vigencia 2009, lo que representa
un mayor valor cancelado hasta el 2008 de$ 31.7 millones.
SI NO OBSERVACION
Gestión de Atención a usuarios - Dirección Territorial Valle-

Las buenas prácticas de administración y gobierno de las
normas de control interno establecen, que se deben desarrollar
programas o métodos de mejora continua de la calidad de
atención a clientes o usuarios, y se observa en la entidad al
momento de la recepción de documentos, desordenadas e
improvisadas filas que reflejan desorden, molestias e Se revisará los actuales
Este hecho, afecta la Es de anotar que la entidad
inconvenientes; lo cual es debido a que no se han procurado mecanismos de atención al
calidad del servicio público ha implementado algunos Revisar y optimizar los mecanismos
los actuales métodos de atención a usuarios, en cuanto a ciudadano, se efectuarán los Adopción de
prestado al cliente, en su mecanismos que han manuales adoptados en la atención del
fichas de turno y ofrecimiento de mecanismos para la Producir un impacto sobre el ajustes correspondientes y ajustes y aplicación
50 1202002 arribo a las instalaciones redundado en alguna usuario adicionando un factor: "actitud" y 100% 1-Sep-10 30-Jun-11 43 100% 100% 43 43 43
comodidad del cliente en adecuación de sitios y asientos de nivel de satisfacción del usuario. finalmente se aplicará una de encuesta de
de la entidad y por ende mejora de la atención al posterior aplicación de una encuesta de
espera, entre otros. encuesta para determinar el satisfacción
genera malestar e usuario las cuales no han satisfacción.
La entidad manifiesta que ha adelantado mecanismos como el grado de satisfacción para
insatisfacción en éste. sido suficientes a la fecha.
establecimiento de horarios de atención, la lista de chequeo y retroalimentar el proceso.
la pre revisión de documentos, pero también reconoce que los
mismos son insuficientes ante el actual flujo de clientes, por lo
cual, y aun considerando la reducción de éstos cuando se
implemente completamente el RUNT, se prevé otras medidas
que permitan la atención y el ingreso de sus diferentes
usuarios de manera ordenada y descansada.
Baja de elementos - Dirección Territorial Valle-

Como parte de las evaluaciones realizadas durante la
Este hecho evidencia falta
ejecución de la fase de Planeación, se observó que en la Lo cual fue corregido en el Circular firmada por el Secretario
de oportunidad y/o dilación Mantener depurado los Circular reiterando el
actualidad existe gran cantidad de elementos inservibles, sillas, transcurso del proceso General, dirigida a las Sedes Regionales,
en la gestión de Inventarios en las Sedes cumplimiento del procedimiento
51 1602100 mesas y escritorios pendientes para dar de baja apilados en auditor y por lo tanto no se reiterándoles la necesidad de cumplir con Circular 1 1-Nov-10 31-Dec-10 9 1 100% 9 9 9
eliminación, depuración o Regionales del Ministerio de de remate de bienes obsoletos
las instalaciones de la entidad, con lo que se afecta la incluirá para efectos de el procedimiento de remate de los
traslado de dichos Transporte. y/o Inservibles.
prestación del servicio a los usuarios y genera riesgos a nivel plan de mejoramiento. bienes obsoletos y/o inservibles.
elementos.
de salud ocupacional, aspecto agravado por lo reducido del
espacio.
Analizar, revisar, ajustar y

Analizar, revisar y ajustar frente a la compilar la información allegada
Un manual
metodología del DAFP, la información por los jefes de las diferentes
Lo anterior, impide a Específico de
por cuanto los que posee suministrada por los jefes de las dependencias, relacionada con
asegurar a la Actualizar el Manual Específico Funciones y
Ambiente de Control: la entidad y se encuentran dependencias del Ministerio, sobre las las funciones de los cargos
administración, que las de Funciones y Competencias Competencias 1 15-Oct-10 14-Oct-11 52 0 0% 0 0 0
Se detectaron debilidades del Sistema, dado que el manual de diseñados en el plan funciones de los cargos asignados a cada asignados a cada dependencia,
actividades vayan en el Laborales del Ministerio. Laborales,
funciones y competencias laborales se encuentra indicativo como en algunos Dependencia, con el fin de actualizar el con el fin de actualizar el Manual
52 1901001 sentido correcto y permitan adoptado mediante
desactualizado. Además a 31 de diciembre de 2009, el procesos del Sistema de Manual Específico de Funciones y Específico de Funciones y
evaluar la gestión frente a resolución.
Ministerio aún no cuenta con indicadores que les permita medir Gestión de Calidad, tanto Competencias Laborales. Competencias Laborales del
los objetivos y metas Ministerio.
la eficiencia de las operaciones realizadas, reflejan indicadores de
propuestas.
eficacia.
Revisar los indicadores y establecer los Mejorar los resultados de la Definir indicadores de eficiencia Indicadores
100% 1-Sep-10 31-Dec-10 17 100% 100% 17 17 17
de eficiencia en los casos que aplique. gestión del Ministerio para medir la gestión. actualizados
Manual de Funciones -Dirección Territorial Antioquia-

De acuerdo con lo establecido en el manual de funciones Analizar, revisar, ajustar y
Solicitar a los Jefes de las dependencias
adoptado mediante la resolución 6021 de 2006, las siguientes compilar la información allegada
responsables, información relacionada Un manual
funciones no se vienen ejecutando: situación originada por por los jefes de las diferentes
, lo que conduce a con las funciones de los cargos de las Específico de
• Proyectar y elaborar normas, reglamentos técnicos de los deficiencias de planeación dependencias, relacionada con
sobredimensionar las Direcciones Territoriales, con el fin de Actualizar el Manual Específico Funciones y
diferentes modos de transporte, tránsito, seguridad vial e en la actualización y las funciones de los cargos
53 1901001 funciones en éstas.de analizar, revisar y ajustar frente a la de Funciones y Competencias Competencias 1 15-Oct-10 14-Oct-11 52 0% 0% 0 0 0
infraestructura. consistencia de los asignados a las Direcciones
acuerdo a sus metodología del DAFP, la información Laborales del Ministerio Laborales,
• Realizar evaluación económica, social y financiera de los manuales de funciones de Territoriales, con el fin de
competencias suministrada para la actualización del adoptado mediante
proyectos de inversión. las direcciones territoriales actualizar el Manual Específico
Manual Específico de Funciones y resolución.
• Elaborar informes sobre los programas de conservación, de Funciones y Competencias
Competencias Laborales.
operación y señalización de los diferentes modos de transporte Laborales del Ministerio.
terrestre.
Revisar y actualizar el mapa de riesgos Revisar y actualizar los mapas de

Valoración del Riesgo: Institucional y por procesos: identificar Mapas de riesgos 20 1-Jan-10 31-Dec-10 52 20 100% 52 52 52
riesgos.
A pesar de que la entidad cuenta con políticas de los riesgos potenciales, redefinir cuando
administración del riesgo y con los mapas de riesgos, éstos haya lugar los controles y acciones sobre
presentan debilidades en cuanto a la coherencia entre los lo anterior no permite los mismos para una mejor administración
Mejorar la elaboración y
riesgos, controles y cronogramas; para algunas áreas los determinar el nivel de del riesgo e igualmente mejorar la
54 1902001 deficiencias en el control seguimiento de los mapas de
riesgos se presentan muy generales y para otras no se exposición en que se formulación de los indicadores que
riesgo
determinaron. Además, el Ministerio no cuenta con encuentra la entidad permitan verificar la eficacia de dichos
mecanismos y herramientas para ser aplicados en caso de controles y acciones. Igualmente revisar
ocurrencia de riesgos y los indicadores no están diseñados el procedimiento que se tiene establecido Generar informes periódicos Informes de
3 1-Jan-10 31-Dec-10 52 3 100% 52 52 52
para mitigar la causa, para el seguimiento de los riesgos de la sobre los mapas de riesgos. seguimiento
entidad
Mapa de Riesgos - Dirección Territorial Antioquia-

que ocasiona no conocer
Con los artículos 4º y 5º de la resolución 1229 de 2008 y la Revisar el Mapa de Riesgo y establecer
debido a la falta de con precisión las
resolución 3600 de 2006 se adopta el principio del la necesidad de actualizarlo, así mismo Garantizar que los Mapas de Revisar y actualizar los Mapas de Mapas de Riesgo
55 1902001 revisión y actualización debilidades de la DTA en la 100% 1-Sep-10 31-Dec-10 17 100% 100% 17 17 17
mejoramiento continuo, contemplado en el decreto 4110 de establecer o mejorar el procedimiento Riesgos están actualizados. Riesgos de los procesos. actualizado
periódica, mitigación de los riesgos.
2004 y la ley 872 de 2003. Sin embargo en la DTA, el mapa de para su revisión y actualización..
riesgos se encuentra desactualizado,
Matriz de Riesgos para Consultas Especializadas - Dirección Esta situación se presenta

Territorial Antioquia- por deficiencias de control
En la matriz de riesgos consolidada del Ministerio del interno al no incorporar de
Revisar el Mapa de Riesgos y establecer
Transporte, para el proceso de consultas especializadas, el manera adecuada los
la necesidad de actualizarlo, así mismo Garantizar que los Mapas de Revisar y actualizar los Mapas de Mapas de Riesgos
56 1902001 riesgo, se determina por el "incumplimiento de requisitos lineamientos nacionales en 100% 1-Sep-10 31-Dec-10 17 100% 100% 17 17 17
establecer o mejorar el procedimiento Riesgos están actualizados. Riesgos de los procesos. actualizados
legales", sin embargo en la DTA, se define como: "no dar materia de riesgos y
para su revisión y actualización..
respuesta oportuna al requerimiento"; igualmente el control se controles.
establece en la matriz nacional como “seguimiento de las
solicitudes” y en la DTA “Radicado de correspondencia”.
Las áreas involucradas revisarán

Actividades de Control: y actualizarán sus
La entidad no maneja un control de carácter preventivo a los Revisar y actualizar los procedimientos
procedimientos y los enviarán a Procedimientos
procesos, puesto que el seguimiento se realiza de manera de las áreas contable, administrativa y de 100% 1-Sep-10 31-Dec-10 17 100% 100% 17 17 17
la Oficina Asesora de Planeación actualizados
posterior. Además, no cuenta con manuales de operación que contratos.
para incluirlos en la
defina procedimientos para las áreas contable, administrativa y lo cual condujo el documentación del SGC.
financiera y de contratación. incumplimiento de lo
falta de control y estipulado en el artículo 2 Optimizar el control de los
57 1907001
Revisados los documentos que envían las diferentes seguimiento de la resolución 5388 de procesos.
dependencias del avance trimestral del Plan Indicativo, a la 2008.
Oficina de Planeación para su respectivo análisis de Las dependencias enviarán en
cumplimiento de metas, se observó que algunas de ellas, no Enviar los informes de autoevaluación del las fechas establecidas los Informes enviados
los enviaron dentro del tiempo estipulado para ello y otras no Plan Indicativo en las fechas informes de seguimiento del Plan en el plazo 100% 1-Sep-10 31-Jan-11 22 100% 100% 22 22 22
suministran en forma adecuada la información para su establecidas. Indicativo a la Oficina Asesora de establecido.
respectivo seguimiento, Planeación.
SI NO OBSERVACION
Las acciones de monitoreo

realizadas por la Oficina de
La Oficina Asesora de
Planeación, no logran
Monitoreo: Planeación elaborará un
evaluar eficientemente el Elaborar un documento que incluya el
El plan indicativo no incluye el alcance de la evaluación, asi lo que impide monitorear el documento que incluya el
cumplimiento de metas alcance de la evaluación del Plan Optimizar el control de la
58 1904001 como tampoco las actividades de supervisión, metodologías y avance o ejecución y alcance de la evaluación del Plan Documento 1 1-Sep-10 31-Dec-10 17 1 100% 17 17 17
establecidas en el Plan Indicativo y las acciones que permitan gestión.
herramientas para la adopción de los correctivos pertinentes. retroalimentar el proceso. Indicativo y las acciones que
Indicativo, en algunas adoptar medidas de corrección.
permitan adoptar medidas de
dependencias manejan
corrección.
diferentes formatos,
Mediante comunicación escrita

Reiterar a los Directivos de la entidad la
se le exigirá al cuerpo directivo
obligatoriedad de presentar las acciones
de la entidad el envio oportuno de
de mejora de los informes de auditoría Memorando 1 1-Dec-10 31-Jan-11 9 1 100% 9 9 9
las acciones de mejora
interna dentro de los 10 dias siguientes al
correpondientes a los procesos
recibo de los mismos.
auditados
toda vez que se observó
que en el memorando
suscrito por el Jefe de ésta
oficina , afirman que “… las Contar con acciones
Observaciones de la Oficina de Control Interno
presentes irregularidades, encaminadas a subsanar las
Las observaciones generadas de las visitas realizadas por los lo que impide corregir de
como se observa en este observaciones producto de las
59 1904001 funcionarios de la Oficina de Control Interno, a las diferentes manera oportuna las
informe y en otros similares auditorias que efectua la Oficina
dependencias no todas son objeto de mejoramiento, situaciones encontradas.
que ha venido presentados de Control Interno del Ministerio
la Oficina de Control de Transporte.
interno desde hace
aproximadamente dos Se reportará al Grupo de Control Interno En los casos que amerite,
Reporte del
años, Disciplinariio a los funcionarios que sin mediante comunicación escrita
incumplimiento
haber solicitado prórroga justificada, no se le informará al Grupo de
sobre las auditorias
presenten las acciones de mejora de los Control Disciplinario Interno 100% 1-Dec-10 1-Dec-11 52 50% 50% 26 0 0
que no presenten
informes de auditoría interna dentro de sobre el incumplimiento del envío
acciones de emjora
los 10 dias siguientes al recibo de los de las acciones de mejora de las
oportunamente
mismos auditorias de Control Interno
lo cual posibilita que se Se adelantó proceso de contratación contrato No. 130 de 2010
Información y Comunicación: toda vez que la información cuyo objeto es: servicio de Internet para las diferentes
puedan presentar riesgos
A pesar de tener definidas las líneas de autoridad, los canales en algunas de éstas no Se llevará a cabo un proceso de dependencias del Ministerio de transporte a nivel nacional, con
en cuanto confiabilidad, Adquisición del
de comunicación entre las distintas dependencias, presenta fluye con la debida contratación para la adquisición de una Optimizar y estabilizar los un plazo de ejecución de 8 meses hasta agotar recursos
oportunidad, integridad y Adquirir servicio de internet a servicio de Internet
60 1905001 debilidades. oportunidad que permita el solución de acceso a internet con Canales de accesos de 100% 1-Sep-10 31-Aug-11 52 100% 100% 52 0 0
disponibilidad de la nivel nacional de acuerdo con la con cobertura
No se cuenta con una adecuada infraestructura de efectivo cumplimiento de cobertura nacional contando con comunicación
información. oferta de cada jurisdicción nacional
comunicaciones entre el Nivel central y las Direcciones las actividades propuestas. vigencias futuras
Territoriales e Inspecciones Fluviales,
Enviar memorando circular a las

Mantener debidamente Memorando circular
Direcciones Territoriales recordándoles la
organizados los archivos de especificando lineamientos y
obligatoriedad de mantener organizado el
Gestión Documental - Dirección Territorial Antioquia- gestión acorde con el Manual de necesidad de mantener el archivo Memorando circular 1 1-Sep-10 1-Oct-10 4 1 100% 4 4 4
archivo de Gestión, de conformidad con el
La ley 594 de 2000, define en el artículo 23 el archivo de Archivo del Ministerio de organizado para que sea de fácil
lo que conduce a Manual de Archivo que se encuentra en la
gestión como aquella documentación que es sometida a Transporte. consulta.
incremento de riesgo por Intranet.
continua utilización y consulta administrativa. En la DTA Debido a deficiencias de
pérdida o a un manejo
61 1905001 durante el proceso de revisión legal y administrativa de los control en el sistema de
inadecuado de los
trámites de expedición de especies venales, se encontró de archivo,
soportes de los trámites
manera recurrente que las carpetas carecen de foliación y
de la Dirección Territorial.
adecuado archivo de los soportes producidos en cada trámite.
Aplicar en el archivo de la Dirección Mantener un archivo adecuado y Se ajustara el archivo de acuerdo
Territorial Antioquia las normas del funcional que permita una a las normas del Archivo General Archivo ajustado 1 1-Sep-10 1-Sep-11 52 0% 0% 0 0 0
Archivo General de la Nación. consulta ágil. de la Nación.
1) Solicitar el apoyo a la DIMAR, para

debido a las dificultades en identificar las zonas de uso público y de
el levantamiento bajamar del Terminal Marítimo del Distrito Transferencia del Terminal
Terminal Marítimo de Cartagena 1) comunicación a la DIMAR. 2)
topográfico, dado que por lo cual persiste el pago de Cartagena, conforme el levantamiento Marítimo del Distrito de
Se observa que el Ministerio no ha transferido el Terminal Acto Administrativo de Transferir Oficio y Acto
62 1908003 existen inconvenientes de impuesto predial por el topográfico contratado por el MT. 2) Cartagena al INVIAS, conforme 2 1-Sep-10 30-Aug-11 52 2 100% 52 0 0
Marítimo de Cartagena, de acuerdo con lo establecido en el a INVIAS el terminal marítimo de Administrativo
con la determinación de Ministerio, por dicho bien. Transferir al INVIAS el Terminal Marítimo los Decretos 2053 y 2056 de
artículo 3 del Decreto 2056 de 2003, Cartagena de Indias
algunos linderos de los del Distrito de Cartagena. 3) Enviar Acto 2003.
terrenos, Administrativo a la Oficina de Registro de
Instrumentos Públicos de Cartagena.
1. Mediante oficios, el Ministerio

reiterará a la Alcaldía de
Barranquilla la reubicación de los
Involucrar a la Alcaldía Distrital
ocupantes del predio invadido.
Solicitar a la Alcaldía de Barranquilla la de Barranquilla en la búsqueda
oficios 2 1-Nov-10 31-Oct-11 52 0 0% 0 0 0
reubicación de los ocupantes del predio de la solución al problema de
2. solicitar asesoría a la
invasión del predio
Contraloría General de la
Lote frente al Terminal Marítimo de Barranquilla República sobre el procedimiento
La Entidad, no puede adelantar el programa de titulación a seguir.
debido a que se encuentra lo que ha ocasionado que
establecido en la Ley 1001 de 2005, del lote ubicado frente al
invadido desde la entrega la Entidad siga incurriendo
63 1908003 Terminal Marítimo de Barranquilla, por cuanto dicho predio es
por parte de en gastos por impuestos y
requerido por este Ministerio para expansión Portuaria por su
Foncolpuertos, demás gravámenes
ubicación; igualmente, no ha logrado transferirlo, enajenarlo o
usufructuarlo,
Solicitar al Concejo Distrital de 1. Mediante oficios, solicitar al
Evitar el pago de Impuesto
Barranquilla la exención del pago del Concejo Distrital de Barranquilla
Predial de aquellos Inmuebles
Impuesto Predial del Inmueble conocido la exención del pago del Oficio 1 1-Nov-10 31-Dec-10 9 1 100% 9 9 9 Mediante comunicación 20103250532551.
sobre los cuales el Ministerio de
como lote frente al Terminal por impuesto Predial.
Transporte no tiene la posesión
encontrarse invadido.
persistiendo el
El transbordador Santa Cecilia fue
Transbordador Santa Cecilia incumplimiento al Decreto Comprobante de
situación que puede entregado a Cormagdalena mediante Dar cumplimiento a la obligación Acta de entrega, comprobante de
A la fecha, la Entidad no ha dado traslado del transbordador 2056 del 2003 y el literal L) salida, boletín y
64 1908003 sobreestimar los estados Acta No. 01 del 09 de julio de 2010. de transferir los trasbordadores salida de bienes, boletín y 3 17-Aug-10 31-Dec-10 19 3 100% 19 19 19
“Santa Cecilia” a Cormagdalena, por cuanto se encontraba del artículo 17 de la ley Registros
financieros. Realizar los Asientos Contables a Cormagdalena. Asientos Contables
efectuando las actividades de reflote y reparación del mismo; 161, Contables
correspondientes.
SI NO OBSERVACION
1) Oficios a la Secretaría de
Requerimientos
Hacienda de Cartagena de Indias
Continuar con las reclamación ante la necesarios a la
Recuperar de la Secretaría de 2)
Pago extemporánea de impuestos Secretaría de Hacienda del Distrito de Secretaría de
Hacienda de Cartagena de Memorando a la Oficina Asesora 1 1-Nov-10 31-Oct-11 52 0% 0% 0 0 0
El Ministerio no cancelo los impuestos correspondientes a los Cartagena para la devolución de los Hacienda y
Indias el cobro de lo no debido Jurídica del Ministerio para
años 1998, 1999, 2000, 2001, 2002 y 2003, del lote de terreno dineros acciones jurídicas,
Lo que generó que en el adelantar acciones judiciales, si a
ubicado en el Barrio Manga en la Bahía de la ciudad de si son del caso
año 2007, el Ministerio ello hubiere lugar.
Cartagena, aduciendo que la Secretaria de Hacienda Distrital
pagará $607.4 millones ,
de Cartagena, expedía facturas de cobro de impuesto predial debido a la falta de gestión
65 1908003 por concepto de intereses
con un número de cédula catastral que el Ministerio no en los pagos
de mora y sanción; lo cual
conocía, número de matrícula inmobiliaria desconocida y como
que genero detrimento
propietario EDURBE. A diciembre 31 de 2009, la Secretaria de
patrimonial.
Hacienda de Cartagena ya corrigió dichas inconsistencias, sin
embargo el Ministerio aún no ha adelantado el proceso judicial Registro de la información en el
Hacer seguimiento a los bienes Registro en el
en contra de esta secretaria. Registrar en el inventario de bienes Inventario de Bienes Inmuebles a
pendientes de pago de inventario de 1 1-Nov-10 31-Oct-11 52 0% 0% 0 0 0
inmuebles, los pagos efectuados cargo del Ministerio de
impuestos Bienes Inmuebles
Transporte
Evaluación de competencias gerenciales Que en las Historias Laborales

dejan de documentar el Archivar en las Historias Laborales de los Incorporar a las Historias
Como resultado del análisis selectivo a los procesos para de los funcionarios de libre Archivar en las
uso de la herramienta funcionarios de libre nombramiento y Laborales el análisis previo del
proveer cargos de libre nombramiento y remoción, se observó el hecho de no incluir la nombramiento que requieran de Historias Laborales
legal, como soporte de que remoción que requieran de evaluación de Comité Técnico de Competencias
que en las carpetas de dos historias laborales, no reposa constancia de participación evaluación de competencias el análisis previo
66 1506001 el nombrado cumple con competencias gerenciales, el análisis Gerenciales, de los funcionarios 100% 1-Oct-10 30-Sep-11 52 100% 100% 52 0 0
constancia del análisis previo del Comité Técnico, órgano de los aspirantes en dicho gerenciales, se incorpore el del Comité de
las competencias previo del Comité Técnico para la de libre nombramiento que
encargado de verificar las competencias gerenciales de los proceso previo, análisis previo del Comité de Competencias
requeridas y se ajusta al Evaluación de Competencias Gerenciales requieran la evaluación de
candidatos a ocupar los cargos de libre nombramiento y Competencias Gerenciales del Gerenciales.
perfil del cargo. del Ministerio. competencias gerenciales
remoción a proveer. Ministerio
Lo anterior debido a
Evaluación para asignar prima técnica posible inobservancia al
Que las Historias Laborales de Archivar en las
La entidad tiene implementado un sistema para la asignación sistema establecido por el Incorporar en las Historias
Archivar en las Historias Laborales de los los funcionarios que se les Historias Laborales
de la prima técnica por evaluación de desempeño , sin Ministerio para tal fin. Lo Laborales de los funcionarios a
Debilidades aplicación del funcionarios que se les asigne la prima asigne la prima técnica, el Documento de
67 1505002 embargo al realizar análisis de la historia laboral del Director expuesto determina la los cuales se les asigne la prima 100% 1-Oct-10 30-Aug-11 48 100% 100% 48 0 0
procedimiento técnica, el documento de evaluación para contengan los documentos Evaluación para la
Técnico Código 0100 grado 19 , se evidenció que en la misma presunta inaplicación de lo técnica , el documento de
la asignación. relacionados con la evaluación asignación de
no reposa la evaluación que aplica los criterios de ponderación, contemplado en la evaluación para la asignación.
para la asignación. prima técnica.
para la asignación de prima técnica al referido funcionario. Resolución No. 010111 del
6 de agosto de 2002.
Enviar memorando circular a las

Mantener debidamente Memorando circular
Archivo de quejas - Dirección Territorial Antioquia Direcciones Territoriales recordándoles la
organizados los archivos de especificando lineamientos y
(disciplinario)- Situación que se presenta obligatoriedad de mantener organizado el
gestión acorde con el Manual de necesidad de mantener el archivo Memorando circular 1 1-Sep-10 1-Oct-10 4 1 100% 4 4 4
En el Título IV, Administración de los archivos, artículos 11,12 y por falta de gestión archivo de Gestión, de conformidad con el
lo que dificulta el Archivo del Ministerio de organizado para que sea de fácil
en el Titulo V, Gestión de Documentos, artículo 26 de la ley administrativa que Manual de Archivo que se encuentra en la
monitoreo del estado real Transporte. consulta.
68 2003002 594 de 2000, establece la responsabilidad y obligatoriedad del garantice el manejo Intranet.
de las quejas y reclamos
manejo y administración de los documentos de la entidad. Se adecuado de los registros
tramitados en la entidad.
evidenció, que con los documentos producto de las y posterior archivo de
actuaciones a las quejas, los reclamos, las sugerencias y los estas;
derechos de petición no se conforma un expediente. Aplicar en el archivo de la Dirección Mantener un archivo adecuado y Se ajustara el archivo de acuerdo
Territorial Antioquia las normas del funcional que permita una a las normas del Archivo General Archivo ajustado 1 1-Sep-10 1-Sep-11 52 0 0% 0 0 0
Archivo General de la Nación. consulta ágil. de la Nación.
Plan Indicativo y Metas - Dirección Territorial Antioquia-

La DTA recibió durante la vigencia 2009, un total de 70 quejas lo que conduce a no
y se determina el indicador para el proceso de “Atención al este resultado se dá por la satisfacer de manera
Dar oportuno trámite a las quejas que se Atender oportunamente las
Ciudadano” como respuesta oportuna de quejas y reclamos falta de oportunidad en las oportuna los Maximizar la eficiencia en la
69 1101002 reciban en la Dirección Territorial quejas presentadas en la Quejas Atendidas 100% 1-Sep-10 1-Sep-11 52 0 0% 0 0 0
con una meta del 90%. Sin embargo en la Dirección Territorial respuestas por parte de la requerimientos de la atención al ciudadano.
Antioquia. Dirección Territorial Antioquia.
para el cuarto trimestre de 2009 se presenta un porcentaje de DTA, ciudadanía.
ejecución del 68,18% (13), para un consolidado anual del
83,67%(59).
Impartir instrucciones mediante

Memorando Circular a las Unidades
Ejecutoras para que tanto en los
Estudios y Documentos Previos, como
en las ofertas presentadas por los
proponentes se discrimine claramente los
Exigir por parte de la Entidad
precios que conforman el valor total de la
que en todas las propuestas
propuesta, teniendo en cuenta si el bien o Memorando Circular impartiendo
presentadas por los posibles
servicio a contratar está exento o no de instrucciones para el Memorando
contratistas se discriminen 1 1-Sep-10 30-Nov-10 13 1 100% 13 13 13
IVA, para lo cual se deberá tener en cumplimiento del objetivo Circular
Elaboración contrato No 098/08 (Disciplinario) claramente los ítems y valores
cuenta la información contenida en el propuesto
Se presentaron debilidades en la elaboración del contrato No. que forman parte del precio total
Registro Único Tributario - RUT y en el
098 de diciembre de 2008, en cuanto a que omitió hacer ofrecido.
formato de Información General del
referencia al pago del IVA, el cual fue cancelado Debido a deficiencias en Lo anterior determina la Beneficiario que aporte el proponente. En
mensualmente al contratista, conforme lo registran las actas y el control y supervisión de presunta vulneración del el evento en que el bien o servicio a
facturas suscrita entre el Ministerio y ALMAGRARIO, lo que la ejecución contractual, artículo 6º Decreto 2511 de adquirir esté exento de IVA, el proponente
70 1404001 generó saldo a favor del contratista por $110.8 millones, los que no dieron cuenta de la 1998 y del principio deberá sustentar claramente tal
cuales fueron cancelados con recursos de otra vigencia. terminación de los responsabilidad, contenido circunstancia.
Además, se observó que para el pago de los servicios recursos apropiados para en el numeral 1 del artículo
prestados entre el 1 de septiembre al 23 de octubre de 2009, el contrato. 26 de la Ley 80 de 1993.
en la sede de ALMAGRARIO del Valle, omitieron hacer uso de
la conciliación prejudicial o del acta de liquidación para
cancelar el saldo a favor del contratista por servicios prestados.
Exigir mediante Memorando Circular a los

supervisores de los contratos y/o
convenios el estricto cumplimiento del Exigir que el control sobre la
Memorando Circular reinterando
Manual de Supervisión e Interventoría ejecución de los contratos y/o
el deber de cumplir Memorando
de Contratos vigente, adoptado mediante convenios se adelante en forma 1 1-Sep-10 30-Nov-10 13 1 100% 13 13 13
eficientemente la supervisión de Circular
resolución 002444 de junio 18 de 2010, eficiente y oportuna por parte de
los contratos y/o convenios.
en especial sobre la vigilancia y control los supervisores.
que deben ejercer a los contratos y/o
convenios a su cargo.
Impartir instrucciones a través de

Memorando Circular a las Unidades Ejercer un mayor control a
Ejecutoras, en el sentido de indicar que través de los supervisores e Memorando Circular reinterando
en los contratos de tracto sucesivo donde interventores de los contratos y el deber de cumplir Memorando
1 1-Sep-10 30-Nov-10 13 1 100% 13 13 13
se pacte pago anticipado, la Unidad convenios, sobre la destinación eficientemente la supervisión de Circular
Ejecutora deberá justificar en forma de los recursos entregados por los contratos y convenios.
detallada la conveniencia de acordar la el Ministerio a los contratistas.
entrega de recursos bajo esta modalidad.
Pago Anticipado (Disciplinario-Fiscal)

Lo que se constituye en un
Del análisis realizado al contrato No. 098 de 10 diciembre de Lo anterior debido a la falta
hallazgo con presunta
SI NO OBSERVACION
Se oficiará a la Sociedad Almacenes

Generales de Depósito Almagrario S.A.
para que explique, sustente y soporte
Verificar que el pago anticipado
cómo fueron invertidos los $12.3 millones,
Pago Anticipado (Disciplinario-Fiscal) de $12,3 millones entregados
Lo que se constituye en un entregados como Pago Anticipado por el
Del análisis realizado al contrato No. 098 de 10 diciembre de Lo anterior debido a la falta por el Ministerio de Transporte a Verificar la utilización dada al
hallazgo con presunta Ministerio de Transporte para la Oficio -
2008, cuyo objeto es el depósito y custodia de los vehículos de control a los pagos la Sociedad Almagrario S.A., pago anticipado de $12.3
connotación fiscal en la Prestación del Servicio estipulado en el Documentos de 1 15-Oct-10 31-Jan-11 15 1 100% 15 15 15
para la desintegración física, se determinó que en las actas de realizados, lo que generó fueron invertidos en la millones para la ejecución del
71 1404001 cuantía indicada y presunta contrato número 098 de 2008. Con la verificación
entregas y pagos parciales de recibo definitivo y de liquidación, que se liquidara el contrato Prestación del Servicio acordado contrato 098 de 2008.
vulneración al numeral 2 información entregada por Almagrario
suscritas entre el contratista y los interventores, no se sin tener en cuenta este en el contrato número 098 de
del artículo 30 de la Ley 80 S.A, el Ministerio procederá a analizar y
evidencia la prestación del servicio correspondiente al pago pago. 2008.
de 1993. verificar que efectivamente dichos
anticipado dado al contratista por $12.3 millones. , recursos se utilizaron en la prestación del
servicio objeto del contrato precitado.
En el evento que el Ministerio de

Transporte en la verificación de los
soportes concluya que el pago anticipado
de $12.3 millones no fueron invertidos en Requerir a Almagrario S.A., el
Solicitud a Almagrario el reintegro
la prestación del servicio pactado en el reintegro los $12,3 millones y
del pago anticipado y sus Oficio 1 15-Oct-10 31-Mar-11 24 1 100% 24 24 24
contrato 098 de 2008, se procederá a sus rendimientos financierios al
rendimientos financieros
solicitar a la Sociedad Almagrario S.A, el Ministerio de Transporte
reintegro de los dineros entregados como
pago anticipado y sus rendimientos
financieros.
Disponibilidad del área

En la oferta económica y la cláusula cuarta del contrato No.
98/08, se estableció que el área disponible para desarrollar la
Exigir a los interventores de los contratos
operación logística de desintegración física total de los Exigir por escrito al interventor el
con Almagrario el estricto cumplimiento
vehículos en los patios de Fontibón, sería de 300 metros cumplimiento estricto de sus
lo que generó un pago de las condiciones estipuladas en los memorando y
cuadrados y cuyo valor mensual se cobraría en $5.8 millones. falta de control por parte de Garantizar el cumplimiento del funciones como también que
72 1103002 adicional al contratista. mismos. Igual forma realizar formato de 1 1-Sep-10 31-Oct-10 9 1 100% 9 9 9
En las facturas y en las actas mensuales suscritas para el la interventoria contratos con Almagrario deben realizar mediciones
conjuntamente las mediciones del área mediciones
recibo parcial de prestación de servicios, se detalla el cobro por períodicas a los espacios
donde se desintegra para confirmar los
la disponibilidad exclusiva del área de 400 metros cuadrados contratados
espacios utilizados.
con un valor mensual de $7.8 millones; revisadas las actas
suscritas entre el interventor y el contratista, se determinó que
se canceló este último valor desde el inicio del contrato,
Contratos con ALMAGRARIO

Del estudio a los contratos suscritos con ALMAGRARIO , cuyo
objeto es el depósito y custodia de los vehículos para la
desintegración física, se observó lo siguiente:
• No hay claridad de los datos reportados en la relación que se

Exigir a los interventores de los contratos
anexa en las actas de recibo parcial, las cuales soportan los Exigir por escrito al interventor el
Lo anterior debido a que no lo que generó que se con Almagrario el estricto cumplimiento
servicios prestados por almacenamiento y utilización de área cumplimieno estricto de sus
se ejerció un control y excediera la ejecución de de las condiciones estipuladas en los memorando y
en ALMAGRARIO, toda vez que se presentan datos imprecisos Garantizar el cumplimiento del funciones como también que
73 1904001 seguimiento consolidado y los servicios prestados mismos. Igual forma realizar formato de 1 1-Sep-10 31-Oct-10 9 1 100% 9 9 9
y en algunos soportes no se logra establecer los meses que se contratos con Almagrario deben realizar mediciones
efectivo al contrato, superando el valor total del conjuntamente las mediciones del área mediciones
están pagando; dificultando el seguimiento a los mismos. periódicas a los espacios
contrato. donde se desintegra para confirmar los
• En las carpetas de los contratos, no reposan todas las actas contratados
espacios utilizados.
suscritas por los interventores, lo que genera incumplimiento a
lo establecido en el numeral 4 de la cláusula undécima del
contrato.
• En algunos casos, no se incluyen todos los documentos que
soportan los cobros, como son las facturas de utilización de
grúa y las actas de medición del área adicional.
Deficiencias contrato de prestación de servicios No. 018 de

2009 (Disciplinario)
Se evidencian debilidades en la aplicación del mecanismo de
selección por contratación directa, para la celebración del
Lo anterior determina Exigir a las Unidades Ejecutoras a través
contrato de prestación de servicios profesionales No. 018 de por cuanto dentro del
presunta vulneración a lo de memorando circular, mayor control en
2009, por cuanto dentro del análisis de los documentos análisis de los documentos Verificar que los posibles
establecido Artículo 24 y la revisión y verificación de los requisitos Memorando circular impartiendo
soporte, hoja de vida y experiencia laboral, los mismos no soporte, hoja de vida y contratistas cuenten con la
32 numeral 3) de la ley 80 de idoneidad y experiencia de los instrucciones a Unidades
demuestra la idoneidad y experiencia requerida relacionada experiencia laboral, no idoneidad y experiencia Memorando
74 1503002 de 1993, Literal h) numeral eventuales contratistas, analizando Ejecutoras, para que se aplique 100% 1-Sep-10 30-Nov-10 13 100% 100% 13 13 13
para el desarrollo del objeto, cual es la asistencia jurídica parademuestran la idoneidad y requeridas para el cabal Circular
4 artículo 2 ley 1150 de detenidamente la información y rigurosamente el Manual de
el desarrollo de políticas en infraestructura de transporte. la experiencia requerida cumplimiento del objeto
2007Articulo 77 y 82 documentos que soportan la idoneidad y Contratación.
para el desarrollo del contractual.
decreto 2474 de 2008. experiencia para ejecutar el objeto
El contratista se graduó en noviembre de 2008 y el contrato se objeto contractual.
contractual.
suscribió en enero de 2009; y la única experiencia que
acredita, es en el sector privado en una institución de salud, la
cual no es específica o relacionada con la infraestructura vial,
ni sus políticas.
Instrucción a los funcionarios del Grupo

Contrato 030 de 2009 Contratos de la Oficina Asesora Jurídica
Lo anterior puso en riesgo Aprobar las garantías exigidas
En el análisis del contrato 030 de 2009, se evidenció la debido a la deficiencia en para que la garantía exigida en los
la protección de los en los contratos y convenios Memorando impartiendo
75 1404004 extemporaneidad en la aprobación de la póliza que ampara los la supervisión ý contratos o convenios que el Ministerio Memorando 100% 1-Sep-10 30-Aug-11 52 100% 100% 52 0 0
intereses del estado. dentro de los términos legales, instrucciones
contratos modificatorios, con una diferencia de tiempo entre 16 seguimiento contractual. suscriba, sean aprobadas en un término
evitando su extemporanidad.
y 6 días a partir del inicio de ejecución de los plazos, no mayor a tres (3) días hábiles, contados
a partir de la fecha de recibo.
SI NO OBSERVACION
Orden de Servicio No. 067 de 2009

En la oferta del consultor presentada a la Entidad para la
En consecuencia, si bien la
evaluación y diagnóstico del sistema de gestión de la calidad,
Ley exime de la
se especificó la participación de tres profesionales facilitadores,
Lo anterior obedece a una obligatoriedad de la póliza
dirigidos por el contratista; donde la entidad estuvo en riesgo
deficiencia en el control de en este caso, no la releva
frente a los terceros que elaboraron para el contratista, así la
la Entidad para la etapa de del cuidado y protección a Aplicar lo establecido en el Manual de Realizar el proceso de
norma no exigiera garantía por la cuantía, para el amparo Realizar los estudios previos para Contratos con
legalización del contrato y los intereses del Estado Contratación, realizando los estudios contratación acorde con los
76 1503002 correspondiente al pago de salarios, prestaciones sociales e establecer las pólizas pertinentes requerimientos 100% 1-Sep-10 31-Dec-10 17 100% 100% 17 17 17
la supervisión y donde el Ministerio estuvo previos que identifiquen la necesidad de procedimientos y requisitos
indemnizaciones laborales. en los contratos. completos.
seguimiento al mismo. en riesgo frente a los requerir las pólizas pertinentes. establecidos.
terceros en el evento de un
En consecuencia, si bien la Ley exime de la obligatoriedad de
posible incumplimiento del
la póliza en este caso, no la releva del cuidado y protección a
empleador, en este caso el
los intereses del Estado donde el Ministerio estuvo en riesgo
contratista.
frente a los terceros en el evento de un posible incumplimiento
del empleador, en este caso el contratista.
Convenio interadministrativo 109 de 2009

Ejercer las funciones de
Debilidades en la estructuración del Convenio Administrativo En consecuencia, se Para la correcta ejecución de los
supervisión para el control de la
para la transferencia de recursos del proyecto de mejoramiento Lo anterior debido a que no entrega el primer convenios interadministrativos para la
adecuada ejecución de los
y mantenimiento de vías en el departamento de Caldas, establecieron obligaciones desembolso y cuatro transferencia de recursos, el Ministerio
Ejercer una adecuada recursos de acuerdo con lo
suscrito el 5 de noviembre de 2009; por cuanto la única expresas a cargo de la meses después, Inficaldas, vigilará que los recursos se ejecuten de
supervisión a la inversión de los establecido en la cláusula de Cláusula de
77 1404004 exigencia de entrega del primer desembolso fue la suscripción Entidad receptora de la presenta retrasos en la acuerdo con el principio de especialidad 1 1-Sep-10 31-Aug-11 52 0% 0% 0 0 0
recursos de los convenios de supervisión de cada convenio supervisión.
de un acta de iniciación y la consecuencia de esta situación es transferencia de recursos, ejecución, hecho que del gasto, de manera que los mismos
transferencias. (Visitas, solicitud de reportes,
que al mes de abril, Inficaldas, no ha entregado para revisión y en la fase previa a la firma corrobora la deficiencia sean invertidos en los proyectos
verificación de obligaciones y
aprobación del Ministerio del cronograma total de actividades del Convenio. planteada. específicos y en las actividades para las
suscripición de actas, entre
para la elaboración de estudios y construcción de los proyectos cuales fueron asignados.
otras).
relacionados.
Reiterar a través de Memorando Circular

a los supervisores de los contratos y/o
convenios que celebre el Ministerio, que
en el evento de presentarse
incumplimiento por parte de los
contratistas, deberán informar tal
También determina el
circunstancia a la Oficina Asesora
presunto incumplimiento
Contrato 031 de 2009 Lo anterior denota Jurídica, para lo cual allegarán el informe
frente a lo consignado en
No obstante los requerimientos realizados a la contratista por debilidad de la respectivo que deberá contener como
el Manual de interventoria
parte de la interventoria del contrato, los cuales se relacionan Administración en adoptar mínimo el procedimiento señalado en el
y en especial el artículo 4 Requerir mediante memorando
con deficiencias en la ejecución del mismo; en el seguimiento una conducta activa frente numeral 1 del Capítulo Séptimo - Exigir la estricta aplicación de lo
de la resolución 1444 de circular la estricta aplicación a lo Memorando
78 1404004 y revisión al folder contractual, se estableció que en el mismo, a las actuaciones del Regulación del Incumplimiento y Retraso estipulado en el Capítulo VII del 100% 1-Sep-10 30-Nov-10 13 100% 100% 13 13 13
2001, donde se establece estipulado en el Capítulo VII del Circular
no reposa la decisión de la Administración frente a lo reportado contratista que al parecer en la Ejecución del Contrato- del Manual Manual de Contratación.
la obligación para el Jefe Manual de Contratación.
por la interventoría. no prestaba sus servicios de Contratación, adoptado mediante
de la Unidad Ejecutora de
con la regularidad y Resolución 002444 del 18 de junio de
hacer cumplir el
eficiencia requerida. 2010. Lo anterior para proceder en forma
ordenamiento.
oportuna por parte de la Oficina Asesora
Jurídica a requerir por escrito al
contratista para que explique las causas
de su incumplimiento , con el fin de
determinar las acciones a seguir de
acuerdo con lo establecido en el Manual
de Contratación.
Contrato 112 de 2009 (Disciplinario)

En consecuencia, el
Se evidenciaron debilidades en la formulación de los estudios
contrato terminó su
previos del objeto a contratar por deficiencias en la
ejecución en el doble de
consideración de factores con incidencia en el proceso Analizar las necesidades de apoyo
tiempo inicialmente
contractual. Tal es el caso de la interacción del Invias a través administrativo con el fin de desarrollar Cumplimiento estricto de los
Debilidades en la previsto. Lo anterior Análisis y aplicación estricta de
de sus Administradores viales en la ejecución del contrato, el satisfactoriamente los contratos, para ello requisitos para la contratación y Contratos ajustados
formulación de los estudios configura una presunta las condiciones estipuladas en el
79 1402003 cual se constituye en aspecto relevante que no fue tenido en se aplicará estrictamente el Manual de posterior cumplimiento de los al manual de 100% 1-Sep-10 30-Aug-11 52 0 0% 0 0 0
previos del objeto a vulneración a lo Manual de Contratación del
cuenta para establecer el plazo. Es así como a dos días para Contratos del Ministerio de Transporte, términos estipulados en los contratación
contratar preceptuado en los Ministerio de Transporte.
finalizar el periodo inicialmente pactado, el contratista solicita adoptado mediante resolución 2444 de contratos.
numerales 7 y 12 del
adición en plazo, por cuanto de 114 estaciones a reportar, los junio de 2010.
artículo 25 y del numeral 1
Administradores sólo habían enviado 29 reportes, de otra
del artículo 26 de la ley 80
parte, también argumentó el contratista, fallas técnicas en el
de 1993.
proceso de captura de datos.
Contrato 133 de 2009 (Disciplinario)

En la ejecución del referido contrato se estableció un plazo
inicial de 28 días, mediante tres actas fue suspendida la
ejecución , que resultó en 56 días más en plazo, cuyas
decisiones están basadas en factores previsibles para la
Administración, antes de la suscripción del contrato .
en consecuencia, se
La Entidad demuestra con su actuación que existió deficiencia Recordar a las Unidades Ejecutoras a Elaborar estudios y documentos Memorando Circular recordando
Debilidades en la configura la presunta
en los estudios previos del objeto a contratar, porque no tuvo través de Memorando Circular, el estricto previos debidamente la aplicación del Manual de
formulación de los estudios vulneración a lo Memorando
80 1402003 en cuenta las condiciones del personal que sería el beneficiario cumplimiento del Manual de Contratación, estructurados que permitan dar Contratación, en especial sobre 1 1-Sep-10 30-Nov-10 13 1 100% 13 13 13
previos del objeto a establecido en el artículo Circular
de la capacitación , tampoco previó que el Administrador del en relación con la estructuración de los cumplimiento a lo planeado para la estructuración de los Estudios
contratar 25 numeral 12 de la ley 80
Servidor para la adecuación técnica del aplicativo, estaría de estudios y documentos previos. la contratación. y documentos previos
de 1993.
vacaciones y que la Oficina de Informática del Ministerio
requería 15 días más para la adecuación. Conforme a los
postulados definidos en el estatuto contractual , corresponde al
contratante determinar con la debida antelación a la apertura
del proceso de selección o de la firma del contrato, los estudios
previos, entre otros, para la elaboración de los pliegos de
condiciones;
SI NO OBSERVACION
La situación planteada,
obedece a las deficiencias
en el seguimiento y control
Orden de servicio No. 011 de 2010 (Disciplinario)
a la ejecución del contrato, Circularizar memorando para que en las
En la justificación para la contratación refieren la necesidad Lo anterior genera un Se cumple con el manual de interventoría y supervisión del
pues avalaron la actas de recibo parcial o final los
encaminada hacia el apoyo jurídico, para el cumplimiento de presunto incumplimiento a Ministerio, asociado con los deberes del interventor y con las
recopilación de normas productos recibidos queden Dar claridad en las actas de Evitar ambivalencias dentro de
81 1503002 los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, sin embargo lo establecido en el memorando circular 1 1-Sep-10 30-Sep-10 4 1 100% 4 4 4 funciones específicas dadas en el numeral 1.1 literal a, en
para el Reglamento Interno correctamente descritos para que haya recibo de bienes o servicios los contenidos de las actas
al verificar en el folder contractual, los productos entregados numeral 1 artículo 26 de la concordancia con los memorandos circulares 20101330149923
de Trabajo, como consistencia entre lo contratado y los
por el contratista no tienen correspondencia con el objeto de la ley 80 de 1993. del 06/09/2010 y 20101330201023 del 29/11/2010.
desarrollo del objeto lo cual productos entregados
Orden.
no guarda relación con el
mismo.
Organización expedientes de contratos

Lo anterior determina
Respecto a las expedientes de contratos , se observó que los Reorganización del archivo de los
presunta inobservancia a
documentos no están en secuencia lógica de organización, expedientes de contratos y convenios que Reorganizar el archivo de Porcentaje de
Deficiencias en el control lo contemplado en la Expedientes de contratos y
por cuanto el primer folio en cada fólder, no es el que registra reposan en el Grupo Contratos de la expedientes de contratos y expedientes de
82 1404100 de organización del circular No. 4 de 2003, convenios organizados, suscritos 100% 1-Sep-10 30-Aug-11 52 93% 93% 48 0 0
la fecha más antigua, ni el último el que refleje la más reciente, Oficina Asesora Jurídica, de acuerdo a la convenios de conformidad con contratos y
archivo. emanada del Archivo en el 2009 y 2010.
sino todo lo contrario. De otra parte, cuando el fólder llega al normatividad expedida por el Archivo las normas archivísticas convenios
General de la Nación, para
tope de los 200 folios, no se utiliza otra carpeta sino que General de la Nación - AGN.
la organización del archivo.
continúan incluyendo documentos en el mismo folder.
Generalidades Garantía del contrato Identificar claramente los

Diseño y elaboración de un sello de
En el análisis de la muestra contractual, se determinó en el funcionarios que intervienen en
aprobación de Garantías, con los campos Diseño y elaboración de sello
100% de la misma, que el sello aprobatorio impuesto en la la aprobación de garantías
necasarios que permitan registrar los para la aprobación de garantías Sello 1 1-Sep-10 30-Sep-10 4 1 100% 4 4 4
póliza, no permite identificar el funcionario que aprueba ni el requeridas en los contratos y
la Entidad no deja nombres de los intervinientes en el de los contratos y convenios.
que revisa, si bien no es un requisito de la eficacia del seguro, convenios suscritos por el
evidencia del control y proceso.
determina una deficiencia en el procedimiento del área Ministerio.
seguimiento a las
Administrativa para tal fin y genera un riesgo en la
compañías de seguro, a Riesgo en la identificación
identificación del responsable en el evento de suscitarse un
partir de su exigibilidad, del responsable en el
83 1404003 siniestro.
respecto a la obligación de evento de suscitarse un
las mismas de adecuar el siniestro Actualización al formato "Instructivo de
En los documentos contractuales, obrantes en las carpetas
clausulado, en las pólizas Tramité", el cual es entregado a los Que las condiciones generales
suministradas por el Ministerio y que fueron objeto de revisión,
de cumplimiento y contratistas cuando suscriben un acuerdo de cada póliza deberán ser
la Entidad no deja evidencia del control y seguimiento a las
responsabilidad civil negocial con el Ministerio, en el sentido adjuntadas en original junto con Actualización del formato
compañías de seguro, a partir de su exigibilidad, respecto a la
obligación de las mismas de adecuar el clausulado, en las de instruir que en la constitución de las mismas, por parte del "Instructivo de Trámite", numeral Formato 1 1-Sep-10 30-Sep-10 4 1 100% 4 4 4
pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil, conforme lo garantías (pólizas) las compañías contratista al Grupo Contratos 2, constitución de Garantía.
determinó el Decreto 490 de 2009. aseguradoras deberán dar cumplimiento de la Oficina Asesora Jurídica,
a lo establecido en el Decreto 490 de para su aprobación.
2009.
Mejorar el procedimiento de
Revisión del procedimiento establecido gestión de embargos sobre Revisar y modificar la resolución
en la resolución 000158 del 1 de febrero cuentas corrientes del Ministerio No 000158 de 1 de febrero de Acto Admnistrativo 1 1-Sep-10 30-Mar-11 30 1 100% 30 30 30
de 2005. de Transporte para hacerlo 2005 .
eficaz.
Lo anterior tiene injerencia
directa en la deficiente
gestión para la
Procesos ejecutivos contra el Ministerio con medida de recuperación de saldos por Auditoría a todos los procesos Procesos
En consecuencia, se Auditar los procesos ejecutivos en las Aclarar y establecer el estado
embargo (Disciplinario) fraccionamiento de título ejecutivos con medida cautelar ejecutivos
determina posible Direcciones Territoriales que tengan de los procesos ejecutivos con
en los procesos ejecutivos de embargo en cuentas auditados en 100% 1-Sep-10 30-Aug-11 52 0% 0% 0 0 0
incumplimiento a lo medida cautelar de embargo, para medida cautelar de embargo en
La Entidad, dentro de su organización no tiene establecido un con medida de embargo a bancarias del Ministerio de Direcciones
establecido en los artículos determinar el estado de títulos. las Direcciones Territoriales.
84 2205100 procedimiento eficaz para el control y seguimiento de las las cuentas del Ministerio, Transporte. Territoriales.
176,177 y 178 del CCA,
actuaciones judiciales que se surten en las Direcciones donde existen remanentes
artículo 60 de la Ley 446
Territoriales que dependen de la Dirección de Transporte y de procesos terminados
de 1998 y artículos 1 y 2
Tránsito y solo esporádicamente informan a la Oficina Asesora pendientes de legalizar en
decreto 1531 de 2001.
Jurídica en el Nivel Central. los estados financieros,
desde el año 2000 y cuya
cifra asciende a la suma de Revisión conjunta de saldos entre las
$2.230 millones. áreas Jurídica, Contabilidad y Pagaduría
Verificar y establecer saldos Informe detallado de la revisión y
para establecer la situación de cada Informe de Revisión
reales de la cuenta depósitos estado de procesos ejecutivos 1 1-Sep-10 30-Aug-11 52 0% 0% 0 0 0
ejecutivo con medida cautelar de Conjunta
judiciales. con medida cautelar de embargo.
embargo, previendo lo señalado en la Ley
66 de 1993.
Cundinamarca, la hoja de control de procesos con los reportes que

procesos Judiciales que se imprime se logran de la Rama Judicial y Reportes
desde las Páginas de la Rama Judicial. que se encuentren cursando en 1, Incorporar el 100% de los Incorporados a
Bogotá y Cundinamarca. expedientes desde
reportes que se obtienen de la
Rama Judicial
Rama Judicial en cuanto a los
100% 3-Sep-10 30-Aug-11 52 55% 55% 28 0 0
Control actuaciones Judiciales procesos que cursan en Bogotá
En revisión efectuada selectivamente al y Cundinamarca.
archivo de carpetas de la Oficina Jurídica, que contienen
procesos judiciales, se evidenció que las mismas no son un
instrumento eficaz para el seguimiento y control a las
actuaciones judiciales por las siguientes razones:
generado en la 2. Solicitar a las Direcciones
Sólo el 21% de la muestra posee hoja de ruta, herramienta que 2. Elaborar la Circular con la cual se le Territoriales que mantengan un
Consecuencia de lo desorganización del 2. Organizar los expedientes de
permite conocer el estado actual del proceso e identificarlo solicita a las Direcciones Territoriales archivo actualizado de los Memorando
expuesto es el riesgo para archivo de gestión de las demandas que se llevan en las 1 1-Sep-10 24-Sep-10 3 1 100% 3 3 3
ante el Tribunal y/o juzgado donde cursa, además de ser un mantener organizado un archivo de cada expedientes de los procesos que Circular
85 2205100 la Entidad de inoportunidad carpetas de actuaciones Direcciones Territoriales.
instrumento para realizar seguimiento o conocer la oportunidad proceso en forma física. manejan, informando
de las actuaciones judiciales y la deficiencia
de las actuaciones del apoderado. Además, se evidenció que mensualmente de las demandas
procesales, en el control a los
existen cinco procesos judiciales, en contra de la Entidad,
apoderados.
donde no se contestó la demanda dentro del término legal.
Además, si bien cuentan con una base de datos Acces que

opera para el registro de la información de los procesos
judiciales, ésta no es utilizada como insumo para alimentar los 3. Revisar mensualmente las fechas 3. Realizar un control mensual
Revisión de los
expedientes que reposan en la oficina Jurídica porque éstos se críticas de contestación de demandas, de las actuaciones judiciales en 3.. Revisión de los reportes de las
reportes de
encuentran desactualizados verificando la contestación oportuna de cuanto a contestación de demandas y su contestación en 12 3-Sep-10 30-Aug-11 52 10 83% 43 0 0
demandas y su
cada una de ellas en Bogotá y demandas en Bogotá y Bogotá y Cundinamarca .
contestación
Cundinamarca. Cundinamarca.
SI NO OBSERVACION
Formulación de políticas Comité de Defensa judicial y

Conciliación
Lo anterior pone de
El Comité de Conciliación fue creado por ley, como una
manifiesto la debilidad del
instancia administrativa para el estudio, análisis y formulación
Comité porque no tiene en
de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa Consecuencia de lo
cuenta la dinámica de los
de los intereses de la entidad , y dentro de sus funciones expuesto es un posible Realizar sesiones mensuales de
procesos judiciales que Realizar Reuniones del Comité de
teniendo como base los casos que cursen en contra del riesgo en la toma de propuestas de política judicial al
introducen aspectos Defensa Judicial y Conciliación para
Ministerio, debe determinar la causa generadora del conflicto, decisiones por deficiencia Comité de Defensa Judicial y
nuevos que ameritan estar presentar propuestas de defensa judicial, Proponer las políticas judiciales
86 2205100 índice de condenas, tipos de daño y las deficiencias de las en los elementos de juicio, Conciliaciones, que para este Actas de Sesiones 12 1-Sep-10 30-Aug-11 52 10 83% 43 0 0
en permanente siguiendo las directrices que para este requeridas.
actuaciones de los apoderados para que se realicen los porque no han generado efecto señala el Ministerio del
actualización, ni cuentan efecto señala el Ministerio del Interior y de
correctivos . políticas que definan la Interior y de Justicia y el decreto
con un control como son Justicia y el decreto 1214 de 2009.
Sin embargo en la revisión de las actas se observó deficiencia estrategia de defensa a 1214 de 2009.
los indicadores de gestión
en la actualización en la formulación de las políticas del daño seguir.
sobre la base de los
antijurídico, para la vigencia auditada , por cuanto según
procesos fallados en
informan en el 2009, no realizaron este ejercicio, solo hacen
contra.
referencia a lo contenido en el Acta No. 011 del 1 de
septiembre de 2004 y en marzo 11 de 2010.
Desarrollo y establecimiento de Que la oficina Asesora Jurídica

Desarrollo de herramienta
herramientas informáticas que controlen cuente con una herramienta que
Lo evidenciado pude informática para el pago de
la presentación de documentos y la cronologicamente controle los Sistema Informático 1 1-Sep-10 30-Aug-11 52 0 0% 0 0 0
generar que exista sentencias en forma oportuna y
Procedimiento para reconocimiento y pago de sentencias la expedición de Actos Administrativos en el tiempos de eventos en pagos de
deficiencia en la eficaz.
Entidad presenta deficiencias en la aplicación de un pago de sentencias. sentencias.
oportunidad de pago de los
procedimiento para el reconocimiento y pago de sentencias,
debido a deficiencas en el fallos ejecutoriados y
87 2205100 con fallos condenatorios que se encuentran ejecutoriados y por
control determine un riesgo de Circular a: DIAN, Abogados de los
lo tanto está en riesgo de cancelar intereses a partir de la fecha
incumplimiento en el Beneficiarios, Área de Talento Humano,
de ejecutoria.
oportuno pago que Área de Notificaciones y Direcciones Circular a los actores externos e
ocasione interese Controlar eficazmente los
Territoriales, para que cumplan internos que intervienen en el
moratorios términos del trámite de pago de Circular 5 1-Sep-10 30-Aug-11 52 5 100% 52 0 0
diligentemente y agilicen el trámite trámite de pago de una
sentencias.
correspondiente. sentencia.
originada en la causación
al cierre de la vigencia
2009, de cuentas por
Cartera Reposición Vehicular
cobrar que corresponden a por consiguiente se genera Registrar en el módulo de ingresos del
Revisado el listado emitido por el Grupo de Ingresos y Cartera,
los valores de resoluciones una sobreestimación en la SIIF, solamente las obligaciones por Mantener actualizados los Registro de resoluciones
sobre Reposición Vehicular a Diciembre 31 de 2009, con
, en las cuales se declara cuenta 147084- concepto de Reposición Vehicular que Estados Financieros del notificadas y ejecutoriadas por Resoluciones
88 1701007 respecto a la información reportada por el Grupo de 1 1-Nov-10 31-Oct-11 52 1 100% 52 0 0
la ocurrencia del siniestro Responsabilidades sean remitidas por el Grupo de Ministerio para que reflejen la concepto de Reposición registras
Certificación para la reposición Vehicular, sobre la exigibilidad
de las pólizas de Fiscales, en la cuantía Notificaciones con la Constancia de la realidad financiera. Vehicular.
de las garantías bancarias relacionadas con esta reposición, se
cumplimiento de mencionada Ejecutoría Correspondiente.
observa que existe una diferencia $ 3.572.5 millones,
disposición legal, emitidas
por la entidad en la
vigencia 2010,
Solicitar a la Subdirección del Talento

Humano y verificar, incluir dentro de la
comunicación de entrega del cargo, la Establecer controles que permita
solicitud de cancelación y cambio de la correcta presentación de las Comunicación, entrega de cargo Memorando 1 1-Sep-10 30-Sep-10 4 1 100% 4 4 4
al parecer se utilizó la claves, firmas, certificados digitales y obligaciones tributarias
Firma Digital de un demás accesos de los cuales haya sido
Declaración DIAN: funcionario, quien fuera titular en cumplimiento de su función.
Se evidenció una presunta irregularidad en la presentación de declarado insubsistente
89 1703004
la Declaración mensual de Retención en la Fuente y Otros mediante resolución
Impuestos del mes de diciembre de 2009, No.004548 del 21 de
septiembre de 2009.
Validar que la firma electrónica
Garantizar la adecuada Las operaciones electrónicas
corresponda a quien tiene la función Firmas digitales
presentación de declaraciones deben ser firmadas por el 1 1-Sep-10 30-Aug-11 52 1 100% 52 0 0
asignada al momento de presentar y vigentes
tribuatarias e informes externos funcionario competente
pagar las obligaciones tributarias
Otros Activos:
Se efectuaron ajustes en la cuenta Otros Activos por $400.517
millones, correspondientes a las resoluciones Nos. 001095 y
001096 del 25 de marzo de 2009, y 005731 del 19 de
diciembre de 2007, mediante las cuales se transfieren Bienes
lo que afecta el Principio
Inmuebles al INVIAS; actos administrativos recibidos en Efectuar cruces mensuales entre los
Lo anterior debido a falta de Causación y las Cruce de información entre los
contabilidad en junio y noviembre de 2009, y sólo hasta el saldos del balance y los saldos de la base Lograr saldos conciliados entre Conciliación Conciliación del Grupo Inventarios con saldos de balance a
90 1801002 de control y seguimiento en cualidades de la saldos del balance y la base de 12 1-Oct-10 30-Sep-11 52 3 25% 13 0 0
cierre de la vigencia de 2009 se hicieron los registros de datos de Inventarios de bienes el balance y el inventario. mensual 31/12/2010.
el proceso contable, información. inventarios.
contables. muebles e inmuebles..
Por otra parte, se reversaron las valorizaciones

correspondientes a los Bienes Inmuebles que fueron traslados
a INVIAS por $127.109 millones, sólo hasta el cierre de los
Estados Contables y no en su oportunidad.
lo que genera una

Ajuste Inventario incertidumbre, con Efectuar cruces mensuales entre los
Cruce de información entre los
Al corte de 31 de Diciembre de 2009, no se efectuaron los falta de control y respecto al saldo saldos del balance contra los saldos de la Lograr saldos conciliados entre Conciliación
91 1601002 saldos del balance y la base de 12 1-Oct-10 30-Sep-11 52 3 25% 13 0 0
ajustes correspondientes a la cuenta de inventarios y seguimiento presentado en el Balance base de datos de Inventarios de bienes el balance y el inventario mensual
inventarios
suministros, General por $13.840 muebles e inmuebles..
millones.
Se adelantó proceso de contratación contrato No. 130 de 2010

cuyo objeto es: servicio de Internet para las diferentes
dependencias del Ministerio de transporte a nivel nacional, con
Sistemas de Información - Dirección Territorial Antioquia- un plazo de ejecución de 8 meses hasta agotar recursos
Para todos los trámites de especies venales delegadas por el
que conduce enfrentar
Ministerio del Transporte, se requiere que la red de información por deficiencias
situación de parálisis en los
virtual se encuentre permanentemente habilitada para el administrativas en la Se llevará a cabo un proceso de
procesos habituales de la Adquisición del
funcionamiento del sistema Galeón que se encuentra en red conectividad y no contar la contratación para la adquisición de una Optimizar y estabilizar los
jurisdicción y el Adquirir servicio de internet a servicio de Internet
92 2202001 con el sistema bancario. Sin embargo en el mes de febrero de Dirección Territorial con un solución de acceso a internet con Canales de accesos de 100% 1-Sep-10 31-Aug-11 52 100% 100% 52 0 0
descontento de los nivel nacional de acuerdo con la con cobertura
2010 y de manera intermitente durante el proceso auditor Plan de contingencia en los cobertura nacional contando con comunicación
diferentes usuarios que en oferta de cada jurisdicción nacional
permaneció caído el sistema que sólo funciona bajo sistemas de comunicación, vigencias futuras
su mayoría corresponden
condiciones de internet, paralizando de esta manera el
al sector transportador.
aplicativo Galeón y el aplicativo ORFEO o de gestión
documental para ingreso de nuevas solicitudes de trámites;
SI NO OBSERVACION

dependencias del Ministerio de transporte a nivel nacional, con
Negocio Misional y Sistemas de información - Dirección un plazo de ejecución de 8 meses hasta agotar recursos
Territorial Valle-
con lo cual se genera el
Para alcanzar los objetivos del Negocio Misional la entidad
tener que implementar
requiere de un alto soporte tecnológico (T.I.), así los ambientes
otras acciones con
de procesamiento de información son altamente importantes y lo cual es debido a
premura para no afectar
cuenta entre otros con sistemas y aplicativos como: Galeón, insuficiencia del ancho de
los resultados de su plan Se llevará a cabo un proceso de
Orfeo y actualmente RUNT. banda asignado a la Adquisición del
indicativo, se limita la contratación para la adquisición de una Optimizar y estabilizar los
No obstante, en la Dirección Territorial Valle del Ministerio de entidad el cual no satisface Adquirir servicio de internet a servicio de Internet
93 2202001 oportuna atención al solución de acceso a internet con Canales de accesos de 100% 1-Sep-10 31-Aug-11 52 100% 100% 52 0 0
Transporte es evidente la dificultad en el uso de los sistemas las necesidades de nivel nacional de acuerdo con la con cobertura
usuario y por ende la cobertura nacional contando con comunicación
de información, que presentan entre otras situaciones navegación en la red e oferta de cada jurisdicción nacional
prestación del servicio con vigencias futuras
permanentes caídas, retardos para el acceso y en los términos igualmente a la carencia de
la consecuente
de respuesta. planes de contingencia,
inconformidad del cliente
Se entiende que esta situación concierne mucho a
externo.
planta central de la entidad, y que aún cuando su solución no
es por tanto sólo del resorte de la Territorial, sí se ve reflejado
en su gestión, afectándose la misma.
Sistema HQ-RUNT . - Dirección Territorial Valle-

Luego de expedida una gran variedad de normatividad acerca
de este sistema, tales como Parágrafo 1º del Artículo 8 de la
Ley 769 de 2002 ; Ley 1005 de 2006 ; Resolución 5561 del 22
de diciembre de 2008 ; resoluciones Nos. 2395 y 2833 del 9 y
26 de Junio de 2009 respectivamente y Resolución 3545 de
agosto de 2009 , entre otras en las que se establecen
La situación es debida a
diferentes plazos para su adecuada entrada en
debilidades en la
funcionamiento, la Resolución 4775 de octubre 1 de 2009 tiene
planeación y coordinación
como filosofía general orientar la resolución de trámites hacia
de las actividades que
la utilización del sistema HQ-RUNT, el cual tomará
demanda la
básicamente las bases de datos de todos los organismos de
implementación de éste
tránsito del país para estos efectos.
sistema, al igual que la Analizar, estudiar y ajustar la resolución
Se observan Inconsistencia en la implementación del Registro Contar con una norma que de
falta de control y 4775 de 2009, que recoge todos los
Único Nacional de Tránsito, relacionadas con la falta de claridad en la interpretación de
94 2202001 seguimiento para adelantar trámites del Acuerdo 051 de 1993, con el Expedir resolución. Resolución 1 1-Oct-10 30-Jun-11 39 0% 0% 0 0 39
definición de lineamientos y formas de llevar todos los trámites los trámites que adelantan los
acciones de mejora con fin de hacerla más clara y funcional para
y especies venales a través del RUNT; no se han generado los usuarios.
oportunidad, así como la el usuario.
medios para desarrollar estos procesos a través de este
falta de certeza sobre la
aplicativo, entre los cuales, están a cargo directamente con la
completa migración de la
Dirección Territorial Valle del Ministerio de Transporte según
información al sistema, por
consideración inicial: la expedición de tarjetas de servicio para
parte de los Organismos
vehículos de enseñanza automovilística, trámites asociados a
de Tránsito.
remolques, semirremolques, multimodulares y similares y
Permisos de Circulación Restringida.
De igual manera, se observan vacíos en la norma vigente
Resolución 4775 y por ende falta de reglamentación, respecto
a criterios precisos sobre los requisitos a exigirse en la
expedición de los diferentes trámites, al igual que de las
directrices que deben seguirse por parte de los Organismos de
Tránsito.

Posibles riesgos de TI dependencias del Ministerio de transporte a nivel nacional, con
En el envío / recepción / consolidación de información de un plazo de ejecución de 8 meses hasta agotar recursos
trámites desde las Direcciones Territoriales e Inspecciones Se garantizará el servicio de acceso a
Fluviales hacia el nivel central pueden surgir riesgos en cuanto Pérdida del control sobre la internet con altos niveles de disponibilidad Suministro de servicio de Suministro de canal
por no contar una Mitigar los riesgos de
confiabilidad, oportunidad, integridad y disponibilidad de la información al tener varios con cobertura nacional, de tal forma que conectividad permanente a nivel dedicado para las
95 2202001 adecuada infraestructura oportunidad y disponibilidad de 100% 22-Nov-10 1-Mar-11 14 100% 100% 14 14 14
información. hosting donde se alojan los riesgos de oportunidad y nacional. Direcciones
de comunicaciones. los sistemas de información.
sus aplicaciones críticas. disponibilidad de los sistemas de Territoriales
A nivel de las Direcciones Territoriales pueden presentarse información sean mitigados.
riesgos asociados a la disponibilidad de los canales y por ende
de los sistemas de información
No se evidencian planes Análisis de situaciones Informe de análisis 1 1-Jan-10 31-Jul-10 30 1 100% 30 30 30

Inadecuada
de contingencia frente a
implementación del plan de
No se evidencia planes de contingencia frente a situaciones situaciones desfavorables Realizar análisis de situaciones y elaborar
acción de manejo de los Establecer planes de
1 1302100 desfavorables para la gestión de la entidad y el desempeño para la gestión de la planes de contingencia para las
riesgos, lo que no permite contingencia.
esperado del sector transporte. entidad y desempeño situaciones que así lo ameriten.
realizar acciones
esperado del sector
preventivas Planes de
transporte Definición planes de contingencia 1 1-Jan-10 31-Jul-10 30 1 100% 30 30 30
contingencia
El sistema de evaluación con que cuenta la Entidad presenta

Las alternativas de
debilidades en su efectividad, ya que no permite generar el
corrección para atenuar Tener un sistema de evaluación
mejoramiento continuo de la gestión institucional; puesto que El sistema de evaluación Documentar el sistema de evaluación del
2 1907001 debilidades no ofrecen que permita el mejoramiento Elaboración de documento Documento 1 1-Jan-10 30-Jun-10 26 1 100% 26 26 26
las alternativas de corrección para atenuar debilidades no es efectivo Ministerio.
garantía de la eliminación continuo.
potenciales al interior de la entidad, no ofrecen garantía de la
de la causa de las mismas
eliminación de la causa de las mismas.
La entidad no ha publicado en la página web, conforme lo

señala el numeral 2 de la Directiva Presidencial número 08 de
septiembre 2 de 2003, los informes del plan de mejoramiento
durante la vigencia 2008, suscrito con la Contraloría General Modificar la ubicación del Plan de
de la República, en el link planes y programas, pues tan sólo Falla de control y cuidado Impide el conocimiento por Mejoramiento y Seguimientos en el sitio Facilitar la consulta y verificación
Reubicación de la información de Reubicación de
3 1908003 se encuentra colgado el correspondiente a la vigencia 2006., lo en la actualización de la parte de los usuarios de la web institucional dejándolo en el Link de de los informes de seguimiento 1 15-Nov-09 30-Nov-09 2 1 100% 2 2 2
los Planes de Mejoramiento archivo
cual evidencia falta de control en la actualización de dicha página Web Web Planes, ya que actualmente se encuentra al Plan de Mejoramiento
página. Lo anterior genera violación de lo preceptuado en la en el vínculo de Control Interno.
directiva presidencial mencionada e impide el conocimiento por
parte de los usuarios de la web de lo actuado por la entidad
frente a dichos planes.
SI NO OBSERVACION
SIIF tiene previsto la implementación de

ERP (Plantación de recursos
empresariales) que contendrá el módulo
No cuenta con un Sistema de contabilidad. Mientras entra en
La entidad tiene aplicativos tecnológicos para el manejo de la
Integrado de Información producción este nuevo módulo, se diseño
información, pero aún no cuenta con un Sistema Integrado de
que contribuya a una Lo cual puede ocasionar un sistema de copias de seguridad de la
Información que contribuya a una efectiva toma de decisiones,
efectiva toma de retraso en los registros de información contable del ministerio, para Contar con un sistema integrado
es así, que se evidencian debilidades en el flujo oportuno de
4 1905001 decisiones, es así, que se las transacciones y lo cual el Grupo de contabilidad debe de información y/o el resguardo Implementación del sistema 1 100% 1-Sep-09 31-Jul-10 48 1 100% 48 48 48
información hacia el proceso de contabilidad, debido a que
evidencian debilidades en eventualmente errores en incluir la información pertinente en las de la información Contable.
algunos procesos se realizan en forma manual, lo cual puede
el flujo oportuno de estos. carpetas creadas para tal fin.
ocasionar retraso en los registros de las transacciones y
información hacia el El grupo de informática mantendrá copias
eventualmente errores en éstos.
proceso de contabilidad de seguridad físicas, que serán
conservadas tanto en este grupo como en
la dependencia encargada de la
seguridad de los medios magnéticos.
El Ministerio de Transporte cuenta con un software del Sistema

de Gestión Documental – ORFEO -, el cual realiza la aplicación
de las tablas de retención documental, asignando en el sistema
la respectiva identificación a los radicados internos y externos,
teniendo en cuenta la serie y subserie y tipo documental que
permite el control del documento durante su ciclo vital.
De igual manera este software permite obtener

información de manera oportuna y en tiempo real, la cual
puede ser utilizada como una herramienta de gestión
administrativa en cada una de las dependencias, gracias a las
estadísticas y reportes actualizados que éste genera, se
pueden evidenciar las cargas de trabajo asignadas a cada
funcionario y la respectiva oportunidad en los trámites. Es así
que este sistema maneja términos para el trámite de los
distintos tipos documentales. Desde este punto
de vista, la comisión de auditoría accedió al sistema e hizo
No se puede determinar si
seguimiento a algunos documentos radicados y observó en el Herramienta electrónica Fortalecer el autocontrol en las
los documentos radicados
mismo, que a pesar de que la Entidad, cuenta con esta solo utiliza parcialmente o Circular firmada por el Ministro reiterando dependencias y el compromiso Memorando Interno dirigido a los
se encuentran pendientes
5 1905001 herramienta electrónica, está se utiliza parcialmente o no se no se realizan los trámites, el procedimiento para descargar la de los funcionarios frente a sus todos los funcionarios del Memorando Interno 1 11-Nov-09 28-Feb-10 16 1 100% 16 16 16
de trámite o simplemente
realizan los trámites, procesos y procedimientos establecidos procesos y procedimientos correspondencia en el aplicativo orfeo reponsabilidades con el Ministerio.
no se cerró el proceso en
para el mismo (las tareas para las que fue creado). Es así establecidos para el mismo Sistema.
el sistema.
como de un total 52.387 documentos radicados durante el
período del 29 de septiembre de 2008 al 26 de mayo de 2009,
se observó que sólo se han archivado 34.945 documentos, que
corresponden al 67%, y del restante 33%, no se pudo
determinar si se encuentran pendientes de trámite o
simplemente no se cerró el proceso en el sistema. Situación
observada en los siguiente Grupos de trabajo: Grupo Operativo
en Tránsito Terrestre Acuático y Férreo, Grupo certificación
cumplimiento de requisitos registro inicial, Grupo Información y
Asesoría Especializada en Materia de Tránsito y Transporte,
Grupo de Seguridad Vial. Lo anterior evidencia la falta de
compromiso de los funcionarios responsables de alimentar el
sistema y debilidades de autocontrol, al igual que la deficiencia
en el seguimiento de los procesos para el trámite oportuno de
los documentos y/o cierre del proceso de los radicados a
través del sistema ORFEO.
En la información registrada y reportada en las siguientes

fuentes de información SIREV, Galeón, legalización de trámites
e informe de especies venales legalizadas 2008 según plan
indicativo, se presentan diferencias significativas, tal es el caso
del informe de legalización por consumo que reporta un total de
190.273 como la suma de rangos de especies venales
1. Puesta en funcionamiento
legalizadas, y, en el reporte de especies venales tramitadas de Reportes 1 3-Sep-09 30-Jun-11 95 1 100% 95 95 95
primera etapa del R.U.N.T
acuerdo a la actualización de rangos, arrojados por el
aplicativo Galeón se presenta una cantidad total general de
108. 298; así mismo, los datos no son coincidentes con los
soportes físicos de los expedientes analizados, ni con los
informes elaborados por los funcionarios de la Dirección
Territorial.
No hubo necesidad de esperar la entrada de la segunda fase del

En las fuentes de RUNT, porque el Ministerio de Transporte diseño, desarrolló e
Como acción correctiva se han implementó el aplicativo de SIRENA, el cual es el sistema de
Información SIREV,
Los datos no son convalidado las observaciones información de recaudos por todo concepto para la Nación a
Galeón, para la
coincidentes con los presentadas por la Contraloría. Como Convalidar la información de las través de códigos de barras en las cuentas a nombre del
7 1905001 legalización de trámites e
soportes físicos de los acción preventiva se instalará el sistema bases de datos en tiempo real. Ministerio, manejando la facturación de todas las especies
informe de especies
Lo anterior, evidencia debilidades de control en los procesos venales expedientes analizados. R.U.N.T en facturación y expedición de venales y trámites.
se presentan
de captura, actualización, validación y confrontación de la diferencias significativas las especies venales. Este sistema proporcionó información estratégica pudiendo
información, sin disponerse de una información que consolide validar y confrontar toda la información de fechas de trámites
de manera precisa lo gestionado durante el año, lo que afecta realizados por las DIRECCIONES TERRITORIALES,
la confiabilidad de la información para efectos de evaluación de consolidando a través de reportes todo lo pagado con lo
gestión y toma de decisiones, al igual que no permite tener tramitado físicamente por cada dependencia y lo registrado en el
claridad sobre los logros alcanzados en la vigencia 2008 2. Puesta en Funcionamiento sistema por cada uno de los trámites realizados.
analizada. La situación descrita también obedece, según segunda etapa del R.U.N.T Reportes 1 1-Apr-10 30-Jun-11 65 1 100% 65 65 65 Esto permitió al Ministerio evidenciar inconsistencias en la mala
manifiesta la entidad, a que se continúa afrontando dificultades digitación de fechas de trámites y cada dependencia realizó las
técnicas con el aplicativo Galeón relacionadas con oportunidad modificaciones pertinentes para subsanar las diferencias
de respuesta, comunicación en red, continuidad de acceso a presentadas.
los diferentes módulos del software, actualización de datos Para mejorar el proceso de comunicación y las dificultades
ingresados, entre otros, que inciden en el movimiento de los técnicas que se estaban presentando en las Direcciones
indicadores y por lo tanto en la eficiencia y eficacia en las Territoriales, el nuevo aplicativo fue diseñado para ser utilizado a
labores desarrolladas. través de la web y no de Galeón como se encontraba SIREV,
proporcionando agilidad, continuidad, eficiencia y eficacia en las
labores para las cuales fue desarrollado el sistema.
Fue verificada la información y donde se encontraron
inconsistencias por mala digitación de fecha del trámite, la
Dirección Territorial hizo la modificación pertinente para
subsanar las diferencias.
SI NO OBSERVACION
En la Dirección Territorial Valle del Ministerio de Transporte

aún es alto el volumen de especies venales anuladas; durante
la vigencia 2007 se anuló un total de 740, mientras que en el
2008 se invalidaron 484. Adicionalmente, se registran las
anulaciones de especies en formato de acta sin numero
consecutivo y bajo una metodología que genera inconsistencia
entre el periodo reportado y el que se registra en el formato.
La Entidad aduce como causa el “Error de Impresión”, se
observó que también incide el volumen de los documentos a Expedir circular sobre el cumplimiento de Informar a las direcciones
imprimir, las caídas del sistema, el aplicativo Galeón pese a su Deficiente control en el las condiciones y procedimiento para la territoriales sobre las Establece controles y acciones
alto volumen de especies
8 1905001 implementación total, presenta limitaciones en su diseño manejo de especies anulación de especies venales condiciones y procedimiento de correción a la expedición de circular 1 15-Jan-09 30-May-09 19 1 100% 19 19 19
venales anuladas
específicamente en lo relacionado con los módulos de venales anuladas para la anulación de especies especies venales
impresión. venales.
Así mismo, se detectaron diferencias entre la información
reportada en las actas de anulación (484), respecto del reporte
de anuladas del aplicativo Galeón el cual presenta un total de
380.
La situación revela que no es totalmente confiable el registro
de anulaciones, y al mismo tiempo que no se consideran las
causas reales de la deficiencia, lo que ocasiona ineficacia en
los correctivos y controles propuestos para su implementación.
Se evidenciaron actas de reunión del Comité de Coordinación

de Control Interno por dependencias correspondientes a la
vigencia 2008, que no se encuentran firmadas por los
funcionarios que participaron en las reuniones, lo que indica
que las mismas al ser apócrifas carecen de valor.
El hecho de no estar firmadas, puede generar posibles
adulteraciones de las mismas, pues estos documentos sin
firma no son plena prueba que puedan servir como soporte de
una actuación administrativa y/o procesal conforme a lo
Mantener la documentación
establecido en el artículo 269 del Código de Procedimiento Actas de comité de
Por ser apócifas carecen Firmar la totalidad de las actas de comité soporte de comités debidamente
9 1905001 Civil. Coordinación de Control Actas debidamente firmadas Actas 12 1-Jan-09 31-Dec-09 52 12 100% 52 52 52
de valor por quienes en ella participaron validada por quienes en ellos
Es así como Nueve (9) actas de la oficina de Planeación, un (1) Interno sin firma
intervienen
acta de la oficina de informática y dos (2) actas de la Oficina de
Control Interno, correspondientes a la vigencia 2008 no se
encuentran firmadas por los participantes del Comité.
Igualmente, se observó que las actas de reunión del Comité
Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de
Transporte realizada el 25 de junio de 2007, contenida en
cuatro (4) folios, no obstante que han transcurrido más de dos
(2) vigencias, tampoco está firmada por los funcionarios que
participaron en la reunión.
En atención a la solicitud mediante oficio ARMT - 037 del acto

administrativo con el cual se reglamenta el Comité de
Coordinación de Control Interno, el Ministerio de Transporte
con el oficio sin fecha, No. 20091510094691, remitió a la
comisión de auditoría, tres actos administrativos, entre ellos las
resoluciones 006600 del 22 de diciembre de 1994 y la 005100
de 1 de agosto de 1995. Analizados dichos actos Entregar a las comisiones auditoras de la La totalidad de la Información
Entrega de documentación Entregar la información Información
10 1905001 administrativos se observó que dos de los tres actos Desgaste administrativo Contraloría la información puntualmente solicitada y entregada 100% 15-Nov-09 30-Oct-10 50 100% 100% 50 50 50
no pertinente puntualmente solicitada requerida
entregados, se encontraban derogados . solicitada. oportunamente
Lo anterior evidencia deficiencias en el control de la
información y comunicación, lo cual permite que la entidad
oficie y entregue al órgano de control documentos derogados
aduciendo que estos se entregan a manera de información
para que se observe como se han venido desarrollando las
reglamentaciones.
Revisar y actualizar los Mapas de

Se observa que los mecanismos de control no son suficientes Mapas de Riesgos. 20 1-Jan-10 31-Jul-10 30 20 100% 30 30 30
Riesgos.
para atenuar el impacto de los riesgos inherentes; no se
No hay informes que Mecanismos de control no Tener un instrumento para
producen informes periódicos que sirvan de instrumento para Revisar, actualizar y evaluar el mapa de
11 1902001 permitan medir la suficientes para atenuar el atenuar el impacto de los
medir con mayor frecuencia la presencia de estos factores y riesgos de los procesos del Ministerio.
ocurrencia de los riesgos impacto de los riesgos riesgos.
como herramientas para ser aplicados en caso de ocurrencia Generar informes periódicos Informes de
de riesgos. 3 1-Jan-10 31-Dec-10 52 3 100% 52 52 52
sobre los Mapas de Riesgos. seguimiento.
Los informes semestrales de avance y cumplimiento del plan

de mejoramiento, allegados por el Ministerio de Transporte a la
No han sido presentados
Contraloria General de la República, en cumplimiento de la
en el formato No. 2
resolución Orgánica No. 5872 del 2007, no han sido Impide una medición del Presentar los informes semestrales de
establecido por dicha Presentar los informes de avance
presentados en el formato No. 2 establecido por dicha cumplimiento y por ende avance y cumplimiento del plan de Optimizar la presentación de los Informes de avance
resolución. Debido a la del Plan de Mejoramiento en en
12 1908003 resolución, debido a falta de cuidado y control de los dificulta el control y mejoramiento a la Contraloría General de informes de avance del Plan de del Plan de 4 15-Oct-09 15-Oct-10 52 4 100% 52 52 52
falta de cuidado y control el formato No. 2 de la resolución
responsables de la consolidación de dichos informes, lo cual se seguimiento tanto por la la República, en el formato No. 2 de la Mejoramiento Mejoramiento
de los responsables de la Orgánica No. 5872 del 2007.
traduce en incumplimiento del artículo décimo tercero de la entidad como por CGR resolución Orgánica No. 5872 del 2007.
consolidación de dichos
mencionada resolución e impide una medición del
informes
cumplimiento y por ende dificulta el control y seguimiento tanto
por la entidad como por la CGR.
Se observan algunas deficiencias en cuanto a los registros

presentados dentro el seguimiento y control al plan de
Debido a la falta de rigor al Oficiar a las dependencias para que
mejoramiento, por cuanto, algunas de las carpetas
Algunas de las carpetas momento del seguimiento, dispongan de la evidencia soporte de las Colocar a disposición de las Oficiar a las dependencias del
implementadas para dicho seguimiento, no contienen
implementadas para dicho que permitan obtener los acciones de mejora implementadas de comisiones auditoras de la CGR Ministerio para que dispongan de
13 1908003 documentación soporte, que determine el cumplimiento de las Memorando 1 1-Jan-10 30-Mar-10 13 1 100% 13 13 13
seguimiento, no contienen soportes que reflejan el acuerdo con el Plan de Mejoramiento, de la evidencia soporte de las la evidencia soporte de las
acciones correctivas, no obstante de señalarse un avance del
documentos soporte. cumplimiento de las tal forma que sea de fácil acceso y acciones de mejora acciones de mejora
100%. Lo anterior, debido a la falta de rigor al momento del
acciones previstas verificación.
seguimiento, que permitan obtener los soportes que reflejen el
cumplimiento de las acciones previstas.
Presentar el Plan Indicativo del

año 2010 sustentado en fichas Plan Indicativo 1 15-Oct-09 31-Dec-09 11 1 100% 11 11 11
Establecer metas acordes con los técnicas.
Se observa que en cumplimiento de la misión institucional, el Deficiente gestión
recursos existentes. Revisar el
Ministerio de Transporte no ha sido lo suficientemente eficaz administrativa en le
Incumplimiento de las procedimiento de elaboración y
en desarrollo de lo establecido en la Resolución No. 5789 del cumplimiento de
metas establecidas en el consolidación del Plan Indicativo con el fin
21 de diciembre de 2007, debido a que de ochenta metas (80) compromisos adquiridos Mejorar el cumplimiento del Plan Metas cuyo cumplimiento
14 1202002 Plan de Indicativo según la de garantizar que lo formulado allí trimestral esten por debajo del Plan de ajuste 1 1-Jan-10 31-Dec-10 52 1 100% 52 52 52
establecidas en el Plan Indicativo vigencia 2008, se cumplieron por parte de las Indicativo
Resolución No. 5789 del responda a los objetivos institucionales y 10% generar plan de ajuste
sesenta y una (61), equivalente al setenta y seis por ciento dependencias que
21 de diciembre de 2007 cuente con los recursos necesarios para
(76%), situación que denota deficiente gestión en los conforman las áreas
su cumplimiento; fortalecer el seguimiento
compromisos adquiridos por parte de las dependencias. misionales del Ministerio
que sobre el mismo se hace.
Establecer metas acordes con los
Se observa que en cumplimiento de la misión institucional, el Deficiente gestión
recursos existentes. Revisar el Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción
Ministerio de Transporte no ha sido lo suficientemente eficaz administrativa en le Denominación de Unidad de Fecha Fecha Plazo en Avance físico
No Código Incumplimiento de las procedimiento de elaboración y Avance fisico Logrado por por las metas atribuido
en desarrollo de lo establecido
Descripción hallazgo (Noen mas
la Resolución No. 5789 del
de 50 palabras) cumplimiento
Causa del hallazgo de Efecto del hallazgo Acción dePlan
mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
Hallazgo hallazgo metas establecidas en el consolidación del Indicativo con el fin de ejecución las metas Vencidas metas
21 de diciembre de 2007, debido a que de ochenta metas (80) compromisos adquiridos Mejorar el cumplimiento del Plan medida de la Meta Meta Metas Metas las Meta de las metas
14 1202002 Plan de Indicativo según la de garantizar que lo formulado allí de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
establecidas en el Plan Indicativo vigencia 2008, se cumplieron por parte de las Indicativo
Resolución No. 5789 del responda a los objetivos institucionales y
sesenta y una (61), equivalente al setenta y seis por ciento dependencias que SI NO OBSERVACION
21 de diciembre de 2007 cuente con los recursos necesarios para
(76%), situación que denota deficiente gestión en los conforman las áreas
compromisos adquiridos por parte de las dependencias. misionales del Ministerio
que sobre el mismo se hace.
Realizar seguimiento al plan de
Informe 4 1-Jan-10 31-Dec-10 52 4 100% 52 52 52
ajuste
En lo que respecta a la Dirección Territorial de Antioquia, la

Resolución 005789 de 2007, en el artículo segundo establece
la necesidad de enviar al nivel central los reportes trimestrales 1.-Realizar reuniones de
de avance de ejecución del Plan Indicativo. Una vez revisados Los informes trimestrales Dar cumplimiento a la resolución 005789 concertación con las áreas de la
Debilidades de control, lo Aplicar adecuadamente el
los reportes trimestrales de las actividades desarrolladas en no son confiables, ya que de 2007, en lo relacionado con los Territorial para elaborar los
que no permite una instructivo para la elaboración
15 1202100 cumplimiento del mismo, se observa que no son confiables, ya se presentan diferencias informes trimestrales del Plan Indicativo y informes del Plan Indicativo Informes 1 1-Jan-10 31-Dec-10 52 1 100% 52 52 52
acertada toma de de los informes del Plan
que se presentan diferencias en la información reportada de en la información reportada tomar los correctivos en cuanto a la 2.- Establecer y requerir la
decisiones Indicativo.
un periodo a otro en las columnas “Solicitudes pendientes de de un mes a otro. coherencia de la información. información a través de los
trimestre(s) anterior(es)” y “Solicitudes atendidas de formatos diseñados.
trimestre(s) anterior(es)”, debido a debilidades de control, lo
que no permite una acertada toma de decisiones.
Presentar el Plan Indicativo del

año 2010 sustentado en fichas Plan Indicativo 1 15-Oct-09 15-Dec-09 9 1 100% 9 9 9
técnicas.
Establecer metas acordes con los

recursos existentes. Revisar el Metas cuyo cumplimiento
El reporte acumulado
procedimiento de elaboración y trimestral esten por debajo del Plan de ajuste 1 1-Jan-10 31-Dec-10 52 1 100% 52 52 52
sobre el avance de Impide el adecuado
La Dirección Territorial Antioquia presenta el 23% de las metas consolidación del Plan Indicativo con el fin
ejecución de las seguimiento y control al Mejorar el cumplimiento del Plan 10% generar plan de ajuste
16 1202100 con ejecución por debajo del 70% sin que la Oficina de de garantizar que lo formulado allí
actividades presenta cumplimiento de las metas Indicativo
Planeación se haya manifestado al respecto. responda a los objetivos institucionales y
diferencia con el reportado propuestas
cuente con los recursos necesarios para
en la evaluación
que sobre el mismo se hace. Enviar informes de seguimiento a Informes de
4 1-Jan-10 31-Dec-10 52 4 100% 52 52 52
las Direcciones Territoriales. seguimiento
Realizar seguimiento al plan de Informes de

1 1-Jan-10 31-Dec-10 52 1 100% 52 52 52
ajuste seguimiento
El Acuerdo de Gestión establecido entre el Director de

Transporte y Tránsito del Ministerio del Transporte y el Director
de la Territorial Antioquia, firmado el 2 de enero de 2008, Revisar cualitativa y
establece en su cláusula quinta que “el Acuerdo será objeto de cuantitativamente los
Informes de
una verificación al finalizar la vigencia, dicha evaluación se componentes del indicador previa 3 1-Jan-10 31-Dec-10 52 3 100% 52 52 52
Seguimiento
realizará sobre la base de indicadores de calidad, oportunidad presentación de los reportes.
y cantidad”.
• Los indicadores del Acuerdo de Gestión de la Territorial
presentan un cumplimiento promedio en valor absoluto según
la entidad del 92%. Una vez efectuada su verificación Al realizar su verificación
cualitativa, los resultados reflejan incumplimiento a los cualitativa; los resultados Cumplir adecuadamente los
Falta variables para Establecer metas acordes con los
17 1202100 principios de eficiencia y eficacia, dado que parte sustancial de reflejan incumplimiento a objetivos del Acuerdo de
efectuar la medición recursos existentes.
ellos, no se presentan técnica y coherentemente definidos los principios de eficiencia Gestión
(falta una de las variables para efectuar la medición). y eficacia
• En algunos casos sí se analiza el indicador como un todo y se
obtiene un resultado favorable de eficiencia y eficacia, pero sí
se analiza puntualmente cada uno de los componentes del Presentar informes sobre el
indicador en forma individual o por procedimiento, no se Informes de
cumpimiento de los objetivos 3 1-Jan-10 31-Dec-10 52 3 100% 52 52 52
cumple con las metas esperadas. Tal es el caso del Registro seguimiento
acordados
Nacional de Carga, rutas, horarios y habilitaciones.
Lo anterior debido a debilidades de control, que no permiten
conocer en un momento dado el real funcionamiento de la
Dirección Territorial.
Revisar y actualizar los Mapas de

Durante la vigencia 2008 aunque fueron actualizados los Mapas de Riesgos. 20 1-Jan-10 31-Jul-10 30 20 100% 30 30 30
Riesgos.
mapas de riegos se observa que las debilidades presentadas Revisar y actulizar el Mapa de Riesgos de
El mapa de riesgo fue Mejorar la elaboración y
en los mismos, se corrigieron de manera particular sobre No se toman correctivos de los procesos del Ministerio y revisar el
18 1103100 actualizado de manera seguimiento de los Mapas de
determinadas situaciones en una dependencia específica, pero reiteración en otras áreas. procedimiento de seguimiento a los
particular. Riesgo.
no se toman correctivos que permitan cubrir la probable riesgos de la entidad.
reiteración de estas deficiencias en otras áreas. Generar informes periódicos Informes de
3 1-Jan-10 31-Dec-10 52 3 100% 52 52 52
sobre los Mapas de Riesgos. seguimiento.
Solicitar a la Contraloría,
Teniendo en cuenta que la Entidad tiene definido su modelo de
inducción sobre los indicadores Acta de reunión. 1 15-Oct-09 31-Dec-09 11 1 100% 11 11 11
operación por procesos, se evidencia que los indicadores Los indicadores
de economía.
establecidos, aunque miden algunos aspectos de la gestión de establecidos aunque miden
la entidad, no son suficientes, si se tiene en cuenta que algunos aspectos de
No se puede medir su Construir los indicadores de eficiencia y Contar con indicadores que
19 1103100 algunas áreas carecen de ellos y adicionalmente no han gestión de la entidad, no
efectividad. economía permitan mejoramiento continuo.
construido indicadores de Eficiencia y de Economía. Así son suficientes, si se tiene
mismo, los riesgos de la institución se tienen identificados de en cuenta que áreas Construcción de indicadores de
manera funcional, mientras que a los controles específicos carecen de ellos. Documento. 1 1-Jan-10 30-Jun-10 26 1 100% 26 26 26
eficiencia y economía.
para mitigarlos no se les miden su efectividad.
Incluir en los informes de seguimiento

Presentar información que
apartir del cuarto trimestre, información
pueda servir de referencia para
de seguimiento documental del avance de Informes ejecutivos. Informe trimestral 3 1-Oct-09 30-Jun-10 39 3 100% 39 39 39
evaluación de los diferentes
algunos de los principales proyectos de
programas
Infraestructura
Seguimiento Programas Infraestructura. El proceso de

seguimiento técnico a programas en materia de infraestructura
Lo que no permite Adelantar un proyecto de evaluación Ex -
que como ente rector del sector transporte debe ejercer el
determinar fortalezas y post del programa de aeropuertos
Ministerio, presenta debilidades en cuanto al análisis y Evaluar el programa de
Se limita a la recepción y debilidades de los comunitarios, bajo la coordinación del Evaluación expost del programa Informe 1 1-Jul-09 30-Jun-10 52 1 100% 52 52 52
verificación de la información que remiten los entes ejecutores aeropuertos comunitarios.
consolidación de la programas, al igual que Grupo Áereo y Ferreo de la Dirección de
y falta de implementación de elementos de evaluación de la
20 1202100 información, sin que se evaluar las políticas del Infraestructura.
misma, por cuanto se limita a la recepción y consolidación de la
efectúen mayores análisis Gobierno Nacional en
información, sin que se efectúen mayores análisis de la misma,
de la misma. materia de infraestructura
que propendan por determinar fortalezas y debilidades de los
de los diferentes modos de
programas y permitan evaluar las políticas del gobierno Realizar Ex post del Programa Integral de
transporte
Nacional en materia de infraestructura de los diferentes modos Rehabilitación y Mantenimiento Vial y
43
de transporte. Cuantificación del Pasivo Vial de la red
Vial Nacional
Realizar seguimiento y
Informe de la consultoría, Acta de
evaluación Ex - Post a los Informe, Acta 1 1-Sep-09 30-Jun-10 43 1 100% 43 43
Comité
proyectos a cargo
Realizar evaluación ejecutiva del
Programa Integral de Rehabilitación y
0
Mantenimiento - PIRM - Instituto Nacional
de Vías - Invías
SI NO OBSERVACION
Atender en términos los trámites Solicitudes en términos atendidas solicitudes

Se observa que las Direcciones Territoriales en la vigencia de 100% 1-Mar-09 28-Feb-10 52 100% 100% 52 52 52
solicitados ante la entidad oportunamente atendidas
2008, recibieron 919.645 trámites, de los cuales atendieron
854.897, quedando pendientes por tramitar 64.748
Las Direcciones
solicitudes, trámites estos que se van incrementando trimestre La no existencia de un plan
Territoriales no dan cabal
por trimestre; es así como en el primero se dejaron de atender de contingencia para dar
cumplimiento a los trámites Atender de manera oportuna las
21 1202100 5.136, en el segundo 9.454, en el tercero 24.313 y finalmente cumplimiento a lo
asignados y establecidos solicitudes de los usuarios
en el cuarto quedaron 25.845 trámites sin atender. La CGR establecido dentro de sus
como parte de sus
no evidenció un Plan de Contingencia que permita dar funciones
funciones. Expedir decreto para suprimir el
solución a tal situación, lo cual demuestra deficiencias en la Suprimir el trámite de Registro Nacional
gestión en el cumplimiento de los objetivos asignados a las trámite de Registro Nacional de Decreto 1 1-Mar-09 31-Dec-09 44 1 100% 44 44 52
de Carga
Direcciones Territoriales (2). Carga
En la Dirección Territorial Antioquia, una vez presentada la

solicitud por el usuario, el Ministerio de Transporte para decidir
se deberá ajustar a los términos que razonablemente cada
trámite que demande, con sujeción a la norma aplicable
vigente. En aplicación de los artículos 23 al 29 del Decreto 171
de 2001, de 42 solicitudes de rutas y horarios decididas por la
Dirección Territorial de Antioquia en el año 2008, el 50% se
1.Realizar analisis de los
resolvieron después de transcurridos entre un año y hasta 5
estudios de oferta y demanda
años y medio aproximadamente
Resolver las solicitudes pendientes de
Por otra parte, del total de la información existente en la Falta de oportunidad en el Respuesta a trámites por Solicitudes
rutas y horarios existentes en la territorial Dar cumplimiento a las
22 1202100 Dirección Territorial de Antioquia sobre solicitudes de rutas a tramites de las soluciones fuero de los términos tramitadas de rutas 100% 30-Sep-09 30-Sep-10 52 80% 80% 42 42 52
por el decreto 1927 de 1991 y el decreto disposiciones legales
diciembre de 2008, se encuentran acumuladas sin resolver de presentadas por el usuario. legalmente establecidos. y horaios
171 de 2001. 2 Elaborar resoluciones para
vigencias anteriores treinta y nueve (39), recibidas de veintiuna
rutas no viables 3.Remitir a
(21) empresas solicitantes; de éstas, 34 fueron radicadas en
Planta central rutas viables
periodos que van desde los siete (7) meses hasta los seis (6)
años.
Así mismo, en aplicación del artículo 51 del Decreto 1927 de
1991, se tienen represadas en la DT Antioquia, nueve (9)
solicitudes de adjudicación de rutas, horarios y áreas de
Los tiemposradicadas
operación, utilizadosentre
por lalosDirección
años 1993 Territorial
a 1997, Valle
aúnpara
sin
efectos
decidirsede dar trámite a las solicitudes de registro nacional de
transporte de carga para el año 2008, son superiores a los
estipulados en la guía de trámites del Ministerio del Transporte;
mientras la guía estipula un tiempo aproximado de 10 días para
efectuar el trámite, la territorial se está tomando desde 30
hasta 170 días para producir el documento.
La situación se presenta debido a que no se tiene un adecuado
control y seguimiento para que el trámite se realice dentro del
término establecido o se tomen medidas para que la norma
que regula el trámite se ajuste a los términos realmente
requeridos; esta situación afecta la gestión en cuanto al
principio de eficacia.
Es de anotar que la Entidad ha manifestado que atendiendo la
afectación del usuario ha priorizado algunos trámites ante
situaciones como insuficiencia de recursos.
Similar situación se observó en la expedición de otras especies
venales como Solicitud Registro de Combustible y Tarjetas de
operación, en las que se evidencian diferencias en los tiempos
de expedición de las Especies Venales, como en los casos
donde el trámite está concebido para llevarse a cabo en un
plazo de un mes, y en la mayoría de los meses de la muestra
revisada, el documento es expedido con antelación, entre 1 y
10 días; y en algunos eventos se realiza en hasta dos o cuatro
meses. Es de anotar que para los mismos, no se evidencia en
los formatos y expedientes observación alguna, ni se registra la
falta de documentación que justifique tal demora.Venales,
como en los casos donde el trámite está concebido para
llevarse a cabo enseunobserva
Por lo anterior, plazo detambién
un mes, que
y en nola mayoría de los
se atiende al
meses
estricto de la muestra
orden revisada,
de radicación de ellasdocumento
solicitudes es deexpedido con
trámite, para
antelación,
dar salida entre 1 y 10
a éstas. Dedías;
igualy en algunos
manera se eventos
concluyó se que
realiza
lo
en hasta dos
establecido o cuatro
como meses. Espara
plazo necesario de laanotar que para
expedición los
no está
mismos,con
acorde noel se evidencia
tiempo en los
realmente formatos
requerido, y noy seexpedientes
ajusta a lo
observación en
establecido alguna, ni sede
la guía registra la falta
trámites de de documentación
la página web y
que justifique tal
Resoluciones quedemora.
reglamentan.
La entidad expuso como argumento que para ciertos casos
como: premura del vencimiento de la tarjeta anterior,
procedencia del peticionario de otras ciudades o
departamentos y pérdida de registro, etc., se tiene como Expedir los registros de carga y
política al interior de la Dirección Territorial Valle expedir el Realización de los combustibles solicitadas en la vigencia
documento dándole cierta prioridad al trámite. Igualmente, que Falta de oportunidad en el Trámites por parte del MT 2008. Esta acción no aplica para los Descargar como tramitadas las
la demora en expedir otras tarjetas, depende de que se allegue Mantener actualizado los
23 1202001 tramites de las soluciones superiores a los registros nacionales de carga y los de especies venales pendientes de Reporte 1 30-Sep-09 30-Nov-09 9 1 100% 9 9 9
la documentación necesaria por parte del solicitante, y en sistemas de información
presentadas por el usuario. estipulados en la guía de combustible, en atención a que los expedición
cuanto al orden de expedición, éste depende de si la tramites. mismos han sido abolidos como especie
documentación cumple con los requisitos establecidos, dado venal
que existen algunas excepciones en que la documentación no
cumple con lo requerido, y se debe dejar de expedir hasta tanto
la misma se complemente.
Así, teniendo en cuenta que los casos especiales mencionados

por la entidad, aún siendo justificables en algunos eventos, no
se tiene documentado el proceso, se ratifica lo observado; más
aún, cuando en las revisiones realizadas por la CGR, en las
situaciones relacionadas, no se hizo uso del espacio
“observaciones” para indicar que la documentación no se
encontraba completa, ni existe registro de las devoluciones ni
de cuáles datos faltaban, así como tampoco del momento en
que se complementan los requisitos exigidos
Al final de la auditoría pudo evidenciarse que la Dirección

Territorial Valle inició parcialmente la solución a este hallazgo,
con la implementación del mejoramiento del formato “hoja de
ruta” , en la cual se establece y evidencia los recorridos de los
documentos en desarrollo de un trámite.
Hallazgo hallazgo La Dirección Territorial Valle del Ministerio del Transporte de ejecución las metas Vencidas metas
acepta la devolución de planillas de viaje ocasional sin el lleno de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
de los requisitos establecidos en la Resolución 04185 de SI NO OBSERVACION
octubre 2 de 2008. La precitada resolución dispone que cada
vehículo podrá realizar un máximo de tres viajes ocasionales
durante el mes, para lo cual las Direcciones Territoriales del
Ministerio del Transporte suministraran las planillas a las
empresas de transporte solicitantes.
Igualmente la entrega de nuevas planillas por parte de las
Direcciones Territoriales se hará los cinco (5) primeros días de
cada mes y será requisito indispensable que la empresa
reporte las planillas utilizadas en el mes anterior, en medio
magnético, en formato Excel la siguiente información: Nit,
Placa del vehículo, fecha, origen y destino del viaje, entre
otros, acompañada de un archivo que contenga la imagen
escaneada de cada una de las planillas expedidas y
relacionadas. Elaborar circular sobre
En la revisión de la información en medio magnético para los cumplimiento de requisitos para
meses de octubre, noviembre y diciembre de 2008 se el trámite y legalización de Circular 1 30-Sep-09 31-Dec-09 13 1 100% 13 13 13
detectaron las siguientes inconsistencias: planillas de viaje ocasional
- Se detectaron 14 casos en los cuales, varios vehículos de
una misma empresa, realizaron más de tres viajes ocasionales
en un mismo mes, llegando a efectuar en uno de los casos, 18
viajes ocasionales en el mismo mes.
- Una empresa reportó el cuadro sin la columna “placa del
vehículo”, la cual es importante para verificar la cantidad de
viajes que efectúa cada vehículo en un mes
- En la información entregada por otras dos empresas, la
información contenida en el cuadro Excel no coincide con las
imágenes escaneadas de las planillas, es decir, es menor el
número de imágenes escaneadas respecto de las planillas
relacionadas en el cuadro.
- Una empresa reporta planillas de otras empresas como Se aceptan devoluciones
suyas. Incumplimiento de lo Controlar de manera efectiva la
de las planillas de viaje Revisar integralmente los reportes de
24 1202001 - Se evidenciaron 25 planillas relacionadas doblemente en el expedido en la resolución ocasional sin el lleno de los planillas de viaje ocasional. utilización de las planillas de
archivo formato Excel devuelto por una de las empresas No. 04185 de 2008. viaje ocacional.
requisitos.
transportadoras
Para lo anterior se presenta como causa que la Dirección
Territorial Valle del Ministerio del Transporte no tiene un control
implementado con lo que se afecta el detectar inconsistencias
y exigir a las empresas de transporte terrestre de su
jurisdicción el lleno de los requisitos en lo que se refiere a la
devolución de la información de las planillas de viaje ocasional.
De otra parte no se han establecido procedimientos a seguir
que garanticen la efectividad de controles sobre este aspecto.
Como efecto se evidencia que al no cumplir la normatividad
que es clara en señalar los requisitos, sin hacer ningún tipo de
Atender al usuario en cada caso
excepción, con tal situación no se procura la prestación de un
para la correcta aplicación de la Citas 100% 30-Sep-09 21-Dec-09 12 1 100% 12 12 12
servicio eficiente, seguro, oportuno y económico mediante el
resolución
control de la calidad y cantidad de los equipos.
Con esta situación adicionalmente se revela, que el Ministerio
de Transporte y la Dirección Territorial no hace uso en este
caso, de la posibilidad de reportar a la Superintendencia de
Puertos y Transporte sobre las anomalías que se afrontan,
para que en esta instancia se tomen los correctivos de su
competencia, razón por la cual, la CGR le dará traslado sobre
este hecho, con el propósito que se valoren y adopten
mecanismos que permitan captar anomalías en forma oportuna
y de la misma manera darles atención.
1. Elaborar circular (interna y

La Dirección Territorial Valle del Ministerio del Transporte no externa) sobre cumplimiento de
1. Circular
exige el seguro obligatorio de accidentes de tránsito en todos requisitos para expedición de 1 4-Jan-10 30-Jun-10 25 1 100% 25 25 25
Dirección Territorial Valle especies venales.
los trámites y venta de especies venales que maneja de
del Ministerio de
acuerdo como lo requieren el acuerdo 00051 de octubre 14 de
Transporte, no está
1993 en su artículo 147, Decreto 1032 de 1991 artículo 24 y
garantizando que los
Decreto 663 de 1993 artículo 197.
vehículos de transporte
En la expedición del registro nacional de transporte de carga, la
público o especial de carga
territorial sí exige este documento, pero en algunos casos éste Se revela como causa, las
y de pasajeros, cuenten Efectuar revisión detallada de la lista de Garantizar que todos los
está vencido y en otros, el solicitante no lo aporta y aún en faltas de control para la
25 1202002 con este mecanismo de chequeo de los requisitos de los trámites trámites cumplan con los
estas circunstancias se realiza el trámite. aplicación de la norma y
seguridad ante el riesgo de solicitados ante la Territorial requisitos establecidos
Se revela como causa, las fallas de control para la aplicación exigencia de los requisitos
un eventual accidente y así
de la norma y exigencia de los requisitos; y como efecto, que la
mismo que se encuentren
Dirección Territorial Valle del Ministerio del Transporte, no está
al día con su 2. Realizar revisión selectiva de
garantizando que los vehículos de transporte público o especial 2. Actas
documentación antes de trámites a fin de verificar 1 1-Jul-10 30-Jul-10 4 1 100% 4 4 4
de carga y de pasajeros, cuenten con este mecanismo de Quincenales
expedir cualquier cumplimiento de requisitos
seguridad ante el riesgo de un eventual accidente y así mismo
documento.
que se encuentren al día con su documentación antes de
expedir cualquier documento.
Puesta en funcionamiento
primera etapa del R.U.N.T Reporte 1 3-Sep-09 30-Jun-11 95 1 100% 95 95 95
En los datos reportados con relación a permiso de circulación

restringida, de la vigencia evaluada, de los meses de enero,
febrero y septiembre; comparado y analizado con respecto al
reporte de especies legalizadas, se entiende que en el primer
reporte de movimientos de especies venales en estado
tramitada, debería ser igual al reporte de especies legalizadas,
La anterior situación
y contrario a ello, se observa que entre éstas hay diferencias:
obedece a las fallas de los
según el reporte de especies legalizadas se expidieron 74, Falta de coherencia entre Como acción correctiva se han
sistemas de información,
durante los meses del año 2008, en el reporte de movimientos las fuentes de información convalidado las observaciones
principalmente a las que se
de tramitadas, aparecen sólo 38; se observa adicionalmente e incertidumbre sobre la presentadas por la Contraloría. Como Convalidar la información de las
28 1201100 presentan al momento de
que figuran 33 tramitadas en el 2007, y hay 3 que todavía veracidad y confiabilidad acción preventiva se instalará el sistema bases de datos en tiempo real.
actualizar el estado de las
aparecen entregadas en el 2007 y sin tramitar en ninguna de de los datos reportados por R.U.N.T en facturación y expedición de
especies venales, así
las dos vigencias mencionadas 2007 y 2008. la Dirección Territorial las especies venales.
como en el control y
La anterior situación obedece a las fallas en los sistemas de
verificación de la misma.
información, principalmente a las que se presentan al momento
de actualizar el estado de las especies venales, así como en el
control y verificación de la misma; se revela falta de coherencia
entre las fuentes de información e incertidumbre sobre la
veracidad y confiabilidad de los datos reportados por la
Dirección Territorial.
SI NO OBSERVACION
En los datos reportados con relación a permiso de circulación

restringida, de la vigencia evaluada, de los meses de enero,
febrero y septiembre; comparado y analizado con respecto al No hubo necesidad de esperar la entrada de la segunda fase del
reporte de especies legalizadas, se entiende que en el primer RUNT, porque el Ministerio de Transporte diseño, desarrolló e
reporte de movimientos de especies venales en estado implementó el aplicativo de SIRENA, el cual es el sistema de
tramitada, debería ser igual al reporte de especies legalizadas, información de recaudos por todo concepto para la Nación a
La anterior situación través de códigos de barras en las cuentas a nombre del
y contrario a ello, se observa que entre éstas hay diferencias:
obedece a las fallas de los Ministerio, manejando la facturación de todas las especies
según el reporte de especies legalizadas se expidieron 74, Falta de coherencia entre Como acción correctiva se han
sistemas de información, venales y trámites.
durante los meses del año 2008, en el reporte de movimientos las fuentes de información convalidado las observaciones
principalmente a las que se Este sistema proporcionó información estratégica pudiendo
de tramitadas, aparecen sólo 38; se observa adicionalmente e incertidumbre sobre la presentadas por la Contraloría. Como Convalidar la información de las
28 1201100 presentan al momento de validar y confrontar toda la información de fechas de trámites
que figuran 33 tramitadas en el 2007, y hay 3 que todavía veracidad y confiabilidad acción preventiva se instalará el sistema bases de datos en tiempo real.
actualizar el estado de las realizados por las DIRECCIONES TERRITORIALES,
aparecen entregadas en el 2007 y sin tramitar en ninguna de de los datos reportados por R.U.N.T en facturación y expedición de
especies venales, así consolidando a través de reportes todo lo pagado con lo
las dos vigencias mencionadas 2007 y 2008. la Dirección Territorial las especies venales.
como en el control y tramitado físicamente por cada dependencia y lo registrado en el
La anterior situación obedece a las fallas en los sistemas de
verificación de la misma. Puesta en Funcionamiento sistema por cada uno de los trámites realizados.
información, principalmente a las que se presentan al momento
de actualizar el estado de las especies venales, así como en el segunda etapa del R.U.N.T Reporte 1 1-Apr-10 30-Jun-11 65 1 100% 65 65 65 Esto permitió al Ministerio evidenciar inconsistencias en la mala
control y verificación de la misma; se revela falta de coherencia digitación de fechas de trámites y cada dependencia realizó las
entre las fuentes de información e incertidumbre sobre la modificaciones pertinentes para subsanar las diferencias
veracidad y confiabilidad de los datos reportados por la presentadas.
Dirección Territorial. Para mejorar el proceso de comunicación y las dificultades
técnicas que se estaban presentando en las Direcciones
Territoriales, el nuevo aplicativo fue diseñado para ser utilizado a
través de la web y no de Galeón como se encontraba SIREV,
proporcionando agilidad, continuidad, eficiencia y eficacia en las
labores para las cuales fue desarrollado el sistema.
Fue verificada la información y donde se encontraron
inconsistencias por mala digitación de fecha del trámite, la
Dirección Territorial hizo la modificación pertinente para
subsanar las diferencias.
En los datos reportados con relación al trámite certificado de

disponibilidad transportadora para matricula inicial, de la 1. Elaborar Cuadro de control de
vigencia evaluada, de los meses de enero, abril, julio, errores con respecto a las 1. Informe
septiembre y diciembre de 2008, la guía para trámites de 1 4-Jan-10 30-Jun-10 25 1 100% 25 25 25
autorizaciones.
especies venales adoptada por el Ministerio de Transporte
establece que el tramite venal “Solicitud de Certificación de
Disponibilidad de Capacidad Transportadora”, cuando se trata 1. Continuar con la instrucción de llevar a
de matrícula inicial de un vehículo tipo camioneta doble cabina, cabo la tarea de pre-revisión de los
el contrato de prestación de servicios, debe ser en copia Incumplimiento de los documentos. 2. Continuar con la
auténtica, situación que solamente se cumple en uno de los procedimientos internos socialización de las listas de chequeo
Minimizar la cantidad de
expedientes tomados como muestra y revisados, en los demás establecidos, y afecta como parte del Plan de Mejoramiento de
devoluciones de documentos
se aceptó fotocopia simple. Lo anterior denota deficiencias en Deficiencias en los negativamente la gestión las empresas de transporte y/o usuarios.
29 1201100 radicados en forma imcompleta
los mecanismos de control lo que incide en el incumplimiento mecanismos de control del Ministerio, debido a que 3. Continuar y reforzar sobre la foliación
y/o sin las formalidades
de los procedimientos internos establecidos, y afecta no se está confirmando la de los documentos. 4. Implementar
correspondientes.
negativamente la gestión del Ministerio, debido a que no se legalidad del contrato de inspección ocular mensual con
está confirmando la legalidad del contrato. prestación de servicio. presentación de informe en el comité
interno por el funcionario encargado del
Adicionalmente, persisten debilidades en la organización y archivo.
foliación de los expedientes relacionados con este trámite. Los
documentos se encontraron apilados en unidades de 2. Publicar en lugar visible de la
conservación sin identificar el criterio para su organización, las Territorial, información sobre
2. Publicación 1 1-Jul-10 30-Jul-10 4 1 100% 4 4 4
cantidades de documento son excesivas con lo que se dificultó listas de chequeo y foliación de
su consulta y manipulación. La entidad ha dado inicio a documentos
acciones correctivas sobre el particular.
El comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del

Ministerio fue reglado mediante: las Resoluciones 006600 de
1994, 005100 de 1995 y 0362 de 2006. No obstante dicha
reglamentación el Ministerio ha incumplido con lo preceptuado
en la Resolución 00362 de 03 de febrero 2006, lo cual expresa
que este cuerpo colegiado, debe reunirse por lo menos cada
dos (2) meses, hecho que no ha acaecido.
De la revisión del total de las actas se evidenció que sólo
existían tres (3) actas de reunión del Comité de Coordinación
Se efectuaran 6 reuniones del comité de
del Sistema de Control Interno del Ministerio de Transporte Dar estricto cumplimiento a la
Coordinación del Sistema de Control Efectuar 6 reuniones de comité al
correspondientes a la vigencia 2007 y cuatro (4) actas, de la Resolución 00362 de 03 de Acta de Comité 6 1-Jan-10 31-Dec-10 52 6 100% 52 52 52
Interno del Ministerio al año y se año.
vigencia 2008. febrero 2006
complementará su reglamento.
El no reunirse periódicamente como lo establece la norma para
tal fin, podría incurrir en la omisión del principio de oportunidad
en la toma de decisiones que contribuyan al fortalecimiento del
control y del monitoreo de los procesos de evaluación que
debe llevar a cabo la Oficina de Control Interno.
Igualmente, de la lectura de las normas antes mencionadas, se
colige que en los actos administrativos del Ministerio de
Transporte antes mencionados, Deficiencias de gestión por
parte de la administración y
Incumplimiento de las
30 2001001 debilidades en el control y
normas establecidas.
seguimiento por parte de
las áreas responsables
no constituye el reglamento interno del Comité de Coordinación

de Control interno del Ministerio de Transporte, pues no
contiene principios, normas y procedimientos que deben regir
el funcionamiento de mismo, de las competencias y en relación
al término que debe darse a sus decisiones; la periodicidad de
sus reuniones y forma de convocarse las sesiones de la
Comité, temas objeto de reglamentación por parte de la
entidad”. Desde este punto de vista, tenemos que no
se ha dado cumplimiento a lo establecido en numeral 1º
artículo 34 de la Ley 734 de 2002; artículo 4º de la Complementar el reglamento del Comité
Resolución del No. 000362 de 3 de febrero de 2006. Proyecto de
de Coordinación del Sistema de Control Complentar Reglamento Elaborar proyecto de resolución. 1 15-Nov-09 30-Jun-10 32 1 100% 32 32 32
Lo anterior evidencia deficiencias de gestión por parte de la resolución
Interno del Ministerio.
administración y debilidades en el control y seguimiento por
parte de las áreas responsables, de las obligaciones
legalmente establecidas a al Ministerio de Transporte.
SI NO OBSERVACION
El Ministerio de Transporte dejó de ejecutar dentro del

presupuesto para inversión vigencia 2008, y específicamente
de los $30.000 millones asignados mediante el decreto No.
4944 del 26 de diciembre de 2007, para Mejoramiento y Esta situación se dio,
Lo que derivó en la pérdida
Mantenimiento de la Red Vial Regional, distribución previo porque a pesar del Para el presupuesto del 2010 se
de oportunidad de
concepto del DNP, una partida de $500 millones, la cual estaba concepto emitido por la analizarán conjuntamente con la Oficina
reasignar y distribuir los Realizar una reunión
destinada para el proyecto de mejoramiento y pavimentación Oficina Asesora Jurídica Asesora de Planeación los proyectos
recursos en la vigencia conjuntamente con la Oficina
de las vías internas del comando aéreo de combate No. 1 en el del Ministerio, de fecha definidos en la Ley de Presupuesto, con Lograr ejecutar la totalidad de
2008, en algún otro Asesora de Planeación con el fin
32 1103002 Municipio de Puerto Salgar – Cundinamarca. Esta situación se abril 30 de 2008, en la cual el fin de clarificar la ejecución de los los recursos asignados en el Reunión (Acta) 1 1-Jan-10 1-Apr-10 13 1 100% 13 13 13
proyecto de la red vial de clarificar la ejecución de los
dio, porque a pesar del concepto emitido por la Oficina Asesora indicaba que no era viable mismos, en caso de ser necesario se presupuesto de inversión.
regional, máxime cuando la proyectos, según la Ley de
Jurídica del Ministerio, de fecha abril 30 de 2008, en la cual asignar recursos para solicitarán los conceptos respectivos, de
necesidades en dicha red presupuesto.
indicaba que no era viable asignar recursos para dicho dicho proyecto, la entidad la reunión que se realice se suscribirá el
a nivel nacional son
proyecto, la entidad continuó insistiendo en la ejecución del continuó insistiendo en la acta correspondiente.
considerables.
mismo, lo que derivó en la perdida de oportunidad de reasignar ejecución del mismo
y distribuir los recursos en la vigencia 2008, en algún otro
proyecto de la red vial regional, máxime cuando las
necesidades en dicha red a nivel nacional son considerables.
Del análisis del presupuesto asignado al Ministerio para la

Esta situación afectó la
vigencia 2008, con el objeto de realizar procesos contractuales, Los procesos contractuales se iniciaran al
gestión en el cumplimiento
se pudo colegir que el 79% del total de éste, se ejecutó en los comienzo de la correspondiente vigencia
de sus objetivos Planear y programar la Ejecución del La ejecución presupuestal del Ministerio para la vigencia 2010,
últimos cuatro meses de dicha vigencia, hecho que denota y la unidad ejecutora presentará: 1. No ejecutar los recursos de
33 1802100 Deficiente planeación institucionales, ejecución de los recursos de presupuesto de 100% 1-Jan-10 31-Dec-10 52 100% 100% 52 52 52 alcanzó un porcentaje del 97,11% lo cual se considera muy
deficiencias en la planeación, programación y ejecución de sus Certificado de Disponibilidad inversión al final de la vigencia.
específicamente en la inversión. inversión asignado. satisfactorio por lo cual se da por cumplida la meta.
recursos. Esta situación afectó la gestión en el cumplimiento de Presupuestal y 2.
Dirección de
sus objetivos institucionales, específicamente en la Dirección Proyectos de pliegos de condiciones.
Infraestructura..
de Infraestructura.
El presupuesto de inversión asignado a la Dirección de

Transporte y Tránsito para la vigencia de 2008, ascendió a
Deficiente gestión en los
$4.028.0 millones y su ejecución fue de $3.318.3 millones El presupuesto no
programas de promoción
equivalente al 82.3%, se observa que el presupuesto no contempló el gasto real, ya Adelantar las acciones establecidas para Cumplir con la ejecución porcentaje de La ejecución presupuestal del Ministerio para la vigencia 2010,
para la reposición y Presupuesto de la vigencia
34 1802100 contempló el gasto real, ya que se programaron recursos de que se programaron ejecutar la totalidad del presupuesto presupuestal de los recursos ejecución 100% 1-Jan-10 31-Dec-10 52 100% 100% 52 52 52 alcanzó un porcentaje del 97,11% lo cual se considera muy
renovación del parque ejecutado
actividades que no se cumplieron al quedar un 17.7% sin recursos de actividades asignado asignados a cada proyecto presupuestal satisfactorio por lo cual se da por cumplida la meta.
automotor de carga
ejecutar. Lo anterior, evidencia debilidades en la gestión de los que no se cumplieron
nacional, región nacional.
programas de promoción para la reposición y renovación del
parque automotor de carga nacional, región nacional.
En la próxima vigencia dentro de los

términos de Ley, al igual que en años
anteriores, una vez el Grupo de
Pagaduría expida los certificados de
Hojas de Vida
ingresos y retenciones que son el soporte
De una muestra realizada a las hojas de vida en el mes de
de lo devengado en el año
mayo del 2009, se verificó que la entidad no dispone en el
inmediatamente anterior; se solicitará a Solicitar el diligenciamiento y
archivo documental lo preceptuado en el artículo 13 de la ley
En algunas hojas de vida los funcionarios el diligenciamiento de los archivar en las historias Formatos de Declaración de
190 de 1995 y el artículo 4 del decreto 2232 de 1995 y 736 de Violación de lo Formatos de
no se encuentra formatos de Declaración de Bienes y laborales, la totalidad de los Bienes y Rentas diligenciados y
35 1501100 1996, en lo relacionado a la Actualización de Bienes y Rentas: preceptuado en la ley y Declaración de 1 15-Feb-10 30-Apr-10 11 1 100% 11 11 11
actualizado el formato de Rentas y se archivaran en las respectivas formatos de Declaración de archivados, de la totalidad de
“La actualización de la declaración de rentas y bienes y de la decretos al respecto Bienes y Rentas
Bienes y Rentas historias laborales. En el caso de los Bienes y Rentas, de los funcionarios activos.
actividad económica será presentada por los servidores
funcionarios que se encuentren funcionarios activos.
públicos a más tardar el último día del mes de Marzo de cada
disfrutando vacaciones, en licencias no
año”. Tal situación se evidencio para la vigencia del 2008.
remuneradas, incapacidad por
enfermedad o accidente de trabajo, se
procederá a solicitarles el
diligenciamiento y archivar los formatos
una vez se reintegren a sus labores.
Memorando circular con

instrucciones para el
Memorando circular 1 15-Nov-09 31-Dec-09 7 1 100% 7 7 7
cumplimiento de las funciones de
interventoria.
Expedir memorando circular recordando e

impartiendo instrucciones a interventores, En las comunicaciones de
supervisores o coordinadores de los legalización de los contratos o
contratos o convenios suscritos o que se convenios, se complementará en Memorandos de
suscriban con el Ministerio, para que den el sentido de indicar claramente Legalización a
En el convenio interadministrativo No. 053 de 2008, por cuantía estricto cumplimiento a las cláusulas la responsabilidad que tienen interventores,
de $4.100 millones, suscritos por el Ministerio de Transporte establecidadas en el contrato y estos funcionarios de remitir al supervisores y/o
100% 15-Nov-09 15-Nov-10 52 100% 100% 52 52 52
con el Departamento de Antioquia, y cuya fecha de relacionadas con el cumplimiento de las Grupo Contratos dentro de los coordinadores al
perfeccionamiento es el 21 de agosto de 2008, el supervisor no funciones que deberán asumir y cumplir cinco días siguientes a la cien por ciento de
exigió oportunamente el cumplimiento de la obligación del ente en cada uno de los acuerdos negociales. suscripción de los mismos, los los contratos que
Lo que dificulta la labor de Impartir instrucciones a documentos que se produzcan se legalicen
territorial, frente a lo señalado en el numeral 4o de la cláusula Adicionalmente en las comunicaciones
Deficiente control y seguimiento y evaluación a interventores, supervisores y en desarrollo del contrato o
segunda de los convenios, que indica que "Informar al de legalización de los contratos o
36 1404004 seguimiento por parte del la ejecución contractual y coordinadores para que ejerzan convenio.
Ministerio sobre los compromisos adquiridos con cargo a los convenios se complementará en el
supervisor. presupuestal por parte del control eficiente a los contratos a
recursos asignados … Para el efecto el Dpto., enviará al sentido de indicar claramente la
Ministerio. su cargo.
funcionario designado como supervisor del Ministerio, un responsabilidad que tienen estos
informe cada dos (2) meses a partir del perfeccionamiento de funcionarios de remitir al Grupo Contratos
este convenio y un informe general a la finalización del dentro de los cinco días siguientes a la
mismo.", lo que dificulta la labor de seguimiento y evaluación a suscripción de los mismos los
la ejecución contractual y presupuestal por parte del Ministerio. documentos que se produzcan en Se establecerá en el Manual de
desarrollo del contrato o convenio. Manual de
Contratación y Manual de
Igualmente se establecerá en el Manual Contratación y
Supervisión e Interventoría de
de Contratación y Manual de Supervisión Manual de
Contratos el plazo de cinco (5)
e Interventoría de Contratos el plazo Supervisión e
días para que los interventores,
anteriormente señalado. Interventoría de 1 1-Dec-09 30-Jun-10 30 1 100% 30 30 30
supervisores y/o coordinadores
Contratos que
según el caso, remitan al grupo
incluya la
contratos los documentos que se
obligación en el
produzcan en desarrollo de la
capítulo respectivo.
ejecución de los contratos.
SI NO OBSERVACION
Eliminar la expresión "las

Estipular claramente en los contratos las
demás funciones que le sean Clausulado en los contratos de
actividades o labores que el contratista
asignadas…", en las minutas de prestación de servicios
deberá ejecutar en el desarrollo y Minutas 100% 1-Dec-09 30-Nov-10 52 1 100% 52 52 52
los contratos de prestación de profesionales y de apoyo a la
Al interpretar el numeral 6º de la Resolución No 00755 de cumplimiento del objeto del acuerdo
servicios profesionales y de gestión.
2008, la cual crea grupos de trabajo y cuya vinculación de negocial.
apoyo a la gestión.
contratistas se haría mediante contratos de prestación de
servicios, origen del contrato de la referencia, se concluye que
tanto en el mencionado acto, como en los contratos celebrados
a través de esta modalidad, se acordó que los contratistas
habrían de cumplir otras funciones, las cuales no se
especifican de manera clara, a sabiendas de que “la
asignación de funciones es una atribución reservada a la ley y Memo Circular a Unidades
ello no podría ocurrir sino en los casos en que ella misma lo Ejecutoras, impartiendo
determine, desde luego con arreglo a la constitución”.(C.C.c- instrucciones para que se
286/96) verifique previamente los
Así mismo, huelga la crítica a la redacción de esta norma y Memo Circular a Unidades
requisitos de proveedores, de Memorando circular 1 15-Nov-09 31-Dec-09 7 100% 100% 7 7 7
cláusula, ya que además nuestro estatuto contractual Ejecutoras
Posible nulidad de los acuerdo a las necesidades y
determina que los contratistas son las personas naturales o Falta de técnica jurídica en Recordar que cuando las dependencias
actos de la administración justificación de la dependencia
jurídicas, privadas o públicas que asumen la ejecución de una la redacción de los actos requieran realizar contratos de
(Contratos), riesgos de utilizando el Formato "Revisión
39 1503002 labor o actividad o que deben asumir la realización de una administrativos e invasión Prestación de Servicios Profesionales o
perdida de recursos en el de requisitos de proveedores".
determinada prestación, según las especificidades del objeto de estos en las orbitas de de Apoyo a la Gestión, los Jefes
evento en que dicha deberán diligenciar el formato "Revisión
del contrato a cambio de una contraprestación, lo que significa la ley.
nulidad se declare. de Requisitos de Proveedores"
que el objeto del contrato
documento implementado por el Sistema
debe ser concreto y no dable a interpretaciones ambiguas. de Gestión de Calidad y concordante con
De otra parte, se pudo comprobar que la el Instructivo "Evaluación de proveedores
contratista no acreditó los conocimientos de sistemas de para contratos de prestación de servicios
información geográfica y en especial del programa Arcgis 9.2, Para los nuevos procesos de
profesionales y de apoyo a la gestión",
tal como lo especificaba la justificación presentada por el Revisión de requisitos de contratación de Prestación de
teniendo en cuenta las necesidades y
Director de Infraestructura y Secretario General del Ministerio, proveedores para Órdenes de Servicios Profesionales y de
justificación de contratación; remitiendo
contraviniendo dicha conducta el artículo 13 de del Decreto Servicios o Contratos de Apoyo a la Gestión, será
los documentos soporte y el referido
2170 de 2002 y el Decreto 066 de 2008 reglamentario de la ley Prestación de Servicios diligenciado por los jefes de las
formato al Grupo Contratos de la Oficina
1150 de de 2007, ya que no se evidenciaron documentos que Profesionales y de Apoyo a la dependencias el Formato
Asesora Jurídica para su revisión
demostraran la idoneidad y experiencia directamente Gestión, teniendo en cuenta la Revisión de Requisitos de Formato 100% 1-Dec-09 15-Nov-10 50 1 100% 50 50 50
detallada.
relacionada con el área. La negrilla es nuestra. normatividad legal vigente, Proveedores, con el fin de
necesidades y experiencia del verificar el cumplimiento de los
fututo contratista que debe ser requisitos de idoneidad y
relacionada con las funciones de experiencia relacionada con las
la dependencia. funciones de la dependencia
solicitante.
Nuevo Manual de Contratación y

Nuevo Manual de Contratación y
Manual de Supervisión e Manual de
Manual de Supervisión e
Interventoría de Contratos para Contratación y
Interventoría de Contratos que
que exista una clara información Manual de
servirá de directriz en los 1 15-Nov-09 30-Jun-10 32 1 100% 32 32 32
acerca de las funciones y Supervisión e
procesos contratruales y del
obligaciones de los interventores Interventoría de
La Entidad posee un manual de procesos y procedimientos Posibles debilidades en el ejercicio de las funciones de
y/o supervisores de los contratos Contratos
para el proceso contractual, el cual tuvo su última modificación La falta de compromiso, de proceso contractual, tal interventoría y supervisión.
Elaboración de un nuevo Manual de y/o convenios.
en el año 2008, a través de la Resolución No 61229 del mismo la alta gerencia de la como las que se
Contratación y Manual de Supervisión e
año, pero que de su examen, se evidenció que aún arrastra entidad para con la revisión observaron por parte de la
41 1301100 Interventoría de Contratos de acuerdo a
vacios y falencias en distintas etapas de este proceso, como es de los procesos la comisión auditora,
la nueva normatividad de contratación
el caso de las Interventorías y supervisiones, por lo cual se administrativos de la exponiendo los recursos Divulgación y socialización a
pública.
presentan deficiencias en la aplicación de la normatividad entidad del estado a un potencial través de ocho (8) reuniones con
interna. riesgo de perdida de estos Reuniones 8 30-Jun-10 15-Nov-10 20 8 100% 20 20 20
Divulgación y socialización del las diferentes unidades
Manual de Contratación y del ejecutoras,
Manual de Supervisión e
Interventoría de Contratos
Una (1) publicación en la Intranet Publicación 1 30-Jun-10 30-Sep-10 13 1 100% 13 13 13
1.- Organizar y foliar 155

155 expedientes 100% 1-Nov-09 1-Apr-10 22 100% 100% 22 22 22
expedienetes.
1.- Organizar y foliar 155 expedientes que

a la fecha deben revisarse. 2.- Investigar 13 solicitudes de información
la naturaleza de embargabilidad de las sobre naturareza de
13 solicitudes 100% 1-Nov-09 1-Apr-10 22 100% 100% 22 22 22
De acuerdo con el análisis de los procesos ejecutivos por cuentas corrientes de Organismos de embargabilidad de cuentas
jurisdicción coactiva, expedientes 254 y 264 de 2002 Tránsito y Entidades Territoriales, corrientes.
adelantados por el Grupo de Jurisdicción Coactiva del Deficiente control del previamente a decretar la medida Mejorar la gestión y el control
Ministerio, se puede colegir que hasta la fecha, han trámite de estos procesos, Retraso en la recuperación cautelar. 3.- Investigar sobre otros bienes procesal en los procesos
42 1202002
transcurrido aproximadamente 7 años de trámite procesal, sin por parte de las directivas de cartera. como inmuebles y vehículos de propiedad administrativos de cobro
encontrarse justificación alguna para que las diligencias de ésta área. de Organismos de Tránsito y Entidades coactivo. Solicitar información sobre
tendientes a éste recaudo se haya prolongado por tanto Territoriales. 4.- Establecer la meta de inmuebles y vehículos de
tiempo, siendo este proceso por naturaleza, ágil y expedito. realización de una actuación como propiedad de 13 entidades 13 solicitudes 100% 1-Nov-09 1-Apr-10 22 100% 100% 22 22 22
mínimo, a cada proceso durante cada (Organismos de Tránsito y
año., controlándose con un indicador de Entidades Territoriales )
gestión.
Realizar una actuación como

mínimo a cada proceso, del total
Procesos 662 1-Jan-10 31-Dec-10 52 662 100% 52 52 52
de 662 procesos activos o en
trámite
Recordar a los interventores, Memorando Circular a los

Memorando circular a
supervisores y coordinadores de los interventores y/o supervisores
Interventores, supervisores y
contratos suscritos por la entidad para para que se proceda a liquidar
coordinadores de contratos y Memorando circular 1 15-Nov-09 31-Dec-09 7 1 100% 7 7 7
El contrato continua que ejerzan control efectivo sobe los los contratos y/o convenios
De los 135 contratos suscritos en la vigencia 2008 por valor de convenios suscritos por el
vigente, brindándole la mismos y procedan a su liquidación Ministerio
dentro del término establecido en
57.547,2 millones, de los cuales 63 se adicionaron en $3.272.5
oportunidad al contratista dentro del término establecido para ello. el contrato.
Millones y se modificaron en tiempo, a la fecha del Falta de un debido control,
de reclamar emolumentos,
procedimiento de auditoría, 65 contratos no se han liquidado, y seguimiento por parte del
que podrían menoscabar el
43 1405001 al igual que los contratos, 006/2008, 007/2008, 009/2008, supervisor y/o interventor,
presupuesto de la Entidad.
010/2008, 0011/2008, 016/2008, 029/2008, 039/2008, sobre el desarrollo del
Posibles contingencias Control y seguimiento a los contratos y Informe bimensual de la Base de
040/2008, 051/2008, 052/2008, 065/2008, 066/2008, 067/2008, contrato
judiciales con las convenios en proceso de liquidación para Datos de contratos donde se
069/2008, 086/2008 entre otros, contraviniendo ello el artículo Revisión y verificación en la
correspondientes que los responsables de su desarrollo le observaran los contratos que no
60 de ley 80 de 1993 y demás normas concordantes. Base de Datos de los contratos Informes y
consecuencias. den estricto cumplimiento a lor términos se han liquidado dentro de los 6 15-Dec-09 15-Dec-10 52 6 100% 52 52 52
que se encuentran en proceso comunicaciones
estipulados en el artículo 60 de la ley 80 términos establecidos,
de liquidación .
de 1993 y normas concordantes o lo requiriéndolos a través de correo
pactado en el contrato. electrónico y/o memorandos.
Mesa de trabajo evaluativa de

políticas judiciales desarrolladas
Se adoptará sesión de trabajo, a fin de Documento de
Según la información recibida, el riesgo que asume el por los abogados del grupo y con 1 30-Sep-09 30-Jan-10 17 1 100% 17 17 17
evaluar los procesos que presente alto y sesión de trabajo
Ministerio de Transporte por la cuantía reflejada en las distintas destino al Comité de Defensa
mediano riesgo de pérdida procesal, con
acciones judiciales (1.9 billones), amerita que éste asuma con Falta de control sobre las Documentos de trabajo que Judicial y Conciliaciones
Potencial riesgo de fallos el fín de establecer las estrategias de
45 1102002 mayor responsabilidad las políticas impuestas por la Dirección distintas acciones consignan las politicas
en contra de la Entidad. defensa eficaz para disminuir tal riesgo y
de Defensa Judicial de la Nación, para evitar un revés jurídico- judiciales judiciales.
esta sea adoptada como política judicial
económico, hecho que no se vislumbró en el área de defensa
de acción en defensa de los intereses de
judicial.
la entidad.
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acciónsesión
Se adoptará de mejoramiento
de trabajo, a fin de Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
Hallazgo hallazgo Según la información recibida, el riesgo que asume el de ejecución las metas Vencidas metas
evaluar los procesos que presente alto y medida de la Meta Meta Metas Metas las Meta de las metas
Ministerio de Transporte por la cuantía reflejada en las distintas de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
mediano riesgo de pérdida procesal, con
acciones judiciales (1.9 billones), amerita que éste asuma con Falta de control sobre las Documentos de trabajo que SI NO OBSERVACION
Potencial riesgo de fallos el fín de establecer las estrategias de
45 1102002 mayor responsabilidad las políticas impuestas por la Dirección distintas acciones consignan las politicas
en contra de la Entidad. defensa eficaz para disminuir tal riesgo y
de Defensa Judicial de la Nación, para evitar un revés jurídico- judiciales judiciales.
esta sea adoptada como política judicial
económico, hecho que no se vislumbró en el área de defensa Estudio y aprobación por parte
de acción en defensa de los intereses de Documento del
judicial. del Comité de Defensa Judicial
la entidad. Comité de Defensa 1 1-Feb-10 30-Sep-10 34 1 100% 34 34 34
de la definición de políticas
Judicial
judiciales.
Archivo Hojas de Vida.

En algunas hojas de vida se evidenció que los documentos se
Los documentos se A la fecha faltan por organizar y
encuentran sin foliar y sin el contenido del mismo (resumen) , Se expone a la pérdida de Cumplir con los parámetros
encuentran sin foliar y el Finalizar la organización y foliado de la foliar 192 historias laborales, las organización y
49 2205100 puesto que esta función es realizada por un funcionario, el cual documentos por falta de fijados por el Archivo General de 192 10-Sep-09 28-Feb-10 24 192 100% 24 24 24
contenido del mismo totalidad de las historias laborales. cuales quedarán a 28 de febrero foliado
no está de tiempo completo tal como la informa la Entidad , adecuado control. la Nación
(resumen) de 2010 organizadas.
situación que lleva al incumplimiento de lo preceptuado en la
ley archivística 594 del 2000.
Verificar que la información reportada en

presentar información confiable
el formato No. 8 corresponda con la informes 1 1-Jan-10 31-Mar-10 13 1 100% 13 13 13
y validada
El Ministerio de Transporte en el formato No. 8, informa a la fuente del recurso asignado a tal fin
CGR, sobre la apropiación de $736 millones para la
Falta de cuidado en el Informe de ejecución
52 2101002 actualización de estudios de Ordenamiento Físico, Portuario y Informes no confiables.
reporte de la información. presupuestal en el formato 8
Ambiental de los Litorales Colombianos, presupuesto que Enviar oficio a la Contraloria General de
realmente corresponde a la vigencia de 2007. la República, dando alcance al formato Corregir error de transcripción
informes 1 1-Jan-10 31-Mar-10 13 1 100% 13 13 13
No. 8, aclarando la vigencia correcta. de la vigencia
Verificar la información antes de su envío
La falta de indicadores por Elaborar los indicadores de

Documento 1 1-Oct-09 31-Dec-09 13 1 100% 13 13 13
parte del Ministerio impide eficiencia.
En el Formato número 6, no presenta el indicador de Eficiencia El Ministerio de Transporte
la evaluación y
como lo dispone el artículo 48 de la Ley 190 de 1995, el cual es no ha establecido el
seguimiento de la gestión y Dar cumplimiento a los
un mecanismo adecuado para el diseño y desarrollo indicador de Eficiencia, Elaborar los indicadores de eficiencia y
53 1202001 resultados de las establecido en el formato 6 de
organizacional que podría facilitar la evaluación y seguimiento incumpliendo lo reportarlos en el formato 6
actividades y objetivos que rendición de la cuenta.
de la gestión y así prevenir los riesgos, detectar y corregir las establecido en la Ley 190 Reportar el formato 6 de
debe cumplir el Ministerio Formato 6
desviaciones que puedan afectar el logro de sus objetivos. de 1995, artículo 48. rendición de la cuenta de 1 1-Jan-11 31-Dec-11 52 0 0% 0 0 0
como cabeza del sector diligenciado
acuerdo a lo establecido.
Transporte.
Reflejar la realidad de la entidad

en los estados financieros
A diciembre 31 de 2008, existe incertidumbre en el saldo de la Verificación de inventarios por
(cuenta: propiedad planta y Verificación Inventario Inventario 1 1-Jan-09 30-Jul-09 30 1 100% 30 30 30
cuenta “Propiedad Planta y equipo – bienes devolutivos en cuentadante
equipo, - bienes devolutivos en
servicio y en bodega” por $ 14.252.3 millones debido a que la servicio y en bodega).
La falta de un adecuado Incertidumbre en el saldo
entidad no ha realizado una toma física actualizada de sus
control sobre los bienes, de la cuenta “propiedad
inventarios y por tal razón no se tiene certeza sobre la
57 1804002 para la realización de una planta y equipo – bienes
confiabilidad del saldo; de conformidad con lo dispuesto en la
toma física actualizada de devolutivos en servicio y
resolución 357 del 23 de julio de 2008 y el instructivo No. 5 del Reflejar la realidad de la entidad
sus inventarios en bodega”
01 de diciembre del mismo año, de la Contaduría General de en los estados financieros
Nación, situación que afecta el patrimonio de la entidad en Actualización de novedades en base de
(cuenta: propiedad planta y Inventario Actualizado Inventario 1 1-Jan-09 30-Jul-09 30 1 100% 30 30 30
igual cuantía. datos y boletín contable.
equipo, - bienes devolutivos en
servicio y en bodega).
Efectuada la inspección física de los bienes muebles a cargo

de los funcionarios de la Territorial, se pudo constatar que el
La falta de aplicación de Actualizar inventario en la Dirección
inventario en la Territorial del Valle a 31 de diciembre de 2008,
los procedimientos internos Territorial Valle del Cauca y ofrecer en Enajenar bienes obsoletos e
no se encuentra actualizado, igualmente no se ha dado de baja Lo que ocasiona
y legales con la debida venta por remate a través del martillo del inservibles ubicados en la Oficio al Banco con Listado de
58 1804002 bienes en servicio del año 2007 y 2008, por valor de $20.2 deficiencia en el valor real Oficio - Listado 1 1-Dec-08 30-Nov-09 52 1 100% 52 52 52
oportunidad ocasionando Banco Popular, los bienes inservibles y Dirección Territorial Valle del bienes ofrecidos en remate
millones. Lo anterior de sus inventarios.
saturación de elementos obsoletos de la Dirección Territorial Valle Cauca.
es debido a falta de aplicación de los procedimientos internos y
inservibles. del cauca.
legales con la debida oportunidad ocasionando saturación de
elementos inservibles.
Actualizar los avalúos de los

1) Contratar la actualización de los
bienes inmuebles para reflejar
avalúos de los predios de propiedad del
A diciembre 31 de 2008, el saldo de la cuenta Valorizaciones - en los Estados Financieros de la Contratos de actualización de
Ministerio de Transporte, de acuerdo con contratos 2 1-Nov-09 31-Oct-10 52 2 100% 52 52 52
terrenos, edificaciones, presenta incertidumbre, en su saldo de entidad la realidad de la cuenta avalúos
la disponibilidad presupuestal en
$166.726 millones, valor que se encuentra afectado debido a Falta de una efectiva "Valorizaciones - terrenos y
Presenta incertidumbre el vigencias 2009 y 2010. edificaciones"
que no fueron realizados los avalúos técnicos de 173 predios gestión para la realización
saldo de la cuenta
59 1801002 equivalentes al 80.8% del total de los inmuebles que datan de los avalúos técnicos, a
valorizaciones – terrenos,
desde 1986 hasta el año 2005, contraviniendo lo establecido cargo de la oficina de
edificaciones.
por la Circular Externa 060 del 19 de diciembre de 2005 y inmuebles de la entidad.
Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de Reflejar en los Estados
la Nación. 2) Actualizar registros contables de Financieros de la entidad la Mediante memorandos 20103250103963 y 20103250207453, el
acuerdo con los nuevos avalúos realidad de la cuenta Registros contables registros 173 31-Dec-09 31-Dec-10 52 137 79% 41 41 52 coordinador de Bienes Inmuebles envia a contabilidad 99
contratados "Valorización Terrenos, registros comerciales para su respectiva contabilización.
Edificaciones"
A diciembre 31 de 2008, el saldo de los gastos operacionales

La falta de aplicar un
por $ 125.543.1 millones, se encuentran subestimados en Subestimación en cuantía
adecuado procedimiento Requerir a los Municipios la Realizar opotunamente el pago Oficios a los municipios que no
cuantía indeterminada debido a que no fueron realizados los indeterminada en el saldo
61 1802002 para poder cancelar el documentación de liquidación de de las obligaciones por concepto han enviado la liquidación del Oficios 17 1-Sep-09 31-Dec-09 17 17 100% 17 17 17
pagos de impuesto predial unificado de 17 predios equivalente de la cuenta gastos
impuesto predial unificado impuestos 2008, para su pago. de impuesto predial 2008. impuesto 2008
al 11.4 % del total de los predios, situación que afecta el operaciones.
durante la vigencia 2008
resultado
Ordenes dedelServicios:
ejercicio en igual valor.
Con recursos del
presupuesto asignados a la Entidad, destinados a la
capacitación de empleados de planta del Ministeiro, se
celebraron los contratos Nos. 168/2007, 169/2007, 070/2008,
157/2008, que ascienden a $18,8 millones, cuyo objeto era la
capacitación de contratistas. En dicho proceso se Eliminar los pagos de la
presentaron algunas debilidades, tales como: capacitación del piloto y copiloto
Estipular en la minuta de los contratos
El nombramiento a cargo del Ministerio y
que la capacitación que requiera el Clausulado en los contratos del
del interventor que se hizo en cabeza de la coordinadora del establecer en los contratos que
contratista para el buen desarrollo y piloto y copiloto relacionados con Minutas 2 1-Jan-10 31-Mar-10 13 2 100% 13 13 13
grupo de Apoyo del Despacho del Ministro se hizo sin tener en las capacitaciones que se
cumplimiento del objeto, correrá por la capacitación
cuenta, el "numeral 24 del manual de Procedimiento de requieran para el piloto y
cuenta del mismo.
Interventoría y Supervisión de Contratos del Ministerio" ya copiloto serán asumidas
que no se consideraron los conocimientos que se presume directamente por los mismos.
debía tener la mencionada funcionaria en aeronáutica, pues
aparte de la experiencia adquirida en el Ministeiro y
acreditación de cursos en educación no formal, en su hoja de
vida no se acreditan títulos expedidos por centros universitarios
autorizados por la ley, con especialidad en áreas determinadas
y menos en las materias supervisadas. La negrilla es nuestra. Posible menoscabo del Que se presente oportunamente
Ausencia de una política
De otra parte, al revisar las mencionadas ordenes, tampoco se presupuesto, alterando Se requerirá a la Interventora de los los informes de interventoría de Presentación oportuna de
clara de control, sobre los
encontró que se hubieren elaborado y/o presentados los otros rubros asignados por contratos para que presente conformidad con lo estipulado informes de acuerdo con lo
62 1202002 distintos requisitos que se Memorando 1 15-Nov-09 31-Dec-09 7 1 100% 7 7 7
informes mensuales por parte del interventor, descritos en el la Ley. Comisión de oportunamente los informes estipulados en el Manual de Contratación y estipulado en los contratos y en
exige para la ejecución de
numeral 25 del mencionado manual presuntas faltas penales y en el contrato. Manual de Supervisión e el manual.
los contratos.
disciplinarias. Interventoría de contratos
Posible menoscabo del
Ausencia de una política
presupuesto, alterando
clara de control, sobre los
otros rubros asignados por Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción
62 1202002 distintos requisitos que se Denominación de Unidad de Fecha Fecha Plazo en Avance físico
No Código la Ley. Comisión de Avance fisico Logrado por por las metas atribuido
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa
exige para del hallazgode
la ejecución Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
Hallazgo hallazgo presuntas faltas penales y de ejecución las metas Vencidas metas
los contratos. medida de la Meta Meta Metas Metas las Meta de las metas
disciplinarias. de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
SI NO OBSERVACION
En la orden de pservicios 157 de 2008, no se especifica, a

Se modificará en el nuevo Manual de Dar claridad en el nuevo Manual En el nuevo Manual de Nuevo Manual de
quien van dirigidos los programas de entrenamiento,
Contratación y Manual de Supervisión e de Contratación y Manual de Contratación y Manual de Contratación y
contratados.
Interventoria de contratos ajustándolo a la Supervisión e Interventoría de Supervisión e Interventoría de Manual de
Igual situación se presentó en todos y cada unode los 1 15-Nov-09 15-Nov-10 52 1 100% 52 52 52
nueva normatividad y aclarando los contratos los requisitos que contratos incluyendo requisitos Supervisión e
contratos en los cuales se nombro como interventor a la
requisitos que debe reunir el interventor o deben reunir los interventores o para ejercer como supervisor o Interventoría de
coordinadora del Grupo de Apoyo del Despacho del Ministro,
supervisor supervisores. interventor. Contratos
como ocurrió con los contratos Nos. 007 y 006 de 2008
En la Dirección territorial Antioquia, el artículo 55 de la ley 190

de 1995 expresa:” Las quejas y reclamos se resolverán o
contestarán siguiendo los principios, términos y procedimientos
dispuestos en el Código Contencioso Administrativo para el
ejercicio del derecho de petición, según se trate del interés
particular o general y su incumplimiento dará lugar a la
imposición de las sanciones previstas en el mismo”; además, el
Decreto 2053 de 2003 en el Artículo 17 determina las funciones
de las Direcciones Territoriales del Ministerio del Transporte,
en especial el numeral 11 expresa “Asesorar y supervisar a las
autoridades regionales de su jurisdicción en lo relacionado con La dirección Territorial de
los trámites delegados en materia de transporte y tránsito, de Antioquia no está Falta de oportunidad en la
Seguimiento continuo a las Oficios Según
conformidad con las normas legales vigentes”. realizando un estricto atención de quejas y Efectuar el seguimiento de las solicitudes Atender oportunamente
63 1202002 solicitudes remitidas a las número de quejas 100% 30-Sep-09 31-Dec-09 13 100% 100% 13 13 13
Sobre una muestra de 16 quejas, el 45% (7), se encuentran sin control y seguimiento a las reclamos recibidas por la remitidas a las autoridades competentes requerimientos de los usuarios
autoridades competentes y/o peticiones
la evaluación concluyente por la Territorial. La Dirección quejas presentadas por la Dirección Territorial.
Territorial Antioquia no está realizando un estricto control y comunidad.
seguimiento a las quejas presentadas por la comunidad,
debido a que se realizan traslados de funciones misionales a
otras instancias con funciones delegadas, dejando de lado lo
de su competencia, no asumiendo la responsabilidad de
monitorear el estado en que se encuentran, con el fin de
verificar si la situación presentada fue corregida y dar
respuesta oportuna al quejoso sobre los resultados de la
misma. Con el riesgo de que sigan presentando las
infracciones, por no ser estricta en el cumplimiento de sus
deberes.
1) Levantamiento de
información, Diseño del sistema Diseño del Sistema 1 1-May-08 31-Dec-08 35 1 100% 35 35 35
La entidad aún no cuenta con un sistema que contribuya a de información
efectivos mecanismos de control, seguimiento y manejo de la Existencia de diferentes Contratación del análisis, diseño,
Tener un sistema de información
misma con el fin de elaborar estadísticas para la toma de bases de datos, que desarrollo e implementación del Sistema
integral con información
decisiones. Lo anterior se refleja en la existencia de diferentes aunque presentan Integrado de Información del Sector
Producen resultados alimentada y actualizada en
bases de datos, que aunque presentan características características similares, al Transporte, basado en el Sistema de
• Hallazgo inconsistentes y en forma oportuna.
similares, al cruzar el contenido producen resultados cruzar el contenido Gestión de Calidad
133 algunos casos
inconsistentes y en algunos casos contradictorios, como se producen resultados
Manejo de contradictorios. Se
evidencia en el Area de Bienes Inmuebles y la Dirección de inconsistentes y en 2) Desarrollo del sistema de
Informació 1907001 evidencian múltiples fallas Sistema de
Infraestructura, principalmente. De otra parte, los sistemas de algunos casos información Piloto 1 1-Apr-09 31-Dec-09 39 1 100% 39 39 39
n código en cuanto a su oportuna Información Piloto
información implementados no están orientados a presentar contradictorios.
No.190700 alimentación, actualización,
información de la gestión institucional de una forma
1 depuración, integridad,
coordinada, coherente, consistente y oportuna; puesto que se Existen debilidades en la
consolidación etc..
evidencian múltiples fallas en cuanto a su oportuna comunicación entre
alimentación, actualización, depuración, integridad, dependencias al interior de
consolidación etc., existiendo debilidades en la comunicación la entidad
entre dependencias al interior de la entidad.
La Dirección de Infraestructura creará 3) destinar un funcionario para Memorando
lograr unificar la información que
mecanismos de control y seguimiento que que identifique y unifique la designando
maneja la dependencia a través 1 25-Aug-08 31-Dec-09 70 1 100% 70 70 70
permitan la unificación de la información información que llega y sale de la funcionario
de cada uno de los grupos
que maneja la dependencia dependencia responsable
La Dirección Territorial, no cuenta con espacios adecuados Reiterar los conocimientos

para el cumplimiento de su función Archivística, por Como acción preventiva para todas las trasmitidos en las diferentes
Lo anterior por deficiencia Generando ineficiencia en
deficiencias de planeación en los procesos de gestión dependencias, elaborar un manual de capacitaciones y estandarizar Elaborar y difundir Manual de
de planeación, en los la gestión documental e
institucional, generando ineficiencia en la gestión documental. Organización de Archivos de Gestión y de conceptos acordes con la Organización de Archivos de Manual 100% 1-Aug-08 30-Jun-09 48 100% 100% 48 48 48
procesos de gestión incumplimiento la
Transferencias Documentales al Archivo Normatividad Vigente y gestión y de Transferencias
• Hallazgo institucional. normatividad vigente.
Central recomendaciones del Archivo
135.
General de la Nación
Gestión
documenta
1601003
l (Huila-
Sucre- Los expedientes manejados por esta territorial no se
Valle). encuentran identificados ni poseen inventario descriptivo, al
Proyecto de remodelación para las áreas Adecuar los depósitos de
igual que los informes mensuales sobre los fondos de
de archivo, para determinar archivo de acuerdo con la
reposición, y otros documentos; debido a la falta de control y Área física del
mantenimiento o cambios en la normatividad vigente, que Áreas de archivo adecuadas 3 1-Aug-08 30-Jun-09 48 3 100% 48 48 48
seguimiento por parte del funcionario del archivo en la archivo
infraestructura de los sistemas de archivo permita la adecuada
territorial, lo que trae como consecuencia no poder identificar
y mejoras de seguridad. conservación documental.
de manera oportuna de que trata el expediente y su contenido.
• Hallazgo
La Dirección Territorial, no ha resuelto el inconveniente técnico De acuerdo con la bitácora de servicio del
136. Lo que pueden generar
de impresión para el Sistema de Recaudo de Especies Lo anterior por contratista que atiende el sistema Galeón, Resolver los inconvenientes
Deficiencia riesgos a la administración Deshabilitar la opción de
Venales, SIREV, el cual no cuenta con soluciones definitivas deficiencias en el sistema se debe deshabilitar por software la técnico presentados en el Opción de
s en los en confiabilidad de su selección múltiple de impresora
2202001 por parte del Nivel Central ante las distintas solicitudes de la de información y en la falta opción de la búsqueda automática de sistema de impresión para el impresión 1 1-Oct-08 30-Nov-08 9 1 100% 9 9 9
sistemas información y por ende en para cada uno de los ursuarios
Dirección Territorial. También se presentan riesgos para la de eficiencia tècnica por impresoras de red. También se Sistema de Recaudo de deshabilitada
de la calidad y oportunidad de del sistema
seguridad de la información, debido a que no existen parte de la administraciçon implementará mejoras en cuanto a la Especies Venales
informació sus productos.
contraseñas de seguridad para acceder a esta aplicación. seguridad de acceso como la llave digital.
n (Huila).
Software
Ajuste del SOFTWARE 1 1-Aug-08 31-Dec-08 22 1 100% 22 22 22
parametrizado
• Hallazgo En las oficinas de Sincelejo no se cuenta con un software de

137. correspondencia, que permita de manera oportuna consultar la Dotar de un sistema en
Implementación del Software de gestión
Software información recibida y despachada día a día. Lo anterior, ambiente WEB que permita el
Documental denominado ORFEO en
de debido a la falta de gestión conjunta por parte de la territorial y control documental en las
Planta Central y en las Direcciones
Correspon el nivel central de la entidad, por lo que se dificulta la gestión y dependencias de planta central
Territoriales
dencia. seguimiento de los procedimientos a desarrollar con base en y las Direcciones Territoriales
(Sucre) los radicados.
SI NO OBSERVACION
• Hallazgo En las oficinas de Sincelejo no se cuenta con un software de

137. correspondencia, que permita de manera oportuna consultar la Dotar de un sistema en
Implementación del Software de gestión
Software información recibida y despachada día a día. Lo anterior, ambiente WEB que permita el
Documental denominado ORFEO en Capacitación a funcionarios de Capacitación
de debido a la falta de gestión conjunta por parte de la territorial y control documental en las 1 1-Sep-08 30-Nov-08 13 1 100% 13 13 13
Planta Central y en las Direcciones las Direcciones Territoriales General
Correspon el nivel central de la entidad, por lo que se dificulta la gestión y dependencias de planta central
Territoriales
dencia. seguimiento de los procedimientos a desarrollar con base en y las Direcciones Territoriales
(Sucre) los radicados.
Ajuste técnico de conectividad,

comunicaciones y capacidad de
servidores para la puesta en Ajuste técnico 100% 1-Aug-08 30-Jun-09 48 100% 100% 48 48 48
producción en Planta Central y
Direcciones Territoriales
Hallazgo
138. La dirección no cuenta con planes y procedimientos de Se elaborará un Plan de Contingencia
Llevar a cabo la contratación de
Planes de contingencia en informática que de forma oportuna, le permitan para mejorar el servicio de GALEON. La Aumentar el tiempo operativo del
mecanismos de conexión a Proceso de
contingenci 2202002 garantizar la prestación del servicio en el momento en que falle plataforma está implementada única y sistema de información 1 1-Nov-08 30-Apr-09 26 1 100% 26 26 26
internet alternos para contratación
a la red. Esto en razón a deficiencias en los mecanismos de exclusivamente para la operación de las territorial.
contingencia.
informática control y seguimiento que generan riesgos a la administración. Direcciones Territoriales
. (Huila)
Realizar la implementación del MECI en

la Oficina de Sincelejo de la Dirección
Territorial Córdoba-Sucre.
Se pudo establecer que a pesar que el Ministerio de Transporte

• Hallazgo
a nivel Nacional se encuentra en proceso de implementación Conforme el cronograma establecido
139.
del MECI, en la Dirección Territorial de Córdoba-Sucre aún no para la implementación del SGC y MECI 1.Realizar dos visitas de
Avance
se ha iniciado dicho proceso. Lo anterior, debido a la falta de en las Direcciones Territoriales, se Culminar la implementación del conceptualización e
implement Visitas de
directrices por parte del nivel central de la entidad y de culminó la implementación en la Oficina MECI en la Dirección Territorial implementación del SGC y MECI 2 1-Aug-08 30-Oct-08 13 2 100% 13 13 13
ación implementación
iniciativa de la Territorial, lo cual afecta la implementación en la de Montería a través de dos visitas Córdoba-Sucre. en la Dirección Territorial
MECI.
oportunidad y calidad esperados a nivel de toda la realizadas del 07 al 09 de mayo de 2008 Córdoba-Sucre.
(Córdoba y
organización, perturbando el desarrollo de su gestión para el y del 08 al 10 de julio de 2008; para el
Sucre)
logro de sus objetivos y metas. tercer trimestre de 2008 se culminará la
implementación del SGC en la Territorial
Córdoba – Sucre brindando las
capacitaciones correspondientes en la
Oficina de Sincelejo.
Curso de capacitación en el
Departamento de Bolivar, donde
se congregará todo el personal Capacitación 1 24-Sep-08 28-Sep-08 1 1 100% 1 1 1
de las Inspecciones Fluviales por
• Hallazgo Los funcionarios de la Dirección Territorial no cuentan con un Lo cual conlleva a que no cuatro días.
En concordancia con la Resolución 1229 Mejorar los competencias
142. programa de capacitación permanente que les permita se fortalezca el capital
de 2008 el Ministerio de Transporte laborales de los funcionarios
Programas perfeccionar sus conocimientos administrativos y Faltan políticas humano y al
1504001 capacitará al personal en materia de para elevar la eficiencia y
de fortalecimiento institucional, de acuerdo a las funciones que institucionales, incumplimiento de los
Transporte, Tránsito e Infraestructura y eficacia de su gestión y la de la
capacitació desempeñan, por falta de política institucional, lo cual conlleva criterios legales vigentes
procesos de gestión administrativa. entidad.
n. (Huila) a que no se fortalezca el capital humano. para la materia. Curso de capacitación en el
Departamento de Antioquia
donde se congregará todo el Capacitación 1 10-Sep-08 14-Sep-08 1 1 100% 1 1 1
personal de las Direcciones
Territoriales por cuatro días
En Sincelejo se encuentran en operación sillas en mal estado,

debido a la falta de gestión por parte de la territorial para
garantizar la seguridad ergonómica y física de los funcionarios, Dentro de las acciones propias del
lo que puede traer como consecuencia problemas de salud programa de salud ocupacional se
• Hallazgo
como dolores de espalda, cuello y brazos y accidentes de gestionó la compra de las sillas Prevenir posibles enfermedades Gestión Administrativa
143. Salud
trabajo. ergonómicas. Igualmente se viene profesionales por el uso de sillas informando al área competente Mejoras físicas y
ocupaciona 1 1-Jul-08 30-Jun-09 52 1 100% 52 52 52
gestionado con el Grupo de Servicios inadecuadas y por la falta de las necesidades y la urgencia de adquisición de sillas
l. (Sucre)
Así mismo, se observó que la Oficina de Sincelejo del Generales la suscripción de un contrato agua potable en los baños realizar estas mejoras.
Ministerio de Transporte no cuenta con agua en sus baterías de arreglos locativos para que la batería
de lavamanos y sanitarios, lo cual puede derivar en problemas de baños cuente con agua potable.
de salubridad a los funcionarios y usuarios de esta oficina.
• Hallazgo
159. La Resolución 3000 de 2002 establece la aplicabilidad para los
Estadística avances informáticos que permitan la inmediata actualización y
s de revalidación de la información por los organismos de tránsito y Solicitar a las Terminales de Transporte, Consolidar cifras estadísticas del 1. Requerir a las autoridades de
organismo Direcciones Territoriales al Ministerio de Transporte. Sobre el las cifras relacionadas con el transporte transporte de pasajeros y Transporte el envío de las cifras Reporte de
s de 1201001 particular, se pudo establecer que la Dirección Territorial Huila de pasajeros por el territorio de la mercancías en la jurisdicción de de transporte de pasajeros. 2. Pasajeros 1 1-Jul-08 31-Dec-08 26 1 100% 26 26 26
tránsito y no cuenta con estadísticas de transporte para la región, jurisdicción de los Departamentos del los Departamentos del Huila y Consolidar cifras 3. movilizados
Direccione actualizadas de acuerdo a su función misional; situación que Huila y Caquetá. Caquetá. Elaborar reportes estadísticos
s puede derivar en deficiencias en su actividad misional para el
Territoriale cumplimiento de sus metas.
s.(Huila)
• Hallazgo Reporte de
Se solicitó a las entidades bancarias
160. Lograr que todos los pagos cantidad de
Se observó que en veinticuatro (24) comprobantes de pagos donde se realizan los pagos de las Garantizar que la totalidad de los
Inconsisten realizados en las entidades recaudos por
de planillas únicas de viaje ocasional por concepto de Especies Falta de control Interno en especies venales no delegadas, que pagos por concepto de especies
cias fechas Posible incumplimiento con bancarias por concepto de concepto de
Venales no Delegadas, la fecha de cancelación en la entidad la Territorial Atlántico con tengan mayor cuidado en el recaudo de venales no delegadas en la
límites de 1202100 las normas que rigen a la especies venales no delegadas, especies venales 1 1-Aug-08 30-Oct-08 13 1 100% 13 13 13
bancaria es posterior a la fecha límite de pago establecida por repecto a las especies pagos con la factura vencida. Oficios MT- Dirección Territorial Atlántico se
pago de Entidad. se realicen dentro de la fecha no delegadas
el Ministerio de Transporte, incumpliendo con lo establecido en venales no delegadas 0208-2-0584 y 0585 enviados a realicen dentro de la fecha límite
especies límite de pago estipulada en la realizados dentro
el artículo 5º literal c) de la Resolución 0200 de 2004. Bancolombia y Banco Popular de pago.
venales. - factura. de la fecha límite
respectivamente.
Atlántico- de pago.
SI NO OBSERVACION
Totalidad de
La Contraloría General de la República, determinó que los Se solicitó al Organismo de Tránsito de
• Hallazgo Que todos los vehículos que vehículos
vehículos con placas QHN 550 y QHN716-QHN 696 con Barranquilla, proceder a inmovilizar los
165. Lograr que en el Departamento prestan servicio de enseñanza dedicados a la
logotipo de las escuelas de Enseñanza , no cuentan con vehículos que se encuentren prestando
Vehículos Poco control por parte del Posible expedición de del Atlántico, no presten automovilística en el enseñanza
Tarjeta de Servicio para operar como vehículos de enseñanza servicios de enseñanza automovilística,
sin Tarjeta 1202100 Ministerio de Transporte a certificados sin llenos de servicios de enseñanza Departamento del Atlántico automovilística, con 100% 1-Aug-08 30-Oct-08 13 100% 100% 13 13 13
automovilística. Lo anterior viola presuntamente lo preceptuado sin su respectiva tarjeta de servicio
de la requisitos de las CEA los requisitos legales automovilística vehículos sin la cuenten con la respectiva tarjeta tarjeta de servicio
en el artículo 17 del Acuerdo 0051 de 1993. expedida por la Dirección Territorial del
Servicio.- debida autorización. de servicio expedida por la expedida por el
Ministerio de Transporte. Oficio MT-0208-
Atlántico- Dirección Territorial. Ministerio de
2-0588 de mayo 28 de 2008.
Transporte.
En las carpetas de las escuelas de enseñanza automovilística,

se observaron las siguientes inconsistencias referentes a las
El vehiculo fué desvinculado de
licencias de tránsito de los siguientes vehículos:
inmediato. Previa verificación de la
Vehículo de Placas EUT 049 aparece como propietario una
falsedad de la Licencia de Tránsito del
persona jurídica, identificada con el Nit No. 72.041.212-2; y en
vehículo de placas EUT-049, aportada
el reporte que envía el Instituto Departamental de Transporte y
por el CEA, se denuncirá el hecho ante
Tránsito (IDTTA) de la tradición de vehículos consta que el
las autoridades competentes.
actual propietario de este vehículo es la escuela con Nit No. Totalidad de
Se comunicó
32.778.901-7, cuya última actualización fue el 19 de diciembre vehículos
• Hallazgo a los CEA que tienen inconsistencias en Lograr que en el Departamento Que todos los vehículos que
de 2002. Esta inconsistencia también está relacionada con la dedicados a la
166. sus licencias de tránsito para que las del Atlántico, no se presenten prestan servicio de enseñanza
tarjeta de servicio (No. 012699) de este vehículo, en el que Poco control por parte del Posible expedición de enseñanza
Licencia de subsanen a la mayor brevedad. Oficio inconsistencias y falsedades en automovilística en el
1202100 aparece como propietario otra persona jurídica diferente a la Ministerio de Transporte a certificados sin llenos de automovilística, con 100% 1-Aug-08 30-Aug-08 4 100% 100% 4 4 4
Tránsito de MT-0208-2-0587 de mayo 28 de 2008. los documentos de los vehículos Departamento del Atlántico
primera Escuela de Enseñanza Automovilística; lo cual viola lo la requisitos de las CEA los requisitos legales sus documentos en
los Una dedicados al servicio de posean todos sus documentos
establecido en el parágrafo 3 del artículo 9 del Acuerdo 00051 regla y de acuerdo
Vehículos vez entre en funcionamiento el Registro enseñanza automovilística. sin inconsistencias o falsedades.
de octubre de 1.993, que indica que “los vehículos en que se a las normas
-Atlántico- Unico Nacional de Tránsito - RUNT, será
impartirá la instrucción, deberá figurar a nombre de la escuela vigentes.
imposible que se presente este tipo de
de enseñanza automovilística cuando esté constituida como
falsedades e inconsistencias en lo
persona jurídica, o a nombre del propietario del establecimiento
relacionado con licencias de tránsito de
comercial debidamente registrado en la cámara de comercio
vehículos, para cualquier trámite que sus
respectiva cuando se trate de persona natural o a nombre de la
propietarios deseen realizar.
compañía de Leasing, cuando se trate de arrendamiento
financiero”
Analizada la base de datos de la jurisdicción Sincelejo, se

observó que la Empresa transportadora INSTRANSCHOCHO,
• Hallazgo figura registrada con un (1) cupo, cuando realmente cuenta con 1. Verificar capacidad asignada
167. Base 14 vehículos operando. Además, esta cifra es inferior a su Lograr que la capacidad Vs. capacidad utilizada
Ajustar la capacidad transportadora
de datos capacidad mínima establecida por el Ministerio que es de 18. transportadora de las empresas 2. Confrontar capacidad Capacida
asignada a la empresa
de Esta situación se presenta debido a la falta de seguimiento por de transporte de pasajeros de la utilizada con tarjetas de transportadora 100% 1-Aug-08 30-Oct-08 13 100% 100% 13 13 13
INSTRANSCHOCHO a la realmente
capacidad parte de la Dirección Territorial respecto a la capacidad Jurisdicción de Sucre se Operación Expedidas 3. ajustada
utilizada
transportad transportadora, lo que impide que se pueda ejercer un encuentra ajustada a la utilizada Ajustar capacidad asignada Vs.
ora.-Sucre- adecuado control respecto a las capacidades máxima y Utilizada
mínima permitida y afecta la efectiva prestación del servicio de
transporte prestado a la comunidad.
Los Decretos 171 y 174 de 2001 y la guía de trámites,

establecen los requisitos para las tarjetas de operación; sin
• Hallazgo embargo los vehículos que se relacionan en el cuadro adjunto
168. tienen su tarjeta de operación vencida y no han sido requeridos Solicitar a la empresa la renovación de Vehículos de transporte público Solicitar a la empresa vinculante
Tarjetas de por la Dirección Territorial. Lo anterior debido a la falta de las tarjetas de operación vencidas o la de pasajeros con documentos la renovación o desvinculación de Documento 1 1-Aug-08 30-Oct-08 13 1 100% 13 13 13
Operación. seguimiento y control respecto a la vigencia de las tarjetas de desvinculación de los vehículos expedidos legalmente los vehículos relacionados
-Sucre- operación con que se movilizan los vehículos, lo que trae como
consecuencia que los mismos estén en los corredores sin
ningún control técnico y legal que lo regule.
• Hallazgo Se observó que durante la vigencia 2007 fueron anuladas un

169. total de 108 tarjetas de operación, correspondientes al 16% del Implementar la utilización de los
Elaborar y expedir las especies venales a Reducir la anulación de
Tarjetas de total de las tarjetas expedidas en este periodo; Esta situación sistemas para la impresión de las
través de los aplicativos informáticos especies venales expedidas por Procedimiento 1 1-Aug-08 30-Oct-08 13 1 100% 13 13 13
operación obedece a fallas en la elaboración del documento (tachones y tarjetas de operación de la
suministrados por Planta Central la territorial
Anuladas. - enmendaduras), que generan desgaste administrativo de territorial
Sucre- recursos físicos y humanos.
El artículo 25 del decreto 171 Determinación de las

necesidades de movilización establece que: “Para el efecto, la
Comisión de Regulación de Transporte señalará los
·
parámetros y condiciones generales bajo las cuales se deben
Hallazgo
adelantar los estudios que permitan determinar la existencia de
170. Realizar estudios para determinar las Contar con información Desarrollar estudios de oferta y
demanda insatisfecha de movilización”. Sin embargo, el
Asignación demandas insatisfechas de movilización actualizada sobre demanda demanda de corredores de Documento 1 1-Aug-08 31-Dec-09 74 1 100% 74 74 74
Ministerio no ha realizado un estudio técnico para determinar la
Rutas y de pasajeros por carretera insatisfecha de movilización transporte
oferta y demanda actuales en los distintos corredores que
horarios.-
cubren las empresas con sede en los departamentos de Sucre
Sucre-
y Córdoba. Lo anterior, debido a la falta de gestión por parte de
la territorial, que no permite detectar si existen rutas y horarios
suficientes para la movilización de la comunidad.
La ley 105 de 1993 el parágrafo 1 articulo 6° regula el tema

sobre los fondos de reposición y determina la vigilancia que
debe tener el Ministerio de Transporte sobre estos fondos y por
otra parte asigna la función de mantener actualizado el sistema
de información estipulado en el numeral 17.8 artículo 17 del Diagnóstico, diseño de
• Hallazgo Contar con información
decreto 2053 de 2003. Sin embargo, de las 12 empresas de Implementar Sistema de Información Estructura de información, Sistema de
171. actualizada de los fondos de
servicio público por carretera que están obligadas a rendir centralizado de fondos de reposición de Adopción estructura de información
Fondos de reposición de transporte 100% 1-Aug-08 31-Dec-09 74 100% 100% 74 74 74
informes sobre el Fondo de Reposición a la Dirección transporte de pasajeros intermunicipal y información e Implementación implementado al
Reposición intermunicipal de pasajeros y
Territorial de Córdoba- Sucre, jurisdicción Sincelejo, sólo especial sistema de Fondos de 100%
. -Sucre- especial
cuatro (4) han rendido dichos informes, debido a la falta de Reposición
seguimiento por parte de la entidad, lo que puede traer como
consecuencia riesgos por falta de recursos necesarios para la
renovación o reposición del parque automotor de las empresas
transportadoras.
SI NO OBSERVACION
La ley 105 de 1993 el parágrafo 1 articulo 6° que regula el tema

sobre los fondos de reposición y determina la vigilancia que
debe tener el Ministerio sobre estos fondos y en atención a la
• Hallazgo función de mantener actualizado el sistema de información Diagnóstico, diseño de
Contar con información
172. Base estipulado en el numeral 17.8 artículo 17 del decreto 2053 de Implementar Sistema de Información Estructura de información, Sistema de
actualizada de los fondos de
de Datos 2003. Sin embargo, la entidad no tiene actualizada la centralizado de fondos de reposición de Adopción estructura de información
reposición de transporte 100% 1-Aug-08 31-Dec-09 74 100% 100% 74 74 74
Fondos de información sobre los fondos de reposición de las diferentes transporte de pasajeros intermunicipal y información e Implementación implementado al
intermunicipal de pasajeros y
Reposición empresas de Servicio Público de transporte de pasajeros, especial sistema de Fondos de 100%
especial
. -Sucre- debido a la falta de seguimiento por parte de la misma, lo que Reposición
no permite tener con certeza una base de datos que sirva para
determinar los valores que en realidad posee cada vehículo de
cada empresa de servicio público en el fondo de reposición.
Instrucción a los abogados de las

• Hallazgo
Se pudo observar en algunas demandas en contra de la Direcciones Territoriales que tiene a su Poseer evidencia del
180.
entidad, que no existe evidencia de defensa técnica por parte cargo procesos judiciales para que lleven seguimiento y control de los
Demandas
del abogado asignado durante periodos de 2 y 3 años, debido y actualicen permanentemente en un procesos judiciales que se llevan Envio memorando circular a
en contra 1401100 Memo 1 1-Aug-08 30-Sep-08 9 1 100% 9 9 9
a una presunta falta de diligencia de la entidad en el cuadro de control las actuaciones en cada una de las Direcciones Direcciones Territoriales
de la
seguimiento y control de estos procesos, lo que incrementaría realizadas, y se reporte periodicamente Territoriales del Ministerio de
entidad
el riesgo de que los fallos sean condenatorios para la entidad. al Grupo de Defensa Judicial de la Oficina Transporte.
(Sucre)
Asesora Jurídica dicha información.
En el Ministerio de Transporte - jurisdicción Sincelejo existen

bienes obsoletos por valor de $4.7 Millones que no han sido
dados de baja, debido a la falta de una efectiva gestión de la
• Hallazgo 1. Elaborar acta de baja de
territorial respecto al nivel central y la falta de acciones por
189 bienes obsoletos 2.
parte de la oficina de control interno en Bogotá, lo que genera
Sobreestim Someter al Comité respectivo la
que los Estados Contables en el Nivel central estén Descargar y procurar la disposición o Depurar los inventarios de Inventario de
ación de disposiciòn o remate de los
sobreestimados en ese mismo valor. remate de los bienes obsoletos del bienes del Ministerio de devolutivos 1 1-Aug-08 30-Apr-09 39 1 100% 39 39 39
Activos bienes obsoletos de la territorial.
inventario de la Territorial. Transporte ajustado
(Sucre) 3. Procurar la disposición o
El hecho de que no se informará por parte de la territorial sobre
remate de los bienes obsoletos
los bienes obsoletos, evidencia una vez más la falta de control
de la territorial
del nivel central, sobre los bienes de las Direcciones
Territoriales.
Los funcionarios de la Dirección Territorial de Córdoba-Sucre,

jurisdicción Sincelejo, no poseen acta donde se le asigna de 1.Solicitar a Planta central el
• Hallazgo manera específica los bienes muebles a su cargo, debido a la inventario de bienes por
190. Acta falta de una efectiva gestión de la territorial respecto al nivel Entregar a cada funcionario de la funcionario 2.Actualizar Inventario de
de Bienes central y la falta de acciones por parte de la Oficina de Control Territorial Córdoba-Sucre el inventario de Funcionarios informados inventarios 3. devolutivos 1 1-Aug-08 30-Nov-08 17 1 100% 17 17 17
Devolutivo Interno en Bogotá respecto a recursos físicos, lo que puede los bienes a su cargo Entregar a cada funcionario de la ajustado
s (Sucre) traer como consecuencia que ante el reemplazo o pérdida de territorial, acta de bienes
estos bienes no se pueda imputar responsabilidad alguna a un depurada
funcionario.
AUDITORIA ESPECIAL SOBRE TASA A LA GASOLINA Y ESPECIES VENALES
Realizado el análisis del pago de los intereses que reconoce la

Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional al
debido a que la liquidación
Ministerio de Transporte, por el préstamo concedido de Establecer si existe diferencia en
de los intereses para Solicitar al Tesoro Nacional revisión a la Oficio a la Dirección General de
$20.000 millones, y de acuerdo a lo estipulado en el pagaré se presenta una diferencia la liquidación de los intereses
algunos meses, no se liquidación de los intereses y el pago de Crédito Público y del Tesoro La meta se cumplio en el 2008, se reiterara la revision del monto
2 1704004 No. 001 del 11 de septiembre de 2006, se presenta una de $30.4 millones a favor efectuada por la DGCPTN, y la Oficio 1 1-ene-2009 30-jul-2009 30 1 100% 30 30 30
realizó con la tasa de los ajustes a favor del F.S.S.G. de Nacional solicitándole el pago de de los intereses liquidados.
diferencia de los $ 30,4 millones a favor del Fondo de Subsidio del Fondo de Subsidio realizada por la C.G.R., y hacer
referencia del IPC del mes acuerdo con la liquidación de la C.G.R. intereses a favor del F.S.S.G.G
debido a que la liquidación de los intereses para algunos los ajustes a que haya lugar.
vencido
meses, no se realizó con la tasa de referencia del IPC del mes
vencido.
Se observa que algunos

mayoristas no envían el
reporte de la totalidad de
El Saldo de la Cartera del Fondo de subsidio de la sobretasa a los ingresos, tales como:
la gasolina que a Julio del 2008 ascendía a $2.139 millones, Zapata y Velásquez S.A.
presenta incertidumbre, por cuanto el Grupo de Ingresos y en el Departamento de
Se remitieron 20 oficios a los Distribuiodores mayoristas en el
Cartera no cuenta en su totalidad con la información de por cuanto el Grupo de Antioquia, Petróleos del
Solicitar a los distribuidores mayoristas, Oficio a distribuidores mayoristas año 2009 solicitando el reporte oportuno de la información, los
recaudo por sobretasa y lo correspondiente al fondo de Ingresos y Cartera no Milenio CI en los
oportunidad en la información y en los solicitando envio de la cuales se han reiterado en la vigencia 2010. A partir de la
subsidio. Se observa que algunos mayoristas no envían el cuenta en su totalidad con Departamentos de Arauca, Contar con la información
casos que sea necesario elaborar las información completa y oportuna solicitud se vienen recibiendo los informes mensualmente y
5 1701007 reporte de la totalidad de los ingresos, tales como : Zapata y la información de recaudo Santander y Meta y completa y oportuna relacionada Oficios 15 1-ene-2009 28-feb-2010 60 15 100% 60 60 60
cuentas de cobro a los departamentos y de la Sobretasa a la Gasolina en semstralmente, de los cuales se han recibido màs de 150
Velásquez S.A. en el Departamento de Antioquia; Petróleos por sobretasa y lo Petrobrás en el con los recursos del FSSG.
conciliar semestralmente con el informe todos los departamentos en los radicados y multiples correos electrónicos. Se adjunta relación
del Milenio CI, en los Departamentos de Arauc, Santander y correspondiente al fondo Departamento del Quindío,
suministrado por los departamentos que operen. de numeros de radicación tanto de la solicitud como de las
Meta; y Petrobrás en el Departamento de Quindio, entre otros; de subsidio. entre otros; razón por la
respuestas.
razón por la cual, se elaboran y se causan las cuentas por cual, se elaboran y se
cobrar sin incluir estos valores, con lo cual se genera causan las cuentas por
diferencias a favor de los Departamentos. cobrar sin incluir estos
valores, con lo cual se
generan diferencias a favor
de los Departamentos.
Esta situación ha permitido

Trascurrido seis (6) años de la expedición del Decreto 1609 del que se estén entregando
31 de julio de 2002, el Ministerio de Transporte aún no ha los Registros de
reglamentado la Tarjeta de Registro Nacional para el Transporte de
Transporte de Mercancías Peligrosas, tal como lo estipula el no obstante que el artículo Combustible, Gas Natural
artículo 60; no obstante que el artículo 61 del mencionado 61 del mencionado Comprimido (GNC) y Gas
decreto, estableció el término de seis (6) meses para comenzar decreto, estableció el Licuado de Petróleo (GLP); Establecer los requisitos y
a regir, término dentro del cual el Ministerio de Transporte término de seis (6) meses sin el cumplimiento total de Expedir la reglamentación de la Tarjeta procedimiento para la Actualizar requerimientos para
Resolución
18 1201001 debería haber reglamentado lo pertinente. Esta situación ha para comenzar a regir, los requisitos de la norma de Registro Nacional para Transporte de expedición de la Tarjeta del expedición de trámites y especies 1 15-Jan-09 30-Jun-09 24 0 0% 0 0 24
Expedida
permitido que se estén entregando los Registros de Transporte término dentro del cual el superior, los cuales deben Mercancías Peligrosas Registro Nacional de venales
de Combustible, gas Natural Comprimido (GNC) y Gas Licuado Ministerio de Transporte cumplir las unidades de Mercancías Peligrosas
de Petróleo (GLP); sin el cumplimiento total de los requisitos de debería haber transporte que movilizan
la norma superior, los cuales deben cumplir las unidades de reglamentado lo pertinente mercancías peligrosas,
transporte que movilizan mercancías peligrosas, para proponer para proponer por
por condiciones seguras y dar cumplimiento a estándares condiciones seguras y dar
internacionales. cumplimiento a estándares
internacionales.
Hallazgo hallazgo • En el numeral 24.1.8 de de ejecución las metas Vencidas metas
la cláusula Veinticuatro del de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
contrato, se establece que SI NO OBSERVACION
se causarán multas por no
prestar los servicios
mínimos establecidos en el
numeral 6.1 del Anexo B
lo que puede generar que
Según el literal A del artículo 10 del Decreto 1609 del 31 de sobre condiciones de
las revisiones no estén
julio de 2002, la certificación de aprobación técnica de los operación. Revisado este
acorde con los
vehículos que transporten GNC y GLP deberá ser expedida numeral en el anexo, se
lineamientos estipulados
por personal idóneo acreditado por la Superintendencia de observa que el contenido
Sin embargo, el Ministerio en el Sistema Nacional de
Industria y Comercio. Sin embargo, el Ministerio de Transporte del mismo se refiere al Actualizar requerimientos para
de Transporte no ha hecho Normalización, Establecer los requisitos y Resolución
20 1201100 no ha hecho exigible la certificación en los téerminos objetivo general de las Expedir la reglamentación en la materia expedición de trámites y especies 1 15-Jan-09 31-Dec-09 50 0 0% 0 0 50
exigible la certificación en Certificación y Metrología, procedimientos Expedida
establecidos, lo que puede generar que las revisiones no estén estrategias de capacitación venales
los términos establecidos, y que el transporte de
acorde con los lineamientos estipulados en el Sistema Nacional y no a las condiciones de
dichas sustancias
de Normalización, Certificación y metrología, y que el operación, como se
represente riesgo para la
transporte de dichas sustancias represente riesgo para la expresa en el numeral
población y el medio
población y el medio ambiente. mencionado.
ambiente.
• No es concordante lo
estipulado en el último
párrafo, de la cláusula
Decimo Séptima del VISITA ESPECIAL 2009 PROYECTO RUNT
contrato , con lo
efectivamente realizado,
por cuanto la aprobación
del informe final de la
etapa de planificación, fue
el 15 de abril de 2008 y la Se expedirá OTROSI que corrija tales
etapa de construcción situaciones.
inició el 1 de noviembre de Respecto al segundo acápite: En el
2007. contrato 033 de 2007, se establece, que
el Concesionario no podrá supeditar la
• No se estipuló el tiempo continuación de las actividades
en que el Ministerio planeadas, al agotamiento del
debería migrar la procedimiento establecido en la Cláusula
información histórica, Décima Séptima - relacionado con los
generada por las informes de las fases y etapas
Direcciones Territoriales, la ejecutadas.
Las anteriores situaciones
Dirección de Transporte y Frente al cuarto acápite se requerirá al
impiden la efectividad de
Hallazgo 1 Inconsistencias del contrato 033 de 2007 Tránsito con sus dos CONCESIONARIO para que allegue a la
las acciones que se tomen
(Administrativo) Se subdirecciones. Subidrección Administrativa y Financiera Otrosí suscrito por
para el cumplimento del
presentan algunas inconsistencias, respecto al alcance de una relación de los bienes de la cocesión Dar claridad al clausulado Expedición de otrosí al contrato las partes del
1 1404001 contrato en los aspectos 1 12-Feb-10 1-Apr-10 7 1 100% 7 7 7
algunas cláusulas estipuladas en el contrato de concesión No. • No se estipuló el plazo cada seis meses, un informe en enero y contractual. 033 de 2007. contrato 033 de
tratados y pueden afectar
033 de 2007, así: para que el concesionario otro en junio, en cumplimiento de la 2007.
desfavorablemente la
presentara el inventario cláusula décima, numeral 10.8.17.
operación del sistema
semestral de todos los Al quinto acápite se fijaran las fechas
RUNT.
bienes que hacen parte del específicas respecto de los compromisos
sistema de información del futuros.
RUNT, señalado en el En relación con el último acápite, se
numeral 10.8.17 del informa que tanto en el contrato 033 de
contrato. 2007, como en el OTROSI No. 5 al citado
contrato se establece "3.2.2 Segunda
• Se indican plazos Etapa: Deberá terminar antes de la
distintos para el finalización del mes veintinueve (29)
cumplimiento de una contado a partir de la suscripción del acta
misma obligación, tal es el de inicio de ejecución del contrato", es
caso de la expedición del decir hay una fecha cierta y definida.
acto administrativo por
parte del Ministerio, por
medio del cual se fijan las
condiciones de las normas
técnicas, tecnológicas y de
operación; toda vez que en
las definiciones descritas
Posteriormente,
en los numeralesla 12 Entidad
y 13
lo cual genera que:
mediante Otrosíprimera,
de la cláusula No. 5 de se
• A la fecha el
16 de junioque
establece de estos
2009, actos
avaló
concesionario no haya
este incumplimiento
deberían expedirse una
realizado la inversión Una vez se sancione el proyecto de ley
contractual,
vez finalizada al incluir
la Fase en de
su
correspondiente, lo cual número 12 de 2006, Cámara y 087 de
cláusula Tercera
Construcción; que “…el
mientras que
afecta el modelo financiero 2007 Senado "Por la cual se reforma la
suministro (de
en el párrafo tercero las
del
en aproximadamente Ley 769 de 2002 (Código Nacional de
impresoras)
literal x de se la suspende
cláusula
$2.606,13 millones . Tránsito) y se dictan otras disposiciones",
hasta
tercera tanto
numeral el Ministerio
3.2.1, se
• El Sistema RUNT entre el que establece nuevas condiciones de
defina
estipulóla tecnología
que y el
debería
Hallazgo 2 Suministro de Impresoras (Disciplinario) El en operación sin las seguridad para la licencia de tránsito, el
material
expedirse de dentrola de nueva
los
concesionario de manera inconsulta, unilateral y impresoras acordes con Ministerio de Transporte procederá a Suministrar las impresoras que
licencia
doce de(12)conducciónmeses y
desconociendo lo estipulado en el numeral anteriormente las fichas técnicas, hacer los estudios necesarios para tecnológicamente cumplen con
de tránsito”a ela indicar
siguientes que
suscripción
mencionado, adquirió y suministró a los Organismos de adoptadas mediante establecer las nuevas fichas técnicas de los requerimientos de las nuevas
las
del impresoras
Acta de adquiridas
inicio de
2 1202002 Tránsito, 230 impresoras para licencias, con anterioridad a la resoluciones 1307 del 3 de las licencias de conducción y de tránsito, fichas técnicas de las licencias Elaboración del estudio técnico. Estudio técnico. 1 28-Feb-10 28-Feb-11 52 1 100% 52 52 52
por el concesionario
ejecución del contrato.serán
expedición y adopción de las fichas técnicas para las licencias abril y 1940 de mayo 19 de luego se expedirá la resolución pertinente de conducción y de tránsito que
utilizadas para la
de conducción y de tránsito, las cuales no cumplen con las 2009. en la que se determinen las condiciones en tal sentido defina el Ministerio
expedición de los
• No se describe en el demás
características adoptadas en dichas fichas en lo relativo al • Se afecte la prestación técnicas de las licencias y por ende de la de Transporte
certificados
contrato ni en y los
documentos
otrosíes,
material a utilizar. del servicio en los tecnología de impresión que se exigirá al
generados
la fecha de porentrada
el RUNT; en
Organismos de Tránsito concesionario debe entregar.
condicionando
operación de los cuatro (4) el
que no puedan adquirir la
cumplimiento
últimos registros.de esta
impresora.
obligación, en hechos
• Se genere presuntamente
futuros o normas que no
incumplimiento al numeral
existen, los cuales no
1 del artículo 4 de la Ley
pueden ser aplicados
80.
como sustento legal ,
Hallazgo 3 Cumplimento de obligaciones (Administrativo) El Ministerio de Transporte requerira

por cuanto se encuentran lo cual impide efectuar una formalmente a la Concesión RUNT S.A.,
Se observa incumplimiento por parte del concesionario frente a sin respuesta algunos vigilancia integral proyecto para que evidencie las respuestas dadas
lo establecido en el numeral 10.8.4 de la cláusula decima del requerimientos hechos por y conceptuar de manera a la Interventoría sobre los temas que han Oficio suscrito por
Cumplimiento de la obligación Expedición del oficio
3 1404004 contrato de concesión, en lo relativo a cooperar con el la interventoria al eficiente, sobre el sido requeridos por esta. parte del Ministerio. 1 12-Feb-10 12-Mar-10 4 1 100% 4 4 4
contractual
interventor, para que realicen el análisis e inspección del concesionario, desde cumplimento de las
proyecto, noviembre de 2008 hasta obligaciones del
julio de 2009; concesionario.
SI NO OBSERVACION
por cuanto no se incluyen

todos los documentos que
soportan los registros.
Además, los estados
financieros no se pueden
interpretar de manera
adecuada, por no incluirse
dentro de éstos, las El Ministerio de Transporte requerirá a la
lo cual imposibilita hacer
explicaciones o Concesión RUNT S.A., para que adjunte
un diagnóstico detallado de
Hallazgo 4 Información del Concesionario (Administrativo) descripciones de los todos los soportes y notas explicativas
la situación financiera, Oficio suscrito por
hechos, que permitan necesarias para que permitan su debida Cumplimiento de la obligación Expedición del oficio
4 1404004 tendiente a permitir que el parte del Ministerio. 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
La información financiera que remite mensualmente el ampliar la información interpretación y diagnóstico. En el mismo contractual
Ministerio de Transporte
concesionario, no permite realizar un seguimiento efectivo, mostrada en dichos se requerirá al interventor para que sobre
efectúe los controles
estados; lo cual imposibilita estos documentos emita sus conceptos.
adecuados.
hacer un diagnóstico
detallado de la situación
financiera, tendiente a
permitir que el Ministerio
de Transporte efectúe los
controles adecuados.
En estas condiciones no
existe certeza sobre el Esta situación se
funcionamiento del sistema constituye en un
conforme a los incumplimiento frente a lo El Ministerio de Transporte requerirá
Hallazgo 5 Inicio Fase de Operación (Disciplinario)
requerimientos señalado en el inciso nuevamente al contratista y buscará el
establecidos, que permitan primero del numeral 3.3 del apoyo técnico con una institución Expedición del oficio de Suscripción del
Se dio inicio a la Fase de Operación, Actualización y Una adecuada prestación del
la debida prestación del parágrafo de la cláusula académica de primer nivel que apoye a la requerimiento y celebración del oficio y del contrato
5 1404100 Mantenimiento, sin contar con el acta de aceptación del servicio público del registro 2 12-Feb-10 1-Sep-10 29 2 100% 29 29 29
servicio público del RUNT, tercera del contrato de supervisión del contrato 082 de 2007 de contrato interadministrativo. interadministrativo.
Sistema de Información desarrollado e implementado durante RUNT.
máxime si la entidad concesión, además, de un interventoría, en el seguimiento a la
la primera etapa de la fase de construcción,
asevera que no tiene los presunto incumplimiento operación y mantenimiento del sistema
elementos necesarios para frente a lo estipulado en el RUNT.
poder afirmar sobre el numeral 1 del artículo 4 de
adecuado funcionamiento la Ley 80 de 1993.
del sistema .
Hallazgo 6 Autorización de Operación (Administrativo) con el fin de corroborar la El Ministerio de Transporte requerirá a la
calidad y seguridad de las Interventoría, con copia a la Concesión
Al respecto, no se Suscripción del
EL concesionario no ha expedido la autorización de operación condiciones del sistema RUNT S.A., las actas de autorización de
evidenció gestión por parte Cumplimiento de la obligación Expedición del oficio oficio por parte del
6 1404004 a aquellos organismos de tránsito que cumplan con las conforme lo estipula el los organismos de tránsito que 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
de la interventoría o de la contractual Ministerio.
Condiciones Técnicas, Tecnológicas y de Operación del Artículo Tercero de la cumplieron con las condiciones técnicas,
Entidad,
RUNT, conforme lo estipula el parágrafo del artículo 4 de la Resolución en mención. tecnológicas y de operación del sistema
Resolución 1552 de 23 abril de 2009. RUNT.
Hallazgo 7 Plan de Comunicaciones y Divulgación

(Disciplinario)
Si bien se evidencia en el plan de gestión del cambio una

impide que la Entidad El Ministerio de Transporte requerirá al
estrategia para la construcción e implantación del plan de lo cual indica que la
tenga certeza del interventor y a la Concesión RUNT S.A.,
comunicaciones y divulgación de las condiciones técnicas, de interventoría no ha dado un
cumplimiento de esta para que alleguen el plan de
operación y de los servicios que ofrecerá el RUNT, no se efectivo cumplimiento a lo Suscripción del
obligación. Con esta comunicaciones y divulgación de las
observa la elaboración de dicho plan por parte del estipulado en el literal “o” Cumplimiento de la obligación Expedición del oficio oficio por parte del
7 1404004 situación, se genera un condiciones técnicas de operación y de 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
concesionario, el cual debió ser aprobado por el Ministerio de del numeral 7.3 de la contractual Ministerio.
presunto incumplimiento de los servicios que ofrecerá el RUNT.
Transporte de acuerdo con lo señalado en el numeral 10.8.23 Cláusula Séptima del
lo estipulado en el numeral
de la Cláusula Décima del contrato. Además, en los informes contrato de interventoría
mensuales generados, no se evidencian aspectos relativos a la No. 082 de 2007,
80 de 1993.
inversión que debe realizar el concesionario en este plan, toda
vez que en los informes tanto del concesionario como del
interventor se limitan a describir la divulgación realizada, sin
mencionar los valores invertidos en cada actividad;
situación que puede

El Ministerio de Transporte requerirá al
derivar en la deficiente
Interventor y a la Concesión RUNT S.A.,
atención a los usuarios,
una relación de los organismos de
además de posibles
tránsito de nivel 1 y 2, indicando si dichos
toda vez que muchos de problemas en la fase de
entes territoriales estan conectados al
estos organismos en la operación por no haberse
Hallazgo 8 Falta de Kits adicionales (Administrativo) sistema RUNT.
actualidad cuentan con realizado las pruebas en Suscripción del
varias ventanillas de paralelo en el total de Cumplimiento de una obligación Expedición del oficio oficio por parte del
8 1202002 A escasos días del inicio de la operación del RUNT, se Una vez se reciba la información, el 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
atención y sedes equipos requeridos. Este legal Ministerio.
encontraban algunos Organismos de Tránsito de tipo 1 y 2, Ministerio de Transporte requerirá a
operativas, las cuales no hecho imposibilita la
que no habian logrado adquirir los Kits adicionales , dichos organismos, si han adquirido el
podrán ser habilitadas por instalación de los canales
hardware adicional necesario para la
falta de estos equipos y de comunicación y el
prestación de un servicio eficiente a los
elementos necesarios; adecuado funcionamiento
ciudadanos.
del KIT que le permite al
Organismo de Tránsito la
conectividad con el RUNT
Hallazgo 9 Tablas de Tarifas (Administrativo) lo que traería como

El Ministerio requerirá a los organismos
consecuencia que los
de tránsito para que suministren la
A Octubre de 2009, veintiún (21) Organismos de Tránsito, no usuarios no puedan Suscripción del
información pertinente a las tarifas. Es de
habían enviado al concesionario, las tablas de tarifas que se debido a la falta de gestión realizar los trámites Cumplimiento de una obligación Expedición del oficio oficio por parte del
9 1202002 anotar que al 31 de diciembre de 2009, 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
deben fijar por derechos de tránsito, correspondientes a por parte del Ministerio, pertinentes de estas legal Ministerio.
195 organismos de tránsito habían
licencias de conducción, licencias de tránsito y placa única especies venales en
interactuado con el sistema RUNT. (se
nacional; dichos organismos de
Adjunta relación)
tránsito.
SI NO OBSERVACION
El Ministerio de Transporte nuevamente

dará traslado a los organismos de control
Hallazgo 10 Envío de información (Administrativo)
pertinentes, la relación de los organismos
situación que generaría, de tránsito que han presentado un
No obstante de haberse emitido por parte del Ministerio de
que más de un 38% de los reiterado incumplimiento.
Transporte varias resoluciones, en las que establecían los
usuarios de estos Suscripción del
diferentes plazos para que los Organismos de Tránsito debido a la falta de gestión
registros, no puedan Igualmente, el Ministerio de Transporte Cumplimiento de una obligación Expedición del oficio oficio por parte del
10 1202002 enviaran la información, a septiembre de 2009, el 25% de éstos y exigencia por parte del 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
adelantar trámites requerirá a la Interventoria con copia a la legal Ministerio.
Organismos no habían reportado información del Registro Ministerio,
correspondientes. Concesión RUNT S.A., para que habilite
Nacional de Conductores – RNC y el 10% le correspondiente al
una funcionalidad en la plataforma RUNT,
Registro Nacional de Automotores –RNA. Además, del total de
que permita al organismo cargar
la información enviada, el 44% del RNC y el 32% del RNA fue
directamente la información histórica del
rechazada
RNA y del RNC, emitiéndose para ello la
respectiva reglamentación.
debido a la instalación
posterior por parte de la
Entidad de una puerta para
salida de emergencia, en el El Ministerio de Transporte a través de la
Hallazgo 11 Infraestructura eléctrica (Administrativo)
área de atención al público. Oficina Asesora de Informática adelantará
los cuales pueden derivar
Esta situación, denota las acciones necesarias para subsanarla.
La infraestructura eléctrica y cableado instalado por el en la ruptura de cables y Salvaguarda de los bienes
debilidades en la Contratación de la
11 1603002 Concesionario RUNT en la sede de la Dirección Territorial por ende pérdida de públicos y seguridad de las Adecuación 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
planeación y coordinación Es de aclarar que dichas actividades obra
Cundinamarca, en desarrollo del contrato 033 de 2007, información. personas
de actividades a cargo de fueron realizadas por el Minsiterio de
presenta debilidades como tomas de corriente que se
la Entidad, así como una Transprote y no por la Concesión RUNT
encuentran inactivas y cables por fuera de la canaleta,
débil participación de la S.A.
interventoría del contrato,
en la solución de este tipo
de problemas,
Sobre el particular se tiene

que el Ministerio no previó
las situaciones propias de
esta Superintendencia en
lo relativo a la
reglamentación establecida
para el trámite de los
informes de infracción de
transporte y las deficientes
condiciones de su
plataforma tecnológica de
información y de gestión
Hallazgo 12 Limitación de información del RNITT documental, las cuales no
lo que generará que no El Ministerio de Transpote directamente
(Administrativo) hacen posible el reporte en
pueda contar con la y/o a través de la Interventoría, continuará
un plazo no mayor de 24
información completa y insistiendo en la necesidad de adecuar la Suscripción del
En el parágrafo 2 del artículo sexto de la Resolución 3545 de horas, la ocurrencia del
oportuna, para ser infraestructura técnica y tecnológica de la Cumplimiento de una obligación Expedición del oficio oficio por parte del
12 1202002 agosto de 2009, se reglamentó la obligatoriedad de reportar lo hecho. Además, es 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
incorporada en el Registro Superintendencia de Puertos y legal Ministerio.
correspondiente a los informes de infracción de transporte importante aclarar que las
Nacional de Infracciones Transporte, para atender este registro, el
impuestos a las empresas o a los propietarios de vehículos, la infracciones de transporte
de Tránsito y Transporte- cual a la fecha no ha entrado en
cual es competencia de la Superintendencia de Puertos y impuestas por la Policía de
RNITT- operación.
Transporte. Carreteras son entregadas
a la Superintendencia con
un tiempo posterior a las
24 horas, lo cual se
constituye en un factor
adicional para que no se
pueda contar con la
información completa y
oportuna, para ser
incorporada en el Registro
Nacional de Infracciones
de Tránsito y Transporte-
RNITT
Esta situación impide medir

los resultados y el impacto
de las acciones realizadas
por el concesionario e
identificar las
eventualidades que
puedan afectar los
toda vez que en varios propósitos de la concesión,
Hallazgo 13 Informes de Interventoria (Disciplinario) apartes de estos informes, para tomar los correctivos
El Ministerio de Transporte requerirá
no se conceptúa sobre el necesarios y hacer los
nuevamente al interventor, para que en Suscripción del
En los informes mensuales emitidos por la Interventoria, no se cumplimiento en detalle de ajustes de manera
sus informes presente los mismos con un Cumplimiento de la obligación Expedición del oficio oficio por parte del
13 1404004 refleja un seguimiento y control efectivo a todas y cada una de las actividades realizadas oportuna. Lo anterior indica 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
mayor detalle y soporte. contractual Ministerio.
las obligaciones asumidas por el concesionario, por el concesionario, sino que la interventoría no ha
que se limita a realizar dado cabal cumplimiento a
comentarios generales al lo establecido en el inciso
respecto. segundo de la cláusula
primera del contrato No.
082 de 2007, con lo cual se
genera un presunto
incumplimiento a lo
estipulado en el numeral 1
del Artículo 4 de la Ley 80
de 1993.
SI NO OBSERVACION
Hallazgo 14 Obligaciones Interventoria (Administrativo)
El interventor del contrato de concesión, no ha cumplido

oportunamente con la entrega de la certificación de los pagos
debido a la negligencia por El Ministerio de Transporte se abstendrá Suscripción del
de aportes parafiscales al SENA, ICBF, Caja de compensación la interventoría continúa
parte del interventor en el de realizar los pagos, hasta tanto el Cumplimiento de la obligación Expedición del oficio oficio por parte del
14 1404004 familiar, pago de cesantías y seguridad social; adicionalmente, incumpliendo esta 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
cumplimiento de sus Interventor no acredite el pago de aportes contractual Ministerio.
dichos pagos no se efectúan en las cuantías correspondientes, obligación.
obligaciones, parafiscales.
tal como lo exige la Cláusula Décima del contrato 082 de 2007.
A pesar de las reiteradas solicitudes realizadas por el • • No se evidencia en el
supervisor del contrato, contrato ni los otrosíes, las
subcuentas a las que
deberá ingresar el 9%
sobre los derechos
económicos derivados de
los acuerdos suscritos por
el concesionario en
desarrollo de la prestación
de los servicios Suscribir el otrosí al contrato 033 de
adicionales, otorgados en 2007, en el cual se aclare la distribución
la cláusula Séptima del Dichas situaciones pueden de los porcentajes producto de la venta
contrato ; toda vez que se generar inconvenientes en de información según la cláusula séptima
Hallazgo 15 Inconsistencias contrato de fiducia (Disciplinario) estipuló únicamente el 80% el momento del traslado y y lo pertinente al porcentaje del 9%;
de estos recursos para la uso de estos recursos, igualmente, se determinará en él la
Cumplimiento de la obligación Suscripción del
15 1404001 Se observa inconsistencia en el contrato No. 2700 de Fiducia subcuenta principal y el además de la periodicidad del reporte de información y Susucripción del otrosí. 1 12-Feb-10 28-May-10 15 1 100% 15 15 15
contractual otrosí.
Mercantil, suscrito con el concesionario, en cuanto a que: 11% para la subcuenta inobservancia del principio de traslado a las cuentas y subcuentas.
fondos de reposición de de responsabilidad, El Ministerio de Transporte dará traslado
equipos y tecnología. De consagrado en el artículo del respectivo OTROSI a la Entidad
igual manera, es pertinente 26 de la Ley 80 de 1993. Fiduciaría para que se adelante el
indicar que en el contrato respectivo OTROSI al contrato de Fiducia
de concesión 033 de 2007, 2700 de 2007.
tampoco se establece la
destinación de estos
derechos económicos.
• No se especifica la
periodicidad con que la
Fiduciaria lo que impide que el
dado que lodebe trasladar
consignado en
los Ministerio cuente con la
los dineros
informesa las
quediferentes
emite el
información exacta y
Hallazgo 16 Seguimiento aspectos financieros (Administrativo) subcuentas.
interventor, sólo describe
oportuna de las
los saldos de cada cuenta El Ministerio de Transporte requerirá a la
transacciones realizadas Suscripción del
El seguimiento mensual que realiza la interventoría, a la y el valor total de los interventoría para que mejore sus
en el fideicomiso, y sirvan Cumplimiento de la obligación Expedición del oficio oficio por parte del
16 1404004 rendición de las cuentas que presenta la Sociedad Fiduciaria egresos realizado en cada informes, de acuerdo con los estándares 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
de soporte para una contractual Ministerio.
que administra el fideicomiso, no permite evaluar la mes, sin realizar un mínimos de calidad requeridos para estos
posible toma de
confiablidad de la misma, análisis detallado de los casos.
decisiones, dado el
movimientos
volumen de trámites que
correspondientes de cada
se generaran en el
periodo,
trascurso de la operación.
Hallazgo 17 Ingresos por Inscripción (Administrativo)

Esta situación no ha sido El Ministerio requerirá a la Concesión
lo cual crea incertidumbre
informada por el interventor RUNT S.A., para que allegue un informe
Revisados los informes emitidos por el concesionario de los en los datos reportados en
y tiene su origen en la que se someterá a aprobación de la Suscripción del
meses de julio, agosto y septiembre de 2009 en lo relativo a la los informes del
deficiente revisión y interventoría. Dicho informe será Cumplimiento de la obligación Expedición del oficio oficio por parte del
17 1404004 inscripción de las Personas Naturales y Jurídicas al RUNT, se concesionario y que el 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
conciliación que efectúa la entregado en medio magnético, texto y contractual Ministerio.
observan diferencias entre el número de inscritos con sus Ministerio no cuente con la
interventoria a las sumas cuadro explicativos de la diferencia
valores recaudados frente a los reportados por la Concesión información exacta de los
recibidas por el presentada entre las personas inscritas y
por este concepto ingresos recibidos.
concesionario, los dineros recaudados.
Hallazgo 18 Grupo Coordinación RUNT (Administrativo)
No se evidencia que a la fecha existan y estén implementados lo cual refleja debilidad en

La Dirección de Transporte y Tránsito Expedición del memorando
dentro del Sistema de Gestión de Calidad –SGC–, los el sistema de control
que permita evaluar y adelantará de manera conjunta con la interno a la Oficina Asesora de
procesos y procedimientos para el desarrollo y cumplimiento interno al no contar con Incluir los procedimientos del Actualización de los
18 1302100 proponer acciones de Oficina Asesora de Planeación, el Planeación por parte de la 1 12-Feb-10 15-Jul-10 22 0 0% 0 0 22
de las funciones asignadas al Grupo Coordinación RUNT ; de una herramienta de Grupo RUNT al SGC. procedimientos.
mejoramiento continuo. levantamiento de los procedimientos que Dirección de Transporte y
igual forma no se observa que en los planes indicativos de las seguimiento y control
ejecuta el Grupo RUNT. Tránsito.
vigencias 2008 y 2009, se involucren resultados y metas
relacionados con las funciones del grupo en mención,
Hallazgo 19 Falta de reglamentación Ley 1005 de 2006

(Disciplinario)
Transcurridos 3 años desde la expedición de la Ley 1005 de

2006, el Ministerio de Transporte aún no ha reglamentado lo
dispuesto en el Artículo 18, en lo que respecta a:
Respecto de las pautas a las cuales se
• Fijar las pautas a las cuales se deben sujetar los Organismos debe sujetar los organismos de tránsito,
de Tránsito para su funcionamiento. El Ministerio de Transporte expedirá la
• Régimen de sanciones aplicables a los Organismos de correspondiente reglamentación, vía
Tránsito. Lo cual puede generar decreto, para lo cual se fija la meta de Expedición de proyecto de
por la falta de gestión de la incumplimiento de radicación en Presidencia de la Decreto.
Es pertinente indicar que esta reglamentación debió darse entidad en emitir las obligaciones por parte de República. Cumplimiento de una obligación Proyecto de
19 1201001 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
dentro de los noventa (90) días calendarios siguientes a la normas de manera los Organismos de Tránsito legal Decreto.
sanción de esta Ley, y la ausencia de la misma puede generar oportuna en aspectos relativos a la En cuanto a las sanciones, El Ministero Proyecto de Ley
incumplimiento de obligaciones por parte de los Organismos de implementación del RUNT. de Transporte radicó el pasado mes de
Tránsito en aspectos relativos a la implementación del RUNT. octubre ante la Cámara de
Representantes el proyecto de ley, el cual
De otra parte, no ha reglamentado de conformidad con lo se distingue con el No. 208 de
establecido en los numerales 9 y 10 del artículo 10 de la Ley 2009-C/2009.
1005 de 2006, la obligación a cargo de las ensambladoras e
importadoras de vehículos automotores, de reportar al registro
central, la información necesaria para que el concesionario
cree en el sistema de información del RUNT la inscripción
provisional correspondiente a automotores nuevos.
SI NO OBSERVACION
El Ministerio de Transporte elaborará un

estudio técnico que sirva de base para 1) La Oficina de Control Interno solicitó a la Subdirección de
Hallazgo 20 Cumplimiento de funciones (Disciplinario) actualizar la ficha técnica de las placas Cumplimiento de una obligación Estudio técnico Tránsito el avance sobre esta meta. La Subdirección de Tránsito
Estudio técnico. 1 12-Feb-10 12-Feb-11 52 0 0% 0 0 52
que se expidan con ocasión del ingreso legal. presenta sustentación técnica y jurídica sobre la no necesidad
A octubre de 2009, aún están pendientes de definición por de vehículos por programas especiales o de modificar la ficha técnica.
parte del Ministerio de Transporte algunos temas para ser por importación temporal.
incorporados al Sistema RUNT, dentro de los que se destaca: Estas situaciones generan
incumplimiento en lo
• La nueva ficha técnica en materia de placas que deberán establecido en el numeral
tener los vehículos que ingresen en el País por programas 5.3 del Artículo 5 del
por la falta de gestión de la
especiales o por importación temporal, conforme lo establece Decreto 2053 de 2003. Frente al acápite segundo, la
Cumplimiento de una obligación Fichas de
entidad en emitir las Entregar Fichas de homologación 100% 12-Feb-10 1-Jun-10 16 100% 100% 16 16 16
20 1201001 el Artículo 43 de la Ley 769 de 2002. Además, esta falta de Subdirección de Transporte entrega las legal. homologación
normas de manera
• Disponer de la totalidad de las fichas técnicas de información, podría fichas de homologación.
oportuna
homologación. generar rechazo de los
• Las especificaciones y características que deberá tener el trámites y posibles
Número de Identificación Vehicular. traumatismos en el inicio
• La información histórica de los talleres de conversión a gas de la operación. En desarrollo del objetivo y de las acciones adelantadas ante las
distintas autoridades que tienen incidencia sobre los talleres de
Frente al acápite cuarto, el Ministerio de conversión a gas y el manejo de la información del sector, se
reglamentación respecto del
Transporte expedirá una reglamentación Cumplimiento de una obligación observa que este trabajo debe ser realizado en coordinación con
registro de los talleres de Reglamentación 1 12-Feb-10 30-Jun-10 20 0 0% 0 0 20
respecto del registro de los talleres de legal. el Ministerio de Minas y Energía y el Ministerio de Comercio,
conversión de gas.
conversión de gas. Industria y Turismo y la Superintendencia de Industria y
Comercio. Se adjuntan Actas y documentos técnicos que
soportan lo enunciado.
El Ministerio de Transporte expedirá un

Acto Administrativo fijándole a los
organismos de tránsito un plazo
desconociendo lo señalado
perentorio para que culmine el proceso
en el artículo tercero de la
de depuración de la infromación histórica
resolución No. 5561 del 22
contenida en el RNA y en el RNC. Se
de diciembre de 2008 la
Hallazgo 21 Incumplimiento Resolución 5561 del 22 de tiene previsto fijar la fecha a 31 de marzo
cual señala que: “A partir lo que constituye en primer
diciembre de 2008 (Disciplinario) del 2010. En la misma providencia se
del 17 de marzo de 2009, lugar incumplimiento en la
establecerá el propcedimiento para el
no se recibirá más aplicación de la norma y
El Ministerio de Transporte asignó rangos de especies venales cargue de la información, el cual dentro
información y el Ministerio ocasiona demoras en la Suscripción de
del plazo se hará con CD firmado Oficios de reporte de
de Transporte no asignará migración completa de la Cumplimiento de una obligación oficios y de la
21 1301002 entre mayo y septiembre de 2009 , a los digitalmente en el estándar incumplimiento y de seguimiento. 2 12-Feb-10 1-Mar-10 2 2 100% 2 2 2
rangos y series de información al RUNT legal y reglamentaria. Resolución.
Organismos de Tránsito relacionados en el anexo 1, a pesar de correspondiente y entregado en la Resolución.
especies venales y pueden causar
no haber migrado la información del Registro Nacional Subdirección de Tránsito del Ministerio;
solicitará a la traumatismos al momento
Automotor –RNA- y del Registro Nacional de Conductores – posterior a ese plazo se les exijirá utilizar
Superintendencia de de entrar en operación el
RNC-, la funcionalidad del RUNT, para poner al
Puertos y Transporte abrir sistema.
día la infomación sin perjuicio de las
investigación administrativa
acciones disciplinarias y adminstrativas
al Organismo de Tránsito
que se desprendan.
que no envió la información
El Ministerio de Transporte seguirá
depurada”
reportando a la Supertransporte y demás
organismos de control, los organismos de
tránsito que han incumplido con las
obligaciones de reporte de información.
Esta situación se
constituye en un presunto
Hallazgo 22 Ausencia de reglamentación (Disciplinario) incumplimiento de lo
establecido en el numeral
por la falta de gestión de la
El Ministerio de Transporte expidió las resoluciones Nos. 2395 5.3 del artículo 5 del
entidad en emitir las
22 1201001 y 2833 del 9 y 26 de Junio de 2009 respectivamente , sin Decreto 2053 de 2003 y El Ministerio de Transporte mediante Resolución 5625 del 17 de noviembre de 2009, incorporó las tarifas referidas en este item. 1 0 1 100% 0 0 0
normas de manera
embargo, no ha fijado las tarifas a aplicar sobre los trámites puede ocasionar
oportuna
relacionados con remolques, semirremolques, multimodulares traumatismos a los
y similares, una vez entre en operación el RUNT, usuarios que quieran
realizar trámites de dichos
equipos.
Hallazgo 23 Motocicletas con duplicidad de rango de placas

(Administrativo)
Esta deficiencia puede
generar traumatismos y
No obstante la expedición de la Resolución No. 4777 del 1 de Para la vigencia 2011 se logró la asignación presupuestal de
por la falta de gestión de la demoras en los trámites El Ministerio de Transporte a través de la
octubre de 2009 “Por la cual se establece el procedimiento Suscripción de la 3244 millones para efectuar cambio de placas por duplicidad. Se
entidad en emitir las adelantados por los Subdirección de Tránsito, expedirá el Cumplimiento de una obligación
23 1201001 para la asignación de placa por duplicidad”, el Ministerio de Resolución Resolución. 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 0 0% 0 0 7 está realizando una verificación para determinar el número de
normas de manera ciudadanos que Acto Administrativo que reglamente el legal.
Transporte a la fecha, no ha adelantado las acciones rangos de placas de motos expedidos de manera duplicada para
oportuna eventualmente se vean asunto.
necesarias para determinar con exactitud el número y rangos poder emitir la respectiva resolución.
afectados por la duplicidad
en duplicidad de las placas de motocicletas a nivel nacional e
de placas
informar con oportunidad a los organismos de tránsito.
El Ministerio de Transporte requerirá a la

Interventoría para que informe los
de tal forma que le permita
resultados de la auditoría que esta
Hallazgo 24 Inventario de Bienes (Administrativo) con el fin de verificar y al Ministerio advertir
llevando a cabo en tal sentido, según
calificar el estado de cada posibles diferencias de Suscripción del
oficio PAI RUNT RL MINTRANSPORTE
Se observa que el Ministerio de Transporte, no lleva un control uno de ellos, de manera oportuna y tomar Oficio -Informe de Auditoría oficio por parte del
24 1601002 187 09 y radicado ante esta cartera bajo Control de inventarios 1 12-Feb-10 30-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
del inventario de los bienes que ha entregado el concesionario, conformidad con lo las acciones pertinentes al entregado por la Interventoría. Ministerio.
el MT-2009-321-077404-2.
. establecido en el anexo C momento de llevarse a
Lo anterior en virtud del numeral 10,8,17
del contrato de concesión; cabo las reposiciones
de la Cláusula Décima del Contrato
previstas en el contrato
033/2007.
SI NO OBSERVACION
Dentro de las causas de

esta situación se tiene:
• No contar con las
adecuaciones necesarias
para la instalación de los
Lo anterior, ocasiona que
KIT.
no se tenga certeza de la
• Varios OT y OA se
efectiva interacción de
encuentran en proceso de
dichos actores con el
enrolamiento.
sistema y se puedan
Hallazgo 25 Pruebas en paralelo (Administrativo) • Inconvenientes de El Ministerio de Transporte requerirá a la
presentar traumatismos y
carácter técnico para el interventoría, que allegue la verificación o
deficiencias en los niveles
Al 17 de octubre de 2009, no se habían realizado las pruebas acceso a la red, (cableado constatación de las pruebas en paralelo Suscripción del
de servicio a los usuarios
en paralelo para la totalidad de los actores involucrados en el estructurado, canal de realizadas por la Concesión a todos los Cumplimiento de la obligación Expedición del oficio oficio por parte del
25 1202002 para el desarrollo de los 1 12-Feb-10 31-Mar-10 7 1 100% 7 7 7
sistema, quedando sin ejecutar éstas en el 27% de los comunicaciones, entre actores involucrados con el sistema contractual Ministerio.
diferentes trámites
Organismos de Tránsito (OT), el 45% de las Direcciones otros) RUNT.
relacionados a estos
Territoriales y más del 70% de los Otros Actores (OA) . • Falta de reporte de la
registros, pudiendo llegar a
información
afectar los tiempos
correspondiente a los
estimados de atención en
registros Registro Nacional
los Organismos de
de Automotores – RNA y
Tránsito.
Registro Nacional de
Conductores – RNC, por
parte de algunos
Organismos de Tránsito.
AUDITORIA ESPECIAL 2010 PROYECTO RUNT
Solicitar al Coordinador del grupo

RUNT se reitere la solicitud del
reporte al Concesionario de la Ofcio 20113290018991 concesion RUNT .Oficio
totalidad de certificados 20113290019211 enero 19 de 2001.memorando
Memorando 1 31-Jan-11 7-Feb-11 1 1 100% 1 1 1
expedidos a través del HQ RUNT 20113290017493 remitido a coordinador grupo RUNT de fecha
de Nov de 2009 a Dic 2010 y se 04 de febrero de 2011
solicite su revisión a la
Interventoria
Oficio 20113290019211 de fecha 19 de enero de 2011 y la

dado que durante este Requerir reporte al Concesionario interventoria responde mediante el radicado No
Oficio 2 7-Feb-11 11-Feb-11 1 2 100% 1 1 1
lapso de tiempo, el sistema y revisión a la Interventoria. 20113210131592 del 28 de febrero de 2011, pero solo hace
RUNT no asoció el pago al referencia al hallazgo 5 y 6
Ministerio con la
expedición de los mismos.
Solicitar el movimiento diario Oficios 20113280013981,20113280014021,20113280014491
El Ministerio en su bancario a los diferentes bancos dirigidos a davivienda, banco popular y banco agrario solicitando
Oficios de solicitud 4 31-Jan-11 7-Feb-11 1 4 100% 1 1 1
respuesta al informe responsables del recaudo con movimiento del 3 de noviembre al 31 de diciembre de 2010, se
Lo cual puede generar un cortes mensuales generaron 3 0ficios pq un banco se retiro.
preliminar, no aportó
presunto detrimento
soportes bancarios que
patrimonial por la emisión
demuestren el ingreso
de certificados a través del
efectivo entre los meses de
sistema RUNT en el El informe de conciliación realizado fue radicado mediante oficio
febrero a junio de 2010, de Conciliación de información
periodo mencionado, en No. 20113210360872 de junio 2 de 2011, mediante memorando
Hallazgo No. 1 Recaudo por certificados de escuela de los certificados expedidos reportada por el concesionario y
principio estimada en Reporte de 2011 3290092033 del Grupo Ingresos y Cartera manifiesta
enseñanza (Disciplinario-Fiscal) a través del Sistema HQ- Garantizar la verificación de los validada por el Interventor contra 1 21-Feb-11 15-Apr-11 8 1 100% 8 8 8
$2.321 millones. Para lo Desarrollar reporte y proceso de conciliación conformidad con el reporte enviado, el cual fue enviado a la
Entre noviembre de 2009 y junio de 2010, tanto el Ministerio de RUNT. Además, soportó la ingresos que por certificados de información recibida de los
cual se dará inicio a una conciliaciòn que permita conciliar los interventorá quien a su vezconceptuó al respecto mediante oficio
1701008 Transporte como el concesionario RUNT, omitieron controlar respuesta con la cantidad Escuela sean generados a Bancos.
1 Indagación Preliminar por ingresos que por la expedición y registro No.2011321044768-2 del 29 de junio de 2011.
1904001 los ingresos por tarifa a favor del Ministerio, por la expedición de certificados pagados a través de la confrontación de
parte de la Contraloría de certificados de Escuela deban ingresar
de los certificados de enseñanza automovilística, los cuales través del Sistema SIRENA cifras de bancos y del aplicativo
General de la República. al Ministerio
fueron emitidos a través del Sistema HQ-RUNT, de noviembre 2009 a enero HQ RUNT En caso de encontrar que el
Por lo anterior se genera
de 2010, cifras que la RUNT tramito certificados sin la
un presunto incumplimiento
Contraloria no ha validación del pago para el
a los artículos 34 y 53 de la Cuentas de cobro 1 15-Apr-11 31-May-11 7 1 100% 7 7 7
cuestionado, y con la Ministerio se deberá generar las
Ley 734 de 2002 y a lo
cantidad de liquidaciones cuentas de cobro a quien
estipulado en los artículos
para el Ministerio y el corresponda.
6 y 39 de la Ley 610 de
RUNT entre los meses de
2000.
febrero a junio de 2010,
meses en los cuales se Solicitar al Consorcio PAI RUNT
observa que la cantidad de el diseño y ejecución de
liquidaciones para el RUNT Mediante Radicado MT 20114010230351 del 13/05/2011 la
procedimientos de auditoria y
y la expedición de Coordinadora del grupo RUNT solicita al representante legal del
conciliación a los ingresos
certificados son mayores a Oficio e Informe consorcio PAI RUNT el diseño y ejecución de procedimientos de
generados por concepto de
los pagados a la Entidad. Mensual de la 1 15-Apr-11 29-Apr-11 2 1 100% 2 2 2 auditoría y conciliación a los ingresos generados por concepto
certificados de escuela tanto para
Interventoría de certificados de escuela. Asimismo solicita la presentación de
los Ingresos del MT como para
informes periódicos que muestren el seguimiento a estos
los Ingresos por concepto de
procesos de diseño de ejecución y auditoría y conciliación.
tarifa RUNT y la presentación de
informes periódicos.
Solicitar el desarrollo del reporte Oficio y

en linea y tiempo real en el Herramienta
aplicativo HQ RUNT para Administrativa y 1 7-Feb-11 11-Feb-11 1 1 100% 1 1 1
consulta de los funcionarios del Financiera en HQ-
Ministerio como a la Interventoria. RUNT
Solicitar al Coordinador del grupo

RUNT se reitere el acceso a la
consulta del Reporte de aforo en Memorando 1 31-Jan-11 7-Feb-11 1 1 100% 1 1 1 memorando 20113290017493 de febrero 4 de 2011
linea y tiempo real en el HQ
toda vez que luego de RUNT
transcurrido un año de
operación del sistema, se
observa que se presentan
diferentes inconsistencias Requerir acceso a la consulta del El Concesionario desarrollo Software de reportes. Se han
en los aforos, con los reporte al Concesionario y la realizado jornadas de capacitación . A la fecha no se ha
cuales el concesionario Oficio 2 7-Feb-11 11-Feb-11 1 2 100% 1 1 1
revisión del mismos a la generado la directa desde el Ministerio.Se requiere definir
reporta al Ministerio los Interventoria. perfiles.
ingresos recibidos
mensualmente.
• En los aforos de los
meses de mayo y junio de
2010, no se registró ningún Solicitar a la Concesión se
valor de los ingresos presente reporte de los valores
generados para el de las tarifas cargadas en el oficio 20113290018991 de fecha 19-01-2011remitido pór el
Ministerio y solo hasta sistema en cada periodo de Oficio 1 7-Feb-11 11-Feb-11 1 1 100% 1 1 1 Coordinador del grupo de Ingresos y cartera solicitando tarifas
finales de octubre de 2010, tiempo según cambios del sistema
se le solicita al registrados en el HQ RUNT de
concesionario la aclaración noviembre de 2009 a la fecha
respectiva. Además se
observa en la información
entregada por la entidad
como soporte a la
respuesta del informe
preliminar , que ésta
Lo anterior impide conocer
igualmente no reportan
en forma precisa, el
todos los valores que
volumen de autorizaciones
deben ingresar al
Hallazgo No. 2 Deficiencias en los informes de Aforos de trámites, registros
Ministerio . Dar herramientas de control del
(Administrativo) realizados y servicios Desarrollar reporte de aforo y recaudo en
• En el aforo del mes abril aforo y recaudo a la Concesión,
1701008 Se presenta incertidumbre sobre los ingresos mensuales que prestados durante los linea y tiempo real en el HQ RUNT con
2 de 2010, los trámites a la Interventorìa y al Ministerio
1904001 debe recibir el Ministerio de Transporte, de los trámites que períodos de aforo; además, acceso de consulta a los funcionarios del
realizados por algunos que permitan el analisis
mensualmente.
• En los aforos de los
meses de mayo y junio de
2010, no se registró ningún
valor de los ingresos
generados para el
Ministerio y solo hasta Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje
Denominación de Unidad de Fecha Fecha Plazo en Avance físico Efectividad de la acción
No Código finales de octubre de 2010, Avance fisico Logrado por por las metas atribuido
Hallazgo hallazgo
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) se Causale delsolicita
hallazgo al Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
de ejecución las metas Vencidas metas
concesionario la aclaración medida de la Meta Meta Metas Metas las Meta de las metas
respectiva. Además se
observa en la información SI NO OBSERVACION
entregada por la entidad
como soporte a la
respuesta del informe
preliminar , que ésta Solicitud ordenanzas y acuerdos la subdirección de tránsito solicitó mediante oficio
Lo anterior impide conocer
igualmente no reportan municipales por los cuales los Oficios circular de 20114210008211 de nero 7 2011 a los difrentes organismos de
en forma precisa, el 1 1-Feb-11 14-Feb-11 2 1 100% 2 2 2
todos los valores que Municipios fijaron tarifas desde solicitud tránsito el envió de los acuerdos municipales por los cuales se
volumen de autorizaciones
deben ingresar al octubre de 2009 a la fecha fijaron tarifas.
Hallazgo No. 2 Deficiencias en los informes de Aforos de trámites, registros
Ministerio . Dar herramientas de control del
(Administrativo) realizados y servicios Desarrollar reporte de aforo y recaudo en
• En el aforo del mes abril aforo y recaudo a la Concesión,
1701008 Se presenta incertidumbre sobre los ingresos mensuales que prestados durante los linea y tiempo real en el HQ RUNT con
2 de 2010, los trámites a la Interventorìa y al Ministerio
1904001 debe recibir el Ministerio de Transporte, de los trámites que períodos de aforo; además, acceso de consulta a los funcionarios del
realizados por algunos que permitan el analisis
realizan los ciudadanos a través de la plataforma del no permite un adecuado Ministerio como a la Interventoria.
organismos de tránsito - oportuno del mismo Mediante memorando 20114210019493 de 08 de febrero de
concesionario RUNT, control y seguimiento por
OT-, no registran ingresos 2011 el grupo de Ingreso y cartera recibió información
parte del Ministerio de la
para el Ministerio de Conciliación reporte de valores correspondiente a 123 organismos de tránsito. Mediante
operación del proyecto Reporte de
Transporte, en expedido por el Concesionario 1 1-Mar-11 30-Jun-11 17 1 100% 17 17 17 Memorando No. 20113290083453 el Grupo de Ingresos y
otorgado en concesión. conciliación
aproximadamente $108.8 contra los actos administrativos Cartera remitió el informe del primer avance de esta conciliación,
millones, suma que por ley y con el Memorando No. 21003290098033 se presentó informe
le corresponde a la definitivo de acuerdo con la información recibida.
Entidad, correspondiente al
35% del valor de las tarifas
que se cobran por los
diferentes trámites Generar cuentas de cobro a
realizados en los OT. Con la conciliación realizada por el Ministerio, la Concesión
quien corresponda en caso de
• Se determinó que en la RUNT realizará las validaciones del caso para determinar los
encontrar diferencias y solicitar Cuentas de cobro 100% 30-Jun-11 30-Sep-11 13 0 0% 0 0 0
lista de tarifas que posee el posibles valores adeudados y proceder a expedir las respectivas
las investigaciones a que haya
RUNT y sobre las cuales cuentas de cobro.
lugar
se liquida el 35% para el
MT, se presentan hasta
tres (3) valores diferentes
para un mismo trámite ,
algunos registran valor
cero. Además, no se
diferencian los trámites de
vehículos de las motos,
toda vez que para ambos
el número del trámite es el Solicitar al Concesionario la Mediante radicado MT 20114010230641 del 13/05/2011, la
mismo, lo cual puede revision de los protocolos de Coordinadora del Grupo RUNT solicita al gerente de la
ocasionar que se paguen Oficio 1 1-Feb-11 30-Apr-11 13 1 100% 13 13 13
seguridad del sistema para el concesión RUNT SA información relacionada con los protocolos
menores valores cargue de tarifas de seguridad del sistema para cargues de tarifas.
Circularizar a los organismos de

MEDIANTE CIRCULAR 20114210008211 DEL 07 DE ENERO
tránsito, para que remitan copia
DE 2011 SE SOLICITO A LOS ORGANISMOS DE TRANSITO
de Ordenanzas y Acuerdos,
circular 100% 12-Jan-11 30-Jan-11 3 1 100% 3 3 3 EL ENVIO DE ACUERDOS, ORDENANZASAS
mediante los cuales se
DEPARTAMENTALES, POR MEDIO DE LA CUAL SE FIJAN
establecen las tarifas
TARIFAS PARA 2010 Y 2011
1. Cotejar las tarifas aplicadas en el año

2010 y 2011 en el RUNT, con las
lograr que el Ministerio recaude Elaborar cuadro comparativo
ordenanzas departamentales, los
la totalidad de los ingresos que entre las tarifas parametrizadas
acuerdos Municipales y Distritales y en
por Ley le corresponden en el RUNT y las establecidas en cuadro 1 1-Mar-11 30-Jul-11 22 1 100% 22 0 0
caso de presentarse diferencias, hacer
los cobros correspondientes las ordenanzas y acuerdos
remitidos
Efectuar el cobro correspondiente

dado que en la selectiva de presentarse
realizada a algunas tarifas cuenta de cobro 1 1-Aug-11 15-Aug-11 2 0 0% 0 0 0
parametrizaciones de tarifas,
establecidas en el 2010, menores a las establecidas
Hallazgo No. 3 Tarifas de los trámites de los Organismos de por las Asambleas
Tránsito (Administrativo) Departamentales,
Lo cual presuntamente ha
Se presenta incertidumbre en las sumas recibidas por el Concejos Municipales o
generado, en un año de Designar responsables para
Ministerio de Transporte con relación al 35%, que por ley Distritales , se observó que Memorando 1 1-Aug-11 5-Aug-11 1 0 0% 0 0 0
operación del RUNT, proyectar el procedimiento
1701008 deben consignar los organismos de tránsito sobre el valor total estas tarifas difieren
3 disminución de los
1904001 facturado por los derechos de tránsito que cancelan los sustancialmente de las
ingresos del Ministerio en
usuarios por la expedición de las licencias de tránsito, de incluidas en el sistema
aproximadamente 20.000 Presentar el proyecto del
conducción y la expedición de placa única nacional de RUNT y sobre las cuales
millones. procedimiento para ser aprobado
vehículos, motocicletas y similares; se le trasfiere al Ministerio Documento 1 6-Aug-11 30-Sep-11 8 0 0% 0 0 0
el porcentaje mencionado de acuerdo a lo etablecido en el
ver Tabla No. 1. SGC
2. Definir un procedimiento, para ejercer lograr que el Ministerio recaude

control anual a las tarifas parametrizadas la totalidad de los ingresos que Aprobar el Procedimiento Documento 1 1-Oct-11 31-Oct-11 4 0 0% 0 0 0
en el RUNT. por Ley le corresponden
Socializar procedimiento en mesa

de trabajo con los involucrados Acta 1 1-Nov-11 30-Nov-11 4 0 0% 0 0 0
en el proceso
Implementar procedimiento Documento 1 1-Dec-11 30-Mar-12 17 0 0% 0 0 0
Elaborar y presentar proyecto de ley para

Generar una polìtica de
la modificación del porcentaje de los
regulaciòn económica a favor de Presentar propuesta Proyecto de ley 1 1-Feb-11 29-Jul-11 25 0 0% 0 0 0
derechos de trànsito que corresponden al
los ingresos de la Nación.
Ministerio
Solicitar a la Concesiòn informe

defintivo situación organismos de
Oficio 1 1-Feb-11 18-Feb-11 2 1 100% 2 2 2 Mediante radicado No 2011321009362-2.
trànsito secretaria de Transporte
y Movilidad de Cundinamarca
Soliictar a la Interventoria
en donde se evidenciaron: Revisión y concepto sobre Mediante oficio 20113290018991 del 19 de enero de 2011, se
• Comprobantes de pago Oficio 1 28-Feb-11 4-Mar-11 1 1 100% 1 1 1
informe presentado por la hizo la solicitud a la concesion.
duplicados o repetidos Concesión
para un solo trámite
realizado.
• En ciertas liquidaciones
se recibe el pago del
comprobante, pero éste no La Concesión RUNT le envió a la STT de Cundinamarca cuenta
se confirma por vía web de cobro por valor de $25.800.000 correspondiente a los
services. Remision de cuentas de cobro a derechos de uso de la plataforma RUNT dejados de pagar
• En el aforo se presentan Secretaria de Transito de durante el periodo objeto de revisión. La Concesión entregará el
Cuentas de cobro 1 4-Mar-11 4-Apr-11 4 1 80% 4 4 4
CUPL como pagados y Cundinamarca o a quien 22 de julio de 2011 informe definitivo de la revisión realizada al
utilizados pero los recursos corresponda Ministerio y a la Interventoría para proceder a expedir la
asociados a los mimos no respectiva cuenta de cobro por los Derechos de Tránsito
tienen ingreso en el Banco, dejados de pagar por la STT de Cundinamarca al Ministerio.
Hallazgo No. 4 Deficiencias recaudos Datatools La situación anterior
entre otros.
(Administrativo) demuestra deficiencias en Revisión de los procesos operativos y de Garantizar que los Organismos
Se observó además, que el
Se presentan diferentes problemas con el recaudo de los los recaudos y genera los convenios de recaudo que tienen de trànsiro utilizan software
4 1904001 Ministerio de Transporte no
organismos de tránsito de Cundinamarca , los cuales operan limitaciones en el control suscrito los Ot con extension de caja y los cumpla con los requisitos para la
cuenta con la información
con el software de la compañía Datatools, de los ingresos que debe Bancos. convivencia con el RUNT
clara y total de la
percibir el Ministerio.
problemática presentada ;
sin embargo, los
Coordinadores de
Pagaduría y de Ingresos y
Cartera del Ministerio
realizado.
• En ciertas liquidaciones
se recibe el pago del
comprobante, pero éste no
se confirma por vía web
services.
• En el aforo se presentan
CUPL como pagados y Denominación de Unidad de Fecha Fecha Plazo en Avance físico
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) utilizados
Causapero los recursos
del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
asociados a los mimos no medida de la Meta Meta Metas Metas las Meta de las metas
tienen ingreso en el Banco,
Hallazgo No. 4 Deficiencias recaudos Datatools La situación anterior
entre otros. SI NO OBSERVACION
(Administrativo) demuestra deficiencias en Revisión de los procesos operativos y de Garantizar que los Organismos
Se observó además, que el
Se presentan diferentes problemas con el recaudo de los los recaudos y genera los convenios de recaudo que tienen de trànsiro utilizan software
4 1904001 Ministerio de Transporte no
organismos de tránsito de Cundinamarca , los cuales operan limitaciones en el control suscrito los Ot con extension de caja y los cumpla con los requisitos para la
cuenta con la información
con el software de la compañía Datatools, de los ingresos que debe Bancos. convivencia con el RUNT
clara y total de la
percibir el Ministerio.
problemática presentada ; El Ministerio enviará el informe final entregado por la Concesión
sin embargo, los RUNT y el Informe de la Interventoría a las autoridades
Coordinadores de Solicitar investigaciones a que
Oficios 1 4-Apr-11 29-Apr-11 4 0 0% 0 0 4 competentes para sus respectivas investigaciones.
Pagaduría y de Ingresos y haya lugar
(Superintendencia de Puertos y Transporte y Contraloría
Cartera del Ministerio Departamental de Cundinamarca).
realizaron algunas
sugerencias al
Concesionario, de las
cuales a noviembre de
2010, no se tiene
información de aclaración
Solicitar a la Concesión e
por parte del
Interventoria la revison de las
Concesionario ni de la
condiciones de operación ,
interventoría. Oficios 2 1-Jun-11 29-Jul-11 8 0 0% 0 0 0
protocolos de seguridad y
homologación de Software y
propuesta de mejoramiento.
Acto administrativo que modifique

los protocolos de seguridad y de resolucion 1 29-Jul-11 31-Aug-11 5 0 0% 0 0 0
homologación de software
Revisados los extractos bancarios en los cuales se reflejan los

movimientos del Fondo Cuenta para la sostenibilidad del RUNT Oficio e Informe de
, y en el cual ingresan los recursos conformados por los Solicitar revision mensual a la la Interventoría Mediante el Oficio No 20113290019211, solicito a interventoria
1 15-Feb-11 28-Feb-11 2 1 100% 2 2 2
derechos económicos no cedidos al concesionario, esto es el Interventoria sobre la revisión revision.
6%, los cuales son recaudados por el concesionario a través realizada
de la fiducia y traslados mensualmente a este fondo; se Controlar el efectivo
observó que para los meses de julio a septiembre de 2010, cumplimiento de los traslados al Reiterar a la fiduciaria la fecha en
estos recursos fueron depositados al Ministerio entre los 8 y 15 Fondo Cuenta para la Oficio e Informe de Oficio 20103290515891 de diciembre 20 de 2010 remitido a
Seguimiento mensual a los recaudos la que se deben realizar los 1 7-Mar-11 18-Mar-11 2 1 100% 2 2 2
días calendarios del mes siguiente al mes en que se efectuó el lo cual genera que la Sostenibilidad del RUNT, por traslados FIDUCAFE
debido a la falta de control efectuados por la Concesión RUNT para traslados al Fondocuenta
5 1904001 recaudo, contrariando lo estipulado en el artículo 5° de la Entidad no cuente con los parte de la Fiducia, dentro de los
y seguimiento al proyecto el Fondo Cuenta a través de la Fiduciaria.
Resolución 1245 de 2010, el cual establece que debe ser recursos oportunamente cinco(5) primeros días
traslados realizados
dentro de los primeros cinco días calendario del mes siguiente calendario del mes siguiente a
a aquel en que se efectuó el recaudo. aquel en que se efectúe el Se recibió concepto remitido por la Interventoria mediante
recaudo. Solicitar a la fiduciaria acciones radicado 20113210131592 por el cual recomienda solicitar a la
Además, se determinó que la fiducia no traslada mensualmente correctivas a que haya lugar Plan de Acciones fiducia la realización de traslados dentro de los cinco primeros
1 1-Apr-11 30-Apr-11 4 1 100% 4 4 4
la totalidad de los recursos recaudados, dado que éstos no son según informe recibido de la correctivas dias de cada mes. Solicitud realizada mediante oficio radicado
consignados en el Fondo Cuenta dentro del mes siguiente en Interventoria . 20103290515891 de diciembre 20 de 2010. Durante la presente
que se efectuaron los recaudos , vigencia los traslados a la fecha han sido oportunos.
Oficio e Informe de
Mediante Oficio No 20113290019211, se solicito a interventoria
por cuanto para los la Interventoría
Solicitar revision a la Interventoria 1 15-Feb-11 28-Feb-11 2 1 100% 2 2 2 revision, y la interventoria responde mediante oficio radicado
periodos de agosto y sobre la revisión
bajo el No 20113210131592
septiembre de 2010, no se realizada
incluyen los movimientos lo que impide que la
correspondientes a las Entidad cuente con
Hallazgo No. 6 Información financiera del Fideicomiso
diferentes cuentas de información oportuna y
(Administrativo) Revisión de los informes presentados por Control sobre el manejo de los
recaudo de ingresos de: el exacta de las
6 Los informes de rendición de cuentas entregados por la la Fiduciara en relaciòn con los traslados traslados de recursos que Reiterar a la fiduciaria la fecha en Oficio e Informe de Oficio 20103290515891 de dieciembre 20 de 2010 remitido a
3% para la interventoría, el transacciones realizadas la que se deben realizar los 1 7-Mar-11 18-Mar-11 2 1 100% 2 2 2
sociedad fiduciaria , que administra el fideicomiso, los cuales realizados realiza la Fiduciaria Traslados FIDUCAFE
11% correspondiente al en el fideicomiso para un traslados al Fondocuenta
son entregados al Ministerio, son presentados incompletos,
fondo de reposición, el 5% adecuado control y
para el fondo de seguimiento.
investigación y desarrollo y
1% de administración del Solicitar a la fiduciaria acciones
la intereventoria mediante oficio RADICADO 20113210131592
contrato; correctivas a que haya lugar Plan de Acciones
1 1-Apr-11 30-Apr-11 4 1 100% 4 4 4 informa que en revisión efectuada todos los informes
según informe recibido de la Correctivas
dpresentados por la fiduciaria han sido presentados completos.
Interventoria .
Hallazgo No. 7 Programa de investigación y desarrollo

(Administrativo)
En el artículo primero del otrosí No. 1 suscrito el 8 de agosto de
2007, se ceden al concesionario el 94% de los derechos
económicos de las tarifas por ingresos de datos al RUNT y por
expedición de certificados de información , el restante 6% de
los derechos económicos no cedidos, se distribuyó de la
siguiente manera: 5% para cubrir los programas de
investigación y desarrollo de nuevas tecnologías, dirigidas a
temas de seguridad en el sector tránsito y transporte y el 1%
para sufragar los gastos en que pueda incurrir el Ministerio por Revisada la ejecución
lo que permite determinar
concepto de administración del contrato de concesión y el de presupuestal se observó
que el Ministerio no ha
interventoría. Esta destinación del 5%, fue establecido en el que al 1 de noviembre del
asignado recursos para Destinar a partir de la vigencia presente
estudio realizado por los Consultores Deloitte & Touche, el cual presente año, se ha
cubrir los programas de según las necesidades del proyecto un Avanzar en la consolidación y Ejecución presupuestal por los
fue soporte para el proceso de licitación y adjudicación del ejecutado el 61% del rubro, Ejecución
7 1202003 investigación y desarrollo porcentaje del presupuesto para mejoramiento del proyecto conceptos definidos y según las 100% 1-Jan-11 31-Dec-11 52 0 0% 0 0 0
contrato de concesión. el cual se ha destinado presupuestal
de nuevas tecnologías, actividades propias de investigación y RUNT necesidades del proyecto
Sin embargo, a partir del 31 de marzo de 2010, estos únicamente para
dirigidas a temas de desarrollo.
porcentajes del 5% y el 1% de los derechos económicos no administración del contrato
seguridad en el sector
cedidos al concesionario, son unificados con la suscripción del de concesión y de
tránsito y transporte.
otrosí No 7, destinando el 6% para ambos conceptos; dichos interventoría,
ingresos están siendo manejados a través del Fondo Cuenta ,
para el cual durante la vigencia 2010, el Ministerio de Hacienda
asignó presupuesto para este fondo por $1.200 millones,
destinados en el Banco de Proyectos de Inversión Nacional –
BPIN- de la siguiente manera: el 12% para administración y
gerencia del proyecto, el 38% para asistencia técnica y jurídica
de tecnología para la implementación del RUNT y el 50% para
desarrollo de estudios e investigación para la fijación de la
política en materia de transporte y tránsito.
Hallazgo No. 8 Recaudos a través del Banco Agrario

lo anterior puede traer
(Administrativo) Definir procedimiento para devolución de
dado que la entidad no como riesgo adicional que Elaborar y documentar
Se observa que desde el inicio de operación del RUNT, el los valores correspondientes a tarifa
tiene usuario con perfil en caso de presentarse procedimiento, tipo de informes y
Ministerio de Transporte administra en el Banco Agrario de RUNT del Banco Agrario Devolver oportunamente los
para consultar en el embargos por terceros a la formatos para el trámite de la Procedimeinto y
manera conjunta, el recaudo de las tarifas RUNT de la Entidad Implementación de la recursos
8 1701008 sistema RUNT la cuenta del tesoro, también solicitud de devolución Herramienta Data 1 17-Jan-11 31-Mar-11 10 1 100% 10 10 10
y del concesionario; situación que se agrava teniendo en Herramienta Data Warehouse Poder establecer y separar los
información se embarguen los ingresos Desarrollo e Warehouse
cuenta que la entidad debe devolver los valores recaudados Administrativa y Financiera por parte de la recaudos de las tarifas RUNT
correspondiente para correspondientes al implementación de la herramienta
pertenecientes al concesionario, desde noviembre de 2009 a Concesión RUNT para poder llevar un
corroborar estos valores, concesionario. DW Administariva y Financiera
julio de 2010, y que ascienden aproximadamente a $44.3 exhaustivo control de los recaudos.
millones , cuantía sobre la cual el Ministerio no tiene certeza,
SI NO OBSERVACION
La anterior situación,
genera que el Ministerio
haya perdido total control
sobre los trámites
realizados y
consecuentemente sobre
los ingresos que debe
percibir de las Centros de Herramienta
Enseñanza Automovilística Reiterar la Solicitud del aplicativo
Administrativa y
y de los Organismos de a la Concesión y hacer 1 1-Feb-11 31-Mar-11 8 1 100% 8 8 8
Financiera del
Tránsito, durante el año de seguimiento a su cumplimiento.
RUNT
operación del RUNT,
situación que puede
ocasionar problemas para
el Ministerio, en el
momento en que se deba
efectuar devolución de
Hallazgo No. 9 Incumplimiento contractual (Administrativo) dinero por no utilización de
El Concesionario no ha cumplido con la obligación establecida trámites por solicitud de los
Solicittar el cumplimieto de la obligación
en el numeral 10.4.15 de la cláusula decima del contrato de ciudadanos y cuando se
las cuales no han sido contractual del Concesionario en la Dar herramientas de control del
concesión, referente a suministrar, actualizar e implementar haga efectivo lo estipulado
efectivas y por falta de implementación de la solución aplicativa aforo y recaudo a la Concesión,
una solución aplicativa para las áreas administrativa y en el Parágrafo 2 del
9 1404004 control y exigencia por para las áreas administrativa y financiera a la Interventorìa y al Ministerio
financiera que le permita consultar uno a uno los registros y artículo 4 de la Ley 1383
parte de la interventoría del que le permita consultar uno a uno los que permitan el analisis
trámites que se realizan a diario, a pesar de las reiteradas de 2010 referente a “…
contrato. registros y trámites que se realizan a oportuno del mismo
solicitudes por parte del Ministerio, Para garantizar la
diario
gratuidad del cambio de
licencias se autoriza a los
organismos de tránsito
descontar, por una sola
vez, una suma igual a 1
salario mínimo, legal diario
vigente (SMDV), por cada
licencia expedida, de los
recursos que Requerimiento
obligatoriamente debe formal de la
transferir al Ministerio de Interventoría a la
Solicitar a la Interventoria se
Transporte por concepto Concesión o
revise el cumplimiento de esta 1 1-Feb-11 31-Mar-11 8 1 100% 8 8 8
de especies venales…”, proceder con las
obligación contractual
toda vez que no lograría sanciones
controlar los descuentos pertinentes por
que por este concepto incumplimiento
deben realizar, los
aproximadamente 236
organismos de tránsito.
lo cual genera Obtener pronunciamiento por

Memorando 20111330029973 de 25 de febrero de 2011, la
Se presenta inconsistencia en la motivación de la Resolución inaplicabilidad en lo parte de la Oficina Jurídica Remitir a Jurídica la resolución Oficio Remisorio y
1 31-Jan-11 30-Mar-11 8 1 100% 8 8 8 Oficina Juridica se pronuncio acerca de la factibilidad de hacer
1245 del 13 abril de 2010 , por cuanto en los acápites 5° y 6° establecido en dicha acerca de lo expuesto por la para concepto concepto
los cambios a la resolucion.
del considerando, se hace alusión a la modificación del resolución, dado que no CGR
por inadecuado control en
numeral 9.3 del contrato de concesión No. 033 de 2007, hay claridad en la Revisar y ajustar la Resolución 1245 de
10 121001 el estudio y motivación de
mediante la cláusula primera del otrosí No.1, la cual a la fecha distribución de los recursos 2010 en caso de ser pertinente.
los actos administrativos
de expedición de la mencionada resolución se encontraba no cedidos al
modificada por la cláusula segunda del otrosí No. 7 expedido el concesionario,
31 de marzo de 2010 correspondientes al 6% del Si el concepto jurídico acoge lo
valor total de los ingresos. Expedir el acto administrativo en Resolución
expuesto por la CGR se expedirá 1 31-Mar-11 30-Jun-11 13 0 0% 0 0 13 Pendiente concepto jurídico.
caso de ser pertinente expedida
el acto administrativo pertinente
Se efectúo la depuración de la información de los CRC, con

Lograr que la información que
1. Depurar la información existente en el base en las Resoluciones expedidas por el Ministerio y las
exise en el RUNT sobre los Cruce de información existente
RUNT de los CRC, con respecto a las Cuadro acreditaciones del ONAC, remiiténdose cuadro al RUNT,
CRC, sea consistente y en las bases de datos del 1 1-Oct-10 1-Mar-11 22 1 100% 22 22 22
autorizaciones concedidas por el comparativo mediante correos electrónicos, oficios 20114210012901 del
corresponda a lo autorizado por Ministerio, ONAC Y RUNT
Ministerio 13/01/2011 y 20114210021581 del 21/01/2011 y correos
el Ministerio
semanales con las modificaciones que se van presentando.
Hallazgo No.11 Control Centros de Reconocimiento de

Conductores (Administrativo) Mediante memorando 20114200026563 del 18 de febrero de
La Entidad no cuenta con un control efectivo sobre el total de Designar responsables para
Memorando 1 5-Jan-11 20-Feb-11 7 1 100% 7 7 7 2011, se designaron los resposanbles de preparar el
los Centros de Reconocimiento de Conductores –CRC-, proyectar el procedimiento
Las anteriores procedimiento.
registrados y aprobados por éste, toda vez que en la prueba
inconsistencias, impiden al
selectiva realizada a 27 Centros acreditados por la ONAC , se
Ministerio tener control Presentar el proyecto del
observó que:
falta de control efectivo a sobre los establecimientos procedimiento para ser aprobado Mediante Memorando 20114210048803 del 30 de marzo de
11 1904001 • Algunos de éstos no se encuentran registrados en el listado Documento 1 21-Feb-11 30-Mar-11 5 1 100% 5 5 5
estos centros aprobados y por ende de de acuerdo a lo etablecido en el 2011, se hace engrega del proyecto de procedimiento.
del RUNT. •
los certificados emitidos SGC
Se observaron establecimientos que se acreditaron ante el 2. Definir un procedimiento, para trámite Lograr que la información que
por éstos para su
ONAC , pero cuyas direcciones difieren de las registradas por y registro ante el RUNT de los CRC y de existe en el RUNT sobre los
respectivo seguimiento
el Ministerio. las novedades que se presenten, CRC, sea consistente y Mediante Acta del 9 de mayo de 2011, se revisó, ajustó y aprobó el
• Se presentan acreditaciones por parte de la ONAC a respecto a las condiciones inicialmente corresponda a lo autorizado por Aprobar el Procedimiento Documento 1 1-Apr-11 30-Apr-11 4 1 100% 4 4 4
procedimiento.
establecimientos con razón social diferente a la registrada en el autorizadas y a la acreditación. el Ministerio
sistema RUNT
Socializar procedimiento
Se socializó procedimiento definido e implementado, mediante Circular
mediante circularización, a los Circular 1 1-May-11 30-May-11 4 1 100% 4 4 4
2011420028232-1 del 10 de junio de 2011 dirigida a CRC, ONAC y RUNT.
CRC, RUNT Y ONAC
Implementar procedimiento Documento 1 1-Jun-11 30-Dec-11 30 0 0% 0 0 0
Lograr que solo los CRC que,

1. Exigir a los CRC y al RUNT, que la cumplan con los requisitos
conectividad y cargue de la información exigidos en la resoluciòn
Oficiar al RUNT y a los CRC,
se haga en forma independiente, por expedida por el Minsiterio, Se envío la circular 20104210417381 del 15 de octubre de 2010,
dando la instrucción CIRCULARES 100% 15-Oct-10 30-Dec-10 11 100 100% 11 11 11
cada establecimiento autorizado en las basado en las normas y tengan a los CRC, al RUNT y a la ONAC.
correspondientes
Resoluciones expedidas. la acreditación vigente, sean lo
(parametrización individualizada). únicos que puedan realizar
exámenes

base en las Resoluciones expedidas por el Ministerio y las
acreditaciones del ONAC, remiiténdose cuadro al RUNT,
Cuadro de depuración cuadro 1 3-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6
Lograr que solo los CRC que, mediante correos electrónicos, oficios 20114210012901 del
cumplan con los requisitos 13/01/2011 y 20114210021581 del 21/01/2011 y correos
Revisado en los aforos de exigidos en la resoluciòn semanales con las modificaciones que se van presentando.
2. depurar el cumplimiento de los
junio y julio de 2010, expedida por el Minsiterio,
requisitos, una vez indivualizada la base
emitidos por el basado en las normas y tengan
de datos
concesionario RUNT y el la acreditación vigente, sean lo
reporte suministrado por la únicos que puedan realizar
Hallazgo No.12 Deficiencias en el control (Administrativo) concesión sobre los exámenes
Revisado el informe emitido por la Universidad Nacional en certificados emitidos por
desarrollo del contrato Interadministrativo No. 176 de 2009 , se los diferentes CRC, se
falta de control efectivo a
12 1904001 observa en el análisis realizado por esta institución a los determinó que algunos de
estos centros
Centros de Reconocimiento de Conductores, que el 52% de éstos , expiden certificados
estos centros autorizados por el Ministerio, se encuentran de aptitud física, mental y
inactivos por diferentes circunstancias. de coordinación motriz, sin
Hallazgo hallazgo Lograr que solo los CRC que, de ejecución las metas Vencidas metas
cumplan con los requisitos de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
Revisado en los aforos de exigidos en la resoluciòn SI NO OBSERVACION
2. depurar el cumplimiento de los
junio y julio de 2010, expedida por el Minsiterio,
requisitos, una vez indivualizada la base
emitidos por el basado en las normas y tengan
de datos
concesionario RUNT y el la acreditación vigente, sean lo Inactivar en el sistema RUNT los
reporte suministrado por la únicos que puedan realizar CRC, que incumplan con los ajustes al sistema, Con base en la Circular 20104210417381 del 15 de octubre de
Hallazgo No.12 Deficiencias en el control (Administrativo) concesión sobre los exámenes requisitos exigidos en normas, por CRC que 2010 y en los cuadros que la Subdirección envía semanalmente
Revisado el informe emitido por la Universidad Nacional en certificados emitidos por 100% 15-Dec-10 30-Oct-11 46 1 50% 23 0 0
autorizaciones concedidas incumpla (Acto al RUNT, en forma permanente se van inactivando los CRC que
desarrollo del contrato Interadministrativo No. 176 de 2009 , se los diferentes CRC, se (Resoluciones) y no tengan la Administrativo) no cumplen requisitos, incluyendo la acreditación.
falta de control efectivo a
12 1904001 observa en el análisis realizado por esta institución a los determinó que algunos de acreditación vigente.
estos centros
Centros de Reconocimiento de Conductores, que el 52% de éstos , expiden certificados
estos centros autorizados por el Ministerio, se encuentran de aptitud física, mental y
inactivos por diferentes circunstancias. de coordinación motriz, sin Mediante memorando 20114200026563 del 18 de febrero de
contar con los Designar responsables para
Memorando 1 5-Jan-11 28-Feb-11 8 1 100% 8 8 8 2011, se designaron los resposanbles de preparar el
establecimientos abiertos proyectar el procedimiento
procedimiento.
al público y con las
garantías exigidas en la
Presentar el proyecto del
norma
procedimiento para ser aprobado Mediante Memorando 20114210048803 del 30 de marzo de
Documento 1 28-Feb-11 30-Mar-11 4 1 100% 4 4 4
de acuerdo a lo etablecido en el 2011, se hace engrega del proyecto de procedimiento.
Lograr que solo los CRC que, SGC
cumplan con los requisitos
3. Definir un procedimiento, para trámite
exigidos en la resoluciòn
y regsitro ante el RUNT de los CRC y de
expedida por el Minsiterio, Mediante Acta del 9 de mayo de 2011, se revisó, ajustó y aprobó el
las novedades que se presenten, Aprobar el Procedimiento Documento 1 1-Apr-11 30-Apr-11 4 1 100% 4 4 4
basado en las normas y tengan procedimiento.
respecto a las condiciones inicialmente
la acreditación vigente, sean lo
autorizadas y a la acreditación.
únicos que puedan realizar
exámenes Socializar procedimiento
mediante oficio, a los CRC, OFICIOS 100% 1-May-11 30-May-11 4 1 100% 4 4 4
RUNT Y ONAC

1, Depurar la información
base en las Resoluciones expedidas por el Ministerio y las
existente en el RUNT de los
Cuadro acreditaciones del ONAC, remiiténdose cuadro al RUNT,
CRC, con respecto a las 1 1-Oct-10 31-Jan-11 17 1 100% 17 17 17
comparativo mediante correos electrónicos, oficios 20114210012901 del
autorizaciones concedidas por el
13/01/2011 y 20114210021581 del 21/01/2011 y correos
Ministerio y a las acreditaciones
Lograr que los CRC que expidan semanales con las modificaciones que se van presentando.
certificaciones sean solo los que
1, Inactivar en el sistema RUNT los CRC
cumplan con las normas
que conforme a las normas deben estar
vigentes y tengan la acreditacion 2. Oficiar al RUNT y a los CRC,
acreditados
dado que a septiembre de correspondiente. señalando que los CRC no
2010, de los centros acreditados conforme a los
autorizados por el plazos dados en la norma, Se envío la circular 20104210417381 del 15 de octubre de 2010,
lo que ha generado la Oficios 100% 1-Oct-10 31-Jan-11 17 1 100% 17 17 17
Ministerio, sólo el 44% se quedan inactivos en el sistema a los CRC, al RUNT y a la ONAC.
expedición de certificados
encontraban acreditados . RUNT y no pueden expedir
de aptitud física, mental y
Del análisis realizado al certificados hasta cuando
de coordinación motriz sin
|Hallazgo No. 13 Incumplimiento normatividad (Disciplinario) reporte suministrado por la cumplan con este requisito.
cumplir con los requisitos
No se dio cumplimiento a lo estipulado en el artículo segundo y concesión sobre los
exigidos en la resolución
tercero de la resolución 3374 del 24 de julio de 2009, en lo certificados emitidos por
mencionada. Dicha
referente a la suspensión de los Centros de Reconocimiento de los diferentes CRC, de
situación puede generar Mediante memorando 20114200026563 del 18 de febrero de
Conductores, que no radicaran ante la Subdirección de enero a junio de 2010, se Designar responsables para
13 1102002 presuntamente Memorando 1 5-Jan-11 28-Feb-11 8 1 100% 8 8 8 2011, se designaron los resposanbles de preparar el
Tránsito del Ministerio, copia de la inscripción, aprobación de observó que algunos de proyectar el procedimiento
incumplimiento con lo procedimiento.
documentos y programación de la auditoria de acreditación éstos centros continúan
ante el ONAC y de las fechas previstas para obtener la activos en el RUNT y el
16.4 del artículo 16 del Presentar el proyecto del
acreditación; Ministerio no ha tomado
Decreto 2053 de 2003 y al procedimiento para ser aprobado Mediante Memorando 20114210048803 del 30 de marzo de
acciones legales que le Documento 1 28-Feb-11 30-Mar-11 4 1 100% 4 4 4
artículo 34 de la Ley 734 de acuerdo a lo etablecido en el 2011, se hace engrega del proyecto de procedimiento.
otorga la norma, como es
de 2002. SGC
correr traslado a la
Superintendencia de Lograr que los CRC que expidan
2. Definir un procedimiento, para trámite y
Puertos y Transporte para certificaciones sean solo los que
regIstro ante el RUNT de los CRC y de
cancelar el respectivo cumplan con las normas
las novedades que se presenten, Aprobar el Procedimiento Documento 1 1-Apr-11 30-Apr-11 4 1 100% 4 4 4
registro, vigentes y tengan la acreditacion
respecto a las condiciones inicialmente
correspondiente.
autorizadas y a la acreditación.
Socializar procedimiento
mediante oficios, a los CRC, Oficios 100% 1-May-11 30-May-11 4 100% 100% 4 4 4
RUNT Y ONAC
con lo cual la Entidad ha Lograr que todos los CRC En las Resoluciones expedidas con posterioridad a la
Inclusion de la exigencia de la
permitido que se expidan 1. Exigir a los CRC registrados luego de registrados tengan la debida Resolcuión 3374 de 2009 se incluyó la exigencia de tramitar y
Hallazgo No. 14 Obligación de acreditación (Administrativo) acreditacion en los actos
certificados de aptitud la expedicion de la resolucion 3374 de acreditacion y cumplan con los Resolucion 100% 25-Jul-10 15-Mar-11 33 100 100% 33 33 33 obtener la acreditación. Además con las novedades semanales
Los centros de reconocimiento de conductores que se administrativos por medio de los
física, mental y de 2009, la acreditacion. requisitos exigidos en la que se envían al RUNT se está controlando que obtengan y
registraron después del 24 de julio de 2009, fecha en la cual se cuales se registran los CRC
por inadecuado control en coordinación motriz, y por normatividad presenten la Acreditación o de lo contrario se inactivan.
expidió la Resolución 3374 de julio 24 de 2009, no se
14 1102001 el estudio y motivación de ende las licencia de
encuentran obligados a acreditarse como organismo de
los actos administrativos conducción sin el
certificación de personas ante el ONAC, por cuanto el artículo Lograr que todos los CRC Revisión de la normatividad que
cumplimento de requisitos
segundo de esta resolución derogó lo referente al plazo que se 2 Ajustar la reglamentacion de los registrados tengan la debida regula los Centros de
exigidos en la normatividad Está en proceso de estructuración la Resolución por parte de la
daba a los centros para dicha acreditación , Centros de Reconocimiento de acreditacion y cumplan con los Reconocimiento de Conductores Resolucion 1 20-Jan-11 31-May-11 19 0 0% 0 0 19
expedida.. Subdirección de Tránsito sobre CRC´s.
Conductores requisitos exigidos en la y expedicion de la nueva
normatividad reglamentación
Revisión de la normatividad que

Definir condiciones para la
Hallazgo No. 15 Ambigüedad en la normatividad 1, Ajustar la reglamentacion de los regula los Centros de
habilitacion y funcionamiento de Está en proceso de estructuración la Resolución por parte de la
(Administrativo) Centros de Reconocimiento de Reconocimiento de Conductores Resolucion 1 1-Feb-11 31-May-11 17 0 0% 0 0 17
los Centros de Reconocimiento Subdirección de Tránsito sobre CRC´s.
El Ministerio de Transporte no ha realizado gestión para que se Conductores. y expedicion de la nueva
de Conductores.
aclare la ambigüedad que se presenta en lo estipulado en el situación que no es clara, reglamentación
lo que genera demora en
parágrafo 3 del artículo 3 de la Ley 1397 de julio de 2010, por toda vez que el Ministerio
la habilitación por parte del
cuanto se establece que los Centros de Reconocimiento de no podrá expedir dicha
Ministerio para los centros
Conductores que pretendan acreditarse como “…organismos certificación para los
solicitantes y por ende
15 1102001 certificadores de personas para la realización de las nuevos centros que se
pérdidas económicas por Se gestionó ante el Congreso de la Republica la aprobacion
evaluaciones de aptitud física, mental y de coordinación motriz, encuentran en trámite de
cuanto no pueden operar Presentar documento a los proyecto de ley No. 272 de 2009 , el cual contempla la
para conducir, deberán presentar con la solicitud de registro y para los que
sin el cumplimiento de este Congresistas ponentes del Documento 1 1-Mar-11 20-Jun-11 16 1 100% 16 16 16 modificacion del artículo 3 de la Ley 1397 de 2010, el cual fue
acreditación, la certificación expedida por el Ministerio de pretendan registrarse ante
requisito. 2, Gestionar ante el Congreso de la proyecto aprobado en la Cámara de Representantes, pero por Ley 5a de
Transporte, en la cual se indique, que efectivamente el centro el Ministerio, Lograr que a traves de una
Republica aprobacion proyecto de ley No. 1992, fue archivado.
de reconocimiento de conductores ha realizado las citadas nueva ley se de claridad con
evaluaciones en Colombia”, 272 de 2009 Camara, el cual contempla
respecto a las exigencias para la
la modificacion del artículo 3 de la Ley Se gestionó ante el Congreso de la Republica la aprobacion
habilitacion de los CRC.
1397 de 2010 proyecto de ley No. 272 de 2009 , el cual contempla la
Acompañamiento al tramite del
Documento 1 1-Mar-11 20-Jun-11 16 1 100% 16 16 16 modificacion del artículo 3 de la Ley 1397 de 2010, el cual fue
proyecto
aprobado en la Cámara de Representantes, pero por Ley 5a de
1992, fue archivado.
SI NO OBSERVACION
De acuerdo con la falta de

reglamentación, la oficina de
regulación económica ha
establecido el siguiente
cronograma:
1. Actualizar la información de los

precios del mercado, a partir de
la recolección, consolidación y
análisis de los mismos, con el fin
de confrontar los resultados del
estudio realizado por la
Universidad Nacional.
Hallazgo No. 16. Falta de Reglamentación (Administrativo)
2. Solicitar a la DTT, el envió del
La Entidad no ha reglamentado los costos del examen que Reglamentar los costos del
estudio completo, realizado por la
deben cobrar los Centros de Reconocimiento de Conductores examen que deben cobrar los Acto administrativo,
Universidad Nacional y con la
por la expedición de los certificados de aptitud física, mental y por inadecuado control en Cumplir con el mandato contenido en la Centros de Reconocimiento de para posterior firma Mediante memorando 20111410092023 del 07/06/2011, se
lo que permite el manejo información contenida en el
16 1102001 de coordinación motriz, para la obtención de la licencia de el estudio y motivación de Ley 1383 de 2010, desplegando las Conductores por la expedición del señor Ministro 1 17-Jan-11 31-May-11 19 1 100% 19 19 19 envía proyecto de Resolución que reglamenta los costos del
de tarifas preferenciales mismo, se evaluará la pertinencia
conducción por primera vez, recategorización, renovación y los actos adminsitrativos acciones necesarias. de los certificados de aptitud (Proyecto de examen de aptitud física, mental y de coordinación motriz
del estudio y se confrontará con
refrendación, acorde con lo estipulado en el parágrafo 3 del física, mental y de coordinación Resolución).
la información recolectada por la
artículo 5 de la Ley 1383 de 2010, lo que permite el manejo de motriz.
oficina de regulación económica
tarifas preferenciales.
en relación con la estructura de
costos del sector.
3. Adelantar la socialización de
los resultados del estudio, al
interior del Ministerio y con el
Gremio que agrupa a los CRC´S.
4. Elaborar un proyecto de
resolución para consideración del
señor Ministro, donde se adopte
la política final sobre el tema.
Hallazgo No. 17. Oferta de Centro de Reconocimiento de

Conductores (Administrativo)
El Ministerio de Transporte a noviembre de 2010, no había
establecido una reglamentación que permita regular y obtener
el equilibrio entre la oferta y la demanda de certificados de
Aptitud física, Mental y de Coordinación motriz, expedidos por
los CRC; a pesar que desde julio de 2010, la Universidad
Nacional entregó el estudio que determina el número de 1. Monitorieo del mercado
centros que garantizan la cobertura y necesidades de este tipo durante 6 meses, con el fin de
de certificación, además de las proyecciones de oferta Lo que puede generar que
Se propone continuar con el monitoreo evaluar el comportamiento de la Acto administrativo,
realizadas para 5, 10 y 15 años. Revisada esta proyección se demoras en el análisis del se presente en el futuro
del mercado y adoptar una oferta y la demanda para posterior firma
determina que en el 2010, los CRC que están operando y los reslutado del informe sobreoferta de CRC y
17 reglamentación de acuerdo a la nueva ley Garantizar la sana competencia. 2. Reglamentación con base en del señor Ministro 1 17-Jan-11 30-Jul-11 28 1 100% 28 0 0
que se encuentran en estudio en la Subdirección de Tránsito emitido por la Universidad afecte la competitividad,
y la política de libre mercado del los nuevos requerimientos (Proyecto de
del Ministerio, podrían superar las proyecciones que realizó la Nacional sostenibilidad y calidad del
Ministerio de Transporte legales Resolución).
Universidad en su estudio. Lo que puede generar que se proceso de certificación.
3. Adopción de política de CRC a
presente en el futuro sobreoferta de CRC y afecte la través de reglamentación
competitividad, sostenibilidad y calidad del proceso de
certificación.
lo cual impide que se dé Definir la nueva ficha técnica de Adelantar la revisión y análisis de
cumplimento al término de la licencia de conducción para documentos tecnicos incluido el
48 meses , que le fijó la 1, Definir la nueva ficha técnica de la poder programar el proceso de estudio de la Universidad
Documento 1 1-Feb-11 30-Apr-11 13 1 100% 13 13 13
Hallazgo No. 18 Condiciones técnicas de las Licencias mencionada ley a los licencia de conducción sustitución de la licencia Nacional, en lo que tiene que ver
(Administrativo) ciudadanos que establecido en la ley 1383 de con la ficha técnica de la licencia
A pesar de contar con la ficha técnica que definió la actualmente sean titulares 2010 de conducción
demoras en el análisis del
Universidad Nacional en desarrollo de contrato No.176 de de una licencia de
reslutado del informe
18 1102001 2009, el Ministerio de Transporte no ha reglamentado lo conducción, para sustituirla
emitido por la Universidad
correspondiente a las condiciones técnicas de las licencias de conforme a esta
Nacional
conducción, que le estableció el parágrafo 1° del artículo 4 de reglamentación. Además Definir la nueva ficha técnica de
la Ley 1383 de 2010, de presuntamente la licencia de conducción y Presentar el proyecto del acto
incumplir con lo 2, Expedir el acto administrativo Resolucion 1 2-May-11 31-Jul-11 13 0 0% 0 0 0
establecer la programacion para administrativo para aprobacion
establecido en el numeral reglamentado la nueva ficha tecnica y la
que los ciudadanos adelanten el
16.4 del artículo 16 del programación para realizar el cambio de
cambio de la licencia de
Decreto 2053 de 2003. licencia dentro del plazo concedido por la
conduccion dentro del plazo
ley (Marzo 2014)
establecido en la ley 1383 de
2011 Aprobar el acto administrativo Resolucion 1 1-Aug-11 30-Sep-11 9 0 0% 0 0 0
Revisar los procesos funcionales

de los trámites de los CRC en el
Hallazgo No. 19 Deficiencias en la funcionalidad del sistema sistema RUNT, con el objetivo de
(Administrativo) diseñar los cambios que sean
Documento 1 2-Aug-10 31-May-11 43 1 100% 43 43 43
En las visitas realizadas por la comisión de la Contraloria, a los requeridos, incluyendo el cierre
diferentes actores del RUNT, se observaron deficiencias en la de la posibilidad de modificar la
Las anteriores deficiencias información en forma
funcionalidad del sistema en cuanto a la ejecución de los
pueden generar riesgo de inadecuada.
trámites asociados a los Centros de Reconocimiento de Lograr que la información del
modificación de la
Conductores. *el CRC no carga los rechazados, por cuanto se sistema RUNT sea confiable y
información con fines
da la opción al usuario de que se practique un examen más consistente, que no pueda ser
El sistema no ofrece todas inadecuados, generación 1. Ajustar la funcionalidad del sistema
especializado y/o corrija la anomalía y regrese para comprobar modificada y garantizar la Realizar los cambios requeridos
las funcionalidades de información RUNT, en cuanto a los trámites que
19 2202001 tal hecho; situación que no permite tener un control sobre estos adecuada operación y en el aplicativo HQRUNT para
conforme a la normatividad inconsistente, deben y pueden realizar los CRC, de El desarrollo de los cambios requeridos en el HQ-RUNT de la
usuarios, dado que algunos no regresan, los cuales pueden funcionamiento de los CRC, el que se puedan efectuar todos los
para los diferentes trámites traumatismos que acuerdo a las normas vigentes funcionaldad de CRC´s se encuentra listo para despliegue en
acudir a otro CRC para que les aprueben sin el cumplimiento oportuno servicio a los usuarios trámites de los CRC, en forma Documento 1 1-Sep-10 31-May-11 39 0 0% 0 0 39
impactan en la operación producción la cual se realizará antes de finalizar el mes de julio
de los requisitos exigidos; *el sistema permite modificar la y el control de la plataforma segura y oportuna, así como las
de estos actores, como en de 2011.
categoría y expedir el certificado. Igualmente, se puede tecnológica. validaciones y consultas del
la oportunidad y calidad del
modificar el tipo de trámite y las restricciones del conductor; *• caso.
servicio al ciudadano.
En los primeros meses de operación del sistema, en la
“consulta ciudadanos” dispuesta en el portal web, sólo se podía
ver el último certificado de aptitud física, mental y coordinación Realizar seguimiento al sistena
motriz expedido en el RUNT RUNT, para verificar la
Pruebaas en el
efectividad de los ajustes y 100% 1-Jun-11 31-Jul-11 9 0 0% 0 0 0
Sistema
cambios efectuados en el
aplicativo HQRUNT.
SI NO OBSERVACION
lo que se configura en el
incumplimiento a lo
establecido en el
mencionado artículo y
además de presuntamente
incumplir con lo
16.4 del artículo 16 del
Decreto 2053 de 2003 y el 1, Verificar permanentemente el alcance y Revision minuciosa del alcance y
artículo 34 de la Ley 734 limitaciones de las diferentes normas que Garantizar el cumplimiento de la vigencia de las normas que
de 2002. sirven de soporte a las decisiones que normatividad vigente y aplicable sustentan la expedicion de actos Documento 1 1-Feb-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0
toma el Ministerio, a través de la al Ministerio de Transporte administrativos por parte del
En la respuesta el expedición de actos administrativos. Ministerio de Transporte.
Ministerio informa: “…Al
respecto es de aclarar que
dicha Subdirección de
Tránsito, en el lapso
indicado, únicamente
autorizó el registró de
Centros de
Reconocimiento de
Conductores, pero
Hallazgo No. 20 Deficiencias en los registros de CRC conforme a lo
(Disciplinario) expresamente
Mediante el artículo primero de la resolución 619 de febrero 23 contemplado en la misma
de 2009, el Ministerio suspendió la autorización y registro de Resolución 619 de 2009,
los nuevos Centros de Reconocimiento de Conductores, con el dado que en este lapso de en donde se estableció que
20 1102001 fin de estudiar y determinar el número de centros que tiempo la Entidad autorizó las solicitudes radicadas
garanticen la cobertura en necesidades de certificación de la y registró algunos CRC con anterioridad a la
Aptitud Física Mental y de Coordinación Motriz, desde la expedición de dicha
vigencia de la mencionada resolución y hasta la entrada en norma, así como las que
operación del RUNT , situación que la subdirección de tránsito estuviesen en proceso de
del Ministerio no cumplió, certificación por parte de
un organismo certificador,
continuarían su trámite y
se regirían por las
disposiciones legales
vigentes, es decir
anteriores a la Resolución
619 de 2009.
Revisados los soportes
allegados a la comisión de
la Contraloria, se observa Revisión de las resoluciones por
que algunos CRC, medio de las cuales se autorizó el
mencionados en el 2, Verificar el cabal cumplimiento de lo registro de nuevos CRC, desde la Se revisó el 100% de las Resoluciones expedidas desde la
Garantizar el cumplimiento de la
hallazgo, fueron establecido en el artículo 1 de la vigencia de la Resolución 619 de fecha de emisión de la Resolución 619 de 2009 hasta la entrada
normatividad, específicamente Resolución 100% 1-Feb-11 30-Jun-11 21 1 100% 21 21 21
constituidos con Resolución 619 de 2009. 2009, hasta la fecha de entrada en operación del RUNT, verificándose el cumplimiento de
de la resolución 619 de 2009.
posterioridad a la en operación del RUNT, así como requisitos por parte de los CRC´s.
expedición de la resolución el estado actual de
y que el documento que funcionamiento de los CRC.
anexa la entidad como
soporte , expresa que es
una oferta económica que
emitió el ente certificador.
Garantizar la confiabilidad en el
proceso de expedición de los
1. Exigir a los CRC y al RUNT que la
certificados por parte de los
conectividad y cargue de la información
CRC, de acuerdo a los Circularizar al RUNT y a los
se haga en forma independiente, por Se envío la circular 20104210417381 del 15 de octubre de 2010,
parámetros técnicos y a la CRC, dando la instrucción Circular 100% 15-Oct-10 30-Dec-10 11 100 100% 11 11 11
cada establecimiento autorizado en las a los CRC, al RUNT y a la ONAC.
capacidad máxima asignada por correspondiente
Resoluciones expedidas.
el Ministerio de Transporte y con
(Parametrización individualizada).
ello, la mayor calidad del
servicio a la ciudadanía.
A partir del 11 de febrero de 2011, en el cuadro semanal que se

Cuadro de depuración cuadro 1 3-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6 remite al RUNT, se está incluyendo la capacidad máxima de
Toda vez que existen CRC certificados que puede expedir cada CRC.
Hallazgo No. 21 Falta de control en la expedición de que están operando bajo Garantizar la confiabilidad en el
certificados (Administrativo) una franquicia y en el proceso de expedición de los
El sistema RUNT no tiene control sobre el número de momento de registrar la Lo cual podría afectar la certificados por parte de los Realizar los cambios requeridos
certificados expedidos en cada mes por los Centros de compra, no se determina calidad en el servicio, por 2. Depurar el número máximo de CRC, de acuerdo a los en el aplicativo HQ-RUNT, para
Reconocimientos de Conductores -CRC-, acorde con la para que establecimiento cuanto no se garantiza la certificaciones por cada CRC, una vez parámetros técnicos y a la que pueda ser utilizado conforme
capacidad máxima de certificados médicos por día aprobada van dirigidos; igual sucede confiabilidad en el proceso individualizada la base de datos. capacidad máxima asignada por a las exigencias legales y a las
21 1904001 por el Ministerio, conforme lo establece en el parágrafo 2 con el CRC IPS de la expedición de el Ministerio de Transporte y con Ajuste al sistema 100% 15-Dec-10 30-Apr-11 19 1 100% 19 19 19
necesidades de los actores y
artículo primero de la resolución 3949 de 2006. De un análisis CERTIFICATE, que le certificados. Además del ello, la mayor calidad del permita el efectivo control del
realizado a los pagos que efectúan estos centros al RUNT por fueron aprobados posible incumplimiento a lo servicio a la ciudadanía. número de certificados que
medio de las FUPAS , y a los certificados emitidos y diariamente 46 certificados establecido en la pueden expedir los CRC.
registrados en el sistema, se observó que la emisión de estos y mensualmente resolución 3949 de 2006.
certificados, por parte de algunos CRC, sobrepasa el número sobrepasa esta cantidad ;
máximo aprobado, lo anterior genera pérdida Designar responsables para
Memorando 1 5-Jan-11 20-Feb-11 7 1 100% 7 7 7
del control proyectar el procedimiento
Presentar el proyecto del
Lograr que solo los CRC que procedimiento para ser aprobado Mediante Memorando 20114210048803 del 30 de marzo de
cumplan con los requisitos de acuerdo a lo etablecido en el Documento 1 21-Feb-11 30-Mar-11 5 1 100% 5 5 5
2011, se hace engrega del proyecto de procedimiento.
3. Definir un procedimiento, para trámite exigidos en la resolución SGC
y registro ante el RUNT de los CRC y de expedida por el Minsiterio,
las novedades que se presenten, incluyendo el número de Mediante Acta del 9 de mayo de 2011, se revisó, ajustó y aprobó el
Aprobar el Procedimiento Documento 1 1-Apr-11 30-Apr-11 4 1 100% 4 4 4
respecto a las condiciones inicialmente certifiicados que pueden expedir procedimiento.
autorizadas y a la acreditación. y tengan la acreditación vigente,
sean los únicos que puedan Socializar procedimiento
realizar exámenes. mediante circularización, a los CIRCULAR 1 1-May-11 30-May-11 4 1 100% 4 4 4
CRC, RUNT Y ONAC
Lograr que solo los CRC que,

1. Exigir a los CRC y al RUNT, que la cumplan con los requisitos
lo cual genera la conectividad y cargue de la información exigidos en la resoluciòn
Oficiar al RUNT y a los CRC,
expedición de los se haga en forma independiente, por expedida por el Minsiterio, Se envío la circular 20104210417381 del 15 de octubre de 2010,
Hallazgo No. 22 Incumplimiento requisitos de los CRC dando la instrucción Oficios 100% 15-Oct-10 28-Feb-11 19 100 100% 19 19 19
certificados sin el cada establecimiento autorizado en las basado en las normas y tengan a los CRC, al RUNT y a la ONAC.
(Administrativo) correspondiente
cumplimento de lo Resoluciones expedidas. la acreditación vigente, sean lo
Se evidenció en la visita realizada a la Ciudad de Barranquilla, (parametrización individualizada). únicos que puedan realizar
que existen dos CRC ubicados en la misma dirección exámenes
6.4 del anexo II de la
(CERTICOLOMBIA LTDA Y DEL CARIBE LTDA), sin embargo
resolución 1555 de 2005,
dentro del local se observó que hay cuatro (4) consultorios , los
referente a la exigencia de
cuales únicamente son para el funcionamiento de un solo falta de control efectivo a
22 1201003 las instalaciones físicas.
centro . Cabe señalar que en la página del RUNT existen los estos centros
Además, la expedición de
dos CRCs antes mencionados como activos y registrados con
los certificados por este
la misma dirección; además en la prueba selectiva realizada a
centro, presuntamente
los certificados emitidos y registrados en el RUNT , se
carecerían de validez, al
demostró que los dos centros emiten certificados, lo anterior
igual que las licencias que
debido a falta de control por parte del Ministerio en el momento
se tramitaron con el
lo cual genera la
expedición de los Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción
Hallazgo No. 22 Incumplimiento requisitos de los CRC Denominación de Unidad de Fecha Fecha Plazo en Avance físico
No Código certificados sin el Avance fisico Logrado por por las metas atribuido
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras)
(Administrativo) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
Hallazgo hallazgo cumplimento de lo de ejecución las metas Vencidas metas
Se evidenció en la visita realizada a la Ciudad de Barranquilla, medida de la Meta Meta Metas Metas las Meta de las metas
establecido en el numeral de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
que existen dos CRC ubicados en la misma dirección
6.4 del anexo II de la
(CERTICOLOMBIA LTDA Y DEL CARIBE LTDA), sin embargo SI NO OBSERVACION
resolución 1555 de 2005,
dentro del local se observó que hay cuatro (4) consultorios , los
referente a la exigencia de
cuales únicamente son para el funcionamiento de un solo falta de control efectivo a
22 1201003 las instalaciones físicas.
centro . Cabe señalar que en la página del RUNT existen los estos centros Revisión de los actos
Además, la expedición de
dos CRCs antes mencionados como activos y registrados con Garantizar que solo los CRC administrativos de autorizacion
los certificados por este
la misma dirección; además en la prueba selectiva realizada a que, cumplan con los requisitos de los CRC registrados y De Se efectúo la depuración de la información de los CRC, con
centro, presuntamente
los certificados emitidos y registrados en el RUNT , se exigidos en la resoluciòn encontrar inconsistencias base en las Resoluciones expedidas por el Ministerio y las
carecerían de validez, al 2. Revisar el cumplimiento de los
demostró que los dos centros emiten certificados, lo anterior expedida por el Minsiterio, Inactivar en el sistema RUNT el acreditaciones del ONAC, remiiténdose cuadro al RUNT,
igual que las licencias que requisitos de los CRC CERTICOLOMBIA cuadro 1 15-Nov-10 31-Jan-11 11 1 100% 11 11 11
debido a falta de control por parte del Ministerio en el momento basado en las normas y tengan CRC, que incumpla con los mediante correos electrónicos, oficios 20114210012901 del
se tramitaron con el Y CARIBE LTDA
de autorizar los CRC, la acreditación vigente, sean lo requisitos exigidos en normas, 13/01/2011 y 20114210021581 del 21/01/2011 y correos
respaldo de estos.
únicos que puedan realizar autorizaciones concedidas semanales con las modificaciones que se van presentando.
exámenes y expedir certificados (Resoluciones) y no tengan la
acreditación vigente.
lo cual generó el retraso en

aproximadamente un año
la entrada en operación de
los registros contemplados
en la segunda fase y en
siete meses la aplicación
de los niveles de servicio,
lo cual no permite mejorar
la calidad del servicio
Hallazgo No. 23 Otrosí No. 8 del contrato 033 de 2007
conforme lo estipulado en
(Disciplinario)
el numeral 7 del anexo B Esta administración deberá
El Ministerio de Transporte suscribió el 30 de Julio de 2010,
del contrato, e impide que contar con todo el soporte
otrosí No. 8 al contrato de concesión, mediante el cual se Concepto jurídico
el Ministerio pueda técnico, jurídico y financiero que Verificar las causales que pueden
variaron plazos de ejecución de compromisos y actividades a sobre la
empezar a hacer efectivas soporte y acredite la generar la necesidad de suscribir
ejecutar por el Concesionario, estipulados en el contrato 033 Lo anterior, debido a falta Contar con los soportes y análisis técnico, procedencia o no
las multas de que trata el procedencia o no de la un Otrosí al contrato 033 de
23 1404004 de 2007, algunas de los cuales ya habían sido incluso objeto de una oportuna gestión de financiero y jurídico que acrediten la de la celebración 1 31-Jan-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0 APOYO LEGAL
numeral 24.1.8 de la celebración de un otrosí, en 2007, para garantizar el cabal
de cambios en los otrosíes Nos. 5 y 6 del 16 de Junio y 30 de la interventoría, procedencia o no de un otrosí. de un Otrosí, en
Clausula Vigésimo Cuarta aquellos eventos en que se cumplimiento de las oblgaciones
septiembre de 2009 respectivamente. Sin embargo, para la aquellos eventos en
del contrato , en caso de requiera, para garantizar el contractuales.
fecha de suscripción del otrosí No.8 ya estaban vencidos los que se requiera.
incumplimiento de los cabal cumplimiento de las
plazos e incumplidos los compromisos que fueron esencia de
niveles de servicio. obligaciones contractuales.
modificación
Además se genera
presuntamente
incumplimiento al numeral
80. Además, se configura
un incumplimiento por
parte del Concesionario, el
cual fue avalado por el
Ministerio mediante la
suscripción de éste Otrosí.
Se llevarán a cabo mediante un

plan de trabajo que incluya:
1. La planeación y desarrollo de
un proyecto para que cada
Organismo de Transito
Hallazgo No. 24 Seguridad en la operación (Administrativo) Departamental (vg.
Si bien el componente de seguridad es una de las principales y Cundinamarca) tenga cada uno
fundamentales características para el cumplimiento de los su certificado digital u operen
objetivos del RUNT, por cuanto la información que se maneja integrados dentro del transito
en el sistema es relevante para la toma de decisiones departamental.
estratégicas en políticas de tránsito y transporte del país, se Continuar con el plan de trabajo de la ISO 2. Generar una comunicación
evidenciaron las siguientes situaciones: - El Ministerio de 27001, establecer los objetivos de control Oficial a los OT por parte del
Transporte autorizó la desactivación en ambiente productivo de y revisar los perfiles establecidos. Definir Ministerio para que sea aplicada
varias validaciones definidas en la etapa de construcción del el esquema de operación de los OT la validacion de correspondencia
sistema; el modelo de seguridad quedará definido a comienzos Departamentales (vg. Cundinamarca en usuario autenticado Vs certificado 1. Resolucion 2.
Tener y mantener el sistema de
de febrero de 2011 , con una posterioridad de quince (15) el uso de firmas digitales) Yy DT y otros digital. Oficio 3.
informacion actualizada, segura,
meses desde la entrada en operación del sistema y la actores y activar la validación de 3. Se estableceran mesas de Cronograma 4. 100% 27-Jan-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0
integra, confiable de cada uno
obtención de la certificación quedó aplazada hasta el mes 54 a correspondencia del certificado digital. El trabajo para la revision de los Cronograma 5.
de los registros nacionales.
partir del acta de inicio del contrato , es decir, 30 meses MInisterio mantendrá un control de la requerimientos de negocio Vs las Cronograma
después de haber entrado en operación; durante las sesiones información que ingresa a las bases de validaciones implementadas en el
de soporte, los funcionarios del concesionario RUNT, tienen datos del RNA y RNC para lo cual se sistema HQ Runt.
privilegios para modificar información; la utilización de diseñarán los respectivos sistemasy 4. Seguimiento al cronograma
direcciones IP públicas fijas por parte de los diferentes actores parámetros de validación. para el cumplimiento de la
del sistema y su publicación y la falta de validación de la huella Implementacion de la Norma
del ciudadano durante la entrega de los documentos ISO27001.
tramitados. 5. Reactivacion de las mesas de
trabajo con la Registraduria
Validación en el Sistema Nacional para utilizar los datos
oficiales que posee la
Registraduria en la autenticacion
de los usuarios del sistema
(Huellas)
Implementacion De Políticas y
Tener y mantener el sistema de Procedimiento de Gestion De
informacion actualizada, segura, Acceso de Usuarios, utilizando
Privilegios de modificacion Revisión de los perfiles Manual 100% 27-Jan-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0
integra, confiable de cada uno los estándares establecidos en la
de los registros nacionales. Norma ISO27001, para este
24 2202002 efecto.
1. Documentar e insitucionalizar
el Procedimiento de
Generar un Procedimiento para
Mantenimiento, administración y
administrar y controlar la publicación de
control de la información
información en el sitio Web de Runt
publicada en el website de Runt
(Incluyendo la función de Web Máster / Tener y mantener el sistema de
2. Asignar la función de 1. Manual 2.
Áreas Seguridad De Operación / Control informacion actualizada, segura,
Direccionamiento IP administración de información del Oficio 3. 100% 27-Jan-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0
De Publicación) integra, confiable de cada uno
site de Runt (Webmaster). Oficio
de los registros nacionales.
3. Definir un control de monitoreo
La acción de mejoramiento esta orientada
periódico de la información
a controlar la información que se publica
publicada en el site de Runt,
en la página del Runt.
inlcuyendo el reporte y manejo de
novedades e inconsistencias
SI NO OBSERVACION
1. Conformar la Mesa de trabajo

con la Registraduria para la
validacion efectiva de la huella en
el proceso de autenticación de
Runt (Autenticidad)
2. Aplicar reingenieria al proceso
de huella para estandarizar el
Reactivar y retomar la mesa de trabajo
Tener y mantener el sistema de requerimiento y el manejo de 1. Cronograma
con la registraduria para la validacion
informacion actualizada, segura, excepciones. 2. Oficio 3.
utilizacion huella efectiva de las huellas. SE REQUIERE 100% 1-Feb-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0
integra, confiable de cada uno 3. Enviar la Resolución de Resolucion 4.
APOYO DE ALTA GERENCIA y del
de los registros nacionales. obligatoriedad de validación del Oficio
Gobierno Nacional.
acceso con huella para todos los
organismos de Tránsito y revisar
la aplicabilidad en OA como la
PONAL.
4. Activar el control de huella
para todos los usuarios del
Sistema HQ Runt
Se llevara a cabo mediante un

plan de trabajo la planificacion
Hallazgo No.25 Certificado Digital (Administrativo)
para que cada cada Organismo
Se observó que algunos de los diferentes funcionarios que
de Transito, Direccione
registran información en el sistema, durante doce (12) meses, puede generar un presunto
Territoriales y Demas actores
efectuaron modificaciones y actualizaciones de información, incumplimiento a lo Revisar el uso del Certificado Digital en
no se contaba con todos tenga su certificado digital.
compartiendo el certificado digital asignado a determinado establecido en el numeral los Transitos Departamentales,
los equipos de acuerdo Cumplimiento de las condiciones Generar una comunicación 1. Resolucion 2.
usuario, siendo posible hacerlo ante la desactivación de la 3.4.1 del anexo A al Direcciones Territoriales y demas
25 2202002 con el manual de de operación, técnicas y Oficial a los OT, DT, Otros Oficio 3. 100% 1-Feb-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0
validación de la huella dactilar hasta noviembre de 2010; el contrato de Concesión y en Actores. Utilizacion y efectividad de las
condiciones de operación, tecnológicas. Actores para que sea aplicada la Oficio
Ministerio afirma que se activo la validación del certificado el capítulo 2 del Manual de reglas de validacion (100%) definidas
tecnicas y tecnológicas validacion de correspondencia
digital por parte del sistema RUNT para los usuarios del mismo condiciones de operación, frente al sistema
usuario autenticado Vs certificado
a partir del 23 de agosto de 2010 , situaciones que atentan técnicas y tecnológicas.
digital. revisar los perfiles
contra los principios de integridad, confidencialidad y no
existentes, jerarquizacion y su
repudio de la seguridad informática y
procedimiento
Plan de Trabajo:
(1. Establecer las condiciones y

requisitos actuales de
procesamiento de los Data
Center.
2. Identificar los
procesos/servicios críticos que se
por lo que no se tiene van a recuperar.
Hallazgo No. 26 Pruebas en los centros de datos
certeza de que el sistema 3. Valorar el impacto financiero y
(Administrativo)
pueda operar normalmente Tener certeza de que el sistema operativo. Determinar los tiempos
De acuerdo con lo informado en la visita realizada al centro de Llevar a cabo un procedimiento pre
el Ministerio no habia en este tipo de pueda operar normalmente en objetivos de recuperación 1. Cronograma
26 2202002 respaldo ubicado en la ciudad de Barranquilla, se conoció que aprobado para las pruebas pertinentes en 100% 1-Feb-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0
autorizado las pruebas eventualidades con la un tipo de eventualidades con la 4. Priorizar procesos para
no se habían realizado pruebas para verificar la operación los tres centros de Datos del RUNT
plataforma tecnológica plataforma tecnológica instalada. recuperación
independiente de cada centro de datos ante situaciones de
instalada. 5. Determinar los recursos
contingencia,
mínimos de recuperación
6. Establecer estrategias de
recuperación
7. Coordinar y organizar un
ejercicio de prueba de
recuperación de los servicios
identificados utilizando la
infraestructura disponible.
1. Reactivar la mesa de trabajo

quedando abierta la con el posible riesgo de con la Registraduria Nacional
posibilidad de inscribir que la identificación no sea para la validacion efectiva de la
personas sin capturar su la correcta y se presenten huella.
Hallazgo No. 27 Inscripción de personas (Administrativo) huella, aunque no tengan casos de suplantación, lo 2. Revisar el estado actual de
El sistema HQ-RUNT en el proceso de inscripción de personas restricciones físicas, cual contradice lo Mesa de trabajo para la revision del Garantizar la identidad del validación de la huella y los
1. Cronograma
presenta un botón de chequeo asociado a la opción “persona además, en la tabla de la establecido en el numeral procedimiento de requerimiento de huella ciudadano y garantizar el niveles de obligatoriedad, para
27 2202001 2. Oficio 3. 100% 1-Mar-11 30-Nov-11 39 0 0% 0 0 0
con huella”; si el usuario no chequea esta opción, el sistema no base de datos de persona 3.4.2 del anexo A al para la inscripcion de personas en el caso manejo de las excepciones extender este factor de
Oficio
muestra la interfaz para captura de huella dactilar, sin huella el campo donde contrato de Concesión en de existir excepciónes autorizadas en las huellas. autenticación a los demás grupos
se registra la entidad que cuanto a la autenticación de usuarios del sistema HQ Runt
autoriza de ciudadanos en el 3. Definir un proceso para el
(PERSHUELL_ENTIDAD) sistema RUNT. manejo de excepciones, previa
es opcional, autorización del Ministerio de
Transporte y la RNEC.
Para efecto de fortalecer la

identificación de los usuarios del
sistema HQ Runt, se conformará
una mesa de trabajo, para
EVALUAR la conveniencia de
cambiar la conformación del ID
Hallazgo No. 28 Usuarios del sistema (Administrativo) User de los usuarios del Sistema
Un año después de operación del RUNT, durante el cual los y dependiendo de la decisión
lo que evidencia
usuarios del sistema registraron su huella, el Concesionario adoptada se desarrollará un
debilidades en la genera riesgo de posibles Mesa de trabajo para revison de la Conformación
publica en su portal web dos listados con más de 5000 Fortalecer la identificación y Proyecto para ajustar la
28 0 identificación y accesos no autorizados al viabilidad del tipo de acceso a la mesa de trabajo 100% 1-Feb-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0
usuarios que deben volver a hacer este registro, e informa que administración de usuarios identificación de los usuarios a
administración de usuarios sistema. informacion publica. ( Oficio)
no todos los usuarios tienen registrados nombres y apellidos; las condiciones requeridas por
por lo que adicionalmente publica las cédulas, dato que esta instancia (en caso dado, la
corresponde al login, planeación de este proyecto se
entregará en la fecha que se
defina en la mesa de trabajo).
Establecer el procedimiento de
Hallazgo No. 29 Funcionalidad en la operación del RNCEA ingreso de la información de
(Administrativo) acuerdo a los nuevos parametros
Se desarolló una nueva funcionalidad para el manejo de la
Se encuentran deficiencias en la funcionalidad del sistema en de constitucion y funcionamiento
informaciín de los CEA, por parte de la Concesión RUNT, con
los trámites asociados al RNCEA, como son: permite expedir de los Centros de Enseñnaza Documento 1 3-Jan-11 15-Mar-11 10 1 100% 10 10 10
base en los parámetros establecidos en el Decreto 1500 de
en un mes todos los certificados de aptitud en conducción, en Automovilistica, establecidos en
2009 y la Resolución 3245 de 2009.
una misma categoría asociados a un solo vehículo; permite el Decreto 1500 de 2009 y
expedir el certificado de conductor en la misma fecha en la que Resolucion 3245 de 2009.
Lograr que la funcionalidad del
el alumno se inscribe para iniciar el curso; da la opción de Impacto en la operación de
sistema RUNT, en cuanto a los
modificar los certificados de conductor permitiendo inscribir al los centros de enseñanza
Deficiencias en la 1, Ajustar el procedimiento de registro de trámites de los Céntros de
alumno en una categoría y luego expedir el certificado con otra automovilística, la
funcionalidad del sistema informacion en el RUNT, de acuerdo a Enseñalnza Automovilística se
categoría, incluso de diferente clase de vehículo; en el banco oportunidad del servicio al
en cuanto al cabal los nuevos parametros de constitucion y ajuste a las normas vigentes y
se presentan errores para la lectura del código de barras en los ciudadano y el
cumplimiento de la funcionamiento de los Centros de tenga los debidos controles y
29 2202001 formatos de CUP y FUPAS; presenta opciones en el menú que cumplimiento de los
normatividad aplicable a Enseñanza Automovilística establecidos además, que los ciudadanos
no ejecutan ninguna acción; en la expedición de certificados de requisitos para la
cada trámite y lo dispuesto en el Decreto 1500 de 2009 y Resolucion tengan acceso solo a los CEA
Hallazgo No. 29 Funcionalidad en la operación del RNCEA
(Administrativo)
Se encuentran deficiencias en la funcionalidad del sistema en
los trámites asociados al RNCEA, como son: permite expedir Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción
en un mes todos los certificados de aptitud en conducción, en Denominación de Unidad de Fecha Fecha Plazo en Avance físico
una mismaDescripción
categoríahallazgo (No amas
asociados un de 50 vehículo;
solo palabras) permite Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
expedir el certificado de conductor en la misma fecha en la que medida de la Meta Meta Metas Metas las Meta de las metas
Lograr que la funcionalidad del de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
el alumno se inscribe para iniciar el curso; da la opción de Impacto en la operación de
sistema RUNT, en cuanto a los SI NO OBSERVACION
modificar los certificados de conductor permitiendo inscribir al los centros de enseñanza
Deficiencias en la 1, Ajustar el procedimiento de registro de trámites de los Céntros de
alumno en una categoría y luego expedir el certificado con otra automovilística, la
funcionalidad del sistema informacion en el RUNT, de acuerdo a Enseñalnza Automovilística se
categoría, incluso de diferente clase de vehículo; en el banco oportunidad del servicio al Se definió la parametrización inicial del Sistema, la cual se
en cuanto al cabal los nuevos parametros de constitucion y ajuste a las normas vigentes y
se presentan errores para la lectura del código de barras en los ciudadano y el empezará a utilizar a partir del 1 de abril de 2011, teniendo en
cumplimiento de la funcionamiento de los Centros de tenga los debidos controles y Parametrizar en el sistema RUNT
29 2202001 formatos de CUP y FUPAS; presenta opciones en el menú que cumplimiento de los cuenta que de acuerdo a la Resolcuión No. 263 del 31 de enero
normatividad aplicable a Enseñanza Automovilística establecidos además, que los ciudadanos los controles que contiene la Documento 1 3-Jan-11 15-Mar-11 10 1 100% 10 10 10
no ejecutan ninguna acción; en la expedición de certificados de requisitos para la de 2011, a partir de dicha fecha comenzará la implementación
cada trámite y lo dispuesto en el Decreto 1500 de 2009 y Resolucion tengan acceso solo a los CEA nueva reglamentacion
instructor tanto la fecha de expedición como la de vencimiento expedición de los de la nueva reglamentación, Decreto 1500 de 2009 y Resolución
en el contrato de 3245 de 2009 y empiezan a operar a que cumplan con la totalidad de
son escritas manualmente; las dimensiones del formato de certificados por parte de 3245 de 2009.
Concesión partir del 1 de febrero de 2011. los requisitos exigidos en la
certificación de Instructor expedido por el RUNT son poco los Centro de Enseñanza
normatividad y que el servicio se
adecuadas, no se evidencia un acto administrativo para su Automovilística.
preste de manera oportuna.
adopción; las tarjetas de servicio expedidas a través del RUNT,
tiene un campo para la resolución de habilitación del CEA y Verificar que tanto el
otro para la fecha de expedición de ésta, los cuales aparecen procedimiento definido para el
en blanco; en un CEA la capacitación fue teórica, se ingreso de la información y la
Pruebas en el
mencionaron opciones del sistema que posteriormente no se realización de los trámites de los 1 16-Mar-11 31-Jul-11 20 0 0% 0 0 0
Sistema
han encontrado en operación CEA, como los controles
dispuestos se cumplan y tengan
la efectividad proyectada.
Establecer el procedimiento de
ingreso de la información de
acuerdo a los nuevos parámetros
de Constitucion y funcionamiento
de los Centros de Enseñnaza
Automovilistica establecidos en el
Decreto 1500 de 2009 y
dado que: Resolucion 3245 de 2009.
• Aparecen vehículos e NOTA: Todos los CEA, con base Se desarrollo una nueva funcionalidad para el manejo de la
instructores asociados a en las nuevas normas, Decreto informaci;on de los CEA, por parte de la concesión RUNT, con
Documento 1 3-Jan-11 15-Mar-11 10 1 100% 10 10 10
determinada escuela que 1500 de 2009 y Resolución 3245 base en los parámetros establecidos en el Decreto 1500 de
en la actualidad no de 2009, deben obtener la 2009 y Resolución No 3245 de 2009
pertenecen o están habilitación y registrarse
Lograr que la funcionalidad del
desvinculados de la nuevamente en el RUNT, con sus
, lo que genera que se sistema RUNT, en cuanto a los
misma. 1, Ajustar el procedimiento de registro de respectivos vehículos e
puedan expedir trámites de los Céntros de
• En algunos casos está informacion en el RUNT, de acuerdo a instructores.
Hallazgo No. 30 Migración de información RNCEA certificados asociados a Enseñalnza Automovilística se
cargada la información los nuevos parametros de constitucion y
(Administrativo) vehículos que ya han sido ajuste a las normas vigentes y
histórica de todos los funcionamiento de los Centros de
La información cargada en el RUNT, correspondiente a los desvinculados, tenga los debidos controles y
30 2202001 vehículos y otros casos Enseñnaza Automovilistica establecidos
centros de enseñanza automovilística -CEA- no refleja la aumentando el cupo de además, que los ciudadanos
están asociados vehículos en el Decreto 1500 de 2009 y Resolucion
situación real, certificados para cada tengan acceso solo a los CEA
que nunca han pertenecido 3245 de 2009 y empiezan a operar a
categoría conforme lo que cumplan con la totalidad de Se definió la parametrización inicial del Sistema, la cual se
a la escuela. partir del 1 de febrero de 2011, (vehículos
dispuesto en el artículo 23 los requisitos exigidos en la empezará a utilizar a partir del 1 de abril de 2011, teniendo en
e instructores asociados a cada CEA)
del Decreto 1500 de 2009. normatividad y que el servicio se Parametrizar en el sistema RUNT cuenta que de acuerdo a la Resolcuión No. 263 del 31 de enero
Por cuanto se permitió que los controles que contiene la Documento 1 3-Jan-11 15-Mar-11 10 1 100% 10 10 10
preste de manera oportuna. de 2011, a partir de dicha fecha comenzará la implementación
los CEA ingresaran nueva reglamentacion
directamente su de la nueva reglamentación, Decreto 1500 de 2009 y Resolución
información al sistema, sin 3245 de 2009.
la validación previa del
Ministerio de Transporte
Verificar que tanto el
procedimiento definido para el
ingreso de la información y la
Pruebas en el
realización de los trámites de los 1 16-Mar-11 31-Jul-11 20 0 0% 0 0 0
Sistema
CEA, como los controles
dispuestos se cumplan y tengan
la efectividad proyectada.
Parámetro en el
Limitar en tiempo la posibilidad sistema de tiempo
1 1-Jan-11 1-Jun-11 22 1 100% 22 22 22
de reimprimir LT máximo para
reimpresión.
Hallazgo No. 31 Funcionalidad en la operación del RNA y Validar para efectos de matrícula
RNLT (Administrativo) inicial y trámites del RNA que se Solicitudes
Desarrollar e implementar modificaciones
Se encuentran deficiencias en la funcionalidad del sistema en adelantan ante un OT que la llave atendidas con 100% 1-Jan-11 1-Jun-11 22 100% 100% 22 22 22
en el aplicativo HQRUNT que permitan un
cuanto a la ejecución de los trámites en los Organismos de de validación del SOAT sea el validación de SOAT
adecuado control relacionado con las
Tránsito, asociados al RNA y RNLT, entre éstas: presenta dos número de la placa
validaciones y proporcionar una
SOAT vigentes para el mismo vehículo; permite matricular un
Impacto en la operación de adecuada información en las consultas
vehículo con SOAT expedido para un permiso de circulación
Deficiencias en la los Organismos de definidas actualmente en el sistema
restringida, y una vez matriculado muestra que no tiene SOAT
funcionalidad del sistema Tránsito, la oportunidad y Impedir que los OT realicen El sistema está validando el VIN para vehículos modelo 2011 en
vigente; en el trámite de preasignación de placa el OT modifica
en cuanto al cabal calidad del servicio al modificaciones sobre los Solicitudes de adelante. En cuanto al proceso de sincronización se están
la información del No. de Motor registrada previamente por el Implementar controles al
cumplimiento de la ciudadano y el guarismos de los vehículos matricula inicial adelantando mesas de trabajo para estudiar el tema y se está
31 2202001 importador, con el fin de suprimir el carácter guión y de esta software que permitan la 100% 1-Jan-11 1-Jun-11 22 60% 60% 13 13 22
normatividad aplicable a cumplimiento de los registrados por los aprobadas en revisando el impacto para el usuario final con los OT, por caunto
forma desde su aplicativo poder ejecutar el trámite de atención de trámites en el RNA
cada trámite y lo dispuesto requisitos para la IMPORTADORES/ENSAMBLAD RUNT no se pueden habilitar todas las validaciones debido a que
matrícula; por inconvenientes asociados a migración se
en el contrato de expedición de los ORES afectaría la operación de los Organismos de Tránsito.
expiden trámites manualmente o se realizan parcialmente en
Concesión. diferentes trámites a cargo
sistema; permite reimprimir la licencia de tránsito sin controlar
de estos actores.
el plazo para ello; no presenta la relación de placas utilizadas
ni su porcentaje de utilización; inconsistencias en la asociación Mostrar en la consulta del
de placas con el OT; inconvenientes en el trámite traslado y ciudadano las pósibles pólizas
radicación de cuenta; en el OT de Cartagena se presentan vigentes SOAT, que pueda tener Consultas del
100% 1-Jan-11 1-Jun-11 22 100% 100% 22 22 22
dificultades en el avance de la migración debido a que se un vehículo ( Se revisa el tema ciudadano
migraron sesenta coches turísticos con placas de moto. Incluir información en las consultas para con la SUPERFINANCIERA y se
OT y el ciudadano puede presentar el caso )
Permitir consultar a los OT el

porcentaje de consumo de las Consultas del OT 100% 1-Jan-11 1-Jun-11 22 100% 100% 22 22 22
placas asignadas
1. Revisar las especificaciones

Hallazgo No. 32 Importación temporal de vehículos - funcionales de los trámites de
Direcciones Territoriales MT (Administrativo) importación temporar en el
Se encuentran deficiencias en la funcionalidad del sistema en sistema RUNT, para diagnosticar
cuanto a la ejecución de los trámites de importación temporal Documento 1 1-Feb-11 30-Apr-11 13 1 100% 13 13 13
y plantear las modificaciones
de vehículos realizados en las Direcciones Territoriales–DT-, Permitir a la Dirección Territorial requeridas en el aplicativo
entre estas: en la consulta ciudadano informa que el vehículo Cundinamarca la realización HQRUNT,para asegurar su
no tiene revisión técnico mecánica – RTM - vigente, pese a que oportuna de los trámites de adecuada funcionalidad.
Expedición de licencias
en la misma pantalla informa que la solicitud de este trámite fue Deficiencias en la expedición de duplicados de
fuera de los términos
aprobada; permite expedir e imprimir las licencias de tránsito funcionalidad del sistema licencia de tránsito, placas,
establecidos, impacto en la
de vehículos de importación temporal, sin controlar el plazo en cuanto al cabal cancelación de matrícula,
oportunidad y calidad del Ajustes en la funcionalidas del sistema
definido en el acta de importación; no ha sido posible la cumplimiento de la cambio de motor, preasignación
32 2202001 servicio al ciudadano y en RUNT, en cuanto a los trámites de
impresión de dos licencias de tránsito para las que se que normatividad aplicable a de placa, rematrícula,traspaso
el cumplimiento de los importación temporal de vehículos
presentó una caída del sistema en el momento en que cada trámite y lo dispuesto de propiedad por sustitución de
requisitos para la
imprimían; permite expedir la placa y licencia de tránsito sin en el contrato de importador y de regrabaciones,
expedición de las licencias
verificar la existencia del SOAT; casos para las renovaciones Concesión. con el proposito de garantizar el
de tránsito.
de las licencias de tránsito de importación temporal generadas adecuado servicio a los 2, Realizar los cambios
Se han realizado varios cambios al aplicativo HQ-RUNT para
en el RUNT, en los que el periodo de vigencia registrado en la ciudadanos y el cumplimiento de requeridos en el aplicativo
permitir la renovación de importaciones temporales a corto plazo
nueva licencia de tránsito no corresponde con el plazo los requisitos legales HQRUNT, para que pueda ser
(6 meses), la expedición de duplicados de placas y la
registrado en el acta de importación; no se ha implementado la utilizado oportunamente, Documento 1 2-May-11 30-Jun-11 8 0 0% 0 0 8
modificación de refrendación por nueva expedición. El
funcionalidad para expedir duplicado de licencia de tránsito ni conforme a las necesidades de
desplieque a producción con todos los cambios requeridos de
para cancelar una matrícula de un vehículo que haya sido las Direcciones Territoriales y a
manera automatizada está para el 30 de septiembre del 2011.
reexportado. las exigencias legales.
Identificar los registros de placas

temporales que no han sido Documento 1 1-Oct-10 30-Mar-11 26 1 100% 26 26 26
cargadas al sistema RUNT
lo cual genera que el
sistema no permita realizar
renovaciones de licencias
de tránsito de los vehículos
matriculados por la
Subdirección de Tránsito, 1, Completar el proceso de migracion de
Hallazgo No.33 Migración información de vehículos
antes de entrada en los registros de placas de importacion
importación temporal (Administrativo)
lo cual genera que el
sistema no permita realizar SI NO OBSERVACION
renovaciones de licencias
de tránsito de los vehículos
matriculados por la
Subdirección de Tránsito, 1, Completar el proceso de migracion de Validar la informacion de los
Hallazgo No.33 Migración información de vehículos
antes de entrada en los registros de placas de importacion registros de placas de Instructivo 1 1-Oct-10 30-Mar-11 26 1 100% 26 26 26
importación temporal (Administrativo)
operación del RUNT y se temporal al sistema RUNT importacion temporal a migra
La información histórica de los vehículos de importación
expidan manualmente Garantizar que se pueda
temporal (trámite anteriormente manejado por la Subdirección
certificaciones firmadas, realizar los tramites de
de Tránsito del Ministerio de Transporte), no se ha migrado
Lo anterior por falta de por el Director de la renovacion de las licencia s de
completamente al sistema RUNT, y la ya migrada continua
gestión y coordinación de Territorial Cundinamarca, transito de los registros
33 asociada al perfil de dicha Subdirección. Igualmente, no se ha
las dependencias con una vigencia de treinta importacion temporal, en la
realizado la entrega de los expedientes de dichos automotores,
responsables, días. Sin embargo, la Direccion Territorial
por parte de la Subdirección a las Direcciones Territoriales, no
liquidación del trámite se Cundinamarca a traves del Efectuar la migracion al sistema
obstante, que desde el 1 de noviembre de 2009, se asignó la Registro 100% 1-Oct-10 30-May-11 34 1 100% 34 34 34
está realizando por el sistema RUNT RUNT
realización del trámite a estas direcciones .
RUNT y no se tiene
certeza de que una vez se
pueda completar el trámite
por sistema, éste asocie el
pago inicialmente realizado
y permita la expedición de
la licencia de tránsito. Entrega de los expediente Mediante Memorandos 20104210209053 del 10 de diciembre de
2, Entregar expedientes de regitros de faltantes a la Direccion Territorial 2010, 20104210214353 del 17 de diciembre de 2010 y
placas de importacion temporal a la Cundinamara, unica territorial del Documento 100% 26-Nov-10 30-Dec-10 5 100 100% 5 5 5 200104210217483 del 22 de diciembre de 2010, se hizo entrega
Direccion Territroial de Cundinamarca Ministerio encargada de realizar de las carteptas falatantes de los vehículos de Importación
dicho tramite Temporal, a la Dirección Territorial Cundinamarca.
Hallazgo No. 34 Revisiones Técnico Mecánicas – RTM –

Centros de diagnostico automotor -CDAs- (Administrativo)
Se encuentran deficiencias en la funcionalidad del sistema en Revisar especificación funcional
cuanto a la ejecución del trámite de revisión técnico-mecánica Control de cambio Informe H-34, Sobre Revision Técnico Mecánica y de Gases.
para identificar mejoras al Especificar control de cambios 1 11-Oct-10 28-Feb-11 20 1 100% 20 20 20
de los automotores, efectuada por los Centros de Diagnostico 4460 RUNTC00004460,
proceso
Automotor, entre estas: permite registrar y cargar la Inconvenientes en la
información sobre el resultado de la revisión técnico mecánica, operación de los CDA, así
Deficiencias en la
pero en el momento en que el ciudadano consulta en el portal como impacto en el control
funcionalidad del sistema
público el resultado de su trámite aparece en estado del proceso de expedición
en cuanto al cabal
rechazado; los CDAs no cargan los vehículos que no aprueban de los certificados de RTM, Mejora en el proceso de registro de la
cumplimiento de la
34 2202001 la revisión, en razón a que en el sistema no permanece activa la oportunidad y calidad del información por parte de los Centros de
normatividad aplicable a
la solicitud inicial durante los 15 días hábiles previstos en la servicio que se le brinda al Diagnóstico automotor
cada trámite y lo dispuesto
normatividad; el número de certificado de revisión técnico ciudadano y las
en el contrato de
mecánica del documento físico que se entrega al ciudadano, características de
Concesión.
no corresponde con el asignado por el sistema RUNT ya que el operación en línea y
proceso de impresión de este documento es totalmente tiempo real del RUNT. Se están realizando mesas de trabajo para adecuar el aplicativo
independiente del RUNT; no controla el plazo para el cargue de RUNT al nuevo formato de certificado de RTM yG presntado por
la información de la revisión técnico mecánica, por parte del Realizar los cambios requeridos Thomas Gregg & Sons. Una vez quede aprobado este formato
CDA, es decir que puede hacerse incluso varios días después en el aplicativo HQRUNT para Implementacion de los cambios (19-jul-2011) se realizará el desarrollo para que el sistema
Iteración de
de efectuada la revisión; no permite realizar RTM a vehículos que pueda ser utilizado requeridos en la plataforma 1 1-Mar-11 1-Jul-11 17 0 0% 0 0 0 RUNT controle el consecutivo de número del certificado que
Software.
tipo camión de menos de tres y media (3,5) toneladas. conforme a las necesidades los HQRUNT Thomas Gregg entrega a los CDA´s. El RUNT no podrá hacer el
CDA despliegue en producción sino hasta que se agoten las
existencias de certificados actuales en poder de los CDA´s lo
cual se tiene programado para 1° de enero de 2012.
Revisar especificación funcional

de cambio de documento para Control de cambio
Especificar control de cambio 1 23-Nov-10 28-Feb-11 14 1 100% 14 14 14
trámites de Licencia de 4634
Hallazgo No. 35 Funcionalidad en la operación del RNC conducción
(Administrativo)
Se encuentran deficiencias en la funcionalidad del sistema en Revisar especificación funcional
cuanto a la ejecución de los trámites asociados al RNC, para proceso de registro de Control de cambio
Especificar control de cambio 1 2-Aug-10 11-Oct-10 10 1 100% 10 10 10
realizados por los Organismos de Tránsito–OT- y Centros de certificados de aptitud física, 4113
Enseñanza Automovilística–CEA–, entre estas: no permite mental y de coordinación motriz
expedir el duplicado de licencia de conducción para la
categoría 5°, sólo se acepta por refrendación; no permite los
Impacto en la operación de Impacto en la operación de
cambios de licencia en los casos de mayoría de edad; no Revisar especificación funcional
los Organismos de Tránsito los Organismos de Tránsito Control de cambio
permite las recategorizaciones hacia arriba y hacia abajo, en de los trámites del registro Especificar control de cambio 1 25-Oct-10 28-Feb-11 18 1 100% 18 18 18 se anexa pantallazo de control de cambios en la funcionalidad.
y los CRC, la oportunidad y y los CRC, la oportunidad y 4524
los casos en que la licencia de conducción se encuentra nacional de conductores
calidad del servicio al calidad del servicio al
vencida; para la expedición de licencia de conducción en Mejora en las validaciones y procesos
ciudadano y el ciudadano y el
35 2202001 categoría quinta (5), se genera un boletín de rechazo porque asociados a los trámites del Registro Realizar los cambios requeridos
cumplimiento de los cumplimiento de los Implementacion de cambios
falla la validación del certificado expedido por el CRC, Nacional de Conductores en el aplicativo HQRUNT para Iteración de
requisitos para la requisitos para la requeridos en la plataforma 1 1-Mar-11 10-Jun-11 14 1 100% 14 14 14
informando que el certificado no corresponde a la categoría del poder realizar el cambio de software
expedición de los expedición de los HQRUNT
trámite aunque el sistema evidencia lo contrario; no se cargan documento
diferentes trámites a cargo diferentes trámites a cargo
las restricciones del conductor en la previsualización de la
de estos actores. de estos actores.
licencia de conducción para su impresión; en el trámite de
duplicado se modifica la fecha de vigencia de la licencia de Realizar los cambios requeridos
conducción; permitió imprimir una licencia de conducción sin el en el aplicativo HQRUNT para el Implementacion de cambios
Iteración de
cumplimiento de los parámetros establecidos en la ficha registro de certificado de aptitud requeridos en la plataforma 1 11-Oct-10 11-Mar-11 22 1 100% 22 22 22 Se anexa pantallazo de Control de Cambios en la funcionalidad.
software
técnica para la fotografía; no asocia en las recategorizaciones física, mental y de coordinación HQRUNT
hacia abajo que la cédula del ciudadano tiene una licencia de motriz
conducción registrada en el RUNT.
Realizar los cambios de ajuste a Implementacion de cambios

Iteración de Ya se hicieron los cambios y se encuentran en el despliegue No.
los trámites del Registro requeridos en la plataforma 1 1-Mar-11 1-Jul-11 17 1 100% 17 0 0
software 26.
Nacional de Conductores HQRUNT
Conformar un equipo de trabajo

para estructurar un proyecto
por cuanto existen
conjunto que permita completar el
licencias en la base de lo cual genera
Hallazgo No. 36 Base de datos de las licencias de conducción tema de informacion migrada MT
datos de la Entidad, que no traumatismos y demoras
(Administrativo) Mitigar la diferencia de la informacion – RUNT y con ello asegurar que
figuran aún en el RUNT, al para los usuarios al
36 2202001 Se observó que la información migrada y cargada en el RUNT registrada en la bases de datos Depurar la informacion historica la información disponible en la 1. Base de Datos 100% 1-Feb-11 30-Nov-11 43 0 0% 0 0 0
igual que se presentan momento de realizar los
referente a las licencias de conducción, no es concordante con Mintransporte - RUNT página web del Ministerio sea
diferencias en categorías, trámites.
la registrada en la página web del Ministerio de transporte, igual a la de Runt,
número de refrendaciones
desconectando la BD
y recategorizaciones,
desactualizada que esta
publicada en la página del MT.
Validar y confirmar que los

dispositivos utilizados por los
actores, estén entre los
Hallazgo No. 37 Funcionalidad en la operación del RNPNJ dispositivos homologados por el
(Administrativo) Revisar dispositivos Homologados Listado de actores Documento 1 1-Jan-11 29-Apr-11 17 1 100% 17 17 17
RUNT y posean los
Se encuentran deficiencias en la funcionalidad del sistema en componentes actualizados
cuanto a la ejecución de los trámites asociados al RNPNJ, requeridos para su normal
realizados por los Organismos de Tránsito–OT-, Direcciones operación.
Territoriales-DT- y Centros de Enseñanza Automovilística–
CEA-, que impactan en la operación de estos actores, como en
la oportunidad y calidad de la prestación del servicio al
ciudadano. Entre estas se tienen: informa que no existe la Impacto en la oportunidad Impacto en la oportunidad Realizar la identificación de
huella aunque el ciudadano está activo y el funcionario del OT y calidad del servicio al y calidad del servicio al posibles formatos de huellas
37 2202001 puede observar la huella almacenada; caso de una persona ciudadano y en la correcta ciudadano y en la correcta existenten por fuera del formato
Huellas en formato ISO en
fallecida que no se registró en el RUNT pero en el sistema identificación de los identificación de los ISO, procesadas por Documento 1 9-Aug-10 29-Apr-11 38 1 100% 38 38 38
HQRUNT
aparece una huella asociada; casos de ciudadanos que tenían mismos. mismos. componentes desactualizados
asociadas dos direcciones diferentes aunque aún no estaban para proceder a convertirlas al
registrados en el RUNT y desde los CEA no tenían la opción de formato estandar.
Depurar base de datos de PNJ en
modificar estos datos; no reconoce la huella inicialmente HQRUNT
registrada por el ciudadano; en la DT Cundinamarca no se
pudo inscribir personas naturales y jurídicas por más de una
semana a finales de agosto de 2010; casos de ciudadanos a
los que en el momento de inscribirse, el sistema les presenta
datos personales incorrectos.
cuanto a la ejecución de los trámites asociados al RNPNJ,
realizados por los Organismos de Tránsito–OT-, Direcciones
Territoriales-DT- y Centros de Enseñanza Automovilística–
CEA-, que impactan en la operación de estos actores, como en
la oportunidad y calidad de la prestación del servicio al
ciudadano. Entre estas se tienen: informa que no existe la Impacto en la oportunidad Impacto en la oportunidad
huella aunque el ciudadano está activo y el funcionario del OT y calidad del servicio al y calidad del servicio al
37 2202001 puede observar la huella almacenada; caso de una persona ciudadano y en la correcta ciudadano y en la correcta Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción
No Código fallecidaDescripción
que no se hallazgo
registró en Avance fisico Logrado por por las metas atribuido
(Noelmas
RUNT pero
de 50 en el sistema
palabras) identificación de
Causa del hallazgo los identificación de
Efecto del hallazgo los Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
Hallazgo hallazgo aparece una huella asociada; casos de ciudadanos que tenían mismos. mismos. de ejecución las metas Vencidas metas
asociadas dos direcciones diferentes aunque aún no estaban de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
registrados en el RUNT y desde los CEA no tenían la opción de Depurar base de datos de PNJ en SI NO OBSERVACION
modificar estos datos; no reconoce la huella inicialmente HQRUNT
registrada por el ciudadano; en la DT Cundinamarca no se
pudo inscribir personas naturales y jurídicas por más de una Ejecutar procedimientos de
semana a finales de agosto de 2010; casos de ciudadanos a verificación de información y de
los que en el momento de inscribirse, el sistema les presenta calidad de datos, de usuarios Usuarios consistentes en la Base
datos personales incorrectos. Porcentaje 100% 1-Jan-11 29-Apr-11 17 100% 100% 17 17 17
registrados en el sistema, para de datos
proceder a confirmar la
consistencia de la información.
Revisar especificación funcional

del proceso de PNJ con la
Hallazgo No. 38 Registro de Personas Naturales y Jurídicas a Subdirección de tránsito y Revisar la funcionalidad e
cargo del Ministerio (Disciplinario) subdirección de transporte para identificar los ajustes a la misma
se reviso la funcionalidad de la subdireccion de Tránsito el día
La Dirección de Transporte y Tránsito del Ministerio de diagnosticar y plantear las deacuerdo a los procesos Documento 1 1-Feb-11 31-Mar-11 8 1 100% 8 8 8
16 de marzo de 2011..Se anexa de ayuda de memoria
Transporte, no ha realizado los registros de los Organismos de modificaciones requeridas en el relacionados con las PNJ que
Tránsito, Direcciones Territoriales y Personas Naturales y aplicativo HQRUNT para integran el registro.
Jurídicas que prestan servicios al sector y requieren asegurar su adecuada
habilitación o autorización del Ministerio, conforme lo dispuesto funcionalidad
por el artículo 3 de la resolución 3545 del 4 de agosto de
2009, por cuanto no cuenta con las funcionalidades en el Deficiencias en la
HQ_RUNT para efectuar este trámite , por tal razón, funcionalidad del sistema
Impacto en la oportunidad Identificar cambios en el
transcurrido un año desde la entrada en operación del RUNT, en cuanto al cabal Mejora en el proceso de registro y
y calidad del servicio al
este registro lo ha realizado directamente el concesionario cumplimiento de la mantenimiento de información de PNJ qu aplicativo relacionado con PNJ Controles de
38 1404004 ciudadano y en la correcta
mediante la solicitud de la información a cada actor, para el normatividad aplicable a requieren habilitación, autorización o para adecuar su funcionalidad a Especificar control de cambio cambio 4662 y 1 1-Apr-11 30-Apr-11 4 1 100% 4 4 4
identificación de los los requerimientos de la relacionado con PNJ
posterior cargue de ésta en el sistema, lo cual genera cada trámite y lo dispuesto permiso del Ministerio de transporte 4324
mismos. Subdirección de tránsito y la
incumplimiento a los requerimientos definidos por el Ministerio en el contrato de
en relación a este registro y la resolución mencionada, Concesión Subdirección de transporte
además, pérdida del control por parte de la entidad en la
administración de la información asociada a estos actores.
Además, se genera presuntamente un incumplimiento de los
artículos 4, 25 y 26 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 53 de la Realizar los cambios requeridos
Ley 734 de 2002. en el aplicativo HQRUNT para
que pueda ser utilizado Implementacion en la plataforma Iteración de
1 1-May-11 30-Jul-11 13 0 0% 0 0 0
conforme a las necesidades de de desarrollo HQRUNT software
la subdirección de tránsito y la
subdirección de transporte
Identificar y verificar con el sitema

RUNT los Organismos de
Tránsito que no han migrado la
Documento 1 1-Oct-10 31-Aug-11 48 0 0% 0 0 0
totalidad de la informacion
Circular a los organismos de La participación del grupo de Ingresos y Cartera en eset punto
tránsito con migracion se limita al control del recaudo según la decisión y autorización
incompleta, para que informen que adopte la Subdirección de Tránsito. Se han atendido todas
Circulares 100% 1-Oct-10 31-Aug-11 48 0 0% 0 0 0
cuales son las causas que no le las consultas que sobre esta materia han llegado al Grupo pero
han permitido la migracion total la decisión no ha sido tomada para ninguno de los casos
de los registros consultados.
Hallazgo No. 39 Proceso de migración (Administrativo) Todo lo anterior, afecta la
Un año después de haber iniciado el RUNT, no se ha finalizado oportunidad en el
el proceso de migración de la información correspondiente a desarrollo de los trámites
los registros actualmente en operación. De igual forma, a la realizados por los
fecha de las visitas y pruebas efectuadas por la comisión de diferentes actores y la La participación del grupo de Ingresos y Cartera en eset punto
auditoría en los diferentes actores , se evidenció que no se no han sido efectivos los calidad de la información Diseñar los procedimientos que se limita al control del recaudo según la decisión y autorización
había puesto en marcha la solución informática definida como mecanismos para exigir a almacenada en la base de le permitan la migracion de los que adopte la Subdirección de Tránsito. Sehan atendido todas
Disponer de toda la informacion registros pendientes al sistema Documento 1 1-Oct-10 31-Aug-11 48 0 0% 0 0 0 als consultas que sobre esta materia han llegado al Grupo pero
mecanismo para la solución definitiva de los casos que los diferentes actores el datos del RUNT, y por
Diseñar procedimientos que garantice el de los diferentes actores en el RUNT, para los casos que se la decisión no ha sido tomada para ninguno de los casos
presentaron inconvenientes en la migración , por cuanto a reporte de la información. ende no se está
cargue del 100% de la migracion de los RUNT y con ello brindar los requieran consultados. De otra parte se anexa Manual de cargue para
39 2202001 partir del 1 de octubre de 2010, debía estar implementada y Además, no se contaba cumpliendo totalmente con
registros de los organismos de tránsito al mayores beneficios a los archivos de migración enviado por la Concesión Runt,
funcionando. con todos los equipos de los objetivos y los
sistema RUNT usuarios y a las entidades que
De acuerdo con el informe de avance de migración presentado acuerdo con el manual de beneficios que el sistema
requierean informacion
por el Concesionario , en el RNA – vehículos, se ha aprobado condiciones de operación, debe brindarle a los
el 86% y rechazado el 14%; en el RNC- licencias, se ha tecnicas y tecnológicas ciudadanos, entidades del
Para aquellos casos que la falta
aprobado el 89% y rechazado el 11%. En cuanto al MT y los estado, otras entidades y
de migracion no obedezca a
otros actores no se especifica el porcentaje, tan solo se informa actores y en general para
causales que requeiran el diseño La participación del grupo de Ingresos y Cartera en eset punto
que en total se han migrado 54’494.757 registros con corte a la sociedad y el país.
y aplicación de nuevos se limita al control del recaudo según la decisión y autorización
29 de septiembre de 2010.
porcedimientos, es decir, que no que adopte la Subdirección de Tránsito. Sehan atendido todas
Documento 1 1-Oct-10 31-Aug-11 48 0 0% 0 0 0
tienen causa justificada, reporte a als consultas que sobre esta materia han llegado al Grupo pero
la superintendencia de Puertos y la decisión no ha sido tomada para ninguno de los casos
Transporte, para que se consultados.
adelanten las respectivas
investigaciones.
Verificar que en el sistema

La participación del grupo de Ingresos y Cartera en eset punto
RUNT, se encuentre
se limita al control del recaudo según la decisión y autorización
debidamente implemntada y en
que adopte la Subdirección de Tránsito. Sehan atendido todas
plena operación la funcionalidad
Documento 1 1-Oct-10 31-Mar-11 26 1 100% 26 26 26 als consultas que sobre esta materia han llegado al Grupo pero
para que los Organismos de
la decisión no ha sido tomada para ninguno de los casos
Tránsito que tuvieron problemas,
consultados. De otra parte se anexa el proceso de migración
hayan podido y puedan migrar
remitido por la Concesión Runt.
sus bases de datos.
Los funcionarios del Ministerio de Transporte en sus diferentes

dependencias, no cuentan con los perfiles de usuario que
garanticen el acceso a la información almacenada en la base
de datos del RUNT conforme a lo dispuesto en la cláusula
décima del contrato de concesión . De otra parte, el sistema
RUNT no presenta la información histórica asociada a los
diferentes trámites , la cual fue reportada por el MT durante el 1- Integracion de los sistemas de
proceso de migración. Estas situaciones aunadas al hecho de informacion para el Ministerio de
la baja participación de los funcionarios del MT que realizan los Transporte - estructuracion del
trámites, en la etapa de definición de requerimientos y proyecto a partir del 8 febrero al 8
Las anteriores situaciones
especificación del sistema, conllevan a que el MT haya perdido de Abril, bajo productividad de
impactan en la
control sobre la disponibilidad de su información misional. herramientas de ETL, donde los
disponibilidad de la Disponibilidad de la información
Hacer seguimiento al plan de funcionarios autorizados tendran
información para adelantar para adelantar los trámites que
En los informes revisados no se evidenció que luego de implementacion del data warehouse, por acceso.
los trámites que le le competen al MT para apoyar 1. Base de Datos
transcurrido un año de operación del RUNT, se haya iniciado la falta de gestión por parte parte del MT.
competen al MT, para la toma de decisiones en los 2. Base de Datos
40 2202001 implementación de la solución Data Warehouse, que se de la Entidad para hacer Establecer un plan de actividades para 2- Implementacion y entrada en 100% 1-Feb-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0 WILBER
apoyar la toma de diferentes niveles de la Entidad, 3. Base de
contempla en el numeral 2.2.5 del anexo A al contrato de exigible esta obligación ajustar el protocolo de acceso a la bases produccion del data warehouse,
decisiones en los la definición de políticas del Datos
Concesión. En respuesta de la Concesión plantea que no se de datos RUNT por parte del fase que se inicio el 12 de enero
diferentes niveles de la sector y la atención a los
ha iniciado este desarrollo debido a que previamente se Mintransporte de 2011 y se proyecta la entrada
Entidad, la definición de ciudadanos.
requiere culminar con la implementación de los registros de la en produccion a 29 de Julio de
políticas del sector y la
segunda fase y por otro lado, hasta que el RUNT cumpla con la 2011.
atención a los ciudadanos.
validación de todas las reglas de negocio establecidas no se
puede garantizar la calidad de los datos de los registros ya en 3- Seguimiento del Plan de
operación, condición necesaria para alimentar el Data Integración de Información Runt -
Warehouse. MT y del Proyecto de
Implementación del Data
En la revisión documental no se observó un claro seguimiento Warehouse de Runt
por parte del Ministerio, a los diferentes documentos
entregados por el Concesionario, entre otros, los informes
mensuales, los conceptos de la interventoría, los reportes
generados por las diferentes herramientas de seguridad y
SI NO OBSERVACION
Seguimiento al plan del

concesionario quien entrara en
contacto con los proveedores
Estas situaciones son
para homologar y acotar los
Hallazgo No. 41 Dependencia tecnológica (Administrativo). contrarias a lo dispuesto en
Evaluar la arquitectura de la plataforma diferentes navegadores y
Durante el procedimiento de captura de huella para el registro el numeral 2.3 del anexo A
para verificar que Navegadores podrían sistemas operativos para su
de ciudadanos y usuarios del sistema se emplean controles del contrato de concesión,
soportar la funcionalidad y operación de compatibilidad FI: 24 de enero
activex; en los instructivos y manuales diseñados para los donde se definen las
con lo cual se resta HQ Runt, así como la viabilidad de la FF: 24 de Marzo.
diferentes actores del sistema, se indica que el acceso al funcionalidades mínimas
independencia tecnológica operación de los perifericos en otros independencia tecnológica con Con los Resultados de la
RUNT debe hacerse mediante el navegador Internet Explorer; del software a nivel central,
41 2202001 con el posible riesgo de sistemas operativos. el posible riesgo de impactar en Investigación de la Concesión 1. Cronograma 100% 24-Feb-11 31-Dec-11 44 0 0% 0 0 0
al igual, los dispositivos lectores de huella digital que cumplen estableciendo que debe
impactar en la la escalabilidad del sistema. Runt, se evaluará en mesa de
con el estándar exigido se encuentran homologados ser un “sistema 100% web
escalabilidad del sistema. Esta decisión deberá contemplar y valorar trabajo la viabilidad técnica de
únicamente para plataforma Windows; que corresponden a based, 100%
los niveles de usabilidad en Colombia de incluir el soporte para otros
tecnologías exclusivas de entornos Microsoft. independiente del motor de
los navegadores diferentes a MS- navegadores diferentes de MS
base de datos, sistema
Explorer. Explorer y establecer el Plan de
operativo y hardware sobre
Trabajo de ajuste del sistema
el cual sea diseñado”;
informático y su plataforma
tecnológica. Fecha de decisión:
Junio 15 de 2011
Mejorar la presentación de las

Hallazgo No. 42 Usabilidad del sistema (Administrativo). consultas ejecutadas, facilitando Informar al usuario el número
Se observaron varios casos, desde diferentes perfiles de la interpretación en la cantidad total de pantallas que comprende Consultas 100% 1-Jan-11 22-Aug-11 33 0 0% 0 0 0
usuario, en los que al ejecutar una consulta, el sistema no le de información generada por la la consulta ejecutada
informa al usuario el número total de pantallas de resultado de consulta.
la consulta efectuada, sólo se presentan los botones de
navegación para avanzar y retroceder. También se observa
que en las consultas, el usuario debe digitar dos veces el Validar el impacto de la
Resta claridad y control por Revisión de las consultas de modificación de la doble Realizar la revisión de eliminar la
criterio de búsqueda, lo cual impacta en la usabilidad del
Deficiencias en el diseño parte de estos actores en CDA,CRC,CEA para mejorar su digitación, para mejorar la doble digitación en las opciones
42 2202001 sistema y en el tiempo requerido para la ejecución de los Un ajuste. 1 1-Mar-11 22-Aug-11 25 0 0% 0 0 0
del sistema cuanto a sus trámites en el presentación y evaluacion de cuales usabilidad en generación de de consultas o reportes del
trámites.
sistema . campos requieren doble digitación consultas o reportes del sistema sistema HQRUNT.
Los reportes presentados por el sistema desde el perfil de HQRUNT.
CDA, CEA y CRC, no permiten el control del consumo de
FUPAS, la generación de estadísticas sobre los diferentes Permitir en reportes de
trámites, ni la asociación de los mismos a los identificadores Facilitar el control y consulta de
CDA,CEA, CRC, llevar el control
propios de cada trámite, tales como cédula de ciudadanía, información sobre los trámites y
sobre el consumo de FUPAS y Consultas 100% 1-Jan-11 22-Aug-11 33 0 0% 0 0 0
placa y número de certificado; consumos realizados por parte
generación de estadísticas sobre
de CDA,CEA, CRC.
los diferentes trámites realizados.
Contar con el apoyo al interior de

Prestar la atención oportuna y
la CONCESION de una persona
con la calidad requerida a los Persona 1 1-Feb-11 30-Nov-11 43 0 0% 0 0 0
que haya implementado mesas
usuarios del sistema RUNT
de ayuda
Sin embargo, en todas las Modificar la estructura actual de Mesa de ayuda

visitas realizadas por los atención a los diferentes actores Mejorar los tiempos de atención y integral con un La Concesión RUNT envió documento con el proceso de
auditores de la CGR a los por una mesa de ayuda integral el seguimiento a los grupo de personas trancisión entre la Mesa de Ayuda actual y la Mesa Integrada.
diferentes actores, se 1 1-Dec-10 31-May-11 26 0 0% 0 0 26
Mejorar el esquema de atención y soporte con un grupo de personas requerimientos de los usuarios entrenado para Este proceso culminará completamente para el 30 de septiembre
observaron diversas y a los usuarios del sistema entrenado para brindar el del sistema RUNT brindar el soporte de 2011.
reiteradas situaciones en soporte adecuado adecuado
las que los usuarios del
sistema manifiestan su
inconformidad frente al
soporte, por cuanto los Contar con una sola herramienta
tiempos de atención y para la gestion de incidentes a la
Cambiar la herramienta para
solución de los casos que tenga acceso el Ministerio de Herramienta de
Hallazgo No. 43 Soporte al usuario (Administrativo). registro y administración de 1 1-Dec-10 31-Jul-11 35 0 0% 0 0 0
abiertos, el cierre Transporte para hacer el incidentes
De acuerdo con lo establecido contractualmente, la Concesión incidentes.
automático de los mismos adecuado seguimiento al servicio
RUNT ha dispuesto una mesa de ayuda a través de la cual se prestado.
sin haber obtenido lo que impacta en la
brinda el soporte a los diferentes actores del sistema. Según lo
solución, la asignación del comprensión del sistema
dispuesto en el numeral 3.10 del Anexo A, esta mesa debe
43 2202100 personal en la atención de por parte de los usuarios y
estar centralizada y adicionalmente la Concesión debe
los requerimientos y la baja en el número de
conformar una base de conocimiento con los problemas y Mejorar la calidad de la atención,
capacitación técnica de requerimientos de soporte.
soluciones reportados; además, se establece en el mismo y escalar sólo los incidentes que
este personal; no permiten Modificar el esquema de
numeral que la interventoría debe tener acceso de consulta tengan problemas de tipo técnico Número de
la solución oportuna de los atención reemplazando el grupo Se tendrá esta meta al 100% al 30 de septiembre de 2011
permanente a la herramienta. y dejar que todos los incidentes
inconvenientes. De otra de primer nivel, por el grupo que 100% 1-Dec-10 30-Jun-11 30 80% 80% 24 24 30 cuando termine el periodo de transición entre la mesa de Ayuda
parte, en la revisión de la requerimientos relacionados con atendidos a primer
está actualmente en el segundo actual y la Mesa Integrada.
comisión de la Contraloria, el desconocimiento del aplicativo nivel
nivel.
no se observó el por parte del usuario sean
seguimiento por parte de la atendidos en el primer nivel.
interventoría para estos
casos, situaciones que Proporcionar información adecuada y
impactan en la calidad y efectiva a las inquietudes de los usuarios
Revisar los manuales y
oportunidad del servicio al Manuales y
procedimientos publicados en la
ciudadano y en el Documentación actualizada y procedimientos
página para asegurar que se 1 1-Dec-10 30-Apr-11 21 1 100% 21 21 21
cumplimiento de las disponible para los usuarios publicados en
encuentren acorde a la
obligaciones contractuales. HQRUNT
funcionalidad implementada.
Anallizar con base en la

información histórica de Dimensionamiento adecudado de
Informe 1 1-Dec-10 30-Mar-11 17 1 100% 17 17 17 Informe Hallazgo 43, remitido por la Concesión RUNT.
incidentes la capacidad de la mesa de ayuda
atención de la meesa de ayuda.
Remitir a los diferentes actores

del sistema el detalle de las
Informar a los actores del
entregas que actualizan las La Concesión RUNT está enviando una circular a todos los
sistema con mayor tiempo el
Hallazgo No. 44 Continuidad del servicio (Administrativo). Las anteriores situaciones versiones del sistema HQRUNT, Correo 100% 1-Dec-10 1-Jul-11 30 100% 100% 30 0 0 actores con la debida anticipación al despliegue en producción
detalle de las actualizaciones de
Los despliegues de cada nueva versión del aplicativo generan no son acordes con lo para que se informen de forma de una nueva versión.
las versiones del sistema.
traumatismos ante la inestabilidad e intermitencia del sistema, establecido en el numeral oportuna sobre los cambios que
que impiden la ejecución normal de los trámites; una vez se 3.3 del Manual de serán desplegados
recupera el acceso, el sistema no carga todas sus Condiciones de operación,
funcionalidades . De otra parte, los diferentes actores deficiencas en las pruebas técnicas y tecnológicas, en
Información oportuna sobre la Revisar y realizar las puebas
manifiestan que el RUNT no informa previamente de los previas a la puesta en cuanto a que “la
44 2202002 disponibilidad de la plataforma Continuar proceso de respectivas y conciiliar nuevas
cambios o modificaciones que se aplican al sistema, sólo producción y/o en la disponibilidad no se Interventoria envió informe de pruebas realizadas a los
tecnológica y estabilización de la misma optimización y estabilización de funcionalidades que consolide el Informe 1 1-Dec-10 1-Jul-11 30 1 100% 30 0 0
cuando se presentan los inconvenientes informan a través de metodologia de desarrollo afectará por los procesos despliegues.
la mesa de ayuda que es una falla general y no se tiene un de mantenimiento de la sistema HQRUNT. proceso de optimización y
tiempo estimado de solución . De igual manera, se observaron infraestructura tecnológica estabilización del sistema.
casos de falta de disponibilidad en los canales de acceso del RUNT”.
desde los Organismos de Tránsito y las Direcciones Realizar revisiones de reportes
Territoriales al RUNT . Presentar los informes de detallados sobre el uso y la Se está entregando por parte de la Concesión RUNT informe
gestión y seguimiento de uso de disponibilidad de los canales Informe 1 1-Dec-10 1-Jul-11 30 1 100% 30 0 0 mensual de Niveles de Servicio el cual incluye el tema de la
canales. confirmando desempeño y revisión de canales.
continuIdad de los mismos.
SI NO OBSERVACION
Teniendo en cuenta lo
anterior, se observa que a
la fecha existen temas
pendientes de definición
por parte del Ministerio,
entre otros: el alcance del
registro RNMA, la adopción 1, Expedir la reglamentacion adoptando la
de la ficha técnica de la ficha técnica de la tarjeta de registro de
tarjeta de registro de maquinaria agrícola, el alcance del
maquinaria agrícola y el registro del RNMA, la ficha técnica de la Definir los parametros de los Preparar y expedir los actos Los proyectos de Resolución del RNMA, RNRyS y RNAT se
proceso de migración de tarjeta de registro de los remolques y registros considerados en la administrativos correspondientes Resolucion 4 1-Oct-10 30-Jun-11 39 2 50% 19 19 39 encuentran en revisión del área jurídica y técnica de la
las más de tres mil semirremolques, segunda fase del RUNT a los registros de la segunda fase Subdirección de Tránsito.
unidades de maquinaria reporte de la accidentalidad por parte de
agrícola actualmente los OT y el registro nacional de empresas
registradas en el RNA ; de transporte.
definir las características
del número de
identificación único para
Remolques y
Hallazgo No. 45 Registros Etapa II fase de construcción Semirremolques,
(Administrativo) especificaciones de la ficha
Se observa que en varias ocasiones se ha aplazado la entrada técnica de la tarjeta de
en operación de los registros nacionales de Remolques y registro de los remolques y
Semirremolques (RNRYS), de Maquinaría Agrícola y de semirremolques, indicando
la información no se
Construcción Autopropulsada (RNMA), de Accidentes de la manera de calcular
encuentre centralizada en
Tránsito (RNAT) y de Empresas de Transporte Público (RNET), algunos datos, adopción de
un sistema y no se pueda
teniendo como fechas vigentes para su entrada en operación la misma, procedimiento de
45 2202001 completar la construcción
las acordadas en el otrosí No. 8 , no obstante, haberse previsto migración al RUNT y
de RUNT y no se cumplen
en el contrato de concesión, el levantamiento de los entrega del archivo
con los objetivos del
requerimientos y validaciones necesarios para la correcta y documental a los OT;
mismo.
oportuna implementación de cada uno de los once registros, oficialización del IPAT y
durante la primera etapa de la fase de construcción y el aspectos relacionados con
Ministerio haber realizado un proceso de consolidación y el reporte de
depuración de la información a cargar en el RUNT accidentalidad por parte
de los OT, requisito para la
asignación de especies
venales; en cuanto al
RNET, está pendiente la
revisión de los casos de
uso, la aprobación del
modelo de datos propuesto
para su implementación y
reglamentar y unificar el Evaluar el estado, la confiabilidad
formato de la especie venal y el nivel de estabilizacion de los
Tarjeta de Operación. Garantizar la centralizacion de la registros contemplados en la
2, Evaluacion de los procesos y la La Concesión RUNT envió documento con las acciones y
De igual forma se informacion de los registros, primera fase, definiendo los
estabilizacion de los registros cambios pendientes para terminar la estabilización de la Fase I,
evidencia que a octubre de conforme a lo señalada en las ajustes pertinentes y la fecha Documento 1 5-Jan-11 30-Jun-11 25 0 0% 0 0 25
contenmplados en la fase 1, para definir con su respectiva programación. Se encuentra pendiente el
2010, aún continúan temas leyes 769 de 2002 y 1005 de mas conveniente desde el punto
la entrada en operación de la fase 2 concepto de la Interventoría sobre el mismo.
pendientes relacionados 2006 de vista tecnico para la
con registros de la etapa I, implementacion d ela sefunda
en cuanto al Registro de fase
Infracciones de Tránsito y
Transporte y el Registro
Nacional de Seguros
verificar con sus respectivas matriz verificacion

Implementacion matriz de seguimiento evidencias el cumplimiento de 1 matriz verificada de manera cumpliminto
12 31-Jan-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0
obligaciones contractuales contrato 082 las obligaciones contractuales mensual (12) anuales obligaciones
mes a mes contractuales
Control de calidad a informes de

revision entrega de informes en 1 cheq list del cumplimiento del Lista de chequeo
interventoria a traves de verificacion
tiempo y calidades requeridas esquema de informe del contrato de informe de 12 31-Jan-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0
cumplimiento esquema informes que
por el Ministerio o28 en calida y tiempo de entrega interventoria
incluya tiempos de entrega.
Informes periódicos de concepto de

• La Interventoría verificacion de las obligaciones de la
presuntamente incumple, interventoria, elaborados por la Demostrar el cabal cumplimiento
en parte, sus obligaciones Supervisión del contrato de Interventoría de las obligaciones
Conceptos Informe
técnicas, tecnológicas, dando cumplimiento a las Resoluciones contractuales del Interventor y
1 concepto mensual del informe de reporte de
legales, financieras, del Ministerio de Transporte No que, además, sirven de soporte
de actividades presentado por la verificacion de 12 31-Jan-11 31-Dec-11 48 0 0% 0 0 0
administrativas y 002444/10, 001444/01 y 00155/01, según real para realizar los pagos al
intervnetoria obligaciones de la
operativas derivadas del corresponda su vigencia, por las cuales contratista conforme lo dispone
interventoria
contrato 082/07. se obliga a presentar Informes Periódicos. la clausula sexta del contrato
• El Ministerio de y al manual de Interventoria y supervisión 082/07.
Transporte presuntamente de contratos”, Capitulo 5, numeral 3 y
autoriza los pagos Lo anterior, de acuerdo a lo Capitulo 2, literales e y v.
Hallazgo No. 46 Contrato de Interventoría 082/2007 (Presunta
mensuales al Interventor establecido en los artículos
incidencia Fiscal, Disciplinaria y Penal)
en virtud del contrato 3, 6 y 39 de la ley 610/00;
La Comisión de Auditoría identificó varios hechos irregulares
082/07, aún cuando tenía articulo 4, 25 y 26 de la Ley 1. Actualización de las Estas tres metas se han cumplido con la imposición de la multa
que soportan de manera razonable una rotura de la normalidad
conocimiento de que no se 80/93; artículo 2 del obligaciones incumplidas, cuales a la interventoria mediante la Resolución en las cuale se
administrativa dando lugar a la posible presencia de una lesión 1 31-Jan-11 31-Mar-11 8 1 100% 8 8 8
venían cumpliendo Decreto 679/94; numeral han sido subsanadas y describe claramente el incumplimiento de las obligaciones por
al patrimonio público , en principio estimada en $976.3
46 1404004 íntegramente sus 34 del artículo 48 y pendientes por corregir. parte de la interventoría.
millones, para lo cual se dará inicio a una Indagación
obligaciones contractuales artículos 34 y 53 de la Ley
Preliminar por parte de la Contraloría General de la República.
y sin verificar a cabalidad 734/02; articulo 8 de la Ley
Lo anterior producto del supuesto cumplimiento parcial del
el cumplimiento de las 42/93 y demás normas que
objeto del Contrato de Interventoria No. 082/07 y las presuntas 2. determina que los pagos sean
obligaciones del rigen la contratación
debilidades en la correspondiente gestión fiscal adelantada realizados previa verificación del
interventor. pública y la gestión fiscal
por el Ministerio de Transporte. cumplimiento de las obligaciones
• El Ministerio de estatal.
Transporte no realiza a cargo del INTERVENTOR , con
gestión oportuna y el Informe mensual de 1 31-Jan-11 31-Mar-11 8 1 100% 8 8 8
suficiente para imponer Exigir el cumplimiento a la Interventoría y Cuenta de Cobro,
multas o recurrir a Interventoría de las bligaciones estableciendo que los mismos
cualquier otro mecanismo Establecer el lineamiento y el mecanismo cumplan con los requisitos Informe de reporte
técnicas, tecnológicas, legales,
legal en caso de demostrar de control para hacer cumplir las exigidos en el Manual. de verificacion de
financieras, administrativas y
incumplimientos graves y obligaciones contractuales, para obligaciones de la
operativas derivadas del
recurrentes en la ejecución garantizar el cumplimiento de las normas interventoria del
contrato 082/07, verificar los
del contrato 082/07. legales año 2009 a 2010
requsitos de pago y determinar
posibles multas
Preliminar por parte de la Contraloría General de la República.
y sin verificar a cabalidad 734/02; articulo 8 de la Ley
Lo anterior producto del supuesto cumplimiento parcial del
el cumplimiento de las 42/93 y demás normas que
objeto del Contrato de Interventoria No. 082/07 y las presuntas
obligaciones del rigen la contratación
debilidades en la correspondiente gestión fiscal adelantada
interventor. pública y la gestión fiscal
por el Ministerio de Transporte.
• El Ministerio de estatal.
Transporte no realiza
gestión oportuna y
suficiente para imponer Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción
Exigir el cumplimiento a la Denominación de Unidad de Fecha Fecha Plazo en Avance físico
No Código multas Avance fisico Logrado por por las metas atribuido
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causaodel hallazgo
recurrir a Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento InterventoríaObjetivo
de las bligaciones Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
Hallazgo hallazgo cualquier otro mecanismo Establecer el lineamiento y el mecanismo Informe de reporte de ejecución las metas Vencidas metas
técnicas, tecnológicas, legales, medida de la Meta Meta Metas Metas las Meta de las metas
legal en caso de demostrar de control para hacer cumplir las de verificacion de de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
financieras, administrativas y
incumplimientos graves y obligaciones contractuales, para obligaciones de la
operativas derivadas del SI NO OBSERVACION
recurrentes en la ejecución garantizar el cumplimiento de las normas interventoria del
contrato 082/07, verificar los
del contrato 082/07. legales año 2009 a 2010
requsitos de pago y determinar
posibles multas
3. Verificar las causales de
imposición de multa,
contrastadas con la normatividad
legal vigente y establecer la
procedencia de mulua por
informes no presentados o por 1 31-Jan-11 31-Mar-11 8 1 100% 8 8 8
cualquier otro incumpliemiento
del contrato 082/07, para iniciar
los procedimientos a que haya
lugar, con la garantía del debido
proceso
Mensualmente la concesión ha venido presentando informes

sobre el estado de los OT. Ademas mediante correo del 10 de
Preparar y enviar oficio de
Oficio 1 1-Feb-11 28-Feb-11 4 1 100% 4 4 4 marzo de 2010, la concesion atendiendo la solicitud de la
Garantizar que los Organismos requerimiento al RUNT
subdireccion de transito, remitio informacion sobre los OT
1. Requerir al RUNT para que autorice la de Tránsito adopten y apliquen inactivos , especificando las razones de dicha inactivación.
operación de los Organismos de Tránsito en forma íntegra los sistemas y
que cumplan las condiciones técnicas procedimientos establecidos
exigidas para la conectividad con el para adelantar los trámites ante Hacer seguimiento en el Sistema
sistema. el RUNT y dispongan de la RUNT, para verificar la inciación
tecnología exigida para ello. de operacioones de los Prubas en el Se revisaron los informes de la Conceión correspondientes a los meses de abril
100% 1-Mar-11 30-Apr-11 9 1 100% 9 9 9
Organismos de Tránsito, de Sistema y mayo de 2011, para verificar el reprte de trámites por parte de los OT.
acuerdo a lo informado por la
Concesión.
Hallazgo No. 47 Autorización de Operación (Administrativo)
con el fin de corroborar la
El concesionario no ha expedido la autorización de operación
Al respecto, no se calidad y seguridad de las Depurar la información sobre los
a aquellos organismos de tránsito que cumplan con las
evidenció gestión por parte condiciones del sistema Organismos de Tránsito que no Con base en la informacion dada por la concesión se preparo
47 1102001 Condiciones Técnicas, Tecnológicas y de Operación del
de la interventoría o de la conforme a lo establecido cumplen con las condiciones Cuadro 1 15-Feb-11 15-Mar-11 4 1 100% 4 4 4 Cuadro sobre Ot que no cumplen con las condiciones
RUNT, conforme lo estipula el parágrafo del artículo 4 de la
Entidad, en el Artículo Tercero de la técnicas, tecnologicas y de tecnologicas exigidas.
Resolución 1552 de 23 abril de 2009.
Resolución en mención. operación en el sistema.
Garantizar que los Organismos
2. Exigir al RUNT que verifique que los de Tránsito adopten y apliquen Requerir a los Organismos de
Organismos de Tránsito cumplan las en forma íntegra los sistemas y Tránsito que aun no disponen de
condiciones exigidas para la conectividad procedimientos establecidos las condiciones técnicas,
con el sistema y expida la respectiva para adelantar los trámites ante Oficio 100% 16-Mar-11 30-Apr-11 6 1 100% 6 6 6 Mediante oficios de fecha 10 de junio de 2011, se requirieron a 6 OT.
tecnologicas y de operación en
autorización de operación. el RUNT y dispongan de la el sistema, para que cumplan con
tecnología exigida para ello. este requisito.
Realizar el seguimiento a los

Oragnismos de Transito y al
Pruebas en el
RUNT, para verificar su oportuna 100% 16-Mar-11 30-Jul-11 19 0 0% 0 0 0
Sisteme
conectividad e incio de
operaciones
Definir las nuevas condiciones

para la constitución y
1, Expedir la nueva reglamentacion para
funcionamiento de los
Hallazgo No. 48 Falta de reglamentación Ley 1005 de 2006 la constitución y funcionamiento de los
Organismos de Tránsito Preparar el proyecto de
(Administrativo) Organismos de Tránsito. Decreto 1 1-Feb-11 31-Jul-11 26 0 0% 0 0 0
(Hoy rige la Resolucion. 3846 reglamentacion
Transcurridos 4 años desde la expedición de la Ley 1005 de de 1993) con el proposito de
y la ausencia de la misma
2006, el Ministerio de Transporte aún no ha reglamentado lo Es pertinente indicar que garantizar una mejor prestacion
ha generado
dispuesto en el Artículo 18, en lo que respecta a: esta reglamentación debió de servicio a los usuarios
incumplimiento de
darse dentro de los
48 1102001 obligaciones por parte de
• Fijar las pautas a las cuales se deben sujetar los Organismos noventa (90) días
los Organismos de Tránsito
de Tránsito para su funcionamiento. calendarios siguientes a la
en aspectos relativos a la
• Régimen de sanciones aplicables a los Organismos de sanción de esta Ley,
implementación del RUNT. Definir un nuevo régimen
Tránsito.
sancionatorio para los
Organismos de Tránsito
2, Expedir un nuevo regimen Preparar el proyecto de
(Hoy rige el Decreto 2171 de
sancionatorio para los Organismos de Decreto,conforme la Ley 1005 de Decreto 1 1-Feb-11 31-Jul-11 26 0 0% 0 0 0
1992), con el fin de garantizar el
Tránsito 2006
cumplimiento de la norma que le
rige y de sus diferentes
obligaciones
de tal forma que le permita

al Ministerio advertir
Hallazgo No. 49 Inventario de Bienes (Administrativo)
posibles diferencias de
Se observa que el Ministerio de Transporte, no lleva un control
defciente control y manera oportuna y tomar Mantener archivo fìsico de los 1) Mediante radicado MT20113230067633 del 28/02/2011, se
del inventario de los bienes que ha entregado el concesionario, Solicitar Informe periodico de cuenta de
49 1904001 seguimiento del contrato las acciones pertinentes al inventarios adquiridos y Solicitar informe Oficio 1 1-Feb-11 30-Apr-11 13 1 100% 13 13 13 solicita informe sobre el estado de los bienes entregados por el
con el fin de verificar y calificar el estado de cada uno de ellos, inventarios de la Concesión.
de concesión momento de llevarse a reportados por el Concesionario concesionario para mantener control de la entidad.
de conformidad con lo establecido en el anexo C del contrato
cabo las reposiciones
de concesión;
previstas en el contrato.
AUDITORIA ESPECIAL CAMBIO CLIMATICO
Participar en el diseño de una estrategia Efectuar de manera conjunta

Participar con los demás
colombiana de desarrollo bajo en carbono con los demás Ministerios, las
Ministerios, en la construcción de
(ECDBC), liderada por el MAVDT, para discusiones para Identificar
una estrategia de desarrollo bajo
analizar el potencial de mitigación a futuro potenciales sinergias a incluir en
en carbono mediante la cual se Estrategia de
de los sectores productivos del país y las Políticas, Planes y
pueda identificar sinergias a desarrollo bajo en 1 1-Nov-10 30-Aug-11 43 0 0% 0 0 0
priorizar acciones de mitigación por su Programas; así como en la
incluir en las políticas, planes y Carbono
costo-eficiencia, co-beneficios y identificación dentro de las
programas del Sector Transporte.
posibilidades de financiación con regulaciones sectoriales, las
cooperación internacional y mecanismos potenciales barreras para el
de mercado. desarrollo de proyectos MDL.
Capacitar a los funcionarios en

la identificación, formulación y
gestión en proyectos de
En cumplimiento del reducción de emisiones de GEI.
CONPES el comité técnico
H10: Venta de servicios ambientales de mitigación de cambio
no ha elaborado una No se cuenta con una
climático: Los Ministerios de Minas y Energía, Transporte,
propuesta para la Política oferta en los principales
Comercio, Industria y Turismo, Agricultura y Desarrollo Rural y
Nacional de Cambio paises industrializados que Dotar de capacidad a los
10 2101002 Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, no están
Climático en los temas de tienen compromisos de funcionarios del Ministerio de
cumpliendo con lo estipulado en el documento CONPES
reducción y absorción de reducción de emisiones de Transporte y las entidades
3242/03, sobre venta de servicios ambientales de mitigación de
emisiones de GEI y la GEI. adscritas, para Identificar
cambio climático.
comercialización del potenciales Sinergias que
servicio asociado. Capacitar a los funcionarios del Ministerio puedan incluirse en las politicas,
de Transporte, incluidas las entidades planes y programas sobre el Capacitación a un grupo de Curso de
adscritas, INCO, INVIAS, AEROCIVIL, concepto de venta de servicios funcionarios del Nivel Directivo y capacitación en
3 1-Nov-10 30-Mar-11 21 3 100% 21 21 21
mediante solicitud a la Oficina de Cambio ambientales, por mitigación del Profesional del Ministerio de Cambio Climatico y
Climático del Ministerio de Ambiente, cambio climático. Transporte y entidades adscritas. Proyectos MDL.
Vivienda y Desarrollo Territorial.
Comercio, Industria y Turismo, Agricultura y Desarrollo Rural y
Nacional de Cambio paises industrializados que
10 2101002 Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, no están
Climático en los temas de tienen compromisos de
cumpliendo con lo estipulado en el documento CONPES
reducción y absorción de reducción de emisiones de
3242/03, sobre venta de servicios ambientales de mitigación de
emisiones de GEI y la GEI.
cambio climático.
comercialización del
servicio asociado. Capacitar a los funcionarios del Ministerio
de Transporte, incluidas las entidades Capacitación a un grupo de Curso de Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción
No Código adscritas, INCO, INVIAS, AEROCIVIL, funcionarios del Nivel Directivo y capacitación en Avance fisico Logrado por por las metas atribuido
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de 3 de la
Medida 1-Nov-10
iniciación 30-Mar-11
terminación 21 de de ejecución
semanas 3 100% 21 21 21
Hallazgo hallazgo mediante solicitud a la Oficina de Cambio Profesional del Ministerio de Cambio Climatico y de ejecución las metas Vencidas metas
Climático del Ministerio de Ambiente, Transporte y entidades adscritas. Proyectos MDL. de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
Vivienda y Desarrollo Territorial.
SI NO OBSERVACION
Dotar de capacidad a los

funcionarios del Ministerio de
Transporte y las entidades
adscritas para Identificar dentro
de las regulaciones sectoriales,
potenciales barreras y conflictos
para el desarrollo de proyectos
MDL.
AUDITORIA ESPECIAL UNIDAD COORDINADORA DE TRANSPORTE MASIVO
Hallazgo No. 1. Metrolínea - Incertidumbre de los movimientos

en la conciliación de informes financieros frente a los saldos Contar con información confiable El 26 de enero de 2011 la UCP desarrollo una reunión con los
registrados en fuentes de financiación.Conciliación Informes Asesoria al Ente Gestor en el registro de
en la consolidación de los Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 contadores de los Entes Gestores para seguimiento del cierre
Financieros. El Manual Financiero prescrito por la Unidad la información contable
balances de prueba financiero de año 2010.
Coordinadora del Proyecto del Ministerio de Transporte,
establece los mecanismos de conciliación de saldos de fuentes
disponibles entre el Estado de Inversión Acumulada (EIA) y los
saldos de cierre en efectivo al final del periodo (F). Al respecto
se limita el orden de presentación de la explicación y los
conceptos de las partidas conciliatorias, estableciendo que en
1 1801004
caso de requerirse, se debe solicitar a la UCP, para ser
incluido en esta parte del informe.Entre las Notas explicativas
de la información contable a 30 junio de 2010 se encuentra la
Nº 14 “Observaciones”, la cual incluye una diferencia pendiente
por conciliar entre el EIA y los saldos de cierre de efectivo al
final del período por $9.2 millones, respecto de la cual no se ha A 31 de diciembre de 2010, La conciliación de las fuentes
establecido la causa o los movimientos financieros que Verificación del registro de los ajustes Contar con información confiable Revisión de los informes disponibles entre el estado de inversión acumulada y los saldos
Informes
generan tal diferencia, situación que genera incertidumbre evitando que se repita la situación en los en la consolidación de los financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6 de cierre en efectivo presentada por Metrolinea, esta totalmente
consistentes
frente a los saldos afectados en las diversas fuentes de siguientes informes financieros balances de prueba 2010 justificada y en la nota 13 de las notas al balance presenta la
financiación. explicación de las partidas conciliatorias.
Hallazgo No. 2. UCP. - Saldos errados en cuentas del Balance

de Prueba Consolidado En Cuentas del Activo. Se estableció
según Balances de Prueba Consolidados por la UCP, que las
siguientes cuentas auxiliares del Activo correspondientes al
Ente Gestor Transmetro, como son la 141314200180, no Contar con información confiable El 26 de enero de 2011 la UCP desarrollo una reunión con los
presenta movimiento y que para las cuentas 141314200380 y Asesoria al Ente Gestor en el registro de
Lo anteriormente expuesto en la consolidación de los Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 contadores de los Entes Gestores para seguimiento del cierre
141314200680, sus saldos finales al 30 de junio de 2010 son la información contable
se origina como resultado balances de prueba financiero de año 2010.
contrarios a su naturaleza, como lo establece el siguiente
de un proceso de
cuadro. Como se puede evidenciar en el anterior cuadro, se
consolidación poco o que conlleva a que se
estableció que las cuentas auxiliares registradas presentan
confiable en donde las genere una subestimación
saldos errados, es así que el saldo real de la cuenta
cifras contenidas en el de la cuenta 14131420 del
141314200180, es de $10.000 millones el cual se origina en el
2 1801001 Balance de Prueba Ente Gestor por cuantía
mes de enero de 2010, y durante los siguientes meses hasta el
Consolidado no guardan $34.017 millones y una
mes de junio no volvió a registrar movimiento alguno. Por otra
correspondencia con los sobrestimación de los
parte, las cuentas 141314200380 y 141314200680, sus saldos
Informes Contables y pasivos en idéntica suma
reales son $20.841 y $1.833 millones respectivamente. Lo
reportes anexos que son
anteriormente expuesto se origina como resultado de un
remitidos por el Ente
proceso de consolidación poco confiable en donde las cifras
Gestor TRANSMETRO, l
contenidas en el Balance de Prueba Consolidado no guardan
correspondencia con los Informes Contables y reportes anexos
que son remitidos por el Ente Gestor TRANSMETRO, lo que Transmetro con asiento del 1 de julio de 2010, afectuo la
conlleva a que se genere una subestimación de la cuenta Verificación del registro de los ajustes Contar con información confiable Revisión de los informes reclasificación contable en las subcuenta 141314 y en los
14131420 del Ente Gestor por cuantía $34.017 millones y una Informes
evitando que se repita la situación en los en la consolidación de los financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6 informes financieros a 31 de dicimbre de 2010 la cuenta141314
sobrestimación de los pasivos en idéntica suma. consistentes
siguientes informes financieros balances de prueba 2010 no hace parte de la cuentas delproyecto por instrucción de la
Contaduría General de la nación.
Hallazgo No. 3. UCP. - Saldos contrarios a su Naturaleza en

cuentas consolidadas del Balance de Prueba En Cuentas del
Activo. Se estableció que la cuenta auxiliar 142404200360
Contar con información confiable El 26 de nero de 2011 la UCP desarrollo una reunión con los
TRANSCARIBE, correspondiente a la subcuenta Encargo Asesoria al Ente Gestor en el registro de
en la consolidación de los Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 contadores de los Entes Gestores para seguimiento del cierre
iduciario – Fiducia de Administración – Aportes Entes la información contable
balances de prueba financiero de año 2010.
Territoriales, presenta un saldo contrario a su naturaleza por
valor de $1.188 millones como resultado de unos movimientos
débitos por $100.880 millones frente a unos registros créditos
superiores de $102.068 millones, suma que al final del periodo
originó un saldo negativo en este período, según notas
explicativas a los informes financieros. Este saldo contrario se
origina por la aprobación previa del Comité Fiduciario para
hacer pagos con recursos de Aportes Nación que son de
cargos de fuentes del Distrito de Cartagena, sin que se Como se puede observar
realizara su traslado de una fuente a otra, incumpliendo los esta situación tiene su
principios de causación y de oportunidad relacionadas con las origen en debilidades del
características cualitativas de la información contable pública Sistema de Control Interno
para realizar las reclasificaciones en el periodo en que se Contable en lo que
generaron. Lo anteriormente expuesto, genera una concierne a la inadecuada
subestimación en estas cuentas del Activo al netear sus aplicación de los controles
saldos. En Cuentas del Patrimonio Se observó que la cuenta relacionados en el numeral lo que desencadena
auxiliar 310501100170 Unidad Coordinadora del Proyecto 1.1.3 Registros y Ajustes, sobreestimaciones y
3 1801002
correspondiente a la subcuenta 3105011001 Nación presenta subnumerales 22 y 25; subestimaciones en la
un saldo contrario a su naturaleza por valor de $2.585 millones, numeral 1.2.1 Elaboración cuentas de presupuesto.
saldo contable del cual se desconoce el comportamiento de de Estados Contables y
sus movimientos débitos y créditos de los meses de enero a demás Informes,
junio de 2010 con respecto al saldo acumulado a 31 de subnumeral 38 definidos
diciembre de 2009 que permita determinar su razonabilidad, y en las resolución 357 del
en donde nuevamente se presenta como debilidad del Sistema 23 de julio de 2008 y a la
de Control Interno Contable, la omisión a los principios de No no aplicación del principio
Compensación y Revelación situación que conlleva de No Compensación,
consecuentemente a una subestimación del pasivo interno con
relación a los activos. En Cuentas de Presupuesto. Igualmente
las cuentas de presupuesto que se relacionan a continuación,
presentan saldos contrarios a su naturaleza así: Como se
puede observar esta situación tiene su origen en debilidades
del Sistema de Control Interno Contable en lo que concierne a
la inadecuada aplicación de los controles relacionados en el
numeral 1.1.3 Registros y Ajustes, subnumerales 22 y 25;
numeral 1.2.1 Elaboración de Estados Contables y demás
Informes, subnumeral 38 definidos en las resolución 357 del 23
de julio de 2008 y a la no aplicación del principio de No
Compensación, lo que desencadena sobreestimaciones y
subestimaciones en la cuentas de presupuesto.
cuentas consolidadas del Balance de Prueba En Cuentas del
Activo. Se estableció que la cuenta auxiliar 142404200360
TRANSCARIBE, correspondiente a la subcuenta Encargo
iduciario – Fiducia de Administración – Aportes Entes
Territoriales, presenta un saldo contrario a su naturaleza por
valor de $1.188 millones como resultado de unos movimientos
débitos por $100.880 millones frente a unos registros créditos
superiores de $102.068 millones, suma que al final del periodo Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción
No Código originó un saldo negativo en este período, según notas Avance fisico Logrado por por las metas atribuido
Hallazgo hallazgo explicativas a los informes financieros. Este saldo contrario se de ejecución las metas Vencidas metas
origina por la aprobación previa del Comité Fiduciario para de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
hacer pagos con recursos de Aportes Nación que son de
SI NO OBSERVACION
cargos de fuentes del Distrito de Cartagena, sin que se Como se puede observar
realizara su traslado de una fuente a otra, incumpliendo los esta situación tiene su
principios de causación y de oportunidad relacionadas con las origen en debilidades del
características cualitativas de la información contable pública Sistema de Control Interno
para realizar las reclasificaciones en el periodo en que se Contable en lo que
generaron. Lo anteriormente expuesto, genera una concierne a la inadecuada
subestimación en estas cuentas del Activo al netear sus aplicación de los controles
saldos. En Cuentas del Patrimonio Se observó que la cuenta relacionados en el numeral lo que desencadena
auxiliar 310501100170 Unidad Coordinadora del Proyecto 1.1.3 Registros y Ajustes, sobreestimaciones y
3 1801002
correspondiente a la subcuenta 3105011001 Nación presenta subnumerales 22 y 25; subestimaciones en la
un saldo contrario a su naturaleza por valor de $2.585 millones, numeral 1.2.1 Elaboración cuentas de presupuesto.
saldo contable del cual se desconoce el comportamiento de de Estados Contables y
sus movimientos débitos y créditos de los meses de enero a demás Informes, TRANSCARIBE: Verificado los informes financieros a 31 de
junio de 2010 con respecto al saldo acumulado a 31 de subnumeral 38 definidos diciembre de 2010 por parte de la UCP se establecio el ajuste en
diciembre de 2009 que permita determinar su razonabilidad, y en las resolución 357 del la cuenta 142404200360 Encargo Fiduciario presentando un
en donde nuevamente se presenta como debilidad del Sistema 23 de julio de 2008 y a la saldo débito por $653,8111,944,55 que corresponde a la
de Control Interno Contable, la omisión a los principios de No no aplicación del principio naturaleza de la cuenta, así mismo se aprecia que todas las
Compensación y Revelación situación que conlleva de No Compensación, cuentas del proyecto presentan saldos acorde con su
consecuentemente a una subestimación del pasivo interno con Verificación del registro de los ajustes Contar con información confiable Revisión de los informes
Informes naturaleza. UCP: Cuentas del patrimonio: a 31 de diciembre se
relación a los activos. En Cuentas de Presupuesto. Igualmente evitando que se repita la situación en los en la consolidación de los financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6
consistentes presenta en las notas explicativas toda las composición de la
las cuentas de presupuesto que se relacionan a continuación, siguientes informes financieros balances de prueba 2010
cuanta 3105 Hacienda Pública, capital fiscal, donde se concluye
presentan saldos contrarios a su naturaleza así: Como se que a nivel del balance del proyecto extractado de la asignación
puede observar esta situación tiene su origen en debilidades interna SIIF 2401010001, solo desaparecerá el capital fiscal de
del Sistema de Control Interno Contable en lo que concierne a la Nación negativo cuando en el movimiento de la vigencia 2011,
la inadecuada aplicación de los controles relacionados en el se capitalice el superhabit del ejercio de la vigencia año 2010,
numeral 1.1.3 Registros y Ajustes, subnumerales 22 y 25; subcuenta 311001 por valor de $59,224 milles.
numeral 1.2.1 Elaboración de Estados Contables y demás
Informes, subnumeral 38 definidos en las resolución 357 del 23
de julio de 2008 y a la no aplicación del principio de No
Compensación, lo que desencadena sobreestimaciones y
subestimaciones en la cuentas de presupuesto.
Hallazgo No. 4. Metrolínea - Saldos contrarios a su naturaleza Contar con información confiable El 26 de enero de 2011 la UCP desarrollo una reunión con los
Asesoria al Ente Gestor en el registro de
en el Balance de Prueba. Naturaleza de los saldos contables en la consolidación de los Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 contadores de los Entes Gestores para seguimiento del cierre
la información contable
En desarrollo de los principios relacionados con el registro, balances de prueba financiero de año 2010.
medición y revelación, la Norma Técnica relacionada con las
etapas de reconocimiento y revelación, precisan los criterios
que deben tenerse en cuenta al preparar y presentar
información financiera, económica, social y ambiental, de
acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad
Pública. Analizadas las cuentas auxiliares que forman parte del
4 1801002
Balance de Prueba con corte a 30 de junio de 2010, se
constató que existen saldos contrarios a su naturaleza en las
siguientes subcuentas, afectando la confiabilidad de los
informes financieros, debido a que no se han efectuado la Verificación del registro de los ajustes Contar con información confiable Revisión de los informes A 30 de marzo de 2011 ésta Unidad Coordinadora revisó los
reclasificación, ajuste o reversiones a que hubiere lugar según Informes
evitando que se repita la situación en los en la consolidación de los financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6 balances enviados por Metrolínea y no se encontraron saldos
el caso.Los anteriores saldos de naturaleza contraria fueron consistentes
siguientes informes financieros balances de prueba 2010 contrarios a su naturaleza.
reclasificados a nivel de terceros, 5mediante los comprobantes
de contabilidad Nos. 083 y 086 de 2010 del 31 de julio de 2010,
los cuales s6e encuentran en proceso de verificación.
Hallazgo No. 5: Transcaribe. - Saldo Negativo en cuenta de

Aportes Entes Territoriales. En el análisis de la cuenta auxiliar Asesoria al ente gestor en el correcto El 26 de enero de 2011 la UCP desarrollo una reunión con los
1424042003 Aportes Entes Territoriales, se presenta un saldo registro contable de la información Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 contadores de los Entes Gestores para seguimiento del cierre
consistente
negativo por valor de $36,2 millones, lo anterior debido a que financiera financiero de año 2010.
no se registraron oportunamente los traslados de la cuenta
5 1801002 1424042001 BIRF Nación, a la Cuenta 1424042003 Aportes
Entes Territoriales, lo que afecta el saldo contable de esta
cuenta en los estados financieros registrándose un saldo
contrario a su naturaleza que debía ser objeto de ajuste o de
reclasificación según el caso dentro del periodo, con el fin de Verificación del registro de los ajustes Revisión de los informes TRANSCARIBE: Los informes financieros a 31 de diciembre de
corregir esta inconsistencia. Contar con información Informes
evitando que se repita la situación en los financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6 2010 presentan los saldos de las cuentas acordes a su
consistente consistentes
siguientes informes financieros 2010 naturaleza.
Hallazgo No. 6. UCP. - Desequilibrio entre Activos y Pasivos

diferencia que se origina
presentados en el Balance de Prueba Consolidado .Se
por la falta de cumplimiento
estableció que en el Balance de Prueba Consolidado a junio 30
del principio de Revelación
de 2010, el total de los activos presentan una diferencia de
en notas explicativas por el Presentación de los informes
$38.774 millones de pesos con respecto al total del pasivo y lo que converge a que se Balances adecuadamente El balance a 31 de diciembre de 2010, presenta debidamente
no cierre de las cuentas Cierre de las cuentas nominales de financieros con los cierres de la
patrimonio, diferencia que se origina por la falta de rompa el equilibrio entre cerrados con los soportes Balance cerradas las cuentas nominales de ingresos y gastos y
6 1801001 nominales de ingresos y ingresos y gastos en los balances a 31 de vigencia de acuerdo con las 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6
cumplimiento del principio de Revelación en notas explicativas activos y pasivos (externo requeridos por el Manual consolidado reflejadas en las cuentas de patrimonio como resultado del
gastos, que afecta a la diciembre de 2010 con notas explicativas normas de la Contaduría
por el no cierre de las cuentas nominales de ingresos y gastos, e interno) del balance. Financero ejecicio.
cuenta del patrimonio General de la Nación
que afecta a la cuenta del patrimonio resultado del ejercicio -
resultado del ejercicio -
subcuenta excedente del ejercicio, lo que converge a que se
subcuenta excedente del
rompa el equilibrio entre activos y pasivos (externo e interno)
ejercicio,
del balance.
Se determinó que los

saldos de las cuentas
bancarias que son
registradas en el Balance Asesoria al ente gestor en el correcto El 26 de enero de 2011 la UCP desarrollo una reunión con los
de Prueba por los entes registro contable de la información Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 contadores de los Entes Gestores para seguimiento del cierre
consistente
gestores, no son ajustados financiera financiero de año 2010.
a saldos reales
mensualmente por
Hallazgo No. 7. UCP. - No Ajuste en el período de los saldos concepto de cifras
de cuentas bancarias a Saldos Reales como resultado de las reflejadas en la
Conciliaciones Bancarias. Se determinó que los saldos de las conciliación, como es el
cuentas bancarias que son registradas en el Balance de caso de las notas débito,
procurando evitar se
Prueba por los entes gestores, no son ajustados a saldos crédito y partidas
generen saldos contrarios
reales mensualmente por concepto de cifras reflejadas en la pendientes de reclasificar
a su naturaleza o no
conciliación, como es el caso de las notas débito, crédito y por valores que de una u
razonables al final del
partidas pendientes de reclasificar por valores que de una u otra forma al final del
período contable que
otra forma al final del periodo debieron ser objeto de ajustes o periodo debieron ser objeto
conlleven un neteo de
reclasificaciones conforme a los principios de Oportunidady de de ajustes o
saldos en cuentas
Devengo o Causación con el fin de que no se afecte la realidad reclasificaciones conforme
7 1801004 auxiliares al confundirse o
económica de los saldos de estas cuentas de balance. Toda a los principios de
mezclarse saldos positivos
vez, que el propósito de la conciliación consiste en que los Oportunidady de Devengo
con saldos negativos,
saldos de las cuentas de la fiducia al final de cada mes reflejen o Causación con el fin de
subestimando el saldo total
razonablemente su realidad, y en donde el documento soporte que no se afecte la
de la subcuenta afectada y
para la elaboración del comprobante interno de ajuste es la realidad económica de los
sobreestimando
correspondiente conciliación, procurando evitar se generen saldos de estas cuentas de
presuntamente cuentas del
saldos contrarios a su naturaleza o no razonables al final del balance. Toda vez, que el
pasivo.
período contable que conlleven un neteo de saldos en cuentas propósito de la conciliación
auxiliares al confundirse o mezclarse saldos positivos con consiste en que los saldos
saldos negativos, subestimando el saldo total de la subcuenta de las cuentas de la fiducia
afectada y sobreestimando presuntamente cuentas del pasivo. al final de cada mes
reflejen razonablemente su
realidad, y en donde el
bancarias que son
registradas en el Balance
de Prueba por los entes
gestores, no son ajustados
a saldos reales
mensualmente por
Hallazgo No. 7. UCP. - No Ajuste en el período de los saldos concepto de cifras
de cuentas bancarias a Saldos Reales como resultado de las reflejadas en la Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción
No Código Conciliaciones Bancarias. Se determinó Avance fisico Logrado por por las metas atribuido
Descripción hallazgo (No mas deque los saldos de las
50 palabras) conciliación,
Causa del hallazgo el
como es Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
Hallazgo hallazgo cuentas bancarias que son registradas en el Balance de caso de las notas débito, de ejecución las metas Vencidas metas
procurando evitar se medida de la Meta Meta Metas Metas las Meta de las metas
Prueba por los entes gestores, no son ajustados a saldos crédito y partidas de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
generen saldos contrarios
reales mensualmente por concepto de cifras reflejadas en la pendientes de reclasificar SI NO OBSERVACION
a su naturaleza o no
conciliación, como es el caso de las notas débito, crédito y por valores que de una u
razonables al final del
partidas pendientes de reclasificar por valores que de una u otra forma al final del
período contable que
otra forma al final del periodo debieron ser objeto de ajustes o periodo debieron ser objeto
conlleven un neteo de
reclasificaciones conforme a los principios de Oportunidady de de ajustes o
saldos en cuentas
Devengo o Causación con el fin de que no se afecte la realidad reclasificaciones conforme
7 1801004 auxiliares al confundirse o
económica de los saldos de estas cuentas de balance. Toda a los principios de
mezclarse saldos positivos
vez, que el propósito de la conciliación consiste en que los Oportunidady de Devengo
con saldos negativos,
saldos de las cuentas de la fiducia al final de cada mes reflejen o Causación con el fin de
subestimando el saldo total
razonablemente su realidad, y en donde el documento soporte que no se afecte la
de la subcuenta afectada y
para la elaboración del comprobante interno de ajuste es la realidad económica de los
sobreestimando
correspondiente conciliación, procurando evitar se generen saldos de estas cuentas de
presuntamente cuentas del
saldos contrarios a su naturaleza o no razonables al final del balance. Toda vez, que el
pasivo.
período contable que conlleven un neteo de saldos en cuentas propósito de la conciliación
auxiliares al confundirse o mezclarse saldos positivos con consiste en que los saldos
saldos negativos, subestimando el saldo total de la subcuenta de las cuentas de la fiducia En el balance a 31 de diciembre de 2010, presentado por
Verificación del registro de los ajustes Contar con información confiable Revisión de los informes
afectada y sobreestimando presuntamente cuentas del pasivo. al final de cada mes Informes TRANSCARIBE, se encuentra debidamente explicadas las
evitando que se repita la situación en los en la consolidación de los financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6
reflejen razonablemente su consistentes conciliadas bancarias y los saldos corresponden a su naturaleza
siguientes informes financieros balances de prueba 2010
realidad, y en donde el contable.
documento soporte para la
elaboración del
comprobante interno de
ajuste es la
correspondiente
conciliación,
Hallazgo No. 8. UCP. - Extemporaneidad en la remisión de los

Informes Financieros por parte de los Entes Gestores. Se
determinó que los siguientes entes gestores realizaron
extemporamente el envío de la información financiera,
incumpliendo las fechas establecidas como improrrogables en
se presume que la causa
el Manual Financiero, sin que en este documento se
de esta situación obedece
especifique otros medios permitidos para su remisión y
primordialmente al corto
convalidación. Conforme a lo anterior, se deduce que la UCP,
tiempo con que cuentan las
no hace cumplir a los entes gestores los lineamientos lo que igualmente trae
unidades ejecutoras para
establecidos por ella misma, en cuanto a términos de entrega como consecuencia que se
dar cumplimiento a las
se refiere; así como tampoco ofrece otras alternativas válidas presenten debilidades en la Los informes financieros de los proyectos SITM fueron
fechas establecidas en el
para la remisión de la información financiera. Igualmente los validación y consolidación Ajuste de las fechas de presentación de presentados oportunamente por los Entes Gestores con corte a
8 1102002 Manual Financiero - Entes Ajustar el Manual Financiero Manual Financiero versión 2010 Manual Financiero 1 1-Oct-10 31-Dec-10 13 1 100% 13 13 13
siguientes Entes Gestores no remitieron algunos de sus de saldos que se reflejan los informes en el Manual Financiero 31 de diciembre de 2010. Se socializo la versión de noviembre
Gestores, y realizar la
reportes y anexos contables en medio físico como se relaciona en los informes financieros de 2010 del Manual Financiero.
remisión oportuna de los
a continuación: se presume que la causa de esta situación que son reportados al
informes financieros,
obedece primordialmente al corto tiempo con que cuentan las BIRF.
reportes y anexos
unidades ejecutoras para dar cumplimiento a las fechas
contables a la UCP – SITM
establecidas en el Manual Financiero - Entes Gestores, y
para su proceso de
realizar la remisión oportuna de los informes financieros,
consolidación,
reportes y anexos contables a la UCP – SITM para su proceso
de consolidación, lo que igualmente trae como consecuencia
que se presenten debilidades en la validación y consolidación
de saldos que se reflejan en los informes financieros que son
reportados al BIRF.
Hallazgo No. 9. UCP. - No diligenciamiento de algunos

indicadores establecidos en el Anexo 13 – Tablero de
Indicadores del Proyecto por parte de la UCP. Se estableció
que no se viene condensando en la matriz prediseñada los
diez (10) indicadores que establece el formato de análisis de
El no diligenciamiento del
datos del anexo 13 denominado Tablero de Indicadores del
mencionado anexo,
Proyecto, a cargo de la UCP de los SITM, toda vez que una
conlleva por una parte a la
vez revisadas las carpetas contentivas de los archivos con
UCP, a que los sistemas
corte a 30 de marzo y 30 junio de 2010, no se encontró dicho
control de gestión
anexo, en donde adicionalmente se establecen como criterios ara: evitar posibles
diseñados por la propia
para el análisis y evaluación de la información recibida por los desviaciones de control
unidad no cumplan o
Entes Gestores la definición de una fórmula, meta, origen de interno y mitigar fuentes de
limiten el control de las
los datos, responsable de la información, frecuencia de riesgos, que generan en un Ajuste de los informes financieros Los indicadores financieros a 30 de junio de 2010 se revisaron y
9 1101002 acciones correctivas que Ajustar el Manual Financiero Manual Financiero versión 2010 Manual Financiero 1 1-Oct-10 31-Dec-10 13 1 100% 13 13 13
recolección de datos, responsable del análisis de la momento determinado el presentados por los entes gestores se encuentran archivado en la UCP.
se debieran tomar
información, frecuencia del análisis de los datos, criterios de manejo de información no
oportunamente por parte
análisis, registro de análisis y estadística o gráfica a utilizar, confiable, oportuna y
de cada uno de los Entes
para cada uno de los indicadores: El no diligenciamiento del veraz.
Gestores para corregir una
mencionado anexo, conlleva por una parte a la UCP, a que los
desviación, por el hecho de
sistemas control de gestión diseñados por la propia unidad no
no encontrarse
cumplan o limiten el control de las acciones correctivas que se
previamente informada y
debieran tomar oportunamente por parte de cada uno de los
preparada p
Entes Gestores para corregir una desviación, por el hecho de
no encontrarse previamente informada y preparada para: evitar
posibles desviaciones de control interno y mitigar fuentes de
riesgos, que generan en un momento determinado el manejo
de información no confiable, oportuna y veraz.
SI NO OBSERVACION
Hallazgo No. 10, Metrolínea - Incumplimiento de las

características cualitativas de la Información contable acorde al
principio de causación. Aportes Departamento de Santander El
Régimen de Contabilidad Pública establece las Características
Cualitativas de la Información Contable Pública, mediante la
cual interrelacionan en conjunto y aseguran la calidad de la
información. Al respecto, las características de Consistencia y
Universalidad, acordes con el principio de Causación, predican
que los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales deben reconocerse en el momento en que
sucedan, con independencia del instante en que se produzca Actualizar el Manual Financiero en la
la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de dinámica del registro de las METROLINEA. A 31 de diciembre 2010 la subcuenta 141314
éstos.Verificados los Informes Financieros a 30 de junio de transferencias de acuerdo a los concepto Contar con información Transferencias por cobrar, fue elimimada del plan de cuentas de
10 1102002 Manual Financiero versión 2010 Manual Financiero 1 1-Oct-10 31-Dec-10 13 1 100% 13 13 13
2010, se constató que la cuenta Transferencias por Cobrar no emitidos por la Contaduría General de la financiera confiable. acuerdo con el concepto de la Contaduría General de la
incluye $6.000 millones (a precios constantes de 2008) a cargo Nación sobre la causación de los aportes República
del Departamento de Santander, toda vez que no contabilizó el por transferencias a los proyectos SITM
valor comprometido por este Ente Territorial en el Otro sí No. 6
del Convenio de Cofinanciación, en tanto que los aportes
causados por los otros entes intervinientes en el proyecto, se
contabilizaron en esta vigencia, razón por la cual se subestimó
el saldo de los activos del proyecto y por ende los Recursos
Recibidos en Administración. La Entidad corrige la observación
mediante comprobante de contabilidad No. 082 del 31 de julio
de 2010, con el cual registra los aportes comprometidos por el
Departamento en el otrosí No. 6 del Convenio de
Cofinanciación.
Hallazgo No. 11. Metrolínea. - Sobreestimación en saldos de

los depósitos recibidos en garantía y su contrapartida.
Retención de Garantía El Manual de Normas Adquisiciones
con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF, establece que
“En los contratos de obras se deben estipular, en los casos en
que proceda”... “la retención de sumas razonables que deben
liberarse una vez que el contratista haya cumplido sus
obligaciones contractuales”, acorde con lo expuesto en el
Documento Estándar de Licitación Pública para el Proyecto
Nacional de Transporte Urbano PNTU préstamo BIRF 7231
CO. De acuerdo con los informes financieros, la cuenta El Manual Financiero fue ajustado en noviembre de 2010,
Actualizar el Manual Financiero en la
2455072001 contiene a nombre de contratistas cuyos contratos incluye el procedimiento para el registro de las multas afectando
11 1702009 dinámica del registro del uso de las Ajustar el Manual Financiero Manual Financiero versión 2010 Manual Financiero 1 1-Oct-10 31-Dec-10 13 1 100% 13 13 13
culminaron en vigencias anteriores (los dos primeros de la teregarantía. Metrolinea presenta a 31 de diciembre de 2010
Retenciones de Garantia
manera unilateral y el tercero por cumplimiento de términos), el ajuste correspondiente.
sin que se haya definido o aplicado oportunamente estos
recursos en el objeto para el cual fueron creados. Lo anterior,
refleja deficiencias en los canales de información, que dan
lugar a generar una sobrestimación en el saldo de los
depósitos recibidos en garantía y su correspondiente
contrapartida. Al respecto, mediante Orden de Pago No. 137
del 24 de agosto de 2010, el Ente Gestor procedió a efectuar la
devolución de la retención de la garantía practicada a la firma
Pavigas Ltda. por $23,9 millones quedando saneado el saldo
de la subcuenta.
Hallazgo No. 12. Metrolínea.- Fondeos de Caja contabilizados

extemporáneamente. Fondeo de Caja El Manual Financiero
contempla la forma de contabilizar el pago efectivo de la deuda
y al efecto establece que el registro de los pagos o
amortizaciones al crédito sindicado se harán “cuando se
reciban los aportes de la Nación y/o de los Municipios o Entes Asesoria al ente gestor en el correcto El 26 de enero de 2011 la UCP desarrollo una reunión con los
Territoriales”, sin embargo, este procedimiento no se viene registro contable de la información Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 contadores de los Entes Gestores para seguimiento del cierre
consistente
registrando de manera simultánea con el recibo de los recursos financiera financiero de año 2010.
por parte del Ente Gestor, como se evidenció en el traslado de
los aportes que efectuara la Nación en el mes de marzo de
2010, los cuales sólo se descargaron de la cuenta “Otros
Deudores” hasta el mes de mayo de 2010 (dos meses
12 1704001
después), con los efectos financieros que ello conlleva. De otra
parte, se registran en la citada cuenta, deudas por cobrar a los
municipios de Floridablanca, Piedecuesta y Girón que superan
el monto pactado y causado en el Convenio de Cofinanciación,
sin tener en cuenta que según el Manual Financiero, para su
registro “es importante tener bien definido el Centro de Costo
ligado a la fuente de financiación y el componente del
compromiso”, por lo cual se sobrestimaría el saldo de la cuenta
“Otros Deudores” y su correspondiente contrapartida, en la Verificación del registro de los ajustes Contar con información confiable Revisión de los informes
Informes METROLINEA: Todos los movimientos de efectivo del proyecto
cuantía que exceda cada uno de los compromisos adquiridos evitando que se repita la situación en los en la consolidación de los financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6
consistentes están registrados a 31 de diciembre de 2010
por los diferentes entes territoriales y causados a junio de siguientes informes financieros balances de prueba 2010
2010.
Hallazgo 13. Metroplus - Falta de revelación en las notas

explicativas (Notas de carácter específico) de los informes
financieros del proyecto. Notas explicativas de los informes Asesoria al ente gestor en el correcto El 26 de enero de 2011 la UCP desarrollo una reunión con los
financieros del Proyecto. El Manual Financiero define en el registro contable de la información Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 contadores de los Entes Gestores para seguimiento del cierre
consistente
numeral 3.6 que se debe informar sobre aspectos que incidan financiera financiero de año 2010.
en el normal desarrollo del proceso contable y afecten la
consistencia y razonabilidad de las cifras. Las Notas de
Carácter Específico: numeral 3.6.2 del Manual Financiero,
indican que: se debe presentar la desagregación y explicación
de los saldos por cada una de las cuentas. Sin embargo, se
observaron las siguientes situaciones: a) No se está
13 1102002
informando el saldo a corte junio 30 de 2010, pendiente de
incorporar al proyecto por los convenios adicionales, en la nota
explicativa de la cuenta 245301-2006. b) En la nota
RELATIVAS A LA CONCILIACION DEL (EIA) Y EL (SOE) a
partir del segundo trimestre (02) del año 2010 los formatos
variaron y no se informa la nueva diferencia resultante. La
situación se presenta por inobservancia de requisitos en la
elaboración de notas explicativas de periodos intermedios y
debilidades en la conciliación de diferencias, lo que afecta el
análisis de las cifras consignadas en los informes financieros
del proyecto.
Hallazgo 13. Metroplus - Falta de revelación en las notas
explicativas (Notas de carácter específico) de los informes
financieros del proyecto. Notas explicativas de los informes
financieros del Proyecto. El Manual Financiero define en el
numeral 3.6 que se debe informar sobre aspectos que incidan
en el normal desarrollo del proceso contable y afecten la Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción
No Código consistencia y razonabilidad de mas
las de
cifras. Las Notas de Avance fisico Logrado por por las metas atribuido
Descripción hallazgo (No 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
Hallazgo hallazgo Carácter Específico: numeral 3.6.2 del Manual Financiero, de ejecución las metas Vencidas metas
indican que: se debe presentar la desagregación y explicación de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
de los saldos por cada una de las cuentas. Sin embargo, se SI NO OBSERVACION
observaron las siguientes situaciones: a) No se está
13 1102002
informando el saldo a corte junio 30 de 2010, pendiente de
incorporar al proyecto por los convenios adicionales, en la nota
explicativa de la cuenta 245301-2006. b) En la nota
RELATIVAS A LA CONCILIACION DEL (EIA) Y EL (SOE) a
partir del segundo trimestre (02) del año 2010 los formatos
variaron y no se informa la nueva diferencia resultante. La METROPLUS: A. Las nota explicativas del balance a 31 de
situación se presenta por inobservancia de requisitos en la Verificación del registro de los ajustes Revisión de los informes diciembre de 2010 no relaciona el valor pendiente de incorporar
elaboración de notas explicativas de periodos intermedios y Informes
evitando que se repita la situación en los Contar con información confiable financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 0 0% 0 0 6 al proyecto por concepto de convenios adicionales. B: La
debilidades en la conciliación de diferencias, lo que afecta el consistentes
siguientes informes financieros 2010 conciliación entre el EIA y el SOE no esta debidamente
análisis de las cifras consignadas en los informes financieros explicada
del proyecto.
Hallazgo No. 14. Transcaribe - Diferencias entre el Formato F-1

y el EIA. Entre el formato de la fiducia F.1 (Informe de Recaudo
de Aportes) y el EIA (Estado de Inversión Acumulada en la
columna Aportes Entes territoriales se presenta una diferencia Asesoria al ente gestor en el correcto El 26 de enero de 2011 la UCP desarrollo una reunión con los
de $50 millones, lo anterior debido a que en el mes de febrero Contar con información
registro contable de la información Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 contadores de los Entes Gestores para seguimiento del cierre
de 2007, el Distrito de Cartagena, pagó a Distriseguridad, por consistente
financiera financiero de año 2010.
cuenta de TRANSCARIBES.A., con cargo al proyecto, como
aporte al convenio entre el Distrito de Cartagena,
14 1801002 Distriseguridad y TRANSCARIBE, para el Plan de Manejo de
Ocupantes del Espacio Público, el Distrito en el momento de
realizar la transferencia de aportes de ese periodo
correspondiente realiza el descuento directamente, lo que
generó la diferencia entre el valor que correspondía aportar el
Distrito y lo recibido por Transcaribe. Por lo tanto estos
recursos no entraron a la Fiduciaria Bogotá, por lo cual no
aparece registrada esta operación, manteniendo la diferencia Verificación del registro de los ajustes Revisión de los informes TRANSCARIBE: La diferencia que se señala entre los formatos
Informes
entre estos informes. evitando que se repita la situación en los Contar con información confiable financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6 F-1 y EIA a 31 de diciembre de 2010 se encuentra conciliada y
consistentes
siguientes informes financieros 2010 revelada en las notas explicativas.
Asesoria al ente gestor en el correcto El 26 de enero de 2011 la UCP desarrollo una reunión con los
registro contable de la información Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 contadores de los Entes Gestores para seguimiento del cierre
Hallazgo No. 15. Transcaribe. - Procesos Terminados a favor consistente
financiera financiero de año 2010.
del Ente Gestor no contabilizados. En el análisis y verificación
de los procesos de multas impuestas, en trámite y terminadas,
por parte del Ente Gestor a los Contratistas, se observó que
hay multas en trámites por un monto de $273.8 millones, y
Multas Terminadas a 30 junio de 2010 por valor de $113.8
15 1702013
millones, evidenciándose que las multas terminadas no están
contabilizadas en el Área Financiera. Lo anterior se presente Verificación del registro de los ajustes Revisión de los informes TRANCARIBE: En el balance a 31 de diciembre de 2010, se
debido a falta de coordinación entre las áreas involucradas en Informes
evitando que se repita la situación en los Contar con información confiable financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6 observa el registro de $1,055 millones de multas en la subcuenta
el proceso para comunicar oportunamente el estado de las consistentes
siguientes informes financieros 2010 1401022009.
mismas, lo que afecta los saldos contables de esta cuenta en
los estados financieros del ente gestor.
Hallazgo No. 16. Metrolínea. - Falta de uniformidad en el

procedimiento de ajuste del valor de los aportes pactados en
los convenios de financiación del Proyecto. Indexación de
aportes De acuerdo con lo expuesto en el Convenio de
Cofinanciación, la Nación y los Entes Territoriales aportarán
para la financiación del proyecto del SITM, en moneda legal
colombiana, los recursos en pesos corrientes, con el fin de Registrar adecuadamente los
Revisión de la metodología utilizada para Aplicación de la metodología de
garantizar que estos aportes guarden correspondencia con los aportes del proyecto de METROLINEA: a 31 de diciembre los aportes del proyecto estan
16 1102001 la actualización de los aportes por parte actualización de aportes según Registro 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4
pactados en el citado Convenio. Verificados los índices que se Bucaramanga y su Área debidamente registrados.
de Metrolinea convenio de cofinanciación.
utilizaron para ajustar el valor de los aportes al proyecto, se Metropolitana
observa que no existe uniformidad entre los aplicados a la
Nación frente a los entes territoriales, debido a que una de las
tablas utilizadas para la indexación (de los aportes de la
Nación), contiene bases estimadas, lo cual generó un mayor
valor de aportes de la Nación por $2.150 millones en las
vigencias 2009 y 2010.
Hallazgo 17. Transmetro. - Presuntos pagos de gastos no

elegibles relacionados con redes de servicios públicos. Redes
de servicios públicos. De conformidad con el Convenio de
Cofinanciación de junio 25 de 2005, en su anexo, se observó
el pago de posibles gastos no elegibles por $63,18 millones
durante el primer semestre de 2010. Lo anterior se estima, al
deducirse que según el Acta de Recibo Parcial de obras por
redes eléctricas No. 38 de abril 21 de 2010 de los Tramos
Solicitar al Ente Gestor la adecuada
Murillo 3 y Olaya Herrera 3, se suministró e instaló cable
utilización de los recursos del proyecto en
tensado triplex 1/0 (360 ML), 4/0 (261 ML) y cuadruplex 4/0 (97
los gastos en redes de servicio público, Asesorar al ente gestor en la
ML), 4/1 (278 ML) en reemplazo de cable de un hilo Cu 4 (Ver La Contraloria General de la República a 31 de de diciembre de
17 1801003 de acuerdo con el anexo N°1 del adecuada utilización de los Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4
Anexo 1 “Pagos de redes de servicios públicos”); por lo que se 2010 continúa con la observación.
documento CONPES 3368 DE 2005 y la recursos del proyecto
efectuaron pagos que no serían financiables con recursos de la
revisión de los gastos efectuados hasta la
Nación en el evento que se trate de un cambio de condición,
fecha por estos conceptos
pues estas especificaciones son distintas a las que se
cambiaron. La Gerencia Departamental del Atlántico de la
CGR, estableció en las auditorías practicadas a las vigencias
2008 y 2009, situaciones similares sobre las cuales
actualmente adelantan las indagaciones tendientes a
establecer la presunta incidencia fiscal, por lo que la situación
observada será incorporada dentro del proceso que adelanta la
Gerencia Departamental.
Solitar al Ente Gestor información sobre Con comunicación 20102100523021 del 24 de diciembre de
Seguimiento al proceso de
Hallazgo 18. Megabus – Gastos no elegibles en redes de el proceso jurídico de conciliación con la 2010, se solicitó al Megabus, las acciones adelantadas con
recuperación de los recaudo de Oficio Oficio 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4
servicios públicos. Revisados los gastos no elegibles del empresa de servicios públicos Aguas y relación al convenio 09 de 2010 con la empresa de servicios
los recursos del proyecto
Proyecto por obras realizadas en redes de servicios públicos Aguas por $939 millones públicos Aguas y Aguas de Pereira.
por convenios celebrados con empresas prestadoras de
servicios, se pudo establecer que el valor total de los
convenios por este concepto asciende a $6.693 millones, de
los cuales se han cancelado por parte de estas empresas
$5.667 millones, quedando pendiente de recaudo $1.025
millones, los cuales se encuentran registrados en las cuentas
18 1801003
por cobrar del Proyecto. El 92% de estas cuentas por cobrar
corresponden al Convenio 09 de 2005 celebrado con la
empresa de servicios públicos Aguas y Aguas de Pereira por
$939 millones, los cuales aún se encuentran en proceso de
conciliación prejudicial para el pago de los recursos que se
encuentran pendientes de reintegro. El 8% restante obedece a
retenciones pendientes de reintegro y en ajustes en la
liquidación de los convenios que se encuentran en proceso de
cobro por parte del ente gestor.
HallazgoDescripción
18. Megabushallazgo (No mas
– Gastos no de 50 palabras)
elegibles en redes de Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
servicios públicos. Revisados los gastos no elegibles del medida de la Meta Meta Metas Metas las Meta de las metas
Proyecto por obras realizadas en redes de servicios públicos
por convenios celebrados con empresas prestadoras de SI NO OBSERVACION
servicios, se pudo establecer que el valor total de los
convenios por este concepto asciende a $6.693 millones, de
los cuales se han cancelado por parte de estas empresas
$5.667 millones, quedando pendiente de recaudo $1.025
millones, los cuales se encuentran registrados en las cuentas
18 1801003
por cobrar del Proyecto. El 92% de estas cuentas por cobrar
corresponden al Convenio 09 de 2005 celebrado con la Solicitar al Ente Gestor los documentos Contar con la información
empresa de servicios públicos Aguas y Aguas de Pereira por soporte de los pagos realizadosen redes referente a la fuente de
$939 millones, los cuales aún se encuentran en proceso de Con comunicación 20113210026842 del 14 de enero de 2011,
de servicios públicos por valor de $939 financiación utilizada en pagos Oficio Oficio 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4
conciliación prejudicial para el pago de los recursos que se Megabus envío respuesta y documentos soportes.
millones y una relación donde se describa no financiados con recursos del
encuentran pendientes de reintegro. El 8% restante obedece a la fuente de financiación utilizada proyecto.
retenciones pendientes de reintegro y en ajustes en la
liquidación de los convenios que se encuentran en proceso de
cobro por parte del ente gestor.
Hallazgo 19. Metroplus. - Inconsistencias en los valores

relacionados con los certificados de gastos SOE. Estado de
Gastos SOE, datos del Contrato No. 124 de 2009. El
CERTIFICADO DE GASTOS (SOE), corresponde al anexo Nº
10, donde se registran los pagos efectivos netos que se
realicen para el desarrollo del proyecto. Debe entenderse como
pago efectivo neto el Valor que gira la fiduciaria a los
contratistas o beneficiarios de los pagos considerados así:
Valor total acta ó factura, menos el valor de la amortización del
anticipo otorgado, menos el valor de la retención de las
garantías cuando exista esa condición. (No se tienen en cuenta
los descuentos y retenciones de ley porque la fiduciaria los
retiene y los paga directamente a las entidades
correspondientes). En la revisión efectuada mediante Relación de gastos SOE
Verificar la consistencia del SOE soporte
muestreo, se determinó lo siguiente: En la factura 50 del depurada y confiable de acuerdo SOE revisado y Vía correo electrónico del 4 de noviembre de 2010, Metroplus
19 1801002 de la solicitud de legalización de gastos Revisisón del SOE 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4
Contrato 124 de 2009, la evaluación determinó que el valor que con la ejecución de los contratos consistente remite el SOE y el SOT a junio 30 ajustado.
ante el Banco Mundial.
corresponde a ser relacionado en el formato SOE BIRF es de del proyecto.
$219.5 millones ($219.535.699), el cual difiere del valor
reportado por el Ente Gestor en la columna Monto Financiado
de $111.6 millones ($111.607.594). En la factura 53 del
Contrato 124 de 2009, la evaluación determinó que el valor que
corresponde a ser relacionado en el formato SOE BIRF es de
$603.8 millones ($603.843.312), el cual difiere del valor
reportado por el Ente Gestor en la columna Monto Financiado
de $307 millones ($306.977.760). Las anteriores situaciones se
presentan por deficiencias de supervisión en la preparación y
reporte de la información que debe ser remitida en los informes
financieros del proyecto, generando inconsistencias por $107.9
millones y 296.9 millones en los pagos de las facturas 50 y 53
respectivamente del Estado de Gastos SOE.
Hallazgo 20. Metroplus. - Inconsistencias presentadas en la

conciliación entre el Estado de Inversión Acumulada EIA y el
estado Gastos SOE. Conciliación entre Estado de Inversión Visita de seguimiento financiero para
Se adelantó visita el 6 de diciembre de 2010, se dio instruciones
Acumulado-EIA y Estado de Gastos SOE. En Manual asesorar al Ente Gestor en el registro de Contar con información confiable Visita seguimiento financiero visita 1 1-Dec-10 31-Jan-11 9 1 100% 9 9 9
sobre el diligenciamiento de los informes financireos
Financiero en su numeral 3.12 “CONCILIACION DE SALDOS la información contable
ENTRE EL ESTADO DE INVERSION ACUMULADA (EIA) Y EL
CERTIFICADO DE GASTOS (SOE) AL FINAL DEL PERIODO
(ANEXO 16)” establece que la única diferencia que se
presentaría entre estos dos informes serían las cuentas por
pagar. El total de los pagos legalizados en el Certificado de
20 1801004 Gastos (SOE) debe ser igual al total de la inversión mostrada
en el Estado de Inversión Acumulada con fuente BIRF. Se
determinó diferencia no explicada en “Conciliación entre EIA y
SOE”, en relación con la “explicación de la diferencia” por el
Ente Gestor por $2.751.9 millones ($2.751.884 miles) y el saldo
de la cuenta 2455072001 Depósitos sobre Contratos
(Garantía) – BIRF NACION que a junio 30 de 2010 es de Verificación del registro de los ajustes Revisión de los informes Con comunicación 20112100115311 del 18 de marzo del 2001,
$2.304 millones ($2.303.981 miles); situación presentada por Informes
evitando que se repita la situación en los Contar con información confiable financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 0 0% 0 0 6 se solicitó a Metroplus la revisión de la conciliación entre el EIA y
debilidades en el control interno contable en el proceso de consistentes
siguientes informes financieros 2010 el SOE a 31 de diciembre de 2010.
conciliación, lo que genera inconsistencia en los estados
financieros del proyecto por $447.9 millones ($447.903 miles).
Hallazgo No. 21. Metrolínea. - Falta de gestión efectiva para la

recuperación de recursos del proyecto. Convenio Acueducto
Metropolitano de Bucaramanga. El SITM Metrolínea S.A.
suscribió el Convenio No. 1 de 2006 con el Acueducto
Metropolitano de Bucaramanga “para facilitar la realización y
ejecución oportuna de las obras propias del traslado y
reposición de las redes de Acueducto en los tramos que se Verificar que el Ente Gestor este
Con oficio 20102100523001 del 24 de diciembre de 2010 se
encuentren contratados…”. Verificada la cuantía de la deuda a adelantando el proceso tendiente a la
Solicitar al ente gestor el solicitó a Metrolinea la gestión adelantada al convenio 1 de 2006
cargo de dicha empresa de servicio público, se observa que a recuperación de los recursos
21 1101002 adecuado recaudo de los Oficio Oficio 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 con el acueducto metropolitano de Bucaramanga. Con
30 de junio de 2010 registra un saldo de $1.488 millones, correspondientes a la ejecutiliación del
recursos del proyecto comunicación M-DAF-242-210111 del 221 de entro de 2011,
causado desde la vigencia 2008 y sin que se haya hecho convenio con la empresa de servicios
Metrolinea dio respuesta con los soportes correspondientes.
efectivo el cobro de tal obligación, motivado en la falta de públicos
gestión persuasiva y coactiva para lograr la recuperación de lo
invertido con recursos del proyecto, lo cual afectó el valor
disponible para el desarrollo del sistema y generó gastos
financieros adicionales. Así las cosas, se efectuaron gastos no
elegibles por valor de $1.488 millones, que están pendientes
de reintegro al proyecto.
SI NO OBSERVACION
Hallazgo No. 22. Metrolínea. - Debilidades en el control y
diligenciamiento total de la información relacionada con los
informes de pagos de los contratos. Informe de Pagos de los
Contratos (C- 1) Según el Manual Financiero para Entes
Gestores en su numeral 3.5, los Informes de Pagos de los
Contratos (C- 1) deben contemplar “el registro de cada
contrato, con su número, objeto y valor Inicial, modificaciones o
adiciones del contrato, registro presupuestal y fecha. …”
Verificados los reportes de cada contrato, se evidenció que el
diligenciamiento de la información en algunos casos es parcial
y/o se observan deficiencias en los datos suministrados
respecto de los términos y cuantías de los contratos, como se
puede observar en los siguientes casos: La fecha de iniciación
y/o terminación del contrato no se encontró en 16 de los 29
contratos reportados y en otros casos, no se ajusta la fecha de
terminación de acuerdo con los contratos adicionales que la
modifican; En algunos informes no se incluye o se incluye
parcialmente el registro presupuestal y su fecha; En el
RESUMEN DE LOS INFORMES DE PAGOS DE LOS
Asesorar al Ente Gestor en el registro de En visita de seguimiento del 14 de octubre de 2010, Metrolinea
22 1801002 CONTRATOS " C-1 " no se incorporó como parte de las Contar con información confiable Reunión Reunión 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4
la información contable y su presentación informó que realizó los ajustes al C1 en el 3 trimestre de 2010.
amortizaciones, $280.5 millones y $777.1 millones
correspondientes al valor reintegrado en los años 2008 y 2009
respecto de los contratos 006 y 007 de 2006; De otra parte,
verificadas las cifras que se reportan en los informes de Pagos
de los Contratos C-1 y en el resumen de estos informes con
corte a 30 de junio de 2010, se evidenció que los siguientes
contratistas del proyecto, registran anticipos pendientes de
amortizar por $241.501.904, sin que conste saldo en los
auxiliares contables: Unión Temporal Conexión Vial
Metropolitana, Pavigas Ltda., Esgamo Ltda. y Universidad
Industrial de Santander. De otra parte, los contratistas
Consorcio Eta Interpro y el Consorcio Concol Cromas,
registran un saldo amortizado que supera el valor del anticipo
en $22.265.259 y $16.622.095 respectivamente. (Ver anexo
No. 1). Lo anterior refleja deficiencias en los canales de
comunicación, creando incertidumbre respecto de los saldos
registrados en los informes financieros, así como dificultad para
el ejercicio del control y supervisión de los términos de los
contratos.
Hallazgo No. 23. Metrolínea. - Incumplimiento de las

disposiciones legales para el desembolso efectivo de recursos.
Aportes de la Nación. Según el numeral 2.2 del Convenio de
Cofinanciación suscrito entre el Ministerio de Transporte, el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Metrolínea y los
entes territoriales, los aportes de Nación "… están sujetos al
cumplimiento de Bucaramanga y del Área Metropolitana de sus
obligaciones legales y las contractuales contenidas en este
Convenio". De otra parte, la cláusula 4a. del Otrosí No. 1 del
Convenio de Cofinanciación, señala que los aportes de la
Nación "...deberá instrumentarse de tal manera que el
desembolso efectivo de los recursos evite que éstos
permanezcan ociosos, es decir que los desembolsos se
produzcan siempre y cuando el desarrollo el flujo de fondos del
proyecto del SITM lo requiera de acuerdo con lo establecido en Seguimiento a la ejecución del proyecto a
Se está adelantando reuniones de seguimiento a lo planes de
el Conpes 3368". Así mismo, establece que el Grupo de través de los POAs para garantizar la Optimización de la caja del Reuniones de seguimiento a los
23 1907001 Reunión 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6 adquisión en forma trimestral para lograr la optimización de los
Transporte Masivo del Ministerio de Transporte dará aviso al adecuada utilización de los recursos del proyecto POAs y planes de adquisición
recuros del proyecto.
ordenador, de cualquier incumplimiento de los entes proyecto
intervinientes, "para la correspondiente suspensión de los
recursos por parte de la Nación", de acuerdo con lo establecido
en el Documento Conpes 3368 y la cláusula 8.1 del Convenio
de Cofinanciación.Sin embargo, verificados los aportes
transferidos por la Nación en el primer semestre de 2010, se
observa que en el mes de marzo efectuó el giro de $50.577
millones de los aportes contemplados en el Convenio de
Cofinanciación, sin tener en cuenta los condicionamientos
antes descritos y sin que se requirieran tales recursos de
acuerdo con el flujo de fondos del proyecto, lo que ha permitido
que se disponga de recursos ociosos, como se constató en los
informes financieros con corte a junio de 2010, en los que se
registra un saldo disponible de $32.577 millones en el encargo
fiduciario Fidugob No.002001070074 - Nación BIRF.
Hallazgo No. 24. Transmetro. - Incumplimiento de los términos,

obligaciones y condiciones en los convenios de cofinanciación
para el desembolso oportuno de los aportes programados.
Aportes Ente Territorial. Con fundamento en lo contemplado en
el Convenio de Cofinanciación de junio 25 de 2005, en su
Cláusula 7.2. Obligaciones Especiales del Distrito en su literal
a), se observó que el Ente Territorial durante el primer
semestre del 2010 solamente giró para la financiación del
Sistema Integrado de Transporte Masivo de Barranquilla, la
suma de $1.572,76 millones, que representan el 16,87% del
monto convenido para el período 2010 ($9.324,76 millones),
conforme a la modificación de aportes realizada según la
Cláusula Primera del Otrosí No. 4 al Convenio Principal, por lo
Solicitar al ente gestor la gestión oportuna El Distrito de Barranquilla, desembolsó la suma de $
que el saldo adeudado a junio 30 del presente año asciende a Normalizar los aportes
24 1102002 en el cobro de los aportes del Distrito de Enviar solicitud al ente gestor Oficio 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 9,505,795,326:00 de los aportes correspondientes a las
$19.706,19 millones; lo que ha venido generando la utilización Distritales al proyecto
Barranquilla vigencias 2005-2009.
de los recursos provenientes del Crédito Sindicado, lo que a
futuro generaría mayor valor por los intereses. La entrega
parcial de aportes por parte del Distrito podría generar
inobservancia de los términos y condiciones señaladas en el
Convenio de Cofinanciación, sí a diciembre 31 de 2010 no se
entrega el 100% de los aportes programados para la vigencia.
Por su parte, la Nación no efectúo aporte alguno, de los
$10.000 millones que tiene programados para la vigencia 2010,
dado que está programado su uso para el pago de
obligaciones sobre el desarrollo de infraestructura durante el
periodo julio, agosto y septiembre de 2010 por lo que el Ente
Gestor hizo la solicitud de desembolso mediante oficio 0300-
01414 de julio 01 de 2010.
SI NO OBSERVACION
Hallazgo 25. Megabus. - Inconsistencias presentadas en los

Indicadores del Proyecto. Inobservando lo estipulado en los
numerales 3.9.1.1, 3.9.1.2, 3.9.1.3 y 3.9.1.5 del Manual
Financiero para Entes Gestores, Megabus S.A. presentó los
indicadores del primer y segundo trimestre de 2010 con las
siguientes inconsistencias: Ejecución Aportes Nación: En el
indicador trimestral, el monto del denominador en el primer y
segundo trimestre por $567,3 y 567,3 millones no coincide con
lo registrado en el POA por $55,8 y 56,4 millones
respectivamente. De igual manera el cálculo del segundo
trimestre se realiza sobre una cifra negativa de $-1.042,4
millones. En la ejecución acumulada utiliza cero como
denominador y no se encuentra sentido lógico a este indicador
cuando no hay en la vigencia presupuesto de la Nación.
Ejecución Aportes Nación Acumulado: En el numerador no se
toman los pagos acumulados durante la vida del proyecto por
$103.749 y $102.706 millones del primer y segundo trimestre Ajuste de los informes financieros Los indicadores a 30 de junio se encuentran revisados en la
25 1102002 Ajustar el Manual Financiero Manual Financiero versión 2010 Manual Financiero 1 1-Oct-10 31-Dec-10 13 1 100% 13 13 13
respectivamente. Ejecución Aportes Entes Territoriales: En el presentados por los entes gestores UCP.
indicador trimestral se toman valores negativos en el primer
trimestre por $-9.246 millones y el monto del denominador en
el segundo trimestre por $562,8 millones no concuerda con el
POA por 1.388,8 millones. En la ejecución acumulada el
porcentaje resultante del primer y segundo trimestre de 15.7%
y 7.29% está mal presentado y no se encuentra sentido lógico
a este indicador. Ejecución Aportes Entes Territoriales
Acumulado: En el numerador no se toman los pagos
acumulados durante la vida del proyecto por $46.824,6 y
$47.387,5 millones para el primer y segundo trimestre
respectivamente. Lo anterior se debe a la falta de verificación y
control interno contable que permita determinar de manera
adecuada los indicadores conforme al Manual Financiero, lo
que ocasiona que se presenten cifras equivocadas en los
indicadores, afectando los principios de publicidad y
transparencia.
Hallazgo 26. Metroplus. - No presentación de la totalidad de los

Indicadores del proyecto relacionados con los anexos 11 y 12.
Indicadores del Proyecto, anexos 11 y 12. El anexo 11 Tablero
de indicadores del proyecto de los Entes Gestores establece la
presentación de EJECUCIÓN APORTES NACIÓN
TRIMESTRAL, EJECUCIÓN APORTES ENTES
TERRITORIALES TRIMESTRAL, EJECUCIÓN POR
COMPONENTE BIRF; el anexo 12 Formato de Análisis de
Datos indica que se deben reportar los datos por trimestre por
lo menos del último periodo. Se cotejó la información de los
indicadores a junio 30 de 2010, con el Manual Financiero y se
detectó que no se encuentran los siguientes indicadores:
Ajuste de los informes financieros Los indicadores a 30 de junio se encuentran revisados en la
26 1102002 Anexo 11: Ejecución aportes Nación trimestral (pagos del Ajustar el Manual Financiero Manual Financiero versión 2010 Manual Financiero 1 1-Oct-10 31-Dec-10 13 1 100% 13 13 13
presentados por los entes gestores UCP.
trimestre / presupuesto de gastos del trimestre según POA);
Anexo 11: Ejecución aportes Entes Territoriales trimestral
(pagos del trimestre / presupuesto de gastos del trimestre
según POA); Anexo 11: Ejecución por componente BIRF (valor
ejecución por componente acumulado / valor presupuesto por
componente plan de adquisiciones); Anexo 12: Gráfica que
permita observar los saldos por trimestre transcurridos del
periodo; La situación se presenta por debilidades de control en
el proceso de elaboración y presentación de los informes
financieros, relativos a los indicadores del proyecto, afectando
la supervisión y seguimiento de la Unidad Coordinadora del
Proyecto y auditorias interna y externa.
Hallazgo 27. Metroplus. - Deficiente ejecución presentada con

respecto a los Indicadores por cada fuente de financiación.
Indicadores de Ejecución por fuente de Financiación. El
numeral 3.9.1 “Indicadores de los Entes Gestores” (Anexo 11),
establece el tablero de indicadores que permite ver la
ejecución presupuestal del proyecto por fuente de financiación,
el desarrollo del Plan de Adquisiciones y el cumplimiento de los
cronogramas de adquisiciones. No obstante, se evidenció baja
ejecución en los siguientes indicadores: 45% en ejecución de Ajuste de los informes financieros Los indicadores a 30 de junio se encuentran revisados en la
27 1102002 Ajustar el Manual Financiero Manual Financiero versión 2010 Manual Financiero 1 1-Oct-10 31-Dec-10 13 1 100% 13 13 13
aportes la Nación 2009; 0% en ejecución aportes de la Nación presentados por los entes gestores UCP.
2010; 3% en ejecución aportes Territoriales Medellín 2010;
38% en ejecución de aportes Territoriales Itagüí (recalculado a
corte sumatoria de la vigencia 2009); La anterior situación se
presenta por debilidades en el proceso de gestión y
coordinación de las operaciones de financiación con crédito
sindicado, con el riesgo de que se afecte el desarrollo de los
planes de adquisiciones y el grado de avance de los
cronogramas de adquisiciones.
Hallazgo 28. Metroplus. - Falta de autorización previa del

comité fiduciario. Inversión en fondo común ordinario. En los
términos de referencia del contrato 53 de 2005, se establece
que se debe dar autorización previa del Comité Fiduciario para
realizar inversiones por encima del 20% en el Fondo Común
Ordinario de la Fiduciaria (Occitesoros). En la revisión
Revisión del manual de inversión del
efectuada se detectó que de los $69.042 millones de saldos en Manual de inversiones ajustado
encargo fiduciario en concordancia con Manual de el manual de inversiones del proyecto está acorde con los
28 2001100 cuentas e inversiones al 30 de junio de 2010, $46.147 millones a las normas y a los términos del Manual de inversiones 1 1-Oct-10 15-Feb-11 20 1 100% 20 20 20
los términos de referencia del contrato inversiones requerimientos de la Nación
se encuentran en Occitesoros lo que representa el 66.8%, sin contrato fiduciairio
fiduciario
que se evidencie la autorización respectiva del Comité
Fiduciario. Lo anterior por debilidades en la aplicación de los
controles en las inversiones, con el riesgo de incumplimiento
de la función del comité fiduciario en la administración e
inversión de los aportes y que se realicen inversiones no
autorizadas.
SI NO OBSERVACION
Hallazgo 29 Metroplus. - Retrasos en la remisión del Informe

administrativo del encargo fiduciario. Remisión del informe
administrativo del Encargo Fiduciario: El Informe administrativo
del Encargo Fiduciario, debe ser remitido dentro de los
primeros diez (10) días calendario siguientes al corte de fin de
mes, conforme lo establece el Contrato 53 de 2005; no
obstante, se determinó que hubo retrasos por parte de la Presentación oportuna de la
Solictar a Fiduoccidente la presentación Solicitud de mejoramiento de la
Fiduciaria, así: a) Primer Trimestre de 2010 corte marzo 31 de información relacionada con el Acta de Comité
29 1102002 oportuna de la información a las actividad y seguimiento en el 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6 Se solicito a la fiducia agilidad en la presentación de los informes
2010. Estado general del Fideicomiso: Abril 14; Carpeta Física: encargo fiduciario a las Fiduciario
dependencias pertinentes Comité Fiduciario
Abril 14 b) Segundo Trimestre de 2010, corte junio 30 de 2010. dependencias requeridas
Carpeta Física: Julio 14. nformes F1, F2, F3 y F4: Julio 22 El
retraso se genera en debilidades operativas de la Fiducia y la
falta de exigencia de medidas al respecto por parte del Ente
Gestor, lo que genera retrasos en procesos de elaboración,
conciliación y remisión de los informes financieros del proyecto
a la UCP.
En mayo 26 de 2011 metroplus envio a la Unidad Coordinadora

las cuentas de cobro por concepto de aportes de las vigencias
pendientes de desembolso indexadas de Envigado e Itagui, a
saber:
El día 18 de mayo de 2011 Metroplus envío a la doctora Rocío
Hallazgo 30. Metroplus. - Falta de Gestión relacionadas con la
Aguilera una comunicación anexando cuentas de cobro no.
indexación de aportes en efectivo de la Nación y los entes
201112 del Municipio de Itagui por $7,256,842,557 por concepto
territoriales. Diferencia en aportes efectivos de la Nación y los
de aportes correspondientes a la vigencia 2009, según Otrosí
Municipios. El numeral 2.4, del Convenio de Cofinanciación
No, 01 al Convenio de Cofianciación del Proyecto Sistema
establece la obligación al final de cada vigencia de hacer una
Integrado de Transporte Masivo de Pasajeros Valle de Aburrá.
liquidación de los aportes efectivos e indica las formulas que
Cuenta de cobro No. 20113 por $903,851,328 por concepto de
debe ser usadas para tal fin, con el fin de determinar en valores
indexación contemplada en el Convenio de Cofinanciación por
corrientes y constantes, el cumplimiento de los numerales 2.2.
el pago no oportuno de los aportes correspondientes a la
y 2.3 del mismo Convenio. No obstante, según respuesta de la
vigencia de 2009. Cuenta de cobro No. 201114 por
entidad, no se evidenció la actividad mencionada al corte de la
$6,414,600,000 al Municipio de Itagui por concepto de Aportes
vigencia diciembre 31 de 2009. Se efectuaron cálculos
correspondientes a la vigencia 2010, según Otrosí N. 01, al
estimados por indexación de recursos dejados de recibir en el Solictar al Ente Gestor la actualizaciónde
Mantener un adecuado flujo de Convenio de Cofinaciación del Proyecto del Sistema Integrado
año 2009, utilizando variación IPCs de julio de 2008 a junio de los aportes dejados de recibir en vigencia
caja de los recursos del de Transporte Masivo de Pasajeros del Valle de Aburrá. Cuenta
30 1102002 2009, factor de 1.0375 es decir el 3.75% y una inflación anteriores por parte de los municipio y las Actas del Comité Fiduciario actas 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6
proyecto evitando costos de cobro No. 201115 por $243,237,337 al Municipio de Itagui por
macroeconómica proyectada del 2% en la formula, con lo cual acciones necesarias para su pronto
financieros innecesarios conceto de indexación contemplada en el Convenio de
se pudo determinar: a) Estimado de valor pendiente de recaudo en las cuentas del proyecto
Cofianciación por el pago no oportuno de los aportes
actualización de $801.3 millones, según numeral 2.4, del ente
correspondientes a la vigencia 2010,
territorial ITAGÜI referente a 13.757 millones adeudados de la
El día 17 de mayo de 2011 enviaron al Doctor Bairon Suárez, la
vigencia 2009. b) Estimado de valor pendiente de actualización
cuenta de cobro No. 201109 por $1,400,000,000 al municipio de
de $139.8 millones, según numeral 2.4, correspondiente al ente
Envigado pro concepto de aporte vigencia 2009 correspondiente
territorial ENVIGADO referente a 2.400 millones adeudados de
a la Adición No. 7 al Convenio Interadministrativo No. 01 de
la vigencia 2009, y teniendo en cuenta $1000 millones
2005 entre el Municipio de Medellín, Envigado e Itagui y
entregados en el primer semestre de 2010. Lo anterior por
Metroplus S.A., para la financiación parcial del sistema de
deficiencia de control para el aseguramiento del cumplimiento
Metroplus. Cuenta de cobro No. 201110 por $155,292,905 del
de la normatividad definida en el Convenio de Cofinanciación,
Municipio de Envigado por concepto de Indexación contemplada
con lo cual se pone en riesgo de afectar la estructura financiera
en el Convenio de Cofinanciación por el pago no oportuno de los
del proyecto en los valores estimados mencionados.
aportes correspondientes a la vigencia 2009. Cuenta de cobro
No. 201111 por $201,768,757 del municipio de Envigado por
concepto de indexación contemplada en el Convenio de
Cofiancición por el pago no oportuno de los aportes
correspondientes a la vigencia 2010.
Hallazgo No. 31. Transcaribe. - Falta de oportunidad en los

Traslados de Aportes entre Fuentes de Financiación por
incumplimiento del ente territorial. En la vigencia del 2010, el
ente gestor Transcaribe S.A, por autorización del comité
fiduciario, realiza los traslados que se relacionan a
continuación, de las fuentes de financiación del proyecto como Seguimiento al POA y al plan de
aportes BIRF Nación, para la fuente de financiación Distrito, adquisiciones para garantizar el
Atención oportuna a los pagos Se adelantan reuniones de seguimiento a los palens de
31 1102002 por valor de $36.2 millones. Lo anterior debido a que los adecuado flujo de los aportes del Seguimiento al POA Seguimiento 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6
de la infraestructura del proyecto adquisicon para optimizar los aportes del proyecto.
recursos correspondientes a los aportes del Distrito, no se proyecto y las necesidades de
giraron oportunamente durante el periodo enero a junio de financiamineto
2010, observándose que en los primeros tres meses no hubo
giro de aportes, lo que generó déficit de recursos en el flujo de
efectivo, para la ejecución del proyecto con aportes del Distrito,
afectando la ejecución de los recursos de la Nación, para los
gastos financiables con estos recursos en de 2010.
Hallazgo No. 32: Transcaribe. - Falta de gestión con relación a

saldos en bancos de recursos inactivos correspondientes a
vigencias anteriores por Aportes Nación Otras Fuentes. En el
análisis y verificación de los documentos soportes como:
extracto bancario de la cuenta No. CC- 204-10851-8
correspondiente a los recursos de la Nación Otras Fuentes,
los registros contables de la cuenta de Orden 9390022002, y al
informe de los recaudos de aportes F-1, se observa, que esta
Solicitar al ente gestor la oportuna En los informes financieros a 31 de diciembre de 2010, la fuente
32 1801004 cuenta presenta un saldo por un monto de $5.612 millones, el Evitar recursos ociosos Seguimiento al POA Seguimiento 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6
ejecución de estos recursos Nación otros recursos se encuentra totalmente ejecutada.
cual viene de vigencias anteriores, manteniéndose inactivo. Lo
anterior debido a que estos recursos fueron recibidos por la
Nación Otras fuentes, pero a junio de 2010, no han sido
invertidos para los gastos financiables con estos recursos, lo
que genera que existan recursos de vigencias anteriores sin
utilizar y un estancamiento de estos recursos, los cuales se
encuentran subutilizados para los programas que fueron
aprobados.
SI NO OBSERVACION
Hallazgo No. 33. Incumplimiento en la presentación de
Informes para los PAR´s tipo A y B y los correspondientes
Planes de Acción. La Unidad Coordinadora del proyecto
presuntamente incumplió con las obligaciones dispuestas en el
Contrato de Empréstito 7739-CO, Anexo 2, Sección 1, Literal
D: “salvaguardas”, numeral 3 debido a que no fueron
presentados al Banco para su revisión y comentarios, a más
tardar noventa días (90) después de la fecha de efectividad, los
Informes contentivos de la evaluación y diagnóstico de la
aplicación de los PARs Tipo A y B y su coherencia con las
disposiciones del MPR. En consecuencia, tampoco se cuentan
con los “Planes de acción correctivos” que debían haberse
presentado al Banco Mundial con las medidas propuestas para
remediar cualquier inconsistencia identificada entre los PARs
Carencia, insuficiencia y/o
Tipo A y B con las disposiciones del MPR. Responde la UCP
inoportunidad en la Se incrementa el riesgo de
que “el Banco en las negociaciones del crédito con el Gobierno
aplicaciòn de mecanismos incumplimiento de
nacional definió, que por tratarse de un documento requerido
de control para el eficaz requisitos establecidos
por el Banco y para su propia evaluación, dicha entidad
cumplimiento de las legalmente. Probable A diciembre 31 de 2010 se hizo seguimiento a la implementación
contrataría a su propio cargo, un especialista en el tema de Seguimineto a la
funciones que en tal Inoportunidad y/o de los PARs, cuya documentación reposa en el contrtato No. 89
reasentamientos que efectuará tal revisión y de ser el caso, Implementación y ejecución de
sentido le han sido deficiencia en la toma de Planes de accion correctivo a los PARs Visitas de de 2010, suscrito con la consultora Rosa Stella Cifuentes Arcila.
33 1404100 elaborará un Plan de Acción Correctivo”. Respuesta no los PARS de acuerdo con las Visitas de seguimiento 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6
conferidas legalmente a la decisiones e tipo A y Tipo B seguimiento
satisfactoria para la CGR debido a que, si la ejecución de tales recomendaciones presentadas
Unidad Coordinadora Del implementación de Adicionalmetne, se realizaron 2 visitas de seguimiento
labores fueron producto de las “negociaciones” entre las por el Banco Mundial
Proyecto del Ministerio.de acciones correctivas (Transcaribe y Metroplus).
partes, así debieron haber quedado redactadas las
Transporte y de aquellos tendientes a la mejora
obligaciones en el texto del Contrato de Empréstito; esto es,
requisitos pactados continua de los procesos
debieron quedar establecidas como obligación del Banco
contractualmente con el que desarrolla la UCP
(como la UCP lo manifiesta) más no como obligación de la
BIRF
Unidad (que es como realmente está pactado
contractualmente). Ahora, bien es cierto que las partes pueden
modificar las condiciones del contrato, sin embargo, la UCP no
suministró ningún tipo de documento que así lo demuestre en
lo que respecta a las obligaciones cuestionadas en la presente
observación de la CGR. Por último, se cuestiona la oportunidad
y efectividad en la ejecución de las labores de evaluación,
diagnóstico y la aplicación de Plan de acción en lo relativo a los
PAR´s, considerando que, como ya se ha mencionado,
contractualmente estaban pactadas para ser realizadas a más
tardar el 09/03/2010 y, según lo manifiesta la UCP, apenas se
iniciarán en septiembre de 2010, cuando ya se habrán
desembolsado la mayor parte de los recursos de ese
empréstito.
Hallazgo No. 34. Metrolínea. - Debilidades y limitaciones de la

Oficina de Control Interno del Ente Gestor. Fomento Cultura del
Control Dentro de las actividades descritas en el Manual de
Operaciones, acordes con lo expuesto en la Ley 87 de 1993,
están las actividades de: 1) Acompañar y Asesorar. 2) Realizar
evaluaciones. 3) Fomentar la Cultura de Control. y 4) Relación
con Entes Externos. Al respecto, la oficina de Control Interno
Con comunicación 20112100011221 del 12 de enero de 2011,
desarrolla actividades tendientes a garantizar que la Solitar al Ente Gestor el fortalecimiento Procedimientos estandarizados
34 1907001 Oficio Oficio 1 1-Jan-11 31-Jan-11 4 1 100% 4 4 4 se envió al Metrolinea el plan de mejoramiento con las acciones
información y desarrollo del proyecto sea confiable y oportuna, del control interno de la institución de control interno
a cumplir para su desarrollo e implementación
sin embargo, se observa que para el período de enero a junio
de 2010, no se presentan evaluaciones del control y se
evidencian debilidades en cuanto al alcance en la actividad de
fomentar la cultura del control, en razón a que ésta se limita a
promover la capacitación del personal en temas relacionados
con sus cargos, sin cumplir integralmente con el objetivo
establecido respecto de la cultura del control.
Hallazgo 35. Metroplus. - Debilidades de control interno

relacionadas con la supervisión y reporte de la información que
debe ser remitida en el Informe de pagos de los contratos del
proyecto C-1. Informes de Pagos de los Contratos (C1),
Contrato 124 de 2009. El pago efectivo neto es el valor que
gira la fiduciaria a los contratistas o beneficiarios de los pagos
considerados así: Valor total acta ó factura, menos el valor de
la amortización del anticipo otorgado, menos el valor de la
retención de las garantías cuando exista esa condición. Este
valor debe ser igual al reflejado en el informe de pagos de los
Contratos “C-1” en la columna “Valor del Pago “D” y su
distribución por fuente de financiación y concordante con lo
reportado en el informe F2 “Informe de pagos generado por el
encargo fiduciario”. En la revisión efectuada mediante
Ajuste de los informes financieros
35 1903004 muestreo y cruce entre los formatos C-1 y F-2 del trimestre Ajustar el Manual Financiero Manual Financiero versión 2010 Manual Financiero 1 1-Oct-10 31-Dec-10 13 1 100% 13 13 13 En revisión
presentados por los entes gestores
terminado a junio 30 de 2010, se determinó lo siguiente: En los
pagos efectuados por Fuente BIRF en el Contrato 124 de 2009,
correspondientes a las actas de obra No. 3, 4 y 5, después de
amortización del anticipo y rete-garantía, y que figuran en el C1
por $111.6 millones, $148.3 y $307 millones respectivamente;
presentan diferencias respecto de la casilla “Valor Neto D” del
informe de pagos de la Fiducia F2 el cual refleja $219.6, 291.8
y $603.8 millones respectivamente. La anterior situación se
presenta por debilidades de control interno relacionadas con la
supervisión y reporte de la información que debe ser remitida
en el Informe de pagos de los contratos del proyecto C1, lo que
genera inconsistencia que afecta la razonabilidad del
mencionado informe por valor de $548.2 millones con corte
junio 30 de 2010.
Hallazgo 36. Metroplus. - Debilidades en el control de la

información emitida por el comité fiduciario para emitir los
informes trimestrales con destino a la Junta Directiva y a la
UCP. Comité Fiduciario, Informes Trimestrales. El numeral 5.5
del Convenio de Cofinanciación establece que el Comité
Fiduciario deberá producir informes trimestrales con destino a
Coordinar con la secretaría del Comité Archivo de los documentos del
la Junta Directiva y al Grupo de Transporte Masivo del
Fiduciario la debida diligencia en el Comité Fiduciario al día y
Ministerio de Transporte. Sin embargo al realizar algunas Instrucción en el Comité Se solicito al encargo fiduciario agilizar la presentación de los
36 1905001 archivo y remisión de las actas de oportunas comunicaciones a las Instrucción 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6
pruebas de auditoría en agosto de 2010 relacionadas con la Fiduciario reportes
acuerdo a lo contemplado en el convenio actas a las dependencias
verificación y validación de la información del acta trimestral
de cofinanciación. requeridas
No. 16 de diciembre 18 de 2009, se evidenció que no estaba
suscrita por quienes corresponde. Lo anterior por debilidades
en el control de la información emitida por el comité fiduciario,
lo que genera incertidumbre sobre la validez de la información
remitida a los usuarios y pone en riesgo las decisiones
tomadas.
SI NO OBSERVACION
Hallazgo 37. Metroplus. - Debilidades de control en los

procedimientos para la incorporación de recursos Visita de seguimiento financiero para
El 6 de diciembre de 2010 se adelanto visita de seguimiento
cofinanciables no registrados en el Estado de Inversión asesorar al Ente Gestor en el registro de Contar con información confiable Visita seguimiento financiero visita 1 1-Jan-11 30-Mar-11 13 1 100% 13 13 13
financiero
Acumulada por aportes de entes territoriales en especie. E.I.A.- la información contable y
Aportes Entes Territoriales en Especie. El informe de Estado
de Inversión Acumulada - EIA, contiene en la sección de
Ingresos, campo 0340 “Aportes Entes Territoriales En Especie”
(Municipios, Gobernaciones, D. E., Áreas Metropolitanas), en el
cual se registra los aportes recibidos en especie cofinanciables
37 1907001 del proyecto. Se evidenció que existen gastos del proyecto
realizados por el EDU por $169.7 millones del Convenio 514
como aportes cofinanciables de la vigencia 2004 del Municipio
de Medellín, los cuales no han sido registrados en el Estado de
Inversión Acumulada. Lo anterior por debilidades en los
procedimientos de incorporación de los recursos Verificación del registro de los ajustes Revisión de los informes
Informes En el balance a 31 de diciembre de 2010 se efectuó el registro
cofinanciables, lo que genera subestimación por $169.7 en las evitando que se repita la situación en los Contar con información confiable financieros a 31 de diciembre de 1 1-Jan-11 15-Feb-11 6 1 100% 6 6 6
consistentes contable de los aportes en especie
siguientes cuentas del balance de prueba: 8355, 8916, 9390 y siguientes informes financieros 2010
9915; y afecta en la misma cuantía la razonabilidad del informe
financiero EIA.
HALLAZGOS CON GRADO DE CUMPLIMIENTO PARCIAL (AUDITORIAS TRANSPORTE MASIVO)
Hallazgo No 12 – vigencia 2007. Justificación Adición

Contrato 105 de 2007. La justificación presentada por el
consultor para solicitar la adición del valor del contrato 105 de
2007 en $46 millones, no es clara, ni obedece a un estudio
previo, se limita a señalar que “en todas las ciudades continua
el desarrollo de las obras de infraestructura lo que ha generado
nuevos frentes de información”…, aspecto que tampoco es
aclarado en las consideraciones del adicional ni en la solicitud
de prórroga, avalada por el coordinador. Esta situación se Se plantea como medida
presenta por falta de mecanismos adecuados de seguimiento y correctiva para futuros
evidencia un inadecuado control de actividades en la ejecución contratos requerir con
del contrato. grado de detalle la
justificación para la adición
de los contratos, haciendo Elaborar un instructivo de lineamientos para la
una evaluación de costo- contratación de los consultores para la Instructivo de
Mejorar la evaluación en el Elaboración de un (1) de un
beneficio y de la Unidad Coordinadora del proyecto (UCP). lineamientos para la
proceso de seguimiento a Toda prorroga y/o adición a los instructirvo de lineamientos para la A septiembre de 2010 se elaboró el Instructivo de contratación
12 conveniencia de adicionar que contemple entre otros, la necesidad de contratación de los 1 1-Jul-10 1-Sep-10 9 1 100% 9 9 9
solicitudes de adiciones de contratos debe estar justificada. contratación de los consultores para para la UCP.
un contrato, frente a justificar debidamente las prorrogas y/o consultores para la
Verificación del cumplimiento y efectividad: A marzo de contratos. la UCP.
generar un nuevo proceso adiciones de los contratos que ha suscrito la UCP.
2010, la auditoria verifica documentalmente que aunque la de contratación. Esta UCP.
UCP ha venido realizando las acciones propuestas se anota medida se plantea para
que “Por tratarse de actividades de apoyo contratadas y que ya futuros contratos debido a
no se requerirán, no se encuentra procedente formular que el contrato No. 105 de
unidades de medida de las metas propuestas”. Situación no 2007 ya se terminó y surtio
aceptable por cuanto sí se pueden implementar acciones el proceso de liquidación.
correctivas tendientes a impedir que este tipo de situaciones
ocurran nuevamente, implementando mecanismos de control
que garanticen que las justificaciones presentadas para
solicitar adiciones, en cualquier tipo de contratación, estén
debidamente sustentadas. En conclusión la meta se encuentra
vencida (31/12/2009), con un Avance Físico de la Ejecución de
las Actividades del 0% y las acciones de mejoramiento
propuestas no son efectivas.
Hallazgo No 4 – Vigencia 2008, Componente 20 – Redes de

Servicios Públicos. En el estado de inversión acumulada se
reflejan pagos por $92.175.5 millones por concepto de redes
de servicio público; en los proyectos en ejecución en las
ciudades participantes. No obstante, en sus notas explicativas
no se observa revelación de la asociación de dichos pagos
total a gastos elegibles o parcialmente como no elegibles.
METROPLUS: Mediante acta suscrita por el Director de
Utilización de recursos del Infraestrucutra, la Directora Financira y la Contadora del 5 de
No aparece registrado proyecto en gastos no mayo de 2010, sobre el componente de redes de servicios
valor alguno por concepto elegibles para el mismo y públicos se determinó que los gasto son elegibles pro este
Verificación del cumplimiento y efectividad: Falta terminar de inversión realizada en que no aparecen por conceto furon cancelados con recursos adicionale entregados
Visitas de
de depurar y registrar la totalidad de redes de servicios redes de servicos que por cobrar a ninguna empresa pro el municipio de Medellin, por lo tanto no hay reintegro de
Visitas de seguimiento y asesoría al seguimiento y
4 1801002 públicos principalmente en Metroplús que está revisando la su condición deben ser a de servicio y que puede Prestar asesoría técnica a Metroplus Informes financieros consistentes 2 30-Jun-10 31-Dec-10 26 2 100% 26 26 26 recursos. METROLINEA: El 28 de mayo de 2010, con
Ente Gestor asesoría al Ente
elegibilidad de las actas para determinar los valores a cargo de cargo de la empresa de constituirse como una comprobante de egreso N° 2010000649 se registroel
Gestor
los convenios. A 31 de diciembre de 2009, Metroplús no servicios públicos, que responsabilidad fiscal, traslado de recursso crédito con cargo a Bucaramanga al
culminó la revisión total de los contratos para la definición de existen según lo reportado además que el saldo encargo fiduciario Nación por valor de $289,9 millones, el 1
los gastos por redes de servicios público, quedó pendiente la en el informe de auditoría. mostrado en los estados de junio de 2010 con comprobante N° 2010000039 se
depuración del contrato 077 con construcciones el Cóndor, financieros no es el real. registró el traslado de recursos del convenio acueducto al
tarea definida para el primer trimestre de 2010 y Metro línea, encargo fiduciario Nación por valor $363,9 millones.
tiene pendiente de reintegro a fuente BIRF por municipio de
Bucaramanga $289 millones, por convenio con el acueducto
363 millones para un total de 653 millones. En conclusión, la
meta se encuentra vencida (31/12/2009), con un Avance Físico
de la Ejecución de las Actividades del 60% y las acciones de
mejoramiento propuestas son parcialmente efectivas.
Hallazgo No 13 – Vigencia 2008, Conciliación Bancaria,

Cuenta Designada. En la conciliación bancaria cuenta
designada SITM, del crédito 7231-CO, Banco de la República,
a diciembre 31 de 2008, aparecen partidas de los meses de
octubre, noviembre y diciembre, como retiros y utilización de
recursos, aún no solicitados al BIRF por valor de US$ 136.969,
y en la conciliación bancaria cuenta designada SITM, del
crédito 7457-CO, por el mismo concepto el valor de
US$12.287.921, si bien este es el procedimiento utilizado,
estas solicitudes se deben formalizar y estos gastos legalizar,
por lo menos trimestralmente, antes de ser enviados los Al final de la vigencia, se
informes pertinentes al Banco Mundial, de tal manera que causan y registran gastos Los US4 67,430,36 corresponde alos gastoa de la UCP del mes
además, no queden gastos pendientes de legalización o No se legalizan dentro del que aún no tienen la de diciembre de 2009, imposible legalizarlos en el mismo mes
justificación ante el banco, al final de la vigencia, ya que según período contable la aprobación del banco por Legalizar trimestralmente los gastos de la por cuanto se requiere del extracto bancario de la cuenta
13 1801004 Legalización de gastos Legalización de gastos Legalizaciones 2 30-Jun-10 31-Dec-10 26 2 100% 26 26 26
se observó, los gastos del último trimestre, a diciembre de totalidad de los gastos lo que se puede estar UCP especial a 31 de diciembre generado por la DTN, disponible a
2008, en el inicio del mes de marzo de 2009, aún no habían efectuados. mostrando en el Balance partir de la segunda quincena del mes de enero. Sin embargo
sido legalizados. de Prueba saldos no estos gastos quedaron legalizados el 22 de febrero de 2010
reales.
Al final de la vigencia, se
causan y registran gastos Los US4 67,430,36 corresponde alos gastoa de la UCP del mes
No se legalizan dentro del que aún no tienen la de diciembre de 2009, imposible legalizarlos en el mismo mes
período contable la aprobación del banco por Legalizar trimestralmente los gastos de la por cuanto se requiere del extracto bancario de la cuenta
13 1801004 Legalización de gastos Legalización de gastos Legalizaciones 2 30-Jun-10 31-Dec-10 26 2 100% de
Porcentaje 26
Puntaje Puntaje26
Logrado 26
Puntaje Efectividad de la acción especial a 31 de diciembre generado por la DTN, disponible a
totalidad de los gastos lo que se puede estar UCP Denominación de Unidad de Fecha Fecha Plazo en Avance físico
No Código efectuados. mostrando en hallazgo
el Balance Avance fisico Logrado por por las metas atribuido partir de la segunda quincena del mes de enero. Sin embargo
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas la Unidad de Medida de la iniciación terminación semanas de de ejecución
Hallazgo hallazgo de Prueba saldos no de ejecución las metas Vencidas metas estos gastos quedaron legalizados el 22 de febrero de 2010
reales. de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
SI NO OBSERVACION
Verificación del cumplimiento y efectividad: se legalizaron

los gastos comentados, no obstante, a diciembre 31 de 2009,
quedaron gastos pendientes de legalización ante el Banco
mundial por valor de U$67,430, del crédito 7457-CO. En
conclusión, la meta se encuentra vencida (31/12/2009), con un
Avance Físico de la Ejecución de las Actividades del 80% y las
acciones de mejoramiento propuestas son parcialmente
efectivas.
Hallazgo No 14 – Vigencia 2008, Gastos e Ingresos. Los

gastos y los ingresos del proyecto, incluyendo los de las
vigencias anteriores, reportados por la UCP, presentan
diferencias a 31 de diciembre de 2008, en los valores
mostrados en el balance de prueba, el estado de inversión
acumulada y en el anexo No. 2 TOR`s de auditoría, ya que la
información debe ser homogénea, uniforme y comparativa. Por tomando la totalidad de los
lo anterior se crea incertidumbre y falta de confiabilidad sobre el anexo N.2 no contempla gastos de las vigencias
las cifras reflejadas, lo que afecta la razonabilidad de los la totalidad de conceptos corridas del proyecto, los
estados y anexos presentados. ingresos y gastos no
que se tienen en el Estado Los informes financieros a 31 de diciembre de 2010 son
concuerdan, lo que crea Establecer procedimiento para el
de Inversión Acumulada y consisitentes y no presentan diferencias entre el balance, el EIA
14 1801002 incertidumbre y falta de Actualizar el Manual Financiero registro de los ingresos y gastos del Actualización del manual financiero Manual Financiero 1 30-Jun-10 31-Dec-10 26 1 100% 26 26 26
en el balance de prueba es y el anexo N° 2 . Igualmente se actualizo el Manual Financiero el
confiabilidad sobre las proyecto
tomado unicamente los noviembre de 2010
cifras reflejadas y afecta la
Verificación del cumplimiento y efectividad: A pesar que los gastos e ingresos del razonabilidad de los
ingresos y los gastos, según el estado de Inversión acumulada, período Estados Financieros y
coinciden con los del anexo 1 de los TOR`s de auditoría, los anexos presentados.
reflejados en el balance de prueba presentan diferencias tanto
en gastos como en ingresos, con el mencionado anexo de la
vigencia de 2009. En conclusión, la meta se encuentra vencida
(31/12/2009), con un Avance Físico de la Ejecución de las
Actividades del 50% y las acciones de mejoramiento
propuestas son parcialmente efectivas.
Hallazgo No 17 – Vigencia 2008, Giros y legalizaciones. En

el anexo 31 presentado por la UCP, de la relación de giros vs.
justificaciones de acuerdo a los SOE`s de cada ente gestor de
las ciudades participantes, se observa que Metroplús está
legalizando recursos por valor superior a los girados en un
monto de $7.009.7 millones, lo cual se constituye en una
inconsistencia que resta confiabilidad a las cifras y da a
entender la existencia de inconvenientes en el adecuado Inconsistencias en la
Se asesoró a Metrolinea y en SOE a 31 de diciembre presenta
registro de los gastos. elaboración y en la revisión
gastos BIRF por $146,828 millones y aportes por la misma
del anexo No. 31 de giros y falta de confiabilidad en las
17 1801002 Prestar asesoría técnica a los Entes Gestores Informes financieros consistentes Asesorar a los entes Gestores Asesoría 1 30-Jun-10 31-Dec-10 26 1 100% 26 26 26 fuente por $168,573 millones. L a actualización del Manual
justificaciones, que no cifras presentadas.
Financiero a noviembre de 2010, contempla la dinámica para la
fueron explicads por
utilización de la retegarantía.
Verificación del cumplimiento y efectividad: A pesar de ser transmetro.
impartidas instrucciones por la UCP, Metrolínea sigue
presentando cifras negativas en el anexo No. 31; es decir,
legalizando un mayor valor del recibido en los giros con una
diferencia adicional legalizada de $693.5 millones. En
conclusión, la meta se encuentra vencida (31/12/2009), con un
Avance Físico de la Ejecución de las Actividades nulo y las
acciones de mejoramiento propuestas son no efectivas.
Hallazgo No 20 – vigencia 2008, Plan Operativo Anual

(POA). La UCP no cumple a cabalidad con la obligación
dispuesta en el artículo 1, numeral 1.3 de la resolución 3500
de 2004 dado que no son evidentes sus labores como
supervisor en la implementación del Plan y en el control de la
elaboración y envío del Plan Operativo Anual por parte de la
totalidad de los Entes Gestores, en los términos de oportunidad Carencia, insuficiencia y/o
y forma fijados por el Manual Operativo y/o el Manual Se incrementa el riesgo de
inoportunidad en la
Financiero. (Lo anterior se manifiesta ya que no todos los entes incumplimiento de
aplicaciòn de mecanismos
gestores envían el POA a la UCP; no todos los POA enviados requisitos establecidos
de control para el eficaz
cumplen con las características establecidas en el Manual legalmente. Probable
cumplimiento de las
Operativo; la UCP acepta como POA, el “Flujo de Caja” o “Flujo Inoportunidad y/o
funciones que en tal
de Fondos”, documentos que no cumplen cabalmente las deficiencia en la toma de
sentido le han sido Optimizar los mecanismos de Trimestralmente la UCP adelanta reuniones de seguimiento a los
20 1801001 características del POA y, por lo tanto, no lo reemplazan; la decisiones e Elaboración lista de chequeo Elaboración lista de chequeo Lista de chequeo 1 30-Jun-10 31-Dec-10 26 1 100% 26 26 26
conferidas legalmente a la seguimiento y control Planes de Adquisión y a los POAS de los proyectos SITM
UCP no exige a los Entes Gestores la presentación de los implementación de
Unidad Coordinadora Del
respectivos POA en los términos de oportunidad y forma acciones correctivas
Proyecto, Ministerio.de
requeridos, etc.). tendientes a la mejora
Transporte y de aquellos
continua del proceso de
requisitos pactados
realizaciòn de
contractualmente con el
desembolsos.
BIRF
Verificación del cumplimiento y efectividad: La auditoria no
evidencia la existencia de la “Lista de chequeo sobre
oportunidad, forma y consistencia” en la presentación de los
POA de cada SITM. En conclusión la meta se encuentra
las Actividades del 80% y las acciones de mejoramiento
propuestas son parcialmente efectivas.
Hallazgo No 22 – vigencia 2008, Seguimiento a

elegibilidad de gastos. En general, los entes gestores
expidieron certificaciones en relación a compromisos y pagos,
en el sentido de que sus actuaciones en el tema de elegibilidad
y financiamiento, se ajustaron a lo previsto en el contrato del
crédito y en otras disposiciones que se refieren al tema. Sin
embargo, de acuerdo a las observaciones reportadas por las
auditorias realizadas a los entes gestores, se evidencian
posibles gastos no elegibles con cargo a los recursos Nación,
no detectados por la UCP en la supervisión que debe realizar Carencia, insuficiencia y/o
a la elegibilidad de los gastos inoportunidad en la Se incrementa el riesgo de
aplicaciòn de mecanismos incumplimiento de
de control para el eficaz requisitos establecidos
cumplimiento de las legalmente. Probable
funciones que en tal Inoportunidad y/o En la vigancia 2010, se adelantaron 5 visitas de seguimiento
ACTAS DE VISITA
sentido le han sido deficiencia en la toma de Seguimiento trimestral al plan de Optimizar los mecanismos de Reuniones trimestrales de financiero a los Entes Gestores, adicionalmente se desarrollan
22 2105001 Verificación del cumplimiento y efectividad: A marzo de conferidas legalmente a la AREA 3 30-Jun-10 31-Dec-10 26 3 100% 26 26 26
decisiones e mejoramiento de los entes gestores seguimiento y control seguimiento reuniones trimestrales de seguineto a los Planes de Adquisión a
2010, la auditoria verifica documentalmente que la UCP Unidad Coordinadora Del FINANCIERA
implementación de los POA y a los Planes de mejoramiento con los Entes Gestores.
incluyó dentro de las modificaciones realizadas al MANUAL Proyecto, Ministerio.de acciones correctivas
FIANANCIERO (numeral 2.4.1.5) la obligatoriedad de que cada Transporte y de aquellos tendientes a la mejora
ente gestor certifique antes de cada pago, la elegibilidad de los requisitos pactados continua de los procesos
gastos. El Manual en mención fue adoptado a partir de Octubre contractualmente con el que desarrolla la UCP
de 2009 y se encuentra vigente a la fecha. Aunque ya se han BIRF
implementado las acciones correctivas propuestas, el informe
para la vigencia 2009 establece hallazgos similares al aquí
presentado, situación que demuestra la inefectividad de las
acciones de mejoramiento implementadas por la UCP. En
conclusión la meta se encuentra vencida (31/12/2009), con un
Avance Físico de la Ejecución de las Actividades del 100%, sin
embargo, las acciones de mejoramiento propuestas no han
sido efectivas.
SI NO OBSERVACION
Hallazgo No 25 – vigencia 2008, Modificaciones al Manual

de Operaciones. La UCP, en el oficio de respuesta MT
20092100121271 del 26/03/09, manifiesta que los Estados
Financieros Básicos del proyecto contemplados en el Manual
de Operaciones, fueron suprimidos. Sin embargo, no
suministra el soporte documental que evidencie el acuerdo Se incrementa el riesgo de
entre la Nación y el Banco para modificar tal Manual (secciones incumplimiento de
inoportunidad en la
3 y 7) en éste sentido se contraviene, presuntamente, lo requisitos establecidos
dispuesto en éste aparte del contrato de empréstito 7457-CO y legalmente y de aquellos
consecuentemente en el 7231-CO, articulo III, Sección 3.03, requisitos pactados Tener el soporte documental que
cumplimiento de las
literal b: “…exceptuando lo que el prestatario y el Banco contractualmente con el evidencia el acuerdo entre la Nación
acuerden por escrito, el prestatario no debe derogar, modificar, BIRF. Probable y el Banco Mundial para la
sentido le han sido No Objeción del Banco Mundial al Nuevo No Objeción del Banco Mundial por El 9 de noviembre de 2009, el Banco Mundial da la No objeción
25 1404100 suspender, renunciar o dejar de hacer exigible el Manual Inoportunidad y/o modficicación del Manual, dando No Objeción Escrita 1 1-Jul-10 1-Jul-10 0 1 100% 0 0 0
conferidas legalmente a la Manual de Operaciones Escrito al Manual de Operaciones.
Operativo o cualquier disposición del mismo…” deficiencia en la toma de cumplimiento al articulo III,
decisiones e Sección 3.03, literal b del contrato
implementación de de Empréstito.
acciones correctivas
requisitos pactados
tendientes a la mejora
Verificación del cumplimiento y efectividad: A marzo de BIRF continua de los procesos
2010, existe un nuevo documento denominado “Manual de que desarrolla la UCP
Operaciones” que reemplazaría al adoptado en el año 2005.
Sin embargo éste no ha sido adoptado formalmente por la
partes, tal y como se dispone en el contrato de empréstito. En
conclusión la meta se encuentra vencida (31/12/2009), con un
Avance Físico de la Ejecución de las Actividades del 70% y las
acciones de mejoramiento propuestas no han sido efectivas
Hallazgo No 26 – vigencia 2008, UCP - Seguimiento a

salvaguardas, Aspectos Ambientales. La auditoria no
evidencia en los respectivos informes de la UCP un
pronunciamiento de ésta, sobre el cabal cumplimientos por
parte de los Entes Gestores de las siguientes obligaciones
contenidas en el Contrato de Empréstito, Convenios de
Cofinanciación, Manual Operativo y Resolución 3500/04. La
UCP, presuntamente, carece de Informes del Área Ambiental Carencia, insuficiencia y/o Se incrementa el riesgo de
periódicos que demuestren su gestión en cumplimiento de las inoportunidad incumplimiento de
en la
funciones que, al respecto, le fueron conferidas. requisitos establecidos
legalmente y de aquellos
requisitos pactados
cumplimiento de las
funciones que en tal Elaboración de informes trimestrales
BIRF. Probable
sentido le han sido especificos del Area de Gestión Ambiental Optimizar los mecanismos de Informes de Gestión ambiental Informes de gestión En el archivo de la UCP reposan los informes ambientales año
26 2105001 Inoportunidad y/o 2 1-Jul-10 31-Dec-10 26 2 100% 26 26 26
conferidas legalmente a la debidamente archivados en el Archivo de la seguimiento y control trimestrales. ambiental 2010.
Verificación del cumplimiento y efectividad: A marzo de Unidad Coordinadora Del deficiencia en la toma de
UCP.
2010, la auditoria verifica documentalmente que el AREA DE Proyecto, decisiones e
Ministerio.de
GESTIÒN AMBIENTAL DE LA UCP presentó solamente un Transporte y de aquellos implementación de
primer Informe a diciembre de 2009, sin embargo, la fecha requisitos acciones correctivas
pactados
pactada de iniciación de las metas es agosto de 2009, en estas contractualmente con el tendientes a la mejora
circunstancias, se esperarían Informes Trimestrales con corte a BIRF continua de los procesos
Octubre 2009, enero 2010, abril 2010, julio de 2010 y así que desarrolla la UCP
sucesivamente. En consecuencia, la auditoria determina que
aunque ya se ha presentado un primer informe, el compromiso
de presentación periódica no se ha dado. En conclusión, la
meta se encuentra vigente (31/08/10), con un Avance Físico de
la Ejecución de las Actividades del 50%, sin embargo, las
acciones de mejoramiento propuestas no han sido efectivas.
Hallazgo No 27 – vigencia 2008, Deficiencias puntuales

relacionadas con Aspectos Ambientales. Como resultado
del proceso auditor se identificaron varias situaciones
irregulares puntuales en la ejecución de la fase de construcción
de los SITM. Lo anterior, permite evidenciar deficiencias en
desarrollo de las respectivas actividades que debe ejecutar la
UCP para asegurar el cumplimiento de los compromisos y
acciones acordadas en cada “Contrato Subsidiario” para la
supervisión, mitigación y monitoreo en cuanto a los aspectos
ambientales y las demás estipuladas en el EMP y PARs.
Verificación del cumplimiento y efectividad: A marzo de

2010, la auditoria verifica documentalmente que el AREA DE Se incrementa el riesgo de
GESTIÒN AMBIENTAL DE LA UCP presentó solamente un incumplimiento de
inoportunidad en la
primer Informe a diciembre de 2009, sin embargo, la fecha requisitos establecidos
pactada de iniciación de las metas es agosto de 2009, en estas legalmente y de aquellos
circunstancias, se esperarían Informes Trimestrales con corte a requisitos pactados
cumplimiento de las
Octubre 2009, enero 2010, abril 2010, julio de 2010 y así contractualmente con el
funciones que en tal Elaboración de informes trimestrales
sucesivamente. En consecuencia, la auditoria determina que BIRF. Probable
sentido le han sido especificos del Area de Gestión Ambiental Optimizar los mecanismos de Informes de Gestión ambiental Informes de gestión En el archivo de la UCP reposan los informes ambientales año
27 2102002 aunque ya se ha presentado un primer informe, el compromiso Inoportunidad y/o 2 1-Jul-10 31-Dec-10 26 2 100% 26 26 26
conferidas legalmente a la debidamente archivados en el Archivo de la seguimiento y control trimestrales. ambiental 2010.
de presentación periódica no se ha dado; además, la fecha de deficiencia en la toma de
Unidad Coordinadora Del UCP.
terminación de esta meta aún no se ha cumplido motivo por el decisiones e
cual las acciones de mejoramiento formuladas continúan implementación de
vigentes. acciones correctivas
requisitos pactados
continua de los procesos
BIRF
que desarrolla la UCP
El único informe presentado por el Área de Gestión Ambiental

no muestra seguimiento puntual de cada hallazgo identificado
por las Gerencias Departamentales de la CGR en cada SITM,
la UCP se limitó a comunicar nuevamente el hallazgo al Ente
Gestor sin que se evidencie gestión de su parte en aras de
acompañar, apoyar y/o exigir, dada su calidad de supervisor, la
solución de las deficiencias identificadas. En conclusión la
meta se encuentra vigente (31/08/2010), con un Avance Físico
de la Ejecución de las Actividades nulo. Las acciones de
mejoramiento propuestas no han sido efectivas ya que el
informe para la vigencia 2009 establece hallazgos similares al
aquí presentado, situación que demuestra la inefectividad de
las acciones de mejoramiento implementadas por la UCP.
SI NO OBSERVACION
Hallazgo No 28 – vigencia 2008, Seguimiento a

salvaguardas, Gestión Social en reasentamientos. No se
evidencia hasta ahora en los respectivos informes de la UCP
un pronunciamiento de ésta, sobre el cabal cumplimiento por
parte de los Entes Gestores en cuanto a los Planes de
Reasentamiento, de las siguientes obligaciones contenidas en
el Contrato de Empréstito, Convenios de Cofinanciación y
Manual Operativo. Ni Informes en donde se plasme el Se incrementa el riesgo de
desarrollo, por parte del consultor, de estrategias de incumplimiento de
inoportunidad en la
sostenibilidad de la política de reasentamientos, relacionadas requisitos establecidos
con las políticas públicas y de ordenamiento territorial de cada legalmente y de aquellos
una de las ciudades. requisitos pactados El documento “Informe de cumplimiento
cumplimiento de las
contractualmente con el donde se consolide el estado de cumplimiento
BIRF. Probable de la salvaguarda de reasentamientos en cada El informe correspondiente reposa en la carpeta del contrato
sentido le han sido Optimizar los mecanismos de Informe Salvaguardas Gestion Entrega formal de
28 2105100 Inoportunidad y/o ente gestor”, se presentó formalmente dentro 1 1-Jul-10 1-Sep-10 9 1 100% 9 9 9 No., 07 de 2009 suscrito con el Consultor carlos Alberto Molina
conferidas legalmente a la seguimiento y control Social informe
deficiencia en la toma de del informe mensual, correspondiente al mes Prieto.
Verificación del cumplimiento y efectividad: A marzo de decisiones e de octubre del contrato 007 de 2009. Por lo
2010, la auditoria verifica documentalmente que el AREA DE implementación de anterior, se encuentra formalizado.
GESTIÒN SOCIAL EN REASENTAMIENTOS DE LA UCP ha acciones correctivas
requisitos pactados
elaborado el “Informe de cumplimiento donde se consolide el tendientes a la mejora
estado de cumplimiento de la salvaguarda de reasentamientos continua de los procesos
BIRF
en cada ente gestor”; sin embargo, se evidencia que el mismo, que desarrolla la UCP
no ha sido formalmente presentado (a la UCP y/o al supervisor
del contrato de consultoría). En conclusión, la meta se
encuentra vencida (31/12/09), con un Avance Físico de la
Ejecución de las Actividades del 80%, sin embargo, las
acciones de mejoramiento propuestas son parcialmente
efectivas dada su no formalización.
Hallazgo No 29 – vigencia 2008, Deficiencias puntuales

relacionadas con Gestión Social y Reasentamientos. Se
identificaron varias deficiencias relacionadas con el desarrollo
de las actividades que debe ejecutar la UCP para asegurar que
los compromisos y acciones acordadas en desarrollo de cada
“Contrato Subsidiario” para la mitigación y monitoreo en cuanto
al reasentamiento y la rehabilitación de las personas afectadas. Carencia, insuficiencia y/o Se incrementa el riesgo de
incumplimiento de
inoportunidad en la
requisitos establecidos
legalmente y de aquellos Enviar comunicación a los entes gestores
requisitos pactados sobre las deficiencias identificadas. Informar
cumplimiento de las
contractualmente con el sobre seguimiento trimestral a las acciones de
Verificación del cumplimiento y efectividad: A marzo de funciones que en tal BIRF. Probable mejoramiento establecidas por cada ente
Comunicación a los entes gestores
Se realizaron las 3 reuniones de seguimiento a los entes
29 2205100 2010, los informes presentados por el área no muestra sentido le han sido
Inoportunidad y/o gestor. Desarrollar reunión trimestral de
Seguimiento puntual a cada uno de sobre los hallazgos. Reunión Reunion trimestral y
3 1-Jul-10 31-Dec-10 26 3 100% 26 26 26 gestores, cuya documentación reposa en el archivo de esta
seguimiento puntual de cada hallazgo identificado por las conferidas legalmente a la deficiencia en la toma de seguimiento al avance y efectividad de las
los hallazgos. trimestral de seguimineto y acta.
UCP.
Gerencias Departamentales de la CGR en cada SITM, la UCP Unidad Coordinadora Del decisiones e acciones de mejoramiento, con cada uno de
elaboración de acta de avance.
se limitó a comunicar nuevamente el hallazgo al Ente Gestor Proyecto, Ministerio.de
implementación de los entes gestores. Elaborar acta trimestral
sin que se evidencie gestión de su parte en aras de Transporte y de aquellos acciones correctivas sobre el avance de las acciones.
acompañar, apoyar y/o exigir, dada su calidad de supervisor, la requisitos pactados
solución de las deficiencias identificadas. En conclusión la contractualmente con el continua de los procesos
meta se encuentra vencida (31/12/2009), con un Avance Físico BIRF que desarrolla la UCP
de la Ejecución de las Actividades del 70%. Las acciones de
mejoramiento propuestas no han sido efectivas ya que el
informe para la vigencia 2009 establece hallazgos similares al
aquí presentado, situación que demuestra la inefectividad de
las acciones de mejoramiento implementadas por la UCP.
Hallazgo No 30 – vigencia 2008, Adquisición de predios.

Contraviniendo lo estipulado en el contrato 7231-CO, articulo
III, sección 3.07 b), el prestatario, en ninguno de los casos, ha
garantizad o que antes de iniciar la ejecución de la parte B1
del proyecto haya tenido lugar la adquisición de la totalidad de
los terrenos, estructuras y demás activos necesarios
requeridos para el desarrollo del proyecto. En este orden de Se incrementa el riesgo de
ideas, para todos los SITM, los programas de adquisición de Carencia, insuficiencia y/o
incumplimiento de
predios, reasentamientos y compensaciones, se han venido inoportunidad en la
ejecutando a la par con la fase de construcción, aplicaciòn de mecanismos
incrementándose el riesgo de que a causa de retrasos en los de control para el eficaz El nuevo Manual de Operaciones se encuentra
requisitos pactados
programas mencionados, se atrasen de manera significativa cumplimiento de las adoptado por las partes desde noviembre de
los cronogramas de ejecución de los contratos de obra e funciones que en tal 2009, fecha en que se recibe la No Objeción
BIRF. Probable Formalizar el cumplimiento de la Implementación del formato previo a
inclusive, la entrada en operación de cada Sistema. sentido le han sido del Banco Mundial. En consecuencia, las Formato para las
30 1404100 Inoportunidad y/o meta. Implementar formato de la apertura de las licitaciones (tema 1 1-Jul-10 31-Dec-10 26 1 100% 26 26 26 El formato se encuentra implementado por los Entes Gestores.
conferidas legalmente a la licitaciones del año 2010, consideran el licitaciones públicas.
deficiencia en la toma de avance de adqusición predial. predial)
Unidad Coordinadora Del diligenciamiento del formato previo a la
decisiones e
Proyecto, Ministerio.de apertura de licitaciones, que da cuenta del
implementación de
Transporte y de aquellos estado de avance de la adquisición predial.
requisitos pactados
Verificación del cumplimiento y efectividad: A marzo de contractualmente con el tendientes a la mejora
2010, la auditoria verifica documentalmente la existencia del BIRF continua de los procesos
“protocolo de predios” el cual hace parte del nuevo Manual de que desarrolla la UCP
Operaciones implementado por la UCP. Al respecto cabe
resaltar que dicho Manual no ha sido adoptado formalmente
entre las partes, por lo cual, se considera que la acción de
mejoramiento no se ha cumplido a cabalidad. En conclusión la
meta se encuentra vencida (31/12/2009), con un Avance Físico
de la Ejecución de las Actividades del 70%. Las acciones de
mejoramiento propuestas son parcialmente efectivas.
Hallazgo No 32 – vigencia 2008 y Hallazgo No 27 –

vigencia 2007 , UCP – Indicadores. La UCP ha cumplido
parcialmente el objetivo de poner en conocimiento de cualquier
interesado los objetivos del PNTU, las políticas del Gobierno
Nacional, las características generales de cada SITM, el
estado de avance y alerta de cada Sistema; la información
relativa a la “Línea Base” y el reporte periódico de indicadores
(con su respectivo análisis), etc. Se incrementa el riesgo de
incumplimiento de
inoportunidad en la
requisitos pactados 1. Revisión y consolidación del Un informe de
cumplimiento de las Reporte de los indicadores
contractualmente con el Seguimiento al Cumplimiento de la informe anual que deben presentar consolidación de los
funciones que en tal disponibles por parte de los Entes
BIRF. Probable Resolución 4147 de 2.009 y el Reporte de Los los Entes gestores en Enero de 2.011, informes presentados
sentido le han sido Gestores de los proyectos que se Se elaboró el informe relacionado con los indicadores con base
32 1404100 Inoportunidad y/o Indicadores en la Página Web por parte de los indicando todos los indicadores por lo Entes Gestores 1 1-Jul-10 31-Dec-10 26 1 100% 26 26 26
conferidas legalmente a la encuentran en operación, de en la información reportada por los entes gestores.
deficiencia en la toma de Entes Gestores de los proyectos que se reportados de la vigencia 2.010, de de los Indicadores
Unidad Coordinadora Del acuerdo con la Resolución 4147 de
decisiones e encuentran en operación. acuerdo con la Resolución 4147 de reportados durante la
Proyecto, Ministerio.de 2.009.
implementación de 2.009. vigencia 2.010
requisitos pactados
BIRF
Se incrementa el riesgo de de las metas metas (Poi) (POMVi) vencidas
incumplimiento de SI NO OBSERVACION
inoportunidad en la
requisitos pactados 1. Revisión y consolidación del Un informe de
cumplimiento de las Reporte de los indicadores
contractualmente con el Seguimiento al Cumplimiento de la informe anual que deben presentar consolidación de los
Verificación del cumplimiento y efectividad: A marzo de funciones que en tal disponibles por parte de los Entes
BIRF. Probable Resolución 4147 de 2.009 y el Reporte de Los los Entes gestores en Enero de 2.011, informes presentados
2010, la auditoria verifica documentalmente que se ha sentido le han sido Gestores de los proyectos que se Se elaboró el informe relacionado con los indicadores con base
32 1404100 Inoportunidad y/o Indicadores en la Página Web por parte de los indicando todos los indicadores por lo Entes Gestores 1 1-Jul-10 31-Dec-10 26 1 100% 26 26 26
expedido la resolución que obliga a los Entes Gestores a conferidas legalmente a la encuentran en operación, de en la información reportada por los entes gestores.
deficiencia en la toma de Entes Gestores de los proyectos que se reportados de la vigencia 2.010, de de los Indicadores
publicar periódicamente los indicadores del respectivo SITM Unidad Coordinadora Del acuerdo con la Resolución 4147 de
decisiones e encuentran en operación. acuerdo con la Resolución 4147 de reportados durante la
(Resolución 4147 del 07/09/2009 del Ministerio de Transporte). Proyecto, Ministerio.de 2.009.
implementación de 2.009. vigencia 2.010
Así mismo, se verifica documentalmente (Actas de reunión) la Transporte y de aquellos
realización de capacitaciones y socialización de la norma ya requisitos pactados
enunciada. Las acciones propuestas aún están vigentes por lo contractualmente con el
que se considera indispensable realizar una evaluación BIRF
posterior (una vez venzan los términos) con el objetivo de
determinar la real efectividad de las actividades propuestas.
En conclusión la meta se encuentra vigente (30/06/2010), con
un Avance Físico de la Ejecución de las Actividades del 50%.
Las acciones de mejoramiento propuestas han sido
parcialmente efectivas.
Hallazgo No 33 – vigencia 2008 y Hallazgos 25 y 26 –

vigencia 2007 , UCP – Actividades de Coordinación,
sobreoferta y reordenamiento de rutas. Se identifican
debilidades de la UCP en cuanto a sus funciones como
coordinador de la implantación de cada proyecto SITM,
específicamente en lo relacionado con los pobres resultados
que hasta ahora se han obtenido en el reordenamiento de
rutas de transporte público y la eliminación de la sobreoferta
en los municipios en donde se vienen implementando los
Sistemas. Las experiencias que hasta el momento han tenido
la UCP y los demás entes involucrados deben ser
consideradas para optimizar tal proceso en los SITM próximos
a entrar en operación, tratando de evitar que situaciones como Se incrementa el riesgo de
la que actualmente afecta a Megabús se vuelva a presentar. La incumplimiento de
inoportunidad en la
anterior afirmación se sustenta en varias situaciones requisitos establecidos
identificadas en desarrollo del proceso auditor y contraviene lo legalmente y de aquellos Enviar comunicación a los Entes Gestores
dispuesto en la Resolución No 3500 de 2004, articulo 1, requisitos pactados sobre las deficiencias identificadas. Informar
cumplimiento de las Se realizaron las 3 reuniones de seguimiento a los entes
numeral 5.4. contractualmente con el sobre seguimiento trimestral a las acciones de
funciones que en tal Comunicación a los Entes Gestores gestores, cuya documentación reposa en el archivo de esta
BIRF. Probable mejoramiento establecidas por cada ente
sentido le han sido Seguimiento puntual a cada uno de sobre los hallazgos. Reunión Reunión trimestral y UCP.
33 1404100 Inoportunidad y/o gestor. Realizar reunión trimestral de 3 1-Jul-10 31-Dec-10 26 3 100% 26 26 26
conferidas legalmente a la los hallazgos de la CGR. trimestral de seguimiento y actas.
deficiencia en la toma de seguimiento al avance y efectividad de las
Unidad Coordinadora Del elaboración de acta de avance. Se remitieron las comunicaciones a los entes gestores cuando
decisiones e acciones de mejoramiento, con cada uno de
Proyecto, Ministerio.de se requirió hacer recomendaciones por parte de la UCP.
implementación de los entes gestores. Elaborar acta trimestral
Verificación del cumplimiento y efectividad: Los informes requisitos acciones correctivas sobre el avance de las acciones.
pactados
presentados por la UCP no muestra seguimiento puntual de contractualmente con el tendientes a la mejora
cada hallazgo identificado por las Gerencias Departamentales BIRF continua de los procesos
de la CGR en cada SITM, no se evidencia gestión de su parte que desarrolla la UCP
en aras de acompañar, apoyar y/o exigir, dada su calidad de
supervisor, la solución de las deficiencias identificadas. La
UCP se limitó a comunicar nuevamente a los Entes Gestores
los hallazgos de la CGR, sin que se evidencie gestión
adicional. En conclusión la meta se encuentra vencida
(31/12/2009), con un Avance Físico de la Ejecución de las
Actividades del 10%. Las acciones de mejoramiento
propuestas no han sido efectivas ya que el informe para la
vigencia 2009 establece hallazgos similares al aquí
acciones de mejoramiento implementadas por la UCP.
Hallazgo No 34, UCP – vigencia 2008. Área de Obras y

Adquisiciones. La resolución No 3500 de 2004, articulo
primero, numeral 2 contempla dentro de las funciones a
desarrollarse en el “Área de obras y adquisiciones” (aparte de
las de asesoramiento), las correspondientes a la supervisión:
“…Supervisar los procesos de contratación (obras, bienes y
consultorías)…”. Sin embargo, la auditoria no evidencia en los
respectivos informes de la UCP un pronunciamiento de ésta,
sobre el cabal cumplimiento por parte de los Entes Gestores de
las obligaciones contenidas en el Contrato de Empréstito,
Convenios de Cofinanciación, Manual Operativo, relacionadas
con el cumplimiento de los procedimientos estipulados por el
BIRF respecto a las Adquisiciones.
Sumado a lo anterior, la auditoria identificó una serie de

deficiencias en desarrollo de las etapas precontractuales, Se incrementa el riesgo de
contractuales y post-contractuales adelantadas por los Entes incumplimiento de
inoportunidad en la 1. Realizar seguimiento trimestral de los
Gestores, a saber: incumplimientos a los Planes de requisitos establecidos
aplicaciòn de mecanismos planes de mejoramiento mediante reuniones
Adquisición, cláusulas contractuales y cronogramas de legalmente y de aquellos
de control para el eficaz específicas. Seguimiento al cumplimineto de las 1. Reunión trimestral para verificar el
ejecución; suscripción de adiciones y prórrogas importantes, requisitos pactados
cumplimiento de las normas del BM en aspectos avance del plan de mejoramiento
deficiencias significativas de calidad de obra y de cumplimiento contractualmente con el 1. Reuniones
funciones que en tal 2. Incluir dentro de la agenda de las dos (2) relacionados con el area de
de especificaciones técnicas, debilidades de interventoría, etc. BIRF. Probable Se realizaron las 3 reuniones de seguimiento a los entes
sentido le han sido Misiones que desarrolla el Banco Mundial el adquisiciones, asi como, 2. Visita de Misión del Banco
34 1404100 Situaciones no reflejadas en los Informes Técnicos de la UCP Inoportunidad y/o 2. Misiones BM 3 1-Jul-10 31-Dec-10 26 3 100% 26 26 26 gestores, cuya documentación reposa en el archivo de esta
conferidas legalmente a la estado de los hallazgos de la CGR. seguimiento a los procesos de Mundial
y, por ende, no advertidas por la misma. Lo anterior, permite deficiencia en la toma de UCP.
Unidad Coordinadora Del licitacion y ejecucion y liquidación
evidenciar debilidades en la asesoría técnica, seguimiento, decisiones e 3. Recomendaciones
Proyecto, Ministerio.de 3. Enviar comunicación a los entes gestores , de los contratos de obra financiados 3. Remisión de las recomendaciones
supervisión y las recomendaciones que debe realizar la Unidad implementación de
Transporte y de aquellos con las recomendaciones derivadas de las con fuente Nación. de cada visita técnica,
respecto al cumplimiento de los objetivos previstos, máxime si acciones correctivas
requisitos pactados visitas técnicas realizadas a los diferentes
la UCP dispone de profesionales en esas áreas técnicas tendientes a la mejora
contractualmente con el proyectos, por parte de la UCP.
quienes visitan de manera frecuente cada uno de los SITM. continua de los procesos
BIRF
Verificación del cumplimiento y efectividad: La UCP se

limitó a comunicar los hallazgos a los Entes Gestores, sin
embargo, los informes presentados por la Unidad no muestra
seguimiento puntual de cada hallazgo identificado por las
Gerencias Departamentales de la CGR en cada SITM, no se
evidencia gestión de su parte en aras de acompañar, apoyar
y/o exigir, dada su calidad de supervisor, la solución de las
deficiencias identificadas. En conclusión la meta se encuentra
las Actividades del 10%. Las acciones de mejoramiento
propuestas no han sido efectivas ya que el informe para la
vigencia 2009 establece hallazgos similares al aquí
acciones de mejoramiento implementadas por la UCP.
TOTALES 387.65 8023.88 6920.75 7509.14

Para cualquier duda o aclaración puede dirigirse al siguiente correo: joyaga@contraloriagen.gov.co
SI NO OBSERVACION
Evaluación del Plan de Mejoramiento

Puntajes base de Evaluación:
Convenciones: Puntaje base de evalaluación de cumplimiento PBEC 7509
Puntaje base de evaluación de avance PBEA 11882
Columnas de calculo automático Cumplimiento del Plan de Mejoramiento CPM = POMMVi / PBEC 92.16%
Informacion suministrada en el informe de la CGR GERMAN CARDONA GUTIERREZ Avance del plan de Mejoramiento AP = POMi / PBEA 67.53%
Celda con formato fecha: Día Mes Año MINISTRO DE TRANSPORTE
Fila de Totales

Avance Plan Mejoramiento CGR 2do Trimestre 2011

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FORMATO No 2

INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

ENTIDAD: MINISTERIO DE TRANSPORTE NIT,899,999,055-4

Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Efectividad de la acción

PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2009

por cuanto se determinó

por cuanto en la prueba

Habilitación Servicio de Transporte Público Mixto-Dirección

Incremento de capacidad Transportadora Vehículos Servicio

Plan Indicativo y Consultas Especializadas - Dirección

Desvinculación Administrativa e Incremento de capacidad

Evaluación Informes de Gestión - Dirección Territorial

Formulación de Indicadores - Dirección Territorial Valle- . Al

Actividades con entidades adscritas - Dirección Territorial de

toda vez que las medidas

Obligaciones de Organismos de Tránsito

Control de verificación garantías bancarias

toda vez que encontraron

lo que ha generado que

Oficiar a las empresas Servicios Postales

lo que ha generado que el

Diseñar e Implementar registro

Información de vehículos matriculados lo que ha generado

Brindar la capacitación y los

Retiro del vehículo de carga (Disciplinario - Fiscal) lo que ha generado pagos

Almacenamiento vehículos de carga (Disciplinario-Fiscal)

Ingreso de Vehículos ALMAGRARIO -- Dirección Territorial

Sistema de vigilancia ALMAGRARIO - Dirección Territorial

Verificaciones Técnicas de SENA Y SIJIN - Dirección

Comité de seguimiento al Proceso de Desintegración Física -

Gestión de Venta y Recaudo de Especies Venales -Dirección

Aplicación requisitos de atención de Especies Venales y

Procedimiento Políticas de Infraestructura

Ejecución del contrato. Estudio 1 15-Dec-10 30-May-11 24 0% 0% 0 0 24

Esta situación ocasiona

Procedimiento Autorizaciones estaciones de servicio Controlar que todos los formatos

Viabilidad de Proyectos de Infraestructura

Sistema Gestión de Calidad -Viabilidad Proyectos-.

Convenios con los departamentos en desarrollo del Plan Vial

Lo que generó atrasos en

Reiterar a través de Memorando Circular

Solicitar al supervisor del Convenio

, lo que genera informes

1) Oficios a las Secretarías de

Deficiencias gestión administración de predios (disciplinario)

Gestión de Atención a usuarios - Dirección Territorial Valle-

Baja de elementos - Dirección Territorial Valle-

Analizar, revisar, ajustar y

Manual de Funciones -Dirección Territorial Antioquia-

Revisar y actualizar el mapa de riesgos Revisar y actualizar los mapas de

Mapa de Riesgos - Dirección Territorial Antioquia-

Matriz de Riesgos para Consultas Especializadas - Dirección Esta situación se presenta

Las áreas involucradas revisarán

Las acciones de monitoreo

Mediante comunicación escrita

Enviar memorando circular a las

1) Solicitar el apoyo a la DIMAR, para

1. Mediante oficios, el Ministerio

Evaluación de competencias gerenciales Que en las Historias Laborales

Enviar memorando circular a las

Plan Indicativo y Metas - Dirección Territorial Antioquia-

Impartir instrucciones mediante