DCN-CJ - N 668-2009 - Ip 047 Liviano

CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE
Número : IP.047
DIVISIÓN CODELCO NORTE
SUBGERENCIA DE RIESGOS PROFESIONALES Versión :2
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Vigencia : Junio 2009
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IP-047
“INGRESO Y SALIDA DE
MATERIALES, INSUMOS, EQUIPOS,
MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS DE
APORTE O PROPIEDAD DE EMPRESAS
CONTRATISTAS”
INGRESO Y SALIDA DE MATERIALES, INSUMOS, EQUIPOS, MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS DE APORTE O PROPIEDAD DE

EMPRESAS CONTRATISTAS.
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TABLA DE CONTENIDOS
1. PROPOSITO Y ALCANCE.…………………………………………………………………. 4
1.1. Propósito……………………………………………………………………………… 4
1.2. Alcance……………………………………………………………………………….. 4
2. RESPONSABILIDADES…………………………………………………………………….. 4
2.1. Responsabilidades Personal Codelco Norte……………………………………... 4
2.2. Responsabilidades Personal de Terceros………………………………………… 5
3. CONTROL DE DOCUMENTOS……………………………………………………………. 7
3.1. Formularios…………………………………………………………………………… 7
3.2. Otros Documentos…………………………………………………………………... 8
4. OPERACIÓN DEL SISTEMA……………………………………………………………….. 8

4.1. Aplicación y Operación Formulario Nº 1………………………………………….. 8
4.4. Aplicación y Operación Formulario “Declaración de Bienes de Contratistas”… 12
4.5. Aplicación y Operación de Nota Interna “Autorizaciones en Tránsito”………… 13
4.6. Aplicación y Operación del documento “Autorizaciones Expeditor”…………… 13
5. PROCEDIMIENTO DE EXCEPCIÓN……………………………………………………… 14
5.1. Ingreso Fuera de Horario…………………………………………………………… 14
5.2. Salidas Fuera de Horario…………………………………………………………… 15
5.3. Salidas Temporales de Bienes de Contratistas………………………………….. 15
5.4. Ingresos o salidas masivas de elementos de contratistas……………………… 16
5.5. Traspasos de Bienes de un contrato a otro de una misma Empresa o
extensiones de Contratos…………………………………………………………... 17
5.6. Traspasos de la Propiedad de Bienes entre Empresas Contratistas…………. 17
5.7. Ingreso o Salida de Elementos de propiedad del contratista por otras
Puertas……………………………………………………………………………….. 17
5.8. Regularización de Ingresos No declarados ……………………………………… 18
6. DISPOSICIONES GENERALES…………... ……………………………………………… 18
7. SANCIONES PERSONAL DE TERCEROS.……………………………………………… 19
8. HORARIOS DE ATENCIÓN………………………………………………………………… 20
9. PROCEDIMIENTOS NO APLICABLES A ESTE IP……………………………………… 20
10. ANEXOS.……………………………………………………………………………………… 21

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1. PROPOSITO Y ALCANCE
1.1. Propósito
Establecer un Instructivo de procedimiento para la División Codelco Norte de

Codelco Chile, que tenga por objeto regular el control del ingresos y/o salida de
recintos industriales, por las Puertas especialmente habilitadas al efecto, de
insumos, materiales, maquinarias, equipos y herramientas, y otros que sean de
aporte o propiedad de todas las Empresas Contratistas o proveedores que prestan
servicios a la División.
1.2. Alcance
Este instructivo tiene un carácter transversal para todas las áreas industriales de la
División Codelco Norte y su control está radicado en el Departamento de Seguridad
Industrial de la Subgerencia de Riesgos Profesionales y Ambiente.
La aplicación de este Instructivo de Procedimiento se hará efectivo sólo al Centro de

Trabajo Chuquicamata y, cuando corresponda, se hará extensivo al Centro de
Trabajo Radomiro Tomic u otros Centros de Trabajo de la División.
2. RESPONSABILIDADES
2.1. Responsabilidades Personal Codelco Norte.
Son responsables de la aplicación estricta del presente instructivo, las áreas y/o
personas que a continuación se señalan:
a) Administradores de Contratos Divisionales. Estos deberán hacer cumplir

cabalmente este Instructivo en las Empresas Contratistas respecto de las cuales les
corresponde administrar contratos de prestación de servicios. Además debe informar
al Departamento de Seguridad Industrial, todo cambio de Contrato, Ampliación y
Expiración autorizados por el nivel facultado, con el objeto que se mantenga
debidamente actualizada la información relativa al Contrato.
b) Consejería Jurídica. Deberá instruir al Departamento de Seguridad Industrial

sobre los procedimientos a seguir en casos especiales, tales como quiebra de una
Empresa Contratista con contrato vigente y materiales al interior de los Recintos.

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c) Subgerencia de Abastecimiento. Deberá incorporar este instructivo en los

antecedentes de cada licitación, y además formará parte de los contratos
respectivos.
d) Todas las Áreas de la División. Será responsabilidad de todas las áreas de

la División que utilizan servicios de terceros, o que reciban personal de empresas
proveedoras de bienes o servicios, o visitas, hacer cumplir cabalmente la aplicación
estricta del presente Instructivo, a través de comunicaciones y coordinaciones
oportunas con el Departamento de Seguridad Industrial.
e) Jefe de Departamento de Seguridad Industrial. Difundir, controlar, evaluar y

mejorar periódicamente el cumplimiento de este instructivo.
f) Jefe Unidad Seguridad Industrial. Instruir, controlar, coordinar y evaluar el

cumplimiento de este Instructivo por parte del personal de la División.
g) Supervisor de Operaciones / Jefe de Turno. Serán responsables de

supervisar al personal a su cargo para el estricto cumplimiento de este Instructivo,
especialmente en lo referido a que no debe ingresar ni salir ningún bien de terceros
sin la intervención de Control Técnico cuando corresponda, en especial el ingreso de
aquellos móviles que cuenten con pase mal extendido sin declarar los equipos
montados en estos (ej. Camión Grúa, Vehículos Multipropósito, Maquinarias
Especiales, Etc.).
h) Jefe de Administración y Control. Instruir, controlar, coordinar y evaluar el

cumplimiento de este Instructivo por parte del personal de Control Técnico.
i) Control Técnico. Coordinar con Personal de Operaciones de la Unidad de

Seguridad Industrial, Administrador de Contrato y Expeditor, y controlar los
procedimientos de ingreso y salida de bienes. Además, debe verificar en terreno y en
forma previa a la salida de los bienes, su correspondiente documentación de ingreso.
Controlar que los formularios sean correctamente utilizados, evitando correcciones o

enmendaduras en la identificación de los bienes, llevando el control de documentos
de acuerdo a lo especificado en este Instructivo.
2.2. Responsabilidades Personal de Terceros
a) Representante Legal. Será responsable de nominar a un Administrador de

Contrato, expeditor o quien los subrogue, a través de una autorización Notarial,
asegurándose de que estos tengan un conocimiento cabal de este Instructivo.

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Si durante la ejecución de un contrato, el representante legal decide cambiar su

Administrador de Contrato y/o Expeditor, junto con presentar la nota en que informa
la cesación de funciones de estos, debe adjuntar la rendición de cuenta de todos los
formularios asignados al contrato en cuestión con la designación e identificación del
nuevo Administrador de Contrato y/o Expeditor.
b) Administrador de Contrato. Deberá controlar que todos los ingresos y

salidas de bienes de su empresa cumplan cabalmente con lo establecido en este
instructivo.
Será de su responsabilidad regularizar coordinadamente con el respectivo

Administrador de Contrato Codelco, dentro de los dos días hábiles de ingresado a
los recintos industriales, de cualquier bien que no haya cumplido con el
procedimiento normal establecido en este instructivo, según numeral 5.8.
Al término del contrato, el Administrador de Contrato o Representante legal de la

Empresa Contratista será el responsable de entregar a Control Técnico todos los
formularios no utilizados, mediante un documento formal. Deberá informar,
presentando declaración Jurada ante Notario cuando exista pérdida de formularios.
c) Expeditor y Ayudante. Son las únicas personas que junto al representante

legal de la Empresa Contratista, puede tramitar los Ingresos y Salidas de Bienes,
Insumos, Equipos y Herramientas en los Recintos Industriales del Centro de
Trabajo Chuquicamata y cuando corresponda en el Centro de Trabajo Radomiro
Tomic u otros Centros de Trabajo de la División.
Debe desempeñar su trabajo con probidad y dedicación en el cumplimiento de este

Instructivo.
Debe portar en forma permanente su Identificación y Carta Autorizada, para ser

presentada ante cualquier requerimiento de la División.
Debe canalizar todos los Ingresos y Salidas de Materiales, Equipos, Maquinaria y

Herramientas de los diferentes Contratos de su responsabilidad, a través de Control
Técnico.
Cuando el personal de Control Técnico lo exija, deberá rendir cuenta de todos los
formularios a su cargo.

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3. CONTROL DE DOCUMENTOS
Los documentos que son objeto de control según este instructivo son los siguientes:
3.1. Formularios
a) Formulario Nº 1 “Ingreso materiales aporte de contratistas” (original y copia).
Este formulario será usado para los ingresos de todos los materiales,
insumos, repuestos en consignación, instalación de faena. Los equipos de
protección personal (EPP), deberán ser ingresados en este formulario en
forma separada de otros bienes.
b) Formulario Nº 2 “Formulario de ingreso de equipos y herramientas de aporte

del contratista a los recintos industriales de la División” (original y copia).
Este formulario será usado por el anverso para los ingresos de todas las
herramientas, maquinarias y equipos de aporte de contratista y por su reverso
se controlan las salidas de los equipos y herramientas declarados.
c) Formulario Nº 3 “Formulario salida de Plantas”
Este formulario será usado para las salidas de los ingresos realizados
mediante Formulario Nº 1, con Vº Bº del Administrador de Contrato Codelco.
d) Formulario “Declaración de Bienes de Contratista” (original y Copia).
Su uso se especifica en el numeral 4.4.
e) Formulario “ Permiso Temporal de Salida”

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3.2. Otros Documentos
a) Nota Interna “Autorizaciones en Tránsito”
El documento Nota Interna “Autorizaciones en Tránsito” se utiliza para

aquellos casos en que se requiera mantener en tránsito por puerta, bienes de
contratistas con contrato vigente en la División.
b) Documento de Registro “Control Autorizaciones en Tránsito”
El documento de registro “Control Autorizaciones en Tránsito” se utiliza como

control interno para dar Vº Bº a las notas internas de “Autorizaciones en
tránsito”, por parte de Control Técnico.
c) Documento de “Autorización Expeditor”
4. OPERACIÓN DEL SISTEMA
4.1. Aplicación y Operación Formulario Nº 1
El contratista deberá indicar, sin enmendaduras, todos los datos solicitados y en sus
columnas especificará claramente, con tipografía máquina de escribir o letra
imprenta la descripción, unidad y cantidad del material, la referencia al ítemizado de
la licitación que dio origen al contrato y observaciones.
Cualquier error en los datos consignado en un formulario será único y

exclusivamente de responsabilidad de su representante legal, expeditor o su
reemplazante.
Control Técnico comprobara físicamente que los materiales que ingresarán a los
recintos industriales concuerden con la tipificación y cantidad indicadas en el
formulario. Luego, si todo está en orden, visará y autorizará su ingreso a los recintos
industriales de la División, indicando fecha y hora de autorización.
Una vez autorizado el ingreso por Control Técnico, el contratista deberá ingresar de
inmediato por puerta de control designada, los bienes autorizados.
El vigilante de turno autorizará el ingreso estampando en el Formulario N° 1 su firma,

su número de archivo, la fecha y hora del ingreso a los recintos industriales, luego

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entregará el original del formulario al expeditor, dejando la copia en el buzón creado

para este efecto.
Personal de Control Técnico retirará por turno la copia del Formulario N° 1 del buzón,
y la archivará en forma correlativa en un archivo debidamente resguardado y
custodiado. Si el área usuaria requiere información sobre los ingresos, los podrá
solicitar por escrito al Jefe de Departamento de Seguridad Industrial.
Anverso: “Ingreso de Equipos y Herramientas de aporte del contratista a los

Recintos Industriales de la División”.
Cada equipo y herramienta que se ingresará a los recintos industriales, deberán

llevar marca de fábrica, número de serie o marca de golpe. En caso que no soporte
ser marcado con número de golpe, deberá usarse un grabador eléctrico.
El uso de los grabadores eléctricos y números de golpes, sólo se permitirá cuando el

elemento no traiga número de serie y el número a consignar será de acuerdo al
ordenamiento interno de cada Empresa.
Control Técnico comprobará físicamente que los materiales por ingresar a los
recintos industriales de la División concuerden con la tipificación y cantidad con los
indicados en el formulario. Luego, si todo esta en orden, visará y autorizará su
ingreso indicando fecha y hora de autorización.
Autorizado el ingreso por Control Técnico, el representante del contratista facultado

ingresará de inmediato por puerta de control, donde el vigilante de turno autorizará el
ingreso estampando en el Formulario N° 2 su firma, su número de archivo, la fecha y
hora del ingreso a los recintos industriales.
El vigilante de turno entregará el original del Formulario N°2 al expeditor, dejando la

copia en buzón creado para este efecto en un costado de garita ingreso.
Personal de Control Técnico retirará del buzón la copia de Formulario N°2 y la

archivará en forma correlativa en un archivo debidamente resguardado y custodiado.
Si el área usuaria requiere información sobre los ingresos, los podrá solicitar por
escrito al Jefe de Departamento de Seguridad Industrial.

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Reverso: “Salida de Planta de Bienes de Contratistas”
Son todas las Salidas Parciales o Totales de elementos ingresados con Formulario
Nº 2.
El Expeditor o Representante Legal de la Empresa Contratista según consta en

Formulario “Autorización Expeditor”, deberá identificar cualquier salida parcial en el
recuadro “Salida Parcial”, al reverso del mismo documento.
El Expeditor deberá cumplir este trámite en la Oficina de Control Técnico, donde se

confrontará el original con la copia del respectivo formulario de ingreso que mantiene
en sus archivos. Si los elementos que salen corresponden a los ingresados y no
retirados anteriormente, autorizará la salida estampando en el formulario su firma, en
el recuadro “V ° B ° Control Técnico” de los ítems autorizados.
El Vigilante de turno controlará la salida de los bienes de contratistas por la puerta de

control asignada para estos efectos, chequeando que el chofer tenga vigente su
pase personal y del vehículo, y además verificará que la documentación de salida del
material venga debidamente firmada por personal de Control Técnico.
El vigilante de turno revisará y autorizará la salida de los bienes estampando en el

formulario N° 2 su firma, en el recuadro “V ° B ° Operaciones” de los ítems
autorizados por Control Técnico. En caso que tenga fundadas dudas que el material
retirado corresponda a Patrimonio Divisional, podrá solicitar a través de su jefatura
una inspección física completa de los bienes que salen de los recintos industriales.
Si la salida es parcial, el vigilante de la puerta sólo deberá retener y dejar en el

buzón la copia del documento.
Para la “Salida Total” de los elementos especificados en el anverso, el expeditor

deberá estampar su firma en el recuadro “Salida Total de Bienes de Contratista” en
el reverso del documento.
El expeditor deberá cumplir este trámite en la Oficina de Control Técnico, donde se

confrontará el original con la copia del respectivo formulario de ingreso que mantiene
en sus archivos. Si los elementos que salen corresponden a los ingresados y no
retirados anteriormente, autorizará la salida, registrando en el recuadro “V ° B °
Salida Total Control Técnico” tanto en el original como en la copia del formulario su
firma, su número de archivo, la fecha y hora de la salida de los recintos industriales.
.
El vigilante de turno controlará la salida de los bienes de contratistas por la puerta de
control asignada para estos efectos, chequeando que el chofer tenga vigente su

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pase personal y del vehículo, y además verificará que la documentación de salida del
material venga debidamente firmada por personal de Control Técnico.
El vigilante de turno revisará y autorizará la salida estampando en el formulario su

firma, en el recuadro “V ° B ° Salida Total Operaciones”. En caso que el vigilante
tenga fundadas dudas que el material retirado comprende a Patrimonio Divisional,
podrá solicitar a través de su jefatura una inspección física completa de los bienes
que salen de los recintos industriales.
El vigilante de turno, además, deberá retener el original y copia del formulario,

dejando estos documentos en el buzón creado para este efecto en un costado de
garita de salida.
El personal de Control Técnico retirará los formularios que respaldan las salidas
desde el buzón respectivo, archivando el set completo de documentos en la oficina
de Control Técnico en forma correlativa.
Salidas de Materiales o Insumos de Aporte de Contratista:
Para el retiro de materiales o insumos sobrantes que fueron ingresados con

Formulario Nº 1, como aporte a una determinada obra o servicio, se deberán
identificar estos en Formulario Nº 3, donde especificará la descripción del ítem a
salir, la unidad, la cantidad y número de folio del Formulario Nº 1 con que ingresó.
Estas salidas deberán estar aprobadas por el administrador de la obra o servicio de
Codelco Norte.
El funcionario responsable de Control Técnico, revisará y rebajará cantidades

cuando proceda del Formulario Nº 1 señalado, comprobando físicamente que los
materiales o insumos a salir correspondan a lo tipificado, luego visará y autorizará la
salida.
El expeditor deberá dirigirse de inmediato a la salida por la puerta asignada, donde el

vigilante de turno verificará que el chofer tenga vigente su pase personal, revisará la
documentación de salida contra los materiales o insumos que saldrán. Estampando
en el formulario su firma, su numero de archivo, la fecha y hora de la salida de los
recintos industriales.
El vigilante de turno deberá retener sólo el original y 1ª copia del formulario dejándolo
en el buzón creado para este efecto en un costado de garita de salida, el cual será
retirado por personal de Control Técnico, quedando archivado solo la 1ª copia y el

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original. Si el área usuaria requiere información sobre determinadas salidas, podrá

solicitarlas por escrito a la jefatura del DSI.
Estas salidas se harán sólo en los horarios de atención establecidos de la oficina de

Control Técnico, salvo excepciones autorizadas por Jefe de Departamento o nivel
superior.
El Formulario Nº 3 deberá ser solicitado por el representante legal del contratista o el

expeditor designado, o su reemplazante, debidamente autorizado por el Jefe del
Departamento de Seguridad Industrial mediante la carta tipo de autorización de
expeditores, la cual debe ser presentada en la oficina de Control Técnico.
Una vez utilizado el formulario Nº 3, personal de Control Técnico lo guardará según

el tiempo de archivo definido, asegurando la accesibilidad de los mismos y tomando
los recaudos necesarios para garantizar su identificación.
Los folios de los documentos deben seguir una correlatividad con clara identificación
de los talonarios entregados a cada empresa, para su adecuado control.
Los Formularios asignados a cada Contrato deben ser usados exclusivamente para
el Ingreso o Salida de bienes de dicho Contrato. En caso contrario, el formulario será
anulado por el personal de Control Técnico.
El personal de Control Técnico controlará en una planilla electrónica los formularios

entregados con su correlatividad, consignando el folio del formulario, el nombre del
contratista, el número de contrato asociado y la fecha de entrega, señalando también
si fueron utilizados, anulados, perdidos, etc. Además se debe controlar los
formularios nulos.
Una vez recibidas y procesadas las copias de los distintos formularios, estas serán
archivadas por separado y en orden correlativo.
4.4. Aplicación y Operación Formulario “Declaración de Bienes de Contratistas”.
Este formulario se debe utilizar por todas aquellas empresas que no tienen
Contrato con la División Codelco Norte, como: Proveedores, Garantías, Ordenes de
Compra, Visitas ya sean por motivos de Trabajo, Negocio o Invitación. Estas
Declaraciones de Bienes de Contratistas, que se otorgan para el permiso en transito
en la División Codelco Norte, deben ser revisadas y aprobadas por Control Técnico y
el Vigilante de Turno en puerta de control.

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4.5. Aplicación y Operación de Nota Interna “Autorizaciones en Tránsito”
En el caso que una Empresa contratista por razones de contrato, requiera y deba
circular con equipos, maquinarias y herramientas en tránsito por diferentes puertas
de control de los recintos industriales de Codelco Norte, deberá solicitar la
autorización por escrito como sigue:
a) Mediante nota interna “Autorización en Tránsito” dirigida al Departamento de

Seguridad Industrial, indicando número y nombre del contrato, fecha de inicio y
término, puertas de control a usar y el motivo de la solicitud, adjuntando un listado
que especifique la descripción del bien en tránsito:
- Unidad
- Cantidad
- Marca, y
- Número de serie
b) La nota interna y adjunto exigidos y con el V°B° del Administrador del Contrato
Codelco se remitirá al área de Control Técnico donde el expeditor deberá presentar
los bienes solicitados en tránsito, para su regularización y tramitación.
c) Control Técnico revisará los bienes, visará la solicitud con timbre y firma,
paralelamente confeccionará el documento de registro “Control Autorizaciones en
Tránsito” para constancia y aprobación, con el propósito de detallar las
observaciones de los bienes que se pretenden mantener en tránsito.
d) La documentación completa será enviada a la jefatura del Departamento de

Seguridad Industrial para que autorice, con su firma en la misma nota interna de
Autorización en Tránsito, la solicitud de bienes en tránsito.
4.6. Aplicación y Operación del documento “Autorizaciones Expeditor”
Este documento se aplica para las autorizaciones de los Expeditores y/o ayudantes
de los contratos que mantienen los Administradores de Contratos Codelco.
Este documento deberá ser solicitado en el área de Control Técnico por parte del
Representante Legal, Administrador de Contrato y/o por el expeditor vigente del
contrato y completarlo con todos los datos solicitados.
El Representante Legal del contratista deberá completar los campos de referencia a

la empresa contratista y del expeditor, firmando el respectivo documento ante
Notario Público.

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El Administrador de Contrato Codelco dará su V° B° al documento y deberá

consignar en el Centro de Costo, Firma, Nombre y Nº de Firma, y deberá completar
los campos con un “Si” o “No” que dice relación con:
- Trámite de pases personales y vehículos.

- Ingreso y salida de materiales según IP Nº 047.
- Retiro de materiales bodega División.
El Representante Legal del contratista deberá gestionar su Vº Bº, en el área de

Control Técnico; posteriormente en el área de Control Pase en Calama, donde el
Jefe de Administración y Control; para finalizar con el Jefe de Unidad de Protección
Industrial, sector Secretaría, quien dará su autorización.
Cabe consignar que la tramitación del documento para los Vº Bº y autorización

deberá siempre gestionarla el Representante Legal, Administrador de Contrato o
bien quien la empresa designe.
5.- PROCEDIMIENTO DE EXCEPCIÓN
5.1. Ingreso Fuera de Horario
Corresponden a todos aquellos Ingresos que se deben realizar con los formularios
Nº 1 y 2 que por necesidades reales de la empresa sea imprescindible efectuar en
horarios o días de atención distintos a los establecidos.
Para estos efectos el Administrador de Contrato Codelco o Supervisor con nivel de

firma autorizada, podrá cumplir las funciones del área de Control Técnico
completando y firmando el formulario Nº 1 ó 2 el recuadro “Uso Fuera de Horario” y
escribirá en la parte superior de dicho formulario la leyenda “Emergencia”, debiendo
para estos efectos concurrir personalmente a la puerta de ingreso.
Será responsabilidad del Administrador de Contrato Codelco o Supervisor con nivel

de firma autorizada que este ingreso se realice obligatoriamente por puerta de
control que disponga el Jefe de Turno de la Unidad de Seguridad Industrial, en caso
de que el ingreso deba realizarse por otra puerta, debe regirse por lo establecido en
el punto 5.7 de este instructivo.
Para los efectos de Control, este ingreso será autorizado por el Jefe de Turno del
Departamento de Seguridad Industrial, dejando registro en libro de novedades del
Jefe Turno y posteriormente dará las instrucciones para que sea visado por el

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Vigilante de turno de la puerta, quien deberá retener el conjunto de formularios

correspondiente y depositarlo en el buzón existente para estos efectos. Al siguiente
día hábil, Control Técnico, regularizará estos ingresos y hará entrega de las copias
correspondientes de acuerdo a distribución indicada en dicho formulario.
5.2. Salidas Fuera de Horario
Corresponden a todas aquellas Salidas que se deben realizar con los formularios Nº
2 y 3 que por necesidades reales de la empresa sea imprescindible efectuar en
horarios o días de atención distintos a los establecidos.
El Administrador de Contrato Codelco deberá solicitar al Jefe de Departamento de

Seguridad Industrial o nivel superior, la autorización para la salida fuera de horario, lo
que deberá respaldar mediante Nota Interna o Correo Electrónico.
El Jefe de Departamento de Seguridad Industrial o nivel superior citará al encargado

de turno de Control Técnico para que realice la salida fuera de horario, en
conformidad a lo establecido en el procedimiento normal.
Para los días fines de semana o festivos la citación al área de Control Técnico
deberá ser autorizada por el Subgerente de Riesgos Profesionales y Ambiente de
Turno, quien informará posteriormente dicha citación al Jefe del Departamento o Jefe
de Unidad de Seguridad Industrial.
5.3. Salidas Temporales de Bienes de Contratistas
Se entiende como Salida Temporal, toda aquella que se realiza por un determinado
tiempo para una mantención o reparación de partes o piezas de Equipos,
Maquinarias Industriales, Herramientas o neumáticos de Maquinaria pesadas, que
Ingresaron con Formulario Nº 2.
Para estos efectos se deberá solicitar en la Oficina de Control Técnico el formulario

de Permiso Salida Temporal.
Este formulario una vez llenado con letra clara y legible, deberá indicar el nombre del
Equipo, Maquinaria o Herramientas como también las partes que requieren una
salida temporal, debiendo adjuntar el Formulario Nº 2 como respaldo.
Luego el Administrador de Contrato de Codelco deberá autorizar esta salida

temporal estampando en dicho Formulario su Nombre, Nº de Firma Autorizada y
Firma respectiva.

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Posteriormente, el expeditor deberá pasar a las Oficinas de Control Técnico para su

revisión, certificación y autorización.
Una vez realizado este trámite deberá pasar de inmediato al Vigilante de Turno para
certificar su salida, quien deberá retener ambos formularios (Formulario permiso de
salida temporal y Formulario Nº 2) y depositarlos en los buzones creados para este
efecto.
Al retorno de las especies se solicitará a la oficina de Control Técnico la devolución

del Formulario Nº 2 retenido. En el caso de que las especies no retornen y sean
reemplazadas por nuevas se dejará constancia en el Formulario Permiso de Salida
Temporal y se efectuará la salida parcial en Formulario N ° 2 antes de ser devuelto;
estas nuevas especies deben ser declaradas en un nuevo Formulario N ° 2. El rebaje
de ítems será respaldado solo por personal de Control Técnico.
Este trámite se realizará solamente en los días hábiles y en el horario de atención de

la oficina de Control Técnico.
5.4. Ingresos o salidas masivas de elementos de contratistas:
Se entiende por Ingresos o Salidas Masivas de los recintos industriales los que por
su volumen hagan recomendable que sean revisados por Control Técnico en el lugar
de carga o descarga de las especies.
El Administrador de Contrato Codelco solicitará al Jefe de Unidad de Seguridad

Industrial con 48 horas de anticipación, vía nota interna o correo electrónico,
indicando una propuesta de día, hora y lugar de la revisión.
El Jefe de la Unidad Seguridad Industrial evaluará la petición, coordinará con

Control Técnico la factibilidad de prestar el servicio en las condiciones solicitadas o
propondrá una alternativa de día, hora y lugar de la actividad. La jefatura del DSI
conforme a necesidades operacionales podrá disponer ingresos o salidas masivas
con menor anticipación.
Personal de Control Técnico revisará en el lugar de descarga o carga los bienes. Si

todo está en orden, personal de Control Técnico junto al Vigilante de Turno visarán y
autorizarán la salida estampando en ambos recuadros asignados a “Control Técnico”
y “Protección Industrial” del formulario su nombre, firma, fecha y hora.
El área de operaciones programará en conjunto con Control Técnico estas salidas,

mediante un instructivo de trabajo.

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5.5. Traspasos de Bienes de un contrato a otro de una misma Empresa o extensiones de

Contratos.
El Representante Legal de la empresa contratista solicitará por escrito al Jefe de

Unidad de Seguridad Industrial la autorización de los traspasos de bienes o
extensiones de contratos que tengan V º B º del Administrador o Administradores de
contratos de Codelco Norte,.
Una vez autorizado por el Jefe de Unidad de Seguridad Industrial, la oficina de

Control Técnico regularizará los formularios con el timbre de traspaso
correspondiente. (Anexo Nº 9).
5.6. Traspasos de la Propiedad de Bienes entre Empresas Contratistas.
Los únicos traspasos de bienes de una empresa contratista a otra corresponderán a

los bienes de Instalaciones de Faenas.
Los Representantes Legales de ambas empresas contratistas solicitarán el traspaso

por escrito al Jefe de la Unidad de Seguridad Industrial, previo V° B° del
Administrador de Contrato Codelco, adjuntando la documentación que acredite la
propiedad del Bien.
Una vez autorizado el traspaso por el Jefe de Unidad de Seguridad Industrial, la

oficina de Control Técnico traspasará los bienes de las Instalaciones de Faena al
nuevo Formulario Nº 1 o 2 dejando registrada la salida de estos en Formulario Nº 2 o
3 correspondiente al primer contrato.
5.7. Ingreso o Salida de Elementos de propiedad del contratista por otras Puertas.
Los Ingresos o Salidas de los recintos industriales de elementos de Contratista por

puertas diferentes de la Puerta de Control Técnico, deben ser solicitadas con 48
horas de anticipación y seguir el mismo procedimiento de Ingreso o Salida normal.
Todo cambio de puerta de ingreso o salida será solicitado por el Administrador de

Contrato de Codelco Norte, y la autorizará el Jefe de Unidad de Seguridad Industrial
previa evaluación que justifique este procedimiento de excepción.
Una vez autorizado el cambio de puerta el personal de Control Técnico, en conjunto

con personal de Vigilante y Expeditor de Contrato, programará la fecha, hora y lugar
que se realizará la revisión correspondiente, dentro del horario de atención.

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5.8. Regularización de Ingresos No declarados
El Administrador de Contrato del contratista y su Administrador de Contrato Codelco,

deberán regularizar, dentro de los dos días hábiles de su ingreso, todos los bienes
que hayan ingresado a los recintos industriales sin cumplir con el procedimiento
establecido en este instructivo.
El Administrador de Contrato Codelco deberá certificar con los respaldos necesarios

la propiedad del Bien no declarado y solicitará mediante nota interna con V° B° de su
Gerente o Subgerente, la regularización al Jefe de Unidad de Seguridad
Industrial, justificando el incumplimiento de lo establecido en este instructivo,
presentando toda la documentación que respalde la propiedad de los bienes no
declarados (factura, guía de despacho, contrato de arriendo u otro documento
equivalente) y una Declaración Jurada del Representante Legal de la empresa
contratista indicando la propiedad de los bienes.
Una vez autorizado el procedimiento por el Jefe de Unidad de Seguridad Industrial,

el personal de Control Técnico en conjunto con personal de Vigilante y Expeditor de
Contrato, programará la fecha y hora que se realizará en terreno la regularización del
Bien.
6 DISPOSICIONES GENERALES
Será responsabilidad del Administrador de Contrato de Codelco Norte, del

Administrador de Contrato Contratista, del Representante Legal de la Empresa
Contratista, del Expeditor, en su caso, del Jefe de Departamento de Seguridad
Industrial, del Jefe de Unidad de Seguridad Industrial, del Supervisor de Operaciones
de Seguridad Industrial, de los Jefes de Turnos de Seguridad Industrial, Jefe
Administrativo y Control, de los funcionarios de Control Técnico y de los Vigilante de
Seguridad Industrial de turno, el cumplimiento estricto de las obligaciones señaladas
en los puntos anteriores, de modo de proteger eficazmente los intereses de la
División.

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7. SANCIONES PERSONAL DE TERCEROS
Para los fines de aplicar sanciones, se considerarán las siguientes contravenciones

las que serán informadas por el Departamento de Seguridad Industrial al área de
Contratos de la Subgerencia de Abastecimiento para la aplicación de las sanciones,
conforme a lo que se establezca contractualmente en las bases de licitación.
Tipo de infracciones:
Leves:
• Haber ingresado un Bien sin declarar de acuerdo a este Instructivo
• Perdida de documentación
• No informar los cambios de Administrador de Contrato o Expeditor
• No mantener autorizaciones vigentes
• Toda otra trasgresión al presente instructivo no presente en esta clasificación.
Graves:
• Intentar sacar bienes de los recintos industriales sin la documentación
correspondiente
• Adulterar o enmendar los formularios ya visados por control técnico.
Las contravenciones anteriores, serán sancionadas de la siguiente manera:

Leves:
Primera Infracción: Reconvención verbal al infractor.
Segunda Infracción: Carta amonestación al infractor con copia al Administrador de

Contrato de Codelco y Departamento de Seguridad Industrial.
Tercera Infracción: Carta amonestación a la empresa Contratista con copia al

Administrador de Contrato de Codelco, Departamento de Seguridad Industrial y la
Unidad de Resguardo y Responsabilidad Subsidiaria. Debiendo quedar constancia
en Libro de Obras.
Graves:
Primera Infracción: Carta amonestación a la empresa Contratista con copia al

Administrador de Contrato de Codelco, Departamento de Seguridad Industrial y la
Unidad de Resguardo y Responsabilidad Subsidiaria. Debiendo quedar constancia
en libro de obras. Suspensión de pase de ingreso del infractor hasta aclarar la
situación.

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Segunda Infracción: Se enviará Nota Interna al Administrador de Contrato Codelco,

solicitando la aplicación de las multas correspondientes y cambios administrativos
que aseguren un mejor funcionamiento del manejo del contrato.
Las situaciones anteriormente descritas, podrán ser apeladas, mediante carta y

documentación Aclaratoria con V º B º del Administrador del Contrato de Codelco
Norte, ante el Departamento de Contratos de la Subgerencia de Abastecimiento, las
que serán analizadas y resueltas en su mérito.
8. HORARIOS DE ATENCIÓN:
El horario de atención de la oficina de Control Técnico es el siguiente:
MAÑANA - TARDE
Lunes a Jueves de 08:15 a 11:30 Hrs. y de 13:15 a 16:00 Hrs.
Viernes 08:15 a 11:30 Hrs. y de 13:15 a 15:00 Hrs.
Conforme a necesidades operacionales este horario podrá ser modificado por la

jefatura del Departamento de Seguridad Industrial, para lo cual se efectuarán las
comunicaciones respectivas a los usuarios, mediante letreros de aviso de horarios
de atención de público ubicados en la oficina de Control Técnico.
9. PROCEDIMIENTOS NO APLICABLES A ESTE IP
El procedimiento de ingreso y salida de materiales o equipos de terceros, regidos por

contratos especiales, que por su movilidad y controles paralelos, no proceda la
aplicación de este Instructivo, como ser contrato de Impresión, Contrato de arriendo
de camionetas, Contratos de Materiales en Consignación, y todos aquellos donde, a
juicio del Departamento de Seguridad Industrial, es poco probable la defraudación al
Patrimonio de la División.
Las áreas que administran estos contratos deberán establecer su procedimiento de

control, el que deberá ponerse en conocimiento al Departamento de Seguridad
Industrial para aplicar lo que le corresponde.

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10. ANEXOS
ANEXO Nº 1: FORMULARIO Nº 1

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ANEXO Nº 2: FORMULARIO Nº 2 - Anverso: “Ingreso de Equipos y Herramientas de

aporte del contratista a los Recintos Industriales de la División”.

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ANEXO Nº 3: FORMULARIO Nº 2 - Reverso: “Salida de Planta de Bienes de

Contratistas”

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ANEXO Nº 4: FORMULARIO Nº 3

Número : IP.047
SUBGERENCIA DE RIESGOS PROFESIONALES Y AMBIENTE Versión :2
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ANEXO Nº 5: Formulario “Declaración de Bienes de Contratistas”

Número : IP.047
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ANEXO Nº 6: Formulario “Permiso Temporal de Salida”
PERMISO TEMPORAL DE SALIDA

(PARTES O PIEZAS DE EQUIPOS, MAQUINARIAS
FECHA Nº 0000
EMPRESA NÚMERO DEL CONTRATO
EL ADMINISTRADOR DE CONTRATO QUE SUSCRIBE AUTORIZA POR MEDIO DE ESTE PERMI-SO DE

EXCEPCION, LA SALIDA DE LA PARTE O PIEZA DEL EQUIPO O MAQUINARIA QUE SE DETALLA, CON EL
PROPÓSITO DE SER REPARADOS FUERA DE LOS RECINTOS INDUSTRIALES DE CODELCO-CHILE
DIVISION CODELCO NORTE, POR EL PLAZO MAXIMO QUE SE INDICA Y, CONCLUIDO ÉSTE, DEBE
RETORNAR A SU FAENA CORRESPONDIENTE.
ESTE DOCUMENTO DEBE ADJUNTAR EL RESPECTIVO FORMULARIO N° 2,
LUGAR DE LA REPARACIÓN
TIEMPO ESTIMADO DE LA REPARACIÓN
HORA SALIDA FECHA REINGRESO HORA
FORM.INGRESO DESCRIPCIÓN DE LA PARTE O PIEZA NÚMERO DE SERIE
EXPEDITOR
EMPRESA CONTRATISTA
FIRMA
ADMINISTRADOR CONTRATO
CODELCO
FIRMA AUTORIZADA FIRMA
USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO PROTECCION INDUSTRIAL
PROTECCIÓN INDUSTRIAL CONTROL TÉCNICO
NOMBRE NOMBRE
SAP SAP
FECHA FECHA
FIRMA Y TIM BRE F IRMA Y TIMBRE
ESTE F ORMULARIO DEBE SER VISA DO POR C ONTROL TECN ICO EN HORA RIO NORMAL E INSPECTOR DE TU RNO DE LA PU ERTA RESPECTIVAY QUEDARÁ RETENIDO EN CONTROL TÉCNICO
HASTA EL REGRESO DE LOS ELEMENTOS QUE SE DETALLARON .

Número : IP.047
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ANEXO Nº 7: Documento “Control Autorización en Tránsito”.
DEPARTAMENTO PROTECCION INDUSTRIAL

CONTROL TECNICO
CONTROL AUTORIZACIÓN EN TRANSITO
CONTRATO………………………………..
FORMULARIOS……………………………………………..
FALTA VºBº AREA USUARIA APROBADO
FALTAN DATOS TECNICOS RECHAZAD
PRIMERA SOLICITUD RENOVACI
OBSERVACIONES
DESDE……………….. HASTA………………..
PUERTAS………………………..
CONTROL TECNICO FECHA

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ANEXO Nº 8: Documento “Autorización Expeditor”

D IV IS IO N C H U Q U IC A M A T A
SU B G E R E N C I A G E ST I O N I N T E G R A L , SE G U R I D A D , C A L ID A D Y A M B I E N T E
D E PA R T A M E NT O P R O T E C C I O N IN D U S TR IA L
OFICINAS CONTROL TECNICO Y PASES AUTORIZACION EXPEDITOR

NOMBRE EMPRESA CONTRATISTA :
NOMBRE FANTASIA :
DIRECCION :
R.U.T. EMPRESA : TELEFONO :
NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL :
EL REPRESENTANTE LEGAL QUE SUSCRIBE, SOLICITA SE RATIFIQUE LA AUTORIZACION PARA REALIZAR
FUNCIONES DE EXPEDITORIA SEGUN SE INDICA A LA PERSONA SEÑALADA, EN EL CONTRATO QUE SE INDICA.
NUMERO DE CONTRATO :
NOMBRE DEL CONTRATO :
FECHA INICIO CONTRATO :

FECHA TERMINO CONTRATO :
Nº LICITACION :
NOMBRE EXPEDITOR AUTORIZADO :
R.U.N. EXPEDITOR :
Nº PASE :
DOMICILIO EXPEDITOR :
SI NO
TRAMITE DE PASES PERSONALES Y VEHICULOS :
INGRESO Y SALIDA DE MATERIALES SEGUN IP Nº047/96 :
RETIRO DE MATERIALES BODEGA DIVISION :
FIRMA EXPEDITOR : MEDIA FIRMA EXPEDITOR :
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL Y

TIMBRE EMPRESA
C.COSTO :
Vº Bº CONTROL TECNICO
Vº Bº ADM.CONTRATO
NOMBRE:
Vº Bº CONTROL PASES VºBº JEFE PROTECCION INDUSTRIAL
Nº DE FIRMA
CERTIFICACION NOTARIAL DE FIRMAS
Original : Contratista, CC.: Usuario, Of.Control Técnico, Bodega y Oficina Control Pases

Número : IP.047
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ANEXO Nº 9: Timbre “Traspasos de Bienes de un contrato a otro de una misma

Empresa”.


DCN-CJ - N 668-2009 - Ip 047 Liviano

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CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

INGRESO Y SALIDA DE MATERIALES, INSUMOS, EQUIPOS, MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS DE APORTE O PROPIEDAD DE

4. OPERACIÓN DEL SISTEMA……………………………………………………………….. 8

6. DISPOSICIONES GENERALES…………... ……………………………………………… 18

7. SANCIONES PERSONAL DE TERCEROS.……………………………………………… 19

9. PROCEDIMIENTOS NO APLICABLES A ESTE IP……………………………………… 20

INGRESO Y SALIDA DE MATERIALES, INSUMOS, EQUIPOS, MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS DE APORTE O PROPIEDAD DE

Establecer un Instructivo de procedimiento para la División Codelco Norte de

La aplicación de este Instructivo de Procedimiento se hará efectivo sólo al Centro de

2.1. Responsabilidades Personal Codelco Norte.

a) Administradores de Contratos Divisionales. Estos deberán hacer cumplir

b) Consejería Jurídica. Deberá instruir al Departamento de Seguridad Industrial

INGRESO Y SALIDA DE MATERIALES, INSUMOS, EQUIPOS, MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS DE APORTE O PROPIEDAD DE

c) Subgerencia de Abastecimiento. Deberá incorporar este instructivo en los

d) Todas las Áreas de la División. Será responsabilidad de todas las áreas de

e) Jefe de Departamento de Seguridad Industrial. Difundir, controlar, evaluar y

f) Jefe Unidad Seguridad Industrial. Instruir, controlar, coordinar y evaluar el

g) Supervisor de Operaciones / Jefe de Turno. Serán responsables de

h) Jefe de Administración y Control. Instruir, controlar, coordinar y evaluar el

i) Control Técnico. Coordinar con Personal de Operaciones de la Unidad de

Controlar que los formularios sean correctamente utilizados, evitando correcciones o

2.2. Responsabilidades Personal de Terceros

a) Representante Legal. Será responsable de nominar a un Administrador de

INGRESO Y SALIDA DE MATERIALES, INSUMOS, EQUIPOS, MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS DE APORTE O PROPIEDAD DE

Si durante la ejecución de un contrato, el representante legal decide cambiar su

b) Administrador de Contrato. Deberá controlar que todos los ingresos y

Será de su responsabilidad regularizar coordinadamente con el respectivo

Al término del contrato, el Administrador de Contrato o Representante legal de la

c) Expeditor y Ayudante. Son las únicas personas que junto al representante

Debe desempeñar su trabajo con probidad y dedicación en el cumplimiento de este

Debe portar en forma permanente su Identificación y Carta Autorizada, para ser

Debe canalizar todos los Ingresos y Salidas de Materiales, Equipos, Maquinaria y

INGRESO Y SALIDA DE MATERIALES, INSUMOS, EQUIPOS, MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS DE APORTE O PROPIEDAD DE

a) Formulario Nº 1 “Ingreso materiales aporte de contratistas” (original y copia).

b) Formulario Nº 2 “Formulario de ingreso de equipos y herramientas de aporte

c) Formulario Nº 3 “Formulario salida de Plantas”

d) Formulario “Declaración de Bienes de Contratista” (original y Copia).

Su uso se especifica en el numeral 4.4.

e) Formulario “ Permiso Temporal de Salida”

Su uso se especifica en el numeral 5.3.

INGRESO Y SALIDA DE MATERIALES, INSUMOS, EQUIPOS, MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS DE APORTE O PROPIEDAD DE

3.2. Otros Documentos

a) Nota Interna “Autorizaciones en Tránsito”

El documento Nota Interna “Autorizaciones en Tránsito” se utiliza para

b) Documento de Registro “Control Autorizaciones en Tránsito”

El documento de registro “Control Autorizaciones en Tránsito” se utiliza como

c) Documento de “Autorización Expeditor”

Su uso se especifica en el numeral 4.6.

4. OPERACIÓN DEL SISTEMA

4.1. Aplicación y Operación Formulario Nº 1

Cualquier error en los datos consignado en un formulario será único y

El vigilante de turno autorizará el ingreso estampando en el Formulario N° 1 su firma,

INGRESO Y SALIDA DE MATERIALES, INSUMOS, EQUIPOS, MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS DE APORTE O PROPIEDAD DE

entregará el original del formulario al expeditor, dejando la copia en el buzón creado

4.2. Aplicación y Operación Formulario Nº 2

Anverso: “Ingreso de Equipos y Herramientas de aporte del contratista a los

Cada equipo y herramienta que se ingresará a los recintos industriales, deberán

El uso de los grabadores eléctricos y números de golpes, sólo se permitirá cuando el

Autorizado el ingreso por Control Técnico, el representante del contratista facultado

El vigilante de turno entregará el original del Formulario N°2 al expeditor, dejando la

Personal de Control Técnico retirará del buzón la copia de Formulario N°2 y la

INGRESO Y SALIDA DE MATERIALES, INSUMOS, EQUIPOS, MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS DE APORTE O PROPIEDAD DE

Reverso: “Salida de Planta de Bienes de Contratistas”