GESTION GERENCIAL

PLANEACION GERENCIAL Y DIRECCIONAMIENTO

GUIA METODOLOGICA DEL DIRECCIOMIENTO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

GGE-G-03 FECHA 31/08/21 VERSION 1 Páginas (3)

1. OBJETIVO
Definir la metodología para la construcción y despliegue del direccionamiento estratégico
institucional donde se construye el objetivo general y metas del escenario deseado,
desplegando su acción por estrategias, programas y proyectos hasta alcanzar la
estructura del plan de acción.

2. ALCANCE
Parte desde la construcción del direccionamiento estratégico hasta los ajustes del plan de
acción en concordancia con los resultados del monitoreo y seguimiento del mismo.

3. CAMPO DE APLICACIÓN
La presente guía aplica desde la construcción del direccionamiento estratégico
institucional hasta el despliegue del plan de acción.

4. ACTUALIZACION
La actualización de la guía metodológica de direccionamiento estratégico se realizará
cada cuatro años o de acuerdo a cambios de la normatividad y/o metodología
institucional.

5. DEFINICIONES

 Direccionamiento estratégico: Direccionamiento estratégico es el proceso a través del

cual, la administración formula, ejecuta y evalúa las acciones que permitirán a la
organización lograr sus objetivos de largo plazo.
 Principios institucionales: Los principios institucionales no son parte de la visión, como
tampoco de la misión. En cambio, son el soporte de la visión y de la misión. En otras
palabras, cuando definimos la misión y la visión de la empresa, éstas deben
enmarcarse dentro de los principios de la compañía y no puede ser contrarias. Como
normas que regulan un comportamiento.

6. CONTENIDO GENERAL
La IPS GLOBAL SAFE define como direccionamiento estratégico institucional la
plataforma estratégica (Integrada por la misión, visión, principios, valores, políticas
organizacionales) y la formulación estratégica (plan de desarrollo).
Para su definición se parte de factores clave que permitan realizar análisis interno y
externo el cual integre:
 Aspectos éticos y normativos.
 Los cambios del entorno.
 Resultados de la política de seguridad del paciente y los colaboradores.
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 Resultados del enfoque y la gestión de riesgo.

 Resultados de la política de la humanización durante la atención del usuario y su
familia.
 Resultados de la planeación, el desarrollo y la gestión de la tecnología en salud.
 Análisis de los aspectos de la comunidad que orienten la prestación de los servicios.
 Resultados del programa de Responsabilidad social con el usuario, los colaboradores,
la comunidad y el medio ambiente.
 Resultados de indicadores de calidad
 La voz del cliente interno y su responsabilidad frente a sus colaboradores.
 Las necesidades del usuario y su familia.
 Ejercicios sistemáticos de referenciación comparativa y competitiva que fortalezcan el

VALIDACIÓN O AJUSTE DE LA PLATAFORMA ESTRATÉGICA

Una vez analizadas las variables anteriores se establecen las Debilidades, oportunidades,
amenazas y fortalezas de la institución; con ésta información se establecen mesas de
trabajo por procesos en las que se realiza validación de la plataforma estratégica
institucional actual y/o ajuste de la misma, para lo cual se utiliza como recurso la
herramienta de validación N°1 y herramienta de validación N°2 de la plataforma
estratégica institucional.

METODOLOGÍA DE VALIDACIÓN

Explicar a los asistentes la metodología de validación, usando una presentación en powert

point. Realizar la entrega de trabajo de la herramienta de validación de la plataforma
estratégica institucional para que sea diligenciada de acuerdo a la metodología planteada.
En toda institución se hace imprescindible la vivencia y desarrollo constante de la
plataforma estratégica, de tal forma que permita desplegar organizadamente cada uno de
sus elementos, los cuales, llevados a la acción permiten el logro de los propósitos
organizacionales.
Sin embargo, una vez definida la plataforma, es indispensable evaluar la vigencia y los
logros progresivos en el acercamiento a la visión empresarial. Se hace necesario
entonces, realizar validación periódica sobre la coherencia de la plataforma estratégica
con la situación institucional actual. Para tal fin, se construyó una tabla de valoración
cuantitativa, que permita a los miembros de la organización cuantificar como fortaleza o
debilidad cada uno de los elementos presentes en la visión y la misión.
Para cada uno de los elementos existe una doble posibilidad de evaluación: Fortaleza o
debilidad, con grado de consistencia de 1 a 4 o de -1 a -4 respectivamente. Siendo Cero
(0) la opción de no calificación. El total de cada una de las valoraciones realizadas arroja
una posición del puntero en el gráfico que nos indica:
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Así propuesto la herramienta de validación y ajuste de la plataforma estratégica

institucional, se organiza reunión de lanzamiento de trabajo para la elaboración del Plan
de Desarrollo Institucional, una vez se explica la metodología de trabajo.
Se ejecuta la aplicación de la herramienta de validación No.01 por proceso. Logrando
consolidar la información de los procesos

FORMULACIÓN ESTRATÉGICA:
A continuación se define la metodología para la estructura de la formulación estratégica :

1. Conformación del equipo

El equipo responsable de la formulación del plan estrategico estará en cabeza de la

Gerente y calidad de la IPS GLOBAL SAFE , quien designa los profesionales de
planeación encargados del desarrollo.

2. Definición de funciones del equipo

 GERENTE: Responsable que direcciona y que da cuentas del avance del documento
"Plan de Desarrollo"
 CALIDAD: Asegurar el cumplimiento de cada una de las etapas para la construcción del
Plan de Desarrollo Institucional
 PERSONAL DE APOYO: Suministrar la información requerida y necesaria para la
elaboración del Plan estratégico (PE)
3. Disponer de equipos, documentos, personal, materiales y tiempos, entre otros, para
asegurar la logística y el cumplimiento para el desarrollo de PE

4. Organización de trabajo: Para la elaboración del PE se establecen las actividades de

trabajo por proceso siguiendo el mapa de procesos institucional.
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MAPA DE
PROCESO SUBPROCESO
PROCESOS
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(GD)
GESTION GERENCIAL (GGE)
MERCADEO Y COMUNICACIONES (MC)
JUDICIAL (JU)
GESTION AUTOEVALUACION (GAE)
ESTRATEGIC SEGURIDAD DEL PACIENTE (SP)
O PAMEC (PA)
GESTION CALIDAD (GCA)
SIST INFORMACION (SI)
EVALUACION Y SEGUIMIENTO (AUDITORIA) (ES)
GUIAS DE PRACTICA CLINICA (PC)
SG-SST
GESTION SST(GSST)
SEGURIDAD VIAL
CONSULTA EXTERNA
FISIATRIA
MEDICINA LABORAL
ORTOPEDIA
GESTION CONSULTA EXTERNA PSICOLOGIA
(GCE) NEUROCIRUGIA
DOLOR Y CUIDADOS PALIATIVOS
MEDICINA INTERNA
CIRUGIA MANO
MISIONAL
CIRUGIA MAXILOFACIAL
GESTION ATENCION
PACIENTE CRONICO
DOMICILIARIA (GAD)
FISIOTERAPIA
GESTION REHABILITACION (GRE) TERAPIA OCUPACIONAL
FONOAUDIOLOGIA
GESTION TRANSPORTE TRANSPORTE ASISTENCIAL BASICO
ASISTENCIAL (GTAB) ATENCION PREHOSPITALARIA
GESTION FARMACIA (GFAR) FARMACIA
SIAU
GESTION DEL USUARIO (GUS)
PARTICIPACION CIUDADANA
ADM PERSONAL (AP)
APOYO GESTION DEL TALENTO
DESARROLLO INST (DI)
HUMANO (GTH)
DOCENCIA SERVICIO
GESTION DEL AMBIENTAL Y AMBIENTAL (AM)
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INFRAESTRUCTURA (IN)
MANTENIMIENTO (GAM)
EQUIPOS (EQ)
DOCUMENTAL
GESTION INFORMACION (GIN)
INFORMACION
GESTION REFERENCIA Y
CONTRAREFERENCIA (GRC)

Acompañamiento a las actividades de trabajo: Brindar orientación y acompañamiento a

las actividades de trabajo por proceso para el diligenciamiento correcto de las
herramientas de validación.

 Consolidación de los resultados: Una vez diligenciadas las herramientas de validación

01 de las mesas de trabajo, se genera semaforización por mesa y se consolida la
información definitiva del ejercicio.

 Análisis de la información: Una vez consolidada la información, se revisa en la

semaforización propuesta, la necesidad de ajuste de la misión y/o la visión. En caso de
que la consolidación arroje la necesidad de ajustes en pequeña, mediana o gran escala,
se procede a la aplicación de la herramienta 02 de validación que corresponda (Misión y/o
visión). En caso de que la consolidación arroje un resultado que evidencie que no se
requiere ajuste en la formulación se da por terminada la metodología de validación.

 Definición de muestra para aplicación de formato de validación 02: Teniendo en cuenta

la población de trabajadores (De planta, agremiaciones y contratados) se debe calcular la
muestra para realizar la aplicación de la herramienta de validación 02. El cálculo de la
muestra se sugiere que sea por muestreo probabilístico.

 Aplicación de la herramienta de validación 02: De acuerdo a la muestra establecida,

realizar la aplicación de la herramienta de validación 02, buscando que la muestra sea
seleccionada de tal manera que se logren obtener propuestas de mejora para la
plataforma estratégica institucional.

 Consolidación de la información de la herramienta de validación 02: Una vez aplicada la

herramienta de validación 02, se consolida la información de acuerdo a las propuestas de
la comunidad hospitalaria.

 Construcción de propuestas de misión y/o visión: Teniendo en cuenta las variables que
fueron identificadas como debilidades en la herramienta de validación por mesas de
trabajo, se deben construir propuestas de misión y/o visión según corresponda.

 Revisión de propuestas de misión y/o visión: La gerencia junto a los líderes de

servicios, coordinadores y la junta directiva (Grupo gerencial de la institución) revisa y
define la misión y/o visión a proponer para la Institución como resultado del
replanteamiento.
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DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS, PROGRAMAS Y PROYECTOS, METAS E

INDICADORES

La oficina asesora de calidad lidera reunión en Gerencia- valida DOFA INSTITUCIONAL,

áreas claves, estrategias- para recibir y encausar las estrategias programas y proyectos
en cada área clave. Luego se describen las líneas de acción
MATRIZ DOFA
Identificación de fortalezas y oportunidades, que propenden por el mejoramiento de cada
proceso de la IPS GLOBAL SAFE , así como de las debilidades y amenazas que afectan
su progreso.

CONSOLIDACIÓN, ANÁLISIS E IDENTIFICACIÓN PRELIMINAR DE ESTRATEGIAS,

PROGRAMAS Y PROYECTO
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Producto de la relación entre variables de análisis interno y externo se plantean

estrategias que nos permita utilizar oportunidades para eliminar debilidades y potenciar
fortalezas, así como anticiparnos a la presencia de las amenazas para contrarrestar
debilidades y aprovechar fuerzas internas. Lo anterior se plasma en la siguiente
estructura:
Definición de la estructura del plan de desarrollo
Formulación de objetivos del PE
Definición de estrategias
Identificación preliminar de programas, subprogramas y proyectos
 Revisión y ajuste de valores y principios: Una vez definida la propuesta de la misión y/o
visión institucional, se revisan y ajustan en caso de ser
necesario los valores y principios corporativos, de manera tal que sean coherentes con la
propuesta.

 Revisión y ajuste de áreas claves de desempeño: Una vez definidas las nuevas
propuestas de misión, visión, valores y principios, se revisan las áreas claves de
desempeño; en caso de requerir ajuste se proponen las nuevas áreas. En caso contrario,
se continúa con el trabajo de validación y ajuste de la plataforma estratégica institucional.

 Revisión y ajuste de objetivos institucionales: Una vez definidas las áreas claves de
desempeño, se revisa la necesidad de ajuste de los objetivos para cada área. En caso de
que se requiera ajustarlos, se debe realizar la nueva propuesta de objetivos
institucionales, con sus respectivas metas e indicadores; teniendo en cuenta que son el
camino que nos lleva a lograr la visión. Recordar que deben ser: claros y concretos sin
dar pie a libres interpretaciones; formulados de manera que su resultado sea tangible y
que se puedan observar, que se refieran a cosas reales Si se considera que no es
necesario el ajuste se mantienen los actuales y se continúa con el trabajo de validación y
ajuste de la plataforma estratégica institucional.

 Definición de la plataforma estratégica propuesta (Ajustada): Culminado el ejercicio de

validación y ajuste, se consolida la información definitiva de la nueva propuesta de
plataforma estratégica institucional.

 Adopción de plataforma estratégica institucional: Involucrar en el acto administrativo de

adopción del Plan de Desarrollo Institucional, la adopción de la plataforma estratégica por
parte de la Junta Directiva.

 Inclusión de la nueva propuesta de plataforma estratégica en el Plan de Desarrollo

Institucional: Habiendo realizado los ajustes a satisfacción del grupo gerencial, se remite
la propuesta definitiva a la oficina asesora de Planeación para su inclusión en el
documento preliminar del Plan de Desarrollo Institucional (PDI).

ESTIMACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, FÍSICOS Y DE TALENTO HUMANO AL

PLAN ESTRATÉGICO
Luego de comparar los resultados del análisis financiero y presupuestal, con el costo del
plan se definen los recursos, prioridades, decisiones financieras y financiación del plan.
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De igual forma se definen las metas e indicadores de resultado las cuales deben
responder directamente a la cuantificación del objetivo. De igual forma el indicador de
resultado mediría los efectos inmediatos o de corto plazo del proyecto formulado.
La Ley 152 de 1994 establece que el plan de desarrollo de las entidades territoriales debe
tener una parte estratégica y un plan de inversiones de mediano y corto plazo. Partiendo
de las etapas anteriores, se establece el objetivo general y metas del escenario deseado y
concertado, desplegando su acción por niveles estratégicos de programas y
subprogramas hasta alcanzar la estructura del plan de acción.

COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Consolidación documental de la totalidad de las etapas construidas y validadas para el
Plan de Desarrollo Institucional, el equipo responsable de la formulación del plan de
desarrollo institucional será el encargado de consolidar el documento.

VALIDACIÓN Y AJUSTE DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN POR PARTE DE LA

ADMINISTRACIÓN
Presentación de la propuesta de PE al equipo definido: Gerente, Asesores y
coordinadores.

ELABORACIÓN DEL PLAN ESTRATEGICO

1 Compilación de la información obtenida en la fase de formulación estratégica del plan
2 Revisión del documento técnico por parte del nivel directivo
3 Edición del documento técnico

APROBACION DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

1 Presentación a la junta directiva del Plan estrategico

Después de la aprobación del documento técnico la oficina asesora de planeación y

calidad presentará a consideración de la junta directiva de la IPS GLOBAL SAFE el
documento final del plan estratégico.
Una vez hecha la presentación se realizarán los ajustes correspondientes.
2 Aprobación del plan de desarrollo:

SOCIALIZACIÓN DE LA FORMULACION ESTRATEGICA ( PLAN )

 Elaboración e implementación de cronograma de despliegue
 Definición de la las estrategias de socialización y fechas para el despliegue del Plan
estrategico y ejecución del mismo.
 Se define estrategia para socialización del direccionamiento estratégico
 Publicación en página web y redes sociales institucionales
 Capacitación a colaboradores, usuarios y proveedores

DIVULGACION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LA FORMULACION

ESTRATEGICA:
Aplicación de procedimiento del plan estratégico de la institución, es elaborado de manera
participativa, vigencia se elabora el plan de acción institucional tomando como referencia
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los objetivos estratégicos y la formulación de los proyectos se despliegan dando

cumplimiento al plan