Ao 2014

Aspectos Fundamentales de la
Gestin de Proyectos
Tarea
Ing. Pablo Martn Cecilia


1 Cmo validar la conclusin de todos los requisitos del proyecto y cmo recolectar
los registros del proyecto, analizar el desempeo del proyecto, evaluar las lecciones
aprendidas y archivar toda la informacin del proyecto para su revisin y usos futuros?.
La fase de cierre se inicia cuando se completa la ejecucin del proyecto y el cliente
acepta el resultado. El propsito de realizar de realizar un cierre formal, es aprender de la
experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeo en el futuro. Por lo
tanto, las actividades relacionadas con la terminacin del proyecto se deben identificar e
incluir en el plan de lnea base. Estas actividades pudieran incluir organizar y archivar
documentacin del proyecto, recibir y hacer los pagos finales y realizar reuniones de
evaluacin posteriores a la terminacin del proyecto, tanto dentro de la organizacin del
contratista como en la del cliente.
La fase de cierre se conforma por dos procesos:
Cierre administrativo
Cierre contractual
1 Anlisis Plan de Cierre de Proyecto
1. Informacin General
Completar la informacin general del proyecto. Especificar informacin de contacto.
2. Lista de Verificacin de Aceptacin Final
La lista de verificacin advierte al equipo de proyecto y a los representantes de cmo
manejar formalmente y llegar a un acuerdo con respecto al cierre.
Como parte de la entrega del proyecto, los patrocinadores deben aceptar
formalmente que el producto/servicio, basados en los resultados operacionales a la fecha,
han satisfecho suficientemente las metas de negocio y objetivos de proyecto establecidos.
El proceso de cierre del proyecto ayuda a asegurar un acuerdo de que todas las
novedades de recursos, contractuales, presupuestarias y de desempeo han sido resueltas
aceptablemente antes de que el equipo de proyecto se disuelva. El cierre representa la
autorizacin para liberar los recursos del proyecto como personal y equipos.
Para cada respuesta no en la lista de verificacin, incluir una no conformidad en la
seccin de no conformidades abiertas. Resolver las respuestas no como parte del
proceso de gestin de no conformidades. Las no conformidades abiertas documentadas

como parte del proceso de cierre son gestionadas, controladas y cerradas basadas en la
gestin de no conformidades.


Planilla tipo de Validacin

3 Recursos
En el cierre se reasignan y reubican los diferentes tipos de recursos del proyecto
tales como personal y equipos. Incluir los recursos especificados en el plan de proyecto.
Identificar planes para los recursos (Ej: transferir, reasignar, terminar contrato) y la fecha
en que se har efectivo. Rendir cuentas por todos los recursos utilizados en el proyecto.

Obra: Mes:
Empresa: Supervisor:
Aprueba: Rechaza:
SERIE N:
SI NO NA Responsable Fecha
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha:
ACTIVIDAD
Cumple
Observaciones
I - Estructura
Reviso Realizo


4 Lecciones Aprendidas
Todos los proyectos experimentarn a lo largo de su ejecucin situaciones
favorables o desfavorables. Una actividad primordial de todo equipo de trabajo es el
identificar estas situaciones y analizar lo que se pueda aprender de ellas.
Para ello, existe el instrumento de las "Lecciones Aprendidas", las cuales permiten
documentar estas situaciones, analizar sus causas raz, el impacto que tuvieron en el
proyecto y determinar que acciones fueron efectivas para mitigar sus efectos en el caso de
las amenazas, y mejorarlos en el caso de las oportunidades. El objetivo es que podamos
aprender de nuestros errores, se observa que es un elemento con frecuencia omitido,
perdido en el da a da de los equipos de trabajo y los Directores de Proyecto.

Plantilla tipo

5 Archivar los histricos
El Histrico de Proyectos es esencialmente una base de datos, en soporte
magntico o en papel, donde se recoge toda la informacin importante de todos los
sistemas que se desarrollan en una organizacin. Esta base de datos debe servir de
referencia para los nuevos proyectos, ya que contendr informacin que podr ser
consultada y facilitar posteriores desarrollos. Al mismo tiempo, proporcionar
Obra: Mes: Serie N:
Empresa: Supervisor: Ao:
Nro. De
Referencia
Cdigo de
Proyecto
Nombre del
Proyecto
rea /
Categora
Fecha
Amenaza /
Oportunidad
Ttulo
Descripcin de
la Situacin
Descripcin del Impacto en
los objetivos del proyecto
Acciones Correctivas y
Preventivas Implementadas
Leccin Aprendida /
Recomendaciones
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha:
Reviso Realizo

informacin de aquellos elementos que puedan ser reutilizados en otros proyectos,
indicndose el lugar dnde se encuentren. Si no existe se puede iniciar con este proyecto.
6 Distribuir informe final
Se distribuye el informe final a las personas involucradas en el proyecto (de
acuerdo a la jerarqua de las mismas), en donde se expone las valores de los ndices de
cada fase, donde muestran en que parte del proceso hay que mejorar para el prximo
trabajo.
2 Anlisis Plan de Cierre de Proyecto
1 Validacin de entregables del proyecto
Es el punto de partida del proceso de cierre administrativo, aqu se confirma la
finalizacin de la totalidad de las actividades producto del alcance del proyecto. En este
primer paso se recolecta todos los documentos definidos dentro de los procedimientos
internos de la empresa. Los documentos a ser recolectados pueden ser: Acta de
finalizacin, Memo de Equipos, Memo de Aceptacin de Unidad de Control, etc.
2 Recoleccin de documentos de cierre
En este paso hay que centrarse en recolectar la informacin requerida para poder
realizar el la funcin del cierre administrativo. Es un punto importante del proceso de
cierre, define la efectividad de las prximas fases, debido a que si la informacin no ha
sido procesada de manera correcta, podra ocasionar una mala interpretacin de los
resultados.
Para esta fase se arma un equipo de trabajo donde los mismos estn directamente
relacionados al proyecto. Algunos de los documentos requeridos son:
a. Documentos resultantes del proyecto.
b. Sumario de consideraciones tcnicas.
c. Lecciones aprendidas.
3 Revisin de los Documentos Recolectados
Una vez recolectada la informacin, el lder del proyecto deber realizar el proceso
de revisin y validacin de la informacin suministrada.
4 Anlisis de los Resultados

Una vez definidas las premisas a ser avaluadas para el cierre del proyecto, el lder
del proyecto determinar un equipo de trabajo ajeno al proyecto para que realice un
anlisis de los resultados obtenidos de manera objetiva.
5 Elaboracin informe final
Como resultado del proceso de cierre Administrativo se considerar la elaboracin
de un informe final. Aqu se realiza un resumen general de la ejecucin del proyecto.
Este documento es realizado en conjunto por el lder del proyecto y el gerente del
mismo, quienes suministrarn de manera resumida los datos que conformar el
documento.
6 Archivo de documentos
Como ltimo paso el lder del proyecto realizar el proceso de archivo de
documentos, con la finalidad de asegurar la informacin obtenida en el proceso de cierre,
as como tambin los documentos generados durante el desarrollo del proyecto.



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