FUNDAMENTOS DE

PLANEACIÓN
PROCESO ADMINISTRATIVO
Conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se
efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y
forman un proceso integral

Metodología básica que permite a cualquier persona,

manejar eficazmente una organización, además de
proporcionarle los fundamentos para aplicar otros enfoques o
estilos de gestión.
Existen diversos criterios en cuanto al número
de etapas que constituye el proceso
administrativo, aunque, de hecho, para todos
los autores los elementos esenciales sean los
mismos.
 INTERRELACIÓN ENTRE LAS ETAPAS
Al Proceso Administrativo se le llama también
Planeación-Control

No se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo

la situación, adecuada al objetivo específico.

Cada etapa afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el
proceso administrativo.
 PLANEACIÓN
Trazar el rumbo para alcanzar objetivos

ORGANIZACIÓN
Crear estructuras
Dividir el trabajo - Ordenar recursos - Coordinar actividades
INTEGRACIÓN
Captar recursos y apoyarlos a desarrollarse dentro de la empresa

DIRECCIÓN
Inspirar el esfuerzo, influyendo en las personas para que contribuyan al cumplimiento
de metas organizacionales .

CONTROL

Garantizar resultados atreves de evaluación y corrección de desviaciones

•La planeación establece la base
para todo el quehacer gerencial
de organizar, liderar y controlar.

•Implica definir los objetivos de

la organización, establecer las
estrategias generales para lograr
esas metas, y jerarquizar los
3.1.- Qué es la
planes trazados para integrar y
planeación.
coordinar las actividades
Concepto
 ¿Porqué planear?

La necesidad de planear, escencialmente se

deriva del hecho de que toda institución
opera en un medio que experimenta
constantes cambios (tecnológicos, políticos,
competitivos, actitudes y normas sociales,
económicos) derivados del proceso de
globalización.
La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de
cualquier grupo social.

✓ Se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el

futuro
✓ Se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.
✓ Al reconocer hacia dónde se dirige la acción

Permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos

3.2.- Tipos de
planes

Por su uso

Por su periodo de tiempo

Por su nivel jerárquico

 a) Por su uso

•De uso único: Se diseñan

específicamente para hacer
frente a las necesidades de una
situación única, una vez
realizados ya no se toman en
cuenta. (ejemplo: presupuestos
y programas)

•De uso repetitivo: Son

constantes, proporcionan guías
para actividades repetitivas de
la organización como respuesta
a decisiones programadas
(ejemplo: políticas, reglas,
procedimientos)
b) Por su periodo de tiempo

• A CORTO PLAZO: menos de un año

•A MEDIANO PLAZO: de uno a tres años

• A LARGO PLAZO: de tres a cinco años

Por su nivel jerárquico

•Estratégicos: Son aplicables a

toda la organización, son
importantes para la toma de
decisiones.

•Tácticos: Facilitan la
evaluación de las actividades
funcionales de la organización.

•Operativos: Se formulan a
corto plazo y para áreas
especificas (Ejemplo:
secciones o unidades).
3.3.- Proceso de planeación

5-11
 La planificación estratégica debe ser un proceso
que involucre a todos los equipos y niveles de la
empresa.

Debe unir el compromiso y dedicación del líder con el

compromiso de los equipos para que, todos trabajen
en armonía y enfocados en los mismos propósitos.
Elementos
de la
Planeación
1. Misión 6. Reglas
2. Visión 7. Procedimientos
3. Objetivos 8. Programas
4. Estrategias 9. Presupuestos
5. Políticas
 MISIÓN
DEFINE LOS PROPÓSITOS DE UNA ORGANIZACIÓN

• Lo que pretende cumplir en su entorno social

• Lo que pretende hacer
• Para quien lo va hacer

ES LA RAZÓN DE SER DE UN
NEGOCIO
 Elementos de la declaración
de la misión
Descripción
• Declaración concisa y breve que defina explícitamente lo que
1.Bien o servicio a la empresa produce y vende.
comercializar. • ¿Cuál es el producto que se comercializará? ¿Es un bien o
servicio?
• Define las características más significativas.

• Definición de clientes y razón por la cual adquieren el bien o

servicio.

2. Mercado a quien se dirige. • ¿A quién se dirige el producto?

• ¿Quién podría estar interesado en tu bien o servicio?
• ¿Qué necesidades cubre y a quienes va dirigido?
Elementos de la declaración de la misión Descripción
• Manifestación de los accionistas sobre sus aspiraciones
económicas o intereses personales en relación con la
organización
3. Deseos o preferencias de los
• ¿Qué beneficios personales, a mediano plazo, crees que
accionistas.
obtendrás con este proyecto?

• Expresión de valores, creencias o aspiraciones que guiarán la

actividad u operación de la empresa.
4. Prioridades de la • ¿Cuál es el propósito de tu negocio en función de su
organización. solución?
Elementos de la declaración
Descripción
de la misión
• La misión debe comunicar la dimensión ética
y manifestar el compromiso de la
organización con la comunidad.

5. Compromiso
social.
Como redactar la misión:

De manera que sea motivadora

Lenguaje simple
Ser un motor de acción
Llegar al corazón de las personas
 VISIÓN
Camino al cual se dirige la empresa a largo
plazo y sirve de rumbo y aliciente para
orientar las decisiones estratégicas de
crecimiento junto a las de competitividad.
La visión contesta a las preguntas :
¿ Q u é s e d e s e a q u e l a e m p re s a s e a e n u n f u t u ro ?
¿ Q u é q u e re m o s l l e ga r a s e r ?

Está relacionada a un futuro, posible y deseable de la empresa que

sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas y cuantitativas.

Es una proyección de lo que la organización desea ser en un largo

plazo.
 Situación futura o mejor escenario para tus clientes o
consumidores en relación con el producto.

1. Futuro deseado para los Apoyarte con las siguientes preguntas:

siguientes 3 años (usuarios). ¿A quién se dirige el producto?
¿Quién podría estar interesado en tu bien o servicio?
¿Qué necesidades cubre y a quienes va dirigido?

Descripción de los cambios fundamentales de la empresa en

función de su misión y su evolución durante un lapso mayor de
5 años.
2. Futuro deseado para los
siguientes 3 años (empresa). ¿Cómo se diferencia tu bien o servicio en relación a la
competencia?
¿Qué beneficios personales, a mediano plazo, crees que
obtendrás con este proyecto?
 Valores que definirán la cultura organizacional y reflejan su
compromiso socialmente responsable.
¿Qué beneficios aportará su empresa a la comunidad y/o sociedad
3. Acción social. en general?
 Diferencias entre misión y visión

1. Misión es lo que ahora es el negocio >

Objetiva
2. Visión es lo que será el negocio más adelante >
Subjetiva
 Objetivos

Es un fin a alcanzar,
representan los resultados
que la empresa espera
obtener.
Lineamientos para Establecer Objetivos:

•Asentarlos por escrito

•Deben ser medibles, establecerse cuantitativamente y con
parámetros, recordar las preguntas. ¿Qué, Cuando, Cuanto?
•Concreto pero conciso
•Deben ser conocidos y entendidos por todos
•Deben ser estables
•Desafiantes
•Alcanzables
•Iniciar con verbo en infinitivo
 Estrategias
Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la
dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para
lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Son indispensables para el desarrollo de un plan en cualquier

organización, es el empleo general de los esfuerzos de toda la
organización.

El contar con un amplia gama de alternativas o estrategias para

seleccionar, ayuda a elegir la más adecuada para minimizar
dificultades en el logro de los objetivos.
 Lineamientos para su Formulación

•Asegurarse de que sean constantes y contribuyan al logro del

objetivo
•Determinarlas con claridad
•Analizar las consecuencias que puedan presentarse al momento
de aplicarlas
•Auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación al
aplicarlas.
 Políticas
Son una guía para orientar la acción o criterios a seguir para la
toma de decisiones.

Definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión

(margen discrecional).

La determinación de políticas, no está reservada exclusivamente

para la alta gerencia, sino a los demás niveles que existen en la
empresa.
REGLA DERIVA DE
REGLAMENTO
Conjunto de normas y procedimientos
que deben seguirse para que algo
funcione correctamente.

Las entidades necesitan normativas

para que una actividad tenga un
mínimo de orden y se desarrolle por
unos cauces adecuados.

La validez de un reglamento viene

determinado por su eficacia, por lo que
es muy frecuente modificarlo
periódicamente para adaptarlo a las
circunstancias que van surgiendo.
 Diferencia entre Política y Regla

Las reglas son mandatos precisos que determinan una disposición, actitud o
comportamiento que se debe seguir son estrictas e inflexibles, su incumplimiento se
sanciona.

Las políticas son flexibles determinan limites más amplios de actuación permiten
mayor iniciativa por parte de las personas para que realicen la acción.

Las políticas proporcionan libertad de reflexión y elección mientras que las reglas
no dan margen de interpretación.
 Procedimientos
Son una serie de tareas concatenadas que forman el orden
cronológico y la forma establecida de ejecutar el trabajo, que
deba hacerse de forma repetitiva.

Permiten establecer la secuencia para efectuar las

actividades rutinarias y específicas, determina el orden en que
se debe realizarse un conjunto de actividades: no indica la
manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los
métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.
 Programa

Esquema donde se establecen la secuencia de actividades específicas que

habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su
consecución.

Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo o
puede ser parte de una serie de actividades de un programa general.
 Presupuestos
Esquema escrito que determina por anticipado, en términos
cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y
asignación de los recursos de la empresa para un periodo
especifico.

Son un elemento indispensable para planear ya que proyectan

en forma cuantificada los elementos que necesita la empresa
para cumplir con sus objetivos con la finalidad de determinar la
mejor forma de utilizar y asignar los recursos así como controlar
las actividades de la organización en términos financieros.
 PARA QUE SIRVE UN PRESUPUESTO

Se elabora para obtener los objetivos económicos y financieros propuestos en un

periodo determinado.

Planear lo que se desea hacer en el futuro y expresarlo en términos monetarios.

Saber cuánto dinero se va a ganar

Conocer a dónde va a ir el dinero

Ver el modo de organizar las finanzas

Establecer el método para alcanzar los

objetivos
3.4. Toma de decisiones
Las personas y organizaciones no suelen ser conscientes de las
numerosas decisiones que se toman en la vida diaria.
Las habilidades o técnicas para tomar decisiones pueden desarrollarse.
La Toma de Decisiones es una destreza que puede ser aprendida por
todos y todas.
Existen dos tipos básico de decisiones: las que se dan usando un
proceso específico (racional ó estructuradas) y aquellas que se dan por
si solas (intuitivo ó no estructuradas).
Toma de desición Intuitiva .- Se basa en la
experiencia y el criterio, la intuición no
es arbitraria o irracional, porque se
fundamenta en la experiencia y la práctica
en el terreno que se acumula en el
subconsciente.

Toma de decisión racional .- Se basa en

una lógica secuencial ó en un
razonamiento explicito en el terreno que
se acumula en el consciente .
3.- Toma de decisiones organizacionales

1.- Vigila el entorno 2.- Define el 3.- Especifica los

de las decisiones.- problema de la objetivos de la
Monitorea la situación.- decisión.- Qué
información interna Identificar detalles resultados de
y externa que esenciales del desempeño debe
indique problema: dónde, de alcanzar con
desviaciones de lo cuándo, quién, y una decisión.
planeado o de la cómo influye en la
conducta aceptable. organización.
 4.- Diagnostica el problema.- Analizar la
causa del problema. Entender la causa
permite el tratamiento adecuado.

3.- Toma de 5.- Desarrolla soluciones alternas.-

Claro conocimiento de las diversas
decisiones decisiones disponibles para alcanzar
organizacionales los objetivos deseados.
6.- Evalua las opciones .- Uso de técnicas
estadísticas, matemáticas o la
experiencia personal para determinar la
probabilidad de éxito.
•7.- Escoge la mejor opción.-
Núcleo del proceso de decisiones. El
ejecutivo usa su análisis del
problema, objetivos y opciones para
seleccionar la ruta que tenga las
mejores oportunidades de èxito.

•8.- Implanta la alternativa

seleccionada.- El ejecutivo utiliza
sus habilidades administrativas,
persuasivas, y de manejo, y da
instrucciones para asegurarse de
que la decisión se lleve a la práctica.
3.5.- Planeación táctica y
operativa
b) Planeación táctica:

Dentro de la planeación existe la planeación táctica y

la planeación operativa.

Los planes tácticos son a mediano plazo y describen

lo que todos los niveles de la empresa deben hacer.
La planeación táctica establece los pasos necesarios
para llevar a cabo el plan estratégico de una
empresa. La planeación táctica se refiere hacia el
presente.
La empresa o negocio debe
tener tres puntos muy básicos:

1.¿Qué es lo que quiere

hacer?;

2.¿Cómo quiero hac erlo?;

3.¿Y en cuanto tiempo se

pretende terminar?
b) Planeación operativa:

Chiavenato (2002) indica que:

La planeación operacional se preocupa por el “qué

hacer” y por el “cómo hacer”.

Se refiere de manera específica a las tareas y operaciones

realizadas en el nivel operacional.
3.6.- Herramientas y
técnicas de planeación
• La C alidad según
Deming

• Diagrama de
Ishikawa.
(Diagrama C ausa-
Efecto)

25
DIAGRAMA CAUSA-EFECTO
(DIAGRAMA DE ISHIKAWA)

26
 DIAGRAMA CAUSA-EFECTO
Introducción
E l d i a g ra m a d e e s p i n a d e p e s c a d o s e u t i l i z a
principalmente en empresas como
h e r ra m i e n t a de gestión de calidad o
p r oye c t o s , se presenta también a la
gestión de los riesgos. El d i a g ra m a
p e r m i t e n o s o l o r e s o l ve r u n p r o b l e m a , s i n o
también s u p l a n e a c i ó n p a ra p r e ve r l o .
27
 DIAGRAMA CAUSA – EFECTO
PARETO
El Diagrama Causa-Efecto es una forma de organizar y
representar las diferentes teorías propuestas sobre las
causas de un problema. Se conoce también como
diagrama de Ishikawa (por su creador, el Dr. Kaoru
Ishikawa, 1943), ó diagrama de Espina de Pescado y se
utiliza en las fases de Diagnóstico y Solución de la causa.

28
APLICACIÓN DIAGRAMA DE ISHIKAWA

Pasos a seguir:

•1.- Definir el efecto cuyas causas van a identificarse y ponerlo por

escrito.
•2.- Dibujar una flecha horizontal larga y colocarla en la punta el
efecto definido con anterioridad.
•3.- Identificar los factores primarios a través de una tormenta de
ideas. C oloc ar alrededor de la flec ha horizontal y unirlos a éstos
mediante líneas inc linadas. Determinar las posibles causas se pueden
responder las siguientes
preguntas:¿Qué?¿Quién?¿Dónde?¿Cuándo?¿Cómo?¿Cuánto?

29
ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA
Ejemplo

30
EJEMPLO 2

32
3.6.2 - C ic lo de W. Edward Deming
 Ciclo de Deming – (Círculo PDCA)

•El ciclo de Deming,

Las
también conocido
siglas, PDCA son el
como círculo PDCA (
acrónimo
Edwards Deming ), es
una estrategia de de Plan, Do, Check,
Act (Planificar,
mejora continua de la
Hacer, Verificar,
calidad en cuatro
Actuar).
pasos,

39
Los benefic ios del c ic lo de W. Edward Deming

Mejorar la La competitividad
Calidad aumenta

Los costos se reducen: La rentabilidad

crece
- Hay menos reprocesos
- Menos errores
- Menos demoras
- Menos obstáculos
- Menos inventarios La productividad
mejora
RECONOCIMI
ENTOS
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