PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

El proceso de selección de proveedores para un congreso es crucial para garantizar el éxito del
evento.

La selección de proveedores es un proceso estratégico que tiene como objetivo asegurar que
los servicio y productos necesarios para el evento sean proporcionados de manera eficiente y
eficaz. Dentro de los objetivos clave de este proceso tenemos:

 Garantizar la calidad del servicio

 Cumplir con los requisitos del congreso
 Asegurar la disponibilidad
 Optimizar los costos
 Establecer relaciones a largo plazo
 Asegurar la innovación
 Facilitar la planificación y coordinación
 Optimizar la experiencia del participante

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE EXPOSITORES DEL CONGRESO

El proceso de selección de expositores del congreso es un proceso crucial para asegurar la

calidad y relevancia de las presentaciones.

Dentro de los objetivos clave de este proceso tenemos:

 Garantizar que los expositores seleccionados estén alineados con los temas y objetivos
del congreso.
 Buscar expositores que ofrezcan contenido de alta calidad y valioso para los
participantes.
 Proporcionas a los asistentes una variedad de puntos de vista para enriquecer su
experiencia y aprendizaje.

Diagrama de flujo procedimiento de selección de proveedores

 INICIO

Necesidad de compra de Especificaciones

los productos o servicios

¿Existe
No proveedor?

Si
Consideraciones a evaluar y
periodo de evaluación

Evaluación inicial
de proveedores Instrucciones de reevaluación

Registrar calificaciones
de los proveedores

Comunicar resultados
a los proveedores

¿Cumplen
requisitos?
No

Si

Proveedor validado

Compra y control de calidad

de los productos o servicios

¿Conforme? Incidencia del

No
proveedor

Si
¿Continúa
homologado?
No
Verificación, seguimiento y
mejora continua
Si

Coordinación de los planes

de acción

FIN

Diagrama de flujo procedimiento de selección de expositores del congreso

 INICIO

Requisición de ponentes
para el congreso

Perfil del expositor Especificaciones

Revisión del perfil

del expositor

Subsanar
No ¿Se aprueba?
observaciones

Si

Realizar la
convocatoria

Recepción de las Postulaciones

postulaciones

Inicio del proceso de

preselección

Entrevista

Selección de
expositores

¿Cumplen
requisitos? No

Si Informar a los no
seleccionados

Informar a los
seleccionados

Firma de contrato y
condiciones de trabajo

FIN
 REGISTRO DE RIESGOS
RISK DESCRIPCION DEL
PROBABILIDAD IMPACTO PONDERACION RESPONSABLE CAUSA PLAN DE MITIGACIÓN
ID RIESGO
Logística y
Fallos técnicos, fallo en los Falta de mantenimiento. Disponer de equipos en caso se
1 POSIBLE MODERADO ALTO gestión de
equipos de audio y video Obsolescencia de los equipos suscite un fallo
Adquisiciones
Interrupción del Logística y Contar con un equipo auxiliar que
Averías en la red de energía
2 suministro de energía IMPROBABLE MAYOR ALTO gestión de suministre energía (grupo
eléctrica, cortes no programados.
eléctrica Adquisiciones electrógeno)
Cancelación de la Comité de Compromisos imprevistos, Reorganizar la agenda, buscar otras
3 participación de algún POSIBLE MODERADO ALTO Evaluación de emergencias personales, alternativas y estar preparados ante
ponente Ponencias desacuerdos contractuales cancelaciones de último momento
Cambios en la
Comunicación y Malas decisiones estratégicas Comunicación eficiente y gestión
4 programación del IMPROBABLE MENOR BAJO
Marketing tomadas por los organizadores cuidadosa
congreso
Abordar la falta de apoyo e interés
Falta de apoyo e interés Conflicto de intereses, falta de
Director del de manera proactiva y centrada en
5 por parte de los IMPROBABLE MENOR BAJO comunicación y motivación, falta de
Proyecto las necesidades de los
patrocinadores. valor percibido
patrocinadores.
Problemas de marketing y Investigación de mercado y
promoción. Estrategia de marketing audiencia, elegir una ubicación
deficiente o una promoción conveniente y accesible, ofrecer
Baja concurrencia de Comunicación y
6 POSIBLE MENOR MODERADO inadecuada pueden resultar en falta descuentos para inscripciones
participantes Marketing
de conocimiento sobre el evento y, tempranas, paquetes grupales o
por lo tanto, en una baja tarifas especiales para ciertos
participación segmentos de participantes.
Problemas logísticos, como
demoras en la distribución de Mejorar la coordinación entre los
alimentos, largas colas, o falta de organizadores del evento, el lugar
Logística y
Servicio de catering eficiencia en el servicio. del evento y el servicio de catering.
7 POSIBLE MODERADO ALTO gestión de
deficiente La falta de calidad en la preparación Asegurar una comunicación clara y
Adquisiciones
de los alimentos, ya sea en eficiente para evitar problemas
términos de sabor, frescura o logísticos.
presentación
8 Poca participación de los POSIBLE MENOR MODERADO Comité de Programación aburrida o poco Revisar y ajustar la programación del
asistentes Evaluación de atractiva, con temas poco congreso para garantizar que sea

9 Cancelación del evento
Impresión defectuosa del
10 material de los asistentes,
certificados, etc.
Retiro del personal del
11
comité de organización
relevantes o ponentes poco
conocidos. Ausencia de elementos
interactivos, como sesiones de atractiva, relevante y diversa.
Ponencias
preguntas y respuestas, Incorporar elementos interactivos.
discusiones, talleres prácticos o
actividades participativas
Realizar una planificación exhaustiva
del congreso, considerando todos los
Emergencias de salud pública, aspectos.
eventos imprevisibles y fuera del Mantenerse informado sobre
control, como desastres naturales eventos externos que puedan afectar
Director del (terremotos, huracanes, la realización del congreso, como
RARO MAYOR ALTO
Proyecto inundaciones), eventos políticos emergencias de salud, problemas
inesperados o situaciones de fuerza logísticos o cambios en la normativa
mayor, pueden obligar a la gubernamental.
cancelación. Desarrollar planes de contingencia
detallados para hacer frente a
diversas situaciones.
Realizar pruebas previas, mantener
Fallos o problemas técnicos en la
la impresora y sus componentes en
impresora, el uso de papel, tinta o
buen estado, verificar
Comunicación y toner de baja calidad puede afectar
POSIBLE MENOR MODERADO configuraciones de impresión y
Marketing la calidad de impresión y dar lugar a
asegurarse de que los archivos y
resultados defectuosos.
materiales estén bien preparados
antes de la impresión final
Buscar soluciones adecuadas para
garantizar la continuidad y el éxito
Puede deberse a diversas razones, y
del evento. Esto puede incluir la
Director del estas pueden variar según la
IMPROBABLE MODERADO MODERADO incorporación de nuevos miembros,
Proyecto situación específica y las
la redistribución de
circunstancias individuales
responsabilidades y la mejora de la
comunicación interna.
CRITERIOS DE PONDERACION

CONSECUENCIAS
PROBABILIDA Insignificante Menor Moderada Mayor Catastrófica
D 1 2 3 4 5
Raro
Bajo Bajo Moderado Alto Alto
1
Improbable
Bajo Bajo Moderado Alto Extremo
2
Posible
Bajo Moderado Alto Extremo Extremo
3
Probable
Moderado Alto Alto Extremo Extremo
4
Casi seguro
Alto Alto Extremo Extremo Extremo
5

LEYENDA

Bajo Los riesgos bajos deben ser objeto de seguimiento por parte de los
Miembros del Comité Organizador
Moderado Los riesgos moderados deben ser objeto de seguimiento adecuado por
parte de los Miembros del Comité Organizador
Alto Los riesgos altos requieren la atención del Director del proyecto
Extremo Los riesgos extremos deben ponerse en conocimiento del Director y ser
objeto de seguimiento permanente