Unidad 1 / Escenario 1

Lectura fundamental

Estrategia de la organización y
priorización de proyectos

Contenido

1 Introducción

2 Estrategia de una organización

3 Cultura y estructura organizacional

4 Estructura del proyecto

Palabras clave: contexto organizacional, plan estratégico, priorización de proyectos.

1. Introducción
La manera en la que las organizaciones gestionan y desarrollan sus actividades influye en cómo
plantean y desarrollan sus procesos. Los proyectos que realiza una organización nacen de propuestas y
alternativas que brindan soluciones a los problemas y necesidades del mercado y de la organización. La
priorización de los proyectos a desarrollar está direccionada a la estrategia que tenga la organización
para subsistir y mantenerse vigente en el mercado.

Proyecto

Inicio Planeación Ejecución Cierre

Seguimiento y control
Figura 1. Seguimiento y control
Fuente: elaboración propia

El desarrollo del proyecto se soporta en la estructura organizacional y en el desarrollo de habilidades

y conocimiento del equipo del proyecto. Del entendimiento y conocimiento por parte del equipo
dependerá que los procesos y actividades se realicen para obtener un resultado satisfactorio que
garantice un cumplimiento y genere confianza en el cliente final.

Aquí se desarrollan habilidades que ayudan a comprender la importancia de tener una cultura
organizacional enfocada en gestionar proyectos con un alto valor agregado, siendo necesario
gestionar los recursos que hacen parte de la organización para cumplir con las necesidades y
requerimientos del mercado.

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2. Estrategias de una organización

La estrategia de una organización es el punto de partida que tiene el gerente del proyecto para
entender las necesidades y requerimientos de la organización, el mercado y equipo del proyecto. Es
importante que el gerente interprete cuáles son los requerimientos del cliente, así como cuáles son las
herramientas y recursos con los que puede contar para gestionar los proyectos claves que le ayuden a
cumplir con cada una de las necesidades de los clientes y que optimicen la gestión de la empresa en el
mercado.

La priorización de los proyectos por ejecutar debe estar relacionada con el plan estratégico, pues es
ahí donde los proyectos por desarrollar deben estar alineados con la estrategia de la organización.
Así, el gerente gestiona los proyectos que impacten el plan, estableciendo los más importantes
para la empresa como prioritarios, ya que el éxito y sostenibilidad de la organización depende de
la identificación, formulación y ejecución de estos proyectos, siendo necesaria la utilización de los
recursos de la empresa para la gestión y culminación exitosa.

Conocer el propósito de la organización despierta en el gerente del proyecto la necesidad de poder

tomar decisiones acertadas con la selección y ejecución de los proyectos, ya que es necesario analizar
cómo los resultados obtenidos en la gestión de un proyecto generan un impacto y beneficios en las
partes interesadas de la organización, entendiendo que el proyecto ayuda a desarrollar el mercado y
cumple con los objetivos establecidos en el plan estratégico. El compromiso y apoyo de la dirección
de la organización a los proyectos depende de cómo el gerente de proyectos lidere y entienda la
dinámica organizacional, es decir, cómo comunica la gestión, resultado e impactos de sus proyectos
a los objetivos estratégicos. Esto dará mayor confianza y estabilidad al equipo, promoviendo mayor
coherencia y consistencia en la selección y ejecución de futuros proyectos en la organización.

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 Proyecto1

Proyecto 2
0100101
0010101
1001101 Proyecto 3

Estrategia
Proyecto 4

Proyecto 5
Figura 2. Estrategia y alternativas
Fuente: elaboración propia

2.1. Administración estratégica y gestión del proyecto

La administración estratégica tiene una relación estrecha con la gestión de proyectos, ya que, para
definir cuáles serán los proyectos a desarrollar por la empresa y lograr cumplir con los objetivos
estratégicos, la alta dirección debe realizar una mirada al pasado, con el fin de poder interpretar las
condiciones del mercado y qué acciones ha desarrollado la empresa para gestionar el mercado a la
fecha. Con esto se tiene un diagnóstico de la situación actual de la organización, de aquí se parte para
poder entender las necesidades del mercado y gestionar la visión de la empresa, en donde se tendrá
un rumbo establecido para poder cumplir con los objetivos establecidos en el plan.

De acuerdo con Torres Hernández (2015), las organizaciones utilizan la estrategia como medio
para alcanzar los objetivos, siendo necesario tener una visión sistémica del negocio para impactar de
manera positiva las actividades de la organización.

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 Contexto organizacional – Plan estratégico – Proyectos
Presente

Pasado Organización Futuro

Lecciones aprendidas Entender el mercado

Seguimiento, evaluación y control

Figura 3. Diagnóstico, pasado, presente y futuro

Fuente: elaboración propia

Los proyectos por desarrollar deben tener una relación con la estrategia de la empresa, ya que el
gerente del proyecto, apoyado en la alta dirección y el equipo del proyecto, gestionará los proyectos
con los recursos disponibles, las herramientas con que cuenta la organización y el apoyo del equipo de
la organización, para la gestión y cumplimiento de los objetivos establecidos en cada proyecto.

El contexto organizacional debe ser integral a todas las partes interesadas de la organización,
ya que todos en el equipo deben estar direccionados a gestionar los proyectos que impacten el
plan estratégico, teniendo claros cuáles son los objetivos que se quieren cumplir y gestionando la
estrategia de la organización por medio de proyectos que ayuden al cumplimiento de estas metas.

¿Sabía qué...?
La selección de proyectos debe estar alineada a los objetivos estratégicos
de la organización, representados en la misión, visión, valores y cultura
organizacional. Una mala decisión en la selección de proyectos impactaría
de manera negativa el cumplimiento del plan estratégico.

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3. Cultura y estructura organizacional

3.1. Cultura organizacional

La cultura organizacional es la manera como una organización gestiona y desarrolla sus actividades en
el día a día, es decir, lo que la hace diferente a las demás organizaciones. La cultura de una empresa
expresa la identidad del equipo y de todos sus componentes, promoviendo actitud y compromiso
hacia el cumplimiento de los objetivos y proyectos establecidos con anterioridad. La importancia
de tener una cultura organizacional fuerte radica en obtener de una manera óptima los resultados y
entregables de los proyectos, enfocando cada actividad a crear un valor agregado que potencialice la
gestión del proyecto y la gestión de la organización en el mercado. Esto se logra creando una ventaja
competitiva y un posicionamiento que ayude a mejorar y cumplir con las necesidades del mercado y
clientes potenciales.

Contexto organizacional

Misión Visión

Valores

Figura 5. Cultura organizacional

Fuente: elaboración propia

La cultura organizacional establece el ambiente de una empresa para implementar una gestión de
proyectos exitosa, promoviendo en las partes interesadas flexibilidad y adaptación a los procesos y
continuos cambios presentes en el mercado y en las necesidades y requerimientos del cliente.

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 3.2. Estructura organizacional

La estructura organizacional es la manera como una empresa gestiona sus actividades y establece
roles y responsabilidades en su equipo de trabajo. Esta estructura establecida por la organización
determina la manera como la empresa establece su plan de trabajo, teniendo líderes claves en cada
uno de los procesos misionales y de soporte. La estructura de la organización es el soporte que tiene
el proyecto para establecer el direccionamiento y flujo de trabajo, lo que garantizará el cumplimento
de los objetivos y desarrollo de tareas y actividades que promuevan el cumplimiento y entrega del
producto o servicio de cada uno de los proyectos ejecutados.

La estructura proporciona a la empresa una cohesión y sinergia, en donde cada uno de los
participantes se centran en agregar valor a cada uno de sus procesos. De esta forma crecen las
probabilidades de éxito de culminar un proyecto en el cronograma y presupuesto establecido, pues
se cumple con el compromiso establecido con los clientes y se generan beneficios a las partes
interesadas del proyecto y de la organización.

Existe varios tipos de estructura organizacional.

3.2.1. Estructura funcional

En este tipo de estructura la empresa cuenta con lideres funcionales, los cuales poseen un buen
conocimiento en cada uno de los procesos. La toma de decisiones recae en el líder funcional de cada
proceso. Cada líder (subgerente) está encargado de un área funcional al interior de la organización y
su equipo gestiona las actividades propias del área con el fin de optimizar cada proceso en beneficio
de las funciones y objetivos que lidera el subgerente funcional.

Los subgerentes son los encargados de administrar los proyectos esenciales de cada área. Estos, a su
vez, soportan y siguen las instrucciones del gerente general.

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 Gerente general

Subgerente 1 Subgerente 2 Subgerente 3 Gestión y coordinación

del proyecto

Equipo 1 Equipo 2 Equipo 3

Equipo 1 Equipo 2 Equipo 3

Equipo 1 Equipo 2 Equipo 3

Figura 6. Estructura organizacional funcional

Fuente: elaboración propia

3.2.2. Estructura divisional

Este tipo de estructura se relaciona con organizaciones que tienen un número elevado de productos.
Cada miembro del equipo presenta un trabajo especializado orientado a entregar un valor agregado en
su proceso o producto. Por lo general, esta estructura relaciona diferentes unidades de negocio en la
organización; cada unidad de negocio establece sus prioridades y administra de manera eficiente sus
proyectos, con el fin de buscar un impacto y beneficios en sus resultados individuales.

Cada unidad de negocio gestiona los procesos esenciales para que las actividades se desarrollen
sin ningún problema. Lo más común es que los principales procesos sean operaciones, marketing y
presupuesto.

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 Gerente general

Unidad de negocio 1 Unidad de negocio 2 Unidad de negocio 3

Operación Operación Operación

Marketing Marketing Marketing

Presupuesto Presupuesto Presupuesto

Gestión y coordinación Gestión y coordinación Gestión y coordinación

del proyecto del proyecto del proyecto

Figura 7. Estructura divisional

Fuente: elaboración propia

3.2.3. Estructura proyectizada

Este tipo de estructura está direccionada a gestionarse por proyectos. En la empresa los líderes de
proyectos lideran las áreas misionales de la organización, con el fin de administrar proyectos que
apunten a mejorar y obtener mejores resultados. El líder tiene conocimientos y habilidades en gestión
de proyectos y así optimiza la gestión de los recursos de la organización; cada proceso direccionará un
proyecto, el cual debe estar priorizado en el plan estratégico; cada proceso integrará a su equipo para
obtener y cumplir con los objetivos del proyecto.

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 Gerente general

Gerente de proyecto Gerente de proyecto Gerente de proyecto

Equipo 1 Equipo 2 Equipo 3

Equipo 1 Equipo 2 Equipo 3

Equipo 1 Equipo 2 Equipo 3

Gestión y coordinación Gestión y coordinación Gestión y coordinación

del proyecto del proyecto del proyecto

Figura 8. Estructura proyectizada

Fuente: elaboración propia

La estructura y cultura organizacional son importantes para la gestión de proyectos, ya que las dos
establecen un ambiente óptimo para que se desarrollen las actividades. Con estos dos factores
se optimiza el trabajo de cada recurso en el proyecto, pues se entienden mejor las necesidades
del mercado y el flujo de información y comunicación entre todas las partes interesadas de
la organización. El gerente del proyecto es el encargado de la coordinación de la estructura
organizacional, para, por medio de la cultura, potencializar el valor agregado en cada uno de los
entregables del proyecto.

¿Sabía qué...?
Las empresas líderes del mercado identifican las necesidades de sus
principales clientes para estructurar proyectos que agreguen valor y
cumplan con sus requerimientos. Así se aumenta su satisfacción y los
beneficios que otorga el producto o servicio entregado.

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4. Estructura del proyecto
El éxito de un proyecto en una organización está relacionado en la manera como el gerente del
proyecto administre los recursos que la empresa pone a su disposición, así como en la forma en que
interprete e identifique las necesidades del mercado y tenga un plan de actividades para gestionar las
limitantes del proyecto.

Según el tipo de proyecto que se vaya a gestionar en la organización, el gerente podrá administrar
eficientemente los recursos y podrá disponer claramente de cada uno de estos recursos.

A continuación, se presentan los factores a tener en cuenta por parte de la alta dirección y del
gerente del proyecto para establecer la estructura de gestión de proyectos.

4.1. Tamaño del proyecto

Este factor depende de qué tan alineado e importante es el proyecto frente a la estrategia de la
organización: si es el proyecto es prioritario, debe estar vinculado con los procesos misionales y
financieros. Por otra parte, el tamaño del proyecto está directamente relacionado con la cantidad de
recursos que necesita gestionar el proyecto. Estos recursos pueden ser personal de la organización,
tiempo y presupuestos requeridos para garantizar el cumplimiento de las actividades del proyecto.

4.2. Importancia estratégica

Este factor está relacionado con qué tan importante es el proyecto para el cumplimiento del plan
estratégico de la organización. Los proyectos prioritarios y esenciales para el cumplimiento de
objetivos estratégicos deben tener un seguimiento constante por parte del gerente del proyecto.

4.3. Necesidad de innovación

El factor innovación aparece en la gestión de nuevos productos o servicios. Esto también involucra la
adaptabilidad de los procesos organizacionales a estándares y buenas prácticas que busquen optimizar
la gestión del equipo del proyecto.

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 4.4. Necesidad de integración

Este tipo de proyectos busca mejorar el flujo de información y comunicación entre todas las partes
interesadas del proyecto. La integración de los procesos genera un mejor entendimiento y, por ende,
una mejor probabilidad de culminar con éxito las actividades del proyecto.

4.5. Límite en el cronograma

Este factor depende del tiempo, cuyo límite está por lo general impuesto por el mercado, ya que se
debe procurar entregar un valor agregado en el menor tiempo posible.

4.6. Limite en el presupuesto

Este factor depende de la financiación dada a cada proyecto; es importante gestionar la financiación
para garantizar el flujo de fondos necesarios en cada periodo de tiempo.

4.7. Estabilidad en requerimiento de los recursos

La estabilidad está relacionada con la planeación: el gerente del proyecto debe propender por
gestionar los recursos para que en el momento que se necesiten se logren articular con la actividad a
la que están destinados.

Estrategia

Cronograma Innovación

Satisfacción
Mercado

Presupuesto Alcance

Integración

Figura 9. Estructura del proyecto

Fuente: elaboración propia

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 En síntesis...
Si se quiere que la empresa tenga una ventaja competitiva en el mercado,
se deben identificar las necesidades de este y seleccionar proyectos con
un alto valor agregado para cumplir con las expectativas prioridades y
requerimientos del cliente.

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Referencias
Miranda Miranda, J. J. (2001). Gestión de Proyectos: Identificación, Formulación, Evaluación Financiera
– Económica – Social – Ambiental. MM Editores.

Torres Hernández, Z. (2015). Administración estratégica. Grupo Editorial Patria.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Seguimiento y Control de Proyectos

Unidad 1: Planificación y control de operaciones del
proyecto
Escenario 1: Estrategia de la organización y priorización de
proyectos

Autor: Jairo Armando Paez Ricardo

Asesor Pedagógico: Diana Carolina Gil Buitrago

Diseñador Gráfico: Diego Andrés Calderón

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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