TABLA DE CONTENIDO

1. IDENTIFICACION DEL PROYECTO......................................................................3

1.1 Titulo.......................................................................................................................4

1.2 Autores...................................................................................................................4

2. RESUMEN TECNICO................................................................................................5

2.1 Introducción...........................................................................................................5

2.2 Justificación...........................................................................................................6

2.3 Objetivos................................................................................................................7

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.....................................................................8

4. POBLACION Y MUESTRA.......................................................................................9

5. METODO......................................................................................................................9

6. PROCESAMIENTO Y ANALISIS DE LO DATOS...............................................10

7. RECURSOS...............................................................................................................12

7.1 Recursos Humanos............................................................................................12

7.2 Recursos Materiales...........................................................................................12

7.3 Tiempo..................................................................................................................12

8. PROPUESTA............................................................................................................13

9. ALCANCE..................................................................................................................14

10. CONCLUSIONES...................................................................................................15

11. ANEXOS..................................................................................................................16

11.1 Cuestionario.......................................................................................................16
 1. IDENTIFICACION DEL PROYECTO

1.1 Titulo

El presente proyecto se basa en la creación de una base de datos que

permite llevar a cabo la sistematización del control de certificados de la
biblioteca del Centro Agroempresarial y Desarrollo Pecuario del Huila.

El proyecto recibe el nombre de SIRECOC (Sistema integrado de registro

y control de certificados).

Este proyecto pretende automatizar el manejo de la entrega de

certificados, mediante el mínimo ingreso de datos; ofreciendo un diseño y
entorno agradable para el usuario, todo con el fin de aumentar la
productividad, reducir el tiempo, agilizar los procesos y brindarle
seguridad a la información.

1.2 Autores

2. RESUMEN TECNICO
2.1 Introducción

El presente proyecto “SIRECOC” se refiere al sistema integrado de

registro y control de certificados el cual consiste en una base de datos
realizada en MICROSOFT OFFICE ACCESS para el mejoramiento en el
control de entrega de certificados de la biblioteca del CENTRO
AGROEMPRESARIAL Y DESARROLLO PECUARIO DEL HUILA.

La característica principal de este proyecto es sistematizar el proceso que

este llevando manualmente en la biblioteca para que esta preste un mejor
rendimiento a nivel de atención al cliente, rendimiento de informes entre
otros.

Para la realización del proyecto debimos analizar las causas por las
cuales se hace necesario este. Una de ellas es la cantidad de tiempo que
se le invierte para poder tener acceso a una certificación, de igual forma
la metodología manual en cuanto al manejo de informes, consultas
mediante formatos que lo único que hacen es crear duplicidad en la
información.

El tiempo es una de las variables más importantes a la hora de entrega de

las certificaciones porque no sabemos aparte de esta actividad que otras
deban realizar los usuarios.

La investigación de esta problemática se realizo por el interés de darle

solución al inconveniente ya expuesto anteriormente.

El análisis se realizo por medio de una entrevista a la bibliotecaria del

centro, en la conversación se expusieron las inquietudes existentes y la
encargada dio solución a estas.

Según los resultados dados por la entrevista se empezó el diseño y

desarrollo del proyecto en MICROSOFT OFFICE ACCESS.
SIRECOC esta en capacidad de brindar informes mediante no.
Identificación, Nombres y apellidos, sexo, certificados entregados, no.
certificados por entregar, consultas.

2.2 Justificación

El Centro Agroempresarial y desarrollo pecuario del Huila posee una

biblioteca que se encuentra al servicio de la comunidad Sena, uno de las
principales dificultades que afronta esta es la organización de los
certificados, debido a que hay una acumulación de estos al no ser
reclamados; en aquel momento es cuando se es difícil encontrarlos y
llevar un orden apropiado para estos; mucho más cuando el usuario no
dispone del tiempo suficiente por tener que manejar otros aspectos en la
biblioteca.
Actualmente, el control de certificados se ha venido manejando de forma
manual, lo que produce acumulación de trabajo, redundancia de la
información, desaprovechando el tiempo que se podría emplear en otro
tipo de actividades.

El propósito de realizar este proyecto, es dar una solución al problema

que aquí se está presentando. Llevándolo de una forma sistematizada
para un mejor orden, mejorando el proceso actual.

2.3 Objetivos

OBJETIVO GENERAL:

Mejorar de forma sistemática el control que se lleva a cabo en la

biblioteca del CENTRO AGROEMPRESARIAL Y DESARROLLO
PECUARIO DEL HUILA en cuanto a la entrega de certificados.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:
  Proveer a la biblioteca de una base de datos creada en
MICROSOFT OFFICE ACCESS en el cual se lleve el control de
entrega de certificados.
 Obtener un mejoramiento acerca de la disponibilidad de
certificados.
 Producir informes acerca de certificados entregados en una
semana, un mes y un año.
 Facilitar a la bibliotecaria el trabajo de recolección de datos,
búsqueda y ubicación de certificados.

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La problemática existente en la biblioteca del centro Agroempresarial y

desarrollo pecuario del Huila es la falta de sistematización en el control de
entrega de certificados.

Debido a este inconveniente el procedimiento se vuelve algo molesto

tanto para el solicitante como para la bibliotecaria porque primero que
todo la encargada debe solicitar unos datos los cuales no verifica en
ninguna parte sino que con estos en su poder procede a buscarlos en un
gabinete en el cual los certificados se encuentran organizados por sexo
(hombres y mujeres)en dos cajones, en el interior de este hay otra sub
organización la cual es alfabéticamente allí según los nombres y apellidos
de la persona se procede a la localización de este la cual puede ser
desde hasta 5 minutos o medio hora si es necesario. Después de hallado
se procede ha llenar el formato existente de forma manual los campos
con nombres, apellidos, fecha de entrega, registro y firma del solicitante
seguidamente se hace la entrega del certificado.

Debido a que todo esto se hace de forma manual se contribuye a que el

tiempo se exceda al realmente necesario entorpeciendo las actividades
del usuario y del encargado.

Todo lo anterior es lo que se pretende evitar con la sistematización de la

biblioteca. El programa como tal requerirá de datos concretos como: no.
identificación para así mismo arrojar informes como total de certificados
por reclamar.

4. POBLACION Y MUESTRA

4.1 Tipo de población

De acuerdo con el objetivo del proyecto, la población directamente

estudiada es la persona encargada de la biblioteca del centro
agroempresarial y desarrollo pecuario del Huila para encontrar la
problemática existente y las posibles soluciones a dichos inconvenientes.
 5. METODO

El método que se utilizo fue la entrevista y como instrumento el

cuestionario; se plantearon pocas preguntas pero a medida que estas se
iban resolviendo surgían nuevos interrogantes y con estos se iba
ampliando más la entrevista así volviéndose aun más completa,
obteniendo una buena información.

Para el desarrollo del proyecto SIRECOC fue necesario la utilización de

las técnicas de recolección de información en este caso la entrevista la
cual fue realizada en la biblioteca a la encargada de esta.

Siguiendo las pautas necesarias para la realización de la entrevista tales

como: que esta no sea directamente en forma de interrogación sino en
conversación para que ambas partes participen de la entrevista, de igual
forma sea cualitativa y no cuantitativa porque en este caso no se van a
manejar números ni porcentajes, sino opiniones; la entrevista está
acompañada del cuestionario el cual es el instrumento de las técnicas de
recolección de información y una de las cuales mas emplea la entrevista
para la solución de los interrogantes expuestos.

El cuestionario está estructurado con preguntas abiertas para que el

entrevistado responda al cuestionario de tal forma que lo desee pero sin
desviarse del interrogante principal además permite darle respuesta alas
preguntas de una forma más profunda que el cuestionario cerrado que
realmente posee más información realmente concreta tales como las
respuestas sean: SI y NO .

Teniendo definido las características del cuestionario se realiza las

preguntas que realmente sirvieron de orientación a lo que se requiere
para darle solución a la problemática expuesta en todo el proyecto.
Anexo 11.1
 6. PROCESAMIENTO Y ANALISIS DE LO DATOS

De acuerdo a la información que se obtuvo a través de la técnica de la

entrevista, realizada a la biblioteca del centro, se pudo detectar que el
sistema de información que maneja en el control de certificados necesita
ser mejorados para satisfacer las necesidades del usuario.

Actualmente se entregan los de los cursos complementarios y los

titulados, se le otorga el paquete al instructor para que se lo distribuya a
sus aprendices pero si estos no se entregan en totalidad entonces serán
devueltos a biblioteca para archivarlos por orden de sexo y luego
alfabéticamente y sean reclamados por el mismo aprendiz.

Para cursos titulados se necesita de:

 Nombre del curso

 Numero de orden
Para cursos cortos se necesita:

 Nombre del curso

 Registro
 Numero consecutivo

PROCESO CERTIFICADOS:

 Recibir petición
 Preguntar nombre del curso
 Preguntar nombre de la persona
 Verificar disponibilidad
 Ubicar – traer certificado
 Registrar entrega de certificado
 Entregar certificado
 Encaso de duplicado este tiene el valor de $3500
A continuación se mostraran el formato actual con que se lleva el control
de los certificados en la biblioteca de una forma manual.
Anexo 11.2
 7. RECURSOS

7.1 Recursos Humanos

 La orientación de los instructores del Tecnólogo en Análisis y

Desarrollo de Sistemas de Información.
 La colaboración de la persona encargada de la biblioteca Miriam
Álvarez.

7.2 Recursos Materiales

 Los computadores del aula 106 del SENA

 Los computadores portátiles de la biblioteca del SENA
 Aprendizaje y desarrollo autónomo fuera del SENA
 Internet.

7.3 Tiempo

El tiempo estipulado para la realización de la recolección de

información, análisis, desarrollo, diseño, pruebas, implementación,
manual de usuario de operaciones, y asesorías al cliente que forman
parte del proceso para llevar acabo el termino el proyecto de
sistematización de registro y control de certificados de la biblioteca del
Centro Agroempresarial y Desarrollo Pecuario del Huila, empezó a ser
desarrollado en 15 de Agosto de 2008 hasta culminación 15 junio de
2009.

8. PROPUESTA

La propuesta es diseñar e implementar una base de datos la cual se

realizara en Microsoft Office Access para mejorar el servicio de la
biblioteca en cuanto a comodidad y eficacia en el control de entrega de
certificados.
Con fin de que la persona encargada de la biblioteca tenga una
herramienta con la cual pueda manejar el total de certificados que se
encuentran en la biblioteca tanto como disponibles como ya entregados.

Realizar una base de datos que mejore el servicio de la biblioteca,

diseñando un software estructurado para prestar un servicio más
cómodo y eficiente.

Esto va con el fin de que los certificados tengan una mejor organización
donde se encuentran archivados, para así ahorrarle tiempo a la persona
encargada de entregarlos y el usuario no tenga que esperar mucho
tiempo siendo un servicio mas eficiente y confiable.

Con la ayuda de dicho programa se podrá llevar el control de la entrega

de los certificados y así presentar reportes semanal, mensual, o anual de
lo que allí se presenta.

9. ALCANCE

El presente proyecto es desarrollado en el centro agroempresarial y

desarrollo pecuario del Huila y puesto en práctica en el mismo en el cual
será la principal beneficiaria la biblioteca del centro.

Este proyecto pretende automatizar el manejo de la entrega de

certificados, mediante el mínimo ingreso de datos; ofreciendo un diseño y
entorno agradable para el usuario, todo con el fin de aumentar la
productividad, reducir el tiempo, agilizar los procesos y brindarle
seguridad a la información.

La base de datos que se realizara en MICROSOFT OFFICE ACCESS

tendrá un alcance de 201.000 registros la cual estarán a la disposición de
la bibliotecaria para ingresar, eliminar y modificar datos, de igual forma
esta contiene dos formularios uno para manejar el control de certificados y
otro para manipular los programas de formación de la misma manera
arrojara informes por certificados entregados, certificados sin entregados,
según el número de orden, la fecha de entrega, número de identificación,
el municipio y el sexo.

El trabajo a realizar para obtener el producto será planeación y realización

de la base de datos para realizar el sistema integrado de registro de
control de certificados SIRECOC.

Las causas que motivaron la realización del proyecto es la necesidad de

agilizar el proceso de entrega de certificados en el Centro
Agroempresarial y Desarrollo del Huila.

Ya que uno de los uno de los principales dificultades que afronta la

biblioteca es la organización de los certificados; debido a la acumulación
de estos al no ser reclamados.

10. CONCLUSIONES

 Mejoramos de forma sistemática el actual proceso realizado en la

biblioteca del centro agroempresarial y desarrollo pecuario del
Huila agilizando la actividad de entrega y reporte de certificaciones
realizados por este.

 Realizamos una base de datos en Microsoft Office Access llamada

Sirecoc en la cual se lleva acabo el control de entrega de
 certificaciones la cual esta en facultad de presentar formularios e
informes deseados.

 Obtuvimos un mejoramiento acerca de la disponibilidad de

certificados.

 La base de datos produce informes acerca de certificados

entregados en una semana, un mes y un año.

 Facilitamos a la bibliotecaria el trabajo de recolección de datos,

búsqueda y ubicación de certificados.

11. ANEXOS

11.1 CUESTIONARIO

Entrevistado: Miriam Álvarez Fecha: 19 de Agosto de 2008

 1 ¿Cómo se lleva a cabo el control de entrega de certificados?

2 ¿Los certificados llevan algún código que los identifique?

3 ¿Se tiene una organización específica y rápida que muestre de

alguna forma el certificado que se requiere?

4 ¿Desde que año se tienen certificados almacenados?

5 ¿Para la entrega de certificados las personas deben mostrar algún

documento?

6 ¿La persona dueña del certificado obtiene alguna información

acerca de las fechas en las que puede reclamar estos?

7 ¿Qué tiempo máximo se archiva un certificado?

8 ¿A la hora de organizar y de entregar certificados que se tiene

cuenta?

9 ¿Qué falencias encuentra usted en el método de entrega de

certificados que actualmente utiliza en este proceso?

10 ¿Como le gustaría que fuera el nuevo proceso para agilizar la

entrega de certificados?

11.2 FORMATO ENTREGA DE CERTIFICADOS

FECHA
DE
NOMBRES APELLIDO1 APELLIDO2 ENTREGA REGISTRO FIRMA