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UNIVERSIDAD PRIVADA DEL SUR DE MXICO

Informtica I SISEEMS Cetis 138


Mtra. Guadalupe Edith Jurez Montero
Presentan: Christian Rivera Morales y Adela Guadalupe Tapia Heredia

1er Cuatrimestre

Maestra en Administracin

SISEEMS
Sistema de Servicios Escolares de la Educacin Media Superior

TUXTLA GUTIRREZ, CHIAPAS A 17 DE DICIEMBRE DE 2011

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NDICE

Introduccin .................................................................................................. 03 Nombre del sistema ........................................................................................ 04 Misin ............................................................................................................ 04 Visin ............................................................................................................ 04 Organigrama .................................................................................................. 05 Problemtica o necesidades de la creacin del sistema...................................... 06 Justificacin de la utilizacin del sistema .......................................................... 07 Qu hace el sistema? .................................................................................... 08 Objetivo ......................................................................................................... 11 Beneficios del sistema..................................................................................... 11 Desarrollo (en qu lenguaje de programacin esta desarrollado) ....................... 12 Pruebas o pantallas del sistema ...................................................................... 12 Conclusin .................................................................................................... 27

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INTRODUCCIN
"Es necesario aprender lo que necesitamos y no nicamente lo que queremos." Paulo Coelho La implementacin de sistemas de informacin en una compaa, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organizacin de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad. Para ello, es necesario un sistema de informacin eficaz que ofrezca mltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna. Quienes deseen convertir su negocio en una verdadera empresa competitiva insertada en el mercado actual, debern analizar detalladamente la implementacin necesaria de sistemas de informacin precisos. Cabe destacar, que los sistemas de informacin ofrecen una gran cantidad de ventajas, ms all del beneficio que significa para la toma de decisiones y los procesos productivos. El presente trabajo est enfocado al sistema que se maneja en el Cetis 138, el SISEEMS (Sistema de Servicios Escolares de la Educacin Media Superior), el cual es un sistema que se utiliza para llevar el control de alumnos, docentes y control escolar dentro de los planteles de educacin media superior. Se describen las principales caractersticas de ste as como tambin la misin, visin y organigrama de la institucin educativa, y finalmente, se muestran algunas pantallas que nos darn un bosquejo de cmo se maneja el sistema.

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NOMBRE DEL SISTEMA SISEEMS. Sistema de Servicios Escolares de la Educacin Media Superior.

MISIN
Proporcionar educacin tecnolgica de la ms alta calidad a fin de capacitar jvenes para ingresar al sector productivo y/o a la educacin superior.

VISIN
Ser para la juventud de Chiapas, la mejor opcin de educacin media superior tecnolgica.

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ORGANIGRAMA

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PROBLEMTICA O NECESIDADES DE LA CREACIN DEL SISTEMA


Al inicio de la presente administracin la Subsecretara de Educacin Media

Superior (SEMS), quien es responsable del establecimiento de normas y polticas para la planeacin, organizacin y evaluacin acadmica y administrativa de la Educacin Media Superior en sus diferentes tipos y modalidades, no contaba con un repositorio central de informacin estandarizada, confiable y actual que permitiese analizar bajo criterios homologados la calidad del servicio educativo que ofrece y acompaar la gestin para la mejora educativa del nivel, as como poder cumplir con su misin de ser los portadores y nicos generadores de informacin sustantiva hacia el exterior de la dependencia. Anteriormente no exista un proceso que permitiera la obtencin de un conjunto mnimo de datos estadsticos homologados ni un mecanismo de verificacin que le diera confiabilidad a la informacin. Lo anterior se derivaba que cada subsistema requera a sus planteles informacin de su operacin mediante el uso de hoja de clculo Excel o en el mejor de los casos utilizando bases de datos de Access mediante el uso de sistemas informticos institucionales del propio subsistema. A partir de este escenario se requeran periodos prolongados de tiempo para la obtencin de la informacin que en muchos casos resultaba difusa y fuera de tiempo, lo que originaba que la SEMS requiriera mayor tiempo para integracin de la misma. Lo anterior era recurrente en cada una de las solicitudes de informacin de la SEMS a las Direcciones Generales. Esta problemtica influy en los directivos y se propuso la implementacin de un sistema de control escolar que se manejara en todos los planteles del pas de tal forma que hubiera un estndar en el manejo de la informacin.

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JUSTIFICACIN DE LA UTILIZACIN DEL SISTEMA


En el marco de la Reforma Integral para la Educacin Media Superior (RIEMS) es indispensable la implementacin de todos los mecanismos de gestin que den viabilidad a la concrecin del Sistema Nacional de Bachillerato, el cual tiene sus fundamentos claramente definidos en los mltiples acuerdos emitidos por la Secretara de Educacin Pblica desde 2004 con la actualizacin curricular reflejada en el acuerdo 345, hasta el establecimiento de las bases para la creacin y funcionamiento del Comit Directivo del Sistema Nacional de Bachillerato en el acuerdo 484. Muchos de estos mecanismos se han venido implementando desde el inicio mismo de la Reforma, sin embargo existen conceptos innovadores que forman parte de los mecanismos de gestin que para llevarlos a la prctica requieren de herramientas que permitan operar lo ya establecido en el mbito conceptual, ejemplos de estos conceptos son la flexibilizacin para el trnsito de alumnos y la portabilidad educativa, la certificacin complementaria, el reconocimiento de saberes adquiridos en trayectorias laborales o acadmicas adicionales a la llevada a cabo en la institucin educativa en cuestin durante la trayectoria acadmica del alumno etc., parte de dichas innovaciones se encuentran plasmadas en las Normas de Control Escolar de la Educacin Media Superior, las que deben ser aplicadas de manera homognea en todos los planteles que forman parte del Sistema Nacional de Bachillerato, para lo cual se ha desarrollado el Sistema de Servicios Escolares de la Educacin Media Superior (SISEEMS), el cual articula las acciones del proceso de servicios escolares conforme a los requerimientos operativos que den como resultado cumplir en tiempo y forma con la entrega de informacin y documentos demandados particularmente por los alumnos y la sociedad en su conjunto.

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QU HACE EL SISTEMA?
El SISEEMS, es un sistema en lnea al que pueden acceder todas las personas que tienen alguna actividad en el desarrollo de los servicios escolares, tanto con fines laborales como informativos. En ese sentido, es importante mencionar que los mdulos de trabajo se activan de acuerdo al tipo de usuario, es decir, el sistema trabaja bajo un esquema de roles. La conceptualizacin del SISEEMS tiene como base las Normas de Control Escolar que aplican a los planteles de la SEMS, sin embargo, tambin incluye algunos mdulos que no se encuentran dentro de esta norma, pero que son importantes para el desarrollo de las actividades del plantel. El sistema cuenta con los siguientes mdulos: Seleccin de Aspirantes, Apertura de grupos, Asignacin de Horarios, Inscripcin, Acreditacin, Reinscripcin, Portabilidad (Movilidad), Certificacin y Titulacin, entre otros. Con respecto al proceso de Seleccin de Aspirantes, que no es un proceso que se encuentre en las Normas de Control Escolar, hasta el momento se han detectado dos formas generales de llevarlo a cabo, las cuales se definen de la siguiente forma: Seleccin de Aspirantes Individual. Consiste en que el plantel lleva a cabo todas las actividades desde la difusin, registro, evaluacin y seleccin de los aspirantes. Seleccin de Aspirantes Interinstitucional. Consiste en que el plantel realiza su seleccin junto con otro grupo de planteles bajo la organizacin de un ente estatal o federal, ya sea el COMIPEMS, CEPEMS, COSDAC, o alguna otra institucin encargada de coordinar dichos procesos. En este caso, el plantel recibe una base

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de datos de los aspirantes seleccionados y solo participa en algunas etapas del proceso. Es importante mencionar, que el modulo de Seleccin de Aspirantes del SISEEMS, solo estar disponible para los planteles que realizan su seleccin de forma individual. Para el caso de los planteles que realizan su seleccin de forma interinstitucional, el sistema cuenta con una herramienta para la importacin de datos, por lo que solo se les requerir la informacin de los aspirantes seleccionados y esta se cargar directamente al sistema, de tal forma que para este tipo de planteles el primer paso a ejecutar en el SISEEMS ser la creacin de las listas preliminares. Para el desarrollo del sistema se crearon tres interfaces que son las siguientes: A. Acceso pblico (Seleccin de Aspirantes) B. Servicios escolares C. Consulta para estudiantes La interfaz de acceso pblico est diseada para llevar a cabo el proceso de seleccin de aspirantes, en ella, es posible que los interesados tengan un primer acercamiento con los planteles a travs de un pre-registro va web, a la par de permitirnos conocer sus preferencias educativas. En esta ventana, el aspirante deber llenar la encuesta socioeconmica que nos proporciona informacin acerca de las caractersticas de nuestros futuros alumnos y sus familias. Finalmente, el aspirante tendr las opciones de consultar y editar su informacin, as como de verificar los resultados obtenidos en el proceso de seleccin. La interface de servicios escolares se destaca como parte central del SISEEMS, es la utilizada por el personal del plantel para ofrecer los servicios escolares tanto a

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los aspirantes como a los alumnos. Esta herramienta, nos permite captar toda la informacin de la trayectoria desde que un alumno aspira a ingresar al plantel, hasta que este se titula. Como se mencion anteriormente, el sistema est diseado en base a roles, por lo que las distintas reas del plantel que intervienen en los servicios escolares, contarn con una clave de acceso que les permitir realizar sus labores. Por ejemplo, en el caso de los docentes, estos contaran con un usuario y una contrasea con la que podrn ingresar al sistema a realizar el proceso de acreditacin, a verificar sus horarios, imprimir las listas de asistencia y calificacin, entre otros. Cabe mencionar, que los roles de acceso fueron establecidos con base en los manuales de organizacin de los planteles y considerando la estructura de los mismos. La interface de consulta para estudiantes les brinda a los alumnos la posibilidad de consultar en el plantel, as como va web, algunos reportes de inters para ellos, tales como su historia acadmica, su tira de materias, las asignaturas y mdulos de su carrera, as como revisar las calificaciones parciales obtenidas durante el semestre en curso. La aplicacin, comienza con una pantalla de bienvenida, en la cual se ofrece un mensaje a todos aquellos que intervienen en el proceso de servicios escolares. En la parte baja de esta misma pantalla, se encuentran dos recuadros en los que se solicita el nombre del usuario y la contrasea, las cuales se deben conocer al momento de intentar acceder al mismo. Estas claves sern proporcionadas por personal del plantel designado por cada Direccin General, y permitirn el acceso a los diferentes mdulos en correspondencia a las funciones que desempea cada actor dentro del SISEEMS.

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OBJETIVO
El SISEEMS 1.0, es la primera versin del Sistema de Servicios Escolares de la Educacin Media Superior de la Subsecretara de Educcin Media Superior (SEMS). Este sistema, est desarrollado con el fin de facilitar las labores docentes y administrativas en los planteles de la SEMS, a la par que funja como herramienta para la planeacin y la toma de decisiones en el proceso educativo.

BENEFICIOS DEL SISTEMA


Como beneficio para los directores de plantel es que cuenta con una herramienta de planeacin confiable y sencilla. Informacin oportuna y confiable para la toma de decisiones. Derivado del proceso realizado en el SISEEMS se cuenta con un repositorio nico de informacin, la cual se proporciona a las diferentes entidades que la solicitan al interior de la propia SEP o bien al exterior, esto da confianza en que los datos que se manejen en el ciclo escolar vigente debern ser los mismos a cualquier nivel. Los conceptos que se manejan para la recoleccin de los datos son apegados a la normatividad por lo que es posible utilizar los valores de los indicadores sin temor a estar utilizando conceptos diferentes para una misma situacin. Obviamente esto se observa tambin en una reduccin en los tiempos de entrega hacia los solicitantes. Un portal disponible al pblico en general sin necesidad de solicitar esta informacin.

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DESARROLLO (EN QUE LENGUAJE DE PROGRAMACIN EST DESARROLLADO)

El programa est desarrollado en los lenguajes de programacin HTML.

PRUEBAS O PANTALLAS DEL SISTEMA

Pantalla de bienvenida Pgina 12

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Una vez que se introducen el nombre del usuario y la contrasea y se pulsa el botn ENTRAR, se despliega la pantalla con los mens Control Escolar, Docentes, Alumnos, Administrativo, Catlogos, Seguridad y Ayuda. En la parte superior dentro de la barra de color naranja se encuentra el nombre del plantel al que se est accediendo, el tipo de permiso que se est utilizando sistema (Administrador General, Director, Docente, etc.), as como el nombre del usuario. En esa misma barra del lado derecho, se presentan las opciones inicio y salir, con las cuales se pueden realizar ambas acciones en cualquier punto dentro del sistema. Finalmente, en la parte central de la pantalla, aparece el texto Sistema de Servicios Escolares de la Educacin Media Superior, haciendo referencia a que nos encontramos en la pantalla inicial del sistema.

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El men control escolar, est integrado por los siguientes sub-mens: Seleccin de

Aspirantes, Grupos y Horarios, Inscripciones, Seleccin de Carrera, Reinscripciones, Certificacin, Titulacin y Portabilidad y Movilidad.
No obstante que las normas de control escolar solo incluyen cinco procesos para la Administracin escolar, el sistema de servicios escolares cubre todos aquellos aspectos que permiten el seguimiento de los alumnos del plantel desde el proceso de seleccin hasta su titulacin, tales como la seleccin de aspirantes, la asignacin de docentes a los grupos, el establecimiento de horarios, la seleccin de carreras en el caso del bachillerato tecnolgico, entre otros.

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Cabe resaltar que el SISEEMS trabaja de acuerdo al calendario escolar, por lo que cada uno de sus mdulos estar disponible en el periodo de tiempo designado para llevar a cabo dicho proceso, es decir, la alta de instrumentos de evaluacin solo podr realizar en un periodo determinado, y posterior a esta fecha solo podr incorporarse o modificarse mediante una solicitud justificada, la cual deber ser aprobada por la instancia correspondiente. Esta situacin aplica para todos los mdulos dentro del sistema. Para dar de alta una evaluacin, es necesario llevar a cabo tres pasos dentro del sistema, el registro de la evaluacin, la programacin de la evaluacin y la seleccin de los mdulos de la evaluacin. Estos tres pasos solo pueden llevarse a cabo en el orden antes mencionado, ya que mientras no se realice el primero el sistema no permite realizar el siguiente. Adems, si estos tres pasos no se concluyen, el sistema no permitir el registro de aspirantes.

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Grupos y horarios Las opciones disponibles en este sub-men son cuatro: APERTURA DE GRUPOS, EDICIN DE GRUPOS, ASIGNACIN DE HORARIOS Y HORARIOS DE EXTRAORDINARIOS.

Cabe mencionar que la apertura de grupos se encuentra ligada a la capacidad instalada autorizada para cada plantel, por lo que no es posible abrir ni ms ni menos grupos de los autorizados por la instancia correspondiente, y tampoco es posible asignar un nmero mayor de alumnos al permitido para cada grupo.

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Apertura de grupos

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Asignacin de horarios

Cabe mencionar que el sistema realizar la verificacin de las selecciones contra el nmero de horas establecido en el plan de estudios para cada una de las asignaturas o submdulos, y cuando detecte que el nmero de horas a programar excede dicha cifra emitir el mensaje Se supera el lmite de horas indicadas en el plan de estudios. Con este formato, tambin se impide que una misma asignatura o sub-mdulo se programen en el mismo horario, sin embargo, esto solo se verifica contra el horario del grupo que se est dando de alta.

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Asignacin de alumnos La opcin ASIGNACIN DE ALUMNOS, est diseada considerando la capacidad instalada del plantel, con la cual, es posible conocer el nmero de espacios autorizados para cada carrera, es decir, el nmero de alumnos que pueden asignarse cada una de ellas. Tomando en cuenta que existen carreras con mayor demanda, es necesario utilizar criterios de priorizacin para la asignacin, para lo cual el SISEEMS considera los criterios establecidos en las Normas de Control Escolar. En este sentido, como primer criterio se utiliza el nmero de asignaturas aprobadas por el alumno en periodos ordinarios, despus el nmero de asignaturas aprobadas en periodos extraordinarios, y finalmente el promedio del total de asignaturas acreditadas.

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Portabilidad y Movilidad El submen Portabilidad y Movilidad, ofrece la posibilidad de registrar las Altas, las Bajas y los Cambios de plantel. Con esta opcin, el plantel cuenta con la herramienta perfecta para la aplicacin de la portabilidad y el libre trnsito de sus alumnos, tal y como se establece en la Reforma Integral de la Educacin Media Superior.

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CONCLUSIN
"El hombre inteligente aprende de sus propios errores, el sabio aprende de los errores de los dems." Arturo Adasme Vsquez

Un sistema de informacin adecuado ofrece una importante y notable satisfaccin en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compaa. Es importante destacar que la implementacin de un sistema de informacin implica un cambio organizativo, ya que no slo afecta a la administracin de la empresa, sino tambin a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema. La implementacin del SISEEMS fue un cambio radical en este plantel, sin embargo, como en todo sistema han surgido errores que con el tiempo se tendrn que ir mejorando. Existe personal que est en total desacuerdo con el sistema por esas fallas, pero hay otras ms que ven esas fallas como retos y realizan propuestas para lograr mejorarlas y as poder hacer de este sistema un buen sistema de informacin que sea la base del xito de este y todos los planteles que lo manejan.

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