FICHA DE PROCESO

PLANEACIÓN
PROCESO: Código: 16, 369-18 Fecha: 3-12-18 16.7.2018
ESTRATÉGICA
SUB- PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD Revisión: 02

OBJETIVO DEL PROCESO

Gestionar las actividades relacionadas con la administración del Sistema de Gestión de Calidad.
LÍDER DEL PROCESO RESPONSABLES DEL PROCESO
Jefa de la Oficina de Gestión de Calidad Asistente de Gestión de Calidad

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (1)

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE

Unidad  Solicitud de Cambio  Control de Documentos y Registros  Control de Documentos Unidad

solicitante y Registros solicitante
o Lista Maestra /
documentos
modificados

Líder de  Solicitud de  Gestional las No Conformidades y Acciones correctivas  Acciones correctivas Líder de
Proceso Oportunidad de o Acciones Proceso
Auditor mejora completada implementadas

Coordinadora  Auditorías Internas  Gestional el programa de Auditorías Internas de Calidad  Auditorías Internas de Líder de
de Calidad de Calidad Calidad Proceso
o Plan Anual o Solciitud de
de auditorías Opoetunidad
internas y de Mejora
revisiones o Reporte de
del sistema Auditoria.

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ESTRATÉGICA
SUB- PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD Revisión: 02

Gerencia  Manejo de Quejas de  Manejo de Quejas de Clientes  Manejo de Quejas de Directores a

General Clientes Clientes quien se
o Reclamo de o Control redireccione la
Cliente Reclamos de queja
recibido Clientes

DOCUMENTOS APLICABLES
NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO
Realizar cambios al Manual de P-G.G.-O.G.C.- 01 Cierre de Solicitudes de P-G.G.-O.G.C.- 04
Calidad Oportunidades de Mejora

Realizar cambios o modificaciones a P-G.G.-O.G.C.- 02 Codificación y Control de formularios P-G.G.-O.G.C.- 05

los procedimientos de las unidades utilizados en la institución
administrativa

Confeccionar una Solicitud de P-G.G.-O.G.C.- 03 Control de los Indicadores de Gestión P-G.G.-O.G.C.- 06

Oportunidad de Mejora
Gestión de los Riesgos Planificación de los cambios

REGISTROS QUE SE CONSERVAN

NOMBRE DEL REGISTRO CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO CÓDIGO
Solicitud de Oportunidad de mejora Informe de Indicadores de Gestión de
16,351-09 16,367-16
(SOM) Zolicol (Ficha técnica)
Solicitud de Cambio 16,353-09 Ficha de Proceso 16,369-18
Hoja de Verificación de Auditoría 16,356-17 Gestión de Cambio Organizacional 16, 370-18
Hoja de Devolución de documentos 16,365-18 Tablero de Indicadores de Gestión 16, 371-18
Programación de Auditorías Interna,
Plan de Acción 16,366-13 16, 372-18
Externa y Revisión Gerencial

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PLANEACIÓN
PROCESO: Código: 16, 369-18 Fecha: 3-12-18 16.7.2018
ESTRATÉGICA
SUB- PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD Revisión: 02

INDICADORES ESTABLECIDOS
NOMBRE MÉTRICA ME-TA FRECUENCIA
N/A N/A N/A N/A

RIESGOS IDENTIFICADOS
NOMBRE DEL DESCRIPCIÓN DEL AGENTE
CAUSA EFECTO CONTROLES ACCION RESPONSABLE
RIESGO RIESGO GENERADOR
Fallas en el Que el dueño del proceso no Jefe del Insatifacción de los clientes Preventivo Entrenamiento al Coordinadora
análisis de causa realice el correcto análisis de Departamento Desconocimiento personal en Análisis de Gestión de
la NC identificada. Incumplimiento de los Causas Raìz - Calidad
requerimientos del sistema Coaching a cada
de gestión de calidad dueño de procesos
durante la realización
del analisis de la NC
por parte de la gerente
de calidad

COMUNICACIÓN
MENSAJE EMISOR MEDIO FRECUENCIA RECEPTOR

Programa de auditoría Jefa de la Oficina de Gestión Gerencia / Directores / Jefe de

Correo electrónico Según la programación
interna de Calidad departamento
Solicitud de oportunidade de Jefa de la Oficina de Gestión Correo electrónico / Gerencia / Directores / Jefe de
Cuando sean identificadas
mejora c de Calidad personalmente departamento
Jefa de la Oficina de Gestión Cuando se relicen
Publicación de Correo electrónico / Gerencia / Directores / Jefe de
de Calidad creaciones o cambios a los
procedimientos personalmente departamento
documentos del sistema

PARTES INTERESADAS
CONTROL
PARTES INTERESADAS EXPECTATIVAS REQUERIMIENTO DEL SGC
(SEGUIMIENTO / REVISION)
N/A N/A N/A N/A

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