Plan 2008 2009

FORMATO No 1
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Informe presentado a la Contraloría General de la República
Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Representante Legal: LUIS FERNANDO CAICEDO LINCE
NIT: 89999906-7
Perídodos fiscales que cubre: Vigencia 2008
Modalidad de Auditoría: INTEGRAL
Fecha de Suscripción: 2/8/2010
Numero
Denominación de la Unidad de Plazo en
consecutiv Código Fecha terminación
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Unidad de medida de la Medida de Fecha iniciación Metas semanas de Area Responsable
o del hallazgo Metas
Meta la Meta las Meta
hallazgo
El ambiente de control es la base sobre la cual descansa el Sistema de Control Interno, Realización de talleres de adaptación al
pues proporciona circunstancias sociales o culturales que se necesitan para caracterizar la cambio y sensibilización, a través de la Talleres de Adaptación
sensibilizaciones en Talleres 5 6/1/2009 12/30/2009 30
manera de asumir el Control Interno por parte de todos los empleados. Sin embargo, de ejecución del proyecto NASA (Necesidades cultura del autocontrol.
acuerdo con lo observado y al análisis en su conjunto de la situación laboral por la que y Acciones hacia el Serviicio en Armonia),
atraviesa actualmente la entidad, el clima laboral no genera confianza en el cumplimiento dirigidos a la formación de líderes a nivel Sensibilizaciones 5 1/1/2010 6/30/2010 26
del quehacer en el mantenimiento del mismo y por tanto en la consecución de los objetivos nacional para gestionar un proceso de Fomentar y consolidar la cultura del
establecidos. cambio de actitud con respecto a la reforma Autocontrol en laa Entidad.
No ha socializado e implementado adecuadamente los procesos de autocontrol y organizacional a la cual fué sometida la
fortalecimiento del sistema control interno, además de existir debilidades en las entidad. Evaluar la Gestión y los resultados Capacitación y evaluación
herramientas de seguimiento y evaluación de los procesos. a Gerencias Seccionales Control Interno y
del Área de Pesca y Acuicultura
Se estableció que la Administración cuenta con un Plan Estratégico que contempla la En el 2010 la Oficina de Control Interno en "Elementos de Capacitaciones 12 1/1/2010 6/30/2010 26 Planeación
definición de la misión, visión, principios, valores éticos y los proyectos a desarrollarse en realizará sensibilizaciones en cultura del Evaluar a través del DocManager el Verificación y Control para
el periodo 2008 – 2012, para el cumplimiento de su objeto misional el cual es acorde con el autocontrol en Gerencias Seccionales. entendimiento de los elementos del el mejoramiento continuo".
Plan Nacional de Desarrollo; no obstante, como herramienta de direccionamiento y control, La entidad no le da la sistema de gestión integral.
la entidad no le ha dado la debida importancia por cuanto no contempla los proyectos importancia debida al clima En el 2010 la Oficina Asesora de Planeación
estratégicos para el área de pesca; no es objeto de medición en forma anual y final de laboral. realizará Capacitación y Evaluación a las
Informe consolidado
manera que permita evaluar los resultados de la gestión a través del cumplimiento de La entidad no da la debida Gerencias Seccionales en "Elementos de
análisis cronogramas de Informe Evaluación
objetivos y metas parciales o totales, además los proyectos estratégicos en la mayoría de importancia a la socializaon e Verificación y Control para el mejoramiento 1 7/1/2009 12/31/2009 26
Riesgos en los precesos- accion para pesca y vigencia (Anual)
1 1901001 los casos no cuantifican las metas por vigencia que permitan aplicar los indicadores implementación de los continuo", Política y Objetivos de la Calidad
Deficiencias en seguimiento acuicultura .
establecidos. procesos de autocontrol y y elementos del sistema de gestión integral.
De igual manera los informes de seguimiento trimestral al Plan Operativo Anual no fortalecimiento del sistema
presentan avance y entregables de la totalidad de los proyectos, de manera que permitan control interno, aasi mismo en La Oficina Asesora de Planeación contratará
efectuar seguimiento y control a cada uno de éstos y al cumplimiento del Plan Operativo, lo el seguimiento y evaluación de a una firma especializada, para entrenar a
cual evidencia la ausencia de controles que garanticen el cumplimiento en la elaboración y los procesos. través de talleres a 500 funcionarios en Realización de talleres de
presentación de los mismos en las fechas establecidas. "Cultura del Autocontrol", Mejoramiento adaptación al cambio y
En algunas tarjetas de control y seguimiento de los proyectos se observa que algunas continuo" yde"Formulación y revisión sensibilización, a través de
Realización talleres de adaptación al de
actividades se incumplieron sin justificación alguna, aplicando acciones correctivas como Indicadores de Gestión" a través de la la ejecución del proyecto
cambio y sensibilización,
es el aplazamiento para periodos siguientes, situaciones que permite determinar que no NASA, dirigidos a la
ejecución del proyecto NASA, dirigidos a la
existe una adecuada planeación, además de existir actividades que dependen de procesos Se realizará un documento que contemple Mejoramiento del clima laboral en la formación de líderes a Grupo Gestión del
formación de líderes a nivel nacional para Talleres 6 5/26/2009 12/31/2009 31
administrativos (gestión de los recursos físicos y Tecnológicos). los objetivos y los resultados entidad nivel nacional para Talento Humano
gestionar un proceso de cambiodel área de
de actitud
Así mismo, en el Instituto no se evidenció la aplicación de un adecuado programa de pesca y acuicultura de orgaanizacional
la vigencia. Los gestionar un proceso de
con respecto a la reforma a
incentivos y los servidores públicos no cuentan con espacios apropiados en los que puedan soportes de este documento se cambio de actitud con
la cual fué sometida la entidad,
expresar abiertamente sus opiniones, sugerencias e inquietudes. fundamentan en los Cronogramas de Acción respecto a la reforma
De otra parte y de acuerdo con lo observado y evaluado se determina que el ambiente de que se ejecutan en las regiones (Para pesca orgaanizacional a la cual
control y la interiorización de la política de autocontrol en el Instituto es deficiente, se y acuicultura se realiza seguimiento a través fué sometida la entidad,
requiere de una supervisión y revisión continua y permanente, las observaciones tanto de de cronogramas de acción en las gerencias
los informes de la Oficina de Control Interno como de los Planes de Mejoramiento de la Seccionales donde se ejecuta el proyecto.
diseñado
CGR con son
siempre baserepetitivas,
en la estructura
lo queanterior
demuestray desde
que la laentidad
óptica denolos
se líderes de proyecto
ha preocupado por yla De acuerdo con el Decreto 3762 del 30 de
jefes de área del nivel
implementación central, sin
de acciones tener encon
efectivas cuenta
el finlas
de Seccionales. No se construyó
atenuar las diferentes causas de setptiembre de 2009 el personal y las
forma tal que responda
generadoras a la generalidad
de los hallazgos, situaciónde todas
que las áreas, con herramientas
es complementaria para afrontar
con la poca importancia actividades de pesca pasan al INCODER
laqueposible
se lepresencia
ha dado al demapa
un riesgo. Así mismo,
de riesgos, a la fecha
herramienta no se ha evaluado
determinante su pertinencia
para el mejoramiento Mejorar el Mapa de Riesgos de acuerdo con
continuofrentedelasistema
la nuevadeforma de interno
control trabajo yyadeque anteriormente
la entidad se realizaba
en general. Situación por áreas
que y
conlleva a la nueva estructura del Instituto teniendo
actualmente
determinar porfilosofía
que la procesos, situación
y estilo que en no
de dirección la actualidad
coadyuvanno al permite
desarrollodeterminar
integral del encuenta la participación de la Alta
Evitar, reducir, dispersar o transferir MAPA DE RIESGOS
objetivamente los riesgos a los que se encuentra
ambiente expuesta la entidad, como tampoco la
de control. Gerencia, los responsables y líderes de OFICINA DE
el riesgo, tomando medidas de ACTUALIZADO DE
administración de los mismos.
El Instituto siempre De acuerdo
ha carecido con la situación
de mecanismos para que anterior
fluya enel forma
plan de contingencia
ordenada y Objetividad en la determinación cada uno de los procesos del ICA,
ACUERDO A LA NUEVA Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30
PLANEACIÓN
existente del riesgo y administración de los identificando los riesgos, analizándolos y manejo.
oportunanolapermite dar respuesta
información generadaaen lacada
ocurrencia
una dede lassituaciones riesgosas,
dependencias, al un
falta de igual que no
sistema La entidad no ve la importancia Estableciendo las Políticas de ESTRUCTURA DEL
se han elaborado los informes
integral de administración de riesgos.
de información. mismos lo cual puede generar la valorándolos para determinar el Plan de INSTITUTO.
2 1902001 en la actualización del mapa de Acción de la Entidad. con el fin de evitar, Administración del Riesgo para el
Como resultado de la encuesta realizada a algunos funcionarios del nivel central y del ocurrencia de eventos
riesgos. Instituto .
conocimiento obtenido por el equipo auditor en las entrevistas efectuadas, se determino inasperados y que pueden afectar reducir, dispersar o transferir el riesgo,
que los servidores no se han interiorizado, la nueva forma de trabajo (por procesos) y del sustancialmente a la entidad. tomando medidas de manejo. Con el fin de administrar los posibles
mapa de riesgos, lo cual no permite conocer e identificar los controles establecidos para eventos que pueden inhibir en el
atenuar los riesgos, además que la no participación de los funcionarios en la elaboración logro de los objetivos de la entidad.
del riesgo no permite implementar un plan de manejo que contenga los mecanismos y Realizar los ajustes correspondientes
Dar cumplimento a oportuno a los
herramientas necesarias para mitigarlos, situación que permite que el impacto generado trimestralmente, atraves de las fichas de Oficina de
ajustes requeridos en el plan de 25 Fichas de control Fichas de control 1 40193 40359 24
por la ocurrencia de los riesgos sea mayor y en algunos casos puede llegar hacer control y seguimiento e informar a los líderes Planeación
accion
catastrófico. En el plan de acción no se realizan oportunamente los ajustes necesarios para de los proyectos la situación presentada.
que cumpla con el propósito definido debido a la demora en los informes de seguimiento. Se revisará la política del Proceso Gestión
Política 1 12/1/2009 3/30/2010 17.00
del mejoramiento continuo y del subproceso
seguimiento y evalaución y se ajustaran los
procedimientos establecidos con el fin de
establecer la ruta critica para el: Reporte, Procedimientos 5 12/1/2009 3/30/2010
consolidación, análisis y retroalimentación
17.00
de la información y datos relacionados con
el cumplimiento de los Proyectos
Estratégicos, para garantizar que la
información fluya de manera oportuna hacia
las diferentes áreas. Politica revisada,
Procedimientos
Con relación al área clave de pesca y documentados y
Se estableció que las acciones de seguimiento que adelanta el Instituto, no garantizan a acuicultura se realizará un documento que Garanttizar un seguimiento y control
ajustados,
cabalidad el control a la ejecución de planes y programas; además, en el plan estratégico contemple los objetivos y los resultados de efectivo a la ejecución de planes y
Informe de Gestión del
no se prevén proyectos para el área clave de pesca y acuicultura. la vigencia. De acuerdo con el Decreto 3762 programas
área clave de pesca y
Los procedimientos y mecanismos de control Ausencia de políticas y del 30 de setptiembre de 2009 el personal y acuicultura.
establecidos por el Instituto no garantizan la confiabilidad de la información financiera procedimientos que garanticen las actividades de pesca pasan al
generada, por cuanto no existe coordinación e integración entre dependencias, no hay un efectivo control y INCODER.
Incumplimiento en las actividades Oficina de
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Se revisará la política del Proceso Gestión

Numero
del mejoramiento continuo y del subproceso Denominación de la Unidad de Plazo en
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo seguimiento
Acción
y evalaución
de mejoramiento
y se ajustaran los Objetivo Descripción de las Metas Unidad de medida de la Medida de Fecha iniciación Metas semanas de Area Responsable
procedimientos establecidos con el fin de Meta la Meta las Meta
hallazgo
establecer la ruta critica para el: Reporte,
consolidación, análisis y retroalimentación
de la información y datos relacionados con
el cumplimiento de los Proyectos
Estratégicos, para garantizar que la
información fluya de manera oportuna hacia
las diferentes áreas. Politica revisada,
Procedimientos
Con relación al área clave de pesca y documentados y
Se estableció que las acciones de seguimiento que adelanta el Instituto, no garantizan a acuicultura se realizará un documento que Garanttizar un seguimiento y control
ajustados,
cabalidad el control a la ejecución de planes y programas; además, en el plan estratégico contemple los objetivos y los resultados de efectivo a la ejecución de planes y
la vigencia. De acuerdo con el Decreto 3762 programas
no se prevén proyectos para el área clave de pesca y acuicultura. área clave de pesca y
Los procedimientos y mecanismos de control Ausencia de políticas y del 30 de setptiembre de 2009 el personal y acuicultura.
establecidos por el Instituto no garantizan la confiabilidad de la información financiera procedimientos que garanticen las actividades de pesca pasan al Informe de gestión 1 7/1/2009 12/31/2009 26.14
generada, por cuanto no existe coordinación e integración entre dependencias, no hay un efectivo control y INCODER.
Incumplimiento en las actividades Oficina de
3 1907001 claridad de la responsabilidad, trascendencia y efectos que puede tener el incumplimiento y seguimiento en las actividades
trazadas en el Plan de acción. Planeación
falta de calidad en el envió de la información de los diferentes puntos que la generan hacia desarrolladas para el
el área contable, restándole la relevancia e importancia que merece dentro de la estructura cumplimiento de los objetivos
de acuerdo con la información que debe suministrar para la toma de disiciones por parte de misionales.
la gerencia.
No hay efectividad en los indicadores que miden la gestión institucional, como tampoco
seguimiento a las actividades que cubren todas las áreas y controles aplicados a los
sistemas de información.
Diseñar indicadores como CUADRO DE MANDO DE

mecanismos de medición y INDICADORES
Modificar el Cuadro de Mando de evaluación de la gestión, CONSOLIDADO Y
Indicadores de acuerdo a la nueva fortaleciendo la toma de decisiones ACTUALIZADO DE
estructura, con el propósito de que permita la formulación de ACUERDO A LA NUEVA
acciones oportunas a través de los ESTRUCTURA. Documento 1 9/1/2009 6/30/2010 43
analizar,verificar y determinar unas metas
que vayan acordes al proyectos estratégico planes de mejoramiento.
y procesos de la Entidad.
En lo relacionado con la elaboración del presupuesto, no todas la áreas participan es el

caso de la financiera, lo cual afecta la ejecución del mismo, teniendo en cuenta que durante
la vigencia 2008 se presentaron bastantes traslados presupuéstales y su mayor ejecución OFICINA DE
Revisar y mejorar el proceso y los Establecer y/o mejorar los
se realiza a finales del periodo, lo cual evidencia falta de una adecuada planeación. De PLANEACION
procedimientos relacionados con la procedimientos presupuestales, con
igual manera, su descentralización presenta limitaciones en la elaboración del PAC, lo cual SUBGERENCIA
Planeación, Elaboración y Ejecución del el fin de optimizar la ejecución, a Procedimiento Establecido Número 1 10/1/2009 12/31/2009 13
repercute en la consolidación de la información de las Seccionales no llega de manera ADMINISTRATIVA-
Presupuesto de la Entidad. través del seguimiento y control del
oportuna. Igualmente, impide ejercer un control y seguimiento eficiente en la ejecución, lo Lo que impide ejercer un control GESTIÓN
Debido a falta de proceso.
que ha determinado que para la vigencia 2009 sea centralizado en oficinas nacionales. y seguimiento eficiente en la FINANCIERA
procedimientos donde se
ejecución, lo que ha determinado
4 1903002 especifique las áreas que
De otra parte, se observo especialmente en las regionales el incumplimiento de la norma que para la vigencia 2009 sea
deben participar en la
respecto a la ejecución del presupuesto por cuanto los certificados de disponibilidad centralizado en oficinas
elaboración del presupuesto.
presupuestal son expedidos con posterioridad a la suscripción del contrato o convenio, nacionales.
incurriendo en el riesgo que no existan recursos disponibles y conlleve a la entidad al pago
de sanciones por incumplimiento en la cancelaciones de las obligaciones, por una parte y
por la otra, el incumplimiento al Estatuto Orgánico del Presupuesto. Manejo centralizado de la expedición de Expedir los CDPs previamente al Expedir los CDPs GRUPO DE
CDPs conforme a las normas vigentes y al inicio de los procesos de previamente a la CDPS Expedidos 60 7/1/2008 12/31/2009 78 GESTION
Igualmente dentro de la ejecución no se observa identificación de todos los traslados como procedimiento establecido. contratación. contratación. FINANCIERA
tampoco de los proyectos misionales que generen información confiable y oportuna.
GRUPO DE
No existe una planeación Implementar el flujo de caja del aplicativo de Contar con un instrumento que Reporte mensual de flujo
Flujo de caja 5 1/1/2010 6/30/2010 104 GESTION
adecuada tanto de ingresos novasoft. permita planear los pagos de caja
FINANCIERA
como egresos que permita
El Instituto no elabora un flujo de caja teniendo en cuenta las fuentes de ingreso,
elaborar un un flujo de caja.
planeación y programación de pagos y provisión oportuna de financiación, debido a que no Revisar la base de datos de cuentas GRUPO DE
se cumple con las programaciones del PAC, situación originada por debilidades en la Identificar cuentas bancarias no Cuentas bancarias no Cuentas bancarias
bancarias e identificar cuentas bancarias 100% 7/1/2008 6/30/2010 104 GESTION
planeación. requeridas requeridas canceladas
5 Incumplimiento en los pagos. que no se requieren para su cancelación FINANCIERA
De igual forma, se evidenció que no todas las cuentas corrientes y de ahorro tuvieron
movimiento; así mismo, no se conocieron mecanismos a nivel de las Seccionales para el
Falta de politicas y
control de cheques en mano, lo que se traduce en un incumplimiento a las normas de Fortalecimiento en tecnicas de Recordar instrucciones
procedimientos claros para la GRUPO DE
presupuesto. levantamiento
Recordar normas de seguridad para el Cumplir normasde de
información
seguridadcomo
en el relacionadas con normas
cancelación de cuentas Memorando Circular 1 9/1/2009 9/30/2009 4 GESTION
bancarias inactivas, manejo y manejo de efectivo y cheques Fundamentos
manejo de Proceso
de efectivo Unificado,
y cheques de seguridad manejo
Modelamiento de Negocio, Tecnicas FINANCIERA
control de cheques en mano. efectivo y cheques
avanzadas de Levantamiento de
Requerimientos, Administracion de
La falta de operatividad del sistema de información, impide que las transacciones, hechos y Falta de gestion en la Información inoportuna y poco Reestructuracion del proceso para la Tener el conocimiento
Requerimientos, analisis y diseño
operaciones de información del proceso contable, sean adecuados, eficientes y garanticen consecución e implementación confiable lo cual puede generar ejecución e implementación del sistema neceario para elaborar los
Orientado a Objetos utilizando UML.,
consistencia y confiabilidad para la toma de decisiones; información generada de un sistema de información saituaciones que afectan la integrado de información. terminos de referencia
Fundamentos de Pruebas de
principalmente por almacenes y pagadurías en las seccionales y en Bogotá por Tesorería acorde con los requerimientos credibilidad, imagén y situación (Especificaciones Oficina de
software, Administracion de la
General y Control de Activos. e importacia de la entidad de económica. Tecnicas) para la Contrato 1 1/2/2010 3/30/2010 12 Tecnologias de la
configuracion, Fundamentos de ITIL
De otra parte, no hay interacción entre los niveles de responsabilidad y autoridad, y la acuerdo al rol que tiene que construcción del Sistema Información.
y Administracion de Proyectos,
gestión contable que garantice la gestión de manera eficiente. cumplir a nivel nacional e de información de ICA.
Aseguramiento de Calidad usando
Igualmente, la no aplicabilidad de manuales de procedimientos operativos actualizados e internacional en cumplimiento Marzo 2010
indicadores, CMMI. Estas hacen
integración en los flujos de información generada por las diferentes áreas, ocasionan que la de su objeto misional,
parte de las buenas practicas para el
información administrativa y financiera producida por las diferentes dependencias del
diseño y desarrollo de Sistemas de
Instituto no está articulada al modelo contable, lo que origina inoportunidad en el suministro
informacion.
de información (principio de causación), ineficiencia y mayor riesgo de generación de
inconsistencias, omisiones y atrasos en desarrollo de los procesos de la entidad.
Referente a la oportunidad en el envió de la información de las operaciones que alimentan
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Fecha de Suscripción: La falta de operatividad del sistema de información, impide que las transacciones, hechos y Falta de gestion en la Información inoportuna y poco Reestructuracion del proceso para la 2/8/2010
operaciones de información del proceso contable, sean adecuados, eficientes y garanticen consecución e implementación confiable lo cual puede generar ejecución e implementación del sistema
consistencia y confiabilidad para la toma de decisiones; información generada de un sistema de información saituaciones que afectan la integrado de información.
principalmente por almacenes y pagadurías en las seccionales y en Bogotá por Tesorería acorde con los requerimientos credibilidad, imagén y situación
Numero General y Control de Activos. e importacia de la entidad de económica.
De otra parte, no hay interacción entre los niveles de responsabilidad y autoridad, y la acuerdo al rol que tiene que Denominación de la Unidad de Plazo en
o del hallazgo gestión contable que garantice la gestión de manera eficiente. cumplir a nivel nacional e Metas
Igualmente, la no aplicabilidad de manuales de procedimientos operativos actualizados e internacional en cumplimiento Meta la Meta las Meta
hallazgo
integración en los flujos de información generada por las diferentes áreas, ocasionan que la de su objeto misional,
información administrativa y financiera producida por las diferentes dependencias del Proceso contractual para
Instituto no está articulada al modelo contable, lo que origina inoportunidad en el suministro adjudicar la ejecución e
de información (principio de causación), ineficiencia y mayor riesgo de generación de implementación del
Documento TRF
inconsistencias, omisiones y atrasos en desarrollo de los procesos de la entidad. Elaborar los terminos de referencia Sistema de Información
Oficina de
Referente a la oportunidad en el envió de la información de las operaciones que alimentan para la ejecución e implementación del ICA
1 4/1/2010 8/31/2010 22 Tecnologias de la
el proceso contable es deficiente, generando incumplimiento en el principio de causación, del sistema integrado de información Abril - Agosto
Información
afectando los estados financieros del periodo por cuanto no se registran la totalidad de las del ICA 2010.
operaciones. De otro lado, no permite elaborar los balances de prueba de manera oportuna
sino al finalizar cada trimestre, con el propósito que la información que se envía en forma Ejecución, implementación Sistema Integrado de
6 1907002 tardía se pueda registrar en el mes a la cual corresponde, estos hechos no permiten y puesta en Información
obtener información integral para la adecuada toma de decisiones, además, que se Ejecución, impementación y puesta funcionamiento del Oficina de
incumplen las normas y principios contables. en marcha del Sistema de Sistema de Información 1 9/1/2010 6/30/2011 45 Tecnologias de la
De otra parte, las conciliaciones bancarias no se realizan en forma mensual, situación que Informacion del ICA del ICA Información
es notable especialmente en las seccionales las cuales llevan de retraso hasta más de tres Sep 2010-Junio
meses, tal como se puede observar en los respectivos informes. Igualmente, éstas no se 2011
realizan entre saldos contables y de extractos bancarios. Algunas partidas conciliatorias
que a pesar de estar plenamente identificadas no han sido objeto de registro. Levantar una base de
Levantar una base de datos de
Así mismo no existe objetividad en la realización de conciliaciones entre las diferentes datos de conciliaciones
conciliaciones bancarias pendientes a nivel
áreas y contabilidad, es el caso de convenios, construcciones, almacén, entre otras, bancarias pendientes a Base de datos 1 1/1/2010 12/31/2010 52
nacional con corte a 31 de diciembre de
técnica que es efectiva si su elaboración es adecuada, oportuna y confiable. Presentar razonablemente los nivel nacional con corte a
2009
Igualmente, no existe una estructura contable que permita efectuar revisión, análisis de la saldos de los Estados Financieros 31 de diciembre de 2009
Elaborar un cronograma GESTION
información financiera, situación que fue evidente en la sumatoria de los activos del generando confiabilidad en la
FINANCIERA
Balance General- 2008, la falta de registro de algunas operaciones, aplicación de normas y situación financiera económica y para la elaboración de las
principios contables. Situaciones que se pueden conocer de manera específica en el Elaborar un cronograma para la elaboración social del Instituto conciliaciones bancarias
capitulo resultados de la auditoría. de las conciliaciones bancarias atrazadas atrazadas con el 1 cronograma 15 actas de
En las Seccionales, los archivos no se encuentran organizados cronológicamente ni con el compromiso de las Seccionales a compromiso de las compromiso y 15 31 1/1/2010 12/31/2010 52
relacionados con la documentación contable; las conciliaciones bancarias no se elaboran través de actas y realizar el seguimiento a Seccionales a través de informes de seguimiento
oportunamente, en algunos casos se encuentran atrasados con un tiempo superior a dos través de informes actas y realizar el
Elaborar e implementar
seguimiento a través de la
(2), meses.
caracterización
informes y los
procedimientos del
proceso de Convenios en
Se observó que la entidad no ha dado un debido cumplimento a las cláusulas descritas en Elaborar e implementar la caracterización y todas las etapas del
los convenios suscritos y con relación a la suscripción de actas finales exigidas para la los procedimientos del proceso de mismo indicando el
supervisión vigilancia y control del cumplimiento del objeto de los contratos. Falta de una Convenios en todas las etapas del mismo proveedor, entradas,
adecuada interventorìa en los convenios que permitan seguimiento y elaboración de indicando el proveedor, entradas, Presentar razonablemente los actividades, salidas y
Caracterización y
informes que presenten estados actualizados y hacer comparaciones con el fin de conciliar actividades, salidas y clientes, así como los saldos de los Estados Financieros - clientes, así como los
procedimiento del 2 7/31/2009 6/30/2010 48
saldos. responsables, tareas y resultados, Cuenta 14 - Depósitos Entregados 5 responsables, tareas y
proceso de Convenios
Se observó que existen 9 procesos contractuales de vigencia 2007 que no han sido Falta de control de indicando fechas de presentación de - Gastos resultados, indicando GESTION
liquidados, debido a que la dependencia de Tesorería no allegó oportunamente a la oficina cumplimiento del clausulado de informes a los diferentes clientes internos y fechas de presentación de CONTRACTUAL
Se genera incertidumbre en el externos del proceso y vericando la informes a los diferentes
de contratación, copia del situado correspondiente a cada contrato, a pesar de que ya se los convenios; ausencia de Convenios
cumplimiento del objeto de los ejecución presupuestal de los mismos. clientes internos y
habían efectuado los pagos, situación que denota falta de claridad en los procesos y direccion y control de los
convenios y de las cargas a favor externos del proceso y
7 controles al igual que en el flujo de información; así como inobservancia al Estatuto de terminos para proceder a
o en contra de la entidad, por vericando la ejecución
Contratación Pública. liquidar los convenios; como
concepto de la ejecucion de los presupuestal de los
De otro lado, como consecuencia de la celebración de contratos por cuenta de diferentes tambien falta de control en la
mismos. mismos.
instancias o dependencias de la entidad y la falta de un control unificado de los mismos, la informacion enviada al ente de
información contractual incorporada en la cuenta de 2008, presentó deficiencias tales como control. Dar complimiento a lo contemplado
inexactitudes de los totales de algunos montos de contratación; la no mención de algunos Tomar los contratos de la vigencia 2007 y
en el Estatuto de Contratación Actas de Liquidación. Porcentaje 100% 9/1/2009 6/30/2010 43
contratos o de sus valores o el domicilio de sus contratistas; desconociendo con ello procecer a efectuar la liquidación
Pública.
algunos de los principios establecidos en el artículo 8º y SUBSIGUIENTES. de la Ley 42 de
1993, y genera la posibilidad de aplicar las sanciones establecidas en el artículo 101 de la Previo al envío a la Contraloría General de
Ley 42 de 1993, de conformidad con el Decreto Ley Nº 267 de 2000 y la Resolución Nº la República, confrontar los informes de Conciliar la información Certificación sobre la
5145 de 2000. rendición de cuenta, con cada uno de los Presentar información veraz y que se presenta a la CGR confrontación de la COORDINADOR
La entidad no ve la importancia contratos de prestación de servicios oportuna a todos los Entes con los contratos suscritos información al presentar 1 1/1/2010 3/30/2010 12 GRUPO
de un Plan que involucre los personales suscritos en la vigencia 2009, Fiscalizadores por el Instituto en la la rendición de la cuenta CONTRACTUAL
puntos de control. para verificar que la información consignada vigencia 2009 en febrero de 2010
en el mismo sea coincidente.
,Inexistencia de un plan que involucre los puntos de control, igualmente, falencia de

algunos indicadores que permitan medir la eficacia y efectividad de los controles aplicados;
las acciones identificadas para manejar el riesgo no son tomadas como insumo tampoco
hay procedimientos específicos para manejar los riesgos, especialmente en las Revisar y Mejorar los puntos de control Determinar los puntos de SUBGERENCIAS Y
Disminuir los riesgos en la ejecución Puntos de control
seccionales. existentes en los procedimientos que se control por 300 9/1/2009 3/30/2010 30 OFICNA DE
de los procedimientos Establecidos
Los criterios pertinentes para la provisión de su planta de personal, son inefectivos encuentran publicados en el Dogmanager. procedimientos PLANEACION
No existe un instructivo de
especialmente, cuando la mayor parte de sus profesionales que ejercen funciones
revisón y control en la
estrictamente misionales están ejerciendo de forma provisional, y en oportunidades
programación y elaboración del Riesgos en donde no existen
realizando tareas administrativas.
PLan Estratégico. Así mismo puntos de control.
No se involucran dentro del Plan Estratégico proyectos misionales como los de pesca y
falta de revisión en la
Acuicultura, rabia y encefalitis equina, que son importantes por falta de análisis de
información que se presenta , Impide evaluar medir proyectos
proyección. Aplicación del Proceso de Asignación de determinar el área de desempeño de Aplicación del Proceso de
8 1907001 de manera que sea confiable. que no están en el Plan
Al analizar las respuestas de la entidad respecto a las quejas presentadas por la Funciones Específicas por funcionario para labores de cada funcionario y Asignación de Funciones formulario de asignación
No existió control y estrategico. Afecta la producción Grupo Gestión del
ciudadanía, se observa que existen deficiencias en la calidad de los insumos empleos de carrera administrativa provistos, asignar las funciones de acuerdo a Específicas por funcionario de funciones específicas 1168 9/1/2009 12/31/2009 17
seguimiento en la elaboración agropecuaria. Impide la Talento Humano
agropecuarios, semillas y en la inocuidad de los productos agropecuarios. de acuerdo a la naturaleza del empleo y al la naturaleza del empleo y al área de para empleos de carrera diligenciado
del Plan estrtegico. consolidación de la información y
La información de la ejecución de las actividades que deben enviar trimestralmente las área de desempeño. desempeño. administrativa provistos
seguimiento.
seccionales y Oficinas Nacionales no llega oportunamente, dificultando el control y
Dficiencias en calidad de
seguimiento realizado por la oficina de planeación.
insumos.
Se percibe en la entidad un ambiente de inconformidad y desmotivación respecto al
No existe exigencia de la alta Revisión de la Planta de Personal a nivel
proceso de reestructuración realizado el 23 de diciembre de 2008, lo cual se evidencia en
dirección en la presentación nacional para verificar encargos a producir Oficina de
las masivas reclamaciones de los funcionarios por la supresión de encargos que venían Verificación de encargos de Relación de actos
oprtuna de Informes de de acuerdo a los perfiles definidos en el Planeación y Grupo
ocupando y solicitaron se revisara su incorporación en la nueva planta por considerar que conformidad a lo dispuesto en las administrativos emitidos Relación de encargos 2 1/1/2009 12/30/2009 52
seccionales. Manualde Funciones para las cada área y Gestión del Talento
no se había tenido en cuenta su perfil, experiencia y meritos académicos. normas de carrera administrativa para encargos
emitir las Resoluciones correspondientes Humano
por parte de la Gerencia General.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Definir los indicadores de impacto, y

realizar talleres de formulación, analisis y Mejorar Gestión Institucional Realización de talleres Número 6 1/1/2010 6/30/2010 12
revisión.
Se revisará y se ajustará el procedimiento

establecido con el fin de establecer la ruta
critica para el: Reporte, consolidación,
análisis y retroalimentación de la
información y datos relacionados con el
cumplimiento de los Proyectos Estratégicos
y los resultados se presentaran a la Alta Oficina Asesora de
Debido a que el Instituto no tiene identificado las actividades que sirven para monitorear la Dirección con las recomendaciones para la Realizar un adecuado control sobre Planeación
La entidad no ve utilidad en el
efectividad del control interno, ni ha diseñado un sistema de evaluación que permita mejora. Cuando el informe a la alta dirección la ejecución del Plan Estrátegico y Informes trimestrales Informes 3 10/15/2009 4/30/2010 28
monitoreo de la efectiviidad de
generar la cultura del autocontrol y el mejoramiento continuo de la gestión institucional. Riesgos en las actividades demuestre incumplimiento de de metas, los de Acción.
control interno.
No cuenta con indicadores para medir el impacto de la función de la oficina de control desarrolladas por la entidad. líderes de los proyectos deberán tomas
interno, como tampoco se realizan talleres con la participación de todos los servidores No permite evaluar acciones correctivas basandose en ánalisis
No existe conciencia en la
9 19004001 públicos de la institución, con el fin de retroalimentar a la alta dirección, sobre las objetivamente la gestión d ela de causas como lo establece el
utilidad de los indicadores
deficiencias de los controles aplicados.De otra parte, se encontró que no hay un adecuado entidad.Incertidumbre en la procedimiento documentado "implentación
equidad economia y costos
control sobre la ejecución del plan estratégico y de acción, por cuanto en el seguimiento del gestión desarrollada por la de acciones de mejora"
ambientales.
plan de acción se detectan incumplimientos en el envío de avance de algunos proyectos y entidad.
Deficienciente control al
de su entregable en cada periodo.
Plan Estrtegico y de acción
Establecer el procedimiento de
evaluación a la función asesora de la
oficina de control interno a través de Encuesta anual realizada
Definir los parámetros de evaluación del
la implementación de indicadores de a los funcionarios Oficina Asesora de
desempeño de la oficina de control interno Número 1 1/1/2010 6/30/2010 26
impacto, teniendo como base el plan evaluados según el plan Planeación.
en el cumplimiento de su función asesora.
anual de auditorias, utilizando la de auditorias ejecutado.
encuesta como herramienta de
evaluación.
La calificación se presenta debido principalmente a la ausencia de un plan de contingencia

para ser aplicado en caso de presentarse fallas en los canales de comunicación; la falta de
operatividad del sistema de información, impide que las transacciones, hechos y
operaciones de información sean oportunas, confiables y completas para la toma de Fortalecimiento en tecnicas de
decisiones a nivel de Instituto; a esto se suma que no hay interacción entre los niveles de levantamiento de información como
responsabilidad y autoridad, que garantice la gestión de manera eficiente. Fundamentos de Proceso Unificado,
La calidad y oportunidad de la información es deficiente debido a que falta un sistema Modelamiento de Negocio, Tecnicas
integrado de comunicación que permita el flujo de la misma en cualquier sentido. Así avanzadas de Levantamiento de
mismo, no se publica en lugar visible y de fácil acceso para la comunidad. Requerimientos, Administracion de
Igualmente, no se ha dado importancia a la calidad y oportunidad de la información Tener el conocimiento
contable que permita utilizarla como una herramienta para la toma de decisiones, su neceario para elaborar los
objetivo a la fecha es para garantizar el cumplimiento en la elaboración y entrega a los terminos de referencia
órganos de control; es de resaltar que los estados financieros son la radiografía de la (Especificaciones Oficina de
entidad y por lo tanto se debe implementar los controles, mecanismos y medios necesarios Tecnicas) para la Contrato 1 1/2/2010 3/30/2010 12 Tecnologias de la
A pesar de la entidad conocer configuracion, Fundamentos de ITIL
con el fin de cumplir con su objetivo. en el evento de ocurrir cualquier construcción del Sistema Información.
el riesgo que genera el sistema y Administracion de Proyectos,
Así las cosas, con lo anterior se dejan de aplicar los principios de rendición de información eventualidad en el sistema, los de información de ICA.
de información existente, la Reestructuracion del proceso para la Aseguramiento de Calidad usando
al órgano de control, contenidos en los artículos 8 y SUBSIGUIENTES. de la Ley 42 de efectos afectarian de manera Marzo 2010
10 1905001 dirección de la entidad no ha ejecución e implementación del sistema indicadores, CMMI. Estas hacen
1993; dejando abierta la posibilidad de la imposición de algunas de las sanciones trancendental la gestión misional parte de las buenas practicas para el
sido diligente en tomar los integrado de información.
contenidas en el artículo 101 ibídem. del Instituto al igual que la imagen diseño y desarrollo de Sistemas de
correctivos del caso con el
Por otra parte, la no aplicabilidad de manuales de procedimientos operativos actualizados e nacional e internacional. informacion.
obgeto de minimizarlo.
integración en los flujos de información generada por las diferentes áreas, ocasionan que la
información administrativa y financiera producida por las diferentes dependencias del
Instituto no está articulada lo que origina inoportunidad en el suministro de información
(principio de causación), ineficiencia y mayor riesgo de generación de inconsistencias,
Proceso contractual para
omisiones y atrasos en desarrollo de los procesos de la entidad.
adjudicar la ejecución e
Falta de interventorìa en los convenios que permitan seguimiento y elaboración de
implementación del
informes que presenten estados actualizados y hacer comparaciones con el fin de conciliar Documento TRF
Elaborar los terminos de referencia Sistema de Información
saldos. Las conciliaciones bancarias no se elaboran oportunamente, en algunos casos se Oficina de
para la ejecución e implementación del ICA
encuentran atrasados con un tiempo superior a dos (2), meses. Es de resaltar que los 1 4/1/2010 8/31/2010 22 Tecnologias de la
del sistema integrado de información Ejecución, implementación
Abril - Agosto Sistema Integrado de
Estados Financieros son la radiografía de la entidad y por lo tanto se debe implementar los Información
del ICA 2010. y puesta en Información
controles, mecanismos y medios necesarios con el fin de cumplir con su objetivo. No
cuenta con indicadores para medir el impacto de la función de la oficina de control interno, Ejecución, impementación y puesta funcionamiento del Oficina de
como tampoco se realizan talleres con la participación de todos los servidores públicos de en marcha del Sistema de Sistema de Información 1 9/1/2010 6/30/2011 45 Tecnologias de la
la institución, con el fin de retroalimentar a la alta dirección, sobre las deficiencias de los Informacion del ICA del ICA Información
controles aplicados. Sep 2010-Junio
2011
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
No existe conciencia para la Lo que impide medir Revisar y ajustar en coordinación con las Mejorar el proceso de medición de
evaluación de los resultados objetivamente los logros, y Subgerencias, los proyectos estratégicos resultados de la gestión institucional
genera incertidumbre con con el fin de establecer y cuantificar las a nivel de los proyectos estratégicos,
respecto a la gestión desarrollada metas e indicadores. determinándoles indicadores
por la entidad al no poderse medibles, entendibles y controlables, PROYECTOS SUBGERENCIAS Y
Al evaluar el Plan estratégico 2008-2.012, en lo correspondiente a los proyectos 1.1 - 1.3 - ESTRATÉGICO NÚMERO 25 10/1/2009 3/30/2010 26 OFICINA
1.4 - 2.1 - 2.2 - 2.3 - 3.1 - 4.1 - 5.1 - 6.3 - 7.2 - 7.3 - 7.4 - T1 - T4 - T5, se observa que por determinar el porcentaje de para evaluar el grado de
avance de este plan. cumplimiento. AJUSTADOS PLANEACIÓN
deficiencias en el control, algunos carecen de metas y en otros no están cuantificadas para
11 1101001 el 2008, lo que impide medir objetivamente los logros, y genera incertidumbre con respecto
a la gestión desarrollada por la entidad al no poderse determinar el porcentaje de avance
de este plan. La entidad en la respuesta comenta que algunas metas no están
cuantificadas y que no todos los proyectos tienen metas para 2.008.
Implementar y/o mejorar los procedimientos Determinar el procedimiento de
oficina de
de evaluación que garanticen el evaluación de la gestión Procedimiento Establecido Documento 1 10/10/2009 3/31/2010 25
Planeación
cumplimiento de los objetivos. institucional.
Seguimiento a las acciones relacionadas SUBGERENCIAS

con recursos geneticos animales y vegetales Disponer de información oportuna INFORMES DE DE PROTECCION A
(Bancos de Germpplasma) por parte de los sobre las actividades adelantadas SEGUIMIENTO TECNICO ANIMAL Y
El Plan estratégico que es el criterio rector para el quinquenio 2008 - 2.012; no obstante en INFORMES 2 9/1/2009 12/31/2009 17
supervisores del convenio ICA CORPOICA. por el Instituto en relación con los Y PRESUPUESTAL DEL VEGETAL
sus proyectos no se contempló funciones primordiales de la entidad y sujetas a la Ley, bancos de germoplasma. CONVENIO OFICINA ASESORA
Falta de un instructivo para la impide evaluar el cumplimiento
como los recursos genéticos vegetales y animales del país, pesca y acuicultura, DE PLANEACIÓN.
12 1101001 elaboración del Plan de las funciones de la entidad en
investigación y trasferencia de tecnología, que impide evaluar el cumplimiento de las
Estrategico. este plan; siendo lo anterior,
funciones de la entidad en este plan; siendo lo anterior, causado por deficiencias de
control.

oficina de
Planeación
Evaluar anualmente el cumplimiento de las Informe de Gestión Informe 1 1/2/2010 3/30/2010 12.43
metas propuestas en los proyectos
estragicos, a través del procedimiento MP-
OA-2,1,1) el cual arrogara unos resultados
aunal y quinquenal para establecer si los
lo que ocasiona el Realizar el Seguimiento y la
La CGR, observa que la entidad no da debida importancia a la evaluación del Plan objetivos del Plan Estratégico propuestos se
desconocimiento de sus Evaluación a los proyectos que
estratégico, al evidenciarse la inexistencia de esta actividad en el quinquenio 2003 - 2007, No existe conciencia de la cumplieron.
deficiencias y a la vez no le soportan el Plan Estratégico, Oficina de
13 1101002 lo que ocasiona el desconocimiento de sus deficiencias y a la vez no le permite realizar los utilidad de la evaluacíon del
permite realizar los correctivos generando conciencia de la Planeación
correctivos oportunos en procura de un mejoramiento continuo situación presentada por Plan estrategico. Se realizaran sensibilizaciones con los
oportunos en procura de un importancia de la evalaución de los
deficiencias de control. líderes de los proyectos estratégicos y sus
mejoramiento continuo mismos.
equipos de trabajo sobre la importancia del
autocontrol y cultura del reporte oportunos
con el fin de generar conciencia de la
ultilidad de la evaluación del plan
estratégico. Sensibilizaciones Sensibilizaciones 2 1/2/2010 4/30/2010 16.86
Al analizar el plan estratégico de la entidad, se observa que por deficiencias en la Falta de un instructivo para la lo que genera riesgo con
planeación y coordinación entre el citado plan y el de acción, no se incluyeron las elaboración del Plan respecto al cumplimiento de los Efectuar seguimiento a traves del
enfermedades de control oficial de encefalitis equina y la rabia lo que genera riesgo con Estrategico. objetivos misionales del instituto, cronogarma de acción ya que dentro del
Verificación de la
respecto al cumplimiento de los objetivos misionales del instituto, por cuanto no se puede por cuanto no se puede realizar proyecto 1.2 del Plan estratégico no se
Garantizar un seguimiento y control ejecución y cumplimiento
realizar un efectivo control y seguimiento. un efectivo control y seguimiento. contemplaron estas enfermedades por ser
permanente de las enfermedades de de las actividades y metas
enmeracadas dentro de u programas de Informe cronograma de
14 1103001 control oficial Encefalites Equina y programadas para la 3 9/1/2009 6/30/2010
prevención y control pero no de acción
Rabia a través del cronograma de vigencia a traves de los
erradicación, ya que por sus caracteristicas
acción. informes trimestrales del
epidemiológicas no son enfremdades
cronograma de acción.
erradicables por lo que no se podrian
declarar zonas libres de estas. Subgerencia
43 Protección Animal
Al evaluar la ejecución del Plan de acción del ICA se establecieron incoherencias en la
información suministrada en la cuenta presentada por la entidad a la CGR, en lo
correspondiente al proyecto de Aftosa que no reportó cumplimiento de sus metas; ante la
solicitud verbal de la comisión de auditoria para aclarar las razones de la no ejecución de
las actividades los funcionarios del área manifestaron que se dio cumplimiento a lo
establecido con el fin de establecer la ruta Procedimiento ajustado Procedimiento 1 12/1/2009 4/30/2010
planeado y que entregaron los soportes a la oficina de planeación.
critica para el: Reporte, consolidación,
análisis y retroalimentación de la
información y datos relacionados con el
cumplimiento de los Proyectos Estratégicos.
Con relación a la confiabilidad y veracidad 21
de la información únicamente se Hacer Seguimiento y control a la
Deficiencias en la revisión de la Genera incertidumbre la gestión Oficina de
15 1105001 consolidaran y reportaran las actividades información suministrada en los
información .que se envia. realizada. Planeación
acompañadas con sus respectivos soportes. proyectos.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7

establecido con el fin de establecer la ruta
Numero critica para el: Reporte, consolidación,
consecutiv Código análisis y retroalimentación de la Fecha terminación
o del hallazgo información y datos relacionados con el Metas
hallazgo cumplimiento de los Proyectos Estratégicos.
Con relación a la confiabilidad y veracidad
Lo anterior genera incertidumbre en cuanto al cumplimiento y la oportunidad de las de la información únicamente se Hacer Seguimiento y control a la
Deficiencias en la revisión de la Genera incertidumbre la gestión Oficina de
15 1105001 actividades desarrolladas por la contradicción presentada, situación que se presenta por consolidaran y reportaran las actividades información suministrada en los
información .que se envia. realizada. Planeación
ausencia de controles en revisión, consolidación y suministro de la información; con lo acompañadas con sus respectivos soportes. proyectos.
anterior se deja de observar lo prescrito en el artículo 8 y SUBSIGUIENTES. de la Ley 42 De acuerdo con las fechas establecidas
de 1993, articulo 6 de la Resolución 5145 de 2000, Decreto Ley 267 de 2000, lo que genera para la entrega de informes por parte de los
la posibilidad de las sanciones contenidas en el artículo 101 ibídem. Líderes de los Proyectos, la Oficina de
Planeación hará revisión, control y Informes trimestrales de
Informes 3 10/15/2009 4/30/2010
consolidación de la información y presentará seguimiento y control
a la alta gerencia un informe de reporte de
ejecución de proyectos.
28
No existe conciencia en la lo que no permite evaluar y medir
utilidad de estos indicadores. objetivamente la Gestión
adelantada por el Instituto.
El Instituto Colombiano Agropecuario reportó a la CGR la cuenta de la vigencia 2008,
Incluir en el Cuadro de Mando Indicadores
observándose que se cuenta con indicadores de eficacia, pero no tiene definidos ni
que permitan medir los principios de
establecidos indicadores que permitan medir los principios de Eficiencia, Economía, SUBGERENCIAS Y
Eficiencia, Economía , Equidad y Costos Mejorar el proceso de medición de la Cuadro de Mando
16 1202100 Equidad y Costos Ambientales de acuerdo a lo preceptuado los Artículos 2, 4 y 8 de la Ley Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 OFICINA
Ambientales que vayan acordes con los gestión institucional. Actualizado
42 de 1993, esta situación se presenta debido a que la entidad, no ha valorado la PLANEACIÓN
proyectos estratégico y procesos de la
importancia y beneficios de la medición de la gestión, a través de estos indicadores, lo que
Entidad.
no permite evaluar y medir objetivamente la Gestión adelantada por el Instituto.
por deficiencias de control y lo que impide medir los Diseñar indicadores como
seguimiento el “cuadro mando” resultados de los proyectos con mecanismos de medición y
se encuentra desactualizado, corte a 31 de diciembre de 2008 y Modificar el Cuadro de Mando de evaluación de la gestión,
en tanto se reflejan los el uso inapropiado de esta Indicadores, con el propósito de fortaleciendo la toma de decisiones
resultados correspondientes al herramienta. analizar,verificar y determinar metas que permita la formulación de
Cuadro de Mando SUBGERENCIAS Y
corte de septiembre de 2008, acordes a los proyectos estratégico y acciones oportunas a través de los
Al verificar los indicadores establecidos por la entidad se observa que por deficiencias de Actualizado Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 OFICINA
procesos de la Entidad. planes de mejoramiento.
control y seguimiento el “cuadro mando” se encuentra desactualizado, en tanto se reflejan PLANEACIÓN
los resultados correspondientes al corte de septiembre de 2008, lo que impide medir los
17 1202100
resultados de los proyectos con corte a 31 de diciembre de 2008 y el uso inapropiado de
esta herramienta. En respuesta se comenta que ya están actualizados pero la comisión
observó que en febrero no lo estaban.

oficina de
Planeación
Ajustar los indicadores como

mecanismos de medición y
evaluación de la gestión,
Mejorar el Cuadro de Mando de Indicadores fortaleciendo la toma de decisiones
de acuerdo a la nueva estructura, con el que permita la formulación de
propósito de analizar,verificar y determinar acciones oportunas a través de los
planes de mejoramiento. Cuadro de Mando
las metas que vayan acordes a los SUBGERENCIAS Y
Actualizado, ajustado y
proyectos estratégico y procesos de la Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 OFICINA
mejorado de acuerdo a la
Entidad. PLANEACIÓN
Al evaluar el Plan de acción 2008 de los proyectos 11.1, 1.2, 1.3, 1.4, 2.1, 5.1, 6.1, 7.1 y nueva estructura.
falta control en la
7.2, se observa que se tiene establecido el indicador de rendimiento, sin embargo éste no impide medir el rsultado de
18 1202100 implementación de
se cuantifica, simplemente se expresa su fórmula, lo cual muestra que la entidad no ha gestión.
indicadores.
valorado el beneficio de desarrollarlo para cuantificar el logro de la gestión.

oficina de
Planeación
Al revisar los informes trimestrales de seguimiento en la ejecución de los proyectos inexistencia de un situación que impide obtener una
estratégicos, se evidencio que existe incumplimiento en su elaboración y envío por parte de procedimiento eficaz que información razonable, oportuna y
las seccionales al área de planeación; situación que a sido observada en forma reiterada garantice la oportunidad en el confiable. Modificar el procedimiento MP - OA -
por parte de la CGR y comunicada en los informes de cada vigencia, situación que se cumplimiento de las 2,1,1, estableciendo tiempos de
presenta por la inexistencia de un procedimiento eficaz que garantice la oportunidad en el actividades, elaboración y entrega oportunos de reportes de
cumplimiento de las actividades, elaboración y envío de los informes y en su defecto envío de los informes y en su avances que permita Informar a la alta Relizar un adecuado control
Oficina de
19 1905001 establezca las acciones pertinentes, situación que impide obtener una información defecto establezca las Gerencia sobre el incumplimiento en el sobre la ejecución del Plan Ajustar Procedimiento Procedimiento 1 10/15/2009 4/30/2010 28.14
razonable, oportuna y confiable. acciones pertinentes Planeación
envío de los diferentes informes para Estrátegico y de Acción.
que ellos establescan las
amonestaciones, llamados de atención
y sanciones cuando sean reiterativos.
En el 2010 se realizarán sensibilizaciones
en cultura del autocontrol en Gerencias
Seccionales. Sensibilizaciones de
Sensibilizaciones 5 1/1/2010 6/30/2010 26
autocontrol
Efectuado el análisis al seguimiento realizado por la oficina de planeación a cada uno de
impacta de manera negativa en En el 2010 se realizarán Capacitación a
los proyectos, se observa la falta de capacitación y formación de cultura sobre el tema de La entidad no da la debida Formar la cultura del seguimientoy
el ambiente laboral y en los Gerencias Seccionales en "Elementos de Oficina de
20 1907001 planeación, control y seguimiento a todo nivel, ya que el control realizado es cuestionado y importancia a la capacitación control en todos los niveles de la
resultados de la gestión misional Verificación y Control para el mejoramiento Planeación
poco atendido, factor que impacta de manera negativa en el ambiente laboral y en los del personal en Planeación. organización
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
En el 2010 se realizarán sensibilizaciones Denominación de la Unidad de Plazo en
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción
en cultura de mejoramiento
del autocontrol en Gerencias Objetivo Descripción de las Metas Unidad de medida de la Medida de Fecha iniciación Metas semanas de Area Responsable
Seccionales. Meta la Meta las Meta
hallazgo
Efectuado el análisis al seguimiento realizado por la oficina de planeación a cada uno de
impacta de manera negativa en En el 2010 se realizarán Capacitación a
los proyectos, se observa la falta de capacitación y formación de cultura sobre el tema de La entidad no da la debida Formar la cultura del seguimientoy Capactación en
el ambiente laboral y en los Gerencias Seccionales en "Elementos de Capacitaciones 12 1/1/2010 6/30/2010 26 Oficina de
20 1907001 planeación, control y seguimiento a todo nivel, ya que el control realizado es cuestionado y importancia a la capacitación control en todos los niveles de la verificación
resultados de la gestión misional Verificación y Control para el mejoramiento Planeación
poco atendido, factor que impacta de manera negativa en el ambiente laboral y en los del personal en Planeación. organización
de la entidad. continuo"
resultados de la gestión misional de la entidad.
Reuniones con los
Reuniones 2 8/1/2009 12/31/2009 22
Realizar reuniones con el nivel directivo directivos de la entidad
solcializando el seguimiento y el avance de
Al verificar los entregables del Plan de Acción 2008 de las actividades 2.2.1 y 2.2.2, del Deficiencias en la aprobacion y lo que genera incertidumbre El estudiolosseroepidemiológico realizado en
proyectos estrategicos
proyecto Aftosa, se observa que por deficiencias de control se presentan soportes de 2007, proyección de entregables. sobre la gestión adelantada en el el 2007 mantiene su vigencia y validez
Cumplir con la presentación de
lo que genera incertidumbre sobre la gestión adelantada en el 2008. 2008. técnica en demostrar la ausencia de
soportes de acuerdo con la Consolidado de soportes
circulación del virus de fiebre aftosa en la Subg. Protección
21 1907001 programación de actividades de las actividades de la consolidado documento 1 9/1/2009 12/31/2009 17
zona oriente como fue el reconocimiento por Animal
establecidas para la vigencia vigencia a reportar.
la OIE en otorgar la certificación en el 2009
respectiva.
razon por la cual la evidencia es el mismo
estudio presentado y aceptado por la OIE.
Corrección unidad de medida de la actividad
Al verificar la acción 1.1.1 del proyecto Aftosa del plan de acción 2008, la unidad de medida Deficiencias en la proyección ncertidumbre frente al trabajo que
a desarrollar en razón a que los estandares
no corresponde frente con la actividad a desarrollar, por lo cual surge incertidumbre frente de entregables. se debía ejecutar y el entregable Cumplimiento del 100% de las
corresponden a capitulos de documentos
al trabajo que se debía ejecutar y el entregable como resultado de la labor. como resultado de la labor metas a través del seguimiento y
publicados por organismos de referencia
22 1907001 control de los productos que Estandares revisados número 7 9/1/2009 12/31/2009 17
como la OIE en los que se definen
permitan medir la gestión de la
procedimientos y condiciones a cumplir para
vigencia programada. Subgerencia
el reconocimiento de los programas y las
Protección Animal
acciones.
Al verificar el porcentaje de avance de las actividades 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3,
1.2.4, del proyecto T5 del Plan de Acción enviado en la cuenta por el Instituto Colombiano Ajustar el procedimiento con el propósito de
Agropecuario a la Contraloría General de la República, se evidenció que la información evitar equivocos en la rendición de Cuentas
reportada no corresponde a la realidad, ya que se dan por cumplidas actividades que no se a la CGR en el sentido que cada Líder de Garantizar que la información
No se revisa la información que entorpece la labor del ente de Oficina de
23 1101002 realizaron, además se esta presentando información que no es real y confiable, que Proyecto deberá presentar la Ficha de suministrada sea veridica, confiable Fichas de control Fichas de control 100% 7/1/2009 12/30/2009 26
se envia. control fiscal; Planeación
entorpece la labor del ente de control fiscal; así mismo desconoce lo dispuesto en el control o plan de acción debidamente y oportuna.
artículo 8 y subsiguientes de la Ley 42 de 1993, como también deja abierta la posibilidad de diligenciada con el reporte de avance de
aplicar las sanciones previstas en el artículo 6 de la resolución 5145 de 2000, Decreto No activdades de cada trimestre.
267 de 2000 y en el articulo 101de la Ley 42 de 1993.
Elaboración referente
Resolución elaborada 1 6/30/2009 10/30/2009 17
normativo
De acuerdo a los lineamientos establecidos Tener un sistema de supervisión y
en el Conpes 3075, el ICA trabaja en la certificación oficial en BPA y BPP
implementación de las BPA como medida estructurado y funcionando para la Elaboraciòn de los
Lista de Chequeo y
preventiva para garantizar la inocuidad de producción primaria, que contribuya instrumentos de 1 6/30/2009 10/30/2009 17
La CGR evidenció que existen deficiencias en la inspección y vigilancia en la inocuidad de criterios de cumplimiento Dir.Tecn. Inocuidad
deficiencias en capacitación y Lo anterior podría cerrar las los alimentos, por lo anterior, la Dirección a garantizar la inocuidad de los evaluaciòn en campo
las frutas y hortalizas, ya que se han recibido notificaciones de autoridades sanitarias de e insumos Agricolas.
24 1907001 equipos para la inspección y exportaciones de frutas hacia Técnica de Inocuidad e Insumos Agrícolas a productos de las especies bovina,
países europeos sobre la detección de residuos de plaguicidas en fruta exportada. Lo ROSA ELENA
vigilancia. Europa través del proyecto estratégico 3.1 Por el bubalina, porcina, aviar, de
anterior podría cerrar las exportaciones de frutas hacia Europa. RAMOS
cual se establece el sistema de evaluación y acuicultura, frutas, hortalizas y
certificación de la inocuidad en la producción plantas aromáticas, en las zonas
primaria", seguirá impulsando la libres o de baja prevalencia de Capacitación a
Eventos de Capacitación 5 11/30/2009 7/30/2010 35
implementación de las BPA. plagas y enfermedades.* facilitadores y productores.
Al verificar el cumplimiento de los proyectos estratégicos 1.1 y 1.se evidencia que las Revisar, ajustar y/o elaborar el
actividades 2.2.1 al 2.2.4, 2.4, 1.2.1, 2.2.4, 3.1.2 en lo que corresponde a sus entregables lo anterior evidencia deficiencias procedimiento de rendición de informes Definir criterios para que los
Deficiencias en la aprobación Oficina de
25 1101002 no cumplen con lo requerido en el plan de acción, sin embargo, son aprobados por la en la planeación y en el que defina los criterios para que los soportes cumplan con lo Procedimiento ajustado Procedimiento 1 1/15/2010 3/30/2010 10.57
oficina de planeación, lo anterior evidencia deficiencias en la planeación y en el
de entregables.
seguimiento realizado. Planeación
entregables cumplan con lo establecido establecido en el plan de acción.
seguimiento realizado. en el Plan de Acción
Incluir en el Manual de Procedimientos

Modificar el manual de
Al evaluar el convenio 020 de 2008 de los bancos de germoplasma de vegetal y de Técnicos y Administrativos para el manejo Coordinación Grupo
lo que genera incertidumbre con Lograr un control y seguimiento procedimientos incluyendo
microorganismos se observa la inexistencia de soportes de seguimiento a la gestión Deficiencias en el archivo de la de los Bancos de Gemosplasma Animal, de Gestión
26 1907001 respecto a la veracidad del eficiente en el manejo de inventarios el archivo que se debe Manual Modificado 1 7/1/2009 12/31/2009 26
realizada por el supervisor en las carpetas del convenio, lo que genera incertidumbre con documentación Vegetal y de Microorganismos los soportes Contractual -
seguimiento realizado. de los bancos. dejar al realizar la
respecto a la veracidad del seguimiento realizado. que deben dejar los supervisores sobre la Convenios
supervisión.
gestión realizada por los mismos.
La comisión de auditoria al analizar el Manual de procedimientos de los Bancos de

Germoplasma está en desacuerdo con lo que estipula el numeral 3.3 Movimiento de Modificar el Manual de Procedimientos Lograr una mayor claridad de los
Inventario “para que el ICA actualice los movimientos de inventarios, CORPOICA Técnicos y administrativos para el Manejo bienes que hacen parte de los Reporte mensual al ICA Subgerencia
mensualmente, cuando sea procedente, reportará al almacén seccional del ICA, donde No se le da la debida dificulta el control y seguimiento de los bancos de germoplasma vegetal, bancos de germoplasmas a través sobre movimiento de Protección Animal y
27 1907001 Reportes 2 11/1/2009 12/31/2009 9
este ubicado cada banco de germoplasma para su incorporación o descargo, las importancia al control. de los bancos, animal y de microorganismos( Numeral 3.3) del control y seguimiento en la inventarios, para su Vegetal - Subg.
novedades en este.” (Negrilla fuera de texto), ya que el término cuando sea procedente, dejando implicito el reporte mensual incorporación o descargo de respectiva incorporación. Administrativa
dificulta el control y seguimiento de los bancos, además sería ideal que este reporte fuera obligatorio de movimiento de inventarios novedades de los inventarios.
mensual y que contenga el visto bueno del supervisor del banco de nivel seccional de ICA.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Por cuanto en el manual de procedimientos técnicos administrativos y presupuestales para Deficiencias en el principio de se esta afectando negativamente
el manejo de los bancos de germoplasma vegetal, animal y de microorganismos, no se transparencia el principio de transparencia en el
establece la obtención y archivo de pruebas físicas como fotos o similares en los casos de manejo de los recursos públicos.
muerte de los animales, mediante las cuales se establezcan las características del animal y
así corroborar su identificación para dar de baja del inventario, se esta afectando Modificar el Manual de
negativamente el principio de transparencia en el manejo de los recursos públicos. Procedimientos Técnicos y
Igual situación ocurre con las bajas de semen óvulos y embriones, que por causas fortuitas Modificar el Manual de Procedimientos administrativos para el
Lograr un control y seguimiento Protocolos por bajas por
como descongelación o deterioro de empaques, ya que el procedimiento no especifica que Técnicos y administrativos para el Manejo Manejo de los bancos de
eficiente en el manejo de inventarios muertes y/o causas
se deben destruir, enterrar o incinerar, así mismo no existe el soporte de destrucción en de los bancos de germoplasma vegetal, germoplasma vegetal, Subgerencia
28 1907001 de los bancos en caso de muerte de fortuitas con los 100 9/1/2009 12/31/2009 17
presencia del supervisor seccional de ICA y foto u otra evidencia, situación que genera animal y de microorganismos( Numeral 4.1) animal y de Protección Animal
animales y/o bajas de semen, óvulos documentos soportes
riesgo al peculio público. dejando como evidencia fisica registro microorganismos( Numera
y embriones por causas fortuitas . obligatorios
fotográfico. l 4.1) dejando como
evidencia fisica registro
fotográfico.
Garantizar a través de la
Según lo consignado en el acta 01 de agosto 8 de 2008, los responsables de los Bancos de
socialización, el conocimiento claro
Germoplasma animal de la Seccional Meta desconocían el contenido del Plan Operativo No se le da la debida Una vez suscrito el convenio se realizará la Subgerencia
genera impacto negativo en la de los compromisos y el seguimiento
del Convenio ICA - Corpoica, por cuanto 3 meses después de haberse suscrito el convenio importancia a la información socialización del Plan Operativo tanto a los Informe de seguimiento al Protección Animal y
29 1907002 gestión de los bancos de a la ejecución de cada una de las Informe 3 12/1/2009 6/30/2010 30
los responsables debieron solicitarlo, lo cual permite establecer deficiencias en la que deben manejar los ejecutores como supervisores entregando POA Vegetal - Subg.
germoplasma. actividades contempladas en el Plan
comunicación y afecta las actividades del Banco. Lo anterior se presentó por deficiencias tecnicos. cuadro de POA. Administrativa
Operativo que hace parte integral del
en el control y genera impacto negativo en la gestión de los bancos de germoplasma.
convenio respectivo.
Hacer énfasis en las funciones que deben Divulgar la resolución

desarrollar y cumplir los interventoeres o 2036 del 27 de septiembre Coordinación Grupo
Generar transparencia en los
supervisores de los Convenios que el de 2004, resolución de Gestión
procesos de contratación y Memorando Circular 1 9/1/2009 10/30/2009 8
Instituto suscribe con las diferentes 002514-06/07/09 y manual Contractual -
suscripción de Convenios
entidades divulgando la resolución 2036 del de Procedimiento Convenios
La CGR, evidenció que la interventoría mediante memorandos Nº 0698 2.6.5., 0713 2.6.5.,
27 de septiembre de 2004 convenios.
0715 2.6.5., 0714 2.6.5, dirigidos a Corpoica, autorizó cambios de rubro presupuestal del situación genera una presunta
convenio 020 de 2008, función que no es de su competencia ya que en el numeral 8.2 del Por falta de control se incumple falta disciplinaria y riesgo sobre el
30 1907002
Manual de Procedimientos del convenio la función esta asignada exclusivamente al Comité el manual de procedimientos manejo y aplicación de los
Directivo del convenio, situación genera una presunta falta disciplinaria y riesgo sobre el recursos.
manejo y aplicación de los recursos.
Hacer seguimiento al cumplimiento Tener disponible información Documento-Informe de
Informes de Seguimiento
establecido en el Manual de Procedimientos necesaria que permita establecer seguimiento de analisis
técnico y financiero del 3 10/1/2009 6/30/2010 39 Mabilia Oicatá
del Convenio, sobretodo lo planteado en el correctivos para el mejor desarrollo de cumplimiento del
Convenio
numeral 8.2 del mismo estipulado. del Convecio convenio
Según informe de interventoría al Banco de Germoplasma de ganado Bovino realizada los

días 19 y 20 de mayo de 2008, se observa que un animal murió por falta de los
lo cual afecta negativamente el A través de las actividades de supervisión Garantizar la atención oportuna de
medicamentos necesarios, situación presentada por la falta de prevención, lo cual afecta
patrimonio de la nación como son por parte del ICA se garantizzara la los animales a fin de prevenir la Subgerencia
negativamente el patrimonio de la nación como son los Bancos de Germoplasma, es de No existe oprtunidad en envio Visitas trimestrales de
31 1907002 los Bancos de Germoplasma, un existencia permanente de un stock de presentación de muertes por causa visitas 4 2/1/2010 12/31/2010 48 administrativa-
anotar que a la fecha (abril de 2009), el Instituto Colombiano Agropecuario no ha de los recursos a los bancos. supervisión
animal murió por falta de los medicamentos para atender cualquier del no suministro de medicamentos Convenios
adelantado acción alguna ante Corpoica para que se devuelva el valor del bovino, situación
medicamentos necesarios, urgencia que se presente requeridos.
que si llega a ser repetitiva generaría responsabilidades de orden fiscal; además, da lugar
a una falta disciplinaria.
Se observó que en los informes de supervisión analizados no se incluye el seguimiento a No existen procedimientos situación que genera riesgos
las ventas de subproductos, situación que genera riesgos sobre los recursos del Banco de para la supervisión a los sobre los recursos del Banco de Elaborar informes de supervisión que
Germoplasma animal. Bancos de germoplasma. Germoplasma animal. incluyan controles y procedimientos que
permitan el seguimiento a la venta de Documento-Informe de
Informes de Seguimiento
subproductos de acuerdo con lo establecido Garantizar la transparencia en el seguimiento de analisis
32 1907002 técnico y financiero del 3 11/1/2009 6/30/2010 34
en el numeral 5 del Manual de manejo de los recusos públicos. de cumplimiento del
Convenio
procedimientos de los bancos de convenio
germoplasma animal, vegetal y
microorganismos. Subgerencia
Protección Animal
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
A través de las actividades de supervisión

Como consta en el informe de interventoría al Banco de Germoplasma de Ganado Bovino, por parte del ICA se garantizara la Garantizar el buen manejo de los
Subgerencia
realizada los días 19 y 20 de mayo de 2008, no había sal mineralizada y los potreros se No existe oprtunidad en envio que genera riesgo sobre el buen existencia permanente de un stock de bancos a través del mantenimiento y Visitas trimestrales de
33 1907001 visitas 4 2/1/2010 12/31/2010 48 administrativa-
encontraban enmalezados en un 80%, como consecuencia de la inoportunidad en la de los recursos a los bancos. estado de los animales. insumos agropecuarios necesarios para el sostenimiento eficiente de los supervisión
Convenios
situación de los recursos, que genera riesgo sobre el buen estado de los animales. mantenimiento y sostenimiento de los mismos.
bancos.
Subgerencia de
Se gestionará la consecusión de los
Análisis y
recursos para el año 2010 para realizar los Lograr los recursos para efectuar las Sistema de efluentes del
Diagnóstico
ajustes y modificaciones que deben modificaciones que deben hacerse LNDV ajustado a los Sistema implementado y
realizarse al sistema de efluentes del LNDV. en el sistema de efluentes del requerimientos y documento de informe de 2 9/1/2009 6/30/2010 43
Dirección Técnica
Se hara un diagnostico en los laboratorios LNDV y detrminar necesidades en diagnostico de los diagnostico.
Análisis y
seccionales para determinar si presenta una los laboratorios seccionales. laboratorios seccionales.
Diagnóstico
problematica similar.
Tal como consta en el documento soporte “requerimiento de Infraestructura Ítem 4” se Veterinario
observa que el Laboratorio Nacional de Diagnostico Veterinario nivel 2 deposita los
efluentes en un tanque de recolección para ser posteriormente arrojados al sistema de La situación descrita afecta
34 2103001 alcantarillado sin ningún tratamiento, aumentando el riesgo de contaminación; Además, el Información que no es veraz. negativamente al medio
sistema de tratamiento de efluentes no entra en operación en ningún momento del proceso; ambiente.
es de anotar que el ICA no asignó presupuesto para la solución de las deficiencias
anotadas. La situación descrita afecta negativamente al medio ambiente.
Realizar caraterización Fisicoquimica y
bacteriologica de los vertimientos generados Oficina de
Minimizar impactos ambientales y
por los laboratorios del Instituto a nivel Informe número 1 9/1/2009 12/31/2009 17 Planeacion- Gestion
riesgos a la salud.
nacional, teniendo encuenta el requisito Ambiental
legal del decreto No. 1594/84.
La CGR evidenció que se liberan microorganismos patógenos al medio ambiente sin previo No existe conciencia del afectando negativamente la salud
tratamiento o control alguno por cuanto el Laboratorio Nacional de Diagnostico Veterinario impacto que se puede estar pública y medio ambiente
nivel 2 no cumple el proceso de filtración en el suministro y extracción, diferenciales de causando en la salud de las
presión y recambios de aire por hora, tal como consta en el documento soporte – personas. Se gestionará la consecusión de los Subgerencia de
Requerimiento de Infraestructura ítem 5, así mismo se observa que el proceso se recursos para el año 2010 para realizar los Lograr los recursos para efectuar las Análisis y
Sistema de ventilacion
encuentra en desuso desde hace varios años y que para la solución de las deficiencias ajustes y modificaciones que deben modificaciones que deben hacerse Diagnóstico
(aires) del LNDV ajustado
informadas no se asignó presupuesto afectando negativamente la salud pública y medio realizarse al sistema de Ventilación del en el sistema de ventilación (aires)
35 2103001 a los requerimientos y Sistema y cabinas 100% 9/1/2009 6/30/2010 43
ambiente. LNDV y en los laboratorios seccionales del LNDV y en los laboratoriso Dirección Técnica
cabinas en los laboratorios
gestionar la conecución de cabinas de seccionales contar con cabinas de Análisis y
seccionales.
seguridad biologica 2A para minimizar el seguridad biologica. Diagnóstico
riesgo de liberación de microorganismos. Veterinario
La CGR observó diferencias en los totales de algunos montos de contratación, entre lo Previo al envío a la Contraloría General de
presentado en la cuenta y alguna documentación analizada, con lo que se esta la República, confrontar el Formato 5 del Conciliar el Formato 5 que Certificación sobre la
desconociendo algunos de los principios establecidos en el artículo 8º y subsiguientes. de Informe de rendición de cuenta, con cada Presentar información veraz y se presenta a la CGR con confrontación de la COORDINADOR
Falta de orden en el manejo de Se presenta información inexacta
36 19 05 001 la Ley 42 de 1993, en la medida en que con ello se pueden obstaculizar las investigaciones uno de los contratos de prestación de oportuna a todos los Entes los contratos suscritos por información al presentar 1 1/1/2010 3/30/2010 13 GRUPO
la información. al ente de control.
y actuaciones que adelanten las contralorías. Que genera la posibilidad de aplicar las servicios personales suscritos en la vigencia Fiscalizadores el Instituto en la vigencia la rendición de la cuenta CONTRACTUAL
sanciones establecidas en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993, de conformidad con el 2009, para verificar que la información 2009 en febrero de 2010
Decreto – Ley 267 de 2000, la Resolución Nº. 5145 de 2000. consignada en el mismo sea veraz.
Diseñar y validar una lista

de chequeo para verificar
y controlar que cada
Diseñar y validar una lista de chequeo para contrato de prestación de
verificar y controlar que cada contrato de servicios personales a
Efectuar seguimiento y control
Se dio inicio al contrato sin haberse expedido y aprobado la póliza de cumplimiento, prestación de servicios personales a partir partir de la vigencia 2009,
Inobservancia de los requisitos permanente al cumplimiento de COORDINADOR
contrariando lo prescrito en el artículo 25 numeral 19 de la Ley 80 de 1993 y el numeral 31 Se pone a la entidad en de la vigencia 2009, cumpla en la etapa cumpla en la etapa Lista de Chequeo por
37 14 02 014 para la celebracion de la requisitos exigidos en el proceso de 100% 8/15/2009 7/30/2010 50 GRUPO
del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, en este caso se considera una presunta incidencia situaciones de riesgo. precontactual, con la documentación precontactual, con la cada Contrato suscrito
contratación. contratación de servicios personales CONTRACTUAL
disciplinaria del hallazgo. requerida y las fechas para cada documentación requerida
a partir de la vigencia 2009.
procedimiento, de acuerdo con lo y las fechas para cada
establecido por la Ley y por la Entidad . procedimiento, de
acuerdo con lo establecido
por la Ley y por la
Entidad .
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Previo al proceso de
contratación de la
Dotación efectuar una
Previo al proceso de contratación de la
revisión conjunta con el COORDINADOR
Los estudios previos no tuvieron en cuenta los requerimientos de la regional del Valle, Dotación efectuar una revisión conjunta con Establecer las necesidades reales
Fueron nesesarias actividades Grupo de Gestión del GRUPO
como quiera que esta, luego de haber recibido la dotación correspondiente, manifestó no Los estudios previos no el Grupo de Gestión del Talentio Humano y de funcionarios con derecho a
adicionales de redistribucion de Talentio Humano y la Acta de reunión y plan CONTRACTUAL y
38 14 01 003 tener necesidad de estos elementos adquiridos, contrariando a lo dispuesto por el artículo 3 consultaron la situacion la Oficina de Planeación, a los dotación con el fin de adelantar un 1 1/2/2010 7/30/2010 30
bienes entre diferentes Oficina de Planeación, a General de Compras. COORDINADOR
del decreto 066 de 2008 y de conformidad con los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la coyuntural de reestructuracion. requerimientos por seccional y dependencia, proceso de contratación en forma
seccionales de la entidad. los requerimientos por GRUPO TALENTO
Ley 80 de 1993. en lo referente a los funcionarios con eficaz.
seccional y dependencia, HUMANO
derecho a la dotación de ley.
en lo referente a los
funcionarios con derecho a
la dotación de ley.

La entidad contrata un profesional verificar y controlar que cada contrato de servicios personales a
Efectuar seguimiento y control
No presenta la contratista el titulo de especialización en materia tributaria, requerida en los que no reune las calidades prestación de servicios personales a partir partir de la vigencia 2009,
No se observó el cumplimiento permanente al cumplimiento de COORDINADOR
análisis de conveniencia y oportunidad, contrario a lo estipulado por el artículo 4 de la Ley exigidas en el contrato y en la de la vigencia 2009, cumpla en la etapa cumpla en la etapa Lista de Chequeo por
39 14 02 014 de requisitos de idoneidad del requisitos exigidos en el proceso de 100% 8/15/2009 12/31/2009 16 GRUPO
80 de 1993 y configurando presuntas irregularidades disciplinarias prescritas en el artículo descripcion tecnica de la precontactual, con la documentación precontactual, con la cada Contrato suscrito
contratista. contratación de servicios personales CONTRACTUAL
48 Numera 31 de la Ley 734 de 2002 necesidad a contratar de los requerida y las fechas para cada documentación requerida
a partir de la vigencia 2009.
estudios previos. procedimiento, de acuerdo con lo y las fechas para cada
por la Ley y por la
Entidad .

La póliza del contrato fue aprobada antes de que fuera expedida por la compañía
aseguradora, incurriendo presuntamente en lo prescrito en el artículo 48 numeral 31 de la
Ley 734 de 2002; además de no darse cabal cumplimiento a lo prescrito en el artículo 41
verificar y controlar que cada contrato de servicios personales a
de la Ley 80 de 1993, como quiera que se impartió aprobación de una garantía que aun no Efectuar seguimiento y control
prestación de servicios personales a partir partir de la vigencia 2009,
había sido expedida por la Compañía de seguros; Por otra parte, la cuenta que fue No se dio cabal cumplimiento Se impartió aprobacion a uno de permanente al cumplimiento de COORDINADOR
de la vigencia 2009, cumpla en la etapa cumpla en la etapa Lista de Chequeo por
40 14 04 0003 reportada por el ICA a la Contraloría General de la República, no cumple con todos los de requisitos previos de la los requisitos de contratación sin requisitos exigidos en el proceso de 100% 9/1/2009 6/30/2010 43 GRUPO
precontactual, con la documentación precontactual, con la cada Contrato suscrito
requisitos plasmados en los principios de rendición de cuenta del artículo 8º y contratación. haber razon para ello. contratación de servicios personales CONTRACTUAL
requerida y las fechas para cada documentación requerida
subsiguientes de la Ley 42 de 1993, en la medida en que con ello se pueden obstaculizar a partir de la vigencia 2009.
procedimiento, de acuerdo con lo y las fechas para cada
las investigaciones y actuaciones que adelanten las contralorías y que genera la posibilidad
de aplicar las sanciones establecidas en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993, de
conformidad con el Decreto Ley 267 de 2000, la Resolución Nº 5145 de 2000.
por la Ley y por la
Entidad .
Los Contratos de prestación de servicios profesionales No. 22, 097, 143, 147, 015, 16-013- Confrontar la Base de
2008, SFP-91-013-08, SFP 91-015-2008, CFP 91-014-2008, SFP 91-010-2008, 62-031- Datos de Contratos de
2008, CSP 002-2008, 072-022-2008, 072-024-2008, 072-023-2088, 072-021-2008, 072- Confrontar la Base de Datos de Contratos Prestación de Servicios
025-2008, SS-024-037-08, CFP-SS-24-054/08, CFP-SS-24-056/08, CST-057-08, CFP- de Prestación de Servicios Personales que Personales que maneja el
052-014-2008; fueron relacionados con datos equivocados o incompletos o bien no Se entregó información El ente de control incorpora y maneja el Grupo de Gestión Contractual Presentar información veraz y Grupo de Gestión COORDINADOR
Base de datos
41 22 05 100 aparecen en el Formato 5 Consolidado 2008 que hace parte de la cuenta rendida a la inexacta al ente de control maneja información equivocada contra cada uno de los contratos suscritos oportuna a todos los Entes Contractual contra cada 1 1/1/2010 3/30/2010 13 GRUPO
actualizada
Contraloría General de la Republica para el periodo 2008; faltando con ello a los principios fiscal. de la entidad. en la vigencia 2009 , para verificar que la Fiscalizadores uno de los contratos CONTRACTUAL
de presentación de la información al ente de control fiscal consignados en el artículo 8 y información consignada en la mismo sea suscritos en la vigencia
subsiguientes. de la Ley 42 de 1993, generando así la posibilidad de sanciones contenidas veraz. 2009 , para verificar que la
en el artículo 101 ibídem, de conformidad con el Decreto Ley 267 de 2000 y la Resolución información consignada en
Nº 5145 de 2000. la mismo sea veraz.
Envio de memorando a los Gerentes
seccionales, recordando la importacia del
envio inmediato de la información y
documentos relacionados con procesos
judiciales. Reiteración del memorando
enviado a todos los Gerentes Seccionales, Contar con los documentos e
Memorando para Gerentes OFICINA ASESORA
indicando su obligación de informar cada 8 información de los procesos Número 1 7/14/2009 12/30/2009 24
seccionales JURIDICA
días el estado de los procesos en los que la judiciales oportunamente
entidad es parte y se advirtió la importancia
En el proceso se observó que hay una comunicación de fecha 22-08-08 en la que se pone No se informa oportunamente Las decisiones tomadas por el
de dicha actividad por lo que su
en conocimiento del Director de Jurídica que el día 13 de mayo del mismo año, entro al al jefe de la dependencia, jefe de la dependencia no están
42 19 05 001 incumplimiento puede acarrear
despacho para ser resuelta una apelación, es decir, más de tres meses después de sobre el estado de los fundamentadas en las ultimas
investigaciones disciplinarias.
ocurrido el hecho, evidenciando con ello falta de oportunidad de la comunicación. procesos que se adelantan. decisiones judiciales.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
En el proceso se observó que hay una comunicación de fecha 22-08-08 en la que se pone No se informa oportunamente Las decisiones tomadas por el Meta la Meta las Meta
hallazgo
en conocimiento del Director de Jurídica que el día 13 de mayo del mismo año, entro al al jefe de la dependencia, jefe de la dependencia no están
42 19 05 001
despacho para ser resuelta una apelación, es decir, más de tres meses después de sobre el estado de los fundamentadas en las ultimas
ocurrido el hecho, evidenciando con ello falta de oportunidad de la comunicación. procesos que se adelantan. decisiones judiciales.
Contar con el apoyo jurídico
Nombramiento de abogados en requerido y con la adecuada OFICINA ASESORA
Nombramiento Resolución 3 8/5/2009 12/30/2009 21
Seccionales. vigilancia judicial a los procesos JURIDICA
judiciales.
Del análisis de una muestra selectiva de $19.466 millones a los traslados internos del No se hace una adecuada situación que da lugar a
presupuesto, se evidenció que se realizaron $8.082 millones entre los rubros de planeación del presupuesto incumplimiento en el nivel de
INVERSION FISICA para GASTOS GENERALES y entre la Oficina Principal, las incluyendo posibles hechos ejecución de los rubros afectados Establecer y/o mejorar los
seccionales y entre estas, debido a que no se hace una adecuada planeación del mismo, fortuitos y de los proyectos de inversión Revisar y mejorar los procedimientos
procedimientos presupuestales, con
43 18 02 004 situación que da lugar a incumplimiento en el nivel de ejecución de los rubros afectados y inicialmente planteados relacionados con la Planeación, Elaboración el fin de optimizar la ejecución, a Procedimiento Establecido Documento 1 10/1/2009 12/31/2009 13
OFICINA DE
de los proyectos de inversión inicialmente planteados principalmente en las seccionales de principalmente en las seccionales y Ejecución del Presupuesto de la Entidad. través del seguimiento y control del
PLANEACION
la Entidad. de la Entidad proceso.
En lo relacionado con el archivo de la documentación de los traslados internos, esta no se

Organizar en forma cronológica los soportes Contar con un archivo debidamente
encuentra completa, ni esta foliada, debido a falta de organización de la misma, situación Generando dificultad en la GRUPO DE
Falta de organización, de correspondientes a la documentación de organizado que permita facilitar la Archivo de traslados
44 18 02 100 que no permite su fácil ubicación y consulta. La observación queda por cuanto las Azs no consulta y posibles pérdidas de Folder 1 7/1/2009 6/30/2010 52 GESTION
control. traslados internos, foliarla y archviarla en las consulta y evitar pérdidas de presupuestales
están identificadas y los documentos no están foliados, generando dificultad en la consulta documentación. FINANCIERA
carpetas debidamente identificadas. documentación
y posibles pérdidas de documentación.
Dentro de la Resol. Inicial de presupuesto Realizar el seguimiento de la

Informe de ejecución de
de cada vigencia se identificará en los ejecución de actividades técnicas y
actividades técnicas y OFICINA DE
anexos cada proyecto estrategico con su presupuesto de los proyectos Número 1 1/1/2010 6/30/2010 26
presupuesto de los PLANEACION
respectivo presupuesto para facilitar el estratégicos en oficinas nacionales y
proyectos estrategicos.
seguimineto y control del mismo. secccionales.
Los proyectos estratégicos, no están identificados debidamente dentro del presupuesto, por No permite dentro de la ejecución
falta de control; generando desconocimiento en su ejecución y seguimiento en la misma Desconocimiento en su del mismo establecer lo
45 18 02 002
imposibilitando información veraz, oportuna y coordenada. pero no permite dentro de la ejecución y seguimiento apropiado y ejecutado de cada
ejecución del mismo establecer lo apropiado y ejecutado de cada uno de los proyectos. uno de los proyectos.
Dentro de la Resol. Inicial de presupuesto Realizar el seguimiento de la
Informe de ejecución de SUBGERENCIAS Y
de cada vigencia se identificará en los ejecución de actividades técnicas y
actividades técnicas y LIDERES DE
anexos cadfa proyecto estrategico con su presupuesto de los proyectos Número 1 1/1/2010 6/30/2010 26
presupuesto de los PROYECTOS
respectivo presupuesto para facilitar el estratégicos en oficinas nacionales y
proyectos estrategicos. ESTRATEGICOS
seguimineto y control del mismo. secccionales.
Al verificar el cumplimiento de las actividades del plan de acción del proyecto 1.1 “fortalecer
y consolidar la Red Nacional del Diagnóstico Veterinario como soporte a programas Subgerencia de
sanitarios al Sistema de Tercerización y al Comercio”, se pudo establecer que en el cuadro Análisis y
de ejecución presupuestal 2008 de la subgerencia de protección y regulación pecuaria, no Asignación de presupuesto para cada uno
Garantizar que los centros de Diagnóstico
se registra presupuesto ejecutado, por deficiencias de control interno; generando por deficiencias Generando información errónea de los centros de diagnóstico veterinarios Presupuesto asignado en Presupuesto por centro
de control diagnóstico veterinarios seccionales
46 18 02 100 información errónea de la asignación y ejecución presupuestal de la subgerencia. de la asignación y ejecución seccionales para el desarrollo de las cada centro de diagnóstico de diagnostico veterinario 24 9/1/2009 6/30/2010 43
interno; cumplan con las metas anuales Dirección Técnica
presupuestal de la subgerencia. actividades contempladas en el proyecto 1.1 seccional seccional
establecidas. Análisis y
y seguimiento respectivo de ejecución.
Diagnóstico
Veterinario
Por cuanto en el estudio

No se presenta acción correctiva en razón a
Con la restructuración la planta de personal del ICA decreció en el 2% en la cantidad de técnico se dió prioridad a la
que la creación de cargos de la Planta de
cargos y se mantuvo el monto de los salarios, sin embargo es significativo el crecimiento necesidad de cargos con perfil
variación salarial Personal del ICA, está sustentada en el
del numero de cargos del nivel directivo que creció en el 500% en cantidad y el 400% en gerencial, con autonomía que
significativamente superior al Estudio Técnico del Rediseño Institucional,
cuanto a la asignación salarial, esta variación es significativamente superior si se tiene le permitiera le permitiera
47 15 01 006 tener encuentra las primas y el cual fué revisado y avalado por el PRAP 0 TALENTO HUMANO
encuentra las primas y demás prestaciones a que exclusivamente tiene derecho este nivel; desplegar e irradiar en forma
demás prestaciones del nivel; y y producto del mismo se emitió el Decreto
frente al crecimiento del 18% en el numero de cargos y del 1% en el costo de los salarios piramidal las políticas
un marcado carácter piramidal. 4766 del 18 de diciembre de 2008, mediante
del nivel profesional, más cuando una de las justificaciones de la reestructuración fue la gerenciales desde la cúspide
el cual se aprobó la nueva planta de
profesionalización de la planta, la situación muestra un marcado carácter piramidal. de la organización hasta su
Personal.
base.
Aplicación del Proceso de

Asignación de Funciones
Aplicación del Proceso de Asignación de Específicas por funcionario
El Decreto 4766 de 2008 estableció que la gerencia general, mediante Resolución interna, Funciones Específicas por funcionario para determinar el área de desempeño de para empleos de carrera Planta de personal con
debería distribuir los cargos de la planta global y ubicar al personal, en atención a la Impide confirmar la distribución empleos de carrera administrativa provistos, labores de cada funcionario, asignar administrativa provistos, registro de área
Por cuanto en el Instituto la
directriz, según la Resolución 4217 de 2008 se asignaron los cargos de la planta de del personal entre áreas de de acuerdo a la naturaleza del empleo, las funciones de acuerdo a la de acuerdo a la naturaleza específica de desempeño Grupo Gestión del
48 13 02 001 estructura determinada llega 1 9/1/2009 12/31/2009 17
personal a que se refiere el Decreto 4766, pero a nivel de las gerencias seccionales se apoyo y misionales a nivel identificando en el formulario de cada naturaleza del empleo y al área de del empleo, identificando del funcionario, de Talento Humano
hasta el nivel de Gerencias .
asigno el personal sin especificar el área de desempeño, además en esta resolución no se regional. funcionario el área de desempeño de desempeño y registrar la misma en en el formulario de cada acuerdo al formulario de
hace referencia a los cargos de los artículos transitorios del citado decreto. labores y registrar la misma en la Planta de la Planta de Personal. funcionario el área de Asignación de funciones
Personal. desempeño de labores y
registrar la misma en la
Planta de Personal.
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Numero
hallazgo
Verificación de la Planta
La situación planteada impide de Personal autorizada
En la planta de personal suministrada por el instituto, se observo que en la columna en la establecer cual es la información Verificación de la Planta de Personal
mediante Decreto No.
que se estipula la forma de vinculación se le asigno como de carrera a provisionales y real, y desconoce los principios autorizada mediante Decreto No. 4766 del
4766 del 18 de diciembre Planta de Personal
viceversa, por ejemplo en Ceisa se relacionó a 10 servidores como vinculados en carrera de rendición de información a la 18 de diciembre de 2008, contra la planta 1 8/1/2009 9/15/2009 6
de 2008, contra la planta verificada
administrativa quienes en la verificación física manifestaron encontrarse en provisionalidad Contraloría General de la provista ,con la información pertinente a
provista ,con la
y a 9 que en el listado aparecen como provisionales manifestaron estar inscritos en carrera, Republica, prescritos en el cada plaza y funcionario. Verificación consistencia de la información pertinente a Grupo Gestión del
49 13 02 100 uno de ellos desde hace 20 años. Deficiencias en el autocontrol, artículo 8 y Subsiguientes de la Planta de Personal autorizada a la cada plaza y funcionario. Talento Humano
Además al solicitar información sobre un mismo tema el instituto suministró información Ley 42 de 1993, dando lugar a la Entidad contra la planta provista
inconsistente, lo que originó confusiones al no informar o alertar sobre cambios que se posibilidad de imposición de las
presentaron por el dinamismo de la planta de personal, también en la información se sanciones previstas en el artículo
consignó que una persona prepensionada había sido indemnizada sin que la situación 101 ibídem y de conformidad con Implementacón de Base
fuese real. el Decreto Ley 267 de 2000 y la Implementacón de Base de datos de datos actualizada de la
Base de datos de la
Resolución 5145 de 2000. actualizada de la planta de personal del planta de personal del
Planta de Personal 2 8/1/2009 12/31/2009 22
Instituto, de acuerdo a Estructura Instituto, de acuerdo a
actualizada
Organizacional vigente Estructura Organizacional
vigente
La planta de personal provista no es consistente con la planta de personal autorizada por el Verificación consistencia de la Oficina de
Informe de cumplimiento
Decreto 4766 de 2008, mediante el cual se estableció la planta de personal y con la incumplimiento de las normas Informe de cumplimiento de metas de los Planta de Personal autorizada a la Planeación y Grupo
50 13 01 002 Desorden administrativo de metas de los hallazgos informe de cumplmiento 1 3/1/2010 3/15/2010 2
Resolución de Distribución de Cargos 4217 del 22 de diciembre de 2008, por diversas internas del Instituto hallazgos 51 y 52 Entidad y de la distribución interna Gestión del Talento
51 y 52
inconsistencias: de cargos. Humano
Verificación de la Planta
de Personal de las
Gerencias Seccionales
Verificación de la Planta de Personal de las
Antioquia y Atlántico de
Gerencias Seccionales Antioquia y Atlántico
acuerdo a la distribución
de acuerdo a la distribución de cargos Plantas de Personal
de cargos asignados 2 12/15/2009 12/30/2009 2
asignados según Resolución No. 4217/08, verificadas
según Resolución No.
contra la planta provista ,con la información
4217/08, contra la planta
pertinente a cada plaza y funcionario.
provista ,con la
Al realizar cruce entre la distribución de los cargos de la planta del ICA realizada mediante Verificación consistencia de la Oficina de
información pertinente a
la Resolución 4217 de 2008 con los cargos efectivamente ocupados se observa que en las Incumplimiento de las normas Planta de Personal autorizada a la Planeación y Grupo
51 13 01 002 Desorden administrativo . cada plaza y funcionario.
gerencias de Antioquia y Atlántico se exceden los cargos ocupados en 2 y 1 plazas internas del instituto. Entidad y de la distribución interna Gestión del Talento
respectivamente de cargos. Humano
Emtir Acto administrativo
de distribucion de cargos
Emtir Acto administrativo de distribucion de de las Plantas de Personal
cargos de las Plantas de Personal de la de la Seccionales Antiquia Acto administrativo
Seccionales Antiquia y Atlántico, consistente y Atlántico, consistente deistribuion de cargos de 1 3/1/2010 3/30/2010 4
con la estructura orgánica vigente y con el con la estructura orgánica la Planta
personal que labora en la Seccionales. vigente y con el personal
que labora en la
Seccionales.
Reporte a depedencias del

Verificación de consitencia de la
Reporte a depedencias del nivel central y nivel central y Seccional
Planta de personal asignada a cada
Seccional de la Planta asignada y ocupada de la Planta asignada y Reportes planta de Grupo Gestión del
dependencia a nivel central y 42 12/15/2009 12/30/2009 2
para verificación de ubicación real de los ocupada para verificación personal Talento Humano
seccional vs. Ubicación real de los
Se realizó verificación física de la planta de personal en 6 dependencias de las oficinas en funcionarios. de ubicación real de los
funcionarios.
Bogotá, en las que según la planta asignada deberían encontrarse 182 empleados, funcionarios.
encontrándose las siguientes situaciones:
o 40 servidores (22%) asignados a las diferentes oficinas se encuentran desempeñándose
en otra dependencia, es significativo que en la subgerencia de regulación sanitaria y
fitosanitaria - vegetal el (48%) 10 de los 21 servidores asignados a esa dependencia se Verificación consistencia de la Verificación de la Planta Jefes de
Las situaciones planteadas Generan inconsistencias y Verificación de la Planta asignada vs. Planta de Personal autorizada a la asignada vs. Personal que Planta de Personal por Dependencia del
encontraban prestando sus servicios en otras oficinas.
52 13 01 002 denotan desorden diferencias de la planta provista 42 1/4/2010 1/30/2010 4
o 19 servidores asignados a otras dependencias se encuentran prestando sus servicios en Personal que labora en cada dependencia dependencia y el personal que labora en cada dependencia verificada nivel central y
administrativo frente a la planta autorizada.
las oficinas visitadas. labora en la misma dependencia Seccional
o Se constato el caso de una funcionaria (Rocío Páez), que fue retirada y posteriormente
reincorporada en la Seccional Atlántico, por ser madre cabeza de familia, sin embargo,
presta sus servicios en el departamento de contabilidad, con respecto a la situación
administrativa hasta el 27 de marzo de los corrientes se expidió Resolución de comisión la
asignación anterior a esa fecha no esta soportada en acto administrativo. Emiti Acto administrativo
Oficina de
Emiti Acto administrativo de ajuste a la Ajustar a distribución interna de la de ajuste, ajuste a la Acto administrativo
Planeación y Grupo
Resolución de distribución de cargos interna Planta de Personal de acuerdo a las Resolución de distribución deistribuion de cargos de 1 3/1/2010 3/30/2010 4
Gestión del Talento
de la Planta de Personal necesidades del servicio de cargos interna de la la Planta
Humano
Planta de Personal
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Numero
hallazgo
Reporte a Subgerencias y
Oficinas del nivel Central
Reporte a Subgerencias y Oficinas del nivel de las vacantes por área
Central de las vacantes por área para definir Definir las necesidades de personal para definir reemplazos de
Grupo Gestión del
reemplazos de personal requerido y a nivel nacional para proveer cargos personal requerido y Reporte de vacantes 1 11/15/2009 11/30/2009 2
Talento Humano
programar las necesidades de vinculacion vacantes de la Planta de Personal programar las
de personal a Planta. necesidades de
vinculacion de personal a
Con ocasión del rediseño se retiró a 71 servidores públicos del ICA que se encontraban Imprevisiones en el estudio En el futuro se pueden generar Planta.
inscritos en carrera administrativa, a 122 provisionales y a 1 de libre nombramiento y realizado para establecer las inconvenientes de orden
53 15 03 002
remoción, de estos hasta marzo de 2009, a 81 servidores se les ha suscrito contratos de necesidades de personal para económico que afectarían las
prestación de servicios,. el ICA. finanzas del instituto.
Provision de cargos
Provision de cargos vacantes de la Planta vacantes de la Planta de Resoluiones de
Proveer cargos vacantes de la
de Personal de acuerdo a las necesidades Personal de acuerdo a las nombramiento de Grupo Gestión del
Planta de Personal de acuerdo a las 150 7/1/2009 6/30/2010 52
priorizadas por las Subgerencias y Oficinas necesidades priorizadas personal para proveer Talento Humano
necesidades del servicio
Asesoras. por las Subgerencias y cargos vacantes
Oficinas Asesoras.
La circunstancia ha permitido
que a algunos servidores
vinculados como provisionales,
sin estudios posteriores a la
obtención del titulo profesional,
hayan sido encargados como
Analizada la planta de personal se observa que posterior al rediseño se encargo en grados Situación que se presentó por
gerentes seccionales, situación
superiores a 21 provisionales, con respecto a estos se observan encargos mediante los la inexistencia de un acto Dar cumplimiento a lo dispuesto en Emiir actos administrativos
que genera malestar, Oficina Asesora de
cuales se subió hasta 15 grados. administrativo interno mediante Emiir actos administrativos de terminación Ley 909 de 2004 en cuanto a de terminación de
inconformismos e Actos administrativos de Planeación y Grupo
54 15 06 006 La circunstancia ha permitido que a algunos servidores vinculados como provisionales, sin el cual se establezcan los de encargos de personal provisional, para provisión de empleos de Libre encargos de personal 17 11/15/2009 11/30/2009 2
interpretaciones suspicaces que terminacion de encargos Gestión del Talento
estudios posteriores a la obtención del titulo profesional, hayan sido encargados como parámetros para asignar firma de la Gerencia General Nombramiento y Remoción por provisional, para firma de
deterioran el clima laboral, Humano
gerentes seccionales; mientras que existen funcionarios de carrera que cuentan con encargos en forma objetiva, encargo la Gerencia General
Al incumplir lo estipulado en el
especialización, maestría y/o PhD, en cargos de profesional universitario y sin encargo. precisa y clara.
articulo 24 de la Ley 909 de 2004
y el numeral 19 del articulo 34 de
la Ley 734 de 2002, el instituto
presuntamente estaría incurso en
la prohibición del numeral 1
articulo 35 ibídem.
Emitir concepto jurídico

Avalar la legalidad de los actos
Emitir concepto jurídico sobre actos sobre actos
proferidos en el proceso de rediseño Concepto Jurídico 1 12/15/2009 12/30/2009 2 Oficina Juridica
administrativos del Rediseño administrativos del
Institucional
Rediseño
El documento mediante el cual se le comunico a los servidores el cargo a ocupar en la

nueva planta del Instituto, no reúne las características y formalidades de un acto
administrativo (Resolución, Decreto), con el cual se asigna un cargo a un funcionario, es
así que del total de encuestados el 58% de los servidores del ICA manifiestan que dicha
comunicación se realizo mediante un oficio o carta y algunos adicionaron que el escrito se
Por cuanto el ICA considera Verificación consistencia de la Verificación de la Planta Jefes de
realizo en papelería no oficial del Instituto ya que eran hojas sin membrete y sin
que el documento Verificación de la Planta asignada vs. Planta de Personal autorizada a la asignada vs. Personal que Planta de Personal por Dependencia del
consecutivo y solo con fecha. Al indagar a los funcionarios por las actividades a desarrollar Desinformación al interior del 43 1/4/2010 1/30/2010 4
55 15 06 100 gubernamental (decreto), es Personal que labora en cada dependencia dependencia y el personal que labora en cada dependencia verificada nivel central y
en el área asignada agregaron que en algunas dependencias los jefes solicitaron mediante Instituto.
una comunicación a los labora en la misma dependencia Seccional
correo electrónico, presentar las actividades que podrían desarrollar, acorde con el perfil,
servidores del instituto.
otros informaron que aunque le notificaron el cambio de cargo no han tomado posesión de
éste, por que se encuentra en calidad de préstamo en otra dependencia y a la fecha
desconoce si finalmente el cambio de cargo se va a dar; otros exteriorizaron que les fue
cambiado el cargo pero no las funciones ni el sitio de trabajo.
Emiti Acto administrativo

Oficina de
Emitir Acto administrativo de ajuste a la Ajustar a distribución interna de la de ajuste ajuste a la Acto administrativo
Planeación y Grupo
Resolución de distribución de cargos interna Planta de Personal de acuerdo a las Resolución de distribución deistribuion de cargos de 1 3/1/2010 3/30/2010 4
Gestión del Talento
de la Planta de Personal necesidades del servicio de cargos interna de la la Planta
Humano
Planta de Personal
Implementación de un plan
Plan de acción
Implementación de un plan de accion para de accion para mejorar
Mejoramiento del clima laboral en la programado y ejecutado Grupo Gestión del
mejorar deficiencias detectadas en a deficiencias detectadas en 1 2/2/2010 6/30/2010 21
entidad para el primer semestre Talento Humano
medición del clima laboral del Instituto a medición del clima
2010
laboral del Instituto
El 63% de los encuestados conceptúan que la aplicación del rediseño institucional no esta
encaminada al cumplimiento de la misión y visión institucional, es así que algunos Consideraciones por parte de Afectación de la imagen del ICA y
56 15 06 100 servidores manifestaron que existen funcionarios que no saben que hacer, la dirección es los servidores de existencia de en las nuevas subgerencias no
inadecuada y el ambiente existente esta afectando la imagen institucional, así mismo, el desorden administrativo. saben que hacer.
81% de los encuestados no han notado un cambio positivo entre el ICA anterior y el actual.
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NIT: 89999906-7
Numero
El 63% de los encuestados conceptúan que la aplicación del rediseño institucional no esta Meta la Meta las Meta
hallazgo
encaminada al cumplimiento de la misión y visión institucional, es así que algunos Consideraciones por parte de Afectación de la imagen del ICA y
56 15 06 100 servidores manifestaron que existen funcionarios que no saben que hacer, la dirección es los servidores de existencia de en las nuevas subgerencias no
inadecuada y el ambiente existente esta afectando la imagen institucional, así mismo, el desorden administrativo. saben que hacer.
81% de los encuestados no han notado un cambio positivo entre el ICA anterior y el actual.
Asignación Específica de
formulario de asignación
Asignación Específica de Funciones por Funciones por funcionario
Asignar funciones específicas a de funciones específicas
funcionario de acuerdo a la naturaleza del de acuerdo a la naturaleza 1168 9/1/2009 12/31/2009 17
cada funcionario diligenciado por cada
cargo y al área de desempeño. del cargo y al área de
funcionario
desempeño.
El artículo 7 del Decreto Ley 1567 de 1998 establece que los planes institucionales de cada Se genera incumplimiento de las
entidad deben incluir obligatoriamente, además de programas de inducción, programas de En el Ica se considera que la normas y contribuye al
reinducción, los cuales deberán hacerse por lo menos cada dos años, o en el momento en sencibilización al cambio es desmejoramiento del clima Dar cumplimento a lo dispuesto en Realización del programa
Realización del programa de reinducción e
que se produzcan los cambios, con el fin de actualizar a los servidores en relación con las una reinducción, organizacional, razón por la cual el decreto No. 1567 de 1998, en lo de reinducción e inducción Talleres de induccion y Grupo Gestión del
57 15 04 002 inducción institucional, mediante talleres a 26 8/1/2009 12/31/2009 22
reformas en la organización y reorientar la integración del empleado hacia la cultura desconociendo los demás el instituto presuntamente estaría refente a la ejecución de la inducción institucional, mediante reinduccion Talento Humano
nivel nacional
organizacional en virtud de los cambios, esta Directriz no ha sido atendida por el ICA a tal componentes de la incurso en la prohibición del y reinducción Institucional. talleres a nivel nacional
punto que el 82% de los encuestados manifestó que no le han impartido reinducción con reinducción. numeral 1 articulo 50 de la Ley
ocasión del rediseño y el 71% considera que esa capacitación es necesaria;. 734 de 2002.
En el Instituto al retiro o cambio de cargo como resultado de la reestructuración no se

Lo cual impidió documentar, Aplicación del proceso de
realizo empalme o interacción entre empleado entrante y saliente, mediante el cual el
entregar, orientar, recomendar y Aplicación del proceso de entrega por parte entrega por parte del
primero hiciera entrega del puesto al segundo, y trasmitiera en forma detallada, oportuna, La administración considera Dar continuidad al desarrollo de las Grupo Gestión del
acompañar al nuevo servidor del funcionario retirado al funcionaio que funcionario retirado al Acta de entrega por
58 15 01 005 clara y transparente de todos los aspectos relacionados con la gestión de los recursos que el informe de gestión se funciones asignadas al funcionario 1 12/15/2009 6/30/2010 28 Talento Humano y
encargado de cada proceso y así recibe las funciones bajo, supervision del funcionaio que recibe las funcionario retirado
físicos, económicos, humanos, técnicos y administrativos, así como los resultados de las asimila a empalme. que se retira de la entidad Jefes inmediatos
asegurar un buen desarrollo de la superior inmediato funciones bajo supervision
actividades adelantadas, razón por la cual el 86% informó que al recibir el nuevo cargo no
gestión. del superior inmediato
se realizo empalme
Realización de talleres de
Desconocimiento de la Realización de talleres de motivacion motivacion orientados
información, acontecimientos, o Mejoramiento del clima laboral en la Grupo Gestión del
orientados hacia el mejoramiento del Clima hacia el mejoramiento del Talleres 6 5/26/2009 12/31/2009 31
decisiones que deben ser de entidad Talento Humano
Laboral a traves del proyecto NASA. Clima Laboral a traves del
Inexistencia de acceso a conocimiento de todos los proyecto NASA.
El 54% expresó que no cuenta con espacios para manifestar sus inquietudes y de los que
comunicación efectiva. servidores.
59 19 05 001 respondieron contar con ellos el 37% considera que le fueron atendidas y solucionadas, al
Deterioro de los canales de Inconformismos por considerar
contrario el 31.4% manifestó que no le fueron atendidas y/o solucionadas,
comunicación. que las respuestas ofrecidas no
son pertinentes o que son Dar cumplimento a lo dispuesto en
Realización del programa
desobligantes y poco Realización del programa de reinducción e el decreto No. 1567 de 1998, en lo Talleres de induccion y Grupo Gestión del
de reinducción e inducción 26 8/1/2009 12/31/2009 22
respetuosas. inducción institucional refente a la ejecución de la inducción reinduccion Talento Humano
institucional
y reinducción Institucional.
En el 2010 la Oficina Asesora de Planeación

realizará Divulgación de los elementos del
SGC, a través de estrategias divulgativas
basadas en elaboración y distribución de Fomentar y consolidar la cultura del
material impreso, notas de prensa, Autocontrol y mejoramiento continuo
Concurso "Olimpiadas de la calidad", y en la Entidad.
talleres de entrenamiento y evaluación del Material divulgativo y
Los resultados de la implementación del sistema de Gestión de calidad se ven
entendimiento de los elementos de los En orientación con la estrategia de registro de entrega.
comprometidos al evaluar el grado de interiorización de los elementos inherentes a él, es
Sistemas de Gestión Integral" a través del Gobierno en Línea, divulgar a través
así como se estableció que aunque el 51% de los encuestados informaron haber
uso de las TIC's (Web, Intranet, correo del uso de las TIC's, todo el material Registro de evaluaciones
participado en el proceso de implementación del mismo, el 42% de los encuestados no inexistencia de la
electrónico, DocManager) y del uso de de capacitación, entrenamiento y/o en DocManager. OFICINA DE
tiene claridad sobre de qué proceso recibe información y a cual le debe reportar, así interiorización y aplicabilidad Compromiso de la certificación de
60 11 03 002 material impreso (Calidoscopios). sensibilización relacionado con el Capacitación 25 1/1/2010 12/31/2010 52 PLANEACIÓN
mismo, el 36% reconoce no saberlo, al 46% no le es clara la oportunidad, forma de recibo y de la cultura organizacional de calidad
Sistema de Gestión Integral, que 25 Gerencias Seccionale
reporte de la información del proceso en el cual esta involucrado y el 36% no lo sabe. gestión por procesos.
En el 2010 la Oficina Asesora de Planeación permita dar a conocer a todos los sensibilizadas.
Además, al solicitarle a los encuestados consignar el proceso al que pertenece las
realizará Capacitación en 25 Gerencias funcionarios de la entidad la
actividades desarrolladas, el 39% lo consigno en forma errada, el 18% se abstuvo de
Seccionales en "Elementos de Verificación y documentación relacionada y de 500 funcionarios
responder y el 15 informó no tener claridad sobre la pregunta.
Control para el mejoramiento continuo" ésta maneras poder evaluar por entrenados.
y contratará a una firma especializada, para dichos medios el entendimiento y
entrenar a través de talleres a 500 grado de interiorización de la
funcionarios en "Cultura del Autocontrol", información suministrada.
Mejoramiento continuo" y "Formulación y
revisión de Indicadores de Gestión".
FORMATO No 1

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Numero
hallazgo
Algunos servidores del Ica no utilizan en forma adecuada y otros desconocen la

herramienta mapa de riesgos, es así que al indagar por el conocimiento del mapa de
riesgos del proceso en el que el funcionario se encontraba inmerso y el institucional el 49%
manifestó no tener claridad al respecto y el 46% que lo desconocía.
Así mismo, al indagar sobre la forma de participación en el manejo del riesgo del proceso
en el que el funcionario se encontraba el 67% no tenia claridad y el 26% se abstuvo de
responder y al cuestionar sobre la disposición con respecto a la determinación y
administración de los riesgos del proceso en el que se encuentra el servidor, el 70%
manifiesta no tener claridad al respecto y el 23% reconoce no ser activo en dicha
determinación y administración de riesgos.
Además, el 52% de los encuestados informa que de acuerdo con las actividades
desarrolladas dentro del proceso ha visualizado nuevos riesgos y el 27% no tiene claridad La mayoría de los funcionarios Lograr el manejo optimo de la
al respecto. De quienes dieron respuesta positiva, el 55% lo ha manifestado oportunamente no han tenido oportunidad de Sensibilizar a todos los funcionarios en el herramienta ( mapa de Riesgos),por OFICINA DE
61 19 06 003 para que sea incorporada y complemente el mapa de riesgos institucional y el 49%, conocer como se administra y Exposición a riesgos . manejo y beneficios del Mapa de Riesgos parte de los funcionarios de la Eventos de Sensibilización No. De eventos 10 9/1/2009 3/30/2010 30 PLANEACIÓN
además sugirió la acción correctiva cuál es la dinámica de un como herramienta de control de la gestión. entidad.
Mapa de Riesgos.
El objetivo de obtener una mayor comprensión de los temas del MECI por parte de los Desconocimiento y/o deficiente No adhesión a la cultura Capacitar a todos los funcionarios del ICA, Capacitar a los funcionarios Con el
funcionarios y de adherirse con mayor efectividad en la cultura sistémica propone el interiorización por parte de los sistemica. con respecto a la importancia de fin de lograr la interiorización en los
modelo, no se ha logrado ya que el 56% de los encuestados manifestó que no conoce del servidores del ICA con implementar, verificar, mejorar, controlar y elementos del MECI y del Sistema
Modelo Estándar de Control Interno MECI, ni participó de su implementación y el 30% respecto a los beneficios que mantener los procesos de la entidad por de Gestión de la Calidad con el
manifiesta no tener claridad al respecto; en relación a esta pregunta algunos funcionarios aporta el MECI. parte de todos los funcionarios capacitados, propósito de que los funcionarios
se abstuvieron de dar respuesta por considerar que las actividades inherentes a su utilizando las metodologías propuestas por sensibilizados, contribuyan con la
implementación se realizaron por cumplir. el Modelo Estándar de Control Interno. Implementación, control y
seguimiento del MECI articulado con Eventos de Sensibilización OFICINA DE
62 19 03 001 el sistema de Gestión de la Calidad. y Evaluación. No. De eventos 10 10/1/2009 6/30/2010 39 PLANEACIÓN
De igual manera, realizar

evaluaciones periódicas a través del
uso de las TIC's con el objetivo de
garantizar un seguimiento activo en
la participación y contribución de los
funcionarios hacia el Modelo
Estandar de control Interno MECI.
El ICA no realiza revisión a la información que reporta a la Contraloría General de la Deficiente autocontrol y Desatención a los principios de
República, es así que en el formato 5 (Contratos y/u ordenes de trabajo de prestación de desorden administrativo. rendición de información al ente
servicios personales), se evidencio errores como el reporte del valor de dos contrato por de control, contenidos en el
“$8.813.000 miles y de $1,846.000 miles”, cuando es ilógico realizar contratos por estos artículo 8 y subsiguientes. De la
Confrontar la Base de
montos, sobre 18 contratos no se reportó el valor de los mismos y con respecto al valor Ley 42 de 1993 y generando con
Datos de Contratos de
total de los contratos se han reportado tres cifras ($17.684 millones, 7.184,3 millones y ello la posibilidad de sanciones
Confrontar la Base de Datos de Contratos Prestación de Servicios
7.133.0 millones), además, sobre el contrato con la Sra. Ahumada Tinoco Mercy Sther se contenidas en el artículo 101
de Prestación de Servicios Personales que Personales que maneja el
relacionan dos valores diferentes ($1.814 millones y $1.846,8 millones). ibídem, de conformidad con el maneja el Grupo de Gestión Contractual Presentar información veraz y Grupo de Gestión COORDINADOR
Decreto Ley 267 de 2000 y la Base de datos
63 19 08 001 contra cada uno de los contratos suscritos oportuna a todos los Entes Contractual contra cada 1 1/1/2010 3/30/2010 12 GRUPO
Resolución Nº 5145 de 2000. actualizada
en la vigencia 2009 , para verificar que la Fiscalizadores uno de los contratos CONTRACTUAL
información consignada en la mismo sea suscritos en la vigencia
veraz. 2009 , para verificar que la
información consignada en
la mismo sea veraz.
Al relacionar el número de cargos con el número de contratos de prestación de servicios se Falta de previsión. Se genera incertidumbre con
observa que durante el 2008 el número de contratistas correspondió al 31% de los cargos respecto a los resultados
autorizados para el ICA y el 35% de los cargos ocupados; con respecto a lo transcurrido esperados con la aplicación del
hasta abril de 2009 se han suscrito 369 contratos por $5.852,3 millones que corresponde al rediseño institucional.
57% del acumulado por sueldos de personal de la nómina hasta abril de 2009, así mismo Elaborar por parte de cada Subgerencia un
los contratos suscritos durante la vigencia 2009 corresponden al 23% de la planta informe de análisis de las necesidades de Disminuír el número de contratos de
TODOS LOS
actualmente autorizada y al 32% de la planta ocupada, cifra significativa contratación a nivel nacional, de tal forma prestación de servicios personales
64 15 03 002 Infiorme elaborado Infiorme elaborado 1 9/1/2009 3/30/2010 30 SUBGERENTES
que se reduzca el número de contratos, en con respecto a la planta de personal
DEL INSTITUTO.
la vigencia 2010 con respecto a la vigencia autorizada para cada Subgerencia.
2009.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Las anteriores situaciones

obedecen a que el instituto no
ha desarrollado una buena Obtener de las entidades
Realizar una eficiente gestión bancaria que GRUPO DE
Analizadas las conciliaciones bancarias de oficinas nacionales se evidencio que presentan gestión frente a los bancos de Sobrestimación y bancarias los soportes Oficios de circularización
permita obtener los soportes 6 9/1/2009 6/30/2010 43 GESTION
partidas conciliatorias por registrar en libros, con antigüedad de más de 3 años así: notas manera que éstos suministren subestimaciones en los Estados requeridos para Incluir en Bancaria
correspondientes a las partidas FINANCIERA
débito por $1.045.4 millones, notas crédito por $1.946.8 millones, igualmente, notas debito oportunamente los documentos financuieros e incertidumbre en Reflejar en los estados financieros boletines de tesorería
conciliatorias oportunamente, para Incluir en
65 1801004 y crédito no registradas en extractos bancarios por la sumas de $792.5 millones y $401.0 soportes necesarios para el los saldos de estractos bancarios. saldos reales en las cuentas de
boletines de tesorería las notas contables
millones respectivamente; de otra parte, se observa que existen partidas conciliatorias registro de las partidas Incertidumbre en los saldos balance
correspondientes a estas partidas
plenamente identificadas de años anteriores y no se han efectuado los registros conciliatorias, igualmente reflejados por los bancos en cada
conciliatorias y efectuar los registros
correspondientes. reporten los motivos del no una de los bancos.
contables
registro oportuno de las notas
crédito y debito en los
extractos bancarios.
Incluir en boletines de
tesorería las notas
contables GRUPO DE
Boletines de Tesorería y
correspondientes a las 9 7/31/2009 6/30/2010 48 GESTION
Comprobantes de Diario
partidas conciliatorias y FINANCIERA
efectuar los registros
contables
Enviar al área Financiera

Enviar al área Contable del Instituto los del Instituto los informes
informes de ejecución del Convenio, en el de ejecución del Convenio,
GESTION
que se especifique el valor por cada en el que se especifique el
Informe 1 7/31/2009 9/30/2009 9 CONTRACTUAL
vigencia y el detallado de los Gastos, valor por cada vigencia y
Convenios
debidamente avalado por el Supervisor del el detallado de los Gastos,
Convenio debidamente avalado por
el Supervisor del Convenio
Registrar en los Estados

Registrar en los Estados Financieros la Financieros la amorización
GESTION
amorización del saldo del Convenio según del saldo del Convenio
Comprobante de Diario 1 7/31/2009 9/30/2009 9 FINANCIERA
los informes presentados por el área de según los informes
-Contabilidad
convenios. presentados por el área de
convenios.
Ausencia de politicas y
procedimientos claros que
Sobre el saldo reflejado en estados contables por $267.4 millones existe incertidumbre por
establezcan la periodicidad en
cuanto el informe de ejecución presentado el 12 de marzo del 2009 refleja la ejecución de
los requerimientos y forma de
los meses de septiembre de 2008 a marzo 11 del presente año, sin que se especifique el Elaborar e implementar la
presentacion de informes. Así Presentar razonablemente los
valor de la ejecución correspondiente al 2008. Además se observa que por parte del caracterización y los
mismo, la efectividad en el Sobreestimación en los Estados saldos de los Estados Financieros -
66 180102 Instituto no existe una periodicidad y un esquema de presentación de informes que procedimientos del
desarrollo de la actividad de Contables. Cuenta 14 - Depósitos Entregados 5
permitan obtener información clara precisa y oportuna, y así ejercer la función de control y proceso de Convenios en
supervisión e interventoria - Gastos
seguimiento por parte de la supervisión ó interventoría, que garantice el envío al área Elaborar e implementar la caracterización y todas las etapas del
mediante la cual se aprueban
contable una información oportuna y confiable con el fin de realizar los registros dentro del los procedimientos del proceso de mismo indicando el
éstos informes para que se
periodo correspondiente. Convenios en todas las etapas del mismo proveedor, entradas,
proceda al envío al área
contable para su registro. indicando el proveedor, entradas, actividades, salidas y
Caracterización y GESTION
actividades, salidas y clientes, así como los clientes, así como los
procedimiento del 2 7/31/2009 6/30/2010 48 CONTRACTUAL
responsables, tareas y resultados, responsables, tareas y
proceso de Convenios Convenios
indicando fechas de presentación de resultados, indicando
informes a los diferentes clientes internos y fechas de presentación de
externos del proceso y vericando la informes a los diferentes
ejecución presupuestal de los mismos. clientes internos y
externos del proceso y
vericando la ejecución
presupuestal de los
mismos.
Realizar una conciliación

Realizar una conciliación trimestral de los trimestral de los recursos
recursos entregados en administración. entregados en GESTON
Conciliación 3 9/30/2009 3/30/2010 26
Entre los registros contables y el área de administración. Entre los FINANCIERA
convenios. registros contables y el
área de convenios.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo

del Instituto los informes
Enviar al área Contable del Instituto los de ejecución del Convenio,
GESTION
informes de ejecución del Convenio, en el que se especifique el
debidamente avalado por el Supervisor del valor por cada vigencia y
Convenios
Convenio el detallado de los Gastos,
debidamente avalado por

GESTION
Contabilidad
convenios.
El Saldo reflejado en estados contables por $22.1 millones correspondiente al Convenio de Elaborar e implementar la
Asociación suscrito entre el Instituto colombiano agropecuario – ICA y la Empresa URRA caracterización y los
67 180102 E.S.P. se encuentra sobrestimado en su totalidad por cuanto en la vigencia 2008 no se procedimientos del
presentaron informes de ejecución de recursos y el plazo de duración del convenio era proceso de Convenios en
hasta el 31 de diciembre del 2008.
mediante la cual se aprueban Elaborar e implementar la caracterización y todas las etapas del
éstos informes para que se los procedimientos del proceso de mismo indicando el
proceda al envío al área Convenios en todas las etapas del mismo proveedor, entradas,
contable para su registro. indicando el proveedor, entradas, actividades, salidas y
presupuestal de los
mismos.

Conciliación 3 9/30/2009 3/30/2010 26
área de convenios.

GESTION
Convenios

GESTION
Contabilidad
convenios.
el saldo que presenta con la Fundación Catatumbo Fundescat por valor de $30.0 millones presentacion de informes. Así Presentar razonablemente los
se encuentra sobreestimado por cuanto no se efectuó el pago de los recursos, el valor mismo, la efectividad en el Sobreestimación en los Estados saldos de los Estados Financieros -
68 180102
registrado corresponde a la causación de la Orden de Pago 1157 del 19 de Noviembre de desarrollo de la actividad de Contables. Cuenta 14 - Depósitos Entregados 5
2008 sobrestimando las cuentas por pagar . supervisión e interventoria - Gastos
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
el saldo que presenta con la Fundación Catatumbo Fundescat por valor de $30.0 millones presentacion de informes. Así Presentar razonablemente los Elaborar e implementar la
se encuentra sobreestimado por cuanto no se efectuó el pago de los recursos, el valor mismo, la efectividad en el Sobreestimación en los Estados saldos de los Estados Financieros - caracterización y los
68 180102
registrado corresponde a la causación de la Orden de Pago 1157 del 19 de Noviembre de desarrollo de la actividad de Contables. Cuenta 14 - Depósitos Entregados 5 procedimientos del
2008 sobrestimando las cuentas por pagar . supervisión e interventoria - Gastos proceso de Convenios en
proceda al envío oportuno al Convenios en todas las etapas del mismo proveedor, entradas,
área contable para su registro. indicando el proveedor, entradas, actividades, salidas y
presupuestal de los
mismos.

Conciliación 3 9/30/2009 3/30/2010 26
área de convenios.

GESTION
Convenios

GESTION
Contabilidad
convenios.
El Saldo de $1.689.3 millones con la Corporación Colombiana de Investigación
Agropecuaria – CORPOICA se encuentra sobrestimado en su totalidad, debido al
incumplimiento en la presentación de los informes de ejecución financiera del CN 20 -2008
por parte de CORPOICA y de la función de supervisión por parte del comité supervisor del
Instituto, teniendo en cuenta que el plazo para la ejecución del convenio era hasta el 31 de Elaborar e implementar la
diciembre de 2008. Además, de los saldos pendientes de reintegrar correspondientes a los caracterización y los
69 180102 convenios Cn – 177- 2005 por $64.5 millones, CN 023-2006 por $56.3 millones y CN 074 – procedimientos del
2007 por $37.6 millones los cuales fueron liquidados en el 2009. proceso de Convenios en
De acuerdo con el informe de ejecución de recursos del convenio 020 de 2008 presentado Elaborar e implementar la caracterización y todas las etapas del
al equipo auditor, se evidencia que no tiene ningún titulo, no se determina la fecha de corte, los procedimientos del proceso de mismo indicando el
no se encuentra firmado y aprobado por ningún responsable, tampoco ha sido revisado por Convenios en todas las etapas del mismo proveedor, entradas,
proceda al envío oportuno al
el interventor. Situación que demuestra falta de procedimientos y controles por parte del indicando el proveedor, entradas, actividades, salidas y
área contable para su registro. Caracterización y GESTION
instituto. actividades, salidas y clientes, así como los clientes, así como los
presupuestal de los
mismos.
El Saldo de $1.689.3 millones con la Corporación Colombiana de Investigación
Agropecuaria – CORPOICA se encuentra sobrestimado en su totalidad, debido al
incumplimiento en la presentación de los informes de ejecución financiera del CN 20 -2008
por parte de CORPOICA y de la función de supervisión por parte del comité supervisor del FORMATO No 1
Instituto, teniendo en cuenta que el plazo para la ejecución del convenio era hasta el 31 de
presentacion de informes. Así INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Presentar razonablemente los
diciembre de 2008. Además, de los saldos pendientes de reintegrar correspondientes a los
69 180102 convenios Cn – 177- 2005 por $64.5 millones, CN 023-2006 por $56.3 millones y CN 074 –
desarrollo de la actividad de Contables. Informe presentado a la Contraloría General de laCuenta 14 - Depósitos Entregados 5
República
2007 por $37.6 millones los cuales fueron liquidados en el 2009.
De acuerdo con el informe de ejecución de recursos del convenio 020 de 2008 presentado
al equipo AGROPECUARIO
Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO auditor, se evidenciaica
que no tiene ningún titulo, no se determina la fecha de corte,
Representante Legal: LUISno se encuentra
FERNANDO firmado yLINCE
CAICEDO aprobado por ningún responsable, tampoco ha sido revisado por
el interventor. Situación que demuestra falta de procedimientos y controles por parte del
NIT: 89999906-7 área contable para su registro.
instituto.
Numero
hallazgo

Conciliación 3 9/30/2009 3/30/2010 26
área de convenios.

GESTION
Convenios

GESTION
Contabilidad
convenios.
El saldo con la Fundación SQUALUS se encuentra sobreestimado en $39.0 millones presentacion de informes. Así Presentar razonablemente los Elaborar e implementar la
debido a que el informe de ejecución de los recursos por parte de la fundación se presento mismo, la efectividad en el Sobreestimación en los Estados saldos de los Estados Financieros - caracterización y los
70 180102
en el 2009 impidiendo el seguimiento por parte del comité supervisor y el envío oportuno al desarrollo de la actividad de Contables. Cuenta 14 - Depósitos Entregados 5 procedimientos del
área contable, su fecha de terminación corresponde al 31 de diciembre de 2008. supervisión e interventoria - Gastos proceso de Convenios en
presupuestal de los
mismos.

Conciliación 3 9/30/2009 3/30/2010 26
área de convenios.

GESTION
Convenios
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo

Comprobante de Diario 1 7/31/2009 9/30/2009 9 Contabilidad
convenios.
Situación similar se presenta con la Fundación Humedales que presenta un saldo a 31 de Elaborar e implementar la
diciembre de 2008 por valor de $126.1 millones, cifra que corresponde al convenio No
mismo, la efectividad en el Sobreestimación en los Estados saldos de los Estados Financieros - caracterización y los
71 180102 015–2008, es de anotar que la ejecución del convenio tenia plazo hasta el 31 de diciembre procedimientos del
del 2008 sin embargo, la presentación de informes de ejecución se realizo en 2009 y no proceso de Convenios en
han sido revisados por el Comité Supervisor para ser enviados al área contable. Elaborar e implementar la caracterización y todas las etapas del
presupuestal de los
mismos.

Conciliación 3 9/30/2009 3/30/2010 26
área de convenios.

GESTION
Convenios

GESTION
Contabilidad
convenios.
El saldo de los aportes hechos por el Instituto al convenio suscrito entre ICA-ISAGEN y la
Universidad del Tolima No 067–2008, por la suma de $20.0 millones se encuentra
72 180102 sobreestimado, debido que los recursos fueron ejecutados en la vigencia 2008, tal como lo
manifiesta el Director de la oficina de investigaciones y desarrollo científico de la
Universidad del Tolima el 22 de diciembre de 2008.
área contable para su registro.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
El saldo de los aportes hechos por el Instituto al convenio suscrito entre ICA-ISAGEN y la
presentacion de informes. Así Presentar razonablemente los Elaborar e implementar la
Universidad del Tolima No 067–2008, por la suma de $20.0 millones se encuentra
mismo, la efectividad en el Sobreestimación en los Estados saldos de los Estados Financieros - caracterización y los
72 180102 sobreestimado, debido que los recursos fueron ejecutados en la vigencia 2008, tal como lo procedimientos del
manifiesta el Director de la oficina de investigaciones y desarrollo científico de la
supervisión e interventoria - Gastos proceso de Convenios en
Universidad del Tolima el 22 de diciembre de 2008. Elaborar e implementar la caracterización y todas las etapas del
presupuestal de los
mismos.

Conciliación 3 9/30/2009 3/30/2010 26
área de convenios.

GESTION
Convenios
Ausencia de politicas y el Supervisor del Convenio
De los recursos girados por ICA a Fedegan como aportes al convenio No 005–2008 por la
suma de $2.997.0 millones presenta un informe de ejecución por $2.978.0 millones de
mismo, la efectividad en el Sobreestimación en los Estados saldos de los Estados Financieros - Registrar en los Estados
73 180102 acuerdo con los valores girados y ejecutados queda un saldo pendiente por ejecutar de
desarrollo de la actividad de Contables. Registrar en los Estados Financieros la Cuenta 14 - Depósitos Entregados 5 Financieros la amorización
$19.033 millones; en registros contables el saldo pendiente por legalizar es de $2.315,4
supervisión e interventoria amorización del saldo del Convenio según - Gastos del saldo del Convenio
millones lo que significa que el saldo se encuentra sobreestimado en $2.296.3 millones. Comprobante de Diario 1 7/31/2009 9/30/2009 9 Contabilidad
mediante la cual se aprueban los informes presentados por el área de según los informes
éstos informes para que se convenios. presentados por el área de
proceda al envío oportuno al convenios.
área contable para su registro.
Elaborar e implementar la
caracterización y los
procedimientos
Solicitar a Fedegán del el
Consignación de GESTION
Solicitar a Fedegán el reintegro del saldo no proceso
reintegrodedelConvenios
saldo no en
Fedegán y Acta de 2 7/31/2009 9/30/2009 9 CONTRACTUAL
Elaborar
ejecutadoepara
implementar
procederlaa caracterización
su liquidación y todas las etapas
ejecutado del
para proceder a
Liquidación Convenios
los procedimientos del proceso de mismo indicando el
su liquidación
Convenios en todas las etapas del mismo proveedor, entradas,
indicando el proveedor, entradas, actividades, salidas y
externos del proceso y vericando la informes
Registrar aenloslosdiferentes
Estados
ejecución en
Registrar presupuestal
los EstadosdeFinancieros
los mismos.la clientes internos
Financieros y
la amorización
externos GESTION
amorización del saldo del Convenio según del saldo del
del proceso
Convenio y
vericando la ejecución Comprobante de Diario 1 7/31/2009 9/30/2009 9 FINANCIERA
presupuestal por de los Contabilidad
convenios. presentados el área de
mismos.
convenios.
El saldo de $72.4 millones reflejado en registros contables a 31 de diciembre de 2008
correspondientes a los aportes del Instituto al Convenio Especial de Cooperación
74 180102 celebrado con la Universidad Nacional de Colombia, se encuentra sobrestimado, situación
originada en la no requisición de los informes de ejecución de recursos, teniendo en cuenta
que la fecha de terminación del convenio correspondía a mayo de 2008.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
procedimientos claros que Elaborar e implementar la
establezcan la periodicidad en caracterización y los
los requerimientos y forma de procedimientos del
El saldo de $72.4 millones reflejado en registros contables a 31 de diciembre de 2008
presentacion de informes. Así Presentar razonablemente los proceso de Convenios en
correspondientes a los aportes del Instituto al Convenio Especial de Cooperación
mismo, la efectividad en el Sobreestimación en los Estados Elaborar e implementar la caracterización y saldos de los Estados Financieros - todas las etapas del
74 180102 celebrado con la Universidad Nacional de Colombia, se encuentra sobrestimado, situación
desarrollo de la actividad de Contables. los procedimientos del proceso de Cuenta 14 - Depósitos Entregados 5 mismo indicando el
originada en la no requisición de los informes de ejecución de recursos, teniendo en cuenta
supervisión e interventoria Convenios en todas las etapas del mismo - Gastos proveedor, entradas,
que la fecha de terminación del convenio correspondía a mayo de 2008.
mediante la cual se aprueban indicando el proveedor, entradas, actividades, salidas y
éstos informes para que se Caracterización y GESTION
proceda al envío oportuno al procedimiento del 2 7/31/2009 6/30/2010 48 CONTRACTUAL
área contable para su registro. proceso de Convenios Convenios
presupuestal de los
mismos.
Visto Bueno contable y de

Infraestructura,
Participación del área contable y de Realizar registros de inventarios y inventario en las actas de
Actas parciales 1 7/31/2009 6/30/2010 48 Contabilidad y
inventarios en las entregas parciales de obra contables reales y actualizados ejecución o entrega parcial
Control de activos
de obras
Solicitar al área de
Solicitar al área de Infraestructura un Infraestructura un informe
GESTION
informe de Interventoría Final del Convenio de Interventoría Final del
Memorando de Solicitud 1 7/31/2009 8/31/2009 4 CONTRACTUAL
indicando el estado actual de las obras Convenio indicando el
Convenios
realizadas por Fonade estado actual de las obras
realizadas por Fonade
procedimientos claros que Enviar el Informe Final del
establezcan la periodicidad en Convenio suscrito con
El Convenio Inter administrativo de Gerencia Integral de Proyectos celebrado entre el ICA y los requerimientos y forma de Enviar el Informe Final del Convenio suscrito FONADE al área de
el Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo Fonade CN 034-006 presenta saldo a 31 presentacion de informes. Así Sobreestimación en los Estados con FONADE al área de Control de Activos Control de Activos y
de diciembre de 2008 de $1.089.0 millones, valor que se encuentra sobreestimado por mismo, la efectividad en el Contables. y Almacenes para que se realice el registro Almacenes para que se Informe Final de
cuanto de acuerdo con la última prorroga en la terminación del contrato, corresponde al 31 desarrollo de la actividad de 1 7/31/2009 9/30/2009 9 Infraestructura
en Boletines de Almacén y al área de realice el registro en Convenio
de diciembre de 2008. supervisión e interventoria Convenios para realizar el Acta de Boletines de Almacén y al
Igualmente se efectuó amortización por valor de $3.363.8 millones, como soporte de este mediante la cual se aprueban Liquidación del Convenio área de Convenios para
75 180102
registro se tiene el informe de ejecución financiera enviado por Fonade y recibido por el éstos informes para que se realizar el Acta de
Instituto el 6 de febrero de 2009, documento que no tiene ninguna revisión y aprobación por proceda al envío oportuno al Liquidación del Convenio
parte del Supervisor o interventor para que sea registrado. Así mismo, presenta un valor de área contable para su registro. Presentar razonablemente los
$4.604.8 millones. De otra parte, se observa que en la relación de pagos existen Registro de cifras que no se han saldos de los Estados Financieros -
desembolsos para cancelación de anticipos de contratos los cuales se tomaron como Igualmente no existe control y revisado y aprobado. Cuenta 16 - Propiedad Planta y
construcciones sobreestimando la cuenta, por cuanto las obras no se han realizado. revisión en los documentos Equipo 5 - Gastos Registrar en Boletines de
que allegan al área contable Registrar en Boletines de Almacén las obras
Almacén las obras Comprobante de
para su registro. realizadas por Fonade y controlar su 1 7/31/2009 12/31/2009 22 Control de Activos
realizadas por Fonade y Movimiento de Inventario
amortización
controlar su amortización

Registrar en los Estados Financieros las GESTION
Financieros las obras
obras realizadas por Fonade y su Comprobante de Diario 1 7/31/2009 12/31/2009 22 FINANCIERA
realizadas por Fonade y
amortización Contabilidad
su amortización
Elaborar e implementar la
caracterización y los
Realizar la liquidación
procedimientos del del GESTION
Realizar la liquidación del Convenio suscrito Acta de Liquidación del
Conveniodesuscrito
proceso con en
Convenios 1 7/31/2009 12/31/2009 22 CONTRACTUAL
con Fonade Convenio
Elaborar e implementar la caracterización y Fonade
todas las etapas del Convenios
Solicitar
vericandoallaárea de
ejecución
Solicitar al área de Infraestructura un Presentar razonablemente los Infraestructura
presupuestal deun losinforme GESTION
informe de Interventoría Final del Convenio saldos de los Estados Financieros - de Interventoría Final del
mismos. Memorando de Solicitud 1 7/31/2009 8/31/2009 4 CONTRACTUAL
indicando el estado actual de las obras Cuenta 16 - Propiedad Planta y Convenio indicando el
Convenios
realizadas por Fonade Equipo 5 - Gastos estado actual de las obras
realizadas por Fonade
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Visto Bueno contable y de

Infraestructura,
Participación del área contable y de Realizar registros de inventarios y inventario en las actas de
Actas parciales 1 7/31/2009 6/30/2010 48 Contabilidad y
inventarios en las entregas parciales de obra contables reales y actualizados ejecución o entrega parcial
Control de activos
de obras
Enviar el Informe Final del

Convenio suscrito con
Ausencia de procedimientos y Enviar el Informe Final del Convenio suscrito FONADE al área de
controles claros para la con FONADE al área de Control de Activos Control de Activos y
Analizado el saldo de la cuenta a 31 de diciembre de 2008 por valor de $8.514,7 millones supervisión e interventoria de y Almacenes para que se realice el registro Almacenes para que se Informe Final de
se determinó que el saldo se encuentra sobreestimado en $4.561.4 millones cifra que los contratos de obra, de subestimación en los gastos por 1 7/31/2009 9/30/2009 9 Infraestructura
en Boletines de Almacén y al área de realice el registro en Convenio
corresponden a obras terminadas en vigencias anteriores y no han sido trasladadas al manera que garanticen la depreciación , sobreestimación y Convenios para realizar el Acta de Boletines de Almacén y al
activo correspondiente en $2.327.8 millones y al gasto del periodo en $118.3 millones presentación y revisión de subestimación en el saldo de la Liquidación del Convenio área de Convenios para
Igualmente, existe incertidumbre por la suma de $1.040.7 millones debido a que informes de jecución de cuenta contrucciones en curso. realizar el Acta de
construcciones no suministro ninguna información sobre el estado de las mismas. recursos, al igual que el recibo Liquidación del Convenio
76 180102 También se determinó con respecto al convenio celebrado con Fonade CN – 034 de 2004 de obras terminadas, con el fin
que aún se encuentran obras en ejecución por valor de $3.001.0 millones, no obstante el de enviar oportunamente al
contrato haberse terminado el 31 de diciembre de 2008 y no generarse ninguna prorroga área contable la información
de tiempo ni haberse hecho efectivas las pólizas de garantía. En este caso se considera para su respectivo registro.
que se trata de una circunstancia que reviste connotación administrativa y presuntamente Registrar en Boletines de
disciplinaria, de conformidad con el Numeral 1 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y al Incumplimiento Registrar en Boletines de Almacén las obras
Almacén las obras Comprobante de
artículo 50 de la Ley 734 de 2002. realizadas por Fonade y controlar su 1 7/31/2009 12/31/2009 22 Control de Activos
realizadas por Fonade y Movimiento de Inventario
Inobservancia de los principios amortización
Presentar razonablemente los controlar su amortización
de contratación publica.
saldos de los Estados Financieros.
Cuenta 16 -Propiedad Planta y
Equipo 5 - gastos
Registrar en los Estados Financieros las GESTION
Financieros las obras
obras realizadas por Fonade y su Comprobante de Diario 1 7/31/2009 12/31/2009 22 FINANCIERA
realizadas por Fonade y
amortización Contabilidad
su amortización
Realizar la
Elaborar liquidación del
e implementar la GESTION
Realizar la liquidación del Convenio suscrito Acta de Liquidación del
Convenio suscrito
caracterización con
y los 1 7/31/2009 12/31/2009 22 CONTRACTUAL
con Fonade Convenio
Fonade
procedimientos del Convenios
proceso de Convenios en
Elaborar e implementar la caracterización y todas las etapas del
presupuestal de los
mismos.
Realizar una programación
Realizar una programación para el Programación
para el levantamiento de
levantamiento de los Inventarios Físicos a Levantamiento de 1 7/31/2009 9/30/2009 9
los Inventarios Físicos a
Nivel Nacional Inventarios
Nivel Nacional
Para la vigencia 2008 no se efectuaron inventarios físicos de bienes en servicio a nivel

general del ICA, en algunas regionales no se realizaron, en otras se llevaron a cabo en Realizar inventarios a nivel
Realizar inventarios a nivel central y en las Levantamiento físico de
forma parcial es el caso de la regional Cundinamarca donde falto Leticia y San Andrés, central y en las Gerencias 30 9/29/2009 12/22/2009 12
Carencia de políticas y Gerencias Seccionales inventarios
Tibaitata los termino en febrero del presente año. Situación que no permitió efectuar Seccionales
procedimientos claros para la
conciliación entre saldos de inventarios físicos, control de activos y registros contables.
programación y levantamiento
Verificados algunos inventarios físicos de regionales, se determinó que las políticas
de los inventarios fisicos de
establecidas por la entidad para el levantamiento de éstos no garantizan la transparencia y
los bienes muebles e
objetividad en los resultados, debido a que no existe una programación, instrucciones y
inmuebles del Instituto, de Actualizar los Inventarios del
procedimientos claros para su verificación y reportes y una acta de inicio que indique el
manera que otorguen Instituto de bienes muebles e
lugar y fecha de inicio, participantes de la actividad, actividades a desarrollar, así mismo Incfertidumbre en los saldos Diseñar el formato
confiabilidad a los resultados inmuebles para reflejar Líder Control de
77 180102 acta final que plasme los resultados obtenidos, y las acciones correctivas a que haya lugar presentados en los estados Diseñar el formato unificado para la toma del razonablemente los saldos de los unificado para la toma del
obtenidos. Igualmente, que Activos y Almacenes
en el caso de surgir diferencias u otra clase de situaciones, fecha de terminación y firma de Financieros. inventario físico de bienes muebles e
permitan realizar conciliaciones Estados Financieros en la cuenta de inventario físico de bienes Formato de Inventario 1 7/31/2009 9/30/2009 9
los participantes en el proceso. Igualmente, no existe uniformidad en la documentación inmuebles a nivel nacional muebles e inmuebles a
con los saldos de control de Propiedad Planta y Equipo
generada en el proceso ya que cada regional la presenta de diferente forma y en algunos nivel nacional
activos y el área contable.
casos se observa falta de datos, es el caso el informe sobre el estado de los bienes.
Igualmente se determino que de acuerdo al estado de los bienes reflejados en el inventario
físico existen bienes en mal estado los cuales no se han clasificado para darles de baja y
así mostrar saldos reales en los estados financieros
Igualmente se determino que no se efectuaron valorizaciones de bienes muebles, de
manera que permitiera saber el valor real de los mismos y de esta forma reflejarlos en los
FORMATO No 1
Para la vigencia 2008 no se efectuaron inventarios físicos de bienes en servicio a nivel

general del ICA, en algunas regionales no se realizaron, en otras se llevaron a cabo en
Representante Legal: LUIS FERNANDO
forma parcialCAICEDO
es el casoLINCE
de la regional Cundinamarca donde falto Leticia y San Andrés,
Carencia de políticas y
NIT: 89999906-7 Tibaitata los termino en febrero del presente año. Situación que no permitió efectuar
procedimientos claros para la
Perídodos fiscales que cubre:conciliación entre saldos de inventarios físicos, control de activos y registros contables.
Vigencia 2008 programación y levantamiento
Verificados algunos inventarios físicos de regionales, se determinó que las políticas
Modalidad de Auditoría: INTEGRAL de los inventarios fisicos de
establecidas por la entidad para el levantamiento de éstos no garantizan la transparencia y
los bienes muebles e
Fecha de Suscripción: objetividad en los resultados, debido a que no existe una programación, instrucciones y 2/8/2010
inmuebles del Instituto, de Actualizar los Inventarios del
procedimientos claros para su verificación y reportes y una acta de inicio que indique el
manera que otorguen Instituto de bienes muebles e
lugar y fecha de inicio, participantes de la actividad, actividades a desarrollar, así mismo Incfertidumbre en los saldos
confiabilidad a los resultados inmuebles para reflejar Líder Control de
77 180102 acta final que plasme los resultados obtenidos, y las acciones correctivas a que haya lugar presentados en los estados
Numero obtenidos. Igualmente, que razonablemente los saldos de los Activos y Almacenes
en el caso de surgir diferencias u otra clase de situaciones, fecha de terminación y firma de Financieros. Denominación de la Unidad de Plazo en
consecutiv Código permitan realizar conciliaciones Estados Financieros en la cuenta de Fecha terminación
los participantes enDescripción
el proceso. Igualmente, no existe uniformidad
hallazgo (No mas de 50 palabras) en la documentación
o del hallazgo con Causa del de
los saldos hallazgo
control de Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento PropiedadObjetivo
Planta y Equipo Descripción de las Metas Unidad de medida de la Medida de Fecha iniciación Metas
Metas
semanas de Area Responsable
generada en el proceso ya que cada regional la presenta de diferente forma y en algunos Meta la Meta las Meta
hallazgo activos y el área contable.
casos se observa falta de datos, es el caso el informe sobre el estado de los bienes.
Igualmente se determino que de acuerdo al estado de los bienes reflejados en el inventario
físico existen bienes en mal estado los cuales no se han clasificado para darles de baja y
así mostrar saldos reales en los estados financieros
Igualmente se determino que no se efectuaron valorizaciones de bienes muebles, de
Actualizar la base de datos
manera que permitiera saber el valor real de los mismos y de esta forma reflejarlos en los
Actualizar la base de datos del Inventario del del Inventario del Instituto
Estados contables. Base de datos
Instituto de bienes muebles e inmuebles a de bienes muebles e 1 7/31/2009 2/15/2010 28
actualizada
31 de diciembre de 2009 inmuebles a 31 de
diciembre de 2009
Registrar las
Efectuar la valorización del inventario de los valorizaciones de los Base de datos
1 7/31/2009 2/15/2010 28
bienes muebles del Instituto bienes muebles del actualizada
Instituto
Diseñar una política que

Controlar de forma permanente y contenga el procedimiento
Diseñar una política que contenga el
registrar en forma oportuna, los a realizar por el Instituto
procedimiento a realizar por el Instituto Política para el recibo de
saldos de los Estados Financieros correspondiente al recibo 1 7/31/2009 6/30/2010 48
correspondiente al recibo de activos de las bienes
de la Cuenta de Propiedad Planta y de activos de las distitnas
distitnas entidades del órden nacional.
Equipo entidades del órden
nacional.
Solicitar concepto a la Oficina Jurídica sobre

los bienes recibidos del Incoder, teniendo en
Elaborar concepto Oficio de Solicitud 1 7/31/2009 8/31/2009 4
cuenta se declaró inconstitucional la Ley
1159
En cumplimiento de la Ley 1152 del 2007 y el Decreto 4904 del mismo año el Instituto
Colombiano de Desarrollo Rural – INCODER trasfirió al Instituto Colombiano Agropecuario
ICA, bienes para el cumplimiento de las funciones asignadas de pesca y acuicultura
mediante de Actas de entrega y recibo suscritas por estas dos entidades. Realizar una conciliación
Revisado el registro contable de incorporación de las actas se estableció que éstas fueron Las politicas y procedimientos Realizar una conciliación de saldos de los de saldos de los bienes
contabilizadas en la Cuentas de Orden Acreedoras - subcuenta Bienes Recibidos de establecidos para el recibo , bienes recibidos y entregados por el Instituto recibidos y entregados por
Boletines de Almacén 100% 7/31/2009 2/15/2010 28
Terceros por la suma de 456,1 millones, situación que sobrestima las Cuentas de Orden ingreso y registro de los activos con las diferentes entidades que entrega o el Instituto con las
Acreedoras y subestima la cuenta Propiedad Planta y Equipo; lo anterior, debido a que recibidos del INCODER no reciben bienes diferentes entidades que
estos bienes deben ingresar a formar parte de los activos del Instituto, de otra parte no se fueron las más adecuadas, de entrega o reciben bienes
incorporó el acta firmada el 15 de julio de 2008 mediante la cual se realizaba la entrega de manera que los Estados Subestimación en los Estados Líder Control de
78 180102
la Estación Piscícola la Terraza y otros bienes en la seccional Villavicencio por la suma de contables los refleje en la Financieros. Activos y Almacenes
$241,9 millones subestimando las cuentas Propiedad Planta y Equipo y el Patrimonio. cuenhta correspondiente ya
De otra parte no existe un documento mediante el cual se establezca el monto total de los que son utilizados en las
bienes a transferir, de manera que permita realizar seguimiento y control de los elementos nuevas funciones que el ICA
Actualizar los saldos de la cuenta 16
recibidos y pendientes de ingresar. asumió de acuerdo con la LEY
Analizados los Comprobantes de Movimiento de Almacén se observa que el ICA no 1152 del 2007. Propiedad Planta y Equipo de los
Divulgar directriz a nivel nacional sobre la Estados Financieros del Instituto
estableció políticas y procedimientos claros para el recibo, ingreso e incorporación de estos
bienes ya que las cuentas afectadas fueron diferentes, algunas afectando los activos de la política y procedimiento establecido para el Memorando circular
Divulgar directriz 1 7/31/2009 12/15/2009 20
entidad y en la mayoría de los casos las cuentas de orden control. De otra parte, éstos recibo de bienes de activos de otras dando la directriz
documentos no manifiestan quien los elabora, revisa y aprueba entidades
Realizar visita a las seccionales para

Visita de verificación y
seguimiento de directriz sobre recibo de Visita de seguimiento 15 7/31/2009 6/30/2010 48
control
bienes de otras entidades
Realizar el ajuste por

Realizar el ajuste por sobreestimación en el sobreestimación en el
Registro del ajuste de los
registro de los avalúos practicados durante registro de los avalúos 42 7/31/2009 9/30/2009 9
Inobservancia del Manual de Avaluos
la vigencia 2008. practicados durante la
Procedimientos emitido por la
vigencia 2008.
Contaduria General de la
Nación en lo referente al
Analizado el saldo de la cuenta valorizaciones a 31 de diciembre de 2008 por valor de Capitulo III numeral 18,. Solciitar al IGAC
Subestimación en la cuenta
$346.112.6 millones se determinó que existe una sobreestimación de $6.612.0 millones, Solciitar al IGAC aclaración respecto a los aclaración respecto a los
Valorizaciones.
originada por error en el procedimiento para establecer el valor a registrar en la cuenta valores individuales que quedaron sin valores individuales que Oficio de Solicitud 1 7/31/2009 8/30/2009 4
valorizaciones por cuanto éste no se ajustó a lo descrito en capítulo III numeral 18 del establecerse en los avalúos realizados. quedaron sin establecerse
Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación. en los avalúos realizados.
Respecto a los informes presentados como resultado de los avalúos se estableció que en
algunos casos no es posible cruzarlos de manera individual con los saldos reflejados en los Líder Control de
reportes de control de activo, sin embargo a nivel global el valor es el mismo. Situación que Falta de dirección y Activos , Almacenes
genera incertidumbre sobre la asignación del avalúo presentado en algunos bienes. cordinación en la ejecución y y funcionarios
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Modalidad de Auditoría: INTEGRAL Inobservancia del Manual de
Procedimientos emitido por la
Fecha de Suscripción: Contaduria General de la 2/8/2010
Nación en lo referente al
Analizado el saldo de la cuenta valorizaciones a 31 de diciembre de 2008 por valor de Capitulo III numeral 18,.
Subestimación en la cuenta
$346.112.6 millones se determinó que existe una sobreestimación de $6.612.0 millones,
Numero Valorizaciones.
originada por error en el procedimiento para establecer el valor a registrar en la cuenta Denominación de la Unidad de Plazo en
valorizaciones por Descripción hallazgo
cuanto éste no (No
se ajustó mas
a lo de 50en
descrito palabras)
capítulo III numeral 18 del Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Unidad de medida de la Medida de Fecha iniciación Metas semanas de Area Responsable
Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación. Meta la Meta las Meta
hallazgo
Respecto a los informes presentados como resultado de los avalúos se estableció que en
algunos casos no es posible cruzarlos de manera individual con los saldos reflejados en los Líder Control de
reportes de control de activo, sin embargo a nivel global el valor es el mismo. Situación que Falta de dirección y Activos , Almacenes
genera incertidumbre sobre la asignación del avalúo presentado en algunos bienes. cordinación en la ejecución y Elaborar un Convenio y funcionarios
En los cuadro resumen presentados por la entidad se observa que existen bienes que no entrega de resultados del Elaborar un Convenio Interadministrativo Interadministrativo con el responsables de las
Dificultades en el cruce de Presentar saldos reales en los
tuvieron avaluó durante el 2008, pero a 31 de noviembre del mismo año presentaban saldo convenio. con el fin de actualizar los avalúos de los fin de actualizar los funciones de control
79 180102 información y realización de Estados Financieros del lnstituto - Convenio 1 7/31/2009 9/30/2009 9
de valorización, sin embargo se efectuó registro de desvalorización por el saldo reflejado a bienes inmuebles que se vencen en la avalúos de los bienes de activos y almacén
conciliaciones entre saldos. cuenta 19 Valorizaciones
noviembre presentando saldo cero. Situación similar se presenta en algunos bienes que no vigencia 2009. inmuebles que se vencen en las Gerencias
traían saldo de valorización y que tampoco fueron avaluados en el periodo pero se registró en la vigencia 2009. Seccionales y
desvalorización por el valor en libros. funcionarios idóneos
Existe incertidumbre sobre la existencia de los bienes que no presentan avalúos para el en cada tema
2008, teniendo en cuenta que los avalúos se realizaron para los bienes inmuebles de un Realizar visita a las seccionales para
Visita de verificación y
mismo predio ya sean terrenos o construcciones. Incumplimiento de politicas y seguimiento de directriz sobre recibo de Visita de seguimiento 15 7/31/2009 6/30/2010 48
Incertidumbre de los saldos control
Respecto a la información presentada por la entidad sobre el tema, se evidencia que no normas emitidas por la bienes de otras entidades
correspondientes a los bienes
existe claridad en los conceptos y en la normatividad contable establecida para tal fin, Contaduria General de la
que no fueron objeto de
situación que se refleja en la información presentada a la auditoria la cual hizo dispendiosa Nación, referente a que las
actualizaciones
su revisión y análisis. Propiedades, Planta y Equipo Realizar revisiones y
es objeto de actualización. verificaciones por parte del
Numeral 20 del capitulo III del Realizar revisiones y verificaciones por parte
area contable y de Visto bueno contable y de
Manual de Procedimientos. del area contable y de inventarios antes del 1 7/31/2009 6/30/2010 48
inventarios antes del inventarios en los avaluos
recibo definitivo de los avaluos
recibo definitivo de los
avaluos
HALLAZGOS DE LAS GERENCIAS SECCIONALES

CESAR GERENCIA SECCIONAL CESAR
A pesar de que la seccional ha recibido estantes y cajas para la organización de los

Capacitar en actualización y aplicación de Identificar las series
archivos físicos ,aun persisten las observaciones sobre tablas de retención sin código que Fallas del sistema de control Gerente Seccional y
El archivo no se encuentra tablas de retención documental y Organizar el archivo intermedio de la documentales y
80 190405 identifique la serie y subserie documental y las carpetas contentivas de los diferentes interno y asignacion inoportuna Inventario documental 1 7/31/2009 6/30/2010 48 subgerencia
organizado en un 100% metodología para la organización del archivo seccional elaboración del inventario
procesos y/o actividades realizadas .No estan debidamente foliados , ni cuentan con el de recursos administrativa
inactivo documental
respectivo inventario descriptivo .El archivo se encuentra organizado en un 60%
En cumplimiento de la implementqcion de un plan de contingencia aplicado en caso de

fallas en los canales de comunicacionse tomaron acciones correctivas instalando cableado adelantar tramites para instalacion de Agilizar el proceso de
Fallas del sistema de control Deficiencia e inoportunidad en la GERENCIA
81 1905001 estructurado.Internet e intraneta nivel nacional y local , no obstante en la seccional cesar se internet en las oficinas locales, bosconia , Mejorar los medios de comunicacion comunicacion de las Numero de oficinas 3 2/1/2009 12/31/2009 48
interno comunicacion e informacion SECCIONAL
saiguen presentando fallas de comunicacion con las oficinas locales de los municipio de chiriguana y pailitas oficinas locales
pailitas , chiriguana y bosconia las cuales no cuentan con estos servicios .
En la seccional no existe un Trae como consecuencia que el

Verificada la documentación existente, se determinó que durante la vigencia 2008 la funcionario multiplicador o de personal no se involucre y asuma
entidad no realizó actividades de sensibilización y capacitación a los servidores públicos de enlace para difundir y dar a compromisos frente a la CAPACITAR ALOS FUNCIONARIOS DE LA CAPACITAR I FUNCIONARIOS 37 2-May-09 30-Dec-09 35 OFICINA DE
82 1906001 CAPACITAR SOBRE EL MECI
la Seccional Cesar sobre los fundamentos y metodología del Modelo Estándar de Control conocer las actividades que implementación del Sistema SECCIONAL PLANEACION
Interno – MECI 1000:2005,. conllevan la implementación dentro del plazo establecido en el
del Modelo Decreto 2913 de 2007.
CAPACITAR II FUNCIONARIOS 37 1-Jul-09 30-Dec-09 26
No interiorización y manejo de
los subsistemas, componentes y
El Diagnóstico realizado por la entidad en cumplimiento de la Circular 03 del 27 de La centralización del proceso elementos del MECI necesarios INTERIORIZAR Y MANEJO DE TALLER DE FUNCIONARIOS 37 2-May-09 30-Dec-09 35 OFICINA DE
83 1906001 SOCIALIZAR EL DIAGNOSTICO
septiembre de 2005, no fue socializado a los funcionarios de la Seccional Cesar del ICA,. de implementación del Modelo, para el buen funcionamiento de SUBSISTEMAS CAPACITACION PLANEACION
las dependencias y logro de los
objetivos misionales.
FUNCIONARIOS 37 1-Jul-09 30-Dec-09 26
OFICINA DE
Una vez evaluado el Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005 en el Instituto CAPACITAR I FUNCIONARIOS 37 2-May-09 30-Dec-09 35
PLANEACION
Colombiano Agropecuario – ICA, se determinó que no existen evidencias de socialización No interiorización y manejo de
y participación activa de la Seccional Cesar, en el proceso de planeación, diseño e los subsistemas, componentes y
implementación de los productos adoptados para cada uno de los Subsistemas, La centralización del proceso elementos del MECI necesarios CAPACITAR ALOS FUNCIONARIOS DE LA
84 1906001 CAPACITAR SOBRE EL MECI
Componentes y Elementos del Sistema de Control Interno de acuerdo al comunicado de de implementación del Modelo, para el buen funcionamiento de SECCIONAL OFICINA DE
fecha 20 de octubre de 2008, expedido por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en las dependencias y logro de los CAPACITAR II FUNCIONARIOS 37 1-Jul-09 30-Dec-09 26
PLANEACION
materia de Control Interno, Decreto 1599 de 2005 y del plazo establecido en el Decreto objetivos misionales.
2913 de 2007. Fallas en el sistema de
control interno en cuanto ala
planeacion de los recursos
Limita el avance de los SEGUIMIENTO PROYECTOS 12 1-Feb-09 30-Dec-09 47 eval seguimiento
El grado de cumplimiento del cronograma de accion a 31 de diciembre de 2008 fue de necesarios para desarrolar en VIGILAR EL ESTRICTO CUMPLIMIENTO DAR CUMPLIMIENTO A LAS
85 1103002 proyectos contemplados en el
84,4% su totalidad las actividades DEL CRONOGRAMA METAS ESTABLECIDAS
plan estrategico del instituto.
programadas y su respectivo RETROALIMENTACION PROYECTOS 12 1-Feb-09 30-Dec-09 47 eval seguimiento
seguimiento por parte de las
oficinas responsables . Mapas desastualizados e
La seccional cesar no cuenta con la totalidad de los mapas actualizados sobre la
Falta de seguimiento y control incumplimiento de las HACER SEGUIMIENTO ESTRICTO A DAR CUMPLIMIENTO A LAS
86 1103002 incidencia , intencidad o nivel de infestacion de los problemas fitosanitarios mas SEGUIMIENTO PROYECTOS 12 1-Feb-09 30-Dec-09 47 eval seguimiento
de la ejecucion de actividades actividades programadas en el LCUMPLIMIENTO DE LO PLANEADO METAS ESTABLECIDAS
importantes en el departamento
cronograma de accion 2008
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Contrato de obra CO-2,19-27-2008, Las inversiones no se orientaron aatender

prioritariamente la gestion misional de la entidad .Se observa que en el alcance de las
obras no se tuvo en cuenta la restructuracion administrativa. Las obras de
impermeabilizacion efectuadas generan dudas sobre su calidad y durabilidad , dado que Solicitar a la subgerencia administrativa Satisfaser la nesecidad de
uno de los items suprimidos fue el desmonte de la membrana impermeabilizante , sin Debilidad en la planeacion y copia de la programacion de infraestructura Tener claridad sobre la obra a obra para garantizar el
87 1401100 Genera obras inconclusas Contrato 1 1/1/2009 12/31/2009 52 Gerente Seccional
embargo se efectuan labores de impermeabilizacion generando incertidumbre sobre si se presupuestacion de la obra en cuanto la contratación de la obra ejecutar cumplimiento de lo
trata de obra nueva o de mantenimiento y reparacion , o si corresponde a un area de requerida en la seccional misional del instituto
cubierta que carecia de sta proteccion , lo que infiere en el cumplimiento del principio de
economia y puede conllevar a un presunto detrimento fiscal por cuanto se veria afectada la
vida util de esta impermeabilizacion .
Realizar mantenimiento a los equipos de

congelacion y de enfriamiento de los
laboratorios y Soliciar cuando sea necesario
Cumplir con el
la recoleccion extra de desechosa la
La seccional cesar no cuenta con un area adecuada ni con congeladores especiales para Fallas en el sistema de control Genera riesgo de contaminacion Dar el debido tratamiento a los tratamientode los
empresa contratada para tal fin, cuando la Numero de centros de
88 2105001 el almacenamiento central y temporal de residuos hospitalarios y similares ,esta situacion interno en cuanto a planeacion biologica por acumulacion y desechos hospitalario y similares desechos y contribuir con 2 2/1/2009 12/31/2009 48 Gerente Seccional
cantidad pueda sobrepasar la capacidad de diagnostico
se presenta en los dos centros de diagnostico de recursos y de seguimiento pudricion de dichos residuos para evitar contaminacion la disminucion de impactos
lo enfriadores, todo esto mientras se da la
ambientales negativos .
terminacion de la obra que pondra en
funcionamiento el nuevo centro de
diagnostico en valledupar
Pese a las solicitudes

realizadas por la seccional a
CORPOCESAR como primera
autoridad ambiental en el
cesar para que realice el REALIZAR ANALISIS Y
Cumplir los requisitos legales del
En cuanto al manejo de los residuos liquidos , estos se inactivan y se congelan par aque seguimiento y los estudios CARACTERIZACION FISICOQUIMICA Y DAR CUMPLIMIENTO AL NÚMERO DE
decreto 1594 de 1984, minimizar la
sean recoletados por la empresa de servicios especiales . Salvo aquelos que se generan necesarios para establecer el presuntamente no se cumplen BACTERIOLOGICA DE LAS AGUAS 100% DE LOS INFORMES DE Gerente Seccional
carga contaminante a los recursos
89 2105001 en las necropsias mayores , los cuales se inactivan con hipoclorito de sodio y se vieten grado de contaminacion de con los estandares ambientales RESIDUALES GENERADAS EN LAS REQUISITOS LEGALES CARACTERIZACION 1 3/1/2009 12/31/2009 44 Planeacioón Gestion
naturales del area de influencia de
en el alcantarillado municipal sin que se someta a un sistema de tratamiento que limite la los residuos que se generan de vertimiento. INSTALACIONES, CONFORME A LOS DEL DECRETO 1594 DE FISICOQUIMICA Y Ambiental
los laboratorios de Aguachica y
generacion de vertimientos liquidos contaminantes. por las actividades propias REQUISITOS LEGALES DEL DECRETO 1984 BACTERIOLOGICA
valledupar.
del ica y de las orientaciones 1594 DE 1984.
presisas para obtener los
permisos , licencias
oautorizaciopnes a que haya
lugar.
Lo que origina que el instituto no

Realizar las conciliaciones
pueda adelantar las accciones
bancarias de la cuentas
necesarias para identificar las
Realizar las conciliaciones bancarias de la corrientes No. 379-04734-
Se observa que las cuentas corrientes No. 379-04734-7 del banco agrario , atraves de la La entidad financiera no diferencias existente y actualizar
cuentas corrientes No. 379-04734-7 del 7 del banco agrario ,
cual se maneja la caja menor de ICA USDA y la cuenta No. 32403000179-0 recursos entrega los extractos de manera oprtuna a fin de MANTENER ACTUALIZADA O AL
90 1801004 banco agrario , atraves de la cual se atraves de la cual se Conciliaciones Bancarias 2 1-Feb-09 30-Dec-09 47 Gerencia Sseccional
propios , la entidad a la fecha (28-02-2009) de nuestra auditoria aun no ha realizado las bancarios en el mes siguiente garantizar la inclusion de la DIA LAS CUENTAS CORRIENTES
maneja la caja menor de ICA USDA y la maneja la caja menor de
conciliaciones bancarias del mes de diciembre de 2008 de la fecha de corte. totalidad de los hechos
cuenta No. 32403000179-0 recursos propios ICA USDA y la cuenta No.
financieros , economicos y
32403000179-0 recursos
sociales en los estados
propios
contables de la entidad
La entidad no ha realizado
gestion alguna ante el juzgado
segundo civil municipal de la Realizar la gestión para el
El saldo de esta cuenta no es real
ciudad de barranquilla Realizar la gestión para el recaudo de los recaudo de los títulos
E n los estados contables a 31 de diciembre de 2008 en la subcuenta Deudas de Dificil afectando la cuenta de patrimonio Realizar eficazmente la gestión de
91 1801100 atlantico donde reposan unos títulos valores por la venta de inervibles valores por la venta de Cobro de Cartera 1 1-Jun-09 30-Dec-09 30 Gerencia Sseccional
Reacudo aun se registra un saldo de 852 mil pesos (ingresos extraordinarios por cartera del Instituto
titulos valores por valor de 4 desde el 16 de junio del 2005 inervibles desde el 16 de
valor de 3,2 millones
millones para ser cobrados en junio del 2005
el banco agrario desde el 16
de junio del 2005
CORDOBA GERENCIA SECCIONAL CORDOBA

FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Por fallas en la investigación,

documentación,
Practicar visitas a los
establecimiento de un umbral Garantizar la calidad de los
lugares de sacrificio de
de daño económico e productos procesados mediante las
En los proyectos de Sanidad Agropecuaria se evidencian indicadores con bajos Esta situación planteada puede porcinos, granjas
introducción de nuevas Se ampliará la cobertura de seguimiento y Buenas Prácticas de Bioseguridad e
porcentajes en las siguientes actividades: visitas de seguimiento y control a lugares de generar impactos de salud, bioseguras registradas,
variedades resistentes a las control a lugares de sacrifio porcino, granjas Inocuidad que se deben tener en Informe de visitas de
92 1103002 sacrificios de porcinos; granjas bioseguras registradas y sin registrar; visitas o socioeconómicos y Para nuestro caso 24 6/30/2009 12/31/2009 26 Protección Animal
plagas y/o faltas de pruebas de bioseguras registradas y visita de cuenta para efectos de producir seguimiento
interventorías a centros de producción de material genético bovino y a importadores medioambientales en la especifico sólo estan
eficacia, bioseguridad, interventoria a centros de producción alimentos sanos que no pongan en
registrados, granjas productoras de aves y formalización de sensores epidemiológicos. comunidad registrados los centros de
evaluación de todas las riesgo la salud animal, humana ni
sacrificio porcino en el
características de rendimiento, del medio ambiente
municipio de Lorica,
resistencia y adaptación al
medio
Realización de talleres de
adaptación al cambio y
sensibilización, a través de
Realización de talleres de adaptación al
la ejecución del proyecto
cambio y sensibilización, a través de la
La estrategia denominada “Programa de Seguimiento y Mejoramiento del Clima por falta de gestión para utilizar NASA, dirigidos a la
ejecución del proyecto NASA, dirigidos a la
Organizacional” no cumple con los objetivos propuestos debido a que en la o buscar mecanismos que Mejoramiento del clima laboral en la formación de líderes a Grupo Gestión del
93 1501006 Daña las relaciones laborales formación de líderes a nivel nacional para Talleres 6 5/26/2009 12/31/2009 31
reestructuración efectuada a la planta de personal ha generado un clima de apatía y baja permitan darle un uso entidad nivel nacional para Talento Humano
gestionar un proceso de cambio de actitud
del sentido de pertenencia de algunos funcionarios del nivel asistencial adecuado al mismo gestionar un proceso de
con respecto a la reforma orgaanizacional a
cambio de actitud con
la cual fué sometida la entidad,
respecto a la reforma
orgaanizacional a la cual
fué sometida la entidad,
EL ica Seccional Córdoba tomará las Se hará reunión con las

por falta de gestión para utilizar medidas afin de que a este lote se le de una Disminuir la carga fiscal del ica y autoridades municipales
La Gerencia Regional ICA posee un lote en el municipio de Chinú por el cual se vienen
o buscar mecanismos que aumento en los gastos de la adecuada utilización, ya como un bien util a depurar los bienes de tal manera de Chinú a fin de
94 1201100 pagando un alto impuesto predial sin que este inmueble este prestando ningún servicio al Acta de reuniòn 1 3-Jun-09 31-Dec-09 30 Gerencia Seccional
permitan darle un uso entidad la entidad o en su defecto transferirlo a que los que existan cumplan una concertar que destino se le
instituto
adecuado al mismo travez de comodato o arrendamiento a otra una función dentro del instituto da al predio y bajo que
entidad condiciones.
Se realizaran eventos
lo que puede conducir a que la
Se socializará mapas de riesgos de la que involucren tanto a
entidad no controle y atenúe los Todos los funcionarios de la
por falta de gestión en la entidad de tal manera que asistan todos los funcionarios de la parte
El ICA no ha realizado socialización del mapa de riesgos institucional y del plan de acción riesgos previsibles para un mejor Seccional tengan conocimientos y
95 1902002 socialización del mapa de funcionarios para que cada uno tenga administrativa y misional Taller de capacitación 1 3-Jun-09 31-Dec-09 30 Gerencia Seccional
para el manejo de los riesgos desarrollo de su misión apliquen dentro de sus actividades lo
riesgos claridad del riesgo que va inmerso en cada los cuales seran liderados
institucional en el entorno inherente a los riesgos
una de sus actividades por funcionarios de alta
regional.
competencia en el tema.
Se asignará una caja de Guias de

Aunque el área financiera viene realizando arqueos de Caja periódicos no se evidencia un movilización a cada Subasta a fin de que se Ejercer un mejor seguimiento a los Efectuar arqueos en las
Falta de control y seguimiento que puede ocasionar perdida de
96 1903004 control y seguimiento sobre los consecutivos de las diferentes guías de movilización que se lleve un control mas adecuado y en forma ingresos que recauda el instituto por oficinas donde se manejen Informe de arqueos 8 3-Jun-09 31-Dec-09 30 Area Administrativa
en los consecutivos los recursos del ICA
expiden separada de los recaudos que recibe la medio de las Guias de movilización Subastas
seccional
Se procederá hacer ajuste

contable que nos permita
presentar estados financieros que
La gerencia Seccional Córdoba gestionará depurar esta partida;
refleje la realidad económica del
En la cuenta de inversiones 1207 existe un saldo por depurar por valor de $332.930 lo que afecta la relevación y ocasiona sobreestimación de la depuración de esta partida a fin de que los Teniendo en cuenta que
97 1704100 instituto a traves de la depuración de Comprobante de ajuste 1 3-Jun-09 31-Dec-09 30 Area Administrativa
correspondiente a una inversión en Industria de Grasas de la Costa plena de la cuenta esta. saldos que reflejan los estados contables esta partida no presenta
todas las partidas que no están
sean razonables soporte y que Industrias de
debidamente soportadas
Grasas del Caribe fue
liquidada.
Esto se presenta por falta de Registrar las partidas

conciliación entre las ocasiona que no se tenga Registrar las partidas conciliatorias por valor Presentar una información conciliatorias por valor de
Existe una diferencia sin conciliar entre los saldos de tesorería y contabilidad por valor de conciliación bancaria
98 1801004 dependencias, y ocasiona que certeza sobre el saldo de las de $2.324.830 registrado en el Banco coherente y razonable dentro de $2.324.830 registrado en 1 3-Jun-09 31-Dec-09 30 Area Administrativa
$2.324.830 registrado en el Banco Agrario recaudos cuenta No 3-2703-000198- depurada
no se tenga certeza sobre el cuentas. Agrario recaudos cuenta No 3-2703-000198- nuestros estados contables el Banco Agrario recaudos
saldo de las cuentas. cuenta No 3-2703-000198-
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Registrar las partidas

Lo anterior crea incertidumbre Registrar las partidas conciliatorias conciliatorias reflejadas en
Presentar una información
Existen partidas conciliatorias de vigencias anteriores no registradas en libro auxiliar de e inciden en la determinación incide en el saldo de este grupo reflejadas en las conciliaciones bancarias de las conciliaciones conciliaciones bancarias
99 1704002 coherente y razonable dentro de 6 3-Jun-09 30-Jun-10 56 Area Administrativa
bancos. del saldo de este grupo de de cuentas todas las cuentas corrientes y de ahorro de bancarias de todas las depuradas
nuestros estados contables
cuentas la Seccional cuentas corrientes y de
ahorro de la Seccional
Se hará una solicitud al

nivel central para que el
La gerencia seccional Córdoba gestionará la Comité avaluador de los
El ICA no ha realizado una actualización de la valorización de sus activos, bienes se presenta por poco control ocasionar que no se tengan una actualización y valorización de sus bienes Presentar informe razonable de bienes del instituto
Memorando de Solicitud
100 1803003 muebles; la última valorización que se realizo, se hizo en la vigencia 2004, y tiene algunos en la vigencia de estos valorización actualizada de sus muebles cumpliendo asi con sus parametros estos bienes en nuestros estados procedan con la 1 3-Jun-09 31-Dec-09 30 Gerencia Seccional
enviado
activos que según valor individual en salarios mínimos deben valorizarse. avalúos. bienes legales establecidos por la contaduria y financieros actualización de los
contraloria general de la nación valores de los bienes
ubicados de la Seccional
Córdoba
Visitas de monitoreo
estarán encaminadas a
ejercer control y
Los softwares fueron instalados en las
conlleva a que no se efectúe un verificación en cuanto a la
En las oficinas locales de Montelibano y Tierralta no se cuenta con el software de Guías de oficinas de Montelibano y Tierralta no garantizar la agilidad en el trámite
debido a las carencias del control adecuado a la información utilización de los softwares
101 2202001 Movilización que permitan determinar con más agilidad las condiciones de sanidad de los obstante la Seccional hará seguimiento a fín de los servicios que presta el Informe de visitas de segu 4 3-Jun-09 31-Dec-09 30 Gerencia Seccional
software adecuado sobre la sanidad de los animales de la expedición de Guías
animales movilizados de que esta situación no se vuelva a Instituto
movilizados de movilización para que
presentar
estos sean utilizados de
acuerdo a los parametros
establecidos.
2102001 El ICA no ha elaborado un Plan de Manejo Ambiental en el Centro de Diagnóstico animal y esto se presenta por falta de un puede conducir a que no se CONTRATAR LOS PLANEACION/Gesti
vegetal que permita coordinar todas las acciones necesarias en materia ambiental, manejo integral de las acciones tomen todas las acciones SERVICIOS ón Ambiental y
estableciendo objetivos, metas, responsables y cronogramas ambientales que se deben necesarias para prevenir el DAR CUMPLIMIENTO A LA ESPECIALIZADOS PARA NUMERO DE GERENCIA
ELABORAR Y SOCIALIZAR EL PMA DE LA
102 adelantar en los centros de deterioro ambiental de las SECCIONAL CORDOBA POLITICA AMBIENTAL LA ELABORACION Y DOCUMENTO (PMA) 1 30-Jun-09 30-Jun-10 52 SECCIONAL
diagnóstico afectaciones que se pueden INSTITUCIONAL SOCIALIZACION DEL ELABORADO
producir en el ambiente PMA PARA LA
SECCIONAL CORDOBA.
103 2101001 Actualmente el Centro de Diagnóstico Veterinario no cuenta con requisitos importantes lo que puede ocasionar que se Esto se produce por que no se La Gerencia seccional Córdoba, tomará las Garantizar que las oficinas del Cisa Se hará visita de Informe de diagnòstico Gerencia Seccional
como el funcionamiento del aire acondicionado, adecuada iluminación y extractor de afecte la salud de las personas han tomado todas las medidas medidas a fin de que el Centro de presenten un estado idoneo que diagnòstico de de necesidades
vapores de los reactivos utilizados, esto se produce por que no se han tomado todas las que trabajan en el laboratorio que prevengan la afectación para diagnóstico veterinario cuente con los permita desarrollar las actividades necesidades de
medidas que prevengan la afectación para las personas y el ambiente, lo que puede las personas y el ambiente requisitos minimos de calidad y dotación que en un ambiente agradable tanto para mejoramiento del Centro
ocasionar que se afecte la salud de las personas que trabajan en el laboratorio permita prestar un excelente servicio a sus los funcinarios como los usuarios de Diagnòstico por parte 1 3-Jun-09 31-Dec-09 30
usuarios de la gerencia Seccional ,
2103001 El ICA gerencia Córdoba a las actividades ambientales no le da la relevancia que amerita esto se presenta por la poca y puede ocasionar bajos Implementar Plan de PLANEACION/Gesti
siendo parte importante en el desempeño de la misión institucional, igualmente no se importancia que se le da a este resultados en la gestión y Gestionar recursos para la implementación Plan de compras con ón Ambiental y
Manejo Ambiental.
tienen una evaluación de los indicadores que permita realizar un monitoreo al desempeño componente en materia de desempeño ambiental. del Plan de Manejo Ambiental, que se es Mejorar el desempeño ambiental de programación de GERENCIA
104 (señalización, e 1 30-Jun-09 30-Jun-10 52
con resultados medibles de la Gestión ambiental presupuesto, encuentra en elaboración en la vigencia la seccional. elementos para SECCIONAL
implementos para el
2009 implementación del PMA.
manejo de residuos)
Se practicara visitas en
La gerencia Seccional Córdoba, hará La gerencia seccional
donde se verificara y
seguimiento de los Contratos de Garantizar que las obras realizadas estará verificando a
Contrato N° CO – 2.19 – 09 – 2007 cuyo objeto es “Reparaciones Locativas Del evaluara el estado de las
infraestructura que se realicen en en la Seccional se ejecuten acorde traves de visitas y
Laboratorio del Diagnostico Veterinario CISA” se encontraron fallas de obra: que se debido a fallas de planeación y Qu se hagan obras de mala instalaciones en donde se No. de
105 1405004 concordancia con la interventoria de los con los parametros establecidos y monitoreo el estado 3-Jun-09 31-Dec-09 30 Gerencia Seccional
calcula con la suma de $18.689.711 debido a fallas de planeación y control de la control de la interventoría calidad hallan otorgado contratos visitas 2
respectivos Contratos a fin de verificar que que respondan a las necesidades actual de las
interventoría inobservándose la ley 610 de 2000. cuyo objetivo sea el
los recursos del Instituto sean invertidos reales de la Seccional instalaciones y sus
mejoramiento o la adición
eficientemente respectivas necesidades.
de infraestructura
BOYACA COORDINADORA SECCIONAL DE BOYACA

La Gerencia Seccional de Boyacá del Instituto Colombiano Agropecuario ICA, muestra que
Solicitar al Nivel Central capacitación a los
existe un Plan estratégico, que contempla la definición de los principios y valores éticos, el Lograr que todos los funcionarios de Presentar solicitud y
No fue trabajado con todos los Impide el conocimiento pleno del funcionarios acerca del Plan estratégico GERENCIA
106 1101002 cual no fue trabajado con la participación de todos los funcionarios, lo cual impide el la Seccional tengan conocimiento programar conjuntamente Taller de socialización 1 31-Jul-09 31-Mar-10 35
funcionarios del ICA mismo. incluyendo los planes de acción por SECCIONAL
conocimiento pleno del mismo; igualmente, no existen en esta Seccional planes de acción plano del Plen estratégico del ICA fecha para la capacitación
dependencias.
por dependencias.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Impide que los funcionarios

De otro lado, la gerencia Seccional de Boyacá, encamina su trabajo al cumplimiento de la
asuman e interioricen el auto Lograr que todos los funcionarios de
misión y sus objetivos corporativos, sin embargo se percibe que no existe un ambiente de Falta de socialización de la Solicitar al Nivel Central capacitación a los Presentar solicitud y
control, como proceso la Seccional tengan conocimiento y GERENCIA
107 1901001 control, sobre el cual descanse el sistema de control interno, lo cual impide que los misión, visión, objetivos funcionarios acerca del sistema de control programar conjuntamente Taller de socialización 1 1-Aug-09 31-Mar-10 35
permanente de verificación de la apliquen el sistema de control SECCIONAL
funcionarios asuman e interioricen el auto control, como proceso permanente de corporativos interno de la Entidad. fecha para la capacitación
Planeación y poder evitar hechos Interno
verificación de la planeación y de sus resultados.
riesgosos.
Así mismo, se observa que no se cuenta con la información que permita verificar la Presentar solicitud de
Impide que se evidencien los
existencia de indicadores con el fin de determinar el rendimiento o avance presentado por Solicitar al Nivel Central capacitación a los capacitación y programar
Debilidad en el sistema de puntos por áreas críticas de la Adoptar los puntos por áreas críticas GERENCIA
108 1202100 la Entidad en desarrollo de sus políticas, directrices, y formulación de programas. Lo que funcionarios acerca del sistema de control conjuntamente con Taller de socialización 1 2-Aug-09 31-Mar-10 34
control interno Entidad, con el fin de aplicar los de la Entidad SECCIONAL
impide que se evidencien los puntos o áreas críticas de la Entidad, con el fin de aplicar los interno de la Entidad. Planeación fecha para la
correctivos necesarios.
correctivos necesarios. capacitación
Aunque existe la Matriz de Riesgos en la intranet, se observa que no se han diligenciado No se cuantifican los riesgos ni Pueden presentarse riesgos, que Rediseñar el Mapa de Riesgos, involucrando Establecer y coordinar las Políticas MAPA DE RIESGOS Documento OFICINA DE
los ítems: Acciones a seguir lineamientos; Acción de tratamiento; responsable y la fecha las medidas preventivas. al no tenerse identificados, y no todas las seccionales del ICA, identificando de Administración del Riesgo para el CONSOLIDADO DEL PLANEACIÓN
de implementación de las mismas, situación esta que puede en un momento determinado haberse tomado las medidas para los riesgos, analizándolos y valorándolos Instituto Colombiano Agropecuario INSTITUTO
afectar a la Entidad controlarlo, prevenirlo o mitigarlo, para determinar el Plan de Acción del ICA ICA. COLOMBIANO
1902001 afecten los objetivos misionales con el fin de evitar, reducir, dispersar o Con el fin de administrar los posibles AGROPECUARIO ICA 1 9/1/2009 6/30/2010 43
de la Entidad. transferir el riesgo, tomando medidas de eventos que pueden inhibir en el
manejo. logro de los objetivos de la entidad.
109
Rediseñar el Mapa de Riesgos, involucrando Establecer y coordinar las Políticas

todas las seccionales del ICA, identificando de Administración del Riesgo para el
110 1905001 La Entidad cuenta con un mapa de riesgos a nivel nacional, sin embargo se evidencia que los riesgos, analizándolos y valorándolos Instituto Colombiano Agropecuario MAPA DE RIESGOS 43
no se ha implementado la socialización de los posibles riesgos, a los funcionarios, con No se ha implementado la No existe una dependencia que para determinar el Plan de Acción del ICA ICA. CONSOLIDADO DEL OFICINA DE
el fin de que puedan identificar los factores de riesgo, la descripción de los mismos, las socialización de los posibles se encargue del seguimiento y con el fin de evitar, reducir, dispersar o Con el fin de administrar los posibles INSTITUTO PLANEACIÓN
posibles consecuencias al presentarse, la ponderación que se les debe dar y el impacto riesgos a los funcioanrios de la evaluación de la administración transferir el riesgo, tomando medidas de eventos que pueden inhibir en el COLOMBIANO
sobre el cumplimiento de los objetivos y las metas misionales. Entidad. del riesgo y su impacto. manejo. logro de los objetivos de la entidad. AGROPECUARIO ICA Documento 1 9/1/2009 6/30/2010
Asignación Específica de
formulario de asignación
Se evidenció que para la vigencia 2008, en la Planta de Personal que venía laborando, en No se tienen en cuenta las La Entidad corre riesgo al asignar Asignación Específica de Funciones por Funciones por funcionario
Asignar funciones específicas a de funciones específicas GERENCIA
111 1503003 la Seccional de Boyacá, se asignaban funciones diferentes a las de los cargos que se funciones para cada uno de funciones misionales a personal funcionario de acuerdo a la naturaleza del de acuerdo a la naturaleza 28 9/1/2009 12/31/2009 17
cada funcionario diligenciado por cada SECCIONAL
ostentaban. los cargos de apoyo. cargo y al área de desempeño. del cargo y al área de
funcionario
desempeño.
Conocimiento de los funcionarios

Publicar para consulta en
acerca de las funciones
Publicar para consulta en la INTRANET, la INTRANET, Link
El Instituto Colombiano Agropecuario, cuenta con Manual de funciones y competencias Riesgos en la efectividad de las deteminadas por el Manual para
Link Talento Humano, el Manual de Talento Humano, el GRUPO GESTION
laborales de fecha abril de 2006, y manual de Procedimientos, estos Manuales han sido Debilidades en los actividades adelantadas y la falta cada empleo en su respectiva área
112 1905001 Funciones y Competencias Laborales Manual de Funciones y Manual publicado 1 1-Nov-09 31-Dec-09 9 DEL TALENTO
aprobados mediante Acto Administrativo, proferido por el Nivel Central, sin embargo se mecanismos de control interno. de oportunidad en la información de desempeño, la cual sirve como
vigente en la entidad desde diciembre de Competencias Laborales HUMANO
evidenció que no se compilan en los mismos las actualizaciones que se les han efectuado. para la toma de decisiones. base para los procesos de
2008 vigente en la entidad
Asignación de Funciones y
desde diciembre de 2008
Evaluación del Desempeño Laboral
Solicitar al Nivel Central la
compilación de las
actualizaciones
Solicitar al Nivel Central la compilación de
La Entidad cuenta con un Manual de Procedimientos para el control de Activos y Se corre el riesgo de que no se le Mantener actualizado el manual de elaboradas al Manual de
Falta de oportunidad en el las actualizaciones elaboradas al Manual de SUBGERENCIA
Almacenes, el cual fue adoptado mediante Resolución 1712 del 21 de agosto de 2001, y de plena aplicación a los funciones y competencias laborales funciones y competencias
113 1905001 archivo de las modificaciones funciones y competencias laborales o Memorando de solicitud 1 7-Aug-09 31-Dec-09 21 ADMINISTRATIVA -
remitido a la Gerencia Seccional mediante Memorando 169 del 29 de octubre de 2007, procedimientos en el manejo de que se encuentra en la intranet y en laborales y o nuevo
efectuadas al Manual manual nuevo que se haya realizado para TALENTO HUMANO
para su respectiva aplicación notándose que a la fecha no se encuentra actualizado. control de activos. la pàgina web del Instituto. manual que en su
control de activos y almacenes
momento haya elaborado
para control de activos y
almacenes
Solicitar al Nivel Central
Solicitar al Nivel Central las pólizas que
las pólizas que amparen el GERENCIA
Las funciones de recibo, entrega, registro y custodia no se encuentran desagregadas, amparen el manejo del funcionario Memorando de solicitud 1 8-Aug-09 30-Nov-09 16
Origina riesgos en cuanto a la manejo del funcionario SECCIONAL
situación que genera riesgo por cuanto la responsabilidad recae en una sola persona, encargado del almacén
Debilidades en los pérdida de bienes bajo su Disminuir el riesgo de pèrdida de encargado del almacén
114 1601001 permitiendo la omisión de registros. De otra parte no se encuentra en la Gerencia
mecanismos de Control Interno custodia, sin que la Entidad tenga bienes
Seccional, copia de la póliza que amparaba el manejo del funcionario encargado del
la certeza de su recuperación.
Almacén Envio copia de la pòliza global de manejo
que cubre a todos los funcionarios Pòliza global de manejo SUBGERENCIA
Poliza Global de manejo 1 30-Oct-09 30-Dec-09 9
registrados en la planta de personal de vigente ADMINISTRATIVA
carrera y provisionales
Diseñar indicadores como
Modificar el Cuadro de Mando de mecanismos de medición y
Indicadores, con el propósito de evaluación de la gestión,
analizar,verificar y determinar unas metas fortaleciendo la toma de decisiones
SUBGERENCIAS Y
que vayan acordes al proyectos estratégico que permita la formulación de Cuadro de Mando
Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 OFICINA
y procesos de la Entidad. acciones oportunas a través de los Actualizado
PLANEACIÓN
planes de mejoramiento.
La Gerencia Seccional no tiene adoptados indicadores de gestión para medir la gestión de

Deficiencia en los mecanismos
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
La Gerencia Seccional no tiene adoptados indicadores de gestión para medir la gestión de Implementar y/o mejorar los procedimientos Determinar el procedimiento de
Deficiencia en los mecanismos oficina de
manera integral, cada uno de los proyectos adelantados se mide individualmente, así
de Control Interno que realicen No se puede medir la gestiòn de de evaluación que garanticen el evaluación de la gestión Procedimiento Establecido Documento 1 10/10/2009 3/31/2010 25
Planeación
115 1202100 mismo, no se tienen adoptados mapas de riegos para cada uno de los proyectos cumplimiento de los objetivos. institucional.
el monitoreo y seguimiento a manera integral.
adelantados. Igualmente, ni se cuenta con indicadores que midan los principios de
cada uno de los proyectos.
Economía, Eficiencia, Eficacia, Equidad y Valoración de los costos ambientales.
Rediseñar el Mapa de Riesgos, con la

participación de la Alta Gerencia y los Establecer y coordinar las Políticas
responsables y líderes de cada uno de los de Administración del Riesgo para el MAPA DE RIESGOS
OFICINA DE
procesos del ICA, identificando los riesgos, Instituto Colombiano Agropecuario CONSOLIDADO DEL
PLANEACIÓN
analizándolos y valorándolos para ICA. INSTITUTO Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30
determinar el Plan de Acción de la Entidad, Con el fin de administrar los posibles COLOMBIANO
con el fin de evitar, reducir, dispersar o eventos que pueden inhibir en el AGROPECUARIO ICA
transferir el riesgo, tomando medidas de logro de los objetivos de la entidad.
manejo.
Dar a conocer a los

La Gerencia Seccional no cuenta con un sistema de comunicación que le permita tener No se tienen definidos los No permite obtener informaciòn funcionarios la politica DE
Dar a conocer a los funcionarios la politica Mejorar el uso de los canales de OFICINA DE
116 1905001 cubrimiento tanto horizontal como verticalmente a toda la estructura de la entidad. canales de comunicaciòn entre del entorno y de la entidad en COMUNICACIÓN DEL capacitación 1 30-Jul-09 31-Dec-09 22
de Comunicación de Instituto Comunicación COMUNICACIONES
Tampoco se definen los canales de comunicación entre las diferentes dependencias. las diferentes dependencias forma oportuna. Instituto en el marco de la
reinducción.
Solicitar al nivel central Capacitación a Capacitación a

funcionariospara la organización y Cumplir con la Ley General de funcionarios y GERENTE
Memorando de solicitud 1 11-Aug-09 28-Feb-10 29
conservación física de los documentos de la Archivos organización del archivo SECCIONAL
Se verifica que las carpetas de Inscripción de predios que se llevan, a pesar de estar Seccional de la Seccional
Falta de capacitaciòn a los
debidamente identificadas, legajados todos y cada uno de los documentos que hacen parte Pèrdida o extravìo de
117 1905001 funcionarios, sobre el tema de
de la misma, no contienen el inventario documental respectivo, tampoco se encuentran documentos. SUBGERENCIA
Archivo. Capacitar en actualización y aplicación de
foliadas. Se presenta incumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) . Inventariar y foliar las ADMINISTRATIVA -
tablas de retención documental y Organizar el archivo de gestión de
carpetas de registros de Carpetas organizadas 12 31-Jul-09 30-Jun-10 48 ADQUISICION
metodología para la organización y los registros de predios
predios BIENES Y
conservación física de los documentos
SERVICIOS
Revisar las actividades

La información presentada en el Cronograma de Acción, permite establecer que el
que se ejecutan de
indicador planteado en ella para este caso es: visitas planeadas/ visitas ejecutadas, Ajustar llas metas para que se adecúen a la
Mejorar el plan de acción para que acuerdo con las
mostrando que lo Ejecutado supera lo Planeado, debe ajustarse la Planeación, a las Los indicadores no se definen No se pueden medir de una realidad de las actividades que se OFICINA DE
118 1103100 sea mas real la información que se necesidades del servicio o Ajustar el plan de acción 1 30-Jul-09 31-Dec-09 22
condiciones reales de la ejecución con el fin de mostrar un indicador razonable que no claramente. forma razonable los indicadores. desarrollan de acuerdo a la solicitud de los PLANEACIÓN
entrega solicitud de los usuarios
distorsione la verdadera gestión adelantada por la Seccional en desarrollo de este usuarios o necesidades del servicio.
para adecuar los
programa.
indicadores.

La Gerencia Seccional de Boyacá, en desarrollo del Programa Nacional de Mosca de la
No se hace una distribuciòn Conlleva a no cumplir con los Adecuar el presupuesto del proyecto que se ejecutan dentro del
Fruta utiliza el 73.33% del presupuesto asignado para el pago de viáticos; y el 26.67% Mejorar la eficacia y eficiencia del GERENTE
119 1103002 equitativa del presupuesto niveles de eficiencia y eficacia de PNMFde acuerdo con las actividades que se proyecto y de acuerdo con Distribución presupuestal 1 13-Aug-09 30-Jun-10 46
para atender otras obligaciones. No se tiene un adecuado manejo y distribución de los proyecto. SECCIONAL
asignado a cada programa. los objetivos misionales. programan dentro de éste éstas, distribuir el
recursos asignados al programa.
presupuesto.
Capacitación a
Solicitar al nivel central Capacitación a
Cumplir con la Ley General de funcionarios y GERENTE
funcionarios y organización del archivo de la Memorando de solicitud 1 14-Aug-09 31-Dec-09 20
Archivos organización del archivo SECCIONAL
No se pudo evidenciar en forma física lo mostrado en el Cronograma de Acción, toda vez Se puede llegar a presentar Seccional
Toda vez que el archivo no se de la Seccional
que el archivo no se encuentra en la Gerencia Seccional; En todos los proyectos se incumplimiento de los proyectos
120 1905001 encuentra en la Gerencia
presenta la misma situación: el presupuesto asignado a cado uno es destinado al pago de por no proyectarse de manera
Seccional. Capacitar en actualización y aplicación de SUB,ADTIVA -
viáticos. adeucada los recursos. Inventariar y foliar las
tablas de retención documental y Organizar el archivo de gestión de ADQUISICION
carpetas de registros de Carpetas organizadas 12 31-Jul-09 30-Jun-10 48
metodología para la organización y los registros de predios BIENES Y
predios
conservación física de los documentos SERVICIOS
Capacitación a
Solicitar al nival central Capacitación a
Seccional
Las actividades que se desarrollan dentro de este proyecto, no se llevan en carpetas No existe archivo de los de la Seccional
Contraviene la normatividad de
121 1905001 individualizadas; lo que impidió la constatación de las cifras reportadas en el cronograma proyectos, en carpetas
Archivo (Ley 594 de 2000).
de acción, contraviniendo la normatividad de archivo. individualizadas Capacitar en actualización y aplicación de SUB,ADTIVA -
Inventariar y foliar las
tablas de retención documental y Organizar el archivo de gestión de ADQUISICION
carpetas de registros de Carpetas organizadas 12 31-Jul-09 30-Jun-10 48
metodología para la organización y los registros de predios BIENES Y
predios
conservación física de los documentos SERVICIOS
Capacitación a
Solicitar al nivel central Capacitación a
Seccional
de la Seccional
Se generaliza en todos lo proyectos adelantados por el ICA Seccional Boyacá, la carencia

Dificulta la comprobaciòn de
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Capacitar en actualización y aplicación de SUBG.ADTIVA -

Inventariar y foliar las
Se generaliza en todos lo proyectos adelantados por el ICA Seccional Boyacá, la carencia tablas de retención documental y Organizar el archivo de gestión de ADQUSICION DE
Dificulta la comprobaciòn de carpetas de registros de Carpetas organizadas 12 31-Jul-09 30-Jun-10 48
de archivos de conformidad con la Ley 594 de 2000, lo que dificultó la labor de No se da cumplimiento a Ley metodología para la organización y los registros de predios BIENES Y
122 1905001 actividades reportadas en los predios
comprobación de las actividades reportadas en los cronogramas de Acción. Así mismo el de Archivo. conservación física de los documentos SERVICIOS
cronogramas de acción.
presupuesto asignado a cada programa se destina en porcentajes superiores al 60%
GERENTE
Adecuar el presupuesto de los proyectos de Hacer una mejor distribuciòn de que se ejecutan dentro de
Documento de SECCIONAL Y
acuerdo con las actividades que se presupuesto en cada uno de los los proyectos y de acuerdo 1 31-Dec-09 30-Apr-10 17
Distribución presupuestal LIDERES DE
programan dentro de éste proyectos con éstas, distribuir el
PROYECTOS
presupuesto.

Solicitar al Nivel Central las actualizaciones Presentar saldos de propiedad GERENCIA
las actualizaciones de los Memorando de solicitud 1 17-Aug-09 30-Dec-09 19
de los inventarios y balances planta y equipo con saldos reales SECCIONAL
inventarios y balances
Se observa que todo el hato ganadero que se encuentra en la Granja Surbata, tiene un Debilidades en los
En los balances no se refleja el
registro en el balance general, por valor individual de $20.000,00 que corresponde al valor mecanismos de control interno
123 1804003 valor real de todos los bienes que Actualizar los Inventarios del
de compra registrado en el inventario físico de bienes y servicios del almacén de la y falta de mecanismos de
posee el ICA. Instituto de bienes muebles e LIDER DE
Gerencia Seccional ICA Boyacá. seguimiento y monitoreo. Realizar inventarios a nivel
Realizar inventarios a nivel central y en las inmuebles para reflejar Levantamiento físico de CONTROL DE
central y en las Gerencias 1 9/29/2009 12/22/2009 12
Gerencias Seccionales razonablemente los saldos de los inventarios ACTIVOS Y
Seccionales
Estados Financieros en la cuenta de ALMACENES
Propiedad Planta y Equipo
Para el registro y control de la producción de leche en la Granja Surbata, se realiza Posible pérdida de soportes
Inexistencia de procedimientos
mediante hojas sueltas y a mano que luego se transcriben en una hoja de Excel no existe documentales y deficiente Diseñar una guia para el registro y control Establecer una guìa de registro y Elaqboraciòn de la guia, GERENTE
124 1103002 de control interno y monitoreo Guia elaborada 1 18-Aug-09 30-Jun-10 45
firma responsable del funcionario asignado para esta actividad, tanto en la entrega de la contabilización de los Ingresos de producciòn de leche control de registro y control SECCIONAL
de los recursos.
leche a sus compradores como de su control y contabilización de la misma. por este concepto.
Se lleva un libro de registro de nacimientos de semovientes, el cual carece de constancia No existe un manual de
Posibles pérdidas de Diseñar una guia para el registro y control Establecer una guìa de registro y Elaqboraciòn de la guia, GERENTE
125 1103002 de apertura del mismo y firma de funcionario responsable, se observa que no existe un procedimientos para el control Guia elaborada 1 19-Aug-09 30-Jun-10 45
semovientes. de producciòn de leche control de registro y control SECCIONAL
manual de procedimientos para el control y registro de semovientes. y registro de semovientes.
Mantener los activos del ICA Realizar el inventario de la GERENCIA

Realizar el inventario de la Seccional inventario fisico realizado 1 20-Aug-09 30-Jun-10 45
Se observa que en varios elementos que posee el ICA en la Granja Surbata, carecen de Se dificulta la identificación y identificados Seccional SECCIONAL
Carencia de control interno en
126 1601004 placa de identificación a fin de tener control de inventarios físicos de bienes en servicio, control de los bienes que posee
el manejo de inventarios.
que se deriva de un bajo sistema de interno de actividades. la Entidad.
Replaquetear los activos que por su tipo de Replaqueteo de aquellos Plaquetas nuevas de
ALMACEN
utilización pierden con facilidad la placa de Mantener los activos identificados activos que por el uso se acuerdo con las 100% 30-Jul-09 30-Jun-10 48
NACIONAL
indentificación pierden o borran condiciones
Debilidades en el sistema de
control interno, pues no se Registrar oportunamente
Genera incertidumbre pues los
Se observa que las Resoluciones que afectan el Presupuesto, no son registradas en su establecen mecanismos de Registrar en su totalidad las Resoluciones Actualizar oportunamnete los los movimientos GERENCIA
127 1802003 informes que se presentan no son Informe mensual 6 21-Aug-09 30-Dec-09 19
totalidad. seguimiento y control que que afectan al presupuesto informes del presupuesto presupuestales que SECCIONAL
acordes con la realidad.
permitan el monitoreo de estos afecten a la Seccional
registros.
Solicitar al Nivel Central los recursos

El Presupuesto Inicial para el ICA Seccional Boyacá, para la vigencia 2008, asignado por
Falta de planeación por parte presupuestales de la vigencia 2010, de Garantizar una adecuada
el Nivel Central asciende a la suma de QUINIENTOS SESENTA Y SIETE MILLONES Elaborar Programación
del Nivel Central yd e la Incumplimiento de planes y acuerdo con parámetros medibles: programación presupuestal,
SETECIENTOS DIECINUEVE MIL PESOS ( $ 567.719.000,00), suma ésta que fue Presupuestal acorde con Programación GERENCIA
128 1802003 Gerencia Seccional del ICA, programas adelantados por la Valoración de la ejecución acumulada en el evitando el desgaste administrativo 1 22-Aug-09 31-Dec-09 19
modificada a través de todo el año 2008 quedando finalmente en la suma de las necesidades de la presupuestal SECCIONAL
carencia de un estudio real de Entidad. año y programación de recursos que ocasionado por las constantes
SETECIENTOS SESENTA Y CUATRO MILLONES CUATROCIENTOS TREINTA Y seccional
necesidades. garanticen el funcionamiento y la atención solicitudes de adición
CUATRO MIL SETECIENTOS PESOS ($ 764.434.700.00).
oportuna de los proyectos Seccionales.
Para el Manejo del Presupuesto la Gerencia Seccional del lo hace a través de hoja de
Excell, las cuales no ofrecen ninguna seguridad ya que son susceptibles de todo tipo de Se pueden comprometer Registrar oportunamente
Se presenta por debildiades en
modificación. Paralelo a lo anterior se llevan en forma manual libros en los que se registra partidasd presupuestales que no Registrar en su totalidad las Resoluciones Actualizar oportunamnete los los movimientos GERENCIA
129 1802002 los mecanismos de Control Informe mensual 6 23-Aug-09 30-Dec-09 18
el movimiento presupuestal de cada uno de los programas adelantados, sin embargo en existan dejandeosi respaldo los que afectan al presupuesto informes del presupuesto presupuestales que SECCIONAL
Interno.
ellos no se evidencian los registros de créditos y contra créditos efectuados al gastos que efectúa la Entidad. afecten a la Seccional
Presupuesto, convirtiéndose más bien en una relación de pagos y expediciones de CDPs.
Reporte a la Oficina de
Reporte a la Oficina de Planeación de
Determina los funcionarios a nivel Planeación de informe de
informe de funcionarios con derecho a informe 1 24-Aug-09 30-Apr-10 36
Falta de Planeación ya que en nacional con derecho a dotación funcionarios con derecho a
dotación y costos
Se observa que el Rubro Adquisición de Bienes y Servicios: compra dotaciones y el Plan de compras enviado al dotación y costos
Ponen en riesgo a la Entidad por
Capacitación Bienestar y Estímulo ( Práctica exámenes de salud ocupacional), no fue Nivel Central no se incluyó. No
posibles demandas que tendría GRUPO TALENTO
130 1101001 presupuestado inicialmente, razón por la cual se hacen los respectivos créditos en los se definen claramente los
que afriontar, lesionando sus HUMANO
meses de mayo y noviembre para dotación y en el mes de septiembre para exámenes de mecanismos de control que
intereses.
salud ocupacional. deben efectuarse al elaborar el
Plan de compras.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo Falta de Planeación ya que en
Se observa que el Rubro Adquisición de Bienes y Servicios: compra dotaciones y el Plan de compras enviado al
Ponen en riesgo a la Entidad por
Capacitación Bienestar y Estímulo ( Práctica exámenes de salud ocupacional), no fue Nivel Central no se incluyó. No
posibles demandas que tendría GRUPO TALENTO
130 1101001 presupuestado inicialmente, razón por la cual se hacen los respectivos créditos en los se definen claramente los Reporte a la Oficina de
que afriontar, lesionando sus HUMANO
meses de mayo y noviembre para dotación y en el mes de septiembre para exámenes de mecanismos de control que Reporte a la Oficina de Planeación de Determina los funcionarios a nivel Planeación de informe de
intereses.
salud ocupacional. deben efectuarse al elaborar el informe de funcionarios y costos para nacional a quienes se les practica funcionarios y costos para Informe 1 25-Aug-09 30-Apr-10 35
Plan de compras. práctica de examenex de salud ocupacional examenes ocupacionales práctica de examenes de
salud ocupacional
Se observó que en Centro de Diagnostico del ICA en Sogamoso, reposa el Acta No 1252
Contratar las obras y
del 5 de diciembre de 2008 suscrita por la Secretaria de Salud de Sogamoso, donde el
Carencia de control y realizar actividades
ICA debe realizar actividades de almacenamiento central de residuos hospitalarios Cambio La entidad se expone a posibles Disponer de adecuadas condiciones
seguimiento para el Cumplir con los requerimientos de los necesarias para dar Contrato adecuacion GERENTE
131 1905001 de tanque de almacenamiento de agua por material lavable y fácil desinfección. Ajuste de sanciones y a eventual cierre del para el optimo servicio a nuestros 1 26-Aug-09 31-Dec-09 18
almacenamiento de residuos organismos de inspección y de control cumplimiento con el Centro de Diagnostico SECCIONAL
plan de Gestión de residuos hospitalarios Presentar el almacenamiento central en Centro de Diagnóstico. usuarios
hospitalarios requerimiento de la
condiciones sanitarias y bajo el cumplimiento de la Resolución 1164 del 2002, circular 047
Seccretaría de Salud
del 2006.
Revision de las
condiciones del
funcionamiento de informe 1 27-Aug-09 31-Dec-09 18
Existe una oficina del Comité Ganaderos de Paipa y FEDEGAN que funciona como FEDEGAN en las
Carencia de control sobre Solicitar a la Subgerencia de Regulación instalaciones del ica.
subsede para los ciclos de fiebre aftosa y brucelosis Bovina, la cual viene laborando en el Posibles riesgos de pérdida y
elementos que no son de Pecuaria un documento donde se autorice a Disminuir los riesgos de pérdidas de
Centro de Diagnostico del ICA en Sogamoso, reposan dos (2) congeladores, dos (2) extravío de elementos que no GERENCIA
132 1905001 propiedad del ICA. Ceder FEDEGAN para el funcionamiento de dicha elementos que no son propiedad del
neveras, una (1) planta auxiliar de energía, elementos que consumen energía eléctrica con están bajo la responsabiliad del SECCIONAL
oficinas sin la debida oficina en los ciclos de vacunación dentro de ICA De acuerdo con el informe
cargo al ICA y no se observa que exista un registro documental donde se estipule su ICA.
legalización. las instalaciones del ICA. de la meta solicitar la
funcionamiento dentro de las instalaciones del ICA.
suscripcion de un contrato o convenio 1 28-Aug-09 30-Jun-10 44
convenio o comodato o el
desalojo correspondiente
Se observa que en las instalaciones del centro de Diagnostico en Sogamoso se encuentran Debido a falta de control y
inservibles: Un (1) horno crematorio el cual fue utilizado hasta el año de 2007;un (1) cuarto monitoreo de elementos Ofrecer en venta bajo
Siguen figurando en los balance
frio, el cual no se encuentra en funcionamiento desde hace mas de 10 años. Se infiere, inservibles,por cuanto no se ha Solicitar a Nivel Cental la autorización para Venta por proceso de martillo o subasta pública através ALMACEN
133 1602002 de la Entidad, reflejando un valor Acta de venta 1 29-Aug-09 31-Dec-09 18
que estos elementos requieren un mecanismo de subasta pública a fin de que inicien su dado aplicación al la venta de inservibles venta directa del martillo, los bienes NACIONAL
que ya no tienen.
aplicación, se culmine con éxito este proceso, y se adopte por una opción que le favorezca procedimiento de baja inservibles de la seccional
al ICA. respectivo.
Para el año 2009 se viene prestando el servicio de recolección de desechos hospitalarios

sin mediar un contrato para este fin, teniendo en cuenta que el contrato 16-055-2008 Pueden presentarse posibles
Carencia de mecanismos de Dar cumplimiento a las clausulas Cumplir con las cláusulas
celebrado el 15 de septiembre de 2008 tiene fecha de vencimiento el 31 de diciembre de demandas por parte de los Informe de Supervisor y
control interno y monitoreo a Establecer mecanismos de control sobre los Conrtactuales. Evitar posibles contractuales y aumentar SUPERVISOR DEL
134 1405001 2008, no existe liquidación, tampoco se indica claramente cuanto es el total de residuos contratistas, por cuanto no se actas de liquidación y 2 30-Aug-09 31-Dec-09 18
los contratos que suscribe la contratos que se celebran en la Seccional demandas por parte de los el control por parte CONTRATO
que se pactaron para su recolección. Así mismo, no existe un registro donde se le realiza la liquidación de los terminacion
Entidad. contratistas supervisor del contrato
comunica al supervisor del contrato, ejerza esta función, no existen informes de contratos.
supervisón.
Falta de monitoreo y
Al efectuar la revisión de la relación de cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2008, que mecanismos de control interno, Presentar saldos en los Estados Conciliación las cuentas
La información contable no refleja Registrar la realidad economica en GERENCIA
135 1802002 reposa en la Seccional se constata que no coincide con los valores reportados por el Nivel que permitan unificar la Financieros de acuerdo a la realidad del pasivo con el informe conciliación 1 31-Aug-09 31-Mar-10 30
la situación real de la Entidad. las cuentas SECCIONAL
Central en este ítem. información qe produce la financiera económica y social de cuentas por pagar
Entidad.
Se expide CDP 008 con fecha 01-01-08 para pago de servicios públicos, por la suma de
En un momento determinado la
DIEZ MILLONES DE PESOS, el pago de servicios en el mes de enero, no cubre el valor solicitar expedición CDP
Carencia de mecanismos de Gerencia Seccional no pueda
total del CDP. La fecha de expedición no corresponde a la realidad, se observa que al para pago de servicios
control interno y monitoreo a establecer lso saldos reales apor Solicitar cdp de acuerdo con la proyeccion RESPONSABLE DE
136 1802002 expedir el CDP por un valor muy superior a las erogaciones que se hacen no se tiene en minimizar el desgaste administrativo publicos de acuerdo con la CDP Servicios publicos 1 1-Sep-09 30-Jun-10 43
los procesos presupeustales cada rubro y programa, o que se presupuestal de la vigencia PRESUPUESTO
cuenta que estos son documentos que afectan preliminarmente el Presupuesto, y proyeccion presupuestal
de la Entidad. comprometan recursos que no se
posteriormente los saldos que quedan de estos CDPs, se comprometen en otras de la vigencia
tengan.
obligaciones.
Pueden presentarse Revisión minuciosa tanto

Debilidades en los inconsistencias en la información en la elaboracion de los
En la Orden de prestación de servicios a nombre del señor JOAQUIN BALAGUERA, en el Establecer mayor control en todos los Disminuir las debilidades en los GERENCIA
137 1802002 mecanismos de Control reportada a la DIAN y posibles contratoscomo al Documento revisado 1 2-Sep-09 30-Jun-10 43
Parágrafo el valor en letras del IVA Asumido, no corresponde al valor en números. procesos contractuales. mecanismos de control Interno SECCIONAL
Interno. sanciones por no reportar los momento del registro
valores reales retenidos. presupuestal
En la orden de compra Número 0014 del 7 de febrero de 2008, Asociación Agropecuaria, Genera riesgo para la entidad
para la compra de dosis Vacunas fiebre aftosa, se observa que ésta es posterior a la pues se podría estar vulnerando
Establecer mayor control y cumplimiento de Disminuir los riesgos que puedan Cumplir con los requisitos
fecha de la factura, 8378736 en donde se dice que la fecha de vacuna fue el día 20 de Falta de Planeación en la la ley de Preupuesto, por la no GERENCIA
138 1802100 los requisitos al momento de pagos a llegar a afectar los intereses de la exigidos en el Manual de Certificación 1 3-Sep-09 30-Jun-10 43
diciembre de 2007. Legalizándose hechos cumplidos, además no hay registro de Ingreso Gerencia Seccional. inclusión de la cuenta en la SECCIONAL
proveedores Seccional. Tesoreria
al Almacén; así mismo el CDP 001 es expedido con fecha 01-01-08 por $ 5.000.000,00 relación de cuentas por pagar a
cuando la compra efectuada es por valor de $ 64.200,00. 31 de diciembre de 2007.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Implemetar un informe que

contenga las fechas de
Los avances para viáticos no se legalizan oportunamente, lo que se evidencia con los Genera riesgo para la Entidad, visita y legalización de la
Debilidades en los
comprobantes de pagos pasados mas de 30 días, incumplimiento articulo décimo de la toda vez que podría presentarse Dar cumplimiento a la Resolución 749 del 26 Mejorar los mecanismos de comision y de esta manera Informe trimestral GERENCIA
139 1801100 mecanismos de seguimiento y 4 4-Sep-09 30-Jun-10 43
Resolución No 749 del 26 de marzo de 2007, que preceptúa “dentro de los cinco días un doble pago, por la misma de marzo de 2007 seguimiento y control interno demostrar la fecha de legalización de viáticos SECCIONAL
control interno.
hábiles siguientes a su finalización”. comisión. legalizacion de las
comisiones de los
funcionarios
Cumplir con las cláusulas

Orden de pago Número 1984 del 18 de diciembre de 2007 cancelada al señor EDGAR Genera riesgo para la Seccional
Dar cumplimiento a la Ley de contractuales y aumentar
PONGUTA ALVAREZ, mantenimiento preventivo equipo de laboratorio Centro de Debilidades en los toda vez que se puede contratar Lista de chequeo a todos GERENCIA
140 1704003 documento precontractuales contratación estatal y Mauales el control en la revision de 7 1-Jul-09 31-Dec-09 26
Diagnóstico Veterinario de Sogamoso, no está adjunto a la cuenta el Certificado de mecanismos de control interno. con personas que se encuentren los contratos SECCIONAL
existentes en el Instituto los documentos inherentes
Cámara de Comercio, poniendo en peligro los recursos del erario. inhabillitadas para hacerlo.
a la orden de pago
Puede poner en riesgo el Cumplir con las cláusulas

En las órdenes de pago números 004; 0034; 0035 del 7 de febrero de 2008, no se
Debilidades en los presupuesto de la Entidad al Cumplir con el Instructivo de contratación y Dar cumplimiento a la Ley de contractuales y aumentar
evidencia el pago de salud y pensiones; en la orden número 0034 no está el visto bueno Lista de chequeo a todos GERENCIA
141 1704003 mecanismos de control cancelarse obligaciones sin el los requisitos exigidos en los Manuales de contratación estatal y Mauales el control en la revision de 7 1-Jul-09 31-Dec-09 26
del supervisor en el informe de actividades; no están firmadas las órdenes de pago por la los contratos SECCIONAL
interno . lleno de los requisitos legalmente Tesoreria existentes en el Instituto los documentos inherentes
Coordinadora Seccional.
exigidos. a la orden de pago
Orden de Pago Número 1743 del 21 de noviembre de 2008, cancelada a BLANCA NELLY
Cumplir con las cláusulas
RODRIGUEZ, por concepto de compra de elementos mantenimiento red de riego Granja Pone en peligro el manejo de los
Dar cumplimiento a la Ley de contractuales y aumentar
Surbatá, no hay ingreso de los elementos comprados al almacén del Ica; no está el CDP; Debilidad en los mecanismos recursos públicos al cancelarse Establecer mayor control en todos los Lista de chequeo a todos GERENCIA
142 1704003 contratación estatal y Mauales el control en la revision de 7 1-Jul-09 31-Dec-09 26
el contrato se legaliza el día 7 de noviembre de 2008 y el acta de recibo a satisfacción de de control interno. cuentas sin el lleno de los procesos contractuales. los contratos SECCIONAL
existentes en el Instituto los documentos inherentes
los elementos se suscribe en la misma fecha, sin embargo la factura tiene fecha 20 de requisitos exigidos.
a la orden de pago
noviembre de 2008.
Presenta riesgo para la entidad

en primer lugar con la expedición
de tantos CDPs para pagar la
Orden de pago número 1928 del 12 de diciembre de 2008 cancelada a RAUL
obligación, la fecha de la
RODRIGUEZ, por concepto de pago de suministro impresos y publicaciones, por valor de Elaboración de
Debilidades en el sistema de expedición de los mismos pues Registrar el Ingreso y la salida de los Cumplir con el Manual de Almacén RESPONSABLE DE
143 1402001 9.325.120.00, para cancelar esta cuenta se expiden 3 el CDPs el No. 042 expedido Comprobantes de ingreso CMI 0 1-Jul-09 30-Jun-10 52
control interno. respaldan compromisos a más de suministros en el almacén del ICA ALMACEN
desde el mes de marzo de 2008; 98 expedido en junio de 2008; 99 y 100 23-06-08, no y salida a los suministros
9 meses, y al no ingresar las
hay ingreso al almacén de los suministros.
compras al Almacén no se
muestra la realidad de los activos
con que cuenta la Seccional.
Genera riesgo para la entidad

Elaborar un plan de
pues se podrían priorizar
No están incluidos en el Plan de Compras 2008 del ICA, Seccional Boyacá todos los Priorizar las compras acorde a las compras acorde a las
Falta de planeación por parte compras que no son Mejorar la planeación en la Plan de Compras GERENCIA
144 1402001 elementos y servicios adquiridos. El Plan de Compras es un documento esencial de necesidades y al presupuesto asignado a la necesidades y al 1 9-Sep-09 30-Jan-10 20
de la Seccional indispensables para el Seccional elaborado SECCIONAL
programación, que contribuye al logro de los objetivos misionales de la Entidad. Seccional presupuesto asignado a la
cumplimiento de los objetivos de
Seccional
la Entidad.
Con relación a la expedición de CDPs, se observa que estos efectivamente se expiden Genera riesgo para la entidad
solicitar expedición CDP
con anterioridad a la firma de los contratos, sin embargo se expiden con fechas que no pues en un momento
Debildiades en el sistema de Solicitar cdp de acuerdo con la proyeccion de acuerdo con la Informe trimestral CDP RESPONSABLE DE
145 1802006 corresponden a la realidad; o con fecha muy anterior al compromiso, sin tener en cuenta determinado el presupuesto no minimizar el desgaste administrativo 2 1-Jul-09 30-Dec-09 26
control interno. presupuestal de la vigencia proyeccion presupuestal EXPEDIDOS PRESUPUESTO
que éste es un documento que afecta preliminarmente el Presupuesto de la Entidad, mostraría su realidad y
de la vigencia
mientras se perfecciona el compromiso que se va a efectuar. confiabilidad.
Organizar el archivo de la
Seccional de acuerdo con
Al efectuar la revisión de los contratos se tiene que estos no son llevados en carpetas Certificación de la
Genera riesgo para la entidad la aplicación de las Tablas
independientes, no está la totalidad de los documentos dentro de los mismos, no tienen las Debilidades en el sistema de Capacitación de funcionarios y organizar el Cumplir con la Ley General de organización del Archivo GERENTE
146 1905001 ante una eventual pérdida de de Retención Documental 2 1-Jul-09 30-Jun-10 52
tablas de retención documental, no se encuentran debidamente foliados, notándose control interno. archivo de la Seccional Archivos de la Seccional vigencias SECCIONAL
documentos. del Instituto adoptadas
claramente el incumplimiento de la Ley 594 de 2000, sobre la organización de archivos. 2008 -2009
mediante Resol. 1132 del
14 de abri lde 2008
puede generar a la Entidad

Cumplir con Ley de contratación Cumplir con las cláusulas
La mayoría de los contratos se encuentran sin liquidar, incumpliendo con lo preceptuado en Debilidades en el sistema de riesgos de reclamaciones Hacer el acta de liquidaciòn de los contratos SUPERVISOR DEL
147 1405001 estatal, Manuales e instructivos del contractuales y aumentar Acta de liquidacion 7 1-Jul-09 31-Dec-09 26
el Estatuto Contractual. control interno. extemporáneas por parte de los ejecutados CONTRATO
Instituto el control
proveedores
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
No se tienen en cuenta todas las etapas del proceso de Selección Abreviada, en lo que
tiene que ver con el tiempo de publicación, de los actos que se producen durante el Proceso de contratacion
Debilidades en los Puede conllevar al Certificación de OFICINA DE
mismo, la Publicación del Informe de Evaluación de la oferta jurídica, técnica y financiera Tener en cuenta todas las etapas en los cumplir con la normatividad vigente cumpliendo con las
148 1402015 mecanismos de control interno, incumplimiento de normas en el cumplimiento de la norma 1 1-Jul-09 31-Dec-09 26 GESTION
se publica por un solo día cuando en el Numeral 8 del Artículo 30 de la Ley 80 de 1993 se procesos de contratación. para cada modalidad de contratacion normas de contratacion
seguimiento y monitoreo. proceso de contratación. en los contratos CONTRACTUAL
exige que sea por cinco (5) días vulnerando el Principio de Transparencia, que debe vigentes
observarse en los procesos contractuales.
Informe de cargos
Se puede establecer que el ICA Seccional Boyacá no posee el suficiente personal para el Procesos de reestructuración Informe de cargos vacantes en la Planta de Definir las necesidades de personal vacantes en la Planta de Oficina de
Incumplimiento de las metas
desarrollo de las diferentes actividades Misionales Agrícolas y Pecuarias, situación que elaborados sin estudios reales Personal de la Seccional Boyacá y de la Seccional Boyacá proveer Personal de la Seccional Planeación, Grupo
149 1501006 establecidas para cada uno de Informe de vacanates 1 14-Sep-09 10/30/2009 7
genera riesgos para la ejecución de las acciones que conlleven a la obtención de de las necesidades de la definición de Perfiles requeridos en cada cargos vacantes de la Planta de Boyacá y definición de Gestión del Talento
los proyectos.
resultados oportunos de acuerdo a las metas establecidas y calidad requerida seccional. empleo. Personal Perfiles requeridos en Humano
cada empleo.
Se abre la posibilidad de traducir

el contrato de servicios Elaborar informes de
De los contratos de prestación de servicios suscritos se observa que a un contratista se profesionales en un contrato Elaborar informes de antigüedad por antigüedad por COORDINADOR
Debildiades en el sistema de Minimizar el riesgo que tiene el
150 1503002 le ha venido renovando el contrato año tras año desde 1999, continuidad que pone en laboral, como lo describen los Subgerencias y enviarselo para que tomen Subgerencias y enviarselo numero 1 15-Sep-09 31-Dec-09 15 GRUPO
control interno. Instituto por vinculo laboral
riesgo la independencia laboral que debe existir entre el Instituto y dichas personas. artículos 22 y 23, numerales 1 y 2 deciciones al respecto para que tomen deciciones CONTRACTUAL
del Código Sustantivo del al respecto
Trabajo.
Revision de las
condiciones del
funcionamiento de Informe 1 16-Sep-09 31-Dec-09 15
FENALCE en las
Se observa que se encuentran varios bienes en las instalaciones del ICA que no Elaborar acta de compromiso entre las instalaciones del ICA
Descuido o negligencia en el posibles pérdidas o extravíos de Disminuir los riesgos de pérdidas de
pertenecen a la institución como son: un arado; un cincel y (3) tres sembradoras. Se partes donde se especifique el bien y el GERENCIA
151 1603100 control de elementos que no los mismos, generándose elementos que no son propiedad del
presenta descuido o negligencia al tener en las instalaciones de la granja elementos que tiempo de permanencia dentro de las SECCIONAL
pertenecen al ICA. responsabilidad para la Entidad. ICA De acuerdo con el informe
no pertenecen a la Entidad. instalaciones del ICA
de la meta, solicitar la
suscripcion de un contrato o convenio 1 17-Sep-09 30-Jun-10 41
convenio o comodato o el
desalojo correspondiente.
La red de datos del ICA, cuenta con Firewall

Checkpoint NGX1 el cual realiza el control y
gestión de puertos de comunicaciones sobre
todas las aplicaciones alojadas en sus
servidores, entre otros el correo electrónico.
Adicionalmente, se cuenta con un filtrado de Concientizar a todos los usuarios del
contenido que en conjunto con el Firewall ICA, de que los datos que se
Los archivos correspondientes al movimiento de contabilidad del mes, son enviados al
Carencia de control en el envío permite la administración de puertos y el trasmiten através de la red son
Nivel Central sin ninguna protección de seguridad, corriéndose el riesgo de pérdida de la Posible pérdida de la información GRUPO
152 1801100 de la información debida a un acceso a páginas no autorizadas que seguros y no están en riesgo de ser Memorando Circular Número 1 1-Sep-09 31-Dec-09 17
información o que se desvié la misma, para otros propósitos y se vea vulnerada la entidad y desvío de la misma. TELEINFORMATICA
atraso tecnológico del sistema. puedan generar algún riesgo a la accedidos por personal no
ante posibles intrusos por encontrarse en medios magnéticos fáciles de modificar.
información del ICA. Así mismo, los nodos autorizado, cumpliendo con la ley
remotos viajan con enlaces nacionales 527/99,
contratados con un ISP que provee al ICA,
niveles adicionales de seguridad. Por lo
anterior, toda información que viaje a través
de la red privada cuenta con estos niveles
de seguridad.
No fue incorporado en el aplicativo NOVASOF el boletín de ingresos y egresos No 102

correspondiente a la Gerencia Seccional, de tal forma que los balances de prueba, Debilidades en el sistema de
Los estados contables no reflejen Registrar el 100%
entregados, a la comisión de auditoría de la CGR, no contiene todos los hechos control interno que no permiten Regsitrar todos los boletinoes de ingresos y reflejar saldos reales en los estados GERENCIA
153 1801002 los hechos económicos reales de Boletines de tesoreria que Comprobantes de diario 100% 1-Jul-09 31-Mar-10 39
económicos que se desarrollaron dentro de la vigencia 2008. La información contable no es advertir oportunamente estas egresos que se generen en una vigencia financieros de la Seccional SECCIONAL
la Entidad. se generen en la seccional
confiable, a la fecha (27-02-09) no se ha entregado a la comisión una copia de los deficiencias.
balances de cierre.
Los archivos contables del aplicativo NOVASOF digitados durante el mes, en la Gerencia
Seccional del ICA en Boyacá, se conservan en el equipo con CPU y su copia es guardada
Falta de capacitación y Pérdida o extravío de la Solicitar al Nivel Central Capacitación para Disminuir el riesgo de pérdida o Solicitar taller de
154 1801100 en otro equipo, denotándose falta de capacitación e interés en la conservación de la Taller de capacitación 1 31-Jul-09 30-Jun-10 48 contabilidad
conservación de los archivos. información. la conservación de archivos extravío de información capacitación
memoria institucional, que puede verse en riesgo ante la carencia de un control adecuado
de recursos y actividades.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
El ICA tiene una casa de habitación a la entrada a la granja Surbata y que fue arrendada a
un ex funcionario: PORFIDIO ESTUPIÑAN CASTELLANOS, el último pago de Recopilación de la
arrendamiento fue realizado el 01-04-02 por los meses de: junio a diciembre de 2001 por la El inicio de la actuación jurídica corresponde información jurídica
suma de $119.000.00. No evidenciándose pago de arrendamiento alguno hasta la fecha. establecerlo la Oficina Asesora Jurídica del necesaria y preparación
Con ocasión de la ejecución del proyecto Briceño-Tunja-Sogamoso fueron declarados de Posible pérdida del control y Nivel Central. Adelantar las gestiones del proyecto de solicitud
Debilidades en los
155 1604100 utilidad pública estos terrenos, de propiedad del ICA mediante escritura pública No 1023 dominio de un bien de propiedad tendientes a la iniciación de las acciones Recuperación del inmueble. de conciliación y de Conciliación y demanda 2 5-Jun-09 15-Dec-10 80 JURIDICA
mecanismos de control interno.
del (13-09-08) de la notaria única de Paipa, cuyo otorgante es el ICA a favor del Instituto de la entidad. judiciales pertinentes. demanda para instaurar
Nacional de Concesiones, en la cláusula tercera, parágrafo, se señal que se paga la suma las acciones judiciales que
de $ 2.448.000,00 al señor Estupiñán para que se traslade. A pesar de haberse oficiado a pretenden la recuperación
la Oficina Jurídica del ICA, no se ha adelantado acción alguna a la fecha, con el fin de del inmueble.
recuperar el bien en mención.
Las cuentas corrientes con el Banco Agrario de Tunja, se encuentran conciliadas hasta el
mes de septiembre de 2008. En el extracto figuran dos registros del día 19-02-8 donde el
La información contable no refleja Realizar las conciliaciones Conciiliaciones bancarias
Banco está cobrando comisión de cheque de gerencia $11.050 y ley 863/03 del 4 por mil Debilidades en los realizar las conciliaciones bancarias de las Reflejar la realidad en los informes GERENCIA
156 1801004 la realidad económica de la bancarias a 31 de cuentas bancarias de la 100% 31-Jul-09 31-Mar-10 35
de $50.148. El ICA solicitar se corrija, a fin de conocer cuál es el saldo definitivo. Llas mecanismos de control interno. cuentas existentes en la Seccional contables. SECCIONAL
entidad. Diciembre de 2009 seccional
cuentas con el Bancafe de Tunja, se encuentran conciliadas hasta el mes de noviembre de
2008.
Se presentan diferencias contables así: Según relación Total cuentas por pagar
$53.842.641.00; Según saldo de balance de 2008 en cuentas por pagar $53.974.445.00;
Diferencia ($ 132.804.00). De acuerdo con el oficio 059 de 10 de marzo de 2009 la Conciliación las cuentas
Debilidades en los Se presenta doble causación de Realizar una correcta depuraciòn de la Registrar la realidad economica en GERENCIA
157 1801002 Gerencia Seccional de Boyacá, indica que: “la diferencia se presento a doble causación de del pasivo con el informe conciliación 1 30-Jul-09 31-Mar-10 35
mecanismos de control interno. un mismo pago. informaciòn contable los Estados financieros SECCIONAL
concesión de viáticos. No existe conciliación entre presupuesto y contabilidad y los de cuentas por pagar
estados contables a 31 de diciembre de 2008, no muestran la realidad económica de los
mismos.
Restringir la realización de llamadas de los Elaboración y envío de

Se detecto que existen llamadas a Comcel por la vigencia 2008 por valor de $26.773.00
Debilidades en los teléfonos de la Entidad a números celulares Controlar el uso y el gasto de Memorando a los GERENCIA
158 2205100 Se infiere por lo anterior, que se vienen realizando llamadas a celulares situación esta que Falta de racionalidad en el gasto. Memorando enviado 1 31-Jul-09 31-Dec-09 22
mecanismos de control interno. así sea a funcionarios del mismo instituto y llamadas a celulares funcionarios de la SECCIONAL
se encuentra prohibida, por Decreto de austeridad en el gasto.
pese a la urgencia que se pudiera presentar Seccional
DELEGAR A UN FUNCIONARIO DE LA Capacitar a los funcionarios de la Funcionarios capacitados NUMERO DE GERENCIA

La entidad no ha socilizado en
En la Seccional Boyacá, no se tiene establecida la incorporación de los instrumentos de No se lleva un registro de la SECCIONAL CON PERFIL AMBIENTAL seccional en la POLITICA Y FUNCIONARIOS SECCIONAL/GESTI
debida forma el Manual de PARA QUE SOCIALICE LA POLITICA, OBJETIVOS contemplados en el ON AMBIENTAL
159 2101001 medición del comportamiento ambiental en la formulación de proyectos, ni se están información ambiental para su CAPACITADOS EN 10 30-Jun-09 30-Jun-10 52
Gestión ambiental a todos los OBJETIVOS Y TODO EL MANUAL DE Manual de Gestión AMBIENTAL BOGOTÁ
desarrollando indicadores de comportamiento ambiental respectiva valoración. TEMAS DE GESTION
funcionarios. GESTION AMBIENTAL INSTITUCIONAL A DEL Instituto y la implementación AMBIENTAL
LOS FUNCIONARIOS DE LA SECCIONAL del mismo enla seccional.
REALIZAR REUNION DE DIVULGACION INTERIORIZAR EN LOS GERENCIA
DEL MANUAL DE GESTION AMBIENTAL FUNCIONARIOS DE LA SECCIONAL/OFICI
Se realizó una jornada de actualización y socialización de los proyectos agrícolas y No se ha interiorizado en ACTUALIZADO SECCIONAL EL MANUAL DE NA DE GESTION
REUNIONES Y
pecuarios desarrollados por la Seccional Boyacá, en la cual se dio a conocer el manual de debida forma el Manual de Se subestima la importancia de la GESTION AMBIENTAL NUMERO DE AMBIENTAL
160 2105001 TALLERES PARA LA 2 30-Jun-09 30-Jun-10 52
Gestión Ambiental, en el mes de junio de 2008, a los funcionarios, se colige que al tema Gestión ambiental por parte de gestión ambiental. ACTUALIZADO PARA SU REUNIONES
DIVULGACIÓN DEL MGA.
de gestión ambiental no se le ha dado la importancia que este requiere. los funcionarios. CUMPLIMIENTO.
ELABORAR EL PLAN DE MANEJO DISMINUIR RIESGOS DE GERENCIA

La Seccional no tiene registros de los informes periódicos, estudio, plan de acción para el No se puede hacer evaluación y AMBIENTAL DE LA SECCIONAL ATRAVES CONTAMINACION AMBIENTAL SECCIONAL/PLANE
ELABORACIÓN DEL
manejo de riesgos, que permita determinar la probabilidad de ocurrencia e identificación, Carencia de información y seguimiento a los riesgos DEL CONVENIO 058 DE 2009 SUSCRITO QUE GENEREN LAS DOCUMENTO PMA ACION GESTION
161 1902001 PLAN DE MANEJO 1 30-Jun-09 30-Jun-10 52
para atenuar el impacto de los riesgos inherentes y de control; de igual manera no se estudios de impacto ambiental. inherentes relacionados con el ENTRE EL ICA Y CORPOBOYACÁ INSTALACIONES ELABORADO AMBIENTAL
AMBIENTAL
cuenta con mecanismos apropiados para disminuir el impacto de ocurrencia. impacto ambiental.
La entidad no ha realizado la evaluación ambiental de las instalaciones, de manera que le Se estaría frente a un riesgo ELABORAR EL PLAN DE MANEJO DISMINUIR RIESGOS DE GERENCIA
permita recopilar la documentación y evaluar objetivamente cualquier alteración en el latente de contamianción en AMBIENTAL DE LA SECCIONAL ATRAVES CONTAMINACION AMBIENTAL ELABORACIÓN DEL SECCIONAL/PLANE
Carencia de estudios DOCUMENTO PMA
162 2105001 medio ambiente y que pueda ser atribuido a actividades desarrolladas en las instalaciones desarrollo de cada una de las DEL CONVENIO 058 DE 2009 SUSCRITO QUE GENEREN LAS PLAN DE MANEJO 1 30-Jun-09 30-Jun-10 52 ACION GESTION
ambientales. ENTRE EL ICA Y CORPOBOYACÁ INSTALACIONES ELABORADO AMBIENTAL
de la seccional del ICA, determinando sus causas y consecuencias, pasadas, actuales y actividades desarrolladas por la AMBIENTAL
esperadas. entidad.
ELABORAR EL PLAN DE MANEJO DISMINUIR RIESGOS DE GERENCIA

AMBIENTAL DE LA SECCIONAL ATRAVES CONTAMINACION AMBIENTAL SECCIONAL/PLANE
DEL CONVENIO 058 DE 2009 SUSCRITO QUE GENEREN LAS ACION GESTION
En los cronogramas de acción, no se han incluido objetivos ambientales, estrategias, ENTRE EL ICA Y CORPOBOYACÁ INSTALACIONES AMBIENTAL
Posible incumplimiento dfe la ELABORACIÓN DEL
indicadores, metas y actividades de prevención, control o mitigación de impactos Carencia de estudios DOCUMENTO PMA
163 2105001 normatividad sobre el tema PLAN DE MANEJO 1 30-Jun-09 30-Jun-10 52
ambientales que puedan causar los aspectos ambientales priorizados e identificados, ambientales. ELABORADO
ambiental. AMBIENTAL
situación con la cual se estaría incumpliendo la normatividad sobre el tema
VALLE GERENCIA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA

FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
164 19 01 001 situación generada por falta de Ocasionando el no cumplimento solicitud de visitas de 1 16-Jul-09 16-Sep-09 Grupo Control
medidas de autocontrol y de las metas y objetivos control interno Interno Oficinas
porque la entidad no ha asignados en forma eficiente. Nacionales
implementado mecanismos
Implementar medidas de control 9
(H-1) Control Interno. en la evaluación y calificación del SCI se identificaron deficiencias en efectivos para la oportuna y Realizar visitas a la
los diferentes criterios de cada uno de los componentes que indican la existencia de un permanente evaluación y la Implementando mecanismos Gerencia de la Seccional
riesgo Alto en Monitoreo e Información y Comunicación; Medio, en Ambiente de Control, mejora del SCI efectivos y oportunos que para verificar cumplimiento
Valoración del Riesgo y Actividades de Control, conduzcan a la mejora del SCI. de metas
SUBGERENCIAS
analizar,verificar y determinar unas metas fortaleciendo la toma de decisiones
GERENTE
que vayan acordes al proyectos estratégico que permita la formulación de Cuadro de Mando
Esto trae como consecuencia la Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 SECCIONAL
y procesos de la Entidad. acciones oportunas a través de los Actualizado
(H-2) Indicadores de Gestión. Pese a que en el ICA y en la Gerencia del Valle del Cauca Esta situación se debe a que imposibilidad de comprobar el OFICINA
planes de mejoramiento.
durante la vigencia de 2008 se diseñaron e implementaron indicadores de gestión como los indicadores implementados cumplimiento de los principios de: PLANEACIÓN
165 12 02 100 parte del sistema de calidad y para realizar el seguimiento a la ejecución del Plan de por la entidad sólo miden los Economía, Equidad e Impacto
Acción, dentro de los indicadores implementados no existe ninguno para medir los principios de Eficiencia, Ambiental que le son aplicables a
principios de: Economía, Equidad e Impacto Ambiental (Costos Ambientales); Eficacia y Efectividad las entidades públicas en el logro
de sus objetivos y metas
oficina de
Planeación
(H-3) Porcentaje de vacunación Se presenta una amplia diferencia entre predios Lo anterior, debido a la falta de Lo que ocasiona que permanezca
censados, predios vacunados y bovinos vacunados de un semestre a otro planificación y controles por una población bovina expuesta a Realizar ajustes de
parte de la entidad. la presencia de la enfermedad censosde predios y
166 12 01 003 Revisar con la entidad delegada Fedegan lo animales despues de 7/27/2009 12/31/2009 22
concerniente a censos de predios y terminados los ciclos de
animales, de los dos ciclos de vacunacion Que los animales y predios del Valle vacunacion,meses Julio
de aftosa.ya que la poblacion de animales del cauca esten censados para 2009 y Diciembre 2009- actas de reunión de Grupo de
es dinamica debido a la comercializacion . realizar las vacunaciones Enero2010 Censos 2 epidemiologia
(H-4) Estadísticas de Vacunación. La información reportada por el Instituto presenta Debido a que no se está originando baja confiabilidad en la
diferencias y debilidad en los registros reportando y consolidando la información reportada, y se viola
información en forma el principio institucional de rigor
167 12 01 003 adecuada y a la falta de control técnico – científico. Visita y reunión de revisión, verificación revisión, control y analisis de los Reuniones tecnicas ICA y 7/27/2009 12/31/2009 22
por parte de la entidad control de los registros de vacuación, registros de la información FEDEGAN para revision
durante cada uno de los ciclos a la entidad relacionados con los ciclos de de informacion de la Grupo de
encargada de la ejecución de la vacunación. vacunación. vacunacion actas de reunión 2 epidemiologia
(H-5) Monitoreo El proyecto estratégico del ICA (2007 -2012) establece el Plan Nacional de Debido a la falta de capacidad Situación que pone en riesgo la Ampliar cobertura a medida que se Atender zonas estratégicas de Elaboración de boletines Boletines
detención, control y erradicación de las moscas de las frutas, se pudo evidenciar que una operativa de la institución en efectividad del proyecto, y no establezcan nuevos núcleos productivos proyectos de produción de fruta epidemiológicos de la
gran extensión del departamento, especialmente en el centro y sur y además de las áreas dicha área; garantizaría poder tener alarmas hacia mercados especializados situación fitosanitaria de
de cultivos de frutales de clima frio se están quedando sin ningún tipo de monitoreo. en tiempo real si la plaga las nuevas zonas
168 1102 empieza a tener importancia 2 10/31/2009 6/30/2010 35
económica en cualquier sector
del departamento. Dirección Técnica de
Epidemiología y
Gerencia Seccional
Valle
(H-6) Control de Rutas Obligatorias. Lo anterior expone al país al
Uno de los Valores del ICA es el Rigor Técnico - Científico de las actividades que se riesgo de ingreso de especies de
desarrollan en la Institución, en el análisis se evidenció que el control que se debe realizar moscas que no existen en
dentro de la ruta obligatoria en aeropuertos y terminales marítimos, mediante la instalación Debido a la falta de controles Colombia Dar cumplimiento a las Directrices
169 12 01 003 de trampas adecuadas y su continua valoración no se está realizando. 6 7/1/2009 12/31/2009 26
en el cumplimiento del Instalacion de las trampas para el del PNMF en Referencia al Atender la solicitudes
protocolo establecido para el Monitoreo de Moscas Cuarentenarias en el Mantenimiento de la Condicion de presentadas por los
monitoreo de mosca de la Aeropuerto ALBORNAR de la ciudad de Pais Libre de la Especie Batrocera usuarios
Determinar y efectuar
Mensualmente actas colocacion trampas Ing. Carlos Armando
fruta. Palmira sp tramites
el indice pertinentes
MTD ante monitoreo Porras Concha
las oficinas regionales o
(H-7) Cumplimiento de Metas:El Instituto diseñó un Plan Estratégico y un Cronograma de Esto debido al reciente Lo que afecta el logro de nacionales. Igualmente
Actividades por procesos de acuerdo a lo establecido en la Ley 13 de 1990 y el Plan traslado de éstas funciones al cumplimiento de metas participar en todas las
Nacional de Desarrollo, para el cumplimiento de su gestión misional, en el Área de ICA y por la falta de establecidas y los resultados en activicades
Administración y Control de los Recursos Pesqueros y Acuícolas se cumplió en hasta un comunicación entre el nivel la administración y control de los interinstitucionales numero de solicitud de
170 11 03 60% de la totalidad de las actividades programadas en el cronograma, central y la Gerencia del Valle recursos pesqueros y Acuícolas. 6 1/1/2009 12/31/2009 52
Durante la vigencia 2009, se ha realizado la programadas que registros
del Cauca con la oficina que programaciòn de actividades en la Oficina contribuyan al desarrollo SUBGERENCIA DE
funciona en el municipio de de Pesca y Acuicultura de Buenaventura, a Dar cumplimiento a las actividades del sector Pesquero y PESCA Y
Buenaventura, travès del cronograma de actividades programadas en el Cronograma Acuicola de la REgión. ACUICULTURA
(H-8) Producción de Alevinos.El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, a través de Debido a la falta de supervisión Lo anterior ocasiona la falta del
una serie de convenios suscritos con varias entidades (CIAT-ACODIARPE, IICA- y capacidad operativa por parte insumo para el fortalecimiento de
CODIARPE), desde el año 2003, conjuntamente con el INCODER y el ICA, ha venido de la entidad, programas productivos en pesca
financiando la construcción de una Estación Marina en la Bahía de Málaga, para que artesanal.
funcione como el principal centro de producción de semilla de peces marinos (Pargo
Lunarejo), se estableció que la Planta no está produciendo Alevinos (semilla) para el A largo plazo conseguir el paquete
El proyecto se encuentra en la etapa de alcanzar el objetivo
171 12 02 repoblamiento de esta especie en beneficio de la comunidad de pescadores artesanales de tecnologico de multiplicación de esta informes de avance 36 7/16/2009 12/31/2012 181
investigación básica propuesto
la costa pacífica. especie.
SUBGERENCIA DE
PESCA Y
ACUICULTURA
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
(H – 9) Actividades Programadas.
El Instituto diseñó un Plan Estratégico y un Cronograma de Actividades por procesos de En consecuencia el desarrollo de
cumplir con el objetivo para el que Hacer programaciones SUBGERENCIA DE
acuerdo a lo establecido en la Ley 13 de 1990 y el Plan Nacional de Desarrollo, en el Debido a falta de controles por la acuicultura de la región se ve
172 11 03 cumplir con las metas propuestas la Acuicultura de la región no se vea acorde con la situación concertacion de metas 1 1/1/2009 12/31/2009 52 PESCA Y
Programa de Regulación de los Recursos Pesqueros y Acuícolas para el fortalecimiento parte de la entidad; afectado.
afectada actual ACUICULTURA
de estas áreas , se observó que no se cumplió el 70% de las actividades establecidas en
este programa.
Cumplir los requisitos

legales del decreto 1594
REALIZAR CARACTERIZACION de 1984, minimizar la
FISICOQUIMICA Y BACTERIOLOGICA DE carga contaminante a los INFORME DE
1 6/30/2009 12/31/2009 26
LOS VERTIMIENTOS DE LAS recursos naturales del LABORATORIO
(H–10) Plan de Gestión Ambiental.La Resolución No. 01376 del 02 de julio de 2004, por INSTALACIONES area de influencia de los
Debido a que no hay un CONTRIBUIR A LA PLANEACION/Gesti
la cual se adopta el Manual de Gestión Ambiental, establece que el cumplimiento de este laboratorios de Aguachica
documento guía que contenga Por lo anterior se corre el riesgo CONSERVACION AMBIENTAL Y ón Ambiental y
173 2105001 manual es obligatorio; se evidenció que no se realizaron las evaluaciones técnicas de los y valledupar.
los procedimientos para el de afectar el entorno ambiental. MINIMIZAR RIESGOS DE GERENCIA
componentes: Vertimientos Líquidos, Ruido Ambiental y Residuos Sólidos, tampoco se
adecuado manejo ambiental; CONTAMINACION SECCIONAL
encontró un plan articulado de manejo de residuos sólidos tanto peligrosos como comunes.
SOCIALIZAR EL MANUAL DE GESTION MANUAL DE GESTION
AMBIENTAL ACTUALIZADO Y EL PLAN AMBIENTAL Y PGIRS REUNION DE
1 6/30/2009 12/31/2009 26
DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS SOCIALIZADO EN UN SOCIALIZACION
DEL ICA 100% EN LA SECCIONAL
Debido a la falta de controles Lo cual genera riesgos en el

eficaces por parte de la entidad cumplimiento oportuno y eficiente
(H-11) Funciones de Supervisión e Interventoría. y debilidades en el del objeto contractual.
Los artículos 4 y 50 a 53 de la ley 80/93 y sus normas reglamentarias determinan la forma cumplimiento de la Ley 80 de Dar cumplimiento a las
174 14 04 004 1993 (Estatuto General de 1 2/1/2009 12/31/2009 48
y oportunidad y responsabilidades que le competen a los Supervisores e Interventores de IMPLEMENTACION DE UN FORMATO Dar cumplimiento a lo establecido en actividades de Informes del supervisor
los contratos administrativos; se establecieron hechos que evidencian deficiencias en la Contratación Administrativa) QUE PERMITA REALIZAR SEGUIMIENTO las Resolucion No. 002036 por seguimiento, control y sobre la ejecución del
función de supervisión e Interventoría. ACERTADO AL CUMPLIMIENTO DEL parte de los supervisores de verificación a la ejecución contrato a través del
OBJETO CONTRACTUAL contratos. contractual formato implementado. Gerencia Seccional
(H-12) Recaudo de la Cartera. A pesar de las instrucciones y mecanismos establecidos
para su recaudo, esta resultó afectada por lo siguiente: inoportuna gestión de cobro, falta
imposición de sanciones a usuarios e intereses moratorios sin liquidar OBTENER UNA
CARTERA CON
175 18 02 002 Estas situaciones se deben a VENCIMIENTO NO ENVIO DE OFICIOS A 12 1/1/2009 12/31/2009 52
la falta de efectiva y oportuna MAYOR A 90 DIAS Y LOS DEUDORES Y
gestión de cobro por parte del en consecuencia, la entidad dejó MENSUALMENTE REALIZAR COBRO DE ENVIAR A OFICINAS REVISION DEL
Esta
Gruposituación se debe
de Cartera de la a que de percibir ingresos por este CARTERA DE ACUERDO A LOS SANEAR CARTERA DE LA NACIONALES LAS DE LISTADO PARA COBRO
las acciones emprendidas por
Seccional concepto SERVICIOS PRESTADOS. SECCIONAL COBRO COACTIVO COACTIVO. Gerencia Seccional
el ICA - Valle del Cauca para la
depuración de las partidas
(H- 13)Partidas conciliatorias. En la evaluación de las conciliaciones bancarias, se conciliatorias, no han sido En consecuencia, dichas Registrar las partidas
estableció que a 31 de diciembre de 2008 existen las siguientes partidas pendientes de suficientes para su aclaración y situaciones afectan la Registrar las partidas conciliatorias conciliatorias reflejadas en
registrar con una antigüedad superior a tres(3) meses: Notas debito no registradas en la obtención de los respectivos confiabilidad de la información Presentar una información
reflejadas en las conciliaciones bancarias de las conciliaciones conciliaciones bancarias
176 18 01 004 libros por $631 millones, Notas Crédito no registradas en libros por $117 millones y Notas soportes con las distintas financiera y puede incidir en los coherente y razonable dentro de 10 3-Jun-09 30-Jun-10 56 SUBGERENCIA
todas las cuentas corrientes y de ahorro de bancarias de todas las depuradas
no reflejadas en extractos por valor de $1.5 millones. Diferencia en Bancos. El Saldo de entidades financieras, y la saldos de las cuentas de efectivo nuestros estados contables ADMINISTRATIVA Y
la Seccional cuentas corrientes y de
Bancos a 31 de diciembre de 2008, se encuentra afectado por una diferencia de $62 forma deficiente como se y resultados (ingresos y gastos) y ahorro de la Seccional FINANCIERA y
millones entre el saldo según balance y el saldo en libros, reflejado en la cuenta corriente ejerce el control sobre el finalmente podría llegar a afectar GERENCIA
No.120990056 BANCAFE - Recursos Propios – Cali. manejo de los recursos. el patrimonio de la entidad. SECCIONAL
OBTENER UNA
MENSUALMENTE REALIZAR COBRO DE CARTERA CON
Lo que en forma general trae en CARTERA DE ACUERDO A LOS SANEAR CARTERA DE LA VENCIMIENTO NO ENVIO DE OFICIOS A
177 18 01 002 12 1/1/2009 12/31/2009 52
(H-14) Cartera de la Seccional. el saldo de los Deudores a diciembre 31 de 2008 se Situación que se origina como consecuencia una SECCIONAL MAYOR A 90 DIAS Y LOS DEUDORES Y
SERVICIOS PRESTADOS.
encuentra afectado por una diferencia de $67 millones resultante de comparar el saldo porque no se realizan sobrestimación de los Deudores y ENVIAR A OFICINAS REVISION DEL
contable por $523 millones con el monto del estado de la Cartera que a esa misma fecha conciliaciones periódicas
Situaciones originadas entre de la cuenta de Patrimonio
porque NACIONALES LAS DE LISTADO PARA COBRO
manejaba el Grupo de Cartera de la seccional por $456 millones. estas
la dos dependencias.
entidad no ha contabilizado Institucional en igual cuantía COBRO COACTIVO COACTIVO. Gerencia Seccional
todos los bienes muebles e
inmuebles en sus auxiliares y
a la falta de inventarios y
conciliaciones
Esta situación periódicas
se origina entre Estos hechos afectan la
(H-15) Registro Propiedad, Planta y Equipo. Al final de la vigencia 2008 se establecieron el grupolos
encargado del manejo confiabilidad de su saldo e Inventario Actualizado de Inventario de elementos
porque hechos financieros, Determinar Registro real de
178 18 04 001 hechos que afectan la confiabilidad de su saldo, como: Diferencia de saldos entre libros de bienes y contabilidad Realizaciòn de Inventarios Fisicos propiedad, Planta y a cargo de cada 2 7/16/2009 12/31/2009 24
económicos, sociales y y a la inciden en los saldos de las Propiedad, planta y Equipos
auxiliares y saldos del balance, falta de registro de bienes muebles e inmuebles, los libros ausencia de un Equipos funcionario.
ambientales no módulo o
se contabilizan cuentas del activo y resultados GERENCIA
auxiliares contables no cumplen con la norma técnica sobre el registro de transacciones, aplicativo
de maneraindependiente
cronológica y que (ingresos y gastos) y finalmente SECCIONAL Y
inconsistencias en reintegro de Bienes al Almacén y en la determinación de la puedan sustituir
conceptual a los auxiliares
observando la podría llegar a afectar el OFICINAS
depreciación y falta de inventario físico. contables.
etapa del proceso contable patrimonio de la entidad. NACIONALES
relativa al reconocimiento;
sobre el asunto en cuestión, en
caso de no reconocer el
ingreso, deberá revelarse dicha Esta subestimación afecta la Se solicitarà a la Subgerencia Administrativa Determinar el valor real adeudado,
179 18 01 002 situación en cuentas de orden confiabilidad de la información y Financiera realizar la liquidacion de los de acuerdo a la morosidad de la Valor real adeudado memorando 2 7/16/2009 9/30/2009 11
(H-17). Registros intereses de Mora. Durante el proceso auditor se evidenció que los contingentes y en las notas a financiera e incidieron en la intereses de mora cartera SUBGERENCIA
intereses de mora correspondiente a deudores no se reconocieron en cuentas de orden los estados, informes y determinación del saldo de este ADMINISTRATIVA Y
atendiendo al principio de prudencia. reportes contables. grupo de cuentas. FINANCIERA
TOLIMA GERENCIA SECCIONAL TOLIMA
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
En el ICA Seccional Tolima, no se produce informes que evalúen la efectividad en la Lo que genera que no se cuente Contar con una herramienta Reuniones para
Evaluar semestralemnte el mapa de rIesgos
180 1902001 administración del riesgo inherente y de control, debido a falta de esfuerzo e interés, lo que Falta de esfuerzo e interés con herramientas conceptuales gerencial para la toma de evaluacion del mapa de No. De Actas realizadas 2 6/1/2009 5/31/2010 52 Gerencia Seccional
de la entidad.
genera que no se cuente con herramientas conceptuales para la toma de decisiones. para la toma de decisiones. decisiones. riesgos
En el ICA Seccional Tolima, no existe un plan de contingencia que permita dar repuesta falta de gestión para
oportuna a la ocurrencia de situaciones riesgosas, debido a falta de gestión para implementación y a debilidades Elaborar el plan de contigencia que permita Conocer y prevenir oportunamente Elaborar Plan de
Incumplimiento del Artículo 4° de
181 1902001 implementación y a debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el de control que no permiten atender situaciones riesgosas en la situaciones riegosas para tomar los contigencia para la No de planes 1 6/1/2009 8/1/2009 9 Gerencia Seccional
la Ley 87 de 1993.
problema, lo que ocasiona incumplimiento del artículo 4° de la Ley 87 de 1993 y puede advertir oportunamente el Seccional Tolima. correctivos pertinentes Seccional
generar que los objetivos, programas, metas y estrategias no se logren. problema
Rediseñar el Mapa de Riesgos, involucrando Establecer y coordinar las Políticas MAPA DE RIESGOS
todas las seccionales del ICA, identificando de Administración del Riesgo para el CONSOLIDADO DEL
los riesgos, analizándolos y valorándolos Instituto Colombiano Agropecuario INSTITUTO OFICINA DE
deficiencia en la comunicación impide que los riesgos latentes para determinar el Plan de Acción del ICA ICA. COLOMBIANO PLANEACIÓN
182 1902001 y directrices por parte del nivel dentro de los procesos se con el fin de evitar, reducir, dispersar o Con el fin de administrar los posibles AGROPECUARIO ICA Documento elborado 1 10/1/2009 3/30/2010 28
En el ICA Seccional Tolima, no se evidencia el seguimiento y evaluación del riesgo por transferir el riesgo, tomando medidas de eventos que pueden inhibir en el
parte de la oficina de control interno, igualmente no existe seguimiento y evaluación de la central minimicen.
manejo. logro de los objetivos de la entidad.
administración de los riesgo en la Seccional, debido a deficiencia en la comunicación y
directrices por parte del nivel central, lo que impide que los riesgos latentes dentro de los
procesos se minimicen.
fortaleciendo la toma de decisiones SUBGERENCIAS
analizar,verificar y determinar metas a los
que permita la formulación de Cuadro de Mando GERENTE
proyectos estratégico y procesos de la Documento elaborado y
acciones oportunas a través de los Actualizado 1 9/1/2009 3/30/2010 30 SECCIONAL
Entidad. enviado
planes de mejoramiento. OFICINA
En el ICA Seccional Tolima, no existen herramientas que permitan el seguimiento y PLANEACIÓN
origina que no se cuente con
evaluación de los mecanismos de control implementados, debido a debilidades de control
183 1903001 debilidades de control parámetros para medir y mejorar
que no permiten advertir oportunamente el problema, lo que origina que no se cuente con
los procesos
parámetros para medir y mejorar los procesos

OFICINA ASESORA
DE PLANEACIÓN
En el ICA-Seccional Tolima, las funciones de recibo y entrega de Inventario, no son GRUPO

Impartir instrucciones sobre el manejo de
independientes de las actividades de registro y custodia, debido a falta de planeación del falta de planeación del nivel puede generar riesgos en el Evitar riesgo en el manejo de los Memorando con ADQUISICION
184 1903001 custodia y registro de los inventarios en Documento 1 7/1/2009 12/31/2009 26
nivel central y seguimiento y control, lo que puede generar riesgos en el manejo de los central y seguimiento y control manejo de los bienes bienes instrucciones BIENES Y
forma independiente
bienes SERVICIOS
fortaleciendo la toma de decisiones SUBGERENCIAS
analizar,verificar y determinar metas a los
que permita la formulación de Cuadro de Mando GERENTE
proyectos estratégico y procesos de la
acciones oportunas a través de los Actualizado Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 SECCIONAL
Entidad.
planes de mejoramiento. OFICINA
El ICA Seccional Tolima no cuenta con indicadores que permitan medir la efectividad de los
falta de directrices del nivel desconocimiento de acciones a PLANEACIÓN
185 1903001 controles aplicados, debido a falta de directrices del nivel central para su diseño, lo que
central para su diseño mejorar.
genera desconocimiento de acciones a mejorar.

OFICINA ASESORA
DE PLANEACIÓN
El ICA Seccional Tolima, no ha implementado mecanismos que faciliten la participación de falta de directrices del nivel Que la comunidad no conozca la Socializar los mecanismos de divulgación Divulgar los mecanismos de COORDINACION
186 1903001 la ciudadanía en el seguimiento y control de sus funciones, debido a falta de directrices del central para su aplicación ciudadana, a través de un memorando participación ciudadana que tiene el Memorando Documento 1 9/1/2009 12/31/2009 17 DE BIENES Y
actividad misional del Instituto
nivel central para su aplicación, lo que genera que no se conozca la apreciación que tiene circular Instituto SERVICIOS
la comunidad sobre el cumplimiento de su actividad misional.
Diseñar indicadores como CUADRO DE MANDO DE
mecanismos de medición y INDICADORES
Modificar el Cuadro de Mando de evaluación de la gestión, CONSOLIDADO Y
que no se cuente con una Indicadores, con el propósito de fortaleciendo la toma de decisiones ACTUALIZADO
falta de esfuerzo e interés de la que permita la formulación de OFICINA ASESORA
187 19004001 herramienta gerencial para la analizar,verificar y determinar unas metas Documento 1 9/1/2009 6/30/2010 43
administración acciones oportunas a través de los DE PLANEACIÓN
El ICA – Seccional Tolima, no tiene indicadores de eficiencia, economía, equidad y toma de decisiones. que vayan acordes al proyectos estratégico
y procesos de la Entidad. planes de mejoramiento.
valoración de costos ambientales, en la ejecución de las actividades de los proyectos que
se ejecutan a nivel seccional, debido a falta de esfuerzo e interés de la administración, lo
que origina que no se cuente con una herramienta gerencial para la toma de decisiones.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
que no se gestionen medidas

El Comité Paritario de Salud Ocupacional del ICA-Seccional Tolima en la vigencia 2008,
para el desarrollo de actividades
solamente se reunió seis veces de las 12 que por obligación tenia que hacer; debido a falta de convocatoria del Dar cumplimiento a la Resolucion
que procuren y mantengan Reunir en forma mensual el Comité paritario Reuniones realizadas Actas reuniones
188 1904001 falta de convocatoria del Gerente Seccional quien lo preside; lo que origina que no se Gerente Seccional quien lo 2013 de Junio de 1986 del Ministerio 12 6/1/2009 5/31/2010 52 Gerente Secional
entornos laborales seguros para de Salud . COPASO COPASO
gestionen medidas para el desarrollo de actividades que procuren y mantengan entornos preside del Trabajo y Seguridad Social
el bienestar físico, mental y social
laborales seguros para el bienestar físico, mental y social de los empleados.
de los empleados.
Tabular mensualmente la informacion

Mantener actualizado el estatus
reportada por parte de la Federacion
fitosanitario de las tres plagas de
Nacional de Cafeteros relacionada con la a Elaboracion Informes
El ICA Seccional Tolima en la vigencia 2008, no fortaleció el proyecto de protección importancia economica pára el Informes tabulados 12 6/1/2009 5/31/2010 52
incidencia y severidad de la s 3 plagas de tabulados
sanitaria del café, no se tomaron las medidas fitosanitarias pertinentes para hacer frente a Debido a falta de esfuerzo e Perdidas economicas e importancia economica para el cultivo del cultivo del café en el departamento Responsable
189 1103002 del Tolima.
los altos índices de infección de roya de acuerdo a la información recolectada y tabulada interés de la administración incumplimiento de la mision café: roya, broca y mancha de hierro proyecto de café
en los 104 predios sensores del Tolima.
Socializar la información dela Reuniones realizadas

Reunion con el comité de cafeteros del
Situción Fitosanitaria del Café en el Cmité Departamento de Actas de reunión 2 6/1/2009 5/31/2010 52
Tolima.
Dpto del Tolima Cafeteros.
Cumplir a cabalidad las fucniones

Reunir en forma trimestral el comité tecnico del comité tecnico como son: Velar
Incumplimiento de las funciones del Comité Técnico que son: Velar por la ejecución del
de seguimiento de los convenios de por la ejecución del plan de
plan de actividades, estudiar problemas sanitarios, invitar a otras entidades locales a Esfuerzo e interés por parte del No se cuente con herramientas Reuniones Comité
cooperacion tecnica en ejecucion con los actividades, estudiar problemas Gerencia Seccional
participar, refrendar informes técnicos y financieros mensuales, aprobar presupuesto, Comité Tecnico para toma de decisiones. Tecnico Convenios de Actas de reunión 36 6/1/2009 5/31/2010 52
municipios de Ambalema, Armero, Alvarado, sanitarios, invitar a otras entidades o sus delegados
reunirse trimestralmente, rendir informes técnicos financieros trimestralmente, ejercer Seguimiento Cooperacion
Fresno, cajamarca, Carmen de Apicala, locales a participar, refrendar
control y seguimiento
Purificacion, Libano y Murillo informes técnicos y financieros
mensuales, aprobar presupuesto
Evaluar y Llevar registros de las

obligaciones del Municipio que se tienen en
Cumplir con las obligaciones
Esfuerzo e interés por parte del No se cuente con herramientas cada uno de los convenios de cooperacion
establecidas en los convenios de Actas de visitas Sede Gerencia Seccional
· No se evidenció las obligaciones del Municipio Comité Tecnico para toma de decisiones. tecnica suscritos con los Municipios de : Actas de visitas 36 6/1/2009 5/31/2010 52
cooperarcion tecnica suscritos con Convenio o sus delegados
Seguimiento Ambalema, Armero, Alvarado, Fresno,
los municipios
cajamarca, Carmen de Apicala, Purificacion,
Libano y Murillo
Exigir mediante comunicación escrita el

· En cuanto al manejo financiero y contable: No se ejecutó de acuerdo al plan anual cumplimiento de la Clausula 6 del convenio
Esfuerzo e interés por parte del No se cuente con herramientas
aprobado por el Comité Técnico. Los recursos correspondioentes de cooperacion tecnica suscritos con los Darle cumplimiento a lo establecido Elaboracion Oficios para
Comité Tecnico para toma de decisiones. Oficios enviados 9 6/1/2009 7/31/2009 9 Gerencia Seccional
al Ica no fueron consignados el primer día habil del mes siguiente Muncipios Ambalema, Armero, Alvarado, en la Clausula 6 de los convenios cada Convenio
Seguimiento
190 1404004 Fresno, cajamarca, Carmen de Apicala,
Purificacion, Libano y Murillo
Realizar un estudio para
Establecer criterios para la
Esfuerzo e interés por parte del No se cuente con herramientas para Establecer criterios para la asignación de los Dar transparencia en la realización de asignación de los porcentajes Subg. Adtva y
· Aparecen porcentajes diferentes en su distribución (60% Municipio, 40% ICA y 50% Comité Tecnico toma de decisiones. porcentajes de distribución de los ingresos en los 6/1/2009 6/30/2010 56
Municipio, 50% ICA) los Convenios de distribución de los Estudio 1 Financiera
Seguimiento diferentes Convenios
ingresos en los diferentes
Exigir mediante comunicación escrita el Convenios
cumplimiento de la Clausula 7 del convenio
de cooperaciontecnicasuscritos con los
Esfuerzo e interés por parte del No se cuente con herramientas Muncipios Ambalema, Armero, Alvarado,
· En las adquiciones de bienes no se evidencia en la factura, que el comprador es el Darle cumplimiento a lo establecido Elaboración Oficios Gerencia Seccional
Comité Tecnico para toma de decisiones. Fresno, cajamarca, Carmen de Apicala, Oficios enviados 9 6/1/2009 7/31/2009 9
ICA en la Clausula 7 de los convenios convenios vigentes o sus delegados
Seguimiento Purificacion, Libano y Murillo
Esfuerzo e interés por parte del No se cuente con herramientas Responsabilizar el seguimiento y la
· La función del supervisor se encuentra en responsabilidad del Coordinador Comité Tecnico para toma de decisiones.
Delegar mediante Acto Administrativo la supervision de los convenios a Elaboración Resolucion
Seguimiento Resolucion comunicada 1 6/1/2009 6/30/2009 4 Gerencia Seccional
Seccional, evidenciándose otros funcionarios cumpliendo estas acciones. supervision y el seguimiento a los convenios funcionarios del area misional y de supervision convenios
de cooperacion tecnica apoyo
Archivar de acuerdo con la tabla de Gerencia Seccional

Esfuerzo e interés por parte del No se cuente con herramientas retencion documental establecidad por el Cumplir con las obligaciones Carpetas organizadas, o sus delegados
· Las carpetas de los convenios presentan las siguientes inconsistencias: documentos Carpetas convenios
Comité Tecnico para toma de decisiones. Instituto todos los documentos del establecidas en la Ley general de foliadas, marcadas por 9 6/1/2009 12/31/2009 30
de varias vigencias (2004, 2005, 2006, 2007, 2008) organizadas
Seguimiento seguimiento a los convenios de cooperacion archivo y la TRD del Instituto año
tecnica.
Solicitar a los
En el ICA Seccional Tolima Vigencia 2008, En los informes de supervisión para justificar Supervisores, certificar
los pagos en la contratación de servicios personales, no se observa el cumplimiento de la Solicitar a los Supervisores, certificar Mejorar el control administrativo, mensualmente el
Falta de esfuerzo y cuidado en genera incumplimiento en el
calidad y oportunidad en el desarrollo de las obligaciones del contratista pactadas en el mensualmente el cumplimiento de la financiero y tecnico de la cumplimiento de la Gerencia Seccional y
191 1404004 la elaboracion del informe de control administrativo, financiero Certificados 100% 6/1/2009 5/31/2010 52
mismo documento, debido a falta de esfuerzo y cuidado en el momento de elaborar el calidad y oportunidad en el desarrollo de las contratacion que se realice en la calidad y oportunidad en el Supervisores
supervision y técnico de la contratación
informe periódico de supervisión, lo que genera incumplimiento en el control administrativo, obligaciones pactadas con el contratista, seccional desarrollo de las
financiero y técnico de la contratación. obligaciones pactadas con
el contratista.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Formalizar la produccion y
En el ICA- Tolima a 31 de diciembre de 2008, ningún Productor-Comercializador y Identificar y socialización de la obligacion de
comercializacion del material vegetal
Comercializadores de Colinos de café en el Tolima, se encuentra registrado, debido a falta Evitar el Riesgo Fitosanitario en registrar ante el ICA a los productores -
de café en el Departamento del Visitas para socializar Registros de Viveros Responsable
192 12001003 de gestión de la Gerencia; lo que origina un riesgo sanitario al no tener un control falta de gestión de la Gerencia los programas de renovación de comercializadores de colinos de café que 12 6/1/2009 5/31/2010 52
Tolima en cumplimiento de la inscripción viveros inscritos proyecto de café
fitosanitario de plantas de café con destino a la siembra y al programa de renovación de cafetales y siembras nuevas. desarrollan estas actividades en el
Resolucion 3626 de Diciembre de
cafetales en el Tolima implementado por la Federación Nacional de Cafeteros. Departamento.
2007
El ICA- Seccional Tolima no consolidó y evaluó la información de los meses de agosto a

diciembre de 2008, suministrada por el Comité Departamental de Cafeteros del Tolima,
Actualizar el estatus fitosanitario de
sobre la vigilancia fitosanitaria en el cultivo del café del nivel de infestación de broca e
las tres plagas de importancia
infección en roya y mancha de hierro, en los 104 predios sensores del Tolima, debido a gestión de la administración en
Aplicar acciones oportunas en el Oficiar a la gerencia General acerca de la economica pára el cultivo del café Tabulación Informes Responsable
193 1103002 falta de gestión de la administración en solicitar la renovación del convenio especial solicitar la renovación del Informes tabulados 5 6/1/2009 7/31/2009 9
manejo de las plagas. renovación del convenio. en el departamento del Tolima del plagas cultivo del café proyecto de café
No.CN005-2003 de cooperación técnica suscrito entre el Instituto Colombiano convenio
periodo comprendido entre Agosto y
Agropecuario “ICA” y la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia “FEDERECAFE”
Diciembre de 2008
que venció el 12 de septiembre de 2008; lo que origina que no se puedan tomar acciones
oportunas en el manejo de las plagas.
falta de convocatoria del genera que no se hayan dado

Coordinador Seccional, quien directrices sobre las actividades y
lo preside acciones desarrolladas en el
El Comité de Gestión Ambiental del ICA Seccional Tolima, durante la vigencia del 2008, cumplimiento del Plan de Gestión Dar cumplimiento al Manual de
efectuó solo una reunión, cuando su obligación era de realizar por lo menos tres; debido a Ambiental (PGA) Reunir cada cuatro (4) meses el GADGAS Gestión Ambiental del Instituto
194 falta de convocatoria del Coordinador Seccional, quien lo preside, lo que genera que no se Reuniones Reuniones 3 6/1/2009 5/31/2010 52 Gerencia Seccional
Seccional Tolima Colombiano Agropecuario ICA -
hayan dado directrices sobre las actividades y acciones desarrolladas en el cumplimiento Seccional Tolima
del Plan de Gestión Ambiental (PGA), Sistema de Gestión Ambiental (SGA), Plan
Institucional de Gestión Ambiental (PIGA), Plan de Residuos Hospitalarios y Similares
(PGIRHS), Plan Integral de Residuos Peligrosos (PGIRespel).
Solicitud recursos nivel 6/1/2009 6/30/2009
Certificacion
En el laboratorio de diagnostico fitosanitario de la Gerencia ICA Seccional Tolima, se Retirar en forma definitiva este bien central para
desmantelamiento 1 4
presentan las siguientes debilidades:La cámara para tratamiento cuarentenario de la genera deterioro continuo de las Solicitar al nivel central los recursos para dado de baja. desmantelamiento de la
falta de asignación de recursos cámara
195 1602002 mosca de la fruta que se dio de baja, no se ha asignado el recurso para desarmarla. instalaciones, espacios y equipos retirar la camara para tratamiento de frutas. cámara Gerencia Seccional
del nivel central;
inutilizados
El cuarto frío se encuentra inutilizado por tener el motor dañado. Contratar el mantenimiento del cuarto frio y Habilitar el cuarto frio y mejorar las Orden de Servicio
Orden de Servicio
Se encuentran humedades en techos, paredes y daños en la parte eléctrica, las instalaciones del laboratorio de instalaciones del laboratorio de mantenimiento planta 2 6/1/2009 5/31/2010 52
comunicada
sin reparación. diagnostico fitosanitarios diagnostico fitosanitarios fisica
Contar con los equipos suficientes

En el laboratorio de diagnóstico veterinario de la Gerencia ICA Seccional Tolima, se Solicitud recursos nivel
gestión del nivel central en Oficiar a oficinas nacionales para que se que permita la prestacion de un
presentan las siguientes debilidades:· Existe una central para instalación Equipos instalados 1 6/1/2009 6/30/2009 4 Gerencia Seccional
reglamentar el manejo de estas genera inefectividad en las contrate la instalación de los equipos. servicio eficiente de diagnostico
planta eléctrica y un purificador de agua sin instalar. equipos.
sustancias, y falta de gestión adquisiciones realizadas y veterinario
196 1603100 de la Gerencia Seccional posibles problemas ambientales y
Tolima en solicitar tanto su de salud de los funcionarios del
reglamentación como la laboratorio.
instalación de estos equipos.
Elaborar un procedimiento para el manejo y Instructivo elaborado e
· No hay un procedimiento reglamentando el manejo y control de los reactivos y demás Subgerencia Análisis
control de reactivos y elementos utilizados Reglamentar el manejo y control de incluido en manual de Instructivo 1 6/1/2009 1/30/2010 35
sustancias utilizadas en el laboratorio. y Diagnóstico
en el laboratorio los reactivos y demas sustancias procedimientos
que se utilizan en el Laboratorio.
En el 2010 la Oficina Asesora de Planeación

realizará Divulgación de los elementos del
SGC, a través de estrategia divulgativa
Sensibilizar, interiorizar y fomentar la
En la Gerencia del ICA Seccional Tolima vigencia 2008, no se socializó el Manual de Que los funcionarios del Nivel basada en elaboración y distribución de
mejora continua en todos los
Calidad, debido a falta de esfuerzo e interés del nivel central, lo que ha impedido a los falta de esfuerzo e interés del Seccional no cuenten con una material impreso, notas de prensa (Intranet), OFICINA ASESORA
197 1906002 procesos de la entidad, a través del 1 Taller 1 Taller taller 1/1/2010 12/31/2010 52
funcionarios contar con una guía para la aplicación en cada uno de sus procesos y no nivel central guia para la aplicación en los Concurso "Olimpiadas de la calidad", y DE PLANEACION
entendimiento y aplicación del
permite la visualización del sistema de gestión de calidad en la Seccional. procesos talleres de entrenamiento y evaluación del
manual de calidad.
entendimiento de los elementos e los
Sistemas de Gestión Integral"
Firmar el Acta de Compromiso por parte del Comprometer a la Seccional en el Acta de

Compromiso Firmada
Gerente y su equipo directivo, con el fin de GERENCIA
mantenimiento y mejora continua del Documento Firmado 9/1/2009 12/30/2009 17 SECCIONAL
En la Gerencia del ICA Seccional Tolima, no se ha evidenciado el cumplimiento de los cumplir el compromiso de implementación OFICINA ASESORA
siguientes lineamientos: Acta de Compromiso de la Alta Dirección, donde hace manifiesto DE PLANEACIÓN
su interés en coadyuvar de manera directa y recurrente en su implementación. del MECI. Sistema de Control Interno. 1
Designar al representante de la Gerencia Desarrollar,implementar y mantener
para que lidere el proceso de socialización y en armonia el Sistema de Gestión
mejoramiento continuo del MECI. de Calidad, establecido en la
Entidad con el Modelo Estándar de Resolución - memorando Resolución - memorando
9/1/2009 12/30/2009 17
SUBGERENCIA
Control Interno. de Designación Expedida y comunicada. ADMINISTRATIVA
· No se conoce la designación del representante del Gerente General, que garantice la
operacionalización de las acciones necesarias para el desarrollo implementación y
mejoramiento continuo. 1
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Conformar el Equipo de Trabajo que debe Responder , Coordinar y mantener

velar por lel mantenimiento y mejora las actividades del Equipo y
falta de esfuerzo e interés de continua del MECI. responsables de cada proceso con
los funcionarios de la Gerencia No aplicación e implementacion el propósito de velar por el Resolución - memorando Resolución - memorando SUBGERENCIA
198 1906001 mantenimiento de los elementos que 9/1/2009 12/30/2009 17
Seccional Tolima, como del del MECI en el Nivel Seccional de Designación Expedida y comunicada. ADMINISTRATIVA
· No se ha conformado el equipo de trabajo de la Seccional con el fin de adelantar los nivel central conforman el MECI.
procesos de diseño, apoyo y coordinación que asuman el rol de facilitadores al interior de
sus respectivas dependencias. 1
Capacitar a todos los funcionarios de la Orientar y constituir los elementos
Seccional, con respecto a la importancia de básicos para el mantenimiento de un
implementar, mantener y mejorar los Sistema de Gestión de la Calidad SOCIALIZACIÓN, No. De eventos de
procesos de la entidad utilizando las articulado con el MECI. OFICINA ASESORA
CAPACITACIÓN DE LOS capacitación por 1 9/1/2009 12/30/2009 17
metodologías propuestas por el Modelo DE PLANEACIÓN
FUNCIONARIOS. seccionales
· La Seccional no conoce la situación real del grado de avance y desarrollo en la Estándar de Control Interno.
implementación.
Capacitar a todos los funcionarios de la Orientar y constituir los elementos
Seccional, con respecto a la importancia de básicos para el mantenimiento de un
implementar, mantener y mejorar los Sistema de Gestión de la Calidad SOCIALIZACIÓN, No. De eventos de
procesos de la entidad utilizando las articulado con el MECI. OFICINA ASESORA
Debido a falta de esfuerzo e interés de los funcionarios de la Gerencia Seccional Tolima, CAPACITACIÓN DE LOS capacitación por 1 10/1/2009 3/30/2010 26
metodologías propuestas por el Modelo DE PLANEACIÓN
como del nivel central, lo que ha impedido la aplicación del Modelo Estándar de Control FUNCIONARIOS. seccionales
Interno, cuyo plazo venció el 8 de diciembre de 2008, para su implementación y puesta en Estándar de Control Interno.
marcha.
La Gerencia seccional Huila en razón a que

no dispone de la competencia legal para
enajenar o adquirir bienes inmuebles
El ICA Seccional Huila no ha iniciado las acciones legales para solicitar la prorroga del origina que esta no cuente con Gestionar la legalizacion sobre la
enviara una solicitud a la gerencia general y
contrato de comodato de las instalaciones donde funciona la estación piscícola del alto debido a falta de esfuerzo e los permisos ambientales tenencia del lote donde se encuentra Minuta de Subgerente de
199 1405100 a las subgerencias administrativa y de pesca Minuta de comodato 1 6/1/2009 12/31/2009 30
magdalena en Gigante Huila, recibidas del Incoder en agosto de 2008, que se encuentra interés de la administración pertinentes para la actividad la Estación Acuicola del Alto comodato pesca y acuicultura
y acuicultura para que se defina un contrato
vencido desde el 2003, debido a falta de esfuerzo e interés de la administración. piscícola que se desarrolla Magdalena
de comodato sobre los terrenos donde
funciona la estación acuícola con la alcaldía
municipal de Gigante
La Gerencia seccional Huila documentara

Protocolos
lo que origina que en el evento de por intermedio de un medico veterinario las
La Estación Piscícola del Alto Magdalena administrada por el ICA- Seccional Huila, no Documentar los eventos sanitarios escritos de
debido a falta de esfuerzo e presentarse una enfermedad no situaciones sanitarias que se presenten y Protocolos escritos de Gerencia Seccional
200 1201100 cuenta con un protocolo para el tratamiento de enfermedades de acuerdo a las buenas para permitir la pronta atención de 5 enfermedad 6/1/2009 12/31/2009 30
interés del nivel central sea atendida con la prontitud que adoptara un protocolo escrito para el manejo enfermedades endémicas Huila
prácticas de manejo de medicamentos y sustancias químicas. los eventos que sucedan es
se requiere de las 5 principales patologías de carácter
endémicas
endémico que se reportan en la estación
La gerencia seccional Huila elaborara un

lo que origina el incremento Documentar y dar a conocer los Catalogo e
La Estación Piscícola del Alto Magdalena administrada por el ICA- Seccional Huila, en la catalogo de oferta y ventas de alevinos de
debido a falta de esfuerzo e costos de alimentación y servicios que presta la Estación Catalogo e instrucciones instruccione Gerencia Seccional
201 1201100 vigencia 2008, las estrategias comerciales para la venta de 133.000 alevinos que se acuerdo con su tamaño o peso e impartirá 1 6/1/2009 8/30/2009 13
interés de la administración administración y no se obtengan Acuicola del Alto Magdalena en escritas impartidas s escritas Huila
convirtieron en juveniles de las especies que se manejan no fueron efectivas instrucciones con el fin producir adecuar la
ingresos por este concepto cuanto a venta de alevinos impartidas
producción a la demanda de alevinos
Debido a la declaratoria de inexequibilidad

de la ley 1152 y a que la Gerencia seccional
Huila envió la documentación a la
subgerencia de pesca y acuicultura la
El ICA-Seccional Huila no ha iniciado el Proceso Administrativo Sancionatorio que defina
lo que origina altos costos de documentación inicial del proceso Informe de
la situación por violación al Estatuto General de pesca del decomiso de fauna de 120 debido a falta de esfuerzo e Culminar el proceso sancionatorio Subgerente de
202 1201004 alimentación y utilización de un sancionatorio y no tiene la competencia para Informe de investigación 1 investigació 6/1/2009 12/31/2009 30
pirarucús (Arapaima gigas), especie amenazada en categoría vulnerable y prohibida la interés de la administración respetando el debido proceso pesca y acuicultura
estanque para su supervivencia. la adelantarlo realizara la gestión y n
extracción y comercialización de alevines y juveniles.
seguimiento ante la subgerencia de pesca y
acuicultura e informara lo realizado a la
gerencia general para que se defina y
culmine la investigación.
El ICA-Seccional Tolima en la vigencia 2008, no realizó vigilancia de los insumos agrícolas Realizar visitas de seguimiento y control a Realizar el control tecnico a los Visitas de supervisión a
de catorce (14) Municipios del Departamento Coello, Piedras, Planadas, Rioblanco, Ataco, falta de esfuerzo e interés de la Se vendan productos que no los almacenes de distribucion de insumos insumos agropecuarios que se almacenes expendedores Actas Visitas de Responsable
203 Alpujarra, Dolores, Prado, Cunday, Valle de Sanjuán, Rovira, San Antonio, Flandes, administración. cumplan con las condiciones de 47 6/1/2009 5/31/2010 52
agropecuarios registrados en los 47 comercializan en el Departamento de insumos del supervisión Proyecto T2 - T3
Casabianca; debido a falta de esfuerzo e interés de la administración, lo que puede originar calidad y eficiencia
Municipios del Departamento del Tolima del Tolima Departamento del Tolima
que los productos que se estén vendiendo no cumplan las condiciones de calidad y
eficiencia
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
En la seccional Tolima, por medio de la factura 07716 del 19 de noviembre de 2007 se Enviar a la oficina Juridica la documentacion
cobra el valor de $0,835 millones por el servicio de Análisis de semillas sin que se hubiera gestión Recuperar la cartera morosa que
de un proceso relacionada con la deuda morosa de la Solicitar oficina jurídica
204 1903003 cancelado la factura 07685 del 24 de septiembre del mismo año por valor de $0,190 sancionatorio posible perdida de recursos tiene el ICA con la Empresa Memorando enviado 2 6/1/2009 7/31/2009 9 Gerencia Seccional
Empresa Semillas Agrogenetica Ltda, para cobro coactivo
millones, y a la fecha existe un saldo acumulado por estas dos facturas, lo anterior por Semillas Agrogenetica Ltda.
que se de inicio al respectivo cobro coactivo
falta de gestión de un proceso sancionatorio y consciente decisión de apartarse de la
norma por parte de la Coordinación Administrativa, lo que genera posible perdida de
recursos en cuantía de $1 millón e incumplimiento del acuerdo 0009 de 2000.
A diciembre 31 de 2008, el ICA- Seccional Tolima presenta sin depura varias conciliaciones Registrar las partidas
bancarias: conciliatorias producto de
Incumplimiento Resolucion 119 Registrar las partidas conciliatorias producto
falta de mecanismo de Garantizar saldos reales en las la elaboración de las
Debido a falta de mecanismo de seguimiento y control interno contable, lo que genera de 2006 de la CGN de la elaboración de las conciliaciones conciliaciones bancarias
205 1801004 seguimiento y control interno cuentas bancarias de Productos y conciliaciones bancarias 3 6/1/2009 5/31/2010 52 Gerencia Seccional
incertidumbre del saldo de Efectivo, incumplimiento de lo establecido en la Resolución 119 Subestimacion de los bancarias de todas las cuentas corrientes y depuradas
contable Servicios del ICA Seccional Tolima de todas las cuentas
de 2006 de la Contaduría General de la Nación y una subestimación de los ingresos en ingresos de ahorro de la Seccional
corrientes y de ahorro de
valor de $64,28 millones. la Seccional
A diciembre 31 de 2008, el ICA Seccional Tolima, presenta cuentas inactivas por la suma
Comunicaciones
de $19,44 millones, indicadas en la tabla 3 y producto de Convenios de Cooperación, que
Solicitar ante las Entidades bancarias la Mantener unicamente las cuentas requeridas para solicitar la
no generaron movimiento mensual desde el año 2006; debido a que para el recaudo se debilidades en el Sistema de Reintegro oportuno de dichos Cuentas Bancarias Grupo de Gestión
206 1801100 cancelación de las cuentas inactivas que no bancarias que requiera el Instituto cancelación de las cuentas 4 10/1/2009 6/30/2010 39
agruparon cuentas corrientes y debilidades en el Sistema de Control Interno al no Control Interno recursos. Inactivas Canceladas Financiera
se requieran para su funcionamiento. bancarias no requeridas
depurar el efectivo, lo que generó que no se reintegrara ese dinero al ICA oportunamente y
por el Instituto
se dejaran de destinar en beneficio de la comunidad.
ACTUALIZAR LA
RESOLUCION 3784 DEL
19 DE DICIEMBRE DE
ACTUALIZAR LA RESOLUCION 3784 DEL 2006 DE ACUERDO CON
19 DE DICIEMBRE DE 2006 DE LA NUEVA RESOLUCION 1 7/1/2009 3/30/2010 39
ACUERDO CON LA NUEVA ESTRUCTURA DEL
ESTRUCTURA DEL INSTITUTO INSTITUTO
En el ICA-Seccional Tolima, aún no se ha adoptado el Modelo Estándar de Procedimientos Informacion contable no
para la Sostenibilidad del Sistema Contable por cuanto no se tiene lo siguiente:No existe un falta de implementación y razonable y oportuna
Contar con un mecanismo de
207 1903005 Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable. No se cuenta con un documento seguimiento de control interno Incumplimiento de la Gestion Financiera
sostenibilidad del sistema contable
adoptado mediante Acto Administrativo para identificar los riesgos inherentes al Proceso de del nivel central y seccional resolucion 119 de 2006 de la
Contabilidad Pública de la Entidad. CGN
SOCIALIZAR A NIVEL
SOCIALIZAR A NIVEL NACIONAL LA
NACIONAL LA Memorando Circular 1 4/1/2010 6/30/2010 13
RESOLUCIÓN
RESOLUCIÓN
falta de planeación y carencia Informacion contable no efectiva, Evaluar permanentemente la

de procedimientos del nivel confiable y razonable implementación y efectividad del
central Incumplimiento de la Resolucion Control Interno Contable en la secc.
ICA 357 de 2008 Con el fin de procurar el REALIZAR EVALUACIÓN
REALIZAR EVALUACIÓN DEL SISTEMA cumplimiento de las normas DEL SISTEMA DE
208 1903005 relacionadas con el mejoramiento de Visita 1 7/1/2009 6/30/2010 52 Control Interno
En el ICA-Tolima la oficina de control interno no realizo evaluación del sistema de control DE CONTROL INTERNO CONTABLE CONTROL INTERNO
la calidad y de la información CONTABLE
interno contable con corte a 31 de diciembre 31 de 2008, debido a falta de planeación y
contable.
carencia de procedimientos del nivel central; lo que puede ocasionar que la información
contable no sea efectiva, confiable y razonable e incumple los requerimientos
establecidos en la Resolución 357 de 2008.
El ICA-Seccional Tolima, realizó en la vigencia 2008, pagos sin los soportes requeridos
para cada cuenta, los cuales no se cumplieron en los siguientes casos:
En los pagos de la vigencia 2008, de Servicios Públicos en cuantía de $152 millones,

Impuestos por $46 millones y Viáticos por $397 millones, falta elaborar las órdenes de Elaborar para el 100% de los egresos las
Incertidumbre en registros Elaboración Formas 4-
pago y no se anexa el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). falta de mecanismos de control respectivas ordenes de pago y cuentas de Reliazar pagos formularios
209 1903003 contables y presupuestales. 093 y 4-550 para todos Formas elaboradas % 6/1/2009 5/31/2010 52 Gerencia Seccional
interno viaticos y gastos de viajes en los formatos establecidos por el Instituto
Posibilidad de doble pago los pagos de la Seccional.
adoptados por el ICA.
En los pagos del 19 de diciembre de 2008, por prestación de servicios personales, en
cuantía total de $15 millones, falta copia de los contratos con el registro presupuestal.
Debido a falta de mecanismos de control interno; Lo que ocasiona incertidumbre de
registros contables y presupuestales, posibilidad de doble pagos, e incumplimiento de las
disposiciones establecidas.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Lo que ocasiono subestimación La Entidad corrigió la deficiencia por tanto la

debido a falta de gestión y de los activos- muebles en valor gerencia seccional Huila junto con el
procedimientos del nivel de $ 162 millones e almacenista regional presentaran los
El ICA Seccional Tolima, no tiene incorporados los bienes muebles e inmuebles de la Actualizar los estados contables y Incorporacion de Gerente seccional
Central y Seccional para su incertidumbre de los Equipos, comprobantes de movimientos de C.MI, de elementos
210 1604001 Granja piscícola de Gigante Huila, que pertenecían al INCODER entregados al ICA- los movimientos de inventario elementos al inventario del 16 6/1/2009 6/19/2009 3 Huila y Almacenista
legalización y causación Infraestructura y Material inventarios y demás documentos que incorporados
Seccional Tolima, el 22 de agosto de 2008. respectivos ICA nacional y regional.
contable y procedimientos de biológico recibidos que no tienen demuestren la incorporación de los
control interno valor alguno e incumplimientos de elementos de la estación acuícola del alto
los principios contables. Magdalena
La Entidad corrigió la deficiencia por tanto la

debido a falta de gestión, lo que ocasionó una gerencia seccional Huila junto con el
El ICA Seccional - Huila, en la vigencia de 2008 ejecutó gastos Generales de Operación e procedimientos del nivel sobreestimación de los gastos delalmacenista regional presentaran los
Actualizar los estados contables y Incorporacion de Incorporacion de Gerente seccional
inversión para la Estación Piscícola del Alto Magdalena de Gigante Huila por valor de Central y Seccional para su programa Pesquero y de comprobantes de movimientos de
211 1801001 los movimientos de inventario elementos al inventario del elementos al inventario 1 6/1/2009 6/19/2009 3 Huila y Almacenista
$187 millones sin haber realizado la legalización de bienes muebles, inmuebles, Material legalización y causación acuicultura e incumplimiento inventarios y demás documentos que
respectivos 1. Revalidación
ICA de la del ICA nacional y regional.
Biológico e Infraestructura de la estación. contable y debilidades de de demuestren la incorporación de los
capacitación de la ley 594
control interno normas contables. elementos de la estación acuícola del alto
sobre la obligatoriedad de
Magdalena
la implementación de las
tablas de retención.
SANTAND Dar cumplimiento a la ley 594 de
GERENCIA SECCIONAL SANTANDER 2.
ER 2000, ley general de archivos; y Ley
El ICA ha dado cumplimiento parcial a los parámetros establecidos en la Ley 594 de 2000 implementación obligatoria
734 de 2002, donde se estable la
Ley General de Archivos, por cuanto existen debilidades administrativas y técnicas de de las tablas de retención
Creacion de mecanismos de control y obligatoriedad por parte de los
Gestión Documental en los archivos donde reposan los documentos soportes de cada una documental Capacitaciones Gerencia Seccional /
Lo que puede generar riesgos por monitoreo en la implementación de las funcionarios a cumplir lo establecido
de las actividades misionales ejecutadas durante la vigencia 2008, dado que los 3. Realizar Auditorias realizadas / Sobre Areas 5 1/06/2009 30/06/2010 56 Todas las áreas que
Situación que refleja falta de pérdidas documentales, dilución tablas de retención documental en cada una en dichas leyes; con el fin de
documentos no están referenciados, foliados, ni rotulados, las carpetas no contienen el eventuales de avance y totales de archivo por su actividad
mecanismos de control y de responsabilidades ante la de las áreas de la seccional, basado en la subsanar las debilidades
212 19 07 002 índice documental. No obstante, una funcionaria de esta seccional haber participado en la desarrollo por parte de elaboren
monitoreo para una efectiva ocurrencia de cualquier capacitación e instrucciones dada a los administrativas y técnicas de la
capacitación programada por el Nivel Central del ICA sobre manejo y administración cada funcionario. documentos y deban
gestión archivística, eventualidad, al igual que funcionarios el 14 de octubre del año 2008; gestión documental de los archivos, Control de informes y
documental, quien fue retirada en el proceso de rediseño institucional, se presenta que 4. Traslado de los conservarlos
provoca desgaste administrativo. y concientizacion de la aplicacion de las donde reposan los documentos Auditorias /sobre Areas 4 1/06/2009 30/06/2010 56
dada la recurrencia de esta debilidad y que a que aún no se encuentran debidamente archivos de gestión que permanentemente
mismas soportes de cada una de las responsables
subsanadas, existe mérito suficiente para su traslado a la Oficina de Control Interno según su tiempo de
actividades misionales y
Disciplinario de la institución. permanencia al archivo
administrativas ejecutadas durante
intermedio. 5.
la vigencias 2008,actual y futuras.
Informe compuesto por
Lo anterior por no hacer un preguntas, sugerencias y
debido uso de la herramienta avance en cumplimiento
tecnológica disponible de la ley 594 de forma
(software), por cuanto no trimestral
cuenta con recursos
informáticos y de comunicación Situación que genera riesgo en el
que le permita consolidar y manejo de la información, ejercer un control eficiente en cada
instalar y actualizar el Gerencia Seccional
El ICA no cuenta con sistemas de información actualizada, que le permita tener un control hacer una consulta ágil y imprecisiones y falta de diligencia una de las oficinas de atención al Adquisición e instalacion
Elaborar una revisión técnica de los software en todas las Subgerencia
eficiente al momento de los usuarios realizar solicitudes de servicios, como es el caso de la oportuna del registro de e inoportunidad al momento de la publico en cuanto a la correcta de equipos modernos
213 22 02 001 sistemas, en la seccional Santander para oficinas locales, brindado 9 1/06/2009 31/03/2010 43 Administrativa y
expedición de guías de movilización, las cuales son diligenciadas de forma manual predios, y contar con un banco expedición de las licencias, expedicion de guias de movilizacion /sobre numero de
implementación del respectivo software las capacitaciones al Oficina de
(maquina o a mano). de datos de la población permisos y realizar las con el fin de tener actualizada el Oficinas Locales
personal respectivo. Planeacion
animal atendida en los actividades de registro de banco de datos
diferentes ciclos de usuarios de la entidad.
vacunación, igual situación
ocurre con las actividades de
registro de cultivos forestales o
sistemas agroforestales con
fines comerciales,
1, mínimo un funcionario
Esta condición a pesar de no por área (agrícola y
afectar sustancialmente la gestión El ICA colocó un presupuesto independiente pecuaria) en cada oficina
En las Oficinas Locales ICA Barrancabermeja y Sabana de Torres, se detecta que no de la seccional, acarrea desgaste para atender las necesidades del proyecto local para el cumplimiento
existe personal disponible para la realización de las actividades de Registro de administrativo y costos elevados, forestales del departamento de Santander. de los objetivos
Falta de control y falta de Tener disponibilidad de personal en Gerencia General en
Plantaciones Forestales y Sistemas Agroforestales de carácter comercial y Expedición de en razón a que se hace necesario Se trasladara el hallazgo a la oficina Central misionales.
personal disponible para las diferentes oficinas locales para el Numero de personal / Bogota y Gerencia
214 15 01 006 Remisiones de Movilización de Madera, las cuales deben ser asumidas por un profesional desplazar funcionarios desde Nacional en Bogota para que de acuerdo a 2,capacitación del 2 1/05/2009 31/12/2009 35
desarrollar las actividades cumplimiento de las metas y sobre oficinas locales Seccional
en Ingeniería forestal, Ingeniería agronómica o Ingeniería ambiental, sin embargo se Bucaramanga hasta la región del las políticas y recursos presupuestales personal según actividad a
misionales de la institución. objetivos misionales de la institución Santander.
observó que para dar cumplimiento a dichas actividades, estas fueron desarrolladas Magdalena medio para atender establecidos para el año 2009, tomen los realizar. 3, Dotar con
directamente por los profesionales de la Oficina ICA Bucaramanga. los requerimientos relacionados correctivos del caso y formulen las los equipos necesarios
con el registro de plantaciones soluciones para el mismo. (software y equipos de
forestales. trabajo) para el desarrollo
de la actividad.
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Numero
hallazgo
esto obedece a que los

vacunadores son contratados por
FEDEGAN y su costo es de El ICA seguira ejerciendo las actividades de
se pudo determinar que el 1, Realización de eventos
acuerdo al número de bovinos control, vigilancia y cumplimiento
sistema de vacunación ejercido de evaluación y Nº de reuniones de Gerencia Seccional
En lo respecta a los ciclos de vacunación, en donde el ICA esta encausado todos sus vacunados, sin embargo, esta epidemiologica de inspeccion y control
por ésta entidad, no cuenta con Ejercer control y vigilancias sobre la seguimiento con 2 (dos) evaluación y seguimiento Epidemiología y
215 12 01 003 esfuerzos en el control de Fiebre Aftosa y Brucelosis Bovina, se observa que esta labor es situación no afectó la gestión durante los ciclos de vacunación 2 1/06/2009 31/12/2009 30
el debido control del ICA, pues vacunación realizada por Fedegan. reuniones antes, durantes de vacunación /sobre Coordinacion
desarrollada por FEDEGAN. misional de la institución, en el coordinados por Epidemiología de la
se está vacunando con una y después del ciclo de área de vacunación. pecuaria
control de enfermedades coordinacion pecuaria y Sanidad Animal de
cobertura del 100% vacunación.
oficiales, aunque si genera ciertos la Seccional y oficinas Locales.
riesgos sanitarios en los sistemas
de producción pecuaria.
En la oficina local ICA Sabana de Torres se observó que no se cuenta con los canales de A la fecha ya se realizo un convenio con la
comunicación telefónica y de Internet, dado que recientemente fueron objeto de cambio de empresa ETB para suministrar instalación
19 05 001
oficina, existiendo demoras por parte del Operador de Telecom para realizar dicha de telefonía e Internet a nivel Nacional ,
instalación, Departamental y oficinas locales.
Esta situación ocasiona Contar con comunicación directa y Alcanzar cobertura total a
Gerencia General en
Debido a falta de canales de dificultades para una oportuna y efectiva en todas la áreas de la nivel departamental y
Numero de oficinas por el Bogota Gerencia
216 comunicación idóneos al adecuada comunicación entre la institución para una eficaz regionales en el área de 9 18/05/2009 30/09/2009 19
Esta oficina local y las demás a nivel 100% de cumplimiento Seccional área de
interior de la institución. Oficina Local con el ICA Nivel cumplimiento de las actividades y las comunicaciones y
nacional deberán ser conectadas vía Contratación.
Central y Nivel Seccional. objetivos misionales de la institución tecnología
internet móvil, dada la facilidad actual de
acceder a esta tecnología. El traslado de
líneas y la conexión física para
comunicación de voz debe ser manejada
localmente.
para el manejo del software.
2, instalación de los Dar cumplimeinto al software instalados y en
diferentes equipos de Hardware manual de procedimientos funcionamiento / Sobre
necesarios para el desarrollo de la para la expedicon de la 9 1/06/2009 1/06/2010 52
Numero de oficinas
actividad. guias y pruebas de Locales
Estos eventos traen consigo, Se realizara la respectiva capacitación e
En los expedientes de archivo de las guías de movilización de las Oficinas Locales del ICA 3. Que se de cumpliendo oficial del laboratorio contando con
riesgos y pérdida de control de instalaciones y monitoreos del software en la Gerencia General,
Santander, no se reflejan evidencias claras de la realización de la consulta previa del registro de movililzacion y los una información completa
las actividades. No obstante lo diferentes oficinas locales con el fin de Seccional Santander
registro de los predios, al igual de la realización de las pruebas de laboratorio pertinentes Debido a la falta de monitoreo usuarios cumplan con los requisitos sobre cada uno de los
anterior, estas situaciones no buscar y crear una evidencia y archivo Oficinas Locale,
217 12 01 003 para confirmar y acreditar la calidad sanitaria de los animales a movilizar, igualmente en y control de las actividades de acuerdo a la normatividad predios en cuanto a guías
influyeron sobre los resultados y histórico de cada uno de los diferentes Epidemiologia y
todas las guías no se registran evidencias sobre la consulta de las fechas de vacunación ejecutadas por la entidad. vigente. 4, de movilización, exámenes
la gestión administrativa clientes para poder certificar una calidad Capacitaciones al Coordinacion
de los animales a movilizar, dado que el software encargado de realizar esta consulta Presentación de informe sobre el de laboratorios,
adelantada por la seccional sanitaria de los animales y predios, como se personasl / sobre Numero 9 1/06/2009 1/06/2010 52 Pecuaria
automática no se encontró instalado en los equipos de dicha oficina local. avance de los diferentes archivos capacitaciones y demás
durante la vigencia evaluada. menciona en el hallazgo Nº 2 de Oficinas Locales
históricos de los servicios prestados para poder certificar la
de forma bimensual. calidad sanitaria de los
5, Auditorias eventuales a los diferentes predios y
puentos encargados de la clientes.
expedicion de guias de movilizacion
La Gerencia Seccional Santander del ICA, no ha recibido los bienes muebles e inmuebles
que a titulo de transferencia debe recibir por parte del Instituto Colombiano de Desarrollo 1, Solicitar la entrega de
Contar con los elementos
Rural –INCODER, para la realización de las actividades de la Subgerencia de Pesca y Debido a la falta de diligencia y Dificultad para la ejecución de las los elementos y equipos.
necesarios entregados por el
Acuicultura, esta condición ha dificultado a la Oficina Local ICA Barrancabermeja, adelantar de gestión efectiva para lograr actividades de pesca y 2, Entregarlos a la Gerencia Seccional
Solicitar a INCODER la entrega de los INCODER al ICA para el Recibir y registrar en
218 19 03 006 las actividades programadas, tales como Control de vedas, Control a artes de pesca el traspaso de los bienes acuicultura, que facilite el Oficina de 100% 1/06/2009 31/12/2009 30 Almacén y Oficina de
bienes con sus respectivas Actas. cumplimiento de las metas del inventario
artesanal, realizar encuestas a pescadores y comerciantes y eventos de fortalecimiento muebles e inmuebles del cumplimiento de sus objetivos Barrancabermeja para su Barrancabermeja
proyecto de Acuicultura y
comunitario, dado que entre los bienes muebles a transferir, se cuenta con una INCODER al ICA. misionales. uso y ejecución del
Piscicultura.
embarcación fluvial (bote) con la cual se facilita el desplazamiento del personal asignado proyecto
para desarrollar estas actividades.
1, terminación del
Esta situación se debe a que la Se esta terminando las instalaciones y laboratorio de LANIA.
entidad no está reportando la A pesar que esta situación no adecuaciones del laboratorio LANIA Dar cumplimiento a uno de los 2, Contratación del
En el informe de actividades, se registró que en la seccional se realizaron 120 muestreos totalidad de los muestreos afectó de manera significativa la (laboratorio nacional de insumos agrícola) objetivos misionales que es conocer personal técnico y
Numero de Muestras Gerencia Nacional -
para control de calidad de insumos agrícolas y semillas de los 157 muestreos realizados por las oficinas gestión misional de la seccional y en Bogota para poder cumplir con el objetivo las características la concentración capacitación del mismo
realizadas / sobre la Seccional de
219 19 03 007 programados, lo anterior refleja una cobertura de control de calidad para insumos agrícolas locales, lo que subestima la en cambio si anterior evidencia la misional que es el examen de todas la y el ingrediente activo de los para desarrollar la labor de 100% 1/06/2009 31/12/2009 30
producción total de Santander y Sanidad
y semillas del 76%, cifra que no alcanzó a cubrir las expectativas de control previstas por el ejecución de dichas existencia de debilidades en el muestras de insumos agrícolas. diferentes insumos agrícolas para muestreo. 3,
insumos agrícolas Vegetal
ICA para el año 2008. actividades y refleja reporte y control a la ejecución de Programando acorde con la fecha de garantizar la calidad a los Dinamizar el tiempo de
erróneamente una baja actividades en esta seccional. terminación del laboratorio el muestreo de agricultores. respuesta por parte del
cobertura de control, los insumos agrícolas. laboratorio ubicado en
Bogota a los usuarios.
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Numero
hallazgo
Se detectó que por una falta de control en la ejecución de las actividades, no fueron
reportados debidamente en las planillas los dos (2) eventos de concientización dirigidos a
veterinarios, ganaderos, personal de frigoríficos y transportadores de ganado programados
durante el 2008 para la Seccional Santander, no obstante haber ejecutado mucho más Dicha condición no permite contar 1, Dar cumplimiento al cronograma
1, Eventos de
actividades de las programadas y haber superado la ejecución de esta actividad; con una información real y de actividades. 2, Obtener
seguimientos y evaluación
Similar situación ocurrió con la realización de los diez (10) Talleres de capacitación en confiable acerca de ejecución de evidencia y control del seguimiento
Debido a la falta de control en de la programación de Nº de eventos realizados
brucelosis y tuberculosis bovina se que programó para la seccional Santander para la las actividades establecidas para Realizar controles, evaluación, seguimiento de toda la programación de las Gerencia Seccional
la ejecución y reporte de las actividades en el periodo por año / sobre
220 19 03 007 vigencia 2008, en donde solo fueron reportados siete (7) eventos, no obstante la entidad esta seccional y que alimenta la y evidencia sobre la programación y el actividades a realizar en el periodo. 100% 1/06/2009 31/12/2009 30 Lideres de
actividades misionales, por por medio de informes Cronograma de
haber ejecutado un número mayor de actividades, programación del nivel nacional, cumplimiento de la misma. 3, Generar reportes Proyectos.
parte de la institución. visitas sorpresivas, Actividades
Se observa también que la seccional, no incorporó dentro de la Programación y Ejecución así como conocer con veracidad mensuales de los actividades
reuniones en cumplimiento
de las Actividades Vigencia 2008, las actividades relacionadas con Pesca y Acuicultura, a la gestión misional adelantada realizadas en cumplimiento del
del cronograma.
pesar que éstas comenzaron su ejecución a partir del último trimestre del año, con lo cual por la seccional. cronograma
se refleja falta de control en la ejecución de las actividades desarrolladas por la seccional y
no permite contar con una información veraz y confiable respecto a la totalidad de
actividades ejecutadas por la seccional durante la vigencia evaluada.
esta situación genera una baja

cobertura de monitoreo y control
de la bioseguridad de las
explotaciones avícolas, mediante
1, Dar cumplimeinto al
el análisis de la población aviar
cronograma.
en el área de influencia de las
2, Desarrollar
granjas de reproducción, y por
Ejercer control en la ejecucion y reporte de Actividades de la Gerencia Seccional
Debido a la falta de control en ende riesgos de aparición de Cumplir con las metas establecidas Nº de Actividades
Con respecto al sistema de producción aviar, se muestrearon solo 53 predios rurales para actividades con el fin de ejecutar el 100% de programación. oficina Centro de
la ejecución y reporte de las focos de diseminación de en el Programa Aviar, prresentando realizadas / Sobrre total
221 19 03 007 analizar aves de traspatio en alrededores de las granjas de reproducción de los 75 lo programado en la vigilancia, soportada 3, Presentar 100% 1/06/2009 31/12/2009 30 Diagnostico
actividades misionales, por enfermedades aviares. No ifnormes de avances sobre el actividades
muestreos de predios programados para la Seccional Santander. con apoyo logístico, administrativo y infomes de avances del Veterinario. Y Líder
parte de la institución. obstante, dada la poca relevancia cumplimiento. presupuestadas.
financiero. mismo. 4, Proyecto aviar.
de estas actividades en la
Reuniones de socilizacion
totalidad de actividades
eventuales con el fin de
ejecutadas por esta seccional,
rendir la informacion.
estas condiciones no surtieron
incidencia negativa sobre la
gestión misional adelantada por
la misma.
1, Lograr el cumplimiento total de las

Esto no permite obtener una
Se registra que de manera recurrente, los funcionarios de la Oficina Local del ICA Sabana normas y procedimientos que están 1, Recordar y enfatizar al
información oportuna y confiable
de Torres, vienen realizando recaudos oficiales en efectivo por concepto de Expedición de establecidos en la institución en los personal encargado las
acerca de los ingresos percibidos
Guías de Movilización de Animales, para luego días después ser consignados en la Cuenta diferentes manuales. politicas y manuales de
por la Seccional, al igual que
Corriente Banco Agrario a nombre el ICA, asimismo se detecta que existen Guías 2,Realizar un estricto control por procedimientos a cumplir
evidencia inoportunidad en el Reevaluar con el personal de las diferentes
expedidas que no cuentan con la debida firma y nombre del funcionario del ICA, parte de la oficinas de recaudo sobre por medio de charlas y
Lo anterior tiene origen en la recaudo de los dineros oficiales y oficinas locales el manual de procedimientos
igualmente, son expedidas guías de movilización que no caracterizan la edad de los la información actualizada de los dirigiéndose a la pagina
falta de mecanismos de control riesgos de pérdida de recursos asignados de acuerdo a las funciones y
animales, contraviniendo lo establecido en la R. 01794 de 2003 sobre el Manejo de reportes de recaudos de cada institucional Gerencia Seccional,
eficientes, para verificar la para la institución, así como responsabilidades que se deben asumir en Recaudos / Sobre
222 17 04 002 Recaudos en el ICA y la R. 0054 de 2007 por la cual se designa el responsable de oficinas local de forma periódica 2, Revisar el informe 100% 1/06/2009 31/01/2010 35 Oficina de Recaudos
ejecución del recaudo de los refleja un incumplimiento de los las diferentes oficinas, recalcando la ingresos totales
recaudos en la Oficina Local ICA Sabana de Torres. (mensual) a la Gerencia Seccional. mensual presentado por la y Oficinas locales
dineros oficiales de la deberes que poseen los importancia y consecuencias de su estricto
Igualmente el responsable de los recaudos oficiales en esta oficina local, realizó de manera 3, Instalación y oficina de recaudos para
institución. funcionarios responsables de los cumplimiento para lograr el objetivo general
extemporánea y tardía los reportes de recaudos por concepto de expedición de guías de capacitación de los diferentes ejercer control y tomar las
recaudos en las oficinas locales. de la institución.
movilización de animales y servicios de laboratorio, correspondientes al periodo medios tecnológicos (software y medidas respectivas
Estas situaciones prestan mérito
comprendido entre noviembre 10 de 2008 a marzo 20 de 2009, solo hasta abril 2 de 2009, Hardware) para la conservación y 3, capacitación al
suficiente para el traslado a la
no acatando con esto las funciones asignadas mediante R. 0054 de 2007 por la Seccional utilización de información histórica personal en la instalación
Oficina de Control Interno
Santander. necesarias para el buen desarrollo de software.
Disciplinario del ICA.
de los objetivos.
La seccional suscribe dos contratos con la firma Vimarco (072-001-2008 y 072-030-2008)

Se registran debilidades en la La contratación se realiza en esta forma
para la prestación del servicio de aseo y cafetería, con igual objeto, observando la Se generan riesgos de 1, Realizar presupuestos
etapa de planeación debido a que no se contaba con el total del Mejorar la etapa de planeacion
existencia de debilidades en el sometimiento a los principios de de transparencia y incumplimiento de los principios con base a años Valor asignado / Sobre
223 14 02 015 contractual, dada la falta de un presupuesto, la Gerencia Seccional contractual dándola a conocer al 1 1/06/2009 31/12/2009 30 Gerencia Seccional
economía establecidos en el Régimen de Contratación Estatal (L. 80 de 1993), no de establecidos en el régimen de anteriores. Presupuesto total Pedido
control y monitoreo efectivo en monitorea los contratista para evitar nivel Central
obstante, éstos fueron liquidados debidamente, sin llegar a tener incidencia alguna en la contratación estatal. 2, Solicitar el CDP
dichas etapas. dificultades en la recepción de servicios.
gestión administrativa adelantada por esta seccional.
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NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
1, Delegar a la persona
encargada de la
contratación la
aplicabilidad de la norma
Realizar la terminación de los de Ley contractual publica
Se registra falta de control y contratos a satisfacción cumpliendo y el seguimiento de los
Se observan debilidades administrativas en algunos contratos de prestación de servicio y Estas condiciones generan Se dará cumplimiento al articulo 11 de la ley Contratos terminados con
seguimiento en la ejecución del con todas los requisitos mismos generado reportes Gerencia seccional y
de compra venta, por cuanto no se anexa dentro de los expedientes la totalidad de la eventos de riesgos e 1150/2007 dando cancelación a los documentación completa
224 14 04 004 proceso contractual y falencias documentales establecidos en la ley trimestrales en cuanto a la 100% 1/06/2009 31/01/2010 35 Oficina de Compras
documentación requerida, tales como el acta final o recibo a entera satisfacción del servicio incertidumbres en el proceso de contratos durante los 4 (cuatro meses) al día / Sobre contratos
en el funcionamiento del de contratación, ley 1150/2007 situación de cada contrato bienes y servicios
prestado. liquidación de contratos. siguientes a su expiración. totales
Sistema de Control Interno. articulo 11, con respecto a la con respecto al porcentaje
cancelación de los mismo de cumplimiento, tiempo
de desarrollo,
cumplimiento de
documentación soporte al
día, aplicabilidad a la ley
El informe presupuestal se realiza de

acuerdo a las políticas dadas por la Ley
80/1993 dto. 2474/2008, de a cuerdo a
Se presentan debilidades de tipo administrativo, dada las adiciones realizadas en el
promedios estadísticos y de los recursos
contrato 072-040-2008 referente al servicio de mantenimiento de fotocopiadoras por $0,2
Se registra falta de control y destinados para el año, de los 100 contratos
millones y en el contrato 072-031-2008 sobre recolección de desechos tóxicos con la 1, Cumplir con lo Gerencia Nacional,
seguimiento en la ejecución del Estas situaciones generan de compras, bienes y servicios realizados 1, Seguir en el cumplimiento de las contratos con adiciones
empresa Descont S.A. por $1 millón, en razón a que, si bien es cierto estas adiciones no estrictamente señalado Gerencia Seccional y
225 14 04 006 proceso contractual y falencias desgaste administrativo y durante el año 2008 solo se le realizo políticas presupuestales y ley presupuestales / sobre 100% 1/05/2009 31/01/2010 39
sobrepasan el 50% del valor inicial del contrato, estas deben aplicarse en casos por el presupuesto anual Área de
en el funcionamiento del deficiencias de Control. adición presupuestal a 2 de ellos ya que 80/1993 dto 2474/2008 contratos totales
excepcionales y no como la regla general, hechos que denotan deficiencias en la etapa establecido para cada año. Contratación.
Sistema de Control Interno. estos dependen de la estricta necesidad del
precontractual, especialmente en realización de los estudios previos y en la preparación del
servicio y en ningún momento generan
plan de compras, generando desgaste administrativo y deficiencias de Control.
riesgo al cumplimiento de los contratos, ni
un mayor costo del servicio. por lo tanto se
da cabal cumplimiento a la Ley.
La seccional Santander ha venido suscribiendo convenios especiales de cooperación con

algunos municipios de Santander para la realización de actividades de prevención, control Estos hechos provocan desgaste
Delegar en los
y erradicación de enfermedades de control sanitario y para la expedición de guías de Deficiencias en los controles administrativo debido a que no se
Hacer seguimiento preventivo y correctivo a Mayor control en el cumplimiento de Coordinadores Y Nº Convenio Gerencia Seccional y
movilización, los cuales no presentan ninguna cuantía, y donde en algunos de los cuales se establecidos en la gestión les está haciendo el control y
226 14 05 100 los convenios suscritos por el ICA con los compromisos establecidos en los Supervisores de los Supervisados / Sobre 100% 1/06/2009 31/12/2009 30 Oficina de
registran que no presentan ninguna operatividad, toda vez que quedan en letra muerta y no contractual desarrollada por la seguimiento, originando riesgo al
municipio y Asociaciones convenios Interinstitucionales. convenios el cumplimiento convenios realizados. Convenios.
se da aplicabilidad a los acuerdos suscritos, sin embargo, se observa que esta situación no institución. no dar cumplimiento estricto a lo
de la normatividad vigente.
tiene ninguna incidencia sobre la gestión fiscal y administrativa de la seccional, dado que pactado en su momento.
cumplido el término se liquidan sin mayor efecto.
Se registra que en la Seccional Santander Sede Bucaramanga funcionan el Centro de
Diagnostico Animal, Centro de Diagnóstico Vegetal y Laboratorio de Semillas, los cuales
son generadores de residuos hospitalarios y similares, no obstante contar el ICA contar un
plan de manejo ambiental general, por falta de un adecuado compromiso institucional no se Estas situaciones originan riesgos
ejecutan unos procedimientos específicos para acatar lo relacionado con la gestión integral ocupacionales para los SOCIALIZACION DEL MANUAL DE
de residuos que establece el D. 2676 de 2000 y la R. 1164 de 2002. Falta de control en la ejecución funcionarios que manipulan los GESTION AMBIENTAL ACTUALIZADO Y DISMINUIR LOS RIESGOS REUNION DE
No obstante lo anterior, el nivel central del ICA viene adelantando acciones al respecto, sin de las acciones de mejora residuos patológicos y químicos y DEL PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE NUMERO DE PLANEACION/
SANITARIOS Y AMBIENTALES SOCIALIZACION DEL 1
que se registre para el nivel seccional, instrucciones precisas para aplicar lo establecidas en el Plan de para todo el personal con el que RESIDUOS DEL ICA, DONDE SE INDICA REUNIONES Gestión Ambiental
GENERADOS POR LOS MGA Y PGIR. .
correspondiente a la gestión integral de los residuos, por cuanto solo se suscribió el Mejoramiento institucional, y comparten los ambientes EL CORRECTO MANEJO DE RESIDUOS -Gerencia Seccional,
227 21 03 002 RESIDUOS DE LOS 1/06/2009 31/12/2009 30
Contrato No. 072-031-2008 con la firma Descont S.A. ESP para la recolección y falta de control en el interiores de las instalaciones, al DE LABORATORIO. Laboratorio de
LABORATORIOS, Y MEJORAR EL
disposición final de los residuos hospitalarios y similares, además esta seccional ha venido cumplimiento de las igual que generan riesgos de Análisis y
DESEMPEÑO AMBIENTAL
adelantando el proceso de adecuación y remodelación del Centro de Diagnostico Animal y obligaciones ambientales imposición de presuntas Diagnostico.
INSTITUCIONAL.
Vegetal. Por otra parte se observa que dicha situación se encuentra incluida como una aplicables. sanciones administrativas por
acción en el plan de mejoramiento del ICA Nivel Central; en consecuencia, toda vez que parte de las autoridades PLAN DE MANEJO
ELABORACIÓN DEL PLAN DE MANEJO DOCUMENTO PMA
las acciones del nivel seccional, se encuentran subordinadas por el nivel central y dado ambientales, AMBIENTAL 1
AMBIENTAL DE LA SECCIONAL. ELABORADO
que tanto el nivel central ha venido ejecutando acciones al respecto y en razón a que el ELABORADO
nivel seccional se encuentra en proceso de adecuación los laboratorios de diagnostico
animal y vegetal, se dará traslado a la autoridad ambiental para lo de su competencia.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
1, Indicar a las diferentes oficinas

generadoras de informacion
contable y financiera de la
Debido debido a la 1, Obtener la informacion
obligatoriedad de reportar dicha
acumulación de tareas de forma eventual y en
informacion de forma semanal. 2,
presentada a raíz del proceso tiempo real.
Realizar informe por parte de la
de reestructuración Mejorar los canales de comunicación de las 2,
Lo que podría generar riesgos por oficina de pagaduria y tesoreria Causaciones Mensuales /
Se evidenció diferencias detectadas no materiales, sumas inferiores a $0,2 millones, las administrativa sufrida por la diferentes áreas a nivel seccional y central realizar los asientos Gerencia Seccional y
228 11 02 002 reclamaciones contra la indicando la situacion de recaudos Sobre el total de 100% 1/06/2009 31/12/2009 30
cuales no son informadas ni efectuados oportunamente los ajustes correspondientes. institución y a labores para el desarrollo de los procesos contables contables dando Área Contable
Institución. en forma mensual 3, Movimientos mensuales
asumidas por contratistas y y administrativos cumplimiento al principio
Realizar las causaciones en sus
debilidades presentadas en los de causacion y fecha de
respectivos meses con el fin de
mecanismos de control realización de las
cumplir con los principios de
existentes. actividades contables.
Contabilidad Generalmente
Aceptados y establecidos por la
Contaduría General de la Nación
Estas situaciones se deben a

1, Realizar causacion
El principio contable de causación dispone que las operaciones se deben registrar en el que las acciones para la
periódica de las diferentes
momento en que suceden o cuando se tenga conocimiento de su ocurrencia, igualmente el depuración de las partidas
Dichas situaciones afectan la Con la reestructuración realizada con fecha partidas de acuerdo a su
Manual de Procedimientos del Grupo de Contabilidad de la Entidad adoptado mediante conciliatorias no han sido cumplir con el principio de causacion
confiabilidad de la información 23 de Diciembre de 2008 se busca el disponibilidad.
Resolución 00922 de 2002 establece que se deben efectuar conciliaciones bancarias suficientes para su aclaración y y exactitud de las cifras y Gerencia
financiera y puede incidir en los traslado de la parte Contable para la Oficina 2, Recordar a los
mensualmente; a Diciembre 31 de 2008, se establecieron hechos que afectan la la obtención de los respectivos actividades contables con respecto a Partidas conciliatorias / Seccional, Oficina
229 17 04 001 saldos de las cuentas de efectivo Central con el fin de organizar y hacer mas clientes la importancia de 100% 1/05/2009 31/01/2010 39
confiabilidad del saldo del Efectivo, en las Cuentas Bancarias ICA PRODUCTOS Y soportes con las entidades la contabilización de los diferentes Sobre periodo mensual de Recaudos y
y resultados (ingresos y gastos) y control sobre la causacion y realización de consignar y presentar el
SERVICIOS e ICA TESORERÍA REGIONAL, en dichas conciliaciones se reflejan partidas financieras, en razón a las ingresos por las conciliaciones Contabilidad
finalmente podría llegar a afectar actividades contables y contar con mayor recibo de consignación
conciliatorias por registrar en libros, débito por valor de $66 millones y crédito por valor de deficiencias registradas en el bancarias
el patrimonio de la entidad. personal para el desarrollo de la misma para generar los boletines
$1 millón, con antigüedad superior a tres (3) meses, con partidas por identificar desde el control sobre el manejo de los
de ingresos y su
mes de agosto de 2007. recursos financieros y registro
respectiva causacion.
de las operaciones;
Lo anterior debido a 1, Buscar el Funcionamiento

El Plan General de Contabilidad Publica en el numeral 209.1.1.3 Párrafo 154 establece que 2, Evaluaciones
debilidades en el sistema de Eficiente y Eficaz y mejoramiento
como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e 1, Establecer mayores controles de periódicas solicitando
control interno, en el registro, del Sistema de Control Interno en el
incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y comunicación para la contabilización de las información esporádica en Causacion y Gerencia Seccional y
conciliaciones, revelación de Lo que genera sobreestimación mejoramiento de canales de
ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución y el párrafo 157…las provisiones diferentes partidas conciliatorias de diferentes áreas para Contabilizacion de las áreas de Misionales
230 17 01 011 los saldos de cartera, de la cuenta Deudores y comunicación entre la seccional 100% 5/05/2009 31/01/2010 39
constituidas se registran como menor valor de los deudores. En el informe de cartera en provisiones y demás que se generen en la verificar la fiabilidad y diferentes partidas y Administrativas del
deficientes canales de Patrimonio de la entidad. Santander y la oficina Central para
cobro coactivo a 31 de diciembre de 2008, elaborado por el Grupo de Gestión y Apoyo Central y sean de estricta contabilización en eficacia del control interno conciliatorias ICA
información y comunicación, la contabilización y envió de reportes
Administrativo del Nivel Central, se observa una provisión de cartera por valor de $ 3,5 la Seccional y la comunicación
inaplicación de la Ley 1066 de necesarios para su causacion
millones, la cual no se encuentra registrada contablemente en la seccional. interareas.
2006. contable
Analizado el comportamiento de los movimientos de cartera durante la vigencia 2008 se Debido a la falta de control 1, Realizar cobro a las diferentes
Posibles sanciones y riesgo de Revisar y confrontar la Cartera establecida a Dar cumplimiento al cobro
evidenció que el cobro de ésta no ha sido oportuno y con la debida celeridad en la eficiente y oportuno y de entidades. 2, Iniciar Cartera Cobrada / Sobre Gerencia Seccional y
231 17 01 011 perdida de recursos en la la fecha y organizarla por edades para coactivo de los diferentes 50% 1/06/2009 30/06/2010 56
aplicación de los procedimientos de cobro persuasivo y coactivo de conformidad con la Ley gestión de cobro de cartera procesos de cobro coactivo según el total Cartera adeudada Área de Cartera.
institución. realizar su respectivo cobro. rubros de cartera
1066 de 2006 y del artículo 820 del Estatuto Tributario. durante el año 2008. caso en Bogota
1, Realizar fichas de Gerencia Seccional

control a los diferentes Área de C.D.A, Área
Fichas de Control / Sobre
vehículos (carros y motos) 8 1/06/2009 31/01/2010 35 de Sanidad Animal y
Vehiculos totales
área de Sanidad
Vegetal.
En el manejo de los vehículos a cargo de la Seccional se evidenció que no existen las Al ser la información es 2, Registrar todos los Gerencia Seccional
Crear y mantener fichas de control mantenimientos y Mantenimientos y Área de C.D.A, Área
fichas de control -hojas de vida- donde conste la información básica del vehículo y sus Debido a la falta de control recopilada por dos dependencias, Realizar control y seguimientos en actas con
para los diferentes vehículos del ICA reparaciones realizadas a Reparaciones / Sobre el 100% 1/06/2009 31/01/2010 35 de Sanidad Animal y
mantenimientos preventivos y correctivos así como el cumplimento de las obligaciones eficiente en el manejo de los se registra duplicidad de tareas y constancia a los diferentes vehículos de
232 16 03 002 a cargo de cada funcionario que cada vehiculo a nivel total contratado área de Sanidad
impositivas de carácter departamental y municipal las cuales para la vigencia 2008 no vehículos de la seccional desgaste administrativo propiedad del ICA destinado a cada persona
ilustre los mantenimientos y Seccional Vegetal.
fueron canceladas ni registradas en la contabilidad por valor de $1 millón durante el año 2008. afectando las cuentas por pagar y su responsabilidad del mismo
reparaciones a cada vehiculo.
aproximadamente, aunado a lo anterior, el resultado del ejercicio.
3, Dar informe bimensual Gerencia Seccional

de los vehículos por cada Informes bimensuales / Área de C.D.A, Área
uno de los funcionarios Sobre perido 3 1/06/2009 31/01/2010 35 de Sanidad Animal y
encargadosa nivel presupuestal área de Sanidad
Seccional Vegetal.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
1, Solicitar en forma
mensual vía electrónica o
correo certificado
información a contabilizar
De conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública, los comodatos se registran en la en cada periodo antes del
cuenta 3208 Capital Fiscal. Se evidenció que a diciembre 31 de 2008, no se encuentra cierre, tanto a las áreas de
contabilización con soporte sobre el hallazgo 1, Mejorar canales de comunicación
registrado el contrato de comodato con la Corporación Centro Provincial de Gestión Lo anterior debido a deficientes trabajo como a la oficina
respectivo y mejorar los canales de inter-áreas e inter-central con el fin
Empresarial de la Provincia de García Rovira – CEPROGAR, cuyos costos históricos canales de comunicación entre Estas situaciones generan central. contabilización y
comunicación con la oficina central con el fin de disminuir errores por falta de Gerencia Seccional y
233 19 03 004 ascienden para la granja El Arsenal a $ 147 millones y para la granja Tinagá a $ 39 dependencias a nivel seccional subestimaciones en la cuenta 2, Presentar informe corrección del hallazgo 100% 1/05/2009 31/01/2010 39
de cumplir con el principio contable de aplicación del principio de causacion Área contable
millones. Aunado a lo anterior, existe un contrato de comodato vigente de la granja El y nacional y a la falta de Capital Fiscal. mensual enviado al Área /sobre registros totales
causacion de la Contaduría General de la y periodo establecido por la
Arsenal con el municipio de Enciso, el cual a la fecha no ha sido liquidado, detectándose conciliación patrimonial, contable de la oficina
Nación Contaduría General.
que se constituyeron para este bien dos contratos de comodatos que se encuentran central en bogota sobre los
vigentes. diferentes hechos
económicos registrados en
la contabilidad de la
Seccional.
De conformidad con el Plan de Contabilidad Pública, la depreciación es individualizada por

cada elemento. Existe limitación al alcance en la cuenta Depreciación Acumulada la cual
registra en forma global $754 millones a 31 de diciembre de 2008, no obstante requerirse
al Nivel Central la relación individualizada de los bienes muebles e inmuebles, su Debido a la falta de 1, Revisar y solicitar soportes de los Ejercer comunicación
Se trasladara el hallazgo a la oficina central
depreciación y valorización con corte a diciembre 31 de 2008, no fue posible obtener esta procedimientos claros y diferentes comprobantes de constantes con el Area Causacion y realización e
Esta situación impide emitir Nacional en Bogota para que el área Gerencia General y
información, por lo anterior, la entidad incumple lo dispuesto en el Plan General de precisos para la depreciación y Depreciaciones realizadas a los Financieras para la las Depreciaciones /
234 18 03 004 concepto de razonabilidad sobre Contable se encargue de los dispuesto y 100% 1/06/2009 31/01/2010 35 Área de Contabilidad
Contabilidad Pública, Normas Técnicas de Contabilidad Publica Numeral 2.9.2.5 valorización de bienes muebles Bienes Muebles e Inmuebles con contabilizacion y sobre Depreciaciones
la cuenta Depreciaciones. aclaraciones pertinentes de la misma en Bogota
Exhibición de soportes, comprobantes y libros de contabilidad párrafo 354, que establece e inmuebles a nivel de la que cuenta la institución, para causacion de hechos totales
información.
que “Toda la documentación contable que constituya evidencia de las transacciones, institución. mantener el archivo historico contables
hechos y operaciones efectuadas por la entidad contable pública debe estar a disposición
de los usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y
control por parte de las autoridades que los requieran”,
De conformidad con el Plan de Contabilidad Pública, la entidad estatal debe efectuar el

cálculo de las valorizaciones de las Propiedades Planta y Equipo mínimo cada 3 años de
forma individualizada por cada elemento y con base en avalúos técnicos. Existe limitación
al alcance en la cuenta 1999 Valorizaciones, la cual registra en forma global $4.478
millones a 31 de diciembre de 2008, no obstante requerirse al Nivel Central la relación
individualizada de los bienes muebles e inmuebles, su depreciación y valorización con Debido a la falta de 1, Revisar y mantener archivo
Se trasladara el hallazgo a la oficina central Ejercer comunicación con
corte a diciembre 31 de 2008, a excepción de los predios El Arsenal y Tinagá los cuales se procedimientos claros y Estos hechos generan histórico sobre los diferentes
Nacional en Bogota para que el área el area financiera para la Causacion y realización e Gerencia General y
encuentran en regular y mal estado de conservación, sin actualizar su efecto en las precisos para la depreciación y incertidumbre sobre la comprobantes de Valorización
235 18 04 003 Contable se encargue de los dispuesto y causacion y archivo las valorizaciones / sobre 100% 1/06/2009 31/01/2010 35 Área de Contabilidad
valorizaciones, cuyo cuantía asciende a $1.202 millones, de lo demás no fue posible valorización de bienes muebles razonabilidad de la cuenta realizadas a los Bienes Muebles e
aclaraciones pertinentes de la misma historico de los diferentes Valorizaciones totales en Bogota
obtener esta información, en consecuencia, la entidad incumple lo dispuesto en el Plan e inmuebles a nivel de la Valorizaciones. Inmuebles con que cuenta la
información. hechos conables.
General de Contabilidad Pública, Normas Técnicas de Contabilidad Publica Numeral institución. institución
2.9.2.5 Exhibición de soportes, comprobantes y libros de contabilidad párrafo 354, el cual
consagra que “Toda la documentación contable que constituya evidencia de las
transacciones, hechos y operaciones efectuadas por la entidad contable pública debe estar
a disposición de los usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección,
vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran”.
1, Solicitar reporte de
Presentar mejores canales de
En la cuenta de Deudores se evidencia Inadecuada aplicación del párrafo 116 - Numeral En razón a debilidades en el Implementar mejores canales de forma mensual a las
comunicion entre el área de Área de cobro
2.8 - Principio de Registro de la Contabilidad Pública, referente a que “Los hechos sistema de control interno, en comunicación con el área de Cobranza diferentes áreas (cobranza Nº de saciones y Deudas
Estos hechos generan Cobranzas y jurídica en el Nivel coactivo en Bogota,
financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera el registro, conciliaciones, oficina Central para el envió oportuno de los y jurídica) sobre las Contabilizadas / Sobre el
236 17 01 009 sobreestimación de la cuenta Central, para obtener mas rápido y 100% 1/06/2009 30/06/2010 56 Gerencia Seccional y
cronológica y conceptual…”, por cuanto, las consignaciones realizadas por el Señor Fabián revelación de los saldos de diferentes cobros y pagos realizado con los novedades para realizar total de Sanciones y
Deudores. de forma eficiente la información Oficina de
Parra, por concepto de cancelación acuerdo de pago por sanción impuesta, por valor de cartera, deficientes canales de soportes necesarios para generar la su respectiva Deudas del año
necesaria para su respectiva Resoluciones
$ 1,2 millones no fueron registradas en el periodo correspondiente. información y comunicación. causacion contabilización y presentar
contabilización.
el informe a Nivel Central
Del análisis a la cuenta Deudores se evidencia Inadecuada aplicación del párrafo 116 -
1 Presentar al día la
Numeral 2.8 - Principio de Registro de la Contabilidad Pública, referente a que “Los hechos Lo anterior ocasionado a
causacion y
financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera debilidades en el sistema de Actualizar y contabilizar las diferentes
Estas situaciones generan 1, Actualizar la información contable reclasificaciones de las Nº de resoluciones
cronológica y conceptual…”, por cuanto a 31 de diciembre de 2008, no se realizó la control interno, en el registro, resoluciones sancionatorias de la vigencia Gerencia General
subestimación de la cuenta en lo relacionado a la causacion de resoluciones contabilizadas y
237 17 01 009 causación de cuarenta y siete (47) resoluciones de sanción expedidas en la vigencia 2008 conciliaciones, revelación de 2008 y la reclasificación de las mismas 100% 1/07/2009 31/07/2010 56 en Bogota, Seccional
deudores y patrimonio de la las diferentes resoluciones en sus sancionatorias expedidas reclasificadas /sobre el
por $ 22 millones que se encontraban debidamente ejecutoriadas. Igualmente no se los saldos de cartera, según ratificaciones realizadas por la oficina y Área contable
entidad y cuentas de orden. respectiva fecha de expedicion, por la oficina de jurídica total de resoluciones
reclasificó lo correspondientes a tres (3) resoluciones ratificadas por $ 1,4 millones, ocho deficientes canales de jurídica de Bogota
que pertenezcan a la
(8) resoluciones enviadas para cobro jurídico por valor de $ 9,2 millones, expedidas en información y comunicación.
seccional Santander
vigencias anteriores y que se encontraban en cuentas de orden.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Situación que ha generado

1, Crear procesos de inducción y
Debido a deficiencias de deficiencias en la expedición de
capacitaciones a los contratistas y
La entidad debe adelantar procesos de inducción al personal. El proceso administrativo control en la administración del las resoluciones de sanción, en Realizar procesos de inducción y Numero de
demás Recurso Humano que 1 Cursos de inducción y Gerencia Nacional,
sancionatorio ha sido adelantado por diferentes contratistas, los cuales no poseen la talento humano y debido a la las notificaciones, registro, cobro capacitación al diferente personal contratado capacitaciones e
ingrese a laborar en la institución. Capacitaciones sobre las Gerencia Seccional y
238 15 04 001 experiencia requerida (una vez obtenida no los vuelven a contratar), además no han falta de mecanismos claros y recaudo presentando gran por el ICA para el cumplimiento con calidad inducciones realizadas / 100% 1/06/2009 31/01/2010 35
2, Contratar al personal con labores a desarrollar por Área de
recibido un adecuado proceso de inducción, capacitación, acompañamiento ni han sido para adelantar el proceso cantidad de revocatorias, algunas de las funciones encomendadas, y en lo Sobre total contratación
anterioridad para realizar la funcionarios capacitados Contratación.
objeto de control, seguimiento y supervisión, administrativo sancionatorio a por pérdidas de fuerza ejecutoria posible preservar el personal capacitado. en el periodo
capacitacion y empalme de la
nivel institucional. por vencimiento de términos,
informacion.
reiteración de los infractores..
1, Solicitar la información
a la oficina de Cobro y
jurídica en bogota de
forma eficaz y oportuna
Estas debilidades están
para depurar dicha
atribuidas a la existencia de
información y presentar
debilidades en el sistema de
Realizar conciliaciones periódicas sobre la informe de novedades por
control interno y falta de 1, Buscar confiabilidad y certeza en Gerencia Seccional,
Estos eventos generan información sancionatoria enviada por la el responsable en forma Nº de resoluciones
La entidad debe efectuar conciliaciones periódicamente. No se evidencia la realización de gestión administrativa, en las cifras contables conociendo el Ares de
239 18 01 004 incertidumbre en el registro del oficina jurídica de bogota para presentar el mensual a la Gerencia conciliadas /sobre 100% 1/07/2009 31/07/2010 56
conciliaciones para esta actividad, la información fluye sin control ni registro. razón a que no se evidencia la estado de cartera real a corte de resoluciones, cartera
debido cobrar. reporte mensual a las área contable y de Seccional, Área de Cartera resoluciones totales
realización de conciliaciones cada periodo y contabilidad
cartera para su respectiva causacion y Contabilidad para el
para esta actividad, la
respectivo proceso de
información fluye sin control ni
conciliacion de forma
registro.
trimestral entre las
diferentes áreas con el fin
de consolidar la
información
Para afrontar el rediseño institucional la seccional no adoptó las medidas necesarias para
asegurar el mantenimiento de la información, no obstante mediante memorando Circular
No 039 de 2008 de la Gerencia General del ICA, impartió instrucciones precisas para la Como se observa, el área
entrega por cada funcionario, información que debía consolidarse y enviarse antes del 28 administrativa durante la
de noviembre de 2008, la cual fue rendida. vigencia 2008 se vio afectada
Posteriormente, al presentarse el retiro de los funcionarios, el Gerente Seccional no utilizó por varias novedades de
la información previamente diligenciada para recibir los cargos, debido a la desinformación personal, falta de instrucciones
con que manejo el Nivel Central este proceso, pues solo hasta el 22 de diciembre, en claras y precisas respecto de la 1, Fortalecer el equipo humano encargado
Contratación de personal
reunión con los Gerentes Seccionales se conoció la nueva estructura, la cual empezó a nueva estructura, se las acciones administrativas y operativas. Cumplimientos de metas
Afrontar y sacar adelante las para agilizar el desarrollo
regir a partir del día siguiente, así como los funcionarios que harían parte de ella, represamiento de información, Este hecho incide negativamente 2, Desarrollo de talleres psicológicos programadas por la Gerencia Nivel
medidas adoptadas en el rediseño de las actividades y
240 11 02 002 empezando por la designación del Gerente Seccional. desconocimiento de la nueva en el registro, suministro, calidad encaminados a la capacitación del Clima administración y 100% 1/06/2009 30/06/2010 56 Central, Gerencia
institucional para dar cumplimiento procesos de información
En la seccional se suprimieron dos cargos de carrera, que corresponden a operarios carga laboral, debido a los y oportunidad de la información. Organizacional. 3, operativas / sobre total Seccional.
al objetivo y metas de la institución. evitando futuros
calificados, los cuales no se han podido retirar de la institución por encontrarse con fuero deficientes procesos de capacitación y empalme a los nuevos metas programadas
inconvenientes.
sindical y dos cargos provisionales que corresponden al Coordinador Administrativo y entrega, a la falta de un funcionarios.
Financiero y el funcionario de Presupuesto. Adicionalmente, durante el periodo, se terminó adecuado empalme y al
el nombramiento provisional a dos funcionarios, los cuales manejaban Recaudos, y desconocimiento de los
Compras y contratos y renunció la Contadora de la seccional, quien tenía nombramiento sistemas utilizados, ubicación y
provisional. oportuna recuperabilidad de la
Respecto de los funcionarios de carrera se pensionaron 2, uno del área técnica y el otro del información existente.
área administrativa quién tenía a cargo la correspondencia interna y externa, además
renuncio una funcionaria de las oficinas locales.
1, Mejorar los canales de

Inadecuada aplicación del párrafo 116 - Numeral 2.8 - Principio de Registro de la comunicación entre las diferentes
Situación que a la fecha
Contabilidad Pública, referente a que “Los hechos financieros, económicos, sociales y Omisión que puede generar áreas de la Seccional Santander. 1, Presentar confiabilidad
persiste, debido a los
ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual…”, por cuanto la riesgos de pérdidas de elementos Con la implementación y puesta en marcha 2, Realizar el y proporcionalidad de la
deficientes canales de
Seccional, no registró el ingreso al almacén de $15,6 millones correspondientes a adquiridos por la administración, del sistema MECÍ se busca abundar en la registro de los elementos pendientes información de almacén y
comunicación e información Gerencia Seccional
elementos adquiridos por la Oficina Central mediante los contratos números GABSA -01- subestimación de las cuentas de comunicación entre las diferentes áreas por parte del almacén y contabilidad. contabilidad en los Novedades en boletetines
241 18 03 001 entre las seccionales y la 6 1/06/2009 31/01/2010 35 Área de almacén y
236-08, GABSA -01-234-08 y GABSA -01-252-08, los cuales fueron de recibidos Cargos Diferidos y posible para hacer mas eficiente y eficaz los 3, Presentar informe diferentes reportes de Almacen
Oficina Nacional, a la falta de contable
físicamente en el mes de diciembre de 2008, sin efectuar el Comprobante de Movimiento detrimento patrimonial en el procedimientos de contabilización y mensual del área de almacén al contables para dar
mecanismos de control en el
de Inventarios para el ingreso a almacén y contabilidad, debido a que los elementos (Bolsa evento que no se subsanen las causacion de las diferentes partidas área contables de todos los veracidad de la
manejo y registro de los
Bolsang sencilla $ 2,5 millones y Manilas lazo soga 15 metros $0.7 millones) no inconsistencias detectadas. movimientos realizados durante el información contenida
inventarios.
corresponden al precio comercial y a las características solicitadas. mes y de los pendiente para realizar
la contabilización
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
En la vigencia 2008 no se culminó el proceso de toma física del inventario de Propiedades Debido a la falta de diligencia y
Planta y Equipos, faltando las oficinas locales de Sabana de Torres, San Vicente de de gestión efectiva para lograr
Estos hechos generan Terminar actualización de Visitas de actualización en
Chucurí y el 50% de la Oficina Bucaramanga. Así mismo, no se evidenció la existencia de una cobertura significativa del Programar la terminación de actividades de inventario revisado/ sobre Gerencia Seccional y
242 19 03 006 incertidumbre en la cuenta inventarios en la oficinas locales y Sabana de Torres y San 100% 1/06/2009 31/12/2009 30
un programa, previamente autorizado por el superior, para efectuar dicho procedimiento, proceso de toma física del inventarios Total inventario existente Área de Almacén.
Propiedad, Planta y Equipo. Seccional Vicente
además no se cuenta con un resultado final que revele el estado de los bienes, pues en él inventario de Propiedades,
no se registra el estado actual de conservación de estos mismos. Planta y Equipo.
1, Realizar el registro de los

1, Presentar confiabilidad
elementos pendientes por parte del
Con la implementación y puesta en marcha y proporcionalidad de la
almacén y contabilidad, y Presentar
Este hecho es ocasionado por del sistema MECÍ se busca aumentar en la información de almacén y
Efectuada la revisión al registro contable del proceso de clasificación de los bienes Eventos que generan que las informe mensual del área de Gerencia Seccional
la existencia de debilidades de comunicación entre las diferentes áreas contabilidad en los
243 19 03 006 inservibles contenido en las Actas 01, 02 y 03, se evidencia que estas no son registradas operaciones no sean registradas almacén al área contables de todos Informes mensuales 6 1/06/2009 31/01/2010 35 Área de almacén y
tipo administrativo y de control para hacer mas eficiente y eficaz los diferentes reportes
en la fecha en que se elaboran. oportunamente. los movimientos de actas inservibles contable
interno. procedimientos de contabilización y contables para dar
realizados durante el mes y de los
causacion de las diferentes partidas veracidad de la
pendiente para realizar la
información contenida
contabilización
MAGDALE
GERENCIA SECCIONAL MAGDALENA
NA
Se encontro que la documentacion no esta debidamente organizada, las carpetas no Elaboracion de las tablas
Coordinar con la oficina central de Contar con las tablas de retencion
cuentan con un indice de documentos, tampoco se encontraròn actas de entrega de los Debido a que no se han Dificultad en la oportuna y agil de retencion documental Documentos de
Documentacion capacitacion relacionada documental de cada uno de los Todos los
244 1904005 archivos documentales por parte de los funcionarios salientes.Debido a que no se han implementado en su totalidad localizaciòn de la informaciòn de cada uno de los capacitacion y tablas de 4 5/4/2009 3/30/2010 47
con la ley 594 de 2000 en cada una de las archivos correspondiestes a la funcionarios
implementado en su totalidad el manejo de archivo, lo cual ocasiona dificultad en la el manejo de archivo. documental. archivos que se llevan en retencion
dependencias que manejan documentacion. seccional.
oportuna y agil localizacòn de la informaciòn documental. la seccional.
Se determino debilidad en la
informacion de las carpetas de
los contratos. no estan
ordenados cronologicamente ni
debidamente foliados que
permitan seguir al orden
cronologico de las actividades
pertinentes a cada
Se determino debiliidad en la informacion de las carpetas de los contratos. no estan contrato.Con respecto a los
ordenados cronologicamente ni debidamente foliados que permitan seguir al orden (11) contratos de prestaciòn de
Se infringe la ley general de
cronologico de las actividades pertinentes a cada contrato.Con respecto a los (11) servicios,se constato que no se
archivos (la ley 594 de 2000),
contratos de prestaciòn de servicios,se constato que no se anexan los soportes anexan los soportes
generando riesgo en el Hacer seguimiento y supervision a Elaboracion de las tablas
relacionados con los antecedentes,estudios previos de oportunidad y conveniencia para relacionados con los
cumplimiento del objeto organización de los archivos (carpetas de los contratos de prestacion de de retencion documental Documentos de Leonor Dangond
contratar.CUBS, y en un contrato no aparece ningun tipo de soporte. En relaciòn con el antecedentes,estudios previos
245 1405100 contractual y una adecuada contrato) de acuerdo a la ley general de servicios, asegurando la de cada uno de los capacitacion y tablas de 4 5/4/2009 3/30/2010 47 Baquero y Yenis
contrato de prestaciòn de servicio GABSA No.01-195-08-GRASAS Y DERIVADOS S.A- de oportunidad y conveniencia Bustillo
supervision del proceso que se archivos. permanencia de todos los soportes archivos que se llevan en retencion.
GRADESA S.A, se encontro que en el archivo del contrato faltan soportes de los para contratar.CUBS, y en un
desarrolla incidiendo en el en dichas carpetas. la seccional.
certificados de antecedentes sice,CUBS y justificacion de la necesidad y conveniencia para contrato no aparece ningun tipo
incumplimiento de los principios
contratar.Esta situaciòn genera riesgos en el cumplimiento del objeto contractual y una de soporte. En relaciòn con el
de la contratacion estatal.
inadecuada supervisiòn del proceso que se desarrolla incidiendo en el incumplimiento de contrato de prestaciòn de
los principios de contrataciòn Estatal. servicio GABSA No.01-195-08-
GRASAS Y DERIVADOS S.A-
GRADESA S.A, se encontro
que en el archivo del contrato
faltan soportes de los
certificados de antecedentes
sice,CUBS y justificacion de la
necesidad y conveniencia para
contratar.
246 2101002 En los informes de eventos de transferencia de tecnologia se encontro muy escasa alusion falta de ilustraciòn y Genera incertidumbre sobre la
al desarrollo ambiental sostenible debido a la falta de ilustraciòn y descripciòn de sus descripciòn de sus debida socializaciòn de los Realizar reuniones de
componentes, situaciòn que genera incertidumbre sobre la debida socializaciòn de los componentes saberes y conocimiento con que Socialización del Manual de Gestión sensibilización del MGA y
Sensibilizar a los funcionarios de la INFORME CON Gerencia Seccional /
saberes y conocimientos con que cuenta la entidad en esta materia. cuenta la entidad en esta materia. Ambiental, Plan de Gestión Integral de PGIR del ICA, a los
seccional sobre la Gestión REGISTRO DE 1 9/1/2009 12/31/2009 17 Planeación; Gestión
funcionarios de la
Residuos del Instituto. Ambiental institutcional. CAPACITACIÓN Ambiental
seccional y sus oficinas
locales.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
247 2101002 La formulaciòn y protocolo de los proyectos carecen de la definiciòn de Incumplimiento del Manual de No permite adelantar suficientes Socializar el Manual de Gestión Ambiental Dar cumplimiento a la política del Gerencia Seccional /
objetivos,estrategias,indicadores y metas de tipo ambiental, esto no permite la Gestiòn Ambiental nùmerales medidas y priorizar acciones actualizado en cumplimiento a los requisitos Manual de Gestión Ambiental. Realizar reuniones de Planeación; Gestión
identifacaciòn de situaciones ambientales problematicas,situaciòn que contrabiene las 5.1 y 5.2 conducentes a solucionarlas o de la norma ISO 14001:2004 y concordante sensibilización del MGA y Ambiental
indicaciones del manual de gestion ambiental numerales 5.1 y 5.2 y se dificulta establecer minimizarlas con el Plan Estratégico actual del instituto. INFORME CON
PGIR del ICA, a los
los propositos del desarrollo sostenible.hecho que no permite adelantar suficientes REGISTRO DE 1 9/1/2009 12/31/2009 17
funcionarios de la
medidads y priorizar acciones conducentes a solucionarlas o minimizarlas CAPACITACIÓN
seccional y sus oficinas
locales.
248 2102002 En el centro de diagnostico de Fundaciòn se encontraròn algunas deficiencias: riesgos para falta de inversiòn en equipos Impide desarrollar adecuadas Incluir en el plan de compras para la Mejorar las condiciones Plan de compras vigencia Plan de compras 1 9/1/2009 6/30/2010 Gerencia Seccional
la sanidad y bioseguridad, inadecuado diseño en recepciòn de muestras, inadecuada e de laboratorios condiciones ambientales. vigencia 2010, los recursos para la ambientales, sanitarias y de 2010 con programación de elaborado
insuficiente existencias de desinfectantes, dificultades con la recolecciòn de material adquisición del congelador para el bioseguridad. elementos para mejorar
convencional de aseo, daños en la sala de necropcias y obsolecencia en la nevera para almacenamiento temporal del residuos condiciones ambientales y
para guardar y conservaciòn segura de muestras anatomopatologicas, y vencimiento de anatomopatológicos, elementos para aseo, sanitarios y de 43
fechas para recarga de extinguidores de fuego.situaciones que impiden desarrollar limpieza y desinfección del laboratorio y bioseguridad.
adecuadas condiciones ambientales,sanitarias y de bioseguridad. para la recarga de extintores.
249 1404001 En el contrato No. 021-33-2008 entre el ica y la Sociedad Comercial SANDESOL, para los Falta de especifaciòn para Riesgos a la sanidad y Especificar en el contrato con la empresa Disminuir riesgos. Contrato con Contrato elaborado 1 9/1/2009 12/31/2009 Gerencia Seccional
servicios de recolecciòn y transporte de residuos infecciosos o de riesgos biologicos no se caso de eventualidades en el bioseguridad del àrea. que realice la recolección, transporte y especificación en cuanto a
especifica la recolecciòn en casos de eventualidades o cuando el nivel de carga de la plazo de ejecuciòn del contrato disposición final de los residuos biológicos la prestación del servicio
nevera lo amerite, de tal manera que se evite saturar su capacidad de almacenamiento, y para las vigencias futuras, que la prestación en casos eventuales.
las muestras deban almacenarce por fuera de ellas y con ello, se propicie riegos a la del servicio también se debe hacer en 17
sanidad y bioseguridad del area. eventualiades de emergencia.
La situacion descrita permite

presentar informacion
En el centro de diagnostico de Fundaciòn se encontraròn algunas deficiencias: riesgos para Mantener los los inventarios de
distorsionada del inventario de los
la sanidad y bioseguridad, inadecuado diseño en recepciòn de muestras, inadecuada e bienes debidamente actualizados, Acta individual de
Debilidad en la disposiciòn y activos de la
insuficiente existencias de desinfectantes, dificultades con la recolecciòn de material en cabeza de cada uno de los inventario por cada Acta individual de
clasificaciòn de los bienes en entidad,incumpliendo lo dispuesto Carlos Castillo Amor,
250 1601001 convencional de aseo, daños en la sala de necropcias y obsolecencia en la nevera para Actualizacion constante de los inventarios funcionarios de la seccional, y asi funcionario de la seccional inventario por cada 49 4/1/2009 12/31/2009 39
servicio,seguimiento y en la resolucion No. 01712 del 21 Almacenista Seccional
para guardar y conservaciòn segura de muestras anatomopatologicas, y vencimiento de determinar responsables con inventario de bienes funcionario
monitoreo fisico del inventario de agosto de 2001, emananda del
fechas para recarga de extinguidores de fuego.situaciones que impiden desarrollar permitiendo hacer manejo eficiente bajo su responsabilidad.
ica por el cual se adopta el
adecuadas condiciones ambientales,sanitarias y de bioseguridad. de este recurso.
manual de procedimientos del
proceso de servicios generales.
Tener el avaluo real del centro de

diagnostico del Banco Magdalena,
Se evidencio debilidad en la actualizaciòn del predio Centro de diagnostico del Banco de acuerdo a las normas
El no cumplimiento de las situacion que incide en la
Magdalena,el cual fue avaluado tècnicamente en julio 2004 por valor de $ 118.5 millones, establecidas por la contaduria contrato con fedelonja
normas de la contaduria revelaciòn del valor actual del Contratacion del avaluo del centro de Adal Alfaro Lopez,
251 1604001 que denota el no cumplimiento de las normas de la Contaduria Generla da la Naciòn general de la nacion para el avaluo para avaluo del centro de contrato. 1 8/31/2009 5/30/2010 39
general de la nacion respecto bien que se presenta en el diagnostico del Banco. Gerente Seccional.
respecto del avalùo de bienes inmuebles,incidiendo en la revelaciòn del valor actual del de bienes inmuebles, con el fin de diagnostico del Banco.
al avaluo de bienes inmuebles. Balance general.
bien que presenta en el Balance General presentar un balance real en los
inventarios de los bienes inmuebles
del instituto.
Realizar los arqueos cada

Se observó deficiencia en el control y monitoreo del efectivo evidenciado por la practica seis meses a los
Se debió por incumplimiento al
esporadica de arqueos de caja menores y recaudadoras durante la vigencia de 2008 y Hacer seguimiento, control y responsables de las cajas
plan sobre seguimiento del Riesgo en el uso de los recursos Practicar por lo menos cada seis meses Jorge Carbono
asignaciòn del manejo de caja menor a recaudadores de oficinas locales por verificacion a las cajas menores menores y recaudoras con Actas de Arqueos a cajas
252 1701100 efectivo e inoservancia del e incidencia en los registros del arqueos a las diferentes cajas menores y 20 5/4/2009 12/31/2009 34 Adarraga, Contador de
incumplimiento al plan sobre seguimiento del efectivo e inoservancia del proceso de recaudadoras de la seccional, con el el fin de monitorear el recaudadoras y menores. la seccional
proceso de divisiòn financiera Area contable. recaudadoras de la seccional.
divisiòn financiera de cajas menores, incidiendo en riesgo en el uso de los recursos e fin de evitar detrimento patrimonial. efectivo, confrontandolos
de las cajas menores.
incidencia en los registros del Area contable. con los registros
contables.
La cartera vencida del ICA seccional Magdalena por 67.1 millones, representa el 93.6% del
notificacion a cada uno de
valor total del Grupo de Deudores que asciende a $ 71.3 millones, correspondiendo a posibilidad de presentar saldos
Debilidades en los controles Establecer un plan de recuperacion de Recuperar los recursos que se los deudores mediante Adal Alfaro Lopez y
deudores con màs de 720 dias, reflejando debilidades en los controles para analizarlas irreales en las cuentas que oficios a los diferentes
253 1701007 para analizar la cartera vencida cartera, con la asesoria de un abogado de la encuentran en la cartera morosa del oficios y seguimiento 15 9/1/2009 12/31/2009 17 Jorge Carbono
periodicamente, clasificarla como de dificil cobro y de mecanismos adecuados que conforman el grupo e inexactitud deudores Adarraga
periodicamente. oficina juridica. instituto. telefonico para conciliacion
garanticen el cobro efectivo de la misma con la posibilidad de presentar saldos irreales en en los estados contables.
entre ambas partes.
las cuentas que conforman el grupo e inexactitud en los estados Contables
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Realizar seguimiento al origen de los fondos

abonados en la cuenta No. 341-50003-1 y
solicitarle a la entidad Bancaria por escrito la
LA seccional Magdalena en sus registros del Grupo de Efectivo Cuenta de ahorros No.341-
identificacion de estos fondos para de esta
050003-1 Davivienda Red Bancafe presenta consignaciones por $ 11.2 millones realizadas Registrar las partidas
Presentaciòn de saldos irreales forma darles ingreso y al mismo tiempo
en la vigencia 2006 y 2007, no se ha determinado el origen de los fondos. El grupo de Identificar el origen exacto de los conciliatorias que se
Deficiencias en el saneamiento en las cuentas que conforman los solicitarle que ellos le exigan a los clientes
deudores presenta cartera venciad con màs de 721 dias por $ 67.1 sin haberse decidido su fondos y darles ingreso; Presentar presentan en las Conciliaciones Bancarias
254 1701100 de las cuentas contemplado en grupos efectivo y deudores e el diligenciamiento completo de los recibos 1 6/1/2009 6/30/2010 56
clasificaciòn como inrrecuperable o dificil cobro; denotando deficiencia en el saneamiento saldos reales en las cuentas de conciliaciones bancarias depuradas
la ley 716 de 2001. inexactitud en los estados de consignacion. Asi mismo realizar
de las cuentas contemplado en la ley 716 de 2001 que incide en la presentaciòn de saldos efectivo y deudores. de las cuentas corrientes y
contables. depuracion de la cartera con 721 dias de
irreales en las cuentas que conforman los grupo efectivo y deudores e inexactitud en los de ahorro de la Seccional
vencimiento como irrecuperable o de dificil
estados contables
cobro y de esta forma sanear las cuentas y
presentar saldos reales en la cuenta de
efectivo y deudores. Adal Alfaro Lopez y
Jorge Carbono
Adarraga
Solicitarle mediante
En el estudio de las conciliaciones bancarias, se determino que las oficinas locales del ICA memorando a las oficinas
Identificar los ingresos que capta la
seccional Magdalena no reportaròn aportunamente las consignaciones de la cuenta ICA- locales por parte de la
Que las oficinas locales realicen y reporten seccional por concepto de ventas
Productos y Servicios del Banco Agrario evidenciandose debilidad en el seguimiento de las Incide en la identificaciòn de los Gerencia seccional, el
Inobservacia de instrucciones las consignaciones bancarias a tiempo, de productos y servicios, y de esta
actividades de las oficinas locales e inobservancia de instrucciones internas de la entidad ingresos que capta la seccional envio oportuno del informe
255 1801004 internas de la entidad respecto presentando el informe de los recaudos por forma registrar los ingresos de tal Memorandos 2 1/1/2009 12/31/2009 52
respecto a los soportes a la pagaduria que incide en la identificacòn de los ingresos que por concepto de venta de de los recaudos por
a los reportes a la pagaduria concepto de ventas de productos y servicios manera que se vean reflejados en el
capta la seccional por concepto de venta de productos y servicios, incumplimiento de productos y servicios. concepto de venta de
en forma quincenal y mensual. informe mensual que la gerencia
normas relativas a registros de ingresos dentro del periodo en que se percibe y productos y servicios en
seccional presenta al nivel nacional.
presentaciòn de saldos de la cuenta en los estados financieros. forma quincenal y
mensual. Adal Alfaro Lopez y
Jorge Carbono
Adarraga
ANTERIOR
HALLAZGOS PENDIENTES DEL ANTERIOR PLAN DE MEJORAMIENTO
ES
El manual de procedimiento para contratación se encuentra desactualizado y se evidencia

deficiencias en los controles implementados para el proceso contractual. Así mismo se Juridica
evidencia deficiencias en las interventoría a los contratos y convenios.
Comunicación del Manual
concretado en materia de Circular remisoria 1 7/1/2009 9/30/2009 13
contratación
47y 48 1903004
Elaborar una Circular donde se remita el
Dar a conocer el manual de
Manual de Contratación, enviar
No obstante de que existe un manual de procedimiento para el sistema de contratación, Contratación de la entidad, y hacer GESTION
periódicamente memorandos a los
este no se aplica seguimiento a los procesos de CONTRACTUAL
funcionarios designados a cada uno de los
contratación iniciados.
procesas, para aclarar los avances seguimiento a los
Memorando semestrales 1 1/1/2010 6/30/2010 26
procesos
Dar aplicación a la normatividad del Instituto 100% de Certificados

Garantizar un efectivo control para Coordinador
52 1903007 El control de erradicación de riesgo zoosanitarios ejercido por la Regional es inefectivo. para tal fin, mediante la expedición de expedidos de acuerdo a Certificados 8
disminuir las enfermedades Seccional Cesar
certificados las normas de control.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Fortalecimiento en tecnicas de
levantamiento de información como
Fundamentos de Proceso Unificado,
Modelamiento de Negocio, Tecnicas
Tener el conocimiento
neceario para elaborar los
terminos de referencia
(Especificaciones Oficina de
Tecnicas) para la Contrato 1 1/2/2010 3/30/2010 12 Tecnologias de la
construcción del Sistema Información.
de información de ICA.
El ICA no cuenta con un Sistema Integrado de Información que comunique a las Aseguramiento de Calidad usando
Marzo 2010
seccionales con el nivel central y a las dependencias entre sí, lo que no permite una indicadores, CMMI. Estas hacen
Reestructuracion del proceso para la parte de las buenas practicas para el
efectiva toma de decisiones y el reporte de datos exactos, oportunos e información integra;
61 1905001 ejecución e implementación del sistema diseño y desarrollo de Sistemas de
así mismo, no están claramente definidos los canales de comunicación entre las diferentes
integrado de información. informacion.
dependencias; y los mecanismos requeridos para que la información dentro de la entidad
fluya de manera clara, ordenada, oportuna y con calidad.

implementación del
Documento TRF
Oficina de
del sistema integrado de información Abril - Agosto
Información
del ICA 2010.
Ejecución, implementación Sistema Integrado de
y puesta en Información
Ejecución, impementación y puesta funcionamiento del Oficina de
en marcha del Sistema de Sistema de Información 1 9/1/2010 6/30/2011 45 Tecnologias de la
Informacion del ICA del ICA Información
Sep 2010-Junio
2011
Marzo 2010
Reestructuracion del proceso para la indicadores, CMMI. Estas hacen
No ha definido claramente la responsabilidad para la administración de los sistemas de parte de las buenas practicas para el
66 1905001 ejecución e implementación del sistema
información. diseño y desarrollo de Sistemas de
integrado de información.
informacion.

implementación del
Documento TRF
Oficina de
Información
del ICA 2010.
Sep 2010-Junio
2011
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Marzo 2010
parte de las buenas practicas para el
diseño y desarrollo de Sistemas de
informacion.
El resultado arrojó una calificación de 1,0714 se encuentra en una escala de Riesgo alto,
Reestructuracion del proceso para la
teniendo incidencia la falta de un sistema integrado de información para una toma oportuna
72 1905001 ejecución e implementación del sistema
y efectiva de sus decisiones, definición clara de las líneas de autoridad y carencia de
capacitación en estos temas.

implementación del
Documento TRF
Oficina de
Información
del ICA 2010.

Sep 2010-Junio
Fortalecimiento en tecnicas de 2011
Marzo 2010
Reestructuracion del proceso para la parte de las buenas practicas para el
La Entidad no dispone de un sistema integrado de información ya que cada oficina maneja
208 2202001 ejecución e implementación del sistema diseño y desarrollo de Sistemas de
un aplicativo independiente para el registro de los datos
informacion.
implementación del
Documento TRF
Oficina de
Información
del ICA 2010.
Sep 2010-Junio
Estudiar 2011 y aprobar Comité de
Incorporación de bienes inmuebles: La Seccional Antioquia dejó de incorporar bienes incorporación bien Acta de Aprobación 1 7/1/2009 12/31/2009 26 Sostenibilidad de la
inmuebles a los Estados Financieros por $14.6 millones según consta en el Memorando inmueble Contabilidad Pública
No. 298 del 24 de abril de 2006, deficiencia en el proceso de saneamiento contable, lo que Incorpora la totalidad de bienes inmuebles Presenta Saldo Real en las cuentas Incorporar en los
210 1804001
originó que al 31 de diciembre de 2006 la propiedad, planta y equipo se encuentre de la Seccional de Propiedad Planta y Equipo inventarios de la Seccional
subvalorada en esta cuantía. Responsable
y Registrar en el boletín Comprobante de
1 7/1/2009 12/31/2009 26 Almacén Seccional
del almacén el bien Movimiento de Inventario
Antioquía
inmuebel pendiente de
incorporar
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Presentación oportuna al Consejo Directivo Presentar los Estados

Aprobación Estados Financieros Los Estados Financieros del año 2006, se aprobaron por Incumpliendo lo establecido en El ICA no cuenta con E.F. Dar cumplimiento a la normatividad
de los Estados Financieros de cada vigencia Financieros al Consejo Grupo de
2 11 02 002 parte del Consejo Directivo hasta el 29 de Octubre de 2007, acta 492, fecha muy posterior el Art. 16 del acuerdo 008 del aprobadas para la toma de vigente relacionada con las Estados Financieros 1 3/1/2009 3/30/2009 4
en la reunion siguiente a la presentacion a la Directivo luego de ser Contabilidad
a la rendición de cuentas y presentación de Estados Financieros oficiales. 28 de junio de 2001, decisiones funciones del Consejo Directivo
Contaduria y verificar su aprobación presentados a la CGN
Revisada la Resolución N° 1476 de septiembre 10 de 1976, en su Articulo cuarto numeral

1, el ICA no esta aplicando lo que hace referencia a control y Guías de movilización,
Implementacion del control
teniendo en cuenta que el Instituto es el responsable de proteger la sanidad agropecuaria Incumplimiento de la Mejorar la sanidad aviar a traves del
Riesgos de brotes de Modificacion de la Resolucion 1476 e de la movilizacion en las Subgerencia
9 12 02 002 del país con el fin de prevenir la introducción y propagación de enfermedades que pueden Resolución 1476 - Guias de control de las movilizaciones de las Número 1 10/15/2009 6/30/2010 37
enfermedades en zonas implementacion de la misma. zonas de baja prevalencia. Pecuaria
afectar al subsector avicultor. Cabe resaltar que las enfermedades importantes de la Movilización y fallas de control aves.
( Guaduas )
avicultura se encuentran dentro de las enfermedades de campaña nacional de erradicación
como salmonelosis y New Castle.
Contratar Servicios Técnicos

especializados para la elaboración
PMA de Arauca,Cordoba,Nariño y Suscribir contrato con
Suscribir contrato de prestación de servicios
Santander y la implementación en empresa especializada
especailizado, para la elabaoración e Oficina de
33 21 01 001 Es necesario que el presupuesto de la entidad incluya una partida para el desarrollo de la Quindio, Risaralda, Meta y Atlántico para la elabaoración de 4 Contrato 1 8/24/2009 1/24/2010 22
implementación del Plan de Manejo Planeacion
gestión ambiental, esto le permite formular proyectos orientados al cumplimiento de Facilita el seguimiento a las y Laboratorios Nal. De Insumos PMA e implementación de
Ambiental Seccionales.
responsabilidades ambientales asignadas en el marco del Plan Nacional de Desarrollo, las actividades y a la inversión tanto Pecuarios, Cuarentena Vegetal, 9.
cuales se materializan a través de las agendas conjuntas que desarrolla con el Ministerio incumplimiento de por parte del instituto cómo, de la Tratamientos cuarentenarios y de
de Agricultura y demás entidades del sector que ejecutan presupuesto nacional[1].. responsabilidades ambientales entidad fiscalizadora. Semillas.
Subgerencias de
Este hallazgo se ha subsanado con la Protección y
No se logra el adecuado elaboración e implementación del Manual Regulación Agricola
manejo de los residuos Integrado de Procedimientos para la Acompañamiento del y Pecuria,
en concordancia con lo dispuesto
generados por el desarrollo de Optimización de las Condiciones de proceso de Coordinadores
El Instituto carece de Planes de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares en la Resolución 1164 del 2002 Continuar implementando el Manual Informes visitas de
34 21 02 001 sus actividades misionales en Bioseguridad y Disposición de Residuos implementacion del 4 8/20/2009 9/30/2009 6 Seccionales,
PGIRHS, proferida por los Ministerios de en los laboratorios verificación
sus instalaciones Centros de Peligrosos en los Laboratorios de manual en los 21 Responsables de
Ambiente y Salud.
Diagnóstico, Laboratorios, Diagnóstico Vegetal y Veterinario del laboratorios priorizados Laboratorios y
Oficinas Seccionales Instituto Colombiano Agropecuario oficinas y
Responsable
Gestión Ambiental
es urgente que la entidad
emprenda las acciones
impide cumplir con las
correspondientes con miras a
Resolución 058 de 2002 y 886 de Subgerencia de
solucionar la problemática
El Horno Crematorio ubicado en la sede de LANIP, no tiene las condiciones técnico- 2004 que establecen normas Chatarrización de los 25 hornos crematorios Protección y
generada y a eliminar los Cumplir la normatividad de Chatarrizar los 25 hornos
mecánicas de operación lo cual le impide cumplir con las Resolución 058 de 2002 y 886 de específicas y límites máximos obsoletos ubicados en las seccionales, cuya Regulación Pecuria,
35 21 05 001 potenciales efectos adversos emisiones vigentes y minimizar la crematorios ubicados en Hornos chatarrizados. 21 9/1/2009 6/30/2010 43
2004 que establecen normas específicas y límites máximos permisibles de emisión para permisibles de emisión para oferta ya está públicada en El Martillo del LANIP y
que pueden estarse presion sobre el aire las seccionales.
incineradores y hornos crematorios de residuos líquidos y sólidos[2] incineradores y hornos Banco Popular. Responsable
ocasionando en los
crematorios de residuos líquidos Gestión Ambiental
funcionarios que laboran en
y sólidos
áreas anexas al horno y en la
población circunvecina. Presentar saldos reales en los Registrar comprobante de
Comprobante 1 7/31/2009 12/31/2009 22 Control de Activos
Inventarios del Instituto Movimiento de Inventario
Registrar comprobante de
debido a el no registro de una Comprobante 1 7/31/2009 12/31/2009 22 Contabilidad
Verificar las partidas conciliatorias antes del diario
A diciembre 31 de 2007 se presentan diferencia en la conciliación entre los saldos de parte de Terreno dado en No existe consistencia en la
50 18 01 004 cierre de cada periodo y registrar el terreno
Contabilidad y Boletín de Almacén. comodato el cual lleva el información
dado en comodato Presentar saldos reales en los Realizar una conciliación
control únicamente almacén
Estados Financieros de los saldos de las
Control de Activos /
cuentas de propiedad Conciliación 1 7/31/2009 12/31/2009 22
Contabilidad
planta y equipo antes del
cierre de la vigencia 2008
Acuerdo de Entendimiento – Derivado del Convenio 358/06 No. 002-2006 entre

CORPOICA C. I. ESPINOSA TABACOS S.A. – ICA – GOBERNACION DEL SUCRE. No
No está firmado por las partes Su objeto si se está ejecutando Documentar la carpeta para verificar el Realizar informe de Interventoria Tècnica
69 14 04 002 está firmado por las partes que en ella intervienen, cuyo Objeto es “Establecer una alianza Informe de avance número 1 7/1/2009 12/31/2009 26
que en ella intervienen con los recursos aportados. desarrollo del convenio avance y financiera.
para el desarrollo del proyecto “Recuperación y evaluación de cultivares de Tabaco en
zonas productoras de los departamentos de Sucre y Bolívar”,
Subgerencia de
Situación que impide un Proteccion y
adecuado control de los Regulacion Pecuaria
Garantizar un mayor control de los 100% de las formas Formas prenumeradas /
75 12 02 100 Los comprobantes de Retención de Animales o sus productos No están prenumerados productos que se decomisan los Elaboración de la forma 3-434 prenumerada 100 9/2/2009 12/30/2009 17 y Subgerencia
productos decomisados expedidas prenumeradas Formas expedidas
cuales posteriormente son administrativa -
incinerados. Seccional
Cundinamarca
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
situación que denota falta de

debido a que los asignados a Incorporar en el procedimiento devolucion
planeación en el suministro de
En los certificados expedidos en el año 2007 se utilizaron varios consecutivos como: esta oficina se agotaron y se de activos un punto de control sobre la Garantizar el econtrol y buen uso de Identoificaciòn de riesgo y Subproceso control
76 12 02 100 herramientas para un optimo Procedimiento modificado 1 7/31/2009 12/31/2009 22
CV06#, CV07# y otros únicamente con el Número, utilizaron los de otras devolucion de formas preinpresas que llevan las formas preimpresas del iCA punto de control activos y almacenes
funcionamiento por parte del área
seccionales numero consecutivo
responsable
Se realizo visita fiscal a los parqueaderos, con el fin de verificar físicamente los vehículos
Incumpliendo lo establecido en Las anteriores situaciones Adoptar el estatuto de inscripcion de los Ejercer control sobre los deberes de
de propiedad de los Funcionarios del ICA que los tiene inscritos y que deben estar a
el articulo Parágrafo Segundo denotan falta de Control, medios de transporte al servicio de la los funcionarios que tiene inscrito el Actualizar la resolución Grupo Gestion y
85 12 02 100 disposición del instituto en las horas laborables, en la cual se determinó que algunos Resolución Actualizada 0
del Articuló Cuarto de la monitoreo y seguimiento por entidad el cual debe incluir las normas y vehículo al servicio del Instituto 3163 de 2004 Apoyo Administrativo
vehículos no se encontraban en el sitio señalado (No se tuvo en cuenta los que tenían Pico
Resolución 3163 de 2004. parte de las áreas responsables procedimientosdel funcionamiento del frt mediante el programa de alquiler
y Placa
Se define un procedimiento no
necesariamente documentado, en el cual se
determinen las tareas a seguir para la llevar
a cabo la administarción de proyectos
La Seccional no tiene manuales de procedimientos para el manejo comercial de la Granja Dificulta el seguimiento y control comerciales. Guía de especificaciones
Debido a que no se ha Definir las actividades de
Surbata, en donde se administran los proyectos comerciales citados, el cual establezca los y genera actividades técnicas para la Coordinación
99 1201100 Boy diseñado y adoptado el manual seguimiento y control comercial de Guía 1 9/2/2009 6/30/2010 43
pasos a seguir para el adecuado manejo de cada uno de ellos, situación que dificulta el improvisadas y/o dualidad de El procedimiento que se defina no se debe comercializacion de los Seccional Boyacá
respectivo. la granja.
seguimiento y control y genera actividades improvisadas y/o dualidad de procesos. procesos. documentar en el marco del Sistema de proyectos comerciales
Gestión de la Calidad, en razón a que la
comercialización de animales no hace parte
de los procesos estrategicos, de apoyo y
mucho menos misiónales del ICA.
Planeación de las inversiones:

Se observa al final de la
vigencia falta de financiamiento
del orden del 11 % respecto
del presupuesto solicitado para
los diferentes programas
Esta situación afecta,
misionales, recursos
directamente las actividades
Planeación de las inversiones: Se observa al final de la vigencia falta de financiamiento del necesarios para atender las
programadas, se genera riesgo
orden del 11 % respecto del presupuesto solicitado para los diferentes programas necesidades de cada proyecto
alto en cuanto al logro de la
misionales, recursos necesarios para atender las necesidades de cada proyecto en áreas en áreas relevantes de la 100% de los recursos
cobertura y objetivos propuestos, Garantizar que el 100% de los recursos Lograr una ejecución planificada de Subgerencia
127 1202001 relevantes de la gestión institucional, siendo dicha diferencia más crítica para los proyectos gestión institucional, siendo ejecutados % 98% 0
situación que contradice los asignados se ejecuten los recursos Pecuaria
de VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA USDA y FORTALECIMIENTO AREA AVICOLA, el dicha diferencia más crítica planificadamente
principios de planeación que
primero con una reducción en recursos que supera el 63 % de lo presupuestado, y del 10.3 para los proyectos de
debe observar la gestión pública
% para el segundo. VIGILANCIA
en general, en aras de lograr
EPIDEMIOLÓGICA USDA y
mayor efectividad y economía.
FORTALECIMIENTO AREA
AVICOLA, el primero con una
reducción en recursos que
supera el 63 % de lo
presupuestado, y del 10.3 %
para el segundo.
De acuerdo a lo establecido en el Decreto

Al realizar el análisis del monto de los recursos apropiados definitivos y comprometidos de
Falta de seguimiento a las 2789 del 31 de Agosto de 2004, según la Integrar toda la información Se capacitará a los
funcionamiento e inversión, se concluye que, la Seccional Quindío carece de un sistema Información presupuestal SUBGERENCIA
129 18 02 100 partidas aprobadas y cual todas las entidades del estado deberán financiera de las dependencias funcionarios que Cursos 100% 10/1/2009 6/30/2010 39
informático para el manejo y control de manera ágil y confiable de los movimientos reportada con deficiencias ADMINISTRATIVA
ejecutadas durante la vigencia. entrar a operar con las funcionalidades del seccionales y del nivel central a intervengan directamente
realizados de traslados presupuestales por rubro específico.
sistema de información financiera SIIF través del SIIF Nación II, para lograr con el registro de la
Nación II de Minihacienda, se capacitará a eficiencia, claridad y oportunidad información en todos los
los funcionarios en los cursos que para el con el registro y el reporte de dicha cursos que ofrezca el
tema se habiliten. información. programa SIIF Nación II.
Subgerencias de
Protección y
Regulación Agricola
Debido a que la seccional no Elaboración del PMA.
La Seccional Boyacá no cuenta con un Plan de Manejo Ambiental en el cual se haya y Pecuaria,
ha tenido el acompañmiento ncumplimiento de la normatividad Elaborar el PMA de la Seccioanal Mediante convenio
159 2102001 claramente priorizado e identificado los aspectos ambientales significativos generados por Elaboracion del PMA de la seccional Boyacá PMA elaborado 1 9/1/2009 6/30/2010 43 Coordinación
del nivel central sobre este legal vigente. Boyacá No.058/2009 ica-
los procesos misionales, y otros. Seccional Boyacá,
tema CORPOBOYACA
Planeación y
Responsable de
gestion Ambiental
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
Saldos Históricos: La cuenta 1605-Terrenos presenta saldos históricos por valor de Debido a que presentan
$6.589.827 correspondiente a Terrenos Urbanos por valor de $50.000: no hay registros de avalúos técnicos con valores
los Terrenos que hacen parte de los bienes inmuebles del ICA . se observa que hay antiguos superiores a tres Afectando la razonabilidad de Presentar saldos en los Estados Elaborar un informe de la
diferencias significativas entre los distintos valores registrados para los bienes inmuebles. años, no teniendo en cuenta lo estas cuentas presentadas en el Revisar los registros de avaluos
Financieros de acuerdo a la Seccional Bolivar de la
El saldo de la Cuenta 1637-Propiedad, Planta y Equipo No Explotados registra un saldo de establecido en la Circular Balance de Prueba. Lo que afecta presentados y realizar los ajustes Informe 1 7/1/2009 6/30/2010 52
realidad financiera económica y cuenta 1605 detallando la
$77.9 millones, el cual registra saldos históricos de bienes muebles que estan en Externa 045 del 2001. Siendo la realidad del saldo de esta correspondientes si hay lugar a esto. Coordinado
social antigüedad de los avaluos
obsoletos, inservibles e inactivos por valor de $ 77.8 millones, equivalente al 99.9% del evidente la falta de cuenta presentada en el Balance Administrativo y
saldo de la cuenta, pero se observá que la Coordinación Seccional Bolívar no ha mecanismos de control interno. de Prueba de la Entidad a 31 de financiero
173 1804002
adelantado las gestiones del caso, como lo establece el numeral 111 del título VII de la Debido a que las oficinas del Diciembre de 2007. Lo que Almacenista y
Resolución 01877 de 1999 – Manual de Procedimientos para el Manejo y Control y de Carmen de Bolívar dejaron de afecta la razonabilidad del saldo responsable
Bienes. Igualmente esta cuenta presenta una serie de subcuentas, las cuales registran funcionar desde hace tiempo, de esta cuenta presentada en el Contabildiad
saldos antiguos, de Bienes Inmuebles Inactivos y en estado de abandono y muchos no evidenciándose gestión ante Balance de Prueba de la Entidad
inservibles por un valor total de $210 millones, que equivale al 49% del saldo de la cuenta, el nivel central por parte de la a 31 de Diciembre de 2007, como
debido a que las oficinas del Carmen de Bolívar dejaron de funcionar desde hace tiempo, Coordinación Seccional se relaciona a continuación: Adelantar el proceso de depuracion y tramite
solamente se manejan los procesos de recaudos como oficina de Sanidad Animal con (10) Bolívar, con el fin de que se Presentar saldos en los Estados
de clasificacion y venta de inservibles de los Hacer el proceso de
funcionarios., tomen las decisiones del caso, Financieros de acuerdo a la Proceso de venta de
bienes obsoletos y en desuso, para venta reclasificacion y venta de 1 7/1/2009 6/30/2010 52
realidad financiera económica y inservibles
por el sistemas de l martillo del banco elementos inservibles
social
popular.
Mediante actas del Comité

de Archivo se evidenciará
Por deficiencias en la Dar cumplimiento con la Ley 594 de Coordinador
Los archivos de la entidad no están debidamente foliados, rotulados, además no cuentan Aplicar las Tablas de Retención la aplicación de las Tablas
organización de archivos e Ausencia de Sistema de Gestión 2000, la Resolución No. 987 de Abril seccional y
189 1301100 con el inventario descriptivo, aspectos que se evidencian en la información relacionada con Documental TRD para el archivo de todos de Retencion Documental Actas 2 9/1/2009 6/30/2010 43
incumplimiento de ala Ley 594 de calidad y de Control Interno 7 de 2008 y Resolucion NO. 1132 coordinador admon.
el proceso contractual, gestión misional, hojas de vida, convenios, etc. los documentos exisitentes en la seccional para el archivo de la
de 2000 del 14 de Abril de 2008 y financiero
documentación existe en
la Seccional.
Elaborar los estudios previos , teniendo en

Debilidades en los estudios de conveniencia y oportunidad. En cuanto a los elementos cuenta la consulta en la pagina del sice, de
técnicos y económicos que soportan el estudio, en esta etapa no se evidencia la consulta al los cubs por cada bien o servicio
Elaborar los estudios de
Catalogo Único de bienes y Servicios (CUBS) y la consulta del Precio Indicativo, en Debido a que limitan a llenar el Puede general Incumplimiento de simultaneamente consultar el precio Identificar previamente los precios,
previos para la Coordinador admon.
194 1402003 cumplimiento del articulo 13 del Decreto 2512 de 2003, en cuanto a la Forma de Pago: No formato establecido por el nivel la normatividad legal vigente indicativo de acuerdo a los dispuesto en el formas de pago y posibles riesgos Estudios Previos 8 7/1/2009 12/31/2009 26
contratacion de bienes y y financiero Boyacá
se estipula o determina las modalidades o formas de pago que se pueden convenir, de central. sobre los estudios previos. art. 13 del decreto 2512 de 2004, incluir la en la contratacion
servicios de la seccional
acuerdo a los plazos de entrega de los bienes adquiridos, ni el al Análisis de los riesgos de forma de pago que se pueden convenir con
la contratación. el posible contratista y el estudio del os
posibles riesgos en la contratacion
Elaborar un modelo de
Los diferentes proyectos comerciales que se desarrollan en la Granja de Surbatá, no se Contar con un modelo de
Elaborar un modelo de seguimiento de los seguimiento de los costos
llevan por el sistema de Contabilidad de Costos, que contribuya al control de las seguimiento de los proyectos
costos asociados a los proyectos asociados a los proyectos
operaciones y que permita establecer los costos reales del proceso, en los cuales se tenga A que este procedimiento no No se pueda establecer los comerciales que se desarrollan en la Subgerencia
207 1801100 comerciales que desarrolla la Granja comerciales que desarrolla Modelo de Costeo 1 10/1/2009 6/30/2010 39
en cuenta el valor estimado de la tierra, mano de obra, agua, luz, etc, aquellos costos ha sido establecido. costos reales del proceso Granja Surbatá que permita administrativa
Surbatá a través de hojas electrónicas de la Granja Surbatá a través
indirectos necesarios para determinar con exactitud los costos de producción, de manera establecer los costos reales de los
procesamiento de datos. de hojas electrónicas de
que se produzcan informes gerenciales en los cuales se fundamente la toma de decisiones procesos de la Granja.
procesamiento de datos.
FORMATO No 1

NIT: 89999906-7
Numero
hallazgo
CDP y registro presupuestal:

Para el Certificado de
disponibilidad presupuestal No.
271 se expidió el registro No.
75, del 6 de septiembre/07, sin
embargo, se efectuó el
descargue y registro respectivo
en el libro auxiliar de
presupuesto en fecha diferente:
11 de septiembre del mismo
CDP y registro presupuestal: Para el Certificado de disponibilidad presupuestal No. 271 se
año. Dicha circunstancia
expidió el registro No. 75, del 6 de septiembre/07, sin embargo, se efectuó el descargue y Dar cumplimiento a lo establecido en el Revisión diaria de los
contradice lo estipulado en el
registro respectivo en el libro auxiliar de presupuesto en fecha diferente: 11 de septiembre Manual de Procedimientos del Grupo de Mantener actualizados los registros registros de las
instructivo para efectuar los
del mismo año. Dicha circunstancia contradice lo estipulado en el instructivo para efectuar Lo cual puede ocasionar posibles Presupuesto. - Efectuar el registro diario de de las operaciones que afectan el operaciones que afectan el
registros presupuestales del GRUPO GESTION
125 1803001 los registros presupuestales del ICA en su capítulo segundo registro de apropiaciones, compromisos sin la disponibilidad cada una de las operaciones que se realizan Presupuesto de la Seccional y presupuesto de acuerdo Revisión Diaria 80 10/1/2009 12/31/2009 13
ICA en su capítulo segundo FINANCIERA
compromisos, obligaciones y pagos, el cual se refiere al registro diario de cada una de las presupuestal necesaria. en la afectación del Presupuesto. - presentar información oportuna y con lo establecido en los
registro de apropiaciones,
operaciones que afecten el presupuesto de gastos, para cada uno de los proyectos o Verificación permanente del registro de las veraz de los saldos presupuestales. Manual de Procedimientos
compromisos, obligaciones y
subproyectos del presupuesto de inversión y para cada uno de los objetos del gasto del operaciones en los Libros de Presupuesto. del Grupo de Presupuesto.
pagos, el cual se refiere al
presupuesto de funcionamiento, evidenciando con ello falta de control.
registro diario de cada una de
las operaciones que afecten el
presupuesto de gastos, para
cada uno de los proyectos o
subproyectos del presupuesto
de inversión y para cada uno
de los objetos del gasto del
presupuesto de
funcionamiento, evidenciando
con ello falta de control.
Para cualquier duda o aclaración puede dirigirse al siguiente correo: joyaga@contraloriagen.gov.co
Convenciones:
Columnas de calculo automático

Informacion suministrada en el informe de la CGR
Celda con formato fecha: Día Mes Año
LUIS FERNANDO CAICEDO LINCE

Gerente General
Numero
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2
Numero
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CESAR
7
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47y 48
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208
210
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50
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Numero
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hallazgo
76
85
99
En el plan de
mejoramiento
25008 - 2009,
se certifico la
ejecución del
127
98% ya que
quedaron saldos
mínimos en los
diferentes
proyectos
129
159
Numero
consecu
tivo del
hallazgo
173
189
194
207
Numero
consecu
tivo del
hallazgo
125
FORMATO No 2
Entidad: Instituto Colombiano Agropecuario Ica

NIT: 89999906-7
Perídodos fiscales que cubre: 2008
Modalidad de Auditoría: Integral
Fecha de Suscripción:
Fecha de Evaluación: 30-Dec-09
Puntaje
Denominación Plazo en Porcentaje de Puntaje Puntaje Efectividad de la acción
Numero Unidad de Fecha Fecha Avance físico Logrado por
Código Descripción hallazgo (No mas de 50 Acción de Descripción de las de la Unidad semanas Avance fisico Logrado por atribuido
consecutivo Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Objetivo Medida de iniciación terminación de ejecución de las metas
hallazgo palabras) mejoramiento Metas de medida de de las de ejecución de las metas metas
del hallazgo la Meta Metas Metas las metas Vencidas
la Meta Meta las metas metas (Poi) vencidas
(POMVi)
SI
sensibilizaciones en
Talleres de Adaptación Talleres 5 6/1/2009 12/30/2009 30 5 100% 30 30 30
El ambiente de control es la base sobre la Realización de talleres
cual descansa el Sistema de Control de adaptación al cambio cultura del autocontrol.
Fomentar y
Interno, pues proporciona circunstancias y sensibilización, a consolidar la cultura Sensibilizacion
sociales o culturales que se necesitan para través de la ejecución 5 1/1/2010 6/30/2010 26 0% 0 0 0
del Autocontrol en es
caracterizar la manera de asumir el Control del proyecto NASA laa Entidad.
Interno por parte de todos los empleados. (Necesidades y
Sin embargo, de acuerdo con lo observado Acciones hacia el Capacitación y
Evaluar la Gestión y
y al análisis en su conjunto de la situación Serviicio en Armonia), evaluación a Gerencias
los resultados del
laboral por la que atraviesa actualmente la dirigidos a la formación Seccionales en
Área de Pesca y
entidad, el clima laboral no genera de líderes a nivel "Elementos de Capacitaciones 12 1/1/2010 6/30/2010 26 0% 0 0 0
Acuicultura
confianza en el cumplimiento del quehacer nacional para gestionar Verificación y Control
en el mantenimiento del mismo y por tanto un proceso de cambio para el mejoramiento
Evaluar a través del
en la consecución de los objetivos La entidad no le da la de actitud con respecto continuo".
DocManager el
establecidos. importancia debida al a la reformaentendimiento de los
No ha socializado e implementado clima laboral. organizacional a la cual elementos del Informe consolidado Informe
adecuadamente los procesos de La entidad no da la fué sometida la entidad. sistema de gestión análisis cronogramas de Evaluación
autocontrol y fortalecimiento del sistema debida importancia a la 1 7/1/2009 12/30/2009 26 1 100% 26 26 26
integral. accion para pesca y vigencia
control interno, además de existir socializaon e En el 2010 la Oficina de acuicultura . (Anual)
debilidades en las herramientas de implementación de los Riesgos en los Control Interno realizará
1 1901001 seguimiento y evaluación de los procesos. procesos de precesos-Deficiencias en
Se estableció que la Administración cuenta autocontrol y seguimiento
con un Plan Estratégico que contempla la fortalecimiento del
definición de la misión, visión, principios, sistema control interno, Realización de talleres
valores éticos y los proyectos a aasi mismo en el de adaptación al cambio Realización de talleres
De acuerdo a la
desarrollarse enverificación
el periodo 2008realizada por
– 2012, seguimiento y y sensibilización, a de adaptación al cambio
paralaelCGR, se observa
cumplimiento deque el mapa
su objeto de
misional evaluación de los través de la ejecución y sensibilización, a
riesgos fue diseñado
el cual es acorde con el con
Planbase en la de
Nacional procesos. del proyecto NASA, través de la ejecución del
estructura anterior
Desarrollo; y desde
no obstante, comola óptica de los
herramienta dirigidos a la formación proyecto NASA, dirigidos
delíderes de proyecto yy control,
direccionamiento jefes de la área del
entidad Mejoramiento del
de líderes a nivel a la formación de líderes
nonivel
le hacentral,
dado lasin tener importancia
debida en cuenta las por clima laboral en la Talleres 6 5/26/2009 12/30/2009 31 6 100% 31 31 31
nacional para gestionar a nivel nacional para
Seccionales.
cuanto no contempla los proyectos tal
No se construyó de forma entidad
un proceso de cambio gestionar un proceso de
que respondapara
estratégicos a la generalidad de todas
el área de pesca; no eslas
de actitud con respecto cambio de actitud con
áreas,de
objeto conmedición
herramientas
en formaparaanual
afrontar la
y final Evitar, reducir,
a la reforma respecto a la reforma
posible presencia
de manera quedepermita
un riesgo. Así mismo,
evaluar los dispersar o transferir orgaanizacional a la cual
orgaanizacional
Mejorar el Mapa a la de
a la fechadenolase
resultados ha evaluado
gestión a travéssudel el riesgo, tomando
cual fué sometida
Riesgos de acuerdo la con fué sometida la entidad,
pertinencia
cumplimiento frentedeaobjetivos
la nuevayformametasde medidas de manejo.
entidad,
la nueva estructura del
trabajo
parciales yaoque anteriormente
totales, además los seproyectos
realizaba Estableciendo las
por áreas y actualmente por procesos, Instituto teniendo
estratégicos en la mayoría de los casos no encuenta la Políticas de
situación
cuantificanquelasenmetas
la actualidad no permite
por vigencia que Administración del
determinar objetivamente los riesgos a los participación de la Alta
permitan aplicar los indicadores Gerencia, los Riesgo para el
que se encuentra expuesta la entidad, Instituto .
como tampoco la administración de los responsables y líderes
Con el fin de MAPA DE RIESGOS
mismos. De acuerdo con la situación de cada uno de los
administrar los ACTUALIZADO DE
anterior el plan de contingencia existente Objetividad en la procesos del ICA,
posibles eventos que ACUERDO A LA NUEVA Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 0% 0 0 0
no permite dar respuesta a la ocurrencia determinación del riesgo identificando los
pueden inhibir en el ESTRUCTURA DEL
de situaciones riesgosas, al igual que no y administración de los riesgos, analizándolos y
La entidad no ve la logro de los objetivos INSTITUTO.
se han elaborado los informes de mismos lo cual puede valorándolos para
de la entidad.
importancia en la determinar el Plan de
2 1902001 administración de riesgos. generar la ocurrencia de Realizar los ajustes
actualización del mapa
Como resultado de la encuesta realizada a eventos inasperados y Acción de la Entidad.
correspondientes
de riesgos. con el fin de evitar,
algunos funcionarios del nivel central y del que pueden afectar trimestralmente, atraves Dar cumplimento a
conocimiento obtenido por el equipo sustancialmente a la reducir, dispersar o
de las fichasel de riesgo,
transferir control oportuno a los Fichas de
auditor en las entrevistas efectuadas, se entidad. 25 Fichas de control 1 1/15/2010 6/30/2010 24 0% 0 0 0
y
tomando seguimiento
medidas de e ajustes requeridos en control
determino que los servidores no se han informar
interiorizado, la nueva forma de trabajo manejo. a los líderes de el plan de accion
los proyectos la
(por procesos) y del mapa de riesgos, lo situación presentada.
cual no permite conocer e identificar los
controles establecidos para atenuar los Se revisará la política
riesgos, además que la no participación de del Proceso Gestión del
Se losestableció que las
funcionarios en acciones de del
la elaboración mejoramiento continuo y
seguimiento
riesgo no permiteque adelanta el Instituto,
implementar un plan node del subproceso Política 1 12/1/2009 3/30/2010 17 0% 0 0 0
garantizan a cabalidad el
manejo que contenga los mecanismoscontrol a la y seguimiento y
ejecución
herramientasde planes y programas;
necesarias además,
para mitigarlos, evalaución y se
en el plan estratégico
situación que permite no sequeprevén
el impacto ajustaran los
proyectos para el área clave de
generado por la ocurrencia de los riesgos pesca y procedimientos
acuicultura. establecidos con el fin Politica revisada,
sea mayor y en algunos casos puede Procedimientos
llegar hacer catastrófico. EnLos el plan de de establecer la ruta Garanttizar un
documentados y
procedimientos y mecanismos
acción no se realizan de control
oportunamente los critica para el: Reporte, seguimiento y control
establecidos por el Instituto ajustados,
ajustes necesarios para queno garantizan
cumpla con el Ausencia de políticas y
consolidación, análisis y efectivo a la
FORMATO No 2

Representante Legal: LUIS FERNANDO CAICEDO LINCE Se revisará la política
NIT: 89999906-7 del Proceso Gestión del
Se estableció
Perídodos fiscales que cubre: 2008 que las acciones de mejoramiento continuo y
seguimiento que adelanta el Instituto, no del subproceso
garantizan a cabalidad el control a la seguimiento y
Fecha de Suscripción: ejecución de planes y programas; además, evalaución y se
Fecha de Evaluación: en el plan estratégico no se prevén ajustaran los 30-Dec-09
proyectos para el área clave de pesca y procedimientos
acuicultura. Politica revisada,
establecidos con el fin
Los de establecer la ruta Procedimientos
Garanttizar un
procedimientos y mecanismos de control critica para el: Reporte, seguimiento y control documentados y
establecidos por el Instituto no garantizan consolidación, análisis y ajustados,
Ausencia de políticas y efectivo a la Procedimientos 5 12/1/2009 3/30/2010 17 0% 0 0 0
la confiabilidad de la información financiera retroalimentación de la ejecución de planes y Informe de Gestión del
procedimientos que área clave de pesca y
generada, por cuanto no existe información y datos programas
garanticen un efectivo acuicultura.
coordinación e integración entre Incumplimiento en las relacionados con el
control y seguimiento
3 1907001 dependencias, no hay claridad de la actividades trazadas en cumplimiento de los
en las actividades
responsabilidad, trascendencia y efectos el Plan de acción. Proyectos Estratégicos,
desarrolladas para el
que puede tener el incumplimiento y falta para garantizar que la
cumplimiento de los
de calidad en el envió de la información de información fluya de Informe de
objetivos misionales. 1 7/1/2009 12/30/2009 26 1 100% 26 26 26
los diferentes puntos que la generan hacia manera oportuna hacia gestión
En lo relacionado
el área con la elaboración
contable, restándole del e
la relevancia las diferentes áreas.
presupuesto,
importancia que no merece
todas la dentro
áreas participan
de la
es
estructura de acuerdo con la información la
el caso de la financiera, lo cual afecta
Con relación
Modificar al áreade
el Cuadro
ejecución del mismo, para
que debe suministrar teniendo en cuenta
la toma de clave
que durante la parte
vigencia 2008 se Mandodedepesca y
Indicadores Diseñar indicadores CUADRO DE MANDO
disiciones por de la gerencia. acuicultura
de acuerdo sea larealizará
nueva
presentaron bastantes
No hay efectividad traslados
en los indicadores que un documento que como mecanismos DE INDICADORES
presupuéstales estructura, con el
miden la gestiónyinstitucional,
su mayor ejecución
como se contemplede
propósito los objetivos de medición y CONSOLIDADO Y
realiza
tampoco a finales
seguimiento del periodo, lo cual
a las actividades que evaluación de la ACTUALIZADO DE Documento 1 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
y los resultados dey la
analizar,verificar
evidencia falta de una adecuada
cubren todas las áreas y controles gestión, fortaleciendo ACUERDO A LA NUEVA
vigencia. Deunas
determinar acuerdo
metas
planeación.
aplicados a los De sistemas
igual manera, su
de información. la toma de ESTRUCTURA.
con el
que Decreto
vayan 3762aldel
acordes
descentralización presenta limitaciones en 30 de setptiembre de y decisiones que
la elaboración del PAC, lo cual repercute proyectos
Revisar estratégico
y mejorar permita la
2009 el personal
procesos y las el
de la Entidad. Establecer y/o
en la consolidación de la información de proceso
actividades deypesca los formulación de
las Seccionales no llega de manera mejorar
acciones oportunas los
procedimientos
pasan al INCODER.
oportuna. Igualmente, impide ejercer un procedimientos
a través de los
relacionados con la
control y seguimiento eficiente en la presupuestales,
planes con
de Procedimiento
Planeación, Elaboración Número 1 10/1/2009 12/30/2009 13 1 100% 13 13 13
ejecución, lo que ha determinado que para Debido a falta de Lo que impide ejercer un y el fin de optimizar la Establecido
Ejecución del mejoramiento.
la vigencia 2009 sea centralizado en procedimientos donde control y seguimiento ejecución, a través
Presupuesto de la
oficinas nacionales. se especifique las eficiente en la ejecución, Entidad. del seguimiento y
4 1903002 áreas que deben lo que ha determinado control del proceso.
De otra parte, se observo especialmente participar en la que para la vigencia 2009 Manejo centralizado de
en las regionales el incumplimiento de la elaboración del sea centralizado en la expedición de CDPs Expedir los CDPs
norma respecto a la ejecución del presupuesto. oficinas nacionales. Expedir los CDPs
conforme a las normas previamente al inicio CDPS
presupuesto por cuanto los certificados de previamente a la 60 7/1/2008 12/30/2009 78 60 100% 78 78 78 x
vigentes y al de los procesos de Expedidos
disponibilidad presupuestal son expedidos contratación.
procedimiento contratación.
con posterioridad a la suscripción del establecido.
contrato o convenio, incurriendo en el
riesgo que no existan recursos disponibles
y conlleve a la entidad al pago de
sanciones por incumplimiento en la Contar con un
cancelaciones de las obligaciones, por una Implementar el flujo de Reporte
No existe una instrumento que
parte y por la otra, el incumplimiento al caja del aplicativo de Flujo de caja mensual de 5 1/1/2010 6/30/2010 26 0% 0 0 0
planeación adecuada permita planear los
Estatuto
El Orgánico
Instituto no elabora del Presupuesto.
un flujo de caja novasoft. flujo de caja
tanto de ingresos como pagos
teniendo en cuenta las fuentes de ingreso,
Igualmente ydentro de la ejecución no se egresos que permita
planeación programación de pagos y
observa identificación de todos los debido elaborar un un flujo de
provisión oportuna de financiación,
traslados como tampoco de los proyectos caja.
a que no se cumple con las Revisar la base de Fortalecimiento en
misionales que generen
programaciones del PAC, información
situación datos de cuentas
tecnicas
confiable Identificarde cuentas Cuentas
originada ypor oportuna.
debilidades en la planeación. Incumplimiento en los bancarias e identificar
levantamiento de no Cuentas bancarias no
5 bancarias bancarias 100% 7/1/2008 6/30/2010 104 0% 0 0 0
De igual forma, se evidenció que no todas pagos. cuentas bancarias que información requeridas
requeridas como canceladas
las cuentas corrientes y de ahorro tuvieron no se requieren para su
Fundamentos de
Falta de politicas y
movimiento; así mismo, no se conocieron cancelación Proceso Unificado,
procedimientos claros
mecanismos a nivel de las Seccionales Modelamiento de
para la cancelación de
para el control de cheques en mano, lo que Negocio, Tecnicas
cuentas bancarias
se traduce en un incumplimiento a las avanzadas de
inactivas, manejo y Recordar normas de Cumplir normas
normas de presupuesto.
control de cheques en Levantamiento de de Recordar instrucciones
seguridad para el Requerimientos,
seguridad en el relacionadas con normas Memorando
mano. 1 9/1/2009 9/30/2009 4 1 100% 4 4 4
manejo de efectivo y manejo
Administracion de y
de efectivo de seguridad manejo Circular
cheques cheques
Requerimientos, efectivo y cheques
analisis y diseño
Orientado a Objetos
La falta de operatividad del sistema de Falta de gestion en la Información inoportuna y Reestructuracion del neceario para elaborar
utilizando UML.,
información, impide que las transacciones, consecución e poco confiable lo cual proceso para la los terminos de
Fundamentos de
hechos y operaciones de información del implementación de un puede generar ejecución e referencia
Pruebas de software,
proceso contable, sean adecuados, sistema de información saituaciones que afectan implementación del (Especificaciones
Administracion de la Contrato 1 1/2/2010 3/30/2010 12 0% 0 0 0
eficientes y garanticen consistencia y acorde con los la credibilidad, imagén y sistema integrado de Tecnicas) para la
configuracion,
confiabilidad para la toma de decisiones; requerimientos e situación económica. información. construcción del Sistema
Fundamentos de ITIL
información generada principalmente por importacia de la entidad de información de ICA.
y Administracion de
almacenes y pagadurías en las de acuerdo al rol que Marzo 2010
Proyectos,
seccionales y en Bogotá por Tesorería tiene que cumplir a Aseguramiento de
General y Control de Activos. nivel nacional e Calidad usando
De otra parte, no hay interacción entre los internacional en indicadores, CMMI.
niveles de responsabilidad y autoridad, y la cumplimiento de su Estas hacen parte de
gestión contable que garantice la gestión objeto misional, las buenas practicas
de manera eficiente. para el diseño y
FORMATO No 2

Representante Legal: LUISLa FERNANDO CAICEDO LINCE
falta de operatividad del sistema de Falta de gestion en la Información inoportuna y Reestructuracion del
NIT: 89999906-7 información, impide que las transacciones, consecución e poco confiable lo cual proceso para la
hechos
Perídodos fiscales que cubre: 2008 y operaciones de información del implementación de un puede generar ejecución e
proceso contable, sean adecuados, sistema de información saituaciones que afectan implementación del
eficientes y garanticen consistencia y acorde con los la credibilidad, imagén y sistema integrado de
Fecha de Suscripción: confiabilidad para la toma de decisiones; requerimientos e situación económica. información.
Fecha de Evaluación: información generada principalmente por importacia de la entidad 30-Dec-09
almacenes y pagadurías en las de acuerdo al rol que Proceso contractual para
seccionales y en Bogotá por Tesorería tiene que cumplir a adjudicar la ejecución e Documento
Elaborar los terminos
General y Control de Activos. nivel nacional e implementación del TRF
de referencia para la
De otra parte, no hay interacción entre los internacional en Sistema de Información
ejecución e
niveles de responsabilidad y autoridad, y la cumplimiento de su del ICA
implementación del 1 4/1/2010 8/31/2010 22 0% 0 0 0
gestión contable que garantice la gestión objeto misional, Abril - Agosto
sistema integrado de
2010.
de manera eficiente. información del ICA
Igualmente, la no aplicabilidad de Sistema
manuales de procedimientos operativos Integrado de
actualizados e integración en los flujos de Ejecución, Información
información generada por las diferentes Ejecución, implementación y puesta
áreas, ocasionan que la información impementación y en funcionamiento del
6 1907002 administrativa y financiera producida por puesta en marcha del Sistema de Información 1 9/1/2010 6/30/2011 43 0% 0 0 0
las diferentes dependencias del Instituto no Sistema de del ICA
está articulada al modelo contable, lo que Informacion del ICA Sep 2010-Junio
origina inoportunidad en el suministro de 2011
información (principio de causación),
ineficiencia y mayor riesgo de generación Levantar una base de
de inconsistencias, omisiones y atrasos en Levantar una base de
datos de conciliaciones
desarrollo de los procesos de la entidad. datos de conciliaciones
bancarias pendientes a Presentar
Referente a la oportunidad en el envió de bancarias pendientes a Base de datos 1 1/1/2010 12/30/2010 52 0% 0 0 0
nivel nacional con corte razonablemente los
la información de las operaciones que nivel nacional con corte a
a 31 de diciembre de saldos de los
alimentan el proceso contable es 31 de diciembre de 2009
2009 Estados Financieros
deficiente,
Se observó generando
que la entidad incumplimiento
no ha dadoenunel
principio
debidode cumplimento
causación, a lasafectando
cláusulas los Elaborar un cronograma generando Elaborar un cronograma
estados
descritasfinancieros
en los convenios del periodo suscritospor cuanto
y con para la elaboración de confiabilidad en la para la elaboración de
norelación
se registran
a la suscripción la totalidad
de actas finales de las las conciliaciones situación financiera las conciliaciones 1 cronograma
operaciones.
exigidas paraDe la supervisión
otro lado, vigilancia no permite y bancariaseatrazadas
Elaborar implementar con económica y social bancariaseatrazadas
Elaborar implementar con 15 actas de
elaborar
control dellos balances del
cumplimiento de objeto
prueba de los de el
la compromiso de las
caracterización y los del Instituto el compromiso de las
la caracterización y los compromiso y 31 1/1/2010 12/30/2010 52 0% 0 0 0
manera oportuna
contratos. Faltasino de una al adecuada
finalizar cada Seccionales a través
procedimientos del de Seccionales a través
procedimientos del de 15 informes de
trimestre,
interventorìacon en el lospropósito
convenios que la actas y realizar el
proceso de Convenios actas y realizar el
proceso de Convenios en seguimiento
información
permitan seguimiento
que se envía y elaboración
en forma tardía de seguimiento
en todas las a travésdel
etapas de seguimiento
todas a través
las etapas del de
se pueda informes registrar
que presenten
en el mes estadosa la cual informes
mismo indicando el Presentar informes
mismo indicando el
corresponde,
actualizados y estos hacer comparaciones
hechos no permiten con el proveedor, entradas, razonablemente los proveedor, entradas,
obtener información
fin de conciliarintegral saldos. para la actividades, salidas y saldos de los actividades, salidas y Caracterización
adecuada
Se observó tomaque deexisten
decisiones,9 procesos además, clientes, así como los Estados Financieros clientes, así como los y procedimiento
2 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
que se incumplen
contractuales las normas
de vigencia 2007 yque principios
no han responsables, tareas y - Cuenta 14 - responsables, tareas y del proceso de
contables. sido liquidados, debido a que la resultados, indicando Depósitos resultados, indicando Convenios
De dependencia
otra parte, lasdeconciliaciones
Tesorería no bancarias allegó fechas de presentación Entregados 5 - fechas de presentación
Falta de control de
no
oportunamente
se realizan en a laforma
oficina mensual,
de contratación,
situación de informes a los Gastos de informes a los
cumplimiento del
que
copiaesdelnotable
situado correspondiente
especialmente aen cada las diferentes clientes diferentes clientes
clausulado de los
seccionales
contrato, alas pesar cuales
de que llevan
ya sede retraso
habían Se genera incertidumbre internos y externos del internos y externos del
convenios; ausencia de
hasta
efectuado máslos depagos,
tres meses,
situacióntal que como
denota se en el cumplimiento del Tomar
procesolos contratos de
y vericando la Dar complimiento a proceso y vericando la
direccion y control de
puede falta observar
de claridad en en loslos procesosrespectivos
y objeto de los convenios y la vigenciapresupuestal
ejecución 2007 y lo contemplado en el ejecución presupuestal
Actas de Liquidación. Porcentaje 100% 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
los terminos para
7 informes. Igualmente,
controles al igual que éstas en no se realizan
el flujo de de las cargas a favor o procecer a efectuar la
de los mismos. Estatuto de de los mismos.
proceder a liquidar los
entre
información;
saldos así contables
como inobservancia
y de extractos al en contra de la entidad, liquidación Contratación Pública.
convenios; como Previo al envío a la
bancarios.
Estatuto
,Inexistencia Algunas
de un
de Contratación
planpartidas Pública.
conciliatorias
que involucre los por concepto de la
tambien falta de control
queDe otro
a lado,
pesar como de consecuencia
puntos de control, igualmente, falencia deestar plenamente
de la ejecucion de los mismos. Contraloría General de
en la informacion la República, confrontar Certificación
identificadas
celebración
algunos indicadores no contratos
de han sido
por cuenta
que permitan objeto
medir delade
enviada al ente de los informes de sobre la
registro.
diferentes
eficacia instancias de
y efectividad o dependencias
los controles de la La entidad no ve la
control. rendición de cuenta, con Conciliar la información confrontación
Así
entidad mismo
aplicados; y lalas no
falta existe
de
acciones objetividad
un control
identificadasunificado en de
para la importancia de un Plan Presentar
realización
los mismos,
manejar dela conciliaciones
el riesgo información
no son tomadas entre
como las
contractual que involucre los cada uno de los que se presenta a la de la
información veraz y
diferentes
insumo incorporada
áreas en
tampoco y contabilidad,
hay laprocedimientos
cuenta de es 2008,el caso puntos de control. contratos de prestación CGR con los contratos información al 1 1/1/2010 3/30/2010 13 0% 0 0 0
oportuna a todos los
de convenios,
presentó
específicos paradeficiencias
construcciones,
manejar los tales como
riesgos, almacén, de servicios personales suscritos por el Instituto presentar la
Entes Fiscalizadores
entre
inexactitudes
otras, técnica
especialmente endelas losque totales
es efectiva
seccionales. de algunos si su suscritos en la vigencia en la vigencia 2009 rendición de la
elaboración
montos
Los es adecuada,
de contratación;
criterios pertinentes oportuna
provisióndey
la nolamención
para 2009, para verificar que cuenta en
confiable.
algunos contratos o de
de su planta de personal, son inefectivos sus valores o el la información febrero de 2010
Igualmente, domicilio
especialmente, nocuando
deexiste
sus la una parte
contratistas;
mayor estructura
de consignada en el mismo
contable
susdesconociendo que permita
profesionales con
que ello efectuar
ejercenalgunos revisión,
funcionesde los sea coincidente.
Revisar y Mejorar los
análisis
principiosdeestablecidos
estrictamente la información
misionales en el artículo
están financiera,
ejerciendo 8º y puntos de control
Disminuir los riesgos Determinar los puntos de Puntos de
situación
SUBSIGUIENTES.
de que fue evidente
forma provisional, dey la enLey en42 lade
oportunidadessumatoria
1993, y No existe un instructivo existentes en los
en la ejecución de los control por control 300 9/1/2009 3/30/2010 30 0% 0 0 0
de los
genera
realizando activos la posibilidad
tareas deladministrativas.
Balance deGeneral-
aplicar las 2008, de revisón y control en procedimientos que se
procedimientos procedimientos Establecidos
lasanciones
No falta de registro
se involucran establecidasde algunas
dentro del el operaciones,
en Plan artículo 101 la programación y encuentran publicados
aplicación
de la Ley 42proyectos de
de 1993, normas y como
de conformidad principios
con Riesgos en donde no en el Dogmanager.
Estratégico misionales los elaboración del PLan
contables.
el Decreto Situaciones
Ley Nº 267 que se ypueden
de y2000 la existen puntos de control.
de pesca y Acuicultura, rabia encefalitis Estratégico. Así mismo Aplicación del Proceso determinar el área de
conocer
equina, que son importantes por falta de el
de
Resolución manera Nº 5145 específica
de 2000. en falta de revisión en la de Asignación de desempeño de
capitulo de resultados de la auditoría. Aplicación del Proceso
análisis proyección. información que se Funciones Específicas labores de cada formulario de
Enanalizar
las Seccionales, los de archivos no se Impide evaluar medir de Asignación de
Al las respuestas la entidad presenta , de manera por funcionario para funcionario y asignar asignación de
encuentran organizados cronológicamente proyectos que no están Funciones Específicas
8 1907001 respecto a las quejas presentadas por la que sea confiable. No empleos de carrera las funciones de funciones 1168 9/1/2009 12/30/2009 856 73%
ni relacionados con que la documentación en el Plan estrategico. por funcionario para
ciudadanía, se observa existen existió control y administrativa provistos, acuerdo a la específicas
contable; lasenconciliaciones bancarias Afecta la producción empleos de carrera
deficiencias la calidad de los insumos no seguimiento en la de acuerdo a la naturaleza del diligenciado
se elaboran oportunamente, agropecuaria. Impide la administrativa provistos
agropecuarios, semillas y en la en algunos
inocuidad elaboración del Plan naturaleza del empleo y empleo y al área de 17 13 13 17
casos se encuentran atrasados con un consolidación de la
de los productos agropecuarios. estrtegico. al área de desempeño. desempeño.
tiempo superiorde a dos (2), meses. información y
La información la ejecución de las
seguimiento.
actividades que deben enviar Dficiencias en
trimestralmente las seccionales y Oficinas calidad de insumos.
Nacionales no llega oportunamente, No
dificultando el control y seguimiento existe exigencia de la
,Inexistencia de un plan que involucre los
puntos de control, igualmente, falencia de
algunos indicadores que permitan medir la
eficacia y efectividad de los controles La entidad no ve la
aplicados; las acciones identificadas para importancia de un Plan
manejar el riesgo no son tomadas como que involucre los
insumo tampoco hay procedimientos puntos de control.
específicos para manejar los riesgos,
especialmente en las seccionales.
Los criterios pertinentes para la provisión
de su planta de personal, son inefectivos
especialmente, cuando la mayor parte de
FORMATO No 2
sus profesionales que ejercen funciones
estrictamente misionales están ejerciendo INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
de forma provisional, y en oportunidades No existe un instructivo
realizando tareas administrativas. de revisón y control en Informe presentado a la Contraloría General de la República
No se involucran dentro del Plan la programación y
Riesgos en donde no
Estratégico
Entidad: Instituto Colombiano proyectos
Agropecuario Ica misionales como los elaboración del PLan
existen puntos de control.
de pesca y Acuicultura, rabia y encefalitis Estratégico. Así mismo
Representante Legal: LUISequina,
FERNANDO que son CAICEDO LINCE
importantes por falta de falta de revisión en la
NIT: 89999906-7 análisis de proyección. información que se
Impide evaluar medir
Al analizar
Perídodos fiscales que cubre: 2008 las respuestas de la entidad presenta , de manera
proyectos que no están
8 1907001 respecto a las quejas presentadas por la que sea confiable. No
Modalidad de Auditoría: Integral en el Plan estrategico.
ciudadanía, se observa que existen existió control y
Fecha de Suscripción: Afecta la producción
deficiencias en la calidad de los insumos seguimiento en la Revisión de la Planta de
agropecuaria. Impide la
Fecha de Evaluación: agropecuarios, semillas y en la inocuidad elaboración del Plan Personal a nivel 30-Dec-09
consolidación de la
de los productos agropecuarios. estrtegico. nacional para verificar
información y
La información de la ejecución de las encargos a producir de Verificación de
seguimiento.
actividades que deben enviar Dficiencias en acuerdo a los perfiles encargos de
trimestralmente las seccionales y Oficinas calidad de insumos. Relación de actos
definidos en el conformidad a lo Relación de
Nacionales no llega oportunamente, No Se revisará y se administrativos emitidos 2 1/1/2009 12/30/2009 52 2 100% 52 52 52
Manualde Funciones dispuesto en las encargos
dificultando el control y seguimiento existe exigencia de la ajustará para encargos
para las cada área y el normas de carrera
realizado por la oficina de planeación. alta dirección en la procedimiento
emitir las Resoluciones administrativa
Se percibe en la entidad un ambiente de presentación oprtuna establecido con elpor
correspondientes fin de
inconformidad y desmotivación respecto al de Informes de establecer la ruta critica
parte de la Gerencia
proceso de reestructuración
Debido a que el Institutorealizado
no tiene el 23 seccionales. para
General. el: Reporte,
de diciembrelas
identificado deactividades
2008, lo cualque sesirven
evidencia
para consolidación, análisis y
Definir los indicadores
en las masivas la
monitorear reclamaciones
efectividad del decontrol
los retroalimentación de la
de impacto, y realizar Mejorar Gestión
funcionarios
interno, nipor la supresión
ha diseñado un de encargos
sistema de información y datos Realización de talleres Número 6 1/1/2010 6/30/2010 26 0% 0 0 0
La entidad no ve talleres de formulación, Institucional
que venían ocupando
evaluación que permita y solicitaron
generar lase cultura relacionados
analisis y revisión. el
con
revisara su incorporación en la nueva utilidad en el monitoreo
del autocontrol y el mejoramiento continuo cumplimiento de los
planta por de la efectiviidad de
deconsiderar
la gestión que no se había
institucional. Proyectos Estratégicos
tenido en cuenta su perfil, experiencia control interno. Riesgos en las
No cuenta con indicadores para mediry el y los resultados se
meritos académicos. actividades desarrolladas
impacto de la función de la oficina de presentaran a la Alta Fortalecimiento en un
No por la entidad. No Realizar
control interno, como tampoco se realizan Dirección con las tecnicas
existe conciencia en la permite evaluar adecuadode control
talleres con la participación de todos los recomendaciones para levantamiento de
9 19004001 utilidad de los objetivamente la gestión sobre la ejecución Informes trimestrales Informes 3 10/15/2009 4/30/2010 28 0% 0 0 0
servidores públicos de la institución, con el la mejora. Cuando el información como
indicadores equidad d ela del Plan Estrátegico
Establecer el
fin de retroalimentar a la alta dirección, informe a la alta Fundamentos
economia y costos entidad.Incertidumbre en y de Acción. de de
procedimiento
sobre las deficiencias de los controles dirección demuestre Proceso Unificado,
ambientales. la gestión desarrollada evaluación a
aplicados.De otra parte, se encontró que
por la entidad.
incumplimiento de de Modelamiento de la
no hay un adecuado control sobre la metas, los líderes de los función
Negocio,asesora
Tecnicas de la
Deficienciente control al Definir los parámetros oficina dede control
ejecución del plan estratégico y de acción, proyectos deberán avanzadas Encuesta anual
Plan Estrtegico y de de
por cuanto en el seguimiento del plan de tomas evaluación del
acciones interno a travésde
Levantamiento de la
realizada a los
acción desempeño
acción se detectan incumplimientos en el correctivas de la oficina
basandose implementación
Requerimientos, de funcionarios evaluados Número 1 1/1/2010 6/30/2010 26 0% 0 0 0
envío de avance de algunos proyectos y de
en control
ánalisisinterno en el
de causas indicadores
Administracion de de según el plan de
de su entregable en cada periodo. cumplimiento
como lo establece de su el impacto,
Requerimientos, teniendo
auditorias ejecutado.
función asesora.
procedimiento como base
analisis el plan
y diseño
documentado anual de aauditorias, Tener el conocimiento
Orientado Objetos
La calificación se presenta debido "implentación de utilizando UML.,
la encuesta neceario para elaborar
utilizando
principalmente a la ausencia de un plan de acciones de mejora" como herramienta los terminos de
Fundamentos de
contingencia para ser aplicado en caso de de evaluación. referencia
presentarse fallas en los canales de (Especificaciones
comunicación; la falta de operatividad del Tecnicas) para la
configuracion,
sistema de información, impide que las construcción del Sistema
Fundamentos de ITIL
transacciones, hechos y operaciones de de información de ICA.
A pesar de la entidad y Administracion de ProcesoMarzo
contractual
información sean oportunas, confiables y 2010 para
conocer el riesgo que en el evento de ocurrir Proyectos, adjudicar la ejecución e Documento
completas para la toma de decisiones a Elaborar los terminos
Aseguramiento de
nivel de Instituto; a esto se suma que no genera el sistema de cualquier eventualidad en Reestructuracion del implementación del TRF
de referencia
Calidad usando para la
hay interacción entre los niveles de información existente, el sistema, los efectos proceso para la Sistema de Información
ejecución
indicadores,e CMMI.
la dirección de la afectarian de manera ejecución e del ICA
10 1905001 responsabilidad y autoridad, que garantice implementación
Estas hacen parte delde 1 4/1/2010 8/31/2010 22 0% 0 0 0
la gestión de manera eficiente. entidad no ha sido trancendental la gestión implementación del Abril - Agosto
sistema
las buenasintegrado de
practicas
La calidad y oportunidad de la información diligente en tomar los misional del Instituto al sistema integrado de 2010.
información
para el diseño delyICA
es deficiente debido a que falta un sistema correctivos del caso igual que la imagen información. Sistema
con el obgeto de nacional e internacional. desarrollo de
integrado de comunicación que permita el Sistemas de Integrado de
flujo de la misma en cualquier sentido. Así minimizarlo. Ejecución, Información
informacion.
mismo, no se publica en lugar visible y de Ejecución, implementación y puesta
fácil acceso para la comunidad. impementación y en funcionamiento del
Igualmente, no se ha dado importancia a la puesta en marcha del Sistema de Información 1 9/1/2010 6/30/2011 43 0% 0 0 0
calidad y oportunidad de la información Sistema de del ICA
contable que permita utilizarla como una Informacion del ICA Sep 2010-Junio
herramienta para la toma de decisiones, su 2011
objetivo a la fecha es para garantizar el
Al evaluar el Plan
cumplimiento en laestratégico
elaboración2008-2.012,
y entrega a No existe conciencia Lo que impide medir Revisar y ajustar en Mejorar el proceso
en lo
los correspondiente
órganos de control;a eslos de
proyectos
resaltar1.1
que - para la evaluación de objetivamente los logros, coordinación con las de medición de
1.3estados
los - 1.4 - 2.1 - 2.2 - 2.3son
financieros - 3.1la- 4.1 - 5.1 -
radiografía los resultados y genera incertidumbre Subgerencias, los resultados de la PROYECTOS
de la entidad y por lo tanto- T5,
6.3 - 7.2 - 7.3 - 7.4 - T1 - T4 se sedebe con respecto a la gestión proyectos estratégicos gestión institucional a ESTRATÉGICO NÚMERO 25 10/1/2009 3/30/2010 26 0% 0 0 0
observa que los
implementar por deficiencias en el control,y
controles, mecanismos desarrollada por la con el fin de establecer nivel de los proyectos AJUSTADOS
algunosnecesarios
medios carecen decon metas y ende
el fin otros no
cumplir entidad al no poderse y cuantificar las metas e estratégicos,
conestán cuantificadas para el 2008, lo que
su objetivo. determinar el porcentaje indicadores. determinándoles
11 1101001 Así las cosas, con lo anterior se dejan yde
impide medir objetivamente los logros, de avance de este plan. indicadores
generalos
aplicar incertidumbre
principios con de respecto
rendición a lade medibles,
Implementar y/o mejorar entendibles y
gestión desarrollada
información al órgano por la entidad al no
de control, los procedimientos de Determinar el
poderse determinar
contenidos en los el artículos
porcentaje de 8 y controlables, para
evaluación que procedimiento de Procedimiento
avance de este plan.
SUBSIGUIENTES. de laLaLey
entidad
42 de en1993;
la evaluar el grado de Documento 1 10/10/2009 3/31/2010 25 0% 0 0 0
garanticen el evaluación de la
cumplimiento. Establecido
respuestaabierta
dejando comentalaqueposibilidad
algunas metas de nola cumplimiento de los gestión institucional.
están cuantificadas
imposición de algunas y que
de nolastodos los
sanciones objetivos.
proyectos
contenidas en tienen metas
el artículo 101para 2.008.
ibídem.
Por otra parte, la no aplicabilidad de
manuales de procedimientos operativos
actualizados e integración en los flujos de
información generada por las diferentes
áreas, ocasionan que la información
administrativa y financiera producida por
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Fecha de Evaluación: Seguimiento a las 30-Dec-09
acciones relacionadas
con recursos geneticos Disponer de
El Plan estratégico que es el criterio rector animales y vegetales información oportuna INFORMES DE
para el quinquenio 2008 - 2.012; no (Bancos de sobre las actividades SEGUIMIENTO
obstante en sus proyectos no se Germpplasma) por parte adelantadas por el TECNICO Y INFORMES 2 9/1/2009 12/30/2009 17 2 100% 17 17 17
contempló funciones primordiales de la de los supervisores del Instituto en relación PRESUPUESTAL DEL
impide evaluar el convenio ICA con los bancos de CONVENIO
entidad y sujetas a la Ley, como los
Falta de un instructivo cumplimiento de las CORPOICA. germoplasma.
recursos genéticos vegetales y animales
12 1101001 para la elaboración del funciones de la entidad
del país, pesca y acuicultura, investigación
Plan Estrategico. en este plan; siendo lo Implementar y/o mejorar
y trasferencia de tecnología, que impide
anterior, los procedimientos de Determinar el
evaluar el cumplimiento de las funciones
de la entidad en este plan; siendo lo Evaluar anualmenteque
evaluación el procedimiento de Procedimiento
cumplimiento de las el Documento 1 10/10/2009 3/31/2010 25 0% 0 0 0
anterior, causado por deficiencias de garanticen evaluación de la Establecido
control. metas propuestas
cumplimiento de los en los gestión institucional.
proyectos estragicos, a
objetivos.
través del procedimiento
MP-OA-2,1,1) el cual
arrogara unos
resultados aunal y
Realizar el
La CGR, observa que la entidad no da quinquenal para
Seguimiento y la Informe de Gestión Informe 1 1/2/2010 3/30/2010 12 0% 0 0 0
debida importancia a la evaluación del establecer si los
lo que ocasiona el Evaluación a los
Plan estratégico, al evidenciarse la objetivos del Plan
desconocimiento de sus proyectos que
inexistencia de esta actividad en el No existe conciencia de Estratégico propuestos
deficiencias y a la vez no soportan el Plan
quinquenio 2003 - 2007, lo que ocasiona el la utilidad de la se cumplieron.
13 1101002 le permite realizar los Estratégico,
desconocimiento de sus deficiencias y a la evaluacíon del Plan
correctivos oportunos en generando
vez no le permite realizar los correctivos estrategico. Se realizaran
procura de un conciencia de la
oportunos en procura de un mejoramiento sensibilizaciones con
mejoramiento continuo Efectuar seguimiento a importancia de la Sensibilizacion
continuo situación presentada por los líderes de los Sensibilizaciones 2 1/2/2010 4/30/2010 17 0% 0 0 0
traves delestratégicos
cronogarma evalaución de los es
deficiencias de control. proyectos y
de acción ya de
quetrabajo
dentro mismos.
sus equipos
del
sobre proyecto
Se larevisará 1.2
importancia
y se deldel
Plan estratégico
autocontrol el no del
y cultura
ajustará se
Garantizar un
Al analizar el plan estratégico de la Falta de un instructivo lo que genera riesgo con contemplaron
reporte oportunos con
procedimiento estasel seguimiento y control
Verificación de la
entidad, se observa que por deficiencias para la elaboración del respecto al cumplimiento enfermedades con por
fin de generar
establecido el fin ser
de permanente de las
ejecución y
en la planeación y coordinación entre el Plan Estrategico. de los objetivos enmeracadas
conciencia
establecer de dentro
la
la ruta criticade
ultilidad enfermedades de
cumplimiento de las
Informe
14 1103001 citado plan y el de acción, no se incluyeron misionales del instituto, u depara laprogramas
evaluación
el: Reporte, delde control oficial
actividades y metas
cronograma de 3 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
las enfermedades de control oficial de por cuanto no se puede prevención
consolidación, y análisis
plan estratégico. control y Encefalites Equina y
programadas para la
acción
encefalitis equina y la rabia lo que genera realizar un efectivo pero no de erradicación,
retroalimentación de la Rabia a través del
vigencia a traves de los
riesgo con respecto al cumplimiento de los control y seguimiento. ya información
que por
y datossus informes trimestrales del
cronograma de
objetivos misionales del instituto, por caracteristicas
relacionados con el cronograma de acción.
acción.
Al evaluar
cuanto no laseejecución del Planundeefectivo
puede realizar acción epidemiológicas
cumplimiento de nolos son
del ICAyse
control establecieron incoherencias en
seguimiento. enfremdades
Proyectos Estratégicos.
la información suministrada en la cuenta erradicables
Con relación por alola que
presentada por la entidad a la CGR, en lo no seconfiabilidad
podrian declarar
y Procedimiento ajustado Procedimiento 1 12/1/2009 4/30/2010 21 0% 0 0 0
correspondiente al proyecto de Aftosa que zonas libres dede
veracidad estas.
la
no reportó cumplimiento de sus metas; información únicamente Hacer Seguimiento y
ante la solicitud verbal de la comisión de Deficiencias en la
se consolidaran y control a la
auditoria para aclarar las razones de la no revisión de la Genera incertidumbre la
15 1105001 reportaran las información
Lo anterior genera
ejecución de incertidumbre
las actividadesen cuanto
los información .que se gestión realizada.
actividades suministrada en los
al cumplimiento
funcionarios y la manifestaron
del área oportunidad de lasse
que envia.
acompañadas con sus proyectos.
actividades desarrolladas
dio cumplimiento a lo planeado por lay que respectivos soportes.
contradicción
entregaron lospresentada,
soportes situación
a la oficinaque se
de Informes trimestrales de
De acuerdo con las Informes 3 10/15/2009 4/30/2010 28 0% 0 0 0
El presenta por ausenciaAgropecuario
Instituto Colombiano
planeación. de controles en seguimiento y control
fechas establecidas
revisión,
reportó a laconsolidación
CGR la cuenta y suministro de la
de la vigencia para la entrega de
información;
2008, observándose con loqueanterior se deja
se cuenta conde informes
Incluir en por parte dede
el Cuadro
observar de
indicadores lo prescrito
eficacia, en
peroel no
artículo
tiene 8 y los Líderes de losque
SUBSIGUIENTES.
definidos ni establecidos de laindicadores
Ley 42 de 1993,
que No existe conciencia en lo que no permite Mando Indicadores
Proyectos, lamedir Oficina de
articulo 6medir
permitan de la los
Resolución
principios5145 de 2000,
de Eficiencia, la utilidad de estos evaluar y medir permitan Planeación hará
los
Decreto LeyEquidad267 de y2000, lo que genera la indicadores. objetivamente la Gestión principios de Eficiencia,
Economía, Costos Ambientales revisión,, control y y Mejorar el proceso
16 1202100 posibilidad
de acuerdo de a lolas sanciones contenidas
preceptuado los Artículosen adelantada por el Economía
consolidación
Equidad
de la de medición de la
Cuadro de Mando
Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 0% 0 0 0
Instituto. Costos Ambientales Actualizado
2, 4 y 8 de el la artículo
Ley 42 de1011993,
ibídem.esta información y con gestión institucional.
que vayan acordes
situación se presenta debido a que la presentará aproyectos
la alta
los
Modificar el informe
Cuadro de de
entidad, no ha valorado la importancia y gerencia un
estratégico
Mando y procesos
de ejecución
Indicadores,
beneficios de la medición de la gestión, a reporte de de
través de estos indicadores, lo que no por deficiencias de lo que impide medir los de conla Entidad.
elproyectos.
propósito de Diseñar indicadores
Al verificar
permite los indicadores
evaluar establecidoslapor
y medir objetivamente control y seguimiento el resultados de los analizar,verificar y como mecanismos
la entidad
Gestión se observa
adelantada porque por deficiencias
el Instituto. “cuadro mando” se proyectos con corte a 31 determinar metas de medición y Cuadro de Mando
de control y seguimiento el “cuadro encuentra de diciembre de 2008 y el acordes a los proyectos evaluación de la Actualizado Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 0% 0 0 0
mando” se encuentra desactualizado, en desactualizado, en uso inapropiado de esta estratégico y procesos gestión, fortaleciendo
tanto se reflejan los resultados tanto se reflejan los herramienta. de la Entidad. la toma de
correspondientes al corte de septiembre de resultados decisiones que
17 1202100 2008, lo que impide medir los resultados correspondientes al permita la
de los proyectos con corte a 31 de corte de septiembre de formulación de
diciembre de 2008 y el uso inapropiado de 2008, acciones oportunas
esta herramienta. En respuesta se a través de los
comenta que ya están actualizados pero la planes de
comisión observó que en febrero no lo mejoramiento.
estaban.
FORMATO No 2

Representante Legal: LUIS FERNANDO CAICEDO LINCE por deficiencias de lo que impide medir los
NIT: 89999906-7 Al verificar los indicadores establecidos por control y seguimiento el resultados de los
la entidad
Perídodos fiscales que cubre: 2008 se observa que por deficiencias “cuadro mando” se proyectos con corte a 31
de control y seguimiento el “cuadro encuentra de diciembre de 2008 y el
mando” se encuentra desactualizado, en desactualizado, en uso inapropiado de esta
Fecha de Suscripción: tanto se reflejan los resultados tanto se reflejan los herramienta.
Fecha de Evaluación: correspondientes al corte de septiembre de resultados 30-Dec-09
17 1202100 2008, lo que impide medir los resultados correspondientes al
de los proyectos con corte a 31 de corte de septiembre de
2008, Implementar y/o mejorar
diciembre de 2008 y el uso inapropiado de los procedimientos de Determinar el
esta herramienta. En respuesta se evaluación que procedimiento de Procedimiento
comenta que ya están actualizados pero la Documento 1 10/10/2009 3/31/2010 25 0% 0 0 0
garanticen el evaluación de la Establecido
comisión observó que en febrero no lo cumplimiento
estaban. Mejorar el Cuadro los
de de gestión institucional.
objetivos.
Mando de Indicadores
de acuerdo a la nueva
estructura, con el Ajustar los
propósito de indicadores como
mecanismos de Cuadro de Mando
analizar,verificar y
Al evaluar el Plan de acción 2008 de los medición y Actualizado, ajustado y
determinar las metas Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 0% 0 0 0
proyectos 11.1, 1.2, 1.3, 1.4, 2.1, 5.1, 6.1, evaluación de la mejorado de acuerdo a la
que vayan acordes a los
7.1 y 7.2, se observa que se tiene gestión, fortaleciendo nueva estructura.
proyectos estratégico y
establecido el indicador de rendimiento, sin falta control en la la toma de
impide medir el rsultado procesos de la Entidad. decisiones que
18 1202100 embargo éste no se cuantifica, implementación de
de gestión. permita la
simplemente se expresa su fórmula, lo indicadores. Implementar y/o mejorar
cual muestra que la entidad no ha valorado formulación de
los procedimientos de Determinar
acciones oportunasel
el beneficio de desarrollarlo para evaluación que procedimiento de Procedimiento
cuantificar el logro de la gestión. Modificar el a través de los Documento 1 10/10/2009 3/31/2010 25 0% 0 0 0
garanticen evaluación de de
planes la Establecido
procedimiento
cumplimiento MP de - OA
los gestión institucional.
-objetivos.
2,1,1, estableciendo mejoramiento.
tiempos de entrega
Al revisar los informes trimestrales de inexistencia de un situación que impide oportunos de reportes
seguimiento en la ejecución de los procedimiento eficaz obtener una información de avances que permita Relizar un adecuado
proyectos estratégicos, se evidencio que que garantice la razonable, oportuna y Informar a la alta control sobre la
existe incumplimiento en su elaboración y oportunidad en el confiable. Gerencia sobre el
19 1905001 ejecución del Plan Ajustar Procedimiento Procedimiento 1 10/15/2009 4/30/2010 28 0% 0 0 0
envío por parte de las seccionales al área cumplimiento de las incumplimiento en el
Estrátegico y de
de planeación; situación que a sido actividades, envío de los diferentes
Acción.
observada en forma reiterada por parte de elaboración y envío de informes para que ellos
la CGR y comunicada en los informes de los informes y en su establescan las
cada vigencia, situación que se presenta defecto establezca las amonestaciones,
por la inexistencia de un procedimiento acciones pertinentes llamados de atención y
En el 2010 cuando
sanciones se realizarán
sean
eficaz que garantice la oportunidad en el sensibilizaciones en
cumplimiento de las actividades, reiterativos. Sensibilizaciones de Sensibilizacion
cultura del autocontrol 5 1/1/2010 6/30/2010
elaboración y envío de los informes y en su autocontrol es
en Gerencias
defecto establezca las acciones Seccionales.
pertinentes,
Efectuadosituación que
el análisis impide obtener
al seguimiento 26 0% 0 0 0
unarealizado por la oficina de planeación a y
información razonable, oportuna En el 2010 se realizarán
confiable.
cada uno de los proyectos, se observa la Capacitación a
La entidad no da la impacta de manera
falta de capacitación y formación de cultura Gerencias Seccionales Formar la cultura del
debida importancia a la negativa en el ambiente
sobre el tema de planeación, control y en "Elementos de seguimientoy control Capactación en
20 1907001 capacitación del laboral y en los Capacitaciones 12 1/1/2010 6/30/2010
seguimiento a todo nivel, ya que el control Verificación y Control en todos los niveles verificación
personal en resultados de la gestión
realizado es cuestionado y poco atendido, para el mejoramiento de la organización
Planeación. misional de la entidad.
factor que impacta de manera negativa en continuo"
el ambiente laboral y en los resultados de 26 0% 0 0 0
la gestión misional de la entidad. Realizar reuniones con
el nivel directivo
solcializando el
seguimiento y el avance Reuniones con los
El de los proyectos estudio Reuniones 2 8/1/2009 12/30/2009
directivos de la entidad
seroepidemiológico
estrategicos
realizado en el 2007
mantiene su vigencia y 22 2 100% 22 22 22
Al verificar los entregables del Plan de Deficiencias en la lo que genera validez técnica en
Cumplir con la
Acción 2008 de las actividades 2.2.1 y aprobacion y incertidumbre sobre la demostrar la ausencia
presentación de
2.2.2, del proyecto Aftosa, se observa que proyección de gestión adelantada en el de circulación del virus
soportes de acuerdo Consolidado de soportes
por deficiencias de control se presentan entregables. 2008. de fiebre aftosa en la consolidado
21 1907001 con la programación de las actividades de la 1 9/1/2009 12/30/2009 17 1 100% 17 17 17
soportes de 2007, lo que genera zona oriente como
Corrección unidadfuede
el documento
de actividades vigencia a reportar.
incertidumbre sobre la gestión adelantada reconocimiento
medida por la
de la actividad a establecidas para la
en el 2008. OIE
desarrollar en razón la
en otorgar a vigencia respectiva.
certificación
que los en el 2009
estandares
Al verificar la acción 1.1.1 del proyecto Deficiencias en la ncertidumbre frente al razon por la cual la Cumplimiento del
corresponden a
Aftosa del plan de acción 2008, la unidad proyección de trabajo que se debía evidencia es el mismo 100% de las metas a
capitulos de
de medida no corresponde frente con la entregables. ejecutar y el entregable estudio presentado y través del
documentos publicados
actividad a desarrollar, por lo cual surge como resultado de la aceptado por la OIE. seguimiento y control
22 1907001 por organismos de Estandares revisados número 7 9/1/2009 12/30/2009 17 7 100% 17 17 17
incertidumbre frente al trabajo que se labor de los productos que
referencia como la OIE
debía ejecutar y el entregable como permitan medir la
en los que se definen
resultado de la labor. gestión de la vigencia
procedimientos y
programada.
condiciones a cumplir
para el reconocimiento
de los programas y las
acciones.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Al verificar
Perídodos fiscales que cubre: 2008 el porcentaje de avance de las
actividades 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, 1.2.1, 1.2.2,
1.2.3, 1.2.4, del proyecto T5 del Plan de
Ajustar el procedimiento
Fecha de Suscripción: Acción enviado en la cuenta por el Instituto
con el propósito de
Fecha de Evaluación: Colombiano Agropecuario a la Contraloría 30-Dec-09
evitar equivocos en la
General de la República, se evidenció que
rendición de Cuentas a
la información reportada no corresponde a
la CGR en el sentido
la realidad, ya que se dan por cumplidas Garantizar que la
que cada Líder de
actividades que no se realizaron, además No se revisa la información
entorpece la labor del Proyecto deberá Fichas de
23 1101002 se esta presentando información que no es información que se suministrada sea Fichas de control 100% 7/1/2009 12/30/2009 26 100% 100% 26 26 26
ente de control fiscal; presentar la Ficha de control
real y confiable, que entorpece la labor del envia. veridica, confiable y
control o plan de acción
ente de control fiscal; así mismo oportuna.
debidamente
desconoce lo dispuesto en el artículo 8 y
diligenciada con el
subsiguientes de la Ley 42 de 1993, como
reporteacuerdo
De de avancea de los
también deja abierta la posibilidad de
activdades de cada
lineamientos
aplicar las sanciones previstas en el Tener un sistema de
trimestre.
establecidos en el
artículo 6 de la resolución 5145 de 2000, supervisión y Elaboración referente Resolución
Decreto No 267 de 2000 y en el articulo Conpes 3075, el ICA 1 6/30/2009 10/30/2009 17 1 100% 17 17 17
certificación oficial en normativo elaborada
101de la Ley 42 de 1993. trabaja en la
BPA y BPP
implementación de las
estructurado y
BPA como medida
funcionando para la
La CGR evidenció que existen preventiva para
producción primaria,
deficiencias en la inspección y vigilancia garantizar la inocuidad
que contribuya a
en la inocuidad de las frutas y hortalizas, de los alimentos, por lo
deficiencias en garantizar la Lista de
ya que se han recibido notificaciones de Lo anterior podría cerrar anterior, la Dirección Elaboraciòn de los
capacitación y equipos inocuidad de los Chequeo y
24 1907001 autoridades sanitarias de países europeos las exportaciones de Técnica de Inocuidad e instrumentos de 1 6/30/2009 10/30/2009 17 1 100% 17 17 17
para la inspección y productos de las criterios de
sobre la detección de residuos de frutas hacia Europa Insumos Agrícolas a evaluaciòn en campo
vigilancia. especies bovina, cumplimiento
plaguicidas en fruta exportada. Lo anterior través del proyecto
bubalina, porcina,
podría cerrar las exportaciones de frutas estratégico 3.1 Por el
aviar, de acuicultura,
hacia Europa. cual se establece el
frutas, hortalizas y
sistema de evaluación y
plantas aromáticas,
certificación de la
en las zonas libres o Capacitación a
inocuidad en la Eventos de
de baja prevalencia facilitadores y 5 11/30/2009 7/30/2010 35 2 40% 14 0 0
producción primaria", Capacitación
de plagas y productores.
seguirá impulsando la
enfermedades.*
implementación de las
Al verificar el cumplimiento de los BPA.
Revisar, ajustar y/o
proyectos estratégicos 1.1 y 1.se evidencia
elaborar el
que las actividades 2.2.1 al 2.2.4, 2.4,
procedimiento de Definir criterios para
1.2.1, 2.2.4, 3.1.2 en lo que corresponde a lo anterior evidencia
Deficiencias en la rendición de informes que los soportes
sus entregables no cumplen con lo deficiencias en la
25 1101002 aprobación de que defina los criterios cumplan con lo Procedimiento ajustado Procedimiento 1 1/15/2010 3/30/2010 11 0% 0 0 0
requerido en el plan de acción, sin planeación y en el
entregables. para que los establecido en el
embargo, son aprobados por la oficina de seguimiento realizado. Incluir en el Manual de
entregables cumplan plan de acción.
planeación, lo anterior evidencia Procedimientos
con lo establecido en el
deficiencias en la planeación y en el Técnicos y
Al evaluar elrealizado.
convenio 020 de 2008 de los Plan de Acción
seguimiento Administrativos para el
bancos de germoplasma de vegetal y de
lo que genera manejo de los Bancos Lograr un control y Modificar el manual de
microorganismos se observa la
Deficiencias en el incertidumbre con de Gemosplasma seguimiento eficiente procedimientos
inexistencia
La comisióndedesoportes auditoriade alseguimiento
analizar el a Manual
26 1907001 archivo de la respecto a la veracidad Animal, Vegetal y de en el manejo de incluyendo el archivo que 1 7/1/2009 12/30/2009 26 1 100% 26 26 26 x
la gestión
Manual de realizada por el de
procedimientos supervisor
los Bancos en Modificado
documentación del seguimiento Microorganismos los inventarios de los se debe dejar al realizar
las carpetas del convenio,
de Germoplasma está en desacuerdo conlo que genera Modificar el Manual
realizado. soportes que deben de bancos. la supervisión.
incertidumbre
lo que estipulacon respecto3.3
el numeral a laMovimiento
veracidad Procedimientos Lograr una mayor
dejar los supervisores
del Inventario
de seguimiento realizado.
“para que el ICA actualice los Técnicos y claridad de los
sobre la gestión
movimientos de inventarios, CORPOICA administrativos
realizada por lospara el bienes que hacen
mensualmente, cuando sea procedente, Manejo
mismos.de los bancos parte de los bancos Reporte mensual al ICA
reportará al almacén seccional del ICA, dificulta el control y de germoplasma de germoplasmas a sobre movimiento de
No se le da la debida
27 1907001 donde este ubicado cada banco de seguimiento de los vegetal, animal y de través del control y inventarios, para su Reportes 2 11/1/2009 12/30/2009 8 2 100% 8 8 8
importancia al control.
germoplasma para su incorporación o bancos, microorganismos( Nume seguimiento en la respectiva
descargo, las novedades en este.” ral 3.3) dejando implicito incorporación o incorporación.
(Negrilla fuera de texto), ya que el término Modificar
el reporte el Manual de
mensual descargo de Modificar el Manual de
cuando sea procedente, dificulta el control Procedimientos
obligatorio de Lograr un control
novedades de losy
Por cuanto de los en bancos,
el manual sería de Deficiencias en el se esta afectando Procedimientos Técnicos Protocolos por
y seguimiento además Técnicos
movimiento y de seguimiento
inventarios. eficiente
procedimientos técnicos administrativos y administrativos para el bajas por
ideal que este reporte fuera mensual y quey principio de negativamente el administrativos
inventarios para el en el manejo de
Manejo de los bancos de muertes y/o
presupuestales
contenga el vistopara buenoel del manejo de del
supervisor los transparencia principio de Manejo de los bancos inventarios de los
bancos germoplasma vegetal, causas fortuitas
28 1907001 banco dedenivelgermoplasma
seccional de vegetal,
ICA. animal y transparencia en el de germoplasma bancos en caso de
animal y de con los
100 9/1/2009 12/30/2009 100 100% 17 17 17
de microorganismos, no se establece la manejo de los recursos vegetal, animal y de muerte de animales
Según
obtención lo consignado
y archivo de en pruebas
el acta 01 de
físicas públicos. microorganismos( Numer documentos
microorganismos( Nume Garantizar
y/o bajas dea semen,
través
agosto 8 de 2008,
como fotos los responsables
o similares en los casos de losde al 4.1) dejando como soportes
ral 4.1) dejando como de la socialización,
óvulos y embriones el 17
Bancos
muerte de de los
Germoplasma
animales, animal
mediante de lasla evidencia fisica registro obligatorios
evidencia fisica registro conocimiento claro .
por causas fortuitas
Seccional
cuales se Meta desconocían
establezcan el contenido
las características Una vez suscrito el fotográfico.
fotográfico. de los compromisos
del
del animal y así corroborar su-
Plan Operativo del Convenio ICA convenio se realizará la
y el seguimiento a la
Corpoica, por cuanto 3 meses después de No se le da la debida socialización del Plan
identificación para dar de baja del genera impacto negativo ejecución de cada
haberse suscrito el convenio los importancia a la Operativo tanto a los Informe de seguimiento
29 1907002 inventario, se esta afectando en la gestión de los una de las Informe 3 12/1/2009 6/30/2010 30 1 33% 10 0 0
responsables debieron
negativamente el solicitarlo,
principio lo cual de información que deben ejecutores como al POA
bancos de germoplasma. actividades
permite establecer deficiencias
transparencia en el manejo de los recursos en la manejar los tecnicos. supervisores
contempladas en el
comunicación y afecta las actividades del
públicos. entregando cuadro de
Plan Operativo que
Banco. Lo anterior se presentó
Igual situación ocurre con las bajas de por POA.
hace parte integral
deficiencias
semen óvulos en elycontrol y generaque
embriones, impacto
por del convenio
negativo en la gestión de los bancos de
causas fortuitas como descongelación o respectivo.
germoplasma.
deterioro de empaques, ya que el
procedimiento no especifica que se deben
destruir, enterrar o incinerar, así mismo no
existe el soporte de destrucción en
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Fecha de Evaluación: Hacer énfasis en las 30-Dec-09
funciones que deben
desarrollar y cumplir los Divulgar la resolución
La CGR, evidenció que la interventoría Generar
interventoeres o 2036 del 27 de
mediante memorandos Nº 0698 2.6.5., transparencia en los
supervisores de los septiembre de 2004,
0713 2.6.5., 0715 2.6.5., 0714 2.6.5, procesos de Memorando
Convenios que el resolución 002514- 1 9/1/2009 10/30/2009 8 1 100% 8 8 8 x
dirigidos a Corpoica, autorizó cambios de contratación y Circular
situación genera una Instituto suscribe con 06/07/09 y manual de
rubro presupuestal del convenio 020 de suscripción de
presunta falta las diferentes entidades Procedimiento
2008, función que no es de su Por falta de control se Convenios
disciplinaria y riesgo divulgando la resolución convenios.
30 1907002 competencia ya que en el numeral 8.2 del incumple el manual de Hacer
2036 delseguimiento
27 de al
sobre el manejo y cumplimiento Tener disponible
Manual de Procedimientos del convenio la procedimientos septiembre de 2004 Documento-
aplicación de los establecido en el información
función esta asignada exclusivamente al Informe de
recursos. Manual de necesaria que Informes de Seguimiento
Comité Directivo del convenio, situación seguimiento de
genera una presunta falta disciplinaria y Procedimientos del permita establecer técnico y financiero del 3 10/1/2009 6/30/2010 3 100% 39 0 0
Según informe de interventoría al Banco analisis de
riesgo sobre el manejo y aplicación de los Convenio, sobretodo lo correctivos para el Convenio
de Germoplasma de ganado Bovino cumplimiento
recursos. planteado en el numeral mejor desarrollo del
realizada los días 19 y 20 de mayo de del convenio
8.2 del mismo Convecio 39
2008, se observa que un animal murió por estipulado.
A través de las
falta de los medicamentos necesarios, Garantizar la
lo cual afecta actividades de
situación presentada por la falta de atención oportuna de
negativamente el supervisión por parte
prevención, lo cual afecta negativamente el los animales a fin de
patrimonio de la nación del ICA se garantizzara
patrimonio de la nación como son los No existe oprtunidad en prevenir la
como son los Bancos de la existencia Visitas trimestrales de
31 1907002 Bancos de Germoplasma, es de anotar envio de los recursos a presentación de visitas 4 2/1/2010 12/30/2010 47 0% 0 0 0
Germoplasma, un animal permanente de un stock supervisión
que a la fecha (abril de 2009), el Instituto los bancos. muertes por causa
murió por falta de los de medicamentos
Elaborar informes para
de
Colombiano Agropecuario no ha del no suministro de
medicamentos atender cualquier
supervisión que
adelantado acción alguna ante Corpoica medicamentos
necesarios, urgencia controles
incluyan que se y
para que se devuelva el valor del bovino, requeridos.
presente
procedimientos que
situación que si llega a ser repetitiva
Se observóresponsabilidades
generaría que en los informes
de orden de No existen situación que genera permitan el seguimiento
supervisión analizados no se Documento-
fiscal; además, da lugar a incluye
una faltael procedimientos para la riesgos sobre los a la venta de
Garantizar la Informe de
seguimiento a las ventas de subproductos,
disciplinaria. supervisión a los recursos del Banco de subproductos de Informes de Seguimiento
situación que genera riesgos sobre los Bancos de Germoplasma animal. transparencia en el seguimiento de
32 1907002 acuerdo con lo técnico y financiero del 3 11/1/2009 6/30/2010 1 33% 11 0 0
recursos del Banco de Germoplasma germoplasma. manejo de los analisis de
establecido en el Convenio
animal. recusos públicos. cumplimiento
numeral
A través 5 dedel
lasManual del convenio
de procedimientos
actividades de de 34
Como consta en el informe de interventoría los bancos de
supervisión por parte
al Banco de Germoplasma de Ganado germoplasma animal, Garantizar el buen
del ICA se garantizara
Bovino, realizada los días 19 y 20 de mayo vegetal y manejo de los
la existencia
de 2008, no había sal mineralizada y los No existe oprtunidad en que genera riesgo sobre microorganismos. bancos a través del
permanente de un stock Visitas trimestrales de
33 1907001 potreros se encontraban enmalezados en envio de los recursos a el buen estado de los mantenimiento y visitas 4 2/1/2010 12/31/2010 48 0% 0 0 0
de insumos supervisión
un 80%, como consecuencia de la los bancos. animales. sostenimiento
agropecuarios
Se gestionará la
inoportunidad en la situación de los eficiente de los
necesarios
consecusiónparade el los
recursos, que genera riesgo sobre el buen mismos.
mantenimiento
recursos para y el año Lograr los recursos
estado de los animales.
Tal como consta en el documento soporte sostenimiento de los
2010 para realizar los para efectuar las
“requerimiento de Infraestructura Ítem 4” bancos.
ajustes y modificaciones modificaciones que Sistema de efluentes del Sistema
se observa que el Laboratorio Nacional de que deben realizarse al deben hacerse en el LNDV ajustado a los implementado y
Diagnostico Veterinario nivel 2 deposita los sistema de efluentes del sistema de efluentes requerimientos y documento de 2 9/1/2009 6/30/2010
efluentes en un tanque de recolección para LNDV. Se hara un del LNDV y detrminar diagnostico de los informe de
ser posteriormente arrojados al sistema de diagnostico en los necesidades en los laboratorios seccionales. diagnostico.
alcantarillado sin ningún tratamiento, La situación descrita laboratorios seccionales laboratorios 43 0% 0 0 0
Información que no es Realizar caraterización
34 2103001 aumentando el riesgo de contaminación; afecta negativamente al para determinar si seccionales.
veraz. Fisicoquimica y
Además, el sistema de tratamiento de medio ambiente. presenta una
efluentes no entra en operación en ningún bacteriologica de los
problematica similar.
momento del proceso; es de anotar que el vertimientos generados Minimizar impactos
ICA no asignó presupuesto para la por los laboratorios del ambientales y Informe número 1 9/1/2009 12/30/2009 17 1 100% 17 17 17
solución de las deficiencias anotadas. La Se
Institutogestionará
a nivel nacional, la riesgos a la salud.
situación descrita afecta negativamente al consecusión
teniendo encuenta de los el
medio ambiente. recursos
requisito para legalel añodel Lograr los recursos
2010
decretoparaNo. realizar
1594/84. los para efectuar las
La CGR evidenció que se liberan No existe conciencia afectando negativamente ajustes y modificaciones modificaciones que
microorganismos patógenos al medio del impacto que se la salud pública y medio Sistema de ventilacion
que deben realizarse al deben hacerse en el
ambiente sin previo tratamiento o control puede estar causando ambiente (aires) del LNDV
sistema de Ventilación sistema de
alguno por cuanto el Laboratorio Nacional en la salud de las ajustado a los Sistema y
35 2103001 del LNDV y en los ventilación (aires) del 100% 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
de CGR
La Diagnostico Veterinario en
observó diferencias nivel 2 no
los totales personas. requerimientos y cabinas cabinas
laboratorios seccionales LNDV y en los
cumple
de algunos el montos
procesodedecontratación,
filtración en el
entre Previo al envío a la en los laboratorios
gestionar la conecución laboratoriso
suministro
lo presentadoy extracción, diferenciales
en la cuenta y alguna de Contraloría General dede seccionales.
de cabinas seccionales contar
presión y recambios de aire por
documentación analizada, con lo que se hora, tal la República,
seguridad confrontar
biologica 2A con cabinas de Certificación
como consta
esta en el documento
desconociendo algunos soporte
de los – el Formato
para 5 delelInforme
minimizar riesgo seguridad biologica. sobre la
Requerimiento
principios de Infraestructura
establecidos en el artículo ítem8º 5,y de rendición de cuenta,
liberación de Conciliar el Formato 5 confrontación
así mismo se de observa Presentar
subsiguientes. la Leyque
42 de el proceso
1993, en se la Falta de orden en el Se presenta información con cada uno de los
microorganismos. que se presenta a la de la
encuentraenen que desuso información veraz y
36 19 05 001 medida condesde
ello hace varios
se pueden manejo de la inexacta al ente de contratos de prestación CGR con los contratos información al 1 1/1/2010 3/30/2010 13 0%
años y que para oportuna a todos los
obstaculizar las lainvestigaciones
solución de lasy información. control. de servicios personales suscritos por el Instituto presentar la
deficiencias informadas no se asignó Entes Fiscalizadores
actuaciones que adelanten las suscritos en la vigencia en la vigencia 2009 rendición de la
presupuesto Que
contralorías. afectando
generanegativamente
la posibilidad de la 2009, para verificar que cuenta en 0 0 0
salud pública
aplicar y medio ambiente.
las sanciones establecidas en el la información febrero de 2010
artículo 101 de la Ley 42 de 1993, de consignada en el mismo
conformidad con el Decreto – Ley 267 de sea veraz.
2000, la Resolución Nº. 5145 de 2000.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Modalidad de Auditoría: Integral Diseñar y validar una
lista de chequeo para Diseñar y validar una
verificar y controlar que lista de chequeo para
Fecha de Evaluación: cada contrato de Efectuar seguimiento verificar y controlar que 30-Dec-09
Se dio inicio al contrato sin haberse prestación de servicios y control cada contrato de
expedido y aprobado la póliza de personales a partir de la permanente al prestación de servicios
cumplimiento, contrariando lo prescrito en Inobservancia de los vigencia 2009, cumpla cumplimiento de personales a partir de la Lista de
el artículo 25 numeral 19 de la Ley 80 de requisitos para la Se pone a la entidad en en la etapa requisitos exigidos en vigencia 2009, cumpla en Chequeo por
37 14 02 014 100% 8/15/2009 7/30/2010 50 0%
1993 y el numeral 31 del artículo 48 de la celebracion de la situaciones de riesgo. precontactual, con la el proceso de la etapa precontactual, cada Contrato
Ley 734 de 2002, en este caso se contratación. Previo al proceso de
documentación contratación de con la documentación suscrito
considera una presunta incidencia contratación
requerida y las defechas
la servicios personales Previo
requeridaal proceso
y las fechasde
Los estudios previos no
disciplinaria del tuvieron
hallazgo.en cuenta Dotación
para cadaefectuar una a partir de la contratación de la
para cada procedimiento, 0 0 0
los requerimientos de la regional del Valle, revisión
procedimiento, decon el
conjunta Establecer
vigencia las
2009. Dotación
de acuerdo con louna
efectuar
como quiera que esta, luego de haber Fueron nesesarias Grupo
acuerdo deconGestión
lo del necesidades reales revisión conjunta
establecido por la conLey el
y
recibido la dotación correspondiente, Los estudios previos no actividades adicionales Talentio
establecidoHumano
por la yLeyla y de funcionarios con Grupo de Gestión
por la Entidad . del Acta de reunión
manifestó no tener necesidad de estos consultaron la situacion de redistribucion de Oficina de Planeación,
por la Entidad . a derecho a dotación Talentio Humano y la
38 14 01 003 Diseñar y validar una y plan General 1 1/2/2010 7/30/2010 30 0% 0 0 0
elementos adquiridos, contrariando a lo coyuntural de bienes entre diferentes los requerimientos por con el fin de Oficina de Planeación, a
lista de chequeo para Diseñar y validar una de Compras.
dispuesto por el artículo 3 del decreto 066 reestructuracion. seccionales de la seccional y adelantar un proceso los requerimientos por
de 2008 y de conformidad con los entidad. verificar y controlar
dependencia, en lo que de contratación en lista de chequeo
seccional para
y dependencia,
numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley cada contrato
referente a losde Efectuar
formaseguimiento
eficaz. verificar y controlar
en lo referente a los que
La
No
80 depóliza
presenta
1993. del contrato fue aprobada
la contratista antes
el titulo de prestación
funcionariosdecon servicios y control cada contratocon
funcionarios de derecho
de que fuera expedida por la compañía La entidad contrata un
especialización en materia tributaria, personales
derecho a laa dotación
partir de dela permanente al prestación
a la dotación dedeservicios
ley.
aseguradora, incurriendo presuntamente profesional que no reune
requerida en los análisis de conveniencia y No se observó el vigencia
ley. 2009, cumpla cumplimiento de personales a partir de la Lista de
en lo prescrito en el artículo 48 numeral las calidades exigidas en
oportunidad, contrario a lo estipulado por31el cumplimiento de en la etapa requisitos exigidos en vigencia 2009, cumpla en Chequeo por
39 14 02 014 de la Ley el contrato y en la 100% 8/15/2009 12/30/2009 20 0% 0 0 20
artículo 4 734de de 2002;80además
la Ley de 1993de no y requisitos de idoneidad Diseñar y validar
precontactual, conuna
la el proceso de la etapa precontactual, cada Contrato
darse cabal cumplimiento descripcion tecnica de la
configurando presuntas a irregularidades
lo prescrito en del contratista. lista de chequeo para
documentación contratación de Diseñar y validar una
con la documentación suscrito
el artículo 41 de la Ley 80 necesidad a contratar de
disciplinarias prescritas en de el 1993, como
artículo 48 verificar
requeriday ycontrolar
las fechas que servicios personales lista de chequeo
requerida para
y las fechas
quiera los estudios previos.
Numeraque 31 dese laimpartió
Ley 734 aprobación
de 2002 de una cada contrato de
para cada Efectuar seguimiento
a partir de la verificar
para cada y controlar que
procedimiento,
garantía que aun
Los Contratos de no había sido
prestación expedida
de servicios prestación
procedimiento,de servicios
de y control
vigencia 2009. cada contrato
de acuerdo delo
con
por la Compañía
profesionales No. 22, de097,seguros;
143, 147, Por015,
otra personales
acuerdo cona lo partir de la permanente al prestación
establecidode porservicios
la Ley y
parte, la cuentaSFP-91-013-08,
16-013-2008, que fue reportada SFPpor91- el No se dio cabal Se impartió aprobacion a vigencia
establecido2009,porcumpla
la Ley y cumplimiento de personales
por la Entidad a partir
. de la Lista de
ICA a la Contraloría General de la cumplimiento de uno de los requisitos de en
porlalaetapa
Entidad . requisitos exigidos en vigencia 2009, cumpla en Chequeo por
40 14 04 0003 015-2008, CFP 91-014-2008, SFP 91-010- 100% 9/1/2009 7/30/2010 47 0% 0 0 0
República, no cumple
2008, 62-031-2008, con todos072-
CSP 002-2008, los requisitos previos de la contratación sin haber precontactual, con la el proceso de la etapa precontactual, cada Contrato
requisitos
022-2008,plasmados
072-024-2008, en los principios de
072-023-2088, contratación. razon para ello. documentación contratación de con la documentación suscrito
rendición de 072-025-2008,
cuenta del artículo 8º y Confrontar
requerida yla lasBase de
fechas servicios personales Confrontar
requerida yla Base
las fechasde
072-021-2008, SS-024-037-
subsiguientes de la Ley 42 CFP-SS-24-
de 1993, en la Datos de Contratos de
para cada a partir de la Datos de Contratos
para cada de
procedimiento,
08, CFP-SS-24-054/08, Envio de memorando a
medida en que conCFP-052-014-2008;
ello se pueden Prestación
procedimiento, de Servicios
de vigencia 2009. Prestación
de acuerdode Servicios
con lo
056/08, CST-057-08, los
obstaculizar las investigaciones
fueron relacionados con datos y Personales
acuerdo conque lo Gerentes
maneja Personales
establecido quepor la maneja
Ley y
actuaciones queoadelanten las ocontralorías El ente de control seccionales,
el Grupo de recordando
Gestión
establecido por la Ley y Presentar el
porGrupo de Gestión
la Entidad .
equivocados incompletos bien no Se entregó información la
41 22 05 100 y que genera la posibilidad
aparecen en el Formato 5 Consolidado de aplicar las inexacta al ente de
incorpora y maneja porimportacia
Contractual
la Entidad .del cada
contra envio información veraz y Contractual contra cada Base de datos
1 1/1/2010 3/30/2010 13 0% 0 0 0
sanciones establecidas información equivocada inmediato
uno de los contratos de la oportuna a todos los uno de los contratos actualizada
2008 que hace parte de en el artículo
la cuenta 101
rendida control fiscal. información
dea la de la entidad. suscritos en la vigenciay Entes Fiscalizadores suscritos en la vigencia
la Ley 42 de 1993,
Contraloría General de de
conformidad
la Republica con
documentos
elpara
Decreto Ley 267 de 2000, la Resolución 2009 , para verificar que 2009 , para verificar que
el periodo 2008; faltando con ello a relacionados con
Nº 5145 de 2000. de presentación de la la información la información
los principios procesos
consignada en judiciales.
la mismo consignada en la mismo
información al ente de control fiscal Reiteración del
sea veraz. Contar con los sea veraz.
consignados en el artículo 8 y memorando enviado a
subsiguientes. de la Ley 42 de 1993, documentos e
En el proceso todos los Gerentes Memorando para
generando así laseposibilidad
observó de quesanciones
hay una
Seccionales, indicando
información de los
Gerentes seccionales
Número 1 7/14/2009 12/30/2009 24 1 100%
comunicación
contenidas en deelfecha 22-08-08
artículo en la de
101 ibídem, que procesos judiciales
No se informa Las decisiones tomadas su obligación de
seconformidad
pone en conocimiento
con el Decreto delLey Director
267 dede oportunamente
oportunamente al jefe por el jefe de la informar cada 8 días el
Jurídica
2000 y que el día 13 de
la Resolución Nº mayo
5145 de del2000.
mismo 24 24 24
de la dependencia, dependencia no están estado de los procesos
42 19 05 001 año, entro al despacho para ser resuelta
sobre el estado de los fundamentadas en las en los que la entidad es
una apelación, es decir, más de tres Contar con el apoyo
procesos que se ultimas decisiones parte y se advirtió la
meses después de ocurrido el hecho, jurídico requerido y
adelantan. judiciales. importancia
Nombramientode de dicha
evidenciando con ello falta de oportunidad con la adecuada
de la comunicación. actividad por lo que en
abogados su Nombramiento Resolución 3 8/5/2009 12/30/2009 21 3 100% 21 21 21
incumplimiento puede vigilancia judicial a
Seccionales.
acarrear investigaciones los procesos
disciplinarias. judiciales.
Del análisis de una muestra selectiva de No se hace una situación que da lugar a Revisar y mejorar los
Establecer y/o
$19.466 millones a los traslados internos adecuada planeación incumplimiento en el procedimientos mejorar los
del presupuesto, se evidenció que se del presupuesto nivel de ejecución de los relacionados con la
procedimientos
realizaron $8.082 millones entre los rubros incluyendo posibles rubros afectados y de los Planeación, Elaboración
presupuestales, con Procedimiento
43 18 02 004 Documento 1 10/1/2009 12/30/2009 13 1 100% 13 13 13
de INVERSION FISICA para GASTOS hechos fortuitos proyectos de inversión y Ejecución del
el fin de optimizar la Establecido
GENERALES y entre la Oficina Principal, inicialmente planteados Presupuesto de la
ejecución, a través
las seccionales
En y entre
lo relacionado conestas, debido de
el archivo a que
la principalmente en las Entidad. del seguimiento y
no se hace unade
documentación adecuada planeación
los traslados del
internos, seccionales de la Entidad
Organizar en forma control del proceso.
mismo,
esta situación
no se encuentra quecompleta,
da lugarni estaa cronológica los soportes Contar con un
incumplimiento
foliada, debido en el nivel
a falta de ejecución de
de organización correspondientes a la archivo debidamente
Generando dificultad en
los rubros situación
la misma, afectadosquey denolos proyectos
permite de
su fácil documentación de organizado que
Falta de organización, la consulta y posibles Archivo de traslados
44 18 02 100 inversión y inicialmente
ubicación planteados
consulta. La observación traslados internos, permita facilitar la Folder 1 7/1/2009 6/30/2010 52 0% 0 0 0
principalmente en laslasseccionales de control. pérdidas de presupuestales
queda por cuanto Azs no de la
están foliarla y archviarla en consulta y evitar
Entidad. documentación.
identificadas y los documentos no están las carpetas pérdidas de
foliados, generando dificultad en la debidamente documentación
consulta y posibles pérdidas de identificadas.
documentación.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Fecha de Evaluación: Dentro de la Resol. 30-Dec-09
Realizar el
Inicial de presupuesto
seguimiento de la
de cada vigencia se
ejecución de
identificará en los Informe de ejecución de
Los proyectos estratégicos, no están actividades técnicas
anexos cada proyecto actividades técnicas y
identificados debidamente dentro del y presupuesto de los Número 1 1/1/2010 6/30/2010 0 0 0
estrategico con su presupuesto de los
presupuesto, por falta de control; proyectos
No permite dentro de la respectivo presupuesto proyectos estrategicos.
generando desconocimiento en su estratégicos en
Desconocimiento en su ejecución del mismo para facilitar el
ejecución y seguimiento en la misma Dentro de la Resol. oficinas nacionales y 26 0%
45 18 02 002 ejecución y establecer lo apropiado y seguimineto y control Realizar el
imposibilitando información veraz, Inicial de presupuesto secccionales.
seguimiento ejecutado de cada uno del mismo. seguimiento de la
oportuna y coordenada. pero no permite de cada vigencia se
de los proyectos. ejecución de
dentro de la ejecución del mismo identificará en los Informe de ejecución de
actividades técnicas
establecer lo apropiado y ejecutado de anexos cadfa proyecto actividades técnicas y
y presupuesto de los Número 1 1/1/2010 6/30/2010 26 0% 0 0 0
cada uno de los proyectos. estrategico con su presupuesto de los
proyectos
respectivo presupuesto proyectos estrategicos.
estratégicos en
para
Asignación facilitar el
de oficinas nacionales y
seguimineto
presupuesto para y control
cada secccionales.
Al verificar el cumplimiento de las del mismo.
uno de los centros de Garantizar que los
actividades del plan de acción del proyecto diagnóstico veterinarios centros de Presupuesto
1.1 “fortalecer y consolidar la Red Nacional Generando información
Con la restructuración la planta seccionales para el diagnóstico Presupuesto asignado en por centro de
46 18 02 100 del Diagnóstico Veterinario como soportede a por deficiencias de errónea de la asignación
desarrollo
personal
programas del sanitarios
ICA decrecióal enSistema el 2% en de la control interno; y ejecución presupuestal No se presentade acciónlas veterinarios cada centro de diagnostico 24 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
cantidad de cargos actividades seccionales cumplan diagnóstico seccional veterinario
y al y Comercio”,
se mantuvo se el monto de la subgerencia. correctiva en razón a
Tercerización pudo Por cuanto en el contempladas con las metas seccional
de los salarios, sin embargo es que la creación deen el
establecer que en el cuadro de ejecución estudio técnico se dió proyecto 1.1 de y anuales establecidas.
significativo
presupuestalel2008 crecimiento del numero de
de la subgerencia de cargos de la Planta
prioridad a la necesidad seguimiento respectivo
cargos
protección del nivel directivo pecuaria,
y regulación que crecióno en seel Personal del ICA, está
de cargos con perfil variación salarial de ejecución.
500%
registra en cantidad
presupuesto y el 400% en cuanto apor
ejecutado, la sustentada en el Estudio
gerencial, con significativamente
asignación salarial, esta
deficiencias de control interno; generandovariación es Técnico del Rediseño
autonomía que le superior al tener
significativamente
información erróneasuperior si se tiene
de la asignación y Institucional, el cual fué
47 15 01 006 permitiera le permitiera encuentra las primas y 0 0% 0 0 0
encuentra las primas y demás revisado y avalado por
ejecución presupuestal de la subgerencia. desplegar e irradiar en demás prestaciones del Aplicación del Proceso Aplicación del Proceso
prestaciones
El Decreto 4766 a que exclusivamente
de 2008 estableció que tienela el PRAP y producto del
forma piramidal las nivel; y un marcado de
derecho este
gerencia nivel; mediante
general, frente al crecimiento
Resolución mismo Asignación
se emitió el de determinar el área de de Asignación de
políticas gerenciales carácter piramidal. Funciones 0
del 18% debería
interna, en el numero de los
distribuir cargos y del
cargos de1% la Decreto 4766Específicas
del 18 de desempeño de Funciones Específicas Planta de
desde la cúspide de la por funcionario
en el global
planta costo de los salarios
y ubicar del nivel
al personal, en diciembre de 2008, para labores de cada por funcionario para personal con
organización hasta su empleos
profesional, más cuando una
atención a la directriz, según la Resolución de las Por mediante el decual se carrera funcionario, asignar empleos de carrera registro de área
base. cuanto en el Impide confirmar la
administrativa
justificaciones
4217 de 2008 de se la reestructuración
asignaron los cargos fuede la Instituto la estructura distribución del personal aprobó la nuevaprovistos,
planta las funciones de administrativa provistos, específica de
profesionalización de laaplanta, de Personal.
acuerdo a la acuerdo a la de acuerdo a la desempeño del
48 13 02 001 la planta de personal que sela refiere
situación el determinada llega entre áreas de apoyo y 1 9/1/2009 12/30/2009 17 1 100% 17 17 17
muestra un4766,
En la planta marcado
de personal carácter piramidal. naturaleza del empleo, naturaleza del naturaleza del empleo, funcionario, de
Decreto pero asuministrada
nivel de por las hasta el nivel de misionales a nivel
el instituto, se observo queseen laasignocolumnael identificando en el empleo y al área de identificando en el acuerdo al
gerencias seccionales Gerencias . regional.
en la que formulario de cada desempeño y formulario de cada formulario de
personal sin se estipula la forma
especificar el áreade de La situación planteada
Verificación
vinculación se le asigno funcionario de el la Planta
área de registrar la misma en funcionario el área de Asignación de
desempeño, además en como de carrerano
esta resolución a impide establecer cual es
de Personal deautorizada Verificación
provisionales y viceversa, desempeño labores y la Planta de desempeño de de lalabores
Planta y funciones
se hace referencia a los por ejemplo
cargos de enlos la información real, y
mediante
Ceisa setransitorios
relacionó adel 10citado
servidores como desconoce los principios registrar laDecreto
mismaNo. en la Personal. de Personal
registrar autorizada
la misma en la
artículos decreto. 4766
vinculados en carrera administrativa de rendición de Plantadelde18 de
Personal. mediante
Planta de Decreto
Personal.No.
Planta de
quienes en la verificación física información a la diciembre de 2008, 4766 del 18 de diciembre
Personal 1 8/1/2009 9/15/2009 1 100% 6 6 6
manifestaron encontrarse en Contraloría General de la contra la planta de 2008, contra la planta
Verificación verificada
provisionalidad y a 9 que en el listado Republica, prescritos en provista ,con la provista ,con la
información pertinente a consistencia de la información pertinente a
aparecen como provisionales manifestaron el artículo 8 y 6
Deficiencias en el cada plaza y Planta de Personal cada plaza y funcionario.
49 13 02 100 estar inscritos en carrera, uno de ellos Subsiguientes de la Ley
autocontrol, funcionario. autorizada a la
desde hace 20 años. 42 de 1993, dando lugar Implementacón de Base Implementacón de Base
Entidad contra la
Además al solicitar información sobre un a la posibilidad de de datos actualizada de de datos actualizada de Base de datos
planta provista
mismo tema el instituto suministró imposición de las la planta de personal del la planta de personal del de la Planta de
información inconsistente, lo que originó sanciones previstas en el 2 8/1/2009 12/30/2009 22 2 100% 22 22 22
Instituto, de acuerdo a Instituto, de acuerdo a Personal
confusiones al no informar o alertar sobre artículo 101 ibídem y de Estructura Estructura actualizada
cambios que se presentaron por el conformidad con el Organizacional vigente Organizacional vigente
dinamismo de la planta de personal, Decreto Ley 267 de 2000
La plantaen
también delapersonal
información se consignó
provista no es que y la Resolución 5145 de
una persona Verificación
consistente conprepensionada había sido
la planta de personal 2000.
indemnizada consistencia de la
autorizada por elsin que la 4766
Decreto situación fuese
de 2008,
incumplimiento de las Informe de Planta de Personal Informe de cumplimiento
mediante el cual se real. estableció la planta de Desorden informe de
50 13 01 002 normas internas del cumplimiento de metas autorizada a la de metas de los 1 3/1/2010 3/15/2010 2 0% 0 0 0
personal y con la Resolución de administrativo cumplmiento
Instituto de los hallazgos 51 y 52 Entidad y de la hallazgos 51 y 52
Distribución de Cargos 4217 del 22 de
diciembre de 2008, por diversas Verificación de la Planta distribución interna
de cargos. Verificación de la Planta
inconsistencias: de Personal de las
de Personal de las
acuerdo a la distribución
acuerdo a la distribución Plantas de
de cargos asignados
de cargos asignados Personal 2 12/15/2009 12/30/2009 2 100%
Al realizar cruce entre la distribución de los según Resolución No. Verificación según Resolución No. verificadas
cargos de la planta del ICA realizada 4217/08, contra la consistencia de la 4217/08, contra la planta
mediante la Resolución 4217 de 2008 con Incumplimiento de las planta provista ,con la Planta de Personal
Desorden provista ,con la 2 2 2 2
51 13 01 002 los cargos efectivamente ocupados se normas internas del información pertinente a autorizada a la
administrativo . información pertinente a
observa que en las gerencias de Antioquia instituto. cada plaza y Entidad y de la cada plaza y funcionario.
y Atlántico se exceden los cargos funcionario. distribución interna
ocupados en 2 y 1 plazas respectivamente de cargos.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Al realizar cruce entre la distribución de los Verificación
Fecha de Suscripción: cargos de la planta del ICA realizada consistencia de la
Fecha de Evaluación: mediante la Resolución 4217 de 2008 con Incumplimiento de las Emtir Acto Planta de Personal 30-Dec-09
Desorden Emtir Acto administrativo
51 13 01 002 los cargos efectivamente ocupados se normas internas del administrativo de autorizada a la
administrativo . de distribucion de
observa que en las gerencias de Antioquia instituto. distribucion de cargos Entidad y de la cargos de las Plantas de
y Atlántico se exceden los cargos de las Plantas de distribución interna Acto
Personal de la
ocupados en 2 y 1 plazas respectivamente Personal de la de cargos. administrativo
Seccionales Antiquia y
Seccionales Antiquia y deistribuion de 1 3/1/2010 3/30/2010 4 0% 0 0 0
Atlántico, consistente con
Atlántico, consistente cargos de la
la estructura orgánica
Se realizó verificación física de la planta de con la estructura Planta
vigente y con el personal
personal en 6 dependencias de las oficinas orgánica vigente y con
que labora en la
en Bogotá, en las que según la planta el personal que labora Verificación de
Reporte a depedencias Seccionales.
asignada deberían encontrarse 182 en la Seccionales. consitencia de la Reporte a depedencias
empleados, encontrándose las siguientes del nivel central y
Planta de personal del nivel central y
situaciones: Seccional de la Planta
asignada a cada Seccional de la Planta Reportes planta
o 40 servidores (22%) asignados a las asignada y ocupada 42 12/15/2009 12/30/2009 21 50% 1 1 2
dependencia a nivel asignada y ocupada para de personal
diferentes oficinas se encuentran para verificación de
central y seccional verificación de ubicación
desempeñándose en otra dependencia, es ubicación real de los
vs. Ubicación real de real de los funcionarios.
significativo que en la subgerencia de funcionarios. 2
los funcionarios.
regulación sanitaria y fitosanitaria - vegetal
Verificación
el (48%) 10 de los 21 servidores asignados
consistencia de la
a esa dependencia se encontraban Generan inconsistencias Verificación de la Planta Verificación de la Planta Planta de
Las situaciones Planta de Personal
prestando sus servicios en otras oficinas. y diferencias de la planta asignada vs. Personal asignada vs. Personal Personal por
52 13 01 002 planteadas denotan autorizada a la 42 1/4/2010 1/30/2010 4 0% 0 0 0
o 19 servidores asignados a otras provista frente a la planta que labora en cada que labora en cada dependencia
desorden administrativo dependencia y el
dependencias se encuentran prestando autorizada. dependencia dependencia verificada
personal que labora
sus servicios en las oficinas visitadas.
en la misma
o Se constato el caso de una funcionaria
(Rocío Páez), que fue retirada y
posteriormente reincorporada en la Emiti Acto Ajustar a distribución Emiti Acto administrativo
Acto
Seccional Atlántico, por ser madre cabeza administrativo de ajuste interna de la Planta de ajuste, ajuste a la
administrativo
de familia, sin embargo, presta sus a la Resolución de de Personal de Resolución de
deistribuion de 1 3/1/2010 3/30/2010 4 0% 0 0 0
servicios en el departamento de distribución de cargos acuerdo a las distribución de cargos
cargos de la
contabilidad, con respecto a la situación interna de la Planta de necesidades del interna de la Planta de
Planta
administrativa hasta el 27 de marzo de los Personal servicio Personal
corrientes se expidió Resolución de Reporte a Subgerencias Reporte a Subgerencias
comisión la asignación anterior a esa fecha y Oficinas del nivel Definir las y Oficinas del nivel
no esta soportada en acto administrativo. Central de las vacantes necesidades de Central de las vacantes
por área para definir personal a nivel por área para definir
Reporte de
Con ocasión del rediseño se retiró a 71 reemplazos de personal nacional para reemplazos de personal 1 11/15/2009 11/30/2009 1 100% 2 2 2
vacantes
servidores públicos del ICA que se requerido y programar proveer cargos requerido y programar
Imprevisiones en el En el futuro se pueden las necesidades de vacantes de la Planta las necesidades de
encontraban inscritos en carrera
estudio realizado para generar inconvenientes vinculacion de personal de Personal vinculacion de personal a 2
administrativa, a 122 provisionales y a 1 de
53 15 03 002 establecer las La
de circunstancia
orden económico ha que a Planta. Planta.
libre nombramiento y remoción, de estos
necesidades de permitido
afectaríanque lasa algunos
finanzas Provision de cargos Proveer cargos
Provision de cargos
Resoluiones de
hasta marzo de 2009, a 81 servidores se servidores
personal para el ICA. del instituto.vinculados vacantes de la Planta de
vacantes de la Planta
vacantes de la Planta de
nombramiento
les ha suscrito contratos de prestación de como provisionales, sin Personal de acuerdo a Personal de acuerdo a
servicios,. estudios posteriores a la las de Personal de de personal
necesidades las necesidades 150 7/1/2009 6/30/2010 52 0% 0 0 0
Analizada la planta de personal se observa obtención del titulo acuerdo a las para proveer
priorizadas por las priorizadas por las
que posterior al rediseño se encargo en profesional, hayan sido necesidades del cargos
Subgerencias y Oficinas Subgerencias y Oficinas
grados superiores a 21 provisionales, con encargados como servicio vacantes
Situación que se Asesoras. Asesoras.
respecto a estos se observan encargos gerentes seccionales,
presentó por la Dar cumplimiento a
mediante los cuales se subió hasta 15 situación que genera
inexistencia de un acto Emiir actos lo dispuesto en Ley Emiir actos
grados. malestar,
administrativo interno administrativos de 909 de 2004 en administrativos de Actos
La circunstancia ha permitido que a inconformismos e
mediante el cual se terminación de cuanto a provisión de terminación de encargos administrativos
54 15 06 006 algunos servidores vinculados como interpretaciones 17 11/15/2009 11/30/2009 2 17 100% 2 2 2
establezcan los encargos de personal empleos de Libre de personal provisional, de terminacion
provisionales, sin estudios posteriores a la suspicaces que
El documento parámetros para provisional, para firma Nombramiento y para firma de la Gerencia de encargos
obtención del titulomediante el cual
profesional, se le
hayan sido deterioran el clima
comunicocomoa los gerentes
servidores el cargo a asignar encargos en de la Gerencia General Remoción por General
encargados seccionales; laboral,
ocupar en la existen
nueva planta del Instituto, forma objetiva, precisa encargo
mientras que funcionarios de no Al incumplir lo estipulado
reúne las
carrera quecaracterísticas y formalidades de y clara.
cuentan con especialización, en el articulo 24 de la Ley
un acto
maestría y/oadministrativo
PhD, en cargos (Resolución,
de profesional 909 de 2004 y el numeral Emitir concepto jurídico Avalar la legalidad de Emitir concepto jurídico
Decreto), con
universitario el cual
y sin se asigna un cargo a
encargo. 19 del articulo 34 de la
un funcionario, es así que del total de sobre actos los actos proferidos sobre actos Concepto
Ley 734 de 2002, el 1 12/15/2009 12/30/2009 1
encuestados el 58% de los servidores del administrativos del en el proceso de administrativos del Jurídico
instituto presuntamente Rediseño rediseño Institucional Rediseño
ICA manifiestan que dicha comunicación estaría incurso en la
se realizo mediante un oficio o carta y prohibición del numeral 1 2 100% 2 2 2
algunos adicionaron que el escrito se articulo 35 ibídem.
realizo en papelería no oficial del Instituto Por cuanto el ICA Verificación
ya que eran hojas sin membrete y sin considera que el consistencia de la
Verificación de la Planta Verificación de la Planta Planta de
consecutivo y solo con fecha. Al indagar a documento Planta de Personal
Desinformación al interior asignada vs. Personal asignada vs. Personal Personal por
55 15 06 100 los funcionarios por las actividades a gubernamental autorizada a la 43 1/4/2010 1/30/2010 4 0% 0 0 0
del Instituto. que labora en cada que labora en cada dependencia
desarrollar en el área asignada agregaron (decreto), es una dependencia y el
dependencia dependencia verificada
que en algunas dependencias los jefes comunicación a los personal que labora
solicitaron mediante correo electrónico, servidores del instituto. en la misma
presentar las actividades que podrían
desarrollar, acorde con el perfil, otros
informaron que aunque le notificaron el
cambio de cargo no han tomado posesión
de éste, por que se encuentra en calidad
de préstamo en otra dependencia y a la
fecha desconoce si finalmente el cambio
El documento mediante el cual se le
comunico a los servidores el cargo a
ocupar en la nueva planta del Instituto, no
reúne las características y formalidades de
FORMATO No 2
un acto administrativo (Resolución,
Decreto), con el cual se asigna un cargo a INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
un funcionario, es así que del total de
encuestados el 58% de los servidores del Informe presentado a la Contraloría General de la República
ICA manifiestan que dicha comunicación
Entidad: Instituto Colombianose realizo mediante
Agropecuario Ica un oficio o carta y
algunos adicionaron que el escrito se
Representante Legal: LUIS FERNANDO CAICEDO
realizo en papelería LINCE
no oficial del Instituto Por cuanto el ICA
NIT: 89999906-7 ya que eran hojas sin membrete y sin considera que el
consecutivo
Perídodos fiscales que cubre: 2008 y solo con fecha. Al indagar a documento
Desinformación al interior
55 15 06 100 los funcionarios por las actividades a gubernamental
Modalidad de Auditoría: Integral del Instituto.
desarrollar en el área asignada agregaron (decreto), es una
Fecha de Suscripción: que en algunas dependencias los jefes comunicación a los
Fecha de Evaluación: solicitaron mediante correo electrónico, servidores del instituto. 30-Dec-09
presentar las actividades que podrían
desarrollar, acorde con el perfil, otros Emitir Acto Ajustar a distribución Emiti Acto administrativo
informaron que aunque le notificaron el Acto
administrativo de ajuste interna de la Planta de ajuste ajuste a la
cambio de cargo no han tomado posesión administrativo
a la Resolución de de Personal de Resolución de
de éste, por que se encuentra en calidad deistribuion de 1 3/1/2010 3/30/2010 4 0% 0 0 0
distribución de cargos acuerdo a las distribución de cargos
de préstamo en otra dependencia y a la cargos de la
interna de la Planta de necesidades del interna de la Planta de
fecha desconoce si finalmente el cambio Planta
Personal servicio Personal
de cargo se va a dar; otros exteriorizaron
que les fue cambiado el cargo pero no las
funciones ni el sitio de trabajo.
Implementación de un Implementación de un
Plan de acción
El 63% de los encuestados conceptúan plan de accion para plan de accion para
Mejoramiento del programado y
que la aplicación del rediseño institucional mejorar deficiencias mejorar deficiencias
clima laboral en la ejecutado para 1 2/2/2010 6/30/2010 21 0 0 0
no esta encaminada al cumplimiento de la detectadas en a detectadas en a
entidad el primer
misión y visión institucional, es así que Consideraciones por medición del clima medición del clima
Afectación de la imagen laboral del Instituto semestre 2010
algunos servidores manifestaron que parte de los servidores laboral del Instituto
del ICA y en las nuevas 0%
56 15 06 100 existen funcionarios que no saben que de existencia de
subgerencias no saben
hacer, la dirección es inadecuada y el desorden formulario de
que hacer. Asignación Específica
ambiente existente esta afectando la administrativo. Asignación Específica de asignación de
imagen institucional, así mismo, el 81% de de Funciones por
El Asignar funciones Funciones por funciones
losartículo 7 del Decreto
encuestados Ley 1567
no han notado unde 1998
cambio funcionario de acuerdo
específicas a cada funcionario de acuerdo a específicas 1168 9/1/2009 12/30/2009 17 856 73% 13 13 17
establece queellos
positivo entre ICAplanes institucionales
anterior y el actual. de a la naturaleza del cargo
cada entidad deben incluir funcionario la naturaleza del cargo y diligenciado
y al área de
obligatoriamente, además de programas al área de desempeño. por cada
Se genera desempeño. funcionario
de inducción, programas de reinducción,
incumplimiento de las
los cuales deberán hacerse por lo menos Dar cumplimento a lo
En el Ica se considera normas y contribuye al
cada dos años, o en el momento en que se dispuesto en el
que la sencibilización al desmejoramiento del Realización del Realización del
produzcan los cambios, con el fin de decreto No. 1567 de
cambio es una clima organizacional, programa de programa de reinducción Talleres de
actualizar a los servidores en relación con 1998, en lo refente a
57 15 04 002 reinducción, razón por la cual el reinducción e inducción e inducción institucional, induccion y 26 8/1/2009 12/30/2009 22 26 100% 22 22 22
las reformas en la organización y la ejecución de la
En el Instituto desconociendo los instituto presuntamente institucional, mediante mediante talleres a nivel reinduccion
reorientar la al retiro o cambio
integración de cargo
del empleado inducción y
como resultado de la reestructuración demás componentes estaría incurso en la talleres a nivel nacional nacional
hacia la cultura organizacional en virtud no
de reinducción
se de la reinducción. prohibición del numeral 1
los realizo
cambios, empalme o interacción
esta Directriz no ha entre
sido Institucional.
empleado entrante articulo 50
cualde la Ley 734
atendida por el ICA ya saliente,
tal punto mediante
que el 82% el Lo impidió
Aplicación del proceso Aplicación del proceso
cual el primero hiciera entrega del de 2002.
de los encuestados manifestó quepuesto
no le documentar, entregar,
de entrega por parte del Dar continuidad al de entrega por parte del
al
han segundo, y trasmitiera
impartido reinducción en forma
con ocasión del La administración orientar, recomendar y
funcionario retirado al desarrollo de las funcionario retirado al Acta de entrega
detallada,
rediseño yoportuna,
el 71% clara y transparente
considera que esa considera que el acompañar al nuevo
58 15 01 005 funcionaio que recibe funciones asignadas funcionaio que recibe las por funcionario 1 12/15/2009 6/30/2010 28 1 100% 28 0 0
de todos los es
capacitación aspectos
necesaria;.relacionados con la informe de gestión se servidor encargado de
las funciones bajo, al funcionario que se funciones bajo retirado
gestión de los recursos físicos, asimila a empalme. cada proceso y así En el 2010 la Oficina
supervision del superior retira de la entidad supervision del superior
económicos, humanos, técnicos y asegurar un buen Asesora de Planeación
inmediato inmediato
administrativos, así como los resultados de desarrollo de la gestión. realizará Divulgación de
las actividades adelantadas, razón por la los elementos del SGC,
cual el 86% informó que al recibir el nuevo Realización
a través dedeestrategias
talleres Realización de talleres
cargo no se realizo empalme Desconocimiento de la divulgativas
de motivacion basadas en de motivacion orientados
información, Mejoramiento del
orientados hacia el
elaboración y Fomentar hacia el mejoramiento
acontecimientos, o mejoramiento clima laboral en la y Talleres 6 5/26/2009 12/30/2009 100%
El 54% expresó que no cuenta con distribución dedelmaterial
Clima consolidar
entidad la cultura del Clima Laboral a
Inexistencia de acceso decisiones que deben ser impreso,Laboral a traves
notasdel de del Autocontrol y traves del proyecto
espacios para manifestar sus inquietudes y
a comunicación de conocimiento de todos proyecto
prensa, NASA.Concurso mejoramiento NASA.
de los que respondieron contar con ellos el 31 6 31 31 31
efectiva. los servidores. "Olimpiadas de la continuo en la
59 19 05 001 37% considera que le fueron atendidas y Dar cumplimento a lo
Deterioro de los Inconformismos por calidad", y talleres de Entidad.
solucionadas, al contrario el 31.4% dispuesto en el
Los resultados de lelafueron
implementación del canales de considerar que las entrenamiento y
manifestó que no atendidas y/o Realización del decreto No. 1567 dela
sistema de Gestión de calidad se ven comunicación. respuestas ofrecidas no evaluación del En orientación con Realización del Talleres de
solucionadas,
comprometidos al evaluar el grado de son pertinentes o que programa de
entendimiento de los 1998, en lo refente de
estrategia a
programa de reinducción induccion y 26 8/1/2009 12/30/2009 22 26 100% 22 22 22
interiorización de los elementos inherentes reinducción e inducción
son desobligantes y poco elementos de los la ejecuciónende Línea,
Gobierno la
e inducción institucional reinduccion
a él, es así como se estableció que aunque respetuosas. institucional
Sistemas de Gestión inducción y
divulgar a través del
el 51% de los encuestados informaron Integral" a través del reinducción
uso de las TIC's, todo Material divulgativo y
haber participado en el proceso de uso de las TIC's (Web, Institucional.
el material de registro de entrega.
implementación del mismo, el 42% de los Intranet, correo capacitación,
inexistencia de la
encuestados no tiene claridad sobre de electrónico, entrenamiento y/o Registro de evaluaciones
interiorización y
qué proceso recibe información y a cual le DocManager) y del uso sensibilización en DocManager.
aplicabilidad de la Compromiso de la
60 11 03 002 debe reportar, así mismo, el 36% reconoce de material impreso relacionado con el Capacitación 25 1/1/2010 12/31/2010 52 0% 0 0 0
cultura organizacional certificación de calidad
no saberlo, al 46% no le es clara la (Calidoscopios). Sistema de Gestión 25 Gerencias Seccionale
de gestión por
oportunidad, forma de recibo y reporte de Integral, que permita sensibilizadas.
procesos.
la información del proceso en el cual esta En el 2010 la Oficina dar a conocer a
involucrado y el 36% no lo sabe. Asesora de Planeación todos los 500 funcionarios
Algunos
Además, servidores del aIca
al solicitarle losnoencuestados
utilizan en La mayoría de los realizará Capacitación Lograr el manejo
funcionarios de la entrenados.
forma adecuada y otros Sensibilizar a todos los
consignar el proceso al quedesconocen
pertenece las la funcionarios no han en 25
funcionarios Gerencias
en el
optimo
entidad de la
la
herramienta
actividades desarrolladas, el así
mapa de riesgos, es 39% que al
lo tenido oportunidad de Seccionales en herramienta
documentación ( mapa
indagar manejo y beneficios del Eventos de
61 19 06 003 consignoporenel forma
conocimiento
errada, delel mapa
18% de se conocer como se Exposición a riesgos . "Elementos
Mapa de Riesgos como de de Riesgos),por
relacionada y departe
ésta Sensibilización
No. De eventos 10 9/1/2009 3/30/2010 30 0% 0 0 0
riesgos
abstuvo de delresponder
proceso y el en 15elinformó
que no el administra y cuál es la Verificación de los funcionarios
funcionario se encontraba inmerso y el herramienta de Control
y control maneras poder
tener claridad sobre la pregunta. dinámica de un Mapa para el mejoramiento de la entidad.
evaluar por dichos
institucional el 49% manifestó no tener de la gestión.
de Riesgos. continuo" medios el
claridad al respecto y el 46% que lo y contratará a una firma entendimiento y
desconocía. especializada, para grado de
Así mismo, al indagar sobre la forma de entrenar a través de interiorización de la
participación en el manejo del riesgo del talleres a 500 información
proceso en el que el funcionario se funcionarios en "Cultura suministrada.
encontraba el 67% no tenia claridad y el del Autocontrol",
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
El objetivo de obtener una mayor Desconocimiento y/o No adhesión a la cultura Capacitar a todos los Capacitar a los
comprensión de los temas del MECI por deficiente sistemica. funcionarios del ICA, funcionarios Con el
parte de los funcionarios y de adherirse interiorización por parte con respecto a la fin de lograr la Eventos de
62 19 03 001 con mayor efectividad en la cultura de los servidores del importancia de interiorización en los Sensibilización y No. De eventos 10 10/1/2009 6/30/2010 39 0% 0 0 0
sistémica propone el modelo, no se ha ICA con respecto a los implementar, verificar, elementos del MECI Evaluación.
logrado ya que el 56% de los encuestados beneficios que aporta el mejorar, controlar y y del Sistema de
manifestó que no conoce del Modelo MECI. mantener los procesos Gestión de la Calidad
Estándar de Control Interno MECI, ni Confrontar
de la entidad la Base
por de
parte con el propósito de Confrontar la Base de
El ICA node
participó realiza revisión a la información
su implementación y el 30% Deficiente autocontrol y Desatención a los Datos
de de todos
Contratos delos que los funcionarios Datos de Contratos de
que reportanoa tener
manifiesta la Contraloría
claridad alGeneral
respecto; de en
la desorden Prestación
principios de rendición de funcionarios de Servicios sensibilizados, Prestación de Servicios
República,
relación aes esta así quepregunta
en el formato
algunos 5 administrativo. información al ente de Personales
capacitados,queutilizando
maneja contribuyan con la Personales que maneja
control, contenidos en el el Presentar
(Contratos
funcionarios y/useordenes de trabajo
abstuvieron de dar de lasGrupo demetodologías
Gestión Implementación, el Grupo de Gestión
63 19 08 001 prestación
respuesta de porservicios personales),
considerar que las se artículo 8 y Contractual
propuestas
contra cada
por el
información veraz y
control y
Contractual contra cada Base de datos
1 1/1/2010 3/30/2010 13 0% 0 0 0
evidencio
actividadeserroresinherentes
como el reporteadel valor su subsiguientes. De la Ley uno de los contratos
Modelo Estándar de
oportuna a todos los
seguimiento del
uno de los contratos actualizada
de dos contrato por
implementación “$8.813.000
se realizaron pormiles y de
cumplir. 42 de 1993 y generando suscritos en la vigencia
Control Interno. Entes Fiscalizadores
MECI articulado con suscritos en la vigencia
$1,846.000 miles”, cuando es ilógico con ello la posibilidad de 2009 , para verificar que el sistema de Gestión 2009 , para verificar que
realizar contratos por estos montos, sobre sanciones contenidas en la información
Elaborar por parte de de la Calidad. la información
18 contratos no se reportó el valor de los consignada
el artículo 101 ibídem, de cada en la mismo
Subgerencia un consignada en la mismo
Al relacionar
mismos y conelrespecto
númeroalde cargos
valor total con el
de los Falta de previsión. Se genera incertidumbre
conformidad con sea veraz.
el informe Disminuír el número sea veraz.
de análisis de De
número
contratos dese contratos de prestación
han reportado de
tres cifras con
Decreto respecto
Ley 267 de a 2000
los las necesidades de de igual manera,
contratos de
realizar
prestaciónevaluacionesde
servicios
($17.684 se observa 7.184,3
millones, que durante el 2008y
millones resultados esperados
y la Resolución con contratación a nivel
Nº 5145 periódicas a través
el númeromillones),
7.133.0 de contratistas correspondió
además, sobre el al la
deaplicación
2000. del rediseño nacional, de tal forma servicios personales Infiorme
64 15 03 002 del Infiorme elaborado 1 9/1/2009 3/30/2010 30 0% 0 0 0
31% de los
contrato concargos autorizados
la Sra. Ahumada para Tinoco
el ICA institucional. con uso de las TIC's
respecto a la elaborado
que se reduzca el con el de objetivo de
y el 35%
Mercy Stherde selos relacionan
cargos ocupados;
dos valores con planta personal
número de contratos, en garantizar un
respecto autorizada para cada
diferentesa ($1.814
lo transcurrido
milloneshasta abril de
y $1.846,8 la vigencia 2010 con seguimiento activo
2009 se han suscrito 369 contratos por Las anteriores Subgerencia.
millones). respecto a la vigencia en la participación y
$5.852,3 millones que corresponde al 57% situaciones obedecen a 2009. contribución de los
Analizadas las conciliaciones bancarias de Realizar una eficiente
del acumulado por sueldos de personal de que el instituto no ha funcionarios hacia el Obtener de las entidades
oficinas nacionales se evidencio que gestión bancaria que
la nómina hasta abril de 2009, así mismo desarrollado una buena Modelo Estandar de bancarias los soportes Oficios de
presentan partidas conciliatorias por permita obtener los
los contratos suscritos durante la vigencia gestión frente a los Sobrestimación y control Interno MECI. requeridos para Incluir en circularización 6 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
registrar en libros, con antigüedad de más soportes
2009 corresponden al 23% de la planta bancos de manera que subestimaciones en los Bancaria
de 3 años así: notas débito por $1.045.4 correspondientes a las boletines de tesorería
actualmente autorizada y al 32% de la éstos suministren Estados financuieros e
millones, notas crédito por $1.946.8 partidas conciliatorias Reflejar en los
planta ocupada, cifra significativa oportunamente los incertidumbre en los
millones, igualmente, notas debito y crédito oportunamente, para estados financieros
65 1801004 documentos soportes saldos de estractos
no registradas en extractos bancarios por Incluir en boletines de saldos reales en las Incluir en boletines de
necesarios para el bancarios. Incertidumbre
la sumas de $792.5 millones y $401.0 tesorería las notas cuentas de balance tesorería las notas
registro de las partidas en los saldos reflejados Boletines de
millones respectivamente; de otra parte, se contables contables
conciliatorias, por los bancos en cada Tesorería y
observa que existen partidas conciliatorias correspondientes a correspondientes a las 9 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
igualmente reporten los una de los bancos. Comprobantes
plenamente identificadas de años estas partidas partidas conciliatorias y
motivos del no registro de Diario
anteriores y no se han efectuado los conciliatorias y efectuar efectuar los registros
oportuno de las notas
registros correspondientes. los registros contables
crédito y debito en los Enviar al área Contable Enviar alcontables
área Financiera
extractos bancarios. del Instituto los informes del Instituto los informes
de ejecución del de ejecución del
Convenio, en el que se Convenio, en el que se
especifique el valor por especifique el valor por
Informe 1 7/31/2009 12/30/2009 22 1 100%
cada vigencia y el cada vigencia y el
detallado de los Gastos, detallado de los Gastos,
Sobre el saldo reflejado en estados debidamente avalado debidamente avalado por
por el Supervisor del el Supervisor del 22 22 22 x
contables por $267.4 millones existe Ausencia de politicas y
incertidumbre por cuanto el informe de procedimientos claros Convenio en los Estados
Registrar Convenio
ejecución presentado el 12 de marzo del que establezcan la Registrar en los Estados
Financieros la
2009 refleja la ejecución de los meses de periodicidad en los Financieros la
amorización del saldo
Elaborar e implementar Elaborar e implementar
septiembre de 2008 a marzo 11 del requerimientos y forma amorización del saldo del Comprobante
delcaracterización
la Convenio segúny loslos la caracterización 1 7/31/2009 12/30/2009 22 1 100% 22 22 22
presente año, sin que se especifique el de presentacion de
Presentar Convenio según losy los de Diario
informes presentados
procedimientos del razonablemente los procedimientos del por
valor de la ejecución correspondiente al informes. Así mismo, informes presentados
por el área
proceso de de
Convenios saldos de los proceso deconvenios.
Convenios en
2008. Además se observa que por parte la efectividad en el el área de
Sobreestimación en los convenios.
en todas las etapas del Estados Financieros todas las etapas del
66 180102 del Instituto no existe una periodicidad y un desarrollo de la mismo indicando el mismo indicando el
Estados Contables. - Cuenta 14 -
esquema de presentación de informes que actividad de proveedor, entradas, proveedor, entradas,
Depósitos
permitan obtener información clara precisa supervisión e actividades, salidas y actividades, salidas y Caracterización
Entregados 5 -
y oportuna, y así ejercer la función de interventoria mediante clientes, así como los clientes, así como los y procedimiento
Gastos 2 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
control y seguimiento por parte de la la cual se aprueban responsables, tareas y responsables, tareas y del proceso de
supervisión ó interventoría, que garantice éstos informes para resultados, indicando resultados, indicando Convenios
el envío al área contable una información que se proceda al envío fechas de presentación fechas de presentación
oportuna y confiable con el fin de realizar al área contable para de informes a los de informes a los
los registros dentro del periodo su registro. diferentesunaclientes diferentes clientes
correspondiente. Realizar
internos y externos del Realizar
internos yuna conciliación
externos del
conciliación trimestral
proceso y vericando la trimestral
proceso y de los recursos
vericando la
de los recursos
ejecución presupuestal entregados en
ejecución presupuestal
entregados en Conciliación 3 9/30/2009 3/30/2010 26 0% 0 0 0
de los mismos. Entre administración.
de los mismos. Entre los
administración.
registros contables y el
los registros contables y
área de convenios.
el área de convenios.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Fecha de Evaluación: Enviar al área Financiera 30-Dec-09
Enviar al área Contable de ejecución del
del Instituto los informes Convenio, en el que se
de ejecución del especifique el valor por
Informe 1 7/31/2009 9/30/2009 1 100%
Convenio, debidamente cada vigencia y el
avalado por el detallado de los Gastos,
Supervisor del Convenio debidamente avalado por
el Supervisor del 9 9 9 9 x
procedimientos claros Registrar en los Estados Convenio
que establezcan la Registrar en los Estados
Financieros la
periodicidad en los Financieros la
El Saldo reflejado en estados contables amorización
Elaborar del saldo
e implementar Elaborar e implementar
requerimientos y forma amorización del saldo del Comprobante
del Convenio segúny los
la caracterización los la caracterización 1 7/31/2009 9/30/2009 9 1 100% 9 9 9
por $22.1 millones correspondiente al
de presentacion de
Presentar Convenio según losy los de Diario
Convenio de Asociación suscrito entre el informes presentados
informes. Así mismo, informes presentados
Instituto colombiano agropecuario – ICA y por el área
proceso de de
Convenios en
la efectividad en el el área de
la Empresa URRA E.S.P. se encuentra Sobreestimación en los convenios.
67 180102 desarrollo de la mismo indicando el mismo indicando el
sobrestimado en su totalidad por cuanto en Estados Contables. - Cuenta 14 -
actividad de proveedor, entradas, proveedor, entradas,
la vigencia 2008 no se presentaron Depósitos
supervisión e actividades, salidas y actividades, salidas y Caracterización
informes de ejecución de recursos y el Entregados 5 -
interventoria mediante clientes, así como los clientes, así como los y procedimiento
plazo de duración del convenio era hasta Gastos 2 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
la cual se aprueban responsables, tareas y responsables, tareas y del proceso de
el 31 de diciembre del 2008.
éstos informes para resultados, indicando resultados, indicando Convenios
que se proceda al envío fechas de presentación fechas de presentación
al área contable para de informes a los de informes a los
su registro. diferentes clientes diferentes clientes
Realizar una
externos del
vericando la
de los recursos
de los mismos. administración.
administración. Entre
área de convenios.
el área de convenios. Enviar al área Financiera
Informe 1 7/31/2009 9/30/2009 1 100%
Ausencia de politicas y el Supervisor del 9 9 9 9 x
procedimientos claros Convenio
Financieros la
requerimientos y forma amorización del saldo
amorización del saldo del Comprobante
delcaracterización
la Convenio segúny los
los la caracterización 1 7/31/2009 9/30/2009 9 1 100% 9 9 9
el saldo que presenta con la Fundación de presentacion de Presentar Convenio según losy los de Diario
Catatumbo Fundescat por valor de $30.0 informes. Así mismo, informes presentados
millones se encuentra sobreestimado por la efectividad en el por el área
proceso de de
Convenios en
el área de
cuanto no se efectuó el pago de los desarrollo de la Sobreestimación en los convenios.
68 180102 mismo indicando el mismo indicando el
recursos, el valor registrado corresponde a actividad de Estados Contables. - Cuenta 14 -
la causación de la Orden de Pago 1157 del supervisión e proveedor, entradas, Depósitos proveedor, entradas,
19 de Noviembre de 2008 sobrestimando interventoria mediante actividades, salidas y Entregados 5 - actividades, salidas y Caracterización
las cuentas por pagar . la cual se aprueban clientes, así como los Gastos clientes, así como los y procedimiento
2 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
éstos informes para responsables, tareas y responsables, tareas y del proceso de
que se proceda al envío resultados, indicando resultados, indicando Convenios
oportuno al área fechas de presentación fechas de presentación
contable para su de informes a los de informes a los
registro. diferentesuna
Realizar clientes diferentes clientes
externos del
vericando la
de los recursos
administración.
área de convenios.
El Saldo de $1.689.3 millones con la del Instituto los informes Convenio, en el que se
Corporación Colombiana de Investigación de ejecución del especifique el valor por
Informe 1 7/31/2009 9/30/2009 1 100%
Agropecuaria – CORPOICA se encuentra Convenio, debidamente cada vigencia y el
sobrestimado en su totalidad, debido al avalado por el detallado de los Gastos,
incumplimiento en la presentación de los Supervisor del Convenio debidamente avalado por
informes de ejecución financiera del CN 20
-2008 por parte de CORPOICA y de la
que establezcan la
función de supervisión por parte del comité
periodicidad en los
supervisor del Instituto, teniendo en cuenta
requerimientos y forma
que el plazo para la ejecución del convenio
de presentacion de Presentar
era hasta el 31 de diciembre de 2008.
informes. Así mismo, razonablemente los
Además, de los saldos pendientes de
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Perídodos fiscales que cubre: El Saldo de $1.689.3 millones con la
2008
Corporación Colombiana de Investigación
Agropecuaria – CORPOICA se encuentra
Fecha de Suscripción: sobrestimado en su totalidad, debido al
Fecha de Evaluación: incumplimiento en la presentación de los 30-Dec-09
informes de ejecución financiera del CN 20
-2008 por parte de CORPOICA y de la Registrar en los Estados
función de supervisión por parte del comité Financieros la
supervisor del Instituto, teniendo en cuenta amorización
Elaborar del saldo
requerimientos y forma amorización del saldo del Comprobante
que el plazo para la ejecución del convenio del Convenio segúny los
la caracterización los la caracterización 1 7/31/2009 9/30/2009 9 1 100% 9 9 9
era hasta el 31 de diciembre de 2008.
de presentacion de Presentar Convenio según losy los de Diario
Además, de los saldos pendientes de informes presentados
la efectividad en el por el área
proceso de de
Convenios en
reintegrar correspondientes a los el área de
desarrollo de la Sobreestimación en los convenios.
69 180102 convenios Cn – 177- 2005 por $64.5 mismo indicando el mismo indicando el
actividad de Estados Contables. - Cuenta 14 -
millones, CN 023-2006 por $56.3 millones proveedor, entradas, proveedor, entradas,
supervisión e Depósitos
y CN 074 – 2007 por $37.6 millones los actividades, salidas y actividades, salidas y Caracterización
interventoria mediante Entregados 5 -
cuales fueron liquidados en el 2009. clientes, así como los clientes, así como los y procedimiento
la cual se aprueban Gastos 2 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
De acuerdo con el informe de ejecución de responsables, tareas y responsables, tareas y del proceso de
éstos informes para
recursos del convenio 020 de 2008 resultados, indicando resultados, indicando Convenios
que se proceda al envío
presentado al equipo auditor, se evidencia fechas de presentación fechas de presentación
oportuno al área
que no tiene ningún titulo, no se determina de informes a los de informes a los
contable para su
la fecha de corte, no se encuentra firmado diferentesuna
clientes diferentes clientes
registro. Realizar
y aprobado por ningún responsable, internos y externos del Realizar
externos del
tampoco ha sido revisado por el conciliación trimestral
vericando la
interventor. Situación que demuestra falta de los recursos
de procedimientos y controles por parte del entregados en Conciliación 3 9/30/2009 3/30/2010 26 0% 0 0 0
instituto. administración.
área de convenios.
Informe 1 7/31/2009 9/30/2009 9 1 100%
Ausencia de politicas y el Supervisor del 9 9 9 x
Financieros la
El saldo con la Fundación SQUALUS se amorización del saldo del Comprobante
delcaracterización
la Convenio segúny los
los la caracterización 1 7/31/2009 9/30/2009 9 1 100% 9 9 9
encuentra sobreestimado en $39.0
de presentacion de Presentar Convenio según losy los de Diario
millones debido a que el informe de informes presentados
la efectividad en el por el área
proceso de de
Convenios en
ejecución de los recursos por parte de la el área de
desarrollo de la Sobreestimación en los convenios.
70 180102 fundación se presento en el 2009 mismo indicando el mismo indicando el
impidiendo el seguimiento por parte del proveedor, entradas, proveedor, entradas,
comité supervisor y el envío oportuno al actividades, salidas y actividades, salidas y Caracterización
área contable, su fecha de terminación clientes, así como los clientes, así como los y procedimiento
corresponde al 31 de diciembre de 2008. responsables, tareas y responsables, tareas y del proceso de
registro. diferentes
Realizar unaclientes diferentes clientes
externos del
vericando la
de los recursos
de los mismos. administración.
administración. Entre
área de convenios.
Informe 1 7/31/2009 9/30/2009 1 100%
Situación similar se presenta con la Financieros la
Fundación Humedales que presenta un amorización del saldo del Comprobante
de presentacion de del Convenio según los Presentar 1 7/31/2009 9/30/2009 9 1 100% 9 9 9
saldo a 31 de diciembre de 2008 por valor Convenio según los de Diario
informes. Así mismo, informes presentados razonablemente los informes presentados por
de $126.1 millones, cifra que corresponde por el área de
la efectividad en el saldos de los el área de convenios.
al convenio No 015–2008, es de anotar convenios.
desarrollo de la Sobreestimación en los Estados Financieros
71 180102 que la ejecución del convenio tenia plazo
hasta el 31 de diciembre del 2008 sin
embargo, la presentación de informes de
ejecución se realizo en 2009 y no han sido
la cual se aprueban Gastos
revisados por el Comité Supervisor para
ser enviados al área contable.
FORMATO No 2
Entidad: Instituto Colombiano Agropecuario Ica Ausencia de politicas y

Representante Legal: LUIS FERNANDO CAICEDO LINCE procedimientos claros
que establezcan la
NIT: 89999906-7
periodicidad en los
Perídodos fiscales que cubre: Situación
2008 similar se presenta con la
requerimientos y forma Elaborar e implementar Elaborar e implementar
Fundación Humedales que presenta un la caracterización y los la caracterización y los
Modalidad de Auditoría: Integral de presentacion de Presentar
saldo a 31 de diciembre de 2008 por valor procedimientos del procedimientos del
Fecha de Suscripción: informes. Así mismo, razonablemente los
de $126.1 millones, cifra que corresponde proceso de Convenios proceso de Convenios en
la efectividad en el saldos de los
Fecha de Evaluación: al convenio No 015–2008, es de anotar en todas las etapas del todas las etapas del 30-Dec-09
desarrollo de la Sobreestimación en los Estados Financieros
71 180102 que la ejecución del convenio tenia plazo mismo indicando el mismo indicando el
hasta el 31 de diciembre del 2008 sin proveedor, entradas, proveedor, entradas,
embargo, la presentación de informes de actividades, salidas y actividades, salidas y Caracterización
ejecución se realizo en 2009 y no han sido clientes, así como los clientes, así como los y procedimiento
revisados por el Comité Supervisor para responsables, tareas y responsables, tareas y del proceso de
ser enviados al área contable. resultados, indicando resultados, indicando Convenios
registro. diferentesuna
Realizar clientes diferentes clientes
externos del
vericando la
de los recursos
administración.
área de convenios.
Informe 1 7/31/2009 9/30/2009 100%
Ausencia de politicas y el Supervisor del 9 1 9 9 9 x
Financieros la
El saldo de los aportes hechos por el requerimientos y forma amorización
Elaborar del saldo
del Convenio segúny los
la caracterización los la caracterización 1 7/31/2009 12/30/2009 22 100% 22 22 22
Instituto al convenio suscrito entre ICA- de presentacion de Presentar Convenio según losy los de Diario
ISAGEN y la Universidad del Tolima No informes. Así mismo, informes presentados
067–2008, por la suma de $20.0 millones la efectividad en el por el área
proceso de de
Convenios en
el área de
se encuentra sobreestimado, debido que desarrollo de la Sobreestimación en los convenios.
en todas las etapas del Estados Financieros todas las etapas del 1
72 180102 mismo indicando el mismo indicando el
los recursos fueron ejecutados en la actividad de Estados Contables. - Cuenta 14 -
vigencia 2008, tal como lo manifiesta el supervisión e proveedor, entradas, Depósitos proveedor, entradas,
Director de la oficina de investigaciones y interventoria mediante actividades, salidas y Entregados 5 - actividades, salidas y Caracterización
desarrollo científico de la Universidad del la cual se aprueban clientes, así como los Gastos clientes, así como los y procedimiento
2 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
Tolima el 22 de diciembre de 2008. éstos informes para responsables, tareas y responsables, tareas y del proceso de
registro. diferentes
Realizar unaclientes diferentes clientes
externos del
vericando la
de los recursos
administración.
área de convenios.
Informe 1 7/31/2009 9/30/2009 1 100%
De los recursos girados por ICA a periodicidad en los Financieros la
Financieros la
Fedegan como aportes al convenio No requerimientos y forma amorización del saldo
005–2008 por la suma de $2.997.0 de presentacion de del Convenio según los Presentar 1 7/31/2009 9/30/2009 9 1 100% 9 9 9
Convenio según los de Diario
millones presenta un informe de ejecución informes. Así mismo, informes presentados razonablemente los informes presentados por
por $2.978.0 millones de acuerdo con los la efectividad en el por el área de saldos de los el área de convenios.
valores girados y ejecutados queda un desarrollo de la Sobreestimación en los convenios. Estados Financieros
73 180102
saldo pendiente por ejecutar de $19.033 actividad de Estados Contables. - Cuenta 14 -
millones; en registros contables el saldo supervisión e Depósitos
pendiente por legalizar es de $2.315,4 interventoria mediante Solicitar a Fedegán el Entregados 5 - Solicitar a Fedegán el Consignación
millones lo que significa que el saldo se la cual se aprueban reintegro del saldo no Gastos reintegro del saldo no de Fedegán y
2 7/31/2009 9/30/2009 9 2 100% 9 9 9 x
encuentra sobreestimado en $2.296.3 éstos informes para ejecutado para proceder ejecutado para proceder Acta de
millones. que se proceda al envío a su liquidación a su liquidación Liquidación
oportuno al área
contable para su
registro.
que establezcan la FORMATO No 2
De los recursos girados por ICA a periodicidad en los
Fedegan como aportes al convenio No requerimientos y forma INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
005–2008 por la suma de $2.997.0 de presentacion de Presentar
millones presenta un informe de ejecución informes. Así mismo, razonablemente los
por $2.978.0 millones de acuerdo con los la efectividad en el saldos de los
Entidad: Instituto Colombianovalores
Agropecuario
girados yIca
ejecutados queda un desarrollo de la Sobreestimación en los Estados Financieros
73 180102
saldo pendiente
Representante Legal: LUIS FERNANDO por ejecutar
CAICEDO LINCEde $19.033 actividad de Estados Contables. - Cuenta 14 -
NIT: 89999906-7 millones; en registros contables el saldo supervisión e Depósitos
pendiente por legalizar es de $2.315,4 interventoria mediante Entregados 5 -
Perídodos fiscales que cubre:millones
2008 lo que significa que el saldo se la cual se aprueban Elaborar e implementar Gastos Elaborar e implementar
encuentra sobreestimado en $2.296.3 éstos informes para la caracterización y los la caracterización y los
millones. que se proceda al envío procedimientos del procedimientos del
oportuno al área proceso de Convenios proceso de Convenios en
Fecha de Evaluación: contable para su en todas las etapas del todas las etapas del 30-Dec-09
registro. mismo indicando el mismo indicando el
proveedor, entradas, proveedor, entradas,
actividades, salidas y actividades, salidas y Caracterización
clientes, así como los clientes, así como los y procedimiento
2 7/31/2009 6/30/2010 48 2 100% 48 0 0 x
responsables, tareas y responsables, tareas y del proceso de
resultados, indicando resultados, indicando Convenios
fechas de presentación fechas de presentación
Ausencia de politicas y de informes a los de informes a los
procedimientos claros diferentesen clientes diferentes clientes
que establezcan la Registrar los Estados
internos y externos del Registrar
internos yen los Estados
externos del
proceso y vericando Financieros la
El saldo de $72.4 millones reflejado en amorización
Elaborar e del saldola
implementar
proceso y vericando
Elaborar
la
registros contables a 31 de diciembre de
requerimientos y forma ejecución
del presupuestal
Convenio según los ejecuciónepresupuestal
amorización implementar
del saldo del Comprobante
1 7/31/2009 9/30/2009 9 1 100% 9 9 9
de presentacion de la
de caracterización
los mismos. y los Presentar la caracterización
Convenio
de los según losy los
mismos. de Diario
2008 correspondientes a los aportes del informes presentados
procedimientos del
informes. Así mismo, razonablemente los procedimientos del por
Instituto al Convenio Especial de por el área de
proceso de Convenios proceso deconvenios.
Convenios en
la efectividad en el saldos de los el área de
Cooperación celebrado con la Universidad convenios.
desarrollo de la Sobreestimación en los
74 180102 Nacional de Colombia, se encuentra mismo indicando el mismo indicando el
sobrestimado, situación originada en la no proveedor, entradas, proveedor, entradas,
requisición de los informes de ejecución de actividades, salidas y actividades, salidas y Caracterización
recursos, teniendo en cuenta que la fecha clientes, así como los clientes, así como los y procedimiento
de terminación del convenio correspondía responsables, tareas y responsables, tareas y del proceso de
a mayo de 2008. resultados, indicando resultados, indicando Convenios
registro. diferentes clientes diferentes clientes
internos y externos
Participación del
del área internos y externos del
proceso y vericando la Realizar registros de Visto
procesoBueno contablelay
y vericando
contable y de
ejecución presupuestal inventarios y de inventario
ejecución en las actas
presupuestal
inventarios en las Actas parciales 1 7/31/2009 6/30/2010
de los mismos. contables reales y de ejecución
los mismos. o entrega
entregas parciales de
actualizados parcial de obras
obra
48 0% 0 0 0
Solicitar al área de Solicitar al área de
Infraestructura un Infraestructura un
informe de Interventoría informe de Interventoría
Memorando de
Final del Convenio Final del Convenio 1 7/31/2009 8/31/2009 4 1 100% 4 4 4
Solicitud
indicando el estado indicando el estado
actual de las obras actual de las obras
El Convenio Inter administrativo de Enviar el Informe
realizadas Final
por Fonade realizadas por Fonade
Ausencia de politicas y Enviar el Informe Final
Gerencia Integral de Proyectos celebrado del Convenio suscrito
procedimientos claros del Convenio suscrito
entre el ICA y el Fondo Financiero de con FONADE al área de
que establezcan la con FONADE al área de
Proyectos de Desarrollo Fonade CN 034- Control de Activos y
periodicidad en los Control de Activos y
006 presenta saldo a 31 de diciembre de Almacenes para que se
requerimientos y forma Almacenes para que se Informe Final
2008 de $1.089.0 millones, valor que se realice el registro en 1 7/31/2009 9/30/2009 9 0% 0 0 9
de presentacion de realice el registro en de Convenio
encuentra sobreestimado por cuanto de Boletines de Almacén y
informes. Así mismo, Boletines de Almacén y
acuerdo con la última prorroga en la al área de Convenios
la efectividad en el Sobreestimación en los al área de Convenios
terminación del contrato, corresponde al 31 para realizar el Acta de
desarrollo de la Estados Contables. para realizar el Acta de
de diciembre de 2008. Liquidación del
actividad de Liquidación del Convenio
Igualmente se efectuó amortización por Convenio
supervisión e Registrar en Boletines
valor de $3.363.8 millones, como soporte Registrar en Boletines de
interventoria mediante de Almacén las obras Comprobante
de este registro se tiene el informe de Almacén las obras
75 180102 la cual se aprueban realizadas por Fonade y de Movimiento 1 7/31/2009 12/30/2009 22 1 100% 22 22 22 x
ejecución financiera enviado por Fonade y Presentar realizadas por Fonade y
éstos informes para controlar su de Inventario
recibido por el Instituto el 6 de febrero de razonablemente los controlar su amortización
que se proceda al envío amortización
2009, documento que no tiene ninguna saldos de los
oportuno al área Registro de cifras que no
revisión y aprobación por parte del Estados Financieros
contable para su se han revisado y
Supervisor o interventor para que sea - Cuenta 16 -
registro. aprobado.
registrado. Así mismo, presenta un valor
de $4.604.8 millones. De otra parte, se Registrar en los Estados Propiedad Planta y Registrar en los Estados
Igualmente no existe Financieros las obras Equipo 5 - Gastos Financieros las obras Comprobante
observa que en la relación de pagos 1 7/31/2009 12/30/2009 22 1 100% 22 22 22
control y revisión en los realizadas por Fonade y realizadas por Fonade y de Diario
existen desembolsos para cancelación de
documentos que su amortización su amortización
anticipos de contratos los cuales se
allegan al área contable
tomaron como construcciones
para su registro.
sobreestimando la cuenta, por cuanto las
obras no se han realizado.
Realizar la liquidación Realizar la liquidación Acta de

del Convenio suscrito del Convenio suscrito Liquidación del 1 7/31/2009 12/30/2009 22 0% 0 0 22
con Fonade con Fonade Convenio
entre el ICA y el Fondo Financiero de
que establezcan la
Proyectos de Desarrollo Fonade CN 034-
periodicidad en los
006 presenta saldo a 31 de diciembre de
requerimientos y forma
2008 de $1.089.0 millones, valor que se
de presentacion de
encuentra sobreestimado por cuanto de
informes. Así mismo,
acuerdo con la última prorroga en la
la efectividad en el Sobreestimación en los
terminación del contrato, corresponde al 31
desarrollo de la Estados Contables.
de diciembre de 2008.
actividad de
Igualmente se efectuó amortización por
supervisión e
valor de $3.363.8 millones, como soporte
interventoria mediante
de este registro se tiene el informe de
75 180102 la cual se aprueban
ejecución financiera enviado por Fonade y Presentar
recibido por el Instituto el 6 de febrero de razonablemente los
2009, documento que no tiene ninguna saldos de los
oportuno al área Registro de cifras que no
revisión y aprobación por parte del Estados Financieros
contable para su se han revisado y
Supervisor o interventor para que sea - Cuenta 16 -
registro. aprobado. FORMATO No 2
registrado. Así mismo, presenta un valor Propiedad Planta y
de $4.604.8 millones. De otra parte, se Equipo 5 - INFORMACIÓN
Gastos SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Igualmente no existe
observa que en la relación de pagos
control y revisión en los
existen desembolsos para cancelación de Informe presentado a la Contraloría General de la República
documentos que
anticipos de contratos los cuales se
allegan al área contable
tomaron como construcciones
Entidad: Instituto Colombiano AgropecuariolaIca para su registro.
sobreestimando cuenta, por cuanto las
Representante Legal: LUIS FERNANDO obras CAICEDO LINCE
no se han realizado.
NIT: 89999906-7
Perídodos fiscales que cubre: 2008 Elaborar e implementar Elaborar e implementar
Modalidad de Auditoría: Integral la caracterización y los la caracterización y los
procedimientos del procedimientos del
proceso de Convenios proceso de Convenios en
Fecha de Evaluación: en todas las etapas del todas las etapas del 30-Dec-09
mismo indicando el mismo indicando el
2 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
fechas de presentación fechas de presentación
de informes a los de informes a los
diferentes
Solicitar alclientes
área de Presentar diferentes
Solicitar al clientes
área de
internos y externos
Infraestructura un del razonablemente los internos y externos
Infraestructura un del
proceso
informe dey vericando la
Interventoría saldos de los proceso
informe dey vericando la
Interventoría
ejecución presupuestal ejecución presupuestal Memorando de
Final del Convenio Estados Financieros Final del Convenio 1 7/31/2009 8/31/2009 1 100% x
de los mismos. de los mismos. Solicitud
indicando el estado - Cuenta 16 - indicando el estado
actual de las obras Propiedad Planta y actual de las obras
realizadas por Fonade Equipo 5 - Gastos realizadas por Fonade 4 4 4 4
Participación del área

Realizar registros de Visto Bueno contable y
contable y de
inventarios y de inventario en las actas
Analizado el saldo de la cuenta a 31 de inventarios en las Actas parciales 1 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
contables reales y de ejecución o entrega
diciembre de 2008 por valor de $8.514,7 entregas parciales de
actualizados parcial de obras
millones se determinó que el saldo se obra
Enviar el Informe Final
encuentra sobreestimado en $4.561.4 Ausencia de Enviar el Informe Final
del Convenio suscrito
millones cifra que corresponden a obras procedimientos y del Convenio suscrito
terminadas en vigencias anteriores y no controles claros para la con FONADE al área de
con FONADE al área de
Control de Activos y
han sido trasladadas al activo supervisión e Control de Activos y
Almacenes para que se
correspondiente en $2.327.8 millones y al interventoria de los Almacenes para que se Informe Final
realice el registro en 1 7/31/2009 9/30/2009 9 0% 0 0 9
gasto del periodo en $118.3 millones contratos de obra, de subestimación en los realice el registro en de Convenio
Igualmente, existe incertidumbre por la manera que garanticen gastos por depreciación , Boletines de Almacén y Boletines de Almacén y
al área de Convenios
suma de $1.040.7 millones debido a que la presentación y sobreestimación y al área de Convenios
para realizar el Acta de
construcciones no suministro ninguna revisión de informes de subestimación en el para realizar el Acta de
Liquidación del
información sobre el estado de las jecución de recursos, al saldo de la cuenta Liquidación del Convenio
Convenio
mismas. igual que el recibo de contrucciones en curso. Registrar en Boletines
76 180102 También se determinó con respecto al obras terminadas, con Registrar en Boletines de
de Almacén las obras Comprobante
convenio celebrado con Fonade CN – 034 el fin de enviar Almacén las obras
realizadas por Fonade y de Movimiento 1 7/31/2009 12/30/2009 22 1 100% 22 22 22
de 2004 que aún se encuentran obras en oportunamente al área realizadas por Fonade y
controlar su de Inventario
ejecución por valor de $3.001.0 millones, contable la información controlar su amortización
amortización
no obstante el contrato haberse terminado para su respectivo
el 31 de diciembre de 2008 y no generarse registro. Presentar
ninguna prorroga de tiempo ni haberse Incumplimiento razonablemente los
hecho efectivas las pólizas de garantía. En saldos de los
este caso se considera que se trata de una Registrar en los Estados Estados Financieros. Registrar en los Estados
circunstancia que reviste connotación Inobservancia de los Financieros las obras Cuenta 16 Financieros las obras Comprobante
1 7/31/2009 12/30/2009 22 1 100% 22 22 22
administrativa y presuntamente principios de realizadas por Fonade y -Propiedad Planta y realizadas por Fonade y de Diario
disciplinaria, de conformidad con el contratación publica. su amortización Equipo 5 - gastos su amortización
Numeral 1 del artículo 26 de la Ley 80 de
1993 y al artículo 50 de la Ley 734 de
2002. Elaborar e implementar Elaborar e implementar
la caracterización
Realizar y los
la liquidación la caracterización
Realizar y los
la liquidación Acta de
procedimientos del
del Convenio suscrito procedimientos del
del Convenio suscrito Liquidación del 1 7/31/2009 12/30/2009 22 0% 0 0 22
proceso
con Fonadede Convenios proceso
con Fonadede Convenios en Convenio
en todas las etapas del todas las etapas del
mismo indicando el mismo indicando el
2 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
Para la vigencia 2008 no se efectuaron fechas de presentación fechas de presentación
inventarios físicos de bienes en servicio a de informes a los de informes a los
nivel general del ICA, en algunas diferentes clientes diferentes clientes
regionales no se realizaron, en otras se internos y externos
llevaron a cabo en forma parcial es el caso Realizar una del internos y externos
Realizar una del
proceso y vericando
programación para la
el proceso y vericando
programación paralael Programación
de la regional Cundinamarca donde falto ejecución presupuestal ejecución presupuestal
Leticia y San Andrés, Tibaitata los termino levantamiento de los levantamiento de los Levantamiento 1 7/31/2009 9/30/2009 9 1 100% 9 9 9
deInventarios
los mismos. Físicos a deInventarios
los mismos.Físicos a de Inventarios
en febrero del presente año. Situación que
no permitió efectuar conciliación entre Nivel Nacional Nivel Nacional
saldos de inventarios físicos, control de
activos y registros contables.
Verificados algunos inventarios físicos de
regionales, se determinó que las políticas Carencia de políticas y
establecidas por la entidad para el procedimientos claros
levantamiento de éstos no garantizan la para la programación y
transparencia y objetividad en los levantamiento de los
resultados, debido a que no existe una inventarios fisicos de
Actualizar los
programación, instrucciones y los bienes muebles e
FORMATO No 2
Para la vigencia 2008 no se efectuaron
Entidad: Instituto Colombianoinventarios
Agropecuario físicosIca
de bienes en servicio a
Representante Legal: LUIS FERNANDO nivel general del ICA,
CAICEDO en algunas
LINCE
regionales no se realizaron, en otras se
NIT: 89999906-7 llevaron a cabo en forma parcial es el caso
Perídodos fiscales que cubre: de 2008
la regional Cundinamarca donde falto
Leticia y San Andrés, Tibaitata los termino
en febrero del presente año. Situación que
Fecha de Suscripción: no permitió efectuar conciliación entre
Fecha de Evaluación: saldos de inventarios físicos, control de 30-Dec-09
activos y registros contables.
Verificados algunos inventarios físicos de
regionales, se determinó que las políticas Carencia de políticas y
establecidas por la entidad para el procedimientos claros Realizar inventarios a Realizar inventarios a Levantamiento
levantamiento de éstos no garantizan la para la programación y nivel central y en las nivel central y en las físico de 30 9/29/2009 12/22/2009 12 30 100% 12 12 12
transparencia y objetividad en los levantamiento de los Gerencias Seccionales Gerencias Seccionales inventarios
resultados, debido a que no existe una inventarios fisicos de
Actualizar los
programación, instrucciones y los bienes muebles e
Inventarios del
procedimientos claros para su verificación inmuebles del Instituto,
Instituto de bienes
y reportes y una acta de inicio que indique de manera que Diseñar el formato Diseñar el formato
muebles e inmuebles
el lugar y fecha de inicio, participantes de otorguen confiabilidad unificado para la toma unificado para la toma
Incfertidumbre en los para reflejar
la actividad, actividades a desarrollar, así a los resultados del inventario físico de del inventario físico de Formato de
77 180102 saldos presentados en razonablemente los 1 7/31/2009 9/30/2009 9 1 100% 9 9 9
mismo acta final que plasme los resultados obtenidos. Igualmente, bienes muebles e bienes muebles e Inventario
los estados Financieros. saldos de los
obtenidos, y las acciones correctivas a que que permitan realizar inmuebles a nivel inmuebles a nivel
Estados Financieros
haya lugar en el caso de surgir diferencias conciliaciones con los nacional nacional
en la cuenta de
u otra clase de situaciones, fecha de saldos de control de
Propiedad Planta y
terminación y firma de los participantes en activos y el área
Actualizar la base de Equipo
el proceso. Igualmente, no existe contable. Actualizar la base de
uniformidad en la documentación generada datos del Inventario del
datos del Inventario del
en el proceso ya que cada regional la Instituto de bienes Base de datos
Instituto de bienes 1 7/31/2009 2/15/2010 28 0% 0 0 0
presenta de diferente forma y en algunos muebles e inmuebles a actualizada
muebles e inmuebles a
casos se observa falta de datos, es el caso 31 de diciembre de
31 de diciembre de 2009
el informe sobre el estado de los bienes. 2009
Igualmente se determino que de acuerdo
al estado de los bienes reflejados en el
inventario físico existen bienes en mal
estado los cuales no se han clasificado Efectuar la valorización Registrar las
para darles de baja y así mostrar saldos del inventario de los valorizaciones de los Base de datos
1 7/31/2009 2/15/2010 28 0% 0 0 0
reales en losde
En cumplimiento estados
la Ley financieros
1152 del 2007 y bienes muebles del bienes muebles del actualizada
Igualmente
el Decreto 4904se deldetermino
mismo año que
el no se
Instituto Instituto Instituto
efectuaron
Colombiano devalorizaciones
Desarrollo Rural de –bienes
muebles, de
INCODER manera
trasfirió que permitiera
al Instituto saber
Colombiano
el valor real deICA, los bienes
mismosparay deelesta forma Diseñar una política que Controlar de forma Diseñar una política que
Agropecuario
reflejarlos deen las
los funciones
Estados contables. contenga el permanente y contenga el
cumplimiento asignadas
procedimiento a realizar registrar en forma procedimiento a realizar
de pesca y acuicultura mediante de Actas Política para el
por el Instituto oportuna, los saldos por el Instituto
de entrega y recibo suscritas por estas dos recibo de 1 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
correspondiente al de los Estados correspondiente al recibo
entidades. bienes
recibo de activos de las Financieros de la de activos de las
Revisado el registro contable de
distitnas entidades del Cuenta de Propiedad distitnas entidades del
incorporación de las actas se estableció
órden nacional. Planta y Equipo órden nacional.
que éstas fueron contabilizadas en la
Cuentas de Orden Acreedoras - subcuenta Solicitar concepto a la
Bienes Recibidos de Terceros por la suma Oficina Jurídica sobre
Las politicas y los bienes recibidos del
de 456,1 millones, situación que Oficio de
procedimientos Incoder, teniendo en Elaborar concepto 1 7/31/2009 8/31/2009 4 1 100% 4 4 4
sobrestima las Cuentas de Orden Solicitud
establecidos para el cuenta se declaró
Acreedoras y subestima la cuenta
recibo , ingreso y inconstitucional la Ley
Propiedad Planta y Equipo; lo anterior,
registro de los activos 1159
debido a que estos bienes deben ingresar Realizar una
recibidos del INCODER
a formar parte de los activos del Instituto, conciliación de saldos Realizar una conciliación
no fueron las más
de otra parte no se incorporó el acta de los bienes recibidos de saldos de los bienes
adecuadas, de manera
firmada el 15 de julio de 2008 mediante la Subestimación en los y entregados por el recibidos y entregados Boletines de
78 180102 que los Estados 100% 7/31/2009 2/15/2010 28 0% 0 0 0
cual se realizaba la entrega de la Estación Estados Financieros. Instituto con las por el Instituto con las Almacén
contables los refleje en Actualizar los saldos diferentes entidades que
Piscícola la Terraza y otros bienes en la diferentes entidades que
la cuenhta de la cuenta 16
seccional Villavicencio por la suma de entrega o reciben entrega o reciben bienes
correspondiente ya que Propiedad Planta y
$241,9 millones subestimando las cuentas bienes directriz a nivel
Divulgar
son utilizados en las Equipo de los
Propiedad Planta y Equipo y el Patrimonio. nacional sobre la
nuevas funciones que Estados Financieros
De otra parte no existe un documento política y procedimiento Memorando
el ICA asumió de del Instituto
mediante el cual se establezca el monto establecido para el Divulgar directriz circular dando 1 7/31/2009 12/15/2009 20 0% 0 0 20
acuerdo con la LEY
total de los bienes a transferir, de manera recibo de bienes de la directriz
1152 del 2007.
que permita realizar seguimiento y control activos de otras
de los elementos recibidos y pendientes de entidades
ingresar.
Analizados los Comprobantes de
Movimiento de Almacén se observa que el Realizar visita a las
ICA no estableció políticas y seccionales para Visita de
procedimientos claros para el recibo, seguimiento de directriz Visita de seguimiento verificación y 15 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
ingreso e incorporación de estos bienes ya sobre recibo de bienes control
que las cuentas afectadas fueron de otras entidades
diferentes, algunas afectando los activos
de la entidad y en la mayoría de los casos
las cuentas de orden control. De otra parte,
éstos documentos no manifiestan quien los
elabora, revisa y aprueba
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Analizado el saldo de la cuenta
valorizaciones a 31 de diciembre de 2008
Fecha de Suscripción: por valor de $346.112.6 millones se
Fecha de Evaluación: determinó que existe una sobreestimación 30-Dec-09
de $6.612.0 millones, originada por error
en el procedimiento para establecer el Inobservancia del
valor a registrar en la cuenta Manual de Realizar el ajuste por Realizar el ajuste por
valorizaciones por cuanto éste no se ajustó Procedimientos emitido sobreestimación en el sobreestimación en el Registro del
a lo descrito en capítulo III numeral 18 del por la Contaduria registro de los avalúos registro de los avalúos ajuste de los 42 7/31/2009 9/30/2009 9 42 100% 9 9 9
Manual de Procedimientos de la General de la Nación practicados durante la practicados durante la Avaluos
Contaduría General de la Nación. en lo referente al vigencia 2008. vigencia 2008.
Respecto a los informes presentados Capitulo III numeral 18,.
Subestimación en la
como resultado de los avalúos se
cuenta Valorizaciones.
estableció que en algunos casos no es
posible cruzarlos de manera individual con Solciitar al IGAC Solciitar al IGAC
los saldos reflejados en los reportes de aclaración respecto a aclaración respecto a los
control de activo, sin embargo a nivel los valores individuales valores individuales que Oficio de
1 7/31/2009 8/30/2009 4 1 100% 4 4 4
global el valor es el mismo. Situación que que quedaron sin quedaron sin Solicitud
genera incertidumbre sobre la asignación establecerse en los establecerse en los
del avalúo presentado en algunos bienes. Falta de dirección y avalúos realizados. avalúos realizados.
En los cuadro resumen presentados por la cordinación en la
Dificultades en el cruce
entidad se observa que existen bienes que ejecución y entrega de Presentar saldos
de información y Elaborar un Convenio
no tuvieron avaluó durante el 2008, pero a resultados del reales en los Estados Elaborar un Convenio
realización de Interadministrativo con
79 180102 31 de noviembre del mismo año convenio. Financieros del Interadministrativo con el
conciliaciones entre el fin de actualizar los
presentaban saldo de valorización, sin lnstituto - cuenta 19 fin de actualizar los
saldos. avalúos de los bienes Convenio 1 7/31/2009 9/30/2009 9 0% 0 0 9
embargo se efectuó registro de Valorizaciones avalúos de los bienes
desvalorización por el saldo reflejado a inmuebles que se
inmuebles que se vencen
noviembre presentando saldo cero. vencen en la vigencia
en la vigencia 2009.
Situación similar se presenta en algunos 2009.
bienes que no traían saldo de valorización
y que tampoco fueron avaluados en el Incumplimiento de Realizar visita a las
Incertidumbre de los
periodo pero se registró desvalorización politicas y normas seccionales para Visita de
saldos correspondientes
por el valor en libros. emitidas por la seguimiento de directriz Visita de seguimiento verificación y 15 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
a los bienes que no
Existe incertidumbre sobre la existencia de Contaduria General de sobre recibo de bienes control
fueron objeto de
los bienes que no presentan avalúos para la Nación, referente a de otras entidades
actualizaciones
el 2008, teniendo en cuenta que los que las Propiedades,
avalúos se realizaron para los bienes Planta y Equipo es
Realizar revisiones y Realizar revisiones y
inmuebles de un mismo predio ya sean objeto de actualización.
verificaciones por parte verificaciones por parte Visto bueno
terrenos o construcciones. Numeral 20 del capitulo
del area contable y de del area contable y de contable y de
Respecto a la información presentada por III del Manual de 1 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
inventarios antes del inventarios antes del inventarios en
la entidad sobre el tema, se evidencia que Procedimientos. recibo definitivo de los recibo definitivo de los los avaluos
no existe claridad en los conceptos y en la avaluos avaluos
normatividad contable establecida para tal
fin, situación que se refleja en la
información presentada
HALLAZGOS DE LAS a GERENCIAS
la auditoria la
cual hizo dispendiosa su revisión y
SECCIONALES
análisis.
CESAR GERENCIA SECCIONAL CESAR
A pesar de que la seccional ha recibido

estantes y cajas para la organización de
los archivos físicos ,aun persisten las Capacitar en
observaciones sobre tablas de retención actualización y
Fallas del sistema de Identificar las series
sin código que identifique la serie y El archivo no se aplicación de tablas de Organizar el archivo
control interno y documentales y Inventario
80 190405 subserie documental y las carpetas encuentra organizado en retención documental y intermedio de la 1 7/31/2009 6/30/2010 48 0% 0 0 0
asignacion inoportuna elaboración del documental
contentivas de los diferentes procesos y/o un 100% metodología para la seccional
de recursos inventario documental
actividades realizadas .No estan organización del archivo
debidamente foliados , ni cuentan con el inactivo
respectivo inventario descriptivo .El archivo
se encuentra
En organizado
cumplimiento en un 60%
de la implementqcion de
un plan de contingencia aplicado en caso
de fallas en los canales de comunicacionse
tomaron acciones correctivas instalando adelantar tramites para
Deficiencia e
cableado estructurado.Internet e intraneta instalacion de internet Agilizar el proceso de
Fallas del sistema de inoportunidad en la Mejorar los medios Numero de
81 1905001 nivel nacional y local , no obstante en la en las oficinas locales, comunicacion de las 3 2/1/2009 12/30/2009 47 0% 0 0 47
control interno comunicacion e de comunicacion oficinas
seccional cesar se saiguen presentando bosconia , chiriguana y oficinas locales
informacion
fallas de comunicacion con las oficinas pailitas
locales de los municipio de pailitas ,
chiriguana y bosconia las cuales no
cuentan con estos servicios .
En la seccional no FUNCIONARIO
Verificada la documentación existente, se Trae como consecuencia CAPACITAR I 37 2-May-09 30-Dec-09 37 100%
existe un funcionario S
determinó que durante la vigencia 2008 la que el personal no se
multiplicador o de
entidad no realizó actividades de involucre y asuma
enlace para difundir y CAPACITAR ALOS 35 35 35 35
sensibilización y capacitación a los compromisos frente a la CAPACITAR SOBRE
82 1906001 dar a conocer las FUNCIONARIOS DE LA
servidores públicos de la Seccional Cesar implementación del EL MECI
actividades que SECCIONAL
sobre los fundamentos y metodología del Sistema dentro del plazo
conllevan la
Modelo Estándar de Control Interno – establecido en el Decreto
implementación del
MECI 1000:2005,. 2913 de 2007.
Modelo
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
En la seccional no
Verificada la documentación existente, se
Modalidad de Auditoría: Integral Trae como consecuencia
existe un funcionario
Fecha de Suscripción: determinó que durante la vigencia 2008 la que el personal no se
multiplicador o de
entidad no realizó actividades de involucre y asuma
Fecha de Evaluación: enlace para difundir y CAPACITAR ALOS 30-Dec-09
sensibilización y capacitación a los compromisos frente a la CAPACITAR SOBRE
82 1906001 dar a conocer las FUNCIONARIOS DE LA
servidores públicos de la Seccional Cesar implementación del EL MECI
actividades que SECCIONAL
sobre los fundamentos y metodología del Sistema dentro del plazo
conllevan la
Modelo Estándar de Control Interno – establecido en el Decreto
implementación del FUNCIONARIO
MECI 1000:2005,. 2913 de 2007. CAPACITAR II 37 1-Jul-09 30-Dec-09 37 100%
Modelo S
26 26 26 26
No interiorización y FUNCIONARIO
37 2-May-09 30-Dec-09 37 100%
manejo de los S
El Diagnóstico realizado por la entidad en subsistemas,
La centralización del
cumplimiento de la Circular 03 del 27 de componentes y INTERIORIZAR Y 35 35 35 35
proceso de SOCIALIZAR EL TALLER DE
83 1906001 septiembre de 2005, no fue socializado a elementos del MECI MANEJO DE
implementación del DIAGNOSTICO CAPACITACION
los funcionarios de la Seccional Cesar del necesarios para el buen SUBSISTEMAS
Modelo,
ICA,. funcionamiento de las
dependencias y logro de
los objetivos misionales. FUNCIONARIOS 37 1-Jul-09 30-Dec-09 37 100%
26 26 26 26
Una vez evaluado el Modelo Estándar de
Control Interno – MECI 1000:2005 en el
Instituto Colombiano Agropecuario – ICA,
se determinó que no existen evidencias de FUNCIONARIO
No interiorización y CAPACITAR I 37 2-May-09 30-Dec-09 37 100%
socialización y participación activa de la S
manejo de los
Seccional Cesar, en el proceso de
subsistemas,
planeación, diseño e implementación de La centralización del
componentes y CAPACITAR ALOS 35 35 35 35
los productos adoptados para cada uno de proceso de CAPACITAR SOBRE
84 1906001 elementos del MECI FUNCIONARIOS DE LA
los Subsistemas, Componentes y implementación del EL MECI
necesarios para el buen SECCIONAL
Elementos del Sistema de Control Interno Modelo,
funcionamiento de las
de acuerdo al comunicado de fecha 20 de
dependencias y logro de
octubre de 2008, expedido por el Consejo CAPACITAR II FUNCIONARIOS 37 1-Jul-09 30-Dec-09 37 100%
los objetivos misionales.
Asesor del Gobierno Nacional en materia
de Control Interno, Decreto 1599 de 2005 y
del plazo establecido en el Decreto 2913
de 2007. 26 26 26 26
Fallas en el sistema
de control interno en
cuanto ala planeacion SEGUIMIENTO PROYECTOS 12 1-Feb-09 30-Dec-09 12 100%
de los recursos
necesarios para Limita el avance de los DAR
El grado de cumplimiento del cronograma VIGILAR EL ESTRICTO 47 47 47 47
desarrolar en su proyectos contemplados CUMPLIMIENTO A
85 1103002 de accion a 31 de diciembre de 2008 fue CUMPLIMIENTO DEL
totalidad las en el plan estrategico del LAS METAS
de 84,4% CRONOGRAMA
actividades instituto. ESTABLECIDAS
programadas y su
respectivo seguimiento RETROALIMENTACION PROYECTOS 12 1-Feb-09 30-Dec-09 47 12 100% 47 47 47
por parte de las
oficinas responsables .
La seccional cesar no cuenta con la Mapas desastualizados e

HACER SEGUIMIENTO DAR
totalidad de los mapas actualizados sobre Falta de seguimiento y incumplimiento de las
Contrato de , obra CO-2,19-27-2008, Las ESTRICTO A CUMPLIMIENTO A
86 1103002 la incidencia intencidad o nivel de control de la ejecucion actividades programadas SEGUIMIENTO PROYECTOS 12 1-Feb-09 30-Dec-09 47 12 100% 47 47 47
inversiones nolosseproblemas
orientaronfitosanitarios
aatender LCUMPLIMIENTO DE LAS METAS
infestacion de de actividades en el cronograma de
prioritariamente LO PLANEADO ESTABLECIDAS
mas importantes laengestion misional de la
el departamento accion 2008
entidad .Se observa que en el alcance de
las obras no se tuvo en cuenta la
restructuracion administrativa. Las obras
de impermeabilizacion efectuadas
generan dudas sobre su calidad y Solicitar a la
durabilidad , dado que uno de los items subgerencia
suprimidos fue el desmonte de la Debilidad en la administrativa copia de Satisfaser la nesecidad
membrana impermeabilizante , sin planeacion y Genera obras la programacion de Tener claridad sobre de obra para garantizar
87 1401100 Contrato 1 1/1/2009 12/30/2009 52 1 100% 52 52 52
embargo se efectuan labores de presupuestacion de la inconclusas infraestructura en la obra a ejecutar el cumplimiento de lo
impermeabilizacion generando obra cuanto la contratación misional del instituto
incertidumbre sobre si se trata de obra de la obra requerida en
nueva o de mantenimiento y reparacion , o la seccional
si corresponde a un area de cubierta que
carecia de sta proteccion , lo que infiere en
el cumplimiento del principio de economia
y puede conllevar a un presunto
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Perídodos fiscales que cubre: 2008 Realizar mantenimiento
a los equipos de
Modalidad de Auditoría: Integral congelacion y de
Fecha de Suscripción: enfriamiento de los
Fecha de Evaluación: laboratorios y Soliciar 30-Dec-09
cuando sea necesario la
recoleccion extra de
La seccional cesar no cuenta con un area Pese Dar el debido Cumplir con el
Fallas aenlas el solicitudes
sistema de Genera riesgo de desechosa la empresa
adecuada ni con congeladores especiales realizadas tratamiento a los tratamientode los
control internopor en la contaminacion biologica contratada para tal fin, Numero de
para el almacenamiento central y temporal seccional a desechos desechos y contribuir con
88 2105001 cuanto a planeacion de por acumulacion y cuando la cantidad centros de 2 2/1/2009 12/30/2009 47 2 100% 47 47 47
de residuos hospitalarios y similares ,esta CORPOCESAR hospitalario y la disminucion de
recursos y comode pudricion de dichos pueda sobrepasar la diagnostico
situacion se presenta en los dos centros primera similares para evitar impactos ambientales
seguimientoautoridad residuos REALIZAR
capacidad ANALISIS
de Y
lo
de diagnostico
En cuanto al manejo de los residuos ambiental en el cesar CARACTERIZACION contaminacion negativos .
enfriadores, todo esto Cumplir los requisitos
liquidos , estos se inactivan y se congelan para que realice el FISICOQUIMICA
mientras se da la Y
legales del decreto NÚMERO DE
par aque sean recoletados por la empresa seguimiento y los BACTERIOLOGICA
terminacion de la obraDE
1594 de 1984, INFORMES DE
de servicios especiales . Salvo aquelos estudios necesarios LAS
que pondra AGUAS en DAR CUMPLIMIENTO
presuntamente no se minimizar la carga CARACTERIZA
que se generan en las necropsias para establecer el RESIDUALES
funcionamiento el nuevo AL 100% DE LOS
cumplen con los contaminante a los CION
89 2105001 mayores , los cuales se inactivan con grado de GENERADAS EN LAS
centro de diagnostico en REQUISITOS LEGALES 1 3/1/2009 12/30/2009 43 1 100% 43 43 43 si
estandares ambientales recursos naturales FISICOQUIMIC
hipoclorito de sodio y se vieten en el contaminacion de los INSTALACIONES,
valledupar DEL DECRETO 1594 DE
de que
Lo vertimiento.
origina que el del area de influencia AY
alcantarillado municipal sin que se residuos que se CONFORME A LOS 1984
instituto no pueda de los laboratorios de BACTERIOLO
someta a un sistema de tratamiento que generan por las REQUISITOS
Realizar las Realizar las
adelantar las accciones Aguachica y GICA
limite la generacion
Se observa decorrientes
que las cuentas vertimientos
No. actividades propias LEGALES DEL
conciliaciones bancarias conciliaciones bancarias
necesarias para valledupar.
liquidos contaminantes.
379-04734-7 del banco agrario , atraves de del ica y de las DECRETO
de la cuentas 1594 DE
corrientes de la cuentas corrientes
La entidad financiera
orientaciones presisas identificar las diferencias 1984.
la cual se maneja la caja menor de ICA No. 379-04734-7 del MANTENER No. 379-04734-7 del
no
paraentrega los
obtener los existente y actualizar de
USDA y la cuenta No. 32403000179-0 banco agrario , atraves ACTUALIZADA O AL banco agrario , atraves Conciliaciones
90 1801004 extractos
permisos bancarios
, licencias en manera oprtuna a fin de 2 1-Feb-09 30-Dec-09 47 2 100% 47 47 47
recursos propios , la entidad a la fecha de la cual se maneja la DIA LAS CUENTAS de la cual se maneja la Bancarias
el mes siguiente de
oautorizaciopnes la
a que garantizar la inclusion
(28-02-2009) de nuestra auditoria aun no caja menor de ICA CORRIENTES caja menor de ICA
fecha
haya
La de corte.
lugar.
entidad no ha de la totalidad de los
ha realizado las conciliaciones bancarias USDA y la cuenta No. USDA y la cuenta No.
realizado gestion hechos financieros ,
del mes de diciembre de 2008 32403000179-0 32403000179-0 recursos
alguna ante el juzgado economicos y sociales
recursos propios propios
segundo civil municipal en los estados contables
El saldo de esta
de la entidad cuenta Realizar la gestión para Realizar la gestión para
E n los estados contables a 31 de de la ciudad de
no es real afectando la el recaudo de los títulos Realizar eficazmente el recaudo de los títulos
diciembre de 2008 en la subcuenta barranquilla atlantico
91 1801100 cuenta de patrimonio valores por la venta de la gestión de cartera valores por la venta de Cobro de Carter 1 1-Jun-09 30-Dec-09 30 1 100% 30 30 30
Deudas de Dificil Reacudo aun se registra donde reposan unos
(ingresos extraordinarios inervibles desde el 16 del Instituto inervibles desde el 16 de
un saldo de 852 mil pesos titulos valores por valor
por valor de 3,2 millones de junio del 2005 junio del 2005
de 4 millones para ser
Por
cobradosfallas
en elen la
banco
investigación,
agrario desde el 16 de Garantizar la calidad
CORDOBA GERENCIA
En SECCIONAL
los proyectos CORDOBA
de Sanidad Agropecuaria documentación,
junio del 2005 de los productos
se evidencian indicadores con bajos establecimiento de un procesados mediante Practicar visitas a los
porcentajes en las siguientes actividades: umbral de daño Se ampliará la cobertura las Buenas Prácticas lugares de sacrificio de
Esta situación planteada
visitas de seguimiento y control a lugares económico e de seguimiento y control de Bioseguridad e porcinos, granjas
puede generar impactos
de sacrificios de porcinos; granjas introducción de nuevas a lugares de sacrifio Inocuidad que se bioseguras registradas, Informe de
de salud,
92 1103002 bioseguras registradas y sin registrar; variedades resistentes porcino, granjas deben tener en Para nuestro caso visitas de 24 6/30/2009 12/30/2009 26 24 100% 26 26 26
socioeconómicos y
visitas o interventorías a centros de a las plagas y/o faltas bioseguras registradas
Realización de talleres y cuenta para efectos especifico sólo estan seguimiento
medioambientales en la
producción de material genético bovino y a de pruebas de eficacia, visita de interventoria
de adaptación a
al cambio de producir alimentos registrados los centros
Realización de talleres
comunidad
importadores registrados, granjas bioseguridad, y centros de producción
sensibilización, a sanos que no pongan de adaptación
de sacrificio porcino en el
al cambio
productoras
La estrategia de aves y formalización
denominada “Programa de de evaluación de todas las través de la ejecución en riesgo la salud municipio de Lorica,
y sensibilización, a
sensores epidemiológicos.
Seguimiento y Mejoramiento del Clima características de del proyecto NASA, animal, humana ni través de la ejecución del
por falta de gestión
rendimiento, resistencia del medio ambiente
Organizacional” no cumple con los dirigidos a la formación proyecto NASA, dirigidos
para utilizar oalbuscar
y adaptación medio Mejoramiento del
objetivos propuestos debido a que en la Daña las relaciones de líderes a nivel a la formación de líderes
93 1501006 mecanismos que clima laboral en la Talleres 6 5/26/2009 12/30/2009 31 6 100% 31 31 31
reestructuración efectuada a la planta de laborales nacional para gestionar a nivel nacional para
permitan darle un uso entidad
personal ha generado un clima de apatía y un proceso de cambio gestionar un proceso de
adecuado al mismo
baja del sentido de pertenencia de de
EL actitud con respecto
ica Seccional cambio de actitud con
algunos funcionarios del nivel asistencial a la reforma
Córdoba tomará las respecto a la reforma
orgaanizacional
medidas afin de que a la a Disminuir la carga orgaanizacional a la cual
cual fué Se
fué hará reunión con las
La Gerencia Regional ICA posee un lote por falta de gestión este lotesometida la
se le de una fiscal del ica y sometida la entidad,
entidad, autoridades municipales
en el municipio de Chinú por el cual se para utilizar o buscar adecuada utilización, ya depurar los bienes de
aumento en los gastos de de Chinú a fin de
94 1201100 vienen pagando un alto impuesto predial mecanismos que como un bien util a la tal manera que los Acta de reuniòn 1 3-Jun-09 30-Dec-09 30 0% 0 0 30
la entidad concertar que destino se
sin que este inmueble este prestando permitan darle un uso entidad o en su defecto que existan cumplan
le da al predio y bajo que
ningún servicio al instituto adecuado al mismo transferirlo a travez de una una función
condiciones.
comodato o dentro del instituto
arrendamiento
Se a otra de Todos los
socializará mapas Se realizaran eventos
lo que puede conducir a entidad
riesgos de la entidad de funcionarios de la que involucren tanto a
que la entidad no
tal manera que asistan Seccional tengan funcionarios de la parte
El ICA no ha realizado socialización del por falta de gestión en controle y atenúe los
todos los funcionarios conocimientos y administrativa y misional Taller de
95 1902002 mapa de riesgos institucional y del plan de la socialización del riesgos previsibles para 1 3-Jun-09 30-Dec-09 30 1 100% 30 30 30
para que cada uno apliquen dentro de los cuales seran capacitación
acción para el manejo de los riesgos mapa de riesgos un mejor desarrollo de su
tenga claridad del riesgo sus actividades lo liderados por
misión institucional en el
que va inmerso en cada inherente a los funcionarios de alta
entorno regional.
una de sus actividades riesgos competencia en el tema.
Se asignará una caja de
Guias de movilización a Ejercer un mejor
Aunque el área financiera viene realizando
cada Subasta a fin de seguimiento a los
arqueos de Caja periódicos no se Falta de control y que puede ocasionar Efectuar arqueos en las
que se lleve un control ingresos que recauda Informe de
96 1903004 evidencia un control y seguimiento sobre seguimiento en los perdida de los recursos oficinas donde se 8 3-Jun-09 30-Dec-09 30 1 13% 4 4 30
mas adecuado y en el instituto por medio arqueos
los consecutivos de las diferentes guías de consecutivos del ICA manejen Subastas
forma separada de los de las Guias de
movilización que se expiden
recaudos que recibe la movilización
seccional
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Fecha de Evaluación: presentar estados 30-Dec-09
financieros que Se procederá hacer
La gerencia Seccional
refleje la realidad ajuste contable que nos
Córdoba gestionará la
En la cuenta de inversiones 1207 existe económica del permita depurar esta
lo que afecta la depuración de esta
un saldo por depurar por valor de $332.930 y ocasiona instituto a traves de partida; Teniendo en Comprobante
97 1704100 relevación plena de la partida a fin de que los 1 3-Jun-09 30-Dec-09 30 1 100% 30 30 30
correspondiente a una inversión en sobreestimación de esta. la depuración de cuenta que esta partida de ajuste
cuenta saldos que reflejan los
Industria de Grasas de la Costa todas las partidas no presenta soporte y
estados contables sean
que no están que Industrias de Grasas
razonables
debidamente del Caribe fue liquidada.
soportadas
Esto se presenta por Registrar las partidas Presentar una Registrar las partidas
Existe una diferencia sin conciliar entre los
falta de conciliación conciliatorias por valor información conciliatorias por valor
saldos de tesorería y contabilidad por valor ocasiona que no se conciliación
entre las dependencias, de $2.324.830 coherente y de $2.324.830 registrado
98 1801004 de $2.324.830 registrado en el Banco tenga certeza sobre el bancaria 1 3-Jun-09 30-Dec-09 30 100% 30 30 30
y ocasiona que no se registrado en el Banco razonable dentro de en el Banco Agrario
Agrario recaudos cuenta No 3-2703- saldo de las cuentas. depurada
tenga certeza sobre el Agrario recaudos cuenta nuestros estados recaudos cuenta No 3-
000198-
saldo de las cuentas. No 3-2703-000198- contables 2703-000198-
1
Registrar las partidas Presentar una Registrar las partidas

Lo anterior crea
conciliatorias reflejadas información conciliatorias reflejadas
Existen partidas conciliatorias de vigencias incertidumbre e inciden conciliaciones
incide en el saldo de este en las conciliaciones coherente y en las conciliaciones
99 1704002 anteriores no registradas en libro auxiliar en la determinación del bancarias 6 3-Jun-09 30-Jun-10 56 0% 0 0 0
grupo de cuentas bancarias de todas las razonable dentro de bancarias de todas las
de bancos. saldo de este grupo de depuradas
cuentas corrientes y de nuestros estados cuentas corrientes y de
cuentas
ahorro de la Seccional contables ahorro de la Seccional
La gerencia seccional
Se hará una solicitud al
Córdoba gestionará la
nivel central para que el
El ICA no ha realizado una actualización actualización y
Comité avaluador de los
de la valorización de sus activos, bienes ocasionar que no se valorización de sus Presentar informe
se presenta por poco bienes del instituto Memorando de
muebles; la última valorización que se tengan una valorización bienes muebles razonable de estos
100 1803003 control en la vigencia procedan con la Solicitud 1 3-Jun-09 30-Dec-09 30 0% 0 0 30
realizo, se hizo en la vigencia 2004, y tiene actualizada de sus cumpliendo asi con sus bienes en nuestros
de estos avalúos. actualización de los enviado
algunos activos que según valor individual bienes parametros legales estados financieros
valores de los bienes
en salarios mínimos deben valorizarse. establecidos por la Visitas de monitoreo
ubicados de la
contaduria y contraloria estarán encaminadas
Los softwares fueron Seccional Córdoba a
general de la nación ejercer control y
En las oficinas locales de Montelibano y conlleva a que no se instalados en las
verificación en cuanto a
Tierralta no se cuenta con el software de efectúe un control oficinas de Montelibano garantizar la agilidad
la utilización de los
Guías de Movilización que permitan debido a las carencias adecuado a la y Tierralta no obstante en el trámite de los
101 2202001 softwares de la Informe de visit 4 3-Jun-09 30-Dec-09 30 4 100% 30 30 30
determinar con más agilidad las del software adecuado información sobre la la Seccional hará servicios que presta
expedición de Guías de
condiciones de sanidad de los animales sanidad de los animales seguimiento a fín de que el Instituto
movilización para que
movilizados movilizados esta situación no se
estos sean utilizados de
vuelva a presentar CONTRATAR LOS
acuerdo a los parametros
2102001 El ICA no ha elaborado un Plan de Manejo esto se presenta por puede conducir a que no SERVICIOS
DAR establecidos.
ESPECIALIZADOS
Ambiental en el Centro de Diagnóstico falta de un manejo se tomen todas las ELABORAR Y NUMERO DE
animal y vegetal que permita coordinar integral de las acciones acciones necesarias para CUMPLIMIENTO A PARA LA
SOCIALIZAR EL PMA DOCUMENTO
102 todas las acciones necesarias en materia ambientales que se prevenir el deterioro LA POLITICA ELABORACION Y 1 30-Jun-09 30-Jun-10 52 1 100% 52 0 0 si
DE LA SECCIONAL (PMA)
ambiental, estableciendo objetivos, metas, deben adelantar en los ambiental de las AMBIENTAL SOCIALIZACION DEL
CORDOBA ELABORADO
responsables y cronogramas centros de diagnóstico afectaciones que se INSTITUCIONAL PMA PARA LA
pueden producir en el SECCIONAL
2101001 Actualmente el Centro de Diagnóstico lo que puede ocasionar ambiente
Esto se produce por que La Gerencia seccional Garantizar que las CORDOBA.
Se hará visita de Informe de
Veterinario no cuenta con requisitos que se afecte la salud no se han tomado todas Córdoba, tomará las oficinas del Cisa diagnòstico de diagnòstico de
importantes como el funcionamiento del de las personas que las medidas que medidas a fin de que el presenten un estado necesidades de necesidades
aire acondicionado, adecuada iluminación trabajan en el prevengan la afectación Centro de diagnóstico idoneo que permita mejoramiento del Centro
y extractor de vapores de los reactivos laboratorio para las personas y el veterinario cuente con desarrollar las de Diagnòstico por
utilizados, esto se produce por que no se ambiente los requisitos minimos actividades en un parte de la gerencia
han tomado todas las medidas que de calidad y dotación ambiente agradable Seccional ,
prevengan la afectación para las personas que permita prestar un tanto para los
y el ambiente, lo que puede ocasionar que excelente servicio a sus funcinarios como los
se afecte la salud de las personas que usuarios usuarios
trabajan en el laboratorio
103 1 3-Jun-09 30-Dec-09 30 1 100% 30 30 30
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
2103001 El ICA gerencia Córdoba a las actividades esto se presenta por la y puede ocasionar bajos Gestionar recursos para Plan de
ambientales no le da la relevancia que poca importancia que resultados en la gestión y la implementación del Implementar Plan de compras con
amerita siendo parte importante en el se le da a este desempeño ambiental. Mejorar el
Plan de Manejo Manejo Ambiental. programación
desempeño de la misión institucional, componente en materia desempeño
104 Ambiental, que se es (señalización, e de elementos 1 30-Jun-09 30-Jun-10
igualmente no se tienen una evaluación de de presupuesto, ambiental de la
encuentra en implementos para el para
los indicadores que permita realizar un seccional.
elaboración en la manejo de residuos) implementación
monitoreo al desempeño con resultados vigencia 2009 del PMA. 52 0% 0 0 0
medibles de la Gestión ambiental
La gerencia Seccional
La gerencia
Córdoba, hará
seccional
seguimiento de los Garantizar que las
Contrato N° CO – 2.19 – 09 – 2007 cuyo Se practicara visitas en estará
Contratos de obras realizadas en
objeto es “Reparaciones Locativas Del donde se verificara y verificando a
infraestructura que se la Seccional se
Laboratorio del Diagnostico Veterinario evaluara el estado de las traves de
debido a fallas de realicen en ejecuten acorde con
CISA” se encontraron fallas de obra: que Qu se hagan obras de instalaciones en donde visitas y
105 1405004 planeación y control de concordancia con la los parametros 2 3-Jun-09 30-Dec-09 30 0% 0 0 30
se calcula con la suma de $18.689.711 mala calidad se hallan otorgado monitoreo el
la interventoría interventoria de los establecidos y que
debido a fallas de planeación y control de contratos cuyo objetivo estado actual
respectivos Contratos a respondan a las
la interventoría inobservándose la ley 610 sea el mejoramiento o la de las
fin de verificar que los necesidades reales
de 2000. adición de infraestructura instalaciones y
recursos del Instituto de la Seccional
sus respectivas
sean invertidos
necesidades.
eficientemente
COORDINADORA SECCIONAL DE
BOYACA
BOYACA
La Gerencia Seccional de Boyacá del 0 0% 0 0 0
Instituto Colombiano Agropecuario ICA,
muestra que existe un Plan estratégico, Lograr que todos los
capacitación a los
que contempla la definición de los funcionarios de la Presentar solicitud y
No fue trabajado con funcionarios acerca del
principios y valores éticos, el cual no fue Impide el conocimiento Seccional tengan programar Taller de
106 1101002 todos los funcionarios Plan estratégico 1 31-Jul-09 30-Mar-10 35 0% 0 0 0
trabajado con la participación de todos los pleno del mismo. conocimiento plano conjuntamente fecha socialización
del ICA incluyendo los planes de
funcionarios, lo cual impide el del Plen estratégico para la capacitación
acción por
conocimiento pleno del mismo; igualmente, del ICA
De otro lado, dependencias.
no existen en la gerencia
esta Seccional
Seccional planesdede
Boyacá,
acción por encamina su trabajo al
dependencias. Impide que los
cumplimiento de la misión y sus objetivos funcionarios asuman e Lograr que todos los
corporativos, sin embargo se percibe que interioricen el auto funcionarios de la Presentar solicitud y
Falta de socialización capacitación a los
no existe un ambiente de control, sobre el control, como proceso Seccional tengan programar Taller de
107 1901001 de la misión, visión, funcionarios acerca del 1 1-Aug-09 30-Mar-10 34 0% 0 0 0
cual descanse el sistema de control permanente de conocimiento y conjuntamente fecha socialización
objetivos corporativos sistema de control
interno, lo cual impide que los funcionarios verificación de la apliquen el sistema para la capacitación
interno de la Entidad.
asuman e interioricen el auto control, Planeación y poder evitar de control Interno
Así
como mismo,
procesosepermanente
observa quede noverificación
se cuenta hechos riesgosos.
con
de lalaplaneación
información que
y de permita
sus verificar la
resultados.
existencia de indicadores con el fin de Presentar solicitud de
Impide que se evidencien Solicitar al Nivel Central
determinar el rendimiento o avance capacitación y
los puntos por áreas capacitación a los Adoptar los puntos
presentado por la Entidad en desarrollo de Debilidad en el sistema programar Taller de
108 1202100 críticas de la Entidad, con funcionarios acerca del por áreas críticas de 1 2-Aug-09 31-Mar-10 34 0% 0 0 0
sus políticas, directrices, y formulación de de control interno conjuntamente con socialización
el fin de aplicar los sistema de control la Entidad
programas. Lo que impide que se Planeación fecha para la
correctivos necesarios. interno de la Entidad.
evidencien los puntos o áreas críticas de capacitación
la Entidad, con el fin de aplicar los
correctivos
Aunque necesarios.
existe la Matriz de Riesgos en la No se cuantifican los Pueden presentarse Rediseñar el Mapa de Establecer y MAPA DE RIESGOS
intranet, se observa que no se han riesgos ni las medidas riesgos, que al no Riesgos, involucrando coordinar las CONSOLIDADO DEL
diligenciado los ítems: Acciones a seguir preventivas. tenerse identificados, y todas las seccionales Políticas de INSTITUTO
lineamientos; Acción de tratamiento; no haberse tomado las del ICA, identificando Administración del COLOMBIANO
responsable y la fecha de implementación medidas para controlarlo, los riesgos, Riesgo para el AGROPECUARIO ICA
de las mismas, situación esta que puede prevenirlo o mitigarlo, analizándolos y Instituto Colombiano
en un momento determinado afectar a la afecten los objetivos valorándolos para Agropecuario ICA.
109 1902001 Entidad misionales de la Entidad. determinar el Plan de Con el fin de Documento 1 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
Acción del ICA con el fin administrar los
de evitar, reducir, posibles eventos que
dispersar o transferir el pueden inhibir en el
riesgo, tomando logro de los objetivos
medidas de manejo. de la entidad.
Rediseñar el Mapa de Establecer y

Riesgos, involucrando coordinar las
La Entidad cuenta con un mapa de riesgos todas las seccionales Políticas de
a nivel nacional, sin embargo se evidencia del ICA, identificando Administración del
que no se ha implementado la los riesgos, Riesgo para el
110 1905001 socialización de los posibles riesgos, a analizándolos y Instituto Colombiano Documento 1 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
los funcionarios, con el fin de que puedan valorándolos para Agropecuario ICA.
identificar los factores de riesgo, la No existe una determinar el Plan de Con el fin de
descripción de los mismos, las posibles No se ha implementado dependencia que se Acción del ICA con el fin administrar los MAPA DE RIESGOS
consecuencias al presentarse, la la socialización de los encargue del seguimiento de evitar, reducir, posibles eventos que CONSOLIDADO DEL
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Perídodos fiscales que cubre: 2008 Rediseñar el Mapa de Establecer y
Modalidad de Auditoría: Integral Riesgos, involucrando coordinar las
La Entidad cuenta con un mapa de riesgos todas las seccionales Políticas de
Fecha de Suscripción: a nivel nacional, sin embargo se evidencia del ICA, identificando Administración del
Fecha de Evaluación: que no se ha implementado la los riesgos, Riesgo para el 30-Dec-09
110 1905001 socialización de los posibles riesgos, a analizándolos y Instituto Colombiano Documento 1 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
los funcionarios, con el fin de que puedan valorándolos para Agropecuario ICA.
identificar los factores de riesgo, la No existe una determinar el Plan de Con el fin de
descripción de los mismos, las posibles No se ha implementado dependencia que se Acción del ICA con el fin administrar los MAPA DE RIESGOS
consecuencias al presentarse, la la socialización de los encargue del seguimiento de evitar, reducir, posibles eventos que CONSOLIDADO DEL
ponderación que se les debe dar y el posibles riesgos a los y evaluación de la dispersar o transferir el pueden inhibir en el INSTITUTO
impacto sobre el cumplimiento de los funcioanrios de la administración del riesgo riesgo, tomando logro de los objetivos COLOMBIANO
objetivos y las metas misionales. Entidad. y su impacto. medidas de manejo. de la entidad. AGROPECUARIO ICA
formulario de
Asignación Específica
Se evidenció que para la vigencia 2008, en Asignación Específica de asignación de
La Entidad corre riesgo al de Funciones por
la Planta de Personal que venía laborando, No se tienen en cuenta Asignar funciones Funciones por funciones
asignar funciones funcionario de acuerdo
111 1503003 en la Seccional de Boyacá, se asignaban las funciones para específicas a cada funcionario de acuerdo a específicas 28 9/1/2009 12/30/2009 17 28 100% 17 17 17 si
misionales a personal de a la naturaleza del cargo
funciones diferentes a las de los cargos cada uno de los cargos funcionario
Conocimiento de los la naturaleza del cargo y diligenciado
apoyo. y al área de
que se ostentaban. funcionarios acerca al área de desempeño. por cada
desempeño.
de las funciones funcionario
El Instituto Colombiano Agropecuario,
Publicar para consulta deteminadas por el
cuenta con Manual de funciones y Publicar para consulta en
Riesgos en la efectividad en la INTRANET, Link Manual para cada
competencias laborales de fecha abril de la INTRANET, Link
de las actividades Talento Humano, el empleo en su
2006, y manual de Procedimientos, estos Debilidades en los Talento Humano, el
adelantadas y la falta de Manual de Funciones y respectiva área de Manual
112 1905001 Manuales han sido aprobados mediante mecanismos de control Manual de Funciones y 1 1-Nov-09 30-Dec-09 8 1 100% 8 8 8 Si
oportunidad en la Competencias desempeño, la cual publicado
Acto Administrativo, proferido por el Nivel interno. Competencias Laborales
información para la toma Laborales vigente en la sirve como base para
Central, sin embargo se evidenció que no vigente en la entidad
de decisiones. entidad desde diciembre los procesos de
se compilan en los mismos las Solicitar desde diciembre de 2008
La Entidad cuenta de 2008 al Nivel Central Asignaciónactualizado
de Solicitar al Nivel Central
actualizaciones quecon un Manual
se les de
han efectuado. la compilación de las
Mantener
la compilación de las
Procedimientos para el control de Activos y Funciones
el manual dey
Se corre el riesgo de que actualizaciones Evaluaciónydel actualizaciones
Almacenes, el cual fue adoptado mediante funciones
Falta de oportunidad en no se le de plena elaboradas al Manual de Desempeño Laboral elaboradas al Manual de
Resolución 1712 del 21 de agosto de competencias
el archivo de las aplicación a los funciones y funciones y Memorando de
113 1905001 2001, y remitido a la Gerencia Seccional laborales que se 1 7-Aug-09 30-Dec-09 21 0% 0 0 21
modificaciones procedimientos en el competencias laborales competencias laborales y solicitud
mediante Memorando 169 del 29 de encuentra en la
efectuadas al Manual manejo de control de o manual nuevo que se o nuevo manual que en
octubre de 2007, para su respectiva intranet y en la
activos. haya realizado para su momento haya
aplicación notándose que a la fecha no se pàgina web del
control de activos y elaborado para control
encuentra actualizado. Instituto.
almacenes de activos y almacenes
las pólizas que amparen
Las funciones de recibo, entrega, registro y las pólizas que amparen Memorando de
el manejo del 1 8-Aug-09 30-Nov-09 1 100%
custodia no se encuentran desagregadas, el manejo del funcionario solicitud
Origina riesgos en cuanto funcionario encargado
situación que genera riesgo por cuanto la encargado del almacén
a la pérdida de bienes del almacén
responsabilidad recae en una sola Debilidades en los 16 16 16 16 si
bajo su custodia, sin que Disminuir el riesgo de
114 1601001 persona, permitiendo la omisión de mecanismos de Control
la Entidad tenga la Envio copia de la pòliza pèrdida de bienes
registros. De otra parte no se encuentra Interno
certeza de su global de manejo que
en la Gerencia Seccional, copia de la
recuperación. cubre a todos los
póliza que amparaba el manejo del Pòliza global de manejo Poliza Global
funcionario encargado del Almacén funcionarios registrados 1 30-Oct-09 30-Dec-09 9 1 100% 9 9 9 si
vigente de manejo
en la planta de personal
de carrera y
Modificar el Cuadro de
provisionales
Mando de Indicadores,
con el propósito de Diseñar indicadores
analizar,verificar y como mecanismos
determinar unas metas de medición y
evaluación de la Cuadro de Mando
que vayan acordes al Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 0% 0 0 0
gestión, fortaleciendo Actualizado
proyectos estratégico y
procesos de la Entidad. la toma de
La Gerencia Seccional no tiene adoptados decisiones que
indicadores de gestión para medir la permita la
gestión de manera integral, cada uno de formulación de
Deficiencia en los Implementar y/o mejorar acciones oportunas
los proyectos adelantados se mide
mecanismos de Control los procedimientos de Determinar
a través de los el
individualmente, así mismo, no se tienen No se puede medir la
Interno que realicen el evaluación el Mapa que
Rediseñar de procedimiento
planes de
de Procedimiento
115 1202100 adoptados mapas de riegos para cada uno gestiòn de manera Documento 1 10/10/2009 3/31/2010 25 0% 0 0 0
monitoreo y garanticen
Riesgos, con el
la evaluación de la Establecido
de los proyectos adelantados. Igualmente, integral. mejoramiento.
seguimiento a cada uno cumplimiento dedela Alta
participación los gestión institucional.
Establecer y
ni se cuenta con indicadores que midan los
de los proyectos. objetivos.
Gerencia y los coordinar las
principios de Economía, Eficiencia,
Eficacia, Equidad y Valoración de los responsables y líderes Políticas de
costos ambientales. de cada uno de los Administración del
procesos del ICA, Riesgo para el MAPA DE RIESGOS
identificando los Instituto Colombiano CONSOLIDADO DEL
riesgos, analizándolos y Agropecuario ICA. INSTITUTO Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 0% 0 0 0
valorándolos para Con el fin de COLOMBIANO
determinar el Plan de administrar los AGROPECUARIO ICA
Acción de la Entidad, posibles eventos que
con el fin de evitar, pueden inhibir en el
reducir, dispersar o logro de los objetivos
transferir el riesgo, de la entidad.
tomando medidas de
manejo.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
La Gerencia Seccional no cuenta con un
sistema de comunicación que le permita No se tienen definidos Dar a conocer a los
No permite obtener Dar a conocer a los
tener cubrimiento tanto horizontal como los canales de Mejorar el uso de los funcionarios la politica
informaciòn del entorno funcionarios la politica
116 1905001 verticalmente a toda la estructura de la comunicaciòn entre las canales de DE COMUNICACIÓN capacitación 1 30-Jul-09 30-Dec-09 22 1 100% 22 22 22 si
y de la entidad en forma de Comunicación de
entidad. Tampoco se definen los canales diferentes Comunicación DEL Instituto en el marco
oportuna. Instituto
de comunicación entre las diferentes dependencias de la reinducción.
dependencias.
Solicitar al nivel central

Capacitación a
Capacitación a
funcionariospara la
Se verifica que las carpetas de Inscripción Cumplir con la Ley funcionarios y Memorando de
organización y 1 11-Aug-09 28-Feb-10 1 100%
de predios que se llevan, a pesar de estar General de Archivos organización del archivo solicitud
conservación física de
debidamente identificadas, legajados todos de la Seccional
los documentos de la
y cada uno de los documentos que hacen Falta de capacitaciòn a Seccional 29 29 0 0 si
Pèrdida o extravìo de
117 1905001 parte de la misma, no contienen el los funcionarios, sobre Capacitar en
documentos.
inventario documental respectivo, tampoco el tema de Archivo. actualización y
se encuentran foliadas. Se presenta aplicación de tablas de
incumplimiento de la Ley General de Organizar el archivo Inventariar y foliar las
retención documental y Carpetas
Archivos (Ley 594 de 2000) . de gestión de los carpetas de registros de 12 31-Jul-09 30-Jun-10 48 0% 0 0 0
metodología para la organizadas
registros de predios predios
organización y
La información presentada en el conservación física de
Cronograma de Acción, permite los documentos
establecer que el indicador planteado en Ajustar llas metas para
ella para este caso es: visitas planeadas/ que se adecúen a la
Mejorar el plan de que se ejecutan de
visitas ejecutadas, mostrando que lo realidad de las
No se pueden medir de acción para que sea acuerdo con las
Ejecutado supera lo Planeado, debe Los indicadores no se actividades que se Ajustar el plan
118 1103100 una forma razonable los mas real la necesidades del servicio 1 30-Jul-09 30-Dec-09 22 0% 0 0 22
ajustarse la Planeación, a las condiciones definen claramente. desarrollan de acuerdo de acción
indicadores. información que se o solicitud de los
reales de la ejecución con el fin de a la solicitud de los
entrega usuarios para adecuar
mostrar un indicador razonable que no usuarios o necesidades
los indicadores.
distorsione la verdadera gestión del servicio.
La Gerenciapor
adelantada Seccional de Boyacá,
la Seccional en
en desarrollo
desarrollo del Programa Nacional de
de este programa. Adecuar el presupuesto
No se hace una Revisar las actividades
Mosca de la Fruta utiliza el 73.33% del Conlleva a no cumplir del proyecto PNMFde
distribuciòn equitativa Mejorar la eficacia y que se ejecutan dentro
presupuesto asignado para el pago de con los niveles de acuerdo con las Distribución
119 1103002 del presupuesto eficiencia del del proyecto y de 1 13-Aug-09 30-Jun-10 46 0% 0 0 0
viáticos; y el 26.67% para atender otras eficiencia y eficacia de actividades que se presupuestal
asignado a cada proyecto. acuerdo con éstas,
obligaciones. No se tiene un adecuado los objetivos misionales. programan dentro de
programa. distribuir el presupuesto.
manejo y distribución de los recursos éste
asignados al programa.

Capacitación a
Capacitación a
Cumplir con la Ley funcionarios y Memorando de
funcionarios y 1 14-Aug-09 30-Dec-09 1 100%
No se pudo evidenciar en forma física lo General de Archivos organización del archivo solicitud
organización del archivo
mostrado en el Cronograma de Acción, Se puede llegar a de la Seccional
de la Seccional
toda vez que el archivo no se encuentra en Toda vez que el archivo presentar incumplimiento 20 20 20 20 si
120 1905001 la Gerencia Seccional; En todos los no se encuentra en la de los proyectos por no Capacitar en
proyectos se presenta la misma situación: Gerencia Seccional. proyectarse de manera actualización y
el presupuesto asignado a cado uno es adeucada los recursos. aplicación de tablas de
destinado al pago de viáticos. Organizar el archivo Inventariar y foliar las
de gestión de los carpetas de registros de 12 31-Jul-09 30-Jun-10 48 0% 0 0 0
organización y
los documentos
Solicitar al nival central

Capacitación a
Capacitación a
funcionarios y 1 15-Aug-09 30-Dec-09 20 1 100%
General de Archivos organización del archivo solicitud
Las actividades que se desarrollan dentro organización del archivo
de la Seccional
de este proyecto, no se llevan en carpetas de la Seccional
No existe archivo de los Contraviene la 20 20 20 si
individualizadas; lo que impidió la
121 1905001 proyectos, en carpetas normatividad de Archivo Capacitar en
constatación de las cifras reportadas en el
individualizadas (Ley 594 de 2000). actualización y
cronograma de acción, contraviniendo la
normatividad de archivo. aplicación de tablas de
Organizar el archivo Inventariar y foliar las
de gestión de los carpetas de registros de 12 31-Jul-09 30-Jun-10 48 0% 0 0 0
organización y
los documentos
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7

Capacitación a
Capacitación a
funcionarios y 1 16-Aug-09 30-Dec-09 19 1 100%
General de Archivos organización del archivo solicitud
organización del archivo
de la Seccional
de la Seccional
19 19 19
Se generaliza en todos lo proyectos
Capacitar en
adelantados por el ICA Seccional Boyacá,
actualización y
la carencia de archivos de conformidad
Dificulta la comprobaciòn aplicación de tablas de
con la Ley 594 de 2000, lo que dificultó la Organizar el archivo Inventariar y foliar las
No se da cumplimiento de actividades reportadas retención documental y Carpetas
122 1905001 labor de comprobación de las actividades de gestión de los carpetas de registros de 12 31-Jul-09 30-Jun-10 48 0% 0 0 0
a Ley de Archivo. en los cronogramas de metodología para la organizadas
reportadas en los cronogramas de Acción. registros de predios predios
acción. organización y
Así mismo el presupuesto asignado a cada
programa se destina en porcentajes
los documentos
superiores al 60%
Adecuar el presupuesto
de los proyectos de Hacer una mejor
que se ejecutan dentro Documento de
acuerdo con las distribuciòn de
de los proyectos y de Distribución 1 31-Dec-09 30-Apr-10 17 0% 0 0 0
actividades que se presupuesto en cada
acuerdo con éstas, presupuestal
programan dentro de uno de los proyectos
distribuir el presupuesto.
éste
Solicitar al Nivel Central Presentar saldos de

las actualizaciones de propiedad planta y Memorando de
las actualizaciones de los 1 17-Aug-09 30-Dec-09 1 100%
Se observa que todo el hato ganadero que los inventarios y equipo con saldos solicitud
inventarios y balances
se encuentra en la Granja Surbata, tiene Debilidades en los balances reales
un registro en el balance general, por mecanismos de control En los balances no se Actualizar los
valor individual de $20.000,00 que interno y falta de refleja el valor real de 19 19 19 19 x
123 1804003 Inventarios del
corresponde al valor de compra registrado mecanismos de todos los bienes que Instituto de bienes
en el inventario físico de bienes y servicios seguimiento y posee el ICA. muebles e inmuebles
del almacén de la Gerencia Seccional ICA monitoreo. Realizar inventarios a para reflejar Realizar inventarios a Levantamiento
Boyacá. nivel central y en las razonablemente los nivel central y en las físico de 1 9/29/2009 12/30/2009 13 1 100% 13 13 13 si
Gerencias Seccionales saldos de los Gerencias Seccionales inventarios
Estados Financieros
en la cuenta de
Para el registro y control de la producción Propiedad Planta y
de leche en la Granja Surbata, se realiza Equipo
mediante hojas sueltas y a mano que Inexistencia de Posible pérdida de
luego se transcriben en una hoja de Excel procedimientos de soportes documentales y Diseñar una guia para el
Establecer una guìa Elaqboraciòn de la guia,
124 1103002 no existe firma responsable del control interno y deficiente contabilización registro y control de Guia elaborada 1 18-Aug-09 30-Jun-10 45 0% 0 0 0
de registro y control de registro y control
funcionario asignado para esta actividad, monitoreo de los de los Ingresos por este producciòn de leche
tanto en la entrega de la leche a sus recursos. concepto.
compradores como de su control y
contabilización de la misma.
Se lleva un libro de registro de
nacimientos de semovientes, el cual
No existe un manual de
carece de constancia de apertura del Diseñar una guia para el
procedimientos para el Posibles pérdidas de Establecer una guìa Elaqboraciòn de la guia,
125 1103002 mismo y firma de funcionario responsable, registro y control de Guia elaborada 1 19-Aug-09 30-Jun-10 45 0% 0 0 0
control y registro de semovientes. de registro y control de registro y control
se observa que no existe un manual de producciòn de leche
semovientes.
procedimientos para el control y registro de
semovientes.
Realizar el inventario de Mantener los activos Realizar el inventario de inventario fisico

1 20-Aug-09 30-Jun-10
la Seccional del ICA identificados la Seccional realizado
Se observa que en varios elementos que
posee el ICA en la Granja Surbata, Se dificulta la
Carencia de control 45 0% 0 0 0
carecen de placa de identificación a fin de identificación y control de
126 1601004 interno en el manejo de
tener control de inventarios físicos de los bienes que posee la
inventarios.
bienes en servicio, que se deriva de un Entidad. Replaquetear los
bajo sistema de interno de actividades. Plaquetas
activos que por su tipo Replaqueteo de aquellos
Mantener los activos nuevas de
de utilización pierden activos que por el uso se 100% 30-Jul-09 30-Jun-10 48 0% 0 0 0
identificados acuerdo con las
con facilidad la placa de pierden o borran
condiciones
indentificación
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Debilidades en el
sistema de control
interno, pues no se
Genera incertidumbre Actualizar Registrar oportunamente
Se observa que las Resoluciones que establecen Registrar en su totalidad
pues los informes que se oportunamnete los los movimientos Informe
127 1802003 afectan el Presupuesto, no son registradas mecanismos de las Resoluciones que 6 21-Aug-09 30-Dec-09 19 6 100% 19 19 19 si
presentan no son informes del presupuestales que mensual
en su totalidad. seguimiento y control afectan al presupuesto
El Presupuesto Inicial para el ICA acordes con la realidad. Solicitar al Nivel Central presupuesto afecten a la Seccional
que permitan el
Seccional Boyacá, para la vigencia 2008, monitoreo de estos los recursos
asignado por el Nivel Central asciende a la registros. presupuestales de la Garantizar una
suma de QUINIENTOS SESENTA Y vigencia 2010, de adecuada
Falta de planeación por
SIETE MILLONES SETECIENTOS acuerdo con parámetros programación
parte del Nivel Central Elaborar Programación
DIECINUEVE MIL PESOS ( $ Incumplimiento de planes medibles: Valoración de presupuestal,
yd e la Gerencia Presupuestal acorde con Programación
128 1802003 567.719.000,00), suma ésta que fue y programas adelantados la ejecución acumulada evitando el desgaste 1 22-Aug-09 30-Dec-09 19 1 100% 19 19 19 si
Seccional del ICA, las necesidades de la presupuestal
modificada
Para a través
el Manejo de todo el año
del Presupuesto la 2008 por la Entidad. en el año y administrativo
carencia de un estudio seccional
quedando finalmente en la suma de
Gerencia Seccional del lo hace a través de real de necesidades. programación de ocasionado por las
SETECIENTOS
hoja de Excell, lasSESENTA
cuales noYofrecen
CUATRO recursos que garanticen constantes
MILLONES CUATROCIENTOS
ninguna seguridad ya que son TREINTA el funcionamiento y la solicitudes de adición
Y CUATRO MIL
susceptibles SETECIENTOS
de todo PESOS
tipo de modificación. Se pueden comprometer atención oportuna de los
($ 764.434.700.00).
Paralelo a lo anterior se llevan en forma Se presenta por partidasd presupuestales proyectos Seccionales. Actualizar Registrar oportunamente
Registrar en su totalidad
manual libros en los que se registra el debildiades en los que no existan oportunamnete los los movimientos Informe
129 1802002 las Resoluciones que 6 23-Aug-09 30-Dec-09 18 6 100% 18 18 18 si
movimiento presupuestal de cada uno de mecanismos de Control dejandeosi respaldo los informes del presupuestales que mensual
afectan al presupuesto
los programas adelantados, sin embargo Interno. gastos que efectúa la presupuesto afecten a la Seccional
en ellos no se evidencian los registros de Entidad.
créditos y contra créditos efectuados al
Presupuesto, convirtiéndose más bien en
una relación de pagos y expediciones de Reporte a la Oficina de
CDPs. Determina los Reporte a la Oficina de
Se observa que el Rubro Adquisición de Falta de Planeación ya Planeación de informe
funcionarios a nivel Planeación de informe de
Bienes y Servicios: compra dotaciones y que en el Plan de de funcionarios con informe 1 24-Aug-09 30-Apr-10
nacional con derecho funcionarios con derecho
Capacitación Bienestar y Estímulo compras enviado al derecho a dotación y
Ponen en riesgo a la a dotación a dotación y costos
( Práctica exámenes de salud Nivel Central no se costos
Entidad por posibles 36 0% 0 0 0
ocupacional), no fue presupuestado incluyó. No se definen
130 1101001 demandas que tendría
inicialmente, razón por la cual se hacen los claramente los
que afriontar, lesionando Reporte a la Oficina de Determina los Reporte a la Oficina de
respectivos créditos en los meses de mecanismos de control
sus intereses. Planeación de informe funcionarios a nivel Planeación de informe de
mayo y noviembre para dotación y en el que deben efectuarse
mes de septiembre para exámenes de al elaborar el Plan de de funcionarios y costos nacional a quienes funcionarios y costos
Informe 1 25-Aug-09 30-Apr-10 35 0% 0 0 0
salud ocupacional. compras. para práctica de se les practica para práctica de
Se observó que en Centro de Diagnostico examenex de salud examenes examenes de salud
del ICA en Sogamoso, reposa el Acta No ocupacional ocupacionales ocupacional
1252 del 5 de diciembre de 2008 suscrita
por la Secretaria de Salud de Sogamoso,
donde el ICA debe realizar actividades de Contratar las obras y
Disponer de
almacenamiento central de residuos Carencia de control y La entidad se expone a Cumplir con los realizar actividades Contrato
adecuadas
hospitalarios Cambio de tanque de seguimiento para el posibles sanciones y a requerimientos de los necesarias para dar adecuacion
131 1905001 condiciones para el 1 26-Aug-09 30-Dec-09 18 1 100% 18 18 18 si
almacenamiento de agua por material almacenamiento de eventual cierre del organismos de cumplimiento con el Centro de
optimo servicio a
lavable y fácil desinfección. Ajuste de plan residuos hospitalarios Centro de Diagnóstico. inspección y de control requerimiento de la Diagnostico
nuestros usuarios
de Gestión de residuos hospitalarios Seccretaría de Salud
Presentar el almacenamiento central en
condiciones sanitarias y bajo el
cumplimiento
Existe de ladel
una oficina Resolución 1164 del
Comité Ganaderos Revision de las
2002, circular
de Paipa 047 del 2006.
y FEDEGAN que funciona como condiciones del
Solicitar a la
subsede para los ciclos de fiebre aftosa y funcionamiento de informe 1 27-Aug-09 30-Dec-09 18 0% 0 0 18
Subgerencia de
brucelosis Bovina, la cual viene laborando FEDEGAN en las
Carencia de control Regulación Pecuaria un
en el Centro de Diagnostico del ICA en Posibles riesgos de Disminuir los riesgos instalaciones del ica.
sobre elementos que documento donde se
Sogamoso, reposan dos (2) pérdida y extravío de de pérdidas de
no son de propiedad autorice a FEDEGAN
132 1905001 congeladores, dos (2) neveras, una (1) elementos que no están elementos que no
del ICA. Ceder oficinas para el funcionamiento
planta auxiliar de energía, elementos que bajo la responsabiliad del son propiedad del De acuerdo con el
sin la debida de dicha oficina en los
consumen energía eléctrica con cargo al ICA. ICA informe de la meta
legalización. ciclos de vacunación
ICA y no se observa que exista un registro solicitar la suscripcion de contrato o
dentro de las 1 28-Aug-09 30-Jun-10 44 0% 0 0 0
documental donde se estipule su un convenio o comodato convenio
instalaciones del ICA.
funcionamiento dentro de las instalaciones o el desalojo
del observa
Se ICA. que en las instalaciones del correspondiente
centro de Diagnostico en Sogamoso se
encuentran inservibles: Un (1) horno Debido a falta de
crematorio el cual fue utilizado hasta el año control y monitoreo de
Ofrecer en venta bajo
de 2007;un (1) cuarto frio, el cual no se elementos Siguen figurando en los
Solicitar a Nivel Cental Venta por proceso de subasta pública através
encuentra en funcionamiento desde hace inservibles,por cuanto balance de la Entidad,
133 1602002 la autorización para la martillo o venta del martillo, los bienes Acta de venta 1 29-Aug-09 30-Dec-09 18 1 100% 18 18 18 si
mas de 10 años. Se infiere, que estos no se ha dado reflejando un valor que
venta de inservibles directa inservibles de la
elementos requieren un mecanismo de aplicación al ya no tienen.
seccional
subasta pública a fin de que inicien su procedimiento de baja
aplicación, se culmine con éxito este respectivo.
proceso, y se adopte por una opción que le
favorezca al ICA.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Para el año 2009 se viene prestando el
servicio de recolección de desechos
Fecha de Evaluación: hospitalarios sin mediar un contrato para 30-Dec-09
este fin, teniendo en cuenta que el contrato
16-055-2008 celebrado el 15 de Pueden presentarse Dar cumplimiento a
Carencia de Cumplir con las Informe de
septiembre de 2008 tiene fecha de posibles demandas por Establecer mecanismos las clausulas
mecanismos de control cláusulas contractuales y Supervisor y
vencimiento el 31 de diciembre de 2008, parte de los contratistas, de control sobre los Conrtactuales. Evitar
134 1405001 interno y monitoreo a aumentar el control por actas de 2 30-Aug-09 30-Dec-09 17 2 100% 17 17 17 si
no existe liquidación, tampoco se indica por cuanto no se realiza contratos que se posibles demandas
los contratos que parte supervisor del liquidación y
claramente cuanto es el total de residuos la liquidación de los celebran en la Seccional por parte de los
suscribe la Entidad. contrato terminacion
que se pactaron para su recolección. Así contratos. contratistas
mismo, no existe un registro donde se le
comunica al supervisor del contrato, ejerza
Al efectuar
esta la no
función, revisión deinformes
existen la relación
de de Falta de monitoreo y Presentar saldos en los
cuentas por pagar a 31 de diciembre de
supervisón. mecanismos de control La información contable Estados Financieros de Registrar la realidad Conciliación las cuentas
2008, que reposa en la Seccional se
135 1802002 interno, que permitan no refleja la situación real acuerdo a la realidad economica en las del pasivo con el informe conciliación 1 31-Aug-09 31-Mar-10 30 0% 0 0 0
constata que no coincide con los valores
Se expide CDP unificar la información de la Entidad. financiera económica y cuentas de cuentas por pagar
reportados por el008 con
Nivel fecha en
Central 01-01-08
este
para qe produce la Entidad. social
ítem. pago de servicios públicos, por la
suma de DIEZ MILLONES DE PESOS, el
pago de servicios en el mes de enero, no En un momento
cubre el valor total del CDP. La fecha de Carencia de determinado la Gerencia solicitar expedición CDP
expedición no corresponde a la realidad, mecanismos de control Seccional no pueda Solicitar cdp de acuerdo para pago de servicios
minimizar el
se observa que al expedir el CDP por un interno y monitoreo a establecer lso saldos con la proyeccion publicos de acuerdo con CDP Servicios
136 1802002 desgaste 1 1-Sep-09 30-Jun-10 43 0% 0 0 0
valor muy superior a las erogaciones que los procesos reales apor cada rubro y presupuestal de la la proyeccion publicos
administrativo
se hacen no se tiene en cuenta que estos presupeustales de la programa, o que se vigencia presupuestal de la
son documentos que afectan Entidad. comprometan recursos vigencia
preliminarmente el Presupuesto, y que no se tengan.
posteriormente los saldos que quedan de Pueden presentarse
estos
En CDPs,de
la Orden seprestación
comprometen en otras a
de servicios inconsistencias en la Revisión minuciosa tanto
obligaciones. Disminuir las
nombre del señor JOAQUIN BALAGUERA, Debilidades en los información reportada a Establecer mayor en la elaboracion de los
debilidades en los Documento
137 1802002 en el Parágrafo el valor en letras del IVA mecanismos de Control la DIAN y posibles control en todos los contratoscomo al 1 2-Sep-09 30-Jun-10 43 0% 0 0 0
mecanismos de revisado
Asumido, no corresponde al valor en Interno. sanciones por no reportar procesos contractuales. momento del registro
En la orden de compra Número 0014 del 7 control Interno
números. los valores reales presupuestal
de febrero de 2008, Asociación retenidos.
Agropecuaria, para la compra de dosis
Genera riesgo para la
Vacunas fiebre aftosa, se observa que
entidad pues se podría
ésta es posterior a la fecha de la factura, Establecer mayor
estar vulnerando la ley de Disminuir los riesgos
8378736 en donde se dice que la fecha de control y cumplimiento Cumplir con los
Falta de Planeación en Preupuesto, por la no que puedan llegar a
138 1802100 vacuna fue el día 20 de diciembre de 2007. de los requisitos al requisitos exigidos en el Certificación 1 3-Sep-09 30-Jun-10 43 0% 0 0 0
la Gerencia Seccional. inclusión de la cuenta en afectar los intereses
Legalizándose hechos cumplidos, además momento de pagos a Manual de Tesoreria
la relación de cuentas por de la Seccional.
no hay registro de Ingreso al Almacén; así proveedores
pagar a 31 de diciembre
mismo el CDP 001 es expedido con fecha
de 2007.
01-01-08
Los avancespor para
$ 5.000.000,00
viáticos no secuando la
legalizan Implemetar un informe
compra efectuadaloes
oportunamente, quepor
sevalor de $ con
evidencia que contenga las fechas
64.200,00. Genera riesgo para la
los comprobantes de pagos pasados mas Debilidades en los Mejorar los de visita y legalización de Informe
Entidad, toda vez que Dar cumplimiento a la
de 30 días, incumplimiento articulo décimo mecanismos de mecanismos de la comision y de esta trimestral
139 1801100 podría presentarse un Resolución 749 del 26 4 4-Sep-09 30-Jun-10 43 0% 0 0 0
de la Resolución No 749 del 26 de marzo seguimiento y control seguimiento y control manera demostrar la legalización de
doble pago, por la misma de marzo de 2007
de 2007, que preceptúa “dentro de los interno. interno fecha de legalizacion de viáticos
comisión.
cinco días hábiles siguientes a su las comisiones de los
finalización”.
Orden de pago Número 1984 del 18 de funcionarios
diciembre de 2007 cancelada al señor
Genera riesgo para la Cumplir con las
EDGAR PONGUTA ALVAREZ, Dar cumplimiento a
Seccional toda vez que cláusulas contractuales y Lista de
mantenimiento preventivo equipo de Debilidades en los la Ley de
se puede contratar con documento aumentar el control en la chequeo a
140 1704003 laboratorio Centro de Diagnóstico mecanismos de control contratación estatal y 7 1-Jul-09 30-Dec-09 7 100% 26 26 26 si
personas que se precontractuales revision de los todos los
Veterinario de Sogamoso, no está adjunto interno. Mauales existentes
encuentren inhabillitadas documentos inherentes a contratos
a la cuenta el Certificado de Cámara de en el Instituto
para hacerlo. la orden de pago
Comercio, poniendo en peligro los 26
recursos del erario.
En las órdenes de pago números 004;
Puede poner en riesgo el Cumplir con el Cumplir con las
0034; 0035 del 7 de febrero de 2008, no Dar cumplimiento a
presupuesto de la Instructivo de cláusulas contractuales y Lista de
se evidencia el pago de salud y pensiones; Debilidades en los la Ley de
Entidad al cancelarse contratación y los aumentar el control en la chequeo a
141 1704003 en la orden número 0034 no está el visto mecanismos de control contratación estatal y 7 1-Jul-09 30-Dec-09 26 7 100% 26 26 26 si
obligaciones sin el lleno requisitos exigidos en revision de los todos los
bueno del supervisor en el informe de interno . Mauales existentes
de los requisitos los Manuales de documentos inherentes a contratos
actividades;
Orden de Pago no Número
están firmadas las21
1743 del órdenes
de en el Instituto
legalmente exigidos. Tesoreria la orden de pago
de pago pordela2008,
noviembre Coordinadora Seccional.
cancelada a BLANCA
NELLY RODRIGUEZ, por concepto de
compra de elementos mantenimiento red Cumplir con las
Pone en peligro el Dar cumplimiento a
de riego Granja Surbatá, no hay ingreso cláusulas contractuales y Lista de
Debilidad en los manejo de los recursos Establecer mayor la Ley de
de los elementos comprados al almacén aumentar el control en la chequeo a
142 1704003 mecanismos de control públicos al cancelarse control en todos los contratación estatal y 7 1-Jul-09 30-Dec-09 26 7 100% 26 26 26 si
del Ica; no está el CDP; el contrato se revision de los todos los
interno. cuentas sin el lleno de los procesos contractuales. Mauales existentes
legaliza el día 7 de noviembre de 2008 y el documentos inherentes a contratos
requisitos exigidos. en el Instituto
acta de recibo a satisfacción de los la orden de pago
elementos se suscribe en la misma fecha,
sin embargo la factura tiene fecha 20 de
noviembre de 2008.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Presenta riesgo para la
entidad en primer lugar
Fecha de Evaluación: Orden de pago número 1928 del 12 de con la expedición de 30-Dec-09
diciembre de 2008 cancelada a RAUL tantos CDPs para pagar
RODRIGUEZ, por concepto de pago de la obligación, la fecha de
suministro impresos y publicaciones, por la expedición de los Elaboración de
Debilidades en el Registrar el Ingreso y la Cumplir con el
valor de 9.325.120.00, para cancelar esta mismos pues respaldan Comprobantes de
143 1402001 sistema de control salida de los suministros Manual de Almacén CMI 0 1-Jul-09 30-Jun-10 52 1 100% 52 0 0 si
cuenta se expiden 3 el CDPs el No. 042 compromisos a más de ingreso y salida a los
interno. en el almacén del ICA
expedido desde el mes de marzo de 2008; 9 meses, y al no suministros
98 expedido en junio de 2008; 99 y 100 ingresar las compras al
23-06-08, no hay ingreso al almacén de Almacén no se muestra
los suministros. la realidad de los activos
No están incluidos en el Plan de Compras Genera
con que riesgo
cuentapara
la la Priorizar las compras Elaborar un plan de
2008 del ICA, Seccional Boyacá todos los entidad
Seccional.pues se podrían
acorde a las compras acorde a las Plan de
elementos y servicios adquiridos. El Plan Falta de planeación por priorizar compras que no Mejorar la planeación
144 1402001 necesidades y al necesidades y al Compras 1 9-Sep-09 30-Jan-10 20 0% 0 0 0
de Compras es un documento esencial de parte de la Seccional son indispensables para en la Seccional
presupuesto asignado a presupuesto asignado a elaborado
programación, que contribuye al logro de el cumplimiento de los
la Seccional la Seccional
los
Conobjetivos
relación amisionales de ladeEntidad.
la expedición CDPs, se objetivos de la Entidad.
observa que estos efectivamente se
expiden con anterioridad a la firma de los
Genera riesgo para la
contratos, sin embargo se expiden con
entidad pues en un Solicitar cdp de acuerdo solicitar expedición CDP
fechas que no corresponden a la realidad; Debildiades en el minimizar el Informe
momento determinado el con la proyeccion de acuerdo con la
145 1802006 o con fecha muy anterior al compromiso, sistema de control desgaste trimestral CDP 2 1-Jul-09 30-Dec-09 26 2 100% 26 26 26 si
presupuesto no mostraría presupuestal de la proyeccion presupuestal
sin tener en cuenta que éste es un interno. administrativo EXPEDIDOS
su realidad y vigencia de la vigencia
documento que afecta preliminarmente el
confiabilidad.
Presupuesto de la Entidad, mientras se
Al efectuar la revisión de los contratos se
perfecciona
tiene el compromiso
que estos que en
no son llevados se va a Organizar el archivo de
efectuar.
carpetas independientes, no está la la Seccional de acuerdo Certificación de
totalidad de los documentos dentro de los Genera riesgo para la Capacitación de con la aplicación de las la organización
Debilidades en el
mismos, no tienen las tablas de retención entidad ante una funcionarios y organizar Cumplir con la Ley Tablas de Retención del Archivo de
146 1905001 sistema de control 2 1-Jul-09 30-Jun-10 52 0% 0 0 0
documental, no se encuentran eventual pérdida de el archivo de la General de Archivos Documental del Instituto la Seccional
interno.
debidamente foliados, notándose documentos. Seccional adoptadas mediante vigencias 2008
claramente el incumplimiento de la Ley Resol. 1132 del 14 de -2009
594 de 2000, sobre la organización de abri lde 2008
archivos.
puede generar a la Cumplir con Ley de
La mayoría de los contratos se encuentran Debilidades en el Entidad riesgos de Hacer el acta de contratación estatal, Cumplir con las
Acta de
147 1405001 sin liquidar, incumpliendo con lo sistema de control reclamaciones liquidaciòn de los Manuales e cláusulas contractuales y 7 1-Jul-09 30-Dec-09 26 3 43% 11 11 26 x
liquidacion
preceptuado en el Estatuto Contractual. interno. extemporáneas por parte contratos ejecutados instructivos del aumentar el control
No se tienen en cuenta todas las etapas de los proveedores Instituto
del proceso de Selección Abreviada, en lo
que tiene que ver con el tiempo de
publicación, de los actos que se producen
durante el mismo, la Publicación del Debilidades en los Puede conllevar al Tener en cuenta todas cumplir con la Proceso de contratacion Certificación de
Informe de Evaluación de la oferta mecanismos de control incumplimiento de las etapas en los normatividad vigente cumpliendo con las cumplimiento
148 1402015 1 1-Jul-09 30-Dec-09 26 1 100% 26 26 26 si
jurídica, técnica y financiera se publica por interno, seguimiento y normas en el proceso de procesos de para cada modalidad normas de contratacion de la norma en
un solo día cuando en el Numeral 8 del monitoreo. contratación. contratación. de contratacion vigentes los contratos
Artículo 30 de la Ley 80 de 1993 se exige
quepuede
Se sea por cinco (5) que
establecer díaselvulnerando el
ICA Seccional
Principio
Boyacá no deposee
Transparencia, que
el suficiente debe
personal Informe de cargos Definir las
observarse en los de
procesos contractuales. Procesos de Informe de cargos
para el desarrollo las diferentes vacantes en la Planta de necesidades de
reestructuración Incumplimiento de las vacantes en la Planta de
actividades Misionales Agrícolas y Personal de la personal de la
elaborados sin estudios metas establecidas para Personal de la Seccional Informe de
149 1501006 Pecuarias, situación que genera riesgos Seccional Boyacá y Seccional Boyacá 1 14-Sep-09 10/30/2009 7 1 100% 7 7 7
reales de las cada uno de los Boyacá y definición de vacanates
para la ejecución de las acciones que definición de Perfiles proveer cargos
necesidades de la proyectos. Perfiles requeridos en
conlleven a la obtención de resultados requeridos en cada vacantes de la Planta
seccional. cada empleo.
oportunos de acuerdo a las metas empleo. de Personal
establecidas y calidad requerida Se abre la posibilidad de
De los contratos de prestación de traducir el contrato de
Elaborar informes de Elaborar informes de
servicios suscritos se observa que a un servicios profesionales
antigüedad por antigüedad por
contratista se le ha venido renovando el Debildiades en el en un contrato laboral, Minimizar el riesgo
Subgerencias y Subgerencias y
150 1503002 contrato año tras año desde 1999, sistema de control como lo describen los que tiene el Instituto numero 1 15-Sep-09 30-Dec-09 15 1 100% 15 15 15 x
enviarselo para que enviarselo para que
continuidad que pone en riesgo la interno. artículos 22 y 23, por vinculo laboral
tomen deciciones al tomen deciciones al
independencia laboral que debe existir numerales 1 y 2 del
respecto respecto
entre el Instituto y dichas personas. Código Sustantivo del
Trabajo.
Revision de las
condiciones del
Se observa que se encuentran varios funcionamiento de Informe 1 16-Sep-09 30-Dec-09 15 0% 0 0 15 x
Elaborar acta de FENALCE en las
bienes en las instalaciones del ICA que
posibles pérdidas o compromiso entre las Disminuir los riesgos instalaciones del ICA
no pertenecen a la institución como son: Descuido o negligencia
extravíos de los mismos, partes donde se de pérdidas de
un arado; un cincel y (3) tres en el control de
151 1603100 generándose especifique el bien y el elementos que no
sembradoras. Se presenta descuido o elementos que no
responsabilidad para la tiempo de permanencia son propiedad del
negligencia al tener en las instalaciones de pertenecen al ICA.
Entidad. dentro de las ICA
la granja elementos que no pertenecen a
instalaciones del ICA
la Entidad.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
La red de datos del ICA,
Se observa que se encuentran varios
Modalidad de Auditoría: Integral cuenta con Firewall
Elaborar acta de
bienes en las instalaciones del ICA que Checkpoint
Fecha de Suscripción: posibles pérdidas o compromisoNGX1 entre ellas Disminuir los riesgos
no pertenecen a la institución como son: Descuido o negligencia cual realiza
Fecha de Evaluación: extravíos de los mismos, partes dondeelse control y de pérdidas de 30-Dec-09
un arado; un cincel y (3) tres en el control de gestión de puertos
151 1603100 generándose especifique el bien dey el elementos que no
sembradoras. Se presenta descuido o elementos que no comunicaciones sobre
responsabilidad para la tiempo de permanencia son propiedad del De acuerdo con el
negligencia al tener en las instalaciones de pertenecen al ICA. todas
Entidad. dentrolas
de aplicaciones
las ICA informe de la meta,
la granja elementos que no pertenecen a alojadas en sus
instalaciones del ICA solicitar la suscripcion de contrato o
la Entidad. servidores, entre otros 1 17-Sep-09 30-Jun-10 41 0% 0 0 0
el correo electrónico. un convenio o comodato convenio
Adicionalmente, se o el desalojo
cuenta con un filtrado de Concientizar a todos correspondiente.
Los archivos correspondientes al contenido que en los usuarios del ICA,
movimiento de contabilidad del mes, son conjunto con el Firewall de que los datos que
enviados al Nivel Central sin ninguna Carencia de control en permite la se trasmiten através
protección de seguridad, corriéndose el el envío de la Posible pérdida de la administración de de la red son seguros
152 1801100 riesgo de pérdida de la información o que información debida a información y desvío de puertos y el acceso a y no están en riesgo Memorando Circular Número 1 1-Sep-09 30-Dec-09 17 0% 0 0 17
se desvié la misma, para otros propósitos un atraso tecnológico la misma. páginas no autorizadas de ser accedidos por
y
Nosefue
veaincorporado
vulnerada la enentidad ante posibles del sistema.
el aplicativo que puedan generar personal no
intrusos porelencontrarse
NOVASOF en medios
boletín de ingresos y algún riesgo a la autorizado,
magnéticos fáciles de modificar.
egresos No 102 correspondiente a la información del ICA. Así cumpliendo con la ley
Gerencia Seccional, de tal forma que los mismo, los nodos 527/99,
Debilidades en el
balances de prueba, entregados, a la Los estados contables no remotos
Regsitrarviajan
todoscon los reflejar saldos reales Registrar el 100%
sistema de control enlaces nacionales
comisión de auditoría de la CGR, no reflejen los hechos boletinoes de ingresos y en los estados Boletines de tesoreria Comprobantes
153 1801002 interno que no permiten 100% 1-Jul-09 31-Mar-10 39 0% 0 0 0
contiene todos los hechos económicos que económicos reales de la egresos quecon
contratados un ISP
se generen financieros de la que se generen en la de diario
advertir oportunamente que provee al ICA,
se desarrollaron dentro de la vigencia Entidad. en una vigencia Seccional seccional
estas deficiencias. niveles adicionales de
2008. La información contable no es
Los archivos
confiable, a lacontables del aplicativo
fecha (27-02-09) no se ha seguridad. Por lo
NOVASOF a digitados anterior, toda
entregado
El ICA tiene la
una casadurante
comisión deuna el mes,
copia
habitación en
la la
dealos
información que viaje a
Gerencia
balancesa de
entrada Seccional del ICA yenque
cierre. Surbata
la granja Boyacá,
fue se
conservan aenunelex equipo con CPU y su través deallaNivel
Solicitar red privada
Central
arrendada funcionario: PORFIDIO Falta de capacitación y cuenta con estos Disminuir el riesgo de
copia es guardada en
ESTUPIÑAN CASTELLANOS, el último otro equipo, Pérdida o extravío de la Capacitación paraniveles
la Solicitar taller de Taller de
154 1801100 conservación de los de seguridad. de pérdida o extravío de 1 31-Jul-09 30-Jun-10 48 0% 0 0 0
denotándose
pago falta de capacitación
de arrendamiento fue realizado e el 01- información. conservación capacitación capacitación
archivos. información
interés en la conservación de
04-02 por los meses de: junio a diciembre la memoria archivos
institucional,
de 2001 por la quesumapuede verse en riesgoNo
de $119.000.00. El inicio de la actuación
ante la carencia pago de unde control adecuado de Recopilación de la
evidenciándose arrendamiento jurídica corresponde
recursos y actividades. información jurídica
alguno hasta la fecha. Con ocasión de la establecerlo la Oficina
necesaria y preparación
ejecución del proyecto Briceño-Tunja- Asesora Jurídica del
Posible pérdida del del proyecto de solicitud
Sogamoso fueron declarados de utilidad Debilidades en los Nivel Central. Adelantar
control y dominio de un Recuperación del de conciliación y de Conciliación y
155 1604100 pública estos terrenos, de propiedad del mecanismos de control las gestiones tendientes 2 5-Jun-09 15-Dec-10 80 0% 0 0 0
bien de propiedad de la inmueble. demanda para instaurar demanda
ICA mediante escritura pública No 1023 interno. a la iniciación de las
entidad. las acciones judiciales
del
Las(13-09-08) de la notaria
cuentas corrientes con elúnica
Banco de Paipa, acciones judiciales
que pretenden la
cuyo otorgante
Agrario de Tunja, esseel encuentran
ICA a favor del pertinentes.
recuperación del
Instituto Nacional de Concesiones,
conciliadas hasta el mes de septiembre de en la
inmueble.
cláusula
2008. Entercera,
el extracto parágrafo,
figuran sedosseñal que
registros
se realizar las Conciiliaciones
delpaga la sumadonde
día 19-02-8 de $ 2.448.000,00
el Banco estáal Realizar las
señor Estupiñán para Debilidades en los La información contable conciliaciones bancarias Reflejar la realidad bancarias
cobrando comisión deque se traslade.
cheque de gerenciaA conciliaciones bancarias
156 1801004 pesar de haberse oficiado a la Oficina mecanismos de control no refleja la realidad de las cuentas en los informes cuentas 100% 31-Jul-09 31-Mar-10 35 0% 0 0 0
$11.050 y ley 863/03 del 4 por mil de a 31 de Diciembre de
Jurídica
Se del
presentan ICA, no se ha
diferencias adelantado
contables interno. económica de la entidad. existentes en la contables. bancarias de la
$50.148. El ICA solicitar se corrija, aasí:
fin de 2009
acción alguna
Según relación a la fecha,
Total con elpor
cuentas finpagar
de Seccional seccional
conocer cuál es el saldo definitivo. Llas
recuperar
cuentas con el bien
$53.842.641.00; en mención.
Según
el Bancafe saldo
de de balance
Tunja, se
de 2008 en cuentas
encuentran conciliadas por hasta
pagarel mes de
$53.974.445.00;
noviembre de 2008. Diferencia ($ 132.804.00).
De acuerdo con el oficio 059 de 10 de
Debilidades en los Se presenta doble Realizar una correcta Registrar la realidad Conciliación las cuentas
marzo de 2009 la Gerencia Seccional de
157 1801002 mecanismos de control causación de un mismo depuraciòn de la economica en los del pasivo con el informe conciliación 1 30-Jul-09 31-Mar-10 35 0% 0 0 0
Boyacá, indica que: “la diferencia se
interno. pago. informaciòn contable Estados financieros de cuentas por pagar
presento a doble causación de concesión
de viáticos. No existe conciliación entre
presupuesto y contabilidad y los estados
contables a 31 de diciembre de 2008, no Restringir la realización
Se detectolaque
muestran existen
realidad llamadasde
económica a Comcel
los de llamadas de los
por la vigencia 2008 por valor de
mismos. teléfonos de la Entidad Elaboración y envío de
Debilidades en los Controlar el uso y el
$26.773.00 Se infiere por lo anterior, que Falta de racionalidad en a números celulares así Memorando a los Memorando
158 2205100 mecanismos de control gasto de llamadas a 1 31-Jul-09 30-Dec-09 22 1 100%
se vienen realizando llamadas a celulares el gasto. sea a funcionarios del funcionarios de la enviado
interno. celulares
situación esta que se encuentra prohibida, mismo instituto y pese a Seccional
por Decreto de austeridad en el gasto. la urgencia que se
pudiera presentar 22 22 22 si
En la Seccional Boyacá, no se tiene DELEGAR A UN Capacitar a los Funcionarios capacitados NUMERO DE
establecida la incorporación de los La entidad no ha FUNCIONARIO DE LA funcionarios de la FUNCIONARIO
No se lleva un registro de SECCIONAL CON seccional en la
instrumentos de medición del socilizado en debida S
la información ambiental PERFIL AMBIENTAL POLITICA Y
159 2101001 comportamiento ambiental en la forma el Manual de CAPACITADO 10 30-Jun-09 30-Jun-10 52 9 90% 47 0 0
para su respectiva PARA QUE SOCIALICE OBJETIVOS
formulación de proyectos, ni se están Gestión ambiental a S EN TEMAS
valoración. LA POLITICA, contemplados en el
desarrollando indicadores de todos los funcionarios. DE GESTION
comportamiento ambiental OBJETIVOS Y TODO Manual de Gestión AMBIENTAL
EL MANUAL DE AMBIENTAL DEL
GESTION AMBIENTAL Instituto y la
INSTITUCIONAL A LOS implementación del
FUNCIONARIOS DE LA mismo enla
SECCIONAL seccional.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Se realizó una jornada de actualización y
socialización de los proyectos agrícolas y REALIZAR REUNION INTERIORIZAR EN
pecuarios desarrollados por la Seccional No se ha interiorizado DE DIVULGACION DELLOS
REUNIONES Y
Boyacá, en la cual se dio a conocer el en debida forma el Se subestima la MANUAL DE GESTION FUNCIONARIOS DE
AMBIENTAL LA SECCIONAL EL TALLERES PARA LA NUMERO DE
160 2105001 manual de Gestión Ambiental, en el mes Manual de Gestión importancia de la gestión 2 30-Jun-09 30-Jun-10 52 1 50% 26 0 0
ACTUALIZADO MANUAL DE DIVULGACIÓN DEL REUNIONES
de junio de 2008, a los funcionarios, se ambiental por parte de ambiental.
GESTION MGA.
colige que al tema de gestión ambiental los funcionarios.
no se le ha dado la importancia que este AMBIENTAL
La Seccional no tiene registros de los
requiere. ACTUALIZADO
informes periódicos, estudio, plan de ELABORAR EL PLAN DISMINUIR
PARA SU
acción para el manejo de riesgos, que No se puede hacer DE MANEJO RIESGOS DE
CUMPLIMIENTO.
permita determinar la probabilidad de Carencia de evaluación y seguimiento AMBIENTAL DE LA CONTAMINACION ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO
161 1902001 ocurrencia e identificación, para atenuar el información y estudios a los riesgos inherentes SECCIONAL ATRAVES AMBIENTAL QUE PLAN DE MANEJO PMA 1 30-Jun-09 30-Jun-10 52 0% 0 0 0
impacto de los riesgos inherentes y de de impacto ambiental. relacionados con el DEL CONVENIO 058 GENEREN LAS AMBIENTAL ELABORADO
control; de igual manera no se cuenta con impacto ambiental. DE 2009 SUSCRITO INSTALACIONES
mecanismos ENTRE EL ICA Y
La entidad noapropiados paraladisminuir
ha realizado el
evaluación CORPOBOYACÁ
impacto dede
ambiental ocurrencia.
las instalaciones, de manera
Se estaría frente a un ELABORAR EL PLAN DISMINUIR
que le permita recopilar la documentación DE MANEJO RIESGOS DE
riesgo latente de
y evaluar objetivamente cualquier AMBIENTAL DE LA CONTAMINACION
contamianción en ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO
alteración en el medio ambiente y que Carencia de estudios SECCIONAL ATRAVES AMBIENTAL QUE
162 2105001 desarrollo de cada una PLAN DE MANEJO PMA 1 30-Jun-09 30-Jun-10 52 0% 0 0 0
pueda ser atribuido a actividades ambientales. DEL CONVENIO 058 GENEREN LAS
de las actividades AMBIENTAL ELABORADO
desarrolladas en las instalaciones de la DE 2009 SUSCRITO INSTALACIONES
desarrolladas por la
seccional del ICA, determinando sus ENTRE EL ICA Y
entidad.
causas
En y consecuencias,
los cronogramas pasadas,
de acción, no se han CORPOBOYACÁ
actualesobjetivos
incluido y esperadas.
ambientales, estrategias, ELABORAR EL PLAN DISMINUIR
indicadores, metas y actividades de DE MANEJO RIESGOS DE
prevención, control o mitigación de Posible incumplimiento AMBIENTAL DE LA CONTAMINACION ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO
Carencia de estudios SECCIONAL ATRAVES AMBIENTAL QUE
163 2105001 impactos ambientales que puedan causar dfe la normatividad sobre PLAN DE MANEJO PMA 1 30-Jun-09 30-Jun-10 52 0% 0 0 0
ambientales. DEL CONVENIO 058 GENEREN LAS
los aspectos ambientales priorizados e el tema ambiental. AMBIENTAL ELABORADO
identificados, situación con la cual se DE 2009 SUSCRITO INSTALACIONES
estaría incumpliendo la normatividad sobre ENTRE EL ICA Y
el tema CORPOBOYACÁ
GERENCIA SECCIONAL VALLE DEL

VALLE
CAUCA
(H-1) Control Interno. en la evaluación y

19 01 001 calificación del SCI se identificaron situación generada por Ocasionando el no 16-Jul-09 16-Sep-09
deficiencias en los diferentes criterios de falta de medidas de cumplimento de las Implementando
autocontrol y porque la metas y objetivos Realizar visitas a la
cada uno de los componentes que indican mecanismos solicitud de
164 la existencia de un riesgo Alto en entidad no ha asignados en forma Implementar medidas efectivos y oportunos
Gerencia de la Seccional
visitas de 1 9 1 100% 9 9 9
implementado eficiente. de control para verificar
Monitoreo e Información y Comunicación; que conduzcan a la control interno
mecanismos efectivos cumplimiento de metas
Medio, en Ambiente de Control, Valoración mejora del SCI.
del Riesgo y Actividades de Control, para la oportuna y Modificar el Cuadro de
permanente evaluación Mando de Indicadores,
y la mejora del SCI con el propósito de Diseñar indicadores
analizar,verificar y como mecanismos
(H-2) Indicadores de Gestión. Pese a Esto trae como determinar unas metas de medición y
que en el ICA y en la Gerencia del Valle consecuencia la que vayan acordes al evaluación de la Cuadro de Mando Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 0%
del Cauca durante la vigencia de 2008 se imposibilidad de proyectos estratégico y gestión, fortaleciendo Actualizado
Esta situación se debe la toma de
diseñaron e implementaron indicadores de comprobar el procesos de la Entidad.
a que los indicadores decisiones que
gestión como parte del sistema de calidad cumplimiento de los 30 0 0 0
implementados por la permita la
165 12 02 100 y para realizar el seguimiento a la principios de: Economía,
entidad sólo miden los formulación de
ejecución del Plan de Acción, dentro de los Equidad e Impacto Implementar y/o mejorar
principios de Eficiencia, acciones oportunas
indicadores implementados no existe Ambiental que le son los procedimientos de Determinar el
Eficacia y Efectividad a través de los
ninguno para medir los principios de: aplicables a las entidades evaluación que procedimiento de Procedimiento
Economía, Equidad e Impacto Ambiental públicas en el logro de planes de Documento 1 10/10/2009 3/31/2010 0% 0 0 0
garanticen el evaluación
mejoramiento. de la Establecido
(Costos Ambientales); sus objetivos y metas cumplimiento de los gestión institucional.
Revisar
objetivos.con la entidad
delegada Fedegan lo 25
concerniente a censos
(H-3) Porcentaje de vacunación Se Lo anterior, debido a la Lo que ocasiona que de predios y animales, Realizar ajustes de
presenta una amplia diferencia entre falta de planificación y permanezca una de los dos ciclos de Que los animales y censosde predios y
predios censados, predios vacunados y controles por parte de población bovina vacunacion de aftosa.ya predios del Valle del animales despues de actas de
166 12 01 003 bovinos vacunados de un semestre a otro la entidad. expuesta a la presencia que la poblacion de cauca esten terminados los ciclos de reunión de 2 7/27/2009 12/30/2009 22 2 100% 22 22 22
de la enfermedad animales es dinamica censados para vacunacion,meses Julio Censos
debido a la realizar las 2009 y Diciembre 2009-
comercializacion . vacunaciones Enero2010
Visita y reunión de
(H-4) Estadísticas de Vacunación. La Debido a que no se originando baja revisión, verificación
información reportada por el Instituto está reportando y confiabilidad en la control de los registros revisión, control y
presenta diferencias y debilidad en los consolidando la información reportada, y de vacuación, durante analisis de los
registros información en forma se viola el principio actas de
167 12 01 003 cada uno de los ciclos a registros de la Reuniones tecnicas ICA 2 7/27/2009 12/30/2009 2 100% 22 22 22
adecuada y a la falta de institucional de rigor reunión
la entidad encargada de información y FEDEGAN para
control por parte de la técnico – científico. la ejecución de la relacionados con los revision de informacion
entidad vacunación. ciclos de vacunación. de la vacunacion 22
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
(H-5) Monitoreo El proyecto estratégico del Debido a la falta de Situación que pone en Ampliar cobertura a Atender zonas Elaboración de boletines
ICA (2007 -2012) establece el Plan capacidad operativa de riesgo la efectividad del medida que se estratégicas de epidemiológicos de la
Nacional de detención, control y la institución en dicha proyecto, y no establezcan nuevos proyectos de situación fitosanitaria de
168 1102 erradicación de las moscas de las frutas, área; garantizaría poder tener núcleos productivos produción de fruta las nuevas zonas Boletines 2 10/31/2009 6/30/2010 35 0% 0 0 0
se pudo evidenciar que una gran alarmas en tiempo real si hacia mercados
extensión del departamento, la plaga empieza a tener especializados
especialmente en el centro y sur y además importancia económica
de las áreas de cultivos de frutales de en cualquier sector del
(H-6) Control
clima frio de Rutas
se están Obligatorias.
quedando sin ningún departamento. Dar cumplimiento a
Uno de monitoreo.
tipo de los Valores del ICA es el Rigor Debido a la falta de Instalacion de las
Lo anterior expone al las Directrices del
Técnico - Científico de las actividades que controles en el trampas para el actas
país al riesgo de ingreso PNMF en Referencia Determinar
se desarrollan en la Institución, en el cumplimiento del Monitoreo de Moscas colocacion
169 12 01 003 de especies de moscas al Mantenimiento de Mensualmente el indice 6 7/1/2009 12/30/2009 26 6 100% 26 26 26
análisis se evidenció que el control que se protocolo establecido Cuarentenarias en el trampas
que no existen en la Condicion de Pais MTD
debe realizar dentro de la ruta obligatoria para el monitoreo de Aeropuerto ALBORNAR monitoreo
Colombia Libre de la Especie
en aeropuertos y terminales marítimos, mosca de la fruta. de la ciudad de Palmira
Batrocera sp
mediante la instalación de trampas
(H-7) Cumplimiento
adecuadas de Metas:El
y su continua Instituto
valoración no se Esto debido al reciente Lo que afecta el logro de Durante la vigencia Dar cumplimiento a Atender la solicitudes
diseñó un Plan Estratégico y un
está realizando. traslado de éstas cumplimiento de metas 2009, se ha realizado la las actividades presentadas por los
Cronograma de Actividades por procesos funciones al ICA y por establecidas y los programaciòn de programadas en el usuarios y efectuar numero de
170 11 03 de acuerdo a lo establecido en la Ley 13 la falta de resultados en la actividades en la Oficina Cronograma tramites pertinentes ante solicitud de 6 1/1/2009 12/30/2009 6 100% 52 52 52
de 1990 y el Plan Nacional de Desarrollo, comunicación entre el administración y control de Pesca y Acuicultura las oficinas regionales o registros
para el cumplimiento de su gestión nivel central y la de los recursos de Buenaventura, a nacionales. Igualmente
misional, en el Área de Administración y Gerencia del Valle del pesqueros y Acuícolas. travès del cronograma participar en todas las 52
Control de los Recursos Pesqueros y Cauca con la oficina de actividades activicades
(H-8) Producción
Acuícolas de Alevinos.El
se cumplió en hasta un Ministerio
60% de Debido a la falta
que funciona de
en el Lo anterior ocasiona la interinstitucionales
de Agricultura
la totalidad dey las
Desarrollo Rural, a través
actividades supervisión
municipio dey falta del insumo para el A largo plazo programadas que
de una serie de convenios
programadas en el cronograma, suscritos con capacidad
Buenaventura,operativa fortalecimiento de El proyecto se conseguir el paquete contribuyan al desarrollo
171 12 02 varias entidades (CIAT-ACODIARPE, por parte de la entidad, programas productivos encuentra en la etapa tecnologico de del alcanzar el objetivo
sector Pesquero y informes de
36 7/16/2009 12/30/2009 24 0% 0 0 24
IICA-CODIARPE), desde el año 2003, en pesca artesanal. propuesto avance
de investigación básica multiplicación de esta Acuicola de la REgión.
conjuntamente con el INCODER y el ICA, especie.
ha venido financiando la construcción de
(H
una– Estación
9) Actividades
MarinaProgramadas.
en la Bahía de
El Instituto
Málaga, diseñó
para un Plan Estratégico
que funcione como el y un
Cronograma
principal centro dedeActividades
producciónpor deprocesos
semilla En consecuencia el cumplir con el
de acuerdo a lo establecido en la Ley 13
de peces marinos (Pargo Lunarejo), se Debido a falta de desarrollo de la objetivo para el que Hacer programaciones
de 1990 y el
estableció Plan
que Nacional
la Planta no de Desarrollo,
está cumplir con las metas concertacion de
172 11 03 controles por parte de acuicultura de la región la Acuicultura de la acorde con la situación 1 1/1/2009 12/30/2009 52 0% 0 0 52
en el Programa
produciendo de Regulación
Alevinos (semilla) de losel
para propuestas metas
la entidad; se ve afectado. región no se vea actual
Recursos Pesqueros
repoblamiento de estay especie
Acuícolas en para el afectada
fortalecimiento de estas áreas ,
beneficio de la comunidad de pescadoresse observó
que no se cumplió
artesanales el 70%
de la costa de las
pacífica.
actividades establecidas en este programa. Cumplir los requisitos
REALIZAR
legales del decreto 1594
(H–10) Plan de Gestión Ambiental.La CARACTERIZACION
de 1984, minimizar la
Resolución No. 01376 del 02 de julio de FISICOQUIMICA Y INFORME DE
carga contaminante a los
2004, por la cual se adopta el Manual de BACTERIOLOGICA DE LABORATORI 1 6/30/2009 12/30/2009 1 100%
recursos naturales del
Gestión Ambiental, establece que el Debido a que no hay un LOS VERTIMIENTOS CONTRIBUIR A LA area de influencia de los O
cumplimiento de este manual es documento guía que DE LAS CONSERVACION laboratorios
Por lo anterior se corre el de
obligatorio; se evidenció que no se contenga los INSTALACIONES AMBIENTAL Y 26 26 26 26
173 2105001 riesgo de afectar el Aguachica y valledupar.
realizaron las evaluaciones técnicas de procedimientos para el SOCIALIZAR EL MINIMIZAR
entorno ambiental.
los componentes: Vertimientos Líquidos, adecuado manejo MANUAL DE GESTION RIESGOS DE MANUAL DE GESTION
Ruido Ambiental y Residuos Sólidos, ambiental; AMBIENTAL CONTAMINACION AMBIENTAL Y PGIRS REUNION DE
tampoco se encontró un plan articulado de ACTUALIZADO Y EL SOCIALIZADO EN UN SOCIALIZACIO 1 6/30/2009 12/30/2009 26 1 100% 26 26 26
manejo de residuos sólidos tanto PLAN DE GESTION 100% EN LA N
(H-11) Funciones de Supervisión e
peligrosos como comunes. INTEGRAL DE SECCIONAL
Interventoría.
Los artículos 4 y 50 a 53 de la ley 80/93 y RESIDUOS DEL ICA
sus normas reglamentarias determinan la IMPLEMENTACION DE Informes del
forma y oportunidad y responsabilidades Debido a la falta de Lo cual genera riesgos UN FORMATO QUE supervisor
que le competen a los Supervisores e controles eficaces por en el cumplimiento PERMITA REALIZAR Dar cumplimiento a sobre la
Interventores de los contratos parte de la entidad y oportuno y eficiente del SEGUIMIENTO lo establecido en las Dar cumplimiento a las ejecución del
174 14 04 004 administrativos; se establecieron hechos debilidades en el objeto contractual. ACERTADO AL Resolucion No. actividades de contrato a 1 2/1/2009 12/30/2009 47 0.7 70% 33 33 47
que evidencian deficiencias en la función cumplimiento de la Ley CUMPLIMIENTO DEL 002036 por parte de seguimiento, control y través del
de supervisión e Interventoría. 80 de 1993 (Estatuto OBJETO los supervisores de verificación a la formato
General de CONTRACTUAL contratos. ejecución contractual implementado.
Contratación ENVIO DE
(H-12) Recaudo de la Cartera. A pesar de Estas situaciones
Administrativa) se en consecuencia, la MENSUALMENTE OBTENER UNA OFICIOS A
las instrucciones y mecanismos deben a la falta de entidad dejó de percibir REALIZAR COBRO DE CARTERA CON LOS
establecidos para su recaudo, esta resultó efectiva y oportuna ingresos por este CARTERA DE
afectada por lo siguiente: inoportuna gestión de cobro por concepto ACUERDO A LOS SANEAR CARTERA VENCIMIENTO NO DEUDORES Y
175 18 02 002 12 1/1/2009 12/30/2009 52 0% 0 0 52
gestión de cobro, falta imposición de parte del Grupo de SERVICIOS DE LA SECCIONAL MAYOR A 90 DIAS Y REVISION
ENVIAR A OFICINAS DEL LISTADO
sanciones a usuarios e intereses Cartera de la PRESTADOS. NACIONALES LAS DE PARA COBRO
moratorios sin liquidar Seccional COBRO COACTIVO COACTIVO.
FORMATO No 2
(H- 13)Partidas conciliatorias. En la
evaluación
Entidad: Instituto Colombiano de las conciliaciones
Agropecuario Ica bancarias,
se estableció que a 31 de diciembre de Esta situación se debe
Representante Legal: LUIS2008
FERNANDO CAICEDO
existen las LINCE
siguientes partidas a que las acciones
NIT: 89999906-7 pendientes de registrar con una emprendidas por el ICA
antigüedad
Perídodos fiscales que cubre: 2008 superior a tres(3) meses: - Valle del Cauca para
Notas debito no registradas en libros por la depuración de las
$631 millones, Notas Crédito no partidas conciliatorias, En consecuencia, dichas
Fecha de Suscripción: registradas en libros por $117 millones y no han sido suficientes situaciones afectan la
Fecha de Evaluación: Notas no reflejadas en extractos por valor para su aclaración y la confiabilidad de la 30-Dec-09
de $1.5 millones. Diferencia en Bancos. El obtención de los información financiera y
Saldo de Bancos a 31 de diciembre de respectivos soportes puede incidir en los Registrar las partidas Presentar una Registrar las partidas
2008, se encuentra afectado por una con las distintas saldos de las cuentas de conciliatorias reflejadas información conciliatorias reflejadas
diferencia de $62 millones entre el saldo entidades financieras, y efectivo y resultados conciliaciones
en las conciliaciones coherente y en las conciliaciones
176 18 01 004 según balance y el saldo en libros, la forma deficiente (ingresos y gastos) y bancarias 10 3-Jun-09 30-Jun-10 56 0% 0 0 0
bancarias de todas las razonable dentro de bancarias de todas las
reflejado en la cuenta corriente como se ejerce el finalmente podría llegar a depuradas
cuentas corrientes y de nuestros estados cuentas corrientes y de
No.120990056 BANCAFE - Recursos control sobre el manejo afectar el patrimonio de ahorro de la Seccional contables ahorro de la Seccional
Propios – Cali. Situaciones originadas
de los recursos. la entidad.
(H-14) Cartera de la Seccional. el saldo de porque la entidad no ha Lo que en forma general ENVIO DE
los Deudores a diciembre 31 de 2008 se contabilizado todos los trae en como OBTENER UNA OFICIOS A
MENSUALMENTE
encuentra afectado por una diferencia de bienes muebles e consecuencia una REALIZAR COBRO DE CARTERA CON LOS
$67 millones resultante de comparar el inmuebles
Situación queen sus
se sobrestimación de los CARTERA DE SANEAR CARTERA VENCIMIENTO NO DEUDORES Y
177 18 01 002 (H-15) Registropor
saldo contable Propiedad, Plantacon
$523 millones y elEsta situación
auxiliares
origina se
y a la
porque nofalta
se Deudores y de la cuenta MAYOR A 90 DIAS Y REVISION 12 1/1/2009 12/30/2009 0%
origina porque ACUERDO A LOS DE LA SECCIONAL
Equipo.
monto delAl estado
final dedela la
vigencia
Cartera2008
que se de
a esa inventarios
realizan ylos
conciliaciones de Patrimonio SERVICIOS ENVIAR A OFICINAS DEL LISTADO
establecieron hechos que
misma fecha manejaba el afectan
Grupo de la hechos financieros,
conciliaciones
periódicas entre estas Institucional en igual NACIONALES LAS DE PARA COBRO
económicos, sociales y PRESTADOS.
confiabilidad
Cartera de la de su saldo,
seccional porcomo:
$456 Diferencia
periódicas
millones. entre
dos dependencias. el cuantía COBRO COACTIVO COACTIVO. 52 0 0 52
de saldos entre libros auxiliares y saldos ambientales
grupo encargadono sedel Estos hechos afectan la
del balance, falta de registro de bienes contabilizan de manera
manejo de bienes y confiabilidad de su saldo
muebles e inmuebles, los libros auxiliares cronológica
contabilidad yy a la e inciden en los saldos Inventario de
contables no cumplen con la norma técnica conceptual
ausencia deobservando
un módulo de las cuentas del activo Determinar Registro Inventario Actualizado de
Realizaciòn de elementos a
178 18 04 001 sobre el registro de transacciones, la etapa del proceso
o aplicativo y resultados (ingresos y real de Propiedad, propiedad, Planta y 2 7/16/2009 12/30/2009 24 2 100% 24 24 24
Inventarios Fisicos cargo de cada
inconsistencias en reintegro de Bienes al contable relativa
independiente queal gastos) y finalmente planta y Equipos Equipos
funcionario.
Almacén y en la determinación de la reconocimiento;
puedan sustituir a sobre
los podría llegar a afectar el
depreciación y falta de inventario físico. el asunto en cuestión,
auxiliares contables. patrimonio de la entidad.
en caso de no
reconocer el ingreso, Esta subestimación Se solicitarà a la
(H-17). Registros intereses de Mora. deberá revelarse dicha afecta la confiabilidad de Determinar el valor
Subgerencia
Durante el proceso auditor se evidenció situación en cuentas de la información financiera real adeudado, de
Administrativa y
179 18 01 002 que los intereses de mora correspondiente orden contingentes y en e incidieron en la acuerdo a la Valor real adeudado memorando 2 7/16/2009 9/30/2009 11 0% 0 0 11
Financiera realizar la
a deudores no se reconocieron en cuentas las notas a los estados, determinación del saldo morosidad de la
liquidacion de los
de orden atendiendo al principio de informes y reportes de este grupo de cartera
intereses de mora
prudencia. contables. cuentas.
TOLIMA GERENCIA SECCIONAL TOLIMA
En el ICA Seccional Tolima, no se produce

informes que evalúen la efectividad en la
Lo que genera que no se Contar con una
administración del riesgo inherente y de Evaluar semestralemnte Reuniones para
Falta de esfuerzo e cuente con herramientas herramienta No. De Actas
180 1902001 control, debido a falta de esfuerzo e el mapa de rIesgos de la evaluacion del mapa de 2 6/1/2009 5/31/2010 52 0% 0 0 0
interés conceptuales para la gerencial para la realizadas
interés, lo que genera que no se cuente entidad. riesgos
toma de decisiones. toma de decisiones.
con herramientas conceptuales para la
En
tomael de
ICA Seccional Tolima, no existe un
decisiones.
plan de contingencia que permita dar
repuesta oportuna a la ocurrencia de
falta de gestión para Conocer y prevenir
situaciones riesgosas, debido a falta de Elaborar el plan de
implementación y a oportunamente
gestión para implementación y a Incumplimiento del contigencia que permita Elaborar Plan de
debilidades de control situaciones riegosas
181 1902001 debilidades de control que no permiten Artículo 4° de la Ley 87 atender situaciones contigencia para la No de planes 1 6/1/2009 8/1/2009 9 0% 0 0 9
que no permiten para tomar los
advertir oportunamente el problema, lo que de 1993. riesgosas en la Seccional
advertir oportunamente correctivos
ocasiona
En el ICA incumplimiento
Seccional del artículono4° de
Tolima, se Seccional Tolima.
el problema pertinentes
la Ley 87 el
evidencia deseguimiento
1993 y puede generar que
y evaluación del
los
riesgoobjetivos,
por parte deprogramas, metas
la oficina de controly
estrategias
interno, no se logren.
igualmente no existe seguimiento y Rediseñar el Mapa de Establecer y MAPA DE RIESGOS
evaluación de la administración de los Riesgos, involucrando coordinar las CONSOLIDADO DEL
deficiencia en la todas las seccionales Políticas de INSTITUTO
riesgo en la Seccional, debido a deficiencia impide que los riesgos
comunicación y del ICA, identificando Administración del COLOMBIANO Documento
182 1902001 en la comunicación y directrices por parte latentes dentro de los 1 10/1/2009 3/30/2010 26 0% 0 0 0
directrices por parte del los riesgos, Riesgo para el AGROPECUARIO ICA elborado
del nivel central, lo que impide que los procesos se minimicen.
nivel central analizándolos y Instituto Colombiano
riesgos latentes dentro de los procesos se
minimicen. valorándolos para Agropecuario ICA.
Modificar
determinarel elCuadro
Plan de de Con el fin de
Mando de Indicadores, Diseñar
Acción del ICA con el fin administrarindicadores
los
con el propósito de como
de evitar, reducir, posibles mecanismos
eventos que
analizar,verificar
dispersar o transferir el y de
puedenmedición
inhibir en el y Documento
determinar metas
riesgo, a los
tomando evaluación de la
logro de los objetivos Cuadro de Mando
En el ICA Seccional Tolima, no existen elaborado y 1 9/1/2009 3/30/2010 30 0% 0 0 0
proyectos
medidas de manejo. y
estratégico gestión, fortaleciendo
de la entidad. Actualizado
herramientas que permitan el seguimiento enviado
procesos de la Entidad. la toma de
y evaluación de los mecanismos de control origina que no se cuente decisiones que
implementados, debido a debilidades de con parámetros para permita la
183 1903001 debilidades de control
control que no permiten advertir medir y mejorar los formulación de
oportunamente el problema, lo que origina procesos Implementar y/o mejorar acciones oportunas
que no se cuente con parámetros para los procedimientos de Determinar
a través de los el
medir y mejorar los procesos evaluación que procedimiento de Procedimiento
planes de Documento 1 10/10/2009 3/31/2010 25 0% 0 0 0
garanticen el evaluación de la Establecido
mejoramiento.
cumplimiento de los gestión institucional.
objetivos.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
En el ICA-Seccional Tolima, las funciones

de recibo y entrega de Inventario, no son Impartir instrucciones
independientes de las actividades de falta de planeación del sobre el manejo de
puede generar riesgos en Evitar riesgo en el Memorando con
184 1903001 registro y custodia, debido a falta de nivel central y custodia y registro de Documento 1 7/1/2009 12/30/2009 26 1 100% 26 26 26
el manejo de los bienes manejo de los bienes instrucciones
planeación del nivel central y seguimiento seguimiento y control los inventarios en forma
y control, lo que puede generar riesgos en independiente
el manejo de los bienes Modificar el Cuadro de
Mando de Indicadores, Diseñar indicadores
con el propósito de como mecanismos
analizar,verificar y de medición y
determinar metas a los evaluación de la Cuadro de Mando Documento 1 9/1/2009 3/30/2010 30 0% 0 0 0
proyectos estratégico y gestión, fortaleciendo Actualizado
El ICA Seccional Tolima no cuenta con procesos de la Entidad. la toma de
indicadores que permitan medir la decisiones que
falta de directrices del
efectividad de los controles aplicados, desconocimiento de permita la
185 1903001 nivel central para su
debido a falta de directrices del nivel acciones a mejorar. formulación de
diseño Implementar y/o mejorar
central para su diseño, lo que genera acciones oportunas
desconocimiento de acciones a mejorar. los procedimientos de Determinar
a través de los el
evaluación que procedimiento
planes de
de Procedimiento
Documento 1 10/10/2009 3/31/2010 25 0% 0 0 0
garanticen el evaluación
mejoramiento.de la Establecido
cumplimiento de los gestión institucional.
objetivos.
El ICA Seccional Tolima, no ha
implementado mecanismos que faciliten la
participación de la ciudadanía en el Socializar los Divulgar los
seguimiento y control de sus funciones, falta de directrices del Que la comunidad no mecanismos de mecanismos de
186 1903001 debido a falta de directrices del nivel nivel central para su conozca la actividad divulgación ciudadana, participación Memorando Documento 1 9/1/2009 12/30/2009 17 1 100% 17 17 17
central para su aplicación, lo que genera aplicación misional del Instituto a través de un ciudadana que tiene
que no se conozca la apreciación que tiene memorando circular el Instituto
El ICA – Seccional
la comunidad Tolima, no de
sobre el cumplimiento tiene
su
indicadores de eficiencia, economía,
actividad misional.
equidad y valoración de costos Modificar el Cuadro de
ambientales, en la ejecución de las Diseñar indicadores CUADRO DE MANDO
Mando de Indicadores, como mecanismos DE INDICADORES
actividades de los proyectos que se que no se cuente con con el propósito de
ejecutan a nivel seccional, debido a falta falta de esfuerzo e de medición y CONSOLIDADO Y
una herramienta analizar,verificar y evaluación de la ACTUALIZADO
187 19004001 de esfuerzo e interés de la administración, interés de la Documento 1 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
gerencial para la toma de determinar unas metas gestión, fortaleciendo
lo que origina que no se cuente con una administración
decisiones. que vayan acordes al la toma de
herramienta gerencial para la toma de proyectos estratégico y
El Comité Paritario de Salud Ocupacional
decisiones. decisiones que
del ICA-Seccional Tolima en la vigencia procesos de la Entidad. permita la
que no se gestionen
2008, solamente se reunió seis veces de formulación de
medidas para el
las 12 que por obligación tenia que hacer; acciones
Dar oportunas
cumplimiento a
desarrollo de actividades a Resolucion
través de
debido a falta de convocatoria del Gerente falta de convocatoria Reunir en forma la 2013los Actas
que procuren y planes de Reuniones realizadas
188 1904001 Seccional quien lo preside; lo que origina del Gerente Seccional mensual el Comité de Junio de 1986 del reuniones 12 6/1/2009 12/30/2009 30 12 100% 30 30 30
mantengan entornos mejoramiento. COPASO
que no se gestionen medidas para el quien lo preside paritario de Salud . Ministerio del Trabajo COPASO
laborales seguros para el
desarrollo de actividades que procuren y Tabular mensualmente y Seguridad Social
bienestar físico, mental y
mantengan entornos laborales seguros la informacion reportada
social de los empleados. Mantener actualizado
para el bienestar físico, mental y social de por parte de la
los empleados. el estatus
Federacion Nacional de
fitosanitario de las
Cafeteros relacionada
tres plagas de
con la a incidencia y Elaboracion Informes Informes
El ICA Seccional Tolima en la vigencia importancia 12 6/1/2009 12/30/2009 30 12 100% 30 30 30
severidad de la s 3 tabulados tabulados
2008, no fortaleció el proyecto de economica pára el
plagas de importancia
protección sanitaria del café, no se cultivo del café en el
Debido a falta de Perdidas economicas e economica para el departamento del
tomaron las medidas fitosanitarias
189 1103002 esfuerzo e interés de la incumplimiento de la cultivo del café: roya, Tolima.
pertinentes para hacer frente a los altos broca y mancha de
administración mision
índices de infección de roya de acuerdo a hierro Socializar la
la información recolectada y tabulada en información dela Reuniones realizadas
los 104 predios sensores del Tolima. Reunion con el comité Actas de
Situción Fitosanitaria Cmité Departamento de 2 6/1/2009 12/30/2009 2 100% 30 30 30
de cafeteros del Tolima. reunión
del Café en
Cumplir el Dpto
a cabalidad Cafeteros.
Reunir en forma del
las Tolima
fucniones del
Incumplimiento de las funciones del trimestral el comité comité tecnico como 30
Comité Técnico que son: Velar por la tecnico de seguimiento son: Velar por la
ejecución del plan de actividades, estudiar de los convenios de ejecución del plan de
problemas sanitarios, invitar a otras Esfuerzo e interés por No se cuente con cooperacion tecnica en actividades, estudiar
Reuniones Comité
entidades locales a participar, refrendar parte del Comité herramientas para toma ejecucion con los problemas sanitarios, Actas de
Tecnico Convenios de 36 6/1/2009 5/31/2010 52 18 50% 26 0 0
informes técnicos y financieros mensuales, Tecnico de decisiones. municipios de invitar a otras reunión
Cooperacion
aprobar presupuesto, reunirse Seguimiento Ambalema, Armero, entidades locales a
trimestralmente, rendir informes técnicos Alvarado, Fresno, participar, refrendar
financieros trimestralmente, ejercer control cajamarca, Carmen de informes técnicos y
y seguimiento Apicala, Purificacion, financieros
Libano y Murillo mensuales, aprobar
presupuesto
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Evaluar y Llevar
registros de las
Fecha de Evaluación: obligaciones del 30-Dec-09
Municipio que se tienen
Cumplir con las
en cada uno de los
obligaciones
Esfuerzo e interés por No se cuente con convenios de
establecidas en los
· No se evidenció las obligaciones del parte del Comité herramientas para toma cooperacion tecnica Actas de visitas Sede
convenios de Actas de visitas 36 6/1/2009 5/31/2010 52 18 50% 26 0 0
Municipio Tecnico de decisiones. suscritos con los Convenio
cooperarcion tecnica
Seguimiento Municipios de :
Exigir mediante suscritos con los
Ambalema, Armero,
comunicación escrita el municipios
Alvarado, Fresno,
· En cuanto al manejo financiero y cumplimiento de la de
cajamarca, Carmen
contable: No se ejecutó de acuerdo al Clausula 6 del convenio
Apicala, Purificacion,
plan anual aprobado por el Comité Esfuerzo e interés por No se cuente con de cooperacion
Libano y Murillo tecnica Darle cumplimiento a
Técnico. Los parte del Comité herramientas para toma suscritos con los lo establecido en la Elaboracion Oficios para
Oficios enviados 9 6/1/2009 12/30/2009 30 9 100% 30 30 30
recursos correspondioentes al Ica no Tecnico de decisiones. Muncipios Ambalema, Clausula 6 de los cada Convenio
fueron consignados el primer día habil del Seguimiento Armero, Alvarado, convenios
mes siguiente Fresno, cajamarca,
Carmen de Apicala,
· Aparecen porcentajes diferentes en Esfuerzo e interés por No se cuente con Purificacion, Libano y
su distribución (60% Municipio, 40% ICA y parte del Comité Tecnico herramientas para toma de Murillo Realizar un estudio para
50% Municipio, 50% ICA) Seguimiento decisiones. Establecer criterios para la
Establecer criterios para la
asignación de los Dar transparencia en la
asignación de los
190 1404004 porcentajes de distribución realización de los Estudio 6/1/2009 6/30/2010 56 0% 0 0 0
porcentajes de distribución
de los ingresos en los Convenios
de los ingresos en los
diferentes Convenios
diferentes Convenios
1
Exigir mediante
comunicación escrita el
Esfuerzo e interés por No se cuente con cumplimiento de la Darle cumplimiento a
· En las adquiciones de bienes no se
parte del Comité herramientas para toma Clausula 7 del convenio lo establecido en la Elaboración Oficios
evidencia en la factura, que el comprador Oficios enviados 9 6/1/2009 12/30/2009 30 9 100% 30 30 30 x
Tecnico de decisiones. de Clausula 7 de los convenios vigentes
es el ICA
Seguimiento cooperaciontecnicasusc convenios
ritos con los Muncipios
Ambalema, Armero,
Esfuerzo e interés por No se cuente con Alvarado, Fresno,
Responsabilizar el
· La función del supervisor se parte del Comité herramientas para toma cajamarca, Carmen
Delegar mediante de
Acto seguimiento y la
encuentra en responsabilidad del Tecnico de decisiones. Apicala, Purificacion,
Administrativo la supervision de los Elaboración Resolucion Resolucion
Coordinador Seccional, evidenciándose Seguimiento Libano y Murillo
supervision y el 1 6/1/2009 6/30/2009 4 1 100% 4 4 4 x
convenios a supervision convenios comunicada
otros funcionarios cumpliendo estas seguimiento a los funcionarios del area
acciones. convenios de misional y de apoyo
cooperacion tecnica
Archivar de acuerdo con
la tabla de retencion
Cumplir con las
documental
· Las carpetas de los convenios Esfuerzo e interés por No se cuente con obligaciones
establecidad por el Carpetas organizadas, Carpetas
presentan las siguientes inconsistencias: parte del Comité herramientas para toma establecidas en la
Instituto todos los foliadas, marcadas por convenios 9 6/1/2009 12/30/2009 30 5.4 60% 18 18 30 x
documentos de varias vigencias (2004, Tecnico de decisiones. Ley general de
documentos del año organizadas
2005,
En 2006,
el ICA 2007, 2008)
Seccional Tolima Vigencia 2008, Seguimiento archivo y la TRD del
seguimiento a los
En los informes de supervisión para Instituto
convenios de
justificar los pagos en la contratación de cooperacion
Solicitar a lostecnica. Solicitar a los
servicios personales, no se observa el
Supervisores, certificar Mejorar el control Supervisores, certificar
cumplimiento de la calidad y oportunidad genera incumplimiento
Falta de esfuerzo y mensualmente el administrativo, mensualmente el
en el desarrollo de las obligaciones del en el control
cuidado en la cumplimiento de la financiero y tecnico cumplimiento de la
191 1404004 contratista pactadas en el mismo administrativo, financiero Certificados 100% 6/1/2009 12/30/2009 30 14 100% 30 30 30
elaboracion del informe calidad y oportunidad en de la contratacion calidad y oportunidad en
documento, debido a falta de esfuerzo y y técnico de la
de supervision el desarrollo de las que se realice en la el desarrollo de las
cuidado en el momento de elaborar el contratación
En el ICA- Tolima de a 31 de diciembre de obligaciones pactadas seccional obligaciones pactadas
informe periódico supervisión, lo que Identificar y Formalizar la
2008, con el contratista, con el contratista.
generaningún Productor-Comercializador
incumplimiento en el controly socialización de la produccion y
Comercializadores
administrativo, financierode Colinos de café
y técnico de en
la obligacion de registrar comercializacion del
el Tolima, se encuentra registrado, debido
contratación. Evitar el Riesgo
ante el ICA a los material vegetal de
aElfalta
ICA-deSeccional
gestión de Tolima no consolidó
la Gerencia; lo quey Fitosanitario en los Registros de
evaluó la riesgo
información de al
losnomeses falta de gestión de la productores - café en el Visitas para socializar
192 12001003 origina un sanitario tener de
un programas de renovación Viveros 12 6/1/2009 5/31/2010 8 67%
agosto Gerencia comercializadores de Departamento del inscripción viveros
control a diciembre de plantas
fitosanitario 2008, suministrada
de café con de cafetales y siembras inscritos
por el Comité Departamental de Cafeteros colinos de café que Tolima en
destino a la siembra y al programa de nuevas.
del Tolima, sobre la vigilancia desarrollan estas cumplimiento de la
renovación de cafetales en fitosanitaria
el Tolima Actualizar el estatus 52 35 0 0
en el cultivo por del lacafé del nivel de actividades en el Resolucion
fitosanitario 3626
de lasde
implementado Federación Nacional
infestación de broca e infección en roya y Departamento. Diciembre
tres plagasdede2007
de Cafeteros.
mancha de hierro, en los 104 predios importancia
gestión de la Oficiar a la gerencia
sensores del Tolima, debido a falta de Aplicar acciones economica pára el
administración en General acerca de la Tabulación Informes Informes
193 1103002 gestión de la administración en solicitar la oportunas en el manejo cultivo del café en el 5 6/1/2009 7/31/2009 9 5 100% 9 9 9
solicitar la renovación renovación del plagas cultivo del café tabulados
renovación del convenio especial de las plagas. departamento del
del convenio convenio.
No.CN005-2003 de cooperación técnica Tolima del periodo
suscrito entre el Instituto Colombiano comprendido entre
Agropecuario “ICA” y la Federación Agosto y Diciembre
Nacional de Cafeteros de Colombia de 2008
“FEDERECAFE” que venció el 12 de
septiembre de 2008; lo que origina que no
se puedan tomar acciones oportunas en el
manejo de las plagas.
FORMATO No 2

Representante Legal: LUISEl FERNANDO
Comité de CAICEDO LINCE del ICA
Gestión Ambiental
NIT: 89999906-7 Seccional Tolima, durante la vigencia del
2008,
Perídodos fiscales que cubre: efectuó solo una reunión, cuando su
2008
obligación era de realizar por lo menos
tres; debido a falta de convocatoria del
Fecha de Suscripción: Coordinador Seccional, quien lo preside, lo
Fecha de Evaluación: que genera que no se hayan dado 30-Dec-09
directrices sobre las actividades y acciones
desarrolladas en el cumplimiento del Plan falta de convocatoria genera que no se hayan
del Coordinador dado directrices sobre las Dar cumplimiento al
de Gestión Ambiental (PGA), Sistema de Manual de Gestión
Gestión Ambiental (SGA), Plan Seccional, quien lo actividades y acciones Reunir cada cuatro (4)
preside desarrolladas en el meses el GADGAS Ambiental del
194 Institucional de Gestión Ambiental (PIGA), Reuniones Reuniones 3 6/1/2009 5/31/2010 3 100%
cumplimiento del Plan de Seccional Tolima Instituto Colombiano
Plan de Residuos Hospitalarios y Similares Agropecuario ICA -
(PGIRHS), Plan Integral de Residuos Gestión Ambiental (PGA)
Seccional Tolima
Peligrosos (PGIRespel). 52 52 0 0
En el laboratorio de diagnostico
fitosanitario de la Gerencia ICA Seccional Solicitud recursos nivel
Tolima, se presentan las siguientes Retirar en forma Certificacion
central para
debilidades:La cámara para tratamiento Solicitar al nivel central definitiva este bien desmantelamiento de la desmantelamie 1 6/1/2009 6/30/2009 4 0% 0 0 4
cuarentenario de la mosca de la fruta que los recursos para retirar dado de baja. cámara
nto cámara
se dio de baja, no se ha asignado el genera deterioro continuo la camara para
recurso para desarmarla. falta de asignación de
de las instalaciones, tratamiento de frutas.
195 1602002 recursos del nivel
espacios y equipos Contratar el
central; Habilitar el cuarto frio
El cuarto frío se encuentra inutilizado por inutilizados mantenimiento del
y mejorar las
tener el motor dañado. cuarto frio y las Orden de Servicio Orden de
instalaciones del
Se encuentran instalaciones del mantenimiento planta Servicio 2 6/1/2009 5/31/2010 2 100% 52 0 0
laboratorio de
humedades en techos, paredes y daños en laboratorio de fisica comunicada
diagnostico
la parte eléctrica, sin reparación. diagnostico
fitosanitarios
fitosanitarios 52
Contar con los
En el laboratorio de diagnóstico veterinario
equipos suficientes
de la Gerencia ICA Seccional Tolima, se Oficiar a oficinas
gestión del nivel central que permita la Solicitud recursos nivel
presentan las siguientes debilidades:· nacionales para que se Equipos
en reglamentar el prestacion de un central para instalación 1 6/1/2009 6/30/2009 4 33% 33% 1 1 4
Existe una genera inefectividad en contrate la instalación instalados
manejo de estas servicio eficiente de equipos.
planta eléctrica y un purificador de agua las adquisiciones de los equipos.
sustancias, y falta de diagnostico
sin instalar. realizadas y posibles
gestión de la Gerencia veterinario
196 1603100 problemas ambientales y
Seccional Tolima en
de salud de los Elaborar un Reglamentar el
solicitar tanto su
· No hay un procedimiento reglamentando reglamentación como la funcionarios del procedimiento
laboratorio. En el 2010 la para el
Oficina manejo y control de
Instructivo elaborado e
el manejo y control de los reactivos y instalación de estos manejo de
Asesora y control
Planeaciónde los reactivos y demas
incluido en manual de Instructivo 1 6/1/2009 1/30/2010 35 0% 0 0 0
demás sustancias utilizadas en el equipos. reactivos y elementos
realizará Divulgación de sustancias que se
procedimientos
laboratorio. utilizados
los elementos endel SGC, el utilizan en el
laboratorio
a través de estrategia Laboratorio.
divulgativa basada en Sensibilizar,
En la Gerencia del ICA Seccional Tolima
elaboración y interiorizar y
vigencia 2008, no se socializó el Manual
Que los funcionarios del distribución de material fomentar la mejora
de Calidad, debido a falta de esfuerzo e
Nivel Seccional no impreso, notas de continua en todos los
interés del nivel central, lo que ha impedido falta de esfuerzo e
197 1906002 cuenten con una guia prensa (Intranet), procesos de la 1 Taller 1 Taller 1 1/1/2010 12/31/2010 52 0% 0 0 0
a los funcionarios contar con una guía para interés del nivel central
para la aplicación en los Concurso "Olimpiadas entidad, a través del
la aplicación en cada uno de sus procesos
procesos de la calidad", y talleres entendimiento y
y no permite la visualización del sistema
de entrenamiento y aplicación del manual
de gestión de calidad en la Seccional.
evaluación del de calidad.
En la Gerencia del ICA Seccional Tolima, Firmar el Acta
entendimiento de losde Comprometer a la
no se ha evidenciado el cumplimiento de Compromiso
elementos por
e parte
los Seccional en el
los siguientes lineamientos: Acta de del Gerentede
Sistemas y su Gestión
equipo mantenimiento y Acta de Documento
Compromiso de la Alta Dirección, donde directivo,
Integral" con el fin de 9/1/2009 12/30/2009 17 0% 0 0 17
mejora continua del Compromiso Firmada Firmado
hace manifiesto su interés en coadyuvar cumplir el compromiso
de manera directa y recurrente en su de implementación del Sistema de Control
implementación. MECI. Interno. 1
Designar al Desarrollar,implemen
representante de la tar y mantener en
Gerencia para que armonia el Sistema Resolución
· No se conoce la designación del
representante del Gerente General, que lidere el proceso de de Gestión de Resolución-memorando -memorando
1 9/1/2009 12/30/2009 17 0% 0 0 17
socialización y Calidad, establecido de Designación Expedida y
garantice la operacionalización de las comunicada.
acciones necesarias para el desarrollo mejoramiento continuo en la Entidad con el
implementación y mejoramiento continuo. del MECI. Modelo Estándar de
Control Interno.
Conformar el Equipo de Responder ,
· No se ha conformado el equipo de Trabajo que debe velar Coordinar y
falta de esfuerzo e por lel mantenimiento y mantener las Resolución
trabajo de la Seccional con el fin de
adelantar los procesos de diseño, apoyo y
interés de los mejora continua del actividades del Resolución-memorando -memorando
9/1/2009 12/30/2009 17 0% 0 0 17
No aplicación e de Designación Expedida y
funcionarios de la MECI. Equipo y
198 1906001 coordinación que asuman el rol de implementacion del MECI comunicada.
facilitadores al interior de sus respectivas Gerencia Seccional responsables de
en el Nivel Seccional
Tolima, como del nivel cada proceso con el
dependencias. 1
central propósito de velar
por el mantenimiento
de los elementos que
conforman el MECI.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Perídodos fiscales que cubre: 2008 falta de esfuerzo e
interés de los
Modalidad de Auditoría: Integral No aplicación e
funcionarios de la
198 1906001 implementacion del MECI
Fecha de Suscripción: Gerencia Seccional
en el Nivel Seccional
Tolima, como del nivel
central
Capacitar a todos los Orientar y constituir
funcionarios de la los elementos
Seccional, con respecto básicos para el
a la importancia de mantenimiento de un
SOCIALIZACIÓN, No. De eventos
implementar, mantener Sistema de Gestión
CAPACITACIÓN DE de capacitación 1 9/1/2009 12/30/2009 17 0% 0 0 17
y mejorar los procesos de la Calidad
LOS FUNCIONARIOS. por seccionales
de la entidad utilizando articulado con el
· La Seccional no conoce la situación las metodologías MECI.
real del grado de avance y desarrollo en la propuestas por el
implementación. Modelo Estándar de
Debido a falta de esfuerzo e interés de los Control Interno.
funcionarios de la Gerencia Seccional Capacitar a todos los Orientar y constituir
Tolima, como del nivel central, lo que ha funcionarios de la los elementos
impedido la aplicación del Modelo Seccional, con respecto básicos para el SOCIALIZACIÓN, No. De eventos
La
a Gerencia
la importanciaseccionalde mantenimiento de un
Estándar de Control Interno, cuyo plazo Huila en razón mantener
a que no CAPACITACIÓN DE de capacitación 1 10/1/2009 3/30/2010 26 0% 0 0 0
venció el 8 de diciembre de 2008, para su implementar, Sistema de Gestión LOS FUNCIONARIOS. por seccionales
dispone de los
la procesos
implementación y puesta en marcha. y mejorar de la Calidad
competencia
la entidadlegal
para
de utilizando articulado con el
enajenar
las o metodologías
adquirir MECI.
El ICA Seccional Huila no ha iniciado las
bienes inmuebles
propuestas por el
acciones legales para solicitar la prorroga
origina que esta no enviara
Modelo una solicitud ade
Estándar Gestionar la
del contrato de comodato de las
cuente con los permisos la gerencia
Control general y a
Interno. legalizacion sobre la
instalaciones donde funciona la estación debido a falta de
ambientales pertinentes las subgerencias tenencia del lote Minuta de
199 1405100 piscícola del alto magdalena en Gigante esfuerzo e interés de la Minuta de comodato 1 6/1/2009 12/30/2009 30 0% 0 0 30
para la actividad administrativa y de donde se encuentra comodato
Huila, recibidas del Incoder en agosto de administración
piscícola que se pesca y acuicultura para la Estación Acuicola
2008, que se encuentra vencido desde el La
desarrolla queGerencia
se definaseccional
un del Alto Magdalena
2003, debido a falta de esfuerzo e interés Huila documentara por
contrato de comodato
de la administración. intermedio de un
sobre los terrenos
La Estación Piscícola del Alto Magdalena medico veterinario
donde funciona la las Documentar los
lo que origina que en el
administrada por el ICA- Seccional Huila, situaciones
estación acuícolasanitarias
con la eventos sanitarios Protocolos
debido a falta de evento de presentarse Protocolos escritos de
no cuenta con un protocolo para el que se presenten y para permitir la escritos de
200 1201100 esfuerzo e interés del una enfermedad no sea alcaldía municipal de enfermedades 5 6/1/2009 12/30/2009 30 0% 0 0 30
tratamiento de enfermedades de acuerdo adoptara un protocolo pronta atención de enfermedades
nivel central atendida con la prontitud Gigante endémicas
a las buenas prácticas de manejo de escrito para el manejo los eventos que endémicas
que se requiere
medicamentos y sustancias químicas. de las 5 principales sucedan
La gerenciadeseccional
patologías carácter
Huila
endémicoelaborara
que se un
La Estación Piscícola del Alto Magdalena Documentar y dar a
lo que origina el catalogo
reportan en de la oferta y
estación
administrada por el ICA- Seccional Huila, Debido a laalevinos
declaratoria conocer los servicios
incremento costos de ventas de de Catalogo e
en la vigencia 2008, las estrategias debido a falta de de inexequibilidad de la que presta la
alimentación y acuerdo con su tamaño Catalogo e instrucciones instrucciones
201 1201100 comerciales para la venta de 133.000 esfuerzo e interés de la ley 1152 Estación Acuicola del 1 6/1/2009 8/30/2009 13 0% 0 0 13
administración y no se o peso e yimpartirá
a que la escritas impartidas escritas
alevinos que se convirtieron en juveniles administración Gerencia seccional Alto Magdalena en
obtengan ingresos por instrucciones con el fin impartidas
de las especies que se manejan no fueron Huila envió la cuanto a venta de
este concepto producir adecuar la
efectivas documentación alevinos
producción a la a la
El ICA-Seccional Huila no ha iniciado el subgerencia
demanda de de pesca y
alevinos
Proceso Administrativo Sancionatorio que acuicultura la
lo que origina altos
defina la situación por violación al Estatuto documentación inicial Culminar el proceso
debido a falta de costos de alimentación y
General de pesca del decomiso de del proceso sancionatorio Informe de
202 1201004 El ICA-Seccional Tolima en la gigas),
vigencia esfuerzo e interés de la utilización de un Informe de investigación 1 6/1/2009 12/30/2009 30 0% 0 0 30
fauna de 120 pirarucús (Arapaima sancionatorio y no tiene respetando el debido investigación
2008, noamenazada
realizó vigilancia de los insumos administración estanque para su
especie en categoría la competencia para la proceso
agrícolas de catorce (14) Municipios del supervivencia.
vulnerable y prohibida la extracción y adelantarlo realizara la
Departamento
comercialización Coello, Piedras,
de alevines Planadas,
y juveniles. gestión y seguimiento
Rioblanco, Ataco, Alpujarra, Dolores, Realizar visitas de
En la seccional Tolima, ante la subgerencia
seguimiento y control de a
Prado, Cunday, Valle de por medioRovira,
Sanjuán, de la
pesca yalmacenes
acuicultura e de Realizar el control
factura 07716Flandes,
San Antonio, del 19 Casabianca;
de noviembre de
debido los Visitas de supervisión a
Se vendan productos que informara lo realizado a tecnico a los insumos
2007
a falta se cobra el valor dee $0,835
de esfuerzo interésmillones
de la falta de esfuerzo e distribucion de insumos almacenes
no cumplan con las la gerencia general para agropecuarios que se Actas Visitas de
203 por el servicio de
administración, Análisis
lo que puedede originar
semillas que
sin interés de la agropecuarios expendedores de 47 6/1/2009 5/31/2010 52 36 77% 40 0 0
condiciones de calidad y que se defina y culmine comercializan en el supervisión
que se hubieraque
los productos cancelado
se esténla factura 07685
vendiendo no administración. registrados en los 47 insumos del
eficiencia la investigación. Departamento del
del 24 de las
cumplan septiembre del mismo
condiciones año pory
de calidad Municipios del Departamento del Tolima
Tolima
valor de $0,190 millones, y a la fecha
eficiencia Departamento
Enviar a la oficina del
existe un saldo acumulado por estas dos Tolima
Juridica la
facturas, lo anterior por falta de gestión de documentacion
un proceso sancionatorio y consciente Recuperar la cartera
relacionada con la
decisión de apartarse de la norma por morosa que tiene el
gestión de un proceso posible perdida de deuda morosa de la Solicitar oficina jurídica Memorando
204 1903003 parte de la Coordinación Administrativa, lo ICA con la Empresa 2 6/1/2009 7/31/2009 9 1 50% 4 4 9
sancionatorio recursos Empresa Semillas cobro coactivo enviado
que genera posible perdida de recursos en Semillas
Agrogenetica Ltda, para
cuantía de $1 millón e incumplimiento del Agrogenetica Ltda.
que se de inicio al
acuerdo 0009 de 2000. respectivo cobro
coactivo
A diciembre 31 de 2008, el ICA- Seccional Registrar las partidas Registrar las partidas
Garantizar saldos
Tolima presenta sin depura varias Incumplimiento conciliatorias producto conciliatorias producto de
reales en las cuentas
conciliaciones bancarias: falta de mecanismo de Resolucion 119 de 2006 de la elaboración de las la elaboración de las conciliaciones
bancarias de
205 1801004 seguimiento y control de la CGN conciliaciones bancarias conciliaciones bancarias bancarias 3 6/1/2009 5/31/2010 52 2 67% 35 0 0
Productos y
interno contable Subestimacion de de todas las cuentas de todas las cuentas depuradas
Servicios del ICA
los ingresos corrientes y de ahorro corrientes y de ahorro de
Seccional Tolima
de la Seccional la Seccional
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Modalidad de Auditoría: Integral Registrar las partidas Registrar las partidas
Fecha de Suscripción: Garantizar saldos
Incumplimiento conciliatorias producto conciliatorias producto de
reales en las cuentas
Fecha de Evaluación: falta de mecanismo de Resolucion 119 de 2006 de la elaboración de las la elaboración de las conciliaciones 30-Dec-09
bancarias de
205 1801004 Debido a falta de mecanismo de seguimiento y control de la CGN conciliaciones bancarias conciliaciones bancarias bancarias 3 6/1/2009 5/31/2010 52 2 67% 35 0 0
Productos y
seguimiento y control interno contable, lo interno contable Subestimacion de de todas las cuentas de todas las cuentas depuradas
Servicios del ICA
que genera incertidumbre del saldo de los ingresos corrientes y de ahorro corrientes y de ahorro de
Seccional Tolima
Efectivo, incumplimiento de lo establecido de la Seccional la Seccional
en la Resolución 119 de 2006 de la
Contaduría
A diciembreGeneral de laelNación
31 de 2008, y una
ICA Seccional
subestimación
Tolima, presentade cuentas
los ingresos en valor
inactivas por de
la
$64,28de
suma millones.
$19,44 millones, indicadas en la
tabla 3 y producto de Convenios de
Mantener
Cooperación, que no generaron Solicitar ante las Comunicaciones
unicamente las Cuentas
movimiento mensual desde el año 2006; debilidades en el Entidades bancarias la requeridas para solicitar
Reintegro oportuno de cuentas bancarias Bancarias
206 1801100 debido a que para el recaudo se Sistema de Control cancelación de las la cancelación de las 4 10/1/2009 6/30/2010 39 0% 0 0 0
dichos recursos. que requiera el Inactivas
agruparon cuentas corrientes y Interno cuentas inactivas que cuentas bancarias no
Instituto para su Canceladas
debilidades en el Sistema de Control no se requieran requeridas por el Instituto
funcionamiento.
Interno al no depurar el efectivo, lo que
generó que no se reintegrara ese dinero al
ICA oportunamente y se dejaran de falta de implementación Informacion contable no ACTUALIZAR LA ACTUALIZAR LA
destinar en beneficio de la comunidad. y seguimiento de razonable y oportuna RESOLUCION 3784 RESOLUCION 3784
En el ICA-Seccional Tolima, aún no se ha control interno del nivel DEL 19 DE DICIEMBRE DEL 19 DE DICIEMBRE
adoptado el Modelo Estándar de central y seccional Incumplimiento de la DE 2006 DE DE 2006 DE ACUERDO
Procedimientos para la Sostenibilidad del resolucion 119 de 2006 ACUERDO CON LA CON LA NUEVA
Sistema Contable por cuanto no se tiene lo de la CGN NUEVA ESTRUCTURA ESTRUCTURA DEL RESOLUCION 1 7/1/2009 3/30/2010 39 0% 0 0
Contar con un
siguiente:No existe un Comité Técnico de DEL INSTITUTO INSTITUTO
mecanismo de
207 1903005 Sostenibilidad del Sistema Contable. No
se cuenta con un documento adoptado sostenibilidad del
mediante Acto Administrativo para sistema contable
identificar los riesgos inherentes al 0
Proceso de Contabilidad Pública de la
Entidad. SOCIALIZAR A NIVEL SOCIALIZAR A NIVEL
NACIONAL LA NACIONAL LA Memorando
1 4/1/2010 6/30/2010 13 0% 0 0
RESOLUCIÓN RESOLUCIÓN Circular
0
Evaluar
permanentemente la
implementación y
efectividad del
Control Interno
Contable en la secc.
Informacion contable no Con el fin de procurar
REALIZAR el cumplimiento de
falta de planeación y efectiva, confiable y REALIZAR
EVALUACIÓN DEL las normas
208 1903005 En el ICA-Tolima la oficina de control carencia de razonable
SISTEMA DE relacionadas con el
EVALUACIÓN DEL
Visita 1 7/1/2009 6/30/2010 52 0% 0 0 0
interno no realizo evaluación del sistema procedimientos del Incumplimiento de la
CONTROL INTERNO mejoramiento de la
SISTEMA DE CONTROL
de control interno contable con corte a 31 nivel central Resolucion ICA 357 de INTERNO CONTABLE
CONTABLE calidad y de la
de diciembre 31 de 2008, debido a falta de 2008
información contable.
planeación y carencia de procedimientos
del nivel central; lo que puede ocasionar
que la información contable no sea
efectiva, confiable y razonable e incumple
los requerimientos establecidos en la
Resolución 357 de 2008.
Reliazar pagos
formularios
establecidos por el
El ICA-Seccional Tolima, realizó en la Instituto
vigencia 2008, pagos sin los soportes
requeridos para cada cuenta, los cuales no
se cumplieron en los siguientes casos:
En los pagos de la vigencia 2008, de

Servicios Públicos en cuantía de $152
millones, Impuestos por $46 millones y
Viáticos por $397 millones, falta elaborar
las órdenes de pago y no se anexa el Elaborar para el 100%
Certificado de Disponibilidad Presupuestal de los egresos las
Incertidumbre en Elaboración Formas 4-
(CDP). respectivas ordenes de
falta de mecanismos de registros contables y 093 y 4-550 para todos Formas
209 1903003 pago y cuentas de 100% 6/1/2009 5/31/2010 52 100% 100% 0 0
control interno presupuestales. los pagos de la elaboradas
viaticos y gastos de
Posibilidad de doble pago Seccional.
viajes en los formatos
adoptados por el ICA.
En los pagos del 19 de diciembre de 2008,
por prestación de servicios personales, en
cuantía total de $15 millones, falta copia de
los contratos con el registro presupuestal.
Reliazar pagos
formularios
establecidos por el
Instituto
FORMATO No 2
Elaborar para el 100% Informe presentado a la Contraloría General de la República

de los egresos las
Incertidumbre en Elaboración Formas 4-
Entidad: Instituto Colombiano Agropecuario Ica respectivas ordenes de
falta de mecanismos de registros contables y 093 y 4-550 para todos Formas
209 1903003 pago y cuentas de 100% 6/1/2009 5/31/2010 52 100% 100% 0 0
Representante Legal: LUIS FERNANDO CAICEDO LINCE control interno presupuestales. los pagos de la elaboradas
viaticos y gastos de
NIT: 89999906-7 Posibilidad de doble pago Seccional.
viajes en los formatos
Perídodos fiscales que cubre: 2008 adoptados por el ICA.
Debido a falta de mecanismos de control

interno; Lo que ocasiona incertidumbre de
registros contables y presupuestales,
posibilidad de doble pagos, e
incumplimiento de las disposiciones
establecidas.
La Entidad corrigió la
deficiencia por tanto la
Lo que ocasiono
gerencia seccional Huila
debido a falta de subestimación de los
junto con el almacenista
gestión y activos- muebles en valor
El ICA Seccional Tolima, no tiene regional presentaran los
procedimientos del de $ 162 millones e Actualizar los
incorporados los bienes muebles e comprobantes de
nivel Central y incertidumbre de los estados contables y Incorporacion de C.MI, de
inmuebles de la Granja piscícola de movimientos de
210 1604001 Seccional para su Equipos, Infraestructura y los movimientos de elementos al inventario elementos 16 6/1/2009 6/19/2009 3 1 6% 0 0 3
Gigante Huila, que pertenecían al inventarios y demás
legalización y Material biológico inventario del ICA incorporados
INCODER entregados al ICA-Seccional documentos que
causación contable y recibidos que no tienen respectivos
Tolima, el 22 de agosto de 2008. demuestren la
procedimientos de valor alguno e
incorporación de los
control interno incumplimientos de los
elementos de la
principios contables.
estación
La Entidadacuícola
corrigió del
la
alto Magdalena
deficiencia por tanto la
gerencia seccional Huila
debido a falta de
El ICA Seccional - Huila, en la vigencia de lo que ocasionó una junto con el almacenista
gestión,
2008 ejecutó gastos Generales de sobreestimación de los regional presentaran los
procedimientos del Actualizar los
Operación e inversión para la Estación gastos del programa comprobantes de Incorporacion
nivel Central y estados contables y Incorporacion de
Piscícola del Alto Magdalena de Gigante Pesquero y de movimientos de de elementos al
211 1801001 Seccional para su los movimientos de elementos al inventario 1 6/1/2009 6/19/2009 3 1 100% 3 3 3
Huila por valor de $187 millones sin haber acuicultura e inventarios y demás inventario del
legalización y inventario del ICA
realizado la legalización de bienes incumplimiento documentos que ICA
causación contable y respectivos
muebles, inmuebles, Material Biológico e de demuestren la
debilidades de control Dar cumplimiento a
Infraestructura de la estación. normas contables. incorporación de los 1. Revalidación de la
interno la ley 594 de 2000,
El ICA ha dado cumplimiento parcial a los elementos de la capacitación de la ley
estación acuícola del ley general de
SANTANDER parámetros SECCIONAL
GERENCIA establecidos en la Ley 594 de
SANTANDER 594 sobre la
alto Magdalena archivos; y Ley 734
2000 Ley General de Archivos, por cuanto obligatoriedad de la
de 2002, donde se
existen debilidades administrativas y implementación de las
estable la
técnicas de Gestión Documental en los Creacion de tablas de retención.
obligatoriedad por
archivos donde reposan los documentos mecanismos de control 2. Capacitaciones
parte de los
soportes de cada una de las actividades y monitoreo en la implementación realizadas /
funcionarios a
misionales ejecutadas durante la vigencia implementación de las obligatoria de las tablas Sobre Areas 5 1/06/2009 30/06/2010 56 0% 0 0 0
Lo que puede generar cumplir lo establecido
2008, dado que los documentos no están tablas de retención de retención documental totales de
riesgos por pérdidas en dichas leyes; con
referenciados, foliados, ni rotulados, las Situación que refleja documental en cada una 3. Realizar archivo
documentales, dilución el fin de subsanar las
carpetas no contienen el índice falta de mecanismos de de las áreas de la Auditorias eventuales de
de responsabilidades debilidades
212 19 07 002 documental. No obstante, una funcionaria control y monitoreo seccional, basado en la avance y desarrollo por
ante la ocurrencia de administrativas y
de esta seccional haber participado en la Lo para una efectiva
anterior por no capacitación e parte de cada
cualquier eventualidad, al técnicas de la gestión Control de
capacitación programada por el Nivel gestión archivística,
hacer un debido uso de instrucciones dada a los funcionario.
igual que provoca documental de los informes y
Central del ICA sobre manejo y la herramienta funcionarios el 14 de 4. Traslado de los
desgaste administrativo. archivos, donde Auditorias 4 1/06/2009 30/06/2010 56 0% 0 0 0
administración documental, quien fue tecnológica disponible octubre del año 2008; y archivos de gestión que
reposan los /sobre Areas
retirada en el proceso de rediseño (software), por cuanto concientizacion de la según su tiempo de
documentos soportes responsables
institucional, se presenta que dada la no cuenta con recursos aplicacion de las permanencia al archivo
Situación que genera de cada un
ejercer una de las
control
recurrencia de esta debilidad y que a que informáticos y de mismas intermedio. 5.
riesgo en el manejo de la actividades
eficiente en cada una
El aúnICA nono se encuentran
cuenta con debidamente
sistemas de comunicación que le misionales y de
Informe compuesto por
subsanadas,actualizada,
existe méritoque suficiente para información, de las oficinas Adquisición e
preguntas, sugerencias y
información le permita permita consolidar y Elaborar una revisión administrativas
su traslado a la Oficina de alControl Interno imprecisiones y falta de atención al publico instalar
avance eny cumplimiento
actualizar el
instalacion de
tener un control eficiente momento de hacer una consulta ágil técnica de los sistemas, ejecutadas
Disciplinario de la institución. diligencia e inoportunidad El ICA colocó un en cuantodurante
a la la software
de la ley en todas
equipos
594 de las
forma
los usuarios realizar solicitudes de y oportuna del registro Esta condición adepesar en la seccional vigencias 2008,actual
213 22 02 001 En lascomoOficinas Locales ICA al momento la presupuesto correcta expedicion oficinas trimestral
locales, brindado
modernos 9 1/06/2009 31/03/2010 43 0% 0 0 0
servicios, es el caso de la expedición de predios, y contar de no Santander para y futuras.
Barrancabermeja y Sabanalas de cuales
Torres,sonse expedición de afectar
las independiente para de guias de lasmínimo
1, capacitaciones al
/sobre numero
un funcionario
de guías de movilización, con un banco de datos sustancialmente implementación del
detecta que no licencias, permisos la y atender las necesidades movilizacion con el personal
por árearespectivo.
de Oficinas
diligenciadas de existe
forma personal disponible
manual (maquina o de la población animal gestión respectivo software (agrícola y
para la realización de las actividades de realizar de las la actividades
seccional,
del proyecto forestales fin de tener
pecuaria) en cada oficina Locales
a mano). atendida en los acarrea
Registro de Plantaciones Forestales y de registro de desgasteusuarios del departamento de actualizada el banco
Tener disponibilidad local para el
diferentes ciclos de administrativo
Sistemas Agroforestales de carácter de la entidad. y costos Santander. Se de datos
de personal en las
cumplimiento de los
vacunación,
Falta de control y igual
falta elevados, en razón a que
comercial y Expedición de Remisiones de situación ocurre con las trasladara el hallazgo a diferentes oficinas
objetivos misionales. Numero de
de personal disponible se hace necesario
Movilización de Madera, las cuales deben actividades de registro la oficina Central locales para el
2,capacitación del personal /
214 15 01 006 para desarrollar las desplazar funcionarios 2 1/05/2009 30/12/2009 35 1 50% 17 17 35
ser asumidas por un profesional en de cultivos forestales o esto obedece a que los Nacional en Bogota cumplimiento de las personal según actividad sobre oficinas
actividades misionales desde Bucaramanga El ICAde acuerdo
seguira
Ingeniería forestal, Ingeniería agronómica sistemas agroforestales vacunadores para que a metas y objetivos a realizar. 3, Dotar locales
de la institución. hasta la región son del ejerciendo las
o Ingeniería ambiental, sin embargo se con fines comerciales, contratados por las políticas y recursos misionales decon la los equipos
Magdalena medio para actividades de control,
observó que para dar cumplimiento a FEDEGAN y su costo es presupuestales institución necesarios (software y
se pudo determinar que atender los vigilancia y
dichas actividades, estas fueron de acuerdo al número de establecidos para el año equipos de trabajo) para
el sistema de requerimientos cumplimiento 1, Realización
desarrolladas
En lo respecta a directamente por
los ciclos de vacunación, los bovinos vacunados, 2009, tomen los el desarrollo de dela Nº de reuniones
vacunación ejercido por relacionados con sin el epidemiologica de Ejercer control y eventos
profesionales
en donde el ICA esta encausado todos ICA
de la Oficina sus embargo,deesta situación correctivos del caso y actividad.de evaluación y de evaluación y
ésta entidad, no cuenta registro plantaciones inspeccion y control vigilancias sobre la seguimiento con 2 (dos) seguimiento de
215 12 01 003 Bucaramanga.
esfuerzos en el control de Fiebre Aftosa y no afectó la gestión formulen las soluciones 2 1/06/2009 30/12/2009 2 100% 30 30 30
con el debido control forestales. durante los ciclos de vacunación realizada reuniones antes, vacunación
Brucelosis Bovina, se observa que esta misional de la institución, para el mismo.
del ICA, pues se está vacunación coordinados por Fedegan. durantes y después del /sobre área de
labor es desarrollada por FEDEGAN. en el control de
vacunando con una por Epidemiología de la ciclo de vacunación. vacunación.
enfermedades oficiales, 30
cobertura del 100% coordinacion pecuaria y
aunque si genera ciertos
Sanidad Animal de la
riesgos sanitarios en los
Seccional y oficinas
sistemas de producción
Locales.
pecuaria.
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NIT: 89999906-7
A la fecha ya se realizo
un convenio con la
empresa ETB para
suministrar instalación Contar con
En la oficina local ICA Sabana de Torres Esta situación ocasiona de telefonía e Internet a comunicación directa
se observó que no se cuenta con los Debido a falta de dificultades para una nivel Nacional , y efectiva en todas la Alcanzar cobertura total
Esta oficina local y lasy
Departamental 1, Capacitacion Numero de
canales de comunicación telefónica y de canales de oportuna y adecuada demás áreas de la a nivel departamental y
216 19 05 001 Internet, dado que recientemente fueron comunicación idóneos comunicación entre la oficinas alocales.
nivel nacional personal necesario
institución para una regionales en el área de
oficinas por el
9 18/05/2009 30/09/2009 19 9 100% 0 0 19
deberán ser conectadas para elcumplimiento
manejo del 100% de
objeto de cambio de oficina, existiendo al interior de la Oficina Local con el ICA vía internet móvil, dada eficaz las comunicaciones y
software. cumplimiento
demoras por parte del Operador de institución. Nivel Central y Nivel la facilidad actual de de las actividades y tecnología
Telecom para realizar dicha instalación, Seccional. 2,
objetivos misionales
acceder a esta
tecnología. El traslado deinstalación de los
la institución
diferentes equipos de
de líneas y la conexión Hardware necesarios
física para para el desarrollo de
comunicación de voz la actividad. Dar cumplimeinto al
En los expedientes de archivo de las guías debe Se ser manejada
realizara la 3. manual de
de movilización de las Oficinas Locales del localmente. software
respectiva capacitación Que se de procedimientos para la
ICA Santander, no se reflejan evidencias instalados y en
Estos eventos traen e instalaciones y cumpliendo oficial del expedicon de la guias y
claras de la realización de la consulta funcionamiento
consigo, riesgos y monitoreos del software registro de pruebas de laboratorio 9 1/06/2009 1/06/2010 52 0% 0 0 0
previa del registro de los predios, al igual / Sobre Numero
pérdida de control de las en la diferentes oficinas movililzacion y los contando con una
de la realización de las pruebas de de oficinas
Debido a la falta de actividades. No obstante locales con el fin de usuarios cumplan información completa
laboratorio pertinentes para confirmar y Locales
monitoreo y control de lo anterior, estas buscar y crear una con los requisitos de sobre cada uno de los
acreditar la calidad sanitaria de los
217 12 01 003 las actividades situaciones no influyeron evidencia y archivo acuerdo a la predios en cuanto a
animales a movilizar, igualmente en todas
ejecutadas por la sobre los resultados y la histórico de cada uno de normatividad vigente. guías de movilización,
las guías no se registran evidencias sobre Capacitaciones
entidad. gestión administrativa los diferentes clientes exámenes de
la consulta
La GerenciadeSeccional
las fechasSantander
de vacunación del ICA, de al personasl /
adelantada por la para poder certificar una 4, Presentación laboratorios,
no los haanimales
recibidoa movilizar,
los bienes dado que el e
muebles seccional durante la calidad sanitaria de los de informe sobre el capacitaciones y demás sobre Numero 9 1/06/2009 1/06/2010 52 0% 0 0 0
softwareque
inmuebles encargado
a titulodede realizar esta
transferencia de Oficinas
vigencia evaluada. animales y predios, avance de los para poder certificar la
debeconsultarecibirautomática
por parte no sedel encontró
Instituto como se menciona en el diferentes archivos calidad sanitaria de los Locales
instalado en los
Colombiano de equipos de dichaRural
Desarrollo oficina –
hallazgo Nº 2 históricos
Contar de loslos
con diferentes predios y
local.
INCODER, para la realización de las servicios prestados
elementos clientes.
actividades de la Subgerencia de Pesca y de forma bimensual. 1, Solicitar la entrega de
Debido a la falta de Dificultad para la necesarios
Acuicultura, esta condición ha dificultado a los elementos y equipos.
diligencia y de gestión ejecución de las Solicitar a INCODER la entregados por el
la Oficina Local ICA Barrancabermeja, Se esta determinando las 5, Auditorias 2, Entregarlos a Recibir y
efectiva para lograr el actividades de pesca y entrega los bienes INCODER al ICA
218 19 03 006 adelantar
Se detectó lasque por actividades
una falta de programadas,
control en instalaciones eventuales a los la Oficina de registrar en 100% 1/06/2009 30/12/2009 30 100% 100% 30 30 30
traspaso de los bienes acuicultura, que facilite el con sus respectivasy para el cumplimiento
tales
la como de
ejecución Control de vedas,noControl
las actividades, fueron a Barrancabermeja para su inventario
muebles e inmuebles cumplimiento de sus adecuaciones
Actas. del de las encargados
puentos metas del
artes
reportados de debidamente
pesca artesanal, en las planillas realizar
los laboratorio LANIA de lacumplimiento
Dar expedicion de a uso y ejecución del
del
EstaINCODER
situación alseICA.
debe objetivos
A pesar misionales.
que esta proyecto de 1, terminación del
encuestas
dos
En (2)informe
el a pescadores
eventos de y comerciantes
de actividades,
concientización se registróy (laboratorio nacional de guiasde
uno delos
movilizacion
objetivosy proyecto
a que la entidad no está situación no afectó de Acuicultura laboratorio de LANIA.
eventos
dirigidos de fortalecimiento
que en alaveterinarios,
seccional ganaderos, comunitario,
se realizaron 120 insumos agrícola) en y pruebas
misionales quede es
reportando la totalidad manera significativa la Piscicultura. 2, Contratación del Numero de
dado que
personal
muestreos de entre los ybienes
frigoríficos
para control muebles de
transportadores
de calidad a Bogota para poder conocerlaboratorio las
transferir, se
de ganadoagrícolas cuentay con
programados una embarcación
durante de los muestreos gestión misional de la personal técnico y Muestras
insumos semillas deel los
2008 157 cumplir con el objetivo características la
fluvialla (bote)
para Seccional conSantander,
la cual se facilita
no obstante el realizados por las seccional y en cambio si capacitación del mismo realizadas /
muestreos programados, lo anterior refleja misional que es el concentración y el
219 19 03 007 desplazamiento
haber ejecutadode del
mucho personal
más asignado oficinas locales, lo que anterior evidencia la para desarrollar la labor sobre la 100% 1/06/2009 30/12/2009 30 100% 100% 30 30 30
una cobertura control deactividades
calidad para examen de todas la 1, Dar cumplimiento
ingrediente activo de
para
de lasdesarrollar
programadas estas actividades. subestima la ejecución existencia de debilidades de muestreo. producción total
insumos agrícolas y ysemillas
haber superado
del 76%, la cifra Dicha condición muestras de insumos al
los cronograma de
diferentes
ejecución de esta actividad; de dichas actividades y en el reporte y controlno a actividades. 3, Dinamizar el tiempo de insumos
que no alcanzó a cubrir las expectativas de permite contar con una agrícolas. insumos agrícolas
Similar refleja erróneamente la ejecución de de
1, respuesta por parte agrícolas
control situación
previstasocurriópor elcon ICAla para
realización
el año información real esta y Programando acorde 2,
paraObtener evidencia
garantizar la Eventos de
de los diez (10) Talleres de capacitación una baja cobertura de actividades en y del laboratorio ubicado
2008. esta situaciónacerca
confiable genera una de con la fecha de calidadcontrola del
los seguimientos y
control,
Debido a la falta de seccional. Realizar en Bogota a los usuarios.
en brucelosis y tuberculosis bovina se que baja
ejecucióncobertura de de
las terminación controles, del seguimiento
agricultores. de toda evaluación de la
Nº de eventos
programó para la seccional Santander para control en la ejecución monitoreo evaluación,
laboratorio elseguimiento
muestreo la programación de programación de
actividadesy control de la
establecidas realizados por
la vigencia 2008, en donde solo fueron y reporte de las bioseguridad de y quelas y
de evidencia
los sobre
insumosla las actividades a actividades en el periodo
220 19 03 007 para esta seccional 1, año / sobre 100% 1/06/2009 30/12/2009 100% 100% 30 30 30
reportados siete (7) eventos, no obstante actividades misionales, explotaciones avícolas, programación
agrícolas. y el realizar Lograr
en el periodo.el por medio de informes
Se registrahaber
que de maneraunrecurrente, alimenta la programación Cronograma de
la entidad ejecutado número los por parte de la mediante cumplimiento de la cumplimiento total de 3, visitas sorpresivas,
funcionarios de la Oficina Local del ICA del nivel elnacional,
análisis deasí la las Actividades
mayor de actividades, institución. población aviar en el área misma. Generarnormas reportesy 1, Dar cumplimeinto en
reuniones al
Sabana detambién
Torres, como conocer con
Se observa quevienen
la seccional,realizando
no de influencia
procedimientos
mensuales de que los cronograma.
cumplimiento del 30
recaudos veracidad la de las
gestión Ejercer control en la
incorporó oficiales
dentro deenlaefectivo
Programaciónpor concepto
y granjas
están
actividades establecidos cronograma. 2, Desarrollar
de
Con Expedición
Ejecuciónrespecto
de las de Guías
alActividades
sistema de Movilización
de producción
Vigencia de Debido a la falta de Esto no de
misional reproducción,
adelantada
permite por
obtener ejecucion y reporte de Cumplir con
en la institución
realizadas
las
en
en Actividades de la
Nº de
Animales, para luego días y por ende riesgos
la seccional. de actividades con el fin de metas establecidas Actividades
aviar,
2008, las seactividades
muestrearon solo después
relacionadas 53 con ser
predios control en la ejecución una información oportuna los
cumplimiento diferentes
del programación.
consignados en la Cuenta Corriente Banco aparición de focos
y confiable acerca de los de ejecutar el 100% de lo en el
manuales. Programa realizadas /
rurales
Pesca ypara analizar
Acuicultura, aaves
pesar dequetraspatio
éstas en y reporte de las cronograma 1, Recordar3,yPresentar
enfatizar
221 19 03 007 Agrario a nombre el ICA, asimismo se diseminación
ingresos percibidos porde la programado con
Reevaluar en la
el Aviar, 2,Realizar
prresentando un Sobrre total 100% 1/06/2009 30/12/2009 100% 100% 30 30 30
alrededores
comenzaron de
su las granjas
ejecución ade reproducción
partir del actividades misionales, infomes
al personal de avances
encargadodel
detecta que75existen Guías enfermedades aviares. vigilancia, soportada ifnormes de avances actividades
de
últimolos trimestre muestreos
del año, conexpedidas
lode se que
cual predios por parte de la Seccional, al igual
No obstante,
que
dada la
personal
con
de
apoyo logístico,
las estricto control
sobre
por
el
mismo.
las politicas y manuales 4,
presupuestadas
no cuentan
programados con
para la ladebida
en la firma
Seccional y nombre
Santander. institución. evidencia inoportunidad diferentes oficinas parte de la oficinas Reuniones
refleja falta de control ejecución de pocaelrelevancia de procedimientos de a
del funcionariodesarrolladas
del ICA, igualmente, son en recaudo dedeestas los administrativo
locales el manual de y cumplimiento.
de recaudo sobre la socilizacion
. 30
las actividades por la actividades en la financiero. cumplir por eventuales
medio de
expedidas
seccional y guías no permite de movilización
contar con una que no Lo anterior tiene origen dineros oficiales y procedimientos información con el fin de rendir la
totalidad de de pérdida
actividades charlas y dirigiéndose a
caracterizan la edad de
información veraz y confiable respecto a la los animales, en la falta de riesgos de asignados de acuerdo a actualizada de los informacion.
ejecutadas por esta la pagina institucional
contraviniendo
totalidad de actividades lo establecido
ejecutadas enpor la laR. mecanismos de control recursos para la las funciones y reportes de recaudos
seccional, estas 2, Recaudos /
01794
seccionaldedurante 2003 lasobre vigencia el evaluada.
Manejo de eficientes, para verificar institución, así como responsabilidades que de cada oficinas local
222 17 04 002 condiciones no surtieron Revisar el informe Sobre ingresos 100% 1/06/2009 31/01/2010 35 0% 0 0 0
Recaudos en el ICA y la R. 0054 de 2007 la ejecución del refleja un incumplimiento se deben asumir en las de forma periódica
incidencia mensual presentado por totales
por la cual se designa el responsable de recaudo de los dineros de los negativa
deberes sobre que diferentes oficinas, (mensual) a la
la gestión misional la oficina de recaudos
recaudos en la Oficina Local ICA Sabana oficiales de la poseen los funcionarios recalcando la Gerencia Seccional.
adelantada por lademisma. para ejercer control y
de Torres. institución. responsables los importancia y 3,
tomar las medidas
Igualmente el responsable de los recaudos recaudos en las oficinas consecuencias de su Instalación y
respectivas 3,
oficiales en esta oficina local, realizó de locales. Estas estricto cumplimiento capacitación de los
capacitación al personal
manera extemporánea y tardía los reportes situaciones prestan para lograr el objetivo diferentes medios
en la instalación de
de recaudos por concepto de expedición mérito suficiente para el general de la institución. tecnológicos
software.
de guías de movilización de animales y traslado a la Oficina de (software y
servicios de laboratorio, correspondientes Control Interno Hardware) para la
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Fecha de Suscripción: La seccional suscribe dos contratos con la
Fecha de Evaluación: firma Vimarco (072-001-2008 y 072-030- 30-Dec-09
La contratación se
2008) para la prestación del servicio de
realiza en esta forma
aseo y cafetería, con igual objeto, Se registran
Se generan riesgos de debido a que no se
observando la existencia de debilidades en debilidades en la etapa Mejorar la etapa de Valor
incumplimiento de los contaba con el total del 1, Realizar presupuestos
el sometimiento a los principios de de de planeación planeacion asignado /
principios de presupuesto, la con base a la apersona
1, Delegar años
223 14 02 015 transparencia y economía establecidos en contractual, dada la contractual dándola a Sobre 1 1/06/2009 30/12/2009 30 0% 0 0 30 x
establecidos en el Gerencia Seccional anteriores.
encargada de la Presupuesto
el Régimen de Contratación Estatal (L. 80 falta de un control y conocer al nivel
régimen de contratación monitorea los contratista Realizar la 2, Solicitar
contratación el CDP la total Pedido
de 1993), no obstante, éstos fueron monitoreo efectivo en Central
estatal. para evitar dificultades terminación de los aplicabilidad de la norma
liquidados debidamente, sin llegar a tener dichas etapas.
en informe
El la recepción
presupuestal de contratos a de Ley contractual
incidencia alguna en la gestión Se registra falta de Se dará cumplimiento
Se observan debilidades
administrativa adelantadaadministrativas
por esta
servicios.
se realiza de acuerdo al a satisfacción publica y el seguimiento Contratos
control y seguimiento articulo
las 11 de
políticas dadasla por
ley
en algunos contratos de prestación de
seccional. Estas condiciones cumpliendo con de los mismos generado terminados con
en la ejecución del 1150/2007
la Ley 80/1993dando dto.
servicio
Se y de compra
presentan venta, por cuanto
debilidades de tipo no generan eventos de todas los requisitos reportes trimestrales en documentación
proceso contractual y cancelación de a a
2474/2008, cuerdolos
224 14 04 004 se anexa dentro dada
administrativo, de los las
expedientes
adicionesla riesgos e incertidumbres documentales cuanto a la situación de completa al 100% 1/06/2009 31/01/2010 35 0% 0 0 0
falencias en el contratos
a durante los 4
promedios
totalidad deenla el
realizadas documentación requerida,
contrato 072-040-2008 en el proceso de establecidos en la ley cada contrato con día / Sobre
funcionamiento del (cuatro
estadísticos y demeses)los
tales como el acta final o recibo a
referente al servicio de mantenimiento de entera liquidación de contratos. de contratación, ley respecto al porcentaje contratos
Sistema de Control siguientes
recursos a
destinados su
satisfacción del por
fotocopiadoras servicio
$0,2prestado.
millones y en el 1150/2007 articulo de cumplimiento, tiempo totales
Interno. expiración.
para el año, de los 100
contrato 072-031-2008 sobre recolección Se registra falta de 11, con respecto a la de desarrollo,
contratos de compras, cancelación
de desechos tóxicos con la empresa control y seguimiento 1, Seguir deen losel cumplimiento de contratos con
bienes y servicios mismo 1, Cumplir con
documentación lo
soporte
Descont S.A. por $1 millón, en razón a en la ejecución del Estas situaciones cumplimiento de las adiciones
La seccional Santander ha venido realizados durante el estrictamente señalado
al día, aplicabilidad a la presupuestales
que, si bien es cierto estas adiciones no proceso contractual y generan desgaste políticas
225 14 04 006 suscribiendo año 2008 solo se le por
ley el presupuesto anual / 100% 1/05/2009 31/01/2010 39 0% 0 0 0
sobrepasan
Se registra que el convenios
50%
en la Seccional especiales
del valor Santander de
inicial del falencias en el administrativo y presupuestales y ley sobre
cooperación con algunos municipios de realizo adición establecido para cada
contrato,
Sede Bucaramanga estas deben aplicarse
funcionan en casos
el Centro de funcionamiento del deficiencias de Control. 80/1993 dto contratos
Santander para la realización de presupuestal a 2 de año.
excepcionales y no como
Diagnostico Animal, Centro de Diagnóstico la regla general, Sistema de Control 2474/2008 totales
actividades de prevención, control y ellos ya que estos
hechos
Vegetal que denotan
y Laboratorio deficiencias
de Semillas, en
los la Interno.
erradicación dependen de la estricta
etapa cuales sondegeneradores
precontractual,enfermedades de control
especialmente
de residuos en Estos hechos provocan
necesidad del servicio y
sanitario
realización y para
hospitalarios de los ylasimilares,
expedición
estudios no de
previos guías
y en de
obstante la Deficiencias en los desgaste administrativo Mayor control en el Delegar en los
Hacer
en ningún seguimiento
momento Nº Convenio
movilización,
preparación
contar el ICAdel los
contar cuales
plan
un plan node presentan
de compras,
manejo controles establecidos debido a que no se les cumplimiento de los Coordinadores Y
preventivo
generan y riesgo
correctivo al a Supervisados /
ninguna
generando cuantía,
ambiental desgastey donde
general, por en algunos
falta de un de
administrativo y en la gestión está haciendo el control y compromisos Supervisores de los
226 14 05 100 los convenios suscritos
cumplimiento de los Sobre 100% 1/06/2009 30/12/2009 100% 100% 30 30 30
los cuales compromiso
deficiencias
adecuado sede registran que no presentan
Control. institucional no se contractual seguimiento, originando establecidos en los convenios el
por el ICA con
contratos, municipio
ni un mayor convenios
ninguna
ejecutanoperatividad,
unos procedimientostoda vez específicos
que quedan desarrollada por la riesgo al no dar convenios cumplimiento de la
y Asociaciones
costo del servicio. por realizados.
enparaletra muerta
acatar y no se da con
lo relacionado aplicabilidad
la gestión a institución. cumplimiento estricto a lo SOCIALIZACION DEL Interinstitucionales. normatividad vigente.
losintegral
acuerdos suscritos, lo tanto se da cabal 30
de residuos quesin embargo,
establece el D.se pactado en su momento. MANUAL
cumplimientoDE aGESTION
la Ley.
observa que esta situación Estas situaciones
2676 de 2000 y la R. 1164 de no 2002.tiene AMBIENTAL
ninguna incidencia sobreellanivelgestión fiscal originan riesgos
No obstante lo anterior, central dely ACTUALIZADO Y DEL
administrativa de la seccional, dadoal que ocupacionales para los DISMINUIR LOS
ICA viene adelantando acciones PLAN DE GESTIÓN REUNION DE
cumplido Falta de control en la funcionarios que RIESGOS NUMERO DE
respecto,elsin término
que sese liquidan
registre parasinel mayor
nivel INTEGRAL DE SOCIALIZACION DEL 1 1 100% 30 30 30
efecto. ejecución de las manipulan los residuos SANITARIOS Y REUNIONES
seccional, instrucciones precisas para RESIDUOS DEL ICA, MGA Y PGIR. .
acciones de mejora patológicos y químicos y AMBIENTALES
aplicar lo correspondiente a la gestión DONDE SE INDICA EL
establecidas en el Plan para todo el personal con GENERADOS POR
integral de los residuos, por cuanto solo se CORRECTO MANEJO 1, Indicar a DE las si
de Mejoramiento el que comparten los LOS RESIDUOS
227 21 03 002 suscribió el Contrato No. 072-031-2008 DE RESIDUOS DE diferentes 1/06/2009 30/12/2009 30
institucional, y falta de ambientes interiores de LOS oficinas
con la firma Descont S.A. ESP para la LABORATORIO. generadoras
control en el las instalaciones, al igual LABORATORIOS, de Y
recolección y disposición final de los ELABORACIÓN DEL informacion contable
cumplimiento de las que generan riesgos de MEJORAR EL PLAN DE MANEJO DOCUMENTO
residuos hospitalarios y similares, además PLAN DE MANEJO y financiera de la
obligaciones imposición de presuntas DESEMPEÑO AMBIENTAL PMA 1 1 100% 0 0 0
esta seccional ha venido adelantando el obligatoriedad
ambientales aplicables. sanciones AMBIENTAL DE LA AMBIENTAL de ELABORADO ELABORADO
proceso de adecuación y remodelación del SECCIONAL. reportar dicha
Debido debido a la administrativas por parte INSTITUCIONAL.
Centro de Diagnostico Animal y Vegetal. informacion de forma
acumulación de tareas de las autoridades
Por otra parte se observa que dicha semanal. 2, 1, Obtener la informacion si
presentada a raíz del ambientales,
situación se encuentra incluida como una Realizar informe por de forma eventual y en
acción en el plan de mejoramiento del ICA proceso de Mejorar los canales de
El principio contable de causación dispone parte de la oficina de tiempo real.
SeNivel evidenció
Central; diferencias
en consecuencia, detectadas
toda vezno reestructuración comunicación de las Causaciones
que laslasoperaciones Lo que podría generar pagaduria y tesoreria 2,
materiales,
que sumasdelsenivel
acciones deben
inferiores registrar
a se
seccional, en
$0,2 administrativa sufrida diferentes áreas a nivel Mensuales /
el momento riesgos por indicando la situacion realizar los asientos
228 11 02 002 encuentran subordinadas por el nivel se
millones, las en que
cuales suceden
no son o cuando
informadas ni Estas
por la situaciones
institución y se a
reclamaciones contra la
seccional y central para
de recaudos en contables dando
Sobre el total 100% 1/06/2009 30/12/2009 100% 100% 30 30 30
tenga
central conocimiento
efectuados y dado oportunamente
que tanto deel nivel
su los ocurrencia,
ajustes
central ha deben a que por
labores asumidas las el desarrollo de los de Movimientos
igualmente el Manual de Procedimientos acciones Institución. forma mensual cumplimiento al principio
correspondientes.
venido ejecutando acciones al respecto y contratistas para la
y Con la reestructuración
procesos contables y 1, Realizar ycausacion mensuales
del en Grupo 3, Realizar las de causacion fecha de
razóndea que Contabilidad de la Entidad
el nivel seccional se depuración
debilidades de las
Dichas situaciones
realizada con fecha 23
administrativos cumplir
causacionescon en sus el periódica
realización de de las 30
adoptado
encuentramediante en proceso Resolución
de adecuación 00922losde partidas
presentadas conciliatorias
en los de Diciembre de 2008
afectan la confiabilidad principio
respectivos meses de diferentes partidas de
actividades contables.
2002 establece que se
laboratorios de diagnostico animal deben efectuar
y no han sido suficientes
mecanismos de control se busca el traslado de
de la información causacion
con el fin ydeexactitud
cumplir acuerdo a su
conciliaciones
vegetal, se dará bancarias
trasladomensualmente;
a la autoridad a para su aclaración y la
existentes. la parte Contable para la
financiera y puede incidir de
con loslasprincipios
cifras de y disponibilidad. Partidas
Diciembre
ambiental 31para de lo2008,
de suse establecieron
competencia. obtención de los Oficina Central con el fin
El Plan General de Contabilidad Publica en en los saldos de las actividades
Contabilidadcontables 2, Recordar a los conciliatorias /
229 17 04 001 hechos que afectan la confiabilidad del respectivos soportes de organizar y hacer 1, Buscar el 100% 1/05/2009 30/12/2009 100% 100% 35 35 35
el numeral cuentas de efectivo y con respecto
Generalmente a la clientes la importancia de Sobre periodo
saldo del 209.1.1.3
Efectivo,Párrafo en 154 las establece
Cuentas con las entidades mas control sobre la Funcionamiento
que como ICA resultadoPRODUCTOS del grado de resultados (ingresos y contabilización
Aceptados de losy consignar y presentar el mensual
Bancarias Y financieras,
Lo anterior endebido razón a a causacion y realización Eficiente y Eficaz y
incobrabilidad gastos) y finalmente diferentes
establecidos ingresos
por la recibo de consignación
SERVICIOS originado e ICAen factores
TESORERÍA tales las
debilidades deficiencias
en el
1, Establecer contables
de actividades mayores
mejoramiento del 35
como antigüedad e incumplimiento, debe podría llegar a afectar el controles de por las conciliaciones
Contaduría General para generar los
REGIONAL, en dichas conciliaciones se registradas
sistema de en el
control y contar con mayor Sistema de Control 2,
provisionarse el valor de los derechos que patrimonio de la entidad. comunicación para la bancarias
de la Nación boletines deEvaluaciones
ingresos y
reflejan partidas conciliatorias por registrar control sobre
interno, en elelregistro,
manejo personal para el Interno en el periódicas solicitando Causacion y
se estimen su respectiva causacion.
en libros, débitoincobrables
por valor de y$66ajustarsemillones de los
conciliaciones, recursos Lo que genera
contabilización de las
desarrollo de la misma mejoramiento de información esporádica Contabilizacion
permanentemente
y crédito por valorde deacuerdo $1 millón, con con su financieros y registro de diferentes partidas
revelación de los sobreestimación de la canales de en diferentes áreas para de las
230 17 01 011 evolución
antigüedady superiorel párrafoa 157…las provisiones
tres (3) meses, con las operaciones; conciliatorias de 100% 5/05/2009 30/12/2009 34 100% 100%
saldos de cartera, cuenta Deudores y comunicación entre verificar la fiabilidad y diferentes
constituidas
partidas porse registran desde
identificar como menorel mesvalorde provisiones y demás
deficientes canales de Patrimonio de la entidad. la seccional eficacia del control partidas
de los deudores.
agosto de 2007. En el informe de cartera que se generen en la
información y Santander y la oficina interno y la comunicación conciliatorias
en cobro coactivo a 31 de diciembre de Central y sean de 34 34 34
comunicación, Central para la interareas.
2008, elaborado por el Grupo de Gestión y estricta contabilización
inaplicación de la Ley contabilización y
Apoyo Administrativo del Nivel Central, se en la Seccional
1066 de 2006. envió de reportes
observa una provisión de cartera por valor
necesarios para su
de $ 3,5 millones, la cual no se encuentra
causacion contable
registrada contablemente en la seccional.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Analizado el comportamiento de los
1, Realizar cobro a
movimientos de cartera durante la vigencia
Debido a la falta de Revisar y confrontar la las diferentes Cartera
2008 se evidenció que el cobro de ésta no Dar cumplimiento al
control eficiente y Posibles sanciones y Cartera establecida a la entidades. Cobrada /
ha sido oportuno y con la debida celeridad cobro coactivo de los
231 17 01 011 oportuno y de gestión riesgo de perdida de fecha y organizarla por 2, Iniciar Sobre total 50% 1/06/2009 30/06/2010 56 0% 0 0 0
en la aplicación de los procedimientos de diferentes rubros de
de cobro de cartera recursos en la institución. edades para realizar su procesos de cobro Cartera
cobro persuasivo y coactivo de cartera
durante el año 2008. respectivo cobro. coactivo según el adeudada
conformidad con la Ley 1066 de 2006 y del
caso en Bogota
artículo 820 del Estatuto Tributario.
1, Realizar fichas de
Fichas de
control a los diferentes
Control / Sobre
vehículos (carros y 8 1/06/2009 31/01/2010 35 0% 0 0 0
Vehiculos
motos)
totales
En el manejo de los vehículos a cargo de
la Seccional se evidenció que no existen Crear y mantener
Realizar control y
las fichas de control -hojas de vida- donde Al ser la información es fichas de control para
seguimientos en actas
conste la información básica del vehículo y Debido a la falta de recopilada por dos los diferentes
con constancia a los 2, Registrar todos los Mantenimientos
sus mantenimientos preventivos y control eficiente en el dependencias, se registra vehículos del ICA a
diferentes vehículos de mantenimientos y y
correctivos así como el cumplimento de las manejo de los duplicidad de tareas y cargo de cada
232 16 03 002 propiedad del ICA reparaciones realizadas Reparaciones / 100% 1/06/2009 31/01/2010 35 0% 0 0 0
obligaciones impositivas de carácter vehículos de la desgaste administrativo funcionario que
destinado a cada a cada vehiculo a nivel Sobre el total
departamental y municipal las cuales para seccional durante el afectando las cuentas por ilustre los
persona su Seccional contratado
la vigencia 2008 no fueron canceladas ni año 2008. pagar y el resultado del mantenimientos y
responsabilidad del
registradas en la contabilidad por valor de ejercicio. reparaciones a cada
mismo
$1 millón aproximadamente, aunado a lo vehiculo.
anterior, 3, Dar informe
bimensual de los Informes
De conformidad con el Régimen de 1, Solicitar
vehículos por encadaforma
uno bimensuales /
Contabilidad Pública, los comodatos se mensual 3 1/06/2009 31/01/2010 35 0% 0 0 0
de losvía electrónica
funcionarioso Sobre perido
registran en la cuenta 3208 Capital Fiscal. correo
encargadosa certificado nivel presupuestal
Se evidenció que a diciembre 31 de 2008, información
Seccional a
De contabilización con 1, Mejorar canales de
no se conformidad
encuentra registrado con el Plan de
el contrato contabilizar en cada
Contabilidad Pública, la depreciación es soporte sobre el comunicación inter-
comodato con la Corporación Centro periodo antes del cierre,
individualizada por cadaEmpresarial
elemento. Existe Lo anterior debido a hallazgo respectivo y áreas e inter-central
Provincial de Gestión de la tanto a las áreas de
limitación al alcance en la cuenta deficientes canales de mejorar los canales de con el fin de
Provincia de García
De conformidad con el Plan de Rovira – CEPROGAR, Estas situaciones trabajo como a la oficina contabilización
Depreciación Acumulada la cual registra comunicación entre comunicación con la disminuir errores por
cuyos costos Pública,
Contabilidad históricos laascienden
entidad para
estatalla generan subestimaciones central. y corrección del
233 19 03 004 en forma global a$754 millones a dependencias a nivel oficina central con el fin falta de aplicación del 100% 1/05/2009 31/01/2010 39 100% 100% 39 0 0
granja
debe Elefectuar
Arsenal el$ 147 millones
cálculo dey31parade
las seccional y nacional y a
en la cuenta Capital
de cumplir con el principio de
2, Presentar informe hallazgo /sobre
diciembre
la granja Tinagá
valorizaciones de 2008,
dealas $no 39 obstante
millones.requerirse
Propiedades Aunadoy
Planta Fiscal. mensual enviado al Área registros totales
al la falta de conciliación principio contable de causacion y periodo
a Nivel
Equipo Central lacada
lo anterior,
mínimo relación
existe 3 un individualizada
años contrato
de forma de 1, Revisar y solicitar contable de la oficina
de los bienes muebles eelemento
inmuebles, su patrimonial, causacion de la establecido por la
comodato
individualizada vigentepor decada
la granja El Arsenal
y con Se trasladara el soportes de los central en bogota sobre
depreciación y valorización con corte a Contaduría General de Contaduría General.
con elenmunicipio
base avalúos de Enciso,
técnicos. Existe el cual a la
limitación Debido a la falta de hallazgo los diferentes hechos
diciembre 31 de 2008, no fue posible la Nación a la oficina diferentes
Ejercer
Causacion y
fecha
al no
alcance ha sidoen liquidado,
la detectándose
cuenta 1999 procedimientos claros y central Nacional en comprobantes de económicoscomunicación
registrados realización e
obtener
que se esta información,
constituyeron
Valorizaciones, la cualpara poreste
registra lo anterior,
bienforma
en dosla Esta situación impide constantes con el de
en la contabilidad Area
la
precisos para la Bogota para que el área Depreciaciones las
entidad
contratos
global $4.478 incumple
de comodatos
milloneslo dispuesto
aque 31se en el Plan
deencuentran
diciembre emitir concepto de Financieras
Seccional. para la
234 18 03 004 depreciación y Contable se encargue realizadas a los Depreciaciones 100% 1/06/2009 31/01/2010 35 0% 0 0 0
General
2008,denoContabilidad
vigentes.
de obstante requerirse Pública, al Normas
Nivel razonabilidad sobre la contabilizacion y
valorización de bienes de los dispuesto y Bienes Muebles e / sobre
Técnicas de Contabilidad
Central la relación individualizada de los Publica Numeral cuenta Depreciaciones. causacion de hechos
muebles e inmuebles a aclaraciones pertinentes Inmuebles con que Depreciaciones
2.9.2.5
bienes muebles Exhibicióne de
inmuebles, soportes, su contables
nivel de la institución. de la misma cuenta
1, laRevisar
institución,
y totales
comprobantesy yvalorización
depreciación libros de con contabilidad
corte a Se trasladara el
información. para mantener
mantener archivoel
párrafo
diciembre 354,
31 que
de 2008,establecea excepciónque “Toda de los la Debido a la falta de hallazgo a la oficina Causacion y
archivo historico
histórico sobre los Ejercer comunicación
documentación
predios El Arsenal contable
y Tinagá que los constituya
cuales se procedimientos claros y central Nacional en realización e
evidencia Estos hechos generan diferentes con el area financiera
encuentran en regular y mal estado dey
de las transacciones, hechos precisos para la Bogota para que el área las
operaciones efectuadas porsulaefecto entidad incertidumbre sobre la comprobantes de para la causacion y
235 18 04 003 conservación, sin actualizar en depreciación y Contable se encargue valorizaciones / 100% 1/06/2009 31/01/2010 35 0% 0 0 0
contable pública debe razonabilidad de la Valorización archivo historico de los
las valorizaciones, cuyoestar cuantía a disposición
asciende a valorización de bienes de los dispuesto y sobre
de la
En loscuenta
usuarios dede lalo información,
de Deudores se evidencia en cuenta Valorizaciones. realizadas a los diferentes hechos
$1.202 millones, demás no fue muebles e inmuebles a aclaraciones pertinentes Presentar mejores Valorizaciones
especial,
Inadecuada para efectos
aplicación depárrafoinspección, Bienes Muebles e conables.
posible obtener esta del información, 116en- nivel de la institución. Implementar
de la mejores
misma canales de 1, Solicitar reporte de totales
vigilancia
Numeral y - control
2.8 Principio por parte
de Registro dedelas la En razón a debilidades canales de Inmuebles con que
consecuencia, la entidad incumple lo información. comunicion entre el forma mensual a las
autoridades que los cuenta la institución
Contabilidad
dispuesto en el requieran”,
Pública, referente
Plan General a que “Los de en el sistema de control comunicación con el
área de Cobranzas y diferentes áreas Nº de saciones
hechos
Contabilidad
Del financieros,
análisis a la económicos,
Pública, NormasDeudores
cuenta socialesde
Técnicas sey interno, en el registro, área de Cobranza
jurídica en el Nivel (cobranza y jurídica) y Deudas
ambientales
Contabilidad
evidencia Inadecuada deben
Publica contabilizarse
Numeral
aplicación2.9.2.5 de
del conciliaciones, Estos hechos generan oficina Central para el
Central, para obtener sobre las novedades Contabilizadas /
236 17 01 009 manera
Exhibición
párrafo cronológica
116 de- Numeral
soportes, y conceptual…”,
2.8 - Principio por
comprobantes dey revelación de los sobreestimación de la envió oportuno de los 100% 1/06/2009 30/06/2010 56 0% 0 0 0
mas rápido y de para realizar su Sobre el total
cuanto,
libros
Registro delas consignaciones
contabilidad
de párrafo
la Contabilidad realizadas
354,Pública, por
el cual saldos de cartera, cuenta Deudores. diferentes cobros y
forma eficiente la respectiva de Sanciones y
el Señor a
consagra
referente Fabián
que
que “TodaParra,
“Los lapordocumentación
hechos concepto
financieros, de deficientes canales de pagos realizado con los
información contabilización y Deudas del año
cancelación
contable queacuerdo
económicos, constituya
sociales de pago
evidencia
y ambientales por sanción
de
debenlas información
Lo anterior ocasionado y soportes y contabilizar
Actualizar necesarios
necesaria para su presentar el informe a
impuesta, por
transacciones, dehechos
contabilizarse valor de $ 1,2
maneray cronológica millones
operaciones noy comunicación.
a debilidades en el para
las generar la
diferentes 1, Actualizar la 1 Presentar
respectiva Nivel Central al día la
fueron
efectuadas
conceptual…”, registradas
por lapor entidad encontable
cuanto ela periodo
pública
31 de sistema de control causacion
resoluciones información contable causacion y Nº de
Estas situaciones contabilización.
correspondiente.
debe
diciembreestar ade disposición
2008, no de losse usuarios
realizó de la interno, en el registro, sancionatorias de la en lo relacionado a la reclasificaciones de las resoluciones
la información, generan subestimación
causación de en especial,y para
cuarenta sieteefectos
(47) conciliaciones, vigencia 2008 y la causacion de las resoluciones contabilizadas y
237 17 01 009 de inspección,de vigilancia de la cuenta deudores y 100% 1/07/2009 31/07/2010 56 0% 0 0 0
resoluciones sancióny expedidas
control por en partela revelación de los reclasificación de las diferentes sancionatorias expedidas reclasificadas
de las autoridades patrimonio de la entidad y
vigencia 2008 porque $ 22 los millones
requieran”. que se saldos de cartera, mismas según resoluciones en sus por la oficina de jurídica /sobre el total
cuentas de orden.
encontraban debidamente ejecutoriadas. deficientes canales de ratificaciones realizadas respectiva fecha de que pertenezcan a la de resoluciones
Igualmente no se reclasificó lo información y por la oficina jurídica de expedicion, seccional Santander
correspondientes a tres (3) resoluciones comunicación. Bogota
ratificadas por $ 1,4 millones, ocho (8)
resoluciones enviadas para cobro jurídico
por valor de $ 9,2 millones, expedidas en
vigencias anteriores y que se encontraban
en cuentas de orden.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Fecha de Suscripción: Para afrontar el rediseño institucional la Situación que ha 1, Crear procesos de
Fecha de Evaluación: La entidad no
seccional debe adoptó
adelantarlasprocesos
medidasde generado deficiencias en inducción y 30-Dec-09
Debido a deficiencias Realizar procesos de
inducción al para
necesarias personal.asegurar
El proceso el la expedición de las capacitaciones a los
de control en la inducción y capacitación
administrativo
mantenimiento sancionatorio
de la información, ha sido no resoluciones de sanción, contratistas y demás Numero de
administración del al diferente personal
adelantado mediante
obstante por diferentes contratistas,
memorando los
Circular en las notificaciones, Recurso Humano capacitaciones
talento humano y contratado por el ICA 1 Cursos de inducción y
cuales
No 039nodeposeen2008 dela experiencia
la Gerenciarequerida
General registro, cobro y recaudo que ingrese a laborar 1, Solicitar la e inducciones
debido a la falta de para el cumplimiento Capacitaciones sobre las
238 15 04 001 (una ICA,
del vez impartió
obtenidainstrucciones
no los vuelvenprecisas a presentando gran en la institución. 2, información a la oficina realizadas / 100% 1/06/2009 31/01/2010 35 100% 100% 35 0 0
mecanismos claros con calidad de las labores a desarrollar por
contratar), además
para la entrega por cada no han recibido un
funcionario, cantidad de revocatorias, Contratar al personal de Cobro ycapacitados
jurídica en Sobre total
para debilidades
Estas adelantar están el funciones funcionarios
adecuado
información proceso
que debía de inducción,y
consolidarse algunas por pérdidas de con anterioridad para bogota de forma eficaz y contratación en
proceso
atribuidas administrativo
a la encomendadas, y en lo
capacitación,
enviarse antes acompañamiento ni han sido
del 28 de noviembre de fuerza ejecutoria por Realizar conciliaciones realizar la oportuna para depurar el periodo
sancionatorio a nivel
existencia de posible preservar el
objeto la cual
2008, de fuecontrol,
rendida. seguimiento y vencimiento de términos, periódicas sobre la capacitacion Buscar
1, y dicha información y
institucional.
debilidades en el personal capacitado.
supervisión,
Posteriormente, al presentarse el retiro de Como se observa, el reiteración de los información empalme
confiabilidad de la
y presentar informe de Nº de
La entidad debeelefectuar
los funcionarios, Gerente conciliaciones
Seccional no sistema
área de control
administrativa infractores.. informacion.
Estos eventos generan sancionatoria enviada certeza en las cifras novedades por el resoluciones
periódicamente.
utilizó la No se evidencia
información previamente la interno yla falta
durante de
vigencia incertidumbre en el por la oficina jurídica de contables responsable en forma conciliadas
239 18 01 004 realización
diligenciada de paraconciliaciones paradebido
recibir los cargos, esta gestión
2008 se administrativa,
vio afectada 100% 1/07/2009 31/07/2010 56 0% 0 0 0
registro del debido bogota para presentar el conociendo el estado mensual a la Gerencia /sobre
actividad,
a la información
la desinformación fluye
con quesinmanejo
control ni
el en razón
por variasa que no se
novedades 1, Fortalecer el equipo
cobrar. reporte mensual a las de cartera real a Seccional, Área de resoluciones
registro.
Nivel Central este proceso, pues solo evidencia
de personal,la realización
falta de humano encargado se
área contable y de corte de cada Cartera y Contabilidad totales
hasta el 22 de diciembre, en reunión con de conciliaciones
instrucciones clarasparay las acciones
cartera para su periodo para el respectivo
Cumplimientos
los Gerentes Seccionales se conoció la esta
precisas actividad,
respecto de la la administrativas
respectiva causacion y Afrontar
1, Mejorary sacar
los proceso de conciliacion de metas
Inadecuada
nueva estructura, aplicación
la cualdel párrafo
empezó 116 a-
a regir información
nueva fluye sin
estructura, operativas. 2, adelante las medidas Contratación de personal
Este hecho incide canales de de forma trimestral entre
programadas
Numeral
partir del2.8día - Principio
siguiente, de así
Registro
comodelos la control ni registro.
represamiento de Desarrollo de talleres adoptadas
negativamente en el comunicación en entre el para agilizar el áreas
las diferentes desarrollo
con
por la
Contabilidad
funcionarios Pública, que harían referente
partea quede “Los
ella, información, psicológicos rediseño institucional de
el finlasde actividades
consolidar la y
240 11 02 002 registro, suministro, las diferentes áreas administración 100% 1/06/2009 30/06/2010 56 100% 100% 56 0 0
hechos
empezando financieros, económicos,
por la designación delsociales
Gerentey desconocimiento de la encaminados a la para dar procesos
información de información
calidad y oportunidad de de la Seccional y operativas /
ambientales
Seccional. deben contabilizarse de nueva carga laboral, capacitación del Clima cumplimiento al evitando futuros
Omisión que
la información. puede Santander. sobre total
manera cronológica
En la seccional y conceptual…”,
se suprimieron dos cargos por debido a los deficientes Con la implementación
Organizacional. objetivo y metas 2, de inconvenientes.
generar riesgos de metas
cuanto la Seccional,
de carrera, que correspondenno registróa eloperarios
ingreso Situación
procesos que a la fecha
de entrega, a y puesta en marcha del 3, la institución.
pérdidas de elementos Realizar el registro 1, Presentar programadas
al almacén
calificados, de $15,6
los cuales no se han millonespodido persiste,
la falta dedebido a los
un adecuado sistema MECÍy se
capacitación busca
empalme
adquiridos por la de los elementos confiabilidad y
correspondientes
retirar de la institución a elementos adquiridos
por encontrarse con deficientes
empalme canales y de
al abundar
a los en nuevos la
administración, pendientes por parte proporcionalidad de la
por
fuero lasindical
Oficina y dos Central
cargosmediante
provisionales los comunicación
desconocimiento de los e comunicación
funcionarios. entre las
subestimación de las del almacén y información de almacén Novedades en
contratos
que números GABSA
corresponden al -01-236-08,
Coordinador información
sistemas entre las
utilizados, diferentes áreas para
241 18 03 001 cuentas de Cargos contabilidad. y contabilidad en los boletetines de 6 1/06/2009 31/01/2010 35 6 100% 35 0 0
GABSA -01-234-08
Administrativo y GABSA
y Financiero y el-01-252-08,
funcionario seccionales
ubicación yy laoportuna
Oficina hacer mas eficiente y
Diferidos y posible 3, Presentar diferentes reportes Almacen
los
En cuales
de Presupuesto.
la vigenciafueron2008 de recibidos
no se físicamente
Adicionalmente, durante
culminó el Nacional, a la falta
recuperabilidad de de la eficaz los
detrimento patrimonial en informe mensual del contables para dar
en el mes
el periodo,
proceso de de se diciembre
toma terminó
física delel de 2008, sin
nombramiento
inventario de mecanismos de control
información existente. procedimientos de
el evento que no se área de almacén al veracidad de la
efectuar
provisional
Propiedades el Comprobante
a Planta de Movimiento
dos funcionarios,
y Equipos, los cuales
faltando de
las en el manejo y registro contabilización y
Debido a la falta de subsanen las área contables de información contenida
Inventarios
manejaban
oficinas localespara el
Recaudos, ingreso
de Sabanay deComprasa almacén
Torres, San y de los inventarios. causacion de las
diligencia y de gestión inconsistencias todos los
contabilidad,
contratosdeyChucurí
Vicente debidoyael
renunció laque los
deelementos
Contadora
50% de la
la Oficina diferentes partidas Terminar
efectiva para lograr una detectadas.
Estos hechos generan Programar la movimientos inventario
(Bolsa
seccional,Bolsang
Bucaramanga. quien sencilla
tenía $ 2,5 millones
nombramiento
Así mismo, no se y actualización
cobertura significativa incertidumbre en la terminación de realizados durante de el Visitas de actualización
revisado/ sobre
Manilas
provisional.lazo soga 15 metros $0.7 1,
242 19 03 006 evidenció la existencia de un programa,
del proceso de toma cuenta Propiedad, Planta actividades de mes yRealizar
inventarios deen los el
la en Sabana de Torres y
Total inventario
100% 1/06/2009 30/12/2009 30 0% 0 0 30
millones)
Respecto de no los corresponden
funcionarios
previamente autorizado por el superior, de al precio
carrera se registro
oficinas de para losy
física del inventario de y Equipo. inventarios pendiente locales San Vicente
existente
comercial
para efectuary2,
pensionaron dicho a procedimiento,
uno las área
del características
técnica y el
además elementos
Seccional
Propiedades, Planta y Con la implementación realizar la
solicitadas.
otro
no se delcuenta
área administrativa
con un resultado quiénfinalteníaque a pendientes por parte
Equipo. y puesta en marcha del contabilización
cargo laelcorrespondencia
revele estado de los bienes, internapuesy externa,
en él del almacén y 1, Presentar
además sistema MECÍ se busca
no se renuncio
registra una funcionaria
el estado actual de lasde Este hecho es aumentar en la
contabilidad, y confiabilidad y
oficinas locales.
Efectuada
conservación la de revisión al registro contable
estos mismos. Presentar informe proporcionalidad de la
ocasionado por la Eventos que generan que comunicación entre las
del proceso de clasificación de los bienes Se determino debilidad mensual del área de información de almacén
existencia de las operaciones no sean diferentes áreas para Informes
243 19 03 006 inservibles contenido en las Actas 01, 02 y en la informacion almacén al área y contabilidad en los 6 1/06/2009 31/01/2010 35 6 100% 35 0 0
debilidades de de tipo
las registradas hacer mas eficiente y mensuales
03, se evidencia que estas no son carpetas de los y de contables de todos diferentes reportes
administrativo oportunamente. eficaz los
registradas en la fecha en que se elaboran. contratos. no estan los movimientos de contables para dar
control interno. procedimientos de
ordenados actas inservibles veracidad de la
contabilización y
cronologicamente ni realizados durante el información contenida
causacion de las
MAGDALEN debidamente foliados mes y de los
GERENCIA SECCIONAL MAGDALENA diferentes partidas
A Se determino debiliidad en la informacion que permitan seguir al pendiente para
encontro que la documentacion no esta Coordinar con la oficina
de las carpetas de los contratos. no estan orden cronologico de realizar la
debidamente organizada, las carpetas no central de
ordenados contabilización
cuentan concronologicamente
un indice de documentos,ni las actividades Documentacion Contar con las tablas
debidamente foliados queactas permitan seguir pertinentes a cada Elaboracion de las tablas
tampoco se encontraròn de entrega Debido a que no se han capacitacion de retencion Documentos de
al Dificultad en la oportuna de retencion documental
deorden cronologico
los archivos de las actividades
documentales por parte de contrato.Con
implementadorespecto
en su relacionada con la ley documental de cada capacitacion y
244 1904005 pertinentes a cada contrato.Con respecto y agil localizaciòn de la de cada uno de los 4 5/4/2009 3/30/2010 47 0% 0 0 0
los funcionarios salientes.Debido a que noa a los (11)elcontratos
totalidad manejo dede 594 de 2000 en cada uno de los archivos tablas de
los (11)implementado
contratos de prestaciòn de el prestaciòn informaciòn documental. archivos que se llevan en
se han en su totalidad archivo. de una de las correspondiestes a la retencion
servicios,se constato la seccional.
manejo de archivo, lo que
cualno se anexan los
ocasiona servicios,se constato
Se infringe la ley general dependencias que seccional.
soportes
dificultad relacionados
en la oportuna con los localizacòn
y agil que no se anexan los manejan
de archivos (la ley 594 de Hacer seguimiento y
antecedentes,estudios
de la informaciòn documental. previos de soportes relacionados documentacion.
2000), generando riesgo supervision a los
oportunidad y conveniencia para con los
en el cumplimiento del organización de los contratos de Elaboracion de las tablas
contratar.CUBS, y en un contrato no antecedentes,estudios Documentos de
objeto contractual y una archivos (carpetas de prestacion de de retencion documental
aparece ningun tipo de soporte. En previos de oportunidad capacitacion y
245 1405100 adecuada supervision del contrato) de acuerdo a servicios, de cada uno de los 4 5/4/2009 3/30/2010 47 0% 0 0 0
relaciòn con el contrato de prestaciòn de y conveniencia para tablas de
proceso que se la ley general de asegurando la archivos que se llevan en
servicio GABSA No.01-195-08-GRASAS Y contratar.CUBS, y en retencion.
desarrolla incidiendo en archivos. permanencia de la seccional.
DERIVADOS S.A-GRADESA S.A, se un contrato no aparece
el incumplimiento de los todos los soportes en
encontro que en el archivo del contrato ningun tipo de soporte.
principios de la dichas carpetas.
2101002 faltan
En lossoportes
informesde delos certificados
eventos de de Enfalta
relaciòn con el y
de ilustraciòn Genera incertidumbre
contratacion estatal. Realizar reuniones de
antecedentes de
transferencia sice,CUBS
tecnologia y justificacion
se encontro de contrato de prestaciòn
descripciòn de sus sobre la debida Socialización del Sensibilizar a los
la necesidad
muy y conveniencia
escasa alusion paraambiental
al desarrollo de servicio GABSA
componentes socializaciòn de los sensibilización del MGA INFORME CON
Manual de Gestión funcionarios de la
contratar.Esta
sostenible debidosituaciòn genera
a la falta riesgos eny
de ilustraciòn No.01-195-08-GRASAS saberes y conocimiento y PGIR del ICA, a los REGISTRO DE
246 Ambiental, Plan de seccional sobre la 1 9/1/2009 12/30/2009 17 1 100% 17 17 17
el cumplimiento
descripciòn de sus delcomponentes,
objeto contractual y
situaciòn Y DERIVADOS S.A- con que cuenta la entidad funcionarios de la CAPACITACIÓ
Gestión Integral de Gestión Ambiental
una genera
que inadecuada supervisiòn
incertidumbre del proceso
sobre la debida GRADESA S.A, se en esta materia. seccional y sus oficinas N
Residuos del Instituto. institutcional.
que se desarrolla
socializaciòn de los incidiendo
saberes en y el encontro que en el locales.
incumplimiento de los si
conocimientos con queprincipios
cuenta lade entidad archivo del contrato
contrataciòn
en esta materia.Estatal. faltan soportes de los
certificados de
antecedentes
sice,CUBS y
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
2101002 La formulaciòn y protocolo de los Incumplimiento del No permite adelantar Socializar el Manual de Dar cumplimiento a
proyectos carecen de la definiciòn de Manual de Gestiòn suficientes medidas y Gestión Ambiental la política del Manual Realizar reuniones de
objetivos,estrategias,indicadores y metas Ambiental nùmerales priorizar acciones actualizado en de Gestión sensibilización del MGA INFORME CON
de tipo ambiental, esto no permite la 5.1 y 5.2 conducentes a cumplimiento a los Ambiental. y PGIR del ICA, a los REGISTRO DE
247 1 9/1/2009 12/30/2009 17 1 100% 17 17 17
identifacaciòn de situaciones ambientales solucionarlas o requisitos de la norma funcionarios de la CAPACITACIÓ
problematicas,situaciòn que contrabiene minimizarlas ISO 14001:2004 y seccional y sus oficinas N
las indicaciones del manual de gestion concordante con el Plan locales.
si
ambiental numerales 5.1 y 5.2 y se dificulta Estratégico actual del
2102002 En el centrolos
establecer depropositos
diagnostico deldedesarrollo
Fundaciòn falta de inversiòn en Impide desarrollar Incluir en el plan de
instituto. Mejorar las Plan de compras
se encontraròn algunas
sostenible.hecho que nodeficiencias:
permite adelantar equipos de laboratorios adecuadas condiciones compras para la condiciones vigencia 2010 con
riesgos
suficientespara la sanidad
medidads y bioseguridad,
y priorizar acciones ambientales. vigencia 2010, los ambientales, programación de Plan de
248 inadecuado
conducentesdiseño en recepciòn
a solucionarlas o de recursos para la sanitarias y de elementos para mejorar compras 1 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
muestras,
minimizarlas inadecuada e insuficiente adquisición del bioseguridad. condiciones ambientales elaborado
existencias de desinfectantes, dificultades congelador para el y sanitarios y de
con la recolecciòn de material almacenamiento bioseguridad.
convencional de aseo, daños en la sala de temporal del residuos
1404001 En el contrato
necropcias No. 021-33-2008
y obsolecencia en laentre
nevera el ica Falta de especifaciòn Riesgos a la sanidad y Especificar en el
anatomopatológicos, Contrato con
y la Sociedad
para para guardarComercial SANDESOL,
y conservaciòn segura para para caso de bioseguridad del àrea. contrato
elementos con la empresa
para aseo, especificación en cuanto
los servicios anatomopatologicas,
de muestras de recolecciòn y transporte y eventualidades en el que realice
limpieza la
y desinfección a la prestación del
de residuos infecciosos
vencimiento de diagnostico
fechas parao derecarga
riesgos de plazo de ejecuciòn del recolección,
del laboratoriotransporte
y para lay servicio en casos Contrato
249 En el centro de de Fundaciòn Disminuir riesgos. 1 9/1/2009 12/30/2009 17 1 100% 17 17 17
biologicos no se especifica la recolecciòn contrato disposición final de los eventuales. elaborado
extinguidores
se encontraròn dealgunas
fuego.situaciones
deficiencias: que La situacion descrita recarga de extintores.
en casosdesarrollar
impiden de eventualidades
adecuadas o cuando el residuos biológicos para
riesgos
nivel de para
carga ladesanidad y bioseguridad,
la nevera lo amerite, permite presentar Mantener los los
condiciones
inadecuado ambientales,sanitarias
diseño en recepciòn y dede las vigencias futuras, si
tal manera que
bioseguridad. se evite saturar sude informacion distorsionada que la prestación del inventarios de bienes
muestras,
capacidad inadecuada e insuficiente
de almacenamiento, y las del inventario de los servicio también se debidamente
Debilidad en la
existencias de desinfectantes, dificultades activos de la actualizados, en Acta individual de
muestras deban almacenarce por fuera de disposiciòn y debe hacer en
con
ellaslay recolecciòn
con ello, se de material
propicie riegos a la entidad,incumpliendo lo eventualiades de cabeza de cada uno inventario por cada Acta individual
clasificaciòn de los
convencional de aseo, daños en la sala de dispuesto en la Actualizacion
emergencia. constante
de los funcionarios funcionario de la de inventario
250 1601001 sanidad y bioseguridad del area. bienes en Tener el avaluo real 49 4/1/2009 12/30/2009 39 49 100% 39 39 39
necropcias y obsolecencia en la nevera resolucion No. 01712 del de los inventarios de la seccional, y asi seccional con inventario por cada
servicio,seguimiento y del centro de
para para guardar y conservaciòn segura 21 de agosto de 2001, determinar de bienes bajo su funcionario
monitoreo fisico del diagnostico del
de muestras anatomopatologicas, y emananda del ica por el responsables responsabilidad.
Se evidenciodedebilidad en la actualizaciòn inventario Banco Magdalena,
vencimiento fechas para recarga de cual se adopta el manual permitiendo hacer
del predio Centro
extinguidores de diagnostico delque
de fuego.situaciones Banco de procedimientos del de acuerdo
manejo a las de
eficiente
Magdalena,el
impiden desarrollar cual fue
adecuadas avaluado El no cumplimiento de proceso de servicios normas establecidas
este recurso.
situacion que incide en la
tècnicamente en julio 2004 por valor
condiciones ambientales,sanitarias y de de $ las normas de la generales. por la contaduria
revelaciòn del valor Contratacion del avaluo contrato con fedelonja
118.5 millones, que denota el no
bioseguridad. contaduria general de general de la nacion
251 1604001 actual del bien que se del centro de para avaluo del centro de contrato. 1 8/31/2009 5/30/2010 39 1 100% 39 0 0
cumplimiento de las normas de la la nacion respecto al para el avaluo de
presenta en el Balance diagnostico del Banco. diagnostico del Banco.
Contaduria Generla da la Naciòn respecto avaluo de bienes bienes inmuebles,
Se observóde deficiencia en el control y general.
del avalùo bienes inmuebles,incidiendo inmuebles. con el fin de
monitoreo del efectivo
en la revelaciòn evidenciado
del valor actual delpor bienla presentar un balance
practica
que presentaesporadica de arqueos
en el Balance Generalde caja real enseguimiento,
los Realizar los arqueos
Se debió por Hacer
menores y recaudadoras durante la Practicar por lo menos inventarios de los cada seis meses a los
incumplimiento al plan control y verificacion Actas de
vigencia de 2008 y asignaciòn del manejo Riesgo en el uso de los cada seis meses bienes inmuebles del responsables de las
sobre seguimiento del a las cajas menores Arqueos a
de caja menor a recaudadores de oficinas recursos e incidencia en arqueos a las diferentes instituto. cajas menores y
252 1701100 efectivo e inoservancia recaudadoras de la cajas 20 5/4/2009 12/30/2009 34 10 50% 17 17 34
locales por incumplimiento al plan sobre los registros del Area cajas menores y recaudoras con el fin de
del proceso de divisiòn seccional, con el fin recaudadoras y
seguimiento
La cartera del efectivo
vencida e inoservancia
del ICA seccional del contable. recaudadoras de la monitorear el efectivo,
financiera de las cajas de evitar detrimento menores.
proceso depor
Magdalena divisiòn financiera
67.1 millones, de cajas
representa el seccional. confrontandolos con los
menores. patrimonial.
menores, incidiendo en riesgo
93.6% del valor total del Grupo de en el uso Realizar seguimiento al registros contables.
de los recursos
Deudores que asciende e incidencia en los
a $ 71.3 millones, origen de los fondos
registros del Area acontable. abonados notificacion a cada uno
correspondiendo deudores con màs de posibilidad de presentar Estableceren unlaplan
cuenta
de Recuperar los
Debilidades en los No. 341-50003-1 y de los deudores
720 dias, reflejando debilidades en los saldos irreales en las recuperacion de cartera, recursos que se oficios a los
controles para analizar solicitarle a la entidad mediante oficios y
253 1701007 controles para analizarlas
LA seccional Magdalena en periodicamente,
sus registros cuentas que conforman con la asesoria de un encuentran en la diferentes 15 9/1/2009 12/30/2009 17 0% 0 0 17
la cartera vencida Bancaria porlaescrito seguimiento telefonico
clasificarla
del Grupo de como de dificil
Efectivo Cuentacobro y de
de ahorros el grupo e inexactitud en abogado de oficinala cartera morosa del deudores
periodicamente. identificacion de estos para conciliacion entre
mecanismos
No.341-050003-1 Davivienda garanticen
adecuados que Red Bancafe el los estados contables. juridica. instituto.
fondos para de esta ambas partes.
cobro efectivo
presenta de la misma
consignaciones por $con11.2 la
posibilidad de presentar saldos irreales en forma darles ingreso y
millones realizadas en la vigencia 2006 y
las cuentas quedeterminado
conforman elel origengrupo de e al mismo tiempo Identificar el origen Registrar las partidas
2007, no se ha Presentaciòn de saldos
inexactitud solicitarle que ellos le exacto de los fondos conciliatorias que se
los fondos. en El los
grupo estados Contables
de deudores Deficiencias en el
presenta irreales en las cuentas
exigan a los clientes el y darles ingreso; presentan en las Conciliaciones
cartera venciad con màs de 721 dias por $ saneamiento de las que conforman los
254 1701100 diligenciamiento Presentar saldos conciliaciones bancarias Bancarias 1 6/1/2009 6/30/2010 56 0%
67.1 sin haberse decidido su clasificaciòn cuentas contemplado grupos efectivo y
En completo de los recibos reales en las cuentas de las cuentas corrientes depuradas
comoel inrrecuperable
estudio de las o conciliaciones
dificil cobro; en la ley 716 de 2001. deudores e inexactitud en
bancarias, de consignacion. Asi de efectivo y y de ahorro de la
denotando se determino
deficiencia en que las oficinas
el saneamiento los estados contables.
locales del ICAcontemplado
seccional Magdalena no mismo realizar deudores.
Identificar los Seccional 0 0 0
de las cuentas en la ley 716
reportaròn aportunamente depuracion de la cartera ingresos que capta la
de 2001 que incide en la presentaciòn lasde
consignaciones con 721 dias de locales seccional por
saldos irreales de la cuenta
en las cuentas ICA-que Que las oficinas Solicitarle mediante
Productos vencimiento como
conforman ylosServicios del Banco
grupo efectivo Agrario
y deudores e realicen y reporten las concepto de ventas memorando a las
evidenciandose debilidad en el irrecuperable o de dificil de productos y
consignaciones oficinas locales por parte
inexactitud en los estados contables Inobservacia de Incide en la identificaciòn
seguimiento de las actividades de las cobro y deaesta
bancarias forma
tiempo, servicios, y de esta de la Gerencia seccional,
instrucciones internas de los ingresos que capta sanear las cuentas y
oficinas locales e inobservancia de presentando el informe forma registrar los el envio oportuno del
255 1801004 de la entidad respecto a la seccional por concepto presentar saldosporreales ingresos de tal Memorandos 2 1/1/2009 12/30/2009 52 2 100% 52 52 52
instrucciones internas de la entidad de los recaudos informe de los recaudos
los reportes a la de venta de productos y en la cuenta
respecto a los soportes a la pagaduria que concepto de de efectivo
ventas de manera que se vean por concepto de venta de
pagaduria servicios. y deudores.
incide en la identificacòn de los ingresos productos y servicios reflejados en el productos y servicios en
que capta la seccional por concepto de en forma quincenal y informe mensual que forma quincenal y
venta de productos y servicios, mensual. la gerencia seccional mensual.
incumplimiento de normas relativas a presenta al nivel
registros de ingresos dentro del periodo en nacional.
que se percibe y presentaciòn de saldos
de la cuenta en los estados financieros.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
ANTERIORE HALLAZGOS PENDIENTES DEL

S ANTERIOR PLAN DE MEJORAMIENTO
El manual de procedimiento para

contratación se encuentra desactualizado y
se evidencia deficiencias en los controles
implementados para el proceso
contractual. Así mismo se evidencia
deficiencias en las interventoría a los
contratos y convenios. Comunicación del
Circular
Manual concretado en 1 7/1/2009 9/30/2009 13 1 100% 13 13 13
remisoria
materia de contratación
47y 48 1903004 Elaborar una Circular

Dar a conocer el
donde se remita el
manual de
Manual de Contratación,
Contratación de la
No obstante de que existe un manual de enviar periódicamente
entidad, y hacer
procedimiento para el sistema de memorandos a los
seguimiento a los
contratación, este no se aplica funcionarios designados
procesos deen
Fortalecimiento
a cada uno de los
contratación
procesas, para aclarar tecnicas de seguimiento a los Memorando
iniciados.de
levantamiento 1 1/1/2010 6/30/2010 26 0% 0 0 0
los avances procesos semestrales
información como
Fundamentos de
Proceso Unificado,
Modelamiento de La meta fue
Negocio, Tecnicas subestimada y
Dar aplicación a la avanzadas de el 100%
Garantizar un de
Levantamiento
El control de erradicación de riesgo normatividad del 100% de Certificados corresponde a
efectivo control para
Requerimientos,
52 1903007 zoosanitarios ejercido por la Regional es Instituto para tal fin, expedidos de acuerdo a Certificados 8 0 0% 0 0 0 la expedición
disminuir las
inefectivo. mediante la expedición Administracion de las normas de control. de 8
enfermedades
Requerimientos,
de certificados certificados y
analisis y diseño ya se cumplio.
Orientado a Objetos
neceario para elaborar
utilizando UML.,
los terminos de
Fundamentos de
referencia
(Especificaciones
Tecnicas) para la
configuracion,
El ICA no cuenta con un Sistema Integrado construcción del Sistema
Fundamentos de ITIL
de Información que comunique a las de información de ICA.
y Administracion de ProcesoMarzo
contractual
seccionales con el nivel central y a las 2010 para
Proyectos, adjudicar la ejecución e Documento
dependencias entre sí, lo que no permite Elaborar los terminos
Reestructuracion del Aseguramiento
Fortalecimiento
de
en la implementación del TRF
una efectiva toma de decisiones y el de referencia
Calidad usandopara
proceso para la tecnicas de Sistema de Información
reporte de datos exactos, oportunos e ejecución
indicadores,e CMMI.
ejecución e levantamiento de del ICA
61 1905001 información integra; así mismo, no están implementación
implementación del información como de Abril - Agosto
claramente definidos los canales de sistema integrado
sistema integrado de las buenas
Fundamentos
practicas
de 2010.
comunicación entre las diferentes información del
para el diseño y ICA
información. Proceso
dependencias; y los mecanismos desarrolloUnificado,
de Sistema
requeridos para que la información dentro Modelamiento
Sistemas de de Integrado de
de la entidad fluya de manera clara, Negocio,
informacion.Tecnicas Ejecución, Información
ordenada, oportuna y con calidad. avanzadas
Ejecución, de implementación y puesta
Levantamiento
impementaciónde y en funcionamiento del
Requerimientos,
puesta en marcha del Sistema de Información 1 9/1/2010 6/30/2011 43 0% 0 0 0
Administracion
Sistema de de del ICA
Requerimientos,
Informacion del ICA Sep 2010-Junio
analisis y diseño
Tener el 2011
conocimiento
Orientado a Objetos
utilizando UML.,
los terminos de
Fundamentos de
referencia
(Especificaciones
Tecnicas) para la
configuracion,
construcción del Sistema
Fundamentos de ITIL
contractual
2010 para
Reestructuracion del Aseguramiento de implementación del TRF
de referencia
Calidad usandopara la
proceso para la Sistema de Información
No ha definido claramente la ejecución
indicadores,e CMMI.
ejecución e del ICA
66 1905001 responsabilidad para la administración de implementación
implementación del Abril - Agosto
los sistemas de información. sistema integrado de
sistema integrado de las buenas practicas 2010.
información
información.
desarrollo de
Sistemas de
informacion.
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7 Reestructuracion del Fortalecimiento en
proceso para la tecnicas de
No 2008
Perídodos fiscales que cubre: ha definido claramente la
ejecución e levantamiento de
66 1905001 responsabilidad para la administración de
Modalidad de Auditoría: Integral implementación del información como
los sistemas de información.
Fecha de Suscripción: sistema integrado de Fundamentos de
información. Proceso Unificado, Sistema
Modelamiento de Integrado de
Negocio, Tecnicas Ejecución, Información
avanzadas
Levantamiento
Requerimientos,
Administracion
Requerimientos,
analisis y diseño
Tener el 2011
conocimiento
Orientado a Objetos
utilizando UML.,
los terminos de
Fundamentos de
referencia
(Especificaciones
Tecnicas) para la
configuracion,
Fundamentos de ITIL
contractual
2010 para
El resultado arrojó una calificación de Proyectos, adjudicar la ejecución e Documento
Aseguramiento de
1,0714 se encuentra en una escala de Reestructuracion del Fortalecimiento en la implementación del TRF
de referencia
Calidad usando para
Riesgo alto, teniendo incidencia la falta de proceso para la tecnicas de Sistema de Información
ejecución
indicadores,e CMMI.
un sistema integrado de información para ejecución e levantamiento de del ICA
72 1905001 implementación
una toma oportuna y efectiva de sus implementación del información como de Abril - Agosto
sistema
las buenasintegrado
practicas
decisiones, definición clara de las líneas de sistema integrado de Fundamentos 2010.
información
para el diseño delde
yICA
autoridad y carencia de capacitación en información. Proceso
estos temas. desarrolloUnificado,
de Sistema
Modelamiento
Sistemas de de Integrado de
Negocio,
informacion.Tecnicas Ejecución, Información
avanzadas
Levantamiento
Requerimientos,
Administracion
Requerimientos,
analisis y diseño
Tener el 2011
conocimiento
Orientado a Objetos
utilizando UML.,
los terminos de
Fundamentos de
referencia
(Especificaciones
Tecnicas) para la
configuracion,
Fundamentos de ITIL
contractual
2010 para
Aseguramiento de
Reestructuracion del implementación del TRF
de referencia
Calidad usando para la
La Entidad no dispone de un sistema proceso para la Sistema de Información
ejecución
indicadores,e CMMI.
integrado de información ya que cada ejecución e del ICA
208 2202001 implementación
oficina maneja un aplicativo independiente implementación del Abril - Agosto
sistema
las buenasintegrado de
practicas
para el registro de los datos sistema integrado de 2010.
información
información. Sistema
desarrollo de
Sistemas de Integrado de
informacion. Ejecución, Información
Ejecución, implementación y puesta
impementación y en funcionamiento del
Sistema de del ICA
2011
Incorporación de bienes inmuebles: La Estudiar y aprobar

Seccional Antioquia dejó de incorporar Acta de
incorporación bien 1 7/1/2009 12/30/2009 26 1 100% 26 26 26
bienes inmuebles a los Estados Aprobación
inmueble
Financieros por $14.6 millones según
Presenta Saldo Real
consta en el Memorando No. 298 del 24 de Incorpora la totalidad de
en las cuentas de
210 1804001 abril de 2006, deficiencia en el proceso de bienes inmuebles de la
Propiedad Planta y
saneamiento contable, lo que originó que Seccional Incorporar en los
Equipo
al 31 de diciembre de 2006 la propiedad, inventarios de la
planta y equipo se encuentre subvalorada Comprobante
Seccional y Registrar en
en esta cuantía. de Movimiento 1 7/1/2009 12/30/2009 26 1 100% 26 26 26
el boletín del almacén el
de Inventario
bien inmuebel pendiente
de incorporar
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7
Presentación oportuna
Aprobación Estados Financieros Los
al Consejo Directivo de
Estados Financieros del año 2006, se Dar cumplimiento a
Incumpliendo lo los Estados Financieros Presentar los Estados
aprobaron por parte del Consejo Directivo El ICA no cuenta con la normatividad
establecido en el Art. de cada vigencia en la Financieros al Consejo Estados
2 11 02 002 hasta el 29 de Octubre de 2007, acta 492, E.F. aprobadas para la vigente relacionada 1 3/1/2009 3/30/2009 4 1 100% 4 4 4
16 del acuerdo 008 del reunion siguiente a la Directivo luego de ser Financieros
fecha muy laposterior
Revisada a la N°
Resolución rendición
1476 de de toma de decisiones con las funciones del
28 de junio de 2001, presentacion a la presentados a la CGN
cuentas y 10presentación
septiembre de 1976, endesu Estados
Articulo Consejo Directivo
Contaduria y verificar su
Financieros oficiales.
cuarto numeral 1, el ICA no esta aplicando aprobación
lo que hace referencia a control y Guías de
movilización, teniendo en cuenta que el
Mejorar la sanidad
Instituto es el responsable de proteger la Incumplimiento de la Modificacion de la Implementacion del
aviar a traves del
sanidad agropecuaria del país con el fin de Resolución 1476 - Riesgos de brotes de Resolucion 1476 e control de la movilizacion
9 12 02 002 control de las Número 1 10/15/2009 6/30/2010 37 0% 0 0 0
prevenir la introducción y propagación de Guias de Movilización y enfermedades en zonas implementacion de la en las zonas de baja
movilizaciones de las
enfermedades que pueden afectar al fallas de control misma. prevalencia.( Guaduas )
aves.
subsector avicultor. Cabe resaltar que las
enfermedades importantes de la avicultura
se encuentran dentro de las enfermedades Contratar Servicios
de campaña nacional de erradicación Técnicos
como salmonelosis y New Castle. especializados para
la elaboración PMA
Es necesario que el presupuesto de la de
entidad incluya una partida para el Suscribir contrato de
Arauca,Cordoba,Nari
desarrollo de la gestión ambiental, esto le prestación de servicios Suscribir contrato con
ño y Santander y la
permite formular proyectos orientados al especailizado, para la empresa especializada
implementación en
33 21 01 001 cumplimiento de responsabilidades elabaoración e para la elabaoración de 4 Contrato 1 8/24/2009 1/24/2010 22 0% 0 0 0
Quindio, Risaralda,
ambientales asignadas en el marco del implementación del Plan PMA e implementación
Meta y Atlántico y
Plan Nacional de Desarrollo, las cuales se de Manejo Ambiental de 9.
Laboratorios Nal. De
materializan a través de las agendas Facilita el seguimiento a Seccionales.
Este hallazgo se ha Insumos Pecuarios,
conjuntas que desarrolla con el Ministerio las actividades y a la Cuarentena Vegetal,
de Agricultura y demás entidades del incumplimiento de inversión tanto por parte subsanado con la
elaboración e Tratamientos
sector que ejecutan presupuesto responsabilidades del instituto cómo, de la cuarentenarios y de
nacional[1].. implementación del
No ambientales
se logra el entidad fiscalizadora. Semillas.
Manual Integrado de
adecuado manejo de
Procedimientos para la
los residuos generados en concordancia con lo
Optimización de las Acompañamiento del
por el desarrollo de sus dispuesto en la Continuar
El Instituto carece de Planes de Gestión Condiciones de proceso de
actividades misionales Resolución 1164 del implementando el Informes visitas
34 21 02 001 Integral de Residuos Hospitalarios y Bioseguridad y implementacion del 4 8/20/2009 9/30/2009 6 4 100% 6 6 6
en sus instalaciones 2002 proferida por los Manual en los de verificación
Similares PGIRHS, Disposición de manual en los 21
Centros de Ministerios de Ambiente laboratorios
Residuos Peligrosos en laboratorios priorizados
Diagnóstico, y Salud.
los Laboratorios de
Laboratorios, Oficinas
Diagnóstico Vegetal y
Seccionales
Veterinario del Instituto
Colombiano
es urgente que la Agropecuario
entidad emprenda las
acciones impide cumplir con las
El Horno Crematorio ubicado en la sede de
correspondientes con Resolución 058 de 2002
LANIP, no tiene las condiciones técnico- Chatarrización de los 25
miras a solucionar la y 886 de 2004 que
mecánicas de operación lo cual le impide hornos crematorios Cumplir la
problemática generada establecen normas
cumplir con las Resolución 058 de 2002 y obsoletos ubicados en normatividad de Chatarrizar los 25 hornos
y a eliminar los específicas y límites Hornos
35 21 05 001 886 de 2004 que establecen normas las seccionales, cuya emisiones vigentes y crematorios ubicados en 21 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
potenciales efectos máximos permisibles de chatarrizados.
específicas y límites máximos permisibles oferta ya está públicada minimizar la presion las seccionales.
adversos que pueden emisión para
de emisión para incineradores y hornos en El Martillo del Banco sobre el aire
estarse ocasionando incineradores y hornos
crematorios de residuos líquidos y Popular.
en los funcionarios que crematorios de residuos
sólidos[2]
laboran en áreas líquidos y sólidos
anexas al horno y en la
población circunvecina.
Presentar saldos
Registrar comprobante
reales en los
de Movimiento de Comprobante 1 7/31/2009 12/30/2009 22 0% 0 0 22
Inventarios del
Inventario
Instituto
debido a el no registro
Verificar las partidas
A diciembre 31 de 2007 se presentan de una parte de
conciliatorias antes del
diferencia en la conciliación entre los Terreno dado en No existe consistencia en Registrar comprobante
50 18 01 004 cierre de cada periodo y Comprobante 1 7/31/2009 12/30/2009 22 0% 0 0 22
saldos de Contabilidad y Boletín de comodato el cual lleva la información de diario
registrar el terreno dado
Almacén. el control únicamente
en comodato
almacén Presentar saldos
reales en los Estados
Financieros
FORMATO No 2

NIT: 89999906-7 debido a el no registro
Verificar las partidas
A diciembre 31 de 2007 se presentan de una parte de
Perídodos fiscales que cubre: 2008 en la conciliación entre los conciliatorias antes del
diferencia Terreno dado en No existe consistencia en
50 18 01 004 cierre de cada periodo y
saldos de Contabilidad y Boletín de
Modalidad de Auditoría: Integral comodato el cual lleva la información
registrar el terreno dado
Fecha de Suscripción: Almacén. el control únicamente
en comodato
almacén Presentar saldos
reales en los Estados
Financieros Realizar una conciliación
de los saldos de las
cuentas de propiedad
Conciliación 1 7/31/2009 12/30/2009 22 0% 0 0 22
planta y equipo antes del
cierre de la vigencia
Acuerdo de Entendimiento – Derivado del 2008
Convenio 358/06 No. 002-2006 entre
CORPOICA C. I. ESPINOSA TABACOS
S.A. – ICA – GOBERNACION DEL
SUCRE. No está firmado por las partes No está firmado por las Su objeto si se está Documentar la carpeta
Realizar informe de
69 14 04 002 que en ella intervienen, cuyo Objeto es partes que en ella ejecutando con los para verificar el Informe de avance número 1 7/1/2009 12/30/2009 26 1 100% 26 26 26 x
avance
“Establecer una alianza para el desarrollo intervienen recursos aportados. desarrollo del convenio
del proyecto “Recuperación y evaluación
de cultivares de Tabaco en zonas
productoras de los departamentos de
Sucre y Bolívar”, Situación que impide un
adecuado control de los Garantizar un mayor Formas
Los comprobantes de Retención de No están productos que se Elaboración de la forma control de los 100% de las formas prenumeradas /
75 12 02 100 100 9/2/2009 12/30/2009 17 100% 1% 0 0 17
Animales o sus productos prenumerados decomisan los cuales 3-434 prenumerada productos expedidas prenumeradas Formas
posteriormente son decomisados expedidas
incinerados.
situación que denota falta Incorporar en el

debido a que los de planeación en el procedimiento
En los certificados expedidos en el año Garantizar el econtrol
asignados a esta suministro de devolucion de activos un
2007 se utilizaron varios consecutivos y buen uso de las Identoificaciòn de riesgo Procedimiento
76 12 02 100 oficina se agotaron y se herramientas para un punto de control sobre 1 7/31/2009 12/30/2009 22 0% 0 0 22
como: CV06#, CV07# y otros únicamente formas preimpresas y punto de control modificado
utilizaron los de otras optimo funcionamiento la devolucion de formas
con el Número, del iCA
seccionales por parte del área preinpresas que llevan
responsable numero consecutivo
Se realizo visita fiscal a los parqueaderos,
Adoptar el estatuto de Ejercer control sobre
con el fin de verificar físicamente los Incumpliendo lo Se definede un Con la
inscripcion los los deberes de los
vehículos de propiedad de los establecido en el Las anteriores procedimiento expedición de
medios de transporte no al funcionarios que
Funcionarios del ICA que los tiene inscritos articulo Parágrafo situaciones denotan falta necesariamente una sola
servicio de la entidad el tiene inscrito el Actualizar la resolución Resolución
85 12 02 100 y que deben estar a disposición del Segundo del Articuló de Control, monitoreo y documentado, en el cual 0 resolución se
cual debe incluir las vehículo al servicio 3163 de 2004 Actualizada
instituto en las horas laborables, en la cual Cuarto
Planeación dede la
las seguimiento por parte de se subsano la
normasdeterminen lasy del Instituto mediante
se determinó que algunos vehículos no se Resolución
inversiones: 3163 Se de las áreas responsables tareas a seguir para la causa del
procedimientosdel el programa de
encontraban en el sitio señalado (No se 2004.
observa al final de la llevar 0 0% 0 0 0 hallasgo
La funcionamiento del frt la
a cabo alquiler
tuvo Seccional
en cuenta los noquetiene
teníanmanuales
Pico y Placade vigencia falta de administarción de
procedimientos para el manejo comercial financiamiento del proyectos comerciales.
de la Granja Surbata, en donde se orden del 11 % Definir las
Dificulta el seguimiento y Guía de especificaciones
administran los proyectos comerciales Debido
respecto a que no se ha
del actividades de
1201100 control y genera El procedimiento que se técnicas para la
99 citados, el cual establezca los pasos a diseñado y adoptado
presupuesto solicitadoel seguimiento y control Guía 1 9/2/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
Boy actividades improvisadas defina no se debe comercializacion de los
seguir para de
Planeación el las
adecuado manejo
inversiones: Se de cada
observa manual respectivo.
para los diferentes Esta situación afecta, comercial de la
y/o dualidad de procesos. documentar en el marco proyectos comerciales
uno final
al de ellos,
de situación
la vigenciaque dificulta
falta de el programas misionales, directamente las granja.
del Sistema de Gestión
seguimiento y control y genera actividades
financiamiento del orden del 11 % respecto recursos necesarios actividades de
De la Calidad,
acuerdo en arazón lo
improvisadas
del y/o dualidad
presupuesto de procesos.
solicitado para los para atender las programadas, se genera a
establecido que en la
el En el Plan de
diferentes programas misionales, recursos necesidades de cada riesgo alto en cuanto al comercialización de mejoramiento
necesarios para atender las necesidades proyecto en áreas logro de la cobertura y Decreto 2789 del 31 de
animales
Garantizar
Agosto no
de quehace
2004, parte
el según
100% Lograr una ejecución 100% de los recursos 2008-2009 se
de cada proyecto en áreas relevantes de la relevantes de la gestión objetivos propuestos, de cual los procesos certifico el
127 1202001 de
la los todas recursos
las planificada
Integrar toda de
la los ejecutados % 98% 0 0% 0 0 0
gestión institucional, siendo dicha institucional, siendo situación que contradice estrategicos, de apoyo y cumplimiento
asignados sedel
entidades ejecuten
estado recursos
información planificadamente
diferencia más crítica para los proyectos dicha diferencia más los principios de mucho entrar a menos del 98% es
deberán operar financiera de las
de VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA USDA crítica para los planeación que debe misiónales del ICA. dificil cumplir
con las funcionalidades dependencias
y
Al FORTALECIMIENTO
realizar el análisis del AREA AVICOLA,
monto de los proyectos de observar la gestión el 100% por
el primero con una reducción en recursosy VIGILANCIA pública en general, en del sistema de seccionales y del
recursos apropiados definitivos información financiera nivel central a través Se capacitará a los saldos
que supera el 63 % de lo presupuestado,
comprometidos de funcionamiento e y EPIDEMIOLÓGICA aras de lograr mayor minimos que
del 10.3 % se
paraconcluye
el segundo. Falta
USDAde seguimiento a y efectividad y presupuestal
economía. SIIF Nación II de del SIIF Nación II, funcionarios que
inversión, que, la Seccional Información Minihacienda, se para lograr eficiencia, intervengan directamente quedan de los
las partidas aprobadas
FORTALECIMIENTO contratos y
129 18 02 100 Quindío carece de un sistema informático reportada con capacitará a los claridad y con el registro de la Cursos 100% 10/1/2009 6/30/2010 39 0% 0 0 0
y ejecutadas
AREA durante la
AVICOLA, el
para el manejo y control de manera ágil y deficiencias funcionarios en los oportunidad con el información en todos los ordenes de
vigencia.
primero con una
confiable de los movimientos realizados de cursos que para el tema registro y el reporte cursos que ofrezca el pago.
traslados presupuestales por rubro reducción en recursos
que supera el 63 % de se habiliten. de dicha información. programa SIIF Nación II.
específico.
lo presupuestado, y del
La Seccional Boyacá no cuenta con un 10.3 % a para el
Debido que la
Plan de Manejo Ambiental en el cual se segundo. Elaboración del PMA.
seccional no ha tenido ncumplimiento de la
haya claramente priorizado e identificado Elaboracion del PMA de Elaborar el PMA de Mediante convenio
159 2102001 el acompañmiento del normatividad legal PMA elaborado 1 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
los aspectos ambientales significativos la seccional Boyacá la Seccioanal Boyacá No.058/2009 ica-
nivel central sobre este vigente.
generados por los procesos misionales, y CORPOBOYACA
tema
otros.
FORMATO No 2
Entidad: Instituto Colombiano Agropecuario

Saldos Históricos: La Icacuenta 1605-
Representante Legal: LUISTerrenos
FERNANDO CAICEDO
presenta saldosLINCE históricos por
NIT: 89999906-7 valor de $6.589.827 correspondiente a
Terrenos
Perídodos fiscales que cubre: 2008 Urbanos por valor de $50.000: no
hay registros de los Terrenos que hacen
parte de los bienes inmuebles del ICA . se
Debido a que presentan
Fecha de Suscripción: observa que hay diferencias significativas
avalúos técnicos con
Fecha de Evaluación: entre los distintos valores registrados para 30-Dec-09
valores antiguos
los bienes inmuebles. El saldo de la Afectando la
superiores a tres años,
Cuenta 1637-Propiedad, Planta y Equipo razonabilidad de estas
no teniendo en cuenta Presentar saldos en
No Explotados registra un saldo de $77.9 cuentas presentadas en Revisar los registros de Elaborar un informe de la
lo establecido en la los Estados
millones, el cual registra saldos históricos el Balance de Prueba. Lo avaluos presentados y Seccional Bolivar de la
Circular Externa 045 Financieros de
de bienes muebles que estan en que afecta la realidad del realizar los ajustes cuenta 1605 detallando Informe 1 7/1/2009 6/30/2010 52 0% 0 0 0
del 2001. Siendo acuerdo a la realidad
obsoletos, inservibles e inactivos por valor saldo de esta cuenta correspondientes si hay la antigüedad de los
evidente la falta de financiera económica
de $ 77.8 millones, equivalente al 99.9% presentada en el Balance lugar a esto. avaluos
mecanismos de control y social
del saldo de la cuenta, pero se observá de Prueba de la Entidad
interno. Debido a que
173 1804002 que la Coordinación Seccional Bolívar no a 31 de Diciembre de Adelantar el proceso de
las oficinas del Carmen
ha adelantado las gestiones del caso, 2007. Lo que afecta la depuracion y tramite de Presentar saldos en
de Bolívar dejaron de
como lo establece el numeral 111 del título razonabilidad del saldo clasificacion y venta de los Estados
funcionar desde hace Hacer el proceso de Proceso de
VII de la Resolución 01877 de 1999 – de esta cuenta inservibles de los bienes Financieros de
tiempo, no reclasificacion y venta de venta de 1 7/1/2009 6/30/2010 52 0% 0 0 0
Manual de Procedimientos para el Manejo presentada en el Balance obsoletos y en desuso, acuerdo a la realidad
evidenciándose gestión elementos inservibles inservibles
y Control y de Bienes. Igualmente esta de Prueba de la Entidad para venta por el financiera económica
ante el nivel central por
cuenta presenta una serie de subcuentas, a 31 de Diciembre de sistemas de l martillo y social
parte de la
las cuales registran saldos antiguos, de 2007, como se relaciona del banco popular.
Coordinación Seccional
Bienes Inmuebles Inactivos y en estado de a continuación: Mediante actas del
Los archivos de la entidad por no unestán Bolívar, con el fin de Dar cumplimiento
abandono y muchos inservibles Aplicar las Tablas de Comité de Archivo se
debidamente foliados, rotulados, además que se
Por tomen las en la
deficiencias con la Ley 594 de
valor total de $210 millones, que equivale Retención Documental evidenciará la aplicación
no cuentan con de el lainventario descriptivo, decisiones
organizacióndel caso, de Ausencia de Sistema de 2000, la Resolución
al 49% del saldo cuenta, debido a TRD para el archivo de de las Tablas de
189 1301100 aspectos que delseCarmen
que las oficinas evidencian
de Bolívaren la archivos e Gestión de calidad y de Elaborar los estudios No. 987 de Abril 7 de Actas 2 9/1/2009 6/30/2010 43 0% 0 0 0
todos los
previos documentos
, teniendo en Retencion Documental
información relacionada
dejaron de funcionar
Debilidades en desde los con hace eltiempo,
estudiosprocesode incumplimiento de ala Control Interno 2008 y Resolucion
exisitentes en en lala
cuenta la consulta para el archivo de la
contractual,
solamente se gestión
conveniencia manejan
y oportunidad.misional, En hojas
los procesos de de
cuanto a Ley 594 de 2000 NO. 1132 del 14 de
seccional
pagina del sice, de los documentación existe en
vida,
los convenios,
recaudos
elementos etc. de
comotécnicos
oficina y Sanidad
económicos Animal
que Abril de 2008
cubs por cada bien o la Seccional.
con (10) funcionarios.,
soportan el estudio, en esta etapa no se CDP y registro
presupuestal: Para el servicio
evidencia la consulta al Catalogo Único de Identificar
Certificado Puede general simultaneamente
bienes y Servicios (CUBS) y la consulta Debido a que limitande a previamente los Elaborar los estudios de
disponibilidad Incumplimiento de la consultar el precio
del Precio Indicativo, en cumplimiento del llenar el formato precios, formas de previos para la Estudios
194 1402003 presupuestal 271 normatividad legal indicativo de acuerdo a 8 7/1/2009 12/30/2009 26 8 100% 26 26 26
articulo 13 del Decreto 2512 de 2003, en establecido porNo.el nivel pago y posibles contratacion de bienes y Previos
cuanto a la Forma de Pago: No se estipulase expidió el registro vigente
central.
sobre los los dispuesto en el art.
riesgos en la servicios de la seccional
Los diferentes proyectos comerciales que
No. 75, del 6 de estudios previos. 13 del decreto 2512 de
o
sedetermina
desarrollan lasenmodalidades
la Granja deoSurbatá, formas no de contratacion
septiembre/07, sin 2004, incluir la forma
pago que por
se llevan se el
pueden
sistema convenir, de acuerdo
de Contabilidad de
embargo, se efectuó el de pago que
Elaborar un se pueden
modelo de Elaborar un modelo de
a los plazos
Costos, de entrega
que contribuya al de los bienes
control de las
descargue y registro convenir con el de
seguimiento posible
los seguimiento de los
adquiridos,
operaciones niy elque
al Análisis
permita de los riesgos
establecer los
CDP y registro presupuestal: Para el
respectivo en el libro contratista y el estudio
costos asociados a los costos asociados a los
de la contratación.
costos reales
Certificado dedel proceso, en los
disponibilidad cuales se
presupuestalA quepresupuesto
auxiliar de este No se pueda establecer del os posibles
proyectos riesgos
comerciales proyectos comerciales Modelo de
207 1801100 No.
tenga ensecuenta
expidióelelvalor estimado
No. 75, de
del la
procedimiento no 11ha los costos reales del en + 1 10/1/2009 6/30/2010 39 0% 0 0 0
271 registro en 6fecha diferente: queladesarrolla
contratacion
la Granja que desarrolla la Granja Costeo
tierra, mano de sin
de septiembre/07, obra, agua, seluz,
embargo, etc,
sido
efectuó
de establecido.
septiembre del proceso Dar cumplimiento
Surbatá a través a de lo Surbatá a través de
aquellos
el costosy indirectos
descargue necesariosen
registro respectivo parael
mismo año. Dicha establecido en el
hojas electrónicas de hojas electrónicas de
determinar
libro auxiliarcondeexactitud
presupuesto los costos
en fecha de
circunstancia Manual de Mantener
procesamiento de datos. procesamiento
Revisión diariade de
datos.
los
producción,
diferente: 11 de
de manera
septiembre quedel semismo
produzcan
año.
contradice lo estipulado Procedimientos del actualizados los
informes gerenciales en los cuales se registros de las
Dicha circunstancia contradice lo
en el instructivo para Grupo de Presupuesto. - registros de las
fundamente la toma de decisiones operaciones que afectan
estipulado en el instructivo para efectuarefectuar los registros Lo cual puede ocasionar Efectuar el registro operaciones que
el presupuesto de
los registros presupuestales del ICA en su presupuestales del ICA posibles compromisos diario de cada una de afectan el
125 1803001 acuerdo con lo Revisión Diaria 80 10/1/2009 12/30/2009 13 80 100% 13 13 13
capítulo segundo registro de
en su capítulo segundo sin la disponibilidad las operaciones que se Presupuesto de la
establecido en los
apropiaciones, compromisos, obligaciones registro de presupuestal necesaria. realizan en la afectación Seccional y presentar
Manual de
y pagos, el cual se refiere al registro diario apropiaciones, del Presupuesto. - información oportuna
Procedimientos del
de cada una de las operaciones que compromisos, Verificación permanente y veraz de los saldos
Grupo de Presupuesto.
afecten el presupuesto de gastos, para obligaciones y pagos, del registro de las presupuestales.
cada uno de los proyectos o subproyectos el cual se refiere al operaciones en los 4227.18 3367.09 4404
TOTALES
del presupuesto de inversión y para cada registro diario de cada Libros de Presupuesto.
uno de los objetos del gasto del una de las operaciones
Para cualquier duda o aclaración puede dirigirse al siguiente correo: joyaga@contraloriagen.gov.co
presupuesto de funcionamiento, que afecten el
evidenciando con ello falta de control. presupuesto de gastos,
para cada uno de los
proyectos o
Convenciones: subproyectos del Evaluación del Plan de Mejoramiento
presupuesto de
Puntajes base de Evaluación:
inversión y para cada
Columnas de unocalculo
de automático
los objetos del Puntaje base de evalaluación de cumplimiento PBEC
gasto del presupuesto
Informacion suministrada en el informe de la CGR Puntaje base de evaluación de avance PBEA
de funcionamiento,
Celda con formato fecha: Día Mes
evidenciando conAño
ello Cumplimiento del Plan de Mejoramiento CPM = POMMVi / PBEC
falta de control.
Fila de Totales Avance del plan de Mejoramiento AP = POMi / PBEA
LUIS FERNANDO CAICEDO LINCE

GERENTE GENERAL
FORMATO No 2
SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
do a la Contraloría General de la República
30-Dec-09
Efectividad de la acción
Código
hallazgo
NO
OBSERVACIONES
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Soportes en
carpeta
novedades
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Ambientales
en el
escritorio
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Ing. Zarate 21
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El Manual de
Funciones y
Competencia
s se
19
encuentra
publicado en
la pag. Web
del Instituto. Pagina WEB
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Solicitud
telefònica,
Martha E. Se
elaboraron
inventarios
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Se hizo la visita
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Invetarios
bienes y
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servicios,alma
cenes
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Ver Pag.Web
del Instituto
en el menu 19
atención al
ciudadano
Pagina WEB
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FORMATO No 2
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FORMATO No 2
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FORMATO No 2
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Ing. Yonny
Zarate
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FORMATO No 2
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Liliana Con el
cierre a 31 de
diciembre
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Con el cierre a 31 de diciembre

FORMATO No 2
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En el plan de
mejoramiento
25008 - 2009,
se certifico la
ejecución del
12
98% ya que
quedaron saldos
mínimos en los
diferentes
proyectos
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18
18
uede dirigirse al siguiente correo: joyaga@contraloriagen.gov.co
Evaluación del Plan de Mejoramiento

n:
4404
12664
76.46%
33.38%

Plan 2008 2009

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INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Se revisará la política del Proceso Gestión

Diseñar indicadores como CUADRO DE MANDO DE

En lo relacionado con la elaboración del presupuesto, no todas la áreas participan es el

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

,Inexistencia de un plan que involucre los puntos de control, igualmente, falencia de

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Definir los indicadores de impacto, y

Se revisará y se ajustará el procedimiento

La calificación se presenta debido principalmente a la ausencia de un plan de contingencia

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Seguimiento a las acciones relacionadas SUBGERENCIAS

Implementar y/o mejorar los procedimientos Determinar el procedimiento de

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Se revisará y se ajustará el procedimiento

Implementar y/o mejorar los procedimientos Determinar el procedimiento de

Ajustar los indicadores como

Implementar y/o mejorar los procedimientos Determinar el procedimiento de

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Incluir en el Manual de Procedimientos

La comisión de auditoria al analizar el Manual de procedimientos de los Bancos de

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Hacer énfasis en las funciones que deben Divulgar la resolución

Según informe de interventoría al Banco de Germoplasma de ganado Bovino realizada los

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

A través de las actividades de supervisión

Diseñar y validar una lista

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Diseñar y validar una lista

Diseñar y validar una lista

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

En lo relacionado con el archivo de la documentación de los traslados internos, esta no se

Dentro de la Resol. Inicial de presupuesto Realizar el seguimiento de la

Por cuanto en el estudio

Aplicación del Proceso de

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Reporte a depedencias del

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Emitir concepto jurídico

El documento mediante el cual se le comunico a los servidores el cargo a ocupar en la

Emiti Acto administrativo

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

En el Instituto al retiro o cambio de cargo como resultado de la reestructuración no se

En el 2010 la Oficina Asesora de Planeación

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Algunos servidores del Ica no utilizan en forma adecuada y otros desconocen la

De igual manera, realizar

Entidad: INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ica

Las anteriores situaciones

Enviar al área Financiera

Registrar en los Estados

Realizar una conciliación

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Enviar al área Financiera

Registrar en los Estados

Realizar una conciliación

Enviar al área Financiera

Registrar en los Estados

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Realizar una conciliación