Barrancabermeja, Tecnología Gestión Documental

CAPACITACION DE LAS FUNCIONES EN LA UNIDAD DE CORRESPODENCIA

DEL CENTRO INDUSTRIAL TECNOLOGICO DE BARRANCABERMEJA

Barrancabermeja, 22 de Febrero 2024

Elaborado Por: Lida Patricia Camaron Blanco

Sthil Rondano
Ana Maria Vides
Mariel Yesenia Rodriguez
1. Objetivos

1.1 Presentar los hallazgos de la investigación.

1.2 Elaborar resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final.
1.3 Describir y analizar el desempeño de las funciones que realizan en las áreas
específicas.
1.4 Presentar conclusiones del caso
1.5 Hacer las recomendaciones del caso

2. Resumen
Unidad de correspondencia cuenta con tres áreas específicas que son :
Apoyo de gestión documental, Atención al usuario y apoyo a la unidad de
correspondencia manejan un sistema llamado ONBASE. Se encarga de
llevarlo al numero de radicado que le genera el código de la regional porque
el consecutivo lo genera a nivel regional lo radican de manera Manual.
La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada
los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones de
tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa
de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevaran en los
archivos de centrales e históricos.
Las actividades que desarrollan son:
Recepción de documentos.
Radicación de documentos.
Registro de documentos.
Distribución de documentos internos y externos.
 Tramite y respuesta.
Organización, clasificación, conservación y consulta de documentos.

2.1 SENCIBILIZACION E INICIO DEL PROCESO

Esta actividad se realizo con el fin de dar a conocer las funciones en las
áreas específicas que contribuyen al desarrollo en la unidad de
correspondencia en el Centro Industrial Tecnológico De Barrancabermeja el
día Jueves, 22 de febrero de 2024 desde las 6:00 pm Hasta las 7:30 pm.

Durante el inicio y el final de la Capacitación se contó con la participación de

los trabajadores ILIANA ACEVEDO, Que es la encargada de la Gestión
Documental y OSCAR JAVIER el encargado de apoyo a la Unidad de
Correspondencia muy cordiales nos explicaron los procesos que llevan para
poder llevar un control de las comunicaciones recibidas y producidas.

2.2 HALLAZGOS DE INVESTIGACION

Comunicaciones Recibidas.
Escanean el documento lo ingresan al Sistema ONBASE, Inmediatamente el
sistema se encarga de pedir los datos básicos de la comunicación el asunto,
y automáticamente llega a subdirección.

Subdirección se encarga de remitirle a la oficina competente para generar

respuesta.

Comunicaciones Producidas.
Escanean el documento el Sistema ONBASE genera el numero de Nis que es
para enlazar la respuesta de las producidas en este caso inician por dos el
código regional año y consecutivo. El ONBASE maneja un correo institucional
que se llama grupo de administración de documentos por medio de ese
correo le llega la respuesta a la persona.

La radicación recibida inicia por el numero 1 código regional, año y

consecutivo.
La radicación producida inicia por el numero 2 código regional, año y
consecutivo.
Circulares: inicia por el numero 3 código regional, año y consecutivo
anónimas y otros envíos recibidos inicia por el número 4, código regional, año
y consecutivo
Anónimos y otros envíos producidos inicia por 5 código regional, año y
consecutivo.