Procedimiento: Toma física inventario de producto

Proceso: Dirección SCM

Finalidad:
Contar con una guía de consulta permanente para la planificación de la toma física
del inventario en las instalaciones de Frigotun implica la participación de los
encargados de la administración, custodia, manejo, registro y control del
inventario, tanto en su ciclo como mensualmente. Esto se logra mediante una
distribución eficiente de tareas y responsabilidades, asegurando así un registro y
control precisos de los activos de la empresa.
Determinar las existencias físicas de producto cárnico que se encuentren
almacenados en las diferentes áreas. Dicha verificación deberá ser contrastada
con la información de las existencias en el sistema contable.
Objetivo:
 Planificar la toma del inventario del producto, en las bodegas destinadas
para su almacenamiento en la planta de beneficio Frigotun (Bodega 60
Desposte Frigotun) y (Bodega 66 Distribución Producto cárnico) para su
almacenamiento en la planta de Frigo tun.
 Preparar el material necesario para la toma del inventario físico.
 Organizar la toma del inventario físico del almacén de tal forma que este se
lleve a cabo teniendo en cuenta el criterio de eficiencia y economía.
Alcance:
El correcto manejo del inventario es fundamental para garantizar ante las áreas de
facturación, comercial, producción entre otras; una información concisa que
permita la utilización del producto cárnico puesto en el sistema (Contable).
Para esto es necesario tener un monitoreo constante sobre el producto, realizando
inventarios cíclicos y generales en los tiempos establecidos para dar de baja
mermas que inflan el inventario y corregir errores tales como: Troque de lote,
Faltantes o Sobrantes.
Para ello se utilizan las 4 etapas de mejora continua: Planificar, hacer, verificar y
actuar.
 Planificar: Se designa un cronograma de inventarios cíclicos teniendo en
cuenta el % de participación en peso de cada corte evitando reprocesos y
garantizando que se haga de manera ordenada. Se realiza inventario
general todos los sábados, garantizando 4 inventarios generales en el mes.
  Hacer: Se realizan los inventarios correspondientes sea cíclico o general
iniciando la jornada para asegurar que no afecte otras actividades del día,
tales como, despachos, organizar pedidos, recibir desposte, organizar y
limpiar los cuartos, verificar lotes, entre otras.
 Verificar: Para los inventarios es necesario un registro de los lotes y los
cortes a evaluar, para ello se imprime el inventario de la bodega 60 el cual
después de revisado por los operarios logísticos se procede a digitar y
cruzar, descartando mermas, revisando los troques de lote, faltantes o
sobrantes, los cuales son nuevamente confirmados por el analista de
inventarios.
 Actuar: Se le solicita al líder de costos corregir las mermas ajustando así el
inventario igualmente los troques de lote; el proceso con los faltantes o
sobrantes se hacen después de que se este 100% seguro que sea un
sobrante o faltante y no un troque de lote o una devolución que no se
trasladó correctamente.
Definiciones:
 Mesa de Control: Grupo de trabajo que tiene a su cargo la responsabilidad
de verificar que la toma de inventarios se realice de acuerdo con las normas
y procedimientos establecidos.
 Ajustes de inventario: Conciliaciones que se realizan en el sistema
contable por presentarse sobrantes o faltantes al efectuarse la comparación
entre la cantidad física encontrada y la cantidad en el sistema autorizado
por Gerencia general.
 Corte de Documentos: Esta actividad es crucial antes de llevar a cabo el
inventario, ya que implica asegurarse de que todos los registros estén
actualizados. Esto incluye revisar las notas de descuentos, notas de crédito,
novedades con mermas, faltantes y traslados a bodega. Es fundamental
garantizar la precisión y la integridad de estos documentos para una gestión
eficiente del inventario. Nota: Toda la documentación debe quedar
cerrada día a día.
 Grupos de trabajo: conformados para la realización del conteo físico de
los productos.
 Inventario: Conjunto de activos de propiedad de la empresa CERCAFE
que los han destinado para ser distribuidos para su comercialización a nivel
nacional.
 Items: Es el código asignado para reconocimiento mediante un distintivo de
los productos.
 Sistema software contable que administra toda la documentación de todos
los procesos de la organización y fomenta participación con cada uno de los
colaboradores.
  Inventario General: Puede ser denominado inventario masivo en
producción cárnica, incluye todas las referencias almacenadas en los
diferentes espacios de almacenamiento y sirve como sustento a los estados
financieros de la cooperativa. Este inventario requiere de un apropiado
programa y se realiza una vez al mes. El inventario general se realiza
teniendo todos los movimientos pendientes por cerrar, subsanados en su
totalidad (notas crédito, bajas por calidad PQRS)
 Inventario cíclico: Comprende la verificación física de un grupo de
productos previamente seleccionados en un cronograma diario que se tiene
para su validación; se realiza diariamente con el fin de tener un mejor
control sobre las existencias de cada una de las diferentes referencias que
se manejan.
RESPONSABLE:
 Analistas de inventarios
 Líder producción Cárnica
 Dirección SCM
 Control Interno
 Director Financiero
 Líder Costos
 Gerencia General
 Líder Transporte
 Auxiliares logísticos
GENERALIDADES:
El procedimiento busca verificar que la existencia física del inventario corresponda
a existencia del sistema contable.
La periodicidad deberá realizar un inventario físico cíclico y mensual.
El inventario debe actualizarse mediante la verificación física de las existentes, su
confrontación con el sistema Yeminus utilizando los documentos asignados por la
compañía en el repositorio de la información documentada SHAREPOINT CAB-
FR-05 Formato Toma física de inventarios almacenamiento.xlsx (sharepoint.com).
 Las existencias del inventario se deben descargar y verificar de sistema
Yeminus previo a la toma física del inventario por el área Control Interno y el
área de costos.
A continuación, se describen las actividades para la toma física de inventarios
1. PLANEAR TOMA FÍSICA INVENTARIO NACIONAL
Esta etapa es fundamental para el ejercicio de la toma física tener en cuenta los
siguientes aspectos.
Autorización de Gerencia General, dirección SCM, dirección Financiera dirección
comercial.

El departamento de control interno emitirá un comunicado oficial dirigido a la

Gerencia General, al director de SCM, al director Comercial y al director
Financiero, estableciendo un cronograma detallado para la toma física del
inventario, que incluirá la ubicación, hora y fecha específicas. Además, se
proporcionarán todas las instrucciones pertinentes y cualquier otra información
necesaria que deba tenerse en cuenta para llevar a cabo el proceso de manera
efectiva.

El analista de inventario llevará a cabo las siguientes acciones:

 Organizará las áreas de almacenamiento para la toma de inventario,

haciendo hincapié en mantener un orden adecuado.
 Designará al personal encargado de manejar el equipo de inventario.
 Tomará las medidas necesarias para asegurar que se dispongan de todos
los recursos requeridos para llevar a cabo un inventario eficiente.

2.REALIZAR LA EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA

 En el día, lugar y hora señalados se reunirán el líder de equipo con el

personal a su cargo presentándose ante los responsables de las bodegas
de almacenamiento a realizar el procedimiento de inventario.
 Desde el departamento de control interno dará las instrucciones sobre hora
de inicio de la toma física en las unidades de negocio Lomus y desposte a
cargo del Analista inventario o quien ejerza sus funciones.
 Determinar los grupos de conteos en la toma física: previo a su ejecución el
Analista de inventarios deberá entregar al departamento de control interno
las personas que apoyaran el acompañamiento en la toma física del
inventario desde el inicio hasta su respectivo cierre.

 Antes de iniciar el conteo físico del inventario El área de control interno y

área de costos deberá garantizar el soporte de existencia iniciales y finales
de todos los productos de las localizaciones Bodega 60 Desposte Frigotun y
Bodega 66 Distribución Producto cárnico de la empresa Cercafe, realizando el
 corte de documentos en sistema consulta Yeminus y dejando soporte físico como
parte de la trazabilidad del proceso.

 Es responsabilidad del Analista de inventario garantizar que el lugar donde se va a

realizar el conteo se encuentre organizado y los productos se encuentren ubicados
en espacios adecuados y de fácil acceso antes de dar inicio al conteo.

 Control interno y área de costos deberá registrar la información en el formato CAB-

FR-05 Formato Toma fisica de inventarios almacenamiento.xlsx (sharepoint.com) y
se dará inicio en la toma de inventario donde se toma un primer conteo obligatorio
en todos los Ítems relacionado con el inventario. El proceso de anotación se
deberá realizar en el espacio de la columna físico donde se validará que el lote
coincida con el que esta físicamente.

Nota 1: Para los conteos cíclicos el analista deberá tramitar toda la información
pertinente tal y cual como se menciona en el texto anterior.

Nota 2: Al finalizar el inventario final todas las diferencias que se reflejen afectando
los recursos de la compañía se debe facturar en sitio y o ajustar con previa
autorización de Gerencia y el analista de inventarios en conjunto con líder de
producción cárnica deberán sustentar la afectación a la confiabilidad del inventario.
3. RESULTADO DEL INVENTARIO
El líder de producción cárnica elaborará un informe que será entregado a la gerencia y
contabilidad de la cooperativa para que esta determine el destino de las diferencias del
inventario previo.
El departamento de contabilidad será el encargado de procesar las diferencias de
inventario en el sistema y notificará mediante correo el movimiento realizado en el
sistema.

 Sobrantes:
Se realiza una verificación del código del producto y cruzar con faltantes de este mismo
código para descartar posibles troques de lote si los otros lotes están cuadrados se
realiza una verificación del sobrante contra otros cortes descartando un posible error en
alistamiento o despacho.

 Faltantes por merma

Tratándose del tipo de producto que se maneja y la temperatura a la que es expuesto este
mismo se deshidrata, variando su peso en el transcurso de los días que esta almacenado.
El registro de este peso se evidencia cuando ingresa el lote vs cuando sale ya que
quedan saldos pendientes en el programa (Yeminus) los cuales deben ser reportados y
autorizados por la gerencia ya que estas mermas no pueden superar el 0.5% del lote
ingresado.
3. REALIZAR CIERRE E INFORME FINAL DE LA TOMA FISICA
El departamento de control interno para su posterior consolidación emitirá un informe
consolidado con los resultados de la toma física mensual para las líneas de negocio
Lomus y desposte.

Nota 3: Los analistas de inventario deben entregar el informe de los inventarios cíclicos, el
cual será supervisado y avalado por el líder de producción cárnica, para luego ser remitido
a la dirección de SCM junto con los documentos de respaldo correspondientes.
A quien se debe presentar informe:
El informe mensual deberá ser presentado por Control interno a Gerencia general,
Dirección SCM.
Cuantos días para hacer informe: tendrá 1 día hábil para realizar el informe una vez haya
cerrado operación.
Cuerpo informe: se deberá relacionar el resultado operacional general y resúmenes por la
línea de negocio Lomus y desposte.