MATRIZ DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
¿ QUE COMUNICAR?
Plataforma Estratégica (Misión , Visión, Política SIG, objetivos
SIG, propósitos SIG).
Gestión Integral de Riesgos SIG
Roles y Responsabilidades del SIG
Requisitos Legales
Plan de Emergencias SST y MA
Plan Auditoria
Estructura del SIG
Conceptos de los sistemas
Cada vez que exista un cambio
Las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes
en los requisitos de los bienes y
asignados
Documentos creados, actualizados o eliminados en el marco
del SIG
Cambios en los requisitos de los bienes y servicios generados
por la entidad.
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PARTES INTERESADAS
¿ CUANDO COMUNICAR?
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Una vez se actualice la
planeación estratégica y demás
situaciones cuando se requiera
PermanenteIngreso de personal
nuevo
Anual en la revisión por
dirección
Permanente
Ingreso de personal nuevo
Servidores Públicos, Contratistas,
Cada vez que exista un cambio
en los requisitos de los bienes y
productos.
Cada vez que se actualice o
Servidores Públicos / Contratistas /
haya cambios en la legislación
vigente
Permanente
Ingreso de personal nuevo
Alta Dirección Comité de Control
Anual
Una vez ingrese el personal por
primera vez o cuando exista un
cambio en sus funciones u
obligaciones según
corresponda.
Cada vez que se cree, actualice
o elimine documentos del SIG
servicios.
Cada vez que se requiera
contratar externamente.
Cada vez que se genere pérdida,
deterioro o se considere
inadecuada para su uso la
propiedad de un proveedor
externo
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
¿ A QUIEN COMUNICAR? ¿CÓMO SE COMUNICA? RESPONSABLE PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES CONSULTA
Medios de comunicación de la entidad
Funcionarios, contratistas, (correo electrónico, pantallas, intranet,
SG/ GP.
pasantes, partes interesadas. página Web). reuniones de socialización
gestores SIG.
Medios de comunicación de la entidad
Funcionarios, contratistas, (correo electrónico, pantallas, fondo de
pasantes, partes interesadas. escritorio, intranet) inducción – GP, SGDTH – GSST
reinducción, reuniones de socialización SA, OTSI, OCI.
Solicitante de PQRSD gestores SIG, Reunión de Revisión por la
Dirección
Medios de comunicación de la entidad
(correo electrónico, pantallas, intranet),
GP, SGDTH – GSST
Inducción
pasantes. SA, OTSI, OCI.
Medio que el líder del proceso considere
idóneo
Medios de comunicación de la entidad
(correo electrónico, pantallas, rebeca), GP, SGDTH – GSST
Pasantes Inducción, pagina web, sensibilización SA, OTSI, OCI
gestores SIG.
Medios de comunicación de la entidad
Funcionarios, contratistas, SGDTH – GSST
(correo electrónico, pantallas,
pasantes, visitantes SA.
rebeca),Inducción, capacitaciones
Sesión de Comité de Control Interno
Interno
Oficina de Control Interno
Partes InteresadasFuncionarios Medios de Comunicación del DNP
ContratistasPasantes ( página Web)
Inducción, reinducción Alta Dirección
Funcionarios
Administrador del SIG
Contratistas
Sensibilizaciones Líderes del SIG
Funcionarios Intranet / Comunicaciones Internas
Responsable del Documento
Contratistas /Correos Electrónicos
Funcionarios Medio que el líder del proceso considere Líder de Proceso o dependencia
Contratistas idóneo responsable
Líder de Proceso o dependencia
Partes Interesadas A través de la plataforma SECOP II
responsable
Partes Interesadas Comunicación escrita Supervisor del contrato
 COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PARTES INTERESADAS
¿ QUE COMUNICAR? ¿ CUANDO COMUNICAR?
Requisitos para los procesos, productos y servicios que se van
Anual
a contratar externamente. (Estudios Previos)
Perdida, deterioro o si se considera inadecuada para su uso la De acuerdo con el Plan Anual de
Comité de Control Interno Partes
propiedad de un proveedor externo. Auditoria Interna / Auditorías
Externas
De acuerdo con el Plan Anual de
Resultados de las auditorías
Auditoria Interna / Auditorías
Externas
Cada vez que se presente una
Resultado de la Revisión por Dirección
PQRSD
Respuesta a peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y Periódicamente cada vez que se
denuncias (PQRSD) a partes interesadas. realice la revisión de las APCM
Una vez se actualice la
Resultado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de
planeación estratégica y demás
Mejora implementadas.
situaciones cuando se requiera
SISTEMA DE GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Anual en la Revisión por la
Dirección
Rendición de Cuentas del desempeño del SGSST
Anual
Semestral
Plan de trabajo anual de Seguridad y Salud en el Trabajo Anual
Convocatoria y conformación de los comités asociados al Cada dos años
SGSST (COPASST, Comité de Convivencia Laboral)
Solicitudes, inquietudes, sugerencias o aportes de los
Cuando se presenten
colaboradores relacionados en temas de SST, a través de
solicitudes, inquietudes,
copasst@dnp.gov.co
sugerencias o aportes
seguridadysalud@dnp.gov.co
Cada vez que se hagan las
Resultados Mediciones Higiénicas
mediciones ambientales
Reporte Accidentes de Trabajo (AT) Cada vez que se presenten
accidentes de trabajo
Recomendaciones de seguridad para la prevención de Previo a los juegos deportivos
lesiones deportivas organizados por el GDH
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
¿ A QUIEN COMUNICAR? ¿CÓMO SE COMUNICA? RESPONSABLE PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES CONSULTA
Proveedor externo Sesión de Comité de Control Interno Oficina de Control Interno
Comité de Control Interno
Alta Dirección Oficina de Control Interno
Informes de Auditoría interna / externa
Interesadas Entes Externos
Informe de Revisión por la Dirección
Comité de Control Interno
Alta Dirección
Oficina de Control Interno
Informes de Auditoría interna / externa
Líderes de los proceso o
Entes Externos
dependencia auditada.
Informe de Revisión por la Dirección
Funcionarios Dependencia que recibe la PQRSD y emite
Comunicación de respuesta
Contratistas respuesta
Memorando con Informes de Revisión de Dependencia que recibe la PQRSD y emite
Alta Dirección
Acciones respuesta
Medios de comunicación de la entidad
(correo electrónico, pantallas, intranet,
Autoridad y/o Líder de proceso página Web) Secretaría General / Grupo de Planeación
Inducción, reinducción
Sensibilizaciones
Alta Dirección
Reunión de Revisión por la Dirección
Comité Paritario de Seguridad y
En reunión del COPASST
Salud en el Trabajo – COPASST
En reunión del CCL Coordinadora Grupo de Seguridad y Salud Identificación de peligros, valoración de riesgos,
Comité de Convivencia Laboral – Matríz Integral de Riesgos F-GP-12
En reunión del COE en el Trabajo determinación de controles
CCL
Medios de comunicación de la entidad
Comité de Emergencias – COE
(correo electrónico, pantallas, rebeca)
Colaboradores de la entidad
F-GSST-05 "Análisis e investigación de incidentes y
Secretaria General Representante A través de presentación a la Secretaria Coordinadora Grupo de Seguridad y Salud
Investigación de incidentes y accidentes de trabajo accidentes de trabajo" / F-GDH-09 "Control de
Alta Dirección / COPASST General y al COPASST / Página web DNP en el Trabajo
Asistencia"
Medios de comunicación de la entidad F-GSST-023 Investigación y análisis de causas de
Servidores Públicos / COPASST / Director General / Secretaria General
(correo electrónico, pantallas, rebeca) / Investigación de causas de enfermedad laboral enfermedad laboral / F-GDH-09 "Control de
Comité de Convivencia Laboral
Inducción SGSST Asistencia"
Comité Paritario de Seguridad y En reunión del COPASST Coordinadora Grupo de Seguridad y Salud F-GSST-15 "Listado de ocupantes", F-GDH-09
Ejercicios de Simulacros
Salud en el Trabajo - COPASST en el Trabajo "Control de Asistencia", informe de simulacros
Comité Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo - COPASST Coordinadora Grupo de Seguridad y Salud
En reunión del COPASST Autoreporte condiciones de salud F-GSST-22 "Autoreporte de condiciones de salud"
en el Trabajo
Subdirección Administrativa - SA
Comunicación escrita a EPS y al Ministerio
ARL, EPS, Ministerio de Trabajo y al Coordinadora Grupo de Seguridad y Salud
de Trabajo / Reporte a la ARL / Reporte de actos y condiciones inseguras Aplicativo Centro de Servicios
COPASST en el Trabajo
Presentación accidentalidad al COPASST
Elección representantes de los Servidores Públicos Reporte consolidado de votaciones, Acta de
Participantes a los juegos
Mediante capacitación Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo ante el Comité de Convivencia Laboral - CCL (Cada escrutinios, Resolución Interna "Por la cual se
deportivos (futbol 5)
dos años) conforma el Comité de Convivencia Laboral del DNP"
 COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PARTES INTERESADAS PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

¿ QUE COMUNICAR? ¿ CUANDO COMUNICAR? ¿ A QUIEN COMUNICAR? ¿CÓMO SE COMUNICA? RESPONSABLE PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES CONSULTA

Actividades para el control de los riesgos prioritarios

Biomecánico (clases de pilates, pausas osteomuscular,
masajes terapéuticos) / Psicosocial (masajes relajantes, clases
de yoga) pausas cognitivas) / Programa fomento estilos de
vida y entorno saludable ( Valoraciones nutricionales y
talleres, clases de acondicionamiento físico, microcharlas)
Elección representantes de los Servidores Públicos Reporte consolidado de votaciones, Acta de
Permanente Servidores Públicos, Contratistas y Medios de comunicación de la entidad Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo
Pasantes (correo electrónico, pantallas, rebeca) ante el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el escrutinios, Resolución Interna "Por la cual se
Trabajo - COPASST (Cada dos años) conforma el COPASST del DNP"

Recomendaciones emitidas en el concepto médico de los Permanente Servidores Públicos, Contratistas seguridadysalud@dnp.gov.co Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo
exámenes de ingreso y periódicos, y la inclusión a los SVE Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo https://cursosvirtuales.dnp.gov.co/#Induccion

Programación de los Exámenes Médicos Ocupacionales Anual Subdirectores, Jefes de Oficina y A través de comunicación escrita Subdirectora de Gestión y Desarrollo del Reinducción en el Sistema de Gestión de Seguridad y
Periódicos Coordinadores Talento Humano F-GDH-09 "Control de Asistencia"
Salud en el Trabajo

Información correspondiente a los perfiles y funciones del Parte interesada externa

Cada vez que se requiera la Subdirectora de Gestión y Desarrollo del
cargo de acuerdo con el profesiograma de la entidad, para la (Proveedor exámenes médicos Correspondencia externa Exámenes médicos ocupacionales - Periódicos Informe condiciones de salud
realización del examen Talento Humano
realización de exámenes médicos de ingreso y retiro ocupacionales)

Publicaciones (correo electrónico, Medios de comunicación de la entidad

Al momento de ingreso de los Director General / Coordinadora Grupo Exámenes médicos de aptitud (torneos de integración
Reglamento de Higiene y seguridad Industrial pantallas, intranet), presentación (correo electrónico, pantallas, intranet); Control de participación (formato exteno)
Servidores Públicos, Contratistas de Seguridad y Salud en el Trabajo deportiva)
inducción Inducción SGSST

Cada vez que se requiera su

Resultados de la medición e intervención del Riesgo Subdirectores, Jefes de Oficina y A través de comunicación escrita Coordinadora Grupo de Seguridad y Salud Soportes de capacitación F-GDH-09 "Control de
realización de acuerdo a los Brigadas de emergencias
Psicosocial Coordinadores en el Trabajo Asistencia"
resultados de la medición

Reportes que describan situaciones que puedan constituir Medición e Intervención de los Factores de Riesgo F-GDH-09 "Control de Asistencia", Resultados
Cada vez que se requiera Comité de Convivencia Laboral comitedeconvivencia@dnp.gov.co Servidores Públicos
acoso laboral Psicosocial medición y de la intervención

Cada vez que se requiera Partes interesadas externas

Respuesta a peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y Director General / Secretaria General /
contestar alguna solicitud de las (Proveedores, contratistas, Correspondencia externa
sugerencias a partes interesadas externas. subdirectora SGDTH
partes interesadas externas comunidad)

Recomendaciones de seguridad a visitantes Permanente Visitantes Publicaciones a través de Pantallas Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo

SISTEMA DE GESTIÓN MEDIO AMBIENTE

Cada vez que ocurra una fecha

Fechas de importancia ambiental oficial o destacada para
conmemorar el cuidado del
ambiente
Medios de comunicación de la entidad
Funcionarios, contratistas y Subdirección Administrativa
(correo electrónico, pantallas, fondo de
pasantes Grupo de Servicios Generales
escritorio, intranet)

Medios de comunicación de la entidad

Permanente Funcionarios, contratistas y (correo electrónico, pantallas, fondo de Subdirección Administrativa
Programas de gestión ambiental
Ingreso de personal nuevo pasantes escritorio, intranet); Inducción y Grupo de Servicios Generales
capacitaciones

Medios de comunicación de la entidad

Actividades de gestión ambiental Cada vez que se realice la Funcionarios, contratistas y (correo electrónico, pantallas, fondo de Subdirección Administrativa
actividad pasantes escritorio, intranet) Grupo de Servicios Generales
Presencial piso a piso

Cada vez que se requiera Partes interesadas externas

Respuesta a peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y Correspondencia externa Director General / Secretaría General /
contestar alguna solicitud de las (Proveedores, contratistas,
sugerencias a partes interesadas externas Solicitudes internas Subdirector Administrativo
partes interesadas comunidad, funcionarios)

SISTEMA DE GESTIÓN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Inducción, Re-inducción,
Campañas sobre las políticas de seguridad de la Información Anual Partes Interesadas Sensibilización Oficina de Tecnologías y Sistemas de
Información
Página Web / Intranet

Inducción, Re-inducción,
Alta Dirección Sensibilización Oficina de Tecnologías y Sistemas de
Cumplimiento de normativa de derechos de autor en el DNP Anual
Partes interesadas Información
Página Web / Intranet
 COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PARTES INTERESADAS PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

¿ QUE COMUNICAR? ¿ CUANDO COMUNICAR? ¿ A QUIEN COMUNICAR? ¿CÓMO SE COMUNICA? RESPONSABLE PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES CONSULTA

SISTEMA DE GESTIÓN CONTROL INTERNO

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Interesadas Correo institucional
Entrega de calendarios Una vez al año Oficina de Control Interno
Funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Comunicación inicio primer ciclo AIRE - Auditorías Internas Interesadas Correo institucional
Una vez al año Oficina de Control Interno
Revisión Efectividad de las APCM Funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Comunicación inicio primer ciclo AIRE - Auditorías Internas Interesadas Correo institucional
Una vez al año Oficina de Control Interno
Revisión Efectividad de las APCM- CGR funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Interesadas Correo institucional
Comunicación inicio primer ciclo auditorías Una vez al año Oficina de Control Interno
funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Interesadas Correo institucional
Comunicación sobre importancia de controlar los riesgos Una vez al año Oficina de Control Interno
Funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Interesadas Correo institucional
Comunicación sobre diseño de controles Una vez al año Oficina de Control Interno
Funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Interesadas Correo institucional
Comunicación sobre fomento de la cultura del control Una vez al año Oficina de Control Interno
Funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Interesadas Correo institucional
Comunicación evaluación evaluación por dependencias Una vez al año Oficina de Control Interno
Funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Interesadas Correo institucional
Comunicación evaluación proyectos de inversión del DNP Una vez al año Oficina de Control Interno
funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Interesadas Correo institucional
Comunicación inicio segundo ciclo auditorías Una vez al año Oficina de Control Interno
funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Coordinar con el GCRP las actividades relacionadas para la Interesadas Correo institucional
Una vez al año Oficina de Control Interno
elaboración de los calendarios de escritorio funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes
 COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PARTES INTERESADAS PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

¿ QUE COMUNICAR? ¿ CUANDO COMUNICAR? ¿ A QUIEN COMUNICAR? ¿CÓMO SE COMUNICA? RESPONSABLE PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES CONSULTA

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Comunicación inicio segundo ciclo Auditorías Internas Interesadas Correo institucional
Una vez al año Oficina de Control Interno
Revisión Efectividad de las APCM (AIRE) - CGR funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes

Alta Dirección
Comité de Control Interno Partes
Comunicación inicio segundo ciclo Auditorías Internas Interesadas Correo institucional
Una vez al año Oficina de Control Interno
Revisión Efectividad de las APCM (AIRE) funcionarios Monitores en los pisos
Contratistas
Pasantes
NICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
MA INTEGRADO DE GESTIÓN

PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

FUENTE DE INFORMACIÓN
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

FUENTE DE INFORMACIÓN

Intranet la Rebeca

Personas (entrevista)
Base de datos

Personas (entrevista)
Base de datos

Documento electrónico (informe ejercicio

simulacro), Base de datos

Base de datos

Intranet la Rebeca

Sistema de información "Mi Cuenta SRH - SF"

Normograma de la entidad
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

FUENTE DE INFORMACIÓN

Sistema de información "Mi Cuenta SRH - SF"

Normograma de la entidad

Plataforma "Gestionando nuestro conocimiento

DNP"

Base de datos

Base de datos

Base de datos

Base de datos

Documento electrónico (matríz resultados

encuestas), base de datos
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

FUENTE DE INFORMACIÓN
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

FUENTE DE INFORMACIÓN