República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Politécnica Territorial de los Altos Mirandinos “Cecilio Acosta”
Trayecto II

ENSAYO CIENTIFICO Nº 2

Profesor: Estudiantes:
Jacobo Rojas Rosbeli Guzmán
Unidad curricular: C.I 28.413.318
Habilidades directivas I Wilianni Vargas
C.I 28.302949
Sección 3

Los Teques, julio del 2022

 Administracion del tiempo

¿Que es?
Autores como Cladellas (2008) se han interesado por la relación entre la gestión
del tiempo y factores de riesgo psicosocial con indicadores de salud, estrés y
satisfacción laboral.
Ahora bien, teniendo en cuenta lo explicado anteriormente acerca de la
evolución de la gestión del tiempo, ¿qué se entiende por gestión del tiempo?
Según Claessens et al. (2007) y Hellsten (2012) la gestión del tiempo ha sido
descrita relacionándola con muchas disciplinas y muchos términos diferentes,
incluyendo la espontaneidad, el equilibrio, la flexibilidad y el control sobre el
tiempo.
Respecto a las definiciones aportadas por los autores, Claessens et al. (2007)
consideran que es difícil definir la gestión o administración del tiempo. La gestión
del tiempo se ha definido como el proceso por el cual un individuo logra realizar
más eficazmente las tareas y metas, un proceso por el cual una persona obtiene el
control del momento y del contenido de su actividad.
Mengual, Juárez, Sempere y Rodríguez (2012) consideran que el tiempo, junto
con la información o el dinero, es uno de los recursos más importantes que
existen. Así mismo, afirman que si se consigue controlar el tiempo de manera
adecuada, se estará aprovechando al máximo y se podrá sacar el mayor partido
posible a los demás recursos. Por tanto el tiempo es el recurso más valioso. Otras
características del tiempo como recurso es que no es almacenable, no se puede
comprar y tampoco se puede prestar. Es un recurso limitado que tampoco se
puede ampliar, es decir, todas las personas disponen del mismo tiempo diario, 24
horas.

Importancia
Cuando se habla de productividad en una empresa se hace referencia al grado
de eficiencia y eficacia que se puede registrar en una organización a través de la
ejecución de ciertas acciones de gestión directiva como la planificación, la
organización, la fijación de objetivos, la priorización de las tareas, la coordinación y
la realización de un seguimiento del mismo. Para ello se requiere el empleo de
una cierta cantidad de tiempo, un recurso que aparte de ser muy valioso también
es limitado. En la actualidad el tiempo constituye una de las variables más
relevantes en el contexto empresarial, pues influye en la productividad y en la
planificación de los colaboradores de una empresa. Esto es especialmente cierto
en estos momentos de crisis económica, en los que las organizaciones se han
visto directamente afectadas, siendo de gran importancia una adecuada gestión
del tiempo que conlleve a unos mejores resultados, una mayor eficiencia y la
consecución de todos los objetivos establecidos.

Métodos para manejar el tiempo adecuadamente

1. Planificar: Hacer una lista de objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen
que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Así, 20
minutos diarios de planificación pueden ayudarle a ahorrar una hora, hacerlo
diariamente le ahorrará 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al año,
más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos.
2. Priorizar: Decidir cuáles de ellos son los más importantes para que
encabecen la lista. Ya que, “nada es más fácil que estar ocupado, y nada más
difícil que ser efectivo”. Nunca se repetirá lo suficiente la frase: deben fijarse
prioridades. Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que
aparecen en su lista, logrando un elevado 3 porcentaje de tareas realizadas, pero
su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son
de una prioridad ‘C’.
3. Agenda: Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es
dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las
prioridades.
4. Hacer el seguimiento: Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar
los pasos de cada objetivo

Procrastinar
 ¿Que es?
El término procrastinación se ha convertido en un fenómeno típico en nuestra
sociedad, cuya actividad de posponer tareas es un acto irresponsable del sujeto.
Éste actuar puede ser voluntario o involuntario que genera severas
consecuencias, se inicia en la adolescencia y se establece en la edad adulta
perjudicando su desempeño académico y laboral (Álvarez, 2010). Antiguamente,
se referían a la procrastinación como el comportamiento de postergar tareas, esta
conducta era socialmente aceptada y justificada; sin embargo, comenzó a tornarse
negativo en la modernidad, cuando la aplicación de técnicas productivas se
convirtieron en la fuente de progreso económico y financiero de la sociedad (Steel,
2007).
La procrastinación se desarrolla porque las personas prefieren realizar
actividades que les generen resultados satisfactorios a corto plazo en lugar de
aquellas que impliquen efectos positivos a largo plazo (Riva, 2006). Asimismo, la
procrastinación se ha convertido en un factor trascendente que repercute
negativamente en el aspecto académico de los estudiantes; ya que, los
adolescentes postergan sus tareas escolares por otras actividades de interés
como los juegos, las fiestas, los paseos, entre otros (Contreras-Pulache, Mori-
Quispe, Lam-Figueroa, Hinostroza-Camposano, Rojas-Bolivar, Espinoza-Lecca,
Torrejon-Reyes y Conspira-Cross, 2011).

Elementos de la procrastinación
A partir de su investigación, Steel (2007) señala cuatro factores motivacionales
en la postergación de actividades:
a) Expectativa: este factor refiere la forma de realizar una tarea.
b) Valoración: valor o precio dado a algunas tareas más agradables que otras,
cuya base es una evaluación de factores: tiempo y herramientas, el objetivo de
mayor valor es la obtención de un “premio” en menos tiempo y sin tanto esfuerzo.
c) Impulsividad: muestra al individuo poco atraído por la tarea, falta de
motivación.
 d) Demora de la satisfacción: elemento o factor relacionado con el tiempo de
respuesta y algunos beneficios de la repetición de esta conducta; al procrastinador
le resulta gratificante un resultado inmediato que un resultado con demora.

Causas teóricas de malversación del tiempo en la empresa

 Falta de información
 Comunicaciones lentas y absurdas.
 Interrupciones constantes
 Desorganización de los colaboradores
 Exceso de urgencias
 Llamadas telefónicas
 Exceso de burocracia
 Errores de terceros
 Visitas al exterior
 Salidas para resolver problemas
 Exceso de reuniones
 Incompetencia de los jefes

Tareas Proactivas
Según Moubray (2004). Expresa que “Son tareas comenzadas antes de que
ocurra una falla, con el objetivo de prevenir que el componente llegue a un estado
de falla. Engloban lo que comúnmente se denomina mantenimiento preventivo y
predictivo, aunque el RCM utiliza los términos de reacondicionamiento cíclico,
sustitución cíclica, y mantenimiento a condición” (s/p).

Tareas reactivas
Según Mónica Ortega (2002). “Son tareas que buscan priorizar el empleo de
nuestro tiempo se convierte en la piedra angular de la gestión de un directivo.
Priorizar es establecer un orden en las tareas diarias, con el fin de evitar la tiranía
de lo urgente y concentrarnos en lo importante. Los buenos directivos se
caracterizan por poder hacer muchas cosas a la vez, pero dedicándose en varios
bloques a una sola tarea” (s/p).
En primer lugar, es necesario definir los objetivos. Aprovechar el tiempo es
fijarnos en ellos y establecer nuestras prioridades. Conocer cuáles son nuestras
funciones y responsabilidades en la empresa y establecernos objetivos de trabajo
claves que ayuden a desarrollar esas responsabilidades es la mejor forma de
empezar a organizarnos. Los objetivos ayudan a auto-motivarnos y auto-
disciplinarnos, ya que dan razón de ser y sentido a lo que se hace y nos permitirá,
además, planificar nuestro trabajo. Una vez que tengamos claro cuáles son
nuestros objetivos podremos fácilmente distinguir entre las tareas que hago que
aportan valor a mis resultados y cuales frenan mi desarrollo.
Para ello, será de gran ayuda distinguir entre tareas activas y reactivas. Analiza
las tareas a las que dedica su tiempo diario, aquellas que tienen que ver con la
misión de su puesto, con sus responsabilidades y objetivos son las llamadas
tareas activas, y por lo tanto más importantes y a las que debería dedicar más
tiempo. Las tareas que no aportan a la función de su puesto, aquellas por las que
no le felicitarán, que forman parte de lo que llega cotidianamente y ha de sacar se
denominan tareas reactivas. Por lo tanto, lo primero al empezar a organizar su
tiempo es listar y fijarse en todas las tareas que hace a lo largo de la jornada, y al
mismo tiempo tener claro cuál es su función principal en el puesto, sus principales
responsabilidades y objetivos.
Las tareas relacionadas con su función principal del puesto son aquellas a las
que debe dedicar más tiempo ya que el resultado de las mismas es la que
contribuye a su razón de ser en la empresa, y a esas llamaremos tareas
activas. El resto de tareas que hace y que no tienen que ver directamente con sus
principales responsabilidades, pero las realiza por rutina, porque le gusta hacerlo,
porque aún no ha encontrado el momento ni la persona en quien delegarlas; esas
son las denominadas tareas reactivas. Se entiende por reactiva toda aquella tarea
que le frena y le roba tiempo de su cometido principal.
Curiosamente y si somos honestos con nosotros mismos descubriremos que
realmente dedicamos mucho menos tiempo a las tareas activas del que
debiéramos, y que sin embargo en ello nos va la continuidad en la empresa y
nuestro éxito en la misma. Es decir, pasamos la mayor parte de nuestro tiempo
dedicado a problemas secundarios en vez de centrarnos en las pocas actividades
de vital importancia. Ser eficaces en la gestión de nuestro tiempo pasa por
administrar debidamente nuestro tiempo a las tareas que más resultados dan a la
consecución de nuestros objetivos, y a partir de ahí priorizarlas.

Planificación
Según el Diccionario económico Empresas (2012). Define que “La planificación
es entonces, en términos generales, la definición de los procedimientos y
estrategias a seguir para alcanzar ciertas metas, planificar significa anticiparnos a
eventos que pueden representar una amenaza u oportunidad. De ese modo, se
busca reducir los impactos negativos de dichas contingencias e impulsar los
positivos. Es decir, planificar no solo significa definir un programa de acción, sino
minimizar daños y maximizar la eficiencia” (s/p).
La planificación suele relacionarse mucho con el mundo corporativo, cuando las
empresas desarrollan su plan de negocio. Sin embargo, hay otros ámbitos donde
este término se puede aplicar. Por ejemplo, la planificación familiar es el
planeamiento que una persona o familia lleva a cabo para determinar el número
de hijos que desea tener y los métodos anticonceptivos que serán utilizados para
lograr ese fin. Así mismo, la planificación se da a nivel estatal, cuando el Gobierno
define cómo utilizará los recursos del erario, en un lapso de tiempo que
usualmente es anual.

Delegación de funciones
Según Eva Fernández (8 marzo 2022). Expresa que “La delegación es casi un
tema tabú para muchos líderes porque sienten que, de algún modo, están fallando
a sus responsabilidades si solicitan a otros empleados que se ocupen de algunas
de ellas. La realidad es que delegar puede generar notables beneficios tanto para
la empresa como para la plantilla” (s/p).
 Aprender a delegar tareas y desarrollar personas puede ser, incluso, una buena
estrategia para reforzar el liderazgo, siempre y cuando este proceso se lleve a
cabo de manera ordenada y coherente. Las nuevas tecnologías lo facilitan
considerablemente.
Saber delegar es un parte fundamental del liderazgo, dado que evita que los
managers se sobrecarguen de trabajo, previene disfunciones y motiva a los
mejores empleados.
La delegación de funciones consiste en asignar a los trabajadores una parte de
las tareas que tradicionalmente corresponden a la dirección de los equipos o de
los departamentos. Estas asignaciones pueden ser temporales o indefinidas y
permiten aligerar la carga de trabajo de los mánagers.
Delegar implica reconocer la valía profesional de los empleados en los que se
depositan nuevas responsabilidades, que ven reconocido de este modo su
compromiso con la empresa. Es por ello que la delegación puede ser un poderoso
estímulo para los trabajadores, como una forma de favorecer la promoción interna.

Principio de Pareto
Esta Ley o Principio establece que, de forma general, el 20% del esfuerzo
produce el 80% de los resultados. O, dicho de otra manera: el 80% de las
consecuencias proviene del 20% de las causas. El inventor de esta idea fue
Wilfredo Federico Pareto, un ingeniero, sociólogo, economista y filósofo italiano
que un día descubrió que el 80% de la riqueza del país estaba en mano del 20%
de la población.
Esto le hizo pensar y estableció esta norma que viene a recordarnos que no hay
un equilibrio este causa y efecto. Al contrario, suelen ser muy pocas cosas las que
producen mejores resultados y son esas, y no las otras, en las que debemos
enfocarnos.
Para entenderlo:
Imagina una empresa que ofrece dos tipos de servicios: el básico, que tiene un
precio bajo; y el premium que es algo más caro. Si la empresa tiene 100 clientes,
según el Principio de Pareto, 20 de ellos generan el 80% de los ingresos. Estos
son los que han adquirido el servicio premium y por tanto pagan más dinero.
Según esta Ley, la empresa debería dedicar el 80% de sus esfuerzos a cuidar y
fidelizar a estos clientes. Lo habitual es ofrecer un servicio de atención por igual;
sin embargo, aquellas que aplican el Principio de Pareto experimentan mejoras en
la gestión del tiempo, la productividad y la satisfacción del cliente.

¿Por qué debes aplicarlo a tu empresa?

Lo que plantea Pareto es prestar más atención a aquello que nos reporta más
beneficio. Se trata de priorizar y trabajar pensando en los resultados.
Esto nos permite:
Gestionar mejor el tiempo: hacemos más en menos. Si dejamos a un lado las
actividades triviales tendremos más tiempo y energía para lo realmente
importante.
Potenciar el crecimiento: el tiempo liberado puede ser reinvertido y utilizado
para asegurar el crecimiento y desarrollo del negocio.
Reducir el estrés o la ansiedad: tener claras las prioridades y saber qué no
debemos atender a todo hace que el trabajo sea mucho más agradable y
desaparezca el estrés.
Aumentar la autonomía: cada tarea que hacemos tiene un fin y sabemos cuáles
son los resultados, por lo que trabajamos con más autonomía y seguridad.
Optimizar recursos: la Ley del 80/20 tiene un impacto directo sobre la
productividad, pero también sobre los recursos humanos, el dinero, la tecnología,
etc.
Potenciar el trabajo en equipo: dedicarse a lo importante hace que otras tareas
puedan ser asumidas por otros miembros del equipo aumentando su participación.
Aprender a delegar es importante.

¿Cómo aplicarlo a tu empresa?

El Principio de Pareto o la Ley del 80/20 se puede aplicar en diferentes áreas y
desde distintos puntos de vista, incluso dentro de la empresa.
 Lo más importante es entender cómo funciona para poder aplicarlo cuando sea
necesario.
A continuación, te planteamos algunos casos:

1. El 80% de los ingresos proviene de un 20% de los clientes.

Volvemos al ejemplo que planteábamos más arriba.

¿Qué habría que hacer en este caso?

 Haz una lista de todos tus clientes.

 Analiza qué grupo genera el 80% de los ingresos.
 Determina qué clientes te suponen más esfuerzo (del tipo de que sea).
A continuación, cruza ambas columnas con el objetivo de saber qué clientes
generan más ingresos con el menor esfuerzo. Utiliza esta información tan valiosa
para poner más atención en este tipo de clientes.
2. El 80% de los nuevos clientes son captados por el 20% de nuestras
campañas publicitarias.
Antes los canales de publicidad más habituales eran el periódico y la radio; sin
embargo, ahora tenemos las redes sociales, los buscadores, los medios
digitales…
Probablemente estemos invirtiendo en acciones de Marketing pero solo unas
pocas nos sirven realmente para atraer a nuestro cliente ideal. De nuevo, como en
el caso anterior, debemos analizar qué campañas ofrecen mejores resultados y
potenciarlas.
Se trata, en definitiva, de aplicar este principio en todos los ámbitos de la
empresa. Recuerda que, por ejemplo:
El 80% de las ventas corresponden a ventas del 20% de los productos.
El 80% de los gastos de una empresa se centran en el 20% de las partidas de
gastos.
El 80% de las quejas de nuestros clientes recaen sobre el 20% de nuestros
productos.
 Puede que estos porcentajes no se traduzcan directamente a tu negocio, pero
hay una lección muy importante que aprender de este principio: Priorizar siempre
las tareas que aporten mayor beneficio a los objetivos de tu negocio
 Conclusion

En relación a laconclusion se expreso la importancia de la gestión del tiempo

como una competencia cada vez más significativa para la organización, la
planificación y para la fijación de objetivos, tanto a nivel personal como
profesional. En época de crisis la importancia de la gestión del tiempo aumenta,
puesto que en situaciones difíciles una adecuada administración del tiempo
genera en las empresas, en los directivos y en los colaboradores nuevas
perspectivas y cambios de actitud, lo que conlleva nuevas conductas, mayor
eficiencia y mejores resultados.
Se puede entender que el tiempo es un recurso de valor trascendental tanto
para el ser humano, como para las Instituciones y Empresas. Que utilizarlo de
forma inefectiva constituye un malgasto de recursos.
Aprendimos que "El tiempo es lo único que no se puede pedir prestado". Que
debemos organizarnos, planificarnos y aprovechar nuestras cualidades para
obtener resultados satisfactorios.
Ademas que, la desorganización y la falta de conocimiento en la organización y
distribución de nuestro tiempo, puede reflejar el fracaso en los proyectos o metas
que nos trazamos.