MANUAL DE PROCESOS

PROCESO DE GESTIÓN DE
CONTABILIDAD

Manual de Procedimientos
GCO-M-001

Versión 1.3
Caracas, Febrero 2013
 MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-M-001
Manual de Procedimientos Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

PROCESO DE GESTIÓN DE
CONTABILIDAD

Manual de Procedimientos
GCO-M-001

APROBACIÓN
ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO
Oficina de Oficina de Sesión Nº Punto Cuenta Fecha
Planificación y Presupuesto Administración y Finanzas
Responsable Responsable Responsable/s
ARNOLDO PIÑA IRAIDA ARAUJO ELÍAS ELJURI
Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-M-001
Manual de Procedimientos Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

TABLA DE CONTENIDO

GCO-P-101 Conciliación Bancaria ..................................................................................... 4

GCO-P-102 Conciliación de Saldos ................................................................................. 11
GCO-P-103 Cierre del Período Contable ......................................................................... 17
GCO-P-201 Registro de Facturas de Proveedores ......................................................... 24

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-101
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

PROCESO DE
GESTIÓN DE CONTABILIDAD

SUBPROCESO DE
GESTIÓN DEL LIBRO MAYOR

Procedimiento:
GCO-P-101 Conciliación Bancaria

ELABORADO REVISADO
Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Contabilidad
Responsable ARNOLDO PIÑA Responsable: GERMÁN DUARTE
Firma: Firma
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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-101
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

1. ASPECTOS GENERALES
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la Conciliación Bancaria
del Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2 ALCANCE
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la solicitud de los estados de cuenta
bancarios, la carga manual/automático de los estados de cuenta, la verificación del
cuadre del saldo final y la generación del reporte final de Conciliación Bancaria.

1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la
Conciliación Bancaria cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en el presente documento.

2. La Coordinación de Contabilidad Financiera debe garantizar la realización de la

Conciliación Bancaria a través del sistema Kerux.

3. La Coordinación de Tesorería y Finanzas debe entregar los estados de cuenta

bancarios a la Coordinación de Contabilidad Fiscal los tres (3) primeros días hábiles
de cada mes.

4. El informe final de Conciliación Bancaria debe estar finalizado el décimo día hábil de
cada mes.

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-101
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 FLUJOGRAMA
Coordinación de Tesorería y Finanzas

Coordinador de Tesorería y Finanzas

13
Solicita al banco
INICIO corrección del ¿Correcciones
A NO A
movimiento realizadas?
bancario
1
Obtiene estados SI SI
de cuenta
12 14
bancarios
Identifica origen ¿Error en Registra el
NO
del error banco? movimiento Kerux

11

Kerux Genera reporte

con diferencias Kerux
3 4
Transforma
Analista de Contabilidad Fiscal

estructura de Carga estado de 10

información cuenta automático Identifica las
automática cuentas que
presentan partidas
Coordinación de Contabilidad Fiscal

abiertas
SI Kerux Kerux
NO
2 5 6 7 8
Identifica tipo de Genera reporte de
Genera cierre de
carga del estado ¿Carga Carga estado de Verifica el cuadre ¿Cuadra el Conciliación
NO SI conciliación
de cuenta manual/ automática? cuenta manual del saldo saldo final? Bancaria/
bancaria
automática Gestiona firma

Kerux

9
Contabilidad Fiscal

Firma, consolida
Coordinador de

informe final de
Conciliación
Bancaria

GCO-P-103

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-101
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Coordinador de 1. Obtiene estados de cuenta bancarios.

Tesorería y
1.1. Recibe solicitud emitida por el Analista de Contabilidad Fiscal de
Finanzas
los estados de cuenta bancarios vía correo electrónico.
1.2. Ingresa a la página web de la entidad bancaria, extrae la
información bancaria de los estados de cuenta electrónicos y los
guarda en un dispositivo de almacenamiento masivo y lo entrega
al Analista de Contabilidad Fiscal.
1.3. Para los estados de cuenta en físico, solicita a los bancos con los
cuales no tiene conexión web los estados de cuenta en físico, los
imprime y entrega al Analista de Contabilidad Fiscal.
1.4. Clasifica los extractos bancarios en: Extracto para carga manual y
Extracto para carga automática.
1.5. Entrega dispositivo de almacenamiento masivo con la información
en digital al Analista de Contabilidad Fiscal.

Analista de 2. Identifica tipo de carga del estado de cuenta manual o

Contabilidad Fiscal
automático.
2.1. Recibe del Coordinador de Tesorería y Finanzas los estados de
cuenta (Manual/Automático) e identifica el tipo de carga de
estados de cuenta.
 En caso de carga manual, continúa en la actividad 5.
 En caso contrario continúa en la actividad 3.

Analista de 3. Transforma estructura de información automática.

Contabilidad Fiscal
3.1. En el caso de los estados de cuenta de carga automática,
transforma en el formato Excel el extracto de cuenta bancario por
medio del formato (.txt) a (.dat).
3.2. Guarda los extractos bancarios transformados en el computador.

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Código: GCO-P-101
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Analista de 4. Carga estado de cuenta automático.

Contabilidad Fiscal
4.1. Carga de forma automática en el sistema Kerux el archivo
guardado en el computador, referente a los extractos bancarios
transformados.
 Continúa con la actividad 6.

Analista de 5. Carga estado de cuenta manual.

Contabilidad Fiscal
5.1. En caso de ser extracto para carga manual, registra manualmente
en el sistema Kerux en el módulo de tesorería los siguientes datos
contenidos en los estados de cuentas bancarios:
 Fecha de la operación
 Monto
 Referencia de la operación
5.2. Graba la información del extracto bancario en el sistema Kerux.

Analista de 6. Verifica el cuadre del saldo.

Contabilidad Fiscal
6.1. Ingresa al módulo de tesorería del sistema Kerux, en la pestaña
de conciliación y visualiza el libro banco.
6.2. Verifica el cuadre del saldo. Coteja que el saldo final sea igual a la
suma del saldo inicial, menos (-) los abonos, más (+) los débitos
bancarios.
 En caso de no cuadrar los saldos continúa en actividad 10.
 En caso contrario continúa en la actividad 7.

Analista de 7. Genera cierre de Conciliación Bancaria.

Contabilidad Fiscal
7.1. En caso de encontrarse de acuerdo con la verificación realizada,
genera el cierre de la conciliación bancaria en el sistema Kerux.

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-101
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Analista de 8. Genera reporte de Conciliación Bancaria / Gestiona firma.

Contabilidad Fiscal
8.1. Genera e imprime el reporte de Conciliación Bancaria (reporte
definitivo, estado de cuenta y libro banco), firma en señal de
validación en conjunto con el Asistente Administrativo y entrega al
Coordinador de Contabilidad Fiscal el reporte de Conciliación.

Coordinador de 9. Firma, consolida informe final de Conciliación Bancaria.

Contabilidad Fiscal
9.1. Recibe del Analista de Contabilidad Fiscal el reporte de
Conciliación Bancaria, valida, consolida la información y firma.
9.2. Entrega al Analista de Contabilidad Fiscal el informe de
conciliación bancaria consolidado para que proceda a generar
tres (3) copias del mismo.
9.3. Archiva el original y entrega copias al Coordinador de Tesorería y
Finanzas y al Gerente de Auditoria.
 Continúa en el procedimiento GCO-P-103 Cierre del Período
Contable.

Analista de 10. Identifica las cuentas abiertas que presentan partidas

Contabilidad Fiscal
abiertas.
10.1. Identifica las cuentas que presentan partidas abiertas.
10.2. Verifica cuenta por cuenta si quedaron partidas abiertas
posteriores a la compensación.

Analista de 11. Genera reporte con las diferencias.

Contabilidad Fiscal
11.1. En el caso de partidas abiertas por banco, ingresa en el sistema
Kerux y genera el reporte Abono cargado en libro y no en banco.
11.2. En el caso de partidas abiertas por libro, genera reporte Abono
cargado en el banco y no en el libro.
11.3. Entrega al Coordinador de Tesorería y Finanzas los reportes.

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-101
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Coordinador de 12. Identifica el origen del error.

Tesorería y
12.1. Recibe los reportes del Analista de Contabilidad Fiscal Abono
Finanzas
cargado en libro y no en banco y Abono cargado en el banco y no
en el libro.
12.2. Valida la información de los saldos contra los estados de cuenta
para ver si las diferencias son por Libro Banco o de los bancos.
 En caso de diferencias por Libro, continúa en la actividad 14.

Coordinador de 13. Solicita al banco la corrección del movimiento bancario.

Tesorería y
13.1. Contacta al banco vía oficio/correo electrónico y solicita
Finanzas
corrección e información sobre la procedencia de los movimientos
que presentan diferencias al momento de la conciliación.
 En caso de no recibir las correcciones realizadas por parte del
banco, regresa a la actividad 13.

Coordinador de 14. Registra el movimiento.

Tesorería y
14.1. En caso de diferencias por Libro, ingresa al sistema Kerux registra
Finanzas
la nota de débito o crédito según corresponda de acuerdo al
banco que tenga la diferencia.
14.2. Imprime reporte del Libro Banco y lo entrega al Analista de
Contabilidad Fiscal.
 Regresa a la actividad 7.

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-102
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

PROCESO DE
GESTIÓN DE CONTABILIDAD

SUBPROCESO DE
GESTIÓN DEL LIBRO MAYOR

Procedimiento:
GCO-P-102 Conciliación de Saldos

ELABORADO REVISADO
Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Contabilidad
Responsable ARNOLDO PIÑA Responsable: GERMÁN DUARTE
Firma: Firma
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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-102
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

1. ASPECTOS GENERALES
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la Conciliación de
Saldos del Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2 ALCANCE
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la generación de los reportes, la
verificación del cuadre del saldo final y la generación del reporte final de Conciliación de
Saldos.

1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la
Conciliación de Saldos cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en el presente documento.

2. La Coordinación de Contabilidad Fiscal debe garantizar la realización de la

Conciliación de Saldos a través del sistema Kerux.

3. La Coordinación de Tesorería y Finanzas y la Oficina de Presupuesto deben corregir

las diferencias a las que haya lugar dentro de los tres (3) primeros días hábiles,
contados a partir de la fecha de la notificación de inconsistencias por parte de la
Coordinación de Contabilidad Fiscal.

4. El informe final de Conciliación de Saldos debe estar finalizado el décimo día hábil de
cada mes.

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-102
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 FLUJOGRAMA

Conciliación de saldos Pág. 1 de 1

INICIO Kerux

1 2 3
Genera reporte de
Verifica cuadre ¿Cuadra el Conciliación de
Analista de Contabilidad Fiscal

Genera reportes SI
del saldo saldo final? Saldos / Gestiona
firma

NO
5
Kerux

Genera reportes
Kerux
Kerux
Oficina de Administración y Finanzas

6 7

Identifica origen ¿Diferencia de Registra

SI
de las diferencias contabilidad? movimiento

NO NO
Contabilidad Fiscal

¿Diferencia de ¿Diferencia de
NO
Coordinador de

presupuesto? Tesoreria? 4
Consolida informe
final de
Kerux conciliación de
saldo

SI
Analista de Presupuesto

Kerux
Analista de Tesorería /

8 9
Analiza e identifica
Analiza e identifica
diferencias del
diferencias del
área de
área de Tesorería
Presupuesto

SI GCO-P-103

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-102
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Analista de 1. Genera reportes.

Contabilidad Fiscal
1.1. Ingresa al sistema Kerux en el módulo de contabilidad y genera
los siguientes reportes.
1.2. En el caso de Tesorería: Comparativo de Saldos de Tesorería vs.
Contabilidad.
1.3. En el caso de Presupuesto: Comparativo de Saldos de
Presupuesto vs. Contabilidad.
1.4. Imprime reporte según sea el caso.

Analista de 2. Verifica cuadre del saldo.

Contabilidad Fiscal
2.1. En el caso de Tesorería: Verifica que los saldos finales reflejados
en el reporte Comparativo de saldo de tesorería Vs. contabilidad
sean exactamente iguales.
2.2. En el caso de presupuesto: Verifica que los saldos finales
reflejados en el reporte Comparativo de saldo de presupuesto Vs.
Contabilidad sean exactamente iguales.
 En caso de encontrar diferencias en la verificación realizada,
continúa en la actividad 5.
 En caso contrario continúa en la actividad 3.

Analista de 3. Genera reporte de conciliación de saldos / Gestiona firma.

Contabilidad Fiscal
3.1. Genera dos (2) copias de la Conciliación de Saldos, entrega una
copia al Coordinador de Contabilidad Fiscal para su revisión.

Coordinador de 4. Consolida informe final de Conciliación de Saldos.

Contabilidad Fiscal
4.1. El Coordinador de Contabilidad Fiscal recibe del Analista de
Contabilidad Fiscal, copia del reporte de Conciliación de saldos.
Ingresa en el sistema Kerux y consolida el informe final de

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-102
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Conciliación de Saldos.
 Continúa en el procedimiento GCO-P-103 Cierre del Período
Contable.

Analista de 5. Genera reportes.

Contabilidad Fiscal
5.1. Ingresa al sistema Kerux y genera el reporte Análisis del Auxiliar
del banco que presenta diferencias y el reporte Libro banco
tesorería.
5.2. En el caso de los bancos que presenten 500 o más movimientos
mensuales: Solicita a la Coordinación de Sistemas de Información
la transformación de los reportes Análisis de auxiliares y Libro
Banco Tesorería a archivo tipo (.txt).

Analista de 6. Identifica origen de las diferencias.

Contabilidad Fiscal
6.1. Verifica los reportes y valida que los saldos de crédito, débito y
movimiento reflejados en el Libro Banco sean exactamente
iguales al reflejado en el reporte Análisis del Auxiliar.
 En el caso que las diferencias pertenezcan a Coordinación de
Contabilidad Fiscal: Continúa en la actividad 7.
 En el caso que las diferencias pertenezcan a Tesorería:
Entrega al Analista de Tesorería el reporte Comparativo de
Saldo de Tesorería vs. Contabilidad con las diferencias
encontradas especificadas. Continúa en la Actividad 8.
 En el caso que las diferencias pertenezcan a Presupuesto:
Entrega al Analista de Presupuesto el reporte Comparativo de
Saldo de Presupuesto vs. Contabilidad con las diferencias
encontradas especificadas. Continúa en la actividad 9.

Analista de 7. Registra movimiento.

Contabilidad Fiscal

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-102
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
7.1. Analiza el motivo de las diferencias y las corrige en el sistema
Kerux.
 Continúa en la actividad 3.

Analista de 8. Analiza e identifica diferencias del área de Tesorería.

Tesorería y
8.1. Recibe del Analista de Contabilidad Fiscal el reporte Comparativo
Finanzas
de Saldo de Tesorería vs. Contabilidad con las diferencias
encontradas especificadas.
8.2. Genera en el sistema Kerux los reportes:
 Abono Cargado en Libro y no en Banco
 Abono Cargado en el Banco y no en el Libro.
8.3. Valida que los saldos reflejados en los reportes Abono Cargado
en Libro y no en Banco y Abono Cargado en el Banco y no en el
Libro sean exactamente iguales a los saldos reflejados en los
Estados de Cuenta bancarios.
8.4. Corrige y ajusta el movimiento en el sistema Kerux.
 Continúa en la actividad 3.

Analista de 9. Analiza e identifica diferencias del área de Presupuesto.

Presupuesto
9.1. Recibe del Analista de Contabilidad Fiscal el reporte Comparativo
de Saldos de Presupuesto vs. Contabilidad con las diferencias
encontradas especificadas.
9.2. Compara las diferencias presentadas en el reporte Comparativo
de Saldos de Presupuesto vs. Contabilidad con lo registrado
presupuestariamente en el sistema Kerux.
9.3. Corrige y ajusta el movimiento en el sistema Kerux.
 Continúa en la actividad 3.

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-103
PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

PROCESO DE
GESTIÓN DE CONTABILIDAD

SUBPROCESO DE
GESTIÓN DEL LIBRO MAYOR

Procedimiento:
GCO-P-103 Cierre del Período Contable

ELABORADO REVISADO
Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Contabilidad
Responsable ARNOLDO PIÑA Responsable: GERMÁN DUARTE
Firma: Firma
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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-103
PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

1. ASPECTOS GENERALES
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para la elaboración del cierre contable
del Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2 ALCANCE
Gestionar el cierre de período contable abarca: Realizar el cierre (mensual y anual) del
período de la Contabilidad Financiera, generar el Balance de Comprobación, conciliar el
resultado de los gastos, realizar el cierre del período presupuestario y realizar el cierre del
período contable.

1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión del cierre del
período contable cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento
expuesto en el presente documento.

2. La Oficina de Administración y Finanzas, específicamente la Coordinación de

Contabilidad Fiscal deberá elaborar y distribuir a las áreas involucradas el Plan de
Liquidación y Cierre Contable según la Gaceta Oficial vigente.

3. Las áreas involucradas en el cierre del período contable son: Tesorería y Finanzas,
Nómina, Compras y la Oficina de Planificación y Presupuesto.

4. La Oficina de Administración y Finanzas, específicamente la Coordinación de

Contabilidad Fiscal deberá realizar el cierre contable mensual el décimo segundo
(12) día hábil de cada mes.

5. La Oficina de Administración y Finanzas, específicamente la Coordinación de

Contabilidad Fiscal deberá comprobar que la contabilidad se encuentra cuadrada
para ello deberá realizar un balance de comprobación de sumas y saldos a la fecha
del cierre del período contable.

6. Si el cierre del período contable corresponde al mes de diciembre (último período del
año en curso). El Analista de Contabilidad Fiscal deberá realizar el registro de los
activos fijos en el sistema Kerux.

7. Las áreas involucradas en el cierre del período contable deberán cumplir cabalmente
las siguientes fechas en el Plan de Cierre Mensual:

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Código: GCO-P-103
PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

 Tesorería y Finanzas: Cinco (5) primeros días hábiles de cada mes.

 Nómina: Cinco (5) primeros días hábiles de cada mes.
 Compras: Cinco (5) primeros días hábiles de cada mes.
 Oficina de Planificación y Presupuesto: Siete (7) días hábiles contados a partir
de la fecha de cierre de las áreas descritas anteriormente.

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Código: GCO-P-103
PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 FLUJOGRAMA

Cierre del periodo contable Pág. 1 de 1

GCO-P-102
Contabilidad Fiscal

Kerux Kerux
Coordinador de

GCO-P-101
1 7 8
Elabora y notifica
Cronograma de Realiza el cierre
Cierre del del periodo Genera reportes
Ejercicio contable
Oficina de Administración y Finanzas

3 4
Analista de Contabilidad Fiscal

Genera y verifica
Balance de ¿De acuerdo? SI Genera reporte
Kerux
Comprobación

NO
9

Notifica las
inconsistencias
Coord. de Tesorería/
Compras

2 10

Realiza cierre Realiza ajustes

Recursos Humanos
Coordinador de
Gerencia de

Nómina

Kerux SIREH Kerux SIREH

5 6
Coordinador de Presupuesto
Oficina de Planificación y

Concilia el Realiza cierre

resultado de ¿De acuerdo? SI del periodo
Kerux
los gastos presupuestario
Presupuesto

NO
11

FIN
Realiza ajustes
Kerux

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-103
PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Coordinador de 1. Elabora y notifica Cronograma de Cierre del Ejercicio.

Contabilidad Fiscal
1.1. Elabora Cronograma de Cierre del Ejercicio y remite a las
siguientes áreas:
 Coordinación de Tesorería y Finanzas.
 Coordinación de Compras Bienes y Materiales.
 Coordinación de Nómina.

Coordinador de 2. Realiza cierre.

Tesorería y
2.1. De acuerdo a lo estipulado en el Plan de Cierre Mensual:
Finanzas/
Coordinador de 2.2. La Coordinación de Tesorería y Finanzas realiza en el sistema
Compras Bienes o
Kerux el cierre del Libro Banco.
Materiales/
Coordinador de 2.3. La Coordinación de Compras realiza en el sistema Kerux el cierre
Nómina
de Bienes y Materiales.
2.4. La Coordinación de Nómina realiza en el sistema SIREH el cierre
de la nómina de acuerdo a lo establecido en el proceso: Gestionar
el cálculo y pago de nómina.

Analista de 3. Genera y verifica Balance de Comprobación.

Contabilidad Fiscal
3.1. Genera el Balance de Comprobación correspondiente al período
en cierre en el sistema Kerux.
3.2. Compara los movimientos de las cuentas del período (mes)
anterior con los movimientos del período en cierre.
3.3. Verifica el registro de las cuentas.
3.4. Comprueba que exista consistencia entre los montos reflejados
en el Balance de Comprobación del período anterior y el período
en cierre.
3.5. Valida con los responsables de las áreas involucradas en el
proceso de cierre del período contable el registro de las cuentas.

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-103
PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
 De encontrar inconsistencias en la verificación realizada,
Continúa en la actividad 9.
 En caso contrario continúa en la actividad 4.

Analista de 4. Genera reporte.

Contabilidad Fiscal
4.1. Genera en el sistema Kerux el reporte Comparativo de Saldos
Presupuesto vs. Contabilidad e imprime.

Coordinador de 5. Concilia el resultado de los gastos.

Presupuesto
5.1. Concilia en conjunto con el Analista de Contabilidad Fiscal que los
saldos presupuestarios descritos en el reporte Comparativo de
Saldos Presupuesto vs. Contabilidad donde se comparan, se
solventan o se explican.
 En caso de no coincidir los saldos, continúa en la actividad 11.
 En caso contrario continúa en la actividad 6.

Coordinador de 6. Realiza cierre del período presupuestario.

Presupuesto
6.1. Realiza cierre del período presupuestario en el sistema Kerux.
6.2. Cada tres (3) meses se genera el informe Estado de Ejecución
Trimestral.

Coordinador de 7. Realiza el cierre del período contable.

Contabilidad Fiscal
7.1. Realiza el cierre del período contable en el sistema Kerux.
7.2. Verifica que los saldos reflejados en los libros auxiliares Cuentas
por Pagar y Cuentas por Cobrar cuadren con los reflejados en el
Balance de Comprobación.
7.3. Si el cierre del período contable corresponde al mes de diciembre
(último período del año en curso).Una vez completadas todas las
actividades descritas en este proceso.

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Código: GCO-P-103
PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
7.4. Realiza cierre del período anual (arrastre de saldos) en el sistema
Kerux.

Coordinador de 8. Genera reportes.

Contabilidad Fiscal
8.1. Genera el Estado de Situación Financiera y Estado de
Rendimiento Financiero a través del sistema Kerux (esto de
acuerdo a la normativa vigente).
 El procedimiento finaliza.

Analista de 9. Notifica las inconsistencias.

Contabilidad Fiscal
9.1. Notifica las inconsistencias al responsable del área involucrada.

Coordinador de 10. Realiza ajustes.

Tesorería y
10.1. Realiza los ajustes necesarios en los cierres respectivos en
Finanzas/
Coordinador de coordinación con el Coordinador de Presupuesto.
Compras Bienes o
 Regresa a la actividad 3.
Materiales/
Coordinador de
Nómina

Coordinador de 11. Realiza ajustes.

Presupuesto
11.1. Realiza los ajustes necesarios en el sistema Kerux.
 Regresa a la actividad 5.

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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-201
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE FACTURAS DE PROVEEDORES Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

PROCESO DE
GESTIÓN DE CONTABILIDAD

SUBPROCESO DE
GESTIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

Procedimiento:
GCO-P-201 Registro de Facturas de
Proveedores

ELABORADO REVISADO
Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Contabilidad
Responsable ARNOLDO PIÑA Responsable: GERMÁN DUARTE
Firma: Firma
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Proceso de Gestión de Contabilidad

Código: GCO-P-201
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE FACTURAS DE PROVEEDORES Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

1. ASPECTOS GENERALES
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el registro de facturas
de los proveedores del Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2 ALCANCE
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción y verificación del
expediente del proveedor, el registro de la factura en el sistema Kerux, la distribución del
expediente.

1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión del registro
de facturas de los proveedores cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en el presente documento.

2. Las facturas o documentos, deben cumplir con los requisitos legales y fiscales
exigidos por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT) a través de lo establecido en la Providencia Administrativa 0071 o la que
se encuentre vigente para el momento del registro de la factura.

3. Toda recepción de facturas entregadas por parte del Proveedor, debe ser realizada
en el área o unidad administrativa donde se ha emitido la Solicitud de Servicio u
Orden de Compra.

4. Solo se recibirán facturas en original y que cumplan con los requisitos exigidos por el
SENIAT.

5. Los anticipos que sean otorgados a un Proveedor, deberán ser descontados del
monto neto de la factura, al momento de contabilizar el pago.

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2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 FLUJOGRAMA

7
Notifica las
inconsistencias
A
y devuelve el
expediente
Analista de Contabilidad Fiscal

GSA-P-101
NO Kerux Kerux

1 2 3 4 5

Recibe el Verifica el ¿Información Contabiliza Genera los Distribuye el

SI
expediente expediente correcta? la factura reportes expediente
Oficina de Administración y Finanzas

A
Analista de Ordenación de Pago

Ordena el pago GFI-P-106

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2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Analista de 1. Recibe el expediente.

Contabilidad Fiscal
1.1. Recibe del Analista de Presupuesto, el Expediente del Proveedor
contentivo de los siguientes documentos:
 Factura
 Cotización o presupuesto
 Orden de Compra o Servicio
 Análisis de precios.

Analista de 2. Verifica el expediente.

Contabilidad Fiscal
2.1. Verifica que la fecha de la Factura sea posterior a la fecha de la
Orden de Compra u Orden de Servicio, que los documentos estén
en regla y cuenten con los requisitos establecidos por el SENIAT
y por INE.
2.2. Coteja que el concepto detallado en la Factura, se corresponda
con el desglosado en el documento recibido.
2.3. Verifica que los montos contenidos en la Factura sean
exactamente iguales a los montos contenidos en la Orden de
Compra u Orden de Servicio.
2.4. Verifica en el sistema Kerux que los códigos presupuestarios
sean equivalentes a las cuentas contables asociadas.
2.5. Verifica que el Expediente del Proveedor posea las firmas y sellos
aprobatorios correspondientes.
 En caso de encontrar inconsistencias en la verificación
realizada, continúa en la actividad 7.
 En caso contrario continúa en la actividad 3.

Analista de 3. Contabiliza Factura.

Contabilidad Fiscal
3.1. Ingresa al sistema Kerux y registra la Factura en la cuenta por

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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
pagar del Proveedor.

Analista de 4. Genera los reportes.

Contabilidad Fiscal
4.1. Genera e imprime el reporte Ficha Asiento Contable con el
asiento registrado.
4.2. Firma y sella el reporte Ficha Asiento Contable.
4.3. Anota el registro de la Factura en el libro de salida de la
Coordinación de Contabilidad Fiscal.

Analista de 5. Distribuye el expediente.

Contabilidad Fiscal
5.1. Entrega al Analista de Ordenación de Pagos, el expediente del
Proveedor y el reporte Ficha Asiento Contable firmado y sellado.

Analista de 6. Ordena el pago.

Ordenación de Pago
6.1. Ordena el pago de la Factura al Proveedor.
6.2. Entrega el Expediente del Proveedor al Coordinador de Tesorería
y Finanzas.
 Continúa en lo establecido en el procedimiento GFI-P-103
Pago a Proveedores.

Analista de 7. Notifica las inconsistencias y devuelve el expediente.

Contabilidad Fiscal
7.1. Devuelve el expediente al Analista de Presupuesto y le notifica las
inconsistencias encontradas.
 Regresa a la actividad 1.

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