Instructivo

Código BG-PR-IN-001
INSTRUCTIVO INGRESO DE
PROVEEDORES VISITANTES Fecha 30/abr/2021
CONTRATISTAS Versión 2

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1. OBJETIVO
El objetivo de este instructivo es definir la metodología para la solicitud de ingreso
de los proveedores, visitantes, contratistas, etc. a la planta de Protisa Colombia S.A.

2. DEFINICIONES
ARL: Administradora de riesgos laborales.
C.C.: Cedula de ciudadanía.
C.E.: Cedula de extranjería.
CONDUCTOR: Persona de una empresa contratista que debe realizar el cargue
o descargue de un insumo. (No requiere inducción de seguridad).
CONTRATISTA: Trabajador de una empresa contratista, que requiere realizar
labores en la planta de Protisa Colombia S.A. (Requiere inducción de seguridad).
EPS: Entidad promotora de salud.
VISITA COMERCIAL: Persona de una empresa externa que requiere realizar
una visita comercial por menos 3 horas y no realiza trabajos en la planta, requiere
acompañamiento del área responsable. (No requiere inducción de seguridad).
P.P.: Pasaporte
T.I.: Tarjeta de identidad.

3. DESARROLLO
Para realizar la solicitud de ingreso a la planta Protisa Colombia S.A.:

a) Ingrese al siguiente link

https://mt1a.jktic.com/softys/system/custom/jk/jkondor/jkd_documents/create
rg?id=8e6ef683-6104-7e5f-6d66-5defe949dbfc

b) Lea detenidamente los siguientes ítems:

 Guía de seguridad para visitantes y conductores.

 Actuación ante emergencia.
 Peligros dentro de las instalaciones
 Política de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente.
 Mapa de las instalaciones.

c) En el campo “PLANTA” seleccionar “GACHANCIPÁ PROTISA”.

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d) En el ítem “ÁREA VISITADA” se selecciona el área a la cual va a ingresar.

e) En el ítem “TRABAJO A REALIZAR”, selecciona el tipo de trabajo a realizar

en la compañía.

f) En el ítem “PERSONA A QUIEN VISITA”, ingresa los nombres y apellidos

completos de la persona que atiende la visita.

g) En el ítem “FECHA DE VISITA”, ingresa la fecha en la que se va a realizar

la visita a la compañía.
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h) En el ítem “DIAS EN LA PLANTA”, diligencia los días que va a estar en la

compañía.

i) En el ítem “PERMISO PARA TRABAJO FINES DE SEMANA/FESTIVOS”,

diligencia los días que va a estar en la compañía, en caso de que aplique el
trabajo para fines de semana o festivos, de lo contrario pulsar el botón “NO”.

j) En el ítem “NOMBRE COMPLETO”, diligencia los nombres y apellidos

completos del visitante, proveedor, contratista, conductores, etc.
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k) Selecciona el tipo de documento y digita el número de documento.

l) En el item “CORREO DEL VISITANTE”, diligencie el correo de la persona

que va a ingresar a la compañía.

Nota: Solamente se permite diligenciar un correo

m) En el item “CORREO DE LA EMPRESA” diligencie el correo de la empresa

a la cual usted pertenece.

Nota: Solamente se permite diligenciar un correo

n) En el item “EMPRESA (Contratista)” diligencia el nombre de la empresa que

va a realizar la visita a la compañia.

o) En el campo “ SUBCONTRATISTA (si aplica)” indique nombre de la empresa

tercera a la cual usted pertenece (si aplica).
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p) En el ítem “TIPO DOCUMENTO ADJUNTOS” seleccionar el botón PLANILLA

si el documento adjuntar es una planilla de pago de seguridad social,
seleccionar el botón EPS, ARL, PENSIÓN si los adjuntos son afiliaciones a
este sistema y finalmente el botón de POLIZA DE COBERTURA si el
documento adjuntar es una poliza de salud de extranjero.

q) En caso de que vaya a ingresar a la planta un vehículo para realizar

descargue de (productos químicos, insumos, herramientas, o equipos) debe
adjuntar los siguientes documentos.
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Nota 1: los documentos adjuntos deben estar vigentes para el ingreso a la

compañía.

r) En el campo “NOMBRE CONTACTO DE EMERGENCIA ” indicar los

nombres y apellidos de la persona que se debe contactar en caso de
emergencia, así como el número telefónico donde se pueda contactar a esta
persona.

s) En el campo “Autorizo el tratamiento de mis datos personales”, aceptara lo

establecido por Protisa Colombia S.A, en la AUTORIZACIÓN DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AL INGRESO A NUESTRAS
PLANTAS DE PRODUCCIÓN, en caso de requerir consultar lo anterior, dar
clic en el link de este documento.

t) Para finalizar el registro dar clic en “guardar y enviar” dando por culminado el
proceso.

u) Consulte constantemente en el correo que ingreso para realizar la solicitud,

el estado de la misma, para lo cual recibirá un correo indicando si la solicitud
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fue “APROBADO” en caso de que se le permitirá el ingreso a plata por los

días indicados o “RECHAZADO” por algún motivo no se le permitirá el
ingreso a planta, para lo cual debe realizar una nueva solicitud adjuntando
los soportes o corrigiendo la información por la que fue rechazada la solicitud.

4. REGISTROS
TIEMPO DE
IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN
RETENCIÓN
BG-PR-PL-171
PREVECIÓN DE Archivo Hasta que un
REGISTRO DE Digital.
RIESGOS. magnético nuevo
INGRESO Digital. Anual.
archivo lo
PORTERÍA.
remplace

5. ANEXOS
N/A

6. CONTROL DE REVISIONES
Se registran en la bitácora de “control de revisiones” en cada instructivo.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
2 30/abr/2021 Se modifican los puntos
6,7,8,14,15,16.17.18,

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Viviana Penagos Nombre: Daniel Jerez Nombre: Yesica Ramirez
Cargo: Analista Cargo: Facilitador Sistemas Cargo: Coordinador de
prevención de riesgos de Gestión Sigecat Prevención
Fecha: 30/abr/2021 Fecha: 30/abril/2021 Fecha: 30/abr/2021