Procedimiento para Toma de Inventario Físico (Inventario Anual)

1. Objetivo
Establecer los lineamientos y responsabilidades que conlleva la realización del
inventario físico para Perfiles Bosch. A través de un inventario se pueden
identificar la causa raíz de los errores y realizar los ajustes necesarios entre
cantidad física y cantidad en sistema.
 El inventario anual se realiza porque es fundamental disponer de una
información precisa y fiable sobre la situación de stocks y su correcta
gestión.
 Para la realización de un inventario físico anual, es importante que todo el
personal en la organización entienda que el propósito principal del
inventario físico es verificar que la cantidad disponible de cada artículo en el
sistema refleja la cantidad ubicada físicamente en el rack/estante.

2. Alcance
El presente documento aplica a los almacenes de Perfiles Bosch:
 1 – Almacén General
 3 – Almacén de Producción
 4 – Almacén MIT
 5 – Almacén de Producto Terminado
 Cuarentena

3. Términos y abreviaturas
OT Orden de Trabajo

4. Coordinación del Inventario Físico

Se propone la siguiente organización para la toma del inventario físico.
Figura 1: Propuesta de organización del inventario

4.1. Responsabilidades

El coordinador del inventario es responsable de la adecuada toma del inventario

en todas las localidades. El designa al coordinador del conteos y mesa de control,
quiénes los apoyarán durante el proceso de toma de inventario. Asimismo, él
designa a los auditores quiénes controlarán el proceso de toma de inventario de los
contadores y toman muestra aleatoria de registros para ayudar a recibir los
resultados del conteo más precisos.

El coordinador de conteos es responsable de la operación de los contadores y

asegura que el inventario pueda llevarse a cabo adecuadamente y con los recursos
necesarios. También selecciona a los auditores que apoyarán en la toma de
muestras aleatorias en el proceso de conteo.

Los auditores verifican a los empleados en el proceso de conteos y toman muestras

aleatorias de registros para ayudar a recibir los resultados de recuento más
precisos.

La coordinación de mesa de control asegura la captura de todos los marbetes

generados por el proceso de conteo y verifica que no existan ubicaciones y/o
materiales sin contar. Posteriormente, analiza las diferencias reales contra las
existencias en el sistema SAE, y finalmente realiza los ajustes correspondientes en
SAE. Finalmente, al concluir este proceso puede liberar el inventario físico.
Equipos de soporte técnico, de sistemas y logístico, son requeridos durante el
inventario físico. El soporte técnico es indispensable que participe dentro del
proceso de conteo, ya que apoyan a los equipos de conteo en la identificación de
materiales en caso de alguna duda. El soporte de sistemas asegura que se tenga
disponible el sistema SAE y cualquier otra herramienta de soporte, como los
archivos de Excel, equipo de cómputo y/o cualquier otro archivo requerido.
Asimismo, se tiene el respaldo de energía eléctrica. Finalmente, el soporte
logístico, es el encargado de tener los recursos de alimentación, equipo de
seguridad, papelería y cualquier otro consumible durante el inventario físico.

4.2 Preparación de los planes

El inventario anual se propone realizar durante el mes de diciembre, para cumplir
con el requerimiento del SAT. La duración de dicho evento es variable; sin embargo,
se debe de realizar la planeación de actividades antes, durante y después del
inventario, para dar seguimiento y asegurar completar los procesos del Inventario
Físico.

Se anexan ejemplos de los planes:

Figura 2a y 2b: los planes del inventario físico

4.2.1. Actividades preliminares
Las actividades preliminares al inventario físico deben ejecutarse bajo estricto
apego a los planes definidos.

Se listan las actividades para un mejor control:

a) Es obligatorio que todos los materiales hayan sido ingresados antes del
inventario, tomando en cuenta las fechas acordadas en el plan. Esto
incluye particularmente las correcciones de los movimientos de mercancías
defectuosas.
b) Informar a los clientes, proveedores y transportistas sobre el inventario y la
fecha establecida como límite para la entrega de materiales. La fecha límite
para recepción de materiales debe ser al menos con 3 días de anticipación
al inicio del inventario. No están permitidas las entregas de material
durante el inventario. En caso de excepciones, están deben ser
autorizadas por el coordinador del inventario e identificado y separar el
material para asegurar que no es contado durante el inventario.
c) Surtir todas las Orden de Trabajo, Remisiones y/o Facturas que estén
activas hasta la fecha indicada en el plan del inventario. Asimismo, deben
trasladarse físicamente los materiales del almacén a la producción o
entregar al cliente correspondiente.
d) El almacén debe estar organizado y limpio (no desperdicios, cajas de
cartón, basura, etc) para asegurar una adecuada toma del inventario.
e) Cualquier registro errores o detectado incorrecto, debe ser procesado antes
de iniciar el proceso de inventario físico.
f) Todos los materiales deben estar identificados (marbeteados) antes de
iniciar el inventario físico. Es muy importante que todas las ubicaciones
estén identificadas.
g) Asegurar que todas las Ordenes de Trabajo han sido cerradas hasta la
fecha del inventario y han recibido el material completo en cada una de
ellas. (Manufactura)
h) Asegurar que todas las Ordenes de Trabajo que han sido descargadas en
el sistema SAE, han sido surtidas físicamente. (Almacén)
i) Si existe material que no se utiliza en las Ordenes de Trabajo, se debe
hacer la devolución al Almacén para incluir este material en el conteo físico.
j) Si se decide trabajar en el área de producción durante el inventario físico,
deberá solicitar por anticipado el surtimiento de las Ordenes de Trabajo al
Almacén. Este surtimiento debe quedar completado al menos 2 días antes
del inventario físico.
 k) Todo material que no pertenezca al Almacén o Manufactura, debe ser
entregado al dueño del mismo, esto es, material de proveedores, clientes
(reclamaciones), deben ser devueltos antes de iniciar el inventario físico.

5. Proceso del Inventario Físico

El proceso del inventario físico podemos organizarlo en las siguientes etapas:

Figura 3: Pasos para llevar el Inventario Físico

5.1. Identificación del material (Marbeteo)

Todos los materiales deben tener un marbete (identificación foliada) para asegurar
que son contados durante el proceso de Inventario Físico.
Estos marbetes pueden ser manuales (Excel) o bien, utilizar los que se generan a
través del SAE.
Los materiales que deben incluirse en el proceso de identificación y marbeteo, y que
también serán contados son:
 Materias primas
 Producción en proceso
 Productos terminados
Este proceso de identificación de material debe quedar concluido antes del inicio
del inventario físico.
Como se indican en el plan del inventario, debe asegurarse que se ha limitado el
ingreso de materiales a los almacenes, al menos con 2 días de anticipación. Y
también debe asegurarse que todos los materiales han sido liberados de calidad (si
lo requieren) y han sido colocados en su ubicación.
Todas las ubicaciones físicas deben coincidir con las ubicaciones del almacén. Esta
actividad debe ser evaluada y actualizada en caso de requerirse, antes de la
impresión de las identificaciones y/o marbetes.
Asimismo, antes de iniciar los conteos el sistema debe quedar cerrado (bloqueado)
para realizar movimientos que impacten los inventarios tales como: generación de
facturas y/o remisiones, surtimiento de materiales a mostrador o producción, o
cualquier otro movimiento que afecten las existencias.
Ejemplo de un marbete se muestra a continuación:

Figura 4: Ejemplo de marbete

El marbete es la identificación del folio, material, ubicación, descripción y unidad de

medida. Asimismo, se incluyen las 3 identificaciones correspondientes a cada
conteo (3,2 y 1), mismas que se recortarán dependiendo del conteo que se está
realizando. En estas identificaciones se encuentra el espacio disponible para
colocar la cantidad y la persona que contó el material, para ser llenado en cada
conteo.
Si existe material que es propiedad de clientes y/o proveedores, esto debe ser
entregado; o bien, identificada para no ser contado durante el inventario.
Como excepción (no recomendable), si existe material que no ha sido ingresado al
sistema, también debe ser identificada para no ser contada durante el inventario.
Ambos casos no son recomendables, ya que pueden generar errores durante el
conteo.

5.2. Proceso de conteo

Se recomienda que el personal que el participe en las actividades de conteo esté
enfocado y concentrado en las tareas, asi como están sean realizada con el mayor
cuidado y atención, apoyándose todo el equipo.
Los dos principios del conteo son:
 Conteo preciso de cantidades por ubicación
 Descripción clara de todos los materiales
Es recomendando que se divida en áreas y equipos de conteo el total de las
ubicaciones a contar, con la finalidad de tener un mayor control y asegurar que todas
las ubicaciones y/o materiales han sido incluidos.
Se recomienda que el inventario sea realizado en un periodo de 3 a 5 días,
dependiendo de la cantidad de materiales.
Los materiales por contar durante el inventario físico son aquellos materiales que
son valorados. Es decir, tienen un costo asociado.
El proceso de conteo es ciego, esto es, en ningún momento se debe informar al
equipo de conteo sobre las cantidades de los materiales a contar.
El equipo que realiza el conteo 1 debe ser diferente del equipo de conteo 2. Para
el conteo 3, este debe ser realizado por la mesa de control y auditado por
Contabilidad.

Figura 2: Proceso de Conteo

Para asegurar que el conteo se realiza adecuadamente, se tiene la figura de Auditor.

El Auditor es el encargado de validar los conteos, participa en los conteos 1 y 2,
pero es indispensable que el Auditor del conteo 3 o 4, sea personal de Contabilidad.
Si llega a encontrarse material que no ha sido identificado previamente
(marbeteado). Se debe identificar el material con el formato de Material No
Identificado. Se anexa el formato.
Si llegara a requerirse de algún material urgente durante la celebración del
inventario físico, se utilizará el formato de Surtimiento Urgente, que debe ser
autorizado por el Coordinador del Inventario y el Coordinador de Conteo. Se anexa
formato.
Estos materiales deben ser identificados con el apoyo del soporte técnico e integrar
al inventario físico antes del cierre del inventario.
5.3. Identificación de Diferencias
La base de datos para el inventario y que se utilizará para el análisis de diferencias
debe ser obtenida del sistema SAE y asegurar que no se tendrá movimiento durante
todo el proceso. Por eso se cierra el sistema, o bien, se bloquea a través de la
función del mismo sistema SAE.
Una vez que se ha realizado el conteo físico de los materiales, se procede a la
captura de los datos en Excel File o bien, en el Aspel SAE (módulo de inventario
físico). Esta actividad es realizada por la coordinación de Mesa de Control.
En este proceso es muy importante que se hayan capturen todos los marbetes y se
detecten posibles discrepancias entre los conteos 1 y 2. Si es necesario se procede
a solicitar el conteo 3, que es solicitado por la mesa de control y contabilidad. El
objetivo del conteo 3 es asegurar la cantidad física. En caso de persistir las
diferencias, se puede proceder a un conteo 4.
Se anexa ejemplo de una Hoja de Diferencias para la captura y análisis de
diferencias.

Figura 4: Ejemplo de Hoja de Diferencias para captura y análisis

5.4. Ajustes de inventario por material y liberación del sistema

Cuando el proceso de identificación de diferencias ha sido concluido y validado por
mesa de control y los auditores, se procederá a hacer el ajuste en el sistema SAE.
El sistema SAE tiene definido los conceptos para realizar los ajustes:

CONCEPTO TIPO DEL MOVIMIENTO

8 Ajuste de Entrada
59 Ajuste de Salida

Los ajustes son realizados con estos conceptos de acuerdo con la naturaleza
requerida por el ajuste. Esto es, si existe más material del que tenemos en el
sistema y ya ha sido validado, hacemos un ajuste de entrada para ingresar el
material adicional encontrado, contado y validado físicamente.
En caso de que se encuentre menos material del que marca el sistema SAE, se
realizará un ajuste de salida.
Es recomendable que los ajustes sean foliados y documentados para su consulta
posterior. Asimismo, sean identificados con ese mismo folio en el sistema para la
correcta identificación.
Una vez que se han concluido los ajustes en el sistema, se puede proceder a la
liberación del sistema.

6. Entrenamiento de personal
Los coordinadores del inventario tienen que informar a los empleados que
participarán de sus actividades. Esto significa transferir los detalles relevantes de
su función a través de una capacitación adecuada y completa.
El personal elegido debe estar familiarizado con los materiales y garantizar que la
toma de inventario pueda realizarse de forma precisa y sin interrupciones.
La cantidad de empleados debe ser suficiente para garantizar que se completan las
actividades de acuerdo con plan establecido.
Se propone que los entrenamientos al personal se realicen con no más de una
semana de anticipación.
Se anexan los archivos digitales de las capacitaciones a cada coordinación, como
ejemplo.

7. Anexos
a. Formato de Material No Identificado
b. Formato de Surtimiento Urgente