Proyecto para la Implementacin del

CABLEADO ESTRUCTURADO PARA LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE

SAN ROMAN
1.- TTULO DEL PROYECTO
I 2
as
cableado estructurado para la municipalidad provincial de san roman
ist
em
eS d
2.- INTRODUCCIN e nie
ra

Uno de los aspectos mas importantes en el camino hace el exito radicaen el

Ing
de
manejo de la informacion; llegando incluso a afirmarse de que "quien
cto
ye
Pro
maneja la informacion,maneja elpoder"

En la busqueda de ese sendero al exito se ha venido desarrolando la teoria

de las redes informacticas, lo cual no es algo reciente. La necesidad de
compartir recursos e informacin fue una inquietud permanente desde los
primeros tiempos de la informacin. En la actualidad sigue siendo una necesidad
acceder a los recursos de las redes desde sus propios host( equipo que est
conectado a una red de mquinas y es responsable de la transmisin y almacenamiento
de datos.).

Hoy por hoy Gracias a los avances tegnologicos actuales La municipalidad

pronvincial de San Roman ha orientado todos sus esfuerzos y recursos a mejorar
los problemas de intercambio de informacin y la sistemacion de sus datos, de tal
forma que ellos contituyan el soporte indispensable e inseparable en la forma de
decisiones. Para lograr este obejito, nada mejor que implementar una excelente
red e d datos, que permita la facil y fuida circulacion de informacion por todos y
cada uno de los departamentos que conforman la empresa, por todosy cada uno
de los eslabones que constituyen la piramide jerarquicadela administracion, eso si,
con apego a las mejores especificaciones tecnicas y a la mejor vision futurista que
en elmomento sea posible, para el desarrollo de esto, plantearemos una solucin
de cableado estructurado el cual mejorara la comunicacin

Podremos definir un sistema de cableado estructurado como infraestructura de

equipos, elementos de conexin, accesorios y cables que transmiten: datos, video,
seguridad, etc.

.
3.- PROBLEMTICA
--
Problemtica Se la puede resumir en los siguientes puntos: Convivencia de
cables de varios tipos diferentes, telefnico, coaxial, par trenzado sin
apantallar, con diferente nmero de conductores, etc. Deficiente o nulo
etiquetado del cable, lo que impide su uso para una nueva funcin incluso
dentro del mismo sistema. Imposibilidad de aprovechar el mismo tipo de
cable para equipos diferentes. Peligro de interferencias, averas y daos
personales, al convivir en muchos casos los cables de transmisin con los de
suministro elctrico. Problemtica Trazados diversos de los cables a travs
del edificio (distintas topologas). Posibilidad de accidentes. En diversos casos
la acumulacin de cables en el falso techo ha provocado su derrumbe.
Recableado por cada traslado de un puesto de trabajo, con el subsiguiente
costo de materiales y sobre todo de mano de obra. Nuevo recableado al
efectuar un cambio del equipo informtico o del telefnico. Problemtica Ante

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esta problemtica parece imposible encontrar una solucin que satisfaga los
requerimientos tcnicos de los fabricantes y las necesidades actuales y futuras
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de los mismos. Los factores que permiten modificar este panorama son:
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Tendencia a la estandarizacin de Interfaces por parte de gran nmero de
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fabricantes. Estndares internacionalmente reconocidos para RDSI (Red Digital
Ing
de
de Servicios Integrados). Problemtica Evolucin de grandes sistemas
cto
ye
informticos hacia sistemas distribuidos y redes locales. Tecnologas de
Pro
fabricacin de cables de cobre de alta calidad que permite mayores
velocidades y distancias. Aparicin de la fibra ptica y progresivo
abaratamiento del costo de la electrnica asociada.
--

3.1. Efectos del problema:

3.1.1. Aumento del tiempo promedio en el trmite o atencin de un
documento, debido a que se repiten las tareas, ocasionando olvidos
y/o documentos traspapelados.
3.1.2. Disminucin de la efectividad por el aumento significativo de la
cantidad de actividades manuales que son las ms susceptibles a los
errores.
3.1.3. Disminucin en la productividad al contar con procesos lgicos para
la atencin de la documentacin.
3.1.4. Incremento de costos en el uso de papel, aumentando
drsticamente los gastos por este concepto.
3.1.5. La Ubicacin de un documento en trmite tarda mucho tiempo al
tener que sumergirse en voluminosos archivos fsicos para ubicar un
determinado documento pues que no dispone de acceso instantneo a
la informacin especfica.
3.1.6. La Documentacin emitida no tiene un formato estndar (cartas,
memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).
3.2. Causas del problema:
3.1.1. La falta de empleo de tecnologas informticas y de
telecomunicaciones.
3.1.2. La Falta Equipos tecnolgicos (computador, impresora, etc.)
apropiados para el desempeo de sus funciones.
3.1.3. Empleo de procesos deficientes de gestin al no tener una
estandarizacin de los procesos y un ptimo flujo de la documentacin.
3.1.4. No Contar con un sistema informtico que permita mantener un
ptimo flujo de la documentacin, asegurando su seguridad e integridad

3.3. Definicin del problema:

Inexistencia de recursos tecnolgicos en los procesos de gestin de trmite
documentario y no contar con un sistema informtico integral que permita tener el
control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que llega y fluye dentro
de la municipalidad, as como de la que se genera al interior de la misma.

4.- OBJETIVOS:

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4.1.- OBJETIVOS GENERALES:
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Brindar una mejor atencin rpida y eficaz a los ciudadanos de la Provincia de San
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Romn que desean realizar un trmite documentario en la Municipalidad.
eS d
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Ing
Priorizar y agilizar la atencin de los usuarios Por medio del Seguimiento de su
cto
de
documento presentado en mesa de partes, simplificando los procesos
Pro
ye
administrativos, con la incorporacin de TICS (Tecnologas de Informacin y
Comunicacin) que permitir mejorar la calidad del servicio y transparencia que
sustentan los procesos de modernizacin del Estado.

4.2.- OBJETIVOS ESPECFICOS:

4.2.1. Disminucin del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento,
debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos
traspapelados.
4.2.2. Ubicacin rpida de un documento en trmite, lgica y fsicamente.
4.2.3. Aumento en la productividad gracias a la implantacin de procesos lgicos
para la atencin de la documentacin.
4.2.4. Aumento de la efectividad por la disminucin significativa de la cantidad de
actividades manuales que son las ms susceptibles de errores.
4.2.5. Ahorro considerable de tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos
archivos fsicos para ubicar un determinado documento pues dispone de acceso
instantneo a la informacin especfica con funciones de bsqueda.
4.2.6. Estandarizacin de la documentacin emitida (cartas, memos, oficios,
resoluciones, convenios, etc.).

4 PROPUESTA

5.1. Implementar una solucin integral que permita mantener un ptimo

flujo de la documentacin, asegurando su seguridad e integridad de tal
forma que la documentacin ingresada llegue oportunamente a su
destino, permitiendo su atencin de manera eficaz y eficiente; as como
tambin la posterior administracin del documento en el Archivo Central
de la Entidad.

5.2. Establecer polticas de seguridad por roles para: visualizacin de

expedientes, imprimir documentos, copia documentos, enviar por correo
electrnico, imprimir pantalla, entre otros, es decir el sistema debe
permitir las siguientes funcionalidades:
Dar acceso a la documentacin del expediente a todo personal
de la Municipalidad Provincial de San Romn.
Dar acceso a la documentacin del expediente a un grupo de
personas que no participan en el expediente.

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Dar acceso a la documentacin del expediente slo a las
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personas que participan en el expediente.
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Restringir el acceso a algunos documentos del expediente. Esto
d
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implica que slo algunas personas puedan revisar esta
Ing
e

informacin. Estas personas pueden participar o no del

de
cto
ye
expediente. Pro
El acceso ser de lectura.
Capacidad de auditora de eventos (crear, iniciar, aprobar. Etc.)
Acondicionamiento para el uso de firma digital (Certificados
Digitales).

5.3. Capacidad de establecer comunicacin en lnea con los

supervisados para intercambio de informacin, que permita la
notificacin electrnica de documentos con valor legal.

5.4. Capacidad de poder interrelacionar va Servicios Web a aquellos

sistemas de la Municipalidad Provincial de San Romn que lo permitan.

5.5. Control de plazos de atencin del expediente para las solicitudes

del TUPA y a nivel total.

5.5. Tener un sistema de alertas en cual enviar correos electrnicos

cuando se est por vencer o se han vencido los plazos totales. Las
alertas se remitirn al responsable del proceso y a la persona que tiene
el documento. La frecuencia de remisin de las alertas ser configurable
en base a das hbiles o calendario.

5 ALCANCE Y LIMITACIONES

6.1. SISTEMA INFORMTICO DE GESTIN DOCUMENTARIA:

Desarrollo e implementacin del Sistema Informtico de Gestin Documentaria de
la Municipalidad Provincial de San Romn, que deber comprender:
4.1.1. Manejo de seguridad a travs de niveles de roles y funciones.
4.1.2. Gestin y administracin de toda la documentacin que ingresa por Mesa
de Partes como aquella que genera la Municipalidad Provincial de San
Romn .
4.1.3. Generar consultas y seguimientos para la gestin de toda la documentacin
en el proceso y almacenada, permitiendo el acceso a los diferentes tipos de
usuarios.
4.1.4. Operatividad total del sistema debe ser llevada en forma gil, flexible y
amigable, el sistema deber gestionar, clasificar y distribuir los documentos
y el archivo de su organizacin.
4.1.5. Manuales y guas de usuarios y administradores del sistema.
4.1.6. Definicin de las propuestas normativas respecto del proceso de gestin
documentaria y las directivas para su implementacin, pruebas, puesta en

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 2 control y mejora continua del Sistema
marcha, operacin, mantenimiento,
I
as
Informtico de Gestin Documentaria.
ist
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ra
6.2. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES MNIMOS DEL SISTEMA:
Ing
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La solucin debe considerar el proceso integral de Gestin Documentaria, esto es,
cto
de
los procesos de recepcin, registro, derivacin, seguimiento de informacin,
Pro
ye
generacin de documentacin interna y de respuesta a comunicaciones externas.

7.- MARCO TERICO

7.1. antecedentes

7 MARCO CONCEPTUAL

1 Definiciones:

8.1.2. Trmite: Es la forma por la cual se realizan acciones sobre

un documento o expediente en las diferentes instancias
encargadas de su canalizacin, atencin, estudio o solucin.

8.1.3. Mesa de Partes: Son las reas que conforman la

organizacin de la Municipalidad Provincial de San Romn y que
se encargan de recepcionar documentos.

8.1.4. Expediente: Conjunto de documentos debidamente

foliados y ordenados cronolgicamente. Son generados interna o
externamente, y tratan sobre un asunto especfico.

2 Descripcin general del flujo de trmite documentario:

8.2.1. Plataforma de recepcin y orientacin al ciudadano:

La recepcin de los documentos se inicia por la Oficina de Trmite
Documentario (Mesa de Partes), la Plataforma de Atencin al
Usuario (PAU) o por mesa de partes perifrica (de existir). Estos en
cada caso, son revisados y registrados en el Sistema de Gestin
Documentaria.

8.2.2. Clasificacin y distribucin:

De acuerdo a la naturaleza del trmite estos se clasifican y
distribuyen a las reas de la Municipalidad responsables de la
atencin del trmite segn corresponda a lo dispuesto en los
Manuales de Procedimiento y el TUPA.

8.2.3. Atencin del trmite (gestin):

Es la actividad propia de la atencin de las solicitudes o
expedientes realizada por las diferentes reas de la municipalidad,
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segn sus competencias funcionales y la definicin de los procesos
as
establecidos en los Manuales de Procedimientos.
ist
em
eS d
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8.2.4. Notificacin de resultados:
Ing
e nie
Luego que las reas tcnicas emiten su opinin respecto del
cto
de
trmite solicitado, el funcionario competente emite una resolucin,
Pro
ye

autorizacin o respuesta, segn corresponda a la naturaleza del

trmite, lo cual debe ser finalmente comunicado a la persona o
entidad que solicit el trmite.

8.2.5. Archivo Central:

Esta es la fase final de todo trmite, en la cual con las medidas de
seguridad se almacenan los documentos fsicos y/o digitales que
corresponden a un expediente. Los usuarios internos de la
municipalidad pueden solicitar informacin especfica va correo
electrnico o requerir el prstamo de la documentacin completa o
parcial del expediente; los usuarios externos a la municipalidad
slo podrn solicitar visualizar el contenido digital del expediente.

3 Mdulo de registro de Expedientes:

El registro de los expedientes ingresados por Mesa de Partes ser nico,

identificado el lugar donde se ingres.
Si en mesa de pares al momento de recibir el expediente existen
documentos faltantes, despus del plazo establecido por ley, deber
archivar automticamente y enviar alerta para generar oficio de
devolucin.
Manejo de expediente. Cada documento ingresado debe formar parte de
un expediente administrativo, y no que considerado cada documento
por separado con hojas de trmite, como actualmente sucede. Al
expediente, deben anexarse los documentos vinculados que se generen
en el sistema del trmite, como oficios, memos, informes, archivos de
diferentes formatos, etc.
Definir responsables de proceso y de la atencin de las solicitudes o de
las acciones a realizar.
En el caso que se cree un expediente con un documento recibido y el
rea a la cual se ha derivado dicho documento identifica que pertenece
u otro expediente, el sistema debe permitir unificar de tal manera que
se tenga el expediente completo. En el caso que se cree un expediente
con un documento recibido y el rea identifica que pertenece a otro
expediente, el sistema debe permitir unificar de tal manera que se tenga
el expediente completo.
Tipos de estado del expediente: En trmite, suspendido, archivado. Los
documentos internos no tendrn estado. Del sistema se generar la
numeracin de los documentos.

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 En el sistema se registrar los
I 2 resultados de los trmites.
as
Formulario electrnico para que valide los requerimientos del
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TUPA por asunto. d
ra
nie
Lista desplegable de asuntos.
Ing
e
de
Cuando se identifica que ctofaltan ye presentar
documentacin/informacin requerida. El sistema generar
Pro

formatos de cargo de recepcin indicando la

documentacin/informacin faltante y el nmero de expediente
correspondiente.
Asignacin del analista responsable de la atencin, conforme a
lo establecido en el flujo del proceso.
La herramienta deber permitir configurar rutas libres, es decir,
rutas que se van armando conforme fluye el proceso.
Se clasificaran los asuntos del sistema en TUPA y NO TUPA.
El sistema y el proceso estar certificado de tal manera que la
documentacin electrnica ingresada o generada tenga validez
legal (Certificacin Digital).

4 Mdulo de Trmite:

Generacin automtica de la numeracin interna y foliacin

digital del expediente.
Establecer funcionalidades, como que permita anexar
comentarios, correcciones sobre los documentos, correos
electrnicos, versiones de documentos o historial de cambios.
Con respecto a las imgenes capacidad para realizar
anotaciones, resaltar zonas, colocar post-it electrnicos sobre
cualquier documento e imagen.

5 Mdulo de Despacho:

Debe considerar el flujo completo de despacho, como actualmente

se realiza, es decir:
Recepcin del documento.
Despacho
Recepcin de cargo / Recepcin de cargo mltiple.

6 Mdulo de Archivo Central:

Debe incluir una funcin que consigne todos los datos sobre prstamo
de documentos.

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7 Mdulo de Reportes y Estadsticas:
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as
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Debera tener por lo menos las siguientes funciones:
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Emisin de reportes que permitan verificar el estado de los
e nie
Ing
procesos, permitiendo diferentes criterios de bsqueda: por
cto
de
remitente, por rea responsable, por participantes del flujo de
Pro
ye

trabajo. Por actividades (archivadas, suspendidas, en trmite),

entre otros. Estos reportes requieren tener la opcin de
impresin y representacin grfica.
Exportar reportes del nuevo sistema de trmite documentario a
Excel, PDF, web.
Consulta de los documentos asociados al expediente por
diversos criterios de bsqueda: temas, motivos, asuntos, fechas,
comentarios, textos que forman parte de los documentos
digitalizados adjuntos al expediente.
Proveer informacin completa acerca del expediente, sus
actividades relacionadas, das transcurridos, estados de las
solicitudes de informacin, contenido de los documentos
asociados (oficios, memorandos, documentacin sustentatoria,
entre otros), mecanismos de notificacin y alerta por
incumplimiento en la actividad y en los plazos.
Capacidad para que en cualquier etapa del proceso se pueda
consultar la informacin y documentos adjunto relacionados al
expediente, bajo cualquier formato.

8 Administrador de los expedientes:

Con las opciones de:

Asignar roles que pueda: desarchivar, retornar, modificar un
expediente o documento emitido.
Usar capacidades para priorizar instancias, un mismo
procedimiento se pueda realizar en simultneo varias veces.
Utilizar funciones de realizar auditoras de procesos (porcentaje
de avance, participantes, tareas realizadas, tiempos
transcurridos, entre otros)

9 Acceso al Sistema:

Restricciones de utilizacin del sistema y de acceso a los datos e

informacin a las personas autorizadas, mediante mecanismos que
permitan la identificacin, autenticacin, la gestin de derechos de
accesos u en su caso la gestin de privilegios.

10 Mantenimiento de Tablas y Parmetros:

Para registrar en el sistema los parmetros y tablas:

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Lista de acciones especificadas para la derivacin de escritos
as
internos o externos.
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Tipo de documentos externos e internos.
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Estados de trmite de los documentos.
Ing
e
de
Calendario anual y manejo de feriados (fijos), y aquellos que el
cto
ye
Poder Ejecutivo fija por decreto supremo, los das inhbiles, a
Pro

efecto del cmputo de plazos administrativos.

reas internas de la entidad.
Personal adscrito a cada una de las reas orgnicas, segn
estructura orgnica.
Procedimientos administrativos de la Municipalidad Provincial de
San Romn (TUPA).

11 Proceso de Recepcin Documental:

El sistema debe permitir l proceso a cargo de la unidad general

de recepcin documental, o mesa de partes.
Permitir el registro de todos los documentos ingresados a la
entidad y la salida de documentos emitidos por la entidad
dirigidos a otros rganos o administrados.
Generacin de cargo automtico para los administrados,
indicando el nmero correlativo del documento ingresado
(autogenerado), respetando el orden de ingreso o salida.
El cargo debe permitir registrar datos del documento ingresado,
indicando como mnimo su nmero, naturaleza, remitente
destinatario.
Generar Hoja de Ruta del documento ingresado, debiendo
permitir registrar las derivaciones subsiguientes que fueran
necesarias.
Registro de documentos externos provenientes de administrados
u organismos, registrando diversos datos como: identificacin
del documento recibido (N, fecha, asunto, remitente nombre y
cargo, original, copia, entre otros).
Distribucin de documentos o escritos recibidos a destinatarios
(unidades orgnicas), en forma individual o masiva.

12 Proceso de Derivacin de Documentos:

El sistema debe permitir la derivacin de los documentos segn

corresponda a las necesidades propias del asunto o
procedimiento administrativo a que se refiera el escrito, lo cual
significa que el documento puede navegar por diversas
instancias de la entidad.

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 Debe permitir establecer
I 2 flujos predeterminados para
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documentos especficos o procedimientos administrativos que lo
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requieran. d
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Ing
13 Proceso de Seguimiento: cto
de
ye
Pro
Permitir el seguimiento permanente de documentos ingresados
a la entidad, y conocer su estado, con la finalidad de
incrementar la calidad del servicio brindado al usuario interno
y/o externo.
Facilitar la consulta de documentos segn el perfil de acceso por
usuarios.
Ubicar documentos, lo incluye todos los tipos de documentos,
todas las fechas. Etc.

14 Control de documentos/expedientes o escritos que ingresan y

salen de la Entidad:

El control de documentos sea de ingreso o salida es anual. El

periodo se inicia el 01 de enero y termina el 31 de diciembre del
ao respectivo. Debe tener en cuenta este criterio para efectos de
generar el cdigo autogenerado que se le asignar al documento o
expediente.

15 Tiempo estimado que tiene para atender un documento:

El sistema debe permitir establecer tiempo para:

Obtener respuesta por parte del rea destinataria a un
documento generado internamente y remitido a dicha rea.
Atender determinado documento que ingrese.
Procedimientos TUPA: los plazos para atender los
procedimientos administrativos son los que figuran en el TUPA.
Avisos y alarmas: el sistema debe advertir a los usuarios acerca
de determinadas situaciones, como estados crticos de
documento, cumplimiento de plazos, etc.

16 Estadsticas y Grficos:

Obtencin de estadsticas: el sistema debe permitir la obtencin

de estadsticas de la documentacin que procesan las diversas
unidades orgnicas y mesa de partes. Tanto de las que se
generan internamente como de las que se reciben del exterior.
Generacin de grficos: las estadsticas deben estar
acompaadas de grficos tipo columnas, barras, circular segn

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 lo que ms sea conveniente,2 por lo que el sistema debe estar en
I
as
capacidad de generar grficos.
ist
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eS d
ra
17 Procesos de Instalacin: Ing
e nie
de
cto
El proceso de instalacin del sistema deber ser de fcil
Pro
ye

instalacin, para lo cual se deber establecer un nicos

procedimiento o programa del sistema

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