PR-GR-1

Protocolo de seguridad
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Gestión del Riesgo 26/04/2023

En este documento se emiten las directrices que dan una guía para saber cómo actuar en caso de
detectarse un acto inseguro.

1. En caso de enfrentamiento y retiro de personas no autorizadas:

En todos los casos, las personas autorizadas para permanecer en TACMO S.A.S portarán
un carné que los identifica como colaborador, o como visitante, se entenderá que una
persona que no cuente con este carnés no está autorizada para permanecer en las
instalaciones. El personal de TACMO S.A.S, es sensibilizado para saber identificar a las
personas autorizadas y no autorizadas.

Cuando se detecta que una persona no autorizada está dentro de las instalaciones, el
personal tiene la instrucción de investigar de una manera formal y tranquila su presencia en
las instalaciones. Si está buscando a alguien en específico No se debe remitir hacia la
persona que busca, sino que se le dirige a la sala de espera ubicada junto a la recepción,
posteriormente se indaga internamente para confirmar su visita, si nadie está esperando
esta persona se procede a retirarla de las instalaciones,

Nota: si la situación se torna difícil y violenta se debe llamar inmediatamente al equipo

seguridad para que se encarguen de atender el caso.

Si se presenta el caso de tener un visitante no identificado, se debe revisar si al momento

del registro no se entregó carné o si la persona no está siguiendo las indicaciones de
portarlo en un lugar visible, en el primer caso, se informa al jefe inmediato de la persona
que no siguió el procedimiento de entregar el carné de visitante; en el segundo caso, se le
informa al colaborador que recibió al visitante para recordarle las políticas de la empresa
sobre la obligatoriedad de portar el carné que los identifica como tal en un lugar visible en
todo momento.

Si se evidencia que un colaborador no siguió los protocolos de seguridad de la empresa, se

informa también a su jefe inmediato para que realice el llamado de atención respectivo.

Ver PR-GE-03 Procedimiento de Reporte de Operaciones Sospechosas e Ilegales

En caso de detectar sospechosos en los alrededores de la oficina:

Cuando se detecte la presencia de una persona sospechosa en los alrededores de la oficina
se debe reportar al líder de Control Trafico quien es el encargado de la seguridad física,
para que se ponga al tanto del caso.

Nota: por ningún motivo se debe abrir la puerta, para evitar que esta persona salga sin ser
identificada.
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2. En caso de llamada sospechosa:

• Tipos de Fraude Telefónico:

El delincuente generalmente recurre a los siguientes argumentos para llevar a cabo el ilícito:
Familiar Detenido,

- Petición ayuda,
- Solicitud de Ayuda económica por parte de un supuesto
- familiar para solventar traslados y/o solventar eventualidades,
- sorteos,
- premios,
- trámites para tarjetas de crédito,
- compra de bienes raíces,
- delitos por trasportistas,
- venta de vehículo.
- Entre otros

• Como se puede prevenir:

Se recomienda no aceptar entrevistas de desconocidos, debemos pensar que finalmente
no se sabe dónde quedaran los datos personales entregados; es importante comentar el
tema con amistades y familiares, lo que ayudará a difundir los mecanismos actuales y sobre
los que se valen los delincuentes para tratar de sorprender y perjudicar a sus víctimas.

• A quien se debe acudir:

Si se llega a presentar una llamada sospechosa en la que se vea afectada la parte personal
y familiar de la víctima, se de levantar la denuncia correspondiente, ante las entidades
oficiales (Policía Nacional, Gaula, Ejercito Nacional), si se trata de llamada sospechosa
afectando la seguridad de la empresa se debe notificar al oficial de cumplimiento.

Importante: Lista de chequeo para llamadas amenazantes:

• Género de quien llama

• Tono de Voz
• Número de teléfono (Si posee identificador de llamadas)
• Hora
• Fecha
• Tipo de llamada amenazante (Secuestro, Terrorismo u otro)
• Causa de la llamada
• A quien va dirigida
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Nota: Es importante tener en cuenta que se debe de tener prudencia al momento de brindar
información de la empresa o sus Colaboradores vía telefónica, antes de entablar una
conversación telefónica se debe verificar quien requiere la información, solicitar autorización
antes de entregar la información solicitada y tener presente que vía telefónica no hay forma
de garantizar la seguridad y confiabilidad de las personas que solicitan los datos.

3. En caso de contaminación a la carga

En carretera:
En el evento de que se detecte una contaminación durante el trayecto interno, se debe
informar a las entidades oficiales, en especial a las autoridades antinarcóticos, coordinando
con ellos las operaciones tendientes a verificar la cantidad y procedencia de la
contaminación, además se debe reportar e informar al exportador o dueño del cargamento
la situación que se está presentando, y de las alternativas a realizar con el cargamento y
las unidades de empaque o contenedor.
TACMO S.A.S, estará atento a prestar la información documental y a cooperar con las
autoridades policiales, con el propietario de la mercancía y ante la entidad que apoyará la
investigación para ayudar a aclarar la situación presentada.

Si es en el arribo al puerto, aeropuerto o zona de frontera:

En puertos Aeropuerto o Zonas de Frontera, TACMO S.A.S coordina para que se hagan
las inspecciones previas o antinarcóticos, sin influir en su forma de realización, y acatando
siempre la designación y las solicitudes que realicen los agentes de la policía.

Si es dentro del Puerto o Aeropuerto:

La primera verificación que debe realizar el Colaborador de TACMO S.A.S, inicia con la
información que suministra el exportador o propietario de la mercancía contra la mercancía
que se entrega físicamente, esto es:
– Placas del vehículo y placas del doble troque que transporta la mercancía, deben
ser iguales a las informadas previamente por el cliente.
– Nombre del Conductor, Cedula de Ciudadanía, Empresa Transportadora
(relacionada en la planilla de transporte) deben coincidir con los informados por
el Exportador o propietario de la mercancía.
– Numero de bultos o contenedores, marcas de bultos o contenedores, precintos
y sellos de seguridad deben ser idénticos y contener las características
informados por el exportador en Colombia.
– Peso en báscula, debe tener coherencia con el informado en documentos.
– El tipo de mercancía informada debe tener coincidencia con la reportada en los
documentos, no pueden mostrar naturalezas distintas.
Establecida la coincidencia total en la llegada de la mercancía al puerto o aeropuerto, e
ingresada la mercancía al puerto o al aeropuerto, en la zona de inspección de la policía
antinarcóticos, el Colaborador de TACMO S.A.S, deberá realizar el siguiente procedimiento:
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1.- Verificación de los sellos de seguridad, estableciendo la coincidencia de las

características de estos (color, tamaño, leyendas, números, identificaciones ocultas
o codificadas, etc.,) con los informados por el exportador o propietario del
cargamento al momento del despacho en el interior. En esta verificación deberá
tener presente que las aldabas, cerraduras, ojales, o estructura de la unidad
(contenedor, caja, empaque) no haya sido adulterada, forzadas o abiertas
previamente.
Es necesario tener seguridad de que los precintos sean los originales, que no se
encuentren violados, pegados sutilmente, o que hayan sido cambiados o forzados,
es decir tratar de evidenciar que los sellos o los empaques no tengan muestras de
haber sido abiertos de forma forzada o fraudulenta.
2.- Tomar fotografía de la unidad, con sellos de seguridad sin abrir.
3.- Tomar fotografía de la unidad, abierta sin los sellos de seguridad, para esta
establecer como venía embalada la unidad de empaque o contenedor.
4.- Verificar que los empaques en los que vienen las mercancías hagan alusión a la
mercancía que se está transportando, que no sean cajas con marcas y tipos de
mercancías o destinos distintos a las que contienen los empaques .
5.- Verificar que la mercancía de exportación que se está entregando sea la misma y
del mismo tipo que la anunciada por el dueño de la mercancía, que la cantidad
informada sea la que realmente va dentro de la unidad de embalaje, y que no se
infiera que vaya más o menos mercancía, sino que sea la misma cantidad informada.
6.- Verificar que las marcas de las cajas, destinos, tipo de mercancía, cantidad de
mercancías, guarden relación con la mercancía realmente exportada, que no
expresen lugares de destino, o destinatarios diferentes a los informados en los
documentos de exportación.
7.- Realizar la Inspección tomando las fotos que evidencien tal situación, para verificar
que movimiento se realizaron de forma correcta, que personal tuvo acceso
(braceros, policías, autoridades oficiales, operadores de montacargas, personal
especializado, etc.) a la unidad, y si involucró revisión canina, y el tipo de apertura
y revisión del producto a exportar, si este pudo sufrir avería o deterioro por el manejo
del agente antinarcóticos y en fin registrar cualquier incidencia de la inspección
física.
8.- Terminada la Inspección deberá tomar fotos de cómo queda la mercancía embalada
dentro de la unidad de empaque (contenedor, caja, cartón, etc. según corresponda),
esto es con dicha unidad abierta, justo antes de cerrarla según el tipo de embalaje.
9.- Cerrada la unidad de empaque (contenedor, caja, cartón, etc.) con los sellos y
precintos de seguridad, procederá a tomar una foto a la unidad cerrada,
evidenciando la colocación y disposición de dichos sellos.

Si detecta alguna anomalía entre la información suministrada documentalmente por el

cliente, dueño o exportador de la mercancía, versus lo encontrado físicamente, de forma
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inmediata se deberá informar tal inconsistencia al Oficial de Cumplimiento de TACMO

S.A.S. y notificará de manera escrita al exportador o dueño de la, con el objetivo que solicite
oficialmente a la policía antinarcóticos realizar una inspección al 100% conforme a las
inconsistencias encontradas.

En el evento de observar anomalías en los sellos, aldabas, chapas, o en cualquier parte de

la infraestructura del empaque que pueda evidenciar la apertura del bulto o contenedor, se
deberá solicitar a la policía antinarcóticos la inspección física de la unidad de transporte al
100%, así mismo deberá informar al oficial de cumplimiento y notificar también al cliente,
para tomar las debidas acciones.

En todos los eventos, el Colaborador de TACMO S.A.S. debe tomar evidencias fotográficas
de bulto o contenedor sellados antes de la apertura, tal que evidencien el estado de los
sellos de seguridad (cintas, precintos, candados).

En el evento de que por una orden de la policía se deba verificar las mercancías poniendo
en riesgo la integridad de estas, TACMO S.A.S. mediará para que el propietario de la
mercancía se entere de tal situación y exprese sus razones técnicas o científicas que
impidan la realización de la inspección en la manera planeada por los agentes
antinarcóticos.

Si hay necesidad de la presencia de un técnico o de una persona calificada que supervise

la inspección cuando esta involucre un riesgo sobre la mercancía, TACMO S.A.S. solicitará
a la policía antinarcóticos postergar la operación hasta que el personal calificado de la
empresa de transporte se haga presente.

En el evento de que se detecte contaminación de la carga, el Colaborador de TACMO

S.A.S. que este presenciando la inspección antinarcóticos, notificará inmediatamente al
oficial de cumplimiento, quien hará la coordinación respectiva con el cliente del caso y las
acciones a tomar.

Así mismo se solicitará la carpeta del cliente, con todos los elementos que demuestran que
TACMO S.A.S. realizó la comprobación de todos los datos y parámetros legales del cliente,
para descartar su vinculación en actividades ilícitas, evidenciando los siguientes controles:

– Chequeo y verificación en listas restrictivas y vinculantes.

– Cumplimiento de la Resolución 74854, en original, formatos diligenciados.
– Certificado de Constitución y Gerencia en Original y actualizado.
– Carpeta completa de la operación, con todas las documentos del propietario,
conductor y vehículo, además, de las instrucciones impartidas por el propietario
de las mercancías o por el exportador.
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Una vez inspeccionada la mercancía por la policía antinarcóticos esta debe ingresar y
quedar a cargo y bajo la responsabilidad del Puerto o Aeropuerto, quien destinará el sitio
de almacenaje provisional hasta el cargue de la unidad (empaque o contenedor) en la nave
(buque, aeronave) que lo transportará al exterior.

Si es en destino final:
Si la contaminación es en el destino final, TACMO S.A.S. deberá tener toda la evidencia
necesaria para ayudar a las autoridades a determinar dónde pudo causarse la
contaminación. Para ello se debe suministrar al menos la siguiente información:

– Chequeo y verificación en listas restrictivas y vinculantes.

– Cumplimiento de la Resolución 74854, en original, formatos diligenciados.
– Certificado de Constitución y Gerencia en Original y actualizado.
– Carpeta completa de la operación, con todas las documentos del propietario,
conductor y vehículo, además, de las instrucciones impartidas por el propietario
de las mercancías o por el exportador.
– Tarifas concedidas al cliente
– Factura por el servicio
– Trazabilidad de la operación
– Fotos de la operación de aperturas y cierres de la mercancía
– Reportes dados al exportador o propietario de la mercancía

En todo caso es necesario dejar la trazabilidad del negocio, lo más clara y legal posible, de
tal manera que nuestros Colaboradores no queden expuestos tanto ante la autoridad legal
por omitir procedimientos, o por ser condescendientes con los exportadores, o quedar
expuestos ante las bandas o delincuenciales, que pueden tomar represarías contra
nuestros Colaborador.

4. Recibo de correspondencia y paquetes:

Cada vez que se reciba correspondencia o paquetes se deben inspeccionar de la siguiente
forma:

- Examinarlos antes de su apertura para verificar que no contenga elementos extraños

que no correspondan con el contenido. (Por ejemplo: Armas, Sustancias peligrosas).
- Si no encuentra nada sospechoso, procede a entregarlo al destinatario final.

En caso contrario, comunicarlo al Oficial de cumplimiento, quien se encargará de informar

a las autoridades competentes según lo establecido en el PR-GE-03 Procedimiento de
Reporte de Operaciones Sospechosas e Ilegales.
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Para esta actividad, se utiliza el FT-GR-14 Remisión Correspondencia Interna

5. En caso de atentado terrorista:

Ante la materialización de un evento terrorista, se debe proceder de la siguiente forma:

- La persona debe salir calmada pero rápidamente por la ruta establecida,

- debe cerrar la puerta de la oficina.
- Si tiene un visitante, llévelo con usted.
- No regrese por ningún motivo.
- En caso de humo en la ruta, desplácese agachado.
- Si la salida está obstruida, o si lo indica el coordinador, busque una salida alterna.
- Vaya sin demora hasta el sitio de reunión final, y espere instrucciones de su
coordinador de evacuación.

Observe rápidamente a su alrededor para detectar elementos que no sean suyos o no le

sean conocidos. Si los descubre o encuentra personas sospechosas, notifíquelo
inmediatamente al comité de emergencias.

No mueva ningún objeto y no permita el acceso a la zona considerada como sospechosa.

Fin

Control De Emisión
Fecha
Responsable Nombre Cargo
DD MM AA
Elaboró: Alexander Bustamante Director de Procesos 17 04 2023
Revisó: Diego Restrepo Monsalve Coordinador de Gestión del Riesgo 18 04 2023
Aprobó: Nelson Restrepo Castrillón Subgerente 25 04 2023

Ubicación electrónica: X:\7. Gestión del Riesgo\Documentación

CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción de los cambios