MATRIZ DE PARTES
INTERESADAS
PREVISORA SEGUROS
Junio 2021
Objetivo: Identificar las necesidades y expectativas de nuestros grupos de valor y partes interesadas a quienes va dirigida nuestra oferta y gestión Institucional.
Alcance: Cubre todos los procesos de la Entidad y su relacionamiento con los grupos de valor y partes interesadas identificadas.
NO. PARTES INTERESADAS
(STAKEHOLDERS)
1 Clientes (Estatales, Privados y
Personas)
2 Accionistas
3 Ciudadanía
4 Intermediarios (corredores,
agentes, agencias)
5 Colaboradores
(Funcionarios/Directivos)
6 Sindicatos
7 Proveedores - Terceros (Red
Contratistas / Productos y
Servicios / Temporales,
Aprendices Sena, Practicantes)
8 Entes de Control (Contaduría,
Procuraduría, Contraloria,
Superintendencia Financiera de
Colombia) y Entes de evaluación
(Ente certificador de normas,
ARL, Calificadora de Riesgos,
Revisoria Fiscal, Defensor del
Consumidor Financiero (DCF)
9 Entidades Gubernamentales
(Presidencia de la Republica,
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, DAFP, Líderes de
politicas Sectoriales MIPG,
Ministerio del Trabajo,
Fasecolda)
10 Otros Grupos de interés
(Pensionados, Exempleados,
Fondo de Empleados,)
INTERNA (I) REQUISITO (NECESIDAD) TIPO DE REQUISITO EXPECTATIVA CÓMO NOS RETROALIMENTAN FRECUENCIA MECANISMO IMPACTO INTERACCIÓN CLASIFICACIÓN SISTEMA ¿QUÉ NOS INTERESA
EXTERNA (E) DE LA PARTE INTERESADA (CLIENTE, LEGAL, DE LA PARTE INTERESADA FRENTE AL CUMPLIMIENTO (SEGUIMIENTO DE COMUNICACIÓN DE GESTIÓN EN LA PREVISORA DE ELLOS?
ISO, ORGANIZACIÓN) REQUISITOS / EXPECTATIVAS Y RETROALIMENTACIÓN) APLICABLE
E • Productos y servicios que suplan sus necesidades. C • Productos y servicios con valores agregados • PQRS Anual Encuesta y 10 10 TRABAJAR PARA ÉL SGC / SGA / Relaciones positivas a largo Plazo
• Tasas y coberturas a las necesidades de cada segmento. • Autogestión de solicitudes y trámites (transformación • Indicadores de gestión retroalimentación SGSST / SGSI
• Respuesta oportuna a requerimientos (suscripción, emisión digital) • Resultados de investigaciones de
de la poliza, solicitudes generales, mantenimiento de cuenta, • Entendimiento de los productos Mercados
atención y gestión de siniestros, liquidación del contrato). • Encuestas de satisfacción
• Claridad en los acuerdos establecidos en el contrato. • Redes Sociales
• Facilidad y accesibilidad en medios de pago.
• Accesibilidad y facilidad en atención al cliente (Medios
digitales, aplicativos, call center, etc.)
I • Cumplimiento de directrices O Sobrecumplimiento de Metas • Comités de Junta (Actas) Mensual y Anual Comités (Actas) 10 10 TRABAJAR PARA ÉL SGC / SGA / •Tener claridad de las metas y Plan Estratégico de la
• Información cumplimiento de metas Eficiencia en la Administración de los recursos • Asamblea General de Accionistas SGSST / SGSI Compañía.
• Información veraz y oportuna • Coordinar, ejecutar y dar cumplimiento a los
• Rendimientos (utilidades) de la inversión objetivos estratégicos de la Compañía
E • Acceso a la información pública C • Participación y Retroalimentación • PQRS Permanente PQRS 5 5 MANTENER SGC, SGA Establecer nuevas relaciones
• Canales de comunicación (denuncia y Linea Ética) • Facilidad para comunicarse con la entidad y • Indicadores de gestión INFORMADOS Y
oportunidad en la respuesta • Resultados de investigaciones de NUNCA
Mercados IGNORARLOS
• Encuestas de satisfacción
• Redes Sociales
E • Productos y servicios competitivos C • Procesos ágiles • Gestores Comerciales / Gerentes de Encuestas: Encuesta digital 10 10 TRABAJAR PARA ÉL SGC / SGA / • Relaciones a largo plazo mutuamente beneficiosas,
• Tasas y coberturas según sus necesidades • Construcción de relaciones a largo plazo Sucursal • Aliados (Agentes y Agencias): Correos electrónicos SGSST / SGSI • Cumplimiento de las metas de ventas
• Comisiones e incentivos • Autogestión de solicitudes y trámites (innovación y • PQRS trimestral
• Respuesta oportuna a requerimientos (cotizaciones, transformación digital) • Encuestas de aliados • Corredores: Semestral
reconsideraciones, gestión de siniestros, novedades en
productos, solicitudes generales, mantenimiento de cuenta)
• Acompañamiento y retroalimentación por parte de gestores
comerciales
• Claridad y flexibilidad en las ofertas
• Claridad en los acuerdos establecidos desde la vinculación
I Cumplimiento de: los planes de Desarrollo, bienestar y O • Cada vez que se revise y apruebe la Convención, se Saraweb, correo físico o electrónico, Diario, Mensual y/o Semestral Previnet y/o Buena Nota 10 10 TRABAJAR PARA ÉL SGC / SGA / • Empoderamiento de los funcionarios
capacitación, así como los requisitos exigidos en la Convención mantengan y mejoren las condiciones establecidas. indicadores, encuestas y/o SaraWeb y/o Correo SGSST / SGSI / •Cumplimiento de procesos, procedimientos, políticas
Colectiva de Trabajo (Créditos al personal, Subsidios, Auxilios, • Estabilidad laboral Electrónico y/o Encuesta EFR y lineamientos legales y normativos
Seguros (pólizas), Crédito hipotecario, Dotación, Permisos EFR • Lograr acuerdos ganadores para todas las partes.
(Licencia de Luto), Permisos de acuerdo con lo establecido en la • Personal con disposición al cambio, recursivo y
Política de Bienestar, Permisos Remunerados, Días adicionales resiliente
(indemnización y vacaciones), Bonificaciones, Regimen salarial, • Fomentar en los colaboradores prácticas para contar
Fondos (FIMPREVI y FONDO DE EMPLEADOS), Pago con una empresa sostenible y familiarmente
incapacidad médica por enfermedad general o laboral, entre responsable
otre otros aplicables tanto Directivos como a Funcionarios
I • Respuesta oportuna a los requerimientos. O • Brindar respuesta a las solicitudes que se hagan, en Correo físico o electrónico Mensual Correo físico o electrónico 10 10 TRABAJAR PARA ÉL SGC / SGA / • Generar un adecuado diálogo con ellos, buscando
• Pago oportuno de las comisiones y viáticos. tiempos moderados y acordes a lo requerido y SGSST / SGSI / acuerdos ganadores que redunden en el bienestar de
establecido en las politicas de la Compañía y la Ley. EFR los trabajadores
• Contar con el dinero (Caja) para atender los gastos de
comisión.
E • Claridad en las necesidades de la entidad L/I/O • Ser considerados como verdaderos aliados del • Comunicación durante el proceso Por contrato / Orden de Página WEB 5 10 TRABAJAR CON SGC / SGA / • Relaciones positivas a largo plazo y satisfacción con
• Disponibilidad de canales de comunicación negocio, donde se incorpore un componente de precontractual y contractual servicio/Comités de Correos Electrónicos ELLOS SGSST / SGSI / los bienes y servicios adquiridos
• Oportunidad en los pagos mejoramiento continuo con miras al establecimiento • PQRS seguimiento mensuales o cada Reuniones de seguimiento EFR • Cumplimiento de los lineamientos y políticas
• Cumplimiento obligaciones pactadas de las relaciones a largo plazo. • Comté de Convivencia y COPASST vez que se requiera (presencial y/o virtual) internas
• Contratos de Aprendizaje que permitan desarrollar y aplicar • Retroalimentación de la evaluación de desempeño • Comités de seguimiento y Telefónicamente/ • Recibir retroalimentación para apoyarlos en su
conocimientos. para la mejora. convesaciones entre el personal Indicadores proceso de formación
• Poder acceder a un empleo con las garantías de un contrato • Relaciones a largo plazo (desarrollo de proveedores) temporal y líderes de cada área • Contar con personal técnico que nos permita
de trabajo por obra o labor, pago de sus nóminas a tiempo. • Contar con condiciones favorables para desarrollar el solucionar de manera temporal, las necesidades en la
• Condiciones de trabajo seguras, Programas de Prevención y trabajo Compañía
Promoción. • Acceder a un empleo de planta, desarrollarse y ganar
• Promover al autocuidado. experiencia.
E • Cumplimiento normatividad y lineamientos vigentes L • Facilidad en ejercer función de control y vigilancia a la • Auditorías (informes y Actas) Según Requerimiento Informes, Oficios y Correos • Hallazgos que contribuyan a la mejora de la Entidad
• Transparencia y acceso a la información compañía, evidenciando mejoramiento continuo en la • Visitas especiales del Ente de Control electrónicos y reflejen la realidad
• Respuesta oportuna a requerimientos y entrega de informes gestión de las entidades públicas asi como el • Requerimientos oficiales • Retroalimentación oportuna respecto de las
solicitados. comportamiento ético de los funcionarios acorde a las • Respuestas y pronunciamientos del respuestas dadas a los requerimientos efectuados por
• Ejecución, seguimiento y eficacia de planes de mejora de políticas de control disciplinario. ente de control frente a las dicho ente
acuerdo con los hallazgos • Cumplimiento sistemático a la regulación y comunicaciones enviadas por la
• Respuesta oportuna y completa a requerimientos, y lineamientos establecidos para el sector asegurador y Previsora.
actuaciones administrativas o jurisdiccionales. aplicables a la compañía.
10 7 MANTENER SGC / SGA /
INFORMADOS Y SGSST / SGSI /
E/ I • Cumplimiento a las normas implementadas y certificadas L/I • Conformidad frente a los requisitos de las normas • Auditorías / informes de auditorias Anual y/o según • Informes de auditorias NUNCA EFR • Ejercicios de Auditoría al SGI, que agreguen valor a
• Información de la Compañía oportuna y veraz implementadas en la compañía • Informes de calificación periodicidad del • Informes de calificación IGNORARLOS la gestión y desempeño a los procesos de la compañía
• Cumplimiento a las directrices nacionales e internacionales a • Cumplimiento a la regulación aplicable a la compañía • Informes de Revisoría Fiscal informe • Informes de revisoría fiscal • Calificación que refleje la situación de la compañía y
nivel contable y tributario por parte de la compañía objeto de auditorías o certificaciones en las revisiones • Informes y conceptos del DCF • Informes del DCF a la SFC nos permita mantener condiciones financieras
• Respuesta oportuna a requerimientos realizadas por parte de los entes. favorables en el mercado
• Retroalimentación oportuna respecto de los
resultados de los informes.
• Evaluación con fundamento en la normatividad
aplicable a la compañía
E • Cumplimiento de normatividad y lineamientos vigentes. L •Contribución al logro de las metas definidas del Plan • FURAG • Trimestral / Anual • Comités virtuales y/o 10 5 MANTENER SGC / SGA / • Lineamientos claros y aplicables a la naturaleza de la
• Respuesta oportuna a requerimientos Nacional de Desarrollo frente al Índice de Desempeño • Comites Sectoriales • Según requerimiento presenciales INFORMADOS Y SGSST / SGSI / compañía
• Reporte de información oportuna y veraz cuando se solicite Institucional de la entidad, por dimensión, política y • Comunicaciones Oficiales • Correos Electrónicos / NUNCA EFR • Respuestas oportunas y directrices claras en
• Participación y representación en el Comité de Innovación y ranking de las entidades del sector. • Directrices impartidas Físicos IGNORARLOS materia legal
Riesgos Emergentes, Comités o reuniones sectoriales, así como • Suministro oportuno de Información y Reportes. • Encuestas / talleres • Página WEB • Mantenernos actualizados sobre las nuevas
en otras iniciativas (encuestas sectoriales, talleres, cursos, • Adopción de mejores prácticas, participación activa y tendencias, lineamientos y dinámicas del sector
entre otros). fortalecimiento del sector asegurador apalancado en la
entidad
I • Cumplimiento de los beneficios contenidos en la Convención O • Mejoramiento de las condiciones pactadas en la Correo físico o electrónico Mensual / Semestral Correo físico o electrónico 5 5 MANTENER SGC / SGSI / EFR •Retroalimentación para ofrecer beneficios atractivos
vigente, tales como: Créditos educativos y auxilio de anteojos: convención a través del tiempo. INFORMADOS Y a los funcionarios
Cumplimiento a lo establecido en la Convención Colectiva de • Satisfacción con la atención prestada y la respuesta NUNCA •Que los pensionados sean embajadores de la marca
Trabajo, Desembolso en el tiempo establecido en la Convención dada de manera oportuna. IGNORARLOS Previsora (apropiación).
Colectiva de Trabajo • Adecuado relacionamiento con la Gerencia de Talento • Que el fondo sea un aliado para planes de bienestar
• Respuesta oportuna a los requerimientos Humano, toda vez que a través de la misma se logra
• Cumplimiento de las condiciones pactadas, oportunidad en recaudo y afiliación, aumentar la tasa de personas
los giros, información oportunda, canales de comunicación inscritas en los Fondos con el fin obtener mayores
adecuados ingresos y brindar mejores beneficios.