Conjunto Arboleda Campestre Samán – PH

NIT: 900.880.797-0
Calle 160 No.21 sur-70 – Ibagué Tolima

EL SUSCRITO ADMINISTRADOR
DEL CONJUNTO RESIDENCIAL ARBOLEDA DEL CAMPESTRE
SAMÁN
NIT. 900.880.797-0

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA PRESENCIAL 2024

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA PRESENCIAL

ARBOLEDA DEL CAMPESTRE – SAMÁN

MARZO 17 DE 2024

7:30 A.M. REGISTRO PRESENCIAL

INICIO ASAMBLEA A LAS 9:00 A.M.

Nota: Después de esta hora de inicio no se registrará a nadie más, por respeto a las personas
puntuales y buscando un orden con un resultado de eficacia para el desarrollo de la asamblea.

Los poderes deben ser enviados con anterioridad de tres días antes (hasta el 14 de marzo de
2024) de la asamblea al correo de la revisoría fiscal, para el adecuado tramite de veracidad y
así no perder tiempo en su presentación física. Correo al cual se debe enviar los poderes es
asambleasaman2024@gmail.com
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Ibagué, MARZO 01 de 2024

Señor (a) PROPIETARIO (A)

Conjunto residencial ARBOLEDA DEL CAMPESTRE - SAMÁN

REF. CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS

PRESENCIAL 2024.

Como Representante Legal del CONJUNTO RESIDENCIAL ARBOLEDA DEL CAMPESTRE -

SAMÁN, en calidad de administrador y en uso de las facultades que me confiere el reglamento
de propiedad horizontal y de conformidad con los artículos 42 y 51 de la ley 675 del 2001, me
permito realizar la convocatoria a Asamblea General Ordinaria de Copropietarios presencial, la
cual se llevará a cabo el 17 DE MARZO DE 2024a las 9:00 A.M. DE MANERA PRESENCIAL
EN LAS INSTALACIONES DEL CONJUNTO.

Orden del día propuesto:

1. Llamado a lista y Verificación del Quórum

2. Elección Mesa directiva: presidente y Secretario de la Asamblea
3. Lectura y aprobación del orden del día.
4. Aprobación del Reglamento de la Asamblea General (Anexo)
5. Elección Comisión Verificadora de la redacción de la presente acta
6. Informe Gestión Administrativa Año 2023
7. Informe Revisoría Fiscal (Anexo)
8. Presentación y Aprobación Estados Financieros a diciembre 31 de 2023
(anexo)
9. Presentación y Aprobación proyecto de Presupuesto vigencia 2024 (anexo)
10. Aprobación de descuento a intereses por pago total de la deuda en expensas de
administración de la copropiedad.
11. Aprobación Cuota extraordinaria.
12. Elección Revisor Fiscal.
13. Elección Consejo de Administración vigencia 2024 - 2025
14. Elección Comité de Convivencia vigencia 2024 - 2025
15. Proposiciones y Varios
16. Cierre

En caso de no poder celebrar la Asamblea Ordinaria en la primera citación por falta de quórum,
se actuará conforme lo indica el Reglamento de Propiedad Horizontal en su Artículo 51
“REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA: Si convocada la Asamblea General Ordinaria
de copropietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión
que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las
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6:30 p.m., la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios,
cualquiera que sea el porcentaje de Coeficientes representados.”
Por lo anterior la segunda citación será para el miércoles 20 de marzo de 2024 a las 6:30 p.m.,
en el salón social de la copropiedad.

La Administración realizará la logística para la realización del evento y siguiendo lo estipulado

en la ley 1581 de 2012 con su número de propiedad, nombre, coeficiente y su correo electrónico,
será tratada de acuerdo con los lineamientos de la Ley de protección de datos ya establecida.

Los Estados Financieros con sus correspondientes notas estarán a disposición de los
propietarios en la oficina de administración a partir de la fecha de publicación de esta
convocatoria.

Todos los propietarios que integran el CONJUNTO RESIDENCIAL ARBOLEDA DEL

CAMPESTRE - SAMÁN tendrán derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ella.
Su presencia es esencial; de no ser posible su asistencia, puede hacerse representar mediante
poder escrito el cual está el modelo adjunto a este comunicado, al correo
asambleasaman2024@gmail.com con tres días de anterioridad a la asamblea.

Así mismo les recordamos que la no asistencia a la asamblea tiene una multa del 50% de una
cuota de administración.

Las decisiones tomadas por la Asamblea son de obligatorio cumplimiento para presentes,
ausentes y disidentes.

El arrendatario que reciba esta convocatoria tiene el deber de notificar a su arrendador

(propietario) la fecha y hora de esta Asamblea.

Al realizar la Asamblea General Ordinaria presencial se requiere unas condiciones diferentes

para el éxito de esta, por tanto, se debe tener en cuenta las condiciones o requisitos que se
describen a continuación para su participación, los aspectos tecnológicos a disponer por los
participantes y el instructivo de participación activa en el evento.

REQUISITOS PARA ASISTIR A LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA PRESENCIAL DE

PROPIETARIOS 2024.

1. Solamente puede participar en la Asamblea, el titular del derecho de propiedad del inmueble
(es decir, quien figura en el certificado de libertad y tradición) o su delegado acreditado mediante
poder, en el cual se establecerán expresamente las facultades del representante.

2. Una misma persona no puede representar a más de dos (2) propietarios incluido el, a no ser
que él o ella sea dueña o dueño de más de tres bienes, en la carencia del tema en el Reglamento
de propiedad horizontal, se aboca el Código de Comercio, en lo referente a la Asamblea de
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Accionistas, que dispone: (ARTÍCULO 185.; INCOMPATIBILIDAD DE ADMINISTRADORES Y

EMPLEADOS; Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la
sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones
distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que
se les confieran).” Esto se resume que ni el administrador o el consejo de administración podrá
representar a otro copropietario”.

3. Las personas que hayan comprado apartamento y/o casa y que no han actualizado su
información deben presentar fotocopia del certificado de Libertad y Tradición, acreditando su
propiedad en la oficina de la administración o enviarlo al email:
samanarboledadelcampestre@gmail.com lo más pronto posible para que no se le limiten sus
derechos.

4. Los propietarios o delegados para participar en la Asamblea deberán contar con cuenta de
correo electrónico registrada ante la Administración. Quienes no la tengan deberán realizar la
inscripción de su correo electrónico antes del 17 de marzo de 2024.sopena de que el que este
registrado en las bases de datos es al que se enviara toda la información para el desarrollo de
la asamblea y se dará como notificado.

5. Enviar con anterioridad oficio de observación, reclamación, consulta y otros, que deseen que
sea atendida en la asamblea y resuelta por el administrador o cualquier otro órgano
administrativo, para así hacer más dinámica la realización de la asamblea y su oportuno
desarrollo despejando dudas con anterioridad y llevando el desarrollo de ella a la asamblea.

6. Los propietarios deberán hacer llegar EL PODER respectivo, a la Revisora Fiscal de la

copropiedad o al correo asambleasaman2024@gmail.com con mínimo 3 días de anticipación a la
realización de la Asamblea. Este documento deberá estar debidamente diligenciado y firmado
según, corresponda y su envió por correo electrónico deberá hacerse desde la cuenta registrada
en la administración. (se adjunta Anexo No 1, poder especial).

7. Los participantes deben estar registrados en la base de datos del conjunto residencial.

8. En caso de no poder asistir o tener problemas, podrá allegar las pruebas pertinentes máximo
con 8 días después de la realización de la asamblea, posterior a esta fecha será aplicada la
sanción a que haya lugar de hacerlo.

9. En caso de no allegar el poder (Anexo No 1) o los datos de la persona que soportará su

poder durante la asamblea, se entenderá que usted asistirá personalmente, cumpliendo aquí
las garantías legales de la ley 675 del 2001.

Nota: al correo electrónico se enviará el día viernes 01 de marzo los informes

correspondientes a la asamblea general del año 2023.
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ANEXO No 1

PODER ESPECIAL

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA PRESENCIAL 2024

Yo, _ Mayor de edad vecino(a) de esta ciudad,

identificado(a) como aparece al pie de mi firma, en mi calidad de propietario(a) inscrito del
Apartamento No _T ubicados en el conjunto residencial ARBOLEDA DEL CAMPESTRE
- SAMÁN, manifiesto que confiero PODER AMPLIO Y SUFICIENTE.

Para que en mi nombre y representación asista con derecho a voz y voto en las deliberaciones
con motivo del orden del día propuesto en la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
PRESENCIAL a realizarse el domingo 17 de marzo de 2024.

AUTORIZO: al Señor(a) _ _, quien

se identifica con cedula de ciudadanía No _ de ,
con correo electrónico _, para que en mi
nombre y representación asista a la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA PRESENCIAL DE
COPROPIETARIOS convocada para el día domingo 17 de marzo de 2024, a las 9:00 a.m. a
realizarse de forma presencial y de facilidad para la copropiedad en sus predios.

Quedando facultado para votar, deliberar, otorgar, suscribir, recibir y postular mi nombre para
pertenecer al consejo de administración y para todos los fines de la convocatoria de asamblea
general ordinaria de copropietarios del conjunto residencial ARBOLEDA DEL CAMPESTRE -
SAMÁN, o en su defecto para reunión de segunda convocatoria la cual se realizara el
miércoles 20 de marzo de 2024 a las 6:30 p.m. con las facultades de representación de los
legítimos intereses que me asisten en calidad de propietario del apartamento y/o casa antes
mencionado del conjunto residencial ARBOLEDA DEL CAMPESTRE - SAMÁN, en los
anteriores términos y para los efectos antes mencionados.

Si en la reunión citada no hubiere quorum, este poder se hace extensivo a la reunión de segunda
convocatoria.

En constancia, se firmó a los _ días del mes de año 2024.

_ _ _
Firma Propietario Firma Apoderado
C.C C.C
Móvil: Móvil:
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ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA PRESENCIAL 2024

REGLAMENTO ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA PRESENCIAL

El administrador en uso de sus facultades legales, a través del presente documento adopta, el
reglamento interno para la realización de la Asamblea General Ordinaria Presencial de
copropietarios del Conjunto o Residencial ARBOLEDA DEL CAMPESTRE - SAMÁN. que se
llevará a cabo el día domingo 17 de marzo de 2024, establece:

El asistente ingresa dando cumplimiento al proceso de registro y validación para la participación

en la Asamblea General Ordinaria Presencial 2024 bajo los protocolos establecidos por la
administración y el consejo de administración.

El presente reglamento interno estará conformado por lo siguiente:

PRIMERO: Por derecho es el presidente de la asamblea el director del debate solamente él

puede ceder el derecho del uso de la palabra. Cuando se inicie la sesión los micrófonos de los
asistentes se silenciarán y solo quedara habilitado el moderador. (persona neutral y sin
generación de partido o inclinación a factores propios, solo los colectivos).

SEGUNDO: El secretario apoyándose en la empresa logística tiene la función dentro de la

asamblea de llevar el orden de las intervenciones de los copropietarios y elaborar el acta.

TERCERO: Los participantes que quieran hacer el uso de la palabra, Ia pedirán levantando la
mano y/o paleta para que sean registrados por el secretario y la mesa de la compañía que está
realizando la reunión presencial sedera el micrófono. Posteriormente el soporte de la compañía
solicitara al director del debate la autorización para conceder la palabra en el respectivo orden.

CUARTO: Las personas que hagan el uso de la palabra deben indicar su nombre, numero de
apartamento y torre o la casa a la cual representan.

QUINTO: A quien se le otorgue el uso de la palabra, excepto los expositores de informes pueden
hacer uso de Ia palabra por dos (2) minutos en cada tema, no podrá el mismo participante hacer
el uso de Ia palabra más de dos (2) veces en el mismo tema. Por respeto a la interacción de
todos los participantes.

SEXTO: Todo participante que haga uso de la palabra debe dirigirse a la asamblea y no a una
persona determinada, ni entablar dialogo o discusiones con ella, la exposición del pensamiento
de todo orador debe hacerse en forma breve, clara, concisa, evitando discusiones inútiles y
lenguaje ofensivo y/o violento. No se permitirá intervenciones que atenten contra la integridad
o moral de los asistentes o ausentes, con la previa advertencia de que será cerrado su
micrófono por así haberlo hecho o retirado de sus manos.

SEPTIMO: Mientras alguien este interviniendo no podrá ser interrumpido por nadie, solo por el
director del debate, por lo tanto, se tendrán silenciados los micrófonos rotados entre los
asistentes hasta tanto culmine su intervención o será interrumpido por el director del debate
cuando se esté saliendo del orden del día o las circunstancias así lo ameriten.
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OCTAVO: El voto de cada propietario de conformidad a la ley 675 de 2001 será representado
por el porcentaje del coeficiente del respectivo bien privado y los poderes debidamente
otorgados y auditados por la revisoría fiscal de la copropiedad.

NOVENO: Los propietarios representados, deben haber enviado sus poderes con la
anticipación solicitada que acreditará la voluntad del apoderado. El Apoderado no debe exceder
o contar con más de dos (2) poderes. Las unidades privadas que posean más de un propietario
deberán dar poder para asamblea solo a una persona.

DECIMO: El registro de ingreso tendrá una duración máxima de 90 minutos, momento en el

cual se verificará el respectivo quorum para dar inicio a la asamblea general ordinaria
presencial. La sala o mesa principal estará habilitada desde las 7:30 a.m. para anticipar el
registro o soporte tecnológico de la herramienta requerida con la empresa de la logística.

DECIMO PRIMERO: se permitirá una sola intervención y no se permite simultaneidad de

intervenciones y por ello, el(a) secretario (a) de acuerdo con lo solicitado en el orden de solicitud
de los participantes, otorgará la intervención.

DECIMO SEGUNDO: Se verificará la continuidad del quorum necesario durante toda la reunión.

DECIMO TERCERO: los asistentes que abandonen el recinto y que al final de la reunión no se
encuentren presentes, se entenderán ausentes.

DECIMO CUARTO: Luego de iniciada la reunión, los micrófonos asignados por la empresa de
logística permanecerán cerrados y solo se abrirán al final de cada presentación o punto; para
dar el derecho de palabra a las personas que así lo soliciten en el orden asignado de la
asamblea.

DECIMO QUIINTO: La tolerancia, el respeto, la dignidad humana y solidaridad social son

principios orientadores de convivencia de toda copropiedad. Por ello Si alguna intervención en
el uso de la palabra llega a subir la voz o faltar al respeto o causar alteración en el ambiente, le
será cerrado el micrófono. Estableciendo claramente que todo lo sucedido queda reseñado en
las memorias.

HEBERTH BENAVIDES
Administrador y Represéntate Legal