PROCESO FINANCIERO Código: CFI.

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Versión: 07
CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESO INVENTARIOS
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Revisó: Jefe Sección Inventarios Aprobó Fecha de aprobación
Coordinación de Calidad Rector Resolución N° 1858, Diciembre 04 de 2007
Profesional Planeación

OBJETIVO Orientar y coordinar las actividades de control de inventarios de los bienes de la Universidad.

Revisar la información de los bienes mayores, menores e intangibles de la Universidad y realizar la legalización y actualización del estado de
ALCANCE
los bienes en inventario.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS
Planear

 Listado de Funcionarios de la  Planificar los tiempos para realizar el

Universidad con elementos a proceso de Rendición de inventarios.  Programación de las fechas
su cargo de la Rendición de
Inventarios
 Circular informando Internos:
fechas de Rendición de
Inventarios  UAA
Internos:  Planificar los periodos y funcionarios  Jefe de UAA
a quienes se les aplicará las pruebas  Programación trimestral  Responsable del bien.
 Rectoría selectivas. de las Pruebas Selectivas a  Subproceso
 UAA realizar. Contabilidad
 Responsable del bien  Circular informando  Subproceso Tesorería
fechas de Pruebas
 Pólizas  Planificar el proceso de convocatoria Selectivas Externos:
para pólizas contratadas próximas a  Convocatoria pública.  Comprador
vencer.

 Listado de funcionarios con  Planificar y organizar documentación

Responsabilidades
Administrativas Abiertas
 Solicitudes de trámite de baja
de elementos
de procesos de cierre de  Procesos de cierre de
Responsabilidades Administrativas Responsabilidad
Administrativa a ser
 Planificar los elementos que se gestionados
encuentren en condiciones óptimas
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para ser incluidos dentro del  Autorización de elementos

 Carta de solicitud de donación programa de responsabilidad social a donar y costos de los
de la Universidad (Donaciones) mismos.

Hacer

 Documentos de Contratación  Revisar descripción del elemento,

para adquisición de elementos cantidad, marca, responsable del
elemento en el sistema de  Bienes legalizados e
información financiero. ingresados al Sistema de
 Realizar la identificación de los Información Financiero.
elementos nuevos ingresados a los
inventarios para realizar el proceso  Elementos Marcados
de marcación de los mismos.

 Información de inventarios y  Realizar la impresión de Listado de

responsables compras del mes, Borres Físicos,
 Reporte de bienes sin número Traslados de elementos a otros tipos,  Reporte de marcación de
de inventario Inclusiones de Elementos. inventarios
 Listado cuadre de almacén
 Elementos almacenados en la  Trámite de baja de elementos mensual.
Bodega de Inventarios  Revisar elementos en la Bodega que
se encuentran en estado de deterioro  Listado de elementos
y contaminación. dados de baja
 Listado de elementos para
 Solicitudes de ingreso, salida y  Realizar el ingreso del elemento al destrucción
traslado de bienes del inventario si el elemento no cuenta
inventario. con ningún soporte de compra,  Acta de Salida de Almacén
donación, reposición, dación en pago
o fabricación interna u otros.
 Listado de elementos a  Generar sticker con los números de
marcar. inventario y realizar la marcación
física de los bienes mayores  Elementos marcados,
Registro en el sistema de la

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 Solicitud de traslado de bienes
 Activos asignados a un tipo
(Mayores, Menores,
Intangibles, De consumo)
 Activos que son componentes
de otros activos
 Denuncia ante la Fiscalía
General de la Nación del hurto
del bien
 Informe de los hechos al Jefe
de la Sección de Inventarios y
al Jefe inmediato
 Informe del Servicio de
Vigilancia (si el hecho ocurrió
dentro del campus)
 Cotizaciones del bien hurtado
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ubicación, estado, marca
 Efectuar trámites de traslados de serial del elemento
bienes.  Bienes trasladados en el
sistema de información
 Realizar traslados a otros tipos de financiero
activos  Ajustes de activos
reasignados a otras
tipologías
 Realizar Adiciones y Reducciones
 Realizar Pruebas Selectivas  Activos adicionados y
 Realizar Rendición de Inventarios reducidos en valor
(Verificación de Inventario Físico)  Registro de la prueba
 Reportar ante la compañía de seguros selectiva realizada en el
los bienes adquiridos por la UIS. Sistema de Inventarios
(Nuevas Versiones)
 Inventarios verificados por
los funcionarios,
novedades a los activos,
listado de funcionarios que
realizaron la Rendición y
listado de funcionarios que
no realizaron la Rendición
 Bienes subastados y
entregados, Bienes
 Efectuar trámite de Reclamación ante amparados en las pólizas
la compañía de seguros respectivas
 Descargar los bienes dados de baja  Reporte ante la Compañía
del inventario de Seguros, Gestión
Compañía Aseguradora
 Registro de trámite por
hurto de bienes

CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESO INVENTARIOS
 Informe de siniestro
 Denuncia ante la Fiscalía
 Informe de la Empresa de
Seguridad
 Formato de reporte de
Siniestros a la Compañía de
Seguros FFI.11
 Respuesta por parte de la
Compañía de seguros
 Ingreso por Indemnización
 Acta de Reposición
 Concepto técnico de baja
emitido por la División de
Mantenimiento Tecnológico,
para equipos eléctricos,
electrónicos y baja, bienes incluidos en el
electromecánicos.
 Solicitud de baja de Bienes:
bienes Mayores, Menores,
Bienes de Cultura e Intangibles
 Formato FFI.17 Formato de
baja de elementos
 Elementos dados de baja que
se encuentran en buen estado
 Carta de solicitud de
donación.
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 Realizar Trámite de Inicio de
Responsabilidad Administrativa
 Acta de Baja y Borre Físico
por hurto, Notificación de
Inicio de Responsabilidad
Administrativa
 Realizar Trámite de cierre de la
Responsabilidad Administrativa
 Trámite correspondiente
según consideraciones de
la Universidad
 Realizar trámite de baja
 Listado de bienes a dar de
listado de bajas en el
sistema de información
financiero, bienes dados de
baja, descargados del
inventario.
 Publicar elementos disponibles en la
bodega de inventarios  FFI.22 Formato de
traslado de elementos de
 Limpiar, empacar y alistar los bajas a funcionario.
elementos a donar  Resolución de autorización
de la Donación,

CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESO INVENTARIOS
 Listado de elementos a Autorización de baja, Acta
entregar para destrucción
 Autorización de baja de bienes
emitido por el Jefe de la
División Financiera.
 Resolución de Donación.
 Resolución de entrega de
elementos por Dación en
Pago, Documentos de
Convenios, Contratos o
Comodatos
 Listados impresos de
elementos
 Cuadre almacén mes anterior
 Pruebas Selectivas realizadas y
Novedades de la Rendición de
Inventarios recibidas
 Carátulas de las pólizas
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 Entregar Elementos en estado de de Entrega de la Donación.
deterioro y contaminación a la  Acta de Destrucción de
empresa gestora en residuos Elementos de Madera
 Acta de baja de elementos
contaminados con
residuos peligrosos.
Autorización de Baja
 Descargar los bienes dados de baja
del inventario  Registro del Borre Físico
de los elementos en el
sistema
 Realizar cuadre de almacén del mes.
 Cuadre de almacenes
mayores, menores e
Verificar intangibles
 Verificar responsables de los bienes y
hacer en el SIF los traslados
solicitados.
 Verificar el estado de los bienes
prestados y los elementos donados.
 Verificar las novedades presentadas
dentro de las pruebas selectivas y el  Respuesta a las Novedades
proceso de Rendición de inventarios presentadas
 Verificar especificaciones de las
carátulas de las pólizas.  Trámite para pago.

CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESO INVENTARIOS
 Reclamaciones presentadas
 Novedades presentadas en la
Rendición de Inventarios
 Solicitud de inclusiones de
bienes o coberturas en las
pólizas de seguros
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 Verificar que se reciba la debida
indemnización sobre las  Recibos de Indemnización
reclamaciones presentadas
 Verificar y tramitar el cierre de las
responsabilidades administrativas.
 Realizar visitas a las Unidades para
verificación de elementos en desuso  Visita para recolección de
o en mal estado que se encuentra a elementos en mal estado o
nombre de funcionarios en desuso.
 Verificar de forma permanente los
elementos que se encuentran en la
Bodega de Inventarios
 Verificar listado de elementos mal
clasificados.  Socialización con las
Unidades sobre la mala
clasificación de elementos.
Actuar
 Establecimiento de acciones para la
mejora continua según las novedades
presentadas
 Incluir nuevos bienes, nuevas
coberturas según las necesidades de  Acciones correctivas o de
la Universidad mejora
 Socialización con los funcionarios del
deber de entregar para trámite de
bajas elementos en desuso o en mal  Solicitudes realizadas a la
estado compañía de seguros
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MEDICIÓN DEL
RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS PROCESO
(Indicadores)
Beneficiario:
Recursos Físicos  Marcación de todos los bienes mayores
 Equipos Oficina  Respuesta a las novedades generadas
 Instrumento eléctrico de  Descargue en el SIF de los elementos dados de baja
marcación  Entrega de la cuenta mensual de bienes mayores,
 Impresora para Código de menores e intangibles
Líder del Proceso:
Barras.
Jefe Sección de Inventarios
Legales y reglamentarios: Ver Hoja de Vida de
Software Ver listado Maestro de Documentos Externos Indicadores
Colaboradores:
 SIF
Auxiliares Administrativos
 Módulo de Inventarios De la organización
(Web)  Manual Normativo y Procedimental para la
 Módulo de Planta Física Administración y Control de los Bienes Muebles de la
(Web) UIS.
 Label Wizard (Sticker)
Ver Matriz de Interrelación de requisitos MDI.01
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Seguimiento periódico a la marcación física de
bienes.
 Seguimiento periódico a la realización de las pruebas Ver Listado Maestro de Registros Ver listado Maestro de Documentos Internos
selectivas.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01 Diciembre 04 de 2007 Creación del Documento
02 Agosto 29 de 2008 En los requisitos se modificó la ISO9001:2000 por la NTC-GP1000:2004
03 Septiembre 11 de 2008 Inclusión de la actividad de registro de Proveedores en el SIF
Eliminación de la actividad, la entrada y salida definida como efectuar programación semanal de la
marcación de los bienes mayores, ya que esta actividad de marcación se realiza a medida que se
adquieren los elementos.
04 Abril 15 de 2009
Se modificó la frecuencia de las actividades de seguimiento y monitoreo, se aclaró la actividad de
seguimiento con respecto a las pruebas selectivas.
05 Julio 30 de 2010 Cambio del término NTC GP1000:2004, por “Ver Matriz de interrelación de requisitos MDI.01.”
 Cambio a Jefe Sección de Inventarios
 Inclusión del recurso físico “Impresora para Código de Barras” y en el seguimiento y monitoreo del
06 Agosto 02 de 2012 proceso el “seguimiento periódico a la realización de las pruebas selectivas”
 Clasificación de los proveedores y beneficiarios internos y externos, Revisión y actualización del
documento por parte de los Jefes de Sección.
 Se realizó la revisión y actualización de la caracterización conforme al ciclo PHVA. Se revisaron
07 Agosto 05 de 2021
entradas, actividades y salidas de acuerdo a las actividades realizadas por la Sección de Inventarios.