Resumen de la fase Definición de Lean Six Sigma

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La primera fase de un proyecto Lean Six Sigma se llama Definición. Como implica el
nombre, en esta fase, definimos el proyecto, en qué consiste. En concreto, qué
resultado de rendimiento u objetivo medible debemos alcanzar y
cuándo. Definimos la Y de la función Y igual a f (x) , donde Y es el indicador de
rendimiento que hay que mejorar. antes de la reunión de lanzamiento del
proyecto, el responsable y el jefe de proyecto, que es green o black
belt, desarrollan el acta de proyecto. El acta de proyecto es un documento que
describe el proyecto. En él se incluyen las declaraciones del problema y el
objetivo, el alcance del proyecto, las consecuencias operativas y financieras
esperadas, los nombres de los miembros del equipo y otras partes involucradas, los
hitos y la aprobación del responsable. El acta sirve como un contrato interno entre
los directivos y el equipo de proyecto. Ofrece información sobre el propósito, el
alcance y el objetivo del proyecto. Como eres uno de los empleados del equipo, no
participas en la elaboración del acta de proyecto, pero sí que deberías confirmar
que entiendes el objetivo del proyecto y el resto del acta. Algunos empleados
tienen un papel más importante y a otros solo se les consulta cuando es
necesario. El responsable y el líder del proyecto inician el proyecto con la reunión
de lanzamiento. En ella, se presenta el acta y se establecen las expectativas de
participación y de ayuda. Puedes contar con que el líder de proyecto organice dos
sesiones o como mínimo una vez por semana. En ellas, el equipo de proyecto se
reúne para trabajar. Por supuesto, entre las reuniones también se
trabaja, recopilando datos, por ejemplo. El equipo sí que participa desarrollando o
confirmando el diagrama SIPOC. En él se identifican e ilustran procesos
generales relevantes para el proyecto, los insumos y los resultados, las personas
que suministran los insumos y los que, como clientes, reciben los productos
finales. En algunos diagramas SIPOC incluimos una lista de los requisitos
relevantes para la calidad para los procesos que estén dentro del alcance. Luego, el
líder de proyecto dirige un análisis de las partes involucradas para identificar quién
tiene que respaldar el proyecto durante el transcurso y cómo involucrarlo. También
se desarrolla un plan de comunicación para involucrar a los propietarios del
proceso y otras partes. El líder de proyecto te pedirá ayuda para cuantificar el costo
del despilfarro, el costo de la mala calidad que se busca reducir con el
proyecto. Calculen los beneficios esperados del proyecto o las
consecuencias operativas y financieras. Consulta al departamento de contabilidad o
el de finanzas para que ayuden a monetizar los ahorros aislados y los
recurrentes. El líder de proyecto desarrollará un plan con detalles de las tareas, los
productos finales, los plazos, el trabajo y los recursos necesarios para cada tarea. Y
se establecen los hitos esperados al completar cada una de las fases. Además del
acta del proyecto, otros productos finales de la fase Definición son los diagramas
SIPOC, el análisis de las partes involucradas, el plan de comunicación, la reducción
de costos de mala calidad que se busca y el plan de proyecto y los hitos. Si la fase
Definición se ejecuta correctamente, servirá como base para el equipo durante las
demás fases del proyecto Lean Six Sigma. Es decir, definimos la Y de la función Y es
igual a f (x) . Así, el equipo de proyecto se prepara para el éxito.