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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD COD: GCA- PR-001

PROCEDIMIENTO CONTROL DE VERSION: 01

DOCUMENTOS FECHA: 15/03/2013

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

CORPORACIÓN INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN INTEGRAL ELYON YIREH –

SEDE BARRANQUILLA
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

GESTION DE LA CALIDAD
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE VERSION: 01

DOCUMENTOS FECHA: 15/03/2013

1. OBJETIVO
Definir los parámetros para la elaboración, codificación, administración y control de los
documentos relacionados con los procesos y procedimientos de la Corporación
Internacional de Educación Integral Elyon Yireh, para garantizar que permanezcan
actualizados y para disponer de evidencias objetivas que permitan demostrar la
conformidad con los requisitos especificados para el sistema de gestión de la calidad.

2. DOCUMENTO DE REFERENCIA

Norma Técnica Colombiana NTC. 5555,

General, Numeral, 4.2, Específicos: 4.2.3, 4.2.4.

3. ALCANCE

El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de elaboración o

actualización de un documento, para el sistema de calidad; el cual será
elaborado por la líder de proceso correspondiente teniendo la autorización de la
dirección; y termina con su incorporación al proceso y al archivo correspondiente.

4. DEFINICIONES

4.1 APROBACIÓN Autorización para la distribución y aplicación de un documento

(darle legalidad al documento) por la persona idónea que tenga la autoridad sobre los
recursos para poder implementar el documento.
4.2 CONTROL: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos
vigentes que Conforman el sistema de Gestión de la calidad

4.3 DIFUSION Utilización de cualquier medio de comunicación para hacer conocer la

información de los procesos documentados.
4.4 DOCUMENTO: Es toda información perteneciente al sistema de calidad que se
registre y almacene en papel, en vídeo, en cinta magnética o en cualquier otro medio.
Puede ser la descripción de un proceso, procedimiento o actividad/tarea, que se
puede ver mediante diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, videos, fotografías,
muestras físicas, entre otras.
4.5 DOCUMENTOS EXTERNOS: Se consideran documentos de origen externos
aquellos que generados por entidades u organismos externos a la Institución, los
cuales establecen disposiciones que debe cumplir la Institución para el normal
desarrollo de su operación y el del sistema de calidad. Entre estos se incluyen:
Leyes, Normas, Libros, Manuales, etc.
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4.6 DOCUMENTOS INTERNOS: Son los generados (elaborados) e implementados

dentro de la Institución para iinteractuar directamente en el sistema de calidad.

4.7 ELIMINACION: Retiro de un documento del SGC de circulación ya sea porque el

proceso cambió radicalmente y obligó a que se elaborara un nuevo documento,
o porque el proceso dejo de ejecutarse o se fusionó con otro proceso o sistema de
gestión.
4.8 FORMULARIOS, O FORMATOS: Documento empleado para el registro de
información necesaria para realizar un proceso o actividad específica, convirtiéndose
así en un registro.

4.9 MODIFICACION: Es la actualización de un documento con el fin de ponerlo a

punto con relación a las mejoras en los procesos.
4.10 PROCEDIMIENTO: Forma especificada de efectuar una actividad. Documento
que especifica los pasos que debe seguir un proceso o actividad.
4.11 REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una
evidencia de una actividad realizada y la obtención de unos resultados planificados,
para asegurar el cumplimiento y eficacia del SGC.
4.12 REVISION: Verificar que lo documentado coincida con la realidad y viceversa,
dicha revisión es ejercida por la persona idónea que conozca sobre el proceso/
actividad documentado para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del
documento objeto del control, para garantizar el cumplimiento de los objetivos de
calidad establecidos.

4.13. VERSION: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha

modificado el documento que está bajo consideración.

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

De acuerdo al control de documentos, los responsables directos de la documentación

son:

ELABORA: LÍDER DE PROCESO

REVISA: DIRECTOR GENERAL
APRUEBA: COMITÉ DE CALIDAD.

6. POLITICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN

6.1 CODIFICACION DE DOCUMENTOS

Los documentos se pueden identificar por el nombre y/o código para aquellos
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documentos que se determine que requieren de la asignación de un código, se

aplicara la siguiente codificación.

La Primera parte es de tipo alfabético y corresponden al proceso.

CODIGO
TIPO DE PROCESO NOMBRE DEL PROCESO
PROCESO
GESTION DIRECTIVA Direccionamiento Estratégico GDE
Gestión de la calidad GCA
Diseño Curricular GDC
GESTION ACADEMICA
Ejecución de la Formación GEF
GESTION A LA COMUNIDAD Gestión a la comunidad GC
Gestión de Talento Humano GTH
GESTION ADMINISTRATIVA
Gestión de los Recursos GR

La Segunda parte es de tipo alfabético y corresponde a la identificación del tipo de

documento así:

CODIGO TIPO DOCUMENTO

MAC Manual de Calidad
MP Mapa de procesos
MA Manual
PR Procedimiento
FO Formulario o Formato
IN Instructivo
CA Caracterización
PL Plan
PY Proyecto
GU Guía

La tercera parte es de tipo numérico y corresponde al consecutivo en la

elaboración del documento dentro del proceso, iniciando con el 001. Estos van
separados de un guión después de cada código y denominación.
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LOGOTIPO PAGINAS QUE CONTIENE EL NOMBRE DEL

NOMBRE DEL
DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO

VERSION DEL DOCUMENTO

FECHA DE ELABORACION Y
APROBACION DEL DOCUMENTO

El código del documento se asignara de acuerdo al siguiente orden:

GCA-PR-001

CONSECUTIVO PARA EL CONTROL E

IDENTIFICACION

TIPO DE DOCUMENTO

INICIALES DEL PROCESO

AL CUAL PERTENECE EL
PROCESO
Se ha establecido que todos los documentos elaborados en la institución
correspondiente a manuales, caracterizaciones, procedimientos, guías e instructivo.
Dependiendo el nivel en el que se encuentra el documento a elaborar se debe tener
en cuenta el siguiente contenido:
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
CONTENIDO CA PR IN FO MA GU PL

PORTADA N/A A O N/A A N/A N/A

OBJETIVO A A A A A A A
DOCUMENTO DE REFERENCIA (REQUISITOS A A O O A O A
LEGALES)
ALCANCE A A A N/A A A A
INDICADORES A A N/A N/A O O A
POLITICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN A A A A A A A
DEFINICIONES, TERMINOS, Y ABREVIACIONES N/A A O N/A O A O
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RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD A A A A O A A
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO N/A A A A A A A
/MANUAL/DESRIPCION
DOCUMENTOS ASOCIADOS/ REGISTROS A A A N/A A A A
ANEXOS N/A O O N/A A O A
FLUJOGRAMAS O O O N/A O O O
CONTROL DEL DOCUMENTO A A A A A A A

A= APLICA, N/A =NO APLICA, O= OPCIONAL

6.2 CONTROL DEL DOCUMENTO:

La Corporación Internacional de Educación Integral Elyon Yireh establece para la

efectiva administración de la documentación en el marco de los siguientes controles
citados en la norma NTC 5555, en el numeral 4.2.3
LAMENTARIÍA

a) Aprobar el documento antes de su emisión.

Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos Conforme a la estructura
documental establecida, todos los documentos que se elaboran en la institución, deben
ser revisados y aprobados antes de su divulgación.

Elabora: Líder de Proceso

Revisa: Director General
Aprobó: Comité de Calidad

b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos de

nuevo.
c) Los documentos se revisarán periódicamente para comprobar su vigencia y
aplicabilidad, en caso de encontrarse desactualizados se modifican y
aprueban por el comité de calidad.
d) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la revisión
actual.

El seguimiento y control de todos los documentos se encuentra en cabeza del líder de

calidad, quien es el responsable del Proceso de control documental, revisado
posteriormente por el Comité de Calidad, para realizar cambios o modificaciones en los
documentos, por solicitud de los líderes de procesos de la institución, o por su iniciativa,
producto del planteamiento o actualización de metodologías.

En la sección de Control de Cambios de los documentos, se registra el historial de

cambios que ha sufrido el documento en una tabla que contiene la fecha del cambio, la
versión y la descripción del cambio.

e) Disponer de las versiones pertinentes en los puntos de uso

f) Asegurarse de que estas permanecen legibles y fácilmente identificables
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g) Asegurarse de que se identifiquen los documentos de origen y se controlan

su distribución.
h) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos de origen y se
controla su distribución.

Prevenir el uso eliminando las copias obsoletas y guardando un original identificada

con la palabra obsoleta.
Las firmas correspondientes deben aparecer en el pie de página final del documento, y
los cambios, se registran en el espacio que corresponde al control de la emisión, y en el
formato de control de cambio, excepto los formularios y formatos que se registraran en el
listado maestro de Documentos los cambios que se les realice.

HISTORIAL DE CAMBIOS
ÍTEM MODIFICADO
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cargo: LIDER DE PROCESO Cargo: Director General Cargo: COMITÉ DE CALIDAD

Firma: Firma: Firma:

CONTROL DE ELABORACIÓN Y APROBACIÓN

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DOCUMENTO/
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
1 Identificar y analizar la necesidad de crear, Todos los funcionarios GCA-FO-02
modificar o eliminar un documento del Solicitud de
Sistema de Gestión de calidad. Crear o Modificar
Nota: Se revisa la importancia del mismo Documento
para el SGC, en cuanto a que sea:
Requerido por el SGC.
Necesario para cumplir requisitos legales
y reglamentarios de la Institución.
Necesario para el desarrollo de las
actividades de la institución.
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2. Diligenciar el formato “Solicitud de Todos los funcionarios GCA-FO-02

creación, modificación o eliminación de Solicitud de
documentos”, una vez efectuado el Crear o Modificar
Análisis y justificada la necesidad. Solicitar el Documento
documento que se va a modificar y
realizar los cambios requeridos. En
caso de elaboración de un documento nuevo,
se debe realizar en el formato establecido.

3. Enviar al Responsable del proceso el documento Todos los funcionarios GCA-FO-02

modificado junto con el formato “Solicitud de Solicitud de Crear
creación, modificación documentos” o Modificar
debidamente Diligenciado o eliminación Documento
de documentos.

4 Revisar, estudiar la solicitud y enviar al Responsable de

Coordinador de calidad el formato “Solicitud Proceso GCA-FO-02
Solicitud de Crear
de creación, modificación o eliminación de
o Modificar
documentos” con su Vo. Bo. Y fecha de Documento
remisión, adjuntando el documento a
elaborar o modificar.
En el caso de eliminación, solamente remitir el
formato.
5 Revisar la solicitud de creación, Coordinador de GCA-FO-02
Solicitud de Crear
. modificación o eliminación para el SGC y calidad
o Modificar
solicitar ampliar o mejorar la Documento
Justificación si se requiere.
Solicitud aprobada?
6 NO: Tramitar el Vo. Bo. Del comité de calidad y Coordinador de [Link]-02
Solicitud de Crear
. comunicar al responsable del proceso calidad
o Modificar
diligenciando el formato “Solicitud de Documento
creación, modificación o eliminación de
Documentos”. Regresar a la Actividad 1.
7 SI: La solicitud es de eliminación, creación Responsable de la
. o modificación? Documentación
ELIMINACIÓN: Retira el documento y
actualizar el Listado Maestro de
Documentos según sea el caso. FIN.
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8 CREACIÓN O MODIFICACIÓN: Revisar Responsable de la

. el documento teniendo en cuenta los Documentación
criterios y metodologías que existen en el SGC
Cumple con los criterios del SGC?.
9 NO: Devolver al Responsable del Responsable de la
. Proceso para que realice los ajustes de acuerdo Documentación
con las observaciones y Sugerencias dadas.
10. Tramitar las modificaciones y remitir el Responsable de la
documento ajustado al encargado del proceso. Documentación
11. SI: Dar concepto de aprobación. Comité de calidad .
12. Codificar el documento creado o G.C.A FO.03
registrar las modificaciones realizadas al Responsable de la Formato de
Documentación Historial de
documento en el cuadro de historial de
cambios
cambios que aparece al final del mismo para
los casos que aplique.
13. Imprimir el documento y tramitar con las Responsable de la
normas establecidas en este documento. Documentación

14. Aprobar el documento creado o

modificado. Firmar los documentos en la nota Instancia de
de pie de página que se colocara debajo de Aprobación (Según Nota Control de
aprobación
cada documento Revisó y aprobó según sea el cuadro).
caso.
15. Actualizar el Listado Maestro de Responsable de la [Link]-01
Documentos según sea el caso. Documentación Listado Maestro
de Documentos
16. Publicar el documento creado o Responsable de la
modificado en el sitio definido por la Documentación Documento
Institución. Web- intranet digitalizado

17. Divulgar y capacitar a los funcionarios Responsable de GCA-FO-04

involucrados; en todos los casos, se debe Proceso Formato de
diligenciar la lista de asistencia. Asistencia de
18. Asegurar el acceso y disponibilidad de las capacitación
[Link]-01
versiones vigentes de los Responsable de la
Listado Maestro
documentos del SGC en el listado Documentación
de Documentos
maestro de documentos.
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8. CONTROL DE LOS REGISTROS

TIEMPO DE RETENCION
DISPOSICION
CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA MEDIO ALMACENAMIENTO FRECUENCIA
FINAL ARCHIVO ARCHIVO
GESTION CENTRAL

[Link]-01 22/09/12 Físico/ Archivo de gestión Destrucción- Cada vez que 1 AÑO 3 AÑOS
Listado Maestro de 01
documentos Magnético reciclaje se requiera
[Link]-02 Solicitud de crear 01 22/09/12 Físico/ Archivo de gestión Destrucción- Cada vez que 1 AÑO 3 AÑOS
documento reciclaje se requiera
[Link]-03 22/09/12 Magnético Archivo de gestión Destrucción- Cada vez que 1 AÑO 3 AÑOS
Historial de Cambios 01
reciclaje se requiera
[Link].04 22/09/12 Físico/ Archivo de gestión Destrucción- Cada vez que 1 AÑO 3 AÑOS
Formato de Asistencia a 01
capacitaciones reciclaje se requiera

9. HISTORIAL DE CAMBIOS
ÍTEM MODIFICADO
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
01 DEFINIR Primera versión del documento
FECHA

10. CONTROL DE ELABORACIÓN Y APROBACIÓN

Elaboró: Luis Guillermo Bolaño

Revisó: Aprobó:
Barraza
Cargo: Líder del Proceso Cargo: Director General Cargo: Comité de Calidad
Firma: Firma:
Firma:
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11. ANEXOS

ANEXO 1
GUIA DE ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS
0. PORTADA

Presentación del documento (Ver formato modelo)

1. OBJETIVO

Se describe brevemente el propósito del documento. Además puede incluir la finalidad

de la actividad o proceso (el para qué).

2. DOCUMENTO DE REFERENCIA

Se registra la normatividad externa o interna aplicable en el procedimiento. Debe ir

en orden jerárquico de la norma.

3. ALCANCE

Se expresa donde inicia y finaliza el procedimiento y el alcance en la institución que

tenga el mismo.

4. DEFINICIONES, TERMINOS Y ABREVIATURAS

Se registran preferiblemente las definiciones en orden alfabético de aquellos términos

utilizados en el procedimiento, que son importantes para su aplicación y que no son de
uso común y fácil comprensión.

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Se definen los principales responsables de la aplicación del documento, por su cargo,

describiendo brevemente la función relacionada. En los niveles de autoridad se
enunciará el cargo en negrilla y debajo se escribirá la responsabilidad.

6. POLITICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN

Se describen políticas y lineamientos especiales que afecten la realización del
procedimiento o documento en mención, sirven para direccionar el procedimiento
generalmente obedecen a reglas y normas definidas por la institución.
(Nota, no pueden definirse libremente requieren aprobación de la dirección general.)
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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO (Descripción del Procedimiento)

Se describen los criterios y/o políticas particulares que se deben considerar en la

ejecución del procedimiento. Igualmente se señalan los controles inherentes de mayor
impacto. Se describe el procedimiento y se detalla en qué consiste. También para los
procedimientos y documentos que apliquen.

8. CONTROL DE LOS REGISTROS

Se relacionan los Registros que impliquen la utilización en el procedimiento.

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

Se relacionan los cambios que ha sufrido el documento

10. CONTROL DE LA ELABORACION Y APROBACION

Se relacionan los responsables, de la elaboración, revisión y elaboración del

documento.

11. ANEXOS

Se relacionan tablas, formatos, cuadros, gráficos, matrices, instructivos, etc., que

sirven para ampliar la información contenida en el procedimiento o documento y
facilitan su comprensión, se numeran secuencialmente, Ejemplo:

Anexo 1. Caracterización de Procesos

Anexo 2. Norma fundamental
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ANEXO 1.
 PORTADA

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CORPORACIÓN INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN INTEGRAL ELYON YIREH –

SEDE BARRANQUILLA
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

NOMBRE DEL PROCESO

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ANEXO 2
GUIA DE SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACION DE LOS FLUJOGRAMAS
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ANEXO 3
ESTRUCTURA PARA LA ELABORACION DE MANUALES Y PLANES

1. MANUALES Y/O PROGAMAS

1. INTRODUCCIÓN.
2. PRESENTACIÓN Y/O JUSTIFICACION
3. ALCANCE
4. DOCUMENTACION ASOCIADA
5. OBJETIVOS Y METAS.
6. ESTRATEGIAS PARA LA ACCIÓN.
7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES Y RESPONSABLES.
8. RECURSOS
9. ANEXOS

2. PLANES

1. IDENTFICACION PROCESO
2. RESPONSABLE
3. ACTIVIDADES
4. OBJETIVO
5. METAS
6. ESTRATEGIAS
7. RECURSOS
8. INDICADORES
9. ANEXOS
 CRONOGRAMA
 COSTOS Y PRESUPUESTOS
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ANEXO 4
GUIA DE LA NORMA FUNDAMENTAL

1. ASPECTOS GENERALES

En la elaboración del procedimiento, se debe observar la estructura y los

lineamientos establecidos.

1.1 REQUISITOS DE REDACION Y EDICION

En la redacción y edición de los documentos preferiblemente se deben tener en cuenta:

1. Escribir textos en forma explícita, clara, precisa y coherente, evitando

ambigüedades.
2. Emplear siempre el mismo término, para expresar un mismo concepto.
3. Evitar uso de extranjerismos, salvo que corresponda al lenguaje técnico en la
actividad.
4. Los procedimientos, y/o formatos deben ser diligenciados sin tachones, con tinta
negra, sin correcciones, ni enmendaduras.

1.1.2. Edición.

El documento debe presentarse en hojas tamaño carta, igual para los anexos.
Texto en fuente preferiblemente letra Arial tamaño 12

Descripción del procedimiento y flujo grama preferiblemente en fuente letra Arial

tamaño 10 y/o 8. De acuerdo la información de la tabla y a su extensión.

Anexos: su presentación será libre de acuerdo con las necesidades según el tipo de
documento y su control se efectuará en el control de cambios cuando se modifiquen.
Los Anexos pueden ser modelos de formatos y ajustarse según las necesidades de
uso. Los anexos podrán numerarse de manera consecutiva de cómo parte del
documento o de manera individual.

Las divisiones y subdivisiones de capítulo se deben numerar en sistema arábigo.

Según la siguiente tabla No 1.

Tabla 1. Definición de títulos y subtítulos

DIVISION O EJEMPLO DIRECTRIZ

SUBDIVISION
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TITULO DE 1. OBJETIVO MAYUSCULA, ARIAL 12

PRIMER NIVEL 2. ALCANCE NEGRITA JUSTIFICADO

TITULO DE 2.1 GENERAL MAYUSCULA, ARIAL 12

SEGUNDO NIVEL NEGRITA JUSTIFICO

TITULO DE 2.1.1. Diámetro Mayúscula – minúscula, Arial 12,

TERCER NIVEL 2.1.2. Voltaje negrita justificada.

SUBNUMERAL [Link]. Ejemplos: Mayúscula – minúscula, Arial 12,

Cursiva, Justificada

TITULO DE Tabla 1. Definición de Mayúscula, Minúscula, Arial 12,

TABLAS títulos y subtítulos centrada.

La presentación del texto, en lo posible debe conservar las siguientes márgenes:

Encabezado: 4 cm del borde superior de la hoja

Pie de Página: 1 cm del borde inferior

Márgenes de la hoja tamaño carta, para los documentos, y en caso de que sea necesario
se utilizara la hoja tamaño oficio para los formatos de acuerdo a la extensión del
documento.

Izquierdo: 2 cm
Derecho: 3 cm
Superior: 1 cm (después del encabezado)
Inferior: 3 cm

Elaboró: Luis Guillermo Bolaño

Revisó: Aprobó:
Barraza
Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Director General Cargo: Comité de Calidad
Firma: Firma:
Firma: